Manual de Usuario Office 365

Solvex Dominicana www.solvex.com.do

La eficiencia que quieres, el control que necesitas.

MANUAL DE USUARIO

Bosquejo - Introducción 1. Descripción conceptual __________________________________________________2 - Explorando Office 365 2. Microsoft Exchange Online _______________________________________________ 3 2.1 Configuración de Microsoft Outlook para Desktop______ 3 2.2 Uso de Microsoft Outlook Web App_____________________ 7 3. Microsoft SharePoint Online ______________________________________________ 10 3.1 Uso de SharePoint online______________________________ 10 3.2 Creando vistas en SharePoint y otras utilidades _________ 13 3.3 Agregando archivos a bibliotecas en SharePoint _______ 14 3.4 Agregando bibliotecas de documentos________________ 15 4. Microsoft Lync ____________________________________________________________16 4.1 Uso de Microsoft Lync __________________________________16 4.2 Opciones que ofrece Lync _____________________________17 4.3 Añadiendo Contactos a favorito_________________________17 4.4 Manejando Salas de Chat ______________________________ 18 4.5 Sobre mensajes instantáneos ___________________________ 19 4.6 VideoConferencias, Llamadas y archivos compartidos ___19 5. Microsoft Office Web App 5.1 Uso de Microsoft Office Web App ________________________ 21 - Resumen final 6. Conclusión _______________________________________________ 23

Page 1

MANUAL DE USUARIO Introducción

¿Qué es? Office 365 es una suite informática en la nube. Funciona como herramienta de colaboración y comunicación, agrupando servicios por medio de una combinación de tecnologías Microsoft, que incluye un único paquete de productos en línea. ¿Por qué usar Office 365? Las ventajas del uso de Office 365, versan sobre la flexibilidad y simplicidad del mismo, ya que se convierte en una herramienta de coolaboracion en linea, la cual permite tener control total sobre uno de los temas mas importante en la organización; la información. Disponer de una herramienta con la cual responder de manera sencilla a los problemas que pudieran presentarse y coolaborar en tiempo real; es una manera inteligente de manejar nuestros negocios. El siguiente contenido tiene como objetivo, proveer la información necesaria para la capacitacion del mismo, de modo que pueda ser administrado con facilidad, de una forma ágil y sin complicaciones.

Page 2

MANUAL DE USUARIO

Explorando Office 365

Exchange online ofrece el servicio de correo electrónico, contactos y calendario, para mayor agilidad en cuanto a comunicación, permitiendo capacidad de almacenamiento de hasta 25 GB. También disponible para móviles. Esta herramienta es definitivamente una de las partes mas utlizadas de Office 365, Ya que con Outlook se facilita el manejo de los correos electronicos y todas las caracteristicas importantes del mismo. ¿Cómo configuro Office 365 con mi aplicacion de escritorio outlook?

1. Seleccione Todos los programas, Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Microsoft Outlook.

Page 3

MANUAL DE USUARIO 2. Haga clic en Archivo y, en Información de la cuenta, haga clic en Agregar cuenta.

Page 4

MANUAL DE USUARIO

3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta, seleccione Cuenta de correo electrónico. A continuación, escriba su nombre, la dirección de correo electrónico y la contraseña que se le hayan facilitado para la cuenta de Office 365.

Page 5

MANUAL DE USUARIO

4.

Haga clic en Siguiente. Outlook se conecta con Exchange Server para Office 365 y automáticamente confirma la información de la cuenta y configura Outlook.

5. En su pantalla deberá aparecer un cuadro de dialogo, donde se indica el progreso de configuración de la cuenta. Para terminar de agregar la cuenta a la aplicación Outlook, deberá mostrarse el siguiente mensaje desplegado, Siga las instrucciones.

Cuando haya ejecutado todos estos pasos, usted se encontrará en la disponibilidad de gestionar el correo electronico que ofrece Office 365.

¿Como usar Outlook Web App? Para poder utilizar los componentes de Outlook en la web, deberá ingresar en el sitio de Office 365 con su Id y contraseña. Podrá apreciar que en la pantalla inicial, se encuentran varias opciones. En la parte superior, haga clic en Outlook; De inmediato se desplegará la pantalla de Outlook Web app. Usarlo es sencillo y práctico.

Page 6

MANUAL DE USUARIO

A la izquierda está el buzón de entrada; Un conjunto de mensajeria entrante y saliente. Tambien se encuentra la carpeta de búsquedas. Es aquí donde podrá realizar busquedas de historiales, algunas notas, correos no deseados y Feeds. Debajo estan las opciones de correo, calendario, contactos y tareas. El calendario es una herramienta muy util para la organización de citas. - Añadiendo citas. Para añadir una cita, posicione el mouse sobre la fecha en la cual quiere hacer la cita y de doble clic. Llene los recuadros requeridos y luego pulse Guardar y Cerrar de la parte superior. -Busqueda de correos. Para la busqueda de correos por categorías, como; no leidos, Enviados, entre otros, Debe pulsar la opcion filtro del panel central, en la parte superior. A la derecha está el panel de lectura. Puede hacer clic en Acciones, para obtener una lista de las tareas de correos, tales como; reenviar, responder, eliminar, mover, etc. … -Añadiendo tareas. Las tareas son sin lugar a dudas, unas de las mejores tecnicas para la organizazion del tiempo, puesto que, con ellas, podemos enlistar nuestras actividades mas importantes, e incluso crear alarmas con recordatorios. Para añadir una tarea deberá elegir la opcion

Page 7

MANUAL DE USUARIO tareas del panel izquierdo. Luego, en nuevo, seleccione tareas. En el nuevo cuadro de diálogo, tendrá varias cajas de texto. Complete la información y luego de clic en guardar y cerrar. -Agregando buzones de correo. Si es usted administrador y desea conocer esta herramienta en la web y tener control sobre el envío y recepcion de mensajes; siga los siguientes pasos.

1. En la parte de Outlook, haga click en configuracion general.

2. En la nueva vestaña, localize la opción Buzón, para crear interactividad de mensajeria con su dirección de Email.

Page 8

MANUAL DE USUARIO

3. Presione nuevo, y a continuacion rellene los campos con los datos requeridos. Nota; El id de microsoft es tambien la direccion de correo electronico nueva que usted posee. Por último, deberá guardar su configuración.

Page 9

MANUAL DE USUARIO

Con SharePoint Online tiene acceso a todos los documentos que necesite. Es una forma de colaboración en línea, mediante la cual tiene acceso a todos sus archivos sin importar el lugar donde se encuentre. ¿Cómo usar SharePoint online?

Para acceder a SharePoint, debe primero iniciar sesión en el site de Office 365. Esta pagina está encabezada por tres opciones; Inicio, Outlook y Sitio de grupo. Haga clic sobre Sitio de grupo. SharePoint online se encuentra estructurado en tres principales partes; listas, bibliotecas, elementos web y vistas. Las listas. Una lista es una ubicación donde puede almacenar, compartir y administrar información. Agregar tareas y manejarlas en base al tiempo en el que esten previstas a realizarse. Con esto tiene la posibilidad de dar un mejor seguimiento a las mismas.

Page 10

MANUAL DE USUARIO

En la imagen se muestran varias de las opciones que nos proporcionan las listas. Los anuncios, nos permiten seguir eventos, actualizaciones de estado o de las noticias del otro equipo. Con la lista del calendario usted podrá mantenerse informado de las próximas reuniones, vencimientos y otros eventos importantes. Puede usar los links para consultar páginas Web en la que los miembros del equipo se encuentran interesantes. Las tareas son utilizadas para controlar el trabajo que usted o su grupo tiene que realizar, dando asi, oportunidad de seguimiento.

Page 11

MANUAL DE USUARIO Los Elementos Web Son elementos o bloques de contenidos, con los que, teniendo los permisos necesarios, podrá personalizar el sitio, pudiendo mostrar partes de otras páginas web , imágenes y gráficos , listas de documentos, etc.

Las vistas las vistas son diferentes opciones, con las que podemos visualizar listas de tareas, y de cómo visualizarlas. Por ejemplo; Podemos crear varias vistas de una lista o entre las que pueden seleccionar los usuarios.

Page 12

MANUAL DE USUARIO ¿Cómo puedo crear una vista personalizada?

-

Para crear una vista, primero dirigase a Tareas, entre las opciones de lista.

-

Luego, en Lista, damos click a la opcion Lista, luego crear vista.

-

De inmediato, se nos desplegarán 4 opciones básicas; Vista estandar, Vista de calendario, Vista de hojas de datos y Vista con estilo Gantt.

Page 13

MANUAL DE USUARIO -

Habiendo seleccionado una de ellas, llenamos los campos con los datos correspondientes y damos click en Ok. Lo siguiente sera una pantalla con los parametros de las listas correspondientes.

Las bibliotecas Una biblioteca es una colección de archivos, donde se pueden manejar las informaciones, de modo que tenga las opciones de; tener una compilacion de plantillas de formularios, Documentos compartidos, biblioteca para almacenar archivos que se incluyen en las páginas de SharePoint, y biblioteca de estilos. En esta ultima se almacenan archivos como paginas CSS, archivos XML, etc…

¿Cómo puedo añadir un archivo a la biblioteca? Una de las funcionalidades de SharePoint es el hecho, de poder compartir archivos en equipo, sin importar el lugar en donde se encuentre. -

Para agregar un archivo a la biblioteca, haga clic en la pestaña Documentos de las opciones dadas.

-

Haga clic en Cargar documento.

-

Busque el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Page 14

MANUAL DE USUARIO Tambien puede crear un folder, ademas de seleccionar archivos y subirlos al sitio, como se indica en la imagen de abajo.

¿Cómo puedo agregar una biblioteca de documentos?

- Si tiene los permisos necesarios, Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el menú Acciones del sitio

y, a continuación, en Nueva

biblioteca de documentos. - Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee completar y, a continuación, haga clic en Crear.

Page 15

MANUAL DE USUARIO

Lync online, adopta las funciones de presencia, permitiendo las reuniones en vivo, conferencias web de audio y video, videollamadas y mensajería instantánea. ¿Cómo usar Lync? Comparta ideas o comentarios, Ajuste su estado, Cambie su foto o haga visible su ubicación.

Agregue contactos de forma fácil.

Reúna sus contactos según grupos, estados, relaciones o nuevos contactos.

Inicie una conversación, videoconferencia, llamada o mensaje instantáneo.

Page 16

MANUAL DE USUARIO Como servicio de mensajería instantánea, Lync ofrece opciones diversas. Algunos ejemplos prácticos de ello, son las reuniones programables en línea, visualización de las listas de contacto, responder mensajes de correo electrónico, o iniciar mensajes instantáneos, tener videoconferencias, realizar llamadas, tener control sobre su estado, mantener historiales de conversación e incluso clasificarlo según sea su importancia.

Opciones El Quick bar Lync (Barra de opciones) contiene botones, los cuales se hacen visibles al pasar el puntero sobre la fotografia del contacto. Usted puede iniciar un chat, una llamada, una llamada de video, o ver una tarjeta de contacto con un solo clic. Pase el ratón sobre los tres puntos en el lado derecho para ver más opciones.

Otra de las opciones muy utiles es, tener la facilidad de colocar la ventana a Full Screen, haciendo clic sobre el icono puede oprimir el botón

. Para añadir contactos, mas rápidamente,

ubicado, en la parte derecha de la ventana.

Añadiendo contactos a favorito Para un rápico acceso, puede añadir un nuevo contacto al grupo de favoritos. Para ello haga clic sobre el contacto a mover, y luego clic a añadir a favorito, en la lista desplegable.

Page 17

MANUAL DE USUARIO Manejando salas de chat Con el boton de sala de Chat

, puede acceder facilmente, solo haciendo clic

sobre el. Tambien puede manejar los niveles de seguridad desde; Abierto (Cualquier contacto podra tener acceso), Cerrado (Solo miembros de su lista podran tener acceso) o secreto (Puede ser visto solo por los miembros de su lista).

Una vez se encuentre dentro de la sala, Podra visualizar los miembros presentes, o ver la carta de contacto, posicionandose sobre la foto haciendo clic en la flecha hacia abajo.

Mensajes instantáneos Una de las caracteristicas de Lync, es la forma en la que organiza sus conversaciones. Para enviar un mensaje instantáneo deberá dar clic en el boton

, en las opciones

desplegables, de los contactos. Puede modificar el formato de las letras, seleccionando la opcion Fuente, de la nueva ventana de chat.

Page 18

MANUAL DE USUARIO En las opciones desplegables elija el tipo de letra, color, tamaño y estilo. Lync puede recordar sus conversaciones con un nivel de mayor importancia. Solo haga clic sobre el icono “!” (señalada en la parte inferior de la magen de abajo).

Videoconferencias, llamadas y archivos compartidos. Para hacer videoconferencias debera tener instalado y en buen funcionamiento, el hardware requerido.

Page 19

MANUAL DE USUARIO Una vez esté listo, puede hacer clic sobre el icono de video y llamadas (Parte inferior en la anterior figura), o bien realizar una presentación con el intercambio de archivos y herramientas de conferencia web. Antes de aceptar o realizar una videoconferencia, podra tener un preview sobre su propio video. Para compartir una archivo, debe dar clic en

. Tendra las opciones

de compartir escritorio, programas, PowerPoint, Pizarras e incluso encuestas. Compartir archivos en medio de reuniones online, no hubiese sido nunca tan fácil, ya que, además puede compartir notas, haciendo clic en OneNote o cargando archivos desde su maquina, seleccionando Añadir archivo, en Accesorio.

De ésta forma cualquier miembro, puede aportar ideas o informaciones importantes, con lo cual se ahorra tiempo y esfuerzo.

Las notas de OneNote son cargadas

automaticamente, Si desea modificar algun permiso, remover o renombrar algun archivos, haga clic en Manejar notas.

Page 20

MANUAL DE USUARIO

Office Web Apps es una versión en la web, del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office. Office Web Apps contiene Microsoft word, Microsoft Excel, Microsoft OneNote y Microsoft PowerPoint, con la ventaja de facil acceso, que permite editar y ver, desde cualquier navegador web compatible, como Internet Explorer, safari o firefox. Office Web Apps son los compañeros en línea de las aplicaciones Excel, OneNote, PowerPoint y Word applications que permiten a los usuarios obtener acceso a documentos y editarlos independientemente de su ubicación. ¿Cómo usar Office Web Apps? Office Web Apps es todo lo que usted conoce de Microsoft Office; Actualizado y mejorado, pero ésta vez, en la nube. Ahora con Office Web Apps; podrá acceder a ello con mayor facilidad, sin importar el equipo que utilize. Un ejemplo práctico de ello sería, poder revisar documentos mediante el uso de un navegador y realizar ediciones, indistintamente del tipo de extensiones que utilice (Excel, Word, PowerPoint y OneNote). Para utilizar Office Web Apps, con Office 365, desde una biblioteca de SharePoint usted puede seleccionar un documento previamente cargado, Editarlo online en la opcion, o abrirlo desde la misma pagina , dando clic en la opcion Editar en navegador.

Page 21

MANUAL DE USUARIO

Otra forma de Utilizar Office Web Apps, es cargando un archivo desde su ordenador. Esto es posible dando clic en Documentos, cargar documento, clic Ok.

Page 22

MANUAL DE USUARIO Conclusión

Sin lugar a dudas Office 365 es la solución. Un acceso seguro a los calendarios, correo electronico, conferencias, Office Web Apps, mensajería instantánea, así como al uso compartido de archivos. De forma indiscutible Office 365 es seguridad y confianza, la mejor manera de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Una forma inteligente de administracion de la informacion. Todo lo bueno de la familia Office, entregado en un solo paquete, a traves de la nube. Incrementa la productividad de sus negocios, agreggue valor y reduzca los costos innecesarios. Definitivamente Office 365 es la eficiencia que quieres, El control que necesitas.

Page 23