MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

INDICE OBJETIVO Y PERSONAL INVOLUCRADO

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PLANEACION

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DEFINICION DE LA METODOLOGÌA 5S

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EFECTUACION DE ANALISIS DE DIAGNOSTICO

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EJECUCIÒN: INICIO DE LA IMPLANTACIÒN

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PRIMERA S: SEIRI

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SEGUNDA S: SEITON- ORDENAR

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TERCERA S: SEISO-LIMPIAR

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VERIFICACION O SEGUIMIENTO

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CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR

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INDICACIONES PARA LA INSPECCION POR CHECK LIST

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PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA

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REPORTE FOTOGRAFICO

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PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

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PROGRESO SEMANAL

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SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

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ACCION

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QUINTA S; SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA

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ANEXOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S OBJETIVO El presente documento tiene la finalidad de establecer las bases y mecanismos mediante los cuales se institucionalizara y dará seguimiento a un sistema de trabajo bajo un esquema de orden y limpieza. La implantación es basada en los “Círculos de calidad” de Deming en sus cuatro fases, planeaciòn, ejecución, verificación, acción; debido a que se trata de un proceso cíclico que busca permanencia y habito en la cultura laboral de la empresa. La metodología a seguir es la conocida como 5 S, de origen japonés, cuyo principal objetivo es el orden y limpieza, que puede dar como valor agregado la seguridad y el incremento en la productividad y aprovechamiento de los recursos.

PERSONAL INVOLUCRADO Coordinador de 5 S:

Supervisores de producción

Coordinadores de producción Mantenimiento Personal de limpieza

Planteamiento de propuesta y sistema Verificación e inspección de 5 S Elaboración de reportes de 5 S Verificación de acciones correctivas Ejecución de 5S en su área Mantenimiento de orden y limpieza en su área Seguimiento de acciones correctivas Apoyo al seguimiento de acciones correctivas Comunicación de disposiciones a supervisores Apoyo en la ejecución de acciones correctivas Apoyo en la eliminación de desechos y basura.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S PLANEACIÒN DEFINICIÒN DE LA METODOLOGIA 5S Se refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, organizadas y seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo. La metodología proviene de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestra vida cotidiana 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar o clasificar: Seiri Ordenar: Seiton Limpiar: Seiso Estandarizar: Seiketsu Sostener en disciplina: Shitsuke

EFECTUACIÓN DE ANÁLISIS DE DIAGNOSTICO Es preciso llevar a cabo un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) para conocer el punto partida en la implantación. FORTALEZAS Características que permiten Lograr los Objetivos y reducen el impacto negativo de una posible eventualidad. OPORTUNIDADES Elementos o circunstancias que pueden ser aprovechados para tener una mejora y dar un Valor Agregado. DEBILIDADES Vulnerabilidad que restringe la capacidad de actuar ante un evento u oportunidad. AMENAZAS Lo que representa un riesgo para la integridad o el patrimonio de la empresa o el colaborador y el cumplimiento de sus propósitos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S EJECUCIÒN: INICIO DE LA IMPLANTACIÒN Al conocer la metodología para el orden y limpieza e implantación de proyectos, es preciso identificar sus 5 etapas, donde las 3 primeras se refieren a la organización y limpieza, las ultimas 2 corresponden al seguimiento y de ellas depende el éxito y el mantenimiento gradual de los resultados de la implantación. PRIMERA S: SEIRI-SELECCIONAR Y CLASIFICAR Se debe retirar del área o estación de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, una técnica útil a seguir consiste en eliminar la mentalidad de "Por si se ocupa". Para realizar la labor de selección hay 6 puntos básicos por llevar a cabo

Área sin artículos herramienta o mobiliario que no se utiliza. Area sin exceso de materiales para procesar

Área de trabajo sin acumulamientos de retrabajos Area sin exceso de producto terminado

Es importante conocer el tipo de maquinaria y elementos que intervienen en la operación actual, sobretodo al cambiar de modelos de producción. Procurar no tener exceso de herramienta disgregada y sin uso continuo a lo largo del área de producción. Hay que asegurarse que solo se encuentren los materiales utilizables para el modelo que se esta trabajando en la orden de producción y también es importante no tener cantidades que entorpezcan el trabajo o que ocupen espacio importante del área. Consiste en retirar y evitar que existan excesos de producción en relación a la capacidad instalada, así como materiales con estatus inconcluso y a los que no se les asigna una disposición. Consiste en retirar y evitar que existan excesos de producción en relación a la capacidad instalada,

Seleccionar y clasificar permite: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Liberar espacio útil en planta y oficinas Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas Mejorar el control visual Eliminar las pérdidas de productos Facilitar control visual de las materias primas que se van agotando Preparar las áreas de trabajo para acciones de mantenimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S SEGUNDA S: SEITON-ORDENAR Se procede a organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Consiste en asignar un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar. Los puntos a efectuar al llevar a cabo el orden son: Maquinaria mesas y muebles alineados en su área delimitada. Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio identificado

Contenedores de material alineados

Piso del area libre de artículos y materiales sin contenedor Equipo de limpieza, basura y desechos separados en su área.

Bebederos en su área identificada

Se debe asignar y marcar el lugar para realizar la operación; donde deberán estar únicamente los elementos necesarios. Al identificar los espacios para cada estación de trabajo es necesario colocar el mobiliario y maquinaria de manera que no entorpezca otras operaciones o la circulación en el área. Para cada fracción debe encontrarse solo la materia prima a utilizar, y en caso de ser necesario contar con un stock por el flujo de la operación, asignar un área especifica donde este separado por su tipo y este disponible para su uso. Para el caso de las maquinarias que cuenten con un kit de ajuste o mantenimiento, este deberá encontrarse solamente en esa estación asignada y el equipo extra requerido para la operación también deberá tener un lugar designado. Es importante que al asignar las estaciones de trabajo se encuentren dentro de ella solo los materiales que se estan utilizando y que estén en un contenedor el cual deberá permanecer dentro de el area delimitada y en alineación consistente. En las áreas de trabajo no debe encontrarse material ni artículos sueltos, sino únicamente, en su caso, los necesarios y de manera que no se mezclen o se pierda la nocion de para que va a ser utilizado. En el caso de escobas, trapos, recogedores, y otros artículos necesarios para limpieza; debe asignarse un área identificada y accesible que no entorpezca la operación, asi mismo los residuos y desechos deben estar separados en los contenedores identificados para ello, siendo el amarillo para residuos peligrosos de estopa, aceite, pegamento y materiales impregnados con químicos, y el negro para la basura común. Al ser un servicio y no una operación, debe tenerse cerca del área de trabajo pero sin entorpecer la actividad.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S El propósito del orden es que: Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo El aseo se puede realizar con mayor facilidad y seguridad La presentación estética de la planta se mejora, comunica orden Se libera espacio La seguridad se incrementa debido a la demarcación de áreas Se puede contar con sistemas simples de control visual de materiales Mejora de la productividad global de la planta

TERCERA S: SEISO-LIMPIAR Debe crearse el hábito de eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos del área de trabajo, es conveniente verificar lo que después de ordenar, y debido a la operación cotidiana, representa una inconformidad estética y en algunos casos un riesgo a la salud. Mesas de trabajo y maquinaria y estaciones libres de polvo Maquinas mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc. Estaciones de área y pasillos libres de basura Contenedores limpios y en estado de conservación. Pasillos libres de obstrucción Suelo limpio de manchas de pegamento, aceite etc.

Sacudir de manera periódica las partículas generadas por la actividad diaria evitando que se acumulen en el mobiliario y maquinaria. Remover manchas de agua, aceites, adhesivos o sustancias que denoten suciedad en maquinas muebles o piso y que en determinado momento representen una condición insegura.

Mantener los desechos y desperdicios fuera de los pasillos, maquinas o estaciones de trabajo para evitar daños, e imagen periódicamente recogerlos y depositarlos en su lugar Hay que mantener libre de polvo aceites, pegamentos los contenedores para evitar que se deterioren, asi mismo hay que procurar no tener contenedores fracturados y maltratados que provoquen daños al material o dificultad para su manejo. Evitar desalinear mobiliario y maquinaria y colocar artículos de cualquier tipo en las áreas de circulación. Debe revisarse que no haya fugas en las maquinas, contenedores o recipientes que provoquen derramamientos y manchas en el piso que denoten suciedad y representen una condición insegura de trabajo.

Beneficios de la limpieza Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes Mejora el bienestar físico y mental del trabajador 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del Equipo Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes La calidad del producto se mejora y se evitan las perdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque.

VERIFICACIÒN O SEGUIMIENTO CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR Se inicia igualar las condiciones y evitar desviaciones de las especificaciones ya establecidas. Lo mas importante de la fase de estandarización es documentar las instrucciones, estatutos y disposiciones con el fin de hacerlas visibles y ejecutables, sin embargo previamente se debe identificar lo que necesita igualarse para hacerlo verificable y evaluable. Instrucciones trabajo estaciones maquinas

de No solo consiste en colocar las instrucciones de cómo debe en operarse cada maquina para evitar daños o averías a las y mismas o al producto, es preciso también poner indicaciones de seguridad y requerimientos de equipo para la operación. Señalización de También debe identificarse y colocarse señaletica a sistemas auxiliares instalaciones auxiliares para la producción y de uso en y seguridad casos de emergencia. Identificación de Para evitar mezclas, reacciones químicas o errores de recipientes de seguridad que puedan causar incidentes o accidentes, debe químicos. etiquetarse los contenedores con cualquier sustancia. Contenedores de Debe definirse los tipos de contenedor a usar para cada material material e igualarse en tamaños y formas para facilitar su adecuados acomodo y uso sin provocar desorden o daños. Instalación de Todas las instalaciones que suministran un recurso cables tubería y energético para la operación deben estar correctamente sistemas auxiliares definidas y aisladas, sin que representen un riesgo al uniforme y manejo o una obstrucción a las operaciónes. adecuada

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S CREACIÓN DE FORMATOS, LINEAMIENTOS Y REPORTES COMO APOYO PARA VERIFICACIÓN Y APOYO A LAS 5 S. En primera instancia se realiza un Formato de Check List de Orden y Limpieza 5 S (anexo 1) con los estatutos anteriormente especificados, mediante el cual debe verificarse y registrarse las incidencias o puntos omitidos en cuanto a orden y limpieza, tomando en cuenta que con una sola vez que se encuentre la omisión de cada punto a lo largo del área de trabajo ya es considerado como una falta, para evitar parcialidades y subjetividad. También se realiza un formato de Bitácora de Seguimiento de Acciones Correctivas (anexo 2) en el cual se describen los problemas derivados de un punto omitido por el equipo de trabajo del área inspeccionada, la causa principal y las acciones correctivas a realizar para evitar su reincidencia. INDICACIONES PARA LA INSPECCIÒN POR CHECK LIST Para el método de inspección por medio de check list es necesario considerar las siguientes instrucciones: 1. La inspección debe ser minuciosa y detallada 2. Cualquier incurrencia debe registrarse como punto de hallazgo del check list. 3. En cuanto a la parte de Selección debe retirarse del área de trabajo todo material o articulo fuera de uso actual o próximo inmediato sin excepción. 4. Debe revisarse que no se mantengan almacenados en el área, materiales producidos total o parcialmente. 5. Para el seguimiento al Orden debe revisarse que no exista artículos o materiales de ningún tipo debajo de mesas, maquinas o bandas. 6. También como parte del Orden debe de revisarse que la ubicación de cada material o su lugar no representen un riesgo o condición insegura. 7. Debe revisarse que no exista materiales ni artículos en la parte de arriba de mesas, maquinas, estantería o cualquier mobiliario del área. 8. Para la Limpieza es necesario revisar el polvo y la suciedad en toda la superficie del mobiliario y maquinaria. 9. Las condiciones de contenedores, estaciones y mobiliario deben presentar una conservación y notificar los mantenimientos en cuanto a desgaste. 10. La identificación e instrucciones deben corroborarse que sean las correspondientes a la maquinaria y recipientes de materiales y químicos. 11. El cableado e instalaciones deben ser uniformes y ordenados sin representar un riesgo u obstáculo para la correcta realización del trabajo. 12. Hacer toda observación al supervisor o coordinador de producción responsable del área para acordar las acciones a tomar, en su momento apoyarlos para llevarlas a cabo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Parte de la verificación consiste en una evaluación en la cual se diseñan los indicadores que permitirán calificar el progreso en la implantación o bien el nivel de cumplimiento con orden y limpieza por parte del área. Tales indicadores se plasman en un reporte (anexo 3) que se realizara como se describe en seguida. PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA Debe hacerse el conteo de cuantas veces incurrió el área por omisión o incidencia en el transcurso de la semana y plasmarse en un grafico que muestre cuales son los principales puntos de mejora que pueden atacarse. REPORTE FOTOGRAFICO Debe tenerse evidencia fotográfica que muestre lo que se pretende comunicar con el lugar específico y las condiciones que llevaron a identificarlo como incidencia. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO Debe calcularse dividiendo el número total de incidencias encontradas entre el número total de puntos verificados, y restarlo a uno para obtener el porcentaje de cumplimiento, es decir: Total de incidencias encontradas durante la semana 1-

Numero de puntos auditados cada día por el número de días auditados en la semana

X 100 %

PROGRESO SEMANAL El indicador que nos indicara si ha habido mejora o se ha reincidido resulta de comparar el porcentaje de la semana actual con las anteriores y de esa manera es posible conocer la tendencia de las áreas en cuanto a orden y limpieza. SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Es importante registrar para cada problema o hallazgo, cuales son las causas y acciones a tomar, y de ellas plasmar las que se encuentran abiertas para ser atendidas y las que han sido resueltas. Así mismo debe reportarse el desfase de las fechas compromiso y la eficiencia para la atención y resolución de problemas.

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ACCION QUINTA 5: SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA El disciplinar pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras 4's mediante la Creación del hábito para lo cual debe efectuarse inspecciones diarias y la aplicación del check list. La forma de llegar a la disciplina es mediante la constancia y acción continua para lo cual debe hacerse el reporte con periodicidad, es decir semana tras semana y en un lugar accesible e identificable. La disciplina es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo Implica control periódico, visitas sorpresa. El empleo de los estándares se debe auditar y reportar para verificar su cumplimiento. Llenado de hojas de seguimiento de acciones correctivas

Ropas de trabajo

Uso de equipos de protección

Para sostener la disciplina es importante que si se plantea una acción de corrección o prevención debe registrarse con fecha de compromiso y responsables. El personal debe presentarse y mantener la higiene personal y el cuidado en su operación. Al concientizar al grupo de trabajo que es por su propio beneficio y el de su labor ellos lo demostraran mediante el hábito del uso de su equipo personal.

Debe llevarse el seguimiento de acciones a incidencias y puntos de mejora, registrando en el formato toda acción y compromisos establecidos para llegar de la corrección a la prevención. El llenado del formato de Bitácora de Seguimiento de Acciones correctivas debe ser: LINEA: Escribir el nombre del área que se esta inspeccionando FECHA: Escribir el día que se plantea el problema y se propone su acción correctiva PROBLEMA: Una descripción de el punto que se esta encontrando CAUSA: Determinar que esta originando la situación ACCION CORRECTIVA: Proponer lo que evitaría la reincidencia 11

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S RESPONSABLE: Asignar y comunicar quien será el encargado de efectuar la acción, es importante denotar que aun cuando se designe a alguien el supervisor de área es el principal interesado en que sea corregido su problema por lo que debe estar al tanto del avance. NO DE ACCION CORRECTIVA: Asignar un consecutivo para identificar la incidencia FECHA DE COMPROMISO: Solicitar a la persona responsable cuanto tiempo le tomara efectuarlo por sus alcances y capacidad instalada. FECHA SOLUCIÒN: Hasta que sea corregido y efectuada la acción correctiva será considerado como hecho, así se podrá identificar las limitantes y desfase en la solución al problema. STATUS: Indicar si la acción correctiva se considera como cerrada o aun pendiente por realizar.

EL LUGAR MAS LIMPIO NO ES EL QUE MAS SE BARRE SINO DONDE MENOS SE ENSUCIA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S ANEXOS CHECK LIST DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S FORMATO REVISIÒN LINEA DE PRODUCCIÒN: SEMANA: Lunes Selecciòn y clasificaciòn Area sin articulos, herramientas o mobiliario que no se utiliza Area sin exceso de materiales para procesar Area sin acumulamiento de retrabajos Area sin exceso de producto terminado Orden Maquinas, mesas y muebles alineados dentro del area delimitada Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio Contenedores de materiales alineados Piso del area libre de articulos y materiales sin contenedor Equipo de limpieza, basura y desechos separados en su area Bebederos en su area identificada

Limpieza Mesas de trabajo, maquinaria y estaciones libre de polvo Maquinas, mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc Estaciones de area y pasillos libre de basura Contenedores limpios y en estado de conservacion Pasillos libres de obstruccion Suelo limpio de manchas de pegamento, aceite, etc. Estandarizaciòn Instalaciones, cables, tuberia y auxiliares uniformes, seguras y señalizadas Identificacion de Recipientes de quimicos Contenedores de material uniformes y adecuados.

Seguimiento del habito Ropa de trabajo adecuada Uso de equipos de protección Total de incidencias Total semanal Porcentaje promedio semanal

Firma de supervisor

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Martes

Miercoles

Jueves

Viernes

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