Manual de Politicas y Procedimiento

 

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL OTORGAMIENTO Y RECUPERACION DE DE LINEAS DE CREDITO EKO LUMIX

1. OBJETIVO. 2. ESTRUCTURA DE APLICACION 3. POLITICAS. 3.1. POLITICAS DEL AREA DE VENTAS 3.2. POLÍTICA PARA LA CATEGORIZACIÓN DEL CREDITO 3.3. POLITICA PARA EL CONTROL DE CARTERA 4. PROCEDIMIENTO. 4.1. PROCEDIMIENTOS DE OTORGACION DE CREDITO 4.2. PROCEDIMIENTO DE COBRO Y RECUPERACION R ECUPERACION 5. DIAGRAMA DE FLUJO. 6. ANEXOS. 1. OBJETIVO

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Establecer las políticas, criterios y el procedimient procedimiento o de asignación de las líneas de crédito a corto plazo en Eko Lumix. Instrumentar el registro y control para el otorgamiento de los préstamos.  préstamos. 

2. ESTRUCTURA A LA QUE SE APLICA El presente manual ha sido diseñado como soporte para la parte Administrativa y específicamente para el área Comercial y Ventas. ADMINISTRACION: Controla y vela por la eficiencia de los activos (cuentas por cobrar) permitiendo con ella una rotación continua y bajos niveles de morosidad, por lo que es necesaria la aplicación de políticas y procedimientos de forma eficiente para obtener los resultados esperados. JEFATURA COMERCIAL: El jefe comercial se encarga de realizar el respectivo análisis de la cartera de clientes para el otorgamiento de créditos, utilizando el manual como guía de apoyo para seguir los lineamientos y requerimientos exigidos, para que dichos otorgamientos sean agiles, oportunos y efectivos.

 

VENTAS: El responsable de ventas tendrá la función de controlar y gestionar la cartera de clientes, siguiendo las técnicas y tácticas táctic as de ventas y cobro, a través de los lineamientos determinados en el manual. 3. POLITICAS 3.1. POLITICAS DE CREDITOS -  -  - 

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Para el otorgamiento de créditos se deberá hacer el respectivo análisis, siguiendo parámetros establecidos, respecto a los clientes sujetos a crédito.  crédito.  La autorización de crédito será efectuada por el Administrador, con el aval del Jefe Comercial.   Comercial. Por todo otorgamiento de crédito deberá elaborarse una carpeta que contenga los formularios y el contrato con todas las generalidades este deberá ser firmado por ambas partes (distribuidor y representante legal).  legal).   La carpeta de cada cliente deberá contener la información veraz y actualizada.  actualizada.   Los cambios o modificaciones en contratos co ntratos por refinanciamientos, cesaciones, rebajas y otros, deberán ser evaluados y autorizados conjuntamente por el Jefe comercial y Administracion.   Administracion. 3.2. POLITICAS DEL AREA DE VENTAS

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El área de ventas deberá controlar periódicamente las cuotas vencidas, mediante la verificación de sistema.  sistema.  El área de ventas realizara recordatorios a los clientes, mediante avisos en ccada ada visita periódica que se haga.  haga.  En caso de MOROSIDAD no mayor a los 15 días el vendedor deberá realizar todas las gestiones para hacer efectivo el pago.  pago.   En caso de ALTA MOROSIDAD mayor a 15 días, la recuperación r ecuperación deberá pasar a la parte Administrativa, aplicándose sanciones correspondientes de acuerdo a la escala establecida.   establecida. 3.2. POLÍTICA PARA LA CATEGORIZACIÓN DEL CREDITO Para establecer las categorías de crédito deberán considerarse los siguientes parámetros: CATEGORIA I II III IV

MONTO 1000 $ 1000 $ - 3000 $ 3000 $ - 5000$ 5000 $ - 10000 $

GARANTIAS A sola firma Con garantía personal Notariado Notariado y documentos en custodia

Categoria I: -  -  -  -  -  - 

Ficha de datos Solicitud de Crédito  Crédito  Referencias personales.  personales.  Croquis de ubicación de su negocio y domicilio comprobados. Contrato a sola firma. Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

 

Categoria II DISTRIBUIDOR

GARANTE PERSONAL

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de su negocio y domicilio comprobados.

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de domicilio comprobados.

Contrato

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Categoria III DISTRIBUIDOR

GARANTE PERSONAL

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de su negocio

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de domicilio

y domicilio comprobados.

comprobados.

Contrato NOTARIADO

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Categoria IV DISTRIBUIDOR

GARANTE PERSONAL

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de su negocio y domicilio comprobados.

Ficha de Datos Solicitud de Crédito Referencias personales Croquis de ubicación de domicilio comprobados.

Contrato NOTARIADO

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Documentación (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).

Documentos en custodia

 

3.3. POLITICA PARA EL CONTROL DE DE CARTERA -  -  -  -  - 

El Vendedor deberá contar con las herramientas herramientas tecnológicas necesarias para ge generar nerar los controles oportunos de su cartera de clientes. El vendedor deberá realizar visitas periódicas con la finalidad de hacer el seguimiento tanto del crédito como las ventas. El vendedor deberá elaborar y enviar notificaciones de cobros 5 dias ante antess de su vencimiento. Si el cliente persiste en el incumplimiento, el vendedor elaborara una carta en la cual le recuerda al cliente la cláusula del contrato que estipula la vigencia del crédito. Si el periodo excedió los 15 días de Mora y el cliente c liente no atendió al segundo llamado, la cuenta con el cliente pasara a la parte Administrativa.

4. PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCEDIMIENTOS DE OTORGACION DE CREDITO

RESPONSABLE Cliente Vendedor

Vendedor

Vendedor

Jefe Comercial

NO. DESCRIPCIÓN 1 Hace oficial su solicitud de Línea de Crédito 2 Explica los planes de Crédito, periodos, garantías, recargos en caso de mora, y documentación necesaria para el otorgamiento de créditos. 3 Comienza la elaboración de la carpeta de crédito con la documentación recibida. Este proceso debe servir para la verificación de que toda la documentación esté en orden y completa. 4 Una vez culminado el llenado de formularios, y la revisión de la documentación debe transferir la carpeta al Jefe Comercial para su evaluación. 5 -Revisa y verifica la documentación, confirma las referencias del cliente. -Si la evaluación cumple con los requisitos, otorga su aprobación para el otorgamiento.

Administrador

6

Administrador

7

Cliente Vendedor

8 9

Cliente

-para En caso de ser denegado, se le informa al vendedor su posterior evaluación. -Realiza una nueva revisión a toda la documentación, y en caso de cumplir con los requisitos otorga la aprobación final. -En caso de ser necesaria la Notarizacion del contrato hace las gestiones necesarias para el reconocimiento de firmas del contrato. Una vez el crédito es aprobado elabora el contrato de crédito en Original y Copia. Firma el contrato con las condiciones estipuladas. -Envía el contrato al Representante legal para su firma. -Una vez firmado el contrato el documento se entrega en una copia al cliente. - Envía a Notarizar el Contrato, en caso de que el

 

crédito así lo requiera. 4.1. PROCEDIMIENTOS DE COBRO Y RECUPERACION

RESPONSABLE Vendedor Jefe Comercial

Vendedor

NO. DESCRIPCIÓN 1 -Elabora informes de ventas y cobros semanales. -Informa de la morosidad que posee semanalmente. 2 Analiza los resultados semanales, para elaborar un informe mensual y verificar el cumplimiento de las proyecciones de venta y la rotación de cartera. 3 -Elabora controles semanales de porcentaje de cartera en mora. - Elabora notificaciones de cobros 5 días antes de su vencimiento. - Si el cliente persiste en el incumplimiento, el vendedor elaborara una carta en la cual le recuerda al cliente la cláusula del contrato que estipula la vigencia del crédito. Ademas de destacar que su deuda pasara a la parte administrativa.

Administracion

4

Administracion

5

En caso de que el cliente desistió de pagar su deuda dentro del plazo establecido, se procede a notificar mediante un compromiso de pago estableciendo un límite de tiempo para la cancelación total de la deuda (ANEXO). En caso de incumplirse el compromiso de pago, debe elaborarse una Notificación Notariada, estableciendo el carácter judicial posterior al incumplimiento.

REGLAMENTO DE CREDITOS

 

    El presente reglamento de créditos y cobros, tiene por objetivo velar por la adecuada valoración y control de los riesgos que asume la empresa EKO LUMIX, en la otrogacion de líneas de crédito a sus distribuidores.  distribuidores.    El presente reglamento establece los procedimientos, políticas y controles orientados a velar por una administración sana y prudente, frente a los riesgos que EKO LUMIX asume en el otorgamiento de líneas de crédito.

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1.  1.  SUJETOS DE CREDITO Serán sujetos de crédito todos los clientes que hayan demostrado ser personas confiables y solventes, habiendo previamente hecho al menos 3 compras de mercadería al contado. Ademas las personas sujetas de credito deberán llenar la solicitud correspondiente en calidad de declaración jurada y presentar los documentos requeridos por EKO LUMIX.

DOCUMENTOS

CATEGORIA I II

MONTO 1000 $ 1000 $ - 3000 $

III IV

3000 $ - 5000$ 5000 $ - 10000 $

GARANTIAS A sola firma Con garantía personal Notariado Documento en custodia

CATEGORIA I

CATEGORIA II

CATEGORIA III

CATEGORIA IV

Ficha de datos

X

X

X

X

Solicitud de Crédito  Crédito 

X

X

X

X

Referencias personales.   personales.

X

X

X

X

Croquis de ubicación de su negocio y domicilio comprobados.

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X X

Garante personal Contrato a sola firma Contrato Notariado Documentos en custodia

2.  CONDICIONES PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITOS

 

El vendedor, deberá exigir los requisitos y documentación necesaria para el otorgamiento de crédito y trasladar al Jefe Comercial y Administracion la carpeta elaborada para su análisis y posterior aprobación. Los responsables de la revisión de la documentación deberán constatar aspectos relacionados a la veracidad de la información plasmada en la carpeta de créditos para su aprobación. Autorizaran empresa. el crédito únicamente si el cliente cumplió con los requisitos exigidos por la 3.  3.  INTERESES El interés será únicamente cobrado una vez haya concluido el periodo de vigencia del crédito (30 días), y se aplicara el 1% del total adeudado con co n periodos de cálculo mensuales. 4.  4.  MORA Los clientes caerán en mora cuando cuenten con atrasos en el cumplimiento de pago mayores a treinta (30) días.