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MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

MANUAL DE PROCESOS Departamento Planificación Y Control De Gestión

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MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1. FINALIDAD DEL MANUAL

El Manual de Procesos de Boliviana de Aviación, es un instrumento administrativo de carácter normativo que describe los procesos que sirven de guía para especificar la secuencia de pasos que deben seguir las unidades de la Empresa, para el cumplimiento de sus obligaciones. 2.

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente Manual de Procesos, comprenden la clasificación y descripción de los procesos de Boliviana de Aviación. 3.

BASE LEGAL DE CREACIÓN

Boliviana de Aviación “BoA” fue creada mediante Decreto Supremo Nº 29318 del 24 de octubre del 2007 como una Empresa Pública Nacional Estratégica, bajo tuición del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. Cuenta con estatutos aprobados mediante Decreto Supremo Nº 29482 de 19 de marzo de 2008. Busca dotar al Estado de un mecanismo directo de ejecución de la política aeronáutica y la democratización del transporte aéreo en Bolivia DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) Misión “Brindar servicio integral de transporte aerocomercial de alcance nacional e internacional con responsabilidad social, seguridad y calidad” b) Visión “Ser la Línea Aérea Estatal que contribuya al desarrollo nacional y bienestar de los bolivianos, a través de servicios aeronáuticos de calidad reconocida y gestión empresarial eficiente” 4.

APROBACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN

De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, el presente documento es aprobado, difundido y aplicado en todas las unidades organizacionales de la empresa, siendo de conocimiento y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios públicos, en el ámbito de su competencia. 5.

ESTRUCTURA ORGANICA DE BOLIVIANA DE AVIACIÓN

1

Se resume en el siguiente organigrama:

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PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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6.

ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL

697

30

BOLIVIA 151

12

EXTERIOR 63

STAFF DE GERENCIA

60 14

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

49

GERENCIA COMERCIAL

21

GERENCIA DE MANTENIMIENTO

69 22

GERENCIAS REGIONALES LPB – SRZ

AGENCIA REGIONALES SER – TJA – TDD – CIJ

121

80

6

16

26/04/2010

ORGANIGRAMA GENERAL

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE OPERACIONES

Fecha de Revisión

225 80

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1. IDENTIFICACION 1.1.

DENOMINACION DEL PROCESO

Secretaria de Gerencia de Área 1.2.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Gerencia General y gerencias de Área 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibe documentación: i. a.1.- Interna, por medio de Hojas de ruta (Área, DGAC, SABS, AASANA y otros ii. a.2.- Externa, se crea la hoja de ruta correspondiente b) La documentación es derivada a la unidad correspondiente, para respuesta o para conocimiento y archivo. c) La hoja de ruta es enviada por medio del programa de correspondencia de hoja de ruta. d) La respuesta es directa cuando la unidad tiene el programa de control de hoja de ruta e) Si la unidad no cuenta con el sistema de control el devuelto a Secretaria para su respuesta a través de sistema. f) Archiva la Documentación

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe documentación Interna y Extgerna

Deriva la documentación a las unidades por medio de hoja de ruta y por programa

Respuesta directa cuando tiene sistema o devuelta a secretaria para respuesta por medio de hoja de ruta

Archivo de la documentación

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

3

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Realización de auditoría interna 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Auditoría Interna 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir asignación para efectuar auditoria. b) Recopilación de información documental suficiente para poder realizar auditoria operativa, auditoria especial o auditoria de control interno. c) Elaborar informe de relevamiento. d) Elaborar planificación general de auditoría identificando componentes a auditar. e) Formular planificación detallada. f) Elaborar programas de trabajo. g) Ejecutar la auditoria. h) Elaborar informe borrador. i) Elaborar informe final. j) Presentar informe final.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibir asignación para efectuar auditoria

Recopilación de información documental suficiente

Elaborar informe de relevamiento

Elaborar planificación general de auditoría identificando componentes a auditar

Formular planificación detallada

Elaborar programas de trabajo

Ejecutar la auditoria

Elaborar informe borrador

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Elaborar informe final

Presentar informe final

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Fecha de Revisión

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Asuntos Legales y Jurídicos 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Legal 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Atiende y tramita los asuntos administrativos de BoA, b) Asesora a todas las instancias orgánicas y jerárquicas de BoA. c) Elabora memoriales, poderes, minutas de diferente índole, elabora documentos legales con el propósito de obtener resultados favorables para la Institución de acuerdo a las disposiciones y normas establecidas. d) Analizar y evaluar asuntos legales y jurídicos. e) Informar sobre asuntos legales y jurídicos tramitados ante el Gerente General. f) Patrocinar y atender procesos jurídicos en los que BoA sea parte activa. g) Proyectar resoluciones, contratos y documentos jurídicos. h) Elaborar informes y emitir dictámenes referentes a actividades de orden legal. i) Organización de forma adecuada de los documentos generados por las unidades de trámites Judiciales y Administrativos, actualización permanente de archivos, registros y documentación de respaldo

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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3. DIAGRAMA DE FLUJO

Patrocinar y atender procesos jurídicos en los que Boa sea parte activa

Tramites Judiciales

DPTO. LEGAL

Análisis y evaluación de asuntos legales

Procedimiento

Elaboración de informes, memoriales, etc.

Proyectar resoluciones, contratos y documentos jurídicos

Tramites Administrativos Archivo y Actualización de Información

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

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PROCEDIMIENTO ASUNTOS LEGALES Y JURIDICOS

MAE

2.

Abogado Interno

Departamento Jurídico

3.

4.

DESCRIPCION FLUJOGRAMA Mediante hoja de ruta, notas o solicitudes, las Áreas de la Empresa, Inicio personas naturales, jurídicas u otros, realizan la solicitud correspondiente al A MAE

-Personas Naturales o jurídicas

RESP. - Áreas de empresa

Nº 1.

Abogado Interno

5.

Solicita al MAE de BoA

El MAE de BoA recibe la solicitud correspondiente y remite al departamento jurídico, con todos los antecedentes adjuntos para su análisis

Departamento Legal

El Jefe de Departamento recepciona la nota remitida por el MAE de BoA, indica el proceso y remite con instrucción al Abogado correspondiente para su análisis

El Abogado Interno, determina los procedimientos a seguir de acuerdo al análisis respectivo, determinando la continuidad o no del tramite

Trámite Judicial

Trámite Administrativo

Archivo Tramite Continu a?

Proceso continua

El Abogado interno designado, realiza la prosecución de los trámites, resoluciones, requerimientos, asesoramiento y opiniones legales.

Se realiza los procedimientos respectivos

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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Abogado Interno

6.

Abogado Interno

7.

Abogado Interno

8.

10.

Departament o legal

Jefatura de Área

9.

Emiten informes, elabora resoluciones, brinda opiniones legales, ejecuta procesos, revisa procesos y elabora notas internas

Interponen y/o contestan demandas, realizan recursos ordinarios, recursos extraordinarios y efectúa toda la diligencia necesaria. Una vez determinada la acción a seguir, elaboran el documento de respuesta para la opinión legal del Jefe de la Unidad correspondiente El Área correspondiente recepciona el documento elaborado por el Abogado Interno, revisa y da su conformidad y lo eleva para la firma del MAE. Si encuentra observaciones devuelve al abogado interno para su corrección.

Se determina las acciones administrativas a seguir

Se determina los trámites a seguir

Se Elabora el documento

Revisa documento

Recepciona el documento, analiza y depura y con nota remite a la MAE para la firma correspondiente

Conform e

Observ.

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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Recibe el documento de legal, firma el mismo y es remitido a las instancias correspondientes. Si es respuesta interna va al Área solicitante

11.

Revisa y remite al MAE

MAE

Firma y remite a quien corresponda

FIN

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Planificación Estratégica 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Planificación y Control de Gestión 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Establecer la Visión de la Empresa. b) Determinar la Misión de la empresa. c) Definir objetivos estratégicos Institucionales, respondiendo a las políticas del sector de transporte aéreo y del Plan Nacional de Desarrollo de Bolivia. d) Definir programas a realizar para el logro de los objetivos trazados. e) Presentar el Plan Estratégico Institucional. f) Elaborar el Programa de Operaciones Anual.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Establecer la Visión de la Empresa

Determinar la Misión de la empresa

Definir objetivos estratégicos Institucionales

Definir programas a realizar para el logro de los objetivos trazados

Presentar el Plan Estratégico Institucional

Elaborar el Programa de Operaciones Anual

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Realización del Control de Gestión 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Planificación y Control de Gestión 2. CONTENIDO DEL PROCESO

2.1 OPERATORIA a) Elaborar y emitir en forma periódica, la información de ejecución del POA. b) Difundir la información de ejecución del programa de Operaciones Anual al interior de la Empresa y al Órgano Rector. c) Evaluar los resultados alcanzados respecto a los resultados programados. d) Medir el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión, según indicadores previstos y el cronograma de su realización. e) Evaluar el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión y su vinculación con los recursos asignados. f) Disponer medidas correctivas que permitan cumplir con los objetivos de gestión.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO Elaborar y emitir en forma periódica, la información de ejecución del POA Difundir la información de ejecución del POA al interior de la Empresa y al Órgano Rector

Evaluar los resultados alcanzados respecto a los resultados programados

Medir el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión, según indicadores previstos y el cronograma de su realización

Evaluar el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión y su vinculación con los recursos asignados

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Disponer medidas correctivas que permitan cumplir con los objetivos de gestión

Fecha de Revisión

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Información Contable 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad Contabilidad y Revisión 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Registrar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal. b) Registrar y supervisar las transacciones contables en el Libro Diario c) Registrar y supervisar las transacciones contables en Libro Mayor y Mayores Auxiliares d) Archivar los Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo e) Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a técnicas establecidas, Balance General, Estado de Recursos y Gastos Corrientes, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estados de Ejecución del Presupuesto de Recursos, Estados de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento. f) Presentar los Estados Financieros a Gerencia Administrativa Financiera. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Registrar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal

Registrar y supervisar las transacciones contables en el Libro Diario

Registrar y supervisar las transacciones contables en Libro Mayor y Mayores Auxiliares

Archivar los Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo

Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a técnicas establecidas

Presentar los Estados Financieros a Gerencia Administrativa Financiera.

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Elaboración del presupuesto de la gestión 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Costos y Presupuestos 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recabar la política presupuestaria asignada por el órgano Rector para la gestión correspondiente. b) Recabar Directrices de Formulación Presupuestaria emitidas por el Órgano Rector. c) Realizar la estimación de recursos económicos a disponer para la gestión fiscal observando las restricciones establecidas en las disposiciones legales. d) Elaborar la estructura programática del presupuesto, estableciendo los planes y programas en base al Programa de Operaciones Anual y al Plan Estratégico Institucional. e) Elaborar el presupuesto de gastos, asignando los recursos conforme a los objetivos de gestión definidos en el Programa de Operaciones Anual. f) Presentar el Anteproyecto del Presupuesto a través de Gerencia Administrativa Financiera al Directorio para su respectiva aprobación. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Recabar la política presupuestaria asignada

Recabar Directrices de Formulación Presupuestaria emitidas por el Órgano Rector

Realizar la estimación de recursos económicos a disponer para la gestión

Elaborar la estructura programática del presupuesto, estableciendo los planes y programas en base al POA

Elaborar el presupuesto de gastos, asignando los recursos conforme a los objetivos de gestión

Presentar el Anteproyecto del Presupuesto a través de Gerencia Administrativa Financiera al Directorio

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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1. IDENTIFICACION 1.1.

DENOMINACION DEL PROCESO Análisis de Costos

1.2.

RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Costos y Presupuestos

2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) 3.

Recabar la política de Costos de una línea Aérea. Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa. Presentación de informes mensuales sobre costos en los que incurre la Institución. Comunicar los costos de la empresa para la incorporación de nuevas rutas, tarifas y otros. Obtener reportes de costos por tipo de nave y elaborar las hojas de costos mensuales y acumulados. Elaboración y presentación de costos por procesos Elaboración y presentación de informes de costos por tipo de nave y de rendimiento de rutas de la empresa. Establecer el rendimiento mensual de costos por Ruta/Nave. Obtención de reportes de Ingresos, costos y resultados por Nave. Informar Al MAE, del costo de Avión/hora. Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa.

DIAGRAMA DE FLUJO Recabar política Costos

la de

Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos.

Controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa

Informar a la Gerencia General el costo Avión/Hora

Presentar informes mensuales de costos

Informar el rendimiento de costos por Ruta/Nave

Informar los costos, para incorporar nuevas rutas

Obtener reportes de costos por tipo de nave

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Fecha de Revisión

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Programación y ejecución de flujos financieros 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Tesorería 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) b) c) d)

Elaborar la proyección de los flujos financieros de ingresos y egresos. Controlar el flujo de efectivo para el pago de gastos. Procesar el pago de obligaciones. Registrar todo ingreso o egreso de recursos de la tesorería mediante los correspondientes comprobantes. e) Efectuar el seguimiento y control del flujo financiero de la tesorería. f) Informar a Gerencia Administrativa y Financiera los saldos bancarios, ingresos y gastos. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Elaborar la proyección de los flujos financieros de ingresos y egresos

Controlar el flujo de efectivo para el pago de gastos

Procesar el pago de obligaciones

Registrar todo ingreso o egreso de recursos de la tesorería

Efectuar el seguimiento y control del flujo financiero

Informar a Gerencia Administrativa y Financiera los saldos bancarios, ingresos y gastos

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

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1.

IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Solicitud del Bien o Servicio

La Unidad Solicitante realiza la solicitud, especificando el bien o servicio, adjuntado documentos legales del proveedor y el precio referencial, verifica su inscripción en el POA y saldos presupuestarios, para su posterior remisión a la Gerencia General.

2

Gerente General

Análisis solicitud

la

El Gerente General analiza la solicitud y autoriza la suscripción de contrato del bien o servicio, y remite al jefe del Departamento Legal.

3

Jefe Departamento Legal

Verificación documentos elaboración contrato

de y de

El Jefe de Departamento Legal verifica los documentos legales y procede a la elaboración y suscripción de contrato, para su correspondiente remisión al Jefe de Departamento Administrativo.

3.1

Jefe de Departamento Legal (Para montos mayores a un millón de Bolivianos)

Protocolización contrato

de

El Jefe de Departamento Legal, para procesos mayores a un millón de bolivianos, procede a la protocolización del contrato ante la notaria de gobierno, para después remitir al Departamento Administrativo.

4

Jefe de Departamento Administrativo

Registro y control de contrato

El Jefe de Departamento Administrativo, registra en su base de datos y archiva el contrato, y remite el proceso a la Unidad de Adquisiciones.

5

Unidad Adquisiciones

Archivo de proceso

La Unidad de Adquisiciones procede a informar al SICOES y al archivo del proceso.

de

de

de

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios en Categoría AOG Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Solicitud del Bien o Servicio

La Unidad Solicitante, presenta un informe técnico y solicitud de pago al Gerente General, comunicando las causas por las que la aeronave entro en categoría AOG y cuales son las acciones que fueron tomadas. Adjunta el INVOICE o similar para su proceso de pago.

2

Gerente General

Análisis solicitud

la

El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y remite al Gerente Administrativo y Financiero para su revisión proceso de pago.

3

Gerente Administrativo Financiero

de

El Gerente Administrativo y Financiero remite al Departamento Administrativo para solicitud de pago.

y

de

Elaboración Solicitud de Pago

4

Jefe del Departamento Administrativo

Instruye solicitud de pago

El Jefe de Departamento Administrativo instruye a la Unidad de Adquisiciones la elaboración de la solicitud de pago y posterior remisión de la misma al Gerente Administrativo y Financiero. En procesos mayores a Bs. 20.000 se comunicará al SICOES.

5

Gerente Administrativo Financiero

Firma de solicitud de pago

El Gerente Administrativo y Financiero firma la solicitud de pago y remite el proceso al Jefe del Departamento de Finanzas.

Proceso de pago

El Jefe de Departamento de Finanzas procede a realizar el pago y archivo de proceso.

6

Jefe Departamento Finanzas

y

de de

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Solicitud del Bien o Servicio

La Unidad Solicitante realiza la solicitud, con cotizaciones y cuadro comparativo adjunto, documentos legales, verifica su inscripción en el POA y certificación presupuestaria, para posteriormente remitir a la Gerencia General.

2

Gerencia General

Análisis solicitud

El Gerente General analiza la solicitud, la aprueba, firma la Orden de Compra y remite al Jefe del Departamento Legal.

2.1

Gerente General (Para procesos mayores a un millón de bolivianos)

Solitud de informe

El Gerente General instruye al Departamento Legal preparar informe para presentación al Directorio de Boliviana de Aviación

2.2

Directorio Boliviana Aviación

Análisis de solicitud

El Directorio de Boliviana de Aviación, analiza la solicitud, cuando considere necesario solicitará mayor información, y comunicará su determinación mediante Resolución de Directorio.

2.3

Departamento Legal

Comunicación resolución Directorio

de de

El Departamento Legal, mediante nota interna, informará a la Gerencia Administrativa y Financiera la determinación de Directorio.

3

Jefe Departamento Legal

Verificación documentación

de

El Jefe de Departamento Legal verifica la documentación e incluye en su base de datos para posteriormente firmar la Orden de Compra y remite al Gerente Administrativo y Financiero.

de de

de

de

la

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Fecha de Revisión

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4

Gerente Administrativo Financiero

y

Firma de Orden de Compra y solicita el pago.

El Gerente Administrativo y Financiero remite la Orden de Compra a la Unidad Solicitante para su proceso de pedido, paralelamente deriva el proceso al Jefe de Departamento Administrativo para su revisión y proceso de pago.

5

Jefe de Departamento Administrativo

Solicitud de pago

El Jefe del Departamento Administrativo instruye la elaboración de solicitud de pago previa revisión y verificación del proceso e informe al SICOES por parte de la Unidad de Adquisiciones, cuando corresponda.

6

Unidad Adquisiciones

Elabora e informa

La Unidad de Adquisiciones elabora la solicitud de pago y remite al Gerente Administrativo y Financiero para su firma. Adicionalmente si el monto fuese mayor a Bs. 20.000 procede a informar al SICOES.

7

Gerente Administrativo Financiero.

Firma e instruye el pago

El Gerente Administrativo y Financiero firma la solicitud de pago e instruye al Jefe del Departamento de Finanzas realizar el pago correspondiente. El Jefe del Departamento de Finanzas procede al pago, y remite copia de la constancia de pago a la Unidad Solicitante para efectos de seguimiento.

de

y

8

Jefe del Departamento de Finanzas

Proceso de pago

9

Unidad Solicitante

Emisión Conformidad

de

La Unidad Solicitante con el comprobante de pago coordina la entrega del bien o servicio, para posteriormente dar la conformidad y remitir al Jefe del Departamento de Finanzas para su archivo en proceso.

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Arrendamiento y Adquisición de bienes (Aeronaves) Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Presentación informe

2

Máxima Autoridad Ejecutiva

Análisis de solicitud

La Máxima Autoridad Ejecutiva, analiza y remite el informe a la Gerencia Administrativa y Financiera.

3

Gerente Administrativo Financiero

y

Análisis y solicitud de informes

El Gerente Administrativo y Financiero, analiza y remite el proceso al Departamento de Finanzas y Departamento de Planificación, para certificación presupuestaria y verificación de inscripción en el POA.

de y de

Verificación de presupuesto e inscripción en el POA

El Departamento de Finanzas y Departamento de Planificación, verifican la existencia de fondos e inscripción de POA.

Elaboración Informe Administrativo

La Gerencia Administrativa y Financiera elabora el informe administrativo a la Máxima Autoridad Ejecutiva, en base los informes de la Unidad Solicitante y normativa vigente.

4

Departamento Finanzas Departamento Planificación

5

Gerencia Administrativa Financiera

6

7

y

de

de

La Unidad Solicitante presentan informes económico, comercial, operacional y técnico de su requerimiento a la Máxima Autoridad Ejecutiva. Adicionalmente, el Jefe del Departamento de Planificación elabora un estudio de análisis de antecedentes técnicos presentados.

Máxima Autoridad Ejecutiva

Solicita informe legal

La Máxima Autoridad Ejecutiva remite el proceso al Departamento Legal para elaboración de Informe.

Departamento Legal

Elaboración Informe Legal

El Departamento elabora el Informe Legal para su posterior remisión a la Máxima Autoridad Ejecutiva.

de

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

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8

Máxima Autoridad Ejecutiva

Presentación al Directorio de Boliviana de Aviación

La MAE solicita reunión de directorio para presentación y aprobación de inicio de proceso de Arrendamiento o adquisición de Aeronave.

9

Directorio Boliviana Aviación

Análisis solicitud

la

El Directorio de Boliviana de Aviación analiza la solicitud, e instruye la emisión de la resolución de Directorio autorizando inicio de proceso.

10

Máxima Autoridad Ejecutiva

Comunicación Directorio

de

La Máxima Autoridad Ejecutiva comunica la decisión tomada por Directorio a la Unidad Solicitante, y designa un equipo de búsqueda y selección de la aeronave.

11

Equipo técnico de búsqueda y selección (Compuesta por la Gerencia de Mantenimiento, Operaciones, Comercial y Jefatura de Planificación)

Análisis y búsqueda de aeronaves

El equipo técnico realiza el estudio y análisis de mercado de aeronaves.

12

Equipo técnico de búsqueda y selección

Elaboración informe

El Equipo Técnico elabora el informe técnico, respaldado con la documentación generada en el estudio de mercado, en la que recomienda posibles Empresas ofertantes en el mercado y sugiere el arrendamiento o adquisición de la aeronave, y remite el mismo a la Máxima Autoridad Ejecutiva.

13

Gerente General

Solicita análisis legal

El Gerente General solicita al Jefe de Departamento Legal el análisis legal para la solicitud de firma de la Carta de Intenciones.

14

Jefe Departamento Legal

Emite opinión legal

El Jefe de Departamento Legal, emite la opinión legal sobre la firma de la carta de intenciones y remite a Gerencia General.

de de

de

de

de

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

21

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15

Máxima Autoridad Ejecutiva

Presentación Directorio de BoA

a

La Máxima Autoridad Ejecutiva solicita a reunión de Directorio.

16

Directorio Boliviana Aviación

Análisis sugerencia

la

El Directorio de BoA analiza los resultados y sugerencias presentadas, en caso de aprobación autoriza la suscripción de la Carta de Intenciones con la Empresa seleccionada.

17

Máxima Autoridad Ejecutiva

Firma de Carta de Intenciones

La Máxima Autoridad Ejecutiva procede a la firma de carta de intenciones y solicita a la Gerencia de Mantenimiento y Operaciones, proceder con los trámites siguientes. Paralelamente solicita al Gerente Administrativo y Financiero el pago por concepto de la firma de la carta de intenciones.

18

Gerente Administrativo

Proceso de Pago

El Gerente Administrativo y Financiero instruye el desembolso por la firma de la carta de intenciones.

19

Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones

Análisis y verificación de la aeronave

Las Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones proceden a la verificación y trámites para la concretización del arrendamiento o adquisición de la aeronave.

20

Equipo Técnico

Inspección técnica

El equipo técnico realiza la inspección técnica de la aeronave para la elaboración de informe de recomendación.

21

Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones

Elaboración informe

de

La Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones elaboración el informe técnico de conveniencia para el arrendamiento o adquisición de la aeronave y solicita al Departamento Legal el análisis de contrato.

22

Departamento Legal

Elaboración informe

de

El Departamento Legal elabora el informe del contrato y las condiciones planteadas por la empresa arrendataria y emite su opinión legal.

de de

de

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

22

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23

Máxima Autoridad Ejecutiva

Convoca a Directorio de BoA

La Máxima Autoridad Ejecutiva solicita al Directorio de BoA la aprobación de firma de contrato.

24

Directorio de BoA

Análisis de Solicitud

El Directorio de BoA analiza la solicitud, en caso afirmativo autoriza la firma de contrato.

25

Máxima Autoridad Ejecutiva

Firma de Contrato

La Máxima Autoridad Ejecutiva procede a la firma de contrato, instruye al Departamento Legal la protocolización del mismo. Paralelamente remite una copia del proceso a la Gerencia Administrativa y Financiera para su proceso de pago según cláusulas estipuladas en contrato.

26

Departamento Legal

Protocolización comunicación a CGR

y la

El Departamento Legal procede a la protocolización de contrato y comunicación del mismo a la Contraloría General de la República, y remite una copia del mismo al Departamento Administrativo

27

Máxima Autoridad Ejecutiva

Designa comisión de recojo de aeronave

La Máxima Autoridad Ejecutiva designa la comisión de recojo de la aeronave para su posterior trámite ante la Dirección General de Aeronáutica Civil.

23

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MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000 Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Solicitud del Bien o Servicio

La Unidad Solicitante realiza el pedido, especificando las características del bien o servicio, proveedor y precio referencial, posteriormente, verifica POA y presupuesto para así remitir al Gerente de Administrativo ó Gerente Regional.

2

Gerente de Administrativo ó Gerente Regional

Análisis solicitud

la

El Gerente Administrativo ó Gerente Regional analiza la solicitud, en caso positivo aprueba y firma como constancia, para ser remitido al Jefe del Dpto. de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero según corresponda.

3

Jefe de Dpto. de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero (según corresponda)

Proceso adquisición.

de

El Jefe del Dpto. de Finanzas o Encargando Administrativo y Financiero, procede al pago, emitiendo el cheque a nombre del proveedor, debiendo ser la Unidad Solicitante la que una vez recibido el bien o servicio proceda la entrega del cheque.

4

Unidad Solicitante

Recojo del bien o servicio

La Unidad Solicitante procede al recojo o recepción del bien o servicio, debiendo emitir la conformidad del mismo y realizar el ingreso a almacenes, para posteriormente remitir al Jefe del Departamento de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero, la fotocopia del cheque entregado, conformidad e ingreso a almacenes.

5

Jefe del Departamento de Finanzas

Archivo de Documentación

El Jefe del Departamento de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero procede verificar los documentos recibidos e instruye el archivo de la documentación en el proceso.

de

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000 Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Presentación Solicitud

de

La Unidad Solicitante verifica existencia en almacenes de los bienes requeridos, en caso de no contar con saldos necesarios, realiza la solicitud adjuntando las Especificaciones Técnicas del bien o servicio requerido, verifica inscripción de POA y Presupuesto, y con la aprobación de su inmediato superior envía al Gerente Administrativo y Financiero para proceso de compra.

1.1

Gerente General (Para procesos mayores a un millón de bolivianos)

Solicitud aprobación

de

El Gerente General, cuando la solicitud sea mayor a un millón de bolivianos, solicitará al Jefe de Departamento Legal un informe para ser presentado al Directorio de Boliviana de Aviación

1.2

Jefe del Departamento Legal

Elabora informe

El Jefe del Departamento Legal, procede a emitir el informe y adjunta l proceso a ser presentado al Directorio de Boliviana de Aviación.

1.3

Directorio Boliviana Aviación

de de

Analiza el Proceso

El Directorio de Boliviana de Aviación analizar el proceso y comunica los resultados mediante Resolución.

1.4

Jefe Departamento Legal

de

Informa determinaciones

2

Gerente Administrativo Financiero

y

las

El Jefe del Departamento Legal, informa mediante nota interna sobre las determinaciones de Directorio al Gerente Administrativo y Financiero.

Instruye proceso de contratación

El Gerente Administrativo y Financiero, remite el proceso al Jefe del Departamento Administrativo para cursar invitaciones, y cuando considere necesario publicar en medios de prensa.

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3

Jefe del Departamento Administrativo

Invitación proveedores potenciales

a

El Jefe del Departamento Administrativo conjuntamente con la Unidad de Adquisiciones proceden a cursar invitaciones para la presentación de propuestas económicas y técnicas cuando corresponda; a proveedores potenciales; estableciendo claramente documentos requeridos, fecha y hora de presentación en sobre debidamente cerrado y lacrado. Cuando considere necesario publicara en un medio de prensa para obtener mayores propuestas.

4

Gerente Administrativo Financiero

Designación de comisión para apertura de sobres

El Gerente Administrativo y Financiero, una vez conocido los plazos de presentación de propuestas designa mediante memorando la comisión de calificación de propuestas, compuesta de por lo menos un funcionario de la Unidad Administrativa y un funcionario de la Unidad Solicitante.

Apertura calificación propuestas

La Comisión de Calificación, de acuerdo a fechas establecidas, realiza en acto público el cierre de recepción de propuestas y apertura de las mismas, dando lectura a la cantidad de propuestas y precios ofertados. Posteriormente realizan la verificación de propuestas y cumplimiento con las especificaciones técnicas, para así emitir el informe de recomendación dirigido al Gerente Administrativo y Financiero.

5

6

Comisión Calificación

Gerente Administrativo Financiero

y

de

Análisis de Informe y

y de

El Gerente Administrativo y Financiero, analiza el informe y decide si acepta o no la recomendación, en caso de apartarse deberá emitir un informe justificando la decisión tomada. Posteriormente instruye al Jefe de Departamento Administrativo comunicar los resultados a los proponentes, estableciendo plazos de acuerdo a requerimiento. Cuando el

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proceso así lo requiera y para cuantías superiores a Bs. 200.000 se remitirá el proceso al Jefe del Departamento Legal para la suscripción de contrato, caso contrario instruye al Jefe de Departamento Administrativo la emisión de la Orden de Compra y remisión al Jefe de Departamento Legal. 7

Jefe Departamento Legal

8

Gerente Administrativo Financiero (Si MAE delega función Comisión Recepción)

8

Comisión Recepción

9

Gerente Administrativo Financiero

10

de

y la la de de de

Verificación y firma

El Jefe de Departamento Legal procede a la verificación de documentación y firma de Orden de Compra, para remitir al Gerente Administrativo y Financiero.

Designa Comisión de Recepción

El Gerente Administrativo y Financiero, firma la Orden de Compra y emite el memorando de nombramiento de la comisión de recepción, a un funcionario de la Unidad de Almacenes y un funcionario de la Unidad Solicitante como mínimo.

Verificación de recepción del bien o servicio

La Comisión de Recepción en los plazos establecidos procede a la recepción del bien o servicio, verificando cantidades, características y otros establecidos en las especificaciones técnicas. Para después emitir el informe al Gerente Administrativo y Financiero.

Autorización de pago

El Gerente Administrativo y Financiero, una vez recibido el informe de la Comisión de Recepción autoriza el pago, y remite el proceso al Jefe del Departamento Administrativo.

Verificación solicitud de pago

El Jefe del Departamento Administrativo, verifica la documentación e instruye a la Unidad de Adquisiciones la elaboración de solicitud de pago.

y

Jefe del Departamento Administrativo

y

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11

Unidad Adquisiciones

12

Gerente Administrativo Financiero

13

Jefe Departamento Finanzas

de

y

del de

Elaboración solicitud información

de de

La Unidad de Adquisiciones elabora la solicitud de pago y procede a informar al SICOES la adquisición realizada. Posteriormente remite la solicitud de pago al Gerente Administrativo y Financiero.

Firma de Solicitud de Pago

El Gerente Administrativo firma la solicitud de pago y remite al Jefe del Departamento de Finanzas para su correspondiente pago.

Proceso de pago

El Jefe del Departamento de Finanzas procede al pago según normas establecidas.

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO En aplicación al Artículo 77, del D.S. 0181, Boliviana de Aviación realizará sus contrataciones en el Exterior, bajo los siguientes pasos. Paso

Responsable

1

Unidad Solicitante

2

Gerente Exterior

3

Funcionario responsable del área administrativa y financiera

en

el

Actividad

Detalle

Solicitud del Bien o Servicio

La Unidad Solicitante verifica existencia en almacenes, POA y presupuesto, en caso de no contar con saldos, realiza la solicitud, adjuntando cotizaciones y precio referencial del proceso, para ser presentada al Gerente en el Exterior.

Análisis solicitud

la

El Gerente en el Exterior, analiza la solicitud, en caso positivo aprueba e instruye la elaboración del cheque para la compra.

Elaboración de cheque y compra

El responsable administrativo en el exterior verifica saldos en la cuenta bancaria, emite el cheque a nombre del proveedor, realiza la compra. Da la conformidad conjuntamente con el Gerente en el Exterior, para posteriormente ingresar a Almacenes, y archiva la documentación a efectos de auditorias posteriores.

de

29

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa Paso

Responsable

Actividad

Detalle

1

Unidad Solicitante

Solicitud Servicio Publicidad

del de

Las Unidades Solicitantes, a la cabeza del Gerente Comercial, de acuerdo a su Programa Anual de Operaciones, elaboran el Plan de Difusión de Publicidad Corporativa de la gestión, en función a su presupuesto aprobado, para ser remitida al Gerente General.

2

Gerente General

Análisis del Plan de Difusión de Publicidad

El Gerente General analiza el Plan de Difusión de Publicidad Corporativa, si considera necesario solicita ampliación o justificación del mismo. En caso de aprobación autoriza el mismo al Gerente Comercial.

3

Gerente Comercial

Armado de Carpetas

El Gerente Comercial instruye el armado de carpetas por proveedor del servicio, en la que se adjuntara la aprobación del Plan de Difusión de Publicidad Corporativa y documentos legales de la Empresa como plazos, forma de pago y demás especificaciones técnicas para ser remitidas al Jefe del Departamento Legal.

4

Jefe del Departamento Legal

Elaboración contratos

El Jefe del Departamento Legal procede a la verificación de la documentación legal, para posterior elaboración y suscripción de contrato y remisión al Gerente Comercial.

5

Gerente

Remite Gerente

copia

de

al

El Gerente Comercial remite copia de todo el proceso al Gerente

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Fecha de Revisión

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Comercial

Administrativo Financiero

y

6

Gerente Administrativo y Financiero

Informe y control

El Gerente Administrativo y Financiero remite al Jefe del Departamento Administrativo el proceso para informe al SICOES en contratos mayores a Bs. 20.000, y archivo de la carpeta.

7

Jefe de Departamento Administrativo

Registro y control de contrato

El Jefe del Departamento Administrativo procede al registro y control de contratos y remisión del proceso a la Unidad de Adquisiciones para archivo y cuando corresponde informe al SICOES. Cuando la modalidad de pago sea mediante intercambio de servicios, remitirá al Departamento de Finanzas para apertura de cuenta corriente y control.

Administrativo y Financiero.

31

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Fecha de Revisión

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema de administración de bienes y servicios (contrataciones), contrataciones menor por comparación de precios

OPERATORIA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Área Organizacional o Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de Adquisición (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud Unidad Solicitante de Bienes y Servicios, la certificación presupuestaria y las especificaciones técnicas, firmados por el Gerente del área solicitante. RPC Responsable del Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación. Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas Dpto. Administración Ejecuta el proceso de contratación en el plazo máximo de (7) días hábiles, salvo que se requiera mayor plazo por la (contrataciones) complejidad del mismo, debidamente autorizado por el Gerente Administrativo y Financiero. Dpto. Administración Recaba la oferta correspondiente, sometiéndola a conocimiento del Área Solicitante para que emita su (contrataciones) conformidad. RPC Responsable del Adjudica la contratación, suscribiendo la orden de Compra Proceso de Contratación o Contratación. de Licitaciones Públicas Unidad Financiera

Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se emita el documento de recepción o certificado de conformidad, según corresponda. 32

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: 7 días hábiles. 26/04/2010

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Fecha de Revisión

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DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD DPTO. ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD SOLICITANTE

CONTRATACIONES DIRECTAS

RESPONSABLE PROCESO DE CONTRATACION

DPTO. ADMINISTRACION

AREA FINANZAS

(CONTRATACIONES)

INICIO

SOLICITUD DE COMPRA

AUTORIZA

EJECUTA PROCESO

ADJUDICA

OFERTAS

ORDEN DE COMPRA

PAGA

FIN

33

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación menor por comparación de precios (obtención de cotizaciones)

OPERATORIA

RESPONSABLE Unidad Solicitante

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de Contratación (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios, la certificación presupuestaria y las especificaciones técnicas, firmados por el Gerente del Área Solicitante.

RPC Responsable del Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación. Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas Dpto. Administración Ejecuta el proceso de contratación en el plazo máximo de (7) días hábiles, salvo que se requiera mayor plazo por la (contrataciones) complejidad del mismo, debidamente autorizado por el Gerente Administrativo y Financiero. Unidad Administrativa Recaba la oferta correspondiente, sometiéndola a conocimiento del Área Solicitante para que emita su (contrataciones) conformidad. RCM Gerente Adjudica la contratación, suscribiendo la orden de Compra Administrativo o Contratación. Financiero Área Finanzas

Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se emita el documento de recepción o certificado de conformidad, según corresponda.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

34

7 días hábiles.

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DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD DPTO. ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE NOMBRE DEL CONTRATACION MENOR POR COMPARACION DE PRECIOS: OBTENCION DE COTIZACIONES PROCEDIMIENTO

UNIDAD SOLICITANTE

RPA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD FINANCIERA

(CONTRATACIONES) INICIO

SOLICITUD DE COMPRA

EJECUTA PROCESO AUTORIZA

ADJUDICA

ORDEN DE COMPRA/ CONTRATO

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

PAGA RECEPCIONA

FIN

35

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1

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación De Firmas Consultoras (Hasta Bs. 200.000.-) OPERATORIA N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Área Organizacional o Presenta su solitud al Máximo Ejecutivo del Área Solicitante – MEJAS-(Gerente de Área), adjuntando los Unidad Solicitante Términos de Referencia (TdR) y la Certificación Presupuestaria

2

Máximo Ejecutivo del Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación Área Solicitante – MEJAS(Gerente de Área)

3

Dpto. Administración Prepara la documentación de Requisitos de Propuesta de (Contrataciones) acuerdo al Reglamento del S.A.B.S

4

Dpto. Administración Publica la convocatoria de acuerdo al Reglamento del S.A.B.S. el plazo de presentación de propuestas en un (Contrataciones) solo sobre, no podrá ser menor a diez (10) días calendario a partir de la fecha de publicación en la Gaceta Oficial de Convocatorias (GOC).

5

Dpto. Administración. Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. El Área Solicitante recomienda la adjudicación en el Cuadro (Contrataciones) Comparativo, al precio mas bajo que haya cumplido con los requisitos administrativos y técnicos solicitados en la cotización.

6

Dpto. Administración Recepciona las propuestas mediante Acta de Recepción de Propuestas, consignando el nombre o razón social del (Contrataciones) proponente, la fecha y hora de recepción, debiendo extender un recibo de constancia. No podrán recibirse propuestas presentadas fuera de la hora establecida.

7

Máximo Ejecutivo del Designa a la Comisión de Calificación hasta (1) día antes Área Solicitante – de la recepción de propuestas. La Comisión abrirá los MEJAS(Gerente sobres en acto público inmediatamente concluya el cierre 26/04/2010

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de Área)

de presentación de propuestas, procediéndose a la lectura del nombre o razón social del proponente y el monta de su propuesta económica, datos que constarán en Acta firmada por los asistentes. La apertura se realizará aunque se hubiera presentado una sola propuesta.

8

Comisión calificación

de En el plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas después de realizada la apertura de propuestas, emitirá y entregará el informe de Calificación Final y recomendaciones al MEJAS.

9

Máximo Ejecutivo del Adjudica la contratación en el plazo de un (1) día hábil Área Solicitante – administrativo y emite la Nota de Adjudicación. MEJAS(Gerente de Área)

10

Unidad Administrativa Comunica a todos los proponentes que hayan participado en el proceso de contratación en el plazo de dos (2) días (Contrataciones) hábiles administrativos. Comunica al proponente adjudicado la presentación de documentos originales o fotocopias legalizadas requeridas en el plazo máximo de cinco (5) días de recibida a notificación.

11

Dpto. Jurídico

12

Área Organizacional o Recepciona la documentación del servicio de consultoría. Unidad Solicitante

13

Dpto. Finanzas

Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El contrato establecerá la presentación de garantía de cumplimiento de contrato por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato. Posteriormente a la suscripción del contrato la Unidad Administrativa remitirá al SICOES el formulario 200.

Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el documento de recepción.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Según el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes. 37

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DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD DPTO. ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE NOMBRE DEL CONTRATACION MENOR DE FIRMAS CONSULTORAS PROCEDIMIENTO

UNIDAD SOLICITANTE

MEJAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

COMISION DE CALIFICACIÓN

DPTO. JURIDICO

DPTO. FINANZAS

(CONTRATACIONES)

INICIO

SOLICITUD DE COMPRA

AUTORIZA

TdR

REQUISITOS DE LA PROPUESTA

CONVOCATORIA

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

INFORME CALIFICACIÓN FINAL

ADJUDICA

CONTRATO

DOCUMENTOS DE LA CONSULTORÍA

PAGA

FIN

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1.

IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación De Servicios De Consultoría Individual (Hasta Bs. 500.000.-) OPERATORIA

N°

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

RESPONSABLE

1

Área Organizacional o Presenta su solicitud al Máximo Ejecutivo del Área Solicitante – MEJAS-(Gerente de Área), adjuntando los Unidad Solicitante Términos de Referencia (TdR) y la Certificación Presupuestaria

2

Unidad Administrativa Invita públicamente por una sola vez en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en el SICOES, a presentar propuestas (Contrataciones) técnico económicas para realizar la consultoría requerida en base a los Términos de Referencia. Las propuestas deberán ser entregadas en el lugar y fecha señaladas en la convocatoria, otorgándole un plazo no menor a diez (10) días calendario. La propuesta técnico económica será presentada en un solo sobre cerrado

3

Máximo Ejecutivo del Área Solicitante – MEJAS(Gerente de Área)

4

Comisión calificación

5

Unidad Administrativa Previo a la contratación, en el plazo de 24 horas, deberá emitir la certificación de antecedentes en la Empresa para (Recursos Humanos) el Consultor Seleccionado.

6

Máximo Ejecutivo del Decide la contratación del Consultor que haya obtenido Área Solicitante – la mayor calificación, en el plazo de un (1) día hábil MEJAS(Gerente administrativo emitirá Nota de Adjudicación. de Área)

Designa a la Comisión de Calificación hasta (1) día antes de la recepción de propuestas. La Comisión procederá en sesión reservada a abrir y calificar las propuestas técnicas y económicas. La apertura se realizará aunque se hubiera presentado una sola propuesta.

de En el plazo máximo de dos (2) días hábiles administrativos de realizada la apertura de propuestas, remitirá al MEJAS el Informe Final de Recomendación.

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7

Unidad Administrativa Notifica a todos los proponentes que hayan participado en (Contrataciones) el proceso de contratación.

8

Dpto. Jurídico

Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El contrato se considerará y adecuará al Modelo de contrato de Servicios de Consultoría que mejor se ajusten a la contratación del servicio. El contrato establecerá la presentación de garantía de cumplimiento de contrato por el 7% del valor del contrato.

9

Dpto. Finanzas

Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el documento de recepción.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Según el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes.

40

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DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD DPTO DE ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE NOMBRE DEL CONTRATACION INDIVIDUAL PROCEDIMIENTO

UNIDAD SOLICITANTE

MEJAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA

COMISION DE CALIFICACIÓN

DPTO.JURIDICO

DPTO. FINANZAS

(CONTRATACIONES) INICIO

SOLICITUD DE COMPRA

TdR

AUTORIZA

DESIGNACION

DECISIÓN DE CONTRATACION AUTORIZA

NOTIFICA

CONTRATO

PAGA

FIN

41

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MANEJO PROCESO GENERAL

Verifica

Aprueba GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Jefe Dpto. Administrativo

Instruye al responsable de Almacenes

Responsable Almacenes Registra, Codifica y Tabula en Kardex

Deriva

42

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N° RESP.

DESCRIPCION

La Gerencia General de la Empresa, mediante proveído en la nota interna respectivamente firmada en el caso de los activos fijos instruye la entrega a la Gerencia Administrativa Financiera la entrega de activos fijos hacia el responsable de activos fijos y/o almacenes para posteriormente ser entregados al funcionario solicitante.

GERENCIA GENRAL DE LA EMPRESA

1.

Por otra parte la MAE mediante el V° B° del formulario de SICA también instruye al Gerente Administrativo Financiero la entrega de material fungible al responsable de almacenes.

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

2.

El Gerente Administrativo Financiero en la mayor parte de los casos y ante la ausencia de la MAE generalmente instruye al responsable de almacenes y/o activos fijos la entrega del bien o activo al profesional solicitante.

FLUJOGRAMA

MAE INSTRUYE A LA GAF

CON V° B° SE REMITE A LA GAF

LA GAF INSTRUYE AL RESPONSABLE DE ALMACENES

CON V° B° SE REMITE A LA GAF

43

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RESPONSABLE DE ALMACENES

3.

PROFESIONAL SOLICITANTE

4.

Una vez que el responsable de Almacenes tiene en su poder la nota de solicitud procede a su respectiva entrega al solicitante profesional o persona solicitante. Previo registro de kardex y formulario de entrega.

RESPONSABLE DE ALMACENES VERIFICA CODIFICA E INSERTA EN KARDEX

SE EFECTIVIZA LA ENTREGA DEL BIEN O ACTIVO

Recepciona el bien o activo fijo verificando que el bien o activo esté de acuerdo al requerimiento efectuado y en buenas condiciones.

SE EFECTIVIZA LA ENTREGA AL FUNCIONARIO SOLICITANTE

FINALIZACIÓN DEL PROCESO CON FIRMA DE RECEPCIÓN

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Administración De Personal, Procedimientos Del Subsistema De Evaluación Del Desempeño MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

INICIO Recibe el PED

ANALIZA EL DOCUMENTO PED

Elabora el programa de Evaluación del Desempeño

Definición de objetivos de la Evaluación del Desempeño

¿SE APRUEBA?

Establece el método de evaluación del desempeño

DEVUELVE EL DOCUMENTO DE PED A RECURSOS HUMANOS

Define tareas plazos para el cronograma de actividades

APRUEBA EL PED Remite el PED a la Máxima Autoridad Ejecutiva

SI

Recibe el PED y analiza las observaciones de la M.A.E.

1

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45

Fecha de Revisión

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MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

1

Recibe el PED aprobado por la M.A.E.

Remite el PED aprobado a Recursos Humanos

Elabora un comunicado mostrando un cronograma de actividades para la ejecución de la E.D.

Remite el comunicado a todos los jefes inmediatos para la ejecución de la E.D.

FIN

PED= Programa de Evaluación del Desempeño ED= Evaluación del Desempeño

46

MAE= Máxima Autoridad Ejecutiva

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Procedimientos Del Subsistema De Movilidad De Personal MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

INICIO

Emite instrucción de Movilidad Funcionaria

ANALIZA EL DOCUMENTO

Análisis de instrucción

Aprobación del informe de promoción horizontal

Verificación disponibilidad de Item

Ejecuta acciones de personal en base al informe

Llevar a cabo P.S.P. en cumplimiento al D.S. 26115

Recibe instrucción de designación

Aprobación de programación de rotación

Aprobación de la transferencia

Designación funcionario público

Aprobación el informe de procedencia

Realizar evaluación de confirmación

47

Emisión de Memorando, de acuerdo a informe de evaluación

Ejecuta el retiro

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Fecha de Revisión

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MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

Recibe el PED

INICIO

ANALIZA EL DOCUMENTO PED

¿SE APRUEBA?

Elaboración de programa de rotación de personal

Recibe el programa de Rotación de Personal

Ejecución programa de rotación de personal

DEVUELVE EL DOCUMENTO DE PED A RECURSOS HUMANOS

INICIO

APRUEBA EL PED Emite informe de transferencia

Si

1

Recibe el informe con instrucción

Ejecución informe de transferencia mediante memorandum

48

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Fecha de Revisión

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MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

INICIO

Determina la causa de retiro

Elaboración de informe de procedencia de retiro

Recibe el informe con instrucción

Ejecución del retiro mediante memorándum

49

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Procedimientos Del Subsistema De Capacitación Productiva Detección De Necesidades De Capacitación MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS INICIO

Distribuye formulación de detección de necesidades de capacitación

Llenado de formularios de detección de necesidades de capacitación

Recolecta los formularios

Analiza, clasifica y prioriza las necesidades de capacitación

Elabora informe de detección de necesidad de capacitación

50

1

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

PROGRAMACION Y EJECUCION DE CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS 1

Recibe programa de capacitación

Elabora programa de capacitación

Analiza el programa de capacitación

Aprobación del Programa de Capacitación

¿SE APRUEBA?

Ejecuta el Programa de Capacitación

NO 2

51

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

EVALUACION DE CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS 2

Análisis cumplimiento de objetivos de cada evento de capacitación

Recibe programa de capacitación

Informe de capacitación Analiza el programa de capacitación

Determina cumplimiento de cada evento de Capacitación

Realiza los ajustes al Programa de Capacitación

¿CUMPLE?

3

52

26/04/2010

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS 3

Recibe Informe de Evaluación de Capacitación

Información del Desempeño Laboral del Servidor Público

Informe de Evaluación de capacitación

Análisis de la Aplicación efectiva de Conocimientos Información del Desempeño Laboral del Servidor Público Informe de Evaluación de los resultados de capacitación

FIN

53

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1. IDENTIFICACION 1.1

DENOMINACION DEL PROCESO Subsistema De Registro, Generación Y Organización De La Información

MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

INICIO

Recopilación y clasificación de información funcionamiento SAP

Organización y registro de información

¿Cumple con los pasos de organización?

NO

1

54

26/04/2010

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

ACTUALIZACION DE LA INFORMACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

RECURSOS HUMANOS

1

Actualización de la información

FIN

55

26/04/2010

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Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

N° RESP.

DESCRIPCION

FLUJOGRAMA INICIO

La Dpto. Financiero deriva la documentación para el pago correspondiente al área de presupuestos para realizar la Certificación Presupuestaria autorizando el gasto a nivel de partida.

DPTO. FINANZAS

1.

AREA DE PRESUPUESTOS

2.

AREA DE CONTABILIDAD

3.

Recibe la documentación para emitir la Certificación Presupuestaria y envía oficio de notificación de la distribución de las recursos por tipo de gasto, para efectuar los movimientos financieros correspondientes.

1

SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA

ÁREA DE CONTABILIDAD RECEPCIONA DOCUMENTACIÓN

Contabilidad recepciona del área de Presupuestos toda la documentación para realizar la revisión, análisis y su posterior registro contable de acuerdo al tipo de transacción. Se enlaza diariamente en el sistema SIGMA para conocer los movimientos.

PREPARA DOCUMENTACION CONTABLE

Verifica los depósitos registrados en la cuenta correspondiente, recibidas del T.G.N. con cargo al presupuesto autorizado. 56

26/04/2010

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Recibe oficio, realiza traspasos bancarios y registros contables respectivos con la documentación respaldatoria correspondiente.

AREA DE CONTABILIDAD

4.

Recibe formatos de solicitud de por cheques (fondo rotativo) y comprobantes C-31 según corresponda el pago. Elabora el comprobante de pago y el cheque, se imprime y remite a la Dirección Administrativa Financiera para la firma

AREA DE CONTABILIDAD

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

5.

6.

ELABORACION COMPROBANTE DE PAGO

Precede a la revisión y firma del cheque, deriva los documentos debidamente firmados al área correspondiente. PROCEDE A LA FIRMA DEL CHEQUE

Recepciona la documentación contable para su registro conjuntamente el cheque para la entrega al beneficiario y su respectivo cobro al banco. Valida la aplicación contable de los documentos y archiva los originales de la transacción con documentación soporte para su archivo y custodia correspondiente. Previa conciliación de cifras, elabora información financiera que se requiere (Estados Financieros).

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

ARCHIVAR DOCUMENTO

57

Fecha de Revisión

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1.

IDENTIFICACION 1.1DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Tesoreria FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

ADMINISTRACIÓN

Captura el limite de control de caja chica

Solicita apertura/incremento caja chica

RESPONSABLE FONDO ROTATIVO

RESPONSABLE DE CAJA CHICA

Autoriza solicitud/incremento caja chica confirma responsable caja chica Genera una solicitud de pago por caja chica

1

Cheque Cargo a rendir Recibo de entrega

Cobro del cheque

Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica) Doc. internos Facturas

Aprueba gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica)

Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica)

Doc. internos Facturas Depósitos

Aprueba (rendición Final Caja Chica)

26/04/2010

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica)

Fecha de Revisión

58

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FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DEL FONDO ROTATIVO OPERACION DE EJECUCION DEL GASTO

APROBACION DE EJECUCION DEL GASTO

Captura solicitud Apertura/Incremento

Autoriza solicitud Apertura/Incremento

GERENTE ADMINISTRATIVO

Firma documento C-34 VERIFICA

T.G.N.

Priorización de pagos

59

26/04/2010

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Organización Administrativa OPERATORIA N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Unidad planificación y Sistemas

Elabora proyecto de nota interna solicitando la autorización para la realización del análisis Organizacional; adjunta formularios, instructivos y otros para consideración de la Gerencia Administrativa Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Autoriza o no el envío de las notas internas y formularios. En caso de encontrar observaciones estas son devueltas a la UPS para su revisión, caso contrario son remitidas al Gerente General para su firma y posterior envío a las áreas y/o Unidades Organizacionales.

3

Gerente General

Recibe, aprueba y envía las notas internas y formularios para el Análisis Organizacional a las diferentes áreas y/o Unidades Organizacionales.

4

Areas y/o Unidades Organizacionales

Reciben las Notas Internas y Formularios Análisis Organizacional.

5

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Elaboran y envían el Análisis Retrospectivo, de acuerdo a los instructivos recibidos y en consulta con la Depto. de Planificación Estratégica.

6

Unidad planificación Estratégica

Presta asistencia técnica a las Organizacionales que lo solicitan.

7

Área y/o Unidad Organizacional

8

Unidad planificación y Sistemas

áreas

para realizar el

y/o

Unidades

Concluye el análisis Retrospectivo, emitiendo documento pertinente. Recibe el documento de Análisis Organizacional.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

60

Realizado de forma paralela a la formulación del POA.

26/04/2010

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.01. ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.01.01. ELABORACION DEL ANALISIS RETROSPECTIVO

Tarea

Depto. de Planificación Estratégica

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Áreas y/o Unidades organizacionales

Inicio

1

Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional

Formularios e instructivos

2

Remite documentación

Formularios e instructivos

Remite documentación

Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional Formularios e instructivos

Observa Nota o Documenta ción

Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional Formularios e instructivos

Instruye elaboración del Análisis Retrospectivo

3 Análisis Retrospectivo

Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional

Formularios e instructivos

Elabora Análisis Retrospectivo en coordinación con la UPS

Análisis Retrospectivo

FIN

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

61

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA N°

RESPONSABLE

1 Profesional del Área y/o Unidad Organizacional

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Analiza los resultados obtenidos en el Análisis Retrospectivo.

2

Profesional del Área y/o Unidad Organizacional

Verifica los objetivos propuestos en el POA de la siguiente gestión de su área y/o Unidad Organizacional para proponer la reestruccturación o no de su área y/o Unidad Organizacional.

3

Profesional del Área y/o Unidad Organizacional

Realiza la propuesta de Diseño Organizacional y la pone en consideración de las autoridades de su área y/o Unidad Organizacional.

4

Gerente y/o Jefe de Unidad

Acepta o rechaza la propuesta de modificación de la estructura organizacional.

5

Profesional del Área y/o Unidad Organizacional

Incluye la propuesta en el formulario del Análisis Organizacional, que es remitido a la Gerencia Administrativa y Financiera para su posterior remisión a la Depto. de Planificación Estratégica

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Realizado de forma paralela a la formulación del POA.

62

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.01. ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.01.02. ELABORACION DEL ANALISIS PROSPECTIVO

Tarea

Profesional del Área y/o Unidad Organizacional

Directo y/o Jefe de Unidad

Gerencia Administrativa y Financiera

Depto. de Planificación Estratégica

Inicio

1

2

Analiza los resultados del Análisis Retropectivo

Verifica los objetivos propuestos en el POA

Elabora propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional

3

NO

Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional

4

Incluye propuesta de Análisis Organizacional y envía a la GAF

Análisis Organizacional

Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional

Acepta propuesta de Diseño Organizacion alRedise Instruye incluir propuesta de Diseño Organizacional en el Análisis Organizacional

Análisis Organizacional

Remite Análisis Organizacional a la Depto. de Planificación Estratégica

Análisis Organizacional

FIN

5 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

63

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Área y/o Unidad Organizacional

Elabora informe técnico, justificando la modificación de la estructura organizacional y remite a la Gerencia Administrativa Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe informe técnico, lo revisa y lo remite al Depto. de Planificación Estratégica para su evaluación como área técnica especializada en el tema.

3

Unidad planificación y Sistemas

Revisa la documentación y antecedentes.

4

Unidad planificación y Sistemas

Elabora un informe técnico recomendando o no la modificación de la estructura organizacional y lo pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera.

5

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa todos los antecedentes y en caso de no tener ninguna observación remite toda la documentación a la Dirección Jurídica para su revisión.

6

Dirección Jurídica

Revisa la documentación, verificando que no se cometa ninguna contravención y remite para firma del Gerente General.

7

Gerente General

Revisa los antecedentes y autoriza las modificaciones o no en base a los informes de recomendación.

8

Gerente General

Autoriza la modificación de la estructura organizacional a través de una Resolución Administrativa expresa.

8

Unidad planificación y Sistemas

Presta apoyo técnico en la implantación de las modificaciones aprobadas y archiva copia de la Resolución Administrativa.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 30 días. 64

26/04/2010

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.02. ELABORACION DEL ANALISIS COYUNTURAL PROCEDIMIENTO 01.02.01. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL ANALISIS COYUNTURAL

Tarea 1

Área y/o Unidad Organizacional

Gerencia Administrativa y Financiera

Depto. de Planificación Estratégica

Dirección Jurídica

Gerencia General

Inicio

Elabora informe técnico justificando modificación de la estructura y remite a la GAF

2 Solicitud de modificación de la estructura

Solicitud de modificación de la estructura

Remite a la UPS para análisis técnico

Solicitud de modificación de la estructura

Revisa documentación, antecedentes y elabora informe técnico

3 Informe técnico

Acepta modificación de la estructura

4 Solicitud de modificación de la estructura

Pone a consideración del G.A.F.

Informe técnico

5

Revisa documentación, recibida y remite a la Depto. Jurídico

Solicitud de modificación de la estructura

65 Informe técnico

6 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Tiene observaciones

7 Remite toda la documentación el Gerente General para firma de Resolución

Solicitud de modificación de la estructura

Informe técnico

Aprueba modificaciones a través de Resolución Administrativa expresa

Resolución administrativa

Resolución administrativa

FIN

66

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Área y/o Unidades Organizacionales

Elaboran y envían el diseño o Rediseño en el Análisis Organizacional.

2

Gerencia General

Recibe la documentación e instruye a la Depto. de Planificación Estratégica la revisión de la información enviada.

3

Unidad planificación

Procede a realizar la consolidación del diseño o rediseño organizacional de la empresa.

4

Unidad planificación

Elabora un informe consolidado sobre el diseño o rediseño organizacional y pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera.

5

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa el informe, firma y remite al Gerente General de la empresa.

6

Gerente General

Recibe y evalúa el diseño y/o rediseño presentado. Decide si da curso al nuevo diseño o rediseño organizacional, en caso de no aprobar las recomendaciones devuelve el informe para las modificaciones respectivas o su archivo.

7

Gerente General

Aprueba las modificaciones recomendadas a través de una resolución administrativa expresa.

8

Unidad planificación Estratégica

Presta apoyo técnico en la implantación de las modificaciones y archiva copia de la resolución administrativa.

9

Unidad planificación Estratégica

A través de la Gerencia Administrativa Financiera solicita a las áreas y/o Unidades que modificaron su estructura orgánica la formalización de las mismas elaborando el Manual de Organización y Funciones en la parte pertinente y Manual de Procesos y Procedimientos.

N°

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

67

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

10

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe, revisa y envía los instrumentos al Gerente General para su aprobación mediante Resolución Administrativa.

11

Gerente General

Recibe, revisa los instrumentos.

12

Gerente General

En caso de estar de acuerdo con los instrumentos, aprueba los mismos con Resolución Administrativa.

13

Unidad planificación Estratégica

Archiva la Resolución Administrativa.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 90 días.

68

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.03. DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.03.01. ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Tarea

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Gerencia Administrativa y Financiera

Depto. de Planificación Estratégica

Gerencia General

Inicio

1 Elaboran y envían el Diseño y/o Rediseño Organizacional a la G.A.F.

2 Análisis Organizacional

Análisis Organizacional

Remite a la UPS para la consolidación del Diseño Organizacional de la Empresa

3

Análisis Organizacional

Revisa documentación, realiza la consolidación y elabora informe técnico y lo envía a la GAF

Análisis Organizacional

Análisis Organizacional

Informe técnico consolidado

Informe técnico consolidado

4 69

Esta de acuerdo?

NO 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Análisis Organizacional

Pone a consideración del Gerente General

5

Informe técnico consolidado

Aprueba diseño y/o rediseño

Pone a consideración del Gerente General

Análisis Organizacional ---------------------------Informe técnico consolidado

6 1

70

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.03. DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.03.01. ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Tarea

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia General

1

1

Resolución Administrativa aprobando nuevo Diseño Organizacional

Resolución Administrativa aprobando nuevo Diseño Organizacional

Archiva Resolución Administrativa y elabora proyecto de solicitud de formalización de Diseño Organizacional

2 Solicitud de formalización de Diseño Organizacional

Solicitud de formalización de Diseño Organizacional

3 Aprueba proyecto de nota

4

Solicitud de formalización de Diseño Organizacional

Solicita formalización de Diseño Organizacional

Elabora Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos yProcedimientos

71

5 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

Remite para su revisión a la UPS e informe técnico correspondiente

Remite para su revisión a la UPS e informe técnico correspondiente

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

Elabora informe técnico y remite a la GAF para su revisión

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

2

72

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.03. DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.03.01. ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Tarea

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia General

2

13 Revisa documentación y elabora informe técnico y remite a la GAF para su aprobación

14

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos.

Informe Técnico

Informe Técnico

Aprueba Informe

15 Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos

Revisa documentación y remite a la Gerencia General

Informe Técnico

Revisa documentación y remite a la Gerencia General

Resolución Administrativa aprobando MOF Y MPP

Resolución Administrativa aprobando MOF Y MPP

73

16

FIN

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Dpto. planificación Estratégica

Elabora cronograma de actividades para realizar la implantación.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe, analiza y envía al Gerente General el plan y cronograma de implantación.

3

Gerente General

Recibe y analiza la propuesta.

4

Gerente General

Decide si aprueba el plan presentado. En caso de encontrar observaciones devuelve para su revisión, caso contrario aprueba el mismo.

5

Dpto. planificación Estratégica

De no existir observaciones, ejecuta el plan aprobado dentro el cronograma previsto, en coordinación con las áreas y/o unidades organizacionales afectadas.

6

Áreas y Unidades Organizacionales

7

Dpto. planificación Estratégica

Concluido el proceso de implantación, realiza un informe sobre el mismo y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

8

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe el informe si aprueba el mismo lo remite al Gerente General.

9

Gerencia General

Recibe, analiza y aprueba el informe presentado.

10

Dpto. planificación Estratégica

N°

Implanta Diseño Organizacional.

Archiva informes y antecedentes.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

74

Aproximadamente 60 días.

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN 01.04. IMPLANTACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO 01.04.01.ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DEL PLAN DE IMPLANTACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Tarea 1

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia General

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Inicio

Elabora cronograma de actividades para la implantación del diseño y/o rediseño organizacional y lo envían a la GAF

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Cronograma y Plan de Implantación

Cronograma y Plan de Implantación De acuerdo?

NO Revisa documentación, y remite a la Gerencia General

3

Cronograma y Plan de Implantación

Revisa documentación

Aprueba Plan y Cronograma

Coordina las actividades a realizar e instruye inicio de implantación

4

SI

Instruye a la UPS iniciar la Implantación del Diseño Organizacional

Instructivo de inicio

Instructivo de inicio

Realiza la Implantación del Diseño Organizacional e informa de los resultados y remite a la UPS Pone a consideración del G.A.F.

5

6 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

75

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

7 Informe sobre Implantación

Informe sobre Implantación

Revisa y elabora informe para la GAF

Informe sobre Implantación

Informe sobre Implantación

FIN

76

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA DE PRESUPUESTO

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Dpto. Financiero

Considerando los techos financieros asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas, se procede a realizar la apertura programática del Presupuesto asignado a la Empresa.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe estructura programática y revisa la documentación y pone en consideración del Gerente General.

3

Gerente General

Revisa la documentación e instruye el inicio de la formulación del Presupuesto Institucional.

4

Áreas y Unidades Organizacionales

Remiten en el POA sus requerimientos monetarios a la Gerencia Administrativa Financiera.

5

Gerencia Administrativa y Financiera

Remite la documentación recibida e instruye al Dpto. Financiero para realizar la consolidación y elaboración del anteproyecto de presupuesto.

6

Dpto. Financiero

Pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera el anteproyecto de presupuesto.

7

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa anteproyecto y se reúne con el Gerente General para su discusión y posterior aprobación.

8

Gerente General

Aprueba anteproyecto de presupuesto y remite al Ministerio de Economía y Finanzas Publicas.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

77

Aproximadamente 15 días.

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN 01.01. FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 01.01.01.ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Tarea 1

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Inicio

Realiza la apertura programática del presupuesto asignado a la Empresa

Apertura Programática Apertura Programática

2 Revisa documentación, y pone a consideración del Gerente General

3

Apertura Programática

Aprueba estructura programática?

NO

SI Instruye el inicio de la formulación del Presupuesto

Estructura Programática

4

Instructivo para la formulación del Presupuesto

Estructura Programática Instructivo para la formulación del Presupuesto

En función de lo establecido en el POA remite sus requerimientos monetarios de acuerdo a la estructura programática

5 Presupuesto

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Presupuesto

Fecha de Revisión

78

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

6 Presupuesto

Realiza la consolidación y elabora anteproyecto de Presupuesto

Revisa documentación e instruye a la Dpto. Financiera realizar la consolidación y el anteproyecto de presupuesto

1

79

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN 01.01. FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 01.01.01.ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Tarea

12

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Áreas y/o Unidades Organizacionales

1

Anteproyecto de presupuesto

13

Remite anteproyecto de Presupuesto a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión

Anteproyecto de presupuesto

Revisa anteproyecto de Presupuesto y se reúne con el Gerente General

Anteproyecto de presupuesto

Revisa y discute con sus Gerentes el anteproyecto de Presupuesto

14

Aprueba anteproyecto?

Aprueba anteproyecto y remite al Ministerio de Economía y Finanzas

15

80 Fin

16 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

1 Dpto. Administración

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora, remite información requeridas Por la Empresa.

sobre

contrataciones

Dpto. Financiero

Recibe información y elabora un cronograma de ejecución del presupuesto de gastos y lo pone a consideración a la Gerencia Administrativa y Financiera.

3

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa, aprueba el cronograma de ejecución presupuestaria e informa a las áreas y/o Unidades Organizacionales para realizar las contrataciones.

4

Área y/o Unidad Organizacional

Recibe cronograma de ejecución presupuestaria y en función de lo establecido realizará la solicitud de contrataciones requeridas.

2

5 Dpto. Administración

Recibe solicitud, verifica que la misma esté en el cronograma de ejecución presupuestaria y solicita al Dpto. Financiero su aprobación.

6

Dpto. Financiero

Recibe la documentación y verifica que la misma esté dentro de las cuotas de compromiso solicitadas y asignadas trimestralmente por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas y emite la certificación correspondiente.

7

Dpto. Financiero

Elabora reportes de la ejecución presupuestaria y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

8

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe documentación y revisa los reportes.

81

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Permanente.

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN 01.02. EJECUCION PRESUPUESTARIA 01.02.01.EJECUCION PRESUPUESTARIA

Tarea

Dpto. Administración

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Áreas y/o Unidades Organizacionales

Inicio

Elabora reporte acerca de las contrataciones requeridas en el PAC PMCM

1 PAC y PMCM

PAC y PMCM PAC y PMCM Elabora cronograma de ejecución presupuestaria de gastos

Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos

2

Aprueba cronograma?

SI

Aprueba cronograma e informa las Áreas y/o Unidades Organizacionales

PAC y PMCM Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos

3 Recibe cronograma y en función de lo establecido realiza solicitud de contratación

Solicitud de contratación

4

Verifica que la solicitud se encuentre en el cronograma y solicita certificación

Solicitud de contratación

Solicitud de contratación

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

82

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Verifica que la solicitud se encuentre ene. Cronograma y emite certificación

5

Solicitud de contratación

Certificación presupuestaria

Ejecución Presupuestaria Elabora reportes sobre la ejecución presupuestaria y remite a la GAF GAF

Fin

83

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Dpto. Financiero

Elabora informe técnico solicitando y justificando la modificación presupuestaria y lo remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe informe técnico, verifica que el mismo no contravenga ninguna norma legal vigente y recomienda la realización de esta modificación a la Dpto. Jurídico.

3

Dpto. Jurídico

Recibe la documentación, realiza evaluación y en caso de no existir observaciones, elabora informe legal para el Gerente General.

4

Gerente General

Revisa la documentación y aprueba la modificación presupuestaria requerida mediante Resolución Administrativa expresa.

1

5 Dpto. Financiero

Recibe copia de la Resolución Administrativa y registra el cambio en el SIGMA.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: 10 Días máximos.

84

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN 01.02. EJECUCION PRESUPUESTARIA 01.02.02. MODIFICACION PRESUPUESTARIA

Tarea

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerente General Dpto. Jurídico

1 Inicio

Elabora informe técnico solicitando y justificando modificación presupuestaria

2

Informe Técnico

Informe Técnico Informe técnico Revisa informe y recomienda realizar modificación presupuestaria

Recomendación de modificación presupuestaria

3 Revisa documentación si no existen observaciones elabora informe legal y pone a consideración del Gerente General

4

PAC y PMCM

Informe Legal

Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Informe legal

Verifica documentación

5 85

NO

Aprueba modificación presupuestaria?

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

6

Aprueba modificación presupuestaria con Resolución Administrativa y remite la documentación al Dpto. Financiero

PAC y PMCM Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Informe legal

Resolución Administrativa

Elabora reportes sobre laResolución ejecución Administrativa presupuestaria y remite a la GAF

Fin

86

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Dpto. Financiero

De forma mensual, trimestral, al final de la gestión y a requerimiento de las autoridades elabora un informe de ejecución físico – financiera de toda la entidad y lo remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

1

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa información y elabora informe para el Gerente General.

3

Gerente General

Revisa la información e instruye la toma de acciones que modifiquen la ejecución si corresponde.

4

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe instrucción y remite a las Áreas y/o Unidades Organizacionales para la toma de acciones que correspondan.

5

Área y/o Unidad Organizacional

Realiza las acciones correspondientes para modificar la ejecución del presupuesto.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Realizado de manera mensual, trimestral o a requerimiento de las autoridades.

87

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN 01.03. SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA 01.03.01. SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA

Tarea

1

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Área y/o Unidad Organizacional

Inicio

Elabora informe de ejecución físico financiera

2 Informe de ejecución

Informe de ejecución

Informe de Ejecución Revisa informe y elabora informa para el Gerencia General

3

Informe técnico

Revisa documentación e instruye la toma de acciones para modificar la ejecución presupuestaria si corresponde

Informe de ejecución Instructivo

4

Informe técnico

Instructivo Realiza las acciones instruidas para mejorar la ejecución

5

88

6

Fin

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Dpto. planificación Estratégica

Establece la metodología e instrumentos (Instructivos y formularios) para el inicio de elaboración del POA y pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

3

Dpto. Jurídico

Revisa, aprueba y remite documentación a la Gerencia General para iniciar el proceso de formulación del POA.

4

Gerencia General

Revisa la documentación, aprueba e instruye el inicio del procedimiento para la formulación del POA.

5

Dpto. planificación Estratégica

Remite el instructivo para inicio de la formulación del POA, adjuntando metodología e instrumentos establecidos.

6

Dpto. planificación Estratégica

Realiza talleres informativos y de coordinación para la formulación del POA institucional.

7

Áreas y Unidades Organizacionales

Inician la formulación del POA por área organizacional.

8

Áreas y Unidades Organizacionales

De acuerdo a los instructivos y formularios recibidos, se realiza el análisis de situación y del entorno.

9

Áreas y Unidades Organizacionales

Los Gerentes y Jefes de Unidad se reúnen con el Gerente General para determinar los objetivos de gestión de la Empresa.

Recibe metodología e Instrumentos para su revisión.

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

89

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

10

Gerencia General

Realiza la difusión de los Objetivos de Gestión a las áreas o unidades organizacionales de la Empresa.

11

Áreas y Unidades Organizacionales

En base a los objetivos de Gestión definidos y de acuerdo a la metodología e instrumentos establecidos determina los Objetivos específicos por área organizacional.

12

Áreas y Unidades Organizacionales

En base a los objetivos Específicos definidos se determina las operaciones de Funcionamiento, indicadores de gestión y los recursos requeridos para alcanzar los objetivos propuestos.

13

Áreas y Unidades Organizacionales

Remite POA formulado a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión.

14

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa documentación y remite a la Unidad planificación y Sistemas para elaboración del informe final y consolidación del POA Institucional.

15

Dpto. planificación Estratégica

Recibe la información, la revisa y consolida la misma.

16

Dpto. planificación Estratégica

Elabora informe de aprobación del POA Institucional.

17

Gerencia Administrativa y Financiera

En coordinación con la Dpto. Jurídico revisa documentación y pone a consideración de la Gerencia General.

18

Gerencia General

Recibe la documentación la revisa, aprueba y remite el POA consolidado al Ministerio de Economía y Finanzas.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 120 días. 90

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN 01.01. FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO 01.01.01. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DEL POA

Tarea

Dpto. Planificación Estratégica

1

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Jurídico

Gerencia General

Área y/o Unidad Organizacional

Inicio

Establece Metodología e instrumentos para inicio de elaboración del POA

2 Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Revisa la documentación y remite al Depto. Juridico

3

Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Aprueba cronograma e instrumentos?

Pone a consideración del Gerente General Ejecutivo

4

NO

Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Aprueba cronograma e instrumento s?

5

91 Instruye a las áreas y/o Unidades Organizacionales inicio de formulación del POA

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

6

Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Instructivo para inicio de formulación del POA

Instructivo para inicio de formulación del POA

Realiza talleres de capacitación e información Metodología e instrumentos para la formulación del POA Envía metodología, instrumentos e instructivos

Instructivo para inicio de formulación del POA

Inician Formulación del POA por área Organizacional

1

92

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN 01.01. FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 01.01.01.ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Tarea

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Áreas y/o Unidades Organizacionales 1 Elaboran el análisis de situación y del entorno

Análisis de situación y del entorno

13

Análisis de situación y del entorno

Con el análisis de situación y del entorno se reúnen con el Gerente General

En base a los resultados del análisis de situación y del entorno formulan los objetivos de gestión

14

Definidos los objetivos de Gestión estos son difundidos a todas las áreas y/o Unidades organizacionales de la Empresa

Objetivos de Gestión

En base a los objetivos de Gestión se determinan los Objetivos Específicos

15

En base a los objetivos Específicos se determinan Operaciones de Funcionamiento, indicadores y recursos requeridos y se remite a la GAF

Anteproyecto de POA

Anteproyecto de POA

93

16

Anteproyecto de POA

Revisa documentación y remite a la Unidad de Planificación y Sistemas para su consolidación e informe final

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Revisa documentación y consolida la misma

Elabora informe para la aprobación del POA Institucional

2

94

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN 01.01. FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 01.01.01.ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Tarea

24

Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Áreas y/o Unidades Organizacionales

2

POA Institucional

POA Institucional

Informe para aprobación del POA Institucional

Informe para aprobación del POA Institucional

25 POA Institucional Revisa la documentación y remite a la Dpto. Jurídico para su revisión

Informe para aprobación del POA Institucional

POA Institucional Revisa POA Institucional e informe para la aprobación del POA y pone en consideración del Gerente General

26

Informe para aprobación del POA Institucional

Aprueba informe?

Aprueba informe y POA y remite al Ministerio de Economía y Finanzas

FIN

27

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

95

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Ministerio de Economía y Finanzas Publicas

Informa el Presupuesto asignado a la entidad en el Presupuesto General de la Nación (PGN).

2

Gerencia General

Recibe información e Instruye la reformulación del POA de la Entidad.

3

Área y/o Unidad Organizacional

Recibe nuevo Presupuesto asignado y procede a realizar la reformulación del POA.

4

Área y/o Unidad Organizacional

Remite POA reformulado a la Gerencia Administrativa y Financiera-

5

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa la documentación y remite a la Unidad planificación Estratégica para su consolidación e informe final.

6

Dpto. planificación Estratégica

Recibe la documentación, la revisa y consolida el POA institucional.

7

Dpto. planificación Estratégica

Pone en consideración el informe final aprobación del POA Institucional.

8

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa la documentación en coordinación con el Dpto. Jurídico y remite a la Gerencia General para su aprobación.

9

Gerencia General

Revisa la documentación y Resolución Administrativa expresa.

10

Dpto. planificación Estratégica

Archiva Resolución Administrativa.

aprueba

para la

mediante

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:

96

Aproximadamente 60 días.

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN 01.01. FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO 01.01.02. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA

Tarea 1

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia General

Dpto. Jurídico

Área y/o Unidad Organizacional

Inicio

Informa a la Empresa el Presupuesto asignado en el PGN

2

Presupuesto asignado a la Empresa

Presupuesto asignado a la Empresa

Recibe nuevo presupuesto e instruye la reformulación del POA

Presupuesto asignado a la Empresa

Procede a realizar la reformulación del POA del Área y/o Unidad Organizacional y remite a la GAF

3

POA reformulado

POA reformulado

Recibe documentación y remite a la Unidad de Planificación y Sistemas para su consolidación e informe final

POA reformulado

4 Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Revisa, consolida POA Institucional, elabora informe para su aprobación y remite a la GAF

Instructivo para inicio de formulación del POA

5

Metodología e instrumentos para la formulación del POA

Revisa la documentación y pone a consideración del Gerente General

Instructivo para inicio de formulación del POA

6

Aprueba informe?

NO

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

97

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

Aprueba POA reformulado mediante Resolución Administrativa

7

Resolución Administrativa de Aprobación del POA

Resolución Administrativa de Aprobación del POA

Archiva Resolución Administrativa

FIN

98

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Dpto. planificación Estratégica

Elabora cronograma de realización del seguimiento y evaluación a la ejecución del POA y lo pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Revisa cronograma y pone a consideración de la Dpto. Jurídico.

3

Departamento Jurídico

Revisa cronograma y aprueba el mismo para posteriormente remitir el documento a la Gerencia General

4

Gerencia General

Aprueba cronograma e instruye a todas las áreas organizacionales la realización del seguimiento y evaluación del POA.

5

Área y/o Unidad Organizacional

Verifican la ejecución de las diferentes operaciones para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el POA y elaboran el informe correspondiente en los formularios establecidos.

6

Área y/o Unidad Organizacional

Remite la información a la Gerencia Administrativa y Financiera.

7

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe la documentación, la revisa y envía al Dpto. planificación Estratégica para su consolidación y elaboración del informe respectivo.

8

Dpto. planificación Estratégica

Consolida la información, elabora informe y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

9

Gerencia Administrativa y Financiera.

En coordinación con la Dpto. Jurídico revisa informe y en caso de no existir observaciones pone a consideración del Gerente General.

10

Gerencia General

Recibe informe y si corresponde instruye a las Áreas y/o Unidades Organizacionales la aplicación de medidas correctivas.

11

Área y/o Unidad Organizacional

Recibe instructivo correspondientes.

y

aplica

las

medidas

correctivas 99

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Puede ser realizado de manera semestral, el tiempo de duración del procedimiento es de 30 días. 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN 01.01. FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO 01.01.02. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA

Tarea 1

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Jurídico

Gerencia General

Área y/o Unidad Organizacional

Inicio

Elabora cronograma para realizar seguimiento y pone a consideración de la GAF

2

Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo

Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo

Revisa instructivo y pone a consideración de la Dpto. Jurídico

Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo

Revisa el cronograma y pone a consideración del Gerente General

3

Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo

Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo

Aprueba cronograma?

Instruye la realización del seguimiento y evaluación del POA

4

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Instructivo para realizar seguimiento al POA

Instructivo para realizar seguimiento al POA

Cronograma e Instructivo para realizar seguimiento al POA

Cronograma e Instructivo para realizar seguimiento al POA

Fecha de Revisión

100

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

5-6 Realiza el seguimiento y evaluación al POA y remite a la GAF

Seguimiento y evaluación del POA

Seguimiento y evaluación del POA

Seguimiento y evaluación del POA

Revisa documentación y remite a la UPS para consolidación y elaboración de informe técnico

1

101

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN 01.02.SEEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES PROCEDIMIENTO 01.02.01. REALIZACION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL POA

Tarea

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Jurídico

Gerencia General

Área y/o Unidad Organizacional

1

1 Consolida información y elabora informe técnico

Informe Técnico

Informe Técnico

2 Revisa informe técnico y pone a consideración del Dpto. Jurídico

Informe Técnico

Revisa informe técnico y pone a consideración del Gerente General

Informe Técnico

3

Informe Técnico

Aprueba informe?

Instruye la toma de medidas correctivas si corresponde

4

Instructivo para la adopción de medidas correctivas

Instructivo para la adopción de medidas correctivas

Realiza las medidas correctivas para mejorar la ejecución del POA

FIN

5-6 26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

102

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERATORIA

N°

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

1

Área y/o Unidad Organizacional

Elabora informe técnico justificando el motivo de la reformulación del POA y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera.

2

Gerencia Administrativa y Financiera

Recibe el informe y solicita opinión técnica del Dpto. planificación Estratégica como área técnica especializada.

3

Dpto. planificación Estratégica

Recibe la documentación y emite informe recomendando o no la aprobación de la solicitud y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera para su consideración.

4

Gerencia Administrativa y Financiera.

Recibe la documentación y la pone en consideración del Gerente General.

5

Gerente General

Revisa documentación, autoriza modificación del POA e instruye realizar la modificación a la Dpto. planificación Estratégica

6

Dpto. planificación Estratégica

Realiza la modificación y consolidación del POA.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 20 días.

103

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN 01.02. SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES 01.02.02. REFORMULACION Y AJUSTES AL POA

Tarea

Área y/o Unidad Organizacional

Gerencia Administrativa y Financiera

Dpto. Planificación Estratégica

Gerencia General

Inicio

1

Elaboran informe técnico solicitando y justificando la modificación del POA

Solicitud de modificación del POA

2

Solicitud de modificación del POA

Revisa informe y solicita opinión técnica de la Unidad de Planificación y Sistemas

Solicitud de modificación del POA

Revisa documentación y emite opinión técnica recomendando o no la modificación del POA

3

Solicitud de modificación del POA

Solicitud de modificación del POA

Opinión Técnica

Opinión Técnica

Revisa documentación y pone a consideración del Gerente General

Solicitud de modificación del POA

Opinión Técnica

4

104 Autoriza modificación?

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

5

Instruye a la Gerencia Administrativa Financiera realizar modificación del POA

Instructivo

Instruye a la Unidad de Planificación y Sistemas realizar modificación del POA

Instructivo

Realiza modificación del POA

Fin

105

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Activos Fijos Inmuebles 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a. Recibir los bienes. b. Incorporar al registro de Activos Fijos Inmuebles. c. Efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes. d. Asignar los bienes. e. Salvaguardar los bienes. f. Realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los bienes.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibir los bienes

Incorporar al registro de Activos Fijos Inmuebles

Efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes.

Asignar los bienes

Salvaguardar los bienes

Realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los bienes

106

26/04/2010

PROCESOS Y FLUJOS

Fecha de Edición

Vº Bº GERENCIA GENERAL

Fecha de Revisión

MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Activos Fijos Muebles 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA

a) b) c) d) e) f) g) h) 3.

Recibir los bienes. Registrar el ingreso de bienes. Identificar los bienes de consumo. Codificar los bienes de consumo. Clasificar los bienes de consumo. Salvaguardar los bienes. Asignar los bienes. Controlar los bienes. DIAGRAMA DE FLUJO

Recibir los bienes

Registrar el ingreso de bienes

Identificar los bienes de consumo

Codificar los bienes de consumo

Clasificar los bienes de consumo

Salvaguardar los bienes

Asignar los bienes

Controlar los bienes

107

26/04/2010

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Almacenes 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

3.

Recibir los bienes de consumo. Registrar el ingreso de bienes. Identificar los bienes de consumo. Codificar los bienes de consumo. Clasificar los bienes de consumo. Catalogar los bienes de consumo. Almacenar los bienes de consumo. Registrar el movimiento de bienes. Realizar la Salvaguarda de los bienes. Distribuir los bienes de consumo. Efectuar la salida de bienes.

DIAGRAMA DE FLUJO Recibir los bienes de consumo Registrar el ingreso de bienes

Identificar los bienes de consumo

Codificar los bienes de consumo

Clasificar los bienes de consumo

Catalogar los bienes de consumo Almacenar los bienes de consumo

Efectuar la salida de bienes

Distribuir los bienes de consumo

Realizar la Salvaguarda de los bienes

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Registrar el movimiento de bienes

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108

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Servicios Generales 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir solicitud de instalación, mantenimiento o reparación básica sobre el sistema eléctrico, instalaciones sanitarias, pintado entre otros. b) Efectuar lo solicitado. c) Solicitar la verificación del trabajo efectuado al área pertinente. d) Llevar un control de todos los mantenimientos realizados por Unidad y por Rubro.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibir solicitud de instalación, mantenimiento o reparación básica

Efectuar lo solicitado

Solicitar la verificación del trabajo efectuado al área pertinente

Llevar un control de todos los mantenimientos realizados por Unidad y por Rubro

109

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1.

IDENTIFICACION

1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Desarrollo Sistemas de Información 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Administración y Desarrollo de Sistemas 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA

a) Para iniciar el desarrollo de un sistema, los jefes de Depto. o área deberán llenar el formulario de solicitud y justificación (Ver punto 1.6) debidamente firmado por los responsables y enviar a la jefatura del Depto. de Telecomunicaciones e Informática mediante una hoja de ruta. b) El Depto. o área que solicite el desarrollo de un sistema deberá proporcionar toda la información necesaria en el formulario para la elaboración del mismo y especificará los objetivos y alcances que persiguen para el desarrollo de sus actividades. c) El área solicitante designará uno o más responsables que coordine con el grupo de desarrollo para aclarar cualquier duda o dar el seguimiento que corresponde al sistema, ya que es necesaria una retroalimentación constante. d) El área solicitante deberá sujetarse a los tiempos que se requieran para la elaboración del sistema en cuestión. e) El área solicitante debe considerar la planificación y los 5 pasos fundamentales para el Desarrollo de Sistemas de Información (ver Anexo 1) y el tiempo que lleva cada fase, para esto debe coordinar con el Depto. de Telecomunicaciones e Informática el tiempo que llevará el desarrollo. f) El Depto. de Telecomunicaciones e Informática, realizará una evaluación del requerimiento y planeará el desarrollo considerando las prioridades (como primera regla), la factibilidad, el costo que representa, los recursos que se tiene, si se tienen las herramientas para el desarrollo y otros que sean necesarios. g) El Depto. de Telecomunicaciones e Informática luego de la evaluación determinará la factibilidad del desarrollo: A. Se desarrollará en dependencias de BoA. B. Será desarrollado por “terceros” o una empresa externa. C. Se adquirirá el sistema en cuestión. 110

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A. Si se define que el desarrollo se realizará en BoA.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá desarrollar el sistema cumpliendo con las normas procedimentales de software y utilizando los procedimientos, metodologías y tecnologías adecuadas y acordes al Hardware y Software de propiedad de BoA. B. Si se define por el desarrollo mediante “terceros” o una empresa externa.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática elaborará un informe especificando las razones para dicha determinación.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática será el intermediario y/o coordinador entre la empresa contratada y el usuario final.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática será el que proporcione la información necesaria para el desarrollo del sistema en cuestión.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá cuidar el conocimiento (no-hau) de sus dependientes y de la empresa en su conjunto.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá cuidar la propiedad intelectual y derechos de BoA, coordinando con el Depto. de Asesoría Legal elaborando los documentos de respaldo necesarios para el efecto.  La contratación se deberá ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto el Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá coordinar con dicho Depto. y el Depto. de Asesoría Legal para elaborar los documentos necesarios. C. Si se define por la adquisición del sistema.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática procederá a realizar las pruebas necesarias del sistema desarrollado en coordinación con el usuario final del área solicitante, realizando las adecuaciones o modificaciones necesarios.  El Depto. de Telecomunicaciones e Informática elaborará un informe especificando las razones para dicha determinación.  El Depto. de telecomunicaciones e Informática coordinará con el área en cuestión y las áreas necesarias para explicar el informe y las razones.  La contratación se deberá ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto el Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá coordinar con dicho Depto. y el Depto. de Asesoría Legal para elaborar los documentos necesarios  Una vez concluido el Desarrollo del Sistema y las pruebas correspondientes, el Sistema será entregado para su correspondiente explotación.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO. Llenado del Formulario de Solicitud

Área solicitante Entrega Depto. de Telecomunicaciones e Informática

Se considerará: Proceso de Evaluación

o Prioridades o Factibilidad o Costo o Recursos o Herramientas o Otros necesarios

A

Factibilidad del Desarrollo

Desarrollo en BoA

C Adquisición del Sistema

Desarrollo por “terceros” O una empresa externa

B

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112

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A

Desarrollo en DTI de BoA Según normas y procedimientos de software Utilizando metodologías y tecnologías adecuadas y acordes al hardware y Software propio de BoA

X

B Razones del porque se contrata a “terceros” DTI - Preparar Informe

Proceso de Evaluación

Se contrata?

NO SI “terceros” empresa

Usuario

o DTI - Interactuar y coordinar con “terceros” y el usuario

X

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C Razones del porque se debe adquirir el sistema DTI - Preparar Informe

DTI - Explicará las razones según el informe

Usuario Áreas – Solicitante y otras necesarias

Proceso de Evaluación

Se adquiere?

DTI - Interactuar con las áreas involucradas

114 DTI – Áreas necesarias Evaluar propuestas Adquirir la más adecuada

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X

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X

DTI – Realizará las pruebas necesarias y tests correspondientes

Errores?

SI

DTI – Coordinar modificaciones y adecuaciones con el usuarios y/o las empresas contratadas

NO

Entrega del Sistema para su explotación.

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ANEXO 1

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Plan Estratégico Proyectos de Sistemas NO planeados con anticipación Elaborar Objetivos Globales

Identificar proyectos de SI

Definir prioridades y elegir proyectos

Analizar necesidades de recursos

Definir programas de trabajo y fechas límite

Desarrollar el documento de planeación del SI

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PASOS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Investigación del Sistema Entender el Problema

Análisis del Sistema Entender la solución

Diseño y Desarrollo del Sistema Elegir y plantear la mejor solución

Puesta en Operación del Sistema Poner en efecto la solución

Mantenimiento y Revisión del Sistema Evaluar los resultados de la solución

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Soporte Sistemas Informáticos 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Área de Soporte y Mantenimiento 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA

a) El proceso tendrá el inicio con el registro del requerimiento en el sistema de tickets electrónicos para solicitud de soporte de sistemas informáticos. b) El mismo será recepcionado por el Jefe del Dpto. de Telecomunicaciones e Informática quien evaluara el requerimiento y derivara al responsable del atender el sistema de información dentro el departamento de Telecomunicaciones e Informática. El administrador o responsable del sistema de información aplicara el o los procedimientos establecidos para cada caso. c) Una vez atendido el caso este deberá tener la conformidad del solicitante con la respuesta de conformidad que deberá ser registrado en el sistema de tickets electrónico abierto para el requerimiento. Y comunicado vía correo electrónico a los participantes en el caso.

119

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3. DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO DE SOPORTE DE SISTEMAS INFORMATICOS

PROCESO

SUBPROCESO

SOPORTE TECNICO

SOPORTE DE SISTEMAS INFORMATICOS

PERSONAL DE DPTO. DE TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA

USUARIO

PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE SOPORTE DE SISTEMAS INFORAMTICOS

PROVEEDOR DE SISTEMAS EXTERNO

AREAS RESPONSABLES DEPTO. DE TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA

SISTEMAS EMPRESARIALES

INICIO

Registra su tickets electronico de requerimiento de soporte se sistemas Informáticos

Recibe diariamente Los tickets de requerimientos registradas en el sistema electrónico de soporte de sistemas , y determina los procedimientos a seguir y quienes lo realizaran

Analiza el requerimiento y establece el procedimiento a seguir para atender el caso en el sistema especifico

Soporte del Sistema Interno

No

Si se cuenta con contraro de soporte del sistema solicitar la atención del requerimiento.

Si 1

2

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SOPORTE TECNICO

PERSONAL DE DPTO. DE TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA

SOPORTE DE SISTEMAS INFORMATICOS

USUARIO

SERVICIOS DE SOPORTE DE SISTEMAS INFORAMTICOS

PROVEEDOR DE SISTEMAS EXTERNO

DEPTO. DE TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA

SISTEMAS EMPRESARIALES

1 2

Aplica el procedimiento definido para la resolución del requerimiento y notifica a través del ticket electrónico al usuario solicitante

Cuenta con soporte

No Se pone en conocimiento para la gestión de pasos a seguir para la atencion del requerimiento anivel empresa.

Si

Realiza la atención del requerimiento y se comunica con los usuarios que intervienen.

Realiza el seguimiento a la atención del requerimiento hasta la aceptación del usuario final. Recibe la notificación de atención a su requerimiento y envía la conformidad via el sistema de registro de tickets electronicos

FIN

121

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Mantenimiento de Sistemas 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Área de Soporte y Mantenimiento 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA

a) Área Solicitante llena el formulario de solicitud y justificación de mantenimiento de sistemas b) El formulario de solicitud y justificación de mantenimiento de sistemas es presentado a Gerencia Administrativa Financiera mediante una hoja de ruta. c) La Gerencia Administrativa Financiera derivara el requerimiento al Departamento de Telecomunicaciones e Informática. d) El Departamento de Telecomunicaciones e Informática deriva el requerimiento para su análisis al área de Desarrollo y Administración de sistemas. e) El Área de Desarrollo de Sistemas Registra el requerimiento y/o petición y determina qué tipo de mantenimiento es y asigna al responsable de atender la petición. f) El personal asignado realiza un análisis y/o evaluación de la petición y genera una propuesta de solución o rechaza el mismo. g) El personal asignado prepara la implementación de la modificación (identificando que elementos serán afectados y definen un plan de acción todo esto se valida con un plan de regresión). h) Seguimiento y Evaluación de los cambios hasta la aceptación.

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO Petición De Mantenimiento Área Solicitante llena el formulario de solicitud y justificación de mantenimiento de sistemas

Gerencia Administrativa Financiera recibe solicitud y deriva a departamento de Telecomunicaciones e Informatica

Departamento de Telecomunicaciones e Informática deriva el requerimiento al Área de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Mantenimiento de Sistemas de Información

Figura 1.

Mantenimiento de Sistemas de Información



Se evalúa si la petición es factible de atender y se define que tipo de mantenimiento es

Resultados de Implantación y aceptación del sistema Plan de mantenimiento

Registro de la petición

Análisis de la petición

Preparación de la Implementación de la modificación

Seguimiento y evaluación de los cambios hasta la aceptación

      

Cambios implantados y aceptados Catalogo de peticiones Propuesta de Soluciones Análisis de Impacto de Cambios Plan de Acción Plan de pruebas de Regresión Evaluación del Cambio Resultado de Pruebas

Entradas Externas Petición de Mantenimiento

123

Figura 2.

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Registro de la perición

Registro de la Petición

Asignación de la Petición

Análisis de la petición

Figura 3.

Preparación de la Implementación de la Modificación

Identificación de los elementos afectados

Establecimiento del Plan de Acción

Especificaciones del Plan de Pruebas de Regresión

Seguimiento y evaluación

Figura 4.

Seguimiento y evaluación de los cambios hasta la aceptación

Seguimiento de los Cambios

Realización de las Pruebas de Regresión

Aprobación y Cierre de la Petición

124

Figura 5.

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1.

IDENTIFICACION

1.2 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Información Gerencial 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Telecomunicaciones e Informática 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Identificación de las áreas cuyo manejo de información es relevante para la toma de decisiones de la empresa. (Telecomunicaciones e Informática). b) Identificación de indicadores, variables y resumen de contenidos de información, por área organizacional, relevantes para la toma de decisión de la empresa.(Telecomunicaciones e Informática – Áreas de Información Gerencial). c) Determinar que información es importante para el mejor desempeño de las unidades y eliminar información innecesaria. (Telecomunicaciones e Informática – Áreas de Información Gerencial). d) Evaluación (sencillez, tiempos de procesamiento), de los formularios y procedimientos actuales e introducción de nuevos si el caso amerita. (Telecomunicaciones e Informática – Áreas de Información Gerencial) e) Desarrollo del Sistema de Información Gerencial, con el uso de herramientas de Business Intelligence (BI) y OLAP. f) Implementación de elementos de control (SmartCard), al sistema de información gerencial, para verificación de consistencia de información y satisfacción de usuario. g) Capacitar al personal en las herramientas de gestión de información gerencial. h) Acceso a información por parte de las unidades involucradas en la gestión de información gerencial.

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Fecha de Revisión

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3. DIAGRAMA DE FLUJO. Gestion de Informacion Gerencial Departamento Telecomunicaciones e Informatica

Identificación de las áreas cuyo manejo de información es relevante para la toma de decisiones de la empresa

Areas con manejo de Informacion Gerencial.

Determinar que información es importante para el mejor desempeño de las unidades y eliminar información innecesaria.

Identificación de indicadores, variables y resumen de contenidos de información, por área organizacional, relevantes para la toma de decisión de la empresa.

Desarrollo del Sistema de Informacion Gerencial, con el uso de herramientas de Business Intelligence (BI) y OLAP

Evaluacion (sencillez, tiempos de procesamiento), de los formularios y procedimientos actuales e introduccion de nuevos si el caso amerita

Implementacion de elementos de control (SmartCard), al sistema de informacion gerencial, para verificacion de consistencia de informacion y satisfaccion de usuario

Capacitar al personal en las herramientas de gestion de informacion gerencial.

Acceso a informacion por parte de las unidades involucradas en la gestion de informacion gerencial.

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Información Gerencial 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Telecomunicaciones e Informática 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a. El proceso se inicia con la recepción de la solicitud al área de Telecomunicación e Informática y finaliza con la prestación del servicio solicitado. b. Para el caso de que el proyecto deba ser aprobado este se inicia con la aprobación del proyecto tecnológico por parte del Gerente General y finaliza con la coordinación de la ejecución del proyecto de desarrollo en el área de Telecomunicación e Informática.

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO.

128

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Seguridad de Tecnologías de Información 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Telecomunicaciones e Informática 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) La operación del proceso se inicia con el requerimiento, solicitud, incidente, mejora continua o avance tecnológico por parte de la organización. b) El paso siguiente es la continuación del ciclo de vida de seguridad de TI, recorriendo los siguientes pasos  Evaluación  Diseño  Implementar  Administración y Soporte  Capacitación Continua c) La operación concluye con la implementación, seguimiento y administración de esquemas y medidas de seguridad de TI.

3. DIAGRAMA DE FLUJO.

Solicitud

Proceso

Esquemas

Seguridad

y Medidas

De TI

de Seguridad

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Solicitud, Incidente Mejora continua

Evaluación

Establecer Contexto Identificar Riesgos

Analisis y Evaluación de Riesgos

Tratar riesgos Monitorear y Comunicar

Diseño

Implementar

Administración y Soporte

Esquemas y Medidas 130

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Conectividad y Comunicaciones 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Telecomunicaciones e Informática 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) b) c) d)

Inicia con la generación de un requerimiento Verificación de condiciones de infraestructura tecnológica disponible. Desarrollo del diseño. Análisis de la factibilidad de implementación. Si no corresponde se procede al rediseño. e) Se realiza la adquisición de recursos y/o equipamiento. f) Se realiza implementación. g) Se concluye con la puesta en marcha, prueba de sistemas y conformidad de los solicitantes.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio Solicitud o requerimientos

Verificación de condiciones de infraestructura tecnológica

Diseño

Factibilidad

NO

SI Adquisición de recursos y/o equipamiento

Implementación

Puesta en marcha y conformidad de los solicitantes

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1.

IDENTIFICACION

1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Conectividad y Comunicaciones 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Telecomunicaciones e Informática 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Inicia con la solicitud del soporte Help Desk generando un ticket vía Intranet. b) Identificación del problema si corresponde a nivel de software o hardware. c) Analizar el problema. d) Ver recursos de factibilidad, si no corresponde se recomienda al usuario procedimiento a seguir. e) Procede con la aplicación de la solución. f) Concluye con Vº Bº del usuario cerrando el caso.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio de caso Solicitud de soporte

Identificación del problema Software o Hardware

Análisis del problema

Software

Si No

Si No

Deriva al área correspondiente

Hardware Factibilidad de recursos

Recomendación al usuario

NO

Si

Aplicación para la solución

Vº Bº del usuario

Análisis del problema

Factibilidad de recursos

Recomendación al usuario

NO

Si Aplicación para la solución

Vº Bº del usuario

Cierre de caso

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Formulación de planes 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial y Marketing 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Analizar los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas de BoA, para la realización de Planes de Desarrollo. b) Elaborar un Plan, que responda a solución de los requerimientos y necesidades de las áreas. c) Realizar la socialización para su aprobación del Plan elaborado. d) Presentar el Plan aprobado a Gerencia General para su aprobación.

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Analizar los requerimientos y necesidades de las diferentes área

Elaborar un Plan, que responda a solución de los requerimientos y necesidade

Realizar la socialización para su aprobación del Plan

Presentar el Plan aprobado a Gerencia General para su aprobación

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Análisis de apertura de nuevos mercados 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial y Marketing 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Solicitar la información del estudio de mercado realizado. b) Verificar los itinerarios a ser cubiertos, en función a la disponibilidad de la flota de aeronaves, permisos de operación y otros. c) Analizar la posibilidad de precios a ser lanzados para cubrir nuevos rutas aéreas. d) Elaboración de un estudio de Plan de Negocios, para ver la factibilidad económica de realización. e) Solicitar al Departamento Legal, los trámites para iniciar los itinerarios aprobados, una vez aprobado el Plan de Negocios. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Solicitar la información del estudio de mercado realizado.

Verificar los itinerarios a ser cubiertos

Analizar la posibilidad de precios a ser lanzados para cubrir nuevos rutas aéreas

Elaboración de un estudio de Plan de Negocios, para ver la factibilidad económica

Solicitar al Departamento Legal, los trámites para iniciar los itinerarios aprobados,

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Análisis y evaluación de auspicios 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial y Marketing 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recepcionar la solicitud de requerimiento y auspicio. b) Realizar el análisis y la evaluación financiera de la solicitud. c) Remitir a Gerencia General para su aprobación. d) Recepcionar el instructivo de Gerencia con la aprobación. e) Elaborar la organización del auspicio, y fijar un responsable. f) Participar en eventos de auspicio. g) Realizar el control y la evaluación del auspicio. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Recepcionar la solicitud de requerimiento y auspicio

Realizar el análisis y la evaluación financiera de la solicitud

Remitir a Gerencia General para su aprobación

Recepcionar el instructivo de Gerencia con la aprobación

Elaborar la organización del auspicio, y fijar un responsable

Realizar la participación en el evento de auspicio

Realizar el control y la evaluación del auspicio

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Información Global Gerencial 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial y Marketing 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Solicitar resultados por: itinerarios, tarifas, reservas, ventas, marketing y regionales. b) Elaborar informes mensuales por área, de manera compilada. c) Elaborar informes globales, a través del sistema gerencial. d) Distribuir la información verificada y aprobada a las áreas específicas de BoA. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Solicitar resultados por: itinerarios, tarifas, reservas, ventas, marketing y regionales

Elaborar informes mensuales por área, de manera compilada

Elaborar informes globales, a través del sistema de gerencial

Distribuir la información verificada y aprobada a las áreas específicas de BoA

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Realización Itinerarios y Tarifas 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Itinerarios y Tarifas 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA    

Realizar cronogramas de proyectos de Itinerarios. Preparar los cuadros de horas voladas, utilización por tipo de nave y flota. Programar el itinerario en el sistema de distribución CRS-GDS. Comunicar a los Departamentos de Asuntos Internacionales, Tráfico y entidades externas el cronograma de itinerarios aprobado. Coordinar con control vuelos, mantenimiento y reservas, el cronograma de itinerarios aprobados. Evaluar la competencia de tarifas por medio de GDS`s y/o ATPCO. Realizar la codificación, publicación y administrar las tarifas reglas y routings en el

  

GDS/CRS específico (sistemas de reservas). 3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Realizar cronogramas de proyectos de Itinerarios

Preparar los cuadros de horas voladas, utilización por tipo de nave y flota

Programar el itinerario en el sistema de distribución CRSGDS

Comunicar a Depto. de Asuntos Internacionales, Tráfico y entidades externas el cronograma de itinerarios aprobado

Coordinar con control vuelos, mantenimiento y reservas, el cronograma de itinerarios aprobados

Evaluar la competencia de tarifas por medio de GDS`s y/o ATPCO

Realizar la codificación, publicación y administrar las tarifas reglas y routings en el GDS/CRS específico

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Formulación de Ventas 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Ventas 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Planificar y presupuestar el proceso del plan de ventas de la gestión. b) Elaborar programas de venta y promoción. c) Estructurar la organización de las ventas de acuerdo a los diferentes mercados que se opere o se origine las ventas. d) Evaluar a las estaciones de venta, agencia de viajes el cumplimiento de objetivos. e) Evaluar opciones de servicios complementarios que le concedan valor agregado al producto de BoA. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Planificar y presupuestar el proceso del plan de ventas de la gestión

Elaborar programas de venta y promoción

Estructurar la organización de las ventas

Evaluar a las estaciones de venta, agencia de viajes el cumplimiento de objetivos

Evaluar opciones de servicios complementarios que le concedan valor agregado al producto de BoA

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Promoción de Ventas Nacionales 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Promoción Ventas Nacionales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Organizar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos. b) Coordinar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos. c) Evaluar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos. d) Evaluar descuentos a patrocinios y/o auspicios que tengan interés comercial para la Empresa. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Organizar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos

Coordinar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos

Evaluar procedimientos de atención a usuarios domésticos y eventos

Evaluar descuentos a patrocinios y/o auspicios que tengan interés comercial para la Empresa.

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión Ventas Internacionales 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Promoción Ventas Internacionales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Organizar procedimientos de atención a usuarios internacionales. b) Coordinar procedimientos de atención a usuarios internacionales. c) Evaluar procedimientos de atención a usuarios internacionales. d) Controlar el correcto cumplimiento en aplicación de incentivos y promociones, descuentos tarifarios de cada mercado. e) Controlar y evaluar patrocinios y auspicios con valor agregado al producto de BoA. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Organizar procedimientos de atención a usuarios internacionales

Coordinar procedimientos de atención a usuarios internacionales

Evaluar procedimientos de atención a usuarios internacionales

Controlar el correcto cumplimiento en aplicación de incentivos y promociones, descuentos tarifarios de cada mercado

Controlar y evaluar patrocinios y auspicios con valor agregado al producto de BoA

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión Ventas Carga 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Promoción Ventas Carga 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Participar, coordinar y elaborar medidas que garanticen venta de carga Nacional e Internacional. b) Dirigir las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas del servicio de transporte de carga. c) Controlar estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas. d) Evaluar las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas.

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Participar, coordinar y elaborar medidas que garanticen venta de carga interna y externa

Dirigir las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas del servicio de transporte de carga

Controlar estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas

Evaluar las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Ventas WEB 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Ventas 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Procesar las ventas y solicitudes de información recibidas a través de Internet. b) Verificar la información de tarjetas de crédito registradas en las reservas de los pasajeros. c) Emitir los boletos electrónicos correspondientes. d) Notificar los cambios generados en el PNR sobre nuevos horarios de los vuelos. e) Responder todas las solicitudes recibidas a través de la WEB.

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procesar las ventas y solicitudes de información recibidas a través de Internet.

Verificar la información de tarjetas de crédito registradas en las reservas de los pasajeros

Emitir los boletos electrónicos correspondientes

Notificar los cambios generados en el PNR sobre nuevos horarios de los vuelos

Responder todas las solicitudes recibidas a través de la WEB

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Control de reservas Help desk 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Control de Reservas Help Desk 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Atender Reservas b) Asignación de pre-reserva de asientos a los grupos reconfirmados. c) Procesar solicitudes de pasajes grupales originadas por agencias de viajes u operadores a nivel sistema. d) Administrar correctamente la distribución de asientos, a nivel sistema, y unidades de Revenue Management. e) Realizar cambio menor a requerimiento y mayor de itinerario hasta 48 horas a futuro. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Atender Reservas

Asignación de prereserva de asientos a los grupos reconfirmados

Procesar solicitudes de pasajes grupales originadas por agencias de viajes u operadores a nivel sistema

Administrar correctamente la distribución de asientos, a nivel sistema, y unidades de Revenue Management

Realizar cambio menor a requerimiento y mayor de itinerario hasta 48 horas a futuro

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Atención Call Center 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad Call Center 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Atención de llamadas telefónicas a través de la línea gratuita para reservas e informes. b) Brindar información de tarifas nacionales e internacionales, de tarifas de convenio, tarifas especiales y otros. c) Ejecutar modificaciones, cancelaciones, divisiones, reducciones y asignación de prereserva de asientos, solicitado por los pasajeros o las agencias de viajes. d) Procesar las solicitudes de servicios especiales. e) Procesar la reconfirmación de las reservas. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Atención de llamadas telefónicas a través de la línea gratuita para reservas e informes

Brindar información de tarifas nacionales e internacionales, de tarifas de convenio y tarifas especiales

Ejecutar modificaciones, cancelaciones, divisiones, reducciones y asignación de pre-reserva de asientos, solicitados

Procesar las solicitudes de servicios especiales

Procesar la reconfirmación de las reservas

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Atención al cliente 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Brindar información a los usuarios. b) Atender reclamos de los usuarios. c) Dar respuesta a las solicitudes de información y de reclamos. d) Realizar seguimiento de las solicitudes de reclamos. e) Verificar la atención a los usuarios en Aeropuertos y áreas de la Empresa. 3. DIAGRAMA DE FLUJO

Brindar información a los usuarios

Atender reclamos de los usuarios

Dar respuesta a las solicitudes de información y de reclamos

Realizar seguimiento de los reclamos

Verificar la atención a los usuarios en Aeropuertos y áreas de la Empresa

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1. IDENTIFICACION. 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Proceso de Cobro en Cajas 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Cajeros de venta de boletos 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA Para la apertura diaria de Cajas se deberá prever un monto base en moneda fraccionada. a) En los puntos de venta el Cajero realizará cobros por diferentes conceptos:

b) c) d) e)

 Venta de pasajes aéreos al contado  Venta de pasajes aéreos con tarjeta de crédito o débito  Venta de pasajes aéreos con Cuenta Corriente  Venta de pasajes aéreos con canjes MCO  Venta de pasajes aéreos con notas internas  Venta en agencias de viajes Adjunta la documentación de respaldo de la emisión Cobra el pasaje Introduce al Sistema SAI y pasa a contabilidad Archiva la documentación que permanecerá en el punto de ventas.

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Venta de pasajes aéreos con diversas formas de pago

Adjunta documentación de respaldo

El cajero cobra el pasaje, conforme la forma de pago

Introduce los boletos emitidos al sistema SAI y deriva a contabilidad

Archiva la documentación que quedara en caja.

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1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Deposito de recaudaciones 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Cajero 2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Los depósitos pueden ser de dos formas: Puntos de Venta donde se tiene contrato con Brinks y puntos de ventas sin contrato y se deposita directo a la cuenta bancaria. b) En las Agencias que recoge Brinks, lo efectua los Martes y Viernes. c) En los lugares donde no existe contrato se deposita directamente en las cuentas bancarias máximo al dia siguiente de la ventas. d) El cajero envía los formularios de recojo de Brinks o recibo de deposito directo a contabilidad.

3.

DIAGRAMA DE FLUJO

Depósitos de efectivo a Brinks o depósito en banco

Recojo de Brinks de acuerdo contrato

Depósitos directos en lugares donde no se cuenta con contrato con Brinks.

Envió de formularios de recibo de depósito directo o recojo de brinsk

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1.

IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACIÓN DEL PROCESO Análisis de apertura de nuevos mercados 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial

2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) El análisis debe ser exhaustivo y coordinado con las unidades del Depto. De Planificación Comercial b) Debe medirse la repercusión y hacer el seguimiento de ser aprobado

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO. Solicitud Información de mercado por el área de vetas o gerencia general u otros

Itinerarios verifica la posibilidad de operación considerando flota, permisos operativos y otros

El Área de Tarifas ve las posibilidades de precios a ofertar de acuerdo a costos y yelds

En base a datos obtenidos realiza el estudio y posteriormente un informe respectivo a Gerencia Comercial y defensa del mismo para su aprobación o negación.

Aprobado

Negado

En coordinación con el área legal, coordina los aspectos legales para dicha operación.

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACIÓN DEL PROCESO Cuotas de Ventas 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) El Departamento de Planificación Comercial hace entrega de las Cuotas de Venta a la Gerencia General para su debida distribución. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO. Área de Tarifas e itinerarios, coordinan en base a costos, precios e itinerarios vigentes, infir4mación necesaria para rentabilidad

Análisis de acuerdo a oferta y demanda de la región en coordinación con Planificación estratégica

Informe de Gerencia Comercial de cuotas de ventas requeridas Negado

Aprobado

Asignación de cuotas de ventas por Regionales y Personal

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Control de Cuotas de Ventas, sean estas mensuales, trimestrales o anuales.

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1.

IDENTIFICACION

1.1. DENOMINACIÓN DEL PROCESO Informe Global de Gerencia 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) El Informe Gerencial es elaborado en base a la información que se maneja en la Gerencia Comercial, en base a los reportes, a los informes, factores de ocupación, estimaciones, etc. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO.       

Itinerarios Tarifas Revenue Ventas Reservas Marketing Regionales

Recepción de informes semanales por Área.

Hacer una compilación de todos los informes

Realizar informe Global a través de un sistema de información Gerencial

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Distribuir la información a las aéreas y autoridades correspondientes.

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1.

IDENTIFICACION

1.1. DENOMINACIÓN DEL PROCESO Análisis de apertura de nuevos mercados 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) Los planes son elaborados a principio de gestión y a requerimiento de la Gerencia comercial en base a análisis exhaustivos. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO. Análisis y coordinación con Áreas involucradas

De acuerdo al tipo de plan solicitado verificar la estructura que tendrá dicho plan.

Con la información recabada de las diferentes Áreas y la estructura definida se procede a describir el plan

Al concluir con el mismo se presenta a consideración, revisión y aprobación de las áreas involucradas Negado

Aprobado

Informe y presentación Gerencia General.

a

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1.

IDENTIFICACION

1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Convenios MITA, SPAs, Code Share 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2.

CONTENIDO DEL PROCESO

2.1. OPERATORIA a) A través de un análisis constante del mercado y de las oportunidades se realizan las propuestas de posibles convenios. 3.

DIAGRAMA DE FLUJO Análisis de la necesidad del mercado para la posibilidad de realizar convenios, MITA, SPAs, Code Share

Revisión de documentos

Preparación de Información

Reuniones con áreas involucradas

Reuniones con entes externos involucrados

Negociación

Informe a Gerencia General

FIRMA CONTRATO

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Elaboración y control del presupuesto del Departamento Comercial 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) Elaborar con un presupuesto del departamento comercial. b) control por área. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Solicitan Presupuesto anual a las unidades de la Gerencia Comercial

Elaboran presupuesto Comercial

Coordina con el Área Administrativa

Envía a Gerencia Comercial para su aprobación

Gerencia Comercial controla la ejecución presupuestaria

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Análisis y evaluación de auspicios y descuentos. 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) Se recibe la solicitud, se analiza y evalúa b) El informe se envía a la Gerencia General para su consideración c) Si este informe es aprobado se envía una carta de respuesta y este proceso es enviado a ventas para su conocimiento y control. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Solicitud o requerimiento de Auspicio Análisis y Evaluación NO

SI

Informe a Gerencia General

Carta respuesta positiva

Carta Respuesta negativa

Termina Proceso

Ventas Directas

Organización y participación eventos

Informe a Ventas

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Control y Evaluación

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Análisis y evaluación de auspicios y descuentos. 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) Los responsables de Revenue Management deben contar con una capacidad de análisis que permita el razonamiento para la mejor toma de decisiones. b) Se debe tener conocimientos de elaboración y aplicación tarifaria. c) Se debe tener un conocimiento claro del itinerario y su rotación, dominio de horarios y tipos de pasajeros. d) El manejo del sistema de distribución es de importancia para la optimización de los vuelos. e) Se revisan los vuelos diariamente, semanas y meses de anticipación de acuerdo a la demanda e importancia del vuelo. f)

En caso manual la información es extraída del sistema de distribución, que por ahora es Aeropack. En caso de contar con un sistema automatizado los datos son cargados automáticamente entre sistemas.

g) Los datos obtenidos se revisan, analizan y se realiza nestings para buscar la mejor optimización de los vuelos. h) En los sistemas automatizados los vuelos con bajo factor de ocupación son alertados automáticamente, en caso manual, se verifican vuelo por vuelo hasta determinar vuelos con bajo factor de ocupación. i)

Para los vuelos con F.O. bajos se informa a los áreas de Planificación Comercial, departamento de Ventas y Marketing con el fin de buscar alternativas y estrategias para mejorar las ventas en dichos vuelos.

j)

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Para los vuelos con bastante demanda se procede a la modificación de autorizados de acuerdo al resultado del Nesting realizado.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO

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1. IDENTIFICACIÓN 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Solicitudes especiales 1.2.

RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial

2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1.

OPERATORIA

a) La solicitud es realizada por un área específica. Por lo general serán por motivos comerciales como ser: i.

Apertura de clases específicas.

ii.

Sobreventas.

iii.

Promociones especiales, auspicios y otros.

b) Revenue Management analiza la solicitud y su repercusión. c) En caso de ser satisfactoria se realiza un informe al Depto. Planificación comercial para su aprobación, y este lo envía a la Gerencia Comercial. d) Si la solicitud es negada por el Departamento de Planificación comercial o la Gerencia comercial es devuelta a la unidad de revenue management para su archivo o para su posible arreglo. e) En caso de ser aprobada se procede a la ejecución del mismo en el sistema de distribución. f) Finalmente se procede a realizar un seguimiento, análisis y repercusión del mismo.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO.

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACIÓN DEL PROCESO Planificación de Itinerarios 1.2.

RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial

2.

CONTENIDO DEL PROCESO 2.1.

OPERATORIA

a) El área comercial, en este caso Ventas de acuerdo a solicitudes o investigación, informa al Dpto. de Planificación Comercial para posteriormente instruir a la unidad de Itinerarios y Tarifas. b) Se realiza las solicitudes pertinentes a las áreas de mantenimiento, operaciones y demás áreas competentes. c) Se verifican las regulaciones aeronáuticas con la DGAC y de acuerdo a la operación con entes reguladores de países en los que se quiera realizar dicha operación. d) Una vez obtenida la información necesaria se procede a la construcción del itinerario en mallas y posteriormente en tablas con la finalidad de poner en consideración de una comisión designada para la revisión del mismo. Dicha comisión estará conformada por representantes de las diversas áreas que estén relacionadas directamente con las operaciones. e) En caso de no ser aceptada las opciones presentadas se procede con la modificación del itinerario tratando de que esté acorde a las necesidades de las áreas que participen en su ejecución. f) Una vez aprobado el itinerario, con coordinación con el Jefe de Planificación Comercial se realiza un informe a Gerencia General, quien aprobará o negará la ejecución de dicho itinerario. g) Con la aprobación de Gerencia General, se envía una carta numerada a la DGAC con el itinerario a aplicar. h) Finalmente se procede al carguío del mismo en el sistema que la empresa esté usando para efectos de reservas, venta, chequeo, etc. i) Realizar un seguimiento al itinerario cargado en sistema, reportes de sobreventa, retrasos, cancelaciones, etc. j) En operaciones internacionales hacer un seguimiento al sistema de distribución (OAG) con el fin de verificar que esté generando óptimamente en los diferentes sistemas (GDS). k) Todas las solicitudes, informes y cartas se procederá a imprimir y archivar en folders para cualquier inconveniente. 26/04/2010

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO VENTAS Requerimiento del Mercado

PLANIFICACION COMERCIAL

MM Verificar Disponibilidad de Aeronave

ITINERARIOS Y TARIFAS

Creación de mallas y tablas (varias opciones de acuerdo a necesidades comerciales y operacionales

Sujeto a aprobación con áreas involucradas

Rechazado

DIRECTORIO

NO

Verificar regulaciones Aeronáuticas DGAC y Entes reguladores de países involucrados

COMISION CCO / MM / OO / CC

Aprobado

INFORME PLANIFICACION COMERCIAL

GERENCIA GENERAL

Aprobado

OO Verificar Tripulaciones

SI

Carguío en sistema de distribución CRS

DGAC

Realizar un seguimiento al comportamiento de los vuelos

Reportes de:

Sobreventas

Retrasos

Cancelaciones

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Modificación y Cancelación de Ititnerario 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) En caso de ser problema de nave, mantenimiento informará al Dpto. de Planificación Comercial y a la unidad de Itinerarios y Tarifas cualquier inconveniente en la flota y el tiempo que no podrá estar habilitado para operar. b) Por cualquier otro motivo, operativos, comerciales o cualquier causa externa de la empresa se informará del mismo modo al Dpto. de Planificación Comercial y a la unidad de Itinerarios y tarifas para la modificación o cancelación y el archivado respectivo. c) Con la información recibida, la unidad de Itinerarios y tarifas procederá a modificar o cancelar los vuelos afectados. d) Se aprueba en coordinación con el Jefe de Planificación Comercial y posteriormente se informa a las áreas involucradas. e) En caso de que la modificación o retraso de vuelos sea por un tiempo considerable se procederá a informar a la DGAC mediante carta numerada. Las cancelaciones de cualquier vuelo deberán ser notificadas a la autoridad aeronáutica. f) Se procederá al carguío en sistema de más modificaciones o cancelaciones realizadas para que áreas de call center, counters, tráfico y toda área de atención al pasajero esté debidamente informado. g) Hacer un seguimiento y reportes del comportamiento de los vuelos modificados.

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO.

Información, Motivo: Mantenimiento de nave y otros.

PLANIFICACION COMERCIAL

ITINERARIOS Y TARIFAS

De acuerdo a la disponibilidad de nave u otro requerimiento se procede a modificación de itinerario en malla y tabla.

Aprobación del mismo.

Informe a áreas involucradas por mail: CCO,OO,CC

Informe a DGAC en caso de retraso de varias horas y cancelaciones

Carguío de modificaciones en sistema de distribución

Call Center

Reservas

Ventas/Counters/ Regionales

Tráfico/CCO

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1.

IDENTIFICACION

1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Elaboración de una estructura Tarifaria 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1. OPERATORIA a) El área comercial, en este caso Ventas de acuerdo a solicitudes o investigación, informa al Dpto. de Planificación Comercial. b) El Dpto. de Planificación Comercial instruye a la unidad de Itinerarios y Tarifas la necesidad de cualquier cálculo o análisis tarifario, incluyendo la información comercial necesaria. c) Se requiere la información de costos, rutas, distancias, tiempos de vuelo y capacidades de aeronaves con los cuales se podrán realizar los cálculos necesarios para determinar y sugerir una o varias tarifas. d) Realizados los cálculos y definidas las tarifas requeridas se informa (vía mail o escrito) al Jefe inmediato (Dpto. Planificación Comercial) para su análisis y aprobación. e) En caso de ser negado se procede con nuevos cálculos tarifarios. f) Cuando las tarifas son aprobadas por el Dpto. de Planificación Comercial se pone a consideración de la Gerencia Comercial y del Dpto. de Planificación Estratégica para su análisis y aprobación. g) En caso de ser negado se realiza todo el proceso nuevamente. h) Una vez aprobada por las instancias respectivas y en coordinación con el Jefe de Planificación Comercial se realiza un informe a Gerencia General quien aprobará o negará la comercialización de dichas tarifas. i) Con la aprobación de Gerencia General, se procede al carguío de las tarifas en el sistema de reservas usado por la compañía j) Se debe realizar un seguimiento a las tarifas cargadas en sistema, cotizaciones y emisiones correctas para su aplicación en los diferentes canales de venta. k) En caso de utilizar el servicio de ATPCO para publicación de tarifas en los diferentes sistemas de distribución se realizará un seguimiento de la correcta aplicación en los mismos. l) Todas las solicitudes, informes y cartas se procederá a imprimir y archivar en folders para cualquier inconveniente.

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3. DIAGRAMA DE FLUJO

VENTAS Requerimiento del Mercado

PLANIFICACION COMERCIAL

Contar con la siguiente información:  Costos  Rutas  Distancias  Tiempos de vuelo  Capacidad de naves

ITINERARIOS Y TARIFAS

Se procede a los cálculos necesarios para definir las tarifas que formarán la estructura tarifaria.

Sujeto a aprobación del Dpto. Planificación Estratégica

Rechazado

Rechazado

Aprobado

DIRECTORIO

 

Planificación Estratégica Gerencia Comercial

Rechazado Aprobado

INFORME PLANIFICACION COMERCIAL

GERENCIA GENERAL

Aprobado

Presentación a las áreas involucradas para su análisis

Carguío en sistema de distribución CRS para los diferentes canales de venta.

Realizar un seguimiento a la correcta aplicación en la comercialización

En caso de contar con ATPCO realizar un seguimiento a la aplicación en los diferentes sistemas de distribución

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1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Tarificación 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Planificación Comercial 2.

CONTENIDO DEL PROCESO

2.1. OPERATORIA a) Las tarifas definidas en la estructura tarifaria representan una tarifa neta a ser cobrada, para ello es necesario contar con la información impositiva de cada país, penalidades a aplicar, cobros por servicios especiales, o cualquier otro cobro adicional a la tarifa neta. b) Se procede al carguío de tarifas a cada estación y ruta que corresponda. c) De acuerdo a la información impositiva se carga los impuestos para cada país, estación y ruta a operar. d) Se cargan los montos de penalidades, excesos de equipaje, tasas y cualquier otro cobro adicional que se requiera incluir en el precio del pasaje aéreo. e) Se realizan pruebas para verificar que la tarificación sea la correcta. f) En caso de que las cotizaciones sean erradas se revisan nuevamente todos lo cargado en sistema, en caso de ser necesario se recurrirá al Help Desk del proveedor del sistema. g) Una vez que las pruebas son positivas se procede a informar al Jefe de Dpto. Planificación Comercial para publicar y abrir la comercialización a los diferentes canales de venta.

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3.

DIAGRAMA DE FLUJO.

Tarifas aprobadas

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PROCESOS Y FLUJOS

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Vº Bº GERENCIA GENERAL

AGTs

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MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

GERENCIA DE MANTENIMIENTO CONSIDERACIONES GENERALES: BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, Empresa Estatal Creada bajo Decreto Supremo Nro. 29318 Del 24 de Octubre del 2007, luego de cumplir con lo establecido en las RAB Parte 119 sobre los requisitos para la certificación original y validez continuada de un Certificado de Operador Aéreo otorgado por Bolivia, en cuanto a los requisitos y procedimientos para el otorgamiento, modificación, suspensión o cancelación de un Certificado de Operación o una Autorización de Operación, se ha constituido como una Línea Aérea de Transporte de Pasajeros, Carga y Correo Nacional e Internacional. Poseedor del Certificado de Operador Aéreo COA emitido por la Autoridad Aeronáutica Civil de la República de Bolivia. BOLIVIANA DE AVIACION - BoA demostró durante dicho proceso de Certificación que cumple con lo establecido en la RAB Parte 119, en cuanto a: 1. Disponer de una base principal de Operaciones y de Mantenimiento ubicada en la Ciudad de Cochabamba-Bolivia en el aeropuerto Jorge Wilsterman, autorizada por la AAC. 2. Poseer al inicio de operaciones y como empresa aérea nueva con aeronaves arrendadas con/sin Tripulación. 3. Contar con tripulantes Bolivianos para operar sus aeronaves. 4. Tener registradas las aeronaves con toda la documentación exigida en el Registro Aeronáutica Nacional (RAN). 5. Ser capaz de conducir las operaciones propuestas en forma segura. 6. Disponer de un Certificado de Explotación emitido por la Autoridad Aeronáutica Civil. El Certificado de Operaciones le fue otorgado a BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, por parte de la Autoridad Aeronáutica Civil, una vez inspeccionada y aprobada la Organización presentada, dicha inspección abarcó la RAB Parte 119 y Sub Partes: 1. La evaluación y aceptación de la organización administrativa. 2. La evaluación y aceptación o aprobación de los manuales establecidos. 3. La evaluación y aprobación de los programas de capacitación. 4. La evaluación de las instalaciones. 5. La aceptación de las aeronaves y equipo de apoyo. 6. La aceptación del personal, evaluando competencia y experiencia. 7. La comprobación real en vuelo de las rutas, clase y tipo de servicios que propuso Explotar.

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MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, ha desarrollado El Manual General de Mantenimiento (MGM) con el propósito de describir y establecer en forma detallada las políticas básicas y procedimientos propios para uso y guía del personal de Mantenimiento y Operaciones estándar de mantenimiento de sus aeronaves. Este documento describe los cargos y procedimientos para garantizar que todo mantenimiento programado o no, sea realizado en las aeronaves a su debido tiempo y de manera controlada, con alto grado de calidad y satisfactorio a las exigencias de la Reglamentación Aeronáutica Boliviana. El Manual General de Mantenimiento establece los cargos y funciones de toda la Gerencia de Mantenimiento por lo que no se considera necesario detallar en este manual, el mismo es autorizado por la Autoridad de Aeronáutica Civil. Los procesos señalados en el Manual General de Mantenimiento son de estricto cumplimiento, por lo que no es posible señalar ningún proceso que puede generar contradicción con dicho documento.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIÓN

GERENCIA DE OPERACIONES

NOTA: El Manual General de Operaciones, establece los procesos de la Gerencia de Operaciones y sus dependencias, este manual se encuentra autorizado por la Autoridad Aeronáutica Civil, por lo que no se contempla procesos específicos establecidos en dicho Manual. Se hace mención a la habilitación de la línea Aérea para su funcionamiento: HABILITACIONES DE LA AEROLÍNEA La Empresa Estatal BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, como Poseedor del Certificado de Operador Aéreo (COA), emitido por la Autoridad Aeronáutica Civil de la República de Bolivia y según lo establecido en las Especificaciones de Operaciones, está oficialmente autorizada para desarrollar todas las actividades inherentes al Servicio Aéreo Comercial de Transporte de Pasajeros, Carga y Correo Nacional e Internacional, dentro de las limitaciones que sus habilitaciones imponen y de acuerdo a lo expresado en los documentos asociados a dicho Certificado de Operación y ESOPS (Carta de Cumplimiento, Manual General de Operaciones y Manual General de Mantenimiento). La obtención de este Certificado de Operador Aéreo es el resultado del examen minucioso efectuado por la Autoridad Aeronáutica Civil sobre todos los aspectos que afectan la Seguridad Operacional inicialmente propuesta por la Aerolínea. De igual manera, BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, al momento de solicitar alguna modificación de su Certificado de Operador Aéreo permitirá una evaluación similar de dichos aspectos.

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