Manual de Proceduri Contabile

Proceduri contabile

Continut:

1.Modul de organizare a contabilitatii............................................................................... 3 2.Sistemele informatice utilizate.................................................................................... 3 3.Procedura de inregistare contabila................................................................................ 3 3.1.Capital................................................................................................................... 4 3.1.1. Constituirea capitalului social............................................................................4 3.1.2.Majorarea capitalului social............................................................................... 4 3.1.3. Diminuarea capitalului social............................................................................. 4 3.1.4.Rezerve........................................................................................................... 5 3.1.5. Rezultat reportat............................................................................................ 5 3.1.6. Repartizarea profitului.................................................................................... 6 3.1.7. Prime de capital............................................................................................... 6 3.2. Imobilizari........................................................................................................... 7 3.2.1.Imobilizari necorporale..................................................................................... 7 3.2.2.Imobilizari corporale........................................................................................ 9 3.2.3.Imobilizari corporale in leasing.......................................................................12 3.2.4.Imobilizari financiare..................................................................................... 13 3.3.Stocuri............................................................................................................... 14 3.3.1. Materii prime................................................................................................ 14 3.3.2.Obiecte de inventar....................................................................................... 17 3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare.....................................................................17 3.3.4. Produse si productie in curs de executie.........................................................17 3.3.5.Marfuri......................................................................................................... 19 3.4.Terti.................................................................................................................. 20 3.4.1. Furnizori....................................................................................................... 20 3.4.2.Clienti........................................................................................................... 21 3.4.3.Taxe............................................................................................................. 23 3.4.4.Avansuri de trezorerie................................................................................... 25 3.4.5.Grup si asociati.............................................................................................. 25 1

3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar.......................................................................26 3.4.7. Salarizare.................................................................................................... 26 3.5. Trezoreria......................................................................................................... 28 3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci......................................................................28 3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii....................................................................29 3.6.Cheltuieli............................................................................................................ 30 3.7.Venituri.............................................................................................................. 31 4. Documente financiar – contabile utilizate de catre societate.......................................32 4.1.Registre obligatorii.............................................................................................. 32 4.1.1. Registrul jurnal.............................................................................................. 32 4.1.2. Registrul-inventar......................................................................................... 33 4.1.3.Cartea mare................................................................................................... 33 4.2. Registrul unic de control..................................................................................... 34 4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni..................................................34 4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor...............................................34 4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe..............................................36 4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei................................................40 4.3.4. Decontari cu personalul................................................................................. 42 5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor...............................................................44 6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe..................................................................45 7.Procedura de gestionare a stocurilor...........................................................................47 8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori.............................48 9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti.............................................48 10.Procedura de gestionare a casieriei...........................................................................49 11.Procedura pentru deconturile de trezorerie...............................................................49 12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare..........................................................49 13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada...................................................................50 14. Procedura inventarierii patrimoniului........................................................................51

2

1.Modul de organizare a contabilitatii

Structura departamentului contabil (organigrama)

DCCDRR

ee

ois

p

nro

n

tes

a

acb bt

i r

e

ioz

o

lr i

l

e

r

e

2.Sistemele informatice utilizate

In vederea prelucrarii datelor societatea utilizeaza urmatoarele aplicatii informatice:  





Contabilitate financiara :………………………………………………… Contabilitate de gestiune :  Evidenta mijloacelor fixe: ………………………………  Evidenta stocurilor:………………………………………….. Salarizare:  Sistemul de pontaj:………………………………………  Aplicatie calcul salarial:……………………………… Alte aplicatii:……………………………………………..

3.Procedura de inregistare contabila

In vederea aplicatii politicilor contabile mentionate in Manualul de politici contabile, societatea utilizeaza urmatoarele monografii contabile :

3

3.1.Capital 3.1.1. Constituirea capitalului social Exista doua etape in constituirea capitalului social : 

Prima etapa este subscrierea capitalului social de catre asociati sau actionari, adica angajamentul acestora de a-si aduce aportul in natura sau in numerar la formarea capitalului social.

Nota contabila este : 456 Decontari cu asociatii /actionarii privind capitalul = 1011 Capital subscris nevarsat 

A doua etapa este varsarea capitalului , respectiv depunerea numerarului in contul de capital social deschis la banca sau in cazul in care aportul a fost in natura, depunerea bunurilor la entitatea nou infiintata.

Notele contabile sunt: 1011 Capital subscris nevarsat = 1012 Capital subscris varsat 5121 Conturi curente la banci = 456 Decontari cu asociatii /actionarii privind capitalul 3.1.2.Majorarea capitalului social 

Majorarea capitalului social prin emiterea de noi actiuni 456 Decontari cu actionarii privind capitalul = 1011 Capital subscris nevarsat 5311/ 5121 Casa in lei/conturi la banci in lei = 456 Decontari cu actionarii privind capitalul 1011 Capital subscris nevarsat

= 1012 Capital subscris varsat

3.1.3. Diminuarea capitalului social 

Diminuarea capitalului social pentru acoperirea unei pierderi

1012 Capital subscris varsat = 117 Rezultat reportat  Diminuarea capitalului social prin reducerea numărului de acţiuni sau părţi sociale sau diminuarea valorii nominale a acestora ca urmare a retragerii unor acţionari sau asociaţi:

4

1012 Capital subscris varsat = 456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul 456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul = 5121 Conturi la banci in lei 3.1.4.Rezerve 

Sumele reprezentand rezerve constituite din profitul exercitiului financiar curent se înregistreaza prin articolul contabil :

129 Repartizarea profitului = 106 Rezerve 

Majorarea capitalului social prin incorporarea altor rezerve

1068 Alte rezerve

= 1012 Capital subscris varsat

3.1.5. Rezultat reportat Profitul contabil ramas dupa aceasta repartizare se preia la începutul exercitiului financiar urmator celui pentru care se întocmesc situatiile financiare anuale în contul 117 Rezultat reportat, de unde urmeaza a fi repartizat pe celelalte destinatii hotarate de adunarea generala a actionarilor sau asociatilor, cu respectarea prevederilor legale. Nota contabila la inceputul exercitiului financiar este : 

In cazul in care societatea a inregistrat pierdere in excercitiul financiar precedent:

117 Rezultatul reportat = 121 Profit si pierdere 

In cazul in care societatea a inregistrat profit in exercitiul financiar precedent:

121 Profit si pierdere

= 117 Rezultatul reportat

Evidentierea în contabilitate a destinatiilor profitului contabil se efectueaza dupa adunarea generala a actionarilor sau asociatilor care a aprobat repartizarea profitului, prin înregistrarea sumelor reprezentand dividende cuvenite actionarilor sau asociatilor, rezerve si alte destinatii, potrivit legii. 3.1.6. Repartizarea profitului 

Inchiderea contului 129 Repartizarea profitului:

5

129 Repartizarea profitului = 117 Rezultatul reportat 3.1.7. Prime de capital Contabilitatea primelor de capital se tine cu ajutorul conturilor : 1041 Prime de emisiune 1042 Prime de fuziune/divizare 1043 Prime de aport 1044 Prime de conversie a obligatiunilor in actiuni Toate sunt conturi de capitaluri si conturi de pasiv. 

Inregistrarea unei emisiuni de actiuni

Prima de emisiune este egala cu diferenta dintre valoarea de emisiune si valoarea nominala. 456 Decontari cu asociatii privind capitalul = %

valoarea de emisiune

1011 Capital subscris nevarsat valoare nominala 1041 Prime de emisiune 

prima de emisiune

Incorporarea ulterioara a primelor de emisiune in capitalul social 1041 Prime de emisiune = 1012Capital subscris si nevarsat



Majorarea capitalului social prin conversia obligatiunilor in actiuni

456 Decontari cu asociatii privind capitalul =

%

valoarea obligatiunilor

1011 Capital subscris si nevarsat valoarea nominala 1044 Prime de conversie a

prima de conversie

obligatiunilor in actiuni  Conversia obligatiunilor in actiuni 161 Imprumuturi din emisiuni de obligatiuni = 456 Decontari cu asociatii privind capitalul  Varsarea capitalului:

6

1011 Capital subscris si nevarsat

= 1012 Capital subscris varsat

3.2. Imobilizari 3.2.1.Imobilizari necorporale 3.2.1.1.Cheltuieli de constituire



Inregistrarea cheltuielilor de constituire i)

Platitor de Tva %

= 5311 Casa in lei/ 5121 Conturi la banci in lei

201 Cheltuieli de constituire 4426 Tva deductibila

ii)

Neplatitor de Tva 201 Cheltuieli de constituire



= 5311 Casa in lei/Conturi la banci in lei

Amortizarea cheltuililor de constituire 6811 Cheltuieli de exploatare privind = 2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire amortizarea imobilizarilor



Scoaterea din evidenta a cheltuielor de constituire complet amortizate 2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire = 201 Cheltuieli de constituire

3.2.1.2. Alte imobilizari necorporale

 i)

Achizitia Platitor de Tva %

=404 Furnizori de imobilizari

205 Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale şi alte drepturi şi active similare 208 Alte imobilizări necorporale 4426 Tva deductibila

7

ii)

Neplatitor de Tva

205 Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale

= 404 Furnizori de imobilizari

şi alte drepturi şi active similare sau 208 Alte imobilizări necorporale Documente justificative: procesul verbal de receptie (cap. 4.3.2.1.) 

Amortizarea lunara a imobilizarilor corporale

6811 Cheltuieli de exploatare privind =

2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare

amortizarea imobilizarilor

2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor, licenţelor, mărcilor comerciale, drepturilor şi activelor similare 2807 Amortizarea fondului comercial 2808 Amortizarea altor imobilizări necorporale

Documente justificative : Registrul mijloacelor fixe 

Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale complet amortizate

2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare

=

203 Cheltuieli de dezvoltare

sau 2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor

=

205 Concesiuni, brevete, licenţe, mărci

licenţelor mărcilor comerciale, drepturilor comercialeşi alte drepturi şi active similare şi activelor similare sau 2808

Amortizarea altor imobilizări necorporale = 208 Alte imobilizări necorporale

Documente justificative: Procesul verbal de scoatere din functiune (cap. 4.3.2.2.)

3.2.2.Imobilizari corporale



Achizitia de imobilizari corporale sau inregistrarea avansurilor la imobilizari:

8

i)

Platitori de Tva %

=

404 Furnizori de imobilizari

2111 Terenuri 2112 Amenajări de terenuri 2131 Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru) 2132 Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare 2133 Mijloace de transport 2134 Animale şi plantaţii 214 Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale şi alte active corporale 231 Imobilizări corporale în curs de execuţie 232 Avansuri acordate pentru imobilizări corporale 4426 Tva deductibila ii)

Neplatitor de Tva

2111 Terenuri

=

404 Furnizori de imobilizari

2112 Amenajări de terenuri 2131 Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru) 2132 Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare 2133 Mijloace de transport 2134 Animale şi plantaţii 214 Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale şi alte active corporale 231 Imobilizări corporale în curs de execuţie 232 Avansuri acordate pentru imobilizări corporale Documentul justificativ: Procesul verbal de receptie (cap. 4.3.2.1.) 

Receptia imobilizarilor din productie proprie

9

212 Constructii (sau alt cont de imobilizari) = 722 Venituri din productia de imobilizari corporale 

Inregistrarea amortizarii lunare

6811 Cheltuieli de exploatare privind

=

%

amortizarea imobilizărilor2811 Amortizarea amenajărilor de terenuri 2812

Amortizarea construcţiilor

2813

Amortizarea

instalaţiilor,

mijloacelor

de

transport,animalelor şi plantaţiilor 2814 Amortizarea altor imobilizări corporale Document justificativ : Registrul mijloacelor fixe 

Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale

Un mijloc fix poate iesi din gestiune prin : -

casare vanzare sponsorizare lipsa la inventar



Scoaterea din evidenta se efectueaza cu notele contabile : %

=

2112, 2131, 2132, 2133, 2134 , 214

2811, 2812, 2813, 2814 6583 Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital 

Scoatarea din evidenta a terenurilor:

6583 Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital = 2111 Terenuri Documente justificative : la casare –procesul verbal de casare  i)

Inregistrarea facturii de vanzare a imobilizarii la platitori de TVA:

4111 Clienti

=

% 7583 Venituri din vanzarea activelor şi alte operaţii de capital

10

4427

ii)

la neplatitori de TVA:

4111Clienti = 

Tva colectata

7583

Venituri din vanzarea activelor şi alte operaţii de capital

Reevaluarea imobilizarilor corporale

Evidenţierea rezultatelor din reevaluarea imobilizărilor corporale prin metoda recalculării amortizării proporţional cu schimbarea valorii contabile brute a activului:



înregistrarea diferenţelor din reevaluare, corespunzătoare unei imobilizări

Cont de imobilizari (2111,2112,2131,2132, 2133, 2134, 214) = 105 Rezerve din reevaluare 

înregistrarea diferenţei de amortizare :

105 Rezerve din reevaluare = Cont de amortizare ( 2811, 2812, 2813, 2814) Inregistrarea diferenţelor din reevaluare aferente unei reevaluari subsecvente, care determina scaderea valorii activelor anterior reevaluuate. 

inregistrarea diferentelor din reevaluare

105 Rezerve din reevaluare = Cont de imobilizari 

inregistrarea diferenţei de amortizare:

Cont de amortizare = 105 Rezerve din reevaluare Daca o doua reevaluare ulterioara determina o scadere a valorii mai mare decat rezerva din reevaluare constituita anterior pentru acel activ , mai intai se diminueaza rezerva din reevaluare, dupa care acea diferenta se inregistreaza pe cheltuiala :

%

=Cont de imobilizari

6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea imobilizărilor 105 Rezerve din reevaluare 3.2.3.Imobilizari corporale in leasing

11

3.2.3.1.Leasing financiar a) Înregistrarea activului la valoarea capitalului de rambursat: 213 Instalaţii tehnice, mijloace de transport, animale şi plantaţii = 167 Alte împrumuturi şi datorii sau alt cont de imobilizare

asimilate

 evidenţierea dobanzii aferente contractului de leasing, în cont extrabilanţier: Debit cont 8051 Dobanzi de plătit b) Înregistrarea primei facturi pentru rata scadentă: %

= 404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi şi datorii asimilate 666 Cheltuieli privind dobanzile 4426 Tva deductibila

 extracontabil, diminuarea dobanzii de plată cu suma inregsitrata anterior Credit cont 8051 Dobanzi de plătit Celelalte facturi se vor inregsitra la fel, cu sumele actualizate conform scadentarului. c) Achitarea facturii scadente : 404

Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei

c) Primirea facturii de la societatea de leasing pentru valoarea reziduală:

%

=

404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi şi datorii asimilate 4427 Tva deductibila * (la platitorii de Tva)

e) Achitarea facturii către societatea de leasing: 404 Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei f) Înregistrarea amortizării lunare:

6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor = 2812, 2813,2814 dupa caz

12

3.2.3.2.Leasing operational  extracontabil, la inceputul contractului se evidenţiaza ratele de leasing viitoare în valoare totală Debit cont 8036 Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii şi alte datorii asimilate a) primirea facturii reprezentand rata curenta : %

=

401 Furnizori

612 Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile 4426 Tva deductibila * (la platitorii de Tva) şi,  extracontabil, diminuarea ratelor de leasing cu suma anterioara lei Credit cont 8036 Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii şi alte datorii asimilate b)

plata facturii către societatea de leasing:

401 Furnizori = 5121 Conturi la bănci în lei

3.2.4.Imobilizari financiare

i)

Achizitia de actiuni la entitati afiliate

261 Actiuni detinute la entitatile afiliate

=

%

5121 Conturi la banci in lei 269 Varsaminte de efectuat pentru imobilizari financiare ii)

Efectuarea varsamintelor prin banca la o data ulterioara:

269 Varsaminte de efectuat pentru imobilizari financiare = 5121 Conturi la banci in lei . iii) 6863

Deprecierea imobilizarilor financiare Cheltuieli financiare privind ajustarile pentru = 296 Ajustari pentru pierderea de valoare

pierderea de valoare a imobilizarilor financiareimobilizarilor financiare

13

iv)

Incasarea dividendelor %

= 761 Venituri din imobilizari financiare

5121 Conturi la banci in lei 267 Creante imobilizate v)

Vanzarea titlurilor imobilizate

461 Debitori diversi = 7641 Venituri din imobilizari financiare cedate vi)

Scoaterea din gestiune

6641 Cheltuieli privind imobilizarile financiare = 261 Actiuni detinute la entitatile cedateafiliate vii)

Comisionul brokerului

622 Cheltuieli privind comisioanele si onorariile = 461 Debitori diversi. viii)

Incasarea titlurilor

5121 Conturi curente la banci = 461 Debitori diversi ix)

Plata comisionului brokerului

461 Debitori diversi = 5121 Conturi curente la banci

3.3.Stocuri 3.3.1. Materii prime I. In cazul utilizarii inventarului permanent : - evidenta tinuta la cost de achizitie :

Achizitia materiilor prime i.

Platitor de Tva

14

%

= 401

Furnizori

301 Materii prime

cost de achizitie

4426 Tva deductibila ii.

Neplatitor de Tva

Materii prime =

401 Furnizori

cost de achizitie cu Tva inclus

Inregistrarea facturii de transport aferenta stocurilor:

i.

Platitor de Tva

%

= 401 Furnizori

301 Materii prime 4426 ii.

cost de achizitie

TVA deductibila Neplatitor de Tva

301 Materii prime =

401 Furnizori

cost de achizitie cu Tva inclus

a) Consumul de materii prime 601

Cheltuieli cu materiile prime

= 301

Materii prime

b) Ajustarea pentru depreciere a materiilor prime 6814 Cheltuieli de exploatare privind

= 391 Ajustari pentru deprecierea

ajustarile pentru deprecierea activelor

materiilor prime circulante

- evidenta tinuta la pret standard: 1.Achizitia materiilor prime i.

Platitor de Tva

%

= 401 Furnizori

15

301 Materii prime

pret standard

308 Diferente de pret la materii prime si materiale

(pret de achizitie-pret standard)

4426 Tva deductibila

ii.

Neplatitor de Tva %

=

401 Furnizori

301 Materii prime

pret standard

308 Diferente de pret la materii prime si materiale -pret standard)

(pret de achizitie cu Tva

2. Consumul de materii prime 601

Cheltuieli cu materiile prime

= 301

Materii prime

pret standard

3. Descarcarea diferentelor de pret Se calculeaza coeficientul k = (Si 308 +Rd 308 )/ (Si 301+Rd 301) . Descarcarea de gestiune se face la valoarea : K * suma de la pct. anterior 2 . 601 Cheltuieli cu materiile prime

= 308 Diferente de pret la materii prime si materiale

II. In cazul utilizarii metodei inventarului intermitent a.Stornarea soldului initial de materii prime 601 Cheltuieli cu materii prime

=

301 Materii prime

b. Achizitia de materii prime %

= 401 Furnizori

601 Cheltuieli cu materii prime 4426 Tva deductibila (la platitorii de Tva) c.Inregistrarea stocului final de materii prime rezultat din inventariere 301 Materii prime

=

601

Cheltuieli cu materiile prime

3.3.2.Obiecte de inventar

16

a) Achizitionarea de obiecte de inventar : i)

Platitor de Tva

%

=

401

Furnizori

303 Materiale de natura obiectelor de inventar 4426 Tva deductibila ii)

neplatitor de Tva

303 Materiale de natura obiectelor de inventar

=

401

Furnizori

b) Darea in folosinta a obiectelor de inventar: 603 Cheltuieli privind materialele de =

303 Materiale de natura obiectelor de

natura obiectelor de inventarinventar c)

Concomitent, sumele se pot inregistra extracontabil in contul 8035 Stocuri de natura

obiectelor de inventar date în folosinta. 3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare Nota contabila este: 321 Materii prime în curs de aprovizionare = 401 Furnizori Recunoasterea are loc la momentul transferului riscurilor şi beneficiilor de la furnizor la client. 301 Materii prime = 321 Materii prime în curs de aprovizionare Inregistrarea are loc in momentul primirii efective a bunurilor. 3.3.4. Produse si productie in curs de executie Conturile utilizate sunt : 341 Semifabricate 345 Produse finite 346 Produse reziduale I.In cazul utilizarii inventarului permanent a.

obtinerea de produse finite ca urmare a procesului propriu de productie

17

345 Produse finite

=

711 Variatia stocurilor

cost de productie

b. descarcarea de gestiune a produselor finite

711 Variatia stocurilor = 345 Produse finite

cost de productie

II.In cazul utilizarii inventarului intermitent a.

La inceputul perioadei se scot din gestiune produsele aflate in stoc

711 Variatia stocurilor = 345 Produse finite b. La sfarsitul perioadei se stabileste prin inventariere stocul final de produse finite 345 Produse finite

= 711 Variatia stocurilor

In cazul in care se utilizeaza pretul standard, diferentele de pret se inregistreaza in contul 348 Diferente de pret la produse, astfel: 

Obtinerea de produse finite inregistrate la pret standard

345 Produse finite 

= 711 Variatia stocurilor

pret standard

Incarcarea diferentelor de pret (intre costul actual de productie si pretul standard)

348 Diferente de pret la produse = 711 Variatia stocurilor 

scoaterea din evidenta a produselor finite vandute

711 Variatia stocurilor 

cost de productie-pret standard

= 345 Produse finite

pret standard

Descarcarea diferentelor de pret

In acest scop se calculeaza coeficientul K = (Si 348+Rd 348)/(Si 345 + Rd 345) 711 Variatia stocurilor

=

348 Diferente de pret la produse

K * pret standard

3.3.5.Marfuri Inventar permanent i) evaluare la cost de achizitie a. platitor de Tva 

Achizitia de marfuri :

18

%

=

401 Furnizori

371 Marfuri 4426 Tva deductibila b.neplatitor de Tva 371 Marfuri 

=

401 Furnizori

Scoaterea din gestiune a marfurilor

607

Cheltuieli privind marfurile

=

371 Marfuri

ii)evaluare la pret de vanzare cu amanuntul 

achizitia marfurilor %

= 401 Furnizori

371 Marfuri 4426 Tva deductibila (doar la platitorii de Tva) 

inregistarea adaosului comercial

371 Marfuri

=

% 378 Diferente de pret la marfuri 4428 Tva neexigibila



pret de achizitie*cota de adaos (pret de achizitie + diferente de pret)*cota tva

descarcarea gestiunii ca urmare a vanzarii marfurilor

Se calculeaza coeficientul K = (Si 378 +Rc 378)/( Si 371 +Rd 371-Si 4428-Rc 4428)

%

=

378 Diferente de pret la marfuri

371 Marfuri

k* venitul din vanzarea marfurilor

607 Cheltuieli privind marfurile

venit din vz.marfurilor – k* venit din vz. marfurilor)

4428 Tva neexigibilavenit din vanzarea marfurilor * cota Tva Modificari de pret la marfuri i.

platitor de Tva

371 Marfuri

=

% 378 Diferente de pret la marfuri

adaosul comercial aferent dif. de pret

19

4428 Tva neexigibila ii.

Tva aferenta diferentelor de pret

neplatitor de Tva

371 Marfuri

=

378 Diferente de pret la marfuri

diferentele de pret

3.4.Terti 3.4.1. Furnizori 

Acordarea unui avans unui furnizor

409 Furnizori –debitori = 5121 Conturi la banci in lei 

Inregistrarea unei facturi de achizitii (obiecte de inventar) de la un furnizor

%

= 401 Furnizori

303 Obiecte de inventar 4426 

Tva deductibila (pentru platiori de Tva) Emiterea unui bilet la ordin (acceptat de catre furnizor) :

401 Furnizori 

=

403 Efecte de platit

Biletul la ordin , ajuns la scadenta, este decontat de catre banca:

403 Efecte de platit

=

5121 Conturi la banci in lei

Idem cu monografiile contabile aferente biletului la ordin se inregsitreaza si decontarile cu cecuri. 

Plata prin ordin de plata

401 Furnizori 

=

5121 Conturi la banci in lei

Plata in numerar , din casieria unitatii

401 Furnizori

=

5311

Casa in lei

In cazul achizitiei de imobilizari se utilizeaza conturile : • 404 Furnizori de imobilizari in loc de 401 Furnizori si • 405 Efecte de platit pentru imobilizari in loc de 403 Efecte de platit

20

3.4.2.Clienti Decontarile cu clientii se inregistreaza in contabilitate cu ajutorul contului 411 Clienti , dezvoltat in doua conturi de gradul 2: • 4111 Clienti si • 4118 Clienti incerti sau in litigiu In cazul in care s-au efectuat livrari catre clienti sau prestari de servicii pentru care inca nu s-au emis facturi, la sfarsitul perioade se inregistreaza valoarea acestora in contul 418 Clienti facturi de intocmit. Exemple: 

vanzare de produse finite : i)

platitor de Tva

4111 Clienti = % 701 Venituri din vanzarea produselor finite 4427 Tva colectata ii) 4111 Clienti 

neplatitor de Tva =

701 Venituri din vanzarea produselor finite

incasarea facturilor de la clienti prin banca:

5121 Conturi la banci = 4111 Casa 

in cazul in care se constata ca la scadenta clientul nu isi onoreaza obligatia se decide actionarea lui in justitie pentru recuperarea sumei aferente :

4118 Clienti incerti si in litigiu = 4111 Clienti 

In cazul in care clientul devine insolvabil si nu isi mai poate achita obligatia :

21

654 Pierderi din creante si debitori diversi = 4118 Clienti incerti si in litigiu 

Daca debitul se reactiveaza , clientul devenind solvabil, se inregistreaza :

4111 Clienti = 754 Venituri din creante reactivate 

inregistrarea la sfarsit de luna a livrarilor/prestarilor pentru care nu s-a emis factura :

418 Clienti facturi de intocmit = % 701 Venituri din vanzarea produselor finite 4428 Tva neexigibila 

emiterea facturilor aferente pct. anterior:

4111 Clienti = 418 Clienti facturi de intocmit 

Incasarea clientilor cu bilete la ordin



Acceptarea biletului la ordin:

413 Efecte de primit de la clienti 

Biletul la ordin , depus la banca si ajuns la scadenta este incasat:

5121 Conturi la banci in lei 

= 413 Efecte de primit de la clienti

Incasarea prin ordin de plata

5121 Conturi la banci in lei 

= 4111 Clienti

= 4111 Clienti

Incasarea in numerar

5311 Casa in lei

= 4111 Clienti

3.4.3.Taxe 3.4.3.1.TVA La sfarsitul fiecarei perioade se intocmesc jurnalele de cumparari si cele de vanzari si se calculeaza TVA deductibila (pentru jurnalele de cumparari) si TVA colectata (din jurnalele de vanzari). In urma compararii celor doua, pot rezulta doua situatii :

22

• Tva deductibila > TVA colectata => TVA de recuperat Aceasta diferenta poate fi inchisa prin doua cai :  

fie prin compensarea cu TVA de plata din perioadele urmatoare (si/sau cu alte taxe datorate) fie prin rabursarea de catre organele fiscale

• Tva deductibila < TVA colectata => TVA de plata Daca aparea aceasta situatie inseamna ca Tva-ul platit furnizorilor pentru achizitiile efectuate este inferior Tva-ului platit de clienti pentru vanzarile efectuate de catre firma, rezultand o suma suplimentara pe care firma trebuie sa o plateasca la bugetul de stat. %

=

4426 Tva deductibila

4424 Tva de recuperat 4427 Tva colectata sau 4427 Tva colectata

=

% 4426 Tva deductibila 4423 Tva de plata

3.4.3.2. Impozitul pe profit/venit Inregistrarea impozitului pe profit : 691 Cheltuieli cu impozitul pe profit = 4411 Impozitul pe profit Inregistrarea impozitului pe venit : 698 Cheltuieli cu impozitul pe venit = 4418 Impozit pe venit

23

3.4.3.3.Alte impozite taxe si varsaminte asimilate Contabilitate acestor impozite se tine cu ajutorul contului 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate. In aceasta categorie se pot reflecta diverse tipuri de impozite si taxe printre care : • impozitul pe dividende • accizele • impozitele si taxele locale • taxele vamale • fondul pentru mediu, etc. 1. inregistrarea impozitului pe cladiri: 635 Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte assimilate

asimilate

2. plata impozitului pe cladiri 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate = 5121 Conturi la banci in lei 3. plata accizei din banca 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate = 5121 Conturi la banci in lei 4. acciza sa integreaza in valoarea materiilor prime 301 Materii prime = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate 5. evidenta obligatiei de plata privind impozitul pe dividende : 457

Dividende de plata = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate

3.4.4.Avansuri de trezorerie

24

Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia angajatilor societatii sau administratorilor pentru a efectua anumite plati in numele societatii. Reflectarea in contabilitate a a avansurilor de trezorerie se realizeaza prin intermediul contului 542 Avansuri de trezorerie . 

Acordarea unui avans de trezorerie catre un salariat care urmeaza sa plece intr-o delegatie

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei / sau 5121 Conturi la banci in lei 

Angajatul se reintoarce din delegatie si depune la contabilitate decontul pe care reflecta urmatoarele cheltuieli : cazare ,cheltuieli cu diurna . Cazarea : %

625

=

542 Avansuri de trezorerie

Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri

4426 Tva deductibila Diurna: 625 Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri = 542 Avansuri de trezorerie 

Restituirea avansului neutilizat

5311″ Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie 10,5 ron

3.4.5.Grup si asociati a. Decontarile cu asociatii 

un asociat pune la dispozitia unitatii temporar anumite sume

5311 Casa in lei 

=

4551 Asociati – conturi curente

dupa o anumita perioada, sumele se restituie catre asociati

4551 Asociati conturi curente = 5311 Casa in lei

25

b.Decontarile cu unitati din cadrul grupului 

Transfer de sume intre entitati din cadrul grupului:

In contabilitatea unitatii care trasfera sumele: 4511 Decontari intre entitatile afiliate = 512 Conturi curente la banci In contabilitatea entitatii beneficiare este nota inversa. 

Dobanzi de incasat aferente imprumuturilor acordate intra-grup:

4518 Dobanzi aferente decontarilor intre entitatile afiliate = 766 Venituri din dobanzi 

Dobanzi datorate entitatilor din grup

666 Cheltuieli privind dobanzile = 4518 Dobanzi aferente decontarilor intre entitatile afiliate; 

Dividende de incasat din participatii

4511 Decontari intre entitatile afiliate = 761 Venituri din imobilizari financiare 

Vanzare de imobilizari financiare catre entitati din cadrul grupului

4511 Decontari intre entitatile afiliate = 7583 Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de capital 3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar 4282 Alte creanţe în legătură cu personalul= 7588 Alte venituri din exploatare 3.4.7. Salarizare Inregistrarea salariilor se face cu ajutorul monografiei de mai jos : 1. Plata avansului chenzinal prin casa sau banca 425 Avansuri acordate personalului = 5311 Casa in lei / 5121 Conturi la banci in lei 2. Inregistrarea cheltuielii cu remuneratia 641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal salarii datorate Exista atat obligatii datorate de angajat cat si obligatii datorate de angajator .

26

3. Inregistrarea retinerilor de la salariat sub forma contributiilor obligatorii (sanatate, CAS, somaj) sau sub forma contributiilot rezultate din relatiile angajatului cu tertii (popriri, chirii , etc) 421 Personal salarii datorate = 4372

Contributia

% personalului

la

fondul

de

somaj

4314 Contribuţia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate 4312 Contributia personalului la asigurarile sociale 444 Impozitul pe venituri de natura salariilor 427 Retineri din salarii datorate tertilor (ex. chirii, rate, popriri) 428 Retineri (garantii, imputatii) 425 Avansuri retinute 4. Contributii datorate de angajator 4.1 Contributii la asigurarile sociale 6451.01 Contributia unitatii la asigurarile sociale = 4311.01 Contributia unitatii la asigurarile sociale 4.2 Contributia la asigurari sociale de sanatate 6453 .01 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313.01 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate 4.3 Contributia la fondul de somaj 6452 Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj = 4371 Contributia unitatii la fondul de somaj 4.4 Fond garantare plata creantelor salariale: 6458.01 Alte cheltuieli privind asigurările şi protecţia socială= 4381 Alte datorii sociale

27

4.5 Contributia la fondul de risc si accidente 6451.02 Alte cheltuieli privind asigurările şi protecţia socială = 4311.01 Contributia unitatii la asigurarile sociale 4.6 Contributia pentru concedii si indemnizatii 6453.02 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313.02 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate 3.5. Trezoreria 3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci Disponibilitatile aflate in conturi bancare se inregistreaza cu ajutorul contului 512 Conturi curente la banci care face parte din grupa 51 Conturi la banci si care se detaliaza pe 3 conturi de gradul 2: 

5121 Conturi la banci in lei



5124 Conturi la banci in valuta



5125 Sume in curs de decontare

Pentru disponibilitatile banesti pastrate in conturi bancare, bancile acorda entitatilor economice dobanzi . Acestea se reflecta prin contul 518 Dobanzi care se detaliaza pe doua conturi de gradul 2 : 

5186 Dobanzi de platit si



5187 Dobanzi de incasat

Monografii contabile : 

inregistrarea dobanzii achitate catre banca

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5121 Conturi la banci in lei 

incasarea dobanzii aferente contului la banci in lei :

5121 Conturi la banci in lei = 766 Venituri din dobanzi

28



inregistrarea dobanzilor care se datoreaza bancii in luna curenta si care urmeaza a fi achitate in luna urmatoare :

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5186 Dobanzi de platit 

achitarea datoriei catre banca in luna urmatoare:

5186 Dobanzi de platit = 5121 Conturi la banci in lei 

Participarea cu lei la o licitaţie de cumpărare de valută: %

=

5121 Conturi la bănci în lei

581 Viramente interne sau 5125 Sume în curs de decontare 627 Cheltuieli cu serviciile bancare şi asimilate 

Cumpărarea de valută la cursul de schimb al băncii la care s-a făcut licitaţia:

5124 Conturi la bănci în valută = 581 Viramente interne sau 5125

Sume în curs de decontare

3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii Conturile care se utilizeaza sunt : 5311 Casa in lei 5314 Casa in valuta



Incasarea unei facturi de la client prin casierie

5311 Casa in lei 

=

4111 Clienti

Plata salariului unui angajat

421 Personal salarii datorate = 5311 Casa in lei 

Acordarea unui avans de trezorerie

542 Avansuri de trezorerie

=

5311 Casa in lei

29

3.6.Cheltuieli 

Sponsorizari



Sponsorizarea in bani

6582 Donaţii şi subvenţii acordate

=

%

5311 Casa in lei si/sau 5121 Conturi la banci in lei 

Sponsorizarea in bunuri

a) In cazul in care bunurile sunt produse de firma care face sponsorizarea se are in vedere: a) pretul de vanzare, fara TVA; b) pretul de cumparare,fara TVA – in cazul bunurilor cumparate in scopul sponsorizarii In cazul in care obiectul sponsorizarii il reprezinta un mijloc fix nota contabila va fi : %

= 21x Imobilizari corporale (valoarea de intrare)

28xxAmortisment cumulat 6582Donaţii şi subvenţii acordate ( valoarea ramasa) In cazul in care obiectul sponsorizarii il constituie bunurile de natura stocurilor nota contabila va fi: 6582Donaţii şi subvenţii acordate = 30xx materii prime sau 6582

Donaţii şi subvenţii acordate = 345 Produse finite

6582

Donaţii şi subvenţii acordate = 371Marfuri



Provizioane

Provizioanele sunt elemente destinate sa acopere datoriile a caror natura este clar definita si care la data bilantului este probabil sa existe, sau este cert ca vor exista, dar care sunt incerte in ceea ce priveste valoarea sau data la care vor aparea.

30

Provizioanele se constituie pentru elemente cum sunt: a) litigii, amenzi şi penalitati, despagubiri, daune si alte datorii incerte; b) cheltuielile legate de activitatea de service in perioada de garantie si alte cheltuieli privind garantia acordata clientilor; c) actiunile de restructurare; d) pensii si obligatii similare; e) impozite; f) alte provizioane. Monografii contabile :  la sfarsit de an societatea comerciala estimeaza garantiile pe care va trebui sa le acorde clientilor : 6812 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1512 Provizioane pentru garantii acordate clientilor  societatea comerciala constituie in provizion la sfarsit de an pentru penalitati pe care urmeaza sa le suporte ca urmare a nedepunerii declaratiilor fiscale la timp; 6812 

Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1511 Provizioane penru litigii

Inchiderea conturilor de cheltueili

121 Profit si pierdere

=

% 601 602 .... 6xx

3.7.Venituri

31



venituri din vanzarea produselor finite

4111 Clienti

=

% 701 Venituri din vanzarea produselor finite 4427 Tva colectata (la platitorii de Tva)



venituri din prestarea de servicii

4111 Clienti =

% 704 Venituri din lucrari executate si servicii prestate 4427 Tva colectata (la platitorii de Tva)



inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli %

=

121 Profit si pierdere

701 702 ….. 7xx

4.Documente financiar – contabile utilizate de catre societate Principalele documente si registre utilizate in vederea justificarii inregistrarilor din contabilitate sunt prezentate mai jos. 4.1.Registre obligatorii Registrele de contabilitate obligatorii pe care societatea le intocmeste sunt : 1. Registrul jurnal 2. Registrul inventar 3. Registrul carte mare

32

4.1.1. Registrul jurnal Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare. Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal. Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc. Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate. Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. 4.1.2. Registrul-inventar Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege pe bază de inventar faptic. In acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii pană la data încheierii exerciţiului financiar. 4.1.3.Cartea mare Este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru

33

fiecare lună a anului curent. Registrul Cartea mare poate conţine cate o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.Editarea Cărţii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii. Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, se reconstituie în termen de maximum 30 de zile de la constatare. 4.2.Registrul unic de control Conform prevederilor Legii nr. 252 din 10 iunie 2003 societatea tine registrul unic de control. Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia

impotriva

incendiilor,

precum

si

in

alte

domenii

prevazute

de

lege.

Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului legal al societatii si organului de control. Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si se pastreaza de reprezentantul legal al societatii sau de inlocuitorul acestuia. PASTRARE Registrul unic de control se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare. 4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni 4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor 4.3.1.1. Registrul stocurilor Registrul stocurilor serveşte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate.

34

Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil la sfarşitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la preţurile de înregistrare. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 4.3.1.2. Nota de receptie si constatare de diferente Acest document se utlizeaza de catre societate pentru a justifica: - recepţia bunurilor aprovizionate; - încărcarea în gestiune;

Obligativitatea acestui formular apare numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vanzare. În alte cazuri decat cele menţionate anterior, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.). Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi

35

constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte cate un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii. Circulă: - la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele); -

la

compartimentul

financiar-contabil,

pentru

întocmirea

formelor

privind

reglementarea

diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factur sau avizul de însoţire a mărfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4.3.1.3. Fisa de magazie Fisa de magazie este un document esential in gestiunea stocurilor. Serveşte ca: - document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz; - document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri). Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material . Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii. Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.

36

Nu circulă, fiind document de înregistrare. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe 4.3.2.1.Procesul verbal de receptie

Procesul verbal de receptie arata ca mijlocul fix achizitionat (sau produs, construit in unitate) este gata pentru a fi pus in functiune. Este data intrarii in gestiune, iar incepand cu luna urmatoare, se inregistreaza amortizarea. Serveşte ca:   

document de înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate; document de aprobare a recepţiei; document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii ;

Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, de către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la recepţie.

Circulă:   

la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3); la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesuluiverbal de recepţie (exemplarele 2 şi 3).

Se arhivează:

La furnizor (antreprenor): 

la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 şi 3).

La beneficiar: 

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

4.3.2.2. Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe Serveşte ca:

37



document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de



declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale; document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale; document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi



materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.



Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.). Circulă: 

la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale



(ambele exemplare); la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a



mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare); la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în



evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă



sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de



natura obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1); la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).

38

Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).

 

4.3.2.3.Fisa mijlocului fix Serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe. Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună. Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosinţă. Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază separat. Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.). Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 4.3.2.4.Bonul de miscare

Serveşte ca: 

document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.);



document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare;



document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.

Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc.).

39

Circulă: 

la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);



la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);



la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);



la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).

Se arhivează:



la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);



la secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).

Transferul intre doua locatii nu genereaza note contabile , cu exceptia situatiei in care sunt deschise analitice separate pe conturile de imobilizari, pentru fiecare locatie.

Astfel, daca mijloc fix din clasa 214 , amortizat integral, este transferat intre doua locatii 01 si 02, notele vor fi :

214 / analitic 02 = 214 / analitic 01

40

2814/analitic 01 = 2814/ analitic 02

Transferul se poate face si prin intermediul unul al treilea cont, de tranzit, pentru a nu fi afectate rulajele.

4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei 4.3.3.1. Registrul de casa Serveşte ca: 

document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative;



document de stabilire, la sfarşitul fiecărei zile, a soldului de casă;



document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rand al registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2). Exemplarul 1 rămane la casier. Se arhivează: - la casierie (exemplarul 1);

41

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 4.3.3.2 Dispozitia de incasare/ plata Serveşte ca: 

dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;



dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;



document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil: - în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, cand nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); - în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; - în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, cand nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.) Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă. 4.3.3.3. Chitanta Chitanta este un: • document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii; • document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.

42

În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale, formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 4.3.4. Decontari cu personalul 4.3.4.1. Statul de salarii Acest document serveşte ca: - document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale. Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii. Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă. Circulă: - la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1); - la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz; - la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);

43

- la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicită plata salariilor neridicate, după caz. Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1); - la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz. 4.3.4.2.Ordinul de deplasare Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar. Serveşte ca: - dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea; - document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate; - document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Circulă: - la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare; - la persoana care efectuează deplasarea; - la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate; - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.

44

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie. În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie; -la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză; - la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor 

Intocmirea documentatiei de personal La angajare, departamentul de resurse umane sau persoana insarcinata cu coordonarea acestei activitati solicita si intocmeste dosarul personal al fiecarui angajat. De asemenea: 

se intocmeste fisa postului pentru fiecare pozitie .



se asigura integrarea si orientarea noilor angajati;

La plecarea angajatitor se gestioneaza documentele de iesire : demisie, terminarea contractului din initiativa angajatorului, etc. Inainte de plecarea angajatului se va urmari predarea fisei de lichidare cu semnaturile sefilor ierarhici, a deparatmentului administrativ si a departamentelor de contabilitate si resurse umane. 

Efectuarea de evaluari periodice Evaluarea angajatilor se efectueaza anual/ semestrial /trimestrial/lunar conform criteriilor de evaluare stabilite pentru fiecare angajat. Rezultatele evaluarii se arhiveaza la dosarul personal al angajatului .

45



Efectuarea pontajelor Departamentul de resurse umane/ persoana desemnata sa coordoneze partea de resurse umane calculeaza in fiecare luna :  Timpul lucrat, pe baza pontajelor semnate de angajat.Pontajele se intocmesc de catre ……………………………… si se predau departamentului de resurse umane/contabilitate pana in data de ……………………… a lunii.  Timpul liber platit (concediile )  Concediile medicale : angajatii au obligatia predarii concediilor medicale departamentului de resurse umane/ contabilitate pana in data de ……… a fiecarei luni.



Calcul salarial Pe baza pontajelor se efectueaza calculul salarial si se intocmesc statele de plata.

6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe



Gestionarea

mijloacelor

fixe

presupune

:

gestionarea

achizitiilor,

imbunatatirilor,



transferurilor si iesirilor, calcularea amortizarii. Gestionarul desemnat la nivelul firmei, sau la nivel de departament este raspunzator de



echipamentele primite in gestiunea sa. Achizitia de echipamente noi se efectueaza numai cu aprobarea conducerii unitatii. Facturile de achizitii sunt inregistrate de catre departamentul contabilitate iar mijloacele fixe sunt inregistrate in aplicatia de gestiune a imobilizarilor. Dupa inregistrare, fiecarui mijloc fix i se atribuie un numar de inventar. Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe. Acest număr de inventar urmează să fie trecut în toate



documentele care privesc mijlocul fix respectiv si se imprimă direct pe obiect. Iesirea din gestiune se poate realiza prin : casare, vanzare, sponsorizare, lipsa la inventar. Casare apare atunci cand se constata ca mijloacele fixe din gestiune sunt uzate moral si fizic si nu mai pot fi utilizate de catre societate pentru realizarea de beneficii.La casare se intocmeste procesul verbal de casare, semnat de o comisie de casare desemnata la nivelul unitatii. La vanzare se intocmeste factura de vanzare.

46

La sponsorizare se intocmeste contractul de sponsorizare, in doua exemplare care va fi semnat de catre persoana imputernicita in cadul companiei (administrator) si de catre persoana catre care se efectueaza sposorizarea. Orice iesire din gestiune se efectueaza numai dupa aprobarea prealabila a persoanei 

responsabile cu gestiunea mijloacelor fixe. Transferul de mijloace fixe intre departamente ale aceleasi unitati se efectueaza cu aprobarea atat a conducatotorului deparatamentului sursa cat si destinate. Gestionarul va



intocmi un bon de miscare care se va semna atat de predator cat si de catre primitor. Orice operatiune efectuata asupra mijloacelor fixe precum si documentele intocmite cu



aceasta ocazie se predau departamentului contabilitate in maxim ..... zile calendaristice. Departamentul contabilitate verifica documentele primite si opereaza modificarile atat in



programul de contabilitate cat si si in cel de gestiune. La sfarsitul perioadei, deparatmentul de contabilitate calculeaza amortizarea (ruleaza calculul



de amortizare din programul de gestiune ) si o inregistreaza in contabilitate . Departamentul contabilitate mentine registre detaliate despre mijloacele fixe care cuprind : data intrarii in gestiune, valoare de intrare, durata de viata , codul mijlocului fix (conform cu



HG 2139/2004), metoda de amortizare, amortizarea lunara, amortismentul cumulat. Cel putin o data pe an se efectueaza inventarierea mijloacelor fixe.

7.Procedura de gestionare a stocurilor

Procedura de gestionare a stocurilor urmeaza regulile stabilite prin politicile contabile aprobate la nivel de unitate, respectiv : 

Contabilitatea stocurilor se ţine cantitativ şi valoric [ sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent. ]

În condiţiile folosirii inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operaţiunile de intrare şi ieşire, ceea ce permite stabilirea şi cunoaşterea în orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat şi valoric. [Inventarul intermitent presupune: 

stabilirea ieşirilor şi înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la



sfarşitul perioadei; efectuarea inventarierii faptice a stocurilor conform politicilor contabile, dar nu mai tarziu



de finele perioadei de raportare pentru care se determina obligaţiile fiscale. respectarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura



activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, ci prin conturile de cheltuieli.

47



stabilirea ieşirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfarşitul perioadei. Ieşirile de stocuri se determină ca diferenţă între valoarea stocurilor iniţiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea stocurilor la sfarşitul perioadei



stabilite pe baza inventarului. ] Metoda de descarcare de gestiune aprobata la nivel de entitate este: FIFO/LIFO/CMP



In gestiune, fiecarui tip de material i se aloca un cod unic de produs.

 Societatea intocmeste si aproba liste de produse compensabile. Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori sau persoana care are obligaţia gestionării şi servesc pentru uz intern în cadrul entităţii.Riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material pot

exista din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;  Tranzactiile cu stocuri se evidentiaza in programul de gestiune. Notele contabile se genereaza automat in programul de contabilitate (sau se inregistreaza separat de catre departamentul de contabilitate). Astfel de tranzactii cuprind : achizitii, transferuri, proces productie, iesiri din gestiune 

(vanzare, casare) etc. Calculul costului de productie . Costul de productie se stabileste tinand cond de regulile mentionate in manualul de politici contabile. Pentru obtinerea productiei se utiliezeaza reteta de productie, care contine pentru fiecare tip de produs finit, o lista cu toate materiile prime componente .

8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori



La primire, facturile de achizitii se verifica pentru conformitate cu contractele sau comenzile



plasate catre furnizori. Facturile primite se inregistreaza de catre departamentul de contabilitate pe conturile



corespunzatoare. Periodic se analizeaza scadenta facturilor si se dispune efectuarea platilor catre furnizori.

9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti

48



Emiterea facturilor de vanzare se realizeaza de catre departamentul vanzari prin intermediul



aplicatiei de facturare.:.................................... La fiecare factura se verifica respectarea conditiilor contractuale : produsele/ serviciile



negociate , pretul, scadenta facturilor, etc. Facturile emise sunt inregistrate automat in contabilitate/ Facturile emise vor fi predate



departamentului contabilitate in termen de ....... zile lucratoare, in vederea inregistrarii. La sfarsit de luna se va extrage un registru jurnal de vanzari care va fi reconciliat cu inregistrarile din contabilitate. In caz de discrepante vor fi identificate posibilele erori si vor



fi efectuate corectiile necesare. Periodic, se obtine o situatie a creantelor neincasate, pe vechimi si se iau masuri pentru



recuperarea debitelor restante. La inceput de an departamentul contabilitate intocmeste o decizie de numerotare a facturilor care vor fi emise catre clienti.

10.Procedura de gestionare a casieriei 

In scopul sustinerii unor cheltuieli urgente ale companiei, societatea pastreaza numerar in



casierie. Societatea desemneaza o persoana imputernicita cu gestionarea numerarului din casiere (casier). Aceasta va completa si pastra Registrul de casa si va intocmi toate documentele de



intrare / iesire a numerarului din casierie. La sfarsitul fiecarei zile in care au existat tranzactii cu numerar casierul verifica



concordanta dintre numerarul existent fizic in casierie si soldul din registrul de casa. Pentru avansuri acordate angajatilordin casierie, angajatul trebuie sa verifice existenta



aprobarilor din partea sefului ierarhic al angajatului. Pentru a se asigura protectia numerarului din casierie, acesta va fi gestionat doar de catre persoana desemnata, si va fi pastrat intr-o cutie inchisa, intr-un dulap inchis. In cazul constatarii unui furt, casierul va anunta de indata conducerea unitatii.

11.Procedura pentru deconturile de trezorerie



Angajatii ale caror pozitii necesita deplasari frecvente cu masina trebuie sa detina capacitatea de a conduce masina, dovedita cu documentele prevazute de legislatia in vigoare.

49



Pentru acordarea de avansuri inainte de plecarea in delegatie angajatii trebuie sa obtina aprobarea prealabila a sefului direct.



La intoarcerea din delegatie, angajatii trebuie sa intocmeasca decontul de deplasare sisa furnizeze departamentului contabilitate documentele justificative . Acestea sunt : facturi, chitante, bonuri de combustibil, foaia de parcurs a autoturismului.

Termenul de predare a decontului dupa intoarcerea din delegatie este de …………..zile lucratoare.

12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare



Reconcilierea conturilor bancare se realizeaza in aplicatia de contabilitate in fiecare luna.



Dupa efectuarea inregistrarilor pe conturile de banca, se listeaza registrul de banca care se ataseaza extraselor de cont primite de la banca.



Orice discrepante intre soldul din registrul de banca si soldul din extrasul de cont vor fi investigate si reconciliate.



Resposabilitatea reconcilierii revine departamanentului de contabilitate.

13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada

Inchiderea lunii sau perioadei contabile presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:    

Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli (la societatile care permit aceasta inchidere ) Inchiderea conturilor de Tva (la platitorii de TVA) Descarcarea diferentelor de pret la stocuri; Calculul de taxe

Inchiderea definitiva a lunii/perioadei se realizeaza in data de :............ a lunii. Dupa inregistrarea tuturor jurnalelor se obtine balanta de verificare. In cadrul fiecarei perioade se efectueaza urmatoarele verificari : 

Soldurile conturilor din balanta de verificare analitica pentru a identifica daca exista



omisiuni, inregistrari eronate. Responsabil:........................................ Soldurile/inregistrarile conturilor de taxe se verifica cu sumele declarate in deconturile de taxa;

50

 

 

Responsabil:........................................ Verificarea inregistrarii tuturor documentelor aferente perioadei pana la sfarsitul perioadei ; Responsabil:........................................ Inregistrarea de estimari pentru cheltuielile pentru care nu s-au primit inca facturi (accrualuri)sau pentru venituri pentru care nu s-au emis documentele justificative. Responsabil:........................................ Inregistrarea amortizarii ; Responsabil:........................................ Verificarea concordantei soldurilor conturilor de imobilizari cu sumele rezultate din registrul



de mijloace fixe; Responsabil:........................................ Reevaluarea elementelor in valuta; Responsabil:........................................ Verificarea soldului contului de casa cu soldul mentionat in registrul de casa din ultima zi a



lunii; Responsabil:........................................ Verificarea soldurilor conturilor de banca cu soldul final mentionat pe extrasele de cont





bancare; Responsabil:........................................ Verificarea existentei documentelor de receptie la stocuri si mijloace fixe; Responsabil:........................................

14. Procedura inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului se realizeaza in fiecare an, parcurgandu-se urmatorii pasi: 

Intocmirea deciziei de inventariere in care se nominalizeaza membrii comisiilor de inventariere, data de referinta pentru efectuarea inventarului precum si planul de inventariere. Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.Pentru desfasurarea în bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunzătoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv



evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile. La data stabilita pentru inceperea inventarului seiau declaratii de la gestionar (daca existagestiune ) prin care acesta declara ultimele documente intrate si iesite din gestiune si



se predau listele sub semnatura membrilor comisiilor de inventariere; Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil.

51



Comisiile isi desfasoara activitatea de inventariere conform planului stabilit in decizie; Inventarierea se efectueaza pe doua categorii: a) Inventarierea bunurilor : stocuri , mijloace fixe, bunuri luate in leasing operational, sau cu chirie (aceste bunuri care nu apartin juridic entitatii insa care sunt utilizate de entitate sunt inventariate pe liste separate), casa si banca- care se reconcilieaza cu registrul de casa si extrasul de banca; b) Inventarierea conturilor : conturi de furnizori si clienti – care se inventariaza prin trimiterea de scrisori catre acestia si reconcilierea ulterioara a soldurilor), conturi de alte datorii si creante – la acestea se ataseaza la dosarul de inventariere orice documente justificative, conturi de capital (din clasa 1) la care se pot anexa: decizii de repartizare a profitului, decizii de majorare a capitalului, decizii de constituire a rezervelor, etc.



La finalizarea lucrarilor , se reconciliaza rezultatul faptic cu datele din contabilitate si se intocmeste procesul verbal de inventariere. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii va conţine, în principal, următoarele elemente: • data întocmirii, • numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, • numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, • gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate, • data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere, • rezultatele inventarierii, • concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea,

52

• volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic, • propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a imobilizărilor necorporale, • propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri, • constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. 

Se analizeaza diferentele si si inregistreaza in contabilitatea dupa aprobarea lor de catre conducerea companiei (si obligatoriu, pana la sfarsit de an, astfel incat datele din balanta la 31.12.2011 sa corespunda cu situatia reala).



Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilanţiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, şi ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare, după caz.

53