Manual Del SIAF

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MANUAL DEL SIAF UTILIZACIÓN DE LOS MENUS EN LOS DIVERSOS MODULOS DEL S.I.A.F.

HUÁNUCO – PERÚ www.aestebanb.com “Buscando siempre el apoyo mutuo”

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INTRODUCCIÓN

El presente manual está dirigido a las personas que recién se incorporan al uso de los diversos módulos del SIAF en el Sector Público, se trata de guiarlos a través de pantallas y rutas de como llegar a la opción donde puedan realizar un determinado trabajo, según el tipo de operación o notas presupuestales y contables a realizar, cabe aclarar que, tienen que tener conocimientos previos de; los procedimientos administrativos (armado de los documentos fuentes), que información van a ingresar y nociones de registros en el SIAF, aquí se mostrará cómo llegar a una determinada opción a través del menú en cada modulo y pequeños alcances al respecto. Este manual está diseñado básicamente para Gobiernos Locales, pero también es aplicable a los demás ámbitos del sector público, por cuanto el manejo del SIAF es similar en todos, solo se tendría que tener en cuenta sus normatividades de cada uno de ellas, otra razón es que en los módulos de GL se muestra a nivel de Unidad Ejecutora y de Pliego, lo cual es mas completa el aporte que se les quiere brindar. No se busca mecanizar al profesional, sino, hacer más correcto, práctico y oportuno la aplicación del SIAF, obteniendo como resultado de la misma, los saldos, reportes y demás informaciones que nos permitan realizar nuestra verdadera función que es el de “Asesorar” a las autoridades de nuestras Instituciones Públicas, apoyándolos con ello a la conducción de la Entidad mediante la buena toma de decisiones. Un trabajo modesto que, podría contener errores u omisiones, por lo que se aclara que solo se pretende guiar a través de los Menús y sus opciones para que lleguen a una determinada operación, pero que está hecha con mucho cariño y afecto a todos los que están o quieren trabajar en el Sector Público. El apoyo de la página web www.aestebanb.com, y el pedido de muchos colegas y amigos que quieren contar con este material, motivaron la realización de este pequeño trabajo y a la vez queremos poner en práctica el lema, “Buscando siempre el apoyo mutuo”, esperando que hagan el efecto multiplicador por el bien de nosotros, de nuestras familias y por ende de nuestro querido Perú.

Alfio Esteban Barra

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INDICE

Página Introducción Accesos Principales

02 04

MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL

05

M.P.P. a nivel de Unidad Ejecutora Creación de una nueva meta Incorporación del Marco Presupuestal M.P.P. a nivel de Pliego Programación de Compromisos Anuales (PCA) Modificación de la PCA – Ajuste Interno Modificación de la PCA – Incremento y Disminución Distribución de la PCA Priorización de la PCA

06 06 09 14 16 16 17 18 19

MODULO ADMINISTRATIVO

20

Matricular las Ctas. Ctes. Aperturadas Certificación Compromiso Anual Compromiso Mensual Devengado Girado Comprobante de Pago sin contabilizar

21 22 25 27 28 29 31

MODULO CONTABLE

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Modulo Contable a Nivel de Ejecutora Contabilización de Compromisos Anuales Contabilización de Registros Administrativos Comprobante de Pago contabilizado Contabilización de los Documentos Entregados Notas de Contabilidad Modulo Contable a Nivel de Pliego

32 33 34 36 38 38 39

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ACCESO PRINCIPAL

El icono tradicional del SIAF y la que encontraran en el escritorio de su PC es la siguiente:

Al ingresar al SIAF a través del icono anterior se activara esta ventana para poner el Usuario y Clave, con la cual ha sido asignado para acceder, cabe indicar que, a partir de la versión 12.04.00 el SIAF identifica al usuario que realiza una determinada operación o modificación, una vez ingresado les mostrara todos los módulos en las cuales están autorizados a trabajar.

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MODULO DE PROCESO PRESUPUESTARIO

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MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE UNIDAD EJECUTORA

Aquí se muestra el acceso como Unidad Ejecutora, como se menciono en la parte introductoria, este SIAF con la que se trabajara es referido a Gobiernos Locales (GL), lo que significa que en Unidades del G.N. y del G.R. variaría en el nombre y verán 1 o 2 iconos según sean Ejecutora o Pliego pero mantendrá la misma lógica.

CREACIÓN DE UNA NUEVA META El primer paso que mostraremos es la creación de nuevos “Componentes” y sus “Finalidades”, para ello se requieren de 3 pasos, dentro del SIAF, utilizando el menú “Mantenimiento”, accedemos a: •

Cadena Programática (Según la Ley de Presupuesto “Categoría Presupuestal”)

•

Metas Presupuestales

•

Actualización de Cadenas y Clasificadores.

Esta pantalla muestra el acceso a la creación de la Categoría Programática

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A continuación se debe seleccionar en que Categoría Programática se va a trabajar, PPR, Acciones Centrales o APNOP, como se muestra a continuación.

Cabe indicar que, si la Entidad cuenta con una “OPI” tiene que crear las metas en forma Específica, para lo cual tiene que solicitar a la DGPP la creación del Componente y Finalidad respectiva, si no contara con una “OPI” podría realizarla con Proyectos Genéricos. Una vez escogido la Categoría Presupuestal se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuación, luego se graba y “NO” requiere habilitar envío.

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Ya creado la Categoría Programática vamos a incorporar la Finalidad, esto en la siguiente opción, según se muestra en la pantalla.

Una vez dentro de esta opción se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuación, luego se graba y “SI” requiere habilitar envío.

Ya creado la finalidad, vamos a la opción que muestra la pantalla, para incorporar los Clasificadores de ingreso o de Gasto según corresponda.

Con esta tercera opción (pantalla anterior) se termina de crear la estructura de la nueva meta, lo que faltaría es ponerle el marco presupuestal, lo que se mostrara en las siguientes páginas.

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INCORPORACION DEL MARCO PRESUPUESTAL.

Estas incorporaciones se realizan a través de “Notas Presupuestales”, como verán más adelante son de 3 tipos, con estas modificaciones el PIA pasa a ser PIM, para comenzar se ingresa al menú “Registro/Modificación Presupuestal/Nota de Modificación Presupuestal”, como se muestra en la siguiente pantalla.

A continuación les mostrara una ventana donde mostrara todas las modificaciones que ya han realizado, se le da clic derecho en la parte final para continuar y escoger la opción “CREAR”

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En la siguiente pantalla les da a escoger que “Tipo de Modificación” van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 001, TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS (ENTRE PLIEGOS).

Si eligen, como se muestro en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 1, y si son los que reciben una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestañas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogerán la especifica a trabajar, aquí se incrementara el marco presupuestal.

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En la siguiente pantalla les da a escoger que “Tipo de Modificación” van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 002.

Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 2, y si son los que reciben una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestañas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogerán la especifica a trabajar, aquí se incrementara el marco presupuestal.

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En la siguiente pantalla les da a escoger que “Tipo de Modificación” van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 003.

Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 3, y quieren redistribuir una transferencia recibida con el Rubro 13, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y en esta ocasión ingresar el marco presupuestal dándole anti clic solo a la pestaña GASTO, donde escogerán la especifica a trabajar. No se activa la pestaña “Ingreso” porque no se cuenta con un presupuesto adicional sino que solo se redistribuye el presupuesto que se tiene.

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En los 3 tipos de modificaciones que vimos, en las pantallas anteriores, al finalizar estas y darles guardar, les regresara a la siguiente pantalla en donde tendrán que darle el VºBº, en señal de conformidad y con ellos estarán haciendo llegar esta nota de modificación al PLIEGO para su aprobación o rechazo, no existe la opción Habilitar envío sino con el VºBº automático llega al modulo PLIEGO.

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MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE PLIEGO En este modulo, una de las funciones es de aprobar o rechazar las notas de modificación presupuestaria, siguiendo la secuencia de las pantallas anteriores se mostrara como aprobar dichas notas. La siguiente pantalla muestra como ingresar al Modulo de PLIEGO.

Una vez dentro de Pliego escogemos la opción “Aprobación de Notas de Modificación Presupuestal”

Mostrara la nota presupuestal que le dieron VºBº en el Modulo de Unidad Ejecutora, ingresar los datos similares a la pantalla que se les muestra y grabar.

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Una vez grabado, ubicarse, según la pantalla siguiente, en la columna de “Cod.” Sobre el documento darle clic derecho para habilitar envío y así vía la transmisión llegue al Modulo de Unidad Ejecutora ya aprobado.

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PROGRAMACIÓN DE COMPROMISOS ANUALES (P.C.A.) Para las modificaciones de la PCA se cuenta con 2 opciones; “Ajustes Internos” y “Solicitud de incremento y disminución”, cabe indicar que los Ajustes internos también se pueden realizar en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Unidad Ejecutora y la Solicitud de incremento y disminución solo en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego. Al modificar el P.I.M. esto generalmente ocasiona que se tenga que modificar la P.C.A., con la finalidad que el P.I.M. y la P.C.A. estén igual a nivel Genérico y con ello poder realizar las priorizaciones.

MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE “AJUSTE INTERNO” En este primer caso se mostrara una modificación de la PCA, con “Ajustes Internos”, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificación se da dentro del mismo Rubro y misma Categoría o entre genéricas distintas pero pertenecientes a la misma categoría.

Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

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MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE “SOLICITUD DE INCREMENTO Y DISMINUCIÓN” En este segundo caso se mostrara una modificación de la PCA, con “Solicitud de incremento y disminución”, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificación se da entre distintos Rubros y/o distintas Categorías.

Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

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DISTRIBUCION DE LA PCA La distribución de la PCA es un paso previo a la priorización de la misma.

Cabe indicar que, para realizar la distribución de la PCA, se tiene que contar con saldo por distribuir

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REGRESAMOS AL MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE UNIDAD EJECUTORA Esto con la intensión de priorizar la PCA de lo que hasta ahora se ha distribuido en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego.

PRIORIZACION DE LA PCA.-En la siguiente pantalla se muestra el menu y la opción para realizar la priorización de la PCA, aquí se tiene que tener presente que la PCA no tiene que ser mayor al PIM.

La priorización de la PCA es el ultimo paso en la Gerencia de Planificación y Presupuesto, en adelante tomara la posta la Gerencia de administración para comenzar con la ejecución respectiva

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MODULO ADMINISTRATIVO

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MODULO ADMINISTRATIVO

MATRICULAR LAS CUENTAS CORRIENTES APERTURADAS El matricular una cuenta significa aperturar un “Libro Banco”, las cuentas corrientes se matriculas por cada rubro, es decir que podria haber mas de un Libro Banco por cuenta corriente, lo ideal es tener lo minimo posible.

Primero seleccionas el Banco donde se a aperturado la cuenta corriente, en la parte superior, luego en la parte inferior le dan clic derecho y agregan los datos requeridos, para que pueda ser usada es necesario hacer una transmisión pero sin necesidad de habilitar envío. .

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CERTIFICACIONES Y COMPROMISOS ANUALES Aquí, en este menú, se realiza las 2 acciones, en la certificación se agrupan los gastos para determinar qué tipo de proceso de selección se tiene que realizar y en los Compromisos Anuales ya se destina un presupuesto a un determinado proveedor resultado del proceso de selección o adjudicación directa.

CERTIFICACION

A continuación darle clic al icono de “NUEVO REGISTRO” , según se muestra en la siguiente pantalla, para realizar una certificación tienen que contar con el PIM respectivo y la PCA priorizado.

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Para continuar darle clic en requiere certificar.

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para seleccionar el clasificador, meta y el monto donde se

En la siguiente pantalla muestra cómo seleccionar la especifica de gasto y la meta pasándolo todo al lado derecho de la pantalla y al final darle ACEPTAR.

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En la siguiente pantalla ya se muestra todo seleccionado, quedando solo grabar lo que le regresara a la pantalla anterior para habilitar envío y transmitirlo.

Se sobre entiende que el monto considerado aquí servirá para cubrir la necesidad que se requiere durante todo el ejercicio económico en esa determinada especifica de gasto.

Se recomienda que, previo a todos estos trabajos, se haga un buen consolidado de todas las necesidades de bienes y servicios a utilizar durante todo el ejercicio económico e identifiquen y agrupen de manera que garantice su abastecimiento en forma oportuna y de manera dosificada, así como evitar el fraccionamiento al momento su adquisición.

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COMPROMISO ANUAL Una vez que se tenga un proveedor definido, a través de un proceso de selección o en forma directa, se procede a realizar el compromiso anual, es decir, este presupuesto será reservado y direccionado para dicho fin por el monto total para todo un ejercicio económico. Para realizar un Compromiso Anual ingresamos en la misma opción, según la pantalla siguiente.

Se escoge la certificación a la cual se le va a trabajar un Compromiso Anual y ahí se le da un clic derecho o anti clic y escogen la opción según la pantalla siguiente.

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En la presente pantalla ya se define el proveedor y el monto a comprometer anualmente, cabe indicar que en esta etapa puede haber más de un compromiso anual por una certificación, terminado el registro de todos los datos darle GRABAR, que les llevara a la ventana anterior.

Una la pantalla siguiente mostrara el compromiso anual para ser “habilitado envío”, según se muestra a continuación.

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EJECUCION DE GASTO Recién a partir de este punto se comienza a realizar los gastos, hasta antes era la organización de los gastos a realizar, esto se realiza a través de las 3 fases del gasto; “Compromiso”, “Devengado” y “Girado”, producto de estas fases se desprende otras 2 fases como son; “Pagado” y “Rendido”.

FASE DEL COMPROMISO “MENSUAL” Se pone “MENSUAL”, entre comillas, porque es un decir, ya que normativamente debería de pasar del Compromiso Anual al Devengado, pero aun se mantiene esta etapa para incluir los datos del proceso de selección y los documentos fuentes utilizadas. Para esta primera Fase ingresar al Menú Registro/Registro SIAF, como se muestra en la siguiente pantalla.

Dentro de ello ingresar los datos de forma similar a como se muestra en la siguiente pantalla, cabe indicar que, en estas etapas pueden usar mucho el F1 como ayuda en cada campo que se les presente y así poder avanzar de forma más segura.

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FASE DEL DEVENGADO

Es la fase en la cual se “Reconoce la Deuda”, a partir de esta fase se puede decir que la Institución se encuentra en Deuda, para ello tiene que tener presente 2 requisitos fundamentales para realizarla; Primero que los documentos Fuentes existan y estén bien elaborados y Segundo que el Bien haya ingresado al almacén o el Servicio haya sido cumplido. Con las condiciones arriba mencionada y a través de un anti clic a la fase del compromiso se incorpora la Fase del Devengado. DOCUMENTO A, aquí se ingresa los documentos fuentes como son; Facturas, B/Vta., Recibo por Honorarios, etc., es decir todos los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT. MEJOR FECHA DE PAGO, se utiliza para determinar a partir de qué fecha se puede comenzar a girar Una vez que se tenga dicha información ingresar los datos similares a la pantalla siguiente.

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FASE DEL GIRADO Una vez pasado el filtro del Devengado se le da anti clic a dicha fase y se inserta la Fase Girado, en la cual se elabora el “Comprobante de Pago” (C/P) y el “Cheque” u otro documento según corresponda. En esta Fase se debe de girar el cheque al mismo nombre que ha sido comprometido, si bien es cierto que, el sistema permite modificar el nombre en el cheque pero esto está permitido para casos específicos como son; pago de impuestos, retenciones, etc. El “DOCUMENTO A” consta de 4 campos, en la cual se elegirá el código del Comprobante de Pago (009), el siguiente campo está bloqueado por qué no lleva serie el C/P, el siguiente campo es Numero refiriéndose al número del C/P y por ultimo Fecha indicando a la fecha del C/P. El campo “CTA. CTE”. Contiene 3 campos; AÑO = Donde se coloca, no necesariamente el año actual, sino el año en que ha sido creado y matriculado la cuenta corriente en el SIAF., BCO = Se elige la entidad financiera, CTA. = se elige el correlativo de la cuenta corriente matriculada, todo esto para realizar el “Libro Banco” respectivo. El “DOCUMENTO B”, La Fase Girado es la única con que cuenta con este documento, ahí se ingresa los códigos de cheque girado, cartas ordenes, notas de cargo, etc. según sea el caso.

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Una vez terminado la fase girado se puede ver el comprobante de pago en la siguiente opción del menú REPORTE, como se muestra en la pantalla.

Una vez que les muestre esta pantalla poner el número de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se está utilizando el Expediente 0000001036 y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da “EJECUTAR SELECCIÓN”, a continuación se le da un check en la penúltima columna “Sel” y finalmente clic en vista previa.

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COMPROBANTE DE PAGO SIN CONTABILIZAR Les mostrara el comprobante de pago respectivo, PERO, como podrán observar contiene toda las informaciones menos la parte contable lo cual imposibilita su impresión hasta que se regularice dicha información.

Por ello antes de imprimir el Comprobante de Pago, coordinar con la Oficina de Contabilidad para realizar la contabilización respectiva y así contar con dicha información.

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MODULO CONTABLE

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MODULO CONTABLE A NIVEL EJECUTORA CONTABILIZACION DE LOS COMPROMISOS ANUALES. Para ello ingresar al modulo contable como Unidad Ejecutora, según se muestra en la pantalla siguiente:

Dentro de ello ingresar al Menú “Registro/Contabiliza/Compromiso Anual” según se muestra en la pantalla.

Seleccionar en MES y darle clic al icono

la cual contabilizara todo automáticamente.

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CONTABILIZACION DEL REGISTRO ADMNISTRATIVO Esto quiere decir, contabilizar todas las fases de gastos realizadas como son el Devengado, Girado, Pagado y Rendido. Para ello ingresar al Menú “Registro/Contabiliza/Registro Administrativo”, como se muestra en la pantalla.

A continuación seleccione el mes o el registro específico a contabilizar y darle clic en EJECUTAR BUSQUEDA, lo mostrara el o los registros a contabilizar, si están de color negro significa que no está contabilizado y si están de color azul indica que ya están contabilizados. Para comenzar a contabilizar darle clic sobre en número de registro que se ubica en la primera columna de la siguiente pantalla.

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Al ingresar mostrara la ventana donde se contabilizara el registro, en este caso, las fases de Devengado y Girado.

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COMPROBANTE DE PAGO CONTABILIZADO Regresamos al MODULO ADMINISTATIVO y nos dirigimos, nuevamente, al reporte del comprobante de pago, para verificar que ya esté completo.

Una vez que les muestre esta pantalla poner el número de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se está utilizando el Expediente 0000001036 y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da “EJECUTAR SELECCIÓN”, a continuación se le da un chec en la penúltima columna “Sel” y finalmente clic en vista previa.

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Esta vez ya muestra el Comprobante de Pago completo, es decir ya aparece la parte contable en el C/P, por lo que ahora si se puede imprimir.

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CONTABILIZACION DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS Aquí se contabiliza los cheques entregados a los proveedores, los mismos que serán cancelados al momento de contabilizar la Fase Pagado, utilizando las cuentas de orden.

NOTAS DE CONTABILIDAD Aquí se realizan las notas de contabilidad del; Asiento de Apertura, Incorporación de notas presupuestales, salida de bienes del almacén, asientes de cierre, etc.

Se muestra la nota contable del Asiento de Apertura

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MODULO CONTABLE A NIVEL DE PLIEGO

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ANOTACIONES IMPORTANTES

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