Manual Do Formando - TIC B3 B

Manual Técnico do Formando

Conceitos Fundamentais A janela do Microsoft Excel 2007 Iniciar o Microsoft Excel 2007 Operações na Folha de Cálculo Formatar Células Formatação da Folha de Cálculo Fórmulas e Funções Inserir Gráficos, Imagens, Texto. Gestão e análise de listas

TIC_B3_B UTILIZAR UMA APLICAÇÃO DE FOLHA DE CÁLCULO

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Índice ÍNDICE.................................................................................................... 2 1. INTRODUÇÃO.................................................................................. 5 2. APRESENTAÇÃO DO EXCEL 2007 ................................................ 6 3. A JANELA DO MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................... 7 3.1.

O botão do Office ................................................................................................................................. 9

3.2.

A barra de ferramentas de acesso rápido ................................................................................... 10

3.3.

O friso do Microsoft Excel ............................................................................................................... 10

3.3.1.

Separadores do friso ...................................................................................................................... 11

4. INICIAR O MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................... 15 4.1.

Livro em branco ................................................................................................................................. 15

4.2.

Abrir um livro existente .................................................................................................................... 15

4.3.

Guardar um livro ................................................................................................................................ 16

4.4.

Área de trabalho ................................................................................................................................. 20

4.5.

Alterar o espaço destinado às folhas (separadores) ............................................................... 21

4.6.

Teclado ................................................................................................................................................. 21

4.7.

Manipulação das folhas de cálculo ............................................................................................... 22

4.7.1.

Mudar o nome da folha de cálculo ................................................................................................ 22

4.7.2.

Inserir uma folha de cálculo ........................................................................................................... 24

4.7.3.

Eliminar uma folha de cálculo........................................................................................................ 24

4.7.4.

Mover uma de folha de cálculo ..................................................................................................... 25

5. OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO...................................... 29 5.1.

Seleccionar células ........................................................................................................................... 30

5.1.1.

Seleccionar um bloco de células com o rato ............................................................................... 30

5.1.2.

Seleccionar vários blocos de células ........................................................................................... 31

5.1.3.

Seleccionar todas as células da folha .......................................................................................... 32

5.2.

Tipos de dados ................................................................................................................................... 33

5.2.1.

Texto ................................................................................................................................................. 33

5.2.2.

Valores numéricos .......................................................................................................................... 33

5.2.3.

Datas ................................................................................................................................................. 33

5.2.4.

Fórmulas ........................................................................................................................................... 33

5.2.5.

Inserção de dados em células ....................................................................................................... 35

5.2.6.

Inserção de texto ............................................................................................................................. 36

5.2.7.

Inserção de números ...................................................................................................................... 36

5.2.8.

Inserção de números como texto.................................................................................................. 37

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Manual do Formando - TIC_B3_B 5.2.9. 5.3.

Completar automaticamente texto em colunas .......................................................................... 37

Alterar o conteúdo das células ...................................................................................................... 38

5.3.1.

Eliminar o conteúdo das células ................................................................................................... 38

5.3.2.

Alterar parcialmente o conteúdo das células .............................................................................. 39

5.3.3.

Substituir totalmente o conteúdo de uma célula ......................................................................... 40

5.4.

Mover e copiar células...................................................................................................................... 41

5.4.1.

Combinações de teclas .................................................................................................................. 41

5.4.2.

Friso................................................................................................................................................... 42

5.4.3.

Técnica de arrastar e largar........................................................................................................... 43

5.5.

Linhas e colunas ................................................................................................................................ 43

5.5.1.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ........................................... 44

5.5.2.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o friso ...................................................................... 45

5.5.3.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ....................................... 46

5.5.4.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando o friso ................................................................... 47

5.5.5.

Formatar a altura das linhas e das colunas ................................................................................ 48

6. FORMATAR CÉLULAS .................................................................. 50 6.1.

Esconder a grelha .............................................................................................................................. 50

6.1.1.

Tipo de letra ..................................................................................................................................... 51

6.1.2.

Tipo de dados .................................................................................................................................. 54

6.1.3.

Alinhamento ..................................................................................................................................... 55

6.1.4.

Moldar o texto .................................................................................................................................. 56

6.1.5.

Unir células ....................................................................................................................................... 56

6.1.6.

Orientação de texto ......................................................................................................................... 57

6.1.7.

Limites das células .......................................................................................................................... 58

6.1.8.

Cor de preenchimento .................................................................................................................... 60

6.2.

Estilos de células ............................................................................................................................... 61

7. FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO ................................... 63 7.1.

Criar cabeçalho e rodapés .............................................................................................................. 64

7.1.1.

Cabeçalho e rodapés pré-definidos.............................................................................................. 65

7.1.2.

Mudar entre o cabeçalho e o rodapé ........................................................................................... 66

7.1.3.

Cabeçalhos e rodapés personalizados ........................................................................................ 67

7.1.1.

Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar página .................................................................. 67

7.2.

Configurar a folha de cálculo para impressão ........................................................................... 70

7.2.1.

Margens da página ......................................................................................................................... 70

7.2.2.

Definir área de impressão .............................................................................................................. 71

8. FÓRMULAS E FUNÇÕES .............................................................. 73 8.1.

Trabalhar com fórmulas ................................................................................................................... 73 Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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8.1.1.

Operadores ...................................................................................................................................... 75

8.1.2.

Fórmulas com referências absolutas ........................................................................................... 77

8.1.3.

Soma ................................................................................................................................................. 80

8.1.4.

Média................................................................................................................................................. 84

8.1.5.

Máximo e Mínimo ............................................................................................................................ 85

8.1.6.

Contar ............................................................................................................................................... 86

8.1.7.

Combinar funções ........................................................................................................................... 87

9. GRÁFICOS ..................................................................................... 89 9.1.

Criar um gráfico ................................................................................................................................. 89

9.2.

Formatar o gráfico ............................................................................................................................. 92

9.2.1.

Estilo de gráfico ............................................................................................................................... 95

9.2.2.

Esquema de gráfico ........................................................................................................................ 96

9.2.3.

Formatar o gráfico ........................................................................................................................... 97

10. LISTA DE DADOS .......................................................................... 99 10.1.

Importar dados ................................................................................................................................. 100

10.1.1. A partir do Microsoft Access ........................................................................................................ 100 10.1.2. A partir de um ficheiro de texto ................................................................................................... 103 10.2.

Ver as ligações existentes ............................................................................................................. 106

10.3.

Inserir dados numa lista ................................................................................................................ 107

10.3.1. Conclusão automática .................................................................................................................. 107 10.3.2. Remover valores duplicados ....................................................................................................... 108 10.3.3. Validação de Dados ...................................................................................................................... 110 10.3.4. Destacar dados inválidos ............................................................................................................. 113 10.4.

Ordenar uma lista de dados .......................................................................................................... 115

10.5.

Filtrar uma lista de dados .............................................................................................................. 117

10.5.1. Filtros automáticos ........................................................................................................................ 117 10.5.2. Filtros personalizados ................................................................................................................... 119 10.5.3. Filtros Numéricos .......................................................................................................................... 122 10.5.4. Filtros Avançados .......................................................................................................................... 123 10.6.

Agrupar dados .................................................................................................................................. 125

10.6.1. Criar linhas de Subtotais .............................................................................................................. 125

11. CONCLUSÃO ............................................................................... 128 12. BIBLIOGRAFIA ............................................................................ 129 13. SUGESTÕES DE ACTIVIDADES ................................................. 130 14. ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES ......................................................... 131

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1.

Introdução

Este manual foi criado para ser um suporte na aprendizagem do Microsoft Excel 2007. Está descrito de uma forma simples e com referência a alguns exercícios que poderá utilizar para praticar a ferramenta. Esta versão de Excel introduz inúmeras alterações, a maioria das quais são ao nível da facilidade de utilização.

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2.

Apresentação do Excel 2007

O Microsoft Excel [Pinto07], [França08] é uma poderosa folha de cálculo que dispõe de inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para analisar, partilhar e gerir dados com facilidade. A formatação de dados e de folhas de cálculo é facilitada pela existência de diversas galerias de formatos pré-definidos, para isso basta seleccionar o formato mais adequado ao seu caso. O Excel possibilita a utilização de fórmulas e o recurso a funções prédefinidas, organizadas em diversas categorias. Podemos ainda elaborar vários tipos de gráficos, ordenar listas de dados, consultar dados com base na definição de critérios (filtro de dados), criar listas de sub-totais, proteger e partilhar folhas de cálculo em ambiente colaborativo, assim como recorrer a diversas ferramentas de simulação, como o Solver e o Atingir Objectivo ou criar cenários diversos a partir do mesmo conjunto de dados. O Microsoft Excel oferece inúmeras possibilidades de formatação de dados que tornam a folha de cálculo mais legível e mais apelativa. Nesta versão surge diversas galerias de estilos de células, de formatação de tabelas e de temas da folha de cálculo.

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3.

A janela do Microsoft Excel 2007

A janela do Microsoft Excel 2007 [França08],

[Frye07]

apresenta, na parte

superior, o friso que agrupa diversos comandos organizados num conjunto de separadores. O botão Office, localizado no canto superior esquerdo da janela, dá acesso às funções mais básicas do processador de texto, tais como:  Novo  Abrir  Guardar  Guardar Como  Imprimir  Prepara  Enviar  Publicar  Fechar

A barra de ferramentas de acesso rápido,

agrupa um

conjunto de comandos, que podem ser utilizados independentemente do separador que está activo no friso. Esta barra é personalizável através do botão

.

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Na parte inferior da Janela, são visíveis os separadores das folhas de cálculo do livro aberto. A última barra da janela consiste na barra de estado possibilita o acesso às diferentes vistas do documento e à personalização do zoom.

Minimizar janela

Separadores do friso

Maximizar janela Barra de ferramentas

Nome do livro (livro)

de acesso rápido Fecha janela Fechar

Botão do Office

Ajuda Friso Barra de fórmulas

Expandir a

barra das fórmulas

Coluna activa Barra de deslocamento vertical linha activa

Barra de deslocamento horizontal

Célula

Vistas do documento

Menos Zoom

Personalizar Zoom

Mais Zoom

activa

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3.1. O botão do Office

O botão do Office substitui o menu ficheiro existente nas versões anteriores. Este botão encontra-se na parte superior esquerdo da janela do Excel e ao clicar sobre este botão surge os comandos básicos, como o Abrir um documento, Guardar um documento, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar, Fechar, lista dos documentos recentemente utilizados e às opções do Office.

Figura 1 – Botão do Office

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A partir do botão Opções do Excel podemos configurar diversas opções gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel. A partir deste botão

é possível configurar diversas opções

gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel tais como dados pessoais, opções de visualização e impressão de documentos, idioma utilizado, número de folhas existentes em cada livro, etc.

3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido A barra de ferramentas de acesso rápido contém um conjunto de comandos que são independentes do separador que está activo. É possível, adicionar ou remover comandos, bem como movê-la para outro lugar, Usando a seta que se encontra à direita da barra -

, esta permite-

lhe personalizar a barra de acesso Rápido.

Anular acção

Repetir acção

Guardar documento Personalizar barra de ferramentas

3.3. O friso do Microsoft Excel O friso do Microsoft é constituído por vários separadores que organizam os comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam.

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3.3.1. Separadores do friso Base: Este separador contém comandos relacionados com a formatação de células (tipo de letra, alinhamento, formatos de dados), formatação de tabelas (estilos de tabelas, inserir, eliminar linhas /colunas) ordenar e procurar dados.

Figura 2 – Separador Base

Inserir: Este separador contém comandos relacionados com a inserção de vários objectos numa folha de cálculo: Tabelas dinâmicas, Imagens, ClipArt, formas automáticas, Gráficos, Caixas de texto, Cabeçalhos e Rodapés, WordArt, etc.

Figura 3- Separador Inserir

Esquema de página: Contém comandos relacionados com a configuração de páginas: temas de página, fundo de página, margens e tamanho de página,

etc

Figura 4 – Esquema de Página

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Fórmulas: Contém comandos relacionados com a inserção de funções e fórmulas de cálculo. Fornece acesso à biblioteca de funções pré-definidas e à auditoria de fórmulas, que permite analisar e avaliar as fórmulas introduzidas. Este separador possibilita ainda a definição de nomes de células e a especificação de opções de cálculo.

Figura 5 – Separador Fórmulas

Dados: Contém comandos relacionados com a importação de dados a partir de outros ficheiros, a ligação a dados existentes noutros ficheiros, a criação de grupos de dados e subtotais. Contém ainda algumas ferramentas de análise de dados que possibilitam a criação de cenários de hipóteses, a validação de dados e consolidação de dados, etc.

Figura 6 – Separador Dados

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Rever: Contém comandos relacionados com a verificação ortográfica, a revisão de documentos, a gestão de comentários e a protecção de dados.

Figura 7 – Separador Rever

Ver: Contém comandos relacionados com as vistas de um documento, o zoom, a visualização da régua e de linhas de grelha e ainda a divisão do ecrã em janelas para visualizar diferentes documentos ou partes de um mesmo documento.

Figura 8 - Separador Ver

Além destes separadores existem outros separadores contextuais. Estes surgem quando estamos a executar tarefas relacionadas com essas funcionalidades. Por exemplo, quando seleccionamos uma imagem, surgem as ferramentas da Imagem

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Figura 9 – Ferramentas de imagem

Outro exemplo é quando estamos a trabalhar com tabela, surgem as ferramentas de tabela. Mais a frente farei referência ao surgimento destas ferramentas.

Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de:  Identificar as funcionalidades do botão do Office  Trabalhar na área do friso do Excel

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4. Iniciar o Microsoft Excel 2007 Este capítulo [Pinto07], [França08] aborda algumas tarefas elementares na manipulação de ficheiros do Microsoft Excel, tais como abrir um ficheiro do Excel, movimentar-se na folha de cálculo, utilizar modelos de folhas de dados, guardar um ficheiro e utilizar a ajuda.

4.1. Livro em branco Para criar um novo livro: Clique no Botão do Office



4.2. Abrir um livro existente Quando guarda um livro, este fica gravado no disco rígido. Para abrir um livro: Clique no Botão do Office



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Figura 10- Abrir um livro

Seleccione o ficheiro que pretende abrir e clique em

.

4.3. Guardar um livro Sempre que cria um novo livro é necessário gravá-lo, no caso de querer mais tarde voltar ao mesmo livro para impressão, reedição ou continuação da criação da tabela. Para guardar um livro que está sendo editado: Clique sobre o botão "Guardar"

na barra de ferramentas de

acesso rápido; ou Clique no Botão do Office  Elaborado por: Sérgio Jorge

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Quando o livro é guardado pela primeira vez, o Excel exibe a caixa de diálogo Guardar Como, que permite indicar o formato que pretende para o seu documento: Documento do Excel (formato XML), Modelo do Excel, Documento do Excel 97, 2003 (*.xls), ou outros.

Figura 11 – caixa de diálogo Guardar uma cópia do Documento

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Formatos do Excel FORMATO

EXTENSÃO

DESCRIÇÃO

Livro do Excel

.xlsx

Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 baseado em XML. Não permite armazenar código de macro VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) nem folhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Livro do Excel (código)

.xlsm

Formato de ficheiro do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Binário do Excel

.xlsb

Formato de ficheiro binário do Office Excel 2007 (BIFF12).

Modelo

.xltx

Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 para modelos do Excel. Não permite armazenar código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Modelo (código)

.xltm

Formato de ficheiro do Office Excel 2007 para modelos do Excel com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Excel 97Excel 2003

.xls

Formato de ficheiro binário (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003.

Modelo Excel 97- Excel 2003

.xlt

Formato de ficheiro binário (BIFF8) para modelo Excel 97 - Excel 2003 .

Livro 5.0/95

.xls

Formato de ficheiro binário (BIFF5) Excel 5.0/95 .

Folha de cálculo XML 2003

.xml

Formato de ficheiro XML 2003 (XMLSS).

Dados XML

.xml

Formatos de dados XML.

Suplemento do Excel

.xlam

Suplemento do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA e folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Suplemento do Excel 97-2003

.xla

Suplemento do Excel 97-2003, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA.

Excel

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Livro do Excel 4.0

.xlw

Formato de ficheiro do Excel 4.0 que só guarda folhas de cálculo, folhas de gráfico e folhas de macro. É possível abrir um livro neste formato de ficheiro do Office Excel 2007, mas não é possível guardar um ficheiro do Excel neste formato de ficheiro.

Após a escolha do formato com o qual quer guardar o documento, surge a caixa Guardar como. Seleccione a pasta onde quer guardar o documento indicando o nome. No campo Guardar em: deverá escolher a pasta em que deseja gravar o ficheiro, logo de seguida deverá dar um nome ao ficheiro, no campo Nome do ficheiro. O nome não deve ter caracteres especiais, como: *, ?, ,, :, ;, etc. O nome deverá ser intuitivo, isto é, deverá reflectir o conteúdo ou funcionalidade do livro que está a ser guardado. Depois de tudo feito, é só clicar no botão Guardar.

Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez

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4.4. Área de trabalho O Excel é constituído por linhas (identificadas por números) e Colunas (identificadas por letras), a intersecção de uma Linha com uma Coluna designa-se por Células. Cada folha contém 1.048.576 linhas e 16384 colunas. A cada ficheiro aberto no Excel é designado por Livro, cada livro pode ter várias folhas de cálculo, com os nomes de Folha1, Folha2.

Folhas do livro

Inserir nova folha de cálculo

Ir para a última linha: CRTL  Tecla direccional para baixo Ir para a primeira linha: CRTL  Tecla direccional para cima Ir para a última coluna: CRTL  seta direccional para a direita Ir para a primeira coluna: CRTL  seta direccional para a esquerda

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4.5.

Alterar o espaço destinado às folhas (separadores)

O espaço na parte inferior da janela do livro é partilhado entre os separadores das folhas de cálculo e a barra de deslocamento horizontal. Esse espaço pode ser aumentado ou diminuído, conforme mostra a figura seguinte:

Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal

Para aumentar ou diminuir a área onde se encontram os separadores (folhas): Coloque o cursor na área indicada (até que este se transforme em duas setas a apontar para a esquerda e para a direita), clique, não largue e arraste para a posição desejada, aumentando ou diminuindo a área ocupada pelos separadores das folhas de cálculo.

4.6. Teclado O quadro apresenta algumas teclas que permitem movimentar-se numa folha de cálculo. TECLAS

MOVIMENTO DO CURSOR

SETAS DO CURSOR

Movimenta-se entre as células, na direcção da seta do cursor pressionada. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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TECLAS

MOVIMENTO DO CURSOR

PAGE UP

Um ecrã para cima.

PAGE DOWN

Um ecrã para baixo.

ALT + PAGE UP

Um ecrã para a esquerda.

ALT + PAGE DOWN

Um ecrã para a direita.

CTRL + PAGE UP / PAGE Transição entre as várias folhas DOWN existentes. HOME

Início da linha corrente.

CTRL + HOME

Início da folha (célula A1).

END + SETA DO CURSOR

Início/Fim da correspondente.

F5

Posiciona o cursor directamente na célula a indicar.

linha/coluna

4.7. Manipulação das folhas de cálculo Existe um determinado conjunto de operações básicas que podem ser executadas directamente sobre uma folha de cálculo.

4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo O nome serve para identificar cada folha de cálculo, de acordo com o seu conteúdo ou funcionalidade ou qualquer outro critério que tenha usado. Para mudar o nome de uma folha de cálculo: Separador Base  Grupo Células  Formatar  Mudar o nome da folha.

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Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo

Ou Posicione o cursor (seta) sobre nome da folha que pretende alterar. Clique no botão direito do rato  Mudar o nome. Ou Faça duplo clique sobre o separador da folha a alterar o nome.

O nome existente fica seleccionado. Escreva o novo nome. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Pressione ENTER ou clique sobre uma das células da folha.

4.7.2.

Inserir uma folha de cálculo

Para inserir uma folha de cálculo: Separador Base  Grupo Células  Inserir  Inserir Folha.

Ou Clique com o botão direito do rato sobre uma folha  Inserir  Inserir Folha.

Um novo separador aparecerá, indicando que existe mais uma folha de cálculo no seu livro.

4.7.3.

Eliminar uma folha de cálculo

Para eliminar uma folha de cálculo: Separador Base  Grupo célula  Eliminar  Eliminar Folha.

Figura 15 - Eliminar folha de cálculo

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Ou Clique no botão direito do rato, com o ponteiro deste sobre o separador da folha a eliminar. No menu de contexto /Clique com o botão direito do rato)  Eliminar.

Figura 16 - Eliminar folha utilizando o menu de contexto

Na janela que aparece, clique no botão OK. Se outras folhas tiverem relacionamentos com a eliminada, esses relacionamentos perder-se-ão e surgirão erros nessas folhas.

4.7.4.

Mover uma de folha de cálculo

Para mover uma folhas cálculo: Coloque o cursor sobre a folha que pretende mover, pressione o botão e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro do rato. Largue o botão do rato Ou

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Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou copiar  Mover ou copiar….

Figura 17 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde deseja colocar a folha  Ok

Figura 18 – Mover ou copiar uma folha

Para copiar uma folhas cálculo: Coloque o cursor sobre a folha que pretende copiar, pressione o botão do rato em simultâneo pressione a tecla CTRL e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo

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triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro do rato. Largue o botão do rato. Ou Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou copiar  Mover ou copiar….

Figura 19 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde deseja colocar a folha  Active a opção Criar uma copia  Ok

Figura 20 – Copiar uma folha Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Copias das Folha3 e Folha1

Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de:  Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo  Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar folhas) Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “Iniciar o Microsoft Excel 2007” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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5. Operações na Folha de Cálculo Ao movimentarmos [Jesus 08], [França08] o cursor dentro de uma folha de cálculo, este pode assumir três formas distintas:  Seta e Cursor de movimento (cruz com setas nas extremidades) – move o conteúdo da (s) célula (s) seleccionada (s)

 Cruz de preenchimento (cruz preta que surge no canto inferior direito da célula seleccionada) – preenche com o conteúdo da célula, se este constar na lista personalizada, irá surgir os restantes dados pertencentes à lista. Caso o valor não pertença à lista irá ser feita uma cópia do conteúdo da célula.

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 Cruz de selecção (cruz branca) – Activa a célula para iniciar a introdução de dados ou selecciona um conjunto de células.

5.1. Seleccionar células Existem várias formas de se seleccionar blocos de células numa folha de cálculo.

5.1.1.

Seleccionar um bloco de células com o rato

Um bloco de células contínuas é um bloco que começa numa determinada célula e termina noutra, sem quebras a meio. Para seleccionar um bloco de células contínuas: Posicione o ponteiro do rato sobre a primeira célula a seleccionar. Clique no botão esquerdo e mantenha o botão premido. Arraste o ponteiro do rato até à última célula a seleccionar. Ou Use uma combinação entre o rato e o teclado: Elaborado por: Sérgio Jorge

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Clique na primeira célula do bloco a seleccionar. Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida. Clique na última célula do bloco a seleccionar. Ou Pode usar apenas o teclado: Use as teclas do cursor para seleccionar a primeira célula do bloco desejado. Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida. Use as teclas direccionais para seleccionar a última célula do bloco desejado.

No bloco seleccionado, uma das células contínua a ser a célula activa, pelo que aparece destacada na selecção.

Figura 21 – Selecção de células contíguas

5.1.2.

Seleccionar vários blocos de células

Pode também sentir necessidade de seleccionar diversos blocos de células, separados uns dos outros. Para Seleccionar o primeiro bloco de células: Mantenha a tecla CTRL premida. Com o rato, seleccione os outros blocos de células.

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Figura 22 – Selecção de células intercaladas

5.1.3.

Seleccionar todas as células da folha

Para seleccionar todas as células de uma folha de cálculo, clique no quadrado acima da linha 1 e à esquerda da coluna A.

Figura 23 – Selecção da folha de cálculo

Pode clicar apenas na letra de uma coluna ou no número de uma linha para seleccionar toda essa coluna/linha. Se clicar e arrastar, seleccionará colunas/linhas contíguas.

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5.2. Tipos de dados O Excel é capaz de interpretar e tratar diferentes tipos de dados: texto, valores numéricos, datas e fórmulas.

5.2.1.

Texto

O texto é normalmente utilizado para dar títulos a uma tabela, linha ou coluna. O texto introduzido pode ser formatado de muitas maneiras, como normalmente se faz num processador de texto.

5.2.2.

Valores numéricos

Os valores numéricos podem ainda ser divididos em diversos formatos: números positivos ou negativos, números com ou sem casas decimais, percentagens, valores monetários, etc.

5.2.3.

Datas

Também as datas e as horas são interpretadas pelo Excel, mas devem ser introduzidas de acordo com a configuração do ambiente de trabalho.

5.2.4.

Fórmulas

Fórmulas são expressões matemáticas ou lógica, utilizadas para o processamento de cálculos. Operadores aritméticos: Para executar operações matemáticas básicas - como a adição, subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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OPERADOR ARITMÉTICO

SIGNIFICADO

EXEMPLO

+ (sinal de adição)

Adição

3+3

- (sinal de subtracção)

Subtracção Negação

3–1 –1

* (asterisco)

Multiplicação

3*3

/ (barra)

Divisão

3/3

% (símbolo de percentagem)

Percentagem

20%

^ (acento circunflexo)

Exponenciação)

3^2

Funções Lógica:

FUNÇÃO

DESCRIÇÃO

E

Devolve VERDADEIRO se todos os respectivos argumentos corresponderem a VERDADEIRO

FALSO

Devolve o valor lógico FALSO

SE

Especifica um teste lógico a ser executado

SE.ERRO

Devolve um valor definido pelo utilizador se ocorrer um erro na fórmula, e devolve o resultado da fórmula se não ocorrer nenhum erro

NÃO

Inverte a lógica do respectivo argumento

OU

Devolve VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO

VERDADEIRO

Devolve o valor lógico VERDADEIRO

As fórmulas podem incluir, para além dos operadores matemáticos, valores numéricos e referências a células. É através destas referências a outras células que se estabelecem as relações numa folha de cálculo, pois estamos a dizer ao Excel para ir buscar valores contidos noutras células e utilizá-los nos cálculos de uma determinada fórmula.

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5.2.5.

Inserção de dados em células

Convém referir que tudo o que inserir será introduzido na célula que estiver activa. Assim, active antes a célula onde deseja inserir dados.

Quando começa a digitar dados, o Excel activa automaticamente a barra de fórmula.

Figura 24 – Barra de fórmulas

Os

primeiros

caracteres

digitados

levam

o

Excel

a

interpretar

automaticamente qual o tipo de informação que está a ser introduzida.

Para finalizar a introdução dos dados: Premir a tecla ENTER ou TAB. Premir uma das teclas direccionais. Clicar em qualquer outra célula da folha de cálculo.

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5.2.6.

Inserção de texto

É considerado texto - todas as entradas constituídas por qualquer combinação de caracteres alfanuméricos, números ou espaços. Se tiver apenas números, mas separados por espaços, o conteúdo dessa célula será tratado como texto. O texto fica automaticamente alinhado à esquerda.

5.2.7.

Inserção de números

Para que possa ser interpretado como um número, o conteúdo da célula terá que ser constituído exclusivamente pelos caracteres:  0 a 9.  +, -.  (, ).  $  .  E, e. Os números ficam automaticamente alinhados à direita. Se por lapso inserir um ponto em vez de uma vírgula, o valor da célula fica com alinhamento à esquerda, o que significa que este valor não pode ser utilizado para efectuar cálculos, como podemos verificar no exemplo que se segue:

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5.2.8.

Inserção de números como texto

Algumas vezes é necessário introduzir números como texto. O Excel não poderá fazer qualquer cálculo numérico com estas entradas. A forma mais fácil de fazer isto é a seguinte: antes de introduzir o número, digite o caractere apóstrofe („). Esse caractere não aparecerá na célula (apenas na barra de fórmulas).

5.2.9.

Completar

automaticamente

texto

em

colunas Quando começa a introduzir texto numa célula, o Excel verifica, automaticamente, se nessa coluna existe alguma célula cujo conteúdo comece pelos mesmos caracteres que está a digitar. Se sim, mostra-lhe a possibilidade de apenas pressionar ENTER, de forma a escrever imediatamente o texto, sem ter de escrever todos os caracteres.

Figura 25 – Conclusão automática Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Para completar texto automaticamente: Botão Microsoft Office

 Opções do Excel  Avançadas 

Opções de edição, seleccione ou desmarque a caixa de verificação Activar a Conclusão Automática para os valores das células para activar ou desactivar esta opção.

Figura 26 – Opções da conclusão automática

5.3. Alterar o conteúdo das células O conteúdo de qualquer célula pode ser eliminado, alterado parcialmente ou substituído integralmente.

5.3.1.

Eliminar o conteúdo das células

Para eliminar o conteúdo de uma ou mais células: Seleccione as células desejadas e pressione o botão DELETE. Ou Separador Base  Grupo Edição  Eliminar Elaborado por: Sérgio Jorge

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Figura 27 Limpar

Limpar Tudo – Elimina conteúdos das células e respectivos formatos Limpar Formatos – Elimina só o formato da célula mantendo o conteúdo Limpar Conteúdos – Elimina só o conteúdo da célula mantendo o formato Limpar Comentários – Elimina os comentários das células

5.3.2.

Alterar parcialmente o conteúdo das células

Para alterar parte do conteúdo de uma célula é necessário editar a mesma, de modo a que o seu conteúdo fique disponível para modificações. Para alterar parcialmente o conteúdo das células: Seleccione a célula desejada. Coloque o cursor na barra de fórmulas e proceda às alterações. Ou Faça um duplo clique sobre a célula desejada.

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Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula

Figura 29 Conteúdo da célula alterado

5.3.3.

Substituir totalmente o conteúdo de uma

célula Isto significa que a célula ficará sem o seu conteúdo anterior, ficando um novo conteúdo. Para substituir o conteúdo de uma célula: Seleccione a célula desejada. Escreva o novo conteúdo. Se verificar que se enganou, ainda enquanto escreve, pressione a tecla ESC; o conteúdo anterior será reposto.

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5.4. Mover e copiar células O conteúdo das células pode ser copiado ou movido para uma área qualquer dentro da folha de cálculo corrente, para outra folha de cálculo do mesmo livro ou para uma folha de cálculo de outro livro. A cópia do conteúdo mantém o original; se mover, este perde-se.

5.4.1.

Combinações de teclas

Existem algumas combinações de teclas que lhe permitem copiar ou mover o conteúdo de células para outro local. Para copiar, faça o seguinte: Seleccione as células cujo conteúdo pretende copiar. Pressione CTRL + C. Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo da nova localização. Pressione CTRL + V Para mover: Seleccione as células cujo conteúdo pretende mover. Pressione CTRL + X Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo da nova localização. CRTL + V

Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células

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5.4.2.

Friso

Também é possível copiar ou mover usando o Friso. Para copiar, através do Friso: Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar Separador Base

 Grupo Área de transferência 

- copiar

(copia o conteúdo e coloca na área de transferência)

Seleccione a célula onde deseja colocar a copia e clique no botão

para colar o conteúdo da área de transferência

Para mover através do Friso: Seleccione as células cujo conteúdo deseja mover  Grupo

Área de transferência



- cortar (corta a selecção

do documento e coloca na área de transferência)  Seleccione a célula que onde deseja colocar os dados que está a mover  Clique no botão botão

para colar o conteúdo da área de

transferência

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5.4.3.

Técnica de arrastar e largar

Esta técnica, para quem está à vontade com o rato, deverá ser a técnica mais rápida para se copiar ou mover conteúdos de células. Para copiar, através da técnica de arrastar e largar: Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar. Pressione a tecla CTRL e não largue. Coloque o ponteiro do rato em cima de um dos limites que envolve a selecção.

Clique no botão esquerdo e não largue. Arraste para a nova localização. Largue o botão esquerdo e a tecla CTRL.

Para mover faça tudo como para copiar, mas sem pressionar a tecla CTRL.

5.5. Linhas e colunas É possível inserir mais linhas ou colunas na sua folha de cálculo. Isto pode acontecer quando, por exemplo, tem uma tabela com informação e verifica que, no meio dessa tabela, falta informação. De forma análoga, pode ter necessidade de eliminar registos. A inserção/eliminação de linhas e/ou colunas não faz aumentar ou diminuir o total de linhas/colunas existentes numa folha de cálculo. O total de linhas é de 1 048 576 e o total de colunas 16384 (de A a XFD). Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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5.5.1.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o

botão direito do rato Para inserir uma Célula: Clique com o botão direito, no local que deseja inserir a célula

 Inserir.

Figura 31 - Inserir

Logo de seguida seleccione o modo como quer que a célula seja inserida. Para inserir uma coluna: Clique, com o botão direito, na letra da coluna onde quer inserir a nova coluna  Inserir.

Figura 32 – Inserir Coluna

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Para inserir uma linha: Clique, com o botão direito, no número da linha onde deseja inserir a nova linha  Inserir.

Figura 33 - Inserir linhas

5.5.2.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o

friso Para inserir células, linhas, colunas e folha utilizando o friso: Separador Base  Grupo Células Inserir.

Figura 34 Inserir células, linhas e colunas

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E clique sobre o que deseja inserir. Para inserir células terá de indicar como quer que esta seja inserida

Figura 35 – Inserir Células

5.5.3.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o botão direito do rato Para eliminar uma Célula: Clique com o botão direito, no local que deseja eliminar a célula

 Eliminar.

Para eliminar uma coluna/linha: Clique com o botão direito, no número da linha/coluna que deseja eliminar  Eliminar

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5.5.4.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o friso

Para eliminar uma célula: Seleccione a célula que pretende eliminar  Separador Base

 Grupo Células Eliminar  Eliminar células

Seleccione como quer eliminar a célula Para eliminar uma coluna/linha: Seleccione a linha/coluna que pretende eliminar  Separador Base  Grupo Células Eliminar.

Figura 36 - Eliminar Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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5.5.5.

Formatar a altura das linhas e das colunas

Para aumentar ou diminuir a altura de linhas ou de colunas: Coloque o ponteiro do rato abaixo do número da linha que deseja alterar, ou à direita da coluna que pretende alterar a largura e mova o rato no sentido do que pretende.

Repare que aparece um rectângulo amarelo que lhe dá a medida com que ficará a linha ou coluna.

Figura 37 – Alterar alturas das linhas

Ou Clique com o botão direito em cima do número da linha que deseja formatar  Separador Base  Grupo Células  Formatar  Altura da linha ou largura da coluna.

Na janela que aparece, escreva a altura desejada (a medida é em points).

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Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas

Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de:  Seleccionar blocos de células  Identificar os diferentes tipos de dados aceites no Excel  Trabalhar nas células, linhas e colunas Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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Formatar células

6.

Neste capítulo [França08], [Pinto07] vamos tratar de dois aspectos da formatação: a formatação de células que é fundamental para que possa produzir trabalhos agradáveis e aceites por outras pessoas e a formatação como tabela, formata rapidamente os dados da folha de cálculo aplicando um estilo de tabela predefinido. 6.1.

Esconder a grelha

Cada folha de cálculo é constituída por uma grelha de células, com linhas ténues a delimitar cada célula. Se quiser, pode esconder essas linhas ténues, como mostra a figura seguinte:

As células continuam cá, só que não se vêm os seus delimitadores. Desta forma, conseguem-se efeitos de formatação mais agradáveis.

Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha

Para esconder a grelha: Separador Esquema de página  Grupo Opções de folha  Ver

Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha Elaborado por: Sérgio Jorge

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6.1.1.

Tipo de letra

É provável que ao formatar uma folha tenha que altera o tipo de letra ou o tamanho do tipo de letra para as células ou intervalos seleccionados numa folha de cálculo.

Para alterar o tipo de letra: Seleccione a célula  Separador Base  Grupo Tipo de Letra

Figura 41 – Formatar o tipo de letra

Seleccione Tipo de letra – Arial, tamanho 18, Negrito, Itálico e Sublinhado, deverá obter o seguinte resultado

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Figura 42 – Aplicação do tipo de letra

Se clicar na seta existente no grupo de tipo de letra abre-se a Caixa Formatar células, que ontem várias opções para formatar tipo de letra, para além dos separadores para formatar o tipo de dados, alinhamento, limites das células, etc . Se pressionar as teclas CTRL+1abre automaticamente a caixa Formatar células.

Figura 43 – Grupo Tipo de letra

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Figura 44 – Tipo de letra

É possível configurar o Microsoft Excel para que ao criar um novo livro utilize um determinado tipo de letra e tamanho de letra. Para predefinir o tipo de letra e tamanho para todos os livros: Botão do Office 

 Opção Popular  Área

Quando criar novos livros, especifique o tipo de letra e tamanho que pretende pré-definir quando criar um novo livro no Excel.

Figura 45 – Opções do Excel Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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6.1.2.

Tipo de dados

Como vimos anteriormente as células de uma folha de cálculo podem conter dados de diversos tipos. Também é possível criar formatos de tipos de dados personalizados, de acordo com as nossas necessidades. O grupo Números, existente no separador Base, apresenta alguns dos formatos numéricos mais comuns.

Figura 46 – Formatar células - número

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6.1.3.

Alinhamento

No grupo alinhamento existente no separador Base, contém diversos comandos que permitem formatar as células quanto ao alinhamento do seu conteúdo: alinhamento horizontal (em relação à largura da célula) e vertical (em relação à altura da célula). Também é possível modificar a orientação do texto especificando um ângulo de rotação do mesmo, a moldagem do texto em relação às dimensões da célula e a união de células são também comandos muito úteis.

Figura 47 – Alinhamento de dados

Para utilizar o alinhamento horizontal e vertical Seleccione as células que pretende formatar  Separador Base  Grupo Alinhamento  Clique no alinhamento pretendido

 Alinhamento superior – Alinha o texto na parte superior da célula.  Alinhamento meio – Alinha o texto de modo a ficar centrado entre a parte inferior e superior da célula.  Alinhamento inferior - Alinha o texto na parte inferir da célula.  Alinhamento à esquerda - coloca o texto à esquerda da célula na horizontal  Ao centro – coloca o texto ao centro da célula na horizontal Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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 Alinhamento à direita - coloca o texto à direita da célula na horizontal

6.1.4.

Moldar o texto

Moldar o texto de uma célula - consiste em tornar todo o seu conteúdo visível, apresentando-o em várias linhas. Os dados são moldados de forma a ajustarem-se à largura da célula.

Para moldar o texto: Seleccione as células que pretende formatar  Separador Base  Grupo Alinhamento 

Moldar texto

Figura 48 – Moldar texto

6.1.5.

Unir células

A união das células consiste em juntar duas ou mais células numa única célula maior, centrando o seu conteúdo relativamente às dimensões da nova célula. Se as duas células tiverem dados apenas…..COMPLETAR A FRASE Elaborado por: Sérgio Jorge

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Esta funcionalidade é normalmente utilizada para criar rótulos ou tabelas, que abrangem diversas colunas ou linhas. Para unir dados nas células: Seleccione as células que pretende unir  Separador Base  Grupo Alinhamento 

Unir e centrar

Figura 49 – Unir células

- Unir as células seleccionadas a uma célula maior centrada e centrar os respectivos conteúdos na nova célula. - Une as células a partir das colunas seleccionadas - Intercala as células seleccionadas numa só célula - Divide as células seleccionadas em várias novas células

6.1.6.

Orientação de texto

A orientação consiste em rodar o conteúdo de uma célula na diagonal ou na vertical. É possível especificar o ângulo de rotação do texto desde -90º até 90º. Pode assim obter efeitos diversos, conforme rotação definida. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Para alterar a orientação das células: Seleccione as células que pretende a formatar  Separador Base  Grupo Alinhamento 

Orientação  clique na

seta para seleccionar a orientação pretendida.

Figura 50 - Orientação

6.1.7.

Limites das células

Para definir limites em volta das células pode utilizar o botão existente no grupo tipo de letra. A partir deste botão pode seleccionar limites pretendidos ou seleccionar uma das opções de Desenhar limites. Neste caso, o cursor toma a forma de um lápis, bastando arrastá-lo pela folha de cálculo para desenhar as linhas que deseja. Para definir os limites de uma célula, ou de um bloco de células: Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja definir limites. Separador Base  Grupo Tipo de letra 

Limites 

Clique na seta descendente  Seleccione o local onde pretende aplicar o limite.

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Figura 51 – Limites

Para colocar limites na diagonal dentro das células: Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja definir limites. Separador Base  Grupo Tipo de letra 

Limites  Clique

na seta descendente  Seleccione mais limites.

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Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células

6.1.8.

Cor de preenchimento

Para formatar o fundo das células: Seleccione as células para as quais deseja definir uma cor de fundo. Separador Base  Grupo Tipo de letra 

Cor de

preenchimento.

Figura 53 - Cor de Preenchimento

Escolha a Mais cores para obter a paleta de cores.

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Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento

Vejamos um pequeno exemplo:

Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões

6.2. Estilos de células O Microsoft Excel 2007 oferece uma galeria de estilos de células, que ajuda a formatar células de uma forma rápida e sem esforço Para alterar o estilo das células: Seleccione a célula ou o bloco de células a formatar Separador Base  Grupo Estilos 



Seleccione um estilo à sua escolha. Repare que ao passar o cursor nos diferentes estilos o Excel pré-visualiza o efeito de cada estilo na sua folha de cálculo. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Figura 56 – Estilo de células

7. Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de:  Formatar uma tabela no Excel  Criar e editar um cabeçalho e rodapé  Prepara uma tabela para imprimir Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “FORMATAR CÉLULAS” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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Formatação da folha de cálculo Neste capítulo [Pinto07], [França08] iremos analisar a formatação da folha de cálculo e a sua preparação para impressão. São abordados aspectos como a elaboração de cabeçalhos e rodapés, a configuração de páginas, a formatação do fundo e a adição de temas.

Figura 57 – Vista normal

A partir da barra de estado (existente na parte inferior da janela do Microsoft Excel) pode alterar entre as diversas vistas da folha de cálculo.

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Vista de esquema de página

Pré-visualização de páginas

Vista normal

quebras

Figura 58- Modos de visualização

7.1. Criar cabeçalho e rodapés No Microsoft Excel pode adicionar cabeçalhos e rodapés com informações úteis aquando da impressão das folhas de cálculo. Os cabeçalhos e rodapés

podem

ser

pré-definidos

ou

personalizados

com

dados

introduzidos pelo utilizador.

Para criar um cabeçalho e rodapé: Separador Inserir  Grupo texto 

Figura 59 – Cabeçalho e rodapé

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Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé

7.1.1.

Cabeçalho e rodapés pré-definidos

O Microsoft Excel 2007 disponibiliza diversos cabeçalhos e rodapés com texto que se adapta facilmente a qualquer folha de cálculo. Para inserir um cabeçalho e rodapé pré-definidos: Nas Ferramentas do cabeçalho e rodapé  Grupo Cabeçalho e rodapé 

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Figura 61 – Cabeçalho pré-definido

Seleccione o cabeçalho que pretende utilizar.

7.1.2.

Mudar entre o cabeçalho e o rodapé

Para mudar entre o cabeçalho e rodapé:

No grupo navegação clique em 

para poder alternar

entre o cabeçalho e rodapé

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7.1.3.

Cabeçalhos e rodapés personalizados

O cabeçalho e rodapé encontram-se divididos em três secções: secção esquerda, secção do centro e secção da direita. Para inserir informação numa das secções: Clique na secção pretendida  clique no botão correspondente à informação que pretende inserir que se encontra na barra de Elementos do Cabeçalho e Rodapé

Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé

7.1.1.

Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar

página É possível definir o cabeçalho e rodapé a partir da caixa configurar página, de forma ao que acontece nas versões anteriores do Excel. Para inserir cabeçalho e rodapés pelo configurar: Separador Esquema de página  Configurar

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Figura 63 – Configurar Página

Depois de aceder ao configurar página, clique no botão Personalizar cabeçalho.

Figura 64 - Cabeçalho e rodapé

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Tem três áreas distintas para escrever o que desejar, cada uma das áreas com o alinhamento indicado. Quando clica em alguns deles, aparece um texto pré-definido entre parêntesis recto. Representa o tipo de informação que o Excel deve pôr nessa posição.

Permite-lhe formatar o texto que vai escrever. Insere o número da página actual. Insere o total de páginas. Insere a data actual do sistema a que a impressão está a ser feita. Insere a hora actual do sistema a que a impressão está a ser feita. Insere o nome do livro e a sua localização (caminho completo). Insere apenas o nome do livro. Insere o nome da folha de cálculo a que se refere a impressão. Permite inserir uma imagem. Formatação da imagem inserida.

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Veja um pequeno exemplo:

Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho

7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão Antes de imprimir um documento, será útil configurar a sua folha de cálculo no que respeita às margens, orientação da página, área de impressão, títulos de impressão (linhas e colunas a repetir no início de cada página impressa), entre outros.

Figura 66 – Esquema de Página

7.2.1.

Margens da página

Para alterar as margens da folha: O separador Esquema da página  Grupo Configurar a Página

 Margens  Seleccione a opção Personalizar Margens  Introduza as margens da sua folha de cálculo.

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Figura 67 – Margens

7.2.2.

Definir área de impressão

A definição da área de impressão de uma folha de cálculo é útil quando não se pretende imprimir todo o conteúdo de uma folha cálculo, mas apenas parte dela. Para alterar a área de impressão: Seleccione a área da folha de cálculo que pretende imprimir  No separador Esquema de página  Grupo Configurar a Página  Seleccione a opção Área de impressão

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Se imprimir ou pré-visualizar a folha de cálculo, surge apenas a área definida para impressão. Repare que a área definida para impressão surge com uma linha tracejada.

Figura 68 – Área de impressão

Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de:  Inserir e editar uma fórmula  Utilizar as funções básicas do Excel (Soma, Média, Máximo, Mínimo, Contar) Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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8.

Fórmulas e Funções

O Microsoft Excel

[Frye07], [França08]

é uma ferramenta de cálculo

extremamente poderosa. Depois da introdução de dados é possível que tenha necessidade de efectuar cálculos. A forma mais simples de o fazer é através da definição de fórmulas de cálculo.

Edição de fórmulas

Figura 69 – Barra das fórmulas Inserir função

8.1. Trabalhar com fórmulas No Excel, as fórmulas têm o objectivo de efectuar um ou vários conjuntos de cálculos sobre os dados. Esses cálculos podem ser simples (como uma adição), ou complexos (como uma equação matemática). Ao inserir uma fórmula numa célula, apenas vê o resultado do cálculo efectuado pelo Excel. A fórmula propriamente dita só é visível na barra de fórmulas. No Excel, uma fórmula deve começar sempre com o símbolo =. Mas vejamos a estrutura de uma fórmula simples:

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Figura 70 – Exemplo de uma fórmula

O que faz esta fórmula? Ela pega no valor que está armazenado na célula A7 e multiplica-o por 13%, apresentando o resultado na célula onde esta célula estiver a ser escrita. Experimente. Coloque o valor 10 na célula A7 e escreva esta fórmula na célula, por exemplo, B5. Após pressionar ENTER, com que valor fica em B5? Agora substitua o valor em A7 por 15 (ou outro qualquer) e pressione ENTER. O valor em B5. Além disso, no Excel as fórmulas têm de ser lineares. Suponha que tem a seguinte fórmula: X*

1 Y 1 X 5

Se quiser passar esta fórmula para o Excel (sem nos importarmos com o que é o X e o Y), ela teria que ficar assim: = X * ((1 + Y) / (X - 5)) + 1

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É preciso colocar o parêntesis nos sítios correctos. O parêntesis dá prioridade à operação que está dentro deles. Assim, é só ver quais as regras de prioridade se aplicam na fórmula original e, no Excel, usar parêntesis para manter a ordem de execução dos cálculos. Não é difícil, mas pode exigir algum treino da sua parte. Vá aos livros de matemática e pratique com as equações matemáticas que conhecer melhor. Coloque os valores no Excel. Nas fórmulas do Excel, substitua as letras das equações pelos endereços das células onde estiver a registar os valores. Por exemplo, faça uma folha de cálculo que calcule as áreas de várias figuras geométricas...

8.1.1.

Operadores

Um dos elementos fundamentais numa fórmula é, obviamente, os operadores. Um operador indica qual a operação que queremos realizar. O Excel utiliza símbolos específicos para cada operação. Vejamos os mais utilizados, para as operações mais comuns.

TIPO DE OPERADOR

EXEMPLOS

+

Adição

=A4+B7

-

Subtracção

=2000-C1

/

Divisão

=(C10*12)/14

OPERADOR

Aritméticos

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TIPO DE OPERADOR

EXEMPLOS

OPERADOR

=(2+C1)*(A2-

*

Multiplicação

%

Percentagem

=AB100*13%

^

Exponenciação

=A1^3

=

Igual

=A1=34

>

Maior

=D1>D2

<

Menor

=C2=

Maior ou igual

=10>=E9