Manual de Training Charisma Enterprise

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Manual de Training Utilizator

Charisma Enterprise

USER Training

ISO 9001: SYSTEM INTEGRATOR & SOFTWARE DEVELOPMENT

TotalSoft S.A. – Str. Bucuresti Nord, Nr. 10 Global City Business Park, Cladirea O2, Etaj 8 077190, Bucuresti-Ilfov, Romania Telefon: +40 – (0)21 – 335 17 09, 335 17 10, 335 17 11; Fax: +40 – (0)21 – 335 17 12 E-mail: [email protected] Internet : www.totalsoft.ro

-1-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

CUPRINS 1. CONCEPTE DE BAZA............................................................................................................6 A) SCOPUL ACESTUI CAPITOL........................................................................................................6 B) INTRODUCERE IN CHARISMA ERP............................................................................................6 C) ENTITATI IMPLICATE IN SISTEM. DEFINITII ..............................................................................9 D) PROPRIETATI ALE ENTITATILOR DIN SISTEM...........................................................................12 E) ACTIUNI POSIBIL DE EFECTUAT ASUPRA ENTITATILOR ..........................................................16 F) DICTIONARE SPECIFICE PE MODULE........................................................................................22 G) CE AM INVATAT IN ACEASTA SECTIUNE. SCURTA RECAPITULARE.........................................24 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.........................................................................................24

2. SETARI SI CONFIGURARI INITIALE..............................................................................24 A) SCOPUL ACESTUI CAPITOL......................................................................................................24 B) POPULARE NOMENCLATOARE.................................................................................................25

Nomenclator Parteneri ........................................................................................................25 Nomenclator Persoane.........................................................................................................54 Nomenclator Articole...........................................................................................................59 C) SETARE GESTIUNI....................................................................................................................80 D) SETARI CONTABILE.................................................................................................................89 E) CONFIGURARE STATIE DE LUCRU............................................................................................99 F) CONFIGURARE DATE SOCIETATE...........................................................................................103 G) CE AM INVATAT IN ACEASTA SECTIUNE. SCURTA RECAPITULARE ......................................112 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................112 3. MODULUL GENERAL.......................................................................................................113 A) DESTINATIE...........................................................................................................................113 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................113 C) FUNCTIONALITATI.................................................................................................................113

Catalog articole..................................................................................................................113 Liste de preturi...................................................................................................................120 Taxe....................................................................................................................................128 Coduri vamale....................................................................................................................132 Cursuri valutare.................................................................................................................143 Servere de printare.............................................................................................................146 Serii documente..................................................................................................................147 Centre de cost.....................................................................................................................150 D) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................162 4. MODULUL ACHIZITII......................................................................................................163 A) DESTINATIE...........................................................................................................................163 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................163 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................163

Configurare statie de lucru.................................................................................................163 Cursuri valutare.................................................................................................................163 Parametri de initializare.....................................................................................................164 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................164 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................164

-2-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Achizitii: articole stocabile.................................................................................................165 Achizitii: articole nestocabile.............................................................................................193 Importuri............................................................................................................................194 Retururi..............................................................................................................................203 Stornari...............................................................................................................................207 F) RAPOARTE SPECIFICE ............................................................................................................210 G) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE...............................................................................210 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................211 5. MODULUL VANZARI........................................................................................................212 A) DESTINATIE...........................................................................................................................212 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................212 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................212

Configurare statie de lucru.................................................................................................212 Cursuri valutare.................................................................................................................212 Parametri de initializare.....................................................................................................213 Configurare discounturi.....................................................................................................213 Configurare adaosuri.........................................................................................................215 Modalitati de plata.............................................................................................................215 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................215 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................216 Vanzari: articole stocabile..................................................................................................216 Vanzari: articole nestocabile..............................................................................................234 Vanzari: mijloace fixe.........................................................................................................234 Stornari...............................................................................................................................235 Retururi..............................................................................................................................239 Exporturi............................................................................................................................242 F) RAPOARTE SPECIFICE............................................................................................................245 G) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE...............................................................................245 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................246 6. MODULUL DEPOZIT.........................................................................................................247 A) DESTINATIE...........................................................................................................................247 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................247 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................247

Configurare statie de lucru.................................................................................................247 Parametri de initializare.....................................................................................................247 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................248 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................248 Intrari in stoc......................................................................................................................248 Iesiri din stoc......................................................................................................................252 Transferuri..........................................................................................................................257 Inventar..............................................................................................................................260 In tabul Rezumat se completeaza de catre utilizator motivul corectiei precum si pretul unitar pentru acele articolelor gasite ca plus la inventariere, pentru care sistemul nu are o valoarea de referinta..........................................................................................................265 Rolul documentului Proces verbal de corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar...........................266 Compunere/descompunere..................................................................................................266 Obiecte de inventar.............................................................................................................270 F) RAPOARTE SPECIFICE............................................................................................................291

-3-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

H) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE ...............................................................................291 I) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI........................................................................................292

7. MODULUL MIJLOACE FIXE...........................................................................................293 A) DESTINATIE...........................................................................................................................293 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................293 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................293 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................293

Grupe..................................................................................................................................293 Clase...................................................................................................................................294 Alte dictionare....................................................................................................................294 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................295 Fisa mijlocului fix...............................................................................................................295 Fisa de amortizare lunara..................................................................................................299 Bon de miscare mijloace fixe..............................................................................................300 Procese verbale..................................................................................................................301 F) RAPOARTE SPECIFICE............................................................................................................301 G) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................302 8. MODULUL FINANCIAR....................................................................................................303 A) DESTINATIE...........................................................................................................................303 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................303 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................303

Configurare statie de lucru.................................................................................................303 Cursuri valutare.................................................................................................................303 Parametri de initializare.....................................................................................................304 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................304 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................304 Incasari si Plati..................................................................................................................304 Compensari........................................................................................................................325 Din modul lista se pot si genera compensari intre facturi cu butonul din antet.................327 ............................................................................................................................................327 Aceasata modalitate de generare a compensarilor se bazeaza pe inchiderea atat a facturilor de client cat si a facturilor de furnizor in fuctie de data documet sau data scadenta si de valoarea compensata (in caeeasi valuta) care se tasteaza manual de catre operator........327 Inchideri de avansuri..........................................................................................................327 Operatii cu banca...............................................................................................................329 Operatii cu casa.................................................................................................................335 ............................................................................................................................................337 Deconturi angajati..............................................................................................................338 Reevaluari de facturi sau avansuri.....................................................................................345 Note de reglare...................................................................................................................347 F) RAPOARTE SPECIFICE............................................................................................................357 G) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE...............................................................................358 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................359 9. MODULUL CONTABILITATE.........................................................................................360 A) DESTINATIE...........................................................................................................................360 B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................360 C) SETARI NECESARE.................................................................................................................360

Configurare statie de lucru.................................................................................................360

-4-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cursuri valutare.................................................................................................................360 Parametri de initializare.....................................................................................................361 D) DICTIONARE SPECIFICE.........................................................................................................361 E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI........................................................................................361 Exercitii financiare.............................................................................................................362 Sisteme contabile................................................................................................................364 Planul de conturi................................................................................................................365 Cote de TVA........................................................................................................................366 Exercitiul financiar initial..................................................................................................367 Enitati si atribute ...............................................................................................................369 Machete de conturi.............................................................................................................371 Modele de contare..............................................................................................................372 Note contabile din documente primare...............................................................................376 Note contabile manuale......................................................................................................379 Operatiuni periodice...........................................................................................................384 Operatii / verificari la inchiderea de perioada...................................................................385 Verificari / Inchideri – Contabilitate..................................................................................385 F) RAPOARTE SPECIFICE............................................................................................................391 G) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE...............................................................................391 H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.......................................................................................392

-5-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

1. Concepte de baza a)

Scopul acestui capitol

In acest capitol veti lua contact cu notiunile si conceptele generale ale sistemului, modul in care el este organizat, cum functioneaza, care sunt actiunile posibile in sistem si regulile de baza ale sistemului. La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa: - intrati in sistem pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. - intelegeti ce reprezinta un partener, un articol - intelegeti ce reprezinta un nomenclator - intelegeti ce reprezinta un document - intelegeti ce reprezinta “starea” unui document - intelegeti legatura dintre nomenclatoare si documente - intelegeti ce inseamna o tranzactie atasata unui document - stiti ce actiuni puteti efectua asupra entitatilor din sistem - intelegeti ce reprezinta un dictionar

b) ERP

Introducere in Charisma

Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources Planning) fiind conceput si dezvoltat in totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea si configurabilitatea sa, sistemul Charisma a reusit sa fie implementat cu success in cele mai diverse domenii de activitate cum sunt: farmaceutic, productie, constructii, distributie, retail, leasing. Definitie: Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte formand un intrument eficient pentru gestionarea unei anumite functiuni din companie. De exemplu, modulul Achizitii este destinat activitatii de aprovizionare si receptiei a diverselor bunuri din cadrul unei companii oferind posibilitata gestionarii fluxului de documente plecand de la cererea de aprovizionare, comanda, factura pana la nota de intrare-receptie. Tinand cont de diversitatea activitatii desfasurate de o companie, numarul de module utilizate poate fi mai mare sau mic, aspect care se rezolva prin configurarea sistemului. Prin dublu click al butonului stanga mouse pe icon-ul aplicatiei se lanseaza sistemul:

-6-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata utilizatorului respectiv:

Dupa completarea numelui de utilizator si a parolei asociate utilizatorului se apasa butonul . Se va deschide meniul principal al aplicatiei. In partea de sus vor aparea modulele din sistem: Depozit, Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Mijloace Fixe, General (pot sa para mai multe/putine module, in functie de profilul companiei si de licentele cumparate).

-7-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fiecare modul are un submeniu propriu care contine documente, functionalitati si rapoarte specifice.

-8-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

c) Definitii

Entitati implicate in sistem.

Definitie: Prin entitate se intelege orice element care poate sa fie apara in sistem la un anumit moment. Exemplu: un furnizor reprezinta o enitate; o factura de vanzare; un anumit cont contabil; un anumit produs; o gestiune din cadrul unei companii; un mijloc fix. In principiu entitatile din sistem pot fi grupate in trei mari categorii: a) Nomenclatoare b) Documente c) Rapoarte Definitie: Prin partener se intelege orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de organizare a acesteia care apare in anumite documente gestionate de sistemul Charisma. In contextul in care un anumit partener are in acelasi timp calitatea de furnizor dar si cea de client, partenerul se defineste doar o singura data in sistem, nu de doua ori, dubla sa calitate fiind atribuita prin intermediul tipului de partener: furnizor, client, persoana juridica, client persoana fizica, furnizor+client, etc. Un tip special de partener din punct de vedere al sistemului este partenerul de tip ‘banca’ si se refera la bancile la care compania in cauza are deschise conturi in diverse monede. Definitie: Prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Exemplu: un produs care apare in factura de vanzare; un mijloc fix achizitionat de companie si care va aparea in detaliul facturii de achizitie. Tot ca articol se constituie si elementele nestocabile (de tip cheltuieli/venituri) utilizate cu precadere in activitatea financiar-contabila. Exemplu: cheltuieli cu energia electrica care apare in factura de servicii-furnizor, cheltuieli cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul documentului Extras de cont, etc. Definitie: Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip care prezinta in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se vor selecta ulterior anumite valori in momentul operarii de documente. Stim cu totii ca este mult mai usor si sanatos sa selectam valori dintr-o lista decat sa scriem de la tastatura in campuri editabile. Exemplu: nomenclatorul de parteneri. El gestioneaza multimea partenerilor unei firme cu informatii referitoare la acestia cum sunt: cod partener, denumire partener, tip partener, adresa, numar fax, etc. In momentul in care vom opera in sistem o factura de achizitie (de exemplu) este mult mai simplu sa selectam furnizorul din nomenclator decat sa scriem noi de fiecare data numele furnizorului si sa riscam sa nu tastam de fiecare data exact aceeasi denumire si sa ajungem in situatia de a ne dubla, tripla partenerii.

-9-

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Un alt exemplu este nomenclatorul de articole care gestioneaza informatii despre toate articolele utilizate in sistem: cod articol, denumire articol, tip articol, unitate de masura, stocabil sau nu, etc. Putem spune ca informatiile introduse in entitatile de tip Nomenclator se vor utiliza la inregistrarea in sistem a entitatilor de tip Document. Considerand ca am introdus in sistem un furnizor si unul din produsele pe care acesta le ofera clientilor sai putem spune ca am introdus un partener in nomenclatorul de parteneri si un articol in nomenclatorul de articole. Aceste doua entitati (partener si articol) de tip ‘nomenclator’ vor putea servi ulterior la inregistrarea unei facturi de achizitie care este o entitate de tip ‘document’. Ca o concluzie, regula este ca pentru a putea introduce documente in sistem trebuie sa avem completate anumite nomenclatoare. Definitie: Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice referitoare la un anumit proces, tranzactie gestionate prin intermediul sistemului Charisma. In sistem exista mai multe tipuri de documente, in cadrul tipului fiecare document fiind identificat prin informatii specifice, numar document, data document, etc. Exemplu de tipuri document: factura de achizitie, comanda client, extras de cont, fisa mijlocului fix, proces verbal de inventar. Documentele dintr-un anumit tip, spre exemplu facturi de achizitie, sunt reprezentate de totalitatea facturilor de achizitie introduse in sistem intr-o anumita perioada. Orice document din punct de vedere al organizarii informatiei din interiorul sau cuprinde doua mari parti: - antet sau header - detaliu Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document cum sunt: data document, numar document, stare document, partener, etc.

- 10 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii referitoare la articolele din document. Un document va avea atatea linii, cate articole distincte sunt continute in detalierea sa. Exemplu: Daca intr-o factura de achizitie apar trei articole distincte atunci documentul respectiv va avea trei linii in detaliul sau.

Definitie: O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respecta conditiile minimale pentru a putea fi salvata in sistem.

- 11 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri informatiile aferente unui anumit partener: cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener constituie o inregistrare. Definitie: Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati (nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML. Exemplu: Raportul “Stoc disponibil curent” care ofera informatii privind stocul curent impartit in doua coloane:diponibil si rezervat la data rularii raportului. Se pot introduce diverse criterii de filtrare cum sunt: locatia, gestiunea, tip articol, articol, celula, etc.

d) din sistem

Proprietati ale entitatilor

Definitie: In sensul general prin proprietate vom intelege acele informatii specifice legate de o anumita entitate care o definesc si o caracterizeaza. Exemplu: in nomenclatorul de parteneri campul tip reprezinta o proprietate asociata entitatii partener.

- 12 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In sistemul Charisma proprietatile foarte des utilizate ale unei anumite entitati au campuri speciale, predefinite pentru a fi introduse in sistem, cum este si cazul exemplului de mai sus. Alte proprietati predefinte in sistem ale unui partener pot fi observate in ecanul de mai sus: forma legala, valuta de baza, adrese, telefoane, persoane contact, conturi in banci, etc. In contextul in care se doreste introducerea in sistem a altor proprietati decat cele pentru care exista campuri predefinite, se pot adauga proprietati noi in sistem. Aceasta operatiune este posibila pentru doua entitati: partener si articol. O importanta proprietate predefinita a entitatii document este starea documentului. Aceasta proprietatea este vizibila in orice document si reflecta status-ul documentului respectiv. Uzual se lucreaza cu trei stari ale unui document: draft, valid si anulat. Starea oricarui document poate fi vizualizata din interiorul acestuia si se afla in coltul dreaptasus al documentului respectiv.

- 13 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Semnificatia fiecarei valori a campului dintr-un document este urmatoarea: - Draft: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot face modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite efecte in sistem. -

Valid: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date si nu se mai pot face modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in sistem. In principiu, un document ca sa ajunga in starea Valid trebuie sa fi fost in prealabil in starea Draft. Un document in starea valid poate fi insa anulat in anumie conditii.

-

Anulat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.

Definitie: Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem. Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru fiecare tip de document in parte. Exemplu: pentru tipul de document factura fiscala de vanzare putem avea urmatoarele situatii (cu mentiunea ca nu sunt toate cazurile posibile): a) clientul cumpara anumite produse si i se intocmeste factura de vanzare cu toate informatiile necesare fara a se fi intocmit anterior vreun alt tip de document referitor la vanzarea respectiva.

- 14 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

b) clientului i s-au trims anterior marfurile cu aviz de expeditie, acum urmand facturarea avizului respectiv prin preluarea datelor continute in avizul respectiv. c) clientului i s-a emis anterior o factura proforma si acum urmeaza sa-i fie intocmita factura fiscala de vanzare pe baza datelor din factura proforma. d) clientul a facut anterior o comanda si acum urmeaza sa i se intocmeasca factura fiscala pe baza datelor din comanda. Din punct de vedere al modului in care se comporta tranzactiile acestea sunt de doua tipuri: - tranzactii manuale: in tranzactiile manuale informatiile din documente vor fi introduse complet de la tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru documentul curent. In exemplul de mai sus este cazul a). - tranzactii automate: in tranzactiile automate pentru un anumit document exista un document anterior din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului curent, deci nu se vor mai introduce de la tastatura. In exemplul de mai sus este cazul descris la punctele b), c) si d) cand in factura de vanzare vor putea fi preluate automat informatii din documentele sursa: aviz, proforma respectiv comanda client. Acest mecanism se numeste “generarea unui document din alt document”. In tranzactiile automate sunt implicate doua elemente: documentul sursa si document destinatie. In exemplul nostru in cazul descris la punctul c), documentul sursa este factura proforma, iar documentul destinatie este factura fiscala de vanzare. In cadrul unei tranzactii automate pentru un document destinatie pot exista unul sau mai multe tipuri de documente sursa. Cazul frecvent intalnit este la documentul Declaratie vamala de import cand la intocmirea acestuia intervine o factura de import si o factura auxiliara de transport. De asemenea un document se poate constitui ca sursa pentru mai multe documente. Pentru o buna gestionare a tranzactiilor din sistem este recomandabil ca acestea sa se denumeasca sugestiv, in conformitate cu stituatiile concrete pe care le reprezinta, astfel incat operatorii sa poate alege cu usurinta o tranzactie sau alta in functie de cazul concret in care se afla. In cazul nostru de mai sus posibile denumiri ale tranzactiilor atasate tipului de document factura de vanzare ar putea fi (fara a se intelege ca aceasta alegere este unica sau obligatorie): a) Emitere factura fiscala de vanzare b) Generare factura fiscala de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare c) Generare factura fiscala de vanzare din factura proforma de vanzare d) Generare factura fiscala de vanzare din comanda client In plus este de dorit ca numele tranzactiilor sa incepa cu: a) “Inregistrare document X……”- in cazul tranzactiilor manuale pentru documentele primite din exteriorul companiei cu ar fi: facturi de aprovizionare, oferta furnizor, etc.

- 15 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

b) “Generare document X din document Y…..” – in cazul tranzactiilor automate cand se genereaza un document pe baza unui document sursa. c) “Emitere document X…….” – in cazul tranzactilor manuale pentru documentele emise de companie cum sunt: factura de vanzare, aviz de expeditie client, bon de consum, etc.

e) asupra entitatilor

Actiuni posibil de efectuat

Asupra entitatilor din sistem pot fi efectuate urmatoarele actiuni, in functie de categoria din care acestea fac parte, dupa cum urmeaza: 1. Entitati de tip nomenclator -

adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua inregistrare intr-un nomenclator. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona.

-

selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita inregistrare pe baza unor criterii de selectie.

-

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile aferente unei inregistrari din sistem.

-

modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente unei inregistrari din sistem.

-

stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se poate face doar in anumite conditii. Exemplu: nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem.

-

copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem si va adauga la sfarsitul codului si denumirii expresia “_copy”. Inainte de operatiunea de copiere trebuie sa stabilim care vor fi codul si denumirea noului articol. Pentru a copia un articol se intra in modulul General – Articole – Articole. Ne pozitionam pe articolul respective fiind in modul lista si executam click-dreapta de mouse. Se va activa urmatorul meniu (presupunem ca dorim sa copiem articolul 1019 - APARAT AER CONDITIONAT:

- 16 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Presupunem ca dorim ca noul articol va prelua toate proprietatile articolului copiat doar ca trebuie sa- alocam alt cod (1020) si alt nume (APARAT AER CONDITIONAT_SAMSUNG). Pentru acest lucru se intra in cele doua campuri din fereastra de mai sus, se fac modificarile nevesare si apoi se apasa butonul

Daca operatia de copiere a avut success veti primi urmatorul mesaj:

Se apasa butonul si in acest moment vom avea in baza de date un nou articol cu codul 1020 si numele APARAT AER CONDITIONAT_SAMSUNG. 2. Entitati de tip document -

adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga un nou document in sistem. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona.

- 17 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

-

selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita inregistrare pe baza unor criterii de selectie

-

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile aferente unui document inregistrat in sistem.

-

tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc.

-

modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente unui document inregistrat in sistem. Modificarea informatiilor dintr-un document se poate face doar daca starea documentului respectiv este .

-

validare: operatiunea prin care un document aflat in starea Draft se valideaza. Se efectueaza prin apasarea butonului din interiorul documentului.

-

anulare: operatiune prin care un document inregistrat in sistem este anulat. Anularea unui document se poate face doar in anumite conditii. Daca macar una dintre conditiile de mai jos este indeplinita documentul nu va putea fi anulat. a) in sistem exista un document care sa fie “Draft” din documentul pe care dorim sa il anulam, cu alte cuvinte documentul pe care vrem sa il anulam se constituie ca sursa pentru alt document din sistem. b) documentul are nota contabila generata c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa.

- 18 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

-

stergere: operatiune prin care un document este sters din baza de date, moment din care el nu va mai putea fi regasit in sistem. In principiu un document nu poate fi sters din sistem daca este indeplinita macar una dintre conditile de mai jos: a) documentul are starea Valid b) documentul are starea draft dar se constituie ca sursa pentru alt document din sistem. c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa

-

navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor in sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu alte documente sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului din interiorul fiecarui document. Exemplu: Intr-o factura de aprovizionare se apasa butonul .

- 19 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Ce se observa in imaginea de mai sus este faptul ca factura de aprovizionare in cauza a fost drafta dintr-o comanda furnizor si pe baza acestei facturi s-a inregistrat o nota contabila in sistem.. Altfel spus pentru factura de aprovizionare documentul sursa este documentul Comanda furnizor, iar destinatie este Nota contabila.

- 20 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

-

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

copiere: pe baza unui document deja introdus in sistem se poate face o copie fidela a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem in starea draft. Aceasta operatiune este foarte utila in contextul in care dupa validarea unui document se constata o greseala de operare. In aceasta situatie documentul se anuleaza apoi se copiaza. Deoarece copia va fi pusa in starea draft, se va putea corecta greseala si ulterior valida documentul respectiv.

3. Entitati de tip raport - consultare (vizualizare): actiune prin care dupa stabilirea filtrelor dorite se vizualizeaza datelee din interiorul unui raport. Actiunea este declansata prin apasarea butonului Vizualizare aflat in partea stanga-sus in fereastra de rapoarte. -

tiparire: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este trimis la imprimanta pentru tiparire. Dupa afisarea raportului daca se doreste tiparirea lui se executa click de mouse pe iconita de imprimanta aflata in meniul stanga-sus.

-

export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de mouse pe iconita de export (cea care arata ca un plic deschis) aflata in meniul stanga-sus.

- 21 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

f) module

Dictionare specifice pe

Definitie : Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape toate tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente. In plus dictionarele pot fi utilizate pentru inregistrarea in sistem a unor informatii din nomenclatoare. Daca ne amintim in capitolul 1 punctul d) la inregistrarea unui partener in nomenclatorul de parteneri aparea si campul Tip. Aceasta informatie se selecteaza dintr-un dictionar.

- 22 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Exemplu: In tipul de document Comanda furnizor, valorile selectabile in campul “Conditii livrare”constituie un dictionar.

In principiu dictionarele pot sa apara in unul sau mai multe tipuri de documente. In cadrul unui tip de document pot sa apara unul sau mai multe dictionare. Continutul acestor dictionare poate fi modificat si se pot adauga inregistrari noi in functie de specificul firmei.

- 23 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

g) sectiune. Scurta recapitulare

Ce am invatat in aceasta

In cadrul acestui prim capitol v-ati familiarizat cu terminologia utilizata in sistem si ati inteles conceptele de baza ale sistemului. Acum trebuie sa stiti: 1. Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. 2. Ce inseamna un modul si ca fiecare modul are un submeniu propriu. 3. Ce reprezinta o entitate si faptul ca entitatile sunt in principal de trei categorii. 4. Ce reprezinta un partener, un articol, un nomenclator, un raport, un tip de document si ca un document are doua mari sectiuni: antet si detaliu. 5. Ce reprezinta o proprietate si ca o proprietate importanta a documentelor este “starea” acestuia. 6. Ce inseamana o inregistrare. 7. Ce reprezinta o tranzactie si faptul ca un tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Faptul ca tranzactiile pot fi manuale sau automate si ca prin tranzactiile automate se poate genera un document pe baza informatiilor din alt document (documente). 8. Ce actiuni putem executa asupra fiecarui tip de entitate si in ce conditii. 9. Ce inseamana un dictionar.

h) intrebari

Discutii libere, alte

Va rog sa puneti intrebari referitoare la aspectele prezentate in cadrul acestei sectiuni, eventual mentionati aspecte care doriti sa fie reluate/detaliate.

2. Setari si configurari initiale a)

Scopul acestui capitol

In acest capitol veti invata care sunt setarile necesare pentru ca sistemul sa poata functiona, care sunt nomenclatoarele importante din sistem si cum se introduc inregistrari in acestea, care sunt datele necesare pentru a putea pleca la lucru cu sistemul Charisma pe fiecare modul in parte. La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa: -

introduceti in sistem un partener nou, sa regasiti un partener introdus deja in sistem; sa creati o ierarhie de parteneri introduceti o persoana in sistem introduceti in sistem un articol nou, sa regasiti un articol introdus deja in sistem; sa va creati un nou tip de articol; sa creati o ierarhie de articole. introduceti in sistem un exercitiu financiar si sa-i generati perioadele contabile adaugati un cont in planul de conturi deschideti o perioada (luna contabila) in Charisma creati o gestiune noua in sistem configurati o statie de lucru pentru a putea lucra in Charisma

- 24 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

b)

Populare nomenclatoare

Operatiunea de introducere a inregistrarilor aferente unui nomenclator se numeste populare. Principalele nomenclatoare din sistem sunt: nomenclatorul de parteneri, nomenclatorul de persoane si nomenclatorul de articole.

Nomenclator Parteneri In acest nomenclator se stocheaza informatii referitoare la partenerii cu care lucreaza compania respectiva indiferent de forma juridica a acestora si de calitatea de furnizor sau client. Nomenclatorul de parteneri se gaseste in modulul General – Parteneri – Parteneri

Ecranul care apare dupa alegerea acestei optiuni are o structura care este respectata de majoritatea optiunilor din Carisma, in sensul ca va contine doua sectiuni: partea de sus numita antet (header) si o a doua parte numita detaliu. In parte de detaliu se vor afisa partenerii deja introdusi in sistem.

- 25 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Headerul ferestrei contine o serie de filtre. Pe baza setarilor facute in filtre sistemul va afisa in partea de detaliu doar acele inregistrari care satisfac conditiile de filtrare. Filtrele dupa care se pot face selectii in nomenclatorul de parteneri sunt: Cod partener: se poate cauta in sistem un partener codul asignat in sistem Nume partener: se poate cauta in sistem un partener dupa denumirea acestuia Cod fiscal: se poate cauta in sistem un partener dupa codul fiscal aferent societatii comerciale Tip partener: se pot cautata de exemplu doar partenerii de tip Furnizor Locul in care a fost introdus partenerul: in cazul scietatilor care au mai multe locatii (magazine, depozite, sucursale) se pot cauta in sistem doar partenerii care au fost creati in sistem spre exemplu intr-un anumit magazin. Stare partener: se pot cauta doar parteneri activi (cei cu care firma lucreaza in prezent) sau parteneri inactivi (in sensul ca firma a lucrat in trecut cu ei dar in prezent a incetat relatiile comerciale). Se pot alcatui filtre combinate, si pot fi cautati in sistem parteneri ai caror cod incepe cu un anumit caracter (cifra, litera), sau a caror denumire contine un anumit sir de caractere, etc. Exemplu: Daca dorim sa cautam in nomenclator doar partenerii al caror cod incepe cu litera 1 si care in denumirea lor contin cuvantul impex, filtrele vor arata ca in fereastra urmatoare:

- 26 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa in setarea filtrelor aparitia unui caracter si anume, procent %. El tine locul oricarui caracter sau sir de caractere. Deci in ‘traducere’ filtrul de mai sus ar insemna: -Arata-mi partenerii pentru care: - codul acestora incepe cu litera 1 dupa care poate urma orice litera, cifra sau sir de caractere - si care contin in denumire sirul de caractere impex indiferent daca in denumire sirul este scris cu litere mari sau mici Apasam butonul aflat coltul dreapta sus al ecranului.

- 27 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cum ar arata filtrul daca in plus am dori sa mai rafinam cautarea si vrem sa vedem doar partenerii al caror cod incepe cu litera p (sau P), al caror nume incepe cu sirul de caractere pa (indiferent daca este scris cu litere mari sau mici) ?

Dupa completarea filtrelor se apasa butonul din partea dreapta-sus (butonul galben sub forma de fulger). Daca se doreste vizualizarea datelor despre un anumit partener se selecteaza linia corespunzatoare acestuia si apoi se apasa butonul din coltul stanga-jos. Acelasi efect se obtine si prin executare dublu click de mouse pe linia selectata. Exemplu: daca se doreste vizualizarea datelor aferente partenerului Partener 1 care apare in fereastra de selectie de mai sus, se selecteaza linia aferenta acestuia: Apoi se apasa butonul din coltul stanga-jos al ferestrei

- 28 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fereastra care se va deschide va contine informatiile aferente partenerului respectiv

Observam ca locul butonului a fost luat acum de butonul . Daca vom apasa pe acest buton ne vom intoarce inapoi in fereastra anterioara de selectie. Apasarea succesiva pe aceste butoane ne va muta in permanenta intre fereastra de selectie si cea de detaliere a liniei selectate. Ca o remarca, aceasta functionalitate este specifica intregului sistem nu doar nomenclatorului de parteneri. Cum introducem in sistem un partener nou? - 29 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a introduce in nomenclator un partener nou se intra in modulul GeneralParteneri-Parteneri. In ecranul care apare se apasa butonul . Se deschide fereastra de introducere a informatiilor aferente noului partener.

Campurile obligatoriu de a fi introduse in sistem pentru un partener sunt cele scrise cu caractere bold, si anume: Cod, Nume, Tip si Stare. Observatie: campul Cod trebuie sa fie unic; astfel ca nu vom putea avea in sistem doi parteneri cu acelasi cod. Numele poate sa fie sau nu unic in functie de un parametru de initializare setat in sistem. In functie de necesitatile companiei care utilizeaza Charisma se pot configura si alte campuri ca fiind obligatorii. Se poate seta sistemul ca pe baza unor criterii sa se genereze automat codul pentru partenerii noi care se introduc in sistem. Se recomanda insa pentru acuratete sa se utilizeze pentru campul cod partener codul fiscal al partenerului respectiv. Se pot stoca o serie de alte informatii referitoare la partener, cum sunt: numar registrul comertului, codul fiscal, forma legala, valuta de baza, scadenta, limita de credit, adresa, telefoane, conturi in banci, etc. Campul Stare poate lua valorile: Activ sau Inactiv. Daca la un anumit partener existent se seteaza valoarea Inactiv, pentru acest partener nu se vor mai putea introduce documente in sistem. Aceasta facilitate este utilizata in contextul in care (spre exemplu) nu se mai doreste aprovizionarea de marfuri de la un anumit furnizor cu care s-a lucrat

- 30 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

pana in prezent. In momentul in care furnizorul devine inactiv nu se vor mai putea opera comenzi, facturi de achizitie in sistem. Care sunt implicatiile alegerii unui anumit tip de partener? Exista vreo diferenta in contexul in care pentru un partener se alege ca tip Client, Furnizor sau Persoana juridica? Da, exista. Daca se alege la Tip partener valaorea Furnizor, acest partener nu va putea fi utilizat decat in documente de aprovizionare: Comanda furnizor, Factura de achizitie, NIR, etc. Nu se vor putea emite facturi de vanzare pe acest partener. Alegerea valorii Client conduce fata de situatia anterioara la faptul de a putea emite pentru acest partener doar documente de vanzare: Aviz de expeditie client, comanda client, factura de vanzare, etc. In acest caz partenerul nu va putea fi utilizat pentru documente de intrare. In cazul in care pentru un anumit partener vom seta in campul Tip valoarea Persoana juridica, partenerul respectiv va putea fi utlizat atat in documente de aprovizionare, cat si de vanzare. In functie de tipul de partener selectat se activeaza campurile din sectiunea Vizualizare credit: Campurile din partea stanga sunt aferente partenerilor de tip Furnizor, cele din partea dreapta partenerilor de tip Client. Daca tipul partenerului este Persoana juridica se vor activa automat ambele sectiuni. Pentru a intelege semnificatia informatiilor din aceste sectiuni vom da un exemplu:

Credit limita primit: se introduce manual ca suma maxima negociata cu furnizorul reprezentand valoarea maxima a facturilor de achizitie neachitate acceptata de furnizor. In exemplul de mai sus pentru acest partener s-a convenit sa accepte ca la un anumit moment sa aiba neachitate facturi pentru care suma soldurilor nu depaseste 23,000 lei. Creditul curent primit: se calculeaza automat de catre sistem si reprezinta soldul facturilor de achizitie neachitate pentru partenerul respectiv in momentul vizualizarii fisei - 31 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

respective. In exemplul nostru exista in sistem facturi neachitate a caror suma este 13,685 lei. Nr. zile scadente furnizor: reprezinta numarul de zile convenite cu furnizorul la care sa se faca plata facturilor de achizitie. In cazul de mai sus s-a convenit cu furnizorul respectiv ca facturile de achizitie sa fie platite in maxim 30 de zile de la data emiterii acestora. Numarul de zile scadente daca este setat va aparea implicit la introducerea unei facturi de aprovizionare a furnizorului respectiv. Aceeasi semnificatie o au si campurile din sectiunea din partea dreapta dar pentru calitatea de client a partenerului respectiv (informatii aferente facturilor de vanzare). In legatura cu acest aspect este si tab-ul [Credit control].

Se poate bloca emiterea unui nou document de vanzare pentru un anumit partener daca este satisfacuta una dintre conditiile urmatoare: - exista cel putin o factura neincasata a carei scadenta a fost deposit si cu un anumit numar de zile de gratie (in exemplu nostrum 5 zile); - chiar daca nu exista facturi intarziate peste scadenta, clientul si-a deposit limita de creditare (in exemplul nostru 100 RON). Blocarea se poate realiza la nivel de client sau la nivel de locatie a acestuia, caz in care se vor inregistra aceste conditii din fereastra “Locatie partener” tabul “Credit control” Ca o regula generala in Charisma, setul de butoane din partea de jos a ecranului are implicatii asupra intregului document, setul de butoane din partea dreapta asigura

- 32 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

functionalitati de adaugare, modificare/stergere detalii din cadrul unui document. Daca dorim spre exemplu sa adaugam pentru un partener informatii referitoare la Locatii, Telefoane, Persoane de contact, Conturi in banci trebuie sa utilizam butonul din partea dreapta a ecranului. In cazul in care un partener are mai multe locatii (adrese) nu este necesar sa se creeze parteneri diferiti, ci se pot adauga mai multe adrese aceluiasi partener. Pentru a adauga o noua adresa unui partener ne pozitionam pe tab-ul [Locatii], apoi apasam butonul din partea dreapta a ecranului.

Se deschide fereastra de adaugare adresa:

- 33 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza datele aferente adresei, apoi se apasa butonul .

Pentru a salva noua adresa adaugata se apasa butonul . - 34 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga un nou partener in system se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Dupa ce au fot introduse toate informatiile eferente unui partener daca se apasa direct pe butonul: a) , partenerul nou introdus va fi stocat in baza de date. b) , partenerul nu va fi stocat in baza de date si toate informatiile vor fi pierdute c) sau , sistemul ne va intreba daca dorim sa salvam in baza de date informatiile nou introduse:

Informatiile minimale care trebuie introduce pentru a putea salva un partener nou sunt: Cod, Nume, Tip si Stare. In functie de cerinte pot fi insa setate ca obligatorii si alte campuri. De asemenea daca dorim ca un nou partener adaugat sa nu fie vizibil in toate locatiile apasam pe tab-ul [Vizibilitate].

- 35 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca dorim ca acest PARTENER NOU sa fie vizibil in sistem doar la Sediul Central, punem bifa in campul [Este vizibil doar in locatile selectate], apoi selectam locatia [Sediul central]. Apoi apasam butonul pentru modificarile effectuate.

- 36 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Un tip special de partener este partenerul de tip Banca. Se refera la bancile la care firma respectiva are conturi bancare deschise in diverse monede. Modul de adaugare este identic cu cel al unui partener obisnuit doar pentru aceasta operatiune exista alta optiune in meniul General. Pentru adaugarea unei banci in nomenclator se intra in modulul General – Parteneri - Banci.

Dupa apasarea butonului se va deschide o fereastra in care trebuie completat codul si denumirea bancii. Sistemul pune implicit in campul Tip valoarea “Banca”. Se apasa apoi butonul pentru salvarea in baza de date a noii banci introduse.

- 37 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Ce facem in cazul in care dorim ca partenerii pe care-i avem inregistrati in sistem sa fie impartiti in mai multe categorii, subcategorii, astfel incat in anumite raporte de achizitii/vanzari sa putem vedea ce anume si cat am achizitionat/vandut la o anumita categorie de parteneri? Aceasta problema sa rezolva prin intermediul Ierarhiei de parteneri. Ce reprezinta aceasta ierarhie? Este o impartire a partenerilor in categorii, subcategorii, etc in functie de necesitatile informationale ale firmei. Este o structura arborescenta in care putem avea oricate ramuri si subramuri dorim, iar in varfurile ramurilor se vor gasi partenerii. Ierarhia de parteneri nu este obligatoriu sa fie utilizata iar structura acesteia tine de modul in care se doreste segmentarea partenerilor. Exemplu: Sa presupunem ca dorim ca partenerii inregistrati in sistem dorim sa-i impartim pentru inceput in doua mari categorii: 01.Furnizori si 02. Clienti. Apoi furnizorii dorim sa-i impartim in 3 subcategorii: 11.Furnizori de servicii, 12.Furnizori de marfa si 13.Funizori de mijloace fixe. Cientii dorim sa-i vedem impartiti in: 021.Supermarket, 022.Dealeri, 023.Magazin. Primul pas este sa construim aceasta ierarhie in sistem, apoi in pasul 2 vom asocia fiecare partener la ramura sau subramura din care el face parte. Pentru a construi ierarhia de parteneri vom intra in detaliul unui partener si vom apasa butonul (sau se intra in modulul General-Clasificari-Parteneri).

- 38 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se deschide fereastra in care putem construi structura pe care dorim sa o utilizam in clasificarea partenerilor:

- 39 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga o noua ierarhie se apasa pe butonul

- 40 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza codul si numele clasificarii, daca dorim sa alcatuim o noua clasificare. De asemenea partenerul nou se poate asigna la o clasificare deja existenta. Dupa completare cod si denumire apasam butonul .

Dorim ca in continuare ca in ierarhia “Clasificare Parteneri” sa adaugam doua ramuri: Furnizori si Clienti. Se pozitioneaza mouse-ul in partea stanga a ferestrei in spatiul alb si apoi se apasa tastele + . Apare o fereastra pentru introducerea primei ramuri:

Completam Cod: 01 si Nume: Furnizori

- 41 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi apasam butonul .

Se apasa din nou + pentru a adauga a doua ramura “Clienti”.

- 42 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Completam codul si numele celei de-a doua ramuri, apoi apasam butonul .

Revenim in ecranul principal de clasificare

Dorim ca sa impartim clientii in mai multe categorii, si anume: - supermarket - dealeri - magazine Pentru a adauga aceste subramuri la ramura “Clienti”, se selcteaza nodul Clienti si se executa click-dreapta de mouse. O sa apara urmatorul meniu:

- 43 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectam optiunea [Adauga subcategorie pentru nodul selectat] si o sa se deschide cranul de aaugare a unei noi subramuri sub categoria “Clienti”.

Se adauga prima subcategorie si anume 021 – Supermarket. Apoi se apasa butonul .

- 44 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se reia aceeasi procedura pentru celelalte doua subramuri. In final se apasa butonul .

- 45 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Acum urmeaza sa stabilim din ce categorie face parte PARTNER NOU pe care tocmai lam adaugat in sistem. Acesta se gaseste in partea dreapta a ecranului. Presupunem ca acesta face parte din subcategoria Dealer. Se selecteaza nodul respective din ecranul de clasificare:

Se selecteaza ulterior partenerul nou adaugat

- 46 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Penru a adauga acest partener la nodul Dealer apasam pe butonul “” pentru muta partenerul din aceasta categorie.

- 52 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa ulterior butonul . Se poate sterge un partener din baza de date? Un partener adaugat in sistem se poate sterge doar daca nu exista inregistrari care sa faca referire la partenerul respectiv. Deci daca avem inregistrat in sistem un document aferent partenerului respectiv, nu vom putea sterge partenerul din sistem. Sistemul ne da un mesaj de eroare in cazul in care partenerul nu se poate sterge din cauza ca este referit in alte inregistrari. Pentru a sterge un partener se intra in modulul General-Parteneri-Parteneri si se selecteaza partenerul respectiv. (in exemplul nostru se va incerca stergerea partenerului denumit “CLIENT 1”). Se selecteaza partenerul pe care dorim sa il stergem din baza de date.

Se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

- 53 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul si sistemul ne anunta ca nu au putut fi salvate modificarile deoarece exista referinte pentru partenerul respectiv. Mesajul poate fi vizualizat apasand pe butonul >> din partea dreapta-jos a ferestrei din imaginea de mai jos, si ne anunta ca nu se poate sterge partenerul respectiv din sistem.

Daca totusi dorim sa nu mai lucram cu un anumit partener pe care nu il putem sterge, putem decide sa il facem “Inactiv” prin scimbarea valorii campului Stare din fisa de partener.

Nomenclator Persoane Pe langa nomenclatorul de Parteneri exista in sistem si un nomenclator de persoane. Care este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel de persoane? In nomenclatorul de persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu societatea respectiva. Unele din aceste persoane pot sa fie chiar parteneri (in cazul unui client persoana fizica), dar nu toate. De aceea nomenclatorul de parteneri nu este cuprinzator pentru nomenclatorul de persoane. In nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul societatiirespective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din nomenclatorul de parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca persoane de contact in fisa partenerului respectiv, persoanele acestea trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane. Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate asocia ulterior calitatea de partener, persoana de contact, angajat. Dca vrem sa atasam persoanelor din sistem si o anumita functie pe care acesta o detine in cadrul organizatiei unde isi

- 54 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

desfasoar activitatea, va trebui sa completam in prealabil un dictionr de functii. Acest dictionar se gaseste in modulul General-Parteneri-Pozitie in cadrul organizatiei.

Se deschide un ecran in care putem vizualiza functiile deja introduse in sistem:

Pentru a adauga o noua functie in sistem se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se va deschide un ecran in care se poate adauga o noua inregistrare:

- 55 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Obligatoriu de completat sunt codul si denumirea functiei. Presupunem ca dorim sa adaugam functia de director vanzari. Stabilim ca pentru aceasta functie codul va fi DIRV, deci vom introduce aceasta valoare in campul Cod. Completam si denumire a functiei si apoi apasam butonul . Observatie: Nu se vor putea adauga in sistem doua functii care sa aiba acelasi cod.

- 56 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Nomenclatorul de persoane se gaseste in modulul General-Parteneri-Persoane

Dupa alegerea acestei optiuni se deschide un ecran in care putem vizualiza persoanele deja existente in sistem:

Pentru a adauga in sistem o noua persoana se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se va deschide ecranul urmator in care se pot introduce date de identificare ale unei persoane.

- 57 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza campurile Nume, Prenume, CI, CNP, Functie, Locatia de lucru si alte date de identificare:

Punerea bifei pe campul “Adauga persoana ca partener” conduce la adaugarea acestei persoane si in nomenclatorul de parteneri, in momentul in care se va salva persoana respectiva in sistem. Daca nu se pune bifa respectiva atunci nu va fi vreat si partenerul

- 58 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

asociat persoanei respective. Daca se pune bifa se activeaza un camp in care trebuie precizat cu ce tip dorim sa fie creat in sistem partenerul asociat persoanei:

Se apasa apoi butonul pentru a salva persoana in baza de date.

Nomenclator Articole Asa cum spuneam in capitolul precedent prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Astfel in acest nomenclator vom regasi atat produsele finite, marfurile, materiile prime, materialele auxiliare, obiectele de inventar, consumabile, mijloacele fixe pe care o companie le achizitioneaza si/sau vinde cat si articole nestocabile de tip venit/cheltuiala utilizate in activitatea financiar contabila. Pentru a le putea utiliza ulterior in documente, toate aceste articole trebuie fie in primul rand adaugate in acest nomenclator. Nomenclatorul de articole se gaseste in modulul General-Articole-Articole.

- 59 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fereastra care apare pastreaza acelasi comportament ca si in cazul nomenclatorului de parteneri, si in detaliul ei vom regasi articolele existente in sistem la un anumit moment.

- 60 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Regulile de cautare expuse in cazul nomenclatorului de parteneri raman valabile si aici. Se poate cauta un articol dupa Cod, Nume articol, Locatia in care a fost introdus, Tip articol, Cod de bare, Stare si Tip stoc. Exemplu: Daca dorim sa cautam in sistem articolul care are codul 1009 vom tasta aceasta valoare in campul Cod si vom apasa apoi butonul Executa filtru din partea dreapta-sus a ecranului.

Dupa apasarea pe butonul Executa filtru, in partea de detaliu sistemul va intoarce doar inregistrarile care satisfac criteriul de filtrare introdus.

- 61 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Regula: Campurile Cod articol si Nume articol trebuie sa fie unice in nomenclatorul de articole (in cazul in care folosim coduri de bare pe articole, si campul Cod bare trebuie sa fie unic in nomenclator). Nu vom putea introduce in sistem doua articole care sa aiba acelasi cod sau aceeasi denumire (sau aceleasi coduri de bare). Pentru a vizualiza informatiile aferente articolului selectat se apasa butonul sau se executa dublu click de mouse pe linia selectata. Va aparea fereastra de detaliu aferenta articolului.

- 62 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca se doreste adaugarea unui nou articol in sistem se apasa butonul din partea de jos a ferestrei. Se va deschide un ecran in care se pot stoca informatiile aferente unui nou articol.

Campurile obligatoriu de a fi introduse in sistem pentru un articol sunt cele scrise cu caractere bold, si anume: Cod, Denumire, Valid, Stocabil, TVA, U.M., Tip.

- 63 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observatie: campul Cod trebuie sa fie unic ca si campul Denumire; astfel ca nu vom putea avea in sistem doua articole cu acelasi cod, sau doua articole cu aceeasi denumire. La deschiderea ferestrei pentru adaugarea unui nou articol apare implicit bifa pe campurile Valid si Stocabil. Bifa pe campul stocabil indica faptul ca in sistem se va tine stoc pe articolul respectiv. Daca se scoate bifa de pe campul valid, articolul respectiv nu va mai fi ulterior vizibil in documente. Se foloseste aceasta functionalitate cand se decide ca nu se mai lucreaza in sistem cu un articol. Obs. Se poate seta sistemul ca pe baza unor criterii sa se genereze automat codul pentru articolele noi din sistem. Tip articol: toate articolele din sistem trebuie sa aiba asociat un tip. Alegerea unui tip are implicatii in parte de contabilitate. Astfel putem spune ca tipurile de articole reprezinta o clasificare contabila. Tipurile de articole pot fi oarecum asimilate cu planul sintetic de conturi. Daca la adaugarea unui anumit articol se constata ca in campul “Tip articol” nu se regaseste tipul de care avem nevoie, acesta poate fi adaugat in lista respectiva de tipuri. Dictionarul care contine toate tipurile de articole se gaseste in modulul GeneralArticole-Tipuri de articole.

Dupa alegerea acestei optiuni se deschide fereastra care contine lista de tipuri de articole din sistem.

- 64 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga un nou tip de articol se apasa butonul din fereastra de mai sus. Apoi putem adauga un nou tip de articol in ecranul care apare.

Presupunem ca dorim sa adaugam tipul de articol “Produse finit”. Trebuie sa introducem in fereastra de mai sus codul si denumirea tipului. Decidem ca pentru acest tip codul sa fie PF, iar Denumirea: Produse finite.

- 65 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru fiecare tip de articol trebuie asociate o serie de conturi pe baza caruia sistemul genereaza automat notele contabile (pentru detalii vezi capitolul Contabilitate). Dupa adaugarea noului tip de articol se apasa butonul . Se pot stoca o serie de alte informatii referitoare la articole, cum sunt: Denumirea scurta – este completata in prima faza automat de sistem si este constituita din primele 20 de caractere din denumirea articolului respectiv. Ea poate fi ulterior modificata si este utilizata in cazul vanzarii prin intermediul bonurilor fiscale emise de o casa de marcat integrata cu Charisma. Producator: se poate selecta din nomenclatorul de parteneri producatorul articolului respectiv, atunci cand acest lucru este important sa fie stocat in sistem. Ulterior folosind acest camp se pot consulta rapoarte de stoc sau de vanzari pe producator. Client principal: atunci cand pentru un anumit articol exista un client rincipal acesta poate fi selectat in campul Client principal. Campurile: Durata achizitie, Stoc minim, Stoc maxim, Stoc de siguranta, Aprovizionare centralizata sunt campuri care se pot utiliza intr-o formula pe baza careia sistemul sa calculeze automat care este necesarul de aprovizionat pentru articolul respectiv. Adaosul minim: este procentul minim de adaos sub care nu se doreste sa se vanda un anumit articol. Poate avea in principal doua utilizari: .1 La formarea automata a pretului de vanzare pe baza pretului de achizitie inmultit cu acest procent de adaos. .2 La atentionarea utilizatorul atunci cand in documentele de vanzare operatorul introduce un pret de vanzare in urma caruia articolul respectiv s-ar vinde cu un adaos mai mic decat cel setat in acest camp. Mesajul apare in momentul in care se incearca validarea documentului.

- 66 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de jos exista un set de optiuni (tab-uri) in care pot fi stocate diverse alte informatii referitoare la un articol: Proprietati: prin intermediul proprietatilor pot fi stocate anumite informatii referitoare la un articol pentru care nu exista un camp predefinit in sistem. Exemplu: o firma comercializeaza diferite tipuri de genti de dama. Pentru un anumit model de geanta numit “Prestige” este asignat un cod de articol 3120. Stocul din magazin pe acest produs este de 20 bucati. Dar aceasta geanta care are codul 3120 poate sa aiba 4 culori: alb, bej, rosu si negru. Daca dorim sa stim care este cantitatea din stoc aferenta fiecarei culori sau daca dorim sa facem o analiza referitoare culorile care s-au vandut cel mai bine, cum putem proceda deoarece indiferent de culoare avem un singur cod de articol? Aceasta situatie este rezolvata prin intermediul proprietatilor. Vom adauga in sistem o proprietate numita “Culoare”. Deoarece exista o plaja finita de valori pe care aceasta proprietate poate sa o ia putem sa-i adaugam si lista valorilor posibile. Apoi o vom asocia articolului geanta Prestige. Proprietatile sunt gestionate de un nomenclator care se gaseste in modulul General-Dictionare-Proprietati.

Dupa alegerea acestei optiuni se deschide fereastra urmatoare.

- 67 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga o noua proprietate se apasa butonul . Se deschide fereastra de adaugare a unei noi proprietati:

Se completeaza codul, denumirea si tipul proprietatii. La Tip se alege TP_TEXT deoarece valorile pe care le va lua proprietatea culoare sunt de tip text. Apoi in campul Valoare se introduc pe rand valorile pe care le poate lua proprietatea culoare: Alb, Bej, Rosu, Negru. Pentru a adauga o linie noua in campul Valoare se apasa tasta sageata-jos.

- 68 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa adaugarea datelor respective se salveaza informatiile nou introduse prin apasarea pe butonul .

Pasul urmator este sa asociem proprietatea nou creata articolului :”Geanta Prestige”. Intram in nomenclatorul de articole si selectam articolul respectiv si executatm click de mouse pe tab-ul Proprietati (primul tab din partea stanga a ecranului de mai jos).

- 69 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a asocia proprietatea Culoare articolului Geanta Prestige se apasa pe butonul din partea dreapta a ecranului. Se va deschide fereastra de proprietati existente in sistem.

Vom selecta din campul Cod/Nume proprietatea Culoare. Apoi in campul Tip valoare vom alege optiunea pvtList deoarece avem o lista predefinita de culori.

- 70 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Deoarece se doreste evidenta stocului pentru acelasi articol in functie de culoare, proprietatea trebuie sa fie obligatorie, astfel ca la documentele de aprovizionare sa fim obligati sa specificam culoarea pentru acest articol. Trebuie sa specificam la articolul respectiv care este plaja de culori pe care acesta o poate avea.. Pentru aceasta se apasa butonul din partea dreapta a imaginii de mai sus. Se va deschide o fereastra, iar din campul Valoare selectam prima valoare Alb

Apoi apasam butonul adauga pentru a selecta urmatoare valoare a proprietatii Culoare.

Dupa selectarea celor patru valori se apasa butonul . Dupa aceeasta operatiune fereastra trebuie sa arate ca in modelul de mai jos:

- 71 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Trebuie setata o valoare implicita (in cazul nostru daca se achizitioneaza cu precadere genti de culoare alba vom considera aceasta valoare ca fiind cea implicita) pe care sistemul sa o propuna automat la achizitie ea putand insa fi modificata de utilizator. Pentru acest lucru punem bifa pe campul Obligatoriu si setam apoi la Valoare implicita vom selecta Alb.

- 72 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi apasam butonul pentru a reveni in fereastra principala a articolului respectiv.

Apasam apoi pe butonul pentru a salva modificarile efectuate asupra articolului respectiv. Alte elemente importante pe care le putem stoca in sistem aferente unui articol sunt: Echivalente: se poate intampla ca la un anumit moment sa nu existe pe stoc un anumit articol dar sa pot sa utilizez in locul acestuia alt articol care exista pe stoc. In aceasta sectiune pentru un anumit articol pot fi selectate articolele echivalente. Pentru acest lucru dupa e am intrat in detalierea articolului pentru care dorim sa introducem echivalentele se apasa pe butonul , apoi pentru a adauga articolele corespunzatoare se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se va deschide fereastra urmatoare: Se apasa pe sageata din partea dreapta a campului Echivalent pentru a selecta articolul echivalent.

- 73 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Presupunem ca pentru articolul “Geanta Prestige” articolul echivalent este “Geanta Tamrac 5606”. Astfel ca vom tasta in campul Nume articol aceasta denumire apoi apasam butonul din coltul stanga-sus al ecranului de mai jos.

Se poate introduce o prioritate pentru articolul echivalent in sensul ca cel cu prioritatea 0 va fi primul recomandat. De asemenea se poate introduce si o perioada de valabilitate pentru care echivalenta este valabila prin setarea campurilor si .

- 74 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca se doreste adaugarea a inca unui articol echivalent se apasa butonul din fereastra de mai sus si se reia procedeul descris anterior. La finalizarea operatiunii se apasa utonul pentru a reveni in fisa articolului si apoi pentru a salva articolele echivalente in baza de date apasam butonul .

Configurare stoc: pentru articolele stocabile evidentiaza metoda de descarcare de gestiune utilizate de companie pentru articolulul respectiv: FIFO, LIFO, CMP, Identificare directa, etc.

- 75 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Denumiri in limbi straine: se pot stoca in sistem denumiri in limbi straine ale diverselor articole care pot fi exportate in alte tari si pentru care dorim ca pe documentele de vanzare sa fie tiparita alta denumire decat cea utilizata pe teritoriul Romaniei. Conturi contabile: in aceasta sectiune se pot introduce pentru un articol conturile contable asociate, atunci cand tipul contabil nu este suficient. Exemplu: articolele utilizate pentru operatiuni diverse la extrasul de cont au tipul EXT. Deoarece pentru acest tip nu putem asocia un set de conturi, pentru fiecare articol care poate sa apara pe extrasul de cont se asociaza conturile contabile. Taxe asociate: apasand pe acest buton pot fi vizualizate pentru articolele de la import taxa vamala, comsionul vamal, Tva-ul aferent. Cod de bare: pentru fiecare articol existent in sistem se poate introduce unul sau mai multe coduri de bare. Ulterior in documente articolul poate fi cautat si dupa campul cod de bare. Pentru a introduce un cod de bare unui articol se apasa pe butonul Cod de bare, apoi se apasa pe butonul din partea dreapta a eceanului. Se deschide urmatoarea fereastra:

In campul Cod de bare se introduce codul respectiv (poate fi introdus si prin scanare cu cun cititor). Se seteaza apoi unitatea de masura pentru care este valabil codul de bare respectiv. De asemenea codul de bare poate fi asociat unui anumit partener (nu este obligatoriu).

- 76 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca se doreste asociarea a inca unui cod de bare se apasa butonul din fereastra de mai sus si se reia procedeul descris. La finalizare se apasa butonul apoi . Liste de preturi: apasand pe acest buton putem vizualiza listele de preturi in care articolul respectiv a fost adaugat. Furnizori: in aceasta sectiune se pot adauga atunci cand este cazul furnizorii pentru un anumit articol. Se pot introduce unul sau mai multi furnizori si se poate stabili o prioritate a acestora. Pentru a adauga un furnizor la un anumit articol se apasa pe butonul apoi pe butonul din partea dreapta a ecranului. Dupa aceasta operatiune se da click stanga de mouse pe campul Furnizor.

- 77 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe butonul sageata din dreapta campului Nume Furnizor. Se deschide o fereastra in care putem selecta furnizorul dorit.

Introducem in campul Nume denumirea furnizorului si apoi apasam butonul din partea stanga a campului Nume.

- 78 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectam furnizorul respectiv, in exemplul nostru FURNIZOR 1

Apoi se apasa butonul .

- 79 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

c)

Setare gestiuni

Definitie: In mod normal prin gestiune se intelege un spatiu delimitat fizic in care sunt depozitate anumite valori aflate in grija unui gestionar. In Charisma gestiunea se poate identifica cu acest concept, insa in functie de necesitatile informationale, impartirea unui spatiu in mai multe gestiuni se poate face nu doar din punct de vedere fizic ci si logistic. Astfel spus daca fizic exista o singura gestiune si un singur gestionar, in Charisma aceasta gestiune poate sa includa mai multe subdiviziuni. Voi introduce acum conceptele de Locatie, Depozit, Celula si Gestiune. Prin Locatie se intelege un sediu, depozit, sucursala, magazin, etc al unei companii. Prin Depozit se intelege un spatiu delimitat fizic in cadrul unei locatii in care se depoziteaza anumite articole stocabile. O locatie contine cel putin un depozit. Celula reprezinta un subdiviziune a unui depozit. Un depozit contine cel putin o celula, caz in care celula se confunda cu depozitul. Fiecare celula are un identificator cu ajutorul caruia pot fi localizate mai usor anumite stocuri de bunuri in cadrul depozitului. Gestiunea reprezinta o grupare logica a mai multor celule. Orice gestiune trebuie sa contina cel putin o celula, caz in care celula se confunda cu gestiunea. Exemplu O firma are doua depozite D1 si D2. Depozitul D1 are doua celule D11 si D12. Depozitul D2 are si el tot doua celule D21 si D22. In celulele D11 si D22 sunt depozitate marfuri. Astfel ca pentru a putea factura intr-o singura factura marfuri din ambele depozite vom crea gestiunea de marfa care va contine Celula D11 si D22. Pentru a adauga un depozit se intra in modulul: General-Configurare societate-Departamente.

- 80 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga un nou depozit in sistem se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

Se completeaza campul Cod, Nume si se pune bifa in campul Depozit. - 81 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se adauga prima celula a depozitului D1. Aceasta este D11.

Pentru a adauga si celula D12 se apasa butonul sageata-jos existent pe tastatura calculatorului.

- 82 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza identificatorul si pentru a doua celula.

Apoi se apasa butonul . Repetam procedura descrisa anterior pentru a adauga depozitul D2 si celulele D21 si D22.

- 83 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Acum trebuie sa adaugam gestiunea de marfa care va contine celula D11 din depozitul D1 si celula D22 din depozitul D2. Gestiunile unei comanii sunt necesare a fi introduse in sistem pentru a putea gestiona stocurile in sistem si pentru a se putea opera documente care au implicatii asupra stocurilor. Pentru a introduce in sistem gestiunile unei companii se intra in modulul Depozit si se alege optiunea Gestiuni. Pentru a adaga o noua gestiune in sistem se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se va deschide un ecran in care putem introduce date aferente noii gestiuni:

- 84 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Datele care trebuie introduse sunt: Cod gestiune: codul pe care dorim sa il asociem noii gestiuni Nume gestiune: denumirea pe care dorim sa o asociem noii gestiuni Gestionar: angajatul societatii respective care va avea in raspundere gestiunea respectiva. Locatia: locul in care se afla gestiunea respectiva. Firmele distribuite in teritoriu pot avea mai multe locatii, sediul centra, depozit 1, depozit 2, magazin 1, etc..Trebuie specificata locatia in care se afla gestiunea respectiva. Tip gestiune: se specifica modul in care se va gestiona stocul pe gestiunea respectiva, si anume: la pret de achizitie sau la pret de vanzare. In majoritatea cazurilor stocul este gestionat la pret de achizitie. Sistemul pune implicit bifele de campurile “Activa” (care arata faptul gestiunea este valida) si “Gestiune de vanzare” (care va permita sa se faca documente de vanzare din gestiunea respectiva). Bifa pe campul “Virtuala” se pune in anumite conditii speciale in functie de anumite situatii atipice intalnite. In general nu se foloseste. Bifa pe campul “Obiecte de inventar in folosinta” se pune pentru gestiunile care vor fi utilizate ca gestiuni destinatie la Bonurile de consum obiecte de inventar. Bifa pe campul “Custodie” se pune pe gestiunile in care se tine marfa data in custodie anumitor clienti, care in fapt apartine in continuare societatii respective dar fizic se afla la client. La punerea bifei respective se activeza un camp in care se poate selecta clientul pentru care s-a creat gestiunea respectiva. Se apasa pe sageata din dreapta campului “Custodie” si apoi se tasteaza numele clientului respectiv si se apasa butonul (butonul fulger galben din stanga campului Cod).

- 85 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa selectarea partenerului respectiv se apasa butonul pentru a inregistra in sistem noua gestiune. Datele aferente unei gestiuni deja existente poti fi ulterior modificate. Pentru acest lucru se intra in datele aferente gestiunii se opereaza modificarile dupa care se apasa butonul . Daca o gestiune este de vanzare si exista o lista de preturi de vanzare asociata acestei gestiuni, acest lucru se poate realiza si in sistem prin intermediul campului “Lista preturi”. Astfel incat cand vom vinde din gestinea respectiva sa ne apara implicit pentru produsele vandute preturile existente in lista respectiva.

Observatie. In acest camp lista de preturi poate fi doar selectata, nu si creata! Listele de preturi se creaza din modulul General-Articole-Liste de preturi. Se adauga celulele aferente gestiunii. Pentru adaugarea celuleleor de stoc se apasa butonul din partea dreapta a ecranului.

- 86 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se desfac celulele aferente depozitului D1 si D2

Selectam celulele D11 si D22 (dupa selectare celulei D11 se tine tasta apasata).

- 87 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se apasa butonul .

Apoi se apasa .

- 88 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

d)

Setari contabile

Pentru a putea lucra cu modulul contabilitate este necesar sa fie introduse in sistem anumite date si sa fie facute cateva setari. Acestea sunt: 1. Sistemele contabile 2. Exercitii financiare 3. Planul de conturi 1. Sistemele contabile: Charisma poate lucra in paralel pe doua sisteme contabile. Sistemele pe care se doreste urmarirea inregistrarilor contabile trebuie definite in sistem. Pentru realizarea acestei operatiuni se intra in modulul Contabilitate-Definire parametri-Sisteme contabile. Se deschide urmatorul ecran in care se pot introduce sistemele pe care dorim sa le utilizam in contabilitate prin introducerea valorilor cod si denumire atasate fiecarui sistem contabil:

Pentru exemplu presupunem ca se doreste lucrul in sistemele RAS si IAS. Se introduc codul si denumirea fiecaruia dintre cele doua sisteme apoi se apasa pe butonul din partea de jos a ecranului. Observatie: De obicei sistemele contabile sunt deja definite in sistem.

- 89 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

2. Exercitii financiare – trebuie definit in sistem anul financiar si perioadele contabile ale acestuia pe care se va lucra. De obicei aceasta operatiune este necesar sa fie facuta in momentul in care se trece la un nou an financiar care nu a fost inca definit in sistem. Pentru a defini aceste elemente se intra in modulul Contabilitate-Definire parametriExercitii financiare. In ecranul care se deschide pot fi observate exercitiile financiare deja existente in sistem. Presupunem ca dorim sa adaugam in sistem exercitiul financiar aferent anului 2008:

- 90 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe butonul din partea de jos a ecranului pentru a adauga in sistem un nou exercitiu financiar.

In campul :Denumire” se introduce valoarea: Anul 2008 In campul “Anul fiscal:” se introduce valoarea 2008 Bifa pe campul “Este initial” se pune in contextul in care firma incepe sa lucreze in Charisma in anul respectiv. Dupa completarea acestor campuri se apasa butonul din partea dreapta a ecranului de mai sus. Vor aparea perioadele contabile aferente exercitiului financiar 2008. Apoi se apasa butonul . Bifa in campul [Este initial] se pune pe inregistrarea corespunzatoare exrcitiului financiar cand s-a inceput lucrul in sistemul Charisma. Exemplu: daca firma dumneavoastra incepe sa lucreze in Charisma in orice luna a anului 2008, atunci pentru anul 2008 se pune bifa in campul [Este initial].

- 91 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca pentru perioadele contabile generate campul “Stare contabila” are valoarea “Inactiva” ceea ce inseamana ca lunile nu sunt deschide din punct de vedre contabil, deci nu se va putea lucra pe nici una din ele. Presupunand ca o firma va incepe sa lucreze in Charisma cu luna martie 2008, va trebui sa deschidem aceasta luna contabil. Pentru aceasta operatiune se selecteaza linia corespunzatoare lunii martie si se apasa pe butonul din partea dreapta a ecranului de mai sus: In fereastra care se deschide se apasa pe butonul pentru a deschide contabil luna martie.

- 92 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul , apoi butonul .

Efectul punerii bifei pe campul “Inchisa operational” este acela de a nu mai permite introducerea de documente in luna respectiva pe care s-a pus aceasta bifa si se utilizeaza in operatiunile de inchidere ale unei perioade. Daca se va incerca introducerea oricarui document cu o data calendaristica apartinand unei luni inchise operational, la salvarea documentului sistemul va intoarce un mesaj de eroare. 3. Planul de conturi – de obicei sistemul vine cu un plan standard de conturi un plan de conturi sintetice), urmand ca in functie de dorintele clientului acesta sa isi poata adauga conturile analitice de care are nevoie. Planul de conturi se gaseste in modulul Contabilitate-Definire parametri- Planul de conturi.

- 93 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Structura de conturi existenta poate fi parcursa prin apasarea pe semnul “+” al unei clase, grupe, etc.

Cum se adauga un cont nou in planul de conturi? Pentru a adauga un nou cont se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se deschide o fereastra in care putem adauga date aferente noului cont. Spre

- 94 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

exemplu presupunem a dorim sa adaugam doua analitice la contul 4111, si anume: 4111.1 – Clienti interni si 4111.2 – Clienti externi.

Datele care trebuie completate pentru un nou cont sunt: - “Exercitiu financiar” corespunzator cu anul fianciar din care dorim sa utilizam viitorul cont contabil. - “Sistemul contabil” pe care se doreste adaugarea contului - “Simbolul” contului (4111.1 in exemplul nostru pentru primul analitic) si “Denumirea” (Clienti interni pentru primul analitic) , dupa care se selecteaza contul parinte, adica 4111. - Bifa pe campul “Centru de cost” se pune pe conturile pentru care dorim ca inregistrarile contabile in care acesta va fi implicat sa se poata aloca pe structura de Centre de cost a companiei. - Bifa pe campul “Are partner” se pune pe conturile pentru care inregistrarile contabile vor solicita obligatoriu sa fie asociat si un partener. - Se seteaza “Tip”-ul contului: Activ, Pasiv, Bifunctional - Se seteaza Clasificarea contului: sintetic gradul I, sintetic gradul II, analitic, etc. - Pentru firmele distribuite care au mai multe locatii se poate pune bifa pe campul “Vizibil” pentru locatiile unde dorm sa fie vizibil noul cont adaugat. - Pentru fiecare cont se poate acorda vizibilitate doar pentru anumite grupuri de utilizatori (in tab-ul [Restrictionare vizualizare parteneri]). Dupa introducerea acestor date ecranul aferent noului cont adaugat 4111.1 va arata in felul urmator:

- 95 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru ca anumiti utilizatori contabili sa nu poata vedea componenta pe parteneri a rulajului unui anumit cont, se restrictioneaza vizibilitatea pentru anumite grupuri de utilizatori. Ca sa realizam aceasta operatiune se apasa pe tab-ul [Restrictionare vizualizare parteneri]. Se pune bifa pe campul restrictionat la grupurile pentru care nu dorim sa poata vizualiza componenta pe parteneri a contului selectat.

Se apasa butonul . Sistemul va afisa urmatorul mesaj: - 96 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butnul Pentru adaugarea si a analiticului 4111.2 se reia procedura deschrisa anterior. Putem sterge un cont din sistem? Da, doar daca nu exista inregistrari aferente contului respectiv. Pentru aceasta opratiune din planul de conturi se mai sus se apasa butonul (din coltul stanga-jos).

Presupunem ca dorim sa stergem ultimul analitic adaugat anterior, adica 4111.2. Pentru acest lucru selectam contul respectiv si apasam butonul din partea de jos a ecranului.

- 97 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul .

- 98 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observatie: in cazul in care pe contul sintetic exista deja inregistrari, primul analitic adaugat in sistem va prelua automat inregistrarile din contul sintetic. Astfel ca dupa primul analitic adaugat in sistem la un cont sintetic nu va mai putea fi sters din baza de date.

e)

Configurare statie de lucru

In principiu fiecare calculator pe care se va lucra in sistemul Charisma are un an financiar si o gestiune implicita (depozit) pe care lucreaza. Spre exemplu un operator de la vanzari care va lucra in Charisma va emite facturi pentru anul in curs din gestiunea de marfa. Pentru ca aceste doua elemente sa fie preluate automat in documente si sa apara implicit trebuie sa fie configurata statia de lucru cu valorile respective. Acest lucru se face in principiu o singura data. Se intra in modulul General - Configurare statie de lucru

Se va deschide urmatorul ecran:

- 99 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca nu este setat nimic in campul “Gestiunea de lucru” sau este o alta gestiune cat cea dorita, se apasa pe sageata din dreapta campului “Gestiunea de lucru”. Se va deschide o fereastra in care putem completa anumite filtre prin care sa gasim o anumita gestiune introdusa anterior in sistem conform instructiunilor din cest capitol la sectiunea c) Setare gestiuni.

- 100 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Din lista respectiva se selecteaza gaesiunea de lucru pentru computerul respectiv. Prespunem ca dorim sa setam GESTINE MARFA.

Apoi se apasa pe butonul si se alege anul financiar pe care se va lucra pe computerul respectiv.

- 101 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe sageata din dreapta campului “Exercitiu financiar” si se alege de exemplu, anul 2008.

Apoi se apasa butonul pentru a salva aceste modificari.

- 102 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

f)

Configurare date societate

Deoarece pe multe din documentele tiparite din sistem (Avize e expeditie, facturi de vanzare, etc) este necesar sa apara anumite date de identificare ale societatii comerciale cat si ale persoanei care a emis documetele respective, aceste informatii trebuie introduse in sistem. Acest lucru se face din modulul General – Configurare societate – Date societate

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra asemanatoare cu cea in care se introduc datele unui partener nou, in care se completeaza o serie de informatii generale privind societatea proprie:

- 103 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga adresa, telefoane, persoane de contact se folosesc butoanele aflate in partea de mijloc-stanga a ecranului de mai sus. Pentru a adauga adresa (sau adrese daca firma are mai multe locatii) se apasa pe butonul , apoi pe butonul din partea dreapta a ecranului. Se va deschide un ecran in care putem adauga adresa societatii comerciale:

- 104 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza datele respective.

Se apasa butonul . Vom reveni in fereastra principala.

Se apasa apoi butonul pentru a salva in sistem datele introduse. Datele importante care trebuie introduse in sistem se refera la conturile din banci ale firmei respective si la angajatii firmei. Aceste doua setari sunt necesare a fi facut pentru a putea lucra in sistem operatiunle cu banca din modulul financiar, respectiv pentru a putea

- 105 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

selecta angajatii respectivi in diverse documente, situatii. Ca un exemplu, daca nu vom defini in sistem conturile bancare descise la o anume banca, atunci nu se vor putea opera in sistem extrasele de cont de la banca respectiva. Daca o persoana fizica adaugata in nomenclatorul de persoane, nu este definita in ecranul [Date societate] ca si angajat, acesta nu va puteafi asociat ca gestionar, agent de livrare, agent de vanzare, etc in documentele din sistem. Cum se adauga in sistem conturile bancare pe care societatea respectiva le are deschise la diferite banci si in diverse monede? Aceasta operatiune presupune urmatorii pasi: 2. Se adauga in sistem toate bancile la care firma respectiva are deschise conturi bancare. Bancile se adauga dupa modelul descris intr-un paragraf anterior. 3. Se intra apoi in modulul General – Configurare societate – Date societate si se apasa pe butonul aflat la mijlocul ecranului. Se va deschide urmatorul ecran:

Se selecteaza banca pentru care dorim sa adaugam conturile executand click-stanga de mouse pe segeata din dreapta campului “Banca”.

- 106 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza din lista care apare banca in cauza. Presupunem ca exemplu ca vrem sa adaugam la BANACA 1 doua conturi: unl in lei si unul in euro.

Tipulde cont ramane cu valoarea “LV” – la vedere. In campul “Valuta” lasam valoarea ROL daca contul este in lei. In campul “Numar cont” se introduce IBAN-ul respectiv: presupunem ca avem un cont in lei CONT 1. Apoi se apasa butonul din fereastra de mai jos pentru a adauga un nou cont in sistem (cel in euro):

- 107 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se reia procedura de mai sus schimbandu-se IBAN-ul si valuta contului:

- 108 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce terminam de adaugat toate conturile la toate bancile se apasa butonul din fereastra de mai sus. Vom reveni in ecranul principal [Configurare societate] dupa care apasam butonul pentru a salva datele introduse in sistem.

Cum se adauga in sistem ca angajati persoanele introduse anterior in nomenclatorul de persoane care indeplinesc aceasta calitate? Pentru aceasta operatiune din fereastra [Date societate] se apasa butonul .

- 109 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide ecranul urmator:

Se selecteaza o persoana din nomenclatorul de persoane care indeplineste calitatea de angajat si inca nu a fost introdus, prin apasarea pe sageata din dreapta campului “Nume”.

Se completeaza apoi datele privind angajatul respectiv. Se apasa apoi butonul .

- 110 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa apasarea pe butonul se revine in ecranul principal. Pentru a salva noile date introduse se apasa butonul .

- 111 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

g) sectiune. Scurta recapitulare

Ce am invatat in aceasta

In cadrul acestui capitol ati inteles care sunt setarile principale care trebuie efectuate in sistem pentru ca acesta sa functioneze. Acum trebuie sa stiti: 1. Ce reprezinta nomenclatorul de parteneri; sa cautati in sistem un anumit partener, sa adaugati si sa stergeti un partener din baza de date. De asemenea ati invatat cum sa inactivati un partener atunci cand acesta nu se poate sterge. 2. Cum se adauga in sistem un partener de tip Banca. 3. Cum sa creaza o ierarhie de parteneri, atunci cand dorim sa clasificam partenerii dupa anumite criterii. 4. Cum se adauga o persoana in sistem 5. Ce reprezinta nomenclatorul de articole; sa cautati in sistem un anumit articol, sa adaugati si sa stergeti un articol din baza de date. De asemenea ati invatat cum sa inactivati un articol atunci cand acesta nu se poate sterge si ca articolele sunt stocabile si nestocabile. 6. Ce reprezinta un tip de articol si cum se poate adauga in sistem un nou tip de articol. 7. Ce reprezinta o gestiune si cum pot si adaugate gestiuni in sistem. 8. Care sunt setarile contabile principale si anume: setare sisteme contabile, setare exercitiu financiar si setare plan de conturi. 9. Cum se adauga un cont in planul de conturi si in ce conditii se poate sterge un cont. 10. Cum se deschide/inchide operational si contabil o luna. 11. Cum se configureaza o statie de lucru pe care se lucreaza in Charisma 12. Cum se configureaza datele aferente societatii proprii.

h) intrebari

Discutii libere, alte

- 112 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

3. Modulul General a)

Destinatie

In acest capitol veti invata care sunt alte setari ce pot fi facute in sistem, altele decat cele principale prezentate in capitolul precedent. Aceste setari pot sa conduca la anumite automatisme in diverse documente din sistem sau la completarea anumitor dictionare si ierarhii. Aceste setari pot fi facute sau nu, in functie de specificul activitatii clientului, de modul acestuia de lucru si de organizare. Ele se gasesc in modulul General.

b)

Scopul acestui capitol

La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa: -

intelegeti ce reprezinta un catalog de articole si la ce este acesta util. cum se adauga o lista de preturi in sistem si cum putem utiliza ulterior aceasta lista. stiti cum se adauga in sistem taxele care pot sa apara la articolele provenite din import. stiti cum se pot adauga/modifica in sistem cursurile pentru diferite valute la diverse banci. intelegeti ce inseamna un cod vamal si cum se adauga in sistem un cod vamal. intelegeti ce reprezinta un server de printare si cum se seteaza el in sistem cum se introduc in sistem seriile fiscale pentru documentele care se emit din sistem: facturi de vanzare, avize de expeditie, chitante client. stiti cum se introduce in sistem plaja de numere pentru documentele la care se doreste generarea automata a numarului de document. intelegeti ce reprezinta centrele de cost, cum se adauga in sistem centrele de cost si cum se poate adauga in sistem o clasificare a centrelor de cost.

c)

Functionalitati

Catalog articole In cele mai multe cazuri furnizorii sau clientii unei companii utilizeaza pentru produsele pe care le cumparam/vindem alte coduri si denumiri decat cele utilizate in sistemul nostru informatic. Ca un exemplu presupunem ca in cardul firmei noastre avem un articol pentru care am stabilit in sistemul nostru informatic intern urmatoarele: Cod Articol 1002

Nume articol Inghetata de vanilie

Acizitionam acest articol de la furnizorul numit Furnizor Inghetata. Dar acest furnizor utilizeaza in sistemul sau propriu alt cod si denumire pentru acest articol:

- 113 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cod Articol 2300

Nume articol Cornetto crema de vanilie

Datorita acestui lucru facturile care vin de la acest furnizor continand produsul respectiv au tiparite codul 2300 si denumirea “Cornetto crema de vanilie” fapt care pune operatorul facturii de achizitie in situatia de a nu mai putea identifica asa usor produsul in sistemul propriu. Mai mult decat atat furnizorul Furnizor Inghetata doreste ca atunci cand primeste prin fax sau e-mail comenzi, aestea sa contina codul si denumirea utilizata de el pentru produsele comandate. Inghetata pe care o achizitionam o vindem mai departe mai multor clienti. Unul dintre acestia numit Distribuitor Inghetata fiind un mare distribuitor ne poate impune ca pe factura de vanzare pe care i-o intocmim sa apara codul si denumirea articolului utilizate de el deoarece difera atat de codificarea furnizorului cat si de cea utilizata de noi: Cod Articol 5600

Nume articol Vanilla Ice Cream

Cum se rezolva aceste probleme in sistem, deoare asa cum am vazut in capitolul precedent pentru un articol noi putem asocia in sistem un singur cod si o singura denumire? Prin intermediul optiunii Catalog articole. Aici se poate face asocierea intre codul, denumirea proprie a diferitelor articole si codul, denumirea acestor articole utilizate de un anumit partener. Se intra in modulul General-Articole-Catalog articole

Se va deschide urmatoarea fereastra:

- 114 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Vom adauga prima data catalogul pentru furnizor. Pentru aceasta apasam butonul din fereastra de mai sus:

Se selecteaza partenerul pentru care dorim sa introducem catalogul respectiv, in cazul nostru “Furnizor Inghetata”. Apasam pe sageata din dreapata campului “Partener” si in campul “Nume” tastam numele furnizorului. Apoi apasam pe butonul Executa filtru.

- 115 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectam partenerul respectiv apoi introducem un numar in campul “Numar catalog”

Pentru a adauga la un anumit articol din nomenclatorul propriu, codul si denumirea utilizata pentru acesta de partenerul seletat in antatul catalogului apasam butonul din partea dreapta a ecrenului de mai sus. Se va deschide fereastra urmatoare:

- 116 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se seleteaza articolul din nomenclatorul propriu apoi in campurile “Cod” si “Denumire” se introduc datele pe care le utilizeaza partenerul respectiv. In exemplul nostru cautam articolul 1002 – Inghetata de vanilie

Daca se doreste adaugarea unui alt articol se apasa butonul si se reia procedura descrisa. Apoi apasam butonul pentru a reveni in fereastra principala:

- 117 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se apasa butonul . In acelasi mod se construieste un nou catalog si pentru clientul “Distribuitor inghetata” introducand in campurile “Cod” si “Denumire” valorile utilizate de acest client. In documente din Charisma, atunci cand se cauta un anumit articol se poate cauta si dupa codul de catalog. Presupunem ca vrem sa adaugam articolele intr-o factura de achizitie primita de la partenerul “Furnizor inghetata” dupa codul de catalog al acestuia deoarece pe factura respectiva avem tiparite aceste coduri, deci ne este mai usor sa gasim articolele in acest mod.

- 118 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In fereasta de mai sus in loc sa cautam un articol dupa codul si denumirea proprie, utilizam campul “Cod/Denumire catalog”:

Se introduce in campul “Cod”, codul pe care l-am introdus anterior in catalogul acestui partener, si anume: 2300, dupa care se apasa butonul Executa filtru:

- 119 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa selectarea articolului respectiv pe baza codului utilizat de furnizor, va aparea articolul din sistem:

Liste de preturi In majoritatea cazurilor firmele care vand diverse marfuri si servicii practica anumite tarife (preturi) care raman valabile o anumita perioada de timp. Pentru ca aceste preturi sa apara automat in diverse documente fara a mai fi nevoie sa le introducem manual vom utiliza listele de preturi. Listele de preturi pot fi utilizate atat pentru partea de achizitie cat si pentru cea de vanzare, deoarece si preturile de achzitie sunt in general negociate cu furnizorii pe anumite perioade de timp. Cateva din avantajele utilizarii listelor de preturi sunt : - Scade timpul de operare al unui document deoarece nu mai este nevoie sa se opereze si pretul - Eliminarea erorilor datorita greselilor de operare. Uneori cei care factureaza pot sa introduca pretul gresit - Chiar daca preturile se tin in valuta, sistemul stie ca in documente sa calculeze pretului in lei pe baza cursurilor valutare - Se pot asocia liste de preturi pe anumiti parteneri astfel incat la facturare automat apare pretul stabilit pentru partenerul respectiv. - Se tine sub control mult mai usor daca furnizorii isi respecta preturile negociate fata de cele care apar efectiv in facturile receptionate. Listele de preturi se gasesc in modulul General – Articole – Liste de preturi.

- 120 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se deschide un ecran in care putem vizualiza listele existente in sistem dar putem si adauga liste noi de preturi.

Pentru a adauga o lista noua de preturi in sistem se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

- 121 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Trebuie completate urmatoarele campuri: Denumire lista: numele pe care vrem sa-l atribuim listei respective Valabila de la: data de la care vrem sa utilizam lista respectiva Pana la: data pana la care lista este valabila Valuta: nu are influenta ce se seteaza deoarece valuta se va selecta pe articol Tip lista: putem selecta din acest camp unul din maimulte tipuri de lista: - lista de preturi generala: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata atat in documentele de intrare cat si in cele de iesire; - lista de preturi de intrare: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata in documentele de intrare; - lista de preturi de iesire: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata in documentele de iesire. Activa: bifa pe acest camp face ca lista respectiva sa poata fi utilizata in documente; daca dorim sa nu mai utilizam lista scoatem aceasta bifa Lista implicita: in contextul in care in sistem avem mai multe liste de preturi in sistem una din ele (cea mai des utilizata) poate sa apara implicit in documente. Pentru ca o anumita lista sa apara implicit in documente se pune bifa pe campul implicit al listei respective. Obs. Pentru un anumit tip de lista doar o singura lista poate fi implicita! Tip pret: putem selecta modul in care pretul va fi introdus in lista, si anume: pret fara TVA, pret cu TVA inclus. Acestea sunt informatii de antet care definesc lista respectiva.

- 122 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Urmeaza acum sa adaugam articolele care fac parte din lista respectiva si pretul de vanzare al acestora (in exemplul de mai sus am creat o lista de preturi de vanzare, cu tip pret fara TVA). Pentru a adauga articole si pretul aferent in lista de utilizeaza butonul din partea dreapta a ecranului de mai sus. Se deschide urmatoarea fereastra din care putem selecta articole:

Dorim sa adaugam in lista articolele urmatoare: - 123 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

A1 – Articol 1 – Pret vanzare fara TVA = 8 lei A2 – Articol 2 – Pret vanzare fara TVA = 3 lei Apasam pe sageata din dreapta campului “Articol” si introducem codul primului articol dupa care apasam butonul Executa filtru

- 124 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga al doilea articol apasam butonul din fereastra de mai sus si apoi repetam procedura descrisa mai sus.

Dupa ce am terminat de adaugat cele doua articole si preturi se apasa butonul . Vom reveni in fereastra principala a listei de preturi.

- 125 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se apasa butonul pentru a salva in baza de date noua lista de preturi de vanzare. Se pot asocia unei liste de preturi unul sau mai multi parteneri, astfel incat in documentele in care acest parener va fi selectat sa fie aduse preturile corespunzatoare acestuia. Atunci cand este necesar pentru vanzare se poate asocial o lista de preturi pentru o anumita adresa de livrare a unui anumit client. Pentru a asocia unul sau mai multi parteneri unei liste de preturi se apasa pe tab-ul [Parteneri] din interiorul listei respective.

- 126 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a selecta partenerii pentru care se aplica preturile din lista respective se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide urmatorul ecran:

Pentru a selecta partenerii se apasa pe sageata din dreapta campului [Partener]. Se cauta partenerii respective dupa cod sau denumire.

Selectam partenerul CLIENT 1.

Daca se doreste asocierea unui nou partener se apasa butonul din fereastra active. Daca nu, se apasa butonul .

- 127 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Revenim in ecranul listei de preturi in care apasam butonul pentru modificarile efectuate.

Taxe In diverse documente apare necesitatea calcularii unor taxe aferente anumitor articole. Acestea pot fi grupate in mai multe categorii:TVA. Acciza, Comision vamal, Taxa vamala, etc. In cadrul fiecarei categorii avem mai multe valori pe care taxa respectiva le poate lua: Exemplu: TVA 19%, TVA 9%, TVA 0%. Cum se adauga in sistem categoriile de taxe de care avem nevoie? In modulul General – Articole – Taxe putem sa ne configuram categoriile de taxe pe care le vom utiliza in sistem.

- 128 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In general la instalare sistemul are deja configurate categoriile de taxe, urmand ca in cazul in care va aparea o valoare noua pentru o anumita categorie de taxa sa fie adaugata in sistem.

Ceea ce se vede in ecranul de mai sus reprezinta categoriile de taxe existente in sistem. Dorim sa vedem ce valori avem pentru Taxa Vamala. Pentru acest lucru selectam linia care contine aceasta taxa si apasam butonul din coltul stanga-jos al ferestrei de mai sus:

- 129 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca pentru acest tip de taxa (Taxa vamala) avem introduse in sistem urmatoarele valori: 0%, 8%, 10%……..30%. Cum procedam in cazul in care nici una dintre aceste valori nu corespunde necesitatilor noastre? Presupunem ca avem la import anumite produse pentru care avem nevoie de o taxa vamala de 18%. In fereastra de mai sus apasam butonul din partea dreapta a ecranului. Se va deschide urmatorul ecran:

Trebuie sa completam codul taxei , rata taxei si descrierea acesteia: - 130 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi apasam butonul din ecranul de mai sus, apoi butonul .

Aceasta functionalitate este valabila daca dorim sa adaugam valori noi la oricare din categoriile de taxe.

- 131 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Coduri vamale Pentru articolele care se achizitioneaza prin import este necesar sa se intocmeasca documentul numit Declaratia vamala de import. Cu ocazia importului, in functie de incadrare si tara de provenienta pentru articolele importate se pot calculeaza accize, comision vamal, taxa vamala, TVA. Pentru ca sistemul sa stie sa calculeze automat valoarea acestor taxe in functie de articolele importate, trebuie definite in sistem Codurile vamale. Pentru acest lucru se intra in modulul General – Coduri vamale.

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide fereastra urmatoare:

- 132 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In sistemul Charisma prin cod vamal intelegem grupari de valori distincte ale urmatoarelor patru elemente: Acciza, Comision vamal, Taxa vamala si TVA. Spre exemplu toate toate produsele pe care le importam au Acciza 0%, Comision vamal 0,5%, Taxa vamala 0%, TVA 19%. Pentru a adauga in sistem un cod vamal se apasa butonul din fereastra de mai jos.

Se adauga in campurile “Cod” si “Nume” codul si numele noului cod vamal pe care dorim sa-l introducem in sistem.

- 133 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi trebuie sa adaugam taxele care compun acest nou cod vamal. Pentru aceasta operatiune apasam pe butonul aflat in partea dreapta a ferestrei de mai sus. Se deschide urmatoarea fereastra din care putem selecta categoriile de taxe si valorile acestora:

Presupunem ca pentru acest cod vamal avem Acciza 0%, Comision vamal 0.5%, Taxa vamala 10%, TVA 19%. Pentru a adauga o taxa apasam pe sageata din dreapta campului Tip taxa

- 134 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectam prima categorie de taza, si anume Acciza (ordinea de introducere nu conteaza):

Apoi selectam Rata pentru acciza, si anume valoarea 0

- 135 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Valorile pe care le gasim in cele doua liste (Tip taxa si Rata) sunt cele pe care au fost anterior adaugate in optiunea Taxe prezentat anterior. Pentru a adauga urmatoarea categorie de taxa, si anume Taxa vamala, se apasa butonul din partea de jos a ecranului de mai sus.

Se reia procedura descrisa mai sus:

- 136 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru Taxa vamala si Comision vamal trebuie specificata tara / tarile de provenienta la care se aplica taxele respective. Pentru acest lucru executa click-stanga de mouse in campul “Tara”. O sa apara o sageata in dreapta campului “Tara”. Apasam pe sageata respectiva si selectam tara la care se aplica taxa respectiva.

- 137 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Presupunem ca taxa vamala de 10% se aplica pentru produse din Anglia si Canada. Selectam prima tara Anglia:

Pentru a mai selecta inca o tara se apasa butonul din dreapta ecranului de mai sus. Sistemul va adauga o noua linie goala pentru campul “Tara”.

- 138 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Executam clik-stanga de mouse pe acesta noua linie si apasam pe sageata din dreapta pentru a selecta a doua tara.

Din lista respectiva selectam Canada:

- 139 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi apasam butonul din ecranul de mai sus.

In aceeasi maniera se adauga si Comisionul vamal si TVA. La final fereastra va arata in modul urmator:

Apoi se apasa butonul .

- 140 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pasul urmator este sa asignam articolele care se incadreaza in acest cod vamal. Pentru acest lucru se executa click de mouse pe tab-ul Articol din fereastra de mai jos:

Se deschide urmatorul ecran in care putem adauga articolele care fac parte din codul vamal respectiv:

Pentru a selecta si adauga articole se apasa pe butonul din partea dreapta a ecranului de mai sus. Se deschide un ecran de selectie a articolelor:

- 141 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Articolele pot fi cautate dupa cod sau denumire (fragmente din denumire).

Se selecteaza primul articol dupa care se apasa butonul din partea dreapta a ecranului

- 142 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza urmatorul articol prin apasarea butonului din partea dreapta a ecranlui si se reia procedura de lucru. Dup ace se termina de adugat toate articolele corespunzatoare codului vamal se apasa butonul pentru a finaliza operatiunea de introducere a codurilor vamale.

Cursuri valutare Deoarece in unele documente apar anumite valori exprimate in diferite valute trebuie sa putem adauga in sistem in fiecare zi cursuri valutare. Se pot introduce in sistem cursuri pentru aceeasi moneda la diverse banci. Pentru acest lucru se intra in modulul General – Cursuri valutare.

Se deschide un ecran in care se pot adauga pentru bancile definite anterior in sistem cursuri valutare ale diverselor valute.

- 143 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga o inregistrare noua se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

Se selecteaza urmatoarele date: Data: data calendaristica pentru care dorim sa introducem in sistem cursul valutar Banca: banca pentru care dorim sa introducem cursul valutar Valuta: moneda straina pentru car dorim sa introducem cursul Moneda de baza: moneda in raport de care se calculeaza paritatea (Leul)

- 144 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cursul I: valoarea exprimata in moneda de baza a valutei selectate

Dupa completarea acestor date se apasa butonul . Observatie: banca propusa implicit este cea stabilita initial la General > Administrare > Parametri de initializare, prin parametrul ExchangeBankId, din grupul Financiar:

- 145 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Servere de printare Aceasta optiune din Charisma este utilizata pentru setarea calculatoarelor de pe care se vor printa documente fiscale (Avize client, facturi de vanzare, chitante client). Pentru a realiza aceasta operatiune se intra in modulul General – Servere de printare.

Se va deschide urmatorul ecran:

Trebuie completate urmatoarele campuri: Calculator: numele calculatorului

- 146 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Lucreaza in locatia: locatia in care functioneaza calculatorul respectiv Utilizator asociat: numele utilizatorului care lucreaza pe acel calculator Se repeta procedura daca se doreste introducerea in sistem a mai multor servere de printare. Apoi se apasa butonul .

Serii documente Din sistemul Charisma se pot tipari urmatoarele tipuri de documente (pe imprimate fiscale): Avize de expeditie, facturi fiscale de vanzare, chitante client si polite de asigurare). Deoarece fiecare exemplar din aceste tipuri de documente se identifica unic prin trei campuri, si anume: Prefix, Numar si Sufix. Pentru ca sistemul sa poata tipari automat pe documente aceste elemente, acestea trebuie introduse in sistem. Mai clar, in momentul in care dorim sa tiparim prima factura din Charisma avem langa noi un top de tipizate. Trebuie sa introducem in sistem seria, numarul si sufixul tiparit pe prima si ultima factura din top. Sistemul va sti sa genere automat toate seriile fiscale. In sistem exista optiuni pentru a seta seriile fiscale pentru fiecare tip de document. Operatia de introducere a acestor serii fiscale este necesar sa fie facute la epuizare unui top de documente si utilizare unuia nou. Voi exemplifica modul de introducere in sistem a seriilor fiscale pentru facturile de vanzare, modalitatea fiind aceeasi si pentru celelate tipuri de documente. Pentru a realiza acest lucru se intra in modulul General – Serii documente – Serii facturi. Se va deschide urmatorul ecran:

- 147 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a genera in sistem seriile fiscale se apasa pe butonul . Se deschide urmatorul ecran:

- 148 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza urmatoarele campuri: Prefix, Sufix, Numarul primei facturi si al ultimei facturi din top precum si serverul de printare la care vom asocia aceste serii fiscale. Apoi se apasa butonul .

- 149 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Centre de cost Contul de profit si pierdere din contabilitatea financiara arata daca pe o anumita perioada de timp o companie a realizat profit sau nu. Deoarece este util sa se poata obtine un diagnostic asupra rentabilitatii diferitelor compartimente, sau a altor structuri interne se pot configura una sau mai multe ierarhii de centre de cost. Pe structura create se vor repartiza ulterior cheltuielile si veniturile companiei. In functie de specificul activitatii unei companii centrele de cost se pot identifica prin urmatoarele: - departamentele companiei - contractile incheiate cu clientii - proiectele la care lucreza compania - agentii de vanzari - magazinele prin care isi realizeaza desfacerea - mijloacele de transport in cazul unei firme care ofera servicii transport Structura (ierarhia) de centre de cost este o structura arborescenta care poata sa contina centre, subcentre de cost pe oricate nivele. Definire centre de cost Dupa ce ne este clar si avem clara aceasta structura ierarhica este necesar sa definim centrele de cost. In aceasta faza nu se mentioneaza nici o relatie de subordonare intre ele centrele de cost, ci doar se definesc ca si cod si denumire. Pentru a seta centrele de cost intram in modulul General > Centre de cost > Definire centre de cost:

- 150 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa selectia acestui meniu se deschide lista cu centre de cost existente:

Partea de sus a ferestrei, denumita "Filtre", se utilizeaza la selectia centrelor de cost dupa anumite criterii: Cod , Nume, Tip... Cand se filtreaza dupa Cod sau Nume, se poate utiliza caracterul special %, care are urmatoarea semnificatie: • 22%: se aleg toate centrele de cost la care Codul incepe cu sirul de caractere "22" • %22: doar cele care se termina in "22" • %22%: acele centre de cost care contin sirul de caractere "BV", indiferent de pozitie Pentru a adauga un nou centru de cost se apasa pe butonul . Apare astfel ecranul de editare a datelor proprii centrului de cost:

- 151 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se introduc codul si denumirea centrului de cost. Se alege apoi tipul centrului de cost (daca este cazul).

Apoi se apasa butonul .

- 152 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Clasificari centre de cost Centrele de cost se pot clasifica / ierarhiza folosind meniul General > Clasificari > Centre de cost/ profit. Se deschide urmatorul ecran:

Pentru adaugarea unei noi clasificari se apasa pe butonul si se intra in fereastra de editare. Se introduce Codul si Denumirea clasificarii.

- 153 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fereastra este compusa din 2 parti: • Ierarhie de categorii / centre de cost: este cea din partea stanga • Lista cu centre de cost utilizabile: este cea din partea dreapta. Se continua cu crearea ierarhiei. Trebuie adaugata o categorie noua in radacina arborelui. Pentru vizualizarea optiunilor posibile in cadrul modului de lucru, se poate bifa checkboxul “Optiuni pentru arborele de categorii (clasificare)”:

Vom face click in regiunea alba din partea stanga, dupa care vom folosi combinatia de taste < Shift + Insert >; apare un mic ecran de editare:

Se introduce codul si numele radacinii (de unde va incepe ierarhizarea)

Apoi se apasa butonul

- 154 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza nodul Companie si se executa Click-dreapta, apoi se alege optiunea “Adauga subcategorie pentru nodul selectat”

Apare acelasi gen de ecran ca cel prezentat anterior, in care se editeaza codul si denumirea categoriei:

- 155 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe butonul OK, apoi pe butonul Salveaza. Identic se adauga si categoriile (ramurile) ulterioare.

Pentru a adauga centrele de cost de pozitionam pe fiecare categorie in parte. Adaugarea centrelor de cost in cadrul unei categorii se face astfel: Se alege in partea din stanga categoria respectiva. In partea dreapta, avand bifat checkboxul “Doar neclasificate”, se apasa pe butonul de refresh ; vor fi afisate in lista din dreapta doar centrele de cost care nu au fost clasificate inca (Se poate face si filtrare / cautare dupa Cod, Denumire, Tip sau Descriere a centrului de cost): Pentru vizualizarea optiunilor posibile in cadrul modului de lucru, se poate bifa checkboxul “Optiuni pentru lista de entitati (nomenclator)”:

- 156 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se selecteaza din partea dreapta centrul (centrele) de cost care apartin la ramura Departament 1. Se pot selecta centr e de cost adicente tinand apasata tasta sau centre de cost aleatoare tinand apasata tasta

- 157 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa selectarea centrelor de cost care apartin Departamentului 1 se apasa pe butonul “ Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta: • CustomStatementExchangeBankId: este Banca din care se preia cursul pentru Declaratie vamala de Import

d)

Dictionare specifice

La General > Dictionare se pot stabili o serie de “dictionare” – entitati, parametri … care vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module. Dintre dictionarele care au importanta la modulul Achizitii, se mentioneaza aici : Tipuri de cereri de aprovizionare ; Calendar

e) functionalitati

Documente si

Important: modul de operare a documentelor care apar in cadrul modului Achizitii a fost prezentat in cadrul helpului / manualului de utilizare de la Charisma Enterprise. In cadrul acestui manual de training vor fi prezentate cateva fluxuri posibile de documente, cu anumite exemple concrete. Articolele cu care se lucreaza in Charisma se pot clasifica astfel : 1. Articole stocabile: acele tipuri de articole care sunt stocate fizic in gestiuni (magazii) si la care miscarile se pot urmari prin Fisa de magazie. Exemple : materii prime, materiale, marfuri, obiecte de inventar etc. 2. Articole nestocabile: sunt in general cele incadrate la categoria Cheltuieli. Exemple: Chelutieli cu energie si apa, Cheltuieli cu intretinere si reparatii, Cheltuieli cu posta si telecomunicatii, Alte servicii terti etc. Observatie: Imobilizarile (corporale sau necorporale) se considera articole nestocabile. La acestea nu se face NIR (nu se urmaresc prin Fisa de magazie, ca cele stocabile).

- 164 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se evidentiaza in modulul Mijloace fixe, in special prin documentul Fisa mijlocului fix. Exemple: terenuri, constructii, mijloace de transport, echipamente tehnologice, licente…

Achizitii: articole stocabile Flux de documente pentru achizitii de articole stocabile: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cerere de oferta furnizor Oferta furnizor Comanda furnizor Confirmare comanda furnizor Aviz de exepditie de aprovizionare Factura de achizitie Nota de intrare – receptie (NIR) Proces verbal diferente

In functie de specificul fiecarei firme , anumite documente ar putea lipsi din acest flux. De exemplu, un flux restrans ar fi cel format astfel: Comanda furnizor > Aviz de expeditie de aprovizionare > Factura de achizitie > NIR. Se va prezenta in acest manual fluxul complet, considerandu-se ca primul tip de document se face manual, iar fiecare tip din urmatoarele se va genera automat din cel precedent, pe baza unei tranzactii automate. Notiunile de Document si Tip de document au fost descrise la capitoul 1 - Concepte de baza, subcapitolul Entitati implicate in sistem. Tranzactiile si modul lor de clasificare au fost prezentate la subcapitolul urmator: Proprietati ale entitatilor din sistem. Emitere Cerere oferta furnizor Se deschide meniul Achizitii > Cerere de oferta furnizor:

- 165 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apare lista cu documente introduse pe data curenta :

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document ; apare astfel ecranul de editare a documentului:

In partea de antet a documentului se introduc date generale : Numar document, Data document, Partener, Perioada de valabilitate etc. Observatie: Rubrica pentru Numar este de culoare galbena, aceasta inseamna ca la salvarea documentului se va completa automat un numar (primul numar disponibil, dintre cele nefolosite inca la tipul de document curent). Daca se doreste totusi introducerea unui numar, se debifeaza check-boxul si rubrica Numar devine editabila.

- 166 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Bifarea oricaruia din check-boxurile ‘Autorul platii’ sau ‘Destinatar livrare’ are ca efect afisarea unei zone in care se pot introduce informatii corespunzatoare. Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Cerere de oferta’ este ‘Generare Cerere de oferta din Necesar de aprovizionare’. Intrucat documentul se va face manual, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Emitere Cerere de oferta furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ completat si inexistenta unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este manuala. Se apasa pe butonul si se revine in ecranul de editare anterior :

- 167 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca acum in partea de sus a ecranului, la denumirea tranzactiei curente scrie ‘Emitere Cerere de oferta’. Acum se poate pe butonul din partea dreapta, pentru a se trece la adaugarea detaliilor ; apare astfel ecranul de editare a detaliilor:

Pentru alegerea articolului se face click in lista denumita ‘Articol’ si se alege articolul dupa denumire sau cod. Daca, de exemplu, denumirea articolului incepe cu sirul de caractere ‘T-50’, se scriu aceste caractere la rubrica Denumire si se apasa tasta Enter:

Va fi afisata o lista cu toate articolele a caror denumire incepe cu caracterele amintite. Se alege unul din ele prin dublu-click. Se completeaza apoi canitatea pentru care se doreste a se primi oferta : - 168 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Alte rubrici de evidentiat aici sunt UM, Moneda (in care sa fie afisat pretul pe Oferta), Data livrarii si Durata livrarii (acestea 2 din urma sunt interdependente). Daca pe document se va introduce un sigur articol se apasa pe butonul ; in caz contrar se apasa pe butonul si se reiau pasii cu alegerea articolului, introducerea cantitatii etc. Presupunem ca dupa introducerea articolelor pe document, acesta ar arata astfel :

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Oferte), el trebuie sa fie Valid. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este Valid nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. Un document Valid poate fi anulat prin butonul

- 169 -

in urmatoarele conditii :

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• • •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

nu a fost contat nu s-au generat documente din el daca documentul a facut intrari in stoc, nu s-a consumat din aceste intrari

Generare Oferta furnizor din Cerere oferta furnizor Vom genera o Oferta furnizor din Cererea de oferta furnizor introdusa anterior in sistem. Se alege meniul Achizitii > Oferte; se va deschide lista cu documente de pe data curenta:

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document ; apare astfel ecranul de editare a documentului:

In partea de antet a documentului se introduc date generale : Numar document, Data document, Partener, Perioada de valabilitate etc. Observatie: Rubrica pentru Numar este de culoare galbena, aceasta inseamna ca la salvarea documentului se va completa automat un numar (primul numar disponibil, dintre

- 170 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

cele nefolosite inca la tipul de document curent). Daca se doreste totusi introducerea unui numar, se debifeaza check-boxul si rubrica Numar devine editabila.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Oferta furnizor’ este ‘Inregistrare Oferta furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Cerere de oferta furnizor, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Oferta furnizor din Cerere de oferta furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Cererilor de oferta emise catre partenerul ales pe antetul documentului:

- 171 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior :

In acest ecran este afisata in partea de jos o lista cu articolele din documentul sursa ; pentru fiecare din aceste articole sunt prezente 3 campuri : • Cantitate totala: este cantitatea existenta pe documentul sursa • Cantitate ramasa: este egala cu ‘Cantitate totala’ cand nu s-a consumat nimic din aceasta cantitate ; in caz contrar se va afisa aici diferenta intre ‘Cantitate totala’ si ‘Cantitate consumata’ • Cantitate solicitata: este cantitatea aleasa pe documentul curent Observatie: daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul Daca se doreste, de exemplu, sa se preia doar primele 2 articole din cele 3, iar de la al doilea sa se consume doar 8 bucati din 10, se va proceda astfel: Nu se foloseste butonul , ci se bifeaza fiecare articol in parte, in coloana ‘Selectie’ (Evident, daca sunt multe articole pe documentul sursa – de exemplu 50 – si se preiau 48 din cele 50, nu se va bifa la fiecare articol in coloana ‘Selectie’. Se va folosi butonul pentru selectia tuturor celor 50, dupa care se vor deselecta doar cele 2). Revenind la exemplul nostru, dupa ce se selecteaza al doilea articol, in rubrica prezenta in coltul din dreapta – sus va fi preluata valoarea de la ‘Cantitate ramasa’. Se va face click in rubrica ‘Selectata’ si se va suprascrie cantitatea (in cazul de fata se va scrie 8). Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului apasa pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

- 172 -

. Dupa ce se

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Oferte), el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta :

- 173 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In acest ecran, daca se face click-dreapta pe documentul sursa, se pot folosi 3 optiuni: • Arata tranzactia sursa: se afiseaza denumirea tranzactiei prin care a fost facut documentul sursa • Vizualizare rapida document: se deschide o fereastra cu informatiile de baza din documentul sursa • Editare document: se intra in ecranul de vizualizare a documentului sursa Un document Valid poate fi anulat prin butonul in urmatoarele conditii : • nu a fost contat • nu s-au generat documente din el • daca documentul a facut intrari in stoc, nu s-au consumat din aceste intrari Generare Comanda furnizor din Oferta furnizor Vom genera o Comanda furnizor din Oferta furnizor introdusa anterior in sistem. Se alege meniul Achizitii > Comenzi; apare lista cu documente de pe data curenta:

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document; apare astfel ecranul de editare a documentului:

- 174 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener etc. Observatie: Rubrica pentru Numar este de culoare galbena, aceasta inseamna ca la salvarea documentului se va completa automat un numar (primul numar disponibil, dintre cele nefolosite inca la tipul de document curent). Daca se doreste totusi introducerea unui numar, se debifeaza check-boxul si rubrica Numar devine editabila.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Comanda furnizor’ este ‘Emitere Comanda furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Oferta furnizor, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 175 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Comanda furnizor din Oferta furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Ofertelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului:

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior :

- 176 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observatie: daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

. Dupa ce se

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Confirmare de comanda, Aviz…), el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. Generare Confirmare comanda furnizor din Comanda furnizor Pentru introducerea documentului ‘Confirmare de comanda’ se va deschide meniul Achizitii > Confirmari comenzi ; apare lista cu documente introduse pe data curenta:

- 177 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document; apare astfel ecranul de editare a documentului:

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener etc.

- 178 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Confirmare comanda furnizor’ este ‘Inregistrare Confirmare comanda catre furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Comanda furnizor, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Confirmare comanda furnizor din Comanda furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Comenzilor emise catre partenerul ales pe antetul documentului:

- 179 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior:

Observatie: daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

. Dupa ce se

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in - 180 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Confirmare de comanda, Aviz…), el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. Generare Aviz de expeditie de aprovizionare din Confirmare comanda furnizor Introducerea Avizelor de expeditie de aprovizionare se face la Achizitii > Avize > Avize de expeditie. Se va genera acest tip de document dintr-o Confirmare comanda furnizor. Ecranul care apare initial contine lista cu documente introduse pe data curenta :

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document; apare astfel ecranul de editare a documentului:

- 181 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener, Gestiune etc.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Aviz de insotire de aprovizionare’ este ‘Inregistrare Aviz de insotire de aprovizionare’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Confirmare comanda furnizor, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Aviz de expeditie de aprovizionare din Confirmare comanda furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Confirmarilor de comenzi primite de la partenerul ales pe antetul documentului:

- 182 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior:

Observatie: daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

- 183 -

. Dupa ce se

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret. Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (Factura, NIR…) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. Generare Factura de achizitie din Aviz de expeditie de aprovizionare Pentru inregistrarea Facturilor de achizitie se apeleaza meniul ‘Achizitii > Facturi > Facturi de achizitie’. Lista cu documente arata astfel :

- 184 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul editare:

; apare ecranul de

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener, Gestiune etc.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Factura de aprovizionare’ este ‘Inregistrare factura furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 185 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Factura furnizor din Aviz de expeditie furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului:

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior:

- 186 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

. Dupa ce se

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret. Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (NIR) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui.

- 187 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. Generare NIR din Aviz de expeditie de aprovizionare O Nota de intrare – receptie se poate face manual, sau automat, pe baza unui Aviz de aporvizionare sau a uni Facturi de achizitie. NIR-ul se introduce in sistem folosind meniul Achizitii > Receptie > Note de intrare – receptie. Observatie: atunci cand la Achizitii se lucreaza si cu Aviz si cu Factura, e indicat ca sa se genereze NIR din Aviz (si nu din Factura). Este necesar acest mod de lucru mai ales in cazul in care Factura se va primi dupa o anumita perioada de timp de la Aviz. Lista cu documente arata astfel:

Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul editare:

- 188 -

; apare ecranul de

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Nr document, Data document, Partener, Gestiune etc.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Nota de intrare – receptie’ este ‘Generare NIR din factura furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 189 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare NIR din Aviz de expeditie furnizor’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului:

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior:

Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:

- 190 -

. Dupa ce se

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret. Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. De asemenea, in lista de jos, intitulata ‘Lista documente sursa’ se vor afisa anumite informatii:

Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca NIR-ul sa aiba efect si in Fisa de magazie, documetul trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modificari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta. In cazul in care la receptie se constata o diferenta cantitativa intre documentul Aviz de expeditie aprovizionare si cantitatea receptionata efectiv, NIR-ului se opereaza astfel: -se alege documentul sursa (avizul de aprovizionare) -se selecteaza toate articolele de pe document;

- 191 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

-se revine in NIR si dupa pozitionarea pe articolul la care am constatat diferente se opereaza cu ajutorul butonului Receptionata

modificarea de cantitate in campul de

-se inchide aceasta fereastra, se salveaza NIR-ul si se valideaza.

Proces verbal diferente Este documentul ce consemneaza diferentele cantitative la receptie. Acest document se completeaza pe baza tranzactiei automate de Generare Proces verbal de diferente avand ca document sursa Nota de Intrare Receptie.

- 192 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Achizitii: articole nestocabile In cazul achizitiilor, cu articolele nestocabile se lucreaza mai simplu, editandu-se in general doar Facturi de achizitie. Se foloseste acelasi meniu: Achiziti > Facturi > Facturi de achizitie. In general, Facturile de achizitie pentru articole nestocabile se inregistreaza in sistem printr-o tranzactie manuala, de genul ‘Inregistrare Factura de servicii.

- 193 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

De obicei in cazul facturilor de servicii in dreptul cantitatii se trece 1, iar la pret unitar se introduce valoarea fara TVA a serviciului respectiv.

Importuri Evidentierea activitatii de import in Charisma urmatoarele aspecte: • • • • •

stabilirea codurilor vamale inregistrarea Facturilor de import inregistrarea Facturilor auxiliare care apar pe DVI generarea DVI-urilor din Facturi de import (si facturi auxiliare) NIR-uri, in cazul articolelor stocabile din DVI

Modul de configurare a codurilor vamale a fost prezentat la capitolul ‘MODULUL GENERAL’, subcapitolul ‘FUNCTIONALITATI’ Facturi de import Facturile de import se inregistreaza la Achizitii > Import > Facturi de import. Ecranul de editare a unei Facturi de import arata astfel:

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar factura, Partener, Valuta si Cursul corespunzator, Gestiune etc. :

- 194 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observatie: dupa ce se alege valuta, este propus cursul introdus la General > Cursuri valutare, pentru ziua respectiva. Acest curs se poate suprascrie cu alta valoare, daca este cazul. Dupa ce se completeaza date de pe antet se poate trece la adaugarea detaliilor pe document, apasand butonul ; se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor:

Aici se alege mai intai articolul (dupa cod sau denumire) si apoi se introduce cantitatea si pretul in valuta aleasa pe antetul documetului. Daca se adauga si alte documente pe factura se apasa pe butonul si se reiau pasii. La sfarsit, factura ar putea arata astfel:

- 195 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. De asemenea, in lista de jos, intitulata ‘Lista documente sursa’ se vor afisa anumite informatii: Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din el sa se poate genera alte documente (DVI, nota contabila…) el trebuie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Facturi auxiliare pentru DVI Facturile auxiliare (pentru DVI) pt fi : • Externe – se inregistreaza la Achizitii > Import > Facturi de import • Interne – se introduc la Achizitii > Facturi > Facturi de achizitie. Indiferent ca sunt externe sau interne, ele au o anumita caracteristica: sunt Facturi care contin anumite tipuri de articole (Transport, Comison…), tipuri stabilite la tranzactia de generare DVI din Facturi de import.

- 196 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

DVI Acest tip de document se inregistreaza la Achizitii > Import > Declaratie vamala de import. DVI se genereaza automat din Facturi de import (eventual si din Facturi auxiliare) prin o tranzactie automata, de genul ‘Generare DVI din factura de import’. Ecranul de editare arata astfel:

In antetul documetului se inregistreaza date generale : Numar DVI, Data, Partener, Valuta si Curs valutar. Cursul valutar este cel introdus pe ziua respectiva, la banca stabilita la General > Administrare > Parametri de initializare, prin parametrul CustomStatementExchangeBankId.

Dupa ce se completeaza datele de pe antet se apasa pe butonul de selectie a tranzactiilor active pentru generarea de DVI :

- 197 -

; apare fereastra

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In cazul nostru avem o singura tranzactie, astfel ca trecem la selectia Facturilor de import. In lista de jos deja e bifat acest tip de document; putem apasa deci pe butonul si apare ecranul in care se pot alege Facturile :

Dupa ce se alege factura, prin bifare in coloana ‘Selectie’, butonul devine activ; apasarea lui are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe facturi:

Dupa ce se aleg articolele se apasa pe

; apare ecranul initial, de editare DVI : - 198 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca in antet au fost completate rubricile de la ‘Valoare’ : ‘totala facturi’, ‘totala DVI’ si ‘totala taxe’. In lisa de jos, denumita ‘Detaliu Declaratie vamala de import’ au aparut 2 linii – cate una pentru fiecare cod vamal (din cele de care apartin articolele de pe facturi). Se observa ca apar informatii de genul: Baza de impozitare, Taxa vamala, Comision, Accize, TVA, Valoare totala taxe etc. Valoarea taxelor pe fiecare articol in parte se poate verifica alegand un cod vamal din lista si apasand pe butonul :

Daca exista si Facturi auxiliare, pentru preluarea lor in DVI se procedeaza astfel: in ecranul de editare DVI se face click pe eticheta si se apasa pe ; in ecranul care apare, in lista de jos se alege (bifeaza) Facturi auxiliare:

- 199 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa apoi pe butonul ; se va afisa o lista cu facturile auxiliare nerepartizate inca pe DVI-uri. Asa cum s-a amintit anterior, aceste facturi contin anumite tipuri de articole (Transport, Comison…), tipuri stabilite la tranzactia de generare DVI din Facturi de import :

Dupa ce se alege din lista cel putin o factura se va activa butonul acestuia are ca efect revenirea in ecranul de editare a DVI :

- 200 -

; apasarea

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca in rubrica ‘facturi auxiliare’ a aparut suma valorilor preluate din facturile auxiliare ; aceasta suma se va repartiza la sfarsit asupra fiecarui articol si va intra in pretul final de pe NIR. Dupa salvarea DVI, in lista care apare daca se face click pe eticheta vor fi afisate informatii despre aceste facturi. In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (NIR) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta NIR din DVI NIR-urile legate de activitatea de import se inregistreaza la Achizitii > Receptie > Note de intrare – receptie, cu precizarea ca se va folosit o tranzactie automata de genul ‘Generare NIR din factura de import cu DVI’. In pretul final al fiecarui articol din NIR vor intra: baza de calcul, taxe, valoarea repartizata a facturilor auxiliare. Ecranul de editare NIR arata astfel :

In partea de antet a documetului se completeaza date generale : Numar document, Data, Partener, Gestiune… Intrucat tranzactia curenta este ‘Generare NIR din Factura furnizor’,

- 201 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

se va schimba tranzactia prin apasare pe butonul editare a tranzactiilor :

; apare astfel ecranul de

Se alege o tranzactie corespunzatoare, gen ‘Generare NIR din Factura de import cu DVI’ si se apasa pe butonul ; apare fereastra de selectie a Facturilor de import:

Dupa ce se alege o factura se va activa butonul ; apasarea acestuia determina aparitia ecranului in care se pot selecta articolele de pe DVI ;

- 202 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectarea cel putin a unui articol (prin bifare in colaona ‘Selectie’) sau a tuturor articolelor (cu butonul ) are care efect activarea butonului ; apasarea acestuia determina revenirea in ecranul initial, de editare NIR :

In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca NIR-ul sa aiba efect in Fisa de magazie, el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Retururi Retur = operatia de returnare catre furnizor a anumitor articole primite de la acesta, motive frecvente fiind: defecte constatate ulterior, produse expirate etc. Se opereaza la Achizitii > Avize > Avize retur. Tipul de document prin care se face retur este Aviz retur catre furnizor. In general acest document are efect asupra stocului (scade stocul la articolele returnate); nu are efect financiar – pentru aceasta se va folosi Factura storno de aprovizionare. Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat in gestiune, Avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul ‘Emitere Aviz de retur catre furnizor’.

- 203 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unui Aviz retur catre furnizor: • • • •

Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de expeditie de achizitie o Cu scadere de stoc Generare Aviz retur furnizor din Factura de achizitie o Cu scadere de stoc o U: cand documentul initial nu este un aviz, ci o Factura Generare Aviz retur furnizor din Factura storno de aprovizionare o Cu scadere de stoc o U: cand s-a generat mai intai Factura storno Generare Aviz retur furnizor din Factura storno de aprovizionare o Fara scadere de stoc o U: cand s-a generat mai intait Factura storno si aceasta a scazut stocul

Revenind la fluxul exemplificat la Achizitii : Articole stocabile, vom face un Aviz retur catre furnizor, pe baza Avizului de aprovizionare inregistrat anterior. Vom folosi tranzactia ‘Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de expeditie de achizitie’. Ecranul de editare a unui Aviz retur catre furnizor arata astfel :

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener, Gestiune etc.

- 204 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Aviz de retur catre furnizor’ este ‘Emitere Aviz de retur catre furnizor’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de expeditie de achizitie - Cu scadere de stoc’. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului:

- 205 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’; se va activa astfel butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior:

Presupunem ca se vor returna doar 3 bucati din al doilea articol (cel cu codul A132790). In lista de sus se alege acest articol prin bifare in coloana ‘Selectie’, dupa care, in partea de jos, la rubrica Se apasa apoi pe butonul documentului :

se scrie 3 in loc de 10 bucati. si se revine astfel in ecranul initial, de editare a

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in

- 206 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Factura storno de achizitie) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Stornari Stornare = operatia de inregistrare a unei Facturi cu cantitati negative, document ce va modifica soldul financiar la partenerul respectiv. Se opereaza la Achizitii > Facturi > Facturi storno. Tipul de document prin care se face retur este Factura storno de aprovizionare. Acesta are efect financiar (se stinge, total sau partial, obligatia de plata catre furnizor). Factura storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utlizat in sistem. Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat in gestiune, Factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, gen ‘Inregistrare Factura de achizitie storno’. Aceasta tranzactie se poate face Cu scadere de stoc (cand se storneaza articole stocabile) sau Fara scadere de stoc (pentru articole nestocabile). Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi storno de achizitie: •

• •

Generare Factura storno de achizitie din Aviz retur furnizor o Fara scadere de stoc o U : dupa ce s-a facut Aviz retur (care a scazut stocul) se face si Factura storno, pentru a se modifica soldul financiar fata de furnizor Generare Factura storno de achizitie din Factura de aprovizionare o Cu scadere de stoc o U : initial s-a facut Facura si NIR (nu s-a lucrat si cu Aviz) Generare Factura storno de achizitie din Factura de aprovizionare o Fara scadere de stoc o U : pentru stornarea Facturilor de achizitie articole nestocabile.

Revenind la fluxul exemplificat la Achizitii : Articole stocabile, vom face un Factura storno furnizor, pe baza Avizului de retur inregistrat anterior. Vom folosi tranzactia ‘Generare Factura storno de achizitie din Aviz retur furnizor - Fara scadere din stoc’.

- 207 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Intrucat documentul sursa (Avizul) a facut deja scadere de stoc, e normal ca factura sa nu mai scada stocul. Va influenta insa soldul financiar pe partener. Ecranul de editare a unei Facturi storno furnizor arata astfel:

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data document, Partener, Gestiune etc.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Factura storno aprovizionare’ este ‘Inregistrare Factura de achizitie storno - Cu scadere din stoc’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz retur, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 208 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Factura storno de achizitie din Aviz retur furnizor Fara scadere din stoc’. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Avizelor retur catre partenerul ales pe antetul documentului:

Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila

Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului: - 209 -

. Dupa ce se

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente, el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

f)

Rapoarte specifice

Printre rapoarte specifice modului Achizitii de pot evidentia: ‘Achizitiii’, ‘Facturi si NIR-uri’, ‘NIR-uri emise fara factura’ etc.

g) frecvente

Raspunsuri la intrebari

Se va raspunde la cateva intrebari frecvente: •

Unde si cum se introduc soldurile initiale, defalcate pe parteneri, valabile la momentul inceperii lucrului in Charisma Enterprise? o Soldurile initiale pentru Furnizori se introduc la Achizitii> Facturi > Facturi de achizitie sau la Achizitii > Facturi > Facturi de import, in functie de valuta - 210 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

facturilor. In mod normal, pentru a putea achita ulterior facturile respective, soldurile ar trebui introduse detaliat pe fiecare factura restanta, si nu grupat pe fiecare partener. o Din punct de vedere operational, soldurile initiale se introduc prin facturi, la modulul Achizitii. Din punct de vedere contabil, soldurile initiale se introduc la Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial, defalcat pe parteneri. La incercarea de Generare a unui document din altul (exemplu: Generare NIR din Factura de achizitie) apare un mesaj de genul “Nu exista documente disponibile…” o Poate fi cazul cand intr-adevar nu exista nici un document disponibil; daca totusi sinteti sigur ca exista, atunci faceti urmatoarele verificari: o Ati introdus datele corecte pe antetul documentului – Partener, Data document, Gestiune etc. o Documetul este in starea Valid o Nu s-au generat alte documente din el. Documentul trebuie sa apara ca disponibil chiar daca s-au generat documente din el, dar cantitatile nu au fost consumate integral. o Nu exista tranzactii echivalente cu tranzactia curenta, tranzactii care au fost folosite la generarea unor documente din documentul respectiv

h) intrebari

Discutii libere, alte

- 211 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

5. Modulul Vanzari a)

Destinatie

Modulul Vanzari este destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de domeniul vanzarilor : Facturi, Avixe, Comenzi, Exporturi, Configurari discounturi…

b)

Scopul acestui capitol

Dupa ce veti parcurge acest capitol veti cunoaste modul de lucru cu urmatoarele: • Cereri de oferta • Oferte • Comenzi • Confirmari de comenzi • Avize de expeditie • Facturi de vanzare • Facturi de export • Stornari si Retururi • Configurari discounturi

c)

Setari necesare

Configurare statie de lucru Principalele configurari care se fac aici sint: • Gestiunea de lucru • Exercitiul financiar Ambele sunt configurari proprii unei statii de lucru. Modul de lucru pentru stabilirea acestor parametri a fost prezentat anterior la Capitolul 2 – SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E – Configurare statie de lucru.

Cursuri valutare Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem – Facturi de import, Incasari / Plati etc. Ele se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz a fost prezentat anterior la Capitolul 3 – MODULUL GENERAL, punctul C – Functionalitati. Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare sunt foarte importante ; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care lucreaza cu valute – Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.

- 212 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Parametri de initializare La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta: • ImplicitStockAdministrationId : Parametru implicit folosit la proforma • PartnerDefaultDueDays: Numar zile scadente default pentru partneri

Configurare discounturi Discounturile se configureaza la Vanzari > Configurare > Discounturi. In general, discounturile au rost doar daca se folosesc liste de preturi. Lista cu discounturi ar putea arata astfel :

In lista cu discounturi se poate face filtrare dupa urmatoarele criterii: Data de la care este valabil, Tip de document la care se aplica, La ce se aplica… Vom lua ca exemplu un discount de sistem de 10% :

- 213 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se completeaza urmatoarele informatii: • •

• •

•

Data inceput si Data sfarsit: este intervalul in care este valabil discountul Tip discount: un discount poate fi procentual sau valoric o Daca la ‘Tip discount’ se alege ‘Procentual’, rubrica de deasupra va avea eticheta ‘Procentaj’ si in ea se va completa procentul pentru discount o Daca la ‘Tip discount’ se alege ‘Valoric’, rubrica de deasupra va avea eticheta ‘Valoare’ si in ea se va completa valoarea pentru discount Cod si Nume: se dau un Cod si o Denumire pentru discount Mod de aplicare: o Automat (de sistem): discountul se aplica automat (obligatoriu) la toate tipurile documentele specificate in lista ‘Tipuri documente’, tinandu-se cont de Filtrele si Grupurile de utilizatori specificate. Acest tip de discount nu poate fi sters din documente.  La un discount automat se poate bifa optiunea ‘Promotie’. Daca parametrul de initializare ExclusivPromotion (de la Vanzari) are valoarea DA, atunci celelalte discounturi configurate sunt ignorate si primeaza cele de promotie o Optional: in acest caz discountul nu se aplica automat ; depinde de utilizator daca il va folosi sau nu la documente  La un discount optional se poate bifa optiunea ‘Editabil’. In acest caz, pentru un discount procentual procentul poate varia intre 0 si cat s-a stabilit in rubrica ‘Procentaj’ Se aplica la: o Pe linie: se aplica pe detaliu de document  In general, discounturile pe linii se insumeaza. Acest comportament este stabilit prin valoarea parametrului de initializare DiscCalcTypeId, de la Vanzari o Pe antet: se aplica la valoarea documentului

- 214 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

 •

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca un document are atat discounturi pe linii cat si discount pe antet, acesta din urma se aplica in cascada la totalul celor de pe linii

Se aplica la: o Explicit: se aplica intotdeauna la valoare: (Cantitate)*(Pret de lista unitar)  In documente apare ca o linie separata, de discount o Inclus in pret: se aplica la Pret de lista ; actioneaza diminuand pretul unitar de pe factura fata de pretul de lista  Fiind inclus in pret, nu apare ca o linie separata.  Este diferenta intre Pret de lista si Pret unitar Valoarea la care se aplica: o Valoare factura: este cazul general o Valoare fara accize: caz rar, folosit de catre firmele care lucreaza cu accize

In partea de jos a ferestrei exista 3 etichete : • : se aleg tipurile de documente la care se va aplica discountul • : se pot seta filtre (Ex. : discount de 10% daca Total Factura > 1000 RON). • : se stabilesc grupurile care pot folosi discountul Observatie: in ecranul de editare a documentelor care accepta discounturi (Facturi, Comenzi…), pe antet exista 2 check-boxuri : . Daca se bifeaza optiunea ‘Discount manual’, discounturile stabilite la ‘Configurare optiuni’ nu mai au valabilitate. Se fac urmatoarele precizari : • Bifarea optiunii ‘Discount manual’ trebuie urmata de completarea unui procent in rubrica din dreapta. • Explicit: bifarea acestei optiuni are ca efect un discount aplicat ‘Pe antet’ (linie separata in document). Daca optiunea este debifata, va rezulta un discount inclus in pret.

Configurare adaosuri Adaosurile se configureaza la Vanzari > Configurare > Adaosuri. Fereastra de configurare a adaosurilor este asemanatoare cu cea de la Discounturi.

Modalitati de plata Se stabileste o lista cu modalitatile prin care se poate achita o factura: Banca, Banca+Cash, Card, Card si Cash, Cash, Ramburs, Virament etc.

d)

Dictionare specifice

- 215 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La General > Dictionare se pot stabili o serie de “dictionare” – entitati, parametri … care vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module. Dintre dictionarele care au importanta la modulul Vanzari, se prezinta aici : Calendar, Valute, Proprietati.

e) functionalitati

Documente si

Important: modul de operare a documentelor care apar in cadrul modului Vanzari a fost prezentat in cadrul helpului / manualului de utilizare de la Charisma Enterprise. In cadrul acestui manual de training vor fi prezentate cateva fluxuri posibile de documente, cu anumite exemple concrete.

Vanzari: articole stocabile Flux de documente pentru vanzari de articole stocabile: 1. Cerere de oferta 2. Oferta 3. Comanda 4. Confirmare de comanda 5. Aviz de exepeditie 6. Factura de vanzare In functie de specificul fiecarei firme , anumite documente ar putea lipsi din acest flux. De exemplu, un flux restrans ar putea fi urmatorul: Comanda client > Aviz de expeditie de vanzare > Factura de vanzare. Se va descrie fluxul complet, considerandu-se ca primul tip de document se face manual, iar fiecare tip din urmatoarele se va genera automat din cel precedent, pe baza unei tranzactii automate. Referitor la documentele (din cadrul fluxului complet) care au influenta asupra stocului, se poate face urmatoare precizare: in general documentul ‘Confirmare de comanda’ rezerva stocul iar ‘Aviz de expeditie’ scade efectiv stocul. Notiunile de Document si Tip de document au fost descrise la capitoul 1 - Concepte de baza, subcapitolul Entitati implicate in sistem. Tranzactiile si modul lor de clasificare au fost prezentate la subcapitolul urmator: Proprietati ale entitatilor din sistem. Inregistrare Cerere de oferta Acest tip de document se inregistreaza la Vanzari > Cereri de oferta. Lista cu documente introduse arata astfel:

- 216 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa diferite criterii: Data “de la … pana la”, Stare document, Numar document, Partener, Locatie. Adaugarea unui nou document se faca cu butonul ; apare astfel ecranul de editare a documentului:

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar document, Data, Client, Perioada de valabilitate, Mod de plata, Mod de livrare etc.

- 217 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru adaugarea detaliilor pe document se apasa pe butonul astfel fereastra de editare a detaliilor:

din dreapta; apare

Dupa ce se alege articolul se scrie cantitatea; se pot apoi stabili Unitatea de masura, Moneda, Data livrarii si Durata livarii (ultimele 2 sunt interdependente). Detaliul curent se salveaza cu butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui nou detaliu pe document). Dupa adaugarea tuturor articolelor pe document, acesta ar putea arata astfel:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.

- 218 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document. Generare Oferta client din Cerere de oferta Ofertele emise catre clienti se inregistreaza la Vanzari > Oferte. Vom genera o Oferta client din Cererea de oferta client introdusa anterior in sistem. Lista cu documente de pe data curenta:

Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document; apare astfel ecranul de editare a documentului:

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar, Data, Partener, Perioada de valabilitate, Mod de plata :

- 219 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Oferta client’ este ‘Emitere Oferta catre clienti’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Cerere de oferta client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Oferta catre client din Cerere oferta de la client’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

- 220 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Selectarea cel putin a unui document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) are ca efect activarea butonului . Daca se apasa pe acesta se va afisa fereastra cu articolele disponibile de pe documentul ales:

Dupa ce se alege cel putin un articol (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

- 221 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Generare Comanda client din Oferta client Comenzile primite de la clienti se inregistreaza la Vanzari > Comenzi. Ecranul de editare a unei Comenzi client arata astfel:

In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar, Data, Partener, Mod de plata, Conditii de livrare etc:

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Comanda client’ este ‘Inregistrare Comanda client’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Oferta client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 222 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Comanda de la client din Oferta catre client’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

- 223 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se alege cel putin un articol (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document. Generare Confirmare comanda client din Comanda client Confirmarile de comenzi catre clienti se inregistreaza la Vanzari > Confirmari comenzi. Ecranul de editare a unui astfel de document arata astfel:

- 224 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de Antet a documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Gestiune, Mod de plata, Conditii de livrare:

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Confirmare comanda client’ este ‘Emitere Confirmare comanda client’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Comanda client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

- 225 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Confirmare comanda client din Comanda client’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

- 226 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se aleg articolele prin bifare in coloana ‘Selectie’. Se observa ca fereastra de mai sus contine in partea de jos un panou denumit ‘Cantitate disponibila’ – aceasta deoarece tranzactia este configurata sa faca rezervare de stoc. Daca un articol nu se consuma integral se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul

- 227 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document. Generare Aviz de expeditie de vanzare din Confirmare comanda client Avizele de expeditie de vanzare se inregistreaza la Vanzari > Avize > Avize de expeditie. Ecranul de editare a unui aviz de exepditie de vanzare arata astfel:

In partea de Antet a documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Adresa de livrare, Gestiune etc. :

- 228 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Aviz de expeditie de vanzare’ este ‘Emitere Aviz de expeditie de vanzare’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Confirmare de comanda client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Aviz de expeditie de vanzare din Confirmare comanda client’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

- 229 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se aleg articolele prin bifare in coloana ‘Selectie’. Se observa ca fereastra de mai sus contine in partea de jos un panou denumit ‘Cantitate disponibila’ – aceasta deoarece tranzactia este configurata sa faca scadere de stoc. Daca un articol nu se consuma integral se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in - 230 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document. Generare Factura de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare Facturile de vanzare se inregistreaza la Vanzari > Facturi> Facturi de vanzare. Fereastra de editare a unei Facturi de vanzare arata astfel:

In partea de Antet a documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Adresa de livrare, Gestiune, Lista de pret etc:

- 231 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Factura de vanzare’ este ‘Emitere Factura de vanzare’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de expeditie de vanzare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Factura de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

- 232 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se aleg articolele prin bifare in coloana ‘Selectie’. Se observa ca fereastra de mai sus nu contine in partea de jos panoul ‘Cantitate disponibila’ – aceasta deoarece tranzactia este configurata nu aiba influenta asupra stocului (Avizul de expeditie a scazut deja stocul). Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

- 233 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Vanzari: articole nestocabile Facturile de vanzare pentru articole nestocabile se inregistreaza tot la Vanzari > Facturi > Facturi de vanzare. Se va folosi o tranzactie manuala de genul ‘Emitere Factura de vanzare’, configurata sa nu faca scadere de stoc.

Vanzari: mijloace fixe Vanzarile de mijloace fixe se inregistreaza la Vanzari > Facturi > Facturi de vanzare a mijloacelor fixe. Ecranul de editare a acestui tip de document arata astfel:

In partea de Antet a documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Mod de plata etc.:

- 234 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru adaugarea detaliilor pe document se apasa pe butonul apare ecranul de editare a detaliilor:

din dreapta;

Se alege mai intai articolul,dupa care se scrie cantitatea si pretul de vanzare. In partea de jos exista un panou intitulat “Selectie mijloace fixe”. Este foarte important sa sa aleaga mijlocul fix (prin bifare in coloana “Selectat”); chiar daca exista un singur numar de inventar cu acea denumire. Daca nu se alege numarul de inventar, mijlocul fix nu va iesi din evidenta (nu va trece in starea “Vandut”) si nici nu se va calcula (in cazul vanzarii inainte de amortizare completa) suma cheltuielilor rezultate la vanzare. Dupa ce se introduc toate datele se salveaza detailul cu butonul .

Stornari Stornare = operatia de emitere a unei Facturi cu cantitati negative, document ce va modifica soldul financiar la partenerul respectiv. Se opereaza la Vanzari > Facturi > Facturi storno. Tipul de document prin care se face retur este Factura storno de vanzare. Acesta are efect financiar (se stinge, total sau partial, obligatia de plata catre furnizor). Factura storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utlizat in sistem. Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat in gestiune, Factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, gen ‘Emitere Factura storno de

- 235 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

vanzare’. Aceasta tranzactie se poate face Cu intrare in stoc (cand se storneaza articole stocabile) sau Fara intrare in stoc (pentru articole nestocabile). Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi storno de vanzare: •

•

•

Generare Factura storno de vanzare din Aviz retur de la clienti o Fara intrare in stoc o U : atunci cand se face intai Aviz retur de la client (care incarca stocul), dupa care se genereaza Factura storno din acesta (modifica soldul financiar) Generare Factura storno de vanzare din Factura de vanzare o Cu intrare in stoc o U : cand nu exista Aviz retur si se genereaza Factura storno direct din Factura de vanzare Generare Factura storno de vanzare din Factura de vanzare o Fara intrare in stoc o U : in cazul articolelor nestocabile

Vom genera o Factura storno de vanzare din Factura de vanzare facuta in cadrul fluxului de documente prezentat la Vanzari de articole stocabile. Se va evidentia al doilea caz, in care Factura storno face intrare in stoc. Ecranul de editare a facturii storno arata astfel:

In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Partener, Gestiune etc.:

- 236 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Factura de vanzare’ este ‘Emitere Factura storno de vanzare – Fara intrare in stoc’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Factura de vanzare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor active:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Factura storno din Factura de vanzare – Cu intrare in stoc’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

- 237 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

Se aleg articolele prin bifare in coloana ‘Selectie’. Daca se storneaza partial un articol, dupa alegerea acestuia se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.

- 238 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

Retururi Retur = operatia de returnare de catre client a anumitor articole vandute acestuia, motive frecvente fiind: defecte constatate ulterior, produse expirate etc. Se opereaza la Vanzari > Avize > Avize de expeditie retur. Tipul de document prin care se face retur este Aviz retur de la client. In general acest document are efect asupra stocului (creste stocul la articolele returnate); nu are efect financiar – pentru aceasta se va folosi Factura storno de vanzare. Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit din gestiune, Avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul ‘Inregistrare Aviz de expeditie retur de la client’. Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unui Aviz retur de la client: • •

Generare Aviz retur de la client din Aviz de expeditie de vanzare o Cu intrare in stoc o U : in cele mai multe cazuri Generare Aviz retur de la client din Factura de vanzare o Cu intrare in stoc o U : In cazuri mai rare, cand se face mai intai Factura storno, dupa care se genereaza din aceasta Aviz retur

Vom prezenta aici un caz de Generare de Aviz retur din Aviz de expeditie de vanzare. Ecranul de editare a unui Aviz retur de la client arata astfel:

- 239 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Gestiune:

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Aviz de expeditie retur de la client’ este ‘Inregistrare Aviz de expeditie retur de la client’. Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de expeditie de vanzare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor active:

- 240 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se alege tranzactia ‘Generare Aviz retur de la client din Aviz de expeditie de vanzare - Cu intrare in stoc’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata. Se apasa pe butonul

si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior:

Se aleg articolele prin bifare in coloana ‘Selectie’. Daca se returneaza partial un articol, dupa alegerea acestuia se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:

- 241 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

Exporturi Exporturile se inregistreaza la Vanzari > Export > Facturi de export. Ecranul de editare a unei Facturi de export arata astfel:

- 242 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar, Gestiune, Mod de plata :

Pentru adaugarea detaliilor pe document se apasa pe butonul fereastra de editare a detaliilor:

- 243 -

din dreapta; apare

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus a ecranului se alege articolul, dupa care se scrie pretul de vanzare (in valuta). Intrucat tranzactia e configurata sa faca scadere de stoc, in partea de jos a ferestrei apara un panou denumit “Cantiate disponibila”. In acesta este afisat stocul curent pentru articolul selectat. In rubrica se scrie cantitatea vanduta. Detaliul curent poate fi salvat prin butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliilor, documentul ar putea arata astfel:

- 244 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.

f)

Rapoarte specifice

Dintre rapoartele prezente in modulul Vanzari se pot evidentia: • Vanzari articole • Vanzari pe tip de document • Borderou de vanzari zilnic • Avize / facturi clienti

g) frecvente

Raspunsuri la intrebari

Se va raspunde la cateva intrebari frecvente: •

Unde si cum se introduc soldurile initiale, defalcate pe parteneri, valabile la momentul inceperii lucrului in Charisma Enterprise? o Soldurile initiale pentru Clienti se introduc la Vanzari> Facturi > Facturi de vanzare sau la Vanzari > Facturi > Facturi de export, in functie de valuta facturilor. In mod normal, pentru a putea achita ulterior facturile respective,

- 245 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

soldurile ar trebui introduse detaliat pe fiecare factura restanta, si nu grupat pe fiecare partener. o Din punct de vedere operational, soldurile initiale se introduc prin facturi, la modulul Vanzari. Din punct de vedere contabil, soldurile initiale se introduc la Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial, defalcat pe parteneri. La incercarea de Generare a unui document din altul (exemplu: Generare Factura din Aviz de expeditie) apare un mesaj de genul “Nu exista documente disponibile…” o Poate fi cazul cand intr-adevar nu exista nici un document disponibil; daca totusi sinteti sigur ca exista, atunci faceti urmatoarele verificari: o Ati introdus datele corecte pe antetul documentului – Partener, Data document, Gestiune etc. o Documetul este in starea Valid o Nu s-au generat alte documente din el. Documentul trebuie sa apara ca disponibil chiar daca s-au generat documente din el, dar cantitatile nu au fost consumate integral. o Nu exista tranzactii echivalente cu tranzactia curenta, tranzactii care au fost folosite la generarea unor documente din documentul respectiv

h) intrebari

Discutii libere, alte

- 246 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

6. Modulul Depozit a)

Destinatie

Modulul Depozit este destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea stocurilor: • • • • • •

Intrari (Note de predare, Bonuri de retur) Iesiri (Bonuri de consum, Note de casare) Transferuri (Note de transfer in cadrul aceleiasi locatii sau intre locatii diferite) Inventar (Procese verbale de inventar – initial, periodic, de +/- etc.) Rapoarte pentru urmarirea stocurilor Intrari-Iesiri (Ordin de compunere/Ordin de descompunere)

b)

Scopul acestui capitol

Dupa parcurgerea acestui capitol veti cunoaste: • Modul de lucru cu documentele prezentate la punctul a) • Setarile necesare pentru buna functionare a operarii documentelor • Care sunt rapoartele standard din acest modul si ce date prezinta ele

c)

Setari necesare

Configurare statie de lucru Principalele configurari care se fac aici sint: • Gestiunea de lucru • Exercitiul financiar Ambele sunt configurari proprii unei statii de lucru. Modul de lucru pentru stabilirea acestor parametri a fost prezentat anterior la Capitolul 2 – SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E – Configurare statie de lucru.

Parametri de initializare La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta: • Modalitate implicita de descarcare stoc: este cea propusa automat cand se creaza un articol nou ( poate fi Identificare directa, CMP, CMP lunar…) • Stoc disponibil dupa proprietati: Daca acest paramentru are valoarea [DA] atunci disponibilul va tine cont de valorilor proprietatilor (din documentul sursa).

- 247 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

d)

Dictionare specifice

La General > Dictionare se pot stabili o serie de “dictionare” – entitati, parametri … care vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module. Dintre dictionarele care au importanta la modulul Depozit, se prezinta aici : Explicatii proces verbal de inventar, Calendar, Proprietati.

e) functionalitati

Documente si

Intrari in stoc Nota de intrare – receptie (NIR) este principalul tip de document prin care articolele intra in gestiune. Modul de operare pentru NIR a fost prezentat la capitolul Achizitii. Alte tipuri de documente care pot realiza intrare in stoc: • Nota de predare • Bon de restituire • Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie) • Proces verbal de inventar (face intrare cand scripticul e mai mic decat fapticul) Nota de predare Se foloseste pentru intrari de produse finite, produse reziduale… rezultate in urma procesului de productie. Se opereaza la Depozit > Note de predare. Ecranul de editare a unei Note de predare arata astfel:

In antetul documetului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune… Adaugarea detaliilor pe document se face prin butonul din partea dreapta; apare astfel ecranul de editare a detaliilor: - 248 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se alege articolul si se scrie cantitatea si pretul de intrare in stoc. Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu adaugarea unui nou detaliu).

, daca se doreste

Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Bon de restituire (retur)

- 249 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Bonurile de retur se introduc la Depozit > Bon de restituire materiale. Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit din gestiune, Bonul de retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul ‘Emitere Bon de retur’. Vom prezenta cazul in care Bonul de retur se genereaza din Bon de consum. Ecranul de editare a uni Bon de retur arata astfel:

In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Gestiune (este propusa cea setata la “Configurare statie de lucru”), Comanda… Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document ‘Bon de restituire’ este ‘Emitere Bon de restituire’. Intrucat documentul se va genera dintr-un Bon de consum, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia ‘Generare Bon de restituire materiale din Bon de consum materiale’. Denumirea ei, campul ‘Tranzactie manuala’ nebifat si existenta cel putin a unui tip de document la ‘Tipuri de documente sursa’ ne indica faptul ca tranzactia este automata.

- 250 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Se apasa pe butonul consum:

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

pentru a intra in ecranul de selectie a Bonurilor de

Dupace se alege cel putin un document prin bifare in campul ‘Selectie’, devine activ butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior :

Aici se alege cel putin un articol prin bifare in campul ‘Selectie’; daca nu se returneaza intreaga cantitate initiala, se scrie cantitatea in rubirca . In urma alegerii articolelor devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului initial de editare a documentului:

- 251 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Validarea unui Bon de restituire are urmatoarele efecte: • Se modifica fisa de magazie (se face intrare in stoc pentru cantitatile respective) • Documentul poate fi alocat pe centre de cost • Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Iesiri din stoc Tipuri de documente care pot realiza iesire din stoc: • Bon de consum • Nota de casare • Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie) • Proces verbal de inventar (face intrare cand scripticul e mai mare decat fapticul) Bon de consum Bonurile de consum se introduc la Depozit > Bon de consum materiale. Ecranul de editare a unui bon de consum arata astfel:

- 252 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documetului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune (este propusa cea stabilita la “Configurare statie de lucru”), Comanda. Adaugarea detaliilor pe document se face cu butonul din partea dreapta; apare ecranul de editare a detaliului:

In partea de sus a ecranului se alege articolul. Intrucat tranzactia “Emitere Bon de cosnum” e configurata sa faca iesire din stoc, in partea de jos a ferestrei exista un panou denumit “Cantitate disponibila” – se afiseaza disponibilul curent la articolul selectat.

- 253 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se scrie cantitatea care iese din stoc in rubrica fi preluata automat si in rubrica Salvarea detaliului se face cu butonul adaugarea unui nou detaliu).

; aceasta cantitate va . (sau cu

, daca se doreste

Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

Se observa ca pretul nu apare pe detalii; el se va completa dupa validarea documentului. Exista 2 coloane de pret (Pret de stoc si Pret de iesire din stoc) deoarece in anumite cazuri acestea doua pot diferi (la articole cu CMP, de exemplu). Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Validarea unui Bon de consum are urmatoarele efecte: • Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc pentru cantitatile respective) • Documentul poate fi alocat pe centre de cost • Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru) Alocarea cheltuielilor pe centre de cost se face cu butonul ecranul de alocare:

- 254 -

din dreapta; apare

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se alege sistemul de analiza curent; mai jos se aleg pe rand centrul de cost (cu ), articolul de calculatie si procentul (sau valoarea) ce corespunde fiecarui centru de cost. Butonul se poate folosi atunci cand se doreste preluarea modului de alocare facut pe primul detaliu de document (atat centre de cost cat si procente) la toate celelalte detalii din document. Nota de casare Notele de casare se introduc la Depozit > Nota de casare. Ecranul de editare a unei Note de casare arata astfel:

In antetul documentului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune:

- 255 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru adaugarea detaliilor pe document se apasa pe butonul astfel fereastra de editare a detaliilor:

din dreapta; apare

In partea de sus se alege articolul (dupa Cod sau Denumire). Intrucat tranzactia “Emitere Nota de casare” este configurata sa faca iesire din stoc, in partea de jos a ferestrei este afisat un panou intitulat “Cantitate disponibila”. In acesta se vede stocul curent pentru articolul ales (si unitatea de masura respectiva). In rubrica se scrie cantitatea, din articolul ales, care se doreste a fi casata. Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

- 256 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Validarea unei Note de casare are urmatoarele efecte: • Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc pentru cantitatile respective) • Documentul poate fi alocat pe centre de cost • Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Transferuri Nota de transfer = documentul cu care se transfera articole (materiale, materii prime…) de la o gestiune la alta (in cadrul unei locatii sau intre locatii diferite). Notele de transfer se introduc la Depozit > Nota de transfer. Se va prezenta un transfer intre gestiuni din aceeasi locatie. Ecranul de editare a unei Note de transfer arata astfel:

- 257 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date ca: Numar, Data, Gestiune sursa, Gestiune destinatie:

Adaugarea detaliilor pe document se face cu butonul fereastra de editare a detaliilor:

- 258 -

din dreapta; apare astfel

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus se alege articolul (dupa Cod sau Denumire). Intrucat tranzactia “Transfer intre gestiuni din aceeasi locatie” e configurata sa faca iesire din stoc la gestiunea sursa, in partea de jos a ferestrei este afisat un panou intitulat “Cantitate disponibila”. In acesta se vede stocul curent pentru articolul ales (si unitatea de masura respectiva). In rubrica se scrie cantitatea, din articolul ales, care se doreste a fi casata. Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

Se observa ca pretul nu apare pe detalii; el se va completa dupa validarea documentului. Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in

- 259 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Validarea unei Note de transfer are urmatoarele efecte: • Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc la gestiunea sursa si intrare in stoc la gestiunea destinatie) • Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Inventar Proces verbal de inventar = document prin care se calculeaza stocul scriptic la un moment dat si se compara cu stocul faptic. Procesele verbale de inventar se introduc la Depozit > Inventar>Inventar de numarare.

In Charisma Enterprise, procesul verbal de inventar are urmatoarele utilizari: • Introducerea stocului initial (cand se incepe lucrul cu Charisma) • Generarea inventarului periodic (si compararea scripticului cu fapticul) • Inregistrari ocazionale: “+” sau “-“ de inventar la anumite articole Ecranul de editare a unui Proces verbal de inventar arata astfel:

- 260 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Gestiune, precum si Tipul de inventar (care comporta doua valori: total sau partial caz in care se pot selecta articole ce urmeaza a se inventaria)

- 261 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In cazul in care se face inventar – pentru evidentierea stocului scriptic, se apasa pe butonul ; in urma apasarii acestui buton se vor afisa linii cu articolele in stoc din gestiunea respectiva:

Daca se doreste modificarea datelor la un anumit articol (de exemplu la ultimul articol avem Cantitate scriptica = 1, dar Cantitate faptica = 0) se alege acel articol si se completeaza manual in colocana de Cantitate Faptica:

- 262 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In cazul in care se doreste un inventar pentru toate articolele ce se regasesc in gestiunea respectiva, si se constata stoc la un articol ce nu este se regaseste in procesul de inventar, introducerea lui se realizeaza cu butonul si proprietatile acestuia:

, urmand sa stabilim cantitatea

Daca la inventar exista diferente intre scriptic si faptic, acestea se vor reflecta in: • Intrari in stoc: cand Scriptic < Faptic • Iesiri din stoc: cand Scriptic > Faptic Pentru ca documentul sa fie corect intocmit, pe tabul de Comisie se completeaza membri comisiei ce au participat la procesul de inventariere. Atat timp cat documentul este in starea Draft, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Atata timp cat avem un inventar in desfasurare nu putem opera intrari – iesiri din acea gestiune. Validarea unui Proces verbal de inventar are ca efecte modificarea fisei de magazie (la articolele cu diferente intre Scriptic si Faptic) si generarea unui proces verbal de diferente la inventariere, document care are implicatii in contare (corecteaza stocul din punct de vedere contabil cu valorile articolelor gasite ca fiind diferite)

- 263 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa generare, se intra in document si se completeaza motivul corectiei si eventual pretul unitar (in cazul intrarilor in stoc), urmand validarea documentului.

In cazul in care dorim ca pe parcursul anului sa facem corectii ale stocului, se utilizeaza documentul Proces verbal corectie stoc, ce va cuprinde articole la care se doreste coectarea cantitativa cat si valorica.

- 264 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In tabul Rezumat se completeaza de catre utilizator motivul corectiei precum si pretul unitar pentru acele articolelor gasite ca plus la inventariere, pentru care sistemul nu are o valoarea de referinta.

- 265 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Rolul documentului Proces verbal de corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar.

Compunere/descompunere Ordin de compunere In anumite situatii se doreste ca prin compunerea anumitor componente stocabile sa rezulte un nou articol stocabil. Pretul de stoc al noului articol obtinut va fi dat de suma componentelor din care acesta a rezultat. Pentru a se realiza acest lucru in Charisma sunt necesari doi pasi: 1. Definirea articolului compus (si “reteta acestuia”) 2. Operarea documentului Ordin de compunere De asemenea trebuie ca toate componenetele trebuie sa existe in cantitati suficiente pe stoc in aceeasi gestiune. Produsul rezultat in urma compnerii va fi introdus pe stoc in gestiunea din care au iesit coponentele. 1. Pentru a defini un articol compus se intra in modulul General-Articole-Articole. Se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se completeaza datele necesare acesti nou articol. Se pune bifa in campul [Compus]. Apoi in tab-ul [Articole componente] se completeaza articolele si cantitatile care urmeaza sa intre in componenta acestui articol. 2. Operare Ordin de Compunere

In exemplul nostrum pentru obtinerea unei bucati din articolul CC1 este necesara o bucata din articolul MF2 – Marfa 2 si doua bucati din articolul A3- Articol 3. Se salveaza noul articol.

- 266 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

3. Operarea Ordinului de compunere Se intra in modulul Depozit- Ordin de compunere

Se apasa butonul din partea de jos a ecranului

- 267 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza gestiunea in care se gasesc componentele, in exemplul nostrum aceasta este Gestiunea 1. Se apasa butonul din partea dreapta a ecranului pentru a selecta articolul compus pe care dorim sa-l obtinem prin compunere.

Presupunem ca dorim sa obtinem 3 bucati din articolul compus CC1; deci vom selecta acest articol.

- 268 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza cantitatea de produs compus de care avem nevoie. In exemplul nostru aceasta este 3.

- 269 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de detalii sistemul ne arata articolele si cantitatile de componente care vor fi scoase din stoc (conform “retetei”). Se apasa butonul .

Apoi se apasa butonul si apoi . Dupa acest moment componentele vor fi scazut din stoc si in locul lor apar 3 bucati de produs compus CC1. Ordinul de descompunere In contextul in care operatiunea de compunere permite si descompunerea, aceasta se efectueaza prin Ordinul de descompunere. Efectul este exact invers ordinului de compunere.

Obiecte de inventar Trebuie in prealabil adaugate in nomenclatorul de articole. Obiectele de inventar se adauga ca si articole stocabile deoarece gestionarea acestora se face prin intermediul modulului Depozit. Nu trebuie creat cate un articol distinct pentru fiecare bucata achizitionata din acelasi obiect de inventar. Exemplu: daca se achizitioneaza 5 cuiere metalice identice, trebuie creat un singur articol si nu cinci articole distincte.

- 270 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Mai mult, daca ulterior se mai achizitoneaza alte bucati din acelasi tip de cuier, chiar daca pretul difera fata de achizita initiala, se reutilizeaza articolul creat anterior in nomenclator, nu cream altul nou. Pentru a gestiona acest tip de articole trebuie create doua gestiuni: - o gestiune (Gestiune de obiecte inventar depozit) in care vor fi introduse cu NIR obiectele de inventar achizitionate. - o gestiune de obiecte de inventar in folosinta. Aceasta gestiune va fi utilizata la bonul de consum obiecte de inventar ca gestiune destinatie (se pot crea mai multe gestiuni de obiecte de inventar in folosinta). Pentru a adauga o noua gestiune intram in modulul Depozit-Gestiuni. Se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

- 271 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se salveaza gestiunea nou creata. Se adauga si gestiunea de obiecte de inventar in folosinta.

Pentru acest tip de gestiune (cum este cea din imaginea de mai sus) trebuie pusa obligatoriul bifa in campul [Obiecte inventar in folosinta]. Se introduce in sistem factura de achizitie obiecte de inventar. Acest lucru se face prin documentul Factura de achizitie existenta in modulul Achizitii.

- 272 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se genereaza NIR-ul cu obiectele de inventar achizitionate in gestiunea “Obiecte de inventar depozit”.

Dupa operarea NIR-ului pentru obiectele de inventar exista doua abordari: 1. Nu se doreste individualizarea fiecarei bucati de obiect de inventar. 2. Se doreste individualizarea fiecarei bucati de obiect de inventar (se doreste evidenta similara ca si la mijloace fixe prin atribuirea unui numar de inventar distinct pentru fiecare obiect de inventar).

Cazul 1. (Nu se doreste individualizarea fiecarei bucati de obiect de inventar) Bon de consum obiecte de inventar In momentul in care se repartizeaza un obiect de inventar unui anumit angajat, se opereaza documenul Bon de consum obiect de inventar existent in modulul Depozit.

- 273 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza gestiunea sursa (in exemplul nostru Obiecte inventar depozit) si gestiunea destinatie ((in exemplul nostru Obiecte inventar folosinta). In campul [Gestiune destinatie] nu vor aparea selectabile decat gestiunile pentru care la definire a fost pusa bifa in campul [Gestiune obiecte de inventar in folosinta].

In continuare se selecteaza departamentul si persoana careia i se preda obiectul (obiectele) de inventar respectiv.

- 274 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cu butonul din partea dreapta a ecranului se selecteza articolul (obiectul de inventar).

- 275 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de jos a ecranului se observa cantitatea din obiectul de inventar disponibila in depozit. In exemplul nostrum aceasta este 5 bucati. In campul [Selectat] se va tasta cantitatea care urmeaza sa fie predata angajatului. In exemplul de mai jos aceasta va fi o bucata.

Apoi se apasa butonul (sau daca se mai doreste selectarea unui alt obiect de inventar).

- 276 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se salveaza si valideaza Bonul de consum obiecte de inventar. In aceasta varianta vom putea sa stim ce obiecte de inventar au fost repartizate unei persoane fara a cunoaste insa care anume bucata se gaseste la fiecare pesoana. Bon de restituire obiect de inventar In cazul in care un anumit angajat preda inapoi un obiect de inventar, se utilizeaza documentul Bon de restituire obiect de inventar existent in modulul Depozit.

- 277 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeza numarul docmentului. In campul [Gestiune sursa] se selecteaza Obiecte de inventar in folosinta, iar la [Gestiune destinatie] se alege Gestiune tranzit (o gestiune intermediara in care sunt introduse obiectele de inventar predate sau care urmeaza sa fie repartizate ulterior altor persoane). Se completeaza apoi [Departamentul] si [Persoana] de la care se primeste inapoi obiectul de inventar. Acest document dupa validare va trece obiectul de inventar de la angajat inapoi intr-o gestiune de tranzit. Ulterior el poate fi repartizat altei persoane prin Bon de consum obiect de inventar.

Se apasa butonul din partea dreapta a ecranului pentru a selecta obiectul de inventar care restituie.

- 278 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza cantitatea care se restituie (in exemplul nostru este o bucata).

- 279 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul apoi salvam si validam documentul.

Observatie Daca se doreste transferarea dintr-un singur pas a unui obiect de inventar dintr-o gestiune in alta, acest lucru se poate face utilizand documentul Nota de transfer din modulul Depozit. Insa in acest caz se va pierde legatura obiectului de inventar cu angajatul.

Cazul 2 Daca se doreste individualizarea fiecarui obiect de inventar in parte, trebuie operata cate o Fisa de obiect inventar pentru fiecare bucata achizitionata. Prin acest document se va atribui cate un numar de inventar distinct fiecarui obiect in parte. Dupa operarea NIR-ului in gestiunea de obiecte inventar depozit, se intra in modulul Depozit si se alege documentul Fisa obiect inventar.

- 280 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se completeaza numarul documentului, apoi se pune bifa in campul [Document intrare].

Se apasa pe butonul cu trei puncte aflat in dreapta campului [Numar] (cel aflat intre campurile [Tip doc.] si [Data:]) pentru a selecta documentul de intrare pe baza caruia se opereaza fisa obiectului de inventar.

- 281 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se selecteaza Nota de intrare-receptie prin care s-au introdus obiectele de inventar in gestiune.

Apoi apasam butonul .

- 282 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa pe sageata din dreapta campului [Denumire] pentru a selecta obiectul de inventar din NIR.

Se completeaza urmatoarele campuri: - numarul de document - centru de cost - responsabilul - departamentul

- 283 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

- numarul de inventar Fisa obiectului de inventar se opereaza cu valori generice, adica de obicei se seteaza un centru de cost, un department si o persoana generica urmand ca valorile reale pentru departament si angajat sa fie ulterior schimbate la operarea Bonului de consum obiect de inventar cand se cunoaste clar destinatia obiectului de inventar.

Apoi apasam butonul si apoi . Deoarece in NIR au fost 5 bucati din acelasi obiect de inventar trebui operate inca 4 fise. Acest lucru se poate face automatizat. Din fisa respectiva se apasa pe butonul aflat in coltul stanga-jos al documentului.

- 284 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

Sistemul afiseaza o fereastra in care trebuie sa introducem numarul de copii pe care dorim sa le obtinem. Completam valoarea 4 (in factura au fost 5 bucati de obiecte de inventar; pentru unul am facut fisa, mai raman 4).

Apoi se apasa butonul .

- 285 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observam ca sistemul a incrementat numarul de inventar si a generat inca 4 fise pentru obiectele de inventar. Starea obiectelor de inventar este pana la operearea Bonului de consum obiecte de inventar. Bon de consum obiecte de inventar Se intra in modulul Depozit pentru operarea bonului de consum obiecte de inventar. Aici se va stabili pentru fiecare numar de invenar departamentul si persoana la care va ajunge obiectul respectiv. Diferenta fata de cazul 1 este ca se poate gestiona fiecare obiect in parte, deoarece am atribuit fiecarei bucati un anumit numar de inventar. In acest mod obiectele de inventar sunt gestionate similar cu mijloacele fxe.

Se apasa butonul din partea dreapta a ecranului pentru a selecta articolul.

- 286 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Observam ca diferenta fata de cazul 1 este ca dupa selectarea articolului apar suplimentar numerele de inventar disponibile pentru articolul respectiv. Acum putem selecta care anume numar de inventar urmeaza sa fie repartizat angajatului Dan Ionescu (in exemplul nostru).

- 287 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se apasa pe butonul . Revenim in ecranul principal al bonului.

Se salveaza si apoi se valideaza bonul respectiv. Bon de transfer obiecte inventar Pentru obiectele de inventar tratate in acest mod transferul unui obiect de inventar de la un angajat la altul se poate efectua prin intermediul documentului Bon de transfer obiecte de inventar existent in modulul Depozit. Se seteaza sursa si destinatia.

- 288 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se selecteaza articolul care urmeaza sa fie transferat de la Dan Ionescu la Mihai Bratu. Apasam butonul din partea dreapta a ecranului.

Apoi se salveaza si se valideaza bonul de transfer.

In cazul in care se restituie un obiect de inventar avem aceeasi procedura ca in in cazul 1, adica se utilizeaza Bonul de restituire obiecte de inventar.

- 289 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Scoaterea din uz a obiecteleor de inventar se face prin intermediul documentului Proces verbal de scoatere din uz ob. de inv.

Se selecteaza obiectul de inventar care se scoate din uz. Apasam butonul din partea dreapta a ecranului.

- 290 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se apasa butonul apoi salvam si validam documentul. Daca se vizualizeaza ulterior fisa obiectului de inventar cu numarul 2 (cel scos din uz) vom observa ca starea acestuia a devenit .

f)

Rapoarte specifice

Dintre rapoartele existente la modulul Depozit se evidentiaza: • Balanta stoc: stoc initial, intrari, iesiri si stoc final pe o anumita perioada • Stoc la data: stoc final la o anumita data • Fisa de magazie: stoc initial, miscari (intrari sau iesiri) cu evidentierea documentului sursa, stoc curent dupa fiecare miscare • Miscari de stoc valorice ( pe cont, pe tip de document…) • Consumuri pe comanda: consumuri de materiale, materii prime… urmarite pe comenzi

g) h) frecvente

Raspunsuri la intrebari

Se va raspunde la cateva intrebari frecvente:

- 291 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Unde si cum se introduc stocurile initiale, pe fiecare gestiune, valabile la momentul inceperii lucrului in Charisma Enterprise? o Stocurile initiale se introduc la Depozit > Inventar > Inventar initial, gurpate pe fiecare gestiune. o Din punct de vedere operational, stocurile initiale se introduc prin Procese verbale de inventar, la modulul Depozit. Din punct de vedere contabil, soldurile initiale se introduc la Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial, pe fiecare cont de stoc in parte. La incercarea de Generare a unui document din altul (exemplu: Generare Bon de retur din Bon de consum materiale) apare un mesaj de genul “Nu exista documente disponibile…” o Poate fi cazul cand intr-adevar nu exista nici un document disponibil; daca totusi sinteti sigur ca exista, atunci faceti urmatoarele verificari: o Ati introdus datele corecte pe antetul documentului – Partener, Data document, Gestiune etc. o Documetul este in starea Valid o Nu s-au generat alte documente din el. Documentul trebuie sa apara ca disponibil chiar daca s-au generat documente din el, dar cantitatile nu au fost consumate integral. o Nu exista tranzactii echivalente cu tranzactia curenta, tranzactii care au fost folosite la generarea unor documente din documentul respectiv

i) intrebari

Discutii libere, alte

- 292 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

7. Modulul Mijloace Fixe a)

Destinatie

Modulul Mijloace fixe este destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea mijloacelor fixe: • Stabilirea Grupelor si Claselor de mijloace fixe • Intocmirea documentului “Fisa mijlocului fix”. • Generarea documentului “Fisa de amortizare lunara” • Diverse Procese verbale care apar in gestiunea mijloacelor fixe • Rapoarte pentru urmarirea mijloacelor fixe

b)

Scopul acestui capitol

Dupa parcurgerea acestui capitol veti cunoaste: • Modul de lucru cu documentele prezentate la punctul a) • Setarile necesare pentru buna functionare a operarii documentelor • Care sunt rapoartele standard din acest modul si ce date prezinta ele

c)

Setari necesare

Pentru a putea lucra cu modulul de mijloace fixe in prealabil trebuie sa aveti introduse in sistem urmatoarele: • Structura de Centre de cost • Departamentele societatii • Angajatii societatii dumenavoastra

d)

Dictionare specifice

Grupe Grupele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Grupe. Lista cu grupe arata astfel:

Pentru a adauga o noua grupa se apasa pe butonul

- 293 -

; apare ecranul de editare:

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se scrie Codul si Denumirea grupei, se alege Tipul grupei.

Clase Clasele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Clase. Lista cu clase arata astfel:

Pentru a adauga o noua clasa se apasa pe butonul

; apare ecranul de editare:

Se scrie Codul si Denumirea clasei; se alege grupa de care apartine. Se scrie durata (minima si maxima) de functionare.

Alte dictionare Exista si alte dictionare care se pot folosi la mijloace fixe:

- 294 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Motive pentru modificare de valoare: Modernizare, Reevaluare periodica… Moduri de obtinere: Achizitie, Asamblare interna, Capital social, Donatie…

e) functionalitati

Documente si

Fisa mijlocului fix Fisa mijlocului fix - document folosit atat pentru evidentierea datelor generale despre un anumit mijloc fix, cat si pentru centralizarea operatiilor referitoare la acesta. Acest document se genereaza la Mijloace fixe > Fisa mijlocului fix. Lista cu Fise de mijloc fix arata astfel:

In aceasta lista, se pot folosi urmatoarele criterii de filtrare: Numar de inventar, Data PIF (Proces verbal de punere in functiune), Locatie, Articol, Centru de cost, Departament, Stare mijloc fix, Grupa, Clasa Observatie: pentru a gasi un mijloc fix inactiv (la care nu s-a facut inca PIF), trebuie debifate ambele filtre de tip “Data”. Adaugarea unui nou document se face prin click pe butonul editare a fisei mijlocului fix:

- 295 -

; apare ecranul de

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se introduc mai intai date ca Numar Document, Data , Numar de inventar. Se bifeaza check-boxul documentul sursa care sta la baza fisei:

; apare o zona in care se poate selecta

In general, Fisa mijlocului fix poate avea la baza unul din urmatoarele 2 tipuri de documente: Factura de achizitie sau Proces verbal de receptie. In cazul de fata vom folosi o Factura de achizitie. Se apasa pe butonul si se intra in ecranul de selectie a documentelor sursa:

- 296 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In acest ecran se poate face filtrare dupa Tip document (Factura, Proces verbal de receptie...), Data, Partener. Se alege un document si se apasa pe butonul . Se revine astfel in fereastra anterioara, unde se alege din lista "Denumire" un articol de pe factura respectiva: Tot aici se stabileste si numarul de inventar pentru noul mijloc fix (se completeaza in rubrica "Nr. de inv."). Urmeaza apoi completarea anumitor informatii la Date generale, referitoare la mijlocul fix ales anterior:

Se selecteaza pe rand Mod de obtinere, Departament, Responsabil. In cazul tabului Centrelor de cost se vor stabili centrele si procentul in care se vor repartiza lunar cheltuielile cu amortizarea mijloacelor active. Pentru stabilirea clasei si a grupei din care face parte mijlocul fix precum si metoda de amortizare si a perioada de amortizare, se apasa eticheta

:

Daca mijlocul fix se incadreaza la "Mijloace fixe de natura obiectelor de inventar", se bifeaza check-boxul . Data receptiei este preluata automat din data documentului sursa (in acest caz Factura de aprovizionare). Dupa ce se alege sistemul contabil corect si se apasa pe butonul apare o fereastra unde se pot completa date despre modul de amortizare a mijlocului fix:

- 297 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se alege grupa din care face parte mijlocul fix; in functie de aceasta, se pot selecta anumite valori in lista "Clasa". Dupa ce se alege clasa, apare o valoare la rubrica . Observatie: se ia ca exemplu un mijloc fix cumparat, care are DSN = 72 luni, dar el a fost deja amortizat la firma de la care a fost achizitionat, avand inca 2 ani de amortizat. In acest caz la "Durata functionare" se inlocuieste 72 cu 24. Tot in aceasta fereastra se pot completa - daca este cazul - Valoarea initial amortizata, Luni initial amortizate etc. Atentie : aceste valori sunt valabile la data fisei mijlocului fix ! Cele 2 rubrici din dreapta - "Data incep. amort." si "Data sfirsit amort." nu sunt editabile; ele se vor completa automat dupa ce se face procesul verbal de punere in functiune (PIF). Dupa ce se iese din acest ecran, folosind eticheta se pot scrie, daca este cazul, anumite caracteristici tehnice ale mijlocului fix. Dupa ce se introduc toate datele prezentate anterior, documentul poate fi salvat prin butonul si validat prin butonul . Dupa validare se apasa pe butonul si se alege optiunea "Creare PV PIF". Aceasta actiune are ca efect generarea unui Proces verbal de punere in functiune si completarea cotelor de amortizare:

Folosind eticheta mijlocului fix:

se pot vizualiza operatiile efectutate pana in prezent asupra

- 298 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Cu butoanele , prezente la sfarsitul acestor linii, se pot vizualiza documentele respective ( Facturi , Procese verbale de punere in functiune etc.)

Fisa de amortizare lunara Fisa de amortizare lunara = document in care se centralizeaza amortizarea aplicata la mijloacele fixe active; in nota contabila corespondenta se evidentiaza cheltuielile lunare cu amortizarea imobilizarilor. Fisa de amortizare lunara se genereaza la Mijloace fixe > Fisa de amortizare lunara. Ecranul de editare a unei fise arata astfel:

In antetul documetului se introduc date generale: Numar, Data, Sistemul contabil. Se apasa pe butonul si se alege optiunea “Preluare amortizare”; in urma acestei actiuni se va completa lista de detalii cu mijloacele fixe active in luna respectiva:

Dupa preluarea amortizarii se poate salva si valida fisa de amortizare lunara.

- 299 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Bon de miscare mijloace fixe Acest tip de document se foloseste cand se doreste schimbarea departamentului, responsabilului sau centrului de cost de care apartine un anumit mijloc fix. Se introduce la Mijloace fixe > Bon de miscare mijloace fixe. Ecranul de editare arata astfel:

In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Informatii despre Locatia sursa si Locatia destinatie:

Pentru alegerea mijloacelor fixe se apasa butonul editare a detaliilor:

- 300 -

din dreapta; apare ecranul de

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa alegerea mijloacelor fixe se salveaza documentul. Pentru ca miscarea sa aiba efect, Bonul trebuie validat.

Procese verbale Documentele de tip “Proces verbal” care au influenta asupra mijloacelor fixe sint: • • • • • • • • •

Proces verbal de receptie mijloace fixe o Acest document poate sta la baza generarii Fisei mijlocului fix o Se foloseste in general cand nu exista Factura de achizitie Proces verbal de punere in functiune (PIF) o In urma generarii PIF, mijlocul fix devine activ o Se poate genera in cadrul Fisei mijlocului fix Proces verbal de reevaluare o Se foloseste la reevaluarea mijloacelor fixe Proces verbal de crestere / dimnuare a valorii o Este utilizat in cazul in care se modifica valoare de inventar a unui mjloc fix Proces verbal de scoatere din uz o Se genereaza atunci cand un mijloc fixe se scoate din uz Proces verbal de punere in conservare o Operatia de punere in conservare are ca efect trecerea in starea “Inactiv” pentru o anumita perioada de timp Proces verbal de trecere in obiecte de inventar o Mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar se diferentiaza de cele “normale” prin anumite criterii (Valoare de inventar, DNU) Proces verbal de corectie o Este un document asemanator Bonului de miscare, insa cu care se pot face mai multe modificari (Centru de cost, Departament, Responsabil…) Proces verbal de repunere in functiune o Repunerea in functiune se face pentru un mijloc fix la care s-a facut anterior un Proces verbal de conservare

f)

Rapoarte specifice

Dintre rapoartele existente la modulul Mijloace fixe se evidentiaza: • • • •

Balanta pe grupe de mijloace fixe: o lista cu mijloacele fixe, evidentiate dupa Numar de inventar, Denumire, DNU, Valoare de inventar, Val. Amortizata, Val. Ramasa Situatia mijloacelor fixe la data: o lista mai detaliata decat Balanta pe grupe Intrari / Iesiri de mijloace fixe :se evidentiaza intrarile si iesirile de imobilizari Raport amortizare ramasa pe grupe

- 301 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

g) intrebari

Discutii libere, alte

- 302 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

8. Modulul Financiar a)

Destinatie

In modulul Financiar se urmaresc operatii ce apar in activitatea financiara a firmei: Incasari si Plati, Compensari, Inchideri de avansuri, Operatii cu casa, Operatii cu banca (Extrase, Ordine de schimb valutart, Note de transfer), Reeevaluari de facturi sau avansuri, Note de reglare, Deconturi angajati.

b)

Scopul acestui capitol

Dupa parcurgerea acestui capitol veti cunoaste modul de lucru cu urmatoarele: • Incasari si Plati • Compensari • Inchideri de avansuri • Operatii cu Banca • Operatii cu Casa • Deconturi angajati • Reevaluari de facturi sau avansuri • Note de reglare • Rapoarte financiare

c)

Setari necesare

Configurare statie de lucru Principala configurare care se face aici este stabilirea Exercitiului financicar.financiar Modul de lucru pentru aceasta a fost prezentat anterior la Capitolul 2 – SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E – Configurare statie de lucru.

Cursuri valutare Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem , in modulul Financiar existand o serie de operatii in valuta : Incasari si Plati, Compensari, Inchideri de avansuri, Deconturi etc. Cursurile se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz a fost prezentat anterior la Capitolul 3 – MODULUL GENERAL, punctul C – Functionalitati. Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare sunt foarte importante; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care lucreaza cu valute – Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.

- 303 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Parametri de initializare La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta: • AssetItemTypeCode: Tipuri de articole mijloace fixe (imobilizari) • ExchangeBankId: Banca de schimb

d)

Dictionare specifice

Se evidentiaza urmatoarele dictionare care au importanta in modulul Financiar: Case, Valute, Interval vechime facturi. Acestea se configureaza la General > Dictionare.

e) functionalitati

Documente si

Incasari si Plati Documentele prin care se fac Incasari si Plati se pot clasifica in 3 tipuri: • Normal: se achita o factura • Avans: se face o plata sau incasare in avans o Dupa ce ulterior se va inregistra factura, se va face si Inchidere de avans • Altele: cazuri mai rare – diverse incasari si plati In functie de sensul tranzactiei prin care se genereaza, documentele pot fi de 2 tipuri: • Normal: cazul general, cand se achita o factura • Retur: se face o incasare sau plata de retur (la o factura sau la un incasare / plata) Vom prezenta o lista cu Tipuri de documente, Tranzactii posibile si utilizari: •

Chitanta numerar furnizor (CNF) o Plata catre furnizor cu numerar  Tip: Normal  Document sursa (DS): Factura de aprovizionare  Utilizare (U): se plateste in numerar o factura primita de la furnizor o Plata in avans catre furnizor cu numerar  Tip: Avans  DS: nu are  U: se face o plata in avans catre furnizor (cash) o Plata retur catre clienti cu numerar  Tip: Retur  DS: Factura storno de vanzare

- 304 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

U: s-a incasat initial o factura emisa catre client; dupa aceea s-a stornat factura si se returneaza banii clientului (cash) o Plata retur catre clienti cu numerar - restituire avans  Tip: Retur de Avans  DS: Avansuri clienti  U: s-a incasat initial un avans de la client si nu se mai face factura de vanzare; I se returneaza banii clientului, in numerar Chitanta numerar client (CNC) o Incasare de la client cu numerar  Tip: Normal  DS: Factura de vanzare  U: se incaseaza in numerar o Factura de vanzare o Incasare in avans de la client cu numerar  Tip: Avans  DS: nu are  U: se incaseaza, in numerar, un avans de la client o Incasare retur de la furnizor cu numerar  Tip: Retur  DS: Factura storno de aprovizionare  U: s-a platit initial o factura primita de la furnizor; dupa aceea s-a stornat factura si furnizorul returneaza banii, in numerar o Incare retur de la furnizor cu numerar – restituire avans  Tip: Retur de Avans  DS: Avansuri furnizori  U: s-a platit initial in avans furnizorul si nu s-a mai primit factura; furnizorul returneaza banii, in numerar Ordin de plata catre furnizor (OPF) o Plata catre furnizor cu ordin de plata  Tip: Normal  DS: Factura de aprovizionare, Factura de import  U: se plateste cu OP o Factura primita de la furnizor o Plata in avans catre furnizor cu ordin de plata  Tip: Avans  DS: nu are  U: se face o plata cu OP in avans catre furnizor o Plata retur catre client cu ordin de plata  Tip: Retur  DS: Factura storno de vanzare  U: s-a incasat initial un avans de la client si nu se mai face factura de vanzare; I se returneaza banii clientului, cu OP o Plata retur catre client cu ordin de plata – restituire avans  Tip: Retur de Avans  DS: Avansuri clienti 

•

•

- 305 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

U: s-a incasat initial un avans de la client si nu se mai face factura de vanzare; I se returneaza banii clientului, cu OP Ordin de plata de la clienti (OPC) o Incasare de la client cu ordin de plata  Tip: Normal  DS: Factura de vanzare, Factura de export  U: se incaseaza cu OP o Factura de vanzare o Incasare in avans de la client cu ordin de plata  Tip: Avans  DS: nu are  U: se incaseaza cu OP un avans de la client o Incasare retur de la furnizor cu ordin de plata  Tip: Retur  DS: Factura storno de aprovizionare  U: s-a platit initial o factura primita de la furnizor; dupa aceea s-a stornat factura si furnizorul returneaza banii, cu OP o Incasare retur de la furnizor cu ordin de plata – restituire avans  Tip: Retur de Avans  DS: Avansuri furnizori  U: s-a platit initial in avans furnizorul si nu s-a mai primit factura; furnizorul returneaza banii, cu OP Cec catre furnizor (CECF) o Aceleasi tipuri de tranzactii de la OPF; se fac insa cu CECF Cec de la clienti (CECC) o Aceleasi tiprui de tranzactii de la OPC; se fac insa cu CECC Bilet la ordin – furnizori (BORDF) o Aceleasi tipuri de tranzactii de la OPF; se fac insa cu BORDF Bilet la ordin – clienti (BORDC) o Aceleasi tipuri de tranzactii de la OPC; se fac insa cu BORDC 

•

• • • •

Alte Tipuri de documente folosite la Incasari si Plati de la / catre parteneri: • • • • • •

Chitanta simpla (CHITS) o U: diverse plati facute cu chitanta simpla (fara factura) Bon fiscal diverse (BONFD) o U: Diverse cheltuieli inregistrate cu bon fiscal Chitanta furnizor decont (CND) o U: Plati catre furnizor cu chitanta, prinse in deconturi angajati Dispozitie de plata diverse (DPLDV) o U: Diverse plati catre parteneri Chitanta simpla incasari (ICHS) o U: se fac incasari cu chitanta (fara factura) Dispozitie de incasare diverse (DINC)

- 306 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

o U: se inregistreaza diverse incasari de la parteneri Plati pentru salariati o U: se inregistreaza diverse plati pentru salariati

Observatii: Toate aceste “alte” tipuri de documente sunt pentru incasari / plati in numerar. Dinte ele, doar Chitanta furnizor decont se genereaza automat (are ca document sursa Factura de aprovizionare). Anumite tipuri de documente pot fi confirmate pe deconturi (folosite ca documente justificative): Bon fiscal diverse, Chitanta simpla, Chitanta furnizor decont. Precizari in legatura cu modificarea soldurilor financiare pe parteneri: •

•

Furnizori: soldul (= Credit – Debit) se modifica astfel: o Credit (+):  Facturi normale: Factura de aprovizionare (FFA) , Factura de import (FI)  Incasari retur de la furnizor: Chitanta numerar client (CNC), Ordin de plata client (OPC) o Credit (-):  Facturi storno: Factura storno de aprovizionare (FSA) o Debit (+):  Plati normale: Chitanta numerar funizor (CNF), Ordin de plata furnizor (OPF), Chitanta furnizor decont (CND), CECF, BORDF  Compensari: Proces verbal de compensare facturi (PVCF)  Inchideri de avans: Inchidere avansuri furnizori (IAF)  Note de reglare: Nota de reglare facturi furnizori (SPCN) Clienti: soldul (= Debit – Credit) se modifica astfel: o Debit (+):  Facturi normale: Factura de vanzare (VFV), Factura de export (VFE)  Plati retur catre client: Chitanta numera furnizor (CNF), Ordin de plata furnizor (OPF) o Debit (-):  Facturi storno: Factura storno de vanzare (VFS) o Credit (+):  Incasari normale: Chitanta numerar client (CNC), Ordin de plata client (OPC) , CECC, BORDC  Compensari: Proces verbal de compensare facturi (PVCF)  Inchideri de avans: Inchidere avansuri clienti (IAC)  Note de reglare: Nota de reglare facturi clienti (SCCN)

- 307 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Modul de operare a tipurilor de documente folosite la Incasari si Plati a fost descris in cadrul manualului de utilizare al sistemului Charisma Enterprise. In acest manual vor fi prezentate doar cateva dintre ele. Chitanta numerar furnizor Se inregistreaza la Financiar > Plati pentru parteneri > Chitanta numerar. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa anumite criterii: Data, Furnizor, Valuta, Stare document, Tip de plata, Numar document etc. Pentru adaugarea unui nou document se apasa pe butonul fereastra de editare a documentului:

- 308 -

; se va deschide

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aceasta fereastra este compusa din 2 parti: • Antet document: contine date generale ce identifica chitanta in numerar - Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar, Tip de plata, Casa etc. • Lista facturi platite: aici sunt afisate facturile care au fost platite cu documentul curent. In functie de data platii si de data facturii de achizitie, se va completa la Tip de plata: • Avans - cand plata se face in avans, urmand a se primi ulterior factura • Normal - pentru cazul in care exista deja facturi si se faca o plata in numerar pentru ele. Pentru o plata in avans se alege furnizorul din lista, in combo-boxul "Tip plata" se alege Avans, iar in rubrica "Suma" se trece valoarea platii, in combo-boxul Scop Plata se alege una din valorile afisate si se salveaza documentul. La o plata normala - pentru facturi primite pana la data platii, exista 2 moduri de lucru: • Utilizatorul nu este interesat sa plateasca o anumita factura de la un furnizor, ci doreste sa achite acestuia facturile restante, in limita unei anumite sume (de exemplu, 700 lei). Se alege furnizorul, se scrie valoarea platii in rubrica , se apasa pe butonul si se alege ordinea in care se vor prelua facturile . In lista de jos, intitulata Lista facturi platite, apare prima factura restanta , achitata cu valoarea introdusa anterior (daca aceasta factura are valoare mai mica de 700 lei, in lista apar mai multe facturi)

- 309 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Utilizatorul doreste sa achite o anumita factura din cele restante la un anumit furnizor. In acest caz va proceda astfel: dupa selectarea furnizorului se apasa pe butonul , pentru a intra in ecranul de selectie a facturilor:

Selectia facturilor se poate face bifand in coloana "Selectie" sau folosind butonul . Butonul devine activ doar dupa ce se selecteaza din lista cel putin o factura; apasarea lui are ca efect preluarea facturii (facturilor) si revenirea in ecranul intial. Observatie: atunci cand se selecteaza o factura, programul completeaza automat rubrica "Solicitata" cu valoarea existenta in coloana "Rest de plata"; daca se doreste introducerea unei sume mai mici, se va scrie valoarea in rubrica "Solicitata" si apoi se apasa pe butonul "Genereaza". Dupa selectarea facturilor si preluarea lor prin butonul Genereaza, ecranul de editare a platii arata in felul urmator:

- 310 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Suma totala a achitarilor este preluata acum in rubrica "Suma". Se poate salva documentul prin unul din butoanele prezente in partea de jos a ecranului: , , sau ; daca se vrea renuntarea la modificarile facute asupra documentului se apasa pe butonul . Ordin de plata catre furnizor Se inregistreaza la Financiar > Plati pentru parteneri > Ordin de plata. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa anumite criterii: Data, Furnizor, Valuta, Stare document, Tip de plata, Numar document etc. Pentru adaugarea unui nou document se apasa pe butonul fereastra de editare a documentului:

- 311 -

; se va deschide

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aceasta fereastra este compusa din 2 parti: • Antet document: contine date generale ce identifica chitanta in numerar - Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar, Tip de plata, Banca si Cont bancar etc. • Lista facturi platite: aici sunt afisate facturile care au fost platite cu documentul curent. In functie de data platii si de data facturii de achizitie, se va completa la Tip de plata: • Avans - cand plata se face in avans, urmand a se primi ulterior factura • Normal - pentru cazul in care exista deja facturi si se faca o plata in numerar pentru ele. Pentru o plata in avans se alege furnizorul din lista, in combo-boxul "Tip plata" se alege Avans, in combo-boxul “Scop Plata” se alege una dintre valori (alte imobilizari, imobilizari necorporale, instalatii tehnice si masini, nestocabile, stocabile, terenuri / constructii) iar in rubrica "Suma" se trece valoarea platii si se salveaza documentul. La o plata normala - pentru facturi primite pana la data platii, exista 2 moduri de lucru: • Utilizatorul nu este interesat sa plateasca o anumita factura de la un furnizor, ci doreste sa achite acestuia facturile restante, in limita unei anumite sume (de exemplu, 700 lei). Se alege furnizorul, se scrie valoarea platii in rubrica , se apasa pe butonul si se alege ordinea in care se vor prelua facturile . In lista de jos, intitulata Lista facturi platite, apare prima factura restanta , achitata cu valoarea introdusa anterior (daca aceasta factura are valoare mai mica de 700 lei, in lista apar mai multe facturi)

- 312 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Utilizatorul doreste sa achite o anumita factura din cele restante la un anumit furnizor. In acest caz va proceda astfel: dupa selectarea furnizorului se apasa pe butonul , pentru a intra in ecranul de selectie a facturilor:

Selectia facturilor se poate face bifand in coloana "Selectie" sau folosind butonul . Butonul devine activ doar dupa ce se selecteaza din lista cel putin o factura; apasarea lui are ca efect preluarea facturii (facturilor) si revenirea in ecranul intial. Observatie: atunci cand se selecteaza o factura, programul completeaza automat rubrica "Solicitata" cu valoarea existenta in coloana "Rest de plata"; daca se doreste introducerea unei sume mai mici, se va scrie valoarea in rubrica "Solicitata" si apoi se apasa pe butonul "Genereaza". Dupa selectarea facturilor si preluarea lor prin butonul Genereaza, ecranul de editare a platii arata in felul urmator:

Suma totala a achitarilor este preluata acum in rubrica "Suma". Se poate salva documentul prin unul din butoanele prezente in partea de jos a ecranului: ,

- 313 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

, sau ; daca se vrea renuntarea la modificarile facute asupra documentului se apasa pe butonul . Observatie: Ordinul de plata va trece in starea Valid dupa confirmare pe extras. Dispozitie de plata diverse Se inregistreaza la Financiar > Diverse plati > Dispozitie de plata diverse. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Numar document. Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul de editare a documentului:

- 314 -

; se va deschide ecranul

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza data generale: Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar, Casa etc. In partea de jos a ecranului se adauga detaliile folosind butonul :

Se alege articolul si se completeaza suma. In rubrica se va afisa suma valorilor de pe detalii. Documentul, dupa salvare, poate fi tiparit la imprimanta cu butonul

- 315 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Bon fiscal diverse Se inregistreaza la Financiar > Diverse plati > Bonuri fiscale diverse. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie. Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul de editare a documentului:

; se va deschide ecranul

In antetul documentului se inregistreaza data generale: Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar etc. In partea de jos a ecranului se adauga detaliile folosind butonul :

- 316 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se alege articolul si se completeaza Baza si procentul de TVA. In antetul documentului se vor completa anumite valori, ca sume rezultate din detalii:

Chitanta furnizor decont Se inregistreaza la Financiar > Diverse plati > Chitante numerar pentru decont. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie. Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul de editare a documentului:

- 317 -

; se va deschide ecranul

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza data generale: Numar, Data, Partener, Valuta, Curs valutar etc. Pentru alegerea Facturilor de aprovizionare care se achita se apasa pe butonul ; apare ecranul se selectie a facturilor:

Dupa alegera cel putin a unui document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul anterior, de editare a documentului:

Plati pentru salariati Se inregistreaza din modulul Financiar>Plati pentru salariati

- 318 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Din aceasta lista se pot selecta documentele deja operate folosind campurile de filtrare Data, Nr. document, Adresa si Angajat. Pentru introducerea unui nou document se apasa butonul , dupa care se completeaza campurile din ante: Numar, Data, Angajat, Operatie, Valoare, Valuta si Casa din care se efectueaza plata.

Dupa salvarea documentului, cu ajutorul butonului Proprietati pentru a atasa contul contabil aferent acestei tranzactii.

- 319 -

se alege optiunea

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa inchiderea ferestrei Proprietati document, se salveaza din nou documentul Plati pentru salariati. Pentru verificarea notei contabile asociate acestui document se apasa butonul

Aceasta actiune se transpune in urmatorul ecran:

Acest document se utilizeaza la plati pentru salariati prin casierie a diferitelor sume reprezentand avansuri din salarii, prime, ajutoare materiale etc.

- 320 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Generare plati furnizori Acest generator de plati catre furnizori se opereaza din modulul Financiar iar in antet se completeaza informatiile cu privire la: Locatia din care sa fie aduse documentele de platit, Partenerul furnizor si eventual locatia acestuia, valuta, data, scadenta documentelor, banca si contul din care se vor realiza platile, tipul de document ce se va utiliza ca modalitate de plata si data documentelor de plata.

Cu ajutorul tastei F5 se populeaza ecranul cu documente ce satisfac criteriile de filtrare, urmand sa selectam documentele carora sa le generam plati, sa stabilim valoarea (in cazul platilor partiale), putem modifica banca si contul pe fiecare document etc.

- 321 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Butonul de

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

face o propunere de plati cu toate detaliile.

In urma acestor plati generate, folosind planificarea de plati, se obtin ordine de plata care ulterior se vor confirma pe extrasul de cont de la fiecare banca si cont in parte. - 322 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Operatiuni CEC si BO In cadrul activitatii de incasare de la clienti cu bilete la ordin si CEC-uri intervine documentul Borderou depunere la banca a acestor instrumente financiare si evidentiaza stadiul acestora la un moment dat. Inregistrarea acestor documente financiare de incasare se face in prealabil la fel ca ordinele de plata, tratate in capitolul incasari cu ordine de plata. Documentul Borderou depunere la banca CEC-uri si BO se opereaza din modulul Financiar > Operatiuni CEC si BO. Generarea unui nou borderou se face cu butonul din lista de borderouri, acestuia trebuind sa-i atribuim o data, banca si contul in care se face depunerea, iar detaliile se stabilesc intr-un ecran intermediar, unde se stabilesc scadenta si data platii, partenerul si tipu de document (BO sau CEC) pentru care se face borderoul.

Prin intermediul filtrarii, sistemul aduce in ecranul de selectie acele documente ce satisfac criteriile din antet, se confirma documentele ce se depun la banca.

- 323 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pasul urmator este de a salva ecranul de selectii precum si noul borderou astfel creat.

- 324 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Compensari Compensarile se inregistreaza la Financiar > Compensari intre facturi. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se poate face filtraere dupa Data, Client, Furnizor, Locatie sau Numar document. Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul ; apare astfel ecranul de editare a documentului:

- 325 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Valuta, Curs valutar. In partea de jos ecranul e impartit in 2 parti: la stanga se vor afisa facturile primite de la furnizori iar la dreapta vor fi facturile emise catre clienti. Se alege furnizorul in lista ; dupa care se apasa pe butonul , prezent sub lista; se va deschide ecranul de selectie a facturilor:

Se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’) si se completeaza valoarea compensarii in rubrica . Se apasa pe butonul reveni in ecranul initial, de editare a documetului. Pentru selectia facturilor de vanzare se procedeaza in mod asemanator. Dupa salvare, documentul ar putea arata astfel:

- 326 -

pentru a

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Din modul lista se pot si genera compensari intre facturi cu butonul din antet.

Aceasata modalitate de generare a compensarilor se bazeaza pe inchiderea atat a facturilor de client cat si a facturilor de furnizor in fuctie de data documet sau data scadenta si de valoarea compensata (in caeeasi valuta) care se tasteaza manual de catre operator.

Inchideri de avansuri Aceste documente se inregistreaza la Financiar > Inchidere avansuri. Lista cu documente arata astfel:

In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie. Pentru adaugarea unui nou document se apasa pe butonul ; se va deschide ecranul de editare a documentului:

- 327 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data... In partea de jos ecranul e impartit in 2 parti: la stanga se vor afisa avansurile platie catre furnizori iar la dreapta vor fi facturile primite ulterior de la acestia. In zona intitulata ‘Avansuri de inchis’ se alege furnizorul si valuta avansului: . Se apasa apoi pe butonul sub lista; se va deschide ecranul de selectie a avansurilor:

, prezent

Se alege cel putin un document (prin bifare in coloana ‘Selectie’); in caz ca avansul se inchide partial se completeaza valoarea inchiderii in rubrica . Se apasa pe butonul pentru a reveni in ecranul initial, de editare a documetului. Pentru selectia facturilor de achizitie se procedeaza in mod asemanator. Dupa salvare, documentul ar putea arata astfel:

- 328 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Operatii cu banca Se inregistreaza la Financiar > Operatii cu banca. Se incadreaza la Operatii cu banca urmatoarele tipuri de documente: • Extras de cont • Ordin de schimb valutar • Nota de transfer bancar Extras de cont Extrasele de cont sunt documente prin care se evidentiaza zilnic soldurile si rulajele pentru fiecare banca si cont bancar folosite in activitatea financiara a firmei. Se opereaza la Financiar > Operatii cu banca > Extras de cont. Lista cu extrase arata astfel:

- 329 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa Data, Banca si Cont bancar, Locatie. Pentru adaugarea unui nou document se apasa pe

; apare fereastra de editare:

In partea de sus, denumita Antet document, se introduc: Numar, Data, Banca si Contul corespondent... In rubrica "Sold intial" apare suma corespunzatoare zilei si contului bancar pentru care se realizeaza extrasul. Pentru adaugarea documentelor de incasare / plata la extras exista 2 moduri de lucru: • Confirmarea documentelor pe extras • Introducerea documentelor direct in extras

- 330 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Confirmarea documentelor pe extras Acest mod de lucru se foloseste atunci cand documentele au fost deja introduse si urmeaza doar a fi preluate (confirmate) in extras. Se apasa pe butonul ; apare astfel ecranul de selectie a documentelor de banca, introduse pe data respectiva si neconfirmate inca:

Bifarea check-boxului are ca efect bifarea automata in lista de jos, pe campul "Selectata". Dupa alegerea documentelor se apasa pe butonul ; se revine astfel in fereastra initiala, de editare a extrasului. Introducerea documentelor direct in extras Pentru acest mod de lucru se foloseste butonul , prezent in partea dreapta a listei de detalii. Din lista care apare se alege tipul de document care se va edita (Ordin de plata client, Ordin de plata furnizor, Diverse incasari si plati...). Primele tipuri de document au fost tratate anterior, astfel ca se va face referire aici doar la "Diverse incasari si plati". Ecranul de editare a unui astfel de document (detaliu pe extrasul de cont) arata astfel:

- 331 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In aceasta fereastra se introduc urmatoarele informatii: • •

Tip: se alege Debit - daca este vorba de o plata sau Credit - pentru incasare Tip document: se alege din lista, in general, "Extras de cont"

•

Data document: este afisata automat data extrasului

•

Numar: se introduce numarul documentului

•

Partener: se alege din lista partenerul pentru care se inregistreaza incasarea / plata

•

Operatie: din aceasta lista se pot selecta articolele de tip Extras, introduse in nomenclatorul de articole

•

Suma: se completeaza suma de pe documentul financiar

•

Cursul: este cel aferent monedei contului bancar la care se evidentiaza extrasul

•

Echivalent: este dat de produsul dintre Suma si Curs

•

Explicatie: aici se poate scrie o scurta descriere a operatiei repective.

Dupa introducerea acestor informatii, detaliul curent se poate salva prin butonul (sau cu , daca se doreste adugarea unui nou document la "Diverse incasari si plati").

- 332 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa confirmarea / introducerea tuturor documentelor pe extras, lista cu documente de banca ar putea arata astfel:

Se observa ca in lista intitulata ‘Lista document de banca’ apar documentele, fiecare cu suma respectiva, pe Debit sau pe Credit. Observatie: in urma confirmarii pe extras, docuimentele gen OPF, OPC, CECF, CECF trec in starea Valid. Ordin de schimb valutar Acest tip de document se inregistreaza la Financiar > Operatii cu banca > Ordin de schimb valutar. Prin Ordin de schimb valutar se face un transfer de la un cont bancar la altul, schimbandu-se si mondeda. Ecranul de editare arata astfel:

In partea de sus a ferestrei se introduc: numarul, data si eventual observatii referitoare la document. Se ia ca exemplu o operatie prin care se cumpara 100 USD de la o banca

- 333 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

transferandu-se aceasta suma, in lei, la o alta banca. In cadrul acestui document se vor completa date referitoare la 2 rubrici: • Se cumpara de la banca => contine urmatoarele date: o Banca la care se cumpara valuta o Contul bancar corespunzator bancii de mai sus o Valuta care se cumpara - aceasta apare automat in urma selectarii contului bancar o Suma: se trece suma echivalenta rezultata in urma schimbului valutar • Se vinde de la banca => se completeaza aici date despre: o Banca de la care se transfera suma respectiva o Contul bancar corespunzator bancii respective o Valuta care se schimba o Suma care se schimba Documentul se poate salva prin unul din butoanele: , sau . Ordinul de schimb valutar se confirma pe extras de cont (fiind un transfer intre 2 conturi bancare, se va confirma pe 2 extrase). In urma confirmarii, documentul trece in starea Valid. Nota de transfer bancar Acest tip de document se inregistreaza la Financiar > Operatii cu banca > Nota de transfer bancar. Prin Nota de transfer bancar se transfera o suma dintr-un cont bancar la altul, in aceeasi moneda. Ecranul de editare arata astfel:

- 334 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus a ferestrei se introduc: numarul, data si eventual observatii referitoare la document. Se ia ca exemplu o operatie prin care se transfera 5000 RON de la o banca la alta. In cadrul acestui document se vor completa date referitoare la 2 rubrici: • Se transfera de la banca => contine urmatoarele date: o Banca de la care se transfera valuta (banca predatoare) o Contul bancar corespunzator bancii de mai sus o Valuta care se transfera - aceasta apare automat in urma selectarii contului bancar o Suma care se transfera • Se transfera la banca => se completeaza aici date despre: o Banca la care se transfera suma respectiva (banca primitoare) o Contul bancar corespunzator bancii anterioare o Valuta - apare automat in urma selectarii contului bancar o Suma transferata Documentul se poate salva prin unul din butoanele: , sau . Nota de transfer bancar se confirma pe extras de cont (fiind un transfer intre 2 conturi bancare, se va confirma pe cele doua extrase ale celor doua conturi). In urma confirmarii, documentul trece automat in starea Valid.

Operatii cu casa Se inregistreaza la Financiar > Operatii cu casa. Se incadreaza la Operatii cu casa urmatoarele tipuri de documente: • Cec numerar ( = Intrare numerar in casa) • Foaie de varsamant ( = Iesire numerar din casa)

- 335 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Nota de transfer numerar intre case (= Transfer de monetar intre case)

Intrare numerar in casa (Cec numerar) Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Intrare numerar in casa se pot introduce cecuri de numerar, documente prin care se vireaza bani din banca in casa. Ecranul de editare arata astfel:

Acest ecran contine 2 parti: •

Antet document: Numar document, Data, Observatii...

•

Detalii: Numar, Persoana, Banca si Cont bancar, Valoare, Valuta, Curs, Casa.

- 336 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se poate salva documentul prin unul din butoanele

,

, sau

.

Cecul numerar se confirma pe extras de cont. In urma confirmarii va trece in starea Valid. Iesire numerar din casa (Foaie de varsamant) Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Iesire numerar din casa se pot introduce Foi de varsamant, documente prin care se vireaza bani din casa in banca. Modul de operare este asamanator celui prezentat la Cec numerar. La fel, Foaia de varsamant se confirma pe extras si va trece in starea Valid dupa confirmare. Transfer de monetar intre case (Nota de transfer de monetar intre case) Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Transfer de monetar intre case se pot introduce Note de transfer intre casierii, document prin care se vireaza banii dintr-o casierie in-tralta cu respectarea conditiei ca ambele casierii sa aiba aceeasi moneda. Ecranul de editare arata astfel:

Acest ecran contine 2 parti: •

Antet document: Numar document, Data, Observatii...

•

Detalii: Valoare, Moneda, Curs, Din Casa (casieria predatoare), In Casa (casieria primitoare) si Persoana care mijloceste transferul - 337 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se poate salva documentul prin unul din butoanele

,

, sau

Deconturi angajati Inregistrarea avansurilor si a deconturilor aferente se face la Financiar > Deconturi. La deconturi se evidentiaza 3 pasi de urmat: • Acordarea avansului • Inregistrarea decontului • Inchiderea decontului Acordarea avansului Se opereaza la: • Financiar > Deconturi > Acordare avansuri > Dispozitie de plata o Avansurile acordate in numerar prin casierie • Financiar > Deconturi > Acordare avansuri > Ordin de plata avans spre decontare o Avansurile acordate prin banca Lista cu dispozitii de plata avans spre decontare arata astfel:

Documentele pot fi filtrate dupa Data, Angajat, Valuta, Numar document sau Locatie.

- 338 -

.

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Ecranul de editare a unei “Dispozitii de plata avans spre decontare” arata astfel:

Se inregistreaza urmatoarele informatii: Numar, data, Angajat, Suma, Casa, Valuta, Curs valutar etc. Observatie: Ordinul de plata avans spre decontare se inregistreaza in mod asemanator, cu deosebirea ca se vor alege banca si contul bancar prin care se acorda avans. Inregistrarea decontului Se opereaza la Financiar > Deconturi > Deconturi. Lista cu deconturi arata astfel:

Documentele pot fi filtrate dupa Data, Angajat, Valuta, numar document sau Locatie. Ecranul de editare a unui decont arata astfel:

- 339 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aceasta fereastra este impartita in 4 zone: • •

•

•

Antet document: contine date generale ca Numar, Data, Numele angajatului pentru care se face decontul, Valuta, Curs valutar etc. Lista avansuri: contine avansurile pe care vrem sa le inchidem Din rubrica "Selectie documente" se selecteaza avansul sau avansurile la care se refera decontul. Observatie: daca se face un decont fara avans, nu se selecteaza nici un avans acordat angajatului. Lista documente decontate: aceasta va contine documentele justificative corespondente avansului selectat anterior la "Selectie documente", “Lista avansuri” Inchis cu: in rubricile prezente in partea de jos se vor completa datele referitoare la inchiderea decontului ( printr-o incasare sau o plata, in functie de faptul daca angajatul a cheltuit mai putin sau mai mult din avansul primit)

Pentru primele trei tipuri de documente exista doua moduri de lucru: •

se pot adauga direct din decont, folosind butonul , de deasupra “Listei de documente decontate”, dupa care selecteaza meniul corespunzator tipului de document. Modul de lucru cu aceste tipuri de documente a fost prezentat anterior la Diverse plati.

- 340 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

daca documentele au fost deja introduse , pentru preluarea lor in decont se foloseste tot butonul , dupa care se selecteaza meniul . Dupa alegerea acestei optiuni apare o fereastra cu documentele financiare care pot fi preluate in decont:

Selectia documentelor se poate face bifand in coloana "Selectie". Butonul devine activ doar dupa ce se selecteaza din lista cel putin un document; apasarea butonului are ca efect preluarea documentelor alese si revenirea in ecranul anterior. Pentru a prezenta si primul mod de lucru (adaugarea documentelor direct din decont), se va exemplifica prin adaugarea unor deconturi diverse. In ecranul principal se apasa pe butonul , dupa care se alege optiunea ‘Diverse’. Se intra astfel in ecranul de editare a unui decont de diverse:

- 341 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Aici se completeaza Tipul articolului, articolul care apare pe decont, suma de pe decont etc. Dupa introducerea in decont a tuturor documentelor justificative, ecranul principal, de editare a decontului poate arata astfel:

- 342 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se observa ca au aparut la "Lista documente decontate" cele 3 documente selectate / introduse anterior, iar in antetul documentului, la rubrica "Total", s-a completat valoarea totala a cheltuielilor. In partea de jos, in cadrul Listei "Detalii inchidere", nu apare inca nimic deoarece nu a fost facuta inchiderea decontului. Pentru aceasta se salveaza documentul (prin butonul ); se va activa astfel butonul din antet. Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de introducere a datelor pentru documentul de inchidere a decontului (in exemplul dat este vorba de incasarea unei diferente de la salariat deoarece valoarea avansului 2.173 este mai mare decat suma documentelor decontate 1.132). Fereastra de inchidere a decontului arata astfel:

- 343 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In urma apasarii butonului “Genereaza inchidere” se revine in fereastra de editare a decontului, in care acum sunt afisate si datele despre inchiderea decontului:

- 344 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Decontul se poate salva prin unul din butoanele , daca se doreste adaugarea unui nou decont).

,

,

(sau cu

Inchiderea decontului Se face in general direct din cadrul decontului, folsind butonul , sau daca inchiderea se realizeaza la alta data decat inregistrarea decontului se alege din tabul Inchidere decont fie Dispozitie de incasare rest avans cand valoarea avansului este mai mare devat valoarea decontului, fie Dispozitie de plata diferenta avans cand valoarea avansului este mai mica decat valoarea decontului.

Reevaluari de facturi sau avansuri Se urmaresc 2 tipuri de reevaluari: • Reevaluari de Facturi in valuta • Reevaluari de Avansuri in valuta Reevaluari de Facturi in valuta Acest tip de reevaluare se inregistreaza la Financiar > Reevaluari creante si datorii in valuta > Facturi de funrizori si clienti. In general acest tip de operatie se face la sfarsitul anului; facturile in valuta care sunt in sold la sfarsitul anului se reevaluaza la cursul existent la 31 Decembrie. Ecranul de editare a unui document de reevaluare facturi arata astfel:

- 345 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In antetul documentului se introduc date ca: Numar document, Data, Valuta, Curs valutar la sfarsitul anului, Tranzactie. Pentru a alege facturile se apasa pe butonul ; se va deschide ecranul de selectie a tranzactiilor active pentru tipul curent de document:

Dupa ce se alege tranzactia se apasa pe butonul selectie a facturilor:

Se pot alege toate documentele prin click pe butonul se revine in ecranul initial:

- 346 -

; se va deschide ecranul de

; prin apasarea butonului

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Documentul se poate salva prin unul din butoanele

,

,

.

Note de reglare Se poate utiliza documentul Nota de reglare in doua situatii: - cand, din diverse motive, nu mai incasam sau nu mai platim resturi de facturi; - cand dorim sa inchidem, din operational, facturi de achizitie sau vanzare cu facturi storno de achizitie sau vanzare. Acest document se inregistreaza la Financiar > Note de reglare. In cazul in care dorim sa inchidem restul unei facturi de vanzare, pentru care stim cu siguranta ca nu o vom mai incasam, ecranul din care vom opera nota de reglare va arata conform acestei liste:

- 347 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Notele de reglare pot fi filtrate dupa Data, Partener, Valuta, Numar document sau Locatie. Pentru operarea unei noi note de reglare se apasa butonul in care se deschide fereastra:

moment

Dupa stabilirea numarului de documet, a datei, a partenerului (client) se alege Tranzactia  Nota de reglare facturi clienti cu selectie cont – facturi cu sold si se apasa pe butonul pentru a selecta documentul dorit:

- 348 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Dupa selectia documentului, cu butonul

, ne intoarcem in nota de reglare pe

care o salvam, urmand ca de pe butonul de , la proprietati, sa stabilim in campul de valoare, contul contabil pe care se va duce restul facturii (exemplu cont 6588)

2.Cand se doreste reglarea (operational) a facturilor de vanzare cu facturile storno de vanzare, operarea se realizeaza similar ca mai sus cu diferenta ca tranzactia folosita va fi Nota de reglare facturi clienti fara contare, iar la generare se vor selecta cele doua tipuri de facturi

- 349 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La final documentul Nota de reglare se salveaza fara a mai fi nevoie de a interveni in contabilitate deoarece acolo soldul partenerului este 0. Pentru facturile de achizitii, modul de operare al notelor de reglare este similar cu cel expus anterior Documentul se poate salva prin unul din butoanele , , .

Datorii si creante diverse Rolul acestor documente este de a urmari scadenta anumitor datorii si creante pe care le are compania la diverse institutii precum si de a mijloci plata si incasarea acestora. Aceste documente se opereaza din modulul Financiar > Datorii si creante diverse

- 350 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru cautarea unui document Datorii Diverse se poate apela la urmatoarele campuri de filtrare din lista: - tip operatie, data, scadenta, partener, tip partener, nr. document, serie, stare, valuta, adresa si articol. -

Pentru deschiderea unui nou document se apasa butonul , urmand sa se completeze informatiile din antet: tip operatie, numar document, data si scadenta document precum si partenerul; iar in detaliu se alege articolul, pretul unitar si cantitatea.

- 351 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru documentul Creante diverse se respecta acelasi mod de operare.

Cash Flow Se configureaza modelul de cash flow, din modulul Financiar:

A. Se definesc liniile de cash flow la care se asociaza partenerii

- 352 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

B. Se stabilesc legaturile intre liniile de cash flow si conturi contabile, eventuale criterii de detaliere a acelorasi conturi contabile.

- 353 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

C. Cash Flow – ul porneste de la rulajele CONTABILE ale casei si bancii, adica conturile 531%, 5121%, 5124%. Aceste conturi sunt in corespondenta cu un alt cont contabil, numic in continuare AccountSymbol , cont care poate sa fie un cont de CLIENT/FUNRIZOR (adica exista o FACTURA sau un AVANS ) sau un cont de diverse incasari si plati. Conturile de “diverse incasari si plati” au o mapare directa cu liniile de cash flow (exemplu 421 – Platii salarii). Pentru conturile de clienti / furnizori se face o defalcare a acestori incasari/plati pe liniile din factura , obtinandu-se in final tot un cont direct asociat uneia din liniile de cash flow (exemplu 371 – plati pentru furnizori de marfa, 613 – plati pentru furnizori de servicii). Contul asociat articolul din factura se obtine in acelasi fel ca si la contare (din articole sau din tipuri de articole). In acest fel , orice incasare / plata este impartita, procentual, pe linii de factura, in ideea ca aceeasi factura poate sa mearga in mai multe linii de cash flow. Daca se folosesc incasari / plati cu bilete la ordin / cec – uri, contul corespondent al bancii este contul de efecte de plata/incasare. Acest cont este detaliat mai departe pe contul de client/furnizor din factura asociata documentului de incasare. Mai departe, contul de client/furnizor este impartit proportional pe linii de cash flow corespunzatoare contului din factura. Pentru liniile de incasare / plata avans, pana in momentul in care avansul este inchis, suma respectiva sta intr-o linie speciala de cash flow, de exemplu Avansuri clienti. In momentul in care un avans inchide o factura, aceata linie devine 0 iar suma avansului respectiva se transfera catre liniile de cash flow aferente liniilor din factura. ------- aceasta detaliere a avansurilor de clienti / furnizori este optionala ------

- 354 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Un tratament asemanator pot avea si avansurile spre decontare acordate angajatilor (542) - in momentul in care apare decontul, suma respectiva se muta in liniile de cash flow aferente cheltuielor decontate ( 625 – Plati pentru deplasari, 604 – cheltuieli cu materiale nestocabile, etc) ------- aceasta detaliere a avansurilor spre decontare este optionala -----Exista situatii cand acelasi cont se imparte pe mai multe linii de cash flow. Se poate face detalieri ale unui cont contabil in functie de Articolul din factura, Tipul de Articol, Categoria de articol, Centrul de cost pe care se aloca cheltuiala / venitul din factura , Articolul de Calculatie din alocarea pe centre de cost. In functie de cum isi defineste clientul structura de cash flow , se poate alege una sau mai multe din aceste metode de detaliere a cash flow - ului . Raportul de cash flow este in Financiar – Cash Flow – Raport pe perioade

Bugetatul din raportul de Cash Flow este o parte manual, pentru linii fara corespondentata in documente Charisma, si o parte automata, preluata din scadentele completate in facturi . Aceste valori se impart pe aceleasi linii de cash flow ca si partea de realizat.

- 355 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Exista optiune ca pentru scadenta facturilor sa se foloseasca si scadenta biletului la ordin / cec – ului in conditiile in care se folosesc aceste documente Pentru introducerea valorilor bugetate se foloseste - Financiar – Cash Flow – Cash Flow Exemplu de structura de cash flow : PREVIZIONAT

Cont Coresp Casa/Banca

Cont coresp II

Incasari din vanzari marfa

scadente din facturi

4111

707, 667

Incasari in avans de la clienti

manual

419

Incasari din prestari servicii

scadenta din facturi

4111

707

Plati catre furnizori marfa interni

scadente din facturi

401.1

3%, 767, 5328

Plati catre furnizori prestari servicii

scadente din facturi

401.1

restul 6%

Plati catre furnizori externi

scadente din facturi

401.2

%

Plati polite asigurare

manual

613

Plati in avans furnizori

manual

409

Plati de salarii

manual

Plati contributii salarii

manual

421, 425 431%, 437%, 444, 447.01, 446.05

Comisioane bancare platite

manual

627

Numerar la inceputul perioadei Cash-Flow din exploatare

Garantii Alte plati, reglari

2678% manual

!!!!!! - RESTUL

manual

446.08

Plati impozite si taxe tva platit in vama

- 356 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

taxe vamale

manual

446.06

tva lunar

manual

4423

impozit pe profit

manual

441

fond de mediu

manual

taxe locale

manual

447.02 446.01, 446.02, 446.03, 446.07

alte impozite (maj, penalitati, amenzi)

manual

448%, 6581%

Numerar din exploatare

0

Cash flow din investitii

Plati contracte leasing

manual

Plati pentru alte investitii

manual

404 (facturi de leasing) 404- non leasing

Plati dividende

manual

457 + 446.04

Incasari dobanzi banci

manual

766

Vanzari Mijloace fixe

461

167%, 1687%, 665%, 765%, 666%, 471% 2%

7583

Numerar investitii Cash flow din finantare Plati dobanzi

manual

666

Credite bancare primite

manual

5191% , 1621%

Credite asociati primite

manual

4551%

Rabursari rate credite bancare

manual

5191% , 1621%

Rambursare credite asociati

manual

4551%

Numerar din finantare Numerar la sfarsitul perioadei

f)

Rapoarte specifice

Dintre rapoartele specifice modulului Financiar se pot evidentia: • Lista documente de plata / de incasare • Jurnal de casa si Jurnal de banca • Solduri facturi: o Facturi neincasate / neplatite o Lista facturi si plati asociate o Fisa documente financiare pe partener o Balanta clienti / furnizori pe vechime o Facturi de vanzare / cumparare expirate • Avansuri parteneri o Avansuri furnizori / clienti neinchise o Avansuri si facturi furnizori / clienti - 357 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Avansuri spre decontare o Lista avansuri si deconturi o Avansuri neinchise Documente de banca neconfirmate

g) frecvente

Raspunsuri la intrebari

Se va raspunde la cateva intrebari frecvente: •

•

Unde si cum se introduc soldurile initiale, valabile la momentul inceperii lucrului in Charisma Enterprise? o Soldurile initiale care au importanta la modulul Financiar sint:  La banci: pentru fiecare Banca si Cont bancar in parte se introduce cate un extras pe ultima zi din luna precedenta primei luni de lucru in Charisma. Extrasele se fac cu cate un detaliu de “Diverse”, cu un articol de genul “Sold_Banca”.  La case: pentru fiecare Casa in parte se introduce cate o Dispozitie de incasare diverse, pe ultima zi din luna precedenta primei luni de lucru in Charisma. Dipsozitiile de incasare se fac cu un articol de genul “Sold_Casa”. o Avansurile Furnizor si Avansurile Client existente in sold in momentul inceperii lucrului in Charisma se introduc de regula la Financiar > Plati pentru parteneri > Ordin de plata, respectiv Financiar > Incasari de la parteneri > Ordin de plata. In mod normal, pentru a putea inchide ulterior avansurile respective, soldurile ar trebui introduse detaliat pe fiecare avans restant, si nu grupat pe fiecare partener. o Avansurile acordate angajatilor, ramase in sold la data inceperii lucrului in Charisma, se introduc la Financiar > Deconturi > Acordare avansuri > Dispozitie de plata. o Din punct de vedere operational, soldurile initiale se introduc la modulul Financiar. Din punct de vedere contabil, soldurile initiale se introduc la Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial, defalcat pe parteneri. La incercarea de Generare a unui document din altul (exemplu: Plata catre furnizor cu OP) apare un mesaj de genul “Nu exista documente disponibile…” o Poate fi cazul cand intr-adevar nu exista nici un document disponibil; daca totusi sinteti sigur ca exista, atunci faceti urmatoarele verificari: o Ati introdus datele corecte pe antetul documentului – Partener, Data document, Modeda, etc. o Documetul sursa este in starea Valid o Nu s-au generat alte documente din el. Documentul trebuie sa apara ca disponibil chiar daca s-au generat documente din el, dar cantitatile nu au fost consumate integral. o Nu exista tranzactii echivalente cu tranzactia curenta, tranzactii care au fost folosite la generarea unor documente din documentul respectiv. - 358 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

h) intrebari

Discutii libere, alte

- 359 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

9. Modulul Contabilitate a)

Destinatie

Dupa cum modulul General sta la baza folosirii celorlalte module din Charisma Enterprise, se poate spune despre modulul Contabilitate ca este partea de varf a sistemului, el grupand in note contabile majoritatea informatiilor introduse in modulele de baza.

b)

Scopul acestui capitol

In acest capitol veti invata semnificatia si modul de lucru pentru urmatoarele: • Exercitii financiare • Sisteme contabile • Planul de conturi • Exercitiu financiar initial • Enitati si atribute • Modele de contare • Note contabile din documente primare • Note contabile manuale • Operatiuni periodice • Rapoarte contabile

c)

Setari necesare

Configurare statie de lucru Se fac aici anumite configurari pentru ca sistemul sa stie gestiunea implicita si exercitiul financiar cu care se lucreaza pe o anumita statie de lucru. Modul de lucru pentru stabilirea acestor parametri a fost prezentat anterior la Capitolul 2 – SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E – Configurare statie de lucru.

Cursuri valutare Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem – Facturi de import, Incasari / Plati etc. Ele se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz a fost prezentat anterior la Capitolul 3 – MODULUL GENERAL, punctul C – Functionalitati. Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare sunt foarte importante ; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care lucreaza cu valute – Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte. - 360 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Parametri de initializare La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta: • AccSystemId = Sistemul contabil implicit • ReturnedInputTransactionList = Lista cu tranzactii retur de intrare (storno de intrare); acestea vor fi luate in considerare la calculul CMP • WorkCostCenter = Lucru cu centre de cost la contabilitate

d)

Dictionare specifice

La General > Dictionare se pot stabili o serie de “dictionare” – entitati, parametri … care vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module. Dintre dictionarele care au importanta la modulul Achizitii, se mentioneaza aici : Calendar, Valute, Jurnale contabile.

e) functionalitati

Documente si

Singurele ‘documente’ care se genereaza in modulul Contabilitate sunt notele contabile. Data fiind insa natura aparte a acestui modul, se vor detalia in cadrul acestui subcapitol notiunile prezentate la subcapitolul b) – ‘Scopul acestui capitol”. Un mod general de lucru, in care primii 2 pasi sunt valabili mai ales in prima luna de lucru in modulul Contabilitate, ar putea fi schitat astfel: • La Contabilitate > Definire parametri > Planul de conturi se stabileste planul de conturi, valabil in cadrul unui sitem contabil. • La Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial se introduc soldurile contabile initiale la Exercitiu financiar initial. La final se verifica daca aceste solduri corespund cu cele introduse la documente primare: o Solduri pe furnizori si clienti: Facturi furnizori / clienti in sold, Avansuri furnizori / clienti in sold o Deconturi angajati in sold o Solduri initiale la conturi bancare si la casa o Stocuri initiale o Mijloace fixe • Se introduc documentele primare in celelalte module – Achiziti, Vanzari, Financiar, Depozit, Mijloace fixe • La Contabilate > Definire parametri > Entitati si atribute se stabilesc atributele necesare la realizarea modelelor de contare specifice firmei

- 361 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• • • •

• •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La Contabilitate > Definire parametri > Modele de contare se realizeaza modelele de contare necesare contarii automate a documentelor primare La Contabilitate > Note contabile din documente primare se conteaza automat toate documentele primare facute prin tranzactii care suporta contare automata La Contabilitate > Note contabile se introduc note contabile manuale daca este cazul Dupa introducerea tututor notelor contabile – automate sau manuale, se poate trece la urmatorul pas. La Contabilitate > Rapoarte se verifica rapoartele contabile care prezinta interes: Balanta de verifcare contabila, Jurnal de cumparari, Jurnal de vanzari, Registru de Banca, Registru de casa etc. Daca se gasesc date eronate se trece la rezolvarea problemelor, dupa care se verifica din nou rapoartele in cauza La Contabilitate > Operatiuni periodice se ruleaza inchiderile de perioada: Inchidere conturi de cheltuieli, Inchidere conturi de venituri, Inchidere conturi de TVA. Dupa inchiderile deperioada e indicat sa se verifice din nou Balanta contabila. Dupa ce verificarile facute arata ca datele sunt corecte se poate inchide luna la Contabilitate > Definire parametri > Exercitii financiare: o Inchidere operationala: dupa aceea nu se mai pot face documente primare o Inchidere contabila: nu se mai pot face nici note contabile

Exercitii financiare La Contabilitate > Definire parametri > Exercitii financiare se configureaza exercitiile financiare – anii si lunile corespunzatoare. Lista cu Exercitii finanicare arata astfel:

Pentru adaugarea unui nou exercitiu financiar se apasa pe butonul de editare:

- 362 -

; apare ecranul

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus se scriu Denumirea si Anul. Se bifeaza ‘Este initial’ doar pentru anul in care se introduc soldurile initiale. Pentru generarea lunilor (perioade contabile) se apasa pe butonul ; in lista denumita ‘Perioade de gestiune’ vor fi afisate noile perioade:

Dupa ce se genereaza perioadele, operatia trebuie salvata prin butonul . In lista cu perioade contabile se gasesc urmatoarele informatii: • Denumire : este denumirea perioadei (contine luna si anul) • Stare contabila: poate fi in una din cele 3 stari: o Inactiva: nu s-a inceput inca lucrul in acea luna o Deschisa: se poate lucra in perioada respectiva o Inchisa: cand o luna este inchisa d.p.d.v. contabil, nu se mai pot face documente primare si nici note contabile. • Data inceput si Data sfarsit

- 363 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Inchisa operational: daca se bifeaza aceasta optiune nu se mai pot face documente primare in cadrul lunii respective. Se pot insa genera note contabile si tipari rapoarte.

Pentru deschiderea unei perioade inactive, se alege luna din lista si se apasa pe : apare fereastra de editare:

Se bifeaza optiunea “Deschisa’ si se apasa pe butonul

.

Sisteme contabile Se stabileste o lista cu sistemele contabile cu care lucreaza firma:

In cadrul unui sistem contabil se va crea ulterior un plan de conturi, se vor genera note contabile.

- 364 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Planul de conturi Acesta se configureaza la Contabilitate > Definire parametri > Plan de conturi. Fereastra in care este afisat planul de conturi arata astfel:

Este afisat automat planul de conturi care tine de sistemul contabil stabilit la Parametri de initializare prin parametrul AccSystemId (Sistem contabil implicit). Pentru adaugarea unui cont nou se procedeaza astfel: se alege in lista contul parinte, dupa care se apasa pe butonul ; apare fereastra de editare:

In ecranul de mai sus, se adauga la contul 2131 un analitic – contul 2131.2 , ‘ECHIPAMENTE TEHNOLOGICE - OB. INV’. Informatiile care se evidentiaza aici sint: • Exercitiul financiar: anul fiscal

- 365 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• • • • • • •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Sistemul contabil: RAS sau IAS Simbol: este simbolul contului , folosit in note contabile Denumire: cea care apare in balanta de verificare Cont parinte: este sinteticul de care apartine contul nou introdus Centru de cost: specifica daca un cont lucreaza pe centre de cost Tip : Activ , Pasiv sau Bifunctional Clasificare : cand parintele e sintetic de grad I, noul cont va fi sintetic de grad II s.a.m.d.

In lista cu Locatii din partea de jos se aleg locatiile in care va fi vizibil (activ) contul.

Cote de TVA La Contabilitate > Definire parametri > Cote TVA se stabilesc cotele de TVA cu care se lucreaza in Charisma Enterprise.

Este foarte importanta intelegerea corecta a cotelor de TVA. Acestea permit urmarirea inregistrarilor cu TVA si realizarea Jurnalului de vanzari si a Jurnalului de cumparari, conform prevederilor legale. Aceste 2 jurnale sunt obtinute numai dupa ce documentele primare au fost contate si se realizeaza pe baza notelor contabile in felul urmator: •

•

In Jurnalul de cumparari apar ca linii distincte notele contabile (evident cu precizarea documentului sursa din care s-au generat NC) care au in campul TVA una din cotele: o TVA 19 si pe una din linii contul 4426 pe debit - pentru a aparea in coloanele « Cumparari cu TVA 19% » (baza de impozitare si TVA deductibila) o TVA 9 si pe una din linii contul 4426 pe debit - pentru a aparea in coloanele « Cumparari cu TVA 9% » (baza de impozitare si TVA deductibila) o NEX si pe una din linii contul 4428 pe debit - pentru a aparea in coloanele « Cumparari cu TVA neexigibil » (baza de impozitare si TVA neexigibila) o NI - pentru a aparea in coloana « Cumparari scutite de TVA » In Jurnalul de vanzari apar ca linii distincte notele contabile (cu precizarea documentului sursa din care s-au generat NC) care au in campul TVA una din cotele: - 366 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

o TVA 19 si pe una din linii contul 4427 pe credit - apar in coloanele « Operatiuni taxabile cu TVA 19% » (baza de impozitare si TVA colectata) o TVA 9 si pe una din linii contul 4427 pe credit - pentru a aparea in coloanele « Operatiuni taxabile cu TVA 9% » (baza de impozitare si TVA colectata) o NEX si pe una din linii contul 4428 pe credit – pentru a aparea in coloanele « Operatiuni cu TVA neexigibil » (baza de impozitare si TVA neexigibila) o EXPD - pentru a aparea in coloana « Cu drept de deducere » a operatiunilor pentru care locul prestarii e in strainatate o EXPN - pentru a aparea in coloana « Fara drept de deducere » a operatiunilor pentru care locul prestarii e in strainatate o SDD - pentru a aparea in coloana « Scutite cu drept de deducere » Observatii: • •

Folosirea incorecta a acestor cote (la descrierea articolelor, introducerea documentelor primare, modele de contare, note contabile manuale etc.) va duce la obtinerea unor Jurnale de Cumparari / Vanzari eronate. Un alt aspect demn de mentionat referitor la TVA este acela ca pentru verificarea datelor operationale cu cele contabile, in partea de Rapoarte financiare exista doua rapoarte numite Lista facturi de achizitie si alte documente cu TVA si Lista facturi de vanzare si alte documente cu TVA care prezinta intr-o forma comparabila cu cea a Jurnalelor datele operationale din documente inainte de a fi contate

Exercitiul financiar initial La Contabilitate > Definire parametri > Exerictiu financiar initial se introduc soldurile initiale contabile. Acestea se vor reflecta in Balanta de verifcare contabila. Lista cu solduri initiale arata astfel:

- 367 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La "Exercitiu financiar" apare anul care la "Exercitii financiare" are bifata optiunea "Este initial". Pentru introducerea valorilor la un anumit cont se foloseste butonul "Adauga" si se intra in fereastra de Editare:

Aici se editeaza urmatoarele rubrici: • Exercitiul financiar: cel pentru care se introduc soldurile initiale • Pina la luna: daca se selecteaza "inceputul anului" se vor introduce valori doar rubricile "Solduri initiale" ; in cazul in care se selecteaza o luna se vor introduce si rulajele cumulate de la inceputul anului • Sistem contabil: cel de care apartine contul pentru care se introduc soldurile • Simbol cont: contul la care se introduc soldurile • Valuta: cea in care se evidentiaza sumele respective • Curs valutar: se completeaza in cazul conturilor care lucreaza cu valuta • Solduri initiale: Debitor / Creditor - cele de la inceputul anului • Rulaje anterioare: Debitor / Creditor - sunt rulajele cumulate de la inceputul anului, exclusiv luna selectata la rubrica "Pina la luna". Observatii: • Daca un cont are sold initial in mai multe valute (exemplu : contul 4012 - Furnizori externi, cu sold in EUR si USD) se va introduce cate o inregistrare pentru fiecare valuta in parte; in functie de cursul introdus la "Curs valutar" se va calcula automat si echivalentul in valuta de baza. • Soldurile introduse aici apar ca solduri in raportul "Fisa contului" ; daca se doreste, de exemplu, sa se urmareasca fisa contului 401 pe parteneri, trebuie ca la acest cont sa fie introduse soldul initial pe fiecare partener in parte. In partea de jos a ecranului apar 2 etichete:

- 368 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

: acesta se foloseste pentru conturile de parteneri (401, 409, 411, 419, 542 ...) la care se doreste urmarirea acestora in "Balanta analitica pe parteneri"; pentru aceasta trebuie introduse soldurile initiale pe fiecare partner in parte. : se utilizeaza la conturi de stocuri (301, 371...) daca se doreste evidentierea acestora in raportul "Balanta analitica pe articole". Se vor introduce soldurile initiale pe fiecare articol in parte.

Enitati si atribute La Contabilitate > Definire parametri > Enitiati si atribute se stabilesc anumite Entitati si Atribute, necesare indeosebi la modele de contare pentru contarea automata a documentelor primare. Contarea automata a documentelor presupune 3 pasi pregatitori: • • •

Se definesc entitatile si atributele corespunzatoare acestora Se structureaza machetele de conturi analitice pe baza atributelor facute anterior Se construiesc modelele de contare automata folosind atributele realizate.

Pentru clarificarea notiunilor de entitate si atribut, se dau cateva exemple : Entitate

Atribute

Partener

CodPartener , ContClient, ContFurnizor, TipPartener ...

Articol

CodArticol , CodTipArticol, ContStoc, ContCheltuieli, ContVenituri ...

Incasari / Plati CodBanca, CodCasa, CodMoneda, SumaPlatii, TipPlata ... Cand se intra in meniul "Entitati si atribute" apare fereastra care contine lista de entitati:

- 369 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se poate cauta un atribut anume scriind denumirea acestuia in rubrica Cautare si folosind tasta Enter. In urma acestei cautari, se va evidentia in lista din dreapta atributul respectiv. Daca exista mai multe atribute la care denumirea incepe cu sirul de caractere introdus, va fi afisat primul atribut gasit. Fereastra de configurare a unei entitati arata astfel:

In aceasta fereastra se completeaza urmatoarele: • • •

Denumire: se da un nume care sa caracterizeze cat mai bine entitatea respectiva Cod : necesar pentru o caracterizare si o utilizare cat mai facila a entitatii Obiect BD: este unul din obiectele definite la meniul General > Administrare > Obiecte baza de date.

Butoanele si , prezente la lista cu atribute, sunt folosite la importul , respectiv exportul atributelor din / in fisiere text. Pentru a adauga un nou atribut in cadrul listei de atribute se apasa pe butonul din dreapta; apare ecranul de editare a atributului:

- 370 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca atributul este de tip SQL se scrie o sintaxa SQL care sa returneze valoare dorita; daca este ‘Direct din camp’ se scrie campul la care se refera (si se alege tipul de data).

Machete de conturi La Contabilitate > Definire parametri > Machetele de conturi analitice se realizeaza machetele de conturi. Acestea semnifica modul de construire a conturilor analitice , pe baza atributelor introduse la "Entitati si atribute". Aceste machete vor fi folosite ulterior la Modele de contare , care stau la baza contarii automate a documentelor. Fereastra care cuprinde lista de machete realizate pana in prezent arata astfel:

Pentru a se intelege structura unei machete se intra in fereastra de editare :

- 371 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

In partea de sus se introduc urmatoarele informatii : • • • • •

Cont sintetic: se selecteaza din lista contul pentru care se face macheta Cod: se da un cod pentru acesta macheta Denumire: este un nume specific pentru macheta Separator: simbol care va separa, in cadrul unui cont analitic , nivelurile de conturi analitice (in general este punctul ".") Denumire cont analitic generat: se specifica formatul pe care il va lua denumirea analiticului format prin macheta

In lista de jos, intitulata "Atribute componente" se vor adauga atributele care compun macheta De exemplu , un analitic construit pe baza machetei prezentata mai sus ar putea arata in acest fel : 5124.BCR.EUR, iar denumirea acestui cont ar fi "Conturi la banci in valuta - B.C.R.- EUR". Pentru adaugarea unui nou atribut al machetei se apasa pe butonul Adauga, prezent in partea dreapta si se intra in ecranul de editare a componentei. Aici se selecteaza din lista un atribut care va intra in componenta machetei:

Modele de contare

- 372 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La Contabilitate > Definire parametri > Modele de contare se definesc modelele de contare. Dupa cum s-a amintit anterior, modelele de contare stau la baza contarii automate a documentelor primare. Pentru un tip concret de operatie - de exemplu "Bon de consum" se va folosi un model care sa conteze toate operatiile de acest tip, dintr-o anumita perioada contabila. Fereastra urmartoare prezinta o lista cu cateva modele de contare:

Se pot filtra modelele dupa Sistem contabil, Tip document sau Tip tranzactie. Pentru exemplificare, se va urmari un model de contare realizat pentru tranzactiile care genereaza "Bon de consum". Fereastra de editare a modelului arata astfel:

In partea de sus a ferestrei se da o denumire Modelului contabil si se selecteaza sistemul contabil in care se incadreaza.

- 373 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca se bifeaza "Grupare formule contabile", in nota contabila ce va fi generata automat cu acest model, detalille vor fi grupate dupa conturi contabile. Mai jos se observa 5 etichete: • •

Formule contabile: aici se realizeaza structura modelului de contare Tipuri de tranzactii: se specifica tranzactiile care se conteaza cu modelul curent;

•

Variabile: se pot introduce variabile care vor fi folosite in model

•

Arbore linii: se poate observa, acolo unde e cazul, structura arborescenta a modelului de contare

•

Verificare document: se pot configura anumite conditii , care sa fie verificate la contarea automata a documentelor

Butoanele model in cadrul listei. Folosind butonul

si

pot fi folosite pentru mutarea liniilor din

se exporta modelul curent intr-un fisier Excel; daca se

doreste folosirea lui ulterioara, se va folosi

.

Pentru adaugarea unei noi formule contabile se apasa pe butonul Adauga din dreapta ; apare astfel ecranul de editare:

- 374 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Se vor completa urmatoarele rubrici : • • • • • • • •

• • •

Conditii care se executa inainte: se completeaza cand se impune o conditie in modul de contare a documentului Cota TVA: tipul de TVA care se foloseste la contarea documentului sau a detaliului de document Linia parinte: se alege o valoare doar daca modelul are o structura arborescenta Se aplica la: se specifica daca formula curenta se aplica la intregul document sau se refera la fiecare linie de detaliu Jurnal contabil: se completeaza daca se doreste ca notele generate prin acest model sa apartina unui anumit jurnal Expresie debit: se completeaza un atribut necesar pentru debitul notei contabile proprii acestui model Expresie credit: un alt atribut, corespunzator creditului notei contabile Expresie suma: este un atribut propriu tipului de document. Atributul folosit in imaginea anterioara, denumit CostGestiuneLinieBonConsum, va returna valoarea (Pret*Cantitate) de pe fiecare linie a bonului de consum. Curs valutar: in general este cel existent pe document Expresie valuta: se completeaza cand este cazul unei tranzactii financiare la care are importanta si cursul valutar Expresie partener: atunci cand este nevoie se selecteaza un atribut in legatura cu Partenerul care apare pe document

- 375 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A. • •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Suma in valuta de baza: se completeaza un atribut doar daca modelul foloseste sume in valuta; Explicatie : un text referitor la semnificatia detaliului din modelul de contare respectiv.

Se observa ca apare de mai multe ori check-boxul . Semnificatia lui este urmatoarea: daca la "Expresie suma" se bifeaza acest check-box atunci suma va fi aceeasi pe debit si pe credit (in cadrul notei contabile rezultate in urma contarii). Debifarea permite scrierea unui atribut diferit pe Credit, fata de cel de pe Debit. In cadrul rubricilor prezentate mai sus (Expresie debit, Expresie credit, Expresie suma...) se poate scrie direct numele atributului sau, daca nu se cunoaste denumirea lui, se face dublu-click pentru a intra in ecranul de selectie. Aici apare o structura ierarhica de entitati si atribute :

Note contabile din documente primare Contarea automata a documentelor primare se face la Contabilitate > Note contabile din documente primare. Contarea automata este ultimul din pasi prezentati mai jos: • La General > Administrare > Tipuri tranzactii se stabilesc tranzactiile (pentru tipul de document respectiv) care "se conteaza". Se face prin check-boxul "Tranzactie contabila". Se alege apoi eticheta "Wizard & Contabilitate". La "Configurari pentru contabilitate" exista 2 liste: "Tabela HEADER" si "Tabela DETALIU" . Aici se vor alege anumite obiecte ERP, pe baza carora se vor conta documentele realizate prin aceste tranzactii. Un exemplu pentru Factura de vanzare ar fi vwSales_Invoice si vwSales_InvoiceDetail.

- 376 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

•

•

• •

•

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

La Contabilitate > Definire parametri > Entitati si atribute se stabilesc atributele care vor fi folosite la modele de contare. Exemplu : ValoareLinieFactura, TVALinieFactura, TotalFactura etc. Modul de realizare a atributelor este prezentat la Enitati si atribute. La Contabilitate > Definire parametri > Machete de conturi analitice se stabilesc, daca este cazul, anumite machete care vor fi folosite tot la contarea automata a documentelor. Exemple de machete de conturi : '5314'+'.'+[CodValuta] , '4091'+'.'+ [IdValuta] etc. Pentru a intelege cum se realizeaza machetele, se va citi capitolul Machete de conturi analitice La Contabilitate > Definire parametri > Modele de contare se realizeaza modelele de contare care vor sta la baza contarii automate a documentelor. Modul de realizare a modelelor este prezentat in detaliu la Modele de contare. La Contabilitate > Definire parametri > Configurare stari tipuri documente se stabileste, pentru fiecare tip de document, in ce stari va fi vizibil acesta in ecranul de contare automata a documentelor. Exemple : Factura de vanzare, Factura de achizitie, Bon de consum ... ; Draft si Valid : Extras de cont , Decont angajati etc. In ecranul prezent la Contabilitate > Note contabile din documente primare se conteaza documentele primare. Notele contabile rezultate se gasesc la Contabilitate > Note contabile.

Fereastra care apare la inceput contine Lista cu totate documentele din perioada curenta:

In partea de sus a ferestrei pot fi facute diferite filtrari asupra listei de documente, dintre care se evidentiaza: • Tip document: Factura de achizite, Bon de consum, Extras de cont etc. • Model contabil: apar numai acele modele de contare aferente tipului de document ales anterior • Tranzactie: in functie de tipul de document si de modelul de contare alese la primii pasi, aici apar doar anumite tranzactii

- 377 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

• •

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Sistem contabil: RAS, IAS... Stare: se refera la starea documentelor din lista - Contate, Necontate...

Dupa filtrare se poate apasa pe butonul care are ca efect contarea documentelor primare. Dupa generare, documentele care s-au contat vor avea Contat pe coloana Stare. Pentru verificare, se poate folosi butonul Detaliu si se intra in ecranul de Vizualizare a notei (notelor) contabile realizate:

Daca se apasa pe butonul se poate vedea documentul care tocmai a fost contat; iar daca se foloseste butonul se poate vedea cum arata nota contabila care a fost generata in urma contarii automate. In lista cu documente de contat, daca se face click-dreapta, apare o lista cu optiuni:

Dintre aceste optiuni, se remarca urmatoarele: - Aplica model: este operatia prin care se poate vedea cum ar arata nota conatbila generata automat, fara a conta insa documentul selectat - Vezi model de contare: alegerea acestei optiuni are ca efect intrarea in ecranul de editare a modelului de contare care sta la baza contarii automate - 378 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Note contabile manuale Introducerea notelor contabile manuale se opereaza la Contabilitate > Note contabile. Cand se intra in acest meniu apar notele contabile deja introduse pe luna curenta:

In partea de sus a ecranului se poate face filtrarea notelor dupa anumite criterii: Perioada contabila, Sistem contabil, Tip document sursa. In lista cu note contabile se poate folosi si filtrarea avansata, prin butonul acestuia are ca efect aparitia ferestrei de filtrare avansata :

. Apasarea

Aici se pot realiza filtre simple sau complexe ( compuse din mai multe conditii). Bifarea optiunii inseamna ca se va tine cont si de filtrele normale ( stabilite in lista cu note contabile). Pentru a adauga / modifica o nota contabila se foloseste butonul Adauga / Detaliu si se intra in fereastra de editare :

- 379 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fereastra se compune din 2 parti: • •

Antet document: se introduc date generale ca Numar, Data, Valuta, Curs, Sistem contabil, Tip document etc. Detalii document: inregistrarile contabile propriu-zise - Cont debitor ,Cont creditor, Suma, Cota TVA.

Observatie: Pentru un mod corect de lucru si pentru a avea Fisele de cont corecte, una din cerinte este ca pe antetul notei contabile sa fie alese Valuta, Cursul si Partenerul; dupa ce aceste informatii sunt introduse pe antet, ele vor fi preluate automat pe detaliile notei contabile, in momentul editarii acestora Butonul se foloseste pentru distribuirea valorilor pe centre de cost (este activ doar la conturile care, in planul de conturi, au bifat check-boxul "Centru de cost"). Folosirea lui are ca efect intrarea in fereastra de repartizare a sumelor pe centre de cost. Detaliile notei se pot edita direct in aceasta fereastra , sau folosind butonul Modifica/Vezi din partea dreapta. Apare astfel ecranul de editare a detaliului notei contabile:

- 380 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Nota contabile de bugetare Pentru realizarea bugetelor de venituri si cheltuieli pe centre de cost trebuiesc introduse in sistem note contabile de bugetare din modulul Contabilitate

Pentru fiecare nota contabila se stabilesc conturile (se folosesc in corespondenta conturi extrabilantiere de clasa 8 – ct.888) si valoarea bugetata. De asemenea pentru fiecare bugetare se va asocia unui centru de cost din ierarhie.

- 381 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Notele contabile de bugetare pot fi introduse pentru o luna urmand ca inainte de validare sa se duplice din fereastra lista pentru mai multe luni.

- 382 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Este de preferat ca data documentului note contabile de bugetare sa fie datat cu prima zi lunii, duplicatele purtand aceeasi zi, difera doar luna si eventual anul, urmand ca documentul original si duplicatele sa se valideze.

Se pot introduce intr-o luna note contabilede bugetare aferente unei perioade de timp (de exemplu 6 luni) urmand ca din modul lista, cu click dreapta de mouse pe documentul in starea salvat, sa se aleaga varianta de impartire la numarul de luni din acea perioada de timp.

- 383 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Rezultatul acestei operatiuni de impartire il constituie o multiplicare a documentului initial la o noua valoare, determinata prin impartirea valorii initiale la numarul de luni pentru care sa facut bugetarea.

Operatiuni periodice La Contabilitate > Operatiuni periodice se fac operatiile automate inainte de inchiderea perioadei contabile: inchiderea conturilor de cheltuieli si venituri, inchiderea conturilor de TVA.

- 384 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Fereastra in care se opereaza aceste inchideri arata astfel:

Daca se doreste, de exemplu, inchiderea conturilor de cheltuieli, se bifeaza check-boxul "Selectat" de pe prima linie, se completeaza Luna la care se face inchiderea, Data si un Numarul pentru nota contabila care va rezulta in urma acesteie operatii. La sfarsit se apasa pe butonul . Observatie: daca dupa inchiderea conturilor de cheltuieli / venituri / TVA se fac note contabile noi sau se modifica rulajul la cele existente, trebuie rulate din nou operatiunile periodice.

Operatii / verificari la inchiderea de perioada La Contabilitate > Operatiuni periodice se fac operatiile

Verificari / Inchideri – Contabilitate 1. Se verifica pentru fiecare modul (exceptand modulul Financiar) daca in perioada pe care dorim sa o inchidem (de obicei o luna), au ramas documente in starea . Acets lucru se face intrand in fiecare document alegand in campurile si prima si ultima zi a perioadei si setand in campul

- 385 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

valoare Draft. Apoi se apasa butonul . Daca in lista apar documente, acestea se sterg sau se valideaza dupa caz.

2. Se inchide luna operational pentru a nu se mai permite operarea de documente in cadrul perioadei respective. Se intra in Contabilitate-Definire parametriExercitii financiare.

Apoi se selecteaza anul curent si se intra in detaliu si se pune bifa in coloana pentru luna care se inchide. Apoi se apasa butonul . O luna inchisa operational se poate redeschide prin scoaterea bifei respective.

- 386 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

3. Pasul urmator este generarea notelor contabile pe perioada in cauza. Se intra in Contabilitate-Note contabile din documente primare. Se alege data primei si ultimei zile din luna in campurile si. Daca dorim sa vedem doar tranzactile care nu au fost inca contate se alege in campul valoarea Necontate (dar nu e obligatoriu) si apoi se apasa butonul . Daca apar tranzactii necontate se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Ne asiguram astfel ca nu au ramas documente necontate in luna respectiva. Observatie: daca in campul stare nu se selecteaa nimic si se apasa butonul pentru toate documentele din luna, nu se dubleaza notele contabile pentru documentele care aveau deja note generate.

- 387 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

4. Daca este cazul se introduc si note contabile manuale direct din modulul Contabilitate, alegand optiunea Note contabile. Acestea trebuie insa utilizate pentru situatiile in care nu s-a putut modela nota contabila prin intermediul unui document, pentru reglari sau pentru cazul in care nu se dispune de un anumit modul din Charisma. Spre exemplu daca nu am achizitionat modulul de mijloace fixe, nota contabila privind amortizarea va fi introdusa manual.

- 388 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Pentru a adauga o nota contabila noua apasam butonul din partea de jos a ecranului

Apoi cu adauga din partea dreapta se adauga contul debitor, credit, suma si cota de TVA aferenta noti contabile.

- 389 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Apoi se apasa butonul .

Se apasa apoi butonul . 5. Se inchid conturile de venituri, cheltuieli si TVA. Pentru acest lucru se intra in Contabilitate-Operatiuni periodice. In campul se selecteaza lun deschisa pe caree dorim sainchidem. Se pune bifa in campul si se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Rezultatul acestei operatiuni este constituit din trei note contabile pe care le putem ragasi in Note contabile cu data ultimei zile din perioada pe care o inchidem. Aceste note contabile au ca efect inchiderea conturilor de venituri, chletuieli si TVA.

- 390 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.

Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

6. Pasul urmator ese inchiderea contabila. Pentru acest lucru se intra in modulul Contabilitate-Definire parametri-Exercitii financiare. Se selecteaza anul curent si apoi luna pe care dorim sa o inchidem. Apoi apasam butonul . Ulterior acestei operatiuni nu se vor mai putea genera note contabile automate si nici nse vor mai putea introduce in perioada respectiva note contsbile manuale. Observatie: o luna inchisa contabil se poate redeschide ulterior daca este cazul. 7. Se consulta Balanta de verificare, Registre de casa, banca, Jurnal de vanzari, cumparari. Se verifica alte corelatii contabile.

f)

Rapoarte specifice

Dintre rapoartele care au importanta din punct de vere contabil se pot evidentia: • Fise / Situatii: o Fisa contului, Cartea mare, Fisa contului in valuta • Registre / Jurnale: o Registru jurnal, Registru de banca, Registru de casa, Jurnal de cumparari, Jurnal de vanzari • Balante de verificare: o Balanta de verificare, Balanta parteneri, Balanta articole • Centre de cost / profit: o Lista venituri si cheltuieli, Verificare conturi – alocari

g) frecvente

Raspunsuri la intrebari

Se vor da ca exemplu urmatoarele intrebari / probleme: •

Documentele care se incadreaza intr-un anumit tip de document nu sunt vizibile in ecranul de contare automata o Cazul I: toate documentele de acest tip nu sunt vizibile. In acest caz se verifica:  Daca tranzactiile prin care sunt generate aceste documente au bifata optiunea "Tranzactie contabila"  Daca aceste tranzactii sunt prinse la modele de contare  Daca la Contabilitate > Definire parametri > Cofigurare stari tipuri documente s-a bifat cel putin o stare corecta pentru tipul de document  Documentele dintr-o luna inchisa nu pot fi recontate (nu apar ca fiind disponibile in ecranul de contare automata) o Cazul II: doar anumite documente, din cadrul acelui tip de document, nu se vad in fereastra de contare automata. Se verifica:

- 391 -

Manual de Training Utilizator Charisma ERP TotalSoft S.A.





Versiunea: 2.11.0 Data: 4/24/2014

Daca toate documentele generate cu aceeasi tranzactie nu se vad, iar documente de acelasi tip, generate insa cu alte tranzactii, sunt vizibile, se parcurg pasii 1 si 2 de la cazul I Daca la documente generate cu aceeasi tranzactie, unele sunt vizibile iar altele nu , se verifica la cele din urma daca notele contabile au fost deja generate, si acum sunt blocate. In acest caz documentele nu pot fi recontate. Daca se doreste recontarea lor, trebuie deblocate notele contabile si documentele respective vor fi din nou vizibile in ecranul de contare automata.

h) intrebari

Discutii libere, alte

- 392 -