Manual de utilizare Outlook

Manual de utilizare Outlook

Cuprins Cuprins.......................................................................................................................2 Utilizarea agendei (Address Book).............................................................................4 Afisarea detaliilor in Address Book.........................................................................4 Cautarea persoanelor in Address Book....................................................................5 2. Crearea unui mail................................................................................................... 8 2.1. Crearea unui nou mesaj...................................................................................8 2.2. Setarea optiunilor de livrare.............................................................................9 2.3. Modificarea aspectului mesajului.....................................................................9 2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj..............................................12 3. Crearea unui mesaj de răspuns sau redirectionarea unui mesaj..........................16 3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si răspuns...........17 3.2. Restrictionarea utilizării “Răspuns tuturor” sau “Redirectionare”..................18 3.3. Crearea unei formular particularizat..............................................................20 3.4. Utilizarea formularelor particularizate .........................................................22 4. Utilizarea semnaturilor ........................................................................................23 4.1 Crearea unei semnături...................................................................................23 4.2. Adăugarea unei semnături la un mesaj..........................................................25 5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat...................................................27 6. Răspunsul automat la mesajele primite în timp ce sunteti absent de la birou.....28 6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant)...............................................................................................................28 6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou.......................................29 6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou...........................30 6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou .............................................................................................................................. 31 6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou.........32 7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor.....................................................33 7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon................................................................34 7.2. Crearea unei reguli de la zero........................................................................35 7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj.................................................................37

7.4. Executarea periodică a unei reguli.................................................................37 7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti......................................38 7.6. Confirmări de primire, răspunsuri la votare si anunturi de absentă de la birou .............................................................................................................................. 39 7.7. Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate si documente............................40 7.8. Listele de distribuire (Distribution lists)..........................................................40 7.9. Redistribuirea mesajelor în afara firmei (Forwarding messages outside your organization)......................................................................................................... 41 7.10. Modificarea unei reguli.................................................................................41 7.11. Importul sau exportul unui set de reguli.......................................................42 7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli.........................................................43 8. Utilizarea calendarului..........................................................................................44 8.1. Crearea de rezervări si evenimente ..............................................................44 8.2. Rezervări si întâlniri din calendar...................................................................45 8.3. Mesaje de postă electronică, persoane de contact si activităti......................46 8.4. Navigarea în Calendar....................................................................................48 9. Utilizarea arhivei...................................................................................................51 9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007..........................................51 9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare................................................53 9.3 Creearea directoarelor in arhiva......................................................................53 9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare.............................................................54

Utilizarea agendei (Address Book) La compunerea fiecarui mail se poate cauta si selecta numele destinatarilor in Address Book. Cand scrieti un nume in campurile To, Cc, or Bcc, mesajul este trimis destinatarilor din casuta To. Destinatarii din Cc si Bcc de asemenea primesc mesajelecu mentiunea ca numele selectate pentru Bcc nu sunt vizibile pentru ceilalti destinatari ai mesajului trimis. Microsoft Office Outlook verifica automat daca numele scris corespunde cu numele din agenda (Address Book), permitandu-va sa trimiteti mesajul. Daca numele nu este identificat, apare optiunea “cauta nume” (Check Names) care va solicita mai multe informatii. In cazul in care, dupa ce ati tastat numele, cautarea va furnizeaza mai multe optiuni puteti selecta numele dorit din lista. Daca numele nu este gasit, s-ar putea sa fie nevoie sa va uitati in alta agenda (Address book) sau sa creaţi un nou contact (new contact) Daca scrieti o adresa de e-mail si acea persoana exista in agenda (Address Book), numele va fi completat, inlocuind ce ati introdus. In plus, puteti folosi agenda (Address Book) si pentru a cauta si alte informatii, cum ar fi locatii birouri, si numere telefon.

Afisarea detaliilor in Address Book Detaliile despre o persoana din agenda (Address Book) variaza in functie de preferintele individuale si organizatorice. In functie de aceste preferinte, puteti gasi detalii despre department, titlu, tara, adrese e-mail, numar telefon, numar birou si locatia din Address Book. •

In bara de instrumente Standard, selectati Address Book scurtatura CTRL+SHIFT+B

•

In lista Address Book, selectati adresa care contine numele pentru care doriti mai multe informatii.

•

In caseta dialog Search, introduceti numele dorit.

•

In lista click dreapta pe nume si apoi Properties.

sau folositi

Cautarea persoanelor in Address Book Pe langa colectia de agende (Address Books) pe care le puteti folosi pentru a stoca nume, adrese e-mail, numere fax si liste distributie, agenda (Address Book) poate contine o lista de adrese globale (Global Address List), o lista de adrese outlook (Outlook Address Book) si o lista de adrese personale (Personal Address Book). Pentru a stabili destinatarii mesajelor puteti cauta persoanele pe baza altor informatii, cum ar fi e-mail, nume si prenume, locatie birou si numar telefon, daca detaliul respectiv a fost inclus in informatia de contact a persoanei cautate.

Cautarea dupa nume •

In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B)

•

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

•

In lista Address Book, selectati agenda (address book) in care doriti sa cautati numele

•

In casuta Search, tastati numele, sau o parte din nume.

selectati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

De ce nu pot vedea lista numelor in Address Book? S-ar putea sa fi folosit optiunea de cautare More columns ultima data cand ati folosit agenda (Address Book). Selectati Name only, langa Search, pentru a reveni la vizualizarea listei de nume.

Cautarea unei persoane folosind alte informatii •

In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B)

selecrtati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

•

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

•

In lista Address Book, selectati agenda in care doriti sa cautati numele

•

In casuta Search selectati More columns

Completati informatia, sau parte a informatiei pe care o cautati. De exemplu, scrieti un numar telefon, locatia, sau titlul persoanei. Observatii: •

Puteti cauta dupa mai multe criterii. Dupa fiecare cuvant, tastati o virgula iar Outlook va cauta pentru fiecare cuvant, pe mai multe criterii.

•

Puteti include in casuta Search numele persoanei, sau numele partial.

•

Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta agenda (Address Book). Nu toate listele de adrese contin aceleasi domenii de activitate.

Cautarea avansata (advanced find) Advanced Find va permite sa folositi mai multe cuvinte sau criterii pentru a gasi o persoana. Este similar cautarii folosind optiunea More columns din casuta Search, dar introduceti criteriile de cautare in campuri separate si nu intr-o singura casuta, separate de virgula.

Functia Advanced Find ofera un mod de a vedea ce domenii sunt cautate pe baza criteriilor alese: •

In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B)

•

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

•

In Address Book, selectati lista de adrese in care doriti sa faceti cautarea

•

Selectati Advanced Find

•

In casuta Find, scrieti informatia in campurile adecvate

Observatie:

selectati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta lista de adrese. Nu toate listele de adrese contin aceeasi informatie.

2. Crearea unui mail Crearea unui mesaj de postă electronică este cea mai frecventă activitate efectuată în Microsoft Office Outlook. Această activitate oferă de asemenea cele mai multe optiuni si configuratii dintre toate caracteristicile Outlook. Indiferent de tipul mesajului pe care îl compuneti, personal sau de serviciu, aveti întotdeauna posibilitatea de a crea un stil unic. Pentru mesajele de postă electronică, Microsoft Office Outlook 2007 utilizează un editor bazat pe Microsoft Office Word 2007. Pentru asistentă detaliată în legătură cu caracteristicile de editare ale acestui editor, porniti Office Word 2007, apăsati F1, apoi căutati în help. În acest subiect se discută caracteristicile de postă electronică utilizate frecvent.

Când sunteti gata să trimiteti mesajul selectaţi butonul Send aflat lângă To si Cc.

2.1. Crearea unui nou mesaj În meniul File, indicati butonul New, apoi alegeţi Mail message pentru a initia un nou mesaj. Comandă rapidă de la tastatură Pentru a crea un mesaj nou de postă electronică, apăsati CTRL+SHIFT+M sau CTRL+N În caseta Subject, introduceti subiectul mesajului. Introduceti numele destinatarilor în casetele To, Cc sau Bcc. Separati numele cu punct si virgulă (;). Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o listă din Agendă, selectaţi butoanele To sau Cc. Scrieti continutul me

2.2. Setarea optiunilor de livrare Aveti posibilitatea de a seta nivelul de importantă pentru un mesaj, astfel încât destinatarii să observe acest indicator în Inbox-ul lor înainte de a-l deschide. Setarea nivelului de importantă permite destinatarilor să-si sorteze mesajele în functie de importantă. •

În meniul Message, în grupul Options, selectaţi

sau

Importantă maximă

Importantă scăzută.

2.3. Modificarea aspectului mesajului 2.3.1. Adăugarea unei culori de fundal, gradient, a unei texturi, model sau imagini •

În meniul Messae Options, în grupul Themes, selectaţi Page

Color. •

Selectaţi o culoare în paleta Theme Colors sau Standard Colors.

Pentru a elimina culoarea, selectaţi No Color.

•

Dacă doriti să adăugati un gradient, textură, model sau o imagine,

selectaţi Fill Effects. • SFAT

Selectati opiunile de umplere dorite.

Culoarea gradientului, texturii sau modelului se bazează pe culoarea selectată în pasul 2..

2.3.2. Modificarea textului Aveti posibilitatea să modificati textului în mesajul dvs. în mai multe moduri: •

În meniul Message, în grupul Basic Text, aveti posibilitatea să

selectati scrisul, dimensiunea scrisului, stilul scrisului (Bold, Italic sau Underline), culoarea scrisului si evidentierea scrisului. •

În meniul Format, în grupul Font, aveti posibilitatea de a selecta

scrisul si dimensiunea scrisului; să măriti sau să micsorati dimensiunea cu un increment; să modificati stilul scrisului (gros, inclinat, subliniat, tăiat cu o linie, indice, exponent); să modificati scrisul în majuscule/minuscule, să modificati culoarea scrisului, evidentierea lui si să eliminati complet formatarea lui. •

În minibara de instrumente care apare când selectati scrisul, aveti

posibilitatea să alegeţi fontul, să măriti sau să micsorati dimensiunea cu un increment, să selectati o temă, să utilizati Descriptorul de formate, să selectati stilul scrisului (Bold, Italic si Underlined) si să evidentiati scrisul.

•

În meniul Format, în grupul Style, aveti posibilitatea să selectati

stiluri. SFAT Utilizarea stilurilor este pentru crearea mesajelor cu aspect profesional.

2.3.3. Adăugarea unei semnături

Aveti posibilitatea să creati o semnătură implicită pentru a se adăuga la toate mesajele trimise sau să inserati o semnătură în mod manual în mesajele de trimis în mod individual.

Pentru inserarea automată a unei semnături in meniulMessage, în grupul Include, selectaţi Signature, apoi Signatures.

OBSERVAŢIE De asemenea, aveti posibilitatea să accesati

optiunile de semnătură

disponibile în meniul Message după ce alegeţi Reply, Reply to All sau Forward într-un mesaj deschis. •

În meniul E-mail Signature, în lista Select signature to edit, selectati

semnătura dorită. •

Sub Choose default signature, în lista New messages, selectati

semnătura dorită. •

Dacă doriti să includeti o semnătură în mesajele la care răspundeti si în

cele pe care le redirectionati, în lista Replies/forwards, selectati o semnătură. Dacă nu doriti să fie prezentă o semnătură în acele mesaje, atunci selectati none. •

Selectaţi OK.

•

Pentru a adăuga semnătura implicită la un mesaj curent, în meniul

Message, în grupul Include, selectaţi Signature, apoi alegeţi semnătura. Pentru inserarea unei semnături în mod manual

in meniul Message, în grupul

Include, selectaţi Signature, apoi alegeţi semnătura dorită.

OBSERVAŢIE De asemenea, aveti posibilitatea să accesati optiunile de semnătură disponibile în meniul Message după ce selectaţi Reply, Reply to All sau Forward într-un mesaj deschis.

2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj 2.4.1. Atasarea fisierelor •

În meniul File, indicati spre New, apoi selectaţi Mail Message.

•

În meniul Message, în grupul Include, selectaţi Attach File.

•

Navigati si selectati fisierul pe care îl veti atasa, apoi selectaţi Insert.

Dacă nu vedeti fisierul în folderul corespunzător, asigurati-vă că s-a selectat All files (*.*) în caseta Files of type si că Windows Explorer este configurat să arate extensiile numelor de fisier. IMPORTANT În mod implicit, Outlook blochează atasările care pot fi nesigure, (cum ar fi fisierele cu extensia .bat, .exe, .vbs si .js) care pot contine virusi. Dacă atasati un astfel de fisier la un mesaj de postă electronică, vi se va solicita o decizie asupra trimiterii unei atasări potential nesigure. Dacă selectati Yes, Outlook va trimite atasarea. Dacă faceti clic pe No, aveti apoi posibilitatea să eliminati atasarea potential nesigură.

SFAT Aveti posibilitatea să atasati mai multe fisiere simultan prin selectarea si glisarea lor dintr-un director din computerul dvs. într-un mesaj deschis în Outlook. Locul în care apar atasările din mesajul dvs. depinde de formatul în care compuneti mesajul: •

Dacă mesajul este în format HTML sau text simplu, atasările apar în caseta

de atasare de sub caseta Subject.

•

Dacă formatul mesajului este Text îmbogătit (Rich Text), atasările apar în

corpul mesajului. chiar dacă fisierul pare să fie încorporat în mesaj, el este în continuare o atasare separată.

Formatul în care este compus un mesaj este indicat de bara de titlu din partea de sus a mesajului.

2.4.2. Adăugarea urmăririi pentru mesajul dvs. Mesajele de postă electronică semnalizate ajută la mai buna gestionare a mesajelor de postă electronică. De exemplu, aveti posibilitatea să semnalizaţi un mesaj de postă electronică care solicită informatii de care aveti nevoie până la o anumită dată. Mesajul va fi primit de către destinatar însotit cu un semnalizator, iar un mesaj va apărea în bara de informatii din Panoul lectură (Reading Pane) si în partea de sus a mesajului când este deschis în Outlook. Un mesaj pe care îl semnalizati poate ajuta la tinerea evidentei persoanelor care au răspuns la mesaj. În scenariul anterior, ati trimis un mesaj semnalizat solicitând informatii până la o anumită dată. Dacă semnalizati mesajul si pentru dvs., vi se aminteste să verificati pentru răspunsuri. Outlook poate găsi automat răspunsurile la mesajul original semnalizat. •

În meniul Message, în grupul Options, selectaţi Follow Up, apoi alegeţi

data termenului de urmărire sau alegeţi Custom (particularizat). •

Dacă doriti un memento despre acest mesaj semnalizat, în meniul

Message, în grupul Options, alegeţi Follow Up, apoi Add Reminder. Dacă doriti, aveti posibilitatea să modificati data si ora pentru memento. •

Dacă

doriti,

aveti

posibilitatea

să

includeti

un

semnalizator

pentru

destinatari pentru a fi avertizati de termenul limită. În meniul Message, în grupul Options, selectaţi Follow Up, apoi Flag for Recipients. Pentru a include un memento către destinatar despre acest mesaj semnalizat, bifati caseta de selectare Reminder, apoi, dacă este necesar, modificati data si ora. 2.4.3. Obtinerea unei confirmări de citire sau livrare O confirmare de livrare vă informează că mesajul de postă electronică a fost livrat în cutia postală a destinatarului, dar nu si dacă acesta a citit mesajul sau nu. O confirmare de citire vă informează că mesajul a fost deschis.În ambele cazuri, primiti un mesaj de notificare când mesajul este livrat sau citit. Continutul notificărilor mesajului sunt apoi înregistrate automat în mesajul original în directorul Sent Items. Cu toate acestea, nu vă bazati doar pe aceste confirmări.Destinatarul mesajului poate determina dacă s-a solicitat o confirmare de citire si poate refuza să o trimită. Dacă mesajul este doar în citire în Panoul lectură, este posibil să nu se trimită o

confirmare de citire. În plus, este posibil ca programul de citire a postei electronice al destinatarului să nu accepte confirmările de citire. •

În mesaj, selectaţi Options.

•

Sub Voting and tracking options, bifati caseta de selectare Request a

delivery receipt for this message (Se solicită o confirmare de livrare pentru acest mesaj) sau Request a read receipt for this message (Se solicită o confirmare de citire pentru acest mesaj).

3. Crearea unui mesaj de răspuns sau redirectionarea unui mesaj Selectati mesajul la care răspundeti sau pe care îl redirectionati. Pentru a răspunde numai unui expeditor, selectaţi Reply. Pentru a răspunde tuturor destinatarilor, selectaţi Reply to all. În mod implicit, când răspundeti la un mesaj de postă electronică, textul mesajului original este inclus în corpul mesajului. OBSERVATIE Dacă ati deschis mesajul într-o fereastră, în meniul Message, în grupul Respond, selectaţi Reply sau pe Reply to All. Instructiuni pentru dezactivarea acestei caracteristici •

În fereastra principală Microsoft Office Outlook, în meniul Tools,

selectaţi Options. •

Selectaţi Preferences din meniul, apoi E-Mail Options.

•

Sub On replies and forwards, în caseta When replying to a

message, selectaţi Do not include original message. •

Selectaţi Send

Pentru redirectionarea unui mesaj (Forward a message) selectaţi Forward. Dacă ati deschis mesajul într-o fereastră, în meniul Message, în grupul Respond, selectaţi Forward. •

Introduceti numele destinatarului în caseta To.

•

Dacă doriti, adăugati numele destinatarilor în casetele Cc si Bcc.

OBSERVATIE Trebuie să existe cel putin un nume de destinatar de postă electronică valid în casetele To, Cc sau Bcc.

Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o listă, faceti clic pe butonul To, Cc sau Bcc. Daca lipseste casuta Bcc, in meniul Options, în grupul Fields, selectaţi



Show Bcc. OBSERVAŢIE Dacă doriti să redirectionati două sau mai multe mesaje, selectati primul mesaj, tineti apăsată tasta CTRL, apoi selectati fiecare mesaj suplimentar. Fiecare mesaj va fi redirectionat ca atasare într-un mesaj nou. Tastati subiectul mesajului în caseta Subject.

3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si răspuns •

În fereastra principală Microsoft Office Outlook, în meniul Tools, selectaţi

Options. •

În meniul Preferences, selectaţi E-mail Options.

•

Selectati optiunea dorită selectând-o din lista When replying to a

message sau din lista When forwarding a message. Există

mai

multe

optiuni

pentru

răspunsuri

si

redirectionări,

inclusiv

Includerea textului mesajului original (Include original message text) Aceasta este setarea implicită din Outlook. Mesajul original va fi adăugat la răspuns. Textul dvs. apare în albastru pentru a fi în contrast cu textul negru original al mesajului.

Alte optiuni:

•

Nu

se

include

mesajul

original

(Do

not

include

original

message) Va apărea în corpul mesajului de postă electronică numai mesajul dvs.

•

Atasarea mesajului original (Attach original message) Mesajul

original este inclus ca atasare la mesajul dvs.

•

Includerea si indentarea textului mesajului original (Include and

indent original message) Mesajul original va fi adăugat la răspunsul dvs. si indentat o jumătate de inch. Textul dvs. apare în albastru pentru a fi în contrast cu textul negru al mesajului original.

•

Prefixarea fiecărei linii a mesajului original (Prefix each line of

the original message) Mesajul original va fi adăugat la răspuns si indentat. Textul dvs. apare în albastru pentru a fi în contrast cu textul negru al mesajului original.. În plus, textul indentat al mesajului original este precedat de textul pe care îl introduceti în caseta Prefix each line with.

3.2.

Restrictionarea “Redirectionare”

utilizării

“Răspuns

tuturor”

sau

Această caracteristică necesită ca atât expeditorul cât si destinatarul să utilizeze Microsoft Office Outlook. Destinatarii care utilizează Microsoft Outlook Express,

Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii pentru regăsirea mesajelor de postă electronică vor avea posibilitatea să utilizeze în continuare Răspuns tuturor sau Redirectionare. Microsoft Office 2003 a introdus Information Rights Management (IRM), care oferă o modalitate de a ajuta la restrictionarea capacitătii destinatarilor de a copia, imprima sau redirectiona mesajele de postă electronică. Mai multe informatii despre IRM se găsesc în Ajutor Office. Dacă IRM nu este disponibil în firma dvs, se poate obtine o functionalitate asemănătoare utilizând formularele particularizate Outlook. IMPORTANT Formularele particularizate reprezintă un mijloc de bază pentru a adăuga restrictii la ce pot face destinatarii cu un mesaj de postă electronică. Formularele nu sunt însă la fel de sigure ca IRM. Deschiderea mesajului cu o altă aplicatie de postă electronică sau chiar utilizarea altor tipuri de conturi poate face ca destinatarii să aibă permisiuni depline de redirectionare sau la răspuns tuturor pentru un mesaj.

3.3. Crearea unei formular particularizat •

În meniul Tools, indicati spre Forms, apoi selectaţi Design a Form.

•

În Standard Forms Library, selectati Message, apoi alegeţi Open.

•

Selectaţi meniul Actions.

Meniul Actions se utilizează pentru a configura comenzile Reply to All si Forward pentru destinatari. Sub Enabled, modificati actiunea Reply to all la No. Sub Enabled, modificati actiunea Forward la No. •

Sub Action name, dublu click pe Forward.

•

În caseta de dialog Form Action properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectaţi OK. •

Sub Action name, selectaţi Reply to all.

•

În caseta de dialog Form Action Properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectaţi OK. •

Selectaţi meniul Properties.

Utilizati meniul Properties pentru a configura definitii de formulare.

Bifati caseta de selectare Send form definition with item. Când trimiteti mesajul de postă electronică, actiunile particularizate în meniul Actions se vor trimite la destinatari, preîntâmpinând utilizarea de către acestia a comenzilor Reply to all sau Forward. •

Bifati caseta de selectare Send form definition with item.

•

Se afisează o casetă de dialog pentru a vă avertiza că trimiterea definitiei

de formular nu este o practică recomandată. Pentru această procedură, aveti posibilitatea să alegeţi OK si să continuati. •

În meniul Tools, indicati către Forms, apoi alegeţi Publish form as.

•

În caseta dialog In the Publish Form As, în caseta Look In, selectaţi

Personal Forms Library. •

În caseta Display name, tastati un nume care poate fi usor recunoscut,

cum ar fi No Reply Alls or Forwards. •

În caseta de nume Form, tastati un nume unic fără spatii, cum ar fi

NoReplyAllNoForward. •

Selectaţi Publish.

•

În fereastra de proiectare a formularelor, în meniul File, selectaţi Close. La solicitarea de a salva modificările, faceti clic pe No. Formularul particularizat s-a salvat. Acest prompt vă întreabă dacă doriti să salvati modificările în formularul Outlook implicit. Se recomandă să salvati modificările numai în acest formular.

3.4. Utilizarea formularelor particularizate •

În meniul Tools, indicati către Forms, apoi selectaţi Choose Form.

•

În lista Look In, selectaţi Personal Forms Library.

•

Selectati numele formularului particularizat pe care l-ati creat, apoi selectaţi

Open. Se va afisa un mesaj nou de postă electronică. Compuneti si trimiteti mesajul asa cum o faceti de obicei. Butoanele Reply to All si Forward nu vor fi disponibile destinatarului pe bara de instrumente din mesajul de postă electronică. În mod asemănător, nu vor functiona nici comenzile rapide de la tastatură, cum ar fi CTRL+F, sau selectând Reply în bara de instrumente Standard. Destinatarii care utilizează Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii pentru regăsirea mesajelor de postă electronică vor avea posibilitatea să utilizeze în continuare Reply to All sau Forward.

4. Utilizarea semnaturilor

O semnătură de postă electronică este formată din text sau imagini care sunt adăugate automat la finalul unui mesaj de postă electronică de iesire. Aveti posibilitatea să creati oricâte semnături doriti, astfel încât să detineti semnături pentru diverse scopuri, cum ar fi scopurile de afaceri sau cele personale. De exemplu, utilizati prenumele dvs. pentru mesajele către prieteni si familie sau numele complet si adresa de postă electronică pentru mesajele trimise persoanelor de contact cu care aveti relatii de afaceri. De asemenea, aveti posibilitatea să utilizati o semnătură pentru a adăuga text particularizat, cum ar fi explicatii despre modul în care doriti ca destinatarii să răspundă la mesajele pe care le trimiteti. Aveti posibilitatea să formatati scrisul din semnăturile pe care le-ati creat utilizând culori si fonturi. Pentru a include semnături în mesaje, trebuie mai întâi să creati semnătura, apoi să o adăugati la mesaje. Aveti posibilitatea să configurati Outlook pentru a adăuga automat o semnătură la mesajele de iesire sau să adăugati o semnătură manual când creati un mesaj nou.

4.1 Crearea unei semnături •

Într-un mesaj nou, în meniul Message, în grupul Include, selectaţi

Signature, apoi alegeţi Signatures. •

În meniul E-mail Signature, selectaţi New.

•

Tastati un nume pentru semnătură, apoi alegeţi OK.

•

În caseta Edit Signature, scrieţi textul pe care doriti să-l includeti în

semnătura dvs. •

Pentru a formata scrisul, selectati-l, apoi utilizati butoanele de stil si

formatare pentru a selecta optiunile dorite. OBSERVAŢIE

Aceste optiuni de formatare pot fi aplicate dacă utilizati formatul text simplu (plain text) pentru mesajul dvs. Formatarea nu va fi vizibilă în mesajele de trimis. Cu toate acestea, va fi vizibilă destinatarilor care utilizează formate de mesaj HTML sau .rtf. •

Pentru a adăuga o carte de vizită electronică, alegeţi unde doriti să se

afiseze cartea de vizită în text, selectaţi Business Card, apoi pe un nume de persoană de contact în lista Field As. Apoi, alegeţi OK. •

Pentru a adăuga o imagine, plasati punctul de insertie acolo unde doriti să

se afiseze imaginea în semnătură, alegeţi Insert picture, răsfoiti pentru a alege o imagine, selectaţi-o, apoi selectaţi OK. •

Pentru a adăuga un hyperlink, plasati punctul de insertie acolo unde doriti

să se afiseze hyperlinkul în semnătură, selectaţi Insert Hyperlink, răsfoiti pentru a alege un hyperlink, selectaţi-l, apoi alegeţi OK. •

Sub Choose default signature, în lista E-mail Account, selectaţi un cont

de postă electronică cu care doriti să asociati semnătura întotdeauna. •

În lista New messages: Dacă doriti ca o semnătură să se insereze în fiecare mesaj care este

o

trimis din contul de postă electronică pe care îl alegeti, selectati o semnătură din listă. o

Dacă nu doriti să se insereze o semnătură automat în fiecare mesaj

care este trimis, selectati none în listă. OBSERVAŢIE De asemenea, aveti posibilitatea să inserati semnăturile manual în mesajele individuale. •

Dacă doriti să includeti o semnătură în mesajele de răspuns si în mesajele

redirectionate, selectati o semnătură din lista Replies/forwards. Dacă nu, selectati none. •

După ce încheiati crearea semnăturii, selectaţi OK.

OBSERVAŢIE Pentru a adăuga semnătura creată la un mesaj nou deschis, în meniul Message, în grupul Include, selectaţi Signature, apoi alegeţi semnătura.

4.2. Adăugarea unei semnături la un mesaj Aveti posibilitatea să configurati o semnătură implicită pentru a se adăuga la toate mesajele de trimis sau să inserati manual o semnătură în mesajele de trimis în mod individual. Efectuati una dintre următoarele: 4.2.1. Inserarea automată a unei semnături Într-un mesaj nou, în meniul Message, în grupul Include, selectaţi Signature, apoi alegeţi Signatures. De asemenea, aveti posibilitatea să accesati optiunile de semnătură disponibile în meniul Message după ce alegeţi Reply, Reply to All sau Forward într-un mesaj deschis. •

În meniul E-mail Signature, în lista Select signature to edit, alegeţi

semnătura dorită. •

Sub Choose default signature, în lista New messages, alegeţi

semnătura dorită. •

Dacă doriti să includeti o semnătură în mesajele de răspuns si în mesajele

redirectionate, selectati o semnătură din lista Replies/forwards. Dacă nu, selectati none. •

Selectaţi OK.

•

Pentru a adăuga semnătura implicită la un mesaj deschis în mod curent,

în meniul Message, în grupul Include, selectaţi Signatures, apoi alegeţi semnătura.

4.2.2. Inserarea unei semnături în mod manual În mesajul nou, în meniul Message, în grupul Include, selectaţi Signature, apoi alegeţi semnătura dorită. OBSERVAŢIE De asemenea, aveti posibilitatea să accesati optiunile de semnătură disponibile în meniul Message după ce alegeţi Reply, Reply to All sau Forward într-un mesaj deschis.

5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat •

În lista de mesaje, selectati dar nu deschideti mesajul pe care doriti să-l

imprimati. •

În meniul File, selectaţi Print.

Mesaj cu atasare Listă de mesaje Meniul File Comanda Print •

Pentru a imprima atasările, bifati caseta de selectare Print attached

files.

Dacă nu vedeti caseta de selectare Print attached files, este posibil să fi selectat Print în meniul File al unei liste de mesaje care este deschisă. Închideti mesajul, apoi, având mesajul selectat în lista de mesaje, selectaţi Print în meniul File. NOTĂ

Atasările se imprimă doar pe imprimanta implicită. De exemplu, dacă aveti imprimanta A setată ca implicită, deschideti un mesaj cu o atasare si alegeti să imprimati mesajul la imprimanta B, mesajul va fi trimis către imprimanta B, dar atasarea se va imprima la imprimanta A.

6. Răspunsul automat la mesajele primite în timp ce sunteti absent de la birou Când nu sunteti la computer si nu vă verificati posta electronică, aveti posibilitatea să configurati Microsoft Office Outlook 2007 să trimită un răspuns automat unei persoane sau tuturor celor care vă trimit mesaje.

6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant) Când utilizati Outlook cu un cont Exchange 2007, aveti acces la noua functie Asistent Absent de la birou (Out of Office Assistant) si la o interfată utilizator îmbunătătită. Caracteristicile noi includ: •

Trimiterea răspunsurilor automate către persoane care nu sunt

în firma dvs Răspunsurile automate Absent de la birou (Out of Office) pot fi particularizate pentru destinatari atât din cadrul firmei, cât si din afara ei. De exemplu, este posibil să doriti să trimiteti un mesaj mai general în afara firmei — poate unul care să nu listeze nume, numere de telefon sau adrese de postă electronică alternative de contact. Pasi: •

În meniul Tools, selectaţi Out of Office Assistant.

•

Selectaţi I am curently out of the Office.

•

În casuta AutoReply only once to each sender with the

followingtext scrieţi mesajul pe care doriti să il primeasca in mod automat persoanele care va scriu mail-uri cât timp sunteti absent de la birou.

6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou Dacă nu veti verifica posta electronică cât timp nu sunteti la birou, utilizati asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automată a mesajelor primite, specificând ce actiuni să efectueze Outlook în legătură cu acestea. De exemplu, aveti posibilitatea să creati reguli pentru a muta sau copia automat mesajele în alte directoare, pentru a sterge mesajele, a trimite răspunsuri particularizate, etc. În cazul în care creati reguli, este important să întelegeti cum se aplică în Outlook. Regulile se aplică în ordinea în care apar în lista de reguli, de sus în jos. Dacă selectati mai mult de o conditie în caseta de dialog These rules will be applied to incoming messages while you are out of the office, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc toate conditiile. De exemplu, dacă specificati Cristina Potra drept expeditor (conditie) si „Întâlnire marketing” (conditie) în caseta Subject, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc ambele conditii. Dacă setati mai multe criterii pentru o singură conditie, regula se aplică oricărui mesaj care îndeplineste cel putin un criteriu pentru conditia respectivă. De

exemplu, dacă specificati „Cristina Potra; Ioan Crisiarcu” în caseta From, regula se aplică atât mesajelor de la Cristina Potra cât si celor de la Ioan Crisiarcu. •

În meniul Tools, selectaţi Out of Office Assistant.

•

Selectaţi Add Rule.

•

Sub When a message arrives that meets the following

conditions,

specificati

conditiile

pe

care

mesajul

trebuie

să

le

îndeplinească pentru a se aplica regula. •

Pentru a specifica mai multe conditii, selectaţi Advanced, alegeţi

optiunile, apoi selectaţi OK. •

Pentru a specifica faptul că această regulă se aplică ultima, bifati

caseta de selectare Do not process subsequent rules. •

Sub Perform these actions, selectati actiunile dorite. Se pot

selecta mai multe actiuni. OBSERVAŢIE Dacă specificati că este necesar ca un mesaj să fie sters, regulile care urmează regulii de stergere în lista de reguli din caseta de dialog Out of Office Assistant nu vor afecta mesajul.

6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou În meniul Tools, selectaţi Out of Office Assistant.

Modificarea unei anumite reguli •

Selectaţi Rules, alegeţi o regulă, apoi selectaţi Edit Rule.

•

Efectuati modificările pentru conditiile si actiunile regulii.

Modificarea ordinii în care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare •

Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegeţi regula pe care doriti să o mutati mai sus sau mai jos în listă. •

Selectaţi Move Up sau Move Down. Stergerea unei reguli

•

Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegeţi regula pe care doriti să o stergeti. •

Selectaţi Delete Rule.

6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, în meniul Tools, selectaţi Out of Office Assistant.

Selectaţi Rules. În coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de lângă regula pe care doriti să o activati sau să o dezactivati.

6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou Dacă doriti să activati sau să dezactivati temporar o regulă din asistentul Absent de la birou, nu trebuie să stergeti regula. Efectuati următoarele actiuni pentru a modifica temporar starea regulii: •

În meniul Tools, selectaţi Out of Office Assistant.

•

Selectaţi butonul Rules în partea de jos a casetei de dialog.

•

Sub These rules will be applied to incoming messages while you

are out of of the office, în coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de lângă regula pe care doriti să o activati sau să o dezactivati.

7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor Articolul explică ce sunt regulile si cum se pot utiliza pentru a păstra ordinea si a fi la curent cu activitatea din Inbox.

Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor O regulă este o actiune pe care Microsoft Office Outlook o efectuează automat pentru mesajele de intrare sau cele trimise care întâlnesc conditiile pe care le specificati în regulă. Aveti posibilitatea să alegeti multe conditii si actiuni prin utilizarea Expertului Reguli si avertizări. Regulile nu functionează pentru mesaje care au fost citite, ele sunt valabile numai pentru cele care nu au fost citite. Regulile se încadrează în una sau două categorii generale: de organizare si de notificare. Expertul Reguli si avertizări (The Rules and Alerts Wizard) contine sabloane pentru cele mai utilizate reguli. •

Păstrare organizare (Stay organized) Acestea sunt reguli care vă ajută

la clasificarea si urmărirea mesajelor. De exemplu, aveti posibilitatea să creati o regulă pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum ar fi Cornel Lupu, având cuvântul "vânzări" în linia Subject, pentru a fi semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări sau mutate într-un director denumit Vânzările lui Cornel. •

Mentinere la zi (Stay up-to-date) Acestea sunt reguli care vă notifică

într-un fel sau altul când primiti un anumit mesaj. De exemplu, aveti posibilitatea să creati o regulă care trimite automat o avertizare pe telefonul dvs. mobil atunci când primiti un mesaj e-mail de la un membru al familiei. •

Pornire

de

la

o

regulă

necompletată

rule) Acestea sunt reguli pe care le creati de la zero.

(Start

from

a

blank

Fig. 2 Expertul Reguli si avertizări (The Rules and Alerts Wizard) contine mai multe reguli predefinite, denumite sabloane (Templates). Exceptii Aveti posibilitatea să adăugati exceptii la regulile dvs. pentru circumstante speciale, cum ar fi situatia în care un mesaj este semnalizat pentru o actiune de urmărire sau este marcat ca fiind foarte important. O regulă nu se va aplica unui mesaj chiar dacă este întâlnită numai una dintre exceptiile pe care le specificati.

7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon •

În Panoul de navigare, selectati [Mail].

•

În meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

•

Dacă aveti mai mult de un singur cont de postă electronică, în lista [Apply

changes to this folder], selectati un Inbox. •

Selectati [New Rule].

•

Sub Pasul 1: Selectati un sablon [Template], selectati sablonul dorit din

colectiile de sabloane Stay Organized sau Stay Up to Date.

•

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati valoarea subliniată. De

exemplu, dacă selectati linkul people or distribution list, se va deschide Agenda [Address Book]. •

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti să le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula. •

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniată

dacă nu ati făcut-o deja, apoi alegeti [Next]. •

Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti să le

execute regula când se respectă conditiile specificate. •

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniată

dacă nu ati făcut-o deja, apoi alegeti [Next]. •

Sub Pasul 1: Selectati exceptiile, selectati orice exceptii de la regulă,

apoi alegeti [Next]. •

Pentru a încheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regulă, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite. Dacă doriti să executati această regulă pentru mesaje care se află

o

deja în unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run this rule now on messages already in “folder”]. Pentru a aplica această regulă pentru toate conturile de postă

o

electronică si pentru Inbox-ul asociat fiecărui cont, bifati caseta de selectare [Create this rule on all accounts]. •

Selectati [Finish].

7.2. Crearea unei reguli de la zero Pentru a crea o regulă selectând propriile conditii, actiuni si exceptii, procedati astfel: •

În Panoul de navigare, selectati [Mail].

•

În meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

•

Dacă aveti mai mult de un singur cont de postă electronică, în lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. •

Selectati [New].

•

Sub [Start from a blank rule], selectati [Check messages when they

arrive] sau [Check messages after sending], apoi alegeti [Next]. •

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti să le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula. •

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniată

dacă nu ati făcut-o deja, apoi alegeti [Next]. •

Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti să le

execute regula când se respectă conditiile specificate. •

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniată

dacă nu ati făcut-o deja, apoi alegeti [Next]. •

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati orice exceptii de la regulă,

apoi alegeti [Next]. •

Pentru a încheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regulă, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite. o

Dacă doriti să executati această regulă pentru mesaje care se află

deja în unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run this rule now on messages already in “folder”]. o

Pentru a aplica această regulă pentru toate conturile de postă

electronică si pentru Inbox-ul asociat fiecărui cont, bifati caseta de selectare [Create this rule on all accounts]. •

Selectati [Finish].

7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj Aveti posibilitatea să creati o regulă direct dintr-un mesaj. De exemplu, se poate crea o regulă pentru a muta un mesaj primit de la o persoană într-un anumit director. •

Selectati butonul dreapta al mouse-ului pe mesajul pe care doriti să bazati

această regulă, alegeti [Create Rule] în meniul de comenzi rapide. •

În caseta de dialog [Create rule], bifati casetele de selectare pentru

optiunile care sunt deja completate cu informatiile din mesajul selectat. •

Bifati caseta de selectare [Move the item to folder].

•

Selectati un director existent sau [New] pentru a crea un director nou

pentru stocarea mesajelor. •

Pentru a adăuga mai multe conditii, actiuni sau exceptii de la regulă,

selectati [Advanced Options], apoi urmati restul instructiunilor din Expertul Reguli si avertizări [Rules and Alerts Wizard]. Sfat

Pentru a activa regula imediat ce ati creat-o, bifati caseta de selectare

[Run this rule now on the messages already in folder] pe ultima pagină a Expertului Reguli si avertizări [Rules and Alerts Wizard]. Toate mesajele din Inbox sau orice alt director pe care îl alegeti si care îndeplinesc conditiile sau exceptiile asociate cu această regulă sunt mutate în directorul respectiv. Pentru a testa noua regulă, deschideti directorul nou. S-au mutat mesajele corecte?

7.4. Executarea periodică a unei reguli Dacă doriti ca o regulă să se execute periodic dar nu tot timpul, procedati astfel: •

În meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

•

În caseta de dialog [Rules and Alerts], dezactivati regula prin debifarea

casetei de selectare de lângă regulă. •

Selectati [Run Rules Now].

•

În caseta de dialog [Run Rules Now], sub [Select rules to ron], bifati

caseta de selectare de lângă regula de executat. •

Selectati directorul pentru care doriti să se aplice regula.

•

Selectati categoria de mesaje pentru care doriti să se aplice regula.

•

De exemplu, aveti posibilitatea să aplicati regula numai pentru mesajele

dintr-un director. •

Selectati [Run Now].

7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti • Reguli bazate pe server (Server-based rules) Dacă detineti un cont de postă

electronică

Microsoft

Exchange,

serverul

poate

aplica

regulile

mesajelor chiar si atunci când Outlook nu este pornit. Acestea sunt numite reguli bazate pe server. Aceste reguli trebuie să fie setate pentru a se aplica mesajelor atunci când sunt livrate în Inbox-ul dvs. de pe server, iar regulile trebuie să se poată executa complet pe server. De exemplu, o regulă nu se poate executa complet pe server dacă între actiunile sale se specifică faptul că mesajul trebuie imprimat. Dacă o regulă nu se poate executa complet pe server, se aplică atunci când porniti Outlook. • Reguli doar pentru clienti (Client-only rules) Un "client" este programul de postă electronică care se execută pe computerul unei persoane. O regulă care nu se poate aplica pe server este o regulă "doar pentru clienti", deoarece ea se execută numai pe computerul persoanei respective. Dacă lista dvs. de reguli contine reguli care se pot executa pe server si reguli care nu se pot executa pe server, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienti.

7.6. Confirmări de primire, răspunsuri la votare si anunturi de absentă de la birou Confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări si anunturile de absentă de la birou sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creati o regulă care mută elemente ce contin în caseta Subject cuvântul "întâlnire" într-un anumit director, toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări si anunturile de absentă de la birou care întâlnesc această conditie se mută de asemenea. Dacă un răspuns la votare se mută din Inbox, răspunsul nu este urmărit în mod automat în mesajul original.

7.7. Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate si documente Solicitările de întâlnire, solicitările de activitate si documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creati o regulă care mută elementele care contin în caseta Subject cuvântul "întâlnire" într-un anumit director, orice solicitare de activitate sau solicitare de întâlnire care întâlneste respectiva conditie se mută de asemenea. Cu toate acestea, retineti următoarele limitări atunci când creati reguli care afectează aceste tipuri de elemente: Este posibil ca un element mutat într-un director care nu este de postă electronică să nu functioneze asa cum vă asteptati. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în directorul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire. Dacă un răspuns la o solicitare de întâlnire sau activitate este mutat în directorul Deleted Items prin utilizarea unei reguli, răspunsul nu este urmărit de elementul original. Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în directorul Deleted Items, întâlnirea nu se adaugă la Calendar. Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteti nu se aplică solicitărilor de activităti si solicitărilor de întâlnire.

7.8. Listele de distribuire (Distribution lists) O regulă nouă pentru o listă de distribuire se va comporta diferit, în functie de modul în care o creati: •

Mutarea mesajelor trimise unei liste de distribuire într-un director

(Move messages sent to a distribution list to a folder) Dacă alegeti acest sablon de regulă, se vor muta în acel director numai mesajele trimise listei de distribuire. Mesajele de la diverse persoane care se întâmplă să fie pe lista de distribuire nu vor fi mutate în directorul specificat. OBSERVATIE

Această regulă functionează numai pentru conturile de postă electronică Microsoft Exchange. •

Mutarea mesajelor primite de la o persoană într-un director (Move

messages from someone to a folder) Dacă alegeti acest sablon de regulă, mesajele primite de la orice membru al listei de distribuire specificată sunt mutate de asemenea în directorul specificat.

7.9. Redistribuirea mesajelor în afara firmei (Forwarding messages outside your organization) Dacă lucrati într-o firmă care utilizează Microsoft Exchange, atunci, în mod implicit, nu va avea loc redirectionarea prin utilizarea unei reguli a mesajelor către adrese de postă electronică aflate în afara firmei dvs. Această setare împiedică dezvăluirea datelor firmei si este controlată de administratorul Microsoft Exchange.

7.10. Modificarea unei reguli • •

În Panoul de navigare, selectati Mail.

•

În meniul Tools, selectati Rules and Alerts.

•

Dacă aveti mai mult de un singur cont de postă electronică, în lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. •

În lista de reguli, selectati regula pe care doriti să o modificati.

Modificarea unei conditii, actiuni sau exceptii •

Selectaţi Change Rule, apoi Edit Rule Settings.

•

Urmati celelalte instructiuni din expertul Reguli si Alerte (Rules

and Alerts Wizard). Redenumirea regulii •

Selectaţi Change Rule, apoi alegeţi Rename Rule.

•

În caseta New name of rule, tastati un nume.

7.11. Importul sau exportul unui set de reguli Când importati reguli, ele se adaugă la finalul listei existente de reguli. Aveti posibilitatea să importati numai un set de reguli odată. Când exportati reguli, ele se salvează într-un fisier cu extensia .rwz. •

În Panoul de navigare, selectaţi Mail.

•

În meniul Tools, selectaţi Rules and Alerts.

•

Dacă aveti mai mult de un singur cont de postă electronică, în lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. •

Selectaţi Options.

Efectuati una din următoarele actiuni: Import reguli •

Selectaţi Import rules.

•

În caseta File name, tastati calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti să-l importati. •

Dacă doriti să importati un fisier care contine alte reguli decât cele

din expertul Reguli si avertizări, cum ar fi regulile compatibile cu versiuni anterioare de Microsoft Office Outlook, selectaţi tipul de fisier în lista Files of type. •

Selectaţi Open.

Exportarea regulilor •

Selectaţi Export rules.

•

În caseta File Name, scrieţi calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti să le exportati. •

Dacă doriti să exportati un fisier care contine doar reguli

compatibile cu o versiune anterioară de Microsoft Office Outlook, atunci, în lista Save as type, selectati una din următoarele:

o

Outlook 2002 Compatible Rules Wizard rules

o

Outlook 2000 Compatible Rules Wizard rules

o

Outlook 98 Compatible Rules Wizard rules o

Selectaţi Save.

SFAT Aveti posibilitatea să creati o copie de rezervă a regulilor prin utilizarea acestei proceduri Export reguli.

7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli

•

În Panoul de navigare, selectaţi Mail.

•

În meniul Tools, selectaţi Rules and Alerts.

•

Dacă aveti mai mult de un singur cont de postă electronică, în lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. •

În lista de reguli, bifati sau debifati caseta de selectare de lângă regulă.

8. Utilizarea calendarului Calendarul Microsoft Office Outlook 2007 este componenta Office Outlook 2007 pentru programări si calendare, care integrează posta electronică, persoanele de contact si alte caracteristici. Prin intermediul componentei Calendar, se permite:

8.1. Crearea de rezervări si evenimente Aveti posibilitatea să faceti clic pe orice spatiu orar în Outlook Calendar si să începeti să scrieti, asa cum ati scrie într-o agendă. Culorile în degrade permit să vedeti rapid ziua curentă si ora. Ora curentă este cea subliniată prin culoare doar în vizualizările Day si Week. Se poate opta să se seteze un sunet sau un mesaj pentru a vă aminti de rezervări si evenimente si se pot colora elementele pentru identificare rapidă. Organizarea întâlnirilor Selectati o oră în Calendar, creati o solicitare de întâlnire si selectati persoanele care vor fi invitate. Outlook ajută la găsirea primei ore la care toti invitatii sunt disponibili. Când trimiteti o solicitare de întâlnire prin posta electronică, invitatii primesc solicitarea în Inbox-ul lor. Când deschid solicitarea, ei pot accepta sau refuza întâlnirea selectând un buton. Dacă solicitarea dvs. intră în conflict cu un element din calendarul invitatului Outlook afisează o notificare. Dacă, în calitate de organizator al întâlnirii, permiteti aceasta, invitatii pot propune o oră alternativă pentru întâlnire. Ca organizator, aveti posibilitatea să tineti evidenta persoanelor care acceptă sau refuză solicitarea sau a celor care solicită o altă oră pentru întâlnire prin deschiderea solicitării.

Vizualizarea calendarelor în mod alăturat Aveti posibilitatea să vizualizati în mod alăturat mai multe calendare pe care le-ati creat, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De exemplu, aveti posibilitatea să creati un calendar separat pentru rezervările dvs. si să vizualizati ambele calendare, de lucru si personal, unul lângă celălalt.

De asemenea, aveti posibilitatea să copiati sau să mutati rezervările între calendarele afisate. Utilizati Panoul de navigare pentru a partaja rapid calendarul propriu si să deschideti alte calendare partajate. În functie de permisiunile acordate de proprietarul calendarului, aveti posibilitatea să creati sau să modificati rezervările în calendarele partajate. Vizualizarea calendarelor unul peste celălalt în vizualizare suprapusă Aveti posibilitatea să utilizati vizualizarea suprapusă pentru a afisa mai multe calendare create, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De exemplu, aveti posibilitatea să creati un calendar separat pentru rezervările personale si să suprapuneti calendarele personale si de lucru pentru a vedea rapid unde există conflicte sau timp liber.

Setarea sau eliminarea memento-urilor De obicei, memento-urile se asociază activitătilor sau termenelor limită. Cu toate acestea, memento-urile sunt versatile si pot fi utilizate împreună cu elemente de calendar, mesaje de postă electronică si persoane de contact..

8.2. Rezervări si întâlniri din calendar Pentru a seta sau elimina memento-urile în rezervări si întâlniri, efectuati una din următoarele actiuni: Pentru toate rezervările sau întâlnirile noi pe care le creati •

În meniul Tools, selectaţi Options.

•

Pentru ca un memento să se activeze sau să se dezactiveze automat

pentru întâlniri sau rezervări noi, în meniul Preferences, în grupul Calendar, bifati sau debifati caseta de selectare Default reminder. •

Dacă bifati caseta de selectare, introduceti intervalul de timp cu care

memento-ul precede rezervarea sau întâlnirea.

Pentru rezervări sau întâlniri existente •

Deschideti o rezervare sau întâlnire.

OBSERVAŢIE Dacă se afisează caseta de selectare Appointment Recurrence, trebuie să vă decideti dacă modificati memento-ul pentru aparitia pe care ati deschis-o sau pentru întreaga serie. •

Selectaţi Open this ocurrence sau pe Open series, apoi confirmati cu

OK. •

În meniul Appointment, în grupul Options, în lista Show As, selectati

intervalul de timp cu care memento-ul va preceda rezervarea sau întâlnirea. Pentru a dezactiva un memento, selectati None.

8.3. Mesaje de postă electronică, persoane de contact si activităti •

Pentru a seta sau a elimina memento-uri, selectati mesajul de postă

electronică, persoana de contact sau activitatea. •

În bara de instrumente Standard, selectati

(Follow Up, apoi pe Add

memento.

SFAT Aveti posibilitatea să semnalizati rapid mesajele de postă electronică ca elemente de făcut prin utilizarea memento-urilor. Astfel, executaţi click dreapta pe coloana Flag Status în lista de mesaje. Sau, dacă mesajul este deschis, în meniul Message, în grupul Follow Up, selectaţi •

Follow Up, apoi Add memento.

În caseta de dialog Custom, bifati sau debifati caseta de selectare

Memento. Dacă bifati caseta de selectare, introduceti data si ora la care doriti să se afiseze memento-ul.

•

Selectati OK.

8.4. Navigarea în Calendar 8.4.1. Modificarea numărului de zile afisat Butoanele Day, Week si Month ajută la alegerea numărului de zile afisat în Calendar. •

Zi (Day)

În vizualizarea Day se afisează o zi odată. Pentru a trece la ziua următoare sau la ziua anterioară, aveti posibilitatea să utilizati butoanele de navigare Forward si Back •

. Săptămână (Week)

Vizualizarea Week are trei variante de afisare. Vizualizarea Afisare săptămână de lucru (Show work week) afisează zilele selectate în caseta de dialog Calendar Options. Această vizualizare este selectată în mod implicit. Pentru a particulariza zilele care fac parte din săptămâna de lucru, efectuati următoarele: •

În meniul Tools, selectaţi Options.

•

Sub Calendar, selectaţi Calendar Options.

•

În caseta de dialog Calendar Options, sub Calendar work week, bifati

sau debifati casetele de selectare pentru zilele care doriti să se afiseze.

A doua optiune de afisare (Show full week) din vizualizarea Week afisează săptămâna de 7 zile. Aveti posibilitatea să comutati între săptămâna de lucru particularizată si vizualizarea săptămânii complete prin selectarea optiunilor potrivite de lângă butoanele Day, Week si Month. A treia optiune de afisare din vizualizarea Săptămână afisează una până la zece zile odată. Pentru a vizualiza o săptămână cu opt zile selectaţi grila calendarului, apoi apăsati ALT+8. Pentru o vizualizare particularizată de săptămână care afisează una până la zece zile, apăsati ALT, apoi un număr între 0 si 9.

•

Lună (Month)

Vizualizarea Month include trei optiuni pentru cantitatea de detalii care se va afisa în grila calendarului: •

Minim (Low)

Această optiune afisează doar evenimentele din Calendar.

Evenimentele sunt elemente programate să fie valabile toată ziua si care nu au o anumită oră de început si de încheiere. •

Mediu (Medium)

Această optiune afisează evenimentele si rezervările.

Rezervările sunt reprezentate cu o bară plină în celula calendarului relativ la ora din zi când sun programate. O linie subtire orizontală se află la ora 12 dupăamiază a fiecărei zile. •

Înalt (High)

Această optiune afisează evenimentele si rezervările.

Rezervările sunt listate cu ora de început, subiectul si locatia. OBSERVAŢIE În functie de lătimea ferestrei de rezervări, este posibil să nu vedeti toate cele trei tipuri de informatii dacă este selectată optiunea High.

8.4.2. Saltul la o dată (Go to date) Utilizati navigatorul de dată pentru a trece la o nouă dată selectând o dată din calendar.

De asemenea, aveti posibilitatea să apăsati CTRL+G pentru a deschide caseta de dialog Go to date.

8.4.3. Eliminarea elementelor din calendar Cu timpul, întreg calendarul poate ajunge să cuprindă un număr semnificativ de elemente si să ocupe un spatiu considerabil în fisierul de date. Pentru a elibera spatiu, aveti posibilitatea să reduceti numărul de elemente prin stergerea lor.

8.4.4. Stergerea tuturor elementelor din calendar

Procesul de stergere determină eliminarea elementelor din fisierul de date fără a face o copie de rezervă. AVERTISMENT Pasii descrisi în continuare vor sterge toate elementele din calendar, inclusiv zilele de sărbătoare care se adaugă automat la calendar. Aveti posibilitatea să înlocuiti sărbătorile sterse în cursul acestor pasi, dar celelalte elemente nu se vor recupera. În Navigation Pane, selectati Calendar. •

În meniul View, indicati spre Current view, apoi selectati By Category.

•

Selectati Categories: apoi apăsati CTRL+A.

•

Acum ar trebui să fie selectate toate elementele din listă.

•

Apăsati DELETE.

9. Utilizarea arhivei Fiecare utlizator, are alocat un spatiu pe server-ul de mail, acest spatiu este alocat in mod egal fiecarui utilizator. In momentul in care un utilizator si-a folosit tot spatiul disponibil de pe server, nu va mai putea expedia, sau receptiona mail-uri. Pentru a evita situatia descrisa mai sus, pe masura ce casuta dumneavoastra de mail se aglomereaza, trebuie sa creati arhive arhive. Aceste arhive se creeaza local, pe calculatorul fiecarui utilizator, ceea ce inseamna ca nu exista nici o limitare din punct de vedere al marimii acesteia. Arhivele va permit sa stocati mail-urile cu tot cu fisierele atasate exact asa cum le-ati expediat sau cum le-ati receptionat si va permit ca ulterior actiunii de arhivare, sa mai puteti inainta un mail (Forward) sau sa raspundeti la un mail (Reply, Reply to All).

9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007 Creearea unei arhive: 1. Din meniul File alegeti optiunea Archive:

2. In casuta de dialog care se va deschide urmati pasii de mai jos:

In partea de sus a ferestrei optiunea bifati optiunea Archive this folder and all subfolders si selectati Mailbox, ca in imaginea de mai sus.

Cu ajutorul butonului Browse, navigati in calculatorul personal la locatia dorita unde doriti ca acea arhiva sa fie salvata. Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare Pentru ca arhiva sa fie vizibila tot timpul in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, trebuie sa urmati pasii de mai jos: • Inchideti Outlook 2007; • Deschideti Outlook 2007; • Din meniul File, optiunea Open alegeti Outlook Data File;

•

Din casuta de dialog care se va deschide navigati pana la locatia arhivei, apoi selectati arhiva si selectati Open. In acest moment arhiva dumneavoastra este vizibila in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, in partea de jos.

9.3 Creearea directoarelor in arhiva Pentru creearea de directoare in arhiva: • Click dreapta pe arhiva, selectati optiunea New Folder,

•

In casuta de dialog care se va deschide, denumiti directorul in partea de sus a ferestrei si alegeti unde doriti ca acesta sa fie creat, optiunea implicita este Archive folders;

Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare Pentru a arhiva mail-urile in regim selectiv, nu dupa un anumit criteriu: • Din directorul unde sunt mail-urile care doriti sa le arhivati, selectati mailurile pentru arhivare (pentru selectii multpiple, tineti apasata tasta Cntrl) si le trageti peste directorul din arhiva unde doriti ca acestea sa fie salvate. In acest moment va aparea o fereastra noua care va afisa progresul operatiei de arhivare:

In momentul in care fereastra de progres se va inchide, operatia de arhivare a mailurilor dv. s-a finalizat cu succes.