Manual de Requerimientos logística

MANUAL BÁSICO REQUERIMIENTOS DE LOGISTICA

1. Vales de Almacén El Vale de Almacén es la entidad por la cuál se formaliza el “Requerimiento de “Requerimiento  de un material catalogado a un  Almacén”..  Almacén”

El programa que debe utilizarse para este proceso es el MSQ140 (Requerimientos de Almacén). Este programa tiene dos dimensiones; una de Consulta de Vales y otra de Creación de Vales de Almacén. Para Crear un Vale de Almacén, una vez desplegada la pantalla de ingreso ubicarse sobre el Comando Requisition se ejecuta el comando New (Nuevo):

Ellipse despliega un cuadro cuyo objetivo es especificar el Tipo de Vale a crear:

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   

Normal: Es un vale de Almacén común. Purchase: Es una solicitud de Compra de Cargo Directo. Loan: Es un Vale de Almacén que solicita un préstamo a Almacén (generalmente una herramienta o instrumento) Credit: Una devolución de Material a Almacén.

En este caso es un Vale Normal, que está compuesto por la información de Cabecera y de ítems. La cabecera tiene una sección genérica dónde se encuentra el campo Req No debe grabarse (una vez ingresada la información básica) el número del Vale (aleatoriamente asignado por el sistema) y el tipo de Vale (Req Type) que ya lo despliega producto de la elección hecha en el cuadro de dialogo del paso anterior.

Existen dos tab o pestañas que deben ser completadas para cumplir con la emisión del vale:

I.

Tab General

Requested By: Se despliega el número de empleado del usuario logeado al momento de crear el Vale. Si está en blanco debe ingresar su número de empleado.

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Date Required By: Este campo es sumamente importante ya que define la fecha para la cuál se necesita el material. Por lo tanto se entiende que en un mínimo nivel de programación se debiese solicitar para mañana.

Original Warehouse: Se despliega el código del Almacén a dónde se esta dirigiendo el requerimiento. Por configuración se despliega el código del Almacén Central (CENT) pero puede y debe ser cambiado si el Vale corresponde a otro Almacén.

Transaction Type: El tipo de transacción define si para los ítems contenidos en el Vale este será considerado cómo demanda o no. Por lo tanto reviste de importancia e impacto en la correcta gestión del reordenamiento del inventario de estos ítems. Por defecto se despliega DN (Despacho Normal) pero debe atenderse según sea cada caso, de hecho puede tratarse de un consumo significativo, puntual que pertenece a un proyecto en particular; en ese caso debiese ser DE (Despacho Eventual) y que seguramente no será tomado en cuenta para efectos de reorden.

Protected Indicator: Este flag permite “Proteger” el Vale, esto significa que en caso de que la Fecha Requerida (Date Required By) sea más allá del Período de Abastecimiento Total, igual serán tomadas en cuenta las cantidades de los ítems del Vale en sus procesos de Reorden.

Part Issue Acceptable (Default for ítems): Este flag habilita al Almacén a entregar parcialmente el Vale. Si el usuario necesita todos los ítems y todas sus cantidades en la fecha requerida (Date Required By), entonces debe dejarlo en blanco.

II.

Sección Costeo

La sección de costeo es fundamental e importante en la correcta imputación y distribución de los costos de los materiales entregados por Almacén. Existen 4 entidades contra las cuales se pueden cargar los costos:      

Ordenes de Trabajo (WO) Proyectos Equipos Código de cuenta (Centro de Costo, Cuenta de Capital, etc)

Igualmente si se ingresa alguna de las tres primeras entidades de costeo estás deben estar siempre asociadas a un código de cuenta, por lo que la imputación es automática.

En el caso de necesitar más de una cuenta, WO, Proyecto o Equipo para distribuir el costo se tiene hasta 7 entidades, dónde en la columna % se ingresa el porcentaje de distribución del costo.

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III.

Tab Deliverity / Priority

En esta pantalla existen dos campos que actualmente se consideran obligatorios por MLP:

Priority Code: Código de Prioridad del Vale (Sólo seleccione CR (Critico) cuándo sea necesario) Delivery Location: Lugar de Entrega dónde se necesita puesto el material del Vale. Si usted lo va ir a buscar al Almacén entonces coloque el código de entrega correspondiente al Almacén.

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IV.

Tab Ítems

En esta pestaña se ingresa el detalle de los materiales que necesitamos, se debe usar la pestaña

Catalogued. Quantity Required: Se ingresa la cantidad de material que se requiere. Unit of Measure: Se ingresa la unidad de medida (lo valida contra la tabla UM) Stock Code: Código de catalogo del material requerido. Si no lo sabe con botón derecho Buscar lo lleva al programa de búsqueda de material MSQ100 (ver manual MSQ100)

En el caso de que él ítem en particular deba ser imputado a uno o más entidades de costeo (WO, Proyecto, Equipo, o Código de Cuenta) entonces se debe elegir el botón Costing y se habilita una pantalla donde se deben ingresar esas entidades. En el caso de querer especificar una narrativa asociada al ítem se debe elegir el botón Narrative. En el caso de para el ítem en particular usted acepte entrega parcial de un ítem en particular debe marcar el ticket Part Issue A cceptable.

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Una vez claro oprima el botón  OK, el código queda reflejado en la grilla y los campos de la pestaña Catalogued se bloquean.

Para ingresar el siguiente item vuelva a oprimir el botón New y repita el ingreso de datos.

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Observaciones Si requiere corregir un dato de un ítem ya grabado en la grilla, ubíquese sobre el renglón selecciónelo y luego oprima el botón Edit. Los campos de la pestaña Catalogued se habilitan con los datos dispuestos para modificarlos, una vez modificados oprima el botón OK  para dejarlo a firme en la grilla nuevamente. Se requiere borrar simplemente el ítem del vale, ubíquese sobre el renglón selecciónelo y luego oprima el botón Delete.

Una vez que todos los ítems han sido ingresados en el Vale, el solicitante debe ejecutar el comando Save (Ellipse asigna un número de Vale) y finalmente ejecutar el comando Requisition/Finalizar  (finalizar el Vale, Paso IMPORTANTE)

Si usted confirmó la Finalización entonces Ellipse le informa del número asignado a su Vale de Almacén.

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2. Solicitudes de Compra de Cargo Directo (PR) La PR es la entidad por la cuál se formaliza un “Requerimiento de Compra de material No catalogado al Staff de Compras”.

El programa que debe utilizarse para este proceso es el MSO14P (Requerimientos de Cargo Directo). Una vez ejecutado el programa se despliega la pantalla MSM14P.

a) Tab General Requested By: Código de empleado que esta solicitando el material o servicio. Date Required: Este campo es sumamente importante ya que define la fecha para la cuál se necesita el material.

Sección Costeo

La sección de costeo es fundamental e importante en la correcta imputación y distribución de los costos de los materiales entregados por Almacén. Existen 4 entidades contra las cuales se pueden cargar los costos:     

Ordenes de Trabajo (W/Order or Project) Proyectos (W/Order or Project ) Equipos Código de cuenta (Centro de Costo, Cuenta de Capital, etc)

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Igualmente si se ingresa alguna de las tres primeras entidades de costeo estás deben estar siempre asociadas a un código de cuenta, por lo que la imputación es automática. Observación El campo (W/Order or Project) sirve para alojar códigos de Work Order cómo de Proyectos, dependerá de

la sigla que se elija en el campo Indicator (P/W).

b) Tab Purchase Details Suggested Supplier: Se puede deletrear el Proveedor recomendado por el solicitante de la compra, ó mejor aún colocar el código de proveedor. Con el signo de interrogación puedes ir a la búsqueda del código usando criterios cómo el nemónico (coloquial, nombre común por el cuál se le conoce; ó por Rubro). Si no tiene ninguna preferencia fundamentada por un proveedor entonces deje este campo en blanco.

Purchase Officer: Coloque el código de empleado Ellipse (rut) del Comprador especialista en la línea de articulo que usted necesita.

Delivery Instructions: Puede ingresar una instrucción corta referente a la entrega del material. Si requiere ingresar un texto de mayor extensión coloque Y en el campo Purchasing Instruccions. Priority Code: Código de Prioridad del Vale (Sólo seleccione CR (Critico) cuándo sea necesario) Delivery Location: Lugar de Entrega dónde se necesita puesto el material de la PR. Si usted lo va ir a buscar al Almacén entonces coloque el código de entrega correspondiente al Almacén.

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c) Pantalla Ítems (MSM14AA) Esta pantalla contiene los campos específicos para el primer ítem de la PR:

Quantity Required: Ingrese la cantidad de material requerido. Unit of Measure: La unidad de medida de la cantidad que necesita. Description: Ingrese una descripción técnicamente clara del material requerido. Esto es determinante en la velocidad que usted requiere para la gestión de abastecimiento (Compras y Proveedores).

Estimated Price: Este es el precio unitario estimado en dólares que el solicitante maneja cómo idea o presupuesto del costo del ítem requerido. Esta información es obligatoria y vital para orientar al Comprador en su gestión.

Part No: Ingrese el número de parte del material. “Este paso es obligatorio para usted y su uso será monitoreado. En base a este dato Ellipse verifica que el material este almacenado en Almacenes de MLP por lo tanto proseguir con la gestión de compra sería un costo qu e impacta negativamente a MLP.”

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 Al dar el Save o Enter Ellipse validará que el ítem no sea parte del inventario MLP.

*Note que en el ejemplo se despliega en la descripción la leyenda:

“STOCK CODE 00015487, is Stoked”

Esto significa que el material esta catalogado (tiene código) por lo tanto debe pedirlo a Almacén vía Vale y Abortar la generación de la PR. *Note que en el primer campo de la pantalla Purchase Req ya se asignó en número de PR, anótelo. *Note que el mensaje 6373 le advierte que la PR requiere Autorización de un cargo superior al suyo, y despliega el valor (en este caso) 10.000 USD.

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 Al dar el SAVE ó ENTER al primer ítem de la PR se despliega la pantalla nuevamente, ahora con los campos en blanco listos para ingresar los datos del segundo ítem requerido.

Si no tiene más ítems que solicitar entonces de un SAVE ó ENTER y el proceso terminará desplegándose con un mensaje confirmatorio en la parte inferior de la pantalla MSM14PA.

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“Requisition No: 033626 Created”

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3. Programas de Búsquedas y Consultas El programa MSQ140 también cubre la dimensión de búsqueda y consultas de Requerimiento (Vales y Solicitudes de Compra) El programa provee varios métodos de búsqueda: 

Por Stock Code.



Por Número de Parte.



Por Código del Solicitante (RUT)



Por Entidades de Costeo (WO, Proyecto, Equipo, Códigos de Cuenta)



Por APL.

a. Por Stock Code Con este método se puede consultar todos los vales asociados a un Stock Code que estén en Status:



Todos los Vales

 

Autorizados



No Autorizados



Esperando Recibos (Material por venir de proveedor)



Completos sólo a nivel ítems.

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 Además se puede oprimir un botón filtro de fechas cómo último criterio.

b. Por Número de Parte

Con este método se puede consultar todos los Vales de Almacén y Requerimientos de Compra de Cargo Directo (PR) asociados a un Número de Parte. En el caso de los Vales de Almacén que estén en Status: 

Todos los Vales

 

Autorizados



No Autorizados



Esperando Recibos (Material por venir de proveedor)



Completos sólo a nivel ítems. 16

En el caso de las PR que estén en Status: 

Todos las PR

 

Autorizados



No Autorizados



No ordenadas (aún no incluidas en una Orden de Compra)



Pro forma (incluidas en una Proforma)



Ordenadas pero no recibidas



Parcialmente Recibidas



Totalmente Recibidas



Completas (Ordenes cerradas a más recibos)



Esperando Recibo

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c. Por Empleado Solicitante

Con este método se puede consultar todos los Vales de Almacén y Requerimientos de Compra de Cargo Directo (PR) asociados a un Número de Empleado (RUT) En el caso de los Vales de Almacén que estén en Status: 

Todos los Vales

 

Autorizados



No Autorizados



Esperando Recibos (Material por venir de proveedor)



Completos sólo a nivel ítems.

En el caso de las PR que estén en Status: 

Todos las PR

 

Autorizados



No Autorizados



No ordenadas (aún no incluidas en una Orden de Compra)

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

Pro forma (incluidas en una Proforma)



Ordenadas pero no recibidas



Parcialmente Recibidas



Totalmente Recibidas



Completas (Ordenes cerradas a más recibos)



Esperando Recibo

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d. Por Entidad de Costeo

Con este método se puede consultar todos los Vales de Almacén y Requerimientos de Compra de Cargo Directo (PR) asociados a una entidad de costeo: 

Work Order (debe saber el código)



Numero de Proyecto (debe saber el código)



Número de Equipo (puede saber sólo cómo comienza el código)



Centro de Costo (puede saber sólo cómo comienza el código)

También se puede agregar en el caso de los Vales de Almacén criterios secundarios: 

Todos los Vales

 

Autorizados



No Autorizados



Esperando Recibos (Material por venir de proveedor)



Completos sólo a nivel ítems.

En el caso de las PR que estén en Status: 20



Todos las PR

 

Autorizados



No Autorizados



No ordenadas (aún no incluidas en una Orden de Compra)



Pro forma (incluidas en una Proforma)



Ordenadas pero no recibidas



Parcialmente Recibidas



Totalmente Recibidas



Completas (Ordenes cerradas a más recibos)



Esperando Recibo

Y finalmente se puede trabajar con el botón Filtro por: 

Rango de Fechas de Creación.



Elementos de Gasto (hasta 7 )

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