Manual de Procedimientos Archivos RRHH

 

 

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACION

CODIGO: MPGDAC-001 FECHA: MARZO 2018 REVISION: Nº 01 PAGINA: 01 DE

REGISTRO DE DISTRIBUCION DE DOCUEMNTOS CONTROLADOS Usuario Fecha de entrega Firma del Receptor (Nombre (Cargo) y Apellido) Director General Gerente General Carlos Rojas Gerente de Operaciones Gerente de Administración Gerencia de Cadena de Suministros Gerente de Recursos Humanos y/o Coord. De Gral. de RRHH Gerencia Corporativa

ELABORADO POR: SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y DESVINCULACION 

Mario Bolívar Ali Tuarez Luis Rojas  Yvonne Guillent

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REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO No. De Rev.

0

Fecha

Sección y Pagina

00-00-00

ELABORADO POR: SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y DESVINCULACION 

Todas

Cambios Realizados

Emisión

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Cargo/firma del responsable de la

Cargo/Firma del responsable de la

revisión

aprobación

Gerencia Corporativa

Gerencia General

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1. OBJETIVO 

Establecer los lineamientos generales que permitan informar a todo el personal que ingresa al Área de Archivo, adscrito al Departamento de Recursos Humanos sobre la normativa reguladora y criterios sobre ordenación, clasificación, transferencia, selección y eliminación de documentos, gestión gestión documental documental y la otra documentación documentación e información; resguardando todo el acervo documental producido y recibido en el Departamento, en el cumplimiento de sus funciones, para proteger, conservar y organizar el patrimonio documental del archivo de Gestión por Dos (02) años 2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en el área de archivo adscrito al Departamento de Recursos Humanos de la organización. 3. RESPONSABILIDAD

El ocupante del cargo tiene como responsabilidad de proponer y llevar a cabo mejoras en el trabajo diario al igual que debe velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación  –  ordenación  – descripción)  descripción)   selección y expurgo, diseminación, control, diseminación,  control, distribución,  distribución,   almacenaje, recuperación, protección por su carácter su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación del Personal del  Personal que labora en la en la organización.  organización. 

4. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ELABORADO POR: SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y DESVINCULACION 

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Los procedimientos relacionados y los documentos de referencia utilizados en el desarrollo de estos documentos son:        

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Organigrama de la Empresa Troil Services, Services, C.A. Formatos de Prestamos de expedientes. Formato de Salida de Permiso Formato de Planilla de datos Personales Formato de Requisición de Personal Recibos de Pagos Expedientes de trabajadores. Documentación Personal de los Trabajadores.

5. PROCEDIMIENTOS  1. Recibir Documentación Documentación indispensables para el Ingreso. 2. Apertura la carpeta carpeta del expediente. 3. Identificar o Etiquetar la carpeta indiv individual idual del trabajador. trabajador. 4. Transcurrido la lapso lapso de cculminación ulminación laboral según las condiciones de contratación. 5. Ubicación Y/o Rotación de Expedientes Expedientes según las con condiciones diciones de contratación. 6. Recibir de las analistas de n nominas ominas los recibos de pagos realizad realizados os a los trabajadores. 7. Desglosar, Ordenar, organizar todos los recibos solo  Administrativos. 8. Gestionar la firma y la entrega de los recibo a los trabajadores y/o Personal administrativo. 9. Archivar Recibo entregados al personal Administrativo, Operaciones, Mantenimiento, Siaho, Aprendiz Inces, Cadena de Suministros, Recursos Humanos de la base Anaco. 10. Recibir formatos f ormatos de días de Descansos Trabajados, Permiso de salida, Controles de Suministros de comida de los trabajadores CCP y Personal Administrativo. 11. Prestamos Internos de Expediente dentro de Recursos Humanos. 12. Prestamos Internos a las Analistas de Nominas para su respectivo archivo de documentación. 13. Revisión de expedientes por listados para asegurar el buen uso dentro de sus archivos

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6. NORMATIVAS

1. Se Recibe la documentación documentación cons consignadas ignadas por el ccandidato andidato elegido al cargo, revisando la documentación indispensable siendo Planilla de Datos Personales, Copia de la cedula de Identidad, Copia del R.I.F, Curriculum Vitae con soportes, Resultados de Exámenes de Pre Empleo, Rutagrama, Notificación de Riesgos. 2. Se apertura el expediente del personal Eventual u Ocasional, y Contratados de las diferentes áreas, siendo identificadas en carpeta Manila Tipo Carta, según las condiciones de contratación. 3. Etiquetar la carpeta con nombre nombre y Apellidos, Apellidos, Fecha de Ing Ingreso reso Nº de cedula, Cargo a ocupar. 4. Traslada el expediente expediente a el archivo Tipo Gaveta identificado identificado para el personal Eventual u Ocasional y Contratados. 5. Una vez cumplido los lapsos es específicos pecíficos de de la contratación para el personal regido por la L.O.T.T.T según periodo de prueba con 30 días continuo de acuerdo a la aprobación del supervisor inmediato

6.

7. 8. 9.

es cambiada documentación a Carpeta Tipo Oficio, Color Marrón siendo su trasladada a los Archivos identificados según los Departamentos dentro del área de Archivo. Ar chivo. Recibir de las analistas de nominas los recibos de pagos semanales, quincenales, recibos de bonos por asistencia, pagos de utilidades, pago de útiles escolares, pagos de retroactivos, Vacaciones y otros. Desglosar, Ordenar, organizar los recibos de pagos de los trabajadores por Departamentos y posteriormente por trabajador. Gestionar con el trabajador su firma y Huella Huella dactilar en original para el expediente y copia para ser entregado al trabajador. Archivar de manera cronológicamente los recibos en el expediente

de cada trabajador. 10. Archivar en carpetas los formatos de Días de descansos trabajados, permiso de salida, controles de suministros de comidas del CCP y Base anaco (Administración, SIAHO, Operaciones, Mantenimiento, Cadena de Suministro, Aprendiz Inces, Recursos Humanos). 11. El Personal de recursos humanos hace la solicitud de petición de manera escrita para los préstamos de expedientes, para realizar cálculos de vacaciones, liquidaciones, Anticipos de Prestaciones Sociales, Fideicomiso y otras peticiones emanadas por el trabajador. ELABORADO POR: SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y DESVINCULACION 

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12. Las analistas de nominas solicitan los expediente para archivar recibos de pagos y otra documentación de acuerdo a las nominas por taladros que elaboran cada una de ellas. 13. Se realiza revisiones cada 15 días por medio de los listados del personal en fin de corroborar que no falte ningún expediente en su archivo específico.

ELABORADO POR: SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y DESVINCULACION 

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