Manual de Operaciones y Funciones Farmagé
August 20, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
Short Description
Download Manual de Operaciones y Funciones Farmagé...
Description
MANUAL DE OPERACIONES Y FUNCIONES FARMAGÉ PRESENTACIÓN El pres presen ente te manu manual al de fu func ncio ione ness es un docu docume ment nto o pr prep epar arad ado o co con n el n de deli delimi mita tarr la lass responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objevo primordial del manual es describir con claridad todas las acvidades de Farmagé y distribuir las responsabilidades en cada cada un uno o de los los carg cargos os de la or orga gani niza zaci ción ón.. De esta esta mane manera ra,, se evit evitan an func funcio ione ness y responsabilidades compardas que no solo redunda en pérdidas de empo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección. Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no ene una aplicación prácca en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Términos de Referencia para la contratación de Personal. Matrices de evaluación de rendimiento. Manual de adquisiciones y contrataciones.
Para implementar exitosamente todosdocumentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional entodos los niveles de la organización. Es así que para la redacción de este documento, se realizaron entrevistas con los empleados de todos los cargos de la empresa y se armaron los procedimie procedimientos ntos en dos fases: “como son” y “como deberían deberían ser”. Los manuales de funciones, funci ones, evaluació evaluación n y adquisiciones, adquisiciones, complemen complementan tan este trabajo que, sin duda, ayudará de sobremanera a la mejora en eciencia del trabajo desarrollado por Farmagé.
Dra. Ana Rosa Gonzáles Gerente General
MISIÓN Comercializar una amplia gama de productos farmacéucos de alta calidad a través de farmacias e instucion ins tuciones es públicas y privadas privadas a nivel nacional nacional en un clima de conanza, conanza, seguridad seguridad y opmismo opmismo logrando una empresa logrando empresa con una posición nanciera nanciera sólida sólida y un personal movado orientado orientado a una gesón por resultados, haciendo prevalecer nuestra losoa de responsabilidad social.
VISIÓN Ser una empresa líder reconocida a nivel nacional y en connuo crecimiento en el mercado de productos para la salud integral dentro el territorio nacional reconocido por su calidad, seguridad, vigencia y servicios de excelencia y sendo de responsabilidad social.
OBJETIVOS HACIA EL F UTURO Farmagé ha tenido en los úlmos años un crecimiento importante a parr del esfuerzo de sus empleados y su dirección, y se plantea a futuro connuar con este crecimiento. A parr de los de lo estructurado en el Plan Estratégico Instucional 2011-2015, se sintezan los siguientes objevos hacia el futuro:
Perspecva Financiera o Incrementar las ventas netas o Incremento en la parcipación de mercado productos actuales Creación de valor en Nuevos Productos o Perspecva de Cliente o Mantener precios compevos o Retener a los buenos distribuidores o Mantener el alineamiento de objevos: Farmagé – (ONG) – Clientes - Proveedores o Mejorar el servicio de atención alos clientes externos Perspecva de Procesos Internos o Reducir costos Disminuir la mora o Mejorar el sistema de facturación o Mantener los procesos de almacenaje y distribución ecientes o Promover ecientemente los nuevos productos o Perspecva de aprendizaje y crecimiento o Realizar mejoras en la inducción y entrenamiento del personal o Mejorar los programas de entrenamiento, tanto para productos actuales como para productos nuevos
MARCO JURÍDICO En fecha 28 de marzo del 2003 mediante el Tesmonio 560/2003 emida por la Notaria de Fe Pública No 052, se constuye la Sociedad de Responsabilidad Limitada bajo la denominación de FARMAGÉ SRL suscrita por los socios Sr. Alan Ross y la Dra. Ana Rosa Gonzales Arias El Tesmonio de Constución de la SRL descrito en el anterior parágrafo, señala que el objeto de la Empr Em pres esaa FA FARM RMAG AGÉÉ SRL es el de dedi dedica cars rsee por por cu cuen enta ta pr prop opia ia o as asoc ocia iada da co con n terce tercero ros, s, a la import imp ortaci ación, ón, export exportaci ación, ón, distri distribuc bución ión y comerc comercial ializa izació ción n al por mayor mayor y menor menor de produc productos tos farmacéucos en general, asesoramiento técnico especializado, así como a servicios en general, sin más restricciones que las establecidas por Ley.Asimismo, mediante el Tesmonio No 745/2009 la Empresa FARMAGÉ SRL nombra como como su representante legal legal a la Dra. Ana Rosa Gonzales A. La acvidad privada en el Estado Plurinacional de Bolivia es regulada por un marco de Leyes que regulan desde la creación y funcionamiento de empresas, sus atribuciones, el cumplimiento de las normas para importación y en este caso en parcular la comercialización de fármacos.
RESPECTO A LAS LEYES DEL ESTADO PLURINACIONAL DE B OLIVIA Para desarrollar las acvidades comerciales la Empresa FARAMAGÉ ha cumplido con una serie de normas del EPB que se presentan a connuación:
Ley No 843 y 1606 del Régimen Tributario de mayo de 1985 y ssus us modicaciones. Código de Comercio de Bolivia aprobado mediante Decreto Ley del 25 de ffebrero ebrero de 1977 y modicado con el Decreto Ley No 15184 del 15 de diciembre de 1977 Ley 1737 de la Políca Nacional del Medicamento del 17 de diciembre de 1996 Ley General de Aduanas Decreto Decreto Supremo No 1990 del 28 de jjulio ulio de 1999 Decreto Supremo No 29004 del 9 de enero del 2007 Decreto Supremo No 27421 del 26 de marzo 2004 Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004 Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004
Decreto Supremo No 27943 del 20 de diciembre del 2004
ORGANIGRAMA F ARMAGÉ 2011 Directorio de la Empresa FARMAGE SRL
Gerente General ``
Secretaria
Asesor Legal
Comunicadora
Jefe de Contabilidad y Finanzas
Aux. Contable 1
Aux. Contable 2
Jefe de Almacenes
Supervisor de Promoción y Ventas
Aux. Almacenes Promotor 1
Cobrador 1
Distr. 1
Promotor 2
Cobrador 2
Distr. 2
Promotor 3
Distr. 3
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO Farmagé trabaja con el compromiso de proteger la Salud Sexual y Reproducva (SSR) de las mujeres bolivianas, ofreciendo simultáneamente anconcepción de runa y anconcepción de emergencia, incursionando en Bolivia en la comercialización de estos dos pos de protección anconcepva. La Salud Reproducva se puede denir como un “Estado general de bienestar sico, mental y social y no de mera ausencia de enfermedad o dolencia, en todos los aspectos relacionados con el sistema reproducvo y sus funciones y procesos. Entraña además la capacidad de disfrutar de una vida sexual sasfactoria y sin riesgos, y de procrear, y la libertad para decidir hacerlo o no hacerlo, cuándo y con qué frecuencia” (OMS). Además establece como objevo de la Salud sexual “el desarrollo de la vida y de las relaciones personales y no meramente el asesoramiento en materia de reproducción y enfermedades de transmisión sexual”. Por otro lado la Salud Sexual queda denida por la WAS (WorldAssociaonForSexology) como un “Estado de bienestar sico, psíquico, emocional y social en relación a la sexualidad; no es solamente la ausencia de enfermedad, disfunción o debilidad. La salud sexual requiere un enfoque respetuoso y posiv pos ivo o hacia hacia la sexual sexualida idad d y las relaci relacione oness sexual sexuales, es, así como como hacia hacia la posibi posibilid lidad ad de tener tener relaciones sexuales placenteras y seguras, libres de coerción, discriminación y violencia. Para poder alcanz alc anzar ar y manten mantener er la salud salud sexual sexual,, los derech derechos os sexual sexuales es de todas todas las person personas as deben deben ser
respetados, protegidos y sasfecho”. Bajo este contexto, Farmagé, a través de la comercialización de productos de alta calidad, da la oportunidad a las parejas bolivianas a ejercer sus derechos en lo referente a la SSR. Farmagé realiza la importación directa de productos (detallados en la siguiente sección) y los comercializa en farmacias en las principales ciudades del país, buscando acvamente su expansión para dar este importante servicio a una población mayor. Trabaja directamente con la Fundación Apprende para cumplir su objevo social, dando orientación y capacitación a las personas que lo requieran en lo referente a la SSR.
PRODUCTOS Los productos de Farmagé se dividen en dos grandes grupos: los anconcepvos de runa y los de emergencia.
ANTICONCEPTIVOS DE RUTINA Son métod métodos os ancon anconcep cepvo voss hormon hormonale aless como como las píl píldor doras as ancon anconcep cepva vass de runa, runa, los contracepvos inyectables, los parches, los implantes sub-dérmicos, y el aro vaginal, compuesto por sustancias sintécas (o imitación de hormonas) que inhibe la ovulación evitando la posibilidad de un embarazo y además alteran el moco del cuello uterino para evitar el paso de los espermatozoides. Rigevidón Rigevi dón 21+7. Es un método de anconcepción oral con un 99% de efecvidad que regulariza el
ciclo menstrual y además reduce el riesgo de embarazos ectópicos (fuera del útero).
Tri-Regol 21+7. Su formulación trifásica es semejante al ciclo menstrual de la mujer, con un 99% de
ecacia anconcepva con reducidos efectos secundarios. Cyclofémina. Anconcepvo de baja dosis que conene sólo 1,995 Mg. de progestágeno de tercera
generación. OroFem. Son óvulos de gelana blanda (Nonoxinol - 9), para prevención del embarazo, por su acción
espermacida; su principal indicación es control de la ferlidad cuando no se debe o no se desea ulizar métodos hormonales o mecánicos. Es coadyuvante con otros métodos anconcepvos. Condones TQM. Elaborados por una empresa líder mundial en la fabricación de condones. Antes de
ser distribuidos cada condón cumple con rigurosos controles y normas internacionales incluyendo las siguientes pruebas de calidad: electrónica, inado, ltración de agua y lubricación.
ANTICONCEPTIVOS DE E MERGENCIA Son píldoras anconcepvas (PAE) que se toman después que se ha tenido una relación sexual sin protección para prevenir un embarazo no planicado y/o deseado. Si bien las PAE están incluidas en el Listado de Medicamentos Esenciales de la Organización Mundial de la Salud, la anconcepción de
emergencia debe ser solamente un método ocasional, que debe ser usado sólo en situaciones de emergencia. En ningún caso debe sustuir a un método anconcepvo convencional. Actúan evitando o retrasando la ovulación; es decir que actúa antes de la fecundación. También es espe pesa sa el moco moco cerv cervic ical al,, dic dicul ulta tand ndo o la movi movililida dad d de lo loss espe esperm rmat atoz ozoi oide des. s. Segú Según n la OMS OMS (Organización Mundial de la Salud) estos son los únicos mecanismos de acción probados. Po Post stno norr 1. Conene una mayor concentración sérica. Es un método reconocido por la OMS
fabricado bajo los estándares de calidad europea por el laboratorio Gedeón Richter S.A. Budapest, Hungría. Está indicado como anconcepvo de emergencia dentro de las 72 horas siguientes a haber mantenido relaciones sexuales sin protección o al fallo de un método anconcepvo. Postnor 2.Se ha esmado que este producto evita un 85% de los embarazos esperados. La ecacia
parece disminuir con el transcurrir del empo tras el coito (95% dentro de las primeras 24 horas; 85% entre las siguientes 24 – 48 horas; y 58% si se emplea entre las 48 y las 72 horas).
ÁREAS FUNCIONALES Farmagéé cuenta Farmag cuenta con cuatro cuatro áreas áreas funcion funcionale ales: s: Gerenc Gerencia, ia, Ventas Ventas y Promoc Promoción ión,, Contab Contabili ilidad dad y Almacenaje.
GERENCIA. Tiene como nalidad principal de responder a los accionistas, clientes y empleados, tanto en lo nanciero como en los procesos internos y la calidad de los productos. Trabaja estrechamente con
las demás áreas y además con la Fundación Apprende. Son auxiliares directos de la Gerencia, la secretaria, la comunicadora y la asesoría legal.
VENTAS Y P ROMOCIÓN. Esta área se encuentra liderada por el Supervisor de Ventas y ene como nalidad cumplir con las metas de ventas dictaminadas por la Gerencia General. Adicionalmente se encargan de la promoción de los productos en las farmacias e instuciones de salud.
CONTABILIDAD. Tiene como función principal la de llevar las cuentas contables al día, generar reportes internos para la Gerencia General y cumplir con lo establecido por ley en lo referente a impuestos.
ALMACENAJE. Esta unidad ene como responsabilidad la de dar el manejo logísco y sico adecuado a lo requerido por la empresa, llevar los inventaros al día en coordinación con la unidad de contabilidad.
POLÍTICAS Y O PERACIONES
POLÍTICA DE R ECURSOS H UMANOS El éxito de Farmagé depende esencialmente de la calidad de su personal. Farmagé busca atraer, retene ret enerr y desarr desarroll ollar ar a las perso personas nas adecua adecuadas das,, que demues demuestra tran, n, además además de sus habili habilidad dades es profesionales, las siguientes competencias:
Orientación al cliente Orientación a las personas Orientación al logro Liderazgo Impacto Auto-conanza
Farmagé promueve las capacidades de todos los empleados para crear altos niveles de movación y rendimiento y para permirles alcanzar todo su potencial. La políca es disponer de un personal bien formado y de altos conocimientos. Farmagé cree en una remuneración compeva y justa. La remuneración incluye el salario base, retribución variable, seguridad social y otros benecios, teniendo en cuenta la rentabilidad, equidad interna, rendimiento individual y las práccas relevantes del mercado. Farmagé promueve el uso de incenvos y bonos allí donde estén juscados.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES El Manual de Funciones y Responsabilidades un documento normavo y de gesón, que permite a los dif difere erente ntess nivele niveless jerárq jerárquic uicos os un conoci conocimie miento nto integr integral al de la organi organizac zación ión y las funcio funciones nes generales de cada cargo, contribuyendo de esta manera a mejorar los canales de comunicación y coordinación; así como determinar las funciones especícas, responsabilidades y el perl requerido de cada uno de los cargos asignados a las diferentes unidades dentro de la estructura orgánica de Farmagé. El manual de funciones se presenta en el Anexo 1 del documento y proporciona información a los funcionarios de Farmagé respecto a las funciones y ubicaciones especícas de cada cargo, además de las líneas de autoridad y responsabilidad. Asimismo establece las interrelaciones formales que correspond corre spondaa y de así se propicie y rearme rearme en los trabajadores trabajadores de la corporación, corporación, su contribución contribución paraa mejora par mejorarr la calida calidad d de los servic servicios ios que bri brinda nda Farmag Farmagé. é. Este Este docume documento nto se encue encuentr ntraa sustentado bajo el mapeo de procesos presentado en el Anexo 2a, en el cual se muestra el ujo de procesos para el correcto funcionamiento funcionamiento de Farmagé y en el Anexo 2b se dan dan los formatos para el diligenciamiento de documentos.
PROCESOS DE S ELECCIÓN, C ONTRATACIÓN Y E VALUACIÓN Los procesos de selección y contratación de Farmagé buscan la elección del personal idóneo para cada uno de los cargos, sin tener en consideración el origen del empleado, su nacionalidad, raza, religión, sexo o edad. Para realizar esta selección ópma se ulizan términos de referencia de contratación, basados en las funciones a desarrollar para cada cargo, asegurando de esta manera que en Farmagé existan equipos de trabajo ecaces y movados. El procedimiento procedimiento para la selección selección y contratació contratación n de empleados empleados se encuentra encuentra en el Anexo presente documento denominado “Términos de Referencia”.
3
del
La evalua evaluación ción de los emplea empleados dos que actualme actualmente nte trabaj trabajan an en Farmag Farmagéé se realiz realizaa de forma forma transparente y objeva, a través de las matrices de evaluación para cada funcionario presentadas en el Anexo 4 del documento. Estas matrices pretenden realizar una evaluación conforme al nivel requerido por Farmagé. A través de este po de evaluación objeva es posible asignar ecazmente aumentos de salarios, incenvos y otros benecios, así como sanciones según se requiera.
PROCEDIMIENTOS PARA A DQUISICIONES Y C ONTRATACIONES En este proceso se realiza la idencación de necesidades de bienes y servicios asociadas a los planes de cada área de Farmagé, la construcción del plan detallado de compras por área, la consolidación y obtención del plan detallado de compras de la empresa; igualmente, la denición de estrat est rategi egias as de compra compra dif difere erenci nciada ada de acuerd acuerdo o a las caract caracterí erísc scas as de los bienes bienes y servic servicios ios requeridos; el seguimiento y control a la ejecución del plan de compras.
El proceso de aceptación/adopción de proveedores permite realizar la selección y registro de los proveedores en la Base de Datos, ulizando para esto criterios de revisión y evaluación de los aspect asp ectos os jur jurídi ídicos cos,, nanci nanciero eros, s, logís logíscos cos,, entre entre otros. otros. En el proces proceso o de solicit solicitud/ ud/com compra pra se establecen los términos técnicos, jurídicos y nancieros de los procesos de compra de acuerdo a las necesidades de bienes y servicios de la empresa. El proceso de contratación involucra entre otras acvidades la invitación a los proveedores a cozar, la recepción y aclaración de ofertas, evaluación técnica, jurídica y nanciera, selección y negociación de ofertas, adjudicación, elaboración y rma de contrato. La evaluación de proveedores busca idencar las debilidades y falencias de los proveedores con el n de realizar acvidades de mejoramiento connuo, igualmente resaltar las fortalezas y oportunidades de los proveedores en búsqueda del benecio mutuo. El Manual de Adquisiciones y Contrataciones se presenta en el Anexo 5.
View more...
Comments
