Manual de Procedimientos Del Proceso de Compras

 

1. MANUA MANUAL L DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRA COMPRAS S Indudablemente el principal objetivo del proceso de compras es gestionar la compra de bienes o servicios que cumplan con los requisitos y especificaciones solicitadas para el desarrollo de las actividades de la Fundación. Teniendo como responsable directo de este proceso al Líder de compras.

1.1 PRINCIPALES TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO:   Cotización: es el accionar y las consecuencias de cotizar (establecer

o

un precio, un  precio, realizar  realizar una estimación de algo, abonar una cuota). Esta palabra es usada para referirse a la documentación que indica el el valor  valor real de un bien o de una servicio

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios de manera esporádica.    Proveedor permanente: es la Persona natural o jurídica que ha sido

o

aprobada para un espacio de tiempo definido.   Proveedor único: Es aquella persona natural o jurídica que posee la

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exclusividad para proveer un bien o servicio determinado por ser un representante autorizado autorizado en el país o porque es fabricante.    Especificación Técnica: es la información básica que debe suministrar la

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empresa a los proveedores, para que con base en esta, formulen sus ofrecimientos.    Comprador: se refiere al papel que juega el empleado que gestiona la

o

adquisición (estudio de mercado, cotización, cuadro comparativo, orden de compra entre otros) de bienes o servicios en la organización.    Cuadro Comparativo de Ofertas: Es el documento que muestra las

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diferentes ofertas económicas posibles para aprobar un proveedor para la compra.   Concepto técnico: este hace referencia a los lineamientos utilizados de

o

ser el caso en la toma de decisión para la compra de un bien o contratación de un servicio y que proviene de un profesional que posee los conocimientos técnicos. 

 

  Orden de Compra: es el documento legal que confirma el pedido a un

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proveedor.    Contrato: Es un acuerdo de voluntades verbal o escrito, que genera

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derechos y obligaciones entre las partes que lo suscriben.   Proceso de aprobación: hace referencia a las actividades que busca

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seleccionar el proveedor que ofrece of rece las mejores condiciones comerciales.    Fraude: Una práctica fraudulenta es una tergiversación de los hechos

o

para influir en la adquisición, enajenación o celebración de un contrato.    Corrupción: Una práctica corrupta consiste en ofrecer, dar, recibir o

o

solicitar cualquier cosa de valor para influir en la acción del personal que participa en los procesos de compras o celebración de un contrato.   Coerción/coacción: Una práctica coercitiva consiste en perjudicar, dañar

o

o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a un proveedor, contratista o subcontratista o a sus bienes con el fin de influir en las acciones del personal de adquisiciones. adquisiciones. 

 

POLITICAS DEL PROCESO DE COMPRAS COMPRAS (Documento pendiente por aprobación por parte de la asamblea de socios de la fundación Misión Ambiente)  

Políticas para Proveedores Proveedores

  El personal de compras establecerá y mantendrá una base de datos de

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proveedores registrados y precalificados. Encargándose además de archivar los documentos resultantes de los procesos de compras, posteriores a la recepción de la factura.   Debe existir una lista de niv niveles eles de autorización, en en la cual se especifique los

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montos que el correspondiente colaborador puede autorizar, esta lista debe ser actualizada y aprobada por el gerente y la asamblea de socios.   Se podrá extender un contrato con un proveedor que ha haya ya presta prestado do un servicio

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anteriormente con calidad, cumplimiento y mantenga vigentes los precios más óptimos del mercado y condiciones requeridas por la fundación; aunque existan otros proveedores que también suministren el producto o servicio requerido. La aprobación se regirá conforme a los niveles de aprobación que se definan.   Un proveedor podrá ser permanente por un periodo máximo de un año. 

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  Se dará por entendido que un prov proveedor eedor es único, cuando pos posterior terior a una

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investigación de mercado no exista ningún otro proveedor que fabrique o suministre el bien o servicio con las condiciones requeridas. Un proveedor podrá ser único por un periodo máximo de un año.   En los casos anteriores, anteriores, para que u un n proveedor pueda pueda ser seleccion seleccionado ado

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nuevamente como único o permanente, adicional al proceso de aprobación se deberá elaborar la evaluación del proveedor por parte del equipo de copras de la fundación.   El comprador debe debe asegurar para todos los proveedores la documentación

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correspondiente y validación de su objeto social.

 

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Cotizaciones 

  La cotización deberá tener la siguiente información:

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  Nombre, teléfono y domicilio del proveedor.

o

  Identificación tributaria (NIT).

o

  Fecha de emisión o  Validez de la oferta o

  Entidad destinataria.

o

  Nombre del solicitante

o

  Descripción detallada del bien o servicio

o

  Unidad de medida

o

  Impuesto detallado

o

  Valor unitario y total

o

  Condiciones comerciales (forma de pago, d descuentos escuentos financieros, tiempo

o

de entrega, donaciones, flete, aspectos logísticos para la entrega). o  Detalle de los bienes o servicios servicios a adquirir. Deben ser lo suficientemente claros, detallados y completos.   No se debe procesar ninguna cotización que presente tachones o

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enmendaduras.   Toda cotización cotización impre impresa sa o electrónica deberá deberá a adjuntarse djuntarse al cuadro comparativo

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correspondiente.   En caso de que u una na cotización ya procesada requiera soportar una nueva

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compra del(los) mismo(s) producto(s); las condiciones comerciales deberán mantenerse y ser avaladas por el proveedor y confirmadas al empleado que gestiona la compra. Las cotizaciones pueden tener una validez de seis meses si el proveedor sostiene las condiciones comerciales durante ese tiempo.   La aprobación aprobación de un prov proveedor eedor podrá ser ex extendida tendida con los mismos productos,

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siempre y cuando mantenga las condiciones comerciales pactadas inicialmente y siempre y cuando no supere los seis meses de la aprobación inicial.   Se debe evaluar a anualmente nualmente los proveedores con los cuales se tuvo una relación

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comercial activa, dejando constancia por escrito de este proceso.

 

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Cuadro comparativo de ofertas.

  Es responsabilidad del empleado comprador (líder de compras, auxiliar de

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compras, entre otros empleados que participen en el proceso) la elaboración del cuadro comparativo.   Es responsabilidad del g gerente erente o líder administrativo y del líder de compras, la

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aprobación del cuadro comparativo.    

Orden de compra u orden de servicio

  En todos los casos se requiere los soportes del proceso de compra de acuerdo

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con lo estipulado en las presentes políticas: cotizaciones, cuadro comparativo y orden de compra/servicios.   Las compras deben realiz realizarse arse conforme a los lineamientos de la legislación

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colombiana y teniendo en cuenta las políticas del proceso y los estatutos de la FUNDACIÓN VIVIR MEJOR.   Toda orden de compra o servicio debe especificar claramente:

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  Nombre, dirección y teléfono de la FUNDACIÓN FUNDACIÓN VIVIR MEJOR nombre del

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empleado solicitante de la compra   Número de la orden de compra

o

  Nombre, dirección, teléfono y RUT del proveedor

o

  Fecha

o

  Términos para la entrega y pago

o

  Cantidad y detalle de los productos o sservicios ervicios

o

  Precio Unitario, precio total

o

  Firma de quien elabora y firma de quien aprueba la orden de compra.

o

 

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Disposiciones generales

  Es responsabilidad del comprador realizar la impresión de llos os documentos del

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proceso de compras posterior a la validación de la recepción de la factura y archivarlos de manera organizada conforme a lo estipulado por el líder de compras.   Los documentos del proceso de compras son: Cotizaciones, cuadro

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comparativo, orden de compra/servicio, contrato o su equivalente.   Para el pago de servicios públicos (Agua, aseo público, alcantarillado, Energí Energía, a,

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Gas, Telefonía fija, televisión por cable y arriendo), no se realizara proceso de compras, su pago se gestionara mediante orden de pago aprobada por el gerente o líder administrativo de la fundación.

 

Disposiciones anticorrupción

Todos aquellos empleados que intervengan en el proceso de compras deben asegurar que las prácticas comerciales de ofertantes, proveedores y contratistas sean coherentes con los principales objetivos y valores de la FUNDACIÓN VIVIR MEJOR, evitando incurrir en prácticas fraudulentas entendiéndose estas como: Fraude, corrupción, etc. Es responsabilidad de todos los empleados de la fundación informar al encargado de la compra, cualquier posibilidad de conflicto de interés que se presente en acuerdos comerciales con familiares y amigos, tanto del empleado como de su cónyuge. Ningún empleado podrá divulgar externamente información correspondiente al proceso de compras, esto incluye, información del proveedor, condiciones comerciales, criterios de evaluación, precios y cualquier otra que pueda afectar al proveedor y los intereses de d e la FUNDACIÓN VIVIR MEJOR.

 

DECRETO 410 DE 1971 LEY 1111 DE 2006

 

 

Por el cual se expide el código de comercio. Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la dirección general de impuestos nacionales.

Para el control sanitario de los usos del agua se tendrán en cuenta las siguientes opciones, sin que su enunciación indique orden de prioridad. 1. Consumo humano;  ARTÍCULO 3 DE LA LEY 9 DE 2. Doméstico; 3. Preservación de la flora y fauna; 1979

 ARTÍCULO 11º DE LA LEY 9 DE 1979  ARTÍCULO 13º DE LA LEY 9 DE 1979

 ARTÍCULO 80º DE LA LEY 9 DE 1979

4. Agrícola y pecuario; 5. Recreativo; 6. Industrial; 7. Transporte  Antes de instalar cualquier establecimiento industria, la persona interesada deberá solicitar y obtener del ministerio de salud o de la entidad en quien éste delegue, autorización para verter los residuos líquidos. Cuando por almacenamiento de materias primas o procesadas existe la posibilidad de que éstas alcancen los sistemas de alcantarillado o aguas Para preservar, conservar y mejorarlala presente salud de los individuos en sus ocupaciones ley establece normas tendientes a:  A. Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo; B. Proteger a la persona contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, orgánicos, mecánicos y otros que pueden afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo; C. Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud en los lugares de trabajo; D. Proteger la salud de los trabajadores y de la población contra los riesgos causados por las radiaciones; E. Proteger a los trabajadores y a la población contra los riesgos para la salud provenientes de la producción, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposición de sustancias peligrosas para la salud pública.

COMPRAS, CERTIFICADO ISO COMPRAS, CERTIFICADO sistema de gestión de calidad 9001, ISO 9001,  ISO 9001

 

DECRETO REGLAMENTARIO define costo en su artículo 39 y 40 2649 DE 1993  ARTÍCULO 64° DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE propiedades, planta y equipo 1993 CAPITULO V DEL CODIGO DE Obligaciones del comprador COMERCIO  ART. 956. DEL CODIGO DE  Actos que debe notificar el comprador al vendedor COMERCIO

 ART. 1696. DEL CODIGO DE COMERCIO  ARTÍCULO 19. ESTATUTO TRIBUTARIO

TITULO VI DEL ESTATUTO TRIBUTARIO

Obligaciones del comprador en la compra fob Contribuyentes con un régimen tributario especial Tratamiento especial para algunos contribuyentes. Los contribuyentes a que se refiere el artículo 19, están sometidos al impuesto de renta y complementarios sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del veinte por ciento (20%).

MAPA DE PROCESO DE COMPRA