Manual de Usuario KOHA

Universidad Nacional de Ingeniería Oficina Central de Biblioteca (OCEB). Unidad de Gestión Bibliotecaria

SISTEMA DE GESTION BIBLIOTECARIA KOHA MANUAL DE USO

JULIO 2011

CONTENIDO

MODULOS DE INTRANET KOHA I.

Circulación a. b. c. d.

II.

Usuarios a. b. c. d.

III.

Prestamos Devoluciones Renovaciones Transferencias Búsquedas Creación Fotografía Establecer permisos

Búsquedas a. Buscar en catálogo b. Búsquedas avanzadas c. Adquisiciones recientes

IV.

Catalogación a. b.

Consideraciones Previas Mantenimiento de los Registros Bibliográficos (1.Crear, 2.Modificar, 3.Duplicar, 4.Eliminar) c. Mantenimiento de los Ejemplares (1.Agregar, 2.Modificar, 3.Movwer de un registro a otro) d. Visualización de los Registros. (1.Vista MARC, 2.Vista ISBD, 3.Vista de Ítems) e. Historial de Préstamos

V.

Autoridades a. Crear autoridad

MODULOS COMPLEMENTARIOS

VI.

Circulación a. b. c. d.

VII.

Usuarios (1.Morosos, 2.Más Sancionados, 3.Con más visitas, 4.Estadísticas) Atenciones (1.Reporte Diario, 2.Estadísticas) Colección (1.Títulos más consultados, 2.Estadísticas) Producción de Personal

Catalogación a. b. c. d. e.

Procesos complementarios Reporte de existencias Reporte Diario Estadísticas Imprimir Catálogo

VIII.

Inventario a. b. c. d. e. f. g.

IX.

Registro de usuarios a. b. c. d. e. f. g. h.

X.

Elegir inventario Crear nuevo inventario Realizar el inventario Grupos de trabajo Inventario actual Mis inventariados Reportes Agregar usuarios Generar Cuentas Fechas de Vencimiento Reporte Diario Estadísticas Restaurar Contraseñas Padrón de Usuarios Imprimir Carnés

Alertas Bibliográficas a. Listado de alertas b. Crear alerta

MODULOS DE INTRANET KOHA

I. Circulación Este módulo está compuesto de:    

Préstamos Devoluciones Renovaciones Transferencias

Prestemos atención a esta ventana y sus secciones, la cual esta distribuida como en el esquema de al lado, todas estas secciones serán analizadas a lo largo de este manual, por ahora concentrémonos en la sección de préstamos.

Zona de menús y accesos directos Información del usuario (foto incluida)

Sección de Préstamos

Menú con otros datos relativos al usuario

Relación de préstamos vigentes

a. Prestamos Para realizar un préstamo lo primero que requerimos es identificar al usuario para ello ingresamos el código del carnet en la celda correspondiente, como en el ejemplo:

El uso de una lectora de código de barras simplifica mucho el ingreso de información.

En segundo lugar definimos el préstamo en si, nota que el sistema ofrece por defecto la condición de préstamo en sala, puedes cambiar el tipo de préstamo e ingresar el código de barras (o el número de ingreso en caso que lo prefieras), es más fácil hacerlo con una lectora de códigos de barras, pero recuerda antes definir el tipo de préstamo, porque la lectora no sólo lee el código sino que también confirma el envío (hace clic en prestar).

¡Listo! Tu préstamo está realizado lo puedes confirmar en la relación de préstamos vigentes, el cual se ve más o menos así:

Nota que el Sistema diferencia los préstamos hechos anteriormente con los de hoy.

b. Devoluciones Para hacer una devolución puedes ir al menú principal haciendo clic en Inicio o puedes hacer uso de la barra de accesos directos, la misma que esta presente siempre sin importar donde te encuentres, en ella vas a encontrar varias opciones, pero por ahora centrémonos en las devoluciones.

Le damos clic en la pestaña Devolver e ingresamos el código de barras del libro (siempre es mejor usar una lectora). Y podrás apreciar la devolución en una pantalla como la de abajo, en caso el usuario entregase a destiempo el libro, aparecerá una mensaje indicándote el numero de días del retraso.

c. Renovaciones Para realizar una renovación es necesario ir al relación de préstamos vigentes del alumno para desde allí hacer la renovación, para ello nuevamente usaremos la barra de accesos directos. También se puede renovar directamente desde el menú principal como en las devoluciones.

Le damos clic en la pestaña Renovar e ingresamos el código de barras del libro, con eso el sistema nos llevará al usuario que lo tiene prestado, una vez allí lo elegimos de la relación de préstamos vigentes, marcando el checkbox que tiene al lado y haciendo clic en el botón renovar.

Y como lo habrás notado puedes renovar mas de uno o simplemente todos y del mismo modo también puedes devolver de esta forma.

d. Transferencias Una transferencia es el préstamo que se hace entre bibliotecas o préstamo interbibliotecario su uso no es nada frecuente por esa razón no se encuentra en la barra de accesos directos, para hacer una transferencia será necesario ir al menú principal, dándole clic en inicio. El procedimiento es sencillo requiere especificar la biblioteca de destino y el código de barras del libro. Recuerda que al hacer una transferencia el libro figurará registrado en la biblioteca de destino y ya no podrás circularlo hasta que este sea devuelto.

II. Usuarios a. Búsquedas Puedes buscar usuarios directamente desde el menú principal, para ello solo debes ingresar parte del nombre o número de carné y presionar el botón OK. A continuación el sistema mostrará una lista de resultados como esta:

Para ver información mas detallada haz clic en el nombre del usuario o si deseas cambiar alguna información haz clic en la opción Editar, la información detallada se verá así:

b. Creación Se puede acceder directamente (sin hacer una búsqueda previa) dando clic en la sección Usuarios que figura en el menú principal. Una vez en el módulo damos clic en el botón NUEVO, y definimos el tipo de usuario a crear.

Luego veremos una pantalla donde ingresaremos la información del usuario, datos personales, teléfono, correo electrónico, dirección, código de usuario, contraseña, etc.

Mas abajo se muestran los datos de gestión, si la fecha de vencimiento es dejada en blanco, el sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento sumándole 2 años a partir de la fecha de registro, las notas son muy útiles para informar al personal de circulación cualquier información relevante acerca del usuario.

Una vez llenado el formulario hacer clic en GRABAR y habremos registrado un nuevo usuario.

Con su código y contraseña el USUARIO puede hacer préstamos de los recursos de información de la BIBLIOTECA

c. Fotografía Para Agregarle la fotografía al usuario debemos ir a la sección de Detalles del usuario y hacer clic en el botón seleccionar archivo, luego escoger la imagen y finalmente enviarla.

d. Establecer Permisos Para acceder a esta opción debemos desplegar el botón de más opciones que se encuentra en la cabecera de la información del usuario. Una vez dentro, debemos definir que roles tendrá el usuario y hacer clic en el botón Establecer permisos.

El personal de biblioteca usualmente ejerce un rol definido, aquí algunas sugerencias de los permisos que debería tener un personal según el rol que ejerce en la biblioteca:   

Solo circulación: (circulate, catalogue, borrow, extracirculation). Solo catalogación (catalogue, borrow, deletecatalogue, editcatalogue, editauthorities, serials, attachitems, extracataloguing). Administrador: (borrowers, permissions, tolos/batch_upload_patron_images, staffaccess, excuseusers)

Estas son solo sugerencias pues los roles del personal pueden variar mucho según la organización de la biblioteca, en general, todos los permisos disponibles a aplicar son los siguientes:

Algunos permisos se encuentran agrupados, al autorizar el grupo se esta autorizando todos los permisos del mismo, para algo mas especifico desplegar la sub lista haciendo clic en el [+] que aparece a la izquierda y asignar los sub permisos de manera específica.

III. Búsquedas a. Buscar en Catálogo Para realizar una búsqueda simple solo basta poner el término a buscar en el cuadro de texto que aparece en el menú principal, ojo que el término de búsqueda puede ser parte del título, nombre de autor, fecha de edición, código de barra o incluso número de ingreso, cualquier cosa que estés buscando, luego solo queda enviar el pedido haciendo clic en OK.

b. Búsquedas avanzadas Para realizar una búsqueda avanzada debemos darle clic en búsquedas del menú principal, una vez allí podremos restringir nuestra búsqueda no sólo por una palabra clave (lo que equivale a una búsqueda simple) sino que podemos limitar el área de búsqueda a un campo específico como son el autor, el tema, la signatura topográfica, etc., además podemos combinar nuestros criterios de búsqueda mediante el uso de operadores lógicos y seguir añadiendo mas criterios usando el enlace [+].

El sistema también nos ofrece la restricción por tipo de Material, solo hay que seleccionarlos.

Entre otras opciones más de búsqueda que se ofrecen, también puedes cambiar el orden predeterminado en que se mostraran los resultados de tu búsqueda.

c. Adquisiciones Recientes Se trata de una consulta sencilla hecha al sistema donde se mostrarán los libros registrados en el sistema durante el rango de fechas especificado además los resultados serán restringidos y ordenados según los criterios que se le hayan especificado.

IV. Catalogación a. Consideraciones Previas Antes de catalogar un documento es necesario asegurarse que no exista previamente en la base de datos, para ello deberá buscarlo primero (Ver IV.2 Búsquedas Avanzadas). Con este mecanismo podremos identificar si un documento es:

 Un titulo nuevo: Cuando no ha sido catalogado e ingresado a la base datos. (Ver crear registro nuevo)  Un ejemplar cuando: Cuando un material es ejemplar, cuando tienen los mismos de datos de titulo, autor, edición y año de publicación. (Ver Como agregar ejemplar).  Una Edición: Cuando un material tiene el mismo titulo, autor, pero el año de edición y el año de publicación son diferentes. (Ver como duplicar registro).

b. Mantenimiento de los Registros Bibliográficos b.1 Crear un nuevo Registro Bibliográfico Cuando se tiene la certeza de que el documento no se encuentra catalogado en la base, podemos proceder a ingresarlo, para ello haremos clic en Agregar registro MARC del menú principal. Se mostrará una pantalla con un editor que contiene todos los campos del formato Marc 21 Bibliográfico, como en la siguiente imagen:

Si desea puede elegir la plantilla de trabajo: Libros, Revistas, Tesis, etc., una vez seleccionada la plantilla de catalogación se procederá a llenar los campos. En algunos campos el editor dispone de un plugin o generador de contenido al cual podemos accesar dando clic en … (tres puntos suspensivos). El plugin del campo 008 es como sigue:

Los campos 0XX disponen de una función de autollenado, para activarla hacer clic en el fondo del campo. Para agregar información en los campos 1XX, 6XX y 7XX deberá activar el plugin donde podrá acceder a una ventana de búsqueda de autoridades:

Donde podrá ingresar el criterio de búsqueda y hacer clic en INICIAR BÚSQUEDA y luego ELIJA. En caso que no existiera el autor, tema, etc que se esta buscando deberá crearse (Ver Crear Autoridades).

En caso de no encontrar la autoridad buscada, se le puede crear directamente haciendo clic en Agregar Nueva Autoridad. (Ver agregar autoridades).

Para ampliar el campo o ver todo los sub campos haga clic en el nombre de la etiqueta, está etiqueta posee su lado derecho un símbolo menos [-] que sirve para borrar el contenido del campo o los subcampos según el caso. También para el caso de los campos duplicables cuenta con un signo más [+] que sirve para duplicar el campo.

En los campo 9XX procedemos a colocar las siglas del catalogador, la fecha de catalogación, el tipo de catalogación (opciones desplegables) y el tipo de documento de catalogación (opciones desplegables).

Una vez que haya terminado ingresar toda la información, haga clic en el botón GUARDAR en la parte superior, al hacerlo se visualizara el formulario para agregar fondos o existencias. (Ver – Agregar ejemplares). Finalmente para poder ver el registro completo hacer clic en la etiqueta Normal, la visualización normal del documento es como sigue:

b.2. Modificar un Registro Bibliográfico Para modificar un Registro Bibliográfico primero debemos ubicarlo y luego desplegar la opción EDITAR > Editar Registro

b.3. Duplicar un Registro Bibliográfico Si deseamos reducir el tiempo de llenado de registro bibliográfico se puede crear un duplicado a partir de otro similar y editar las partes necesarias para hacer un nuevo registro. Para duplicar un registro existente, haga clic en EDITAR > Editar como nuevo (duplicar)

b.4. Eliminar un Registro Bibliográfico Sólo se pueden eliminar registros bibliográficos que no tengan ejemplares, motivo por el cual la opción eliminar registro se muestra inhabilitada, deberá eliminar primero los ejemplares para poder eliminar el registro. Una vez sin ejemplares, hacemos clic en EDITAR > Eliminar Registro

c. Mantenimiento de los Ejemplares c.1. Agregar un ejemplar Para agregar un ejemplar debemos ubicar el registro bibliográfico y luego desplegar la opción EDITAR para finalmente elegir la opción Editar Items

A continuación se visualizará el formulario para agregar fondos o ejemplares, donde podremos

agregar todos los ítems de un documento de acuerdo al campo 852 del Formato MARC 21. El formulario para agregar fondos se ve mas o menos asi:

Los campos obligatorios a ser llenados son: a – Ubicación permanente. b – Ubicación actual. c – Sala de Ubicación. i – Parte de la signatura que corresponde al ítem. p – Código de barras. Al pulsar el botón AGREGAR ITEM se visualiza el ejemplar o ítem llenado en la parte superior de este formulario, para ingresar otro ítem repita el proceso por cada ejemplar físico.

c.2. Editar ejemplares Para esta labor hay tres enlaces por cada ejemplar a tener en cuenta: Editar:

Para modificar la información ingresada con relación al ejemplar.

Duplicar: Mostrará el formulario de Agregar ítem con los valores del ejemplar para que los modifique y agregue un nuevo registro Borrar:

Elimina el ejemplar.

Si lo que desea es eliminar todos los ejemplares de un registro bibliográfico sin tener que hacerlo de uno en uno puede hacerlo desde la opción EDITAR > Eliminar todos los ítems

Tenga mucho cuidado al eliminar uno o más ejemplares ya que esa información será irrecuperable.

c.3. Mover un ejemplar de un registro a otro Trasladar un ejemplar no sólo nos simplifica la labor de borrarlo e ingresarlo nuevamente en otro registro bibliográfico, sino que además permite conservar la circulación de dicho ejemplar, para hacer esto primero ubicamos el registro bibliográfico al que se desea adjuntar el ejemplar y hacemos clic en el botón IMPORTAR EJEMPLAR.

Al hacerlo se activará un pequeño formulario donde simplemente ingresamos el código de barras del ejemplar a ser importado y confirmamos en el botón ‘Importar Ejemplar’.

d. Visualización de los Registros Hasta el momento hemos venido visualizando nuestros registros en el modo normal, pero existen otras formas de visualizar nuestros registros, estas son la vista MARC, la vista ISBD y la vista de ítems. d.1. La Vista MARC Esta vista nos permite visualizar los registros de acuerdo a los campos y subcampos que hayamos ingresado y están agrupados por pestañas numéricas según el primer número del campo MARC.

d.2. La Vista ISBD No muestra la ficha catalográfica con las reglas AACR2 que permiten el intercambio internacional de registros bibliográficos entre las agencias bibliográficas nacionales

d.3. La Vista de Ítems Nos muestra una información detallada por cada ejemplar. El enlace Editar ítem nos lleva directamente al formulario de edición de ejemplares (Ver Editar Ejemplares)

e. Historial de Préstamos Aquí se muestra le relación de todos los prestamos que ha tenido el libro incluyendo información sobre el usuario, la fecha de préstamo y devolución del mismo, etc.

V. Autoridades Los registros de autoridad son una forma de controlar ciertos campos en los registros MARC. El uso de los registros de autoridad proporciona control sobre los encabezamientos de materia, los nombres de personas y lugares

a. Crear una Autoridad Para crear una autoridad debemos hacer clic en el enlace Autoridades del menú principal y luego clic en el botón NUEVA AUTORIDAD. Existen diferentes tipos de autoridad por ello deberá especificar que tipo de autoridad va crear, como se muestra en la imagen.

Antes de crear una autoridad verifique que esta no exista previamente en la Base de Datos.

Los tipos usados por la biblioteca hasta el momento son:     

Nombre de Persona (Personal Name): Para ingresar nombres personas naturales. Nombre de Corporación (Corporate Name): Para ingresar nombres de instituciones. Nombre Congregacional (Meeting Name): Para ingresar nombres de conferencias. Nombre Geográfico (Geographic Name): Para ingresar nombres de lugares. Nombre de Término (Genre/Form Term): Para ingresar los temas de recuperación de contenido.

Una vez seleccionada la plantilla de autoridad se procederá a llenar los campos correspondientes.

Para la creación de autoridades los campos 000, 003, 005, 008 y 040^a son obligatorios, pero basta darle clic al fondo del campo para activar el autollenado, para finalizar el proceso clic en GUARDAR.

MODULOS COMPLEMENTARIOS

VI. Complementos de Circulación a. Usuarios a.1. Morosos Esta opción aparece por defecto en el sistema cuando elegimos la opción de circulación lo que veremos es una relación simple de todos los usuarios que están en la condición de morosos, ordenados descendentemente según el número de días de retraso.

Desde esta pantalla, no solo podemos imprimir el listado sino que es posible restringir a los usuarios haciendo uso del icono de ACCION (los que aparecen en verde ya están restringidos). Si queremos hacerlo con un grupo grande solo debemos seleccionar las casillas de selección al lado del número de orden y elegir la acción de la lista desplegable que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Esta opción restringe al usuario solicitar libros desde el OPAC.

Además es posible filtrar este listado por tipo de usuario o documento e incluso a partir de una fecha inicial.

a.2. Más Sancionados Es la relación de los usuarios que han sido sancionados en la biblioteca y esta ordenado en función al número de sanciones de manera descendente. Permite imprimir el listado.

a.3. Con más visitas Es la relación de usuarios que han hecho uso de prestamos bibliotecarios y está ordenado en función al número de préstamos de manera descendente, aunque en pantalla solo se muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado completo.

a.4. Estadísticas Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca del número de usuarios que hicieron uso en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte no cuenta atenciones sino usuarios, sin importar el número de atenciones de ese usuario, siempre un usuario se contará una sola vez, razón por la cual a la derecha del reporte se lee Consolidado y no Total, pues no es la suma sino el número de usuarios atendidos. Permite también elegir el tipo de agrupación del cuadro entre Categoría de Usuario y Facultad.

b. Atenciones b.1. Reporte Diario Muestra todas las atenciones realizadas en el día, incluye información como el personal que realizó la atención y la hora de la misma entre otros datos relacionados a la atención en si. Nos permite además restringir por un tipo de documento específico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos). El Listado es presentado en 5 cuadros de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5.

Préstamos en Sala. Préstamos Domiciliarios. Devoluciones de Sala. Devoluciones Domiciliarias. Renovaciones.

b.2. Estadísticas Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de las atenciones del periodo elegido (anual o mensual). Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos) y elegir entre 4 posibles agrupaciones: Categoría de Usuario, Sala, Tipo de Material y Facultad.

Este reporte muestra varios cuadros consecutivos como sigue: 1) 2) A) 3) 4)

Prestamos en Sala. Préstamos Domiciliarios. PRESTAMOS (1+2) Devoluciones en Sala Devoluciones Domiciliarias

B) DEVOLUCIONES (3+4) C) RENOVACIONES ATENCIONES (A+B+C) RESUMEN

c. Colección c.1. Títulos más consultados Es la relación de los títulos mas consultados sin limite de fecha y está ordenado en función al número de préstamos de manera descendente, aunque en pantalla solo se muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado completo. Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos).

c.2. Estadísticas Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca del número de títulos y ejemplares que circularon en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte contabiliza el nro. de documentos que circularon en el periodo sin considerar la frecuencia de uso, es decir es semejante al reporte de usuarios pero esta vez es por ejemplares, donde tampoco es posible la sumatoria a través del tiempo. Permite también elegir el tipo de agrupación del cuadro entre Sala y Tipo de Material.

d. Producción de Personal Como su nombre lo indica, muestra los prestamos y devoluciones registrados por cada usuario, su frecuencia puede ser anual, mensual y hasta diaria. Permite también aplicar una restricción por sala.

VII. Complementos de Catalogación a. Procesos Complementarios Esta opción permite crear etiquetas, tarjetas de préstamo y fichas, tanto de autores como topográficas. Los documentos se agrupan por lotes, pudiendo ser cada uno de éstos: Libros, Tesis o Revistas, por defecto el sistema muestra la relación de lotes, para crear uno nuevo pulsamos el botón ABRIR NUEVO LOTE del menú superior.

Lo que sigue es ingresar el número de recibo o documento (si existiera), el nombre que llevará el lote, elegir de que tipo será el lote y el motivo de creación. La fecha de creación aparece por defecto pudiendo ser variada en caso de requerirse. La opción de enviar a circulación aparece por defecto seleccionada, esto significa que el lote se visualizará en el módulo de circulación. Finalmente hacemos clic en ABRIR NUEVO LOTE.

Ahora solo nos queda agregar ejemplares al lote creado, lo podemos hacer consignando el código de barras o el número de ingreso, a medida que se va agregando se irá generando un listado como el siguiente:

Una vez agregados todos los documentos necesarios al lote, se puede elegir en el menú inferior la opción requerida: Imprimir ficha de autores, topográficos, tarjeta de préstamo, etiquetas y Alertas antes de elegir una categoría deberá seleccionar los ítems que desee o hacer CLIC en Seleccionar todo.

b. Reporte de Existencias Este reporte muestra la cantidad total de registros existentes en el sistema tanto de títulos como de ejemplares agrupados por Tipo de Documento, incluye subtotales por categoría y un total general. En el cuadro inferior se muestra el total de documentos que pertenecen a la categoría LIBROS agrupados por Tema y permite descargar un listado de los documentos que la componen.

c. Reporte Diario Este reporte muestra la producción diaria de catalogación, muestra sub total de títulos y ejemplares por usuarios y también por tipo de documento, muestra también el titulo y cada código de barras ingresado en la fecha. Para el caso particular de que el registro bibliográfico ya existiera previamente y solo se añadió un ejemplar, parece la palabra (Ejemplar) Este reporte también permite restringir por tipo de documento, por defecto muestra todos los tipos

.d. Estadísticas Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de los títulos (Origen Bibliográfico) o ejemplares (Origen Fondos) catalogados en el periodo elegido (anual o mensual). Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos) y fijar la agrupación entre: Tipo de Documento y Personal.

e. Imprimir Catálogo Esta opción nos permite descargar un listado simple, en formato Excel, de todos los registros bibliográficos con sus ejemplares que existen en la base da datos nos permite especificar el tipo de documento o grupo al que pertenece así como restringir el listado por año de publicación, número de ingreso y Fecha de Catalogación.

Por defecto se ofrecen todos los tipos de documento sin ninguna restricción, para activar alguno de estos filtros le damos clic a la casilla de selección y se activará su correspondiente rango como se muestra en la imagen siguiente.

VIII. Inventario a. Elegir inventario En este modulo lo primero que debemos hacer es definir sobre que inventario queremos trabajar por ello nos muestra la relación de inventarios activos, para que elijamos uno, o de lo contrario podemos crear uno nuevo haciendo clic en Abrir Nuevo Inventario

b. Crear nuevo inventario Para crea un inventario debemos especificar algunos datos:     

  

Nombre del inventario: Es la manera como lo identificaremos en la relación. Fecha de inicio: Fecha en que se inicia le inventario. Fecha de finalización: El inventario se cerrara automáticamente a la fecha indicada. Sala: Sala que vamos a inventariar, no se podrán ingresar materiales que no pertenezcan a esta sala. Tipo de Inventario: Existen dos tipo el normal y el de existencias, un inventario de existencias solo registra la existencia del material, mientras que uno normal registra además información de situación, estado, entre otros, podemos especificar que campos deseamos incluir en un inventario normal haciendo clic en Elegir Campos Permitidos, de lo contrario se considerarán todos los campos. Periodo: Es el periodo al que corresponde el inventario. Estado: En curso o cerrado, este campo se usa para cerrar manualmente un inventario, siempre se debe crear con estado en curso. Nro de Grupos: los grupos de trabajo que van a participar en el inventario.

Finalmente presionar ABRIR INVENTARIO.

Lo siguiente es definir los grupos de trabajo, para el ejemplo pusimos 3 grupos y por cada uno de ello deberemos especificar quien es el responsable y ayudante, para ello solo escribimos el apellido del personal y el sistema nos muestra las posibles opciones para elijamos uno de la lista. No esta permitido duplicar el responsable

El inicio y fin de clasificación no son datos obligatorios, al mismo tiempo de cantidad es dividida entre el número de grupos pero es un dato referencial para medir la producción. Finalmente hacemos clic en GUARDAR GRUPOS, con eso no solo hemos creado el inventario sino que además el sistema asume que es el inventario elegido, ahora estamos listos para realizar el inventario.

c. Realizar el inventario Para realizar el inventario únicamente debemos ingresar el código de barras o numero de ingreso del documento para identificar el ítem.

Una vez identificado debemos llenar la información correspondiente al ejemplar en los campos que seleccionamos al momento de crear el inventario, si se identifica algún error en el ingreso, para corregirlo clic en MODIFICAR EN KOHA y luego de corregido volver a ingresar el código de barras para que se actualice la información. Finalmente presionar ACEPTAR para añadir al inventario.

d. Grupos de trabajo Se trata de un listado de los grupos de trabajo creados para el inventario actual con su respectiva participación en el inventario

e. Inventario actual Es la relación de todos los libros inventariados hasta el momento incluye información de todos los grupos de trabajo permitiendo además descargar en formato Excel la información de los Inventariados, No Inventariados y un cuadro Estadístico.

f. Mis inventariados Muestra el mismo cuadro anterior con la diferencia que se trata exclusivamente de la producción del usuario registrado en otras palabras “mi producción”.

g. Reportes Es un listado por títulos y volúmenes del inventario actual, adquiere especial relevancia en el caso de revistas.

IX. Registro de usuarios Resulta importante mencionar que KOHA trae su propio módulo para creación de usuarios, sin embargo en complementos se desarrollaron los módulos Agregar usuarios y Generar Cuentas con la finalidad de que sea el mismo usuario el que cree su cuenta y no el personal de biblioteca, hecha la aclaración pasamos a explicar cada uno de estos módulos.

a. Agregar usuarios En esta opción el personal de biblioteca añade los datos básicos para la cuenta del usuario, porque requieren de una verificación previa de la veracidad de los mismos, para finalizar pulse AGREGAR USUARIO. Estos datos van a un registro temporal, esto significa que no hemos creado aun la cuenta de usuario, puesto que esto ocurre en el siguiente proceso.

b. Generar Cuentas Finalmente para crear una cuenta el usuario deberá ingresar su código y completar el formulario con sus datos personales, la ventaja de este proceso es que reduce el tiempo de registro de usuarios al dividir la tarea, ello es vital cuando se trata de registrar un gran numero de usuarios, además de mantener un carácter confidencial en vista de que sólo el usuario conoce su contraseña.

Que el usuario tenga una cuenta recién creada no significa que esta actualizado en la biblioteca, recuerde que la cuenta de usuarios es única para todas las bibliotecas, pero la actualización es independiente por cada una, lo mismo que las sanciones. Finalmente al crear una cuenta de usuario bajo este mecanismo, también se crea una cuenta con el mismo usuario y contraseña en la biblioteca virtual.

c. Fechas de Vencimiento Esta opción nos permite cambiar la fecha de vencimiento de la suscripción del usuario en nuestra biblioteca, para ello solo ingresamos el código del usuario y luego especificamos la fecha de vencimiento con el formato [AAAA-MM-DD].

d. Reporte Diario Este reporte nos permite ver la producción diaria del registro de usuarios, separando la información por nuevos registros y renovaciones, muestra la información de las cuentas generadas, así como el monto pagado y el personal que realizó el cobro.

e. Estadísticas Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de las cuentas de usuarios registradas en el periodo elegido (anual o mensual), agrupado según el tipo de registro. Además incluye un cuadro detallado de cada uno de los tipos de registro agrupados por tipo de usuario.

f. Restaurar Contraseñas Que un usuario olvide su contraseña es algo bastante frecuente, lo malo es que las contraseñas no son recuperables, es decir no existe manera de saber cual era porque en la base de datos se encuentran encriptadas.

Sin embargo, lo que si se puede hacer es asignarle una nueva contraseña, esta opción ubicará al usuario por su código y le asignará como contraseña su mismo código, esta práctica podría no ser muy recomendable (tener código de usuario y contraseña iguales) por lo que el usuario deberá ingresar a su cuenta y personalizarla lo antes posible.

g. Padrón de Usuarios Es la lista de todos los usuarios suscritos a la biblioteca, permite filtrar por tipo de usuario y por rango de fechas de actualización y registro.

h. Imprimir Carnés Para poder imprimir un carné de usuario, primero debemos ingresar el código para ubicarlo, la información del usuario se mostrará en pantalla para una verificación previa, incluso la fotografía del mismo. Una vez verificados los datos elegimos el tipo de carné a imprimir (el valor por defecto es normal) y presionamos IMPRIMIR CARNE. Los modelos de carné varían según la biblioteca.

X. Alertas Bibliográficas a. Listado de alertas Es una relación simple de todas las alertas bibliográficas creadas hasta el momento, desde el cual se puede Borrar la alerta o Ver Detalle de la misma.

La vista detallada de la alerta se muestra agrupada por especialidad en el caso de los libros. En el caso de las tesis, como se puede apreciar en la imagen, están agrupadas por facultad y tipo de documento. El resultado se muestra en un formato listo para ser impreso.

b. Crear una alerta Para crea una alerta debemos especificar el periodo a considerar y la designación que tendrá la alerta, pudiendo ser numérico o alfanumérico, todos los registros que hayan sido creados en ese periodo y cuyo año de edición tenga una antigüedad no mayor de 3 años serán considerados en la alerta,

Como dato adicional se pueden crear alertas especificas por cada tipo de documento o grupo de los mismos. Presionar CREAR ALERTA para terminar