Manual de Procedimientos de Control Interno Para La Empresa

DULCES DE COLOMBIA S.A. NIT: 890.236. 890.236.654-8 654-8 8 DICIEMBRE 2010

INTRODUCCION Los Manuales de Procedimientos son una de las mejores herramientas administrativas modernas, pues permiten a cualquier empresa u organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta su crecimiento y desarrollo, los cuales le confieren estabilidad y efectividad. En el presente trabajo desarrollamos un manual de procedimientos de control interno para la empresa, ya que al carecer DULCES DE COLOMBIA S.A, de un manual que sirva sirva de guía al curso normal de sus operaciones, algunos de los procesos son llevados a cabo de manera errónea. El primer paso para su elaboración, fue reunir información de las transacciones que se estaban llevando a cabo con respecto al manejo del disponible (Caja Y Bancos), para luego identificar la secuencia lógica a seguir desde el inicio de la operación hasta su registro contable como tal.

OBJETIVOS Generales El presente manual de procedimientos pretende convertirse en una guía práctica y eficaz que permita a la gerencia de DULCES DE COLOMBIA S.A el logro de los objetivos trazados y la consecución de los resultados. Para ello se propone, no solo el establecimiento del manual, sino también su posterior monitoreo.

Específicos   Antes de diseñar el sistema de control interno de la empresa DULCES DE COLOMBIA S.A, es conveniente realizar los cambios y ajustes que sean necesarias para lograr los siguientes objetivos:

y

Verificar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.

y

Corroborar que los fondos y depósitos sean presentados en su totalidad y cumplan con total autenticidad

y

Examinar que se esté dando un manejo adecuado de los procedimientos,

y

políticas y prácticas en la administración de los recursos de liquidez. Diseñar manuales de funciones y procedimientos del efectivo.

Día

Mes

Año

Nombre

Departamento o sección

Contador Publico

Administrativo

Naturaleza Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación a la gerencia de los estados financieros mensuales.

Funciones y

Lleva los libros o registros de contabilidad de la empresa, registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos.

y

Registra conforme a la normativa aplicable los movimientos u operaciones económicos que hace la compañía, de forma que se puedan publicar esos resultados con vistas a informar a accionistas, inversores, proveedores y demás personas interesadas (como trabajadores, entidades públicas, entidades financieras, etc.).

y

Se ocupa de la liquidación de impuestos y de la revisión de informes financieros elaborados por otros colegas.

y

Delega y supervisa las labores de auxiliar contable.

y

Demás funciones inherentes al cargo

Conocimientos y habilidades: y

y

y

Competencias: Contador Público, con tarjeta profesional vigente. Actitudes: De respeto, servicio, aprendizaje permanente, responsabilidad, análisis y reflexión Conocimientos: Tener conocimientos que le permita analizar las tendencias contables, fiscales y financieras que se han desarrollado, aplicar técnicas contables, fiscales y financieras a los diferentes problemas de estas áreas, combinar conocimientos de diversas disciplinas para solucionar problemas financieros.

Responsabilidades y

De manejo: Todo relacionado con la contabilidad de la empresa.

y

De supervisión: Supervisa al auxiliar contable.

y

Día

Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal.

Mes

Año

Nombre

Departamento

o

sección Auxiliar contable

Administrativa

Naturaleza Se encarga de la sistematización de los registros contables.

Funciones y

Elabora comprobantes de contabilidad.

y

Causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.],

y

El manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes contables o financieros,

y

La preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes informes con destino a las entidades estatales de control.

y

Cualquier otra actividad relacionada o afín al aspecto contable.

Conocimientos y habilidades y

Competencias: Técnico en Auxiliar contable o estudiante de Contaduría Pública de cuarto semestre o más.

y

Cualidades y atributos: Orden, disciplina, responsabilidad, trabajo en equipo.

Responsabilidades y

De manejo: Relacionado con la contabilidad y contabilización de los registros contables.

y

De supervisión: Ninguna

y

Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal.

Día

Mes

Año

Nombre

Departamento o sección

Cajero

Administrativo

Naturaleza Se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes.

Funciones y

Cobrar las atenciones (bienes o servicios) realizadas por la empresa.

y

Emitir facturas a los clientes

y

Responder de forma responsable sobre el dinero de caja.

y

Verificación del dinero recibido.

y

.Verificar los pagos con tarjeta de crédito.

y

Al final del día se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del día incluidos tanto en efectivo como tarjetas de crédito.

Conocimientos y habilidades y

Competencias: Buen nivel académico, puede ser estudiante.

y

Cualidades y atributos: Rapidez de decisión, coordinación tacto visual, honradez, disciplina, conocimiento del puesto.

Responsabilidades y

De manejo: Todo lo relacionado con la entrada y salida de dinero en caja.

y

De supervisión: Ninguna

y

Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal tanto interno (compañeros), como externos (clientes, proveedores, etc.).

SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA Inicio o fin

Descripción de la Actividad

Decisión

 Archivo

Conector de actividades

Flecha indicadora de frecuencia

Documento

Bloque documento

DESCRIPCION DEL PROCESO ARQUEO DE CAJA

PASO

1

PROCEDIMIENTO

Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en

ENCARGADO

Tesorero o Cajero

Un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado Por el tesorero o cajero. 2

Para un periodo seleccionado revisar la secuencia numérica

Tesorero o Cajero

Y cronológica de los recibos de caja comprobando que Este completa y sin enmendadoras. Dejar constancia de cualquier irregularidad. 3

Se imprime el reporte del sistema y se realiza el recuento

Tesorero o Cajero

Físicode monedas, billetes, cheques, consignaciones y Demás documentos. 4

Verificar la autenticidad de las monedas, billetes,

Tesorero o Cajero

Cheques, consignaciones y demás documentos. 5

Si las cifras difieren, anota la diferencia y elabora acta de

Tesorero o Cajero

De arqueo y se envía a contabilidad 6

Registra diferencias

Contabilidad

DESCRIPCION DEL PROCESO CONCILIACIONES BANCARIAS PASO

PROCEDIMIENTO

ENCARGADO

http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf - ----> indica cada símbolo del flujo grama