Manual de Operaciones y Funciones Farmagé

 

MANUAL DE OPERACIONES Y FUNCIONES FARMAGÉ PRESENTACIÓN El pres presen ente te manu manual al de fu func ncio ione ness es un docu docume ment nto o pr prep epar arad ado o co con n el n de deli delimi mita tarr la lass responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objevo primordial del manual es describir con claridad todas las acvidades de Farmagé y distribuir las responsabilidades en cada cada un uno o de los los carg cargos os de la or orga gani niza zaci ción ón.. De esta esta mane manera ra,, se evit evitan an func funcio ione ness y responsabilidades compardas que no solo redunda en pérdidas de empo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección. Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no ene una aplicación prácca en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:     

Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Términos de Referencia para la contratación de Personal. Matrices de evaluación de rendimiento. Manual de adquisiciones y contrataciones.

Para implementar exitosamente todosdocumentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional entodos los niveles de la organización. Es así que para la redacción de este documento, se realizaron entrevistas con los empleados de todos los cargos de la empresa y se armaron los procedimie procedimientos ntos en dos fases: “como son” y “como deberían deberían ser”. Los manuales de funciones, funci ones, evaluació evaluación n y adquisiciones, adquisiciones, complemen complementan tan este trabajo que, sin duda, ayudará de sobremanera a la mejora en eciencia del trabajo desarrollado por Farmagé.

Dra. Ana Rosa Gonzáles Gerente General

 

MISIÓN Comercializar una amplia gama de productos farmacéucos de alta calidad a través de farmacias e instucion ins tuciones es públicas y privadas privadas a nivel nacional nacional en un clima de conanza, conanza, seguridad seguridad y opmismo opmismo logrando una empresa logrando empresa con una posición nanciera nanciera sólida sólida y un personal movado orientado orientado a una gesón por resultados, haciendo prevalecer nuestra losoa de responsabilidad social.

VISIÓN Ser una empresa líder reconocida a nivel nacional y en connuo crecimiento en el mercado de productos para la salud integral dentro el territorio nacional reconocido por su calidad, seguridad, vigencia y servicios de excelencia y sendo de responsabilidad social.

OBJETIVOS  HACIA EL F UTURO Farmagé ha tenido en los úlmos años un crecimiento importante a parr del esfuerzo de sus empleados y su dirección, y se plantea a futuro connuar con este crecimiento. A parr de los de lo estructurado en el Plan Estratégico Instucional 2011-2015, se sintezan los siguientes objevos hacia el futuro: 

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Perspecva Financiera o Incrementar las ventas netas o Incremento en la parcipación de mercado productos actuales Creación de valor en Nuevos Productos o Perspecva de Cliente o Mantener precios compevos o Retener a los buenos distribuidores o Mantener el alineamiento de objevos: Farmagé – (ONG) – Clientes - Proveedores o Mejorar el servicio de atención alos clientes externos Perspecva de Procesos Internos o Reducir costos Disminuir la mora o Mejorar el sistema de facturación o Mantener los procesos de almacenaje y distribución ecientes o Promover ecientemente los nuevos productos o Perspecva de aprendizaje y crecimiento o Realizar mejoras en la inducción y entrenamiento del personal o Mejorar los programas de entrenamiento, tanto para productos actuales como para productos nuevos

 

MARCO JURÍDICO En fecha 28 de marzo del 2003 mediante el Tesmonio 560/2003 emida por la Notaria de Fe Pública No 052, se constuye la Sociedad de Responsabilidad Limitada bajo la denominación de FARMAGÉ SRL suscrita por los socios Sr. Alan Ross y la Dra. Ana Rosa Gonzales Arias El Tesmonio de Constución de la SRL descrito en el anterior parágrafo, señala que el objeto de la Empr Em pres esaa FA FARM RMAG AGÉÉ SRL es el de dedi dedica cars rsee por por cu cuen enta ta pr prop opia ia o as asoc ocia iada da co con n terce tercero ros, s, a la import imp ortaci ación, ón, export exportaci ación, ón, distri distribuc bución ión y comerc comercial ializa izació ción n al por mayor mayor y menor menor de produc productos tos farmacéucos en general, asesoramiento técnico especializado, así como a servicios en general, sin más restricciones que las establecidas por Ley.Asimismo, mediante el Tesmonio No 745/2009 la Empresa FARMAGÉ SRL nombra como como su representante legal legal a la Dra. Ana Rosa Gonzales A. La acvidad privada en el Estado Plurinacional de Bolivia es regulada por un marco de Leyes que regulan desde la creación y funcionamiento de empresas, sus atribuciones, el cumplimiento de las normas para importación y en este caso en parcular la comercialización de fármacos.

RESPECTO  A LAS LEYES DEL  ESTADO PLURINACIONAL  DE B OLIVIA Para desarrollar las acvidades comerciales la Empresa FARAMAGÉ ha cumplido con una serie de normas del EPB que se presentan a connuación:

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Ley No 843 y 1606 del Régimen Tributario de mayo de 1985 y ssus us modicaciones. Código de Comercio de Bolivia aprobado mediante Decreto Ley del 25 de ffebrero ebrero de 1977 y modicado con el Decreto Ley No 15184 del 15 de diciembre de 1977 Ley 1737 de la Políca Nacional del Medicamento del 17 de diciembre de 1996 Ley General de Aduanas Decreto Decreto Supremo No 1990 del 28 de jjulio ulio de 1999 Decreto Supremo No 29004 del 9 de enero del 2007 Decreto Supremo No 27421 del 26 de marzo 2004 Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004 Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004

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Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004

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ORGANIGRAMA  F ARMAGÉ 2011 Directorio de la Empresa FARMAGE SRL

Gerente General ``

Secretaria  

  Asesor Legal

Comunicadora

Jefe de Contabilidad y Finanzas

Aux. Contable 1

Aux. Contable 2

Jefe de Almacenes

Supervisor de Promoción y Ventas

Aux. Almacenes Promotor 1

Cobrador 1

Distr. 1

Promotor 2

Cobrador 2

Distr. 2

Promotor 3

Distr. 3

 

DESCRIPCIÓN  DEL  NEGOCIO Farmagé trabaja con el compromiso de proteger la Salud Sexual y Reproducva (SSR) de las mujeres bolivianas, ofreciendo simultáneamente anconcepción de runa y anconcepción de emergencia, incursionando en Bolivia en la comercialización de estos dos pos de protección anconcepva. La Salud Reproducva se puede denir como un “Estado general de bienestar sico, mental y social y no de mera ausencia de enfermedad o dolencia, en todos los aspectos relacionados con el sistema reproducvo y sus funciones y procesos. Entraña además la capacidad de disfrutar de una vida sexual sasfactoria y sin riesgos, y de procrear, y la libertad para decidir hacerlo o no hacerlo, cuándo y con qué frecuencia” (OMS). Además establece como objevo de la Salud sexual “el desarrollo de la vida y de las relaciones personales y no meramente el asesoramiento en materia de reproducción y enfermedades de transmisión sexual”. Por otro lado la Salud Sexual queda denida por la WAS (WorldAssociaonForSexology) como un “Estado de bienestar sico, psíquico, emocional y social en relación a la sexualidad; no es solamente la ausencia de enfermedad, disfunción o debilidad. La salud sexual requiere un enfoque respetuoso y posiv pos ivo o hacia hacia la sexual sexualida idad d y las relaci relacione oness sexual sexuales, es, así como como hacia hacia la posibi posibilid lidad ad de tener tener relaciones sexuales placenteras y seguras, libres de coerción, discriminación y violencia. Para poder alcanz alc anzar ar y manten mantener er la salud salud sexual sexual,, los derech derechos os sexual sexuales es de todas todas las person personas as deben deben ser

respetados, protegidos y sasfecho”. Bajo este contexto, Farmagé, a través de la comercialización de productos de alta calidad, da la oportunidad a las parejas bolivianas a ejercer sus derechos en lo referente a la SSR. Farmagé realiza la importación directa de productos (detallados en la siguiente sección) y los comercializa en farmacias en las principales ciudades del país, buscando acvamente su expansión para dar este importante servicio a una población mayor. Trabaja directamente con la Fundación Apprende para cumplir su objevo social, dando orientación y capacitación a las personas que lo requieran en lo referente a la SSR.

PRODUCTOS Los productos de Farmagé se dividen en dos grandes grupos: los anconcepvos de runa y los de emergencia.

ANTICONCEPTIVOS DE  RUTINA Son métod métodos os ancon anconcep cepvo voss hormon hormonale aless como como las píl píldor doras as ancon anconcep cepva vass de runa, runa, los contracepvos inyectables, los parches, los implantes sub-dérmicos, y el aro vaginal, compuesto por sustancias sintécas (o imitación de hormonas) que inhibe la ovulación evitando la posibilidad de un embarazo y además alteran el moco del cuello uterino para evitar el paso de los espermatozoides. Rigevidón Rigevi dón 21+7. Es un método de anconcepción oral con un 99% de efecvidad que regulariza el

ciclo menstrual y además reduce el riesgo de embarazos ectópicos (fuera del útero).

 

Tri-Regol 21+7. Su formulación trifásica es semejante al ciclo menstrual de la mujer, con un 99% de

ecacia anconcepva con reducidos efectos secundarios. Cyclofémina. Anconcepvo de baja dosis que conene sólo 1,995 Mg. de progestágeno de tercera

generación. OroFem. Son óvulos de gelana blanda (Nonoxinol - 9), para prevención del embarazo, por su acción

espermacida; su principal indicación es control de la ferlidad cuando no se debe o no se desea ulizar métodos hormonales o mecánicos. Es coadyuvante con otros métodos anconcepvos. Condones TQM. Elaborados por una empresa líder mundial en la fabricación de condones. Antes de

ser distribuidos cada condón cumple con rigurosos controles y normas internacionales incluyendo las siguientes pruebas de calidad: electrónica, inado, ltración de agua y lubricación.

ANTICONCEPTIVOS DE  E MERGENCIA Son píldoras anconcepvas (PAE) que se toman después que se ha tenido una relación sexual sin protección para prevenir un embarazo no planicado y/o deseado. Si bien las PAE están incluidas en el Listado de Medicamentos Esenciales de la Organización Mundial de la Salud, la anconcepción de

emergencia debe ser solamente un método ocasional, que debe ser usado sólo en situaciones de emergencia. En ningún caso debe sustuir a un método anconcepvo convencional. Actúan evitando o retrasando la ovulación; es decir que actúa antes de la fecundación. También es espe pesa sa el moco moco cerv cervic ical al,, dic dicul ulta tand ndo o la movi movililida dad d de lo loss espe esperm rmat atoz ozoi oide des. s. Segú Según n la OMS OMS (Organización Mundial de la Salud) estos son los únicos mecanismos de acción probados. Po Post stno norr 1. Conene una mayor concentración sérica. Es un método reconocido por la OMS

fabricado bajo los estándares de calidad europea por el laboratorio Gedeón Richter S.A. Budapest, Hungría. Está indicado como anconcepvo de emergencia dentro de las 72 horas siguientes a haber mantenido relaciones sexuales sin protección o al fallo de un método anconcepvo. Postnor 2.Se ha esmado que este producto evita un 85% de los embarazos esperados. La ecacia

parece disminuir con el transcurrir del empo tras el coito (95% dentro de las primeras 24 horas; 85% entre las siguientes 24 – 48 horas; y 58% si se emplea entre las 48 y las 72 horas).

ÁREAS FUNCIONALES Farmagéé cuenta Farmag cuenta con cuatro cuatro áreas áreas funcion funcionale ales: s: Gerenc Gerencia, ia, Ventas Ventas y Promoc Promoción ión,, Contab Contabili ilidad dad y Almacenaje.

GERENCIA. Tiene como nalidad principal de responder a los accionistas, clientes y empleados, tanto en lo nanciero como en los procesos internos y la calidad de los productos. Trabaja estrechamente con

 

las demás áreas y además con la Fundación Apprende. Son auxiliares directos de la Gerencia, la secretaria, la comunicadora y la asesoría legal.

VENTAS Y P ROMOCIÓN. Esta área se encuentra liderada por el Supervisor de Ventas y ene como nalidad cumplir con las metas de ventas dictaminadas por la Gerencia General. Adicionalmente se encargan de la promoción de los productos en las farmacias e instuciones de salud.

CONTABILIDAD. Tiene como función principal la de llevar las cuentas contables al día, generar reportes internos para la Gerencia General y cumplir con lo establecido por ley en lo referente a impuestos.

ALMACENAJE. Esta unidad ene como responsabilidad la de dar el manejo logísco y sico adecuado a lo requerido por la empresa, llevar los inventaros al día en coordinación con la unidad de contabilidad.

POLÍTICAS Y O PERACIONES

POLÍTICA DE R ECURSOS H UMANOS El éxito de Farmagé depende esencialmente de la calidad de su personal. Farmagé busca atraer, retene ret enerr y desarr desarroll ollar ar a las perso personas nas adecua adecuadas das,, que demues demuestra tran, n, además además de sus habili habilidad dades es profesionales, las siguientes competencias:      

Orientación al cliente Orientación a las personas Orientación al logro Liderazgo Impacto Auto-conanza

Farmagé promueve las capacidades de todos los empleados para crear altos niveles de movación y rendimiento y para permirles alcanzar todo su potencial. La políca es disponer de un personal bien formado y de altos conocimientos. Farmagé cree en una remuneración compeva y justa. La remuneración incluye el salario base, retribución variable, seguridad social y otros benecios, teniendo en cuenta la rentabilidad, equidad interna, rendimiento individual y las práccas relevantes del mercado. Farmagé promueve el uso de incenvos y bonos allí donde estén juscados.

 

FUNCIONES  Y RESPONSABILIDADES El Manual de Funciones y Responsabilidades un documento normavo y de gesón, que permite a los dif difere erente ntess nivele niveless jerárq jerárquic uicos os un conoci conocimie miento nto integr integral al de la organi organizac zación ión y las funcio funciones nes generales de cada cargo, contribuyendo de esta manera a mejorar los canales de comunicación y coordinación; así como determinar las funciones especícas, responsabilidades y el perl requerido de cada uno de los cargos asignados a las diferentes unidades dentro de la estructura orgánica de Farmagé. El manual de funciones se presenta en el  Anexo 1  del documento y proporciona información a los funcionarios de Farmagé respecto a las funciones y ubicaciones especícas de cada cargo, además de las líneas de autoridad y responsabilidad. Asimismo establece las interrelaciones formales que correspond corre spondaa y de así se propicie y rearme rearme en los trabajadores trabajadores de la corporación, corporación, su contribución contribución paraa mejora par mejorarr la calida calidad d de los servic servicios ios que bri brinda nda Farmag Farmagé. é. Este Este docume documento nto se encue encuentr ntraa sustentado bajo el mapeo de procesos presentado en el  Anexo 2a, en el cual se muestra el ujo de procesos para el correcto funcionamiento funcionamiento de Farmagé y en el Anexo 2b se dan dan los formatos para el diligenciamiento de documentos.

PROCESOS DE S ELECCIÓN, C ONTRATACIÓN Y E VALUACIÓN Los procesos de selección y contratación de Farmagé buscan la elección del personal idóneo para cada uno de los cargos, sin tener en consideración el origen del empleado, su nacionalidad, raza, religión, sexo o edad. Para realizar esta selección ópma se ulizan términos de referencia de contratación, basados en las funciones a desarrollar para cada cargo, asegurando de esta manera que en Farmagé existan equipos de trabajo ecaces y movados. El procedimiento procedimiento para la selección selección y contratació contratación n de empleados empleados se encuentra encuentra en el  Anexo presente documento denominado “Términos de Referencia”.

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del

La evalua evaluación ción de los emplea empleados dos que actualme actualmente nte trabaj trabajan an en Farmag Farmagéé se realiz realizaa de forma forma transparente y objeva, a través de las matrices de evaluación para cada funcionario presentadas en el  Anexo 4  del documento. Estas matrices pretenden realizar una evaluación conforme al nivel requerido por Farmagé. A través de este po de evaluación objeva es posible asignar ecazmente aumentos de salarios, incenvos y otros benecios, así como sanciones según se requiera.

PROCEDIMIENTOS  PARA A DQUISICIONES  Y C ONTRATACIONES En este proceso se realiza la idencación de necesidades de bienes y servicios asociadas a los planes de cada área de Farmagé, la construcción del plan detallado de compras por área, la consolidación y obtención del plan detallado de compras de la empresa; igualmente, la denición de estrat est rategi egias as de compra compra dif difere erenci nciada ada de acuerd acuerdo o a las caract caracterí erísc scas as de los bienes bienes y servic servicios ios requeridos; el seguimiento y control a la ejecución del plan de compras.

 

El proceso de aceptación/adopción de proveedores permite realizar la selección y registro de los proveedores en la Base de Datos, ulizando para esto criterios de revisión y evaluación de los aspect asp ectos os jur jurídi ídicos cos,, nanci nanciero eros, s, logís logíscos cos,, entre entre otros. otros. En el proces proceso o de solicit solicitud/ ud/com compra pra se establecen los términos técnicos, jurídicos y nancieros de los procesos de compra de acuerdo a las necesidades de bienes y servicios de la empresa. El proceso de contratación involucra entre otras acvidades la invitación a los proveedores a cozar, la recepción y aclaración de ofertas, evaluación técnica, jurídica y nanciera, selección y negociación de ofertas, adjudicación, elaboración y rma de contrato. La evaluación de proveedores busca idencar las debilidades y falencias de los proveedores con el n de realizar acvidades de mejoramiento connuo, igualmente resaltar las fortalezas y oportunidades de los proveedores en búsqueda del benecio mutuo. El Manual de Adquisiciones y Contrataciones se presenta en el  Anexo 5.