Manual de Organización y Funciones

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

Definición El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo El MOF es un documento de gestión institucional, que describe las funciones específicas a nivel de cargo, desarrolladas a partir de las funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y de los cargos considerados en el Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) El manual de organización y funciones (MOF) pretende: Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

CARACTERÍSTICAS: El MOF debe guardar concordancia y coherencia con la Ley Orgánica, ROF y el CAP. El MOF no debe contener las funciones que ya están establecidas en el ROF. El MOF debe estar referido a las funciones y responsabilidades correspondiente a cada uno de los cargos que se encuentren habilitados para cumplir con los objetivos de la entidad. El MOF no es un medio para crear nuevas Unidades o Área distintas en el ROF o para crear cargos al margen de las establecidas en el CAP.

El lenguaje utilizado en la formulación del MOF debe ser claro, sencillo y breve y estar redactado el verbo en modo infinitivo. (Ejemplo: Supervisar) El tamaño de la letra deberá facilitar su lectura y comprensión, asimismo, la numeración de las páginas y de los cargos será correlativo y correspondiente a cada unidad. El MOF debe ser impreso en hojas de tamaño DIN A-4, según norma del Instituto Nacional de Normas Técnicas y Certificación (ITINTEC)

Utilidad del MOF: 1.

Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo,

cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de

las

unidades

orgánicas

de

cada

dependencia,

así

como

las

responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente. 2.

Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones

y ubicación en la estructura orgánica de la entidad. 3.

Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información

sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. 4.

Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y

de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así como la aplicación de programas de capacitación.

¿Qué se necesita para elaborar un MOF? 

La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.



Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.



Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.



Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF



Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.



Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.



Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

ELEMENTOS DEL MOF (ESQUEMA GENERAL) Carátula de identificación

Índice Capítulo I

Objetivo y alcance del MOF

Capítulo II

Base legal

Capítulo III Criterios del Diseño Capítulo IV Estructura Orgánica y Organigramas estructural y Funcional Capítulo V

Cuadro Orgánico de cargos

Capítulo VI Descripción de Funciones de los cargos  A continuación se describe el contenido de cada una de las partes del esquema del MOF:

1. Carátula de Identificación Deberá contener el nombre de la Unidad orgánica de segundo nivel organizacional, la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el

número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir la fecha de actualización cuando fuera el caso.

2. índice Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de página.

3. Objetivo del Manual Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual

4. Alcance Se define el campo de aplicación del MOF.

5. Base Legal Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestión referidos a la organización.

6. Criterios del diseño Se describe en forma resumida los criterios de la administración y de las normas sobre modernización del estado que son aplicables en la elaboración de MOF, cómo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematización, especialización, integración, interrelación de los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición y evaluación.

7. Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional Se describe la conformación de la unidad orgánica del segundo nivel organizacional según el ROF aprobado, que debe ser acompañado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente gráficamente, considerando el nivel de dirección del cual depende y las unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación del órgano dentro de la estructura general de la entidad. También se podrá incluir un organigrama de tipo funcional donde se podrán graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza

temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente

8. Cuadro Orgánico de Cargos Trascripción del CAP aprobado y vigente de la unidad orgánica de segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del órgano de dirección de la entidad indicando el código, la denominación del cargo, y los cargos de cada unidad orgánica que conforma el citado órgano. 9. Descripción de funciones de los cargos En este capítulo se describen las funciones específicas de los cargos en el formato "Ficha de descripción de funciones de los cargos o puestos de trabajo" (F-ORG 0208), en el orden establecido en el cuadro orgánico de cargos. En los casos que se hayan conformado equipos de trabajo se ordenará la presentación de los citados formatos agrupados por equipos .

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN VENTAJAS: 

Presentar una visión conjunto de la unidad administrativa.



Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.



Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionarla uniformidad.



Permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

 

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

 

Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.



Ser un instrumento útil de orientaciones información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.



Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.



Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.



Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

 

Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción

DESVENTAJAS  

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

 

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.



Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.



Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.



El costo de producción y actualización puede ser alto.



Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.



Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

 

Muy sintética carece de utilidad, muy detallada los convierte en complicados.

Manual de organización y funciones (MOF) unjfsc

1. UNIDAD ORGANICA: ASAMBLEA UNIVERSITARIA 2. FINALIDAD: 3. FUNCIONES:



aprobar políticas de desarrollo universitario



reformar el estatuto de la universidad con la aprobación de por lo menos dos tercios del número de sus miembros, y remitir el nuevo estatuto a la SUNEDU.



Velar por el adecuado cumplimiento de los instrumentos de planeamiento de la universidad por el consejo universitario.



Declarar la revocatoria y vacancia del rector y vicerrectores de acuerdo a las causales expresamente señaladas en el artículo 265ª del estatuto, y a través de la votación calificada de por lo menos dos tercios del número de sus miembros.



Elegir a los integrantes del comité electoral universitario y de los tribunales de honor universitario.



Designar anualmente, entre sus miembros a los integrantes de la comisión permanente, que es la encargada de fiscalizar la gestión de la unidad. Los resultados de dicha fiscalización de informan a la contraloría general de la república y a la SUNEDU.



Evaluar y aprobar la Memoria Anual, el informe semestral de gestión del Rector y el informe de rendición de cuentas del Presupuesto Anual ejecutado.



Acordar la constitución, fusión, reorganización, separación y supresión de Facultades, Unidades de Postgrado, Escuelas Profesionales, Departamentos Académicos, Institutos de Investigación



Declarar en receso temporal a la Universidad o a cualquiera de sus Unidades académicas (Facultades, Escuelas Profesionales, Escuela de Postgrado, Unidades de Postgrado, Instituto Tecnológico y Centro Pre universitario), cuando las z lo requieran, con cargo a informar a la SUNEDU.



Aprobar el Plan Estratégico de la Universidad.



Crear y ratificar sedes oficiales de la Universidad en el ámbito regional y nacional.



opinar sobre temas de interés regional, nacional e internacional.



Resolver en última instancia las situaciones de la Universidad, siempre que no competencia de otros organismos.



Otras funciones que se deriven de la Constitución Política y otras normas legales vigentes.

PERSONAL ASIGNADO:

CARGO: DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Funciones específicas: a) Planear y proponer políticas institucionales relacionadas a la gestión administrativa de las áreas de recursos humanos, bienestar universitario, logística, servicios generales, patrimonio economía y contabilidad de la Universidad. b) Planificar, organizar, conducir y evaluar las actividades de la s dependencias administrativas, función a los requerimientos de la Universidad. c) Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución del presupuesto institucional. d) Coordinar con el Rector, la organización de las oficinas administrativas de apoyo asesoramiento. e) Coordinar, ejecutar y supervisar las políticas y estrategias relacionadas con la información de sistemas administrativos, en función a los servicios académicos y productivos de la Universidad. f) Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de las oficinas administrativas a su cargo. g) Proceder a través de sus instancias, con el oportuno cumplimiento de las remuneraciones demás beneficios del personal docente y administrativo nombrado y contratado. h) Dirigir, coordinar y supervisar el control patrimonial y el p lan de seguridad y su ejecución Universidad. i) Coordinar, gestionar ejecutar y evaluar el cumplimiento del Presupuesto de la Universidad.

 j) Supervisar y controlar que las actividades programadas por todas las dependencias de Dirección General de Administración sean implementadas y ejecutadas correcta oportunamente. k) Supervisar y controlar el trabajo efectivo de los servicios de seguridad y vigilancia. I) Formular y actualizar de manera permanente su Reglamento Interno. m) Presentar al Rectorado el informe anual de las actividades administrativas realizadas deberán estar contenidas en la Memoria Anual del Rectorado. n) Otras funciones inherentes a su naturaleza que le asigne el Rector. CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMISTRATIVO III  – ASESOR

Funciones específica: a) Formular alternativas de política en asuntos administrativos, relacionadas con su especialidad. b) Asesorar al Director General de Administración formulando políticas relacionadas con el desarrollo de los Sistemas Administrativos en concordancia con los dispositivos legales vigentes. c) Participar en comisiones y/o reuniones de trabajo. d) Programar y dirigir estudios de investigaciones sobre reforma de métodos, procedimientos, normas directivas y otros relacionados con la especialidad. e) Absolver consultas, emitir opiniones sobre proyectos, estudios de la Universidad y proponer alternativas de ejecución relacionado con asuntos administrativos. f) Coordinar y conducir la elaboración de normas, procedimientos, reglamentos, directivas y otros relacionados con la especialidad. g) Otras que le asigne el Director General de Administración relacionado con su especialidad

CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II Funciones específica: a) Coordinar la aplicación de los procesos del Sistema Administrativo respectivo. b) Coordinar y absolver consultas administrativas sobre el área. c) Apoyar en la formulación y elaboración del Plan Operativo de la Oficina. d) Dirigir y controlar la programación y ejecución de actividades en apoyo al Director General de Administración. e) Participar en labores de capacitación o adiestramiento. f) Representar a la entidad en reuniones y comisiones delegadas por el Director General de Administración. g) Emitir informes relacionados a los procedimientos administrativos. h) Otras que sean asignadas por el Jefe inmediato.

CARGO: TÉCNICO ADMINISTRATIVO III Funciones específicas: a) Recibir, clasificar y registrar la documentación dirigida al Director General de  Administración. b) Derivar la documentación recibida y generada en la Dirección Gral. de  Administración a las Oficinas competentes. c) Informar a los usuarios respecto a los expedientes en trámite. d) Fotocopiar documentos para organizar el archivo de la Dirección Gral. de  Administración. e) Estudiar expedientes y emitir informes preliminares. f) Apoyo en la elaboración del Plan Operativo de la Oficina. g) Redactar y procesar documentos acorde a las indicaciones del Director.

h) Organizar el archivo de la documentación generada por el Director General de Administración. i) Realizar otras funciones que le indique el Director General de Administración en el ámbito de su competencia.

CARGO: SECRETARIA V Funciones específica: a) Analizar y clasificar información así como, apoyar la ejecución de procesos técnicos de un Sistema Administrativo. b) Organizar y supervisar diariamente las actividades de apoyo administrativo y secretarial. c) Recepcionar, registrar, tramitar y archivar documentos que ingresen a la Dirección General de  Administración, así como redactar sus proveídos y otros. d) Redactar documentos que emite el Director Gral. de Administración. Así como efectuar el seguimiento de dichos documentos. e) Mantener actualizado los registros, fichas y documentación de sistemas administrativos según métodos técnicos. f) Preparar informes de cierta complejidad en el área de su competencia así como sus actividades. g) Llevar los archivos de documentos administrativos (recibidos y/o emitidos) de la Dirección General de Administración, clasificándolas por direcciones. h) Distribuir los documentos emitirlos por la Dirección a las Unidades Orgánicas correspondientes oportunamente. i) Reportar semanalmente la solicitud de viáticos.  j) Reportar acciones de la comisión de adjudicaciones. (Públicas, Selectivas, Menor Cuantía).

k) Otras funciones que le sean asignadas por el Director General de  Administración.

CARGO: OFICINISTA II Funciones específica: a) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la oficina. b) Redactar comunicados, proveídos, memorando, y otros documentos de recibo. c) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación que ingresa y sale de la oficina. d) Digitar oficios circulares, matrices para impresiones y otros documentos similares. e) Tomar registro de la correspondencia, dictámenes y otros. f) Recepcionar mensajes por fax, elaborar inventarios sencillos, controlar el stock de útiles y materiales similares. g) Realizar otras funciones afines al cargo asignadas por su Jefe inmediato.

CARGO: CHOFER 1 Funciones específica: a) Conducir el vehículo asignado al Director de Administración de la UNJFSC. b) Efectuar e informar sobre las necesidades de mantenimiento y reparaciones del vehículo a su cargo. c) Apoyar en la entrega de documentos oficiales de la oficina del Director General de Administración. d) Otra actividad que le asigne el Director.