Manual de Procesos Procedimientos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES

TABLA DE CONTENIDOS

1. 2.

INTRODUCCION OBJETIVO OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. ALCANCE 4. COMPONENTE INSTITUCIONAL VISION INSTITUCIONAL MISION INSTITUCIONAL ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL 5. MARCO CONCEPTUAL 6. CLASIFICACION DE PROCESOS 7. CODIFICACION DE PROCESOS 8. METODOLOGIA 9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL MAPAS DE PROCESOS MACROPROCESO CLASIFICACION DE PROCESOS CODIFICACION DE PROCESOS 10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS

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1. INTRODUCCION El Manual de Procesos y Procedimientos, es una herramienta que permitirá al Ministerio de Trabajo Empleo y Previsión Social (MTEPS), integrar una serie de acciones encaminada a agilizar el trabajo derivado de su mandato, y mejorar la calidad de servicios, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del usuario. Este Manual está dividido en dos partes, la primera comprendida por el componente institucional, teórico conceptual, normativo y donde se describe la metodología utilizada para la elaboración del mismo. En la segunda parte, se desarrollan los macroprocesos y se expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo. Contiene además, las unidades organizacionales y puestos que intervienen, precisando sus responsabilidades. Es importante señalar que los manuales de procesos y procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.

2. OBJETIVO El presente Manual de Procesos y Procedimientos de Servicios Priorizados de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional (DGTHSO), tiene como objetivo principal, fortalecer los mecanismos de sensibilización que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Método Estándar de Control Interno. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS El presente Manual de Procesos y Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo-operativo tiene como objeto:    

Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones, de algunos servicios priorizados, de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Dirección General de Asuntos Sindicales. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, control interno y su vigilancia.

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     

Incrementar la eficiencia de los funcionarios, estableciendo parámetros claros sobre lo qué deben hacer y cómo hacerlo. Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Presentar la visión integrada de cómo opera el MTEPS. Precisar la secuencia lógica de los pasos que se compone cada uno de los procedimientos. Servir como medio de integración y orientación para funcionarios de nuevo ingreso, facilitando su inducción e incorporación a su unidad orgánica.

3. ALCANCE El presente Manual de Procesos y Procedimientos, abarca procesos de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Dirección General de Asuntos Sindicales, de acuerdo al siguiente detalle: Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Registro Obligatorio de Empleadores - ROE Presentación Trimestral de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo Visado de Planillas de Aguinaldo Registro de Finiquitos Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Nacionales) Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Extranjeros) Sistema de Registro de Asistencia Registro Convenio Salarial Registro de Convenios Laboral Fondos en Custodia Ingreso y Revisión de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios Verificación y Aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios Registro Nacional de Profesionales / Técnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del Trabajo Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional Diseño de Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional Programación, Ejecución y Evaluación de la Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

Dirección General de Asuntos Sindicales 17. Registro Único de Organizaciones Sindicales

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18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente Declaratoria en Comisión Sindical Transitoria Denuncia por Violación de Fuero Sindical Ampliación de Mandato de Directiva Sindical Desembolso para Eventos Sindicales Desembolso para Refacción de Sedes Sindicales Personería Jurídica de Organizaciones Sindicales

4. COMPONENTE INSTITUCIONAL El Ministro de Trabajo, Empleo y Previsión Social, es la principal autoridad en dar cumplimiento a las normas laborales y en promover la generación de empleos dignos y sostenibles del país, y se constituye en el líder de la construcción de una Bolivia digna, soberana y productiva.

VISION INSTITUCIONAL "Al 2015 el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social ha ejecutado con efectividad políticas de preservación y promoción de empleo digno, ha ampliado y mejorado la protección y dignificación del trabajo, fiscalizando y garantizando el ejercicio de los derechos fundamentales y socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores del Estado Plurinacional; ha contribuido a cualificar la gestión pública y las condiciones de trabajo de las servidoras y los servidores públicos; ha promovido políticas de fomento, control y fiscalización del sistema cooperativo, implantando una Gestión Pública por Resultados, logrando ser una entidad eficaz, eficiente, transparente, participativa, prestando servicios de calidad; cuenta con personal competente y comprometido con el proceso de cambio; bajo una plataforma del gobierno electrónico" MISION INSTITUCIONAL "Contribuir a la preservación y promoción de empleo digno; garantizar, proteger y promover el cumplimiento de los derechos socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores, así como de las servidoras y servidores públicos; promover el desarrollo de la economía social cooperativa y erradicar toda forma de explotación, exclusión y discriminación". ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL Se detallan a continuación las atribuciones del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, relacionadas al objeto del presente Manual: a. Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades.

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b. Resolver en última instancia todo asunto administrativo que corresponda al Ministerio. c. Garantizar la inserción y estabilidad laboral de toda la población, considerando la equidad de género, así como de las personas con discapacidad, prohibiendo el despido injustificado. d. Promover, garantizar y desarrollar una normativa administrativa para el acceso al trabajo e inamovilidad laboral de las mujeres en estado de embarazo y del progenitor, hasta que la hija o el hijo cumpla un año de edad. e. Proteger las relaciones laborales emergentes de la actividad económica de las pequeñas unidades productivas urbanas y rurales, por cuenta propia y gremialistas. f. Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre. g. Prevenir y resolver los conflictos individuales y colectivos emergentes de las relaciones laborales. h. Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible. i. Impulsar, reconocer y garantizar el derecho a la negociación colectiva, en el marco del diálogo social y tripartismo en materia de trabajo. j. Promover y vigilar el cumplimiento de la legislación nacional y los convenios internacionales en materia de su competencia.

5. MARCO CONCEPTUAL El Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el manual de procesos y procedimientos no es un fin en sí mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia. Mapa de Procesos El mapa de procesos es una representación gráfica que ayuda a identificar y visualizar los procesos que existen en una institución o unidad organizacional y su interrelación entre ellos. Macroproceso Secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirigen la organización. Proceso Un proceso puede definirse como el conjunto de actividades sistematizadas a través de las cuales un conjunto de insumos son transformados en uno o varios productos con utilidad incremental para un cliente interno o externo.

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Subproceso Un subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos claros. Un subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande. Procedimiento Un procedimiento puede definirse como “la forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso”. Los procedimientos documentados posibilitan el establecimiento de la forma de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrándose en la forma en la que se debe trabajar o que se deben hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea.

6. CLASIFICACION DE PROCESOS Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su funcionamiento es imprescindible determinar claramente los procesos que la componen y sus características principales. En otras palabras, es necesario conocer en forma precisa cuáles son los procesos que se desarrollan en la entidad, diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misión y objetivos y los que apoyan y facilitan a los primeros. Utilizando este criterio para diferenciar sus características principales, la clasificación más apropiada de los procesos que componen una organización, es la siguiente:

Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente Son Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente todos aquellos que conducen directamente al cumplimiento de los objetivos o finalidad de la entidad, dando por resultado un producto (bien o servicio) que es recibido por un cliente externo. Estos procesos tienen las siguientes características: Su relación directa con la misión y objetivos de la organización los coloca en la prioridad para su mejora en relación al resto de los procesos y actividades de la organización. La definición, alcance y proyección de estos procesos están determinados primordialmente por las aspiraciones, necesidades y expectativas del usuario/ciudadano. Si el proceso falla, el primero en recibir el impacto y enterarse es el destinatario final (usuario/ciudadano). Un ejemplo clásico es la no recepción del bien / servicio solicitado.

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Procesos de Apoyo, Secundarios o Administrativos Aunque pueden ser invisibles para el destinatario final, su existencia y operatividad aseguran que los objetivos de los procesos primarios se cumplan. En muchos casos se los conocen como “de apoyo”, denominación que evidencia su finalidad: aportar sustentabilidad operativa a los procesos primarios y así lograr la satisfacción de los clientes. Los Procesos Sustantivos, de Apoyo, Secundarios o Administrativos cumplen, en general, con las siguientes características: Se desprenden del análisis y el diseño de los procesos primarios. Es decir, cuando se implementan los elementos operativos dirigidos a satisfacer al cliente, surgen como parte indispensable para sustentar el desarrollo de los mismos. Su falla puede producir algún impacto en el cliente externo pero sólo en forma indirecta, es decir como consecuencia de su incidencia negativa en el desarrollo de las actividades de los procesos primarios. Generalmente están relacionados con los clientes internos y su alcance y grado de eficiencia es monitoreado primordialmente por los recursos humanos de la organización.

Procesos de Gestión Su finalidad es la de monitorear y evaluar los avances y la eficiencia de la organización vista como un conjunto de procesos interrelacionados por un mismo objetivo o misión. Facilitan y apoyan los procesos relacionados directamente con los clientes. Para diferenciarlos de los procesos de Apoyo o Administrativos, es importante destacar que rara vez están relacionados con la operatividad diaria sino que son más atemporales y desarrollados en el tiempo. Un claro ejemplo de Procesos de Gestión son el Planeamiento Estratégico o la información generada para la toma de decisiones de las autoridades. Los Procesos de Gestión presentan, en general, las siguientes características: Su actividad y desarrollo son llevadas adelante por personal con responsabilidades jerárquicas relacionadas con la Alta Dirección. Aunque las actividades mejor identificadas con este tipo de procesos estén encuadradas con el planeamiento, la asignación de recursos y la definición de objetivos, su misión también se centra en coordinar y cohesionar el resto de los procesos, tareas y actividades de la organización. El alcance de este Manual no contempla este tipo de procesos.

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CLASIFICACION DE PROCESOS PROCESOS SUSTANTIVOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE GESTION

FINALIDAD

Cumplimiento de los objetivos fundamentales de la entidad

DESTINATARIO

Tocan al beneficiario final. Su desarrollo tiene relación directa con las aspiraciones, demandas y expectativas del usuarios/ciudadano Si fallan, los clientes externos son los primeros en enterarse

Dar apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos Generalmente dirigidos a un cliente interno. Pueden no ser visibles a los clientes externos

Organizar y facilitar la conducción de la totalidad de los procesos de la entidad La propia organización y la coordinación de todos los procesos

Se desprenden del diseño y análisis de los procesos primarios

Tienen incidencia en el desarrollo futuro de la entidad

CARACTERISTICAS

Generalmente son los primeros en automatizarse y sufrir algún método de autocontrol Cuadro 1. Clasificación de procesos

7. CODIFICACION DE PROCESOS La codificación de los procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, se realiza en base a los macro procesos identificados y a los procesos, subprocesos y procedimientos que de él se despliegan. El código de los procesos está conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos con el objetivo de permitir una identificación clara e inequívoca de cada uno de ellos. Para ello, los códigos están elaborados sobre la siguiente estructura: Código Proceso

01

Código Macroproceso

-

TRA

-

01

-

Código Subproceso

01

Código Procedimiento

Gráfico 1. Codificación de Procesos

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8. METODOLOGIA Para la actualización, normalización, documentación y difusión del Manual de Procesos y Procedimientos del MTEPS, se ha adoptado una metodología que permite cumplir con estándares de calidad, en el servicio y en la gestión organizacional, y que además lo configura como una herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos. En primer lugar se hizo necesario establecer la misión del servicio pues esta permite identificar el objetivo fundamental del mismo y su razón de ser, articulado a ello se identificó hacia quienes se dirige el servicio, para finalmente establecer la mejor forma de prestarlo, así:

•Qué hacemos para cumplir nnuestro mandato?

PROCESO •Cómo lo hacemos?

•Para quienes lo hacemos?

PRODUCTOS Y SERVICIOS

CLIENTES

Gráfico 2. Concepto de Proceso

De esta manera cada proceso trabajado, cuenta con una ficha de descripción del mismo que especifica una serie de detalles inherentes al proceso en cuestión. El formato y detalle de cada campo desarrollado se muestra en el cuadro siguiente:

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FICHA DE DESCRIPCION MACRO PROCESO – PROCESO SUBPROCESO PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO  Hoja de Descripción del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento Procedimientos (Flujogramas)  Anexos (Formularios)  Guía de Usuario 4.

CODIGO

1.

MISION DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Razón de ser del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento 2.

ALCANCE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

A quienes se dirige y/o afecta el servicio 3.

OBJETIVOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Finalidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

RESPONSABLE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Nombre de la unidad o cargo que se responsabiliza de todo el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento 6.

RECURSOS NECESARIOS

Recursos requeridos para llevar ejecutar el proceso en términos, humanos, tecnológicos, financieros, infraestructura, de acuerdo al caso

COMPONENTES DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

SUB PROCESOS

CODIGO

Subprocesos que hacen al proceso 7.

5.

PROCEDIMIENTO Procedimientos que hacen al subproceso

INSUMOS/PRODUCTOS/AREAS INVOLUCRADAS

INSUMOS

PRODUCTOS

Identificación de los principales insumos y requisitos necesarios para iniciar el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Identificación del producto con el cual finaliza el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

8. 

CODIGO

AREAS INVOLUCRADAS

INTERACCIONES

Unidades organizacionales con las que se comparte la responsabilidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento 10. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Listado de documentos que son utilizados en el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento



Listado de las unidades organizacionales que intervienen en el desarrollo del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento 9. PASOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO Indice de las Hojas de Descripción del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento y respectivos flujogramas

11. REGISTROS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO Listado de principales registros que permiten el seguimiento del Proceso/Sub

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Proceso/Procedimiento 12. TIEMPO MEDIO DE EJECUCION

13. NORMATIVA RELACIONADA

Tiempo en el cual debe realizarse el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento en función de experiencias previas

Listado de normas y políticas que deben tomarse en cuenta para el desarrollo del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

14. OBSERVACIONES

Cuadro 2. Ficha de Procesos

A partir de la ficha se desarrollaron los procesos, ya optimizados, en la hoja de descripción del proceso, sub proceso y/o procedimiento de acuerdo a lo corresponde.

PROCESO (Código): Nombre SUBPROCESO (Código): Nombre PROCEDIMIENTO (Código): Nombre RESPONSABLE Nombre del puesto encargado de realizar la tarea especificada

No.

TAREA Descripción de la tarea o acción a ejecutarse

DOCUMENTOS/ FORMULARIOS Documentos de entrada, que inician, y/o salida, que genera, la tarea

Cuadro 3. Hoja de Descripción de Procesos

Finalmente, los procesos, subprocesos y/o procedimientos, son expuestos gráficamente, por los que se presentan en los correspondientes flujogramas, bajo el siguiente formato:

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PROCEDIMIENTO (Código) : Nombre

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CARGO RESPONSABLE Actor 1

APROBADO POR:

Actor 2

VERSIÓN DEL PROCESO: VIGENTE: SI NO

ELABORADO: Fecha de elaboración Actor 3

RESPONSABLE DEL PROCESO:

Tarea

Area Responsable

Cuadro 4. Flujograma

Para la elaboración de los flujogramas la simbología utilizada es la siguiente: CUADRO DE SIMBOLOS Estado de Inicio: Se utiliza para indicar el inicio del diagrama de flujo.

Tarea o actividad: Representa la realización de una operación o actividad relativa a un procedimiento. Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo donde son posibles varios caminos alternativos. Normalmente tiene dos salidas “Si” o “No”, abierto/cerrado. Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Retorno: Se utiliza para retornar a una tarea específica, detalla el paso al que se debe regresar.

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Fin: Indica la finalización del diagrama de flujo.

Estado de detención: Denota una pausa en el procedimiento, que puede ser semanal, trimestral, anual o variable dependiendo el caso. Referencia a procedimiento: Denota enlace a otro procedimiento. Base de Datos: Se utiliza para representar el almacenado de los datos en el sistema. Referencia a otra página: Articula dos componentes de un diagrama en páginas diferentes, a través de un conector en la salida de una página y otro en la entrada de la siguiente página. Conectores: Conectan los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Cuadro 5. Simbología de Flujograma

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9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL Sobre la base precedente, a continuación se presentan los componentes específicos de los procesos objetos del presente documento.

Mapa de Procesos

DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL Registro vía Web para empresas nuevas Ingreso en Ventanilla

Ingreso y Revisión Verificación y Aprobación Inspecciones Técnicas in situ

Posesión Presentación Trimestral de Informes

Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios

Registro Obligatorio de Empleadores

Multas ROE

Registro Nacional de Profesionales / Técnicos de Seguridad Ocupacional y Medicina del Trabajo

Presentación Anual de Informes

Rezagadas

Presentación de Planillas

Observadas Revisión

Aguinaldo

Archivo

Retroactivas

Registro de Finiquitos

Registro y Visado de Contratos

Extranjeros Nacionales Manual

Laboral Control de Asistencia

Programación, Ejecución y Evaluación

Planillas trimestrales

Primas

Atención a usuario

Higiene y Seguridad Ocupacional

Investigación de Accidentes de Trabajo

Diseño

Cronograma Presentación

TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

PROCESOS RELEVADOS

Actualización, Reimpresión o Perdida del ROE Baja Permanente o Temporal del ROE

Atención de Denuncias

Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

Revisión de documentos

Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

Conflictos Colectivos (Pliego de Reclamaciones)

Sistema de Registro de Asistencia Automática Registro

Convenios Salariales Verificación Convenios Laborales

PROCESOS RELEVADOS

Registro

PROCESOS RELEVADOS

Sistema Estadístico

Visado de Certificado de Trabajo Inspectoría

Nacionales Extranjeros

Fondos en Custodia PROCESOS RELEVADOS Certificación de Años de Servicio

Gráfico 3. Mapa de Procesos de la Dirección General de Trabajo Empleo y Previsión Social

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DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES Autorización de la Personería Jurídica PROCESOS RELEVADOS

Personería Jurídica

Modificación de Estatuto Orgánico de Organizaciones Sindicales

Programación Capacitación Sindical Ejecución

Registro Único de Organizaciones Sindicales

Organizaciones Sindicales

Denuncia por falta de rendición de cuentas

Reconocimiento de Directivas Sindicales

Condecoraciones

Dirigentes Sindicales

Aprobación de rendición de cuentas

Cambio de Razón Social de Organizaciones Sindicales

ASUNTOS SINDICALES

Declaratoria en comisión sindical transitoria Directivas Sindicales

Rendición de Cuentas de Organizaciones Sindicales

Ampliación de Mandato de Directiva Sindical Apoyo a la gestión económica de las Organizaciones Sindicales

Desembolso para eventos sindicales Desembolso para refacción de sedes sindicales

Apoyo económico a Organizaciones Sindicales

Denuncia por violación a fuero sindical

Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

Solicitud de desembolso de Cuenta de Multas, atrasos y sanciones disciplinarias Rendición de cuentas de Multas, atrasos y sanciones disciplinarias

Instrucción de desembolso a empleadores

Gráfico 4. Mapa de Procesos de la Dirección General de Asuntos Sindicales

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Macroproceso Se encuentran, al igual que los procesos, subprocesos y procedimientos, identificados en la codificación de procesos.

Clasificación de Procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social Los procesos que son parte de este Manual de Procesos y Procedimientos, corresponden en su totalidad a procesos sustantivos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el cuadro siguiente especifica: Atribución, referida a la atribución otorgada al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social para cumplir con su mandato. Finalidad: al cumplimiento de los objetivos del Ministerio Destinatario: beneficiario final Características: acciones por incumplimiento Producto: resultado final ATRIBUCION ROE

Planillas Trimestrales de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo

Planillas de Aguinaldo

FINALIDAD

DESTINATARIO

CARACTERISTICAS

Inaccesibilidad a servicios del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social Imposibilidad de acceder a licitaciones, procesos de contratación o financiamiento bancario Sanciones económicas por incumplimientode la presentación de planillas trimestrales Inspección laboral

Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores

Sanciones económicas por incumplimientode la presentación

Declaración Jurada de Presentación de Planillas de

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades

Registrar a empleadores en general

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en materia salarial

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal,

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales,

PRODUCTO

Declaración Jurada de Presentación de Planillas Trimestrales

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ATRIBUCION

Registro de Finiquitos

Registro y Visado de Contratos de Trabajo Nacionales Registro y Visado de Contratos de Trabajo Extranjeros Sistema de Registro de Asistencia

Registro Convenio Salarial

Registro Convenio

FINALIDAD

DESTINATARIO

CARACTERISTICAS

PRODUCTO

privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre

materia salarial

Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas

de planillas de aguinaldo Inspección laboral

Aguinaldo

Verificar el pago oportuno y justo de finiquitos

Empleado/Trabaj ador/Obrero/Ben eficiario

Sanciones económicas por incumplimiento en la cancelación oportuna del aguinaldo

Finiquito registrado

Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley

Empleadores y Empleados

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre

Autorizar el sistema de control de asistencia de las empresas

Empleadores y Empleados

Verificar el cumplimiento de pagos retroactivos e incrementos salarial Verificar el cumplimiento de

Empleadores y Empleados

Denuncias por incumplimiento de Convenio Salarial Inspección laboral

Empleadores y Empleados

Denuncias por incumplimiento

Erradicar el trabajo forzoso o cualquier

Empleadores y Empleados

Contrato laboral visado

Sanciones económicas por incumplimiento en la fecha de presentación del contrato

Contrato laboral visado

Registros de Asistencia autorizados

Incremento salarial

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ATRIBUCION Laboral

otra forma análoga de explotación y servidumbre

Fondos en Custodia

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de

Ingreso y Revisión de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios

Verificación y Aprobación de Planes de Higienes y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios

Registro Nacional de Profesionales/ Técnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del Trabajo

FINALIDAD los convenios laborales suscritos entre los empleadores y empleados Custodiar los montos por concepto de pago de finiquitos no efectivizados

DESTINATARIO

CARACTERISTICAS

PRODUCTO

de Convenio Laboral Inspección laboral

Empleado/Trabaj ador/Obrero/Ben eficiario

Sanciones económicas por incumplimientoen la fecha de pago de finiquito

Seguridad del pago del finiquito custodiado al beneficiario

Verificar el cumplimiento de la elaboración, revisión y aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Económica

Sanciones económicas por incumplimiento de esta obligación Inspecciones laborales

Plan de Higiene y Seguridad aprobado

Verificar el cumplimiento de la elaboración, revisión y aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Económica

Accidentes laborales Sanciones económicas por incumplimiento de esta obligación Inspecciones laborales

Plan de Higiene y Seguridad aprobado

Registrar a los Profesionales/ Técnicos a nivel Nacional

Profesionales / Técnicos interesados

Inaccesibilidad a contratos para la elaboración de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Registro de Profesional / Técnico autorizado

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ATRIBUCION Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

Diseño de Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

Programación, Ejecución y Evaluación de la Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

Registro Único de Organizaciones Sindicales

Actualización del Registro Único de Organizaciones

oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la

FINALIDAD

DESTINATARIO

CARACTERISTICAS

PRODUCTO

Verificar el establecimiento de Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Económica

Inspección laboral

Informes Trimestrales Informe Anual de actividades

Difundir conocimientos y practicas básicas en temas de higiene y seguridad ocupacional

Actividades Económicas / Empleados

Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales

Programa de difusión y capacitación

Difundir conocimientos y practicas básicas en temas de higiene y seguridad ocupacional

Actividades Económicas / Empleados

Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales

Programa de difusión y capacitación

Registrar a las Organizaciones Sindicales

Organizaciones Sindicales

Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal

Organización sindical registrada

Actualizar la base de datos de los Registros de las Organizaciones

Organizaciones Sindicales

Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal

Organización sindical registrada

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ATRIBUCION Sindicales

Reconocimient o de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente

Declaratoria en Comisión Sindical Transitoria

Denuncia por Violación de Fuero Sindical

Ampliación de Mandato de Directiva Sindical

Desembolso para Eventos Sindicales

defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus

FINALIDAD

DESTINATARIO

CARACTERISTICAS

PRODUCTO

Sindicales

Reconocer a las Directivas Sindicales

Organizaciones Sindicales

Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal

Resolución Ministerial que aprueba la solicitud de Reconocimiento de la Directiva Sindical

Organizaciones Sindicales

Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal

Resolución Ministerial de Declaratoria Sindical Transitoria

Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal

Resolución Ministerial (en cuatro copias), Informe Técnico Jurídico y Sindical

Organizaciones Sindicales

Ampliar el mandato de la Directiva Sindical

Organizaciones Sindicales

Apoyar económicamente a organizaciones sindicales

Organizaciones Sindicales

Evento sindical realizado

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ATRIBUCION

Desembolso para Refacción de Sedes Sindicales

Personería Jurídica de Organizaciones Sindicales

intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible

FINALIDAD

DESTINATARIO

Apoyar económicamente a organizaciones sindicales

Organizaciones Sindicales

Reconocer la personería jurídica de las Organizaciones Sindicales

Organizaciones Sindicales

CARACTERISTICAS

PRODUCTO

Sede sindical refaccionada

Cuadro 6. Procesos Sustantivos del MTEPS, objeto del presente documento

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Codificación de Procesos La codificación de los procesos presentados es la siguiente: MACRO PROCESO 01

Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional

PROCESO 01-TRA

Trabajo

SUBPROCESO 01-TRA-01

Registro Obligatorio De Empleadores

PROCEDIMIENTO 01-TRA-01-01

Registro Vía Web Empresas Nuevas

01-TRA-01-02 01-TRA-01-03

Actualización Reimpresión de Certificado ROE Baja Permanente o Temporal Elaboración de Cronograma Registro de Planillas Trimestrales, vía web Rectificación de Planillas Trimestrales Registro Vía Web de Planillas de Aguinaldo, vía web Registro de Contratos Nacionales Registro y Visado de Contratos Extranjeros Refrenda de Finiquitos Casos Especiales: Empleado Ausente Casos Especiales: Conciliaciones Casos Especiales: Fallecimiento Presentación de Poderes para Cobro Control de Asistencia Registro de Convenios Salariales Convenios Laborales Depósitos Pago de Fondos en Custodia Menores a Bs. 10,000.Pago de Fondos en Custodia Mayores a Bs. 10,000.Devolución del Depósito al Empleador Ingreso y Registro de PHSOMPA

01-TRA-01-04 01-TRA-02

Planillas Trimestrales de Sueldos, Salarios y Accidentes de Trabajo

01-TRA-02-01 01-TRA-02-02 01-TRA-02-03

01-TRA-03

01-TRA-04

01-TRA-03-01

Contratos

01-TRA-04-01 01-TRA-04-02

01-TRA-05

Finiquitos

01-TRA-05-01 01-TRA-05-02 01-TRA-05-03 01-TRA-05-04 01-TRA-05-05

01-TRA-06 01-TRA-07 01-TRA-08 01-TRA-09

01-TRA-06-01 01-TRA-07-01

Fondos en Custodia

01-TRA-08-01 01-TRA-09-01 01-TRA-09-02

01-TRA-09-03

01-TRA-09-04 01-HSO

Higiene y Seguridad

01-HSO-01

Planes de Higienes y Seguridad

01-HSO-01-01

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MACRO PROCESO

PROCESO Ocupacional

SUBPROCESO Ocupacional

PROCEDIMIENTO 01-HSO-02-01

01-HSO-03

02

Asuntos Sindicales

02-ASI

02-ASI-01

Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional Personería Jurídica

01-HSO-03-01 01-HSO-03-02 01-HSO-03-03 02-ASI-01-01 02-ASI-01-02

02-ASI-02

Directivas Sindicales

02-ASI-02-01

02-ASI-02-02

02-ASI-02-03 02-ASI-02-04 02-ASI-02-05

02-ASI-03

Apoyo Económico a Organizaciones Sindicales

02-ASI-03-01

02-ASI-03-02

Registro Nacional de Profesionales y Técnicos en materia de Higiene, Seguridad Ocupacional y Medicina del Trabajo Posesión Informes Trimestrales Informe Anual Autorización de la Personaría Jurídica Registro Único de Organizaciones Sindicales Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria en Comisión Permanente Declaratoria en Comisión Sindical Temporal Denuncia por Violación a Fuero Sindical Ampliación de Mandato de Directiva Sindical Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales Desembolso para Eventos Sindicales Desembolso para Infraestructura Sindical

Tabla 1. Codificación de Procesos del MTEPS

10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, el presente Manual de Procesos y Procedimientos requiere de revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo como documento de calidad. Sus modificaciones deben ser sugeridas a la Dirección General de Planificación, para su análisis, modificación, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.

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