Manual de Procedimientos Gerencia Administrativa
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MAN UAL D E PROCEDIMIENTOS
Octubre 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Octubre 2007 vr.1
CONTENIDO
Gerencia Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Octubre 2007 vr.1
CONTENIDO
Gerencia Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Octubre 2007 vr.1
CONTENIDO 1.
PRESENTACIÓN
2.
PROPÓS PRO PÓSITOS ITOS DEL MAN UAL
3.
NORMATIVIDAD
3.1
Fundamento Legal
3.2 Atribuciones 4.
FILOSOFÍA FILOSOF ÍA DE LA GER GERENCIA ENCIA
4.1 Misión 4.2
Visión
4.3 Valores 5.
OBJ ETIVOS DE LA GER GERENCIA ENCIA
5.1
Objetivo General
5.2
Objetivos Específicos
6.
IN VEN TA RIOS DE SERVICI OS, DESCR DESCRIPCION IPCION ES DE PROCE PROCESOS SOS Y DIAGRAMAS DIAGR AMAS DE FLUJ O
7.
HIST ORIAL DE CAMBI OS
8.
AUTORIZACIONES
9.
GLOSARIO
10.
CATÁL OG OGO O DE FOR FORMAT MAT OS
11. ANEXOS
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PRESENTACIÓN
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1. PRESENTACIÓN El manual de procedimientos, es una herramienta técnica, que representa de manera gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas. Asimismo, es indispensable para asegurar la calidad de los servicios que prestan las diferentes gerencias del SIAPA, cumpliendo con los ejes rectores trazados por la presente Administración, los cuales se detallan a continuación:
1. 2. 3. 4. 5.
El agua como derecho y como generador de desarrollo. Sustentabilidad ambiental. Honestidad y Transparencia. Efectividad Administrativa. Calidad Total en operación
A través de esta herramienta, será posible identificar los elementos básicos de los servicios, tipos de servicios, la descripción narrativa de los procedimientos y sus correspondientes diagramas de flujo, (para que con éste apoyo, sea más fácil su comprensión y su aplicación). Identifica además, a los responsables de la ejecución de los procedimientos, en cada área, las entradas e insumos requeridos en cada paso y su resultado o servicio esperado, lo cual nos permitirá establecer y vigilar el cumplimiento de los estándares de calidad.
El valor del manual de procedimientos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto mantenerlo actualizado permite que cumpla con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades.
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PROPÓSIT OS DEL MANUAL
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2. PROPÓSIT OS DEL MA NU AL El Manual de Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo, tiene como propósitos fundamentales los siguientes: Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan dentro de un procedimiento, indicando los documentos utilizados en la realización de las actividades institucionales. Otorgar al servidor público una visión integral de sus funciones al ofrecerle la descripción del procedimiento en su conjunto, así como las interrelaciones de este con otras unidades de trabajo para la realización de las funciones asignadas. Implementar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades. Determinar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades. Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua. Servir de consulta a todos los colaboradores de esta área, así como a los usuarios de los servicios que presta la misma. Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices tanto de políticas generales como en los procesos en toda la Gerencia. Incrementar la productividad de la Gerencia disminuyendo o eliminando las demoras, los errores y los retrabajos.
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NORMATIVIDAD
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3. NORMATIV IDAD 3 . 1 Fu n d a m e n t o L e g a l Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco Ley del Agua para Jalisco y sus Municipios Reglamento de la Administración Pública Municipal de Guadalajara, Zapopan, Tonalá, y Tlaquepaque. Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de las aguas residuales, suscrito por los Municipios de Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá y su respectivo Addéndum. Contrato Colectivo de Trabajo SIAPA Reglamento Interior de Trabajo SIAPA Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA
3 . 2 A t r i b u c i o n e s CONVENIO DE ASOCIACIÓN INTERMUNICIPAL PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, DRENAJE, ALCANTARILLADO, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS AGUAS RESIDUALES firmado el 7 de febrero 2002, Certificado en
Guadalajara, Jalisco, a los 27 veintisiete días del mes de mayo del 2002 dos mil dos, y publicado el 6 junio de 2002, sección II. DECLARACIONES IV. Declaran “Los Municipios” que: a) En las sesiones ordinarias celebradas por los ayuntamientos de Guadalajara, Zapopan, Gerencia Administrativa
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Tlaquepaque y Tonalá, de fechas 23 de agosto de 2001, 13 de septiembre de 2001, 28 de agosto de 2001 y 12 de octubre de 2001, respectivamente, aprobaron la celebración del presente Convenio en los términos y condiciones que en el cuerpo del presente instrumento se describen; y b) Suscriben el presente Convenio de Asociación Intermunicipal, con fundamento en los artículos 115, fracción III, inciso a) y párrafo tercero de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 79 y 81, párrafo segundo de la Constitución Política del Estado de Jalisco; 94, fracción I y 97 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco; y 7, 36, 37, 39, cuarto, quinto y sexto transitorios de la Ley del Agua para el Estado de Jalisco y sus Municipios. De conformidad con lo anterior, las partes convienen en sujetarse a las siguientes: CLAUSULAS Decimotercera.- El Director General del Organismo será el ejecutor de los acuerdos del Consejo y el superior jerárquico de todas las dependencias. Será atribución del Director General nombrar a los gerentes, superintendentes, jefes y subjefes de departamento, oficinas y secciones, auditores, contadores y ayudantes, y demás personal; y tendrá las siguientes obligaciones y atribuciones: VII.-Conocer y resolver de los asuntos de carácter administrativo y laboral relacionados con los recursos humanos del organismo, otorgando los nombramientos correspondientes a los funcionarios de las áreas administrativas, técnicas y operativas de la misma; VIII.-Realizar todos los actos encaminados, directa o indirectamente, al mejor funcionamiento de los servicios públicos; XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes a las modalidades del servicio; X.- Expedir los instructivos y manuales a los que deberán sujetarse los usuarios para la obtención de los servicios prestados por el Organismo; XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes a las modalidades del servicio; XII.- Dentro de sus facultades, realizar los actos de administración que le encomienden el Consejo o el Presidente; Decimocuarta.- Para la mejor administración del Organismo, funcionarán las Gerencias y Departamentos que se estimen convenientes, con facultades específicas de tramitar y resolver lo que les corresponda, contando, en su caso, con el apoyo y colaboración de las demás que, como mínimo, serán:
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REGLAMENTO ORGANICO DEL SISTEMA INTERMUNICIPAL PARA LOS SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA. Artículo 15.- La Gerencia Administrativa tendrá las siguientes atribuciones: I. Coordinar con las demás gerencias que integran el S.I.A.P.A., la selección, contratación y capacitación del personal asignado al servicio del Organismo; II. Promover el cumplimiento de las disposiciones que rigen las relaciones entre el S.I.A.P.A. y sus servidores públicos; III. Ejecutar el Programa Anual de Adquisiciones; IV. Coordinar las adquisiciones de los bienes y servicios requeridos por las distintas áreas que conforman el Organismo; V. Administrar, en coordinación con las áreas involucradas, los movimientos e incidencias administrativas de personal; VI. Negociar el contrato colectivo de trabajo; VII. Resolver las comisiones y trabajos especiales que le asigne la Dirección General. La Gerencia Administrativa para el buen despacho de sus funciones cuenta con el apoyo de las siguientes áreas: a)
Departamento de Recursos Humanos, con las siguientes atribuciones: i. Establecer políticas y lineamientos relacionados con la administración del personal así como verificar su cumplimiento; ii. Mantener vigentes las políticas generales de trabajo y coordinar las acciones para verificar el cumplimiento del Reglamento Interior de Trabajo; iii. Proporcionar los estímulos económicos y prestaciones que retribuyan el Gerencia Administrativa 11
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iv.
v. vi.
vii.
viii.
ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. xviii.
rendimiento del capital humano; Establecer las estrategias que conduzcan a la disminución del índice de riesgo de trabajo; así como llevar un control, seguimiento y estadísticas de los mismos; Llevar a cabo la inducción del personal de nuevo ingreso; Organizar cursos de capacitación y adiestramiento en las áreas del S.I.A.P.A. de acuerdo al Plan Estratégico de Capacitación autorizado por la Dirección General, previo diagnóstico de necesidades, así como dar seguimiento y evaluar los programas ejecutados; Diseñar programas para mantener la salud y proporcionar atención médica a los trabajadores del S.I.A.P.A., respecto a los padecimientos más comunes y su derivación al Instituto Mexicano del Seguro Social; Coordinar acciones con Sindicatos, Tribunales, Instituto Mexicano del Seguro Social y demás dependencias para dar cumplimiento a los ordenamientos legales, en materia laboral; Administrar el programa de Seguros Médicos para empleados del S.I.A.P.A.; Administrar las diferentes prestaciones y servicios que se otorgan a los empleados, así como su actualización y nuevas propuestas; Coordinar y administrar al personal de servicio social del orga nismo; Asesorar al personal para el tramite de jubilación ante la Dirección de Pensiones y el I.M.S.S.; Aplicar por nómina los descuentos y aportaciones al fondo de Pensiones y realizar los enteros a las instancias correspondientes; Efectuar el pago de nomina a todo el personal que labora en este organismo; Llevar el registro y control de incapacidades expedidas por el I.M.S.S.; Llevar el registro y control de vacaciones del personal; Determinar las liquidaciones por las cuotas obrero-patronal al I.M.S.S.; Atender las solicitudes de aclaraciones de todos los empleados del
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xix. xx. xxi. xxii. xxiii.
xxiv. xxv. xxvi. xxvii. xxviii.
xxix. xxx. xxxi. xxxii. xxxiii.
organismo, con relación al pago de nómina; Dar mantenimiento al sistema de nominas respecto de obligaciones fiscales por sueldos, salarios y de seguridad social; Aplicar descuentos por incidencias del persona l y retenciones de nómina; Determinar la prima de grado de riesgo de trabajo; Atender a despachos externos, para efecto de la elaboración de dictámenes del I.M.S.S.; Calcular y elaborar la declaración anual de impuestos para la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, así mismo realizar y entregar las constancias de retenciones a los empleados que correspondan; Administrar las incidencias de los prestadores de servicio social; Brindar apoyo en la organización de eventos culturales, sociales y deportivos del organismo; Coadyuvar en la instauración de procedimientos de investigación y sanción administrativa; Llevar el control y registro de incidencias en el control de asistencia del personal del organismo; Dictaminar junto con el consejo técnico, la posible responsabilidad de los resguardantes de vehículos, respecto a la normatividad para su uso y cuidado; así como, el aseguramiento de las unidades propiedad del S.I.A.P.A.; Autorizar la compra de alimentos para el personal que labora tiempo extra; Determinar el calculo del tiempo extra para su respectivo pago; Llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección de pe rsonal y mantener la bolsa de trabajo actualizada; Proponer los movimientos de ascensos del personal a la Comisión Mixta de Escalafón; Llevar a cabo la Integración, control y custodia de los expedientes de
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personal; xxxiv. Actualizar la plantilla de personal; xxxv. Validar la elaboración de finiquitos y ordenes de pago; xxxvi. Asignar y actualizar los usuarios en SAP a través de claves de datos del mismo sistema; xxxvii. Integrar altas, bajas, cambios de puesto y sueldo, en las áreas y grupos de personal en SAP; xxxviii. Presentar las altas, bajas y modificaciones de sueldo ante el I.M.S.S.; xxxix. Elaborar el examen médico de admisión; xl. Llevar a cabo la investigación, atención y seguimiento de accidentes y enfermedades de trabajo; xli. Llevar a cabo la coordinación con las diferentes dependencias del Sector Salud; xlii. Formar parte de la Comisión Central de Seguridad e Higiene; xliii. Asesorar a las unidades de trabajo en materia de seguridad e higiene principalmente en trabajos de alto riesgo; xliv. Determinar la consolidación de uniformes en las áreas operativas, para su entrega al Departamento de Compras para su adquisición y suministro; xlv. Administrar la entrega de uniformes y calzado de seguridad; xlvi. Llevar el registro y control de resguardo del equipo de protección personal; xlvii. Supervisar y administrar las recargas de equipos contra incendio; xlviii. Elaborar el informe mensual de ST1 informe inicial de accidente ante el I.M.S.S.; xlix. Llevar el control y la estadística de los accidentes de trabajo ante el IMSS, por cada área de trabajo; l. Llevar la supervisión de los comedores establecidos en los centros de trabajo de acuerdo a la NOM 091SSA; li. Elaborar las incapacidades internas y la certificación de cuidados
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maternos; así como las recomendaciones medicas generales del personal. b)
Departamento de Patrimonio, con las siguientes atribuciones: lii. Supervisar y controlar el inventario de materiales requeridos en los almacenes internos del organismo; liii. Mantener actualizada la información de movimientos y llevar el inventario general de bienes muebles e inmuebles; liv. Analizar y determinar los requerimientos de mobiliario y equipo de cada área de trabajo; lv. Garantizar que los bienes del Organismo, factibles de aseguramiento, cuenten con su póliza de seguro vigente; lvi. Coordinar las peticiones de elaboración y modificación de resguardo de vehículos, mobiliario, maquinaria y equipo; lvii. Vigilar que el parque vehicular sea utilizado en el área a la cual fue asignado; lviii. Coordinar las enajenaciones de los bienes que se han dado de baja y no tengan utilidad para el Organismo; lix. Resguardar los documentos de propiedad como: las escrituras y facturas originales de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la institución, así como patentes, marcas registradas, entre otras; lx. Coordinar en conjunto con el Departamento Jurídico la validación de la documentación que acredite la propiedad del Organismo respecto a los activos inmobiliarios; lxi. Vigilar el buen uso y mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular así como el estado físico del mismo; lxii. Validar y gestionar los bienes solicitados por las áreas de S.I.A.P.A. a través del sistema SAP; lxiii. Atender las urgencias de suministro de materiales a las áreas técnicooperativas;
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lxiv.
lxv. lxvi. lxvii. lxviii. lxix. lxx. lxxi.
lxxii.
lxxiii.
lxxiv. lxxv. lxxvi.
Realizar, verificar y actualizar los resguardos individuales de herramientas, mobiliarios, equipo de oficina, maquinaria y parque vehicular; Analizar e identificar el inventario de lento movimiento y obsoleto; Recibir los bienes comprados por el Organismo cerciorándose que se cumplan con las especificaciones requeridas; Notificar al área de control patrimonial de los bienes que se reciben para su registro correspondiente; Dotar los requerimientos de mobiliario y equipo de las diferentes áreas con el material disponible en bodega; Realizar, verificar y actualizar los resguardos de mobiliario, equipo de oficina, maquinaria y parque vehicular; Mantener actualizado el inventario general o selectivo de los bienes muebles e inmuebles del organismo; Realizar altas, bajas y traslados de mobiliario, equipo de oficina, herramientas y parque vehicular, así como de equipos en instalaciones y plantas; Coordinar y vigilar el mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario y equipo, así como a los inmuebles en posesión de la institución; Realizar los trámites administrativos necesarios ante las diversas dependencias gubernamentales en los que se involucren vehículos y predios propiedad del organismo; Atender y controlar las solicitudes de préstamo de los equipos de audio y video disponible en este departamento; Recibir, clasificar y ordenar al acomodo de los legajos de archivo muerto, así como atender las peticiones de consulta y su depuración; Atender y coordinar la reclamación de siniestros de los bienes muebles e inmuebles, responsabilidad civil y parque vehicular, ante las compañías de seguros.
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c)
Departamento de Servicios Administrativos, con las siguientes atribuciones: i. Establecer comunicación con las áreas de responsabilidad, para que los servicios generales requeridos se presten de manera eficiente y adecuada; ii. Supervisar la correcta aplicación de políticas y normatividades en la adquisición de bienes y servicios; iii. Verificar conforme a la normatividad vigente, la correcta aplicación del gasto en la partida presupuestal correspondiente; iv. Llevar el control y la supervisión de los equipos de radio comunicaciones; v. Administrar la comunicación análoga; vi. Mantener en óptimas condiciones el funcionamiento del equipo de transporte y servicio propiedad del organismo; vii. Autorizar las facturas para el pago de reparaciones en taller mecánico y servicios generales del parque vehicular; viii. Realizar el oportuno pago de telefonía análoga y digital, celulares y radios de comunicación del organismo; ix. Suministrar y controlar el combustible que requieren los equipos de combustión del S.I.A.P.A; x. Definir los programas de mantenimiento preventivo de equipo especializado de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.; xi. Ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo a las unidades de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.; xii. Solicitar a talleres externos al organismo, presupuestos de reparación cuando el caso lo requiera; xiii. Verificar los trabajos realizados por talleres mecánicos externos al organismo;
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xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx. xxi. xxii. xxiii. xxiv.
d)
Codificar facturas de servicios y refacciones y determinar el costo de operación por cada unidad; Proporcionar servicio de limpieza a las oficinas centrales, plantas y recaudadoras del S.I.A.P.A.; Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de aire acondicionado, a puertas, ventanas y pisos; Elaborar construcciones ligeras en tabla roca y proporcionarles mantenimiento a las mismas; Verificar que el equipo de comunicación por radio opere eficientemente y controlar sus costos de operación; Controlar el uso del aula de la Academia del Agua y la Unidad Deportiva; y atender el mantenimiento y limpieza de sus instalaciones; Especificar las áreas de oportunidad para abatir costos, dentro de las funciones establecidas; Auxiliar a otras áreas en la adquisición de enseres menores, mediante el uso del fondo revolvente; Controlar los ingresos y las salidas del personal y los visitantes a las instalaciones del Organismo; Aplicar sistemas de seguridad que garanticen el resguardo de vehículos, mobiliario, equipo e infraestructura propiedad del organismo; Vigilar que los vehículos propiedad del S.I.A.P.A. se encuentren en las áreas destinadas al resguardo.
Departamento de compras, con las siguientes atribuciones: i. Abastecer oportunamente los requerimientos de bienes y servicios a las unidades organizacionales del S.I.A.P.A., cuidando los principios de calidad, precio, garantía y financiamiento de pago; ii. Llevar a cabo las adquisiciones en cada una de las modalidades autorizadas por el Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones, así como, las políticas de compra del S.I.A.P.A.;
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iii. iv.
v. vi. vii. viii. ix. x.
xi.
Conformar y actualizar un Padrón de Proveedores; Controlar y dar seguimiento de cada expediente de compras desde la Solicitud de pedido, orden de compra hasta la entrada al almacén o el finiquito del contrato; Coordinar la vinculación entre proveedores y áreas del S.I.A.P.A.; Auxiliar en la integración del Programa Anual de Aprovision amiento; Validar la ejecución del Programa Anual de Adquisiciones; Cotizar bienes y servicios en el mercado, así como, generar y analizar el cuadro comparativo de los precios de los bienes y servicios; Integrar la información y documentación correspondiente al proceso de compra que el Comité de Adquisiciones y la Dirección General requiera; Vigilar, en coordinación con los almacenes y las áreas solicitantes, el seguimiento y cumplimiento de los tiempos y firmas de la entrega de los bienes y de la prestación de los servicios; Reducir, al mínimo posible, el tiempo de trámite de cualquier Solicitud de Pedido dentro de la normatividad vigente.
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FILOSOFÍ A DE LA GERENCIA
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4. FIL OSOFÍA DE LA GERENCIA 4 .1
Misión
Implementar y promover la innovación de procesos y sistemas de medición y mejora continua, que permita optimizar la calidad de los servicios prestados por el organismo, mediante la planeación y estandarización de herramientas de gestión y control con un equipo de trabajo efectivo y comprometido.
4 .2
Visión
Ser un equipo de excelencia e innovador que implemente las mejores prácticas en los procesos y servicios del Organismo.
4.3 Valores Efectividad Responsabilidad Calidad Honestidad Equidad
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OBJ ETIV OS DE LA GERENCIA
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5. OBJ ETIV OS DE LA GER GERENCIA ENCIA 5 .1
Ob j e t i v o G e n e r a l
Asegurar que todas las áreas del Organismo cuenten de manera oportuna con los recursos necesarios autorizados, tanto humanos como materiales para desarrollar sus labores.
5 .2
O b j e t i v o s E s p e c íf íf i c o s
I.
Administrar adecuadamente los recursos humanos del organismo, de acuerdo a las disposiciones legales y políticas de seguridad que fomenten un clima de trabajo eficiente y productivo.
II.
Elaborar y controlar la nómina del personal actualizando de forma permanente el banco de datos de los mismos, para mantener así el registro y control de las obligaciones, retenciones y pagos.
III.
Vigilar el cumplimiento estricto del Contrato Colectivo de Trabajo, la Ley Federal del Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo, así como la aplicación de sanciones y descuentos por faltas y otros conceptos en nómina.
IV.
Reclutar, seleccionar y contratar el personal requerido y solicitado por las diferentes áreas que integran el Organismo, que además contribuya al logro de los objetivos institucionales, así como promover su desarrollo dentro de la institución.
V.
Detectar, evaluar y controlar los factores de riesgo a los que están expuestos los trabajadores, así como el fomento a la salud coordinando todas las áreas del Organismo.
VI.
Controlar los equipos y recursos materiales asignados, necesarios para que la realización de actividades de las áreas incremente su eficacia y productividad.
VII.
Abastecer, suministrar y controlar los materiales, equipos y herramientas solicitados por las distintas áreas de responsabilidad del Organismo, con el fin de apoyarlos en la realización de sus actividades.
VIII.
Actualizar permanentemente el inventario general de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Organismo, así como conservar vigente el archivo general.
IX.
Coordinar los programas orientados a proporcionar de manera eficaz y racional los servicios de mantenimiento de vehículos, aseo y comunicación analógica, así como radio comunicaciones y servicios requeridos por las distintas unidades Gerencia Administrativa 23
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organizacionales que conforman el Organismo del SIAPA. X.
Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de transporte y servicio propiedad del Organismo y verificar la oportuna aplicación del reglamento para su uso y cuidado.
XI.
Proporcionar oportunamente los servicios de radio, telefonía, mantenimiento y aseo en general.
XII.
Asegurar la integridad de las instalaciones del SIAPA, a través de sistemas de vigilancia.
XIII.
Coordinar los programas orientados a proporcionar de manera eficaz y racional los bienes y servicios requeridos por las distintas unidades organizacionales que conforman el Organismo.
XIV.
Adquirir oportunamente oportunamente y en las mejores condiciones, los bienes y servicios requeridos por las diferentes áreas que conforman el Organismo, aplicando adecuadamente los recursos presupuéstales con apego a las normas y disposiciones establecidas.
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Gerencia Administrativa
Inventario de Procesos 1 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr Pr o c e d i m i e n t o s 5 p á g . D ia ia g r a m a s d e F l u j o 5 p á g . Gerencia Administrativa 25
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De p ar t a m e n t o de Re c u r s o s Hu m a n o s
Inventario de Procesos 3 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 2 5 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 7 p á g .
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Se c c i ó n de N ó m i n as
Inventario de Procesos 2 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 2 2 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 2 p á g .
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Se c c i ó n d e Relac iones Laborales
Inventario de Procesos 3 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 3 6 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 4 2 p á g .
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Sec c ión de Personal
Inventario de Procesos 3 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 2 5 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 3 2 p á g .
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Sec c ión de Seguridad e Higiene
Inventario de Procesos 2 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 1 5 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 1 5 p á g .
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De p ar t a m e n t o de Patrimonio
Inventario de Procesos 1 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 5 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 4 p á g .
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Se c c i ón d e A l m a c é n
Inventario de Procesos 2 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 1 7 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 1 8 p á g .
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Se c c i ó n d e Co n t r o l d e Bienes
Inventario de Procesos 3 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 2 5 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 6 p á g .
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De p ar t a m e n t o de Servicios Administrativos
Inventario de Procesos 1 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 1 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 p á g .
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Se c c i ó n d e T a l l e r Mecánico
Inventario de Procesos 2 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 1 6 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 7 p á g .
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Se c c i ó n d e Se r v i c i o s Generales
Inventario de Procesos 1 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 1 3 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 1 4 p á g .
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Sec c ión de Seguridad y V i g i la n c i a
Inventario de Procesos 1 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 9 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 1 1 p á g .
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Se c c i ó n d e Adquisiciones
Inventario de Procesos 2 pág. D e s c r i p c i o n e s d e Pr o c e d i m i e n t o s 2 0 p á g . D ia g r a m a s d e F l u j o 2 1 p á g .
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HIST ORIA L DE CAMBIOS
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7. HI STORIAL DE CAMB IOS 7.1
Historial de cam bios
Registrar los cambios y modificaciones efectuadas al manual de procedimientos, se realiza con el fin de conocer qué servicio fue afectado, quien es el responsable y cual es la magnitud del cambio. La información que debe de contener este historial de cambios se debe presentar bajo el siguiente formato:
Sistema Intermunicipal para los servicios de Agua Potable y Alcantarillado 1. GERENCIA:
FORMATO:
2. SUBGERENCIA O DEPARTAMENTO:
GDO/DII/F006 3. SECCIÓN:
HISTORIAL DE CAMBIOS 4. ÁREA ESPECÍFICA
5. CÓDIGO DEL SERVICIO:
6. FECHA:
7. NÚMERO:
8. ORIGEN DEL CAMBIO 9.ACCIONES:
10. RESPONSABLE (S) DEL CAMBIO: 11. NOMBRE:
12. PUESTO:
13. NOMBRE:
14. PUESTO:
15. NOMBRE:
16. PUESTO:
17. AUTORIZACION (ES) 18. NOMBRE:
19. PUESTO
20. FIRMA:
21. NOMBRE:
22. PUESTO:
23. FIRMA:
24. NOMBRE:
25. PUESTO:
26. FIRMA:
Vr.07.01
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AUTORIZACIONES
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8. AUT ORIZA CIONES ELABORACIÓN GERENCIA ADMINISTRATIVA LIC. PAULO EDUARDO COLUNGA PERRY FIRMA
FECHA DE ELABORACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008
DICTAMINACIÓN GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. RAMÓN ALEJANDRO REYES GÓMEZ FIRMA
FECHA DE DICTAMINACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008
APROBACIÓN DIRECTOR GENERAL LIC. C.P. RODOLFO GUADALUPE OCAMPO VELÁZQUEZ FIRMA
FECHA DE SESIÓN:____________DE_________________________ DE 2008
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GLOSARIO GENERAL
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9. GLOSARIO Actividades: Es la suma de tareas o labores específicas que debe realizar una persona, departamento, unidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa. Ej. Cotizar materiales. . Área: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase de proceso. Atribuciones: Son las facultades otorgadas a una unidad administrativa como de su exclusiva competencia, por un ordenamiento legal (Constitución, Leyes, reglamentos, circulares, acuerdos). Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinados procesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentro de una estructura orgánica. Gerencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del SIAPA, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados. Diagrama de Flujo: Es una gráfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a seguir en el procedimiento y la interrelación que hay entre todas las personas o departamentos involucrados. Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribuciones que se confieren a un órgano y consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades. Guía Técnica: Es una herramienta administrativa que contiene las políticas, reglas, procedimientos e información general que orienta las actividades de una persona o grupo de personas para lograr un fin determinado. Instructivo de Llenado: Es la guía que se utiliza para elaborar en forma adecuada y correcta un formato. Manual de Procedimientos: Es una herramienta técnica que representa de manera gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas.
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Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente las actividades que sigue una persona para realizar un trabajo. Normatividad: Desde un concepto jurídico, es la regla o mandato que establece la forma en que debe ordenarse un determinado grupo social. La norma es la que prescribe, prohíbe, autoriza o permite determinada conducta humana. Procedimiento: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Proceso: Secuencia de actividades que tienen la finalidad de lograr un resultado, generalmente crear un valor agregado para el ciudadano, utilizando los recursos que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (servicios). Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. Producto: Son los resultados de valor para los usuarios emitidos después de haber realizado la transformación de los insumos. Puesto: conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal. Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que el ciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de un producto o servicio. Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizar periódicamente el documento controlado que le fue asignado. Servicio: Efecto de satisfacer las necesidades públicas. Servicio Interno: La satisfacción de las necesidades que están dentro de las dependencias del ayuntamiento. Servicio Externo: La satisfacción de las necesidades públicas que requieren los usuarios (ciudadanos). Subprocesos: Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Ubicación: la ubicación expresará la dirección, departamento y coordinación en que se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.
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GLOSARIO
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Comisión: Participación en un evento a realizarse fuera de la Zona Metropolitana de Guadalajara, relacionado con las funciones propias del área interesada. Comprobante de gasto: factura, recibo o nota de remisión que demuestre la erogación de efectivo para la adquisición de un bien o servicio. Fondo revolvente: Mecanismo que la Dirección del SIAPA autoriza a través de su Tesorería que permite a las áreas cubrir los comp romisos de carácter urgente o gastos menores relacionados con la actividad propia del organismo, derivado del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados.
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De p ar t a m e n t o de Re c u r s o s Hu m a n o s
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Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus actividades dentro del organismo de manera permanente. Instrumento de detección de necesidades: Cuestionario, encuesta, entrevista o medio aplicado para orientar la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. PIC: Programa Institucional de Capacitación SADA: Sistema de enlace entre el Organismo y la Dirección de Pensiones del Estado, mediante el cual se cargan las altas, bajas y modificaciones de los empleados.
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Se c c i ó n de N ó m i n as
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Cédula de diferencias: Documento emitido por el IMSS en el que se reportan diferencias de cuotas obrero-patronales. Compulsa: Acción de cotejar. Concepto de nómina: Nombre que se le da a los diversos movimientos que afectan la percepción salarial del trabajador, los cuales se muestran a continuación. • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Tiempo normal Tiempo extra doble Turnos adicionales Compensación Gratificación entrega recibos Día de cumpleaños Estimulo de productividad Complemento de sueldo Turnos compuerteros Estímulo al trabajador SIAPA Sábados Prima dominical Apoyo al transporte Faltas Sanciones por día Permisos por hora Descuentos de comedor Remuneración eventual
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Tiempo extra triple Domingos Prima vacacional Despensa Ayuda de transporte Ajuste de cheque Aguinaldo Días laborados por licencia Bono del 10 de mayo Complemento aguinaldo Días festivos Quinquenio de antigüedad Ajuste contable por días del año Permisos sin goce de sueldo Retardos Seguro de gastos médicos Descuento sábados, domingos y días festivos
Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del patrón ante el IMSS. DEM: Declaración Empresarial Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos. DIM: Declaración Informativa Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos. FONACOT: Fondo de Fomento y Garantía para el Consumo de los Trabajadores. Prestaciones: Las estipuladas en el Contrato Colectivo de Trabajo RCV: Retiro, cesantía, vejez. Riesgo de trabajo: Son los accidentes y enfermedades a que están expuestos los trabajadores en ejercicio o con motivo del trabajo. SIVEPA: Sistema de Verificación de Pagos SUA: Sistema Único de Autodeterminación
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Se c c i ó n d e Relac iones Laborales
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CCT: Contrato Colectivo de Trabajo. Incidencias: Se refieren a los hechos que se suscitan como resultado de los registros o no registros de entrada y salida de labores, entre los cuales tenemos los siguientes. •
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Permiso sin goce de sueldo.- Consisten en las ausencias de labores con permiso del Jefe Inmediato sin que estos perciban salario alguno. Falta injustificada.- Se refiere a la ausencia del trabajador en su área de trabajo sin que este presente justificación alguna.
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NRE.-No registro entrada de labores
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NRS.- No registro salida de labores
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Registro de entrada después de los 20 minutos.- Son aquellos ingresos que se dan después de transcurridos los 20 minutos de tolerancia para iniciar sus labores de trabajo. Pases de salida.- Son los permisos de ausentarse afuera de su área de trabajo con permiso de su Jefe Inmediato, estos pueden ser por motivos personales, por asistencias al Seguro Social (IMSS) o por comisión. Vacaciones.- Es el disfrute de días con goce de sueldo y las cuales se encuentran contempladas en el CCT. Incapacidades.- Son las ausencias de los trabajadores que se dan por motivos de enfermedad o por alguna otra discapacidad temporal causada por alguna enfermedad o accidente laboral o de casa. Comisiones.- Son labores que realiza el trabajador en un área o centro de trabajo diferente a la cual fue asignado originalmente, estas comisiones pueden ser laborables o sindicales. Cambios de horario.- Son los cambios de horario que se le efectúan al trabajador de acuerdo a las necesidades del área en la cual labora y que estos pueden ser definitivos o temporales. Permiso con goce de sueldo.- Se refiere a los permisos que son otorgados a los trabajadores por el Jefe inmediato y que están plenamente justificadas por labores de tiempo extra o guardias que los trabajadores previamente laboraron. Registro dentro de los 20 minutos de tolerancia (Retardo).- Estos registros son los que se dan dentro del tiempo de tolerancia (20 minutos) y que son aplicables para descuento.
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Personal de sifones: Personal adscrito a la Gerencia de Agua Potable y Alcantarillado cuya función es la limpieza de sifones Programa contra la Adicciones:- Es un programa que existe en el Organismo con el fin de apoyar al personal que tiene alguna adicción a las drogas o al alcohol. Pruebas toxicológicas:- Son pruebas que efectúa la Sección de Seguridad e Higiene con el fin de detectar a personal que consume estupefacientes. Reloj 0: Se refiere al personal cuya asistencia no se regula mediante tarjeta de registro de entrada y salida, si no mediante listas de asistencia. RIT: Reglamento Interior de Trabajo. Unidad: Se refiere a los vehículos propiedad del SIAPA.
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Sec c ión de Personal
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Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del patrón ante el IMSS. IDSE: IMSS Desde su Empresa (Software). Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus actividades dentro del organismo de manera permanente. Documento de baja laboral: Documento donde se asienta la terminación de la relación laboral con el empleado, puede ser un convenio, renuncia, rescisión de contrato, dictamen de incapacidad permanente. Promoción: Se refiere a un movimiento ascendente del personal. Reclutamiento: Proceso de creación de una reserva de candidatos para un determinado puesto de trabajo
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Sec c ión de Seguridad e Higiene
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EPP: Equipo de Protección Personal. Esfigmomanómetro: Instrumento médico usado para la medición de la presión arterial. Estetoscopio: un aparato acústico para la auscultación o para oír los sonidos internos del cuerpo humano. Generalmente se usa en la auscultación de los ruidos cardíacos o los ruidos respiratorios, aunque algunas veces también se usa para objetivar ruidos intestinales o soplos por flujos anómalos sanguíneos en arterias y venas. Examen antropométrico: Examen mediante el cual se obtienen medidas corpóreas (Cintura, cadera, pliegues bicipital, tricipital, sub-escapular, peso, talla). Prueba hidrostática: Mecanismo para determinar el espesor y la resistencia del metal del cual el cilindro está fabricado. Reactivo: Substancia que se emplea para reconocer la naturaleza de ciertos cuerpos por medio de la acción que produce sobre ellos, en este caso es utilizado para la determinación de uso de sustancias ilícitas (cocaína, anfetamina y marihuana). Sistema Control de equipo: Software utilizado para controlar el inventario de equipo de protección personal, así como el suministro del mismo.
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De p ar t a m e n t o de Patrimonio
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Querella: Acto por el que el fiscal o un particular ejercen ante un juez o un tribunal la acción penal contra quienes se estiman responsables de un delito. Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía aseguradora.
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Se c c i ón d e A l m a c é n
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Datos fiscales: Requisitos que de acuerdo al código Fiscal de la Federación que debe contener una factura (nombre, domicilio, teléfono, ciudad, código postal, cédula de registro federal de contribuyentes, CURP, caducidad de la factura.) Inventario selectivo: Documento que se genera diariamente de todos los artículos que tuvieron movimiento en ese dicho periodo (entrada o salida). Maestro de materiales: Listado donde se puede visualizar todos los materiales ya sea material de alto movimiento (código 1) o material de bajo movimiento (código 9) creados en el sistema SAP. Material de alto movimiento (código 1): Se refiere a los artículos que por su alto movimiento o consumo se manejan de stock, es decir que la Sección de Almacén debe tener siempre dichos artículos en existencia. Material de bajo movimiento (código 9): Se refiere a los artículos de poco movimiento que solicitan las áreas de acuerdo a sus necesidades. Material de regularización: Son los artículos que son recibidos directamente por las áreas usuarias, es decir que no entran físicamente a Almacén, sin embargo requieren entrada y salida del almacén en sistema para control contable, por lo que son regulados mediante la entrega de factura con visto bueno del área y salida de almacén. PEPS: Primeras entradas-primeras salidas, la distribución de la mercancía en el almacén aplica este principio colocando el material con mayor tiempo de almacenamiento en la parte frontal del anaquel y el más nuevo en la parte posterior. Reserva: Movimiento generado en el sistema SAP por las áreas para poder retirar material de alto movimiento (código 1) del Almacén
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Se c c i ó n d e Co n t r o l d e Bienes
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Documento de resguardo: Contrato de comodato de bienes propiedad del SIAPA que se genera en SAP, integrado por los datos del resguardante así como las características de los activos a su resguardo. SCT: Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía aseguradora. SVT: Secretaría de Vialidad y Transporte.
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Se c c i ó n d e T a l l e r Mecánico
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Equipo de combustión interna: tipo de máquina que obtiene energía mecánica directamente de la energía química producida por un combustible que arde dentro de una cámara de combustión. Prueba estática: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria sin movimiento para verificar su correcto funcionamiento. Prueba dinámica: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria en movimiento para verificar su correcto funcionamiento.
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Se c c i ó n d e Se r v i c i o s Generales
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Consumibles: Materiales de uso diario como lo son el jabón, papel higiénico, entre otros. Sistemas de telecomunicación analógica: Mecanismo de comunicación mediante señales analógicas-digitales que logran una comunicación directa, sin un tercero como enlace. Sistemas de radiocomunicación convencional: Mecanismo de comunicación entre dos líneas mediante un conmutador.
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Sec c ión de Seguridad y V i g i la n c i a
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Irregularidad: Cualquier evento o situación extraordinario que ponga en riesgo las instalaciones, activos o personal del SIAPA. Rondín: Recorrido a las instalaciones con el fin de identificar irregularidades y garantizar la seguridad en las mismas.
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Se c c i ó n d e Adquisiciones
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Comité de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA: Órgano colegiado de consulta, asesoría, análisis, opinión, orientación y resolución, que tiene por objeto intervenir como instancia administrativa en el procedimiento de adquisiciones de bienes muebles, arrendamientos y contratación de servicios. Concurso por invitación: Es el procedimiento mediante el cual el SIAPA podrá de manera restringida invitar a participar a cuando menos tres o a seis participantes para la adquisición de bienes o servicios. Enajenación: Proceso mediante el cual los bienes muebles que resulten inútiles, obsoletos o de lento movimiento son desincorporados del organismo, cediendo los derechos a un tercero que retribuye económicamente la adquisición de los mismos. Licitación pública: Es la convocatoria abierta a todas las personas, físicas o jurídicas que tengan la idoneidad, capacidad técnica y económica para proveer al Organismo de los bienes y servicios que así lo requieran.
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CAT Á LOGO DE FORMATOS
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