Manual de Peachtree

Este manual está a disposición de todos los interesados en aprender más acerca de este programa de contabilidad. Se presenta de manera sencilla las tareas contables más importantes que se pueden realizar utilizando este software. Esperamos que nuestro esfuerzo sea de provecho para ampliar conocimientos y aclarar dudas. Los autores

PEACHTREE Manual del usuario APORTE DE: Almengor, Yavisenia Aizpurua, Ana Lorena Araúz, Tamara Castillo, Isidora Delgado, Karin González, Milciades Martínez, Susana Quintero, Mirna Rivera, Katherine Rodríguez, Víctor Walters, Magali

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA UNA EMPRESA UTILIZANDO EL SOFTWARE CONTABLE PEACHTREE

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CREACIÓN DE DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Una vez instalado el software contable PEACHTREE en su computador, podrá empezar a configurar y crear la base de datos de su empresa, de una manera fácil y muy amigable que le permitirá trabajar cómodamente.

Luego de dar doble clic en el ícono de Peachtree, le aparecerá la pantalla en la cual deberá escoger la opción CREATE A NEW COMPANY

En la siguiente pantalla se le mostrará las actividades que podrá realizar en PEACHTREE por lo cual deberá dar click en la opción SIGUIENTE

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En esta sección deberá introducir los datos generales de su empresa, llenando todos los campos necesarios como lo son:

Nombre de la empresa

En esta opción le permitirá definir el tipo de empresa

Dirección general y específica de la empresa, indicando la calle, ciudad, distrito, provincia la calle y el país.

Coloque el sitio Web e E-mail de la empresa

Ingrese el número de teléfono y fax de su empresa

Después de haber introducido los datos básicos de su empresa, dar clic en el botón SIGUIENTE, para continuar con la configuración. NOTA: USTED PODRÁ CAMBIAR O MODIFICAR TODA ESTÁ INFORMACIÓN, UNA VEZ HAYA SIDO CREADA SU EMPRESA.

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Luego se deberá seleccionar el método de creación de la empresa, escoger la opción BUILD YOUR OWN CHART OF ACCOUNTS (DESIGNED FOR ACCOUNTANTS AND ADVANCED USERS ONLY)

Una vez seleccionada la opción, dar clic en el botón SIGUIENTE

Elegir el método contable, escoger la opción ACCRUAL (MOST COMPANIES CHOOSE THIS). NOTA: ESTA OPCIÓN NO PODRÁ SER CAMBIADA UNA VEZ HAYA SIDO CREADA LA COMPAÑÍA

Una vez seleccionada la opción, dar clic en el botón SIGUIENTE

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Escoger el método de posteo, seleccionando la opción REAL TIME (MOST COMPANIES CHOOSE THIS) Nota: Usted podrá cambiar este método de posteo en cualquier tiempo en la sección de mantenimiento Información de la Empresa.

Una vez seleccionada la opción, dar clic en el botón SIGUIENTE

Seleccionar el período contable de la empresa, el cual será la opción 12 MONTHLY ACCOUNTING PERIODS PER YEAR (MOST COMPANIES CHOOSE THIS)

Una vez seleccionada la opción, dar clic en el botón SIGUIENTE

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En ésta sección, seleccione el mes y el año de inicio de operaciones en su nuevo software PEACHTREE. NOTA: ESTA INFORMACIÓN NO PODRÁ SER CAMBIADA UNA VEZ HAYA SIDO CREADA LA EMPRESA.

Luego de seleccionar el período para inicio de operaciones, dar clic en SIGUIENTE.

DESPUÉS DE HABER COMPLETADO TODOS LOS CAMPOS ANTERIORES EL SISTEMA LE ENVIARÁ UN MENSAJE INDICANDO QUE SE HA CREADO SU EMPRESA

Para continuar, FINISH

dar

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clic en

Una vez se haya completado los datos de la empresa, el sistema realizará la creación y configuración de los archivos que se utilizarán en la empresa, según los campos que fueron seleccionados. Se deberá esperar hasta que se complete en un 100%

Luego de configurarse e instalarse por completo PEACHTREE, aparece la siguiente pantalla de inicio la cual contiene una barra de herramientas con todos los íconos

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CREACIÓN DE BASE DE DATOS CONTABLE DE LA EMPRESA A. CATÁLOGO DE CUENTAS – CHARTS OF ACCOUNTS Para crear el catálogo de cuentas de su empresa, se debe ubicar en la barra de herramientas y dar clic la ventana MAINTAIN, luego escoger la opción CHARTS OF ACCOUNTS, en la cual se mostrará todas las opciones para introducir cada cuenta con todas las especificaciones que se crea conveniente. También nos permite clasificar las cuentas según su naturaleza.

Coloque el número de cuenta según su catálogo en la sección ACCOUNT ID, una vez digitado el número dar clic en OK para guardar el dato introducido.

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Coloque el nombre de la cuenta según el número del catálogo.

Seleccione el tipo de cuenta que corresponde, ya sea efectivo, activos, pasivos, etc.

Luego de creada una cuenta podemos dar click en SAVE & NEW para guardar y crear una nueva cuenta.

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Después de creadas todas las cuentas del negocio podemos colocar los saldos iniciales de dichas cuentas dando un clic en la opción ACCOUNT BEGINING BALANCES.

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de inicio de orresponde,

Luego de seleccionar la fecha de los saldos podremos colocar dichos montos en las filas y columnas que correspondan a las cuentas seleccionadas. .

Al finalizar de colocar todos los saldos a las cuentas, podemos salir de esta pantalla dando clic en OK para guardar y luego cerramos.

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Es importante que estemos pendientes que al colocar los saldos exista balance entre los débitos y créditos. B. IMPUESTOS - SALES TAXES Peachtree le brinda la opción de poder clasificar y calcular los impuestos de su empresa, en el cual se podrá capturar todos los impuestos que cada empresa estime necesario según su actividad. En la barra de herramientas se selecciona la ventana MAINTAIN y se escoge la opción SALES TAXES para empezar a capturar los impuestos.

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Al dar clic en esta opción seleccionamos crear un nuevo impuesto SET UP A NEW SALES TAX, con el cual se desplegarán las pantallas siguientes que describen el proceso de creación de dicho impuesto.

En esta pantalla seleccionamos la opción 1 indicando que queremos que el impuesto sea aplicado uno a la vez.

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En esta pantalla colocamos el código y el nombre que identifica a la agencia recaudadora del impuesto, en nuestro país es la ANIP. Adicionalmente colocamos el porcentaje del impuesto que deseamos crear. Al finalizar seleccionamos la cuenta del balance que se relacione con el impuesto creado, por lo general es ITBMS por pagar.

Al dar clic en siguiente en la pantalla anterior, nos encontramos con esta otra pantalla en donde indicaremos el nombre del impuesto creado, luego damos clic en FINISH y el impuesto ha sido creado.

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Si deseamos editar alguno de los impuestos creados, lo podemos hacer en esta pantalla seleccionando aquel que C. CLIENTES- CUSTOMER/PROSPECTS necesitemos modificar. Luego de haber creado el catálogo de cuentas, se procede con la creación de la base de datos generales de los clientes de la empresa, ubicándonos en la barra de herramientas en la ventana MAINTAIN opción CUSTOMER/PROSPECTS donde vamos a introducir todos los datos necesarios de nuestros clientes.

Indique si el cliente es comprador eventual o inactivo. 15

Código del cliente

Nombre del cliente Número de cuenta, dirección de envío, ciudad, código postal, país. Impuesto sobre la venta Segundo contacto, referencias, lista de correos e electrónicos.

Seleccione el tipo de cliente Ingrese el número de teléfono y fax del cliente, también el correo electrónico y la dirección web en caso de que lo tenga

Le damos clic a la pestaña donde se desplegara un cuadro en el cual debemos colocar el código que identificara al cliente, una vez realizado se le da clic en OK para guardar la información.

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Le damos clic en la pestaña negra para seleccionar el contacto si ya existe. Colocamos el nombre y apellido, nombre de la compañía, # de teléfono fijo y celular, fax, dirección de Email

Coloque la dirección

Seleccionamos si es nuevo contacto o hacemos clic en salvar contacto.

Selecciona la fecha desde que inicio el cliente.

Seleccionamos la última fecha de la factura.

Último importe de la factura

Seleccionamos la última fecha de pago. Indica el último monto pagado. Última fecha de declaración.

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Información de ventas

Indica el medio que se utilizara para enviar. Indica nivel precio.

el de

Una vez desplegada la lista, procedemos a seleccionar la cuenta, “cuentas por cobrar clientes”, luego damos clic en OK para confirmar la selección

Tipo de cuenta Para seleccionar la cuenta, damos clic en la flecha donde se desplegaran una lista de cuenta que será la que afectará nuestro balance.

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Para seleccionar el nivel de precio para esa cuenta, le damos clic a la flecha donde se nos desplegara todos los niveles, en los cuales se podrá editar cada nivel para determinar el porcentaje y método de cobro a nuestros clientes.

Una vez desplegada la lista de los niveles de precio, procedemos a seleccionar la que aplicaremos al cliente, luego damos OK al seleccionar el nivel de precio.

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En ésta sección se podrá determinar lo que comprenderá cada nivel de precio, para que el sistema automáticamente pueda realizar el cálculo de nuestros precios, indicando el porcentaje que deseamos que sea aplicado a los productos de la empresa.

Pagos y Créditos en donde se determinará la forma de pago de cada cliente.

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Para seleccionar el término del crédito dar clic en la pestaña donde se desplegara la lista de términos para aplicar, donde se determina el límite del crédito y si tiene descuento por cancelación anticipada.

Se selecciona el término de vencimiento de las facturas de nuestros clientes, en donde se podrá determinar si se desea que sea a fin de mes o en alguna fecha específica de cada mes en que se debe generar el estado de cuenta.

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Seleccionamos el límite de crédito para ese cliente y el estatus que le vamos a dar a la cuenta.

Una vez seleccionada la opción de descuentos, introducimos los días y el porcentaje que se aplicara.

Al presionar el botón CUSTOMER BIGINNING BALANCES nos permitirá introducir el saldo que mantiene el cliente al momento de realizar la instalación de PEACHTREE 22

En ésta sección se debe introducir el número de factura, fecha y si existe una orden de compra y por último se selecciona la cuenta que será afectada.

Para seleccionar la cuenta a la cual se le aplicara el balance, le damos clic a la lupa donde se desplegara la lista del catálogo de cuentas.

Después de haber introducido toda la información le damos clic en SAVE para guardar toda la información, si desea ingresar otro cliente damos clic en el botón SAVE & NEW 23

PROVEDORES-VENDORS Luego de crear la base de datos de los clientes, se procede a crear a los proveedores de la empresa ubicado en la ventada de MAINTAIN opción VENDORS.

Nombre proveedor

del

Nombre de contacto de la empresa, la dirección, país.

Introduzca código proveedor

el del

Cuenta afectada

Teléfonos de contacto, email, dirección web

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En ADDRESSES damos clic en COPY, y nos traerá toda la información digitada en GENERAL

Luego damos clic en la pestaña HISTORY, en la cual se colocará la fecha, después se procede a dar clic en VENDOR BEGINNING BALANCES para introducir los saldos que tenemos con ese proveedor.

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En la opción seleccionada, VENDEDOR BEGINNING BALANCES, se introducirá el número de factura, fecha, orden de compra si la hay, el monto o balance que tenemos a la fecha y la cuenta que será afectada.

Se selecciona los términos de crédito que se tiene con el proveedor, y se detalla la fecha en que deben ser canceladas las facturas Luego se determina si dicho proveedor nos brinda un descuento se realiza un pago antes de la fecha pactada, se indica a cuantos días es aplicable el descuento y el porcentaje de dicho descuento y el límite de crédito que se tiene con ese proveedor.

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INVENTARIO- INVENTORY ITEMS En MAINTAIN, se ubicará la opción INVENTORY ITEMS en donde podremos ingresar todos los productos que ofrezca la empresa, clasificándolo y detallando cada uno.

Nombre del artículo Se introduce el número o código de cada artículo El tipo de artículo Descripción general del artículo

Las cuentas que van a ser afectadas

Precio de venta

Precio de costo

El stock mínimo que se debe tener A qué cantidad debe dar una aleta de hacer el pedido

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Se detalla los diferentes niveles de precio que serán aplicados a los artículos según cada empresa.

Se escoge si hay un proveedor específico de nuestra lista quien sea el distribuidor de ese producto, es opcional esta sección

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Luego se introduce la cantidad de productos, costo por unidad y automáticamente nos dará el total en efectivo.

Para introducir la cantidad de productos que hay en existencia, damos clic en BEGINNING BALANCES

Al finalizar con toda la información del artículo damos clic en SAVE para guardar la información, luego clic en NEW para agregar más artículos.

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RESPALDO- BACK UP Luego de haber completado toda la base de datos de su empresa, realice un Back Up de todos los datos de su empresa, el cual podrá realizar diariamente para guardar un respaldo diario de toda la información contenida en su software PEACHTREE, ésta información se podrá guardar en cualquier tipo de dispositivo ya sea CD, USB ó en la unidad C de la computadora. Se ubica en la ventana FILE, opción BACK UP

Damos clic en la opción BACK UP para iniciar el proceso de respaldo

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Se escoge la unidad en la que se realizará el respaldo

Una vez se haya escogido la unidad de almacenamiento, el sistema empieza a realizar el Back Up y nos muestra una barra de proceso de avance de la operación en la que debemos esperar que se complete en un 100% para asegurarnos con el respaldo. 31

RESTAURACIÓN- RESTORE

Luego de realizar la copia de nuestra empresa, si deseamos restaurar la información ya sea porque ocurrió algún problema y se borró la información o si se ha instalado el programa en una nueva máquina, en la ventana FILE opción RESTORE, nos permitirá restaurar el BACK UP previamente realizado.

Una vez seleccionada la opción Restore, nos mostrará la pantalla para buscar el BACK UP, damos clic en BROWSE para ubicar el respaldo. 32

Al dar clic en BROWSE, se nos desplegará la ventana con diferentes opciones para ubicar y escoger el BACK UP previamente realizado, seleccionar el archivo damos clic en abrir y automáticamente se iniciaria el proceso de restauración y traslado de la información que fue guardada.

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CUENTAS POR COBRAR

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Las cuentas por cobrar mantienen los registros del dinero que los clientes le deben a la empresa. El módulo de cuentas por cobrar mantiene el registro acumulado y detallado de las ventas y pagos efectuados por cada cliente, y mantiene sus saldos corrientes. Peachtree también puede, automáticamente, aplicar cargos por morosidad para clientes que efectúan sus pagos con atraso. Cuando los clientes ordenan productos o servicios, puede usted procesar diversas tareas como: cotizaciones, pedido, facturas, recibos, notas de crédito. Peachtree automáticamente actualiza los niveles de precios de sus productos en inventario que son vendidos través de la ventana de facturación "Sales de facturación". El módulo de cuentas por cobrar permite que usted imprima sus estados de cuenta y el historial de pagos. Los pagos de los clientes pueden ser aplicados a una factura específica o directamente ingresarse como una venta. 1. Definir los campos de los clientes para almacenar y agrupar la información en los reportes: Maintain, Customers/Prospects...

Se establecen los parámetros para los clientes, indicando al sistema cómo manejar los términos de las cuentas por cobrar.

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General: escribes la información del cliente - nombre, dirección, teléfono y facsímil, etc.

Contacts: se ingresa datos de un representante o contacto en la empresa.

History: para entrar información histórica de los clientes la cual se actualiza cada vez que realizas una transacción con el cliente

Sales: vas a indicar la cuenta de ingreso del mayor general que se acreditará y precios.

Payments&Credit: se establecen los términos de las cuentas por cobrar.

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2.

Cotizaciones/Quotes: con esta opción podemos brindar a los clientes o futuros clientes información sobre los precios de los bienes o servicios que nuestra compañía ofrece. Las cotizaciones no afectan el mayor general y pueden convertirse en órdenes de ventas o facturas. Para entrar a la ventana de cotización seleccionamosQuotes/Sales Orders NUMERO DE QUOTES: se asigna a la cotización un número.

CUSTOMERS ID: se ingresa el código del cliente que recibirá la cotización. QUANTITY: ingrese la cantidad de productos a ser incluidos en la cotización.

DESCRIPCIÓN: descripción del producto.

FECHA: se ingresa la fecha de la cotización

GOOD THRU: determina la validez de la cotización.

ITEM: código del producto PRECIO PRODUCTO

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DEL

3. Entrar las transacciones Venta a crédito: Tasks, Sales/Invoicing. Esta opción la utilizaremos para infgresar las facturas de los clientes o para descargar las cotizaciones. Selecciona al cliente que se le venderá y se llena la factura.

CUSTOMERS ID: se ingresa el código del cliente.

DATOS DE LA CUENTA DEL CLIENTE

NUMERO FACTURA

QUOTES No.: número de la cotización.

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4. Cobros a clientes: (Tasks, Receipts) Seleccionamos el “ID” del cliente y aparecerán todas las facturas que debeese cliente en “Apply to Invoices”. Seleccionará la factura que está pagando.Si el cliente tiene derecho al descuento, la máquina lo determinará. Si elcliente había devuelto mercancía, selecciona la factura negativa y oprimes elicono "Pay" para que el sistema reste la devolución. Luego selecciona lafactura orginal y oprimes el icono "Pay". Código del depósito

Código del Cliente

Cantidad Depositada

Método de pago Cuenta de efectivo

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5.

Seleccione para depósito Accedemos desde Task. En esta opción podemos seleccionar múltiples depósitos. Esta opción lista todos los recibos registrados por cuenta de efectivo y banco y el campo código de cuenta.

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CUENTAS POR PAGAR

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Para crear el proveedor nuevo nos vamos a “Maintain luego a “Vendors”

Una vez estamos aquí llenamos los espacios como “Vendor ID” que es el número del proveedor, luego el nombre. Pasamos a llenar los datos que están en “General”. Luego vamos a “Addreesses” aquí sólo le damos “Copy” y se trae los datos que teníamos en “General”.

Aquí en “History” seleccionamos “vendor beginning balances” que se encuentra en la parte inferior central de esta pantalla, para colocar el saldo inicial de cada

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proveedor. Para todas estas opciones le damos “Save” para salvar la información que hemos registrado.

Luego de crear cada proveedor abrimos en “Tasks” luego en “Purchases/Receive Inventory”.

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Aquí registramos todas las compras que realizaremos para actualizar nuestro inventario. En la pestaña donde dice “Vendor ID” colocamos el número del proveedor y en la parte inferior a la izquierda empezamos a registrar los productos que adquirimos. En el “Invoice No.” El número de factura, “Date” fecha.

Para las Órdenes de Compras entramos en “Tasks” luego en “Purchase Orders”, aquí colocamos el número del proveedor, fecha, número de la orden de compra y luego detallamos los productos que vamos a solicitar.

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Para realizar los pagos nuevamente entramos en “Tasks” y luego a “Payments” que son los pagos a los proveedores. Aquí seleccionamos el proveedor que vamos a cancelar o se puede seleccionar varios que estén vencidos a 30 días y se hace el cheque de todos ellos.

Al igual que en el módulo de cuentas por cobrar, el sistema nos permite predeterminar los términos de pago con cada uno de los proveedores, los cuales se pueden configurar de manera general o personalizada; también podemos crear y añadir información sobre los proveedores, saldos iniciales de los mismos y límites de crédito de manera personalizada o genéricamente. El sistema permite capturar las facturas de los proveedores e imprimir sus cheques, ya sea por grupo de proveedores a una fecha específica o de manera individual. Opcionalmente, usted puede anular los cheques que no reflejen claridad al hacer la conciliación bancaria.

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En esta pantalla podemos observar un pago por la compra de combustible.

En esta pantalla se utiliza para la cancelación de una factura.

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INVENTARIO

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El módulo de inventario permite registrar información completa y detallada los productos que están en inventario, costo de ventas, tipos de productos, precio y cuentas contables asociadas actualizadas automáticamente

Crear un producto en el inventario Click en la barra de menú "Maintain y en la opción Inventory Items.

.

Una vez que hemos accesado a la opción se abre una pantalla en la cual se muestra lo siguiente:

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Información de cada artículo de inventario: su identificación, descripción y la clase de inventario.

Código del artículo y descripción

Se identifica el artículo, se procede a describirlo y clasificarlo de acuerdo a alguno de los 8 clases de productos descritos. Indica si el inventario se encuentra inactivo, o para establecerlo.

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Clase de Producto: son 8 clases diferentes

Stock Item: clase de tradicional productos de inventario Master stock item : aquí se crean subproductos combinando productos primarios con secundarios. Non-stock item : es el producto que no está en bodega. Description Only : se utiliza para imprimir la descripción de producto para la venta. Service : son productos que no están en existencia; se pueden registrar los honorarios por servicios que se brindan. Labor: producto que no están en existencia; se puede registrar obras de mano de obra un servicio que se brinda. Assembly :dos o más productos de inventario que son agrupados y vendidos como una sola unidad. Activity Item :sirve para indicar cuanto tiempo se ha consumido o gastado en un servicio brindando a un cliente para proyectos o trabajos. Charge Item :gastos o costos incurridos por un empleado o proveedor cuando los recursos de la empresa son utilizados para un cliente o proyecto.

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Tres pestañas para incluir información: General, Custom Fields and History

Se establece la cantidad mínima y la cantidad cuando se debe reordenar.

En esta pestaña se establece el costo unitario y el método de costeo : FIFO,LIFO o PROMEDIO.

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La descripción se incluyen hasta 20 caracteres alfanuméricos. Además establece si es para la venta o compras.

Se establecen las cuentas contables relacionadas al inventario; el mismo se actualiza en seguida.

Además se puede establecer tipo de artículo, su localización física, el lugar donde se encuentra y el peso.

Estos dos espacios se agregan la identificación del vendedor y la identificación del comprador del artículo.

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Peachtree incluye 10 niveles de precios para la venta de los artículos.

Los diferentes niveles de precios se pueden asignar a los diferentes tipos de clientes, dependiendo su nivel 53 de clasificación dentro de la empresa.

Las pestañas de Custom Fields y History se incluye información como:

Nombre del vendedores del artículo y espacio para notas o referencias.

Contiene información histórica del artículo como: unidades vendidas, ventas, unidades recibidas y costos.

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SALDOS INICIALES: BEGINING BALANCES

Click a Maintain y luego a inventory items

Para establecer saldos iniciales es necesario dar clik a Beginning Balances

Se busca el código del artículo y se establece la cantidad y el precio unitario. Peachtree calculará automáticamente el costo total.

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Barra de Herramientas de Inventarios En la barra de herramientas de inventarios encontramos acciones que podemos realizar mientras trabajamos

La herramienta cuenta con acciones como: cerrar, salvar, borrar, añadir un nuevo artículo (new) y la opción de ayuda que brinda Peachtree.

Esta opción sirve para añadir cualquier información adicional sobre el inventario.

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REPORTS

Desde aquí se puede imprimir reportes como:

Reportes de Factura de Materiales. Reporte de Ganancias en Inventario. Reporte de Ordenes de Compras. Reporte de Órdenes de Ventas. Identificación de Artículos

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AJUSTES DE INVENTARIO:

Para realizar ajustes en el inventario cuando el inventario físico difiere del inventario en libros. Dar click a Task y luego a Inventory Items.

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PESTAÑA DE AJUSTES DE INVENTARIO Los ajustes en el inventario afectan la cuenta de inventario de mercancía en el mayor general, la cuenta de costo de mercancía vendida o una cuenta de gastos.

Se ingresa el número de referencia del asiento y la fecha.

Se ingresa el código del artículo y el nombre.

Se ingresa la cuenta relacionada que afecta ajustes y su costo unitario.

En estos espacios se visualiza la cantidad que se tiene del artículo, el ajuste por la cantidad de artículos (si es de más la cantidad se escribe en negativo y si es de menos la cantidad se escribe en positivo para aumentar el inventario en el sistema)

Espacio para explicar la razón del ajuste. 59

Cuando se le da click a la lupa se despliegan los diferentes artículos que se tienen en inventario.

De igual forma si se toca la lupa en GL account, ésta muestra el catálogo de cuentas para escoger la cuenta de ajuste.

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REPORTES DE INVENTARIOS

Para accesar a los repostes de inventario se selecciona desde la barra de menú "Reportes de Inventario". Enseguida se desplegará un listado de reportes sobre información relevante sobre el inventario.

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Se despliega una nueva ventana donde se enlistan todos los reportes relacionados con el inventario

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Diario de Ajustes de Inventario Listado de productos Ensamblados Reporte de Materiales Facturados

Reporte de Compras Diario de Costos de Productos Vendidos Diario de Ajustes de Inventario.

Lista de Artículos Listado de artículos Maestro Listado de Precios Listado de Inventario Físico.

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MAYOR GENERAL

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Asientos de Diario La ventana asientos de diario es esencialmente una tabla en la cual usted ingresará transacciones a cuentas específicas del mayor general, distribuyendo las cifras entre “débitos / debits” y “créditos / credits”. Lo asientos de diario solo se necesitan para transacciones que no se pueden hacer por los auxiliares. Nunca se deben hacer asientos de diario que afectan cuentas que estén asociadas con auxiliar. Por ejemplo, la cuenta de cuentas por cobrar sólo se debe afectar por el menú de tareas usando factur as y recibos. De lo contrario, se puede desincronizar el auxiliar con la cuenta del mayor. Pasos: 1. Para registrar un asiento de diario seleccione la opción Tareas / Tasks del menú principal. 2. Luego clic en la opción Entrada de Diario General / General Journal Entry.

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3. Al seleccionar la opción Entrada de Diario General / General Journal Entry se despliega la siguiente ventana:

    

Fecha / Date: Ingrese la fecha de la transacción seleccionando en el calendario el día, mes y año de la transacción. Referencia / Reference: Ingrese una referencia, la cual sólo soporta hasta 20 caracteres alfanuméricos. El número de referencia puede ser utilizado para identificar los tipos de asientos que se reflejan en los reportes. Reversar Transacciones / Reverse Transaction: Verifique esta casilla para que una transacción sea reversada automáticamente (los montos débito y crédito) al primer día del próximo período contable. Cuenta de Mayor General / GL Account: Seleccione una cuenta del mayor general desde la lupa. Ambos débitos y créditos pueden colocarse primero. Descripción / Description: Ingrese en este espacio la explicación de la transacción, la cual cuenta con espacio suficiente.

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

 

Débito / Debit” y “Crédito / Credit: Ingrese el monto que deba ser debitado o acreditado. Asegúrese que ha ingresado las cantidades en la columna correcta. “Peachtree” automáticamente aumenta o disminuye el balance de la cuenta, dependiendo del tipo de cuenta que es afectada. Los signos negativos no son necesarios. Job: Un “Job” puede ser asociado con esta transacción. Ingrese o seleccione un “Job ID”, si aplica. Total – Fuera de Balance / Out of Balance: Después de ingresar una cantidad en la columna débito o crédito, el campo de fuera de balance “Out of Balance”, muestra la diferencia entre los débitos y créditos y, antes de salvar el registro , debe aparecer cero ($0.00) en este campo.

Barra de Herramientas Entrada de Diario General / General Journal Entry.          

Cerrar / Close: Cierra la ventana. Nuevo / New: Nueva entrada de diario. Lista / List: Clic aquí para ver una lista de entradas de diario. Guardar / Save: Guarda el asiento de diario. Imprimir / Print: Imprime la entrada de diario que se muestra. Copiar / Copy: Copia este asiento de diario. Eliminar / Delete: Elimina la entrada de diario que se muestra. Fila / Row: Permite añadir o quitar una línea de transacción. Informes / Reports: Muestra una lista de los informes que puedes elegir. Ayuda / Help: Muestra la ayuda en línea.

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4. Para verificar el asiento de diario realizado en el paso 3, se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 5. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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6. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 7. Luego clic en la opción Diario General / General Journal para observar todas las entradas de diario general en formato de débito y crédito.

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8. Al seleccionar la opción Diario General / General Journal se despliega la siguiente ventana:

     

Fecha / Date: Muestra la fecha de la transacción. ID de Cuenta / Account ID: Muestra la cuenta del mayor general. Descripción de la Cuenta / Account Description: Muestra la descripción de la cuenta. Referencia / Reference: Muestra la referencia de los tipos de asientos que se refleja en el reporte. Descripción de la Transacción / Trans Description: Muestra la explicación de la transacción. Monto Débito / Debit Amount y Monto Crédito / Credit Amount: Muestra el monto debitado y acreditado de las cuentas del mayor general.

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Barra de Herramientas Diario General / General Journal             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Presupuesto Usted probablemente va a hacer el análisis del estado de resultados de cada mes, o por lo menos algunos meses. Esta información financiera es útil también como base para la preparación de un presupuesto para el próximo año; el estado de resultados es el punto de partida. Usted ajusta los números del estado de resultados histórico de acuerdo a su mejor estimación de cómo los ingresos y gastos serán diferentes en el próximo año. Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Mantenimiento / Maintain. 2. Luego clic en la opción Presupuestos / Budgets.

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3. Al seleccionar la opción Presupuestos / Budgets se despliega la siguiente pantalla:



  

Filtros de cuenta / Account Filters Tipo / Type: Elija el tipo de cuentas del mayor general que desea ver en la cuadrícula. También se pueden ver grupos de tipos de cuenta, como todas las cuentas, las cuentas del Estado de Resultados, o cuentas del Balance General. Departamento Máscara / Department Mask: Si desea limitar la cuadrícula solo para mostrar cuentas del mayor general con un cierto valor para uno de los segmentos de cuenta, seleccione el segmento aquí y entonces el valor para el segmento. Mostrar Inactivo / Show Inactive: Seleccione esta casilla si desea mostrar las cuentas del mayor general inactivas en la cuadrícula Ver Año Fiscal / View Fiscal Year: Seleccione el año fiscal que desea ver, editar o introducir la información para presupuestar.

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

Dando clic derecho del mouse sobre la cantidades de la columna total y de los meses se despliega las siguientes opciones:

*Seleccione: Toda la fila, toda la columna, todas las celdas *Cortar *Copiar *Pegar *Texto limpio *Distribuir cantidad total (sólo se muestra en la columna total) *Ajustar cantidad *Redondear al más cercano dólar, cien o mil *Botones de acción rápida *¿Qué es esto?

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Barra de Herramientas Presupuestos / Budgets         

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin guardar la información. Guardar / Save: Guarda la información presupuestaria. Imprimir / Print: Imprime el presupuesto que se muestra. Importar / Import: Importa un presupuesto existente. Autocompletar / Autofill: Rellena los montos restantes utilizando cantidades reales o copiar de otro presupuesto. Hoja de Cálculo / Excel: Exportar el presupuesto que se muestra, incluyendo fórmulas a una hoja de cálculo. Nota / Note: Añade una nota a este presupuesto. Calculadora / Calculator: Abre la calculadora de Windows. Reportes / Reports: Muestra una lista de los reportes que usted puede elegir. -Varianza de Cuenta / Account Variance -Presupuesto / Budget -Diario General / General Ledger -Estado de Resultados en comparación con el presupuesto / Income / Budget  Adjuntos / Attachments: Abre la ventana de archivos adjuntos en el que puede administrar los archivos que se adjuntan a este registro.

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4. Para ver el informe de presupuesto realizado en el paso 3 se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 5. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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6. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 7. Luego clic en la opción Presupuesto / Budget para observar el informe que muestra cantidades presupuestadas para el período y el año hasta la fecha.

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8. Al seleccionar la opción Presupuesto / Budget se despliega la siguiente ventana:

 

ID de Cuenta / Account ID: Muestra la cuenta del mayor general. Descripción de la Cuenta / Account Description: Muestra la descripción de la cuenta.

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Barra de Herramientas Presupuesto / Budget             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Cambios de período contable Usted puede cambiar el período contable a meses posteriores o meses anteriores, sin importar en qué período fiscal esté situado; actualizando los saldos de mayor general al período corriente.

Peachtree seleccionará el período en el cual se postearán las transacciones, basado en la fecha de la transacción. Usted podrá ingresar transacciones a períodos futuros, mas no a períodos anteriores al corriente. Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Tareas / Tasks. 2. Luego seleccione la opción de Sistemas / Systems. seleccionando la opción de Cambio de Período Contable / Change Accounting Period desde el submenú o dándole un clic a la opción de período / period de la pantalla inicial del software

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3. Al seleccionar la opción Cambio de Período Contable / Change Accounting Period se despliega la siguiente ventana:

Barra de Herramientas Cambio de Período Contable / Change Accounting Period  Cancelar / Cancel: La ventana se cierra sin guardar.  Guardar / Ok: Guarda los cambios y cierra la ventana.  Ayuda / Help: Abre la ayuda de esta ventana.

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Conciliación Bancaria Normalmente, usted podrá reconciliar aquellas cuentas de banco y efectivo, como: cuentas de caja menuda, banco, tarjetas de crédito. Usted puede reconciliar sistemáticamente las cuentas por cada período, permitiéndole detectar fácilmente errores bancarios, conciliando en tiempo real los datos en Peachtree, e identificando posibles actividades fraudulentas. Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Tareas / Tasks, 2. Luego seleccione la opción de Conciliación Bancaria / Account Reconciliation. Peachtree permite reconciliar aquellas cuentas de efectivo y bancos del Mayor General contra el estado de cuenta bancaria mensualmente.

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4. Al seleccionar la opción Conciliación Bancaria / Account Reconciliation se despliega la siguiente ventana:

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Los campos de interés acerca de la ventana de Conciliación Bancaria / Account Reconciliation se describen a continuación:  Fecha del Estado de Cuenta / Statement Date: Ingrese en este campo la fecha de corte del estado de cuenta bancario. Este campo de fecha es utilizado como referencia solamente.  Estado / Status: Seleccione esta casilla para indicar que la transacción listada aparece también en el estado de cuenta bancario. Esto indicará que la transacción ha completado el ciclo de compensación y la eliminará del listado de transacciones cuando cambie de período contable, dejando sólo aquellas transacciones que no hayan sido marcadas en el campo de estado.  Ingresos por Intereses / Interest Income: Ingrese en este campo un solo monto de ingresos por intereses, fecha y código de cuenta de mayor general aplicada para registrar este monto. Para ingresar en forma detallada varios ingresos por intereses, hágalo desde el botón de “Ajuste / Ajust”.  Cargos por Servicios / Service Charges: Ingrese en este campo un solo monto de cargos por servicios bancarios, fecha y código de cuenta del mayor general aplicada para registrar este monto. Para ingresar en forma detallada varios cargos por servicios bancarios, hágalo desde el botón de “Ajuste / Ajust”.  Saldo Bancario al Corte / Statement Ending Balance: Ingrese en este campo el saldo bancario a la fecha de corte mostrado en el estado de cuenta bancario.  Diferencia por Conciliar / Unconcilied Diference: Despliega la diferencia por conciliar el saldo bancario al corte, menos cheques en circulación, más depósitos en tránsito. Cuando todas las transacciones listadas en el estado de cuenta bancario son ingresadas y cotejadas en Peachtree y las transacciones en circulación hayan quedado pendientes para el siguiente período, este valor debe ser igual a cero. La ventana de Conciliación Bancaria / Account Reconciliation Dentro de la ventana de Conciliación Bancaria en Peachtree encontramos:  Cuenta de la Reconciliación / Account to Reconcile: Aquí podemos ver todas las cuentas de la empresa y para el caso de la conciliación bancaria debemos escoger la cuenta del banco con que estamos conciliando.  Mostrar / Show: En show podemos determinar si queremos ver sólo el listado de los cheques, listado de depósitos o ambos.

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 Estado del Cheque o Depósito / Status: Podemos observar si el cheque o depósito ya ha sido marcado, esto nos indica si el mismo está en circulación. Al hacer clic en Status podemos ver en orden todos los cheques y depósitos que han sido conciliados con el banco y los que se encuentran en circulación.  Empezar Transacciones / Beginning Transactions: Esta opción se utiliza una sola vez, pues en ella se registran los cheques en circulación y depósitos en tránsito de la conciliación anterior. Una vez que estos sean registrados esta opción no se usara más.

   

Cantidad / Amount: Muestra la cantidad. Descripción / Description: Muestra la descripción. Referencia / Reference: Muestra la referencia. Fecha / Date: Muestra la fecha de la transacción.

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Barra de Herramientas Conciliación Bancaria / Account Reconciliation         

Cancelar / Cancel: Cierra la ventana. Guardar / Ok: Reconcilia la cuenta y la ventana se cierra. Rango / Range: Borra un rango específico de transacciones. Imprimir / Print: Imprime el informe actual de conciliación bancaria. Encuentra / Find: Le permite buscar una transacción. Fila / Row: Le permite borrar o seleccionar las transacciones que se muestran. Banca / Banking: Seleccione para abrir un menú de importar y combinar opciones. Importar / Import: Haga clic aquí para importar un estado de cuenta o las transacciones de su banco. Ajustar / Adjust: Permite ir al Diario General / General Journal y efectuar los ajustes por los cargos bancarios que aparecen en el Estado de Cuenta del banco y no han registrado en nuestros libros.  Informes / Reports: Muestra una lista de los informes que puede elegir.  Ayuda / Help: Muestra la ayuda en línea.

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Estados Financieros y Otros Reportes Peachtree proporciona numerosos informes de todas las áreas del sistema. Al seleccionar un reporte o un formulario de informes por área, el sistema mostrará una breve descripción de cada informe, el informe puede ser personalizado en una variedad de formas, para cambiar la información presentada, o el aspecto del informe haga doble clic en unos de los informes y permita que el reporte se ejecute. Reportes de Mayor General Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 2. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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3. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 4. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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5. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se mostraran los siguientes reportes:    

Varianza de Cuenta / Account Variance: Muestra cantidad actual, cantidad del presupuesto, cantidad de varianza, y el porcentaje de la varianza por los períodos especificados (por cuentas seleccionadas). Presupuesto / Budget: Muestra las cantidades presupuestadas para el período y el año hasta la fecha. Registro de Cuenta de Caja / Cash Account Register: Muestra transacciones en cuenta de efectivo, incluyendo saldo corriente. Catálogo de Cuentas / Chart of Accounts: Muestra números de cuenta del mayor general, descripciones y tipos de cuenta.

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 

Diario General / General Journal: Muestra todas las entradas de diario general en formato de débito y crédito. Mayor General / General Ledger: Muestra las transacciones en cada cuenta para la fecha o rango período que seleccione.

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

Balance de Comprobación / General Ledger Trial Balance: Muestra los saldos de cuentas a la fecha o período que seleccione.



Transacción de Informe Detallado / Transaction Detail Report: Muestra todas las transacciones que coincidan con sus criterios de búsqueda. Hoja de Trabajo / Working Trial Balance: Hoja de cálculo para realizar ajustes en los saldos de cuentas.



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Barra de Herramientas en la parte superior de los reportes del Mayor General / General Ledger  Cerrar / Close: Cerrar la pantalla corriente.  Borrar / Delete: Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: los informes estándares de Peachtree no se pueden eliminar).  Grupo / Group: Abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas de informe.  Imprimir / Print: Seleccione esta opción para hacer impresión de los reportes.  Mostrar / Display: Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado.  Opciones / Options: Abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la información que desea ver en el informe.  Columnas / Columns: Usted con esta opción podrá personalizar su reporte modificando las columnas que desea que aparezca en dicho reporte seleccionado.  Fuentes / Fonts: Usted puede utilizar esta opción para modificar las fuentes (tipo, color o tamaño de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe.  Enviar a / Send to: Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: *E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. *Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que está visualizando a un formato de Excel. *PDF: Guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Adobe Reader.  Estilos / Styles: Con esta opción abre la ventana de estilos de informe para el formato personalizado.  Copiar / Copy: Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.  Ayuda / Help: Despliega ayudas sobre la ventana corriente.

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Barra de Herramientas dentro de cada uno de los reportes del Mayor General / General Ledger             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Salvar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Reportes del Módulo de Cuentas por Cobrar Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 2. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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3. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 4. Luego clic en la opción Cuentas Por Cobrar / Accounts Receivable

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5. Al seleccionar la opción Cuentas Por Cobrar / Accounts Receivable se mostrarán los siguientes reportes: 

Cuentas por Cobrar por Antigüedad / Aged Receivables: Muestra los clientes con facturas pendientes ordenados por categoría de antigüedad.

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 

Diario de Recibos de Caja / Cash Receipts Journal: Muestra el dinero recibido de los clientes en un diario general en formato de débito y crédito. Lista de Contacto / Contact List: Muestra la información de cada cliente, incluyendo nombre de contacto, número de teléfono, título de trabajo y dirección de contacto.

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           

Libro Mayor de Clientes / Customer Ledgers: Muestra los clientes con información de detalle de transacciones y saldos pendientes. Lista de Clientes / Customer List: Muestra la información de contacto de todos los clientes, incluyendo nombre y número de teléfono. La lista de archivo maestro de clientes cuenta con detalles adicionales. Detalle de la Gestión de Clientes / Customer Management Detail: Muestra facturas que deben los clientes a crédito y la información del balance. Lista Maestra de Archivos de Clientes / Customer Master File List: Muestra la información detallada de cada cliente. Historial de Ventas de Clientes / Customer Sales History: Muestra historial de ventas para cada cliente, incluyendo las ventas en efectivo (ingresos). Historial de Transacciones de Cliente / Customer Transaction History: Muestra las facturas y transacciones relacionadas por cliente. Registro de Factura / Invoice Register: Muestra lista de facturas con fechas, nombre del cliente y monto de la factura. Artículos que se Venden a los Clientes / Items Sold to Customers: Muestra cantidad, monto, costo de ventas, utilidad bruta y el margen bruto de los artículos vendidos a los clientes. Informe de Lista de Selección / Picklist Report: Muestra artículos en órdenes de ventas abiertas. Lista Prospecto / Prospect List: Información de contacto de clientes potenciales, incluyendo nombre y número de teléfono. Registro de Cotización / Quote Register: Muestra lista de la fecha de cotización, nombre del cliente y monto de cotización. Informe de Pedido de Ventas / Sales Backorder Report: Muestra artículos en órdenes de ventas abiertas. Puede incluir envíos directos.

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

Diario de Ventas / Sales Journal: Muestra transacciones de ventas en un diario general en formato de débito y crédito.

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     

Diario de Orden de Ventas / Sales Order Journal: Muestra las órdenes de ventas en un diario general en formato de débito y crédito. Registro de Orden de Ventas / Sales Order Register: Muestra lista de orden de ventas enseñando número de orden de venta, fecha, envió por fecha y el estado (abierto o cerrado). Informe de Orden de Venta / Sales Order Report: Muestra las órdenes de ventas abiertas enseñando cantidad pedida, envío y restante por ser enviado. Informe de Representante de Ventas / Sales Representative Reports: Muestra ventas asignadas a un representante incluyendo montos sujetos o no sujetos a una comisión. Impuesto de Ventas / Sales Taxes: Impuesto de ventas con las agencias, tasas e información del proveedor. Ventas Gravables – Ventas Exentas / Taxable - Exempt Sales: Muestra ventas gravables y exentas por la agencia tributaria.

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Barra de Herramientas en la parte superior de los reportes de Cuentas Por Cobrar / Accounts Receivable  Cerrar / Close: Cerrar la pantalla corriente.  Borrar / Delete: Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: los informes estándares de Peachtree no se pueden eliminar).  Grupo / Group: Abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas informe.  Imprimir / Print: Seleccione esta opción para hacer impresión de los reportes.  Mostrar / Display: Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado.  Opciones / Options: Abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la información que desea ver en el informe.  Columnas / Columns: Usted con esta opción podrá personalizar su reporte modificando las columnas que desea que aparezca en dicho reporte seleccionado.  Fondos / Fonts: Usted puede utilizar esta opción para modificar las fuentes (tipo, color o tamaño de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe.  Enviar a / Send to: Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: *E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. *Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que está visualizando a un formato de Excel. *PDF: Guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Adobe Reader.  Estilos / Styles: Con esta opción abre la ventana de estilos de informe para el formato personalizado.  Copiar / Copy: Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.  Ayuda / Help: Despliega ayudas sobre la ventana corriente.

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Barra de Herramientas dentro de cada uno de los reportes de Cuentas Por Cobrar / Accounts Receivable             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Reportes del Módulo de Cuentas por Pagar Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 2. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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3. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 4. Luego clic en la opción Cuentas Por Pagar / Accounts Payable

5. Al seleccionar la opción Cuentas Por Pagar / Accounts Payable se mostraran los siguientes reportes:

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 

1099 Informe de Proveedores / 1099 Vendor Report: Muestra la información del proveedor con monto de transacciones. Cuentas por Pagar por Antigüedad / Aged Payables: Muestra los proveedores con facturas pendientes ordenados por categoría de antigüedad.

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     

Diario de Desembolsos de Efectivo / Cash Disbursements Journal: Muestra los pagos en un diario general en formato de débito y crédito. Requisitos de Efectivo / Cash Requirements: Muestra las cuentas que necesita pagar en una fecha que seleccione. Incluye descuento e información de antigüedad. Registro de Cheques / Check Register: Muestra los cheques que se imprimen y no se imprimen (incluyendo cheques de planillas). Registro de Pago Electrónico / Electronic Payment Register: Muestra los pagos electrónicos que incluyen información de transmisión. Artículos Comprados de Proveedores / Items Purchased from Vendors: Muestra cantidad y monto de artículos comprados de los proveedores. Diario de Compra / Purchase Journal: Muestra las compras en un diario general en formato de débito y crédito.

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    

Diario de Orden de Compra / Purchase Order Journal: Muestra la orden de compra en un diario general en formato de débito y crédito. Registro de Orden de Compra / Purchase Order Register: Muestra las órdenes de compra listada con montos y por fecha. Informe de Orden de Compra / Purchase Order Report: Muestra información de la orden de compra que incluye cantidad pedida, cantidad recibida y la cantidad restante. Libro Mayor de Proveedores / Vendors Ledgers: Muestra las transacciones de proveedores y el balance. Lista de Proveedores / Vendor List: Muestra la persona de contacto del vendedor, número de teléfono y número de identificación de impuesto. La lista de archivos maestro de proveedores tiene detalles adicionales.

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  

Detalle de la Gestión de Proveedores / Vendor Management Detail: Muestra las facturas que se deben a los términos e información del balance. Lista Maestra de Archivos de Proveedores / Vendor Master File List: Muestra la información detallada de cada proveedor. Historia de Transacciones de Proveedores / Vendor Transaction History: Muestra las compras efectuadas por proveedor con información detallada de la factura.

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Barra de Herramientas en la parte superior de los reportes de Cuentas Por Pagar / Accounts Payable  Cerrar / Close: Cerrar la pantalla corriente.  Borrar / Delete: Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: los informes estándares de Peachtree no se pueden eliminar).  Grupo / Group: Abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas informe.  Imprimir / Imprimir: Seleccione esta opción para hacer impresión de los reportes.  Mostrar / Display: Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado.  Opciones / Options: Abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la información que desea ver en el informe.  Columnas / Columns: Usted con esta opción podrá personalizar su reporte modificando las columnas que desea que aparezca en dicho reporte seleccionado.  Fuentes / Fonts: Usted puede utilizar esta opción para modificar las fuentes (tipo, color o tamaño de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe.  Enviar a / Send to: Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: *E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. *Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que está visualizando a un formato de Excel. *PDF: Guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Adobe Reader.  Estilos / Styles: Con esta opción abre la ventana de estilos de informe para el formato personalizado.  Copiar / Copy: Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.  Ayuda Help: Despliega ayudas sobre la ventana corriente.

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Barra de Herramientas dentro de cada uno de los reportes de Cuentas Por Pagar / Accounts Payable             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración/ Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Reportes del Módulo de Inventario Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 2. Luego clic en la opción Mayor General / General Ledger.

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3. Al seleccionar la opción Mayor General / General Ledger se despliega la siguiente pantalla: 4. Luego clic en la opción Inventario / Inventory

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5. Al seleccionar la opción Inventario / Inventory se mostraran los siguientes reportes:       

Diario de Ajustes de Productos Ensamblados / Assemblies Adjustment Journal: Muestra las transacciones del mayor general que se generan cuando los productos ensamblados se construyeron o no. Listado de Productos Ensamblados / Assembly List: Muestra los productos ensamblados y el número de componentes que se utilizan en cada ensamblado. Informe de Materiales / Bill of Materials Report: Muestra ensamblados e información sobre los componentes, incluyendo el número y el costo de cada componente y el costo estimado para construir un ensamblaje. Informe de Comprador / Buyer Report: Muestra los artículos por ID de comprador mostrando proveedor preferido. Lista Uso de Componentes / Component Use List: Muestra los componentes y sus respectivos ensamblajes. Diario de Costos de los Bienes Producidos / Cost of Goods Journal: Muestra el costo de ventas para cada artículo en el momento en que se venden. Diario de Ajustes del Inventario / Inventory Adjustment Journal: Muestra los ajustes de inventario en un diario general en formato de débito y crédito.

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

Reporte de Rentabilidad de Inventario / Inventory Profitability Report: Muestra las unidades vendidas, el costo, margen de utilidad bruta, los ajustes y el porcentaje de utilidad total.

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

    

Hoja de Trabajo de Reordenamiento de Inventario / Inventory Reorder Worksheet: Muestra hoja de trabajo para determinar el reordenamiento de monto para existencias y ensamblaje de artículos del inventario que se encuentran por debajo de los niveles de existencias mínimas. Incluye los pedidos pendientes y cantidades en orden. Reporte de Status de los Productos / Inventory Stock Status Report: Muestra cantidad disponible, cantidad mínima de nivel existencias y cantidad reordenada de todos los artículos del inventario. Reporte de Actividad Por Unidad / Inventory Unit Activity Report: Muestra compras de artículos y las ventas en el período actual o un intervalo de fecha seleccionado. Reporte de Valuación del Inventario / Inventory Valuation Report: Muestra valor y costo promedio para todos los artículos que están en existencias. Reporte de Costos de los Productos / Item Costing Report: Muestra los artículos con información de costos para las cantidades recibidas y vendidas. Listado de Artículos / Item List: Muestra información de artículos incluyendo ID, descripción, clase, tipo y cantidad disponible.

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   

Listado Maestro de Productos / Item Master List: Muestra información detallada de todos los artículos. Listado de Precios de los Productos / Item Price List: Muestra los artículos disponibles y cada precio de venta disponible. Lista de Inventario Físico / Physical Inventory List: Muestra hoja de trabajo para comprobar el número actual de artículos en un inventario físico vs. reportes de Peachtree como la cantidad disponible. Registro de Envío / Shipment Register: Muestra envíos y su estado respectivo.

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Barra de Herramientas en la parte superior de los reportes de Inventario / Inventory  Cerrar / Close: Cerrar la pantalla corriente.  Borrar / Delete: Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: los informes estándares de Peachtree no se pueden eliminar).  Grupo / Group: Abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas informe.  Imprimir / Print: Seleccione esta opción para hacer impresión de los reportes.  Mostrar / Display: Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado.  Opciones / Options: Abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la información que desea ver en el informe.  Columnas / Columns: Usted con esta opción podrá personalizar su reporte modificando las columnas que desea que aparezca en dicho reporte seleccionado.  Fuentes / Fonts: Usted puede utilizar esta opción para modificar las fuentes (tipo, color o tamaño de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe.  Enviar a / Send to: Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: *E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. *Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que está visualizando a un formato de Excel. *PDF: Guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Adobe Reader.  Estilos / Styles: Con esta opción abre la ventana de estilos de informe para el formato personalizado.  Copiar / Copy: Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.  Ayuda / Help: Despliega ayudas sobre la ventana corriente.

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Barra de Herramientas dentro de cada uno de los reportes de Inventario / Inventory             

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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Estados Financieros Pasos: 1. Se selecciona en la barra de menús la opción Informes y Formularios / Reports & Forms. 2. Luego clic en la opción Estados Financieros / Financial Statements.

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3. Al seleccionar la opción Estados Financieros / Financial Statements.se despliega la siguiente pantalla: 4. Luego clic en la opción Estados Financieros / Financial Statements.

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5. Al seleccionar la opción Estados Financieros / Financial Statements se mostraran los siguientes reportes: 

Balance General / Balance Sheet: Balance General que muestra activos, pasivos y capital.

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  

Flujo de Efectivo / Cash Flow: Muestra ingresos en efectivo, pagos en efectivo y cambios en efectivo durante un tiempo especificado. Resumen de Cuentas del Mayor General / General Ledger Account Summary: Muestra el balance inicial, movimientos y saldos finales. Ingresos de 12 Períodos / Income – 12 Period: Muestra los ingresos y gastos para las empresas que utilizan 12 períodos por año fiscal.

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    



Ingresos de 2 Años / Income 2 Years: Muestra los ingresos y gastos para el período actual y el año hasta la fecha y el año pasado. Estado de Resultados / Income Statement: Muestra los ingresos y gastos para el período actual y el año hasta la fecha, incluyendo el porcentaje del total por balance. Presupuesto de Ingresos / Income Budget: Compara período y año hasta la fecha los ingresos y gastos de las cantidades presupuestadas. Ganancia de Ingresos / Income Earnings: Combina el estado de resultados y estado de utilidades retenidas para el período actual y el año hasta la fecha. Ganancia Retenidas / Retained Earnings: Muestra el estado de utilidades retenidas para el período actual y el año hasta la fecha.

Estado de Cambios / Statement Changes: Muestra el estado de cambios en la situación financiera para el período en curso y el año hasta la fecha.

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Barra de Herramientas en la parte superior de los reportes de Estados Financieros / Financial Statements  Cerrar / Close: Cerrar la pantalla corriente,  Borrar / Delete: Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: los informes estándares de Peachtree no se pueden eliminar).  Grupo / Group: Abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas informe.  Imprimir / Print: Seleccione esta opción para hacer impresión de los reportes.  Mostrar / Display: Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado.  Opciones / Options: Abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la información que desea ver en el informe.  Diseño / Design: Se abre la vista de diseño del informe.  Enviar a / Send to: Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: *E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. *Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que está visualizando a un formato de Excel. *PDF: Guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Adobe Reader.  Estilos / Styles: Con esta opción abre la ventana de estilos de informe para el formato personalizado.  Copiar / Copy: Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.  Ayuda Help: Despliega ayudas sobre la ventana corriente.

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Barra de Herramientas dentro de cada uno de los reportes de Estados Financieros / Financial Statements               

Cerrar / Close: Cierra la ventana sin realizar ninguna selección. Guardar / Save: Permite guardar el informe y cualquier formato personalizado. Imprimir / Print: Imprime el informe actual. Opciones / Options: Personaliza el informe actual. Columnas / Columns: Permite cambiar las columnas o campos en el informe actual. Fuentes / Fonts: Permite cambiar los tipos de letra en el informe actual. Configuración / Setup: Abre la ventana de configuración de la página. Ocultar / Hide: Oculta la información: empresa, nombre del informe y fecha. Correo Electrónico / E-mail: Envíe su informe en un e-mail en formato PDF adjunto. Hoja de Cálculo / Excel: Copiar informe a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. PDF / PDF: Crea una versión en PDF de su informe para que pueda ser abierto con Adobe Reader. Vista Previa / Preview: Muestra el informe tal como se imprimirá. Diseño / Design: Se abre la vista de diseño del informe. Buscar / Find: Permite buscar un texto dentro del informe. Ayuda / Help: Abre la ayuda sobre esta ventana.

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