Manual de Procedimientos de Transportes
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012
Manual de Procedimientos de Transportes
Elaborado:
Revisado:
Autorizado:
Lic. Francisco Barquín
Edgar López
Lic. Gabriel Juárez
Analista de Sistemas
Jefe de Transportes
Gerente Administrativo
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012
1.
Definiciones
Código del vehículo: número de identificación asignada por el departamento de inventarios a cada vehículo.
Piloto: Empleado de Fonapaz capacitado para conducir un vehículo de una determinada característica.
Hoja de daños: Formato que incluye el diseño de un vehículo en el cual se marcan los daños perceptibles a la vista para su futura inspección, siendo esta un instrumento que permite detectar daño ocasionado al vehículo posterior a la finalización de una comisión.
Servicio Menor: Incluye únicamente cambio de aceite y filtros y se realiza cada 5,000 kilómetros.
Servicio Intermedio: Incluye Servicio Menor, cambio de fajas, candelas, filtro de aire, filtro de gasolina, se realiza cada 20,000 kilómetros.
Servicio Mayor: Servicio Menor, Servicio Intermedio, revisión de frenos y revisión de luces, se realiza cada 40,000 kilómetros.
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Siniestro: En la terminología de empresas de seguros, la ocurrencia del suceso amparado en la
póliza de seguros, comenzando las obligaciones a cargo del asegurador. Las mismas en la mayor parte de los casos es el pago de una cantidad de dinero, pudiendo tratarse también de una prestación de servicios, asistencia médica, jurídica, reparación de un daño, etc. Se puede definir también como la avería, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas o la propiedad, y cuya materialización se traduce en indemnización.
Percance: Contratiempo, daño o perjuicio imprevistos.
Rotación de pilotos: Planificación y asignación equitativa en carga de trabajo a cada uno de los pilotos del departamento de transportes, con el fin de garantizar las condiciones óptimas para la
realización de una comisión.
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Coordinación de Comisiones 1.
Objetivo
Optimizar el uso de los vehículos asignados a la tarea de suministrar transporte para comisiones necesarias de la institución, a través de la asignación adecuada según el recorrido, tipo de vehículo y de lugar de la visita.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La coordinación es responsabilidad del asistente de la jefatura de transportes
La aprobación es autoridad del jefe de transportes
4.
Procedimiento
4.1 El solicitante presenta una solicitud de vehículo para una determinada comisión.
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 4.2 El solicitante debe de llenar el formulario formulario de solicitud de vehículo donde complete los datos de:
Nombre del solicitante
Fecha de la comisión
Descripción de la comisión
Nombre y firma del solicitante
Nombre y firma del jefe inmediato
4.3 Al ser presentada la solicitud en departamento de transportes el encargado de recepción de solicitudes debe de completar la siguiente información:
Nombre del piloto que realizara la comisión
Código del vehículo
Número de placa del vehículo
Marca del vehículo
Rendimiento de kilómetros por galón del vehículo según registro de rendimientos.
Lectura actual del odómetro del vehículo Tipo de combustible
Precio actual
4.4 Al ser completados los datos del departamento de partamento de transportes procederá el jefe a firmar de autorizada la solicitud.
4.5 Para poder prestar el servicio debe contener el visto bueno del Jefe Ad Administrativo ministrativo
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 4.6 Luego de aprobado el servicio de transporte se solicita el abastecimiento de combustible c ombustible según el tipo por medio del formulario donde el departamento de transportes deberá completar como mínimo los siguientes datos:
Nombre del piloto
Fecha
Vehículo tipo
Marca
Kilómetros estimados
Departamento geográfico a dónde conduce la comisión
Destino
Actividad a realizar
Firma de visto bueno del jefe de transportes
4.7 El solicitante en el formulario debe de completar:
Nombre del solicitante
Cargo Firma
Nombre del Gerente o Jefe inmediato
Sello y firma de autorizado del Gerente o Jefe inmediato
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6.
Diagrama del procedimiento
Inicio
Solicitud de vehículo para comisión
El solicitante Llena el formulario de solicitud de vehículo TRAN-04-2-03-01
Encargad completa información
Jefe del departamento autoriza y firma la solicitud
Visto bueno del Jefe administrativo
El departamento solicita el abastecimiento de combustible por medio de formulario TRAN-04-2-03-02
El solicitante completa el formulario de solicitud de vehículo TRAN-04-2-03-02
Fin
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Asignación y recepción de vehículos
1.
Objetivos
Contribuir con cumplimiento de la programación de las actividades y comisiones de la institución, a través de la asignación adecuada de los vehículos velando por el buen uso de los recursos de la institución.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de la asignación, recepción y el llenado de documentos que este proceso
implica es del asistente del jefe de transportes.
La autoridad de asignación es del jefe de transportes.
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4.
Procedimiento
4.1 El asistente del jefe de transportes levanta un acta donde se le da formalidad a la asignación del vehículo.
4.2 Si el piloto asignado no pertenece al departamento de transportes, el encargado de asignación deberá llenar una hoja de daños
4.3 Se registra la asignación en forma electrónica. 4.4 En la recepción del vehículo si el tiempo de la comisión es mayor a un (1) día, el encargado de recepción deberá levantar un acta, en caso contrario únicamente deberá llenar la hoja de daños
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6.
Diagrama del procedimiento
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Mantenimiento y reparación de vehículos
1.
Objetivo
Mantener disponibles y en óptimas condiciones los vehículos asignados a la administración central para la realización de las diferentes comisiones donde se requiera el transporte.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad del mantenimiento y reparación de los vehículos es el encargado de
mantenimientos y reparaciones.
La autoridad del mantenimiento y reparación es de la Gerencia Administrativa.
4.
Procedimiento
4.1 El encargado de Mantenimiento y reparación eventualmente revisa el odómetro para calcular el kilometraje de los vehículos y determinar la necesidad del servicio de mantenimiento.
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 4.2 El encargado de mantenimiento realiza la orden de servicio de mantenimiento o reparación según sea el caso, indicando en ella los trabajos que se deberán realizarse. 4.3 El encargado de mantenimiento y reparación traslada al encargado de gestión de pagos el expediente para la emisión de la orden de compra del servicio. 4.4 El encargado de mantenimiento y reparación, entrega el vehículo al taller con llaa respectiva orden de servicio. 4.5 El encargado de mantenimiento y reparación, recepciona el vehículo dando el visto bueno por el trabajo realizado. 4.6 El encargado de mantenimiento traslada el expediente del servicio del vehículo al encargado de la gestión del pago.
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Diagrama del procedimiento
Inicio
Se revisa el odómetro para calcular kilometraje y así determinar si necesita servicio
Necesita servicio?
si
Se realiza la orden de servicio formulario TRAN-04-2-03-04
Se traslada al encargado de gestión de pagos el expediente para la emisión de orden de compra de servicio
no
Se entrega el vehículo al taller
con la respectiva orden de servicio formulario TRAN-04-2-03-04
El encargado recibe el vehículo dando el visto bueno por el trabajo realizado
Se traslada el expediente del servicio del vehículo al encargado de gestión de pago
Fin
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Pago de impuestos de vehículos 1.
Objetivo
Mantener el pago de los impuestos al día para que los vehículos asignados a la Administración central puedan circular sin dificultades.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz.
3.
Referencias
Ley Del Impuesto Sobre Circulación De Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos
(DECRETO NÚMERO 70-94)
4.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad del pago de impuestos es el encargado de pago de impuestos.
La autoridad del pago de impuestos es de la Gerencia Administrativa.
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5.
Procedimiento
5.1 El encargado de pago de impuestos revisa anualmente el registro electrónico de pagos anteriores con el fin de establecer los procedimientos a seguir según el caso de cada vehículo, debido a problemas surgidos anteriormente y que particularmente debe aplicársele un trato especial a cada vehículo para el cumplimiento de pago del impuesto.
5.2 En caso de que el vehículo tenga multas de tránsito, estas deberán ser canceladas por el usuario asignado en la fecha indicada por la multa y en su defecto si el responsable ya no labora en Fonapaz, deberá iniciarse proceso de rebaja de multas. 5.3 En caso de que el vehículo tenga algún problema legal, este debe trasladarse a departamento jurídico para que sea resuelto.
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6.
Diagrama del procedimiento
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Pago de seguros y capacitación de pilotos 1.
Objetivo
Proteger el vehículo y al piloto asignado de los riegos de un siniestro o percance en la realización de una comisión de trabajo.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz y personal asignado a la comisión de trabajo que utilice el vehículo como medio de transporte.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad del pago de seguros es el encargado de seguros. La autoridad del pago de impuestos es de la Gerencia Administrativa.
4.
Procedimientos
4.1 El encargado de pago de seguros revisa mensualmente el registro electrónico con el fin de establecer las fechas de vencimiento próximas, así como la adición de nuevos vehículos
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4.2 El encargado de seguros realiza la gestión de pago sobre los seguros por vencerse en el mes vigente, así como de los nuevos vehículos asignados a la administración central de Fonapaz. 4.3 Eventualmente se programan y se realizan capacitaciones para pilotos asignados al departamento de transportes.
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5.
Diagramas del procedimiento
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Coordinación de pilotos
1.
Objetivo
Mantener la disponibilidad de pilotos para las eventuales comisiones, tomando como base la rotación de los mismos.
2.
Alcance
Pilotos asignados al departamento de Transportes.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de la asignación es del encargado de planificar y coordinar los pilotos.
La autoridad de la asignación es del jefe de transportes.
4.
Procedimiento
4.1 Se revisa a diario la hoja de control de vehículos en comisión y según la planificación se procede con la asignación del piloto a la comisión requerida. 4.2 Se planifica los turnos y descansos según la carga individual de trabaja de cada uno de los pilotos. Página No. 26 de 35 Páginas.
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Diagrama del procedimiento
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Cálculo de combustible
1.
Objetivo
Optimizar el gasto del combustible a través de la asignación correcta y adecuada basada en el odómetro funcional, según el vehículo asignado y la distancia a recorrer, basados en el registro consumo por kilómetro.
2.
Alcance
Vehículos asignados a la administración central de Fonapaz.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de la asignación es del encargado de asignar combustible.
La autoridad de la asignación es del jefe de transportes.
4.
Procedimiento
4.1 Se verifican las distancias a recorrer en la comisión y se utiliza la formula Kms / Rendimiento del vehículo para determinar la cantidad de combustible que se necesita.
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4.2 Se llena la información en el formulario de solicitud y se le indica al usuario o piloto asignado a la comisión que proceda a tramitar su combustible.
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Diagrama del procedimiento
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Manual de Procedimientos Fondo Nacional para la Paz Departamento de Transportes Gerencia Administrativa Edición: Octubre 2012 Gestión de pago de servicios
1.
Objetivos
Mantener una buena imagen de Fonapaz como una institución responsable en el cumplimiento de sus obligaciones.
2.
Alcance
Ordenes de servicio y mantenimiento y reparación emitidas y autorizadas para su realización.
3.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de la gestión del pago es del encargado de gestión de pagos.
La autoridad de la asignación es de la Gerencia Administrativa.
4.
Procedimiento
4.1 El encargado de gestión de pagos le requiere al contratista o proveedor que adjunte la factura y el detalle del servicio realizado al vehículo de Fonapaz.
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4.2 Emite la solicitud de pago al Gerente Financiero con el visto bueno del Jefe de Transportes y la Gerencia Administrativa, indicando las facturas para pagos con los montos correspondientes. 4.3 Emite la solicitud vía electrónica a través del sistema Sipaz. 4.4 Constante mente verifica el estado de la gestión y su avance en el departamento financiero hasta que este sea efectivo.
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