Manual de Onbase

MANUAL ONBASE ÍNDICE MANUAL ONBASE.......... ...................... ........................ ....................... ....................... ................. .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 1 ÍNDICE........... ....................... ....................... ....................... ........................ ....................... ....................... .................. ........... .......... ......... ......... ....... ..1 “Recuperación “Recuperaci ón de documentos” d ocumentos” ............ ....................... ....................... ........................ ....................... ................ ..... 3 Grupo de tipos tipo s de documentos ........... ...................... ....................... ....................... ................ ......... ......... ....... ..4  Tipos de documentos docu mentos........... ...................... ....................... ........................ ....................... .................... .............. .......... ..... 4 Campos de búsqueda bús queda (PALABRAS CLAVES)........... ................. ........... .......... .......... .......... .......... ..... 5 “Consultas personalizadas” personali zadas”........... ....................... ....................... ................ ......... ......... .......... .......... ......... ......... ..... 10 “Nuevo Formulario”........... ...................... ....................... ........................ ................. .......... .......... .......... .......... .......... ........ ... 11 FORMULARIO INTERNO ............ ........................ ....................... .................. ............ ......... ......... .......... .......... ......... ......11 RECEPCIÓN MEMO / OFICIO O FICIO........... ....................... ........................ ....................... ....................... .................. ........13 RECEPCIÓN FACTURA............ ........................ ....................... ....................... ........................ ...................... ............... ..... 15 FORMULARIO DE ASIGNACIÓN ASIGNAC IÓN........... ....................... ....................... ................ ......... ......... .......... .......... ....... ..17 DESCRIPCIÓN DE LOS BOTONES BOT ONES EN EL WORKFLOW ......... .............. .......... .......... .......... .......19 Bandeja de Entrada.......... ...................... ........................ ..................... .............. .......... .......... .......... .......... .......... ........ ... 19 Bandeja de Salida............ ....................... ....................... ........................ .................... ............. .......... .......... .......... ......... .... 19 Ordenamiento Ordenamien to Bandejas........... ...................... ....................... ................. .......... ......... ......... .......... .......... ......... ...... ..20 Enlutar Documento Documen to........... ...................... ....................... ........................ ....................... ................ .......... .......... ......... ......21 Se escoge la l a bandeja y presiona presi ona Transición. Transici ón............ ....................... ....................... ................. ........... ........ ... 22 ........................ ............ ....................... ....................... ........................ ....................... ....................... ........................ .................... ............. .......... .......... ..... 22 ¿CÓMO GENERAR GENER AR UN MEMO U OFICIO? OF ICIO?........... ....................... ....................... ..................... ............... .......... ....... ..23 ........................ ............ ....................... ....................... ........................ ....................... ....................... ........................ .................... ............. .......... .......... ..... 26

ONBASE PANTALLA INICIAL

(Búsqueda de todo tipo de documento)

Cerrar Sesión: Se debe utilizar siempre este botón para salir del sistema OnBase, con el fin de no bloquear una

Las opciones más utilizadas hasta el momento son (Documento y Workflow)

Búsqueda de documentos Flujo de documentos. Esta opción permite enviar y recibir memos, oficios y asignaciones.

DOCUMENTOS

Significado de los botones y pantallas más utilizadas.

Las Las opci opcion ones es más más util utiliz izad adas as hast hasta a el mome moment nto o son son (Rec (Recup uper erac ació ión n de documentos y consultas personalizadas) Permite buscar por tipo de documentos (solo memos, oficios, anexos y más). Es una búsqueda Permite buscar por número de trámite (todo lo relacionado al número de trámite), por asignaciones (todas las asignaciones emitidas a un usuario), y más. Es una búsqueda más Permite crear un nuevo memo u oficio.

“Recuperación de documentos” En la Pantalla inicial de ONBASE, seleccione la opción “Recuperación de documentos”

Se util utiliz iza a para para cons consult ultar ar o recu recupe pera rarr cual cualqu quie ierr tipo tipo de docu docume ment nto o de acuerdo a los parámetros parámetros seleccionados.

Grupo de Documentos a

 Tipo de Documentos a

Grupo de tipos de documentos “GRUP PO DE TIPO TIPOS S DE DOCU DOCUME MENT NTOS OS”, ”, Se pued puede e espe especi cifi fica carr el “GRU seleccionando el grupo que se requiera por ejemplo OSI o especificando ALL, si no se desea realizar algún filtro aquí.

Tipos de documentos De acue cuerdo a lo selec leccion ciona ado en Grupo upo de Tipos ipos de Docu Docum ment entos, os, aparecerán aparecerán los datos datos del siguiente siguiente filtro filtro “TIPOS DE DOCUMENTOS”, de los cuales también se puede escoger los que se deseen, para definir los siguientes datos para continuar con la búsqueda. Si se desea seleccionar más de un tipo de documento se debe presionar la tecla control mientras se presionan los tipos de documentos. d ocumentos.

Campos de búsqueda (PALABRAS CLAVES) Dependiendo del tipo de documento seleccionado se pueden apreciar distintos campos de búsqueda (palabras claves).

A medida que se ingrese información en los campo (palabras claves), se rest restri ring nge e la búsq búsque ueda da,, por por lo que que se reco recomi mien enda da util utiliz izar ar máxi máximo mo tres tres campos para encontrar el documento con facilidad. El carácter * sirve de comodín dentro del campo de búsqueda cuando no se escribe el texto completo. Ejemplo: Esta forma de ingresar en el campo busca todos los trámites o documentos, dependiendo del tipo de documento escogido, que en el asunto incluya las l as palabras ESTIMATIVO ESTIMATIVO Y 101.

Palabras claves o distintas formas de

Inicio de

Descripción de Campos: •

Rango de fecha de elaboración del o los documentos

•

•

•

•

No. De Memo u Oficio Enviado (De acuerdo a lo escogido en tipo de documentos)

No. De Memo u Oficio Recibido (De acuerdo a lo escogido en tipo de documentos)

Fecha específica de elaboración del Documento

Remitente: Usuario que hizo el documento. Aparece en todos los tipos de documentos.

•

•

Procedencia: (Todos)

Destinatario: Usuario/os al que se envía el documento. Aparece en todos los tipos de documentos.

•

Unidad de Procedencia. Aparece en todos los tipos de documentos.

•

Unidad Relacionada. Aparece en todos los tipos de documentos.

•

•

•

Documento Relacionado: Documento relacionado con el trámite. Aparece en todos los tipos de documentos.

Asunto: Descripción del Asunto al que se refiere el Documento o  Trámite.(Todos)

Ubicación Física: Lugar físico donde se archivan los documentos. Pueden ser nombres de carpetas.(Todos)

•

•

Número Ingreso: Número que se genera al hacer el formulario y con el cual se va identificar el trámite.(Todos)

Número Ingreso Relacionado: Número que se relaciona al trámite puede debe ser el mismo número de Ingreso generado. (Todos)

Las siguientes palabras claves se encuentran dentro de •

Hacer click para que se despliegue los campos informativos. •

•

Nombre Destinatario Co.: Nombre del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser más de uno. Apellidos Destinatario Co.: Apellidos del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser más de uno. Cargo Destinatario Copia: Cargo del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser más de uno.

Recomendación Búsqueda

Para la búsqueda rápida de todos los documentos de un trámite se recomienda que se busque su formulario interno en “WFL – TRAMITE DOCUMENTARIO”.

En Tipos de Documentos seleccionamos: “WFL – FORMULARIO INTERNO”.

Las palabras claves más importantes del “WFL – FORMULARIO INTERNO” al momento de buscar un trámite son las siguientes: •

Nombre de Remitente

•

Apellidos de Remitente

•

Asunto

•

Cargo Remitente

•

Número Ingreso

Luego de ingresar los campos de búsqueda o palabras claves para realizar la búsqueda se visualizará todos los documentos relacionados a los campos especificados en la búsqueda, por lo que una vez identificado el trámite se da doble click sobre el mismo, para verlo.

Una vez encontrado el Formulario Interno, presionamos el botón Buscar Docs. Para ver todos los documentos o formularios relacionados con ese trámite

Documentos o formularios relacionados con el trámite buscado.

Documentos relacionados al

“Consultas personalizadas” En la Pantalla inicial de ONBASE, seleccione la opción “Consultas Personalizadas” Este método de búsqueda sirve siempre y cuando se tenga el número de trámite.

Número de

* Significa “todo”, por lo tanto estaríamos buscando “todo a la izquierda” que contenga después el “303” luego “todo en el centro” que le

Es decir el * es un comodín que ayuda en las búsquedas cuando no se conoce la palabra o frase completa y puede ser utilizado antes y/o después de una o varias palabras

“Nuevo Formulario” Nos permite generar nuevos trámites, estos pueden ser la recepción de trámites externos como la creación de trámites internos. FORMULARIO INTERNO Este formulario nos permite generar un nuevo trámite interno (memorando con sus respectivos anexos).

Se debe tener en cuenta que cuando es una contestación a otro trámite, se debe poner la REFERENCIA (Número de Trámite Recibido), esto ayuda a relacionar todos los documentos que sean parte del mismo asunto.

Se lo utiliza siempre que se vaya a generar un nuevo memo u oficio.

CAMPOS DEL FORMULARIO INTERNO

Área de la Gerencia de Oleoducto: Este campo nos permite hacer una búsqueda de un funcionario de acuerdo al área al que pertenece. Sirve para el “PARA” y la “COPIA” y está relacionado con el botón de bús ueda . Campo del destinatario Si se requiere agregar Más Destinatarios o Copias Campo del destinatario Automáticamente se ingresa y depende de la persona que está

Graba y devuelve un nuevo número de trámite. Después de grabar el formulario interno va hacia el WORKFLOW en la

Este campo es necesario llenar cuando hace referencia a otros trámites. Caso contrario hay que dejarlo en blanco, por ejemplo, cuando se inicia un trámite. Deben colocarse única y El tipo de documento, es de acuerdo al área que está generando el documento por ejemplo OSI-Memos enviados u OSI-Oficios enviados, para que la firma pueda ser insertada en el documento.

Después de grabar el documento el sistema entrega un número de trámite y envía el trámite a la “BANDEJA DE SALIDA”

RECEPCIÓN MEMO / OFICIO Este formulario nos permite ingresar al sistema todos los documentos externos recibidos por la Gerencia de Oleoducto (Mesa de Entrada).

Se lo utiliza siempre que se recibe en la Mesa de Entrada un nuevo

CAMPOS DEL RECEPCIÓN MEMO / OFICIO

RECEPCIÓN FACTURA Este formulario nos permite ingresar al sistema todas las facturas recibidas por la Gerencia de Oleoducto (Mesa de Entrada).

Se lo utiliza siempre que se recibe en la Mesa de Entrada una Factura.

CAMPOS DEL RECEPCIÓN FACTURA

FORMULARIO DE ASIGNACIÓN Este formulario reemplaza la anterior “sumilla o nota escrita” en un memo u oficio, nos permite asignar o delegar un trabajo a una o varias personas. Por lo general se coloca lo mismo que en formulario interno y es importante colocarlo para la búsqueda (No es automático) Describe el trabajo GENERAL de la

Este campo determina el área a la cual pertenece el receptor respectivo. Solo permite buscar al usuario.

Permite buscar la persona a la que se le está asignando el trabajo. El listado de personas aparecerá de acuerdo al AREA Fecha de plazo para la finalización del trabajo Días de atraso (El sistema coloca Estado de la asignación (El sistema coloca  Trabajo específico que debe realizar el receptor

Graba y envía la asignación directamente a la carpeta de usuarios de todos los receptores. De existir algún error en la asignación se puede corregir y grabar de nuevo para que acepte los cambios realizados.

WORKFLOW 

Espacio donde se visualiza el contenido de cada

Espacio donde se almacenan los trámites.

Espacio donde se visualizan los trámites y documentos.

Aquí SE RECIBE todos los documentos tanto internos como externos y asignaciones dirigidas al usuario con el

Aquí SE TIENE todos los trámites elaborados por el usuario conectado al Onbase y que están por despachar

DESCRIPCIÓN DE LOS BOTONES EN EL WORKFLOW Bandeja de Entrada

Aquí  SE RECIBE todos los memorandos, oficios o cualquier tipo de documento interno y externo, así como también las asignaciones dirigidas al usuario que está conectado al Onbase.

Este botón se lo ocupa siempre que el trámite recibido tenga físicos que no se pueden digitalizar, como por ejemplo, libros, manuales, cds, equipos, etc. Con este botón se acepta la recepción del físico.

Este botón permite contestar un documento recibido tanto interno como externo, y asignaciones con otro memo u oficio de ser el caso. Este botón permite asignar un trabajo a un usuario. Muchas veces para contestar un memo u oficio recibido se asigna el trabajo a otra persona, anteriormente se lo hacía mediante un nota inserta (sumilla).

Este botón archiva el documento después de que el usuario haya conocido del trámite, y además en el caso de ser una asignación la responde automáticamente. Se recomienda dar click en este botón siempre y cuando haya terminado por completo la asignación ya que nos sirve de recordatorio del trabajo y también cuando un trámite haya sido atendido totalmente y se quiera archivar para que ya no se encuentre dentro de la BANDEJA DE ENTRADA.

Este botón se lo ocupa para devolver un trámite al usuario Remitente, en el caso de haberlo recibido por equivocación. Bandeja de Salida

Aquí SE TIENE todos los trámites elaborados por el usuario conectado al Onbase y que están por despachar

Este botón nos permite anexar memos u oficios a un trámite documentario. Por ejemplo: “OPR - Memos enviados” o “OPR - Oficios enviados” Este botón nos permite anexar documentos que pueden ser de distintos tipos de archivos, por ejemplo y los más utilizados, .jpg, .bmp, .tif, .pdf, .xls, .doc, etc, a un trámite documentario. “WFL Anexos/Sustentos” Este botón firma el Formulario Interno y el anexo que lleve el “tipo de documento” que tiene dicho formulario, por ejemplo, si el campo “tipo de documento” del formulario interno lleva como tipo de documento “OPR - Memos enviados” al momento de cargar un memo tiene que ser necesariamente de este mismo tipo para que la firma sea anexada. Este botón se lo ocupa siempre que se requiere que un documento sea revisado por otra persona o que dicho trámite sea para la firma de otro usuario. Prácticamente se ocupa en trámites borradores. Al momento de redireccionar, la persona que recibe el trámite es dueño total del trámite. Este botón permite enviar el trámite interno (memo enviado) a los usuarios pertinentes. Envía un correo a todos los PARA y COPIAS de formulario interno. Este botón anula el trámite documentario quitándolo del flujo, sin borrarlo por completo. Ordenamiento Bandejas

 Tanto la BANDEJA DE SALIDA como la BANDEJA DE ENTRADA permiten ordenar los trámites por las diferentes columnas haciendo “click” en la respectiva cabecera.

Enlutar Documento

Si se requiere que un trámite pase de una bandeja a otra, en el mismo usuario: seleccione el trámite, click derecho y del menú contextual seleccionar “Enrutar Documento”

Se escoge la bandeja y presiona Transición.

¿CÓMO GENERAR UN MEMO U OFICIO? Ingresamos al OnBase, escogemos “NUEVO FORMULARIO” y damos un click sobre “FORMULARIO INTERNO”

Empezamos a llenar los campos, recuerde que todos los campos deben ser escritos en mayúsculas y con tildes.

Este botón permite buscar al funcionario dependiendo del área escogida.

Recuerde, siempre debe ir el tipo de documento de acuerdo a la Unidad, por ejemplo: OSI-Memos enviados u OSI-Oficios enviados.

Después de grabar, el sistema entrega un número nuevo de trámite que se almacena en la BANDEJA DE SALIDA del workflow.

Damos click en aceptar.

Si deseamos seguir generando más tramites damos click en SI, caso contrario en NO. Luego, nos dirigimos al WORKFLOW, a la BANDEJA DE SALIDA y allí se observa el formulario que se genero.

En la parte inferior del formulario interno, escogemos “GENERAR MEMO/OFICIO EN WORD”, es muy importante hacerlo de esta manera porque el botón mencionado presenta una plantilla con la cual internamente el sistema coloca la firma digital y posteriormente genera la imagen

Escogemos el formato a utilizar (MEMO /

Esperamos un momento debido a que se abre Word con los datos ingresados en el Formulario Interno.

Guardamos el archivo localmente, en un lugar donde podamos encontrarlo con facilidad, al momento

Borramos esto y empezamos a escribir el texto SOLO EN EL AREA INDICADA. Terminado el texto, guardamos en el disco duro local, “Escritorio” puede ser, para luego

Este ejemplo es guardado en el escritorio para localizarlo con

Después de guardar el documento cerramos Word y regresamos al WORKFLOW - BANDEJA DE SALIDA. En donde escogemos el botón “Cargar Memo/Oficio”.

Damos click para adjuntar el memo guardado en

Buscamos el

Examinado el documento, escogemos el tipo de documento, EL CUAL DEBE SER EL MISMO QUE SE ESCOGIÓ EN EL FORMULARIO

 Tipos de documentos , DEBE SER EXACTAMENTE IGUAL AL QUE SE ESCOGIÓ EN EL

De acuerdo al ejemplo se debe escoger “OSI-MEMOS ENVIADOS”, que fue el mismo tipo que se utilizó al hacer el formulario. Esto genera en el lado derecho un listado de campos y palabras claves que deben ser llenadas con mayúsculas y con tilde, de la misma forma que se lo hace al ingresar el formulario. Nota: Hay que tener en cuenta que el Tipo de archivo sea el indicado, para nuestro caso por ser un documento en Word el que anexamos es “MS Word Document (.doc)”. Además se puede observar que al lado derecho aparece la lista de campos o palabras claves, algunas de las cuales se llenan automáticamente.

Ubicación Física donde se archiva el documento por ejemplo: OSIMEMOS ENVIADOS 2008 Se genera automáticamente, tiene relación con el número de trámite al que esta adjuntado. Usuario y Unidad de la persona que realiza el memo u oficio, respectivamente. Se genera automáticamente Persona a la que va dirigido el memo u oficio. Se genera Unidad relacionada a la que pertenece el destinatario, por ejemplo, OPR-

Se genera automáticamente, es la fecha que es anexado el Asunto del documento. Generación automática Generación automática, si no tiene ningún documento relacionado se lo deja en blanco Número del documento que se generó con el formulario. Generación automática

Aclaraciones y recomendaciones al llenar los campos:

 Tenga en cuenta que el teclado se encuentre en mayúsculas. En cada uno de los campos es preferible utilizar los valores ya ingresados al sistema, por ejemplo, es muy distinto poner: VSALVADOR, V_SALVADOR, V SALVADOR. De no existir lo ingresado en el campo el sistema crea uno adicional dificultando la búsqueda del documento posteriormente. A continuación se indica como escoger los valores ya ingresados.

En el campo de Ubicación Física va lleno siempre y cuando se lleve aún el documento físico y se debe poner exactamente el nombre de la carpeta donde están almacenando físicamente el documento Llenado todos los campos de indexación, procedemos a cargar el documento.

Este botón nos permite anexar el documento al

Este botón nos permite regresar a la visualización de todos los trámites sin

Después de cargar el documento, fíjese bien que el documento se encuentre cargado. Escoja el memo adjunto y verifique que el documento adjunto sea el indicado antes de firmarlo.

Si se requiere adjuntar documentos a este trámite, seleccione primero el trámite y luego de click en el botón “Adjuntar Sustentos”.

Este botón permite adjuntar

Se ocupa el mismo procedimiento de cómo se adjuntó el memo, con la diferencia que en el tipo de documento es “WFL – Anexos/Sustentos”. Por lo general los documentos adjuntos el tipo de archivo es “.pdf” y “.tif”

Archivo adjunto tipo TIF

Archivo adjunto tipo PDF

Las palabras claves se añaden automáticamente. Recuerde el tipo de archivo: .tif → Image File Format (.???) .pdf → PDF (.pdf)

Cargamos el documento al trámite con el botón cargar Luego verificamos que los documentos hayan sido anexados al trámite.

Anexo 2 Anexo 1 Memorando Formulario Interno (Base del

Botón Firmar

Verificado que todos los documentos hayan sido anexados, procedemos a firmar el trámite. Damos click en el botón de firmar.

Ingrese la contraseña con la que abre la sesión en el

Aparece esta forma de autentificar que el usuario va a firmar el documento. Después de dar click en ACEPTAR, tenemos que escoger que tipo de firma queremos incluir.

Para este caso escogemos las dos firmas. Observemos que en el formulario y documento aparece una imagen con la palabra FIRMADO conjuntamente con el Código de Barras que contiene el Nombre de la persona que firmó, el número de documento y la fecha y hora de la última modificación.

Firma anexada en el Formulario Interno y en el documento

Verificado que los documentos estén firmados, procedemos a enviarlos con el botón FINALIZAR

.

Únicamente cuando presionamos el botón FINALIZAR el documento se convierte en una imagen que contendrá la FIRMA del FUNCIONARIO. Este botón envía el documento a la “BANDEJA DE ENTRADA” de todos los USUARIOS que estén ingresados en el “PARA” y sus “COPIAS”. Además, envía un mensaje al correo electrónico.

¿CÓMO CONTESTAR UN MEMO/OFICIO/ASIGNACIÓN RECIBIDA CON UNA ASIGNACIÓN? Ingresamos al OnBase, escogemos “WORKFLOW”

Escogemos la “Bandeja de Entrada”

Memo

Damos click en el botón “Asignar Atención”

De estar seguros damos click en “YES”

Se genera un nuevo formulario de asignación

Llenamos la asignación dependiendo del trabajo y los receptores.

Por lo general se coloca lo mismo ue en formulario interno (No es Describe el trabajo GENERAL de la asignación. Este campo determina el área a la cual pertenece el receptor respectivo. Solo permite buscar al usuario.

Seleccionamos el área de un usuario cada vez que se necesite escoger un receptor. Seleccionado el área a la que pertenece el usuario, damos un click buscar el usuario receptor del trabajo.

para

Para este ejemplo aparece la lista de funcionarios que pertenecen al área Superintendencia de Operaciones. Presionando las teclas “control” + “f”, podemos obtener una ventana que nos permite buscar a la persona con mayor facilidad.

Luego escribimos en el campo buscar a la persona que deseamos encontrar.

 Y presionamos el botón “Buscar siguiente”

Automáticamente se va escogiendo a las personas que tengan esa palabra clave. Presionamos en la tecla cancelar de la ventana “Buscar” y sobre el nombre del usuario receptor damos un click para que sea seleccionado.

En el Receptor 1 podemos notar que la persona seleccionada ha sido ingresada. Luego escogemos una fecha como terminación del trabajo. Damos un clickk sobre el botón

para que se despliegue el calendario.

Escogemos la fecha apropiada, anotamos en el campo de trabajo específico lo que tiene que hacer el receptor respectivo.

De ser necesario asignar más trabajos a otras personas, realizamos el proceso anterior en la fila del siguiente receptor. Luego procedemos a grabar el formulario de asignación, dando un click en . Esto permite que todas las personas asignadas (receptoras) se enteren del trabajo que les corresponde. Seleccionado el MEMO/OFICIO/ASIGNACIÓN recibida; si no se requiere responder de otra forma el trámite y si ya no se desea dar seguimiento a la asignación realizada procedemos a dar click en el botón Conocimiento y Archivo

.

¿CÓMO CONTESTAR UNA ASIGNACIÓN? Ingresamos al OnBase, escogemos “WORKFLOW”

Escogemos la “Bandeja de Entrada”, en donde se almacenan siempre todas las asignaciones (Formulario de Asignación).

Asignación

Damos un click sobre el formulario de asignación y revisamos el trabajo específico asignado.

 Trabajo específico

Revisado el trabajo y si necesitamos ver toda la documentación relacionada a este trabajo, nos dirigimos a la parte en color morado y escogemos “Referencia Cruzada”

Aparecen todos los documentos, formularios y la secuencia total del trámite.

 Tenga en cuenta que la organización por fechas de la documentación está en sentido Ascendente (De abajo hacia arriba).

Por lo tanto observamos de uno en uno todos los documentos para tener conocimiento y dar seguimiento al trámite. Por ejemplo, deseamos ver el memo con el que se originó este trámite, damos doble click sobre

 Y se abre el documento. Una vez revisado toda la documentación y realizado el trabajo que le fue asignado, insertamos una nota el formulario de asignación para dejar constancia del trabajo realizado y luego escogemos la asignación y damos click en el botón conocimiento y archivo

.

Dar click en este botón siempre y cuando el trabajo haya sido concluido, debido a que

Al momento que se da click sobre el botón de “Conocimiento y Archivo”, se envía un correo al asignante, emitiéndole que el trabajo ya fue realizado.

¿CÓMO CONTESTAR MEMO/OFICIO/ASIGNACIÓN RECIBIDA OTRO DOCUMENTO? Ingresamos al OnBase, escogemos “WORKFLOW”

Escogemos la “Bandeja de Entrada”

Memo

UN CON

Damos click en el botón “Generar un formulario de respuesta”

Damos un click en “YES” y se genera automáticamente un nuevo formulario interno que debe ser GUARDADO para que el sistema nos entregue un nuevo número de trámite.

Luego nos dirigimos a la “Bandeja de Salida” para ingresar todos los datos del destinatario, recuerde que en el campo de referencia tiene el número del trámite que está respondiendo, esto permite enlazar los documentos y darle un completo seguimiento.

Campo de

Llenamos los campos respectivos

Seleccionamos el tipo de documento con el que se va a responder.

Cada vez que se haga un cambio en el formulario interno es necesario grabar para que los cambios tengan efecto.

Número de

Dar click

Damos click sobre el botón “Generar Memo/Oficio en Word”.

Existen dos tipos de formatos “ ”

Escogemos el formato que vamos a utilizar (memo), damos click en “ACEPTAR” y esperamos un momento mientras se abre un documento en Word listo para ingresar el texto (contenido del memo).

Se genera automáticamente dependiendo de los campos llenados en el

Es necesario llenar el texto en esta área porque cuando se crea la imagen (.TIF) se puede perder el texto.

Llenamos el contenido del memorando y le damos forma al documento. Guardamos este documento en el disco duro local, puede almacenarlo en un archivo personal (duplicar el documento), como puede guardarlo en un lugar donde lo podamos encontrar con facilidad y posteriormente borrarlo ya que este documento después de cargarlo al sistema OnBase queda almacenado en una base de datos. Guard

Luego regresamos al workflow (Tramite documentario).

Procedemos a cargar el memo.

Damos click en el botón “Cargar Memo/Oficio” Nos aparece la siguiente sección:

Damos click en “Examinar” para buscar el documento (memo) que grabamos.

Para este caso el documento que vamos a anexar es “MEMO.doc” que fue guardado en el escritorio para luego borrarlo.

Luego escogemos el “Tipo de Documento”, por ejemplo se escoge “OPRMemos Enviados”

En la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se está adjuntado.

 Tenga muy en cuenta que su teclado esté el mayúsculas, ya que todos los campos de indexación deben ser ingresados con mayúsculas como una forma de estandarización, esto ayuda mucho en una búsqueda futura. Se llena el campo “Ubicación Fisica”, siempre y cuando se este llevando aún el físico. El valor que se tiene que poner es el de la carpeta donde se almacenan físicamente los documentos. Además es importante llenar el campo Unidad Relacionada, en donde se escribe la Unidad a la cual va dirigido el documento.   Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba primero las primeras iniciales y luego se dé un click en para escoger a la persona. De no existir la persona en el listado proceda a ingresar al listado…

Llenados los campos procedemos a cargar el documento con el botón

.

Cargado el documento verificamos que este ingresado.

De ser necesario, si desea cargar anexos al trámite, seguimos los siguientes pasos Damos click en el botón

y se presenta la siguiente pantalla.

Damos click en “Examinar” para buscar el sustento del trámite.

Escogemos el archivo que se va adjuntar y damos click en “Abrir”

Examinado el documento, cogemos el tipo de documento, para lo cual siempre tiene que ser elegido “WFL – Anexos/Sustentos”

Luego de haber escogido el “Tipo de Documento”, en la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se está adjuntado. En la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se está adjuntado.

 Tenga muy en cuenta que su teclado esté el mayúsculas, ya que todos los campos de indexación deben ser ingresados con mayúsculas como una forma de estandarización, esto ayuda mucho en una búsqueda futura. Se llena el campo “Ubicación Fisica”, siempre y cuando se este llevando aún el físico. El valor que se tiene que poner es el de la carpeta donde se almacenan físicamente los documentos. Además es importante llenar el campo Unidad Relacionada, en donde se escribe la Unidad a la cual va dirigido el documento.   Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba primero las primeras iniciales y luego se dé un click en para escoger a la persona. De no existir la persona en el listado proceda a ingresar al listado…

Llenados los campos procedemos a cargar el documento con el botón

.

Cargado el documento verificamos el documento adjunto se haya ingresado

Una vez cargado todos los documentos procedemos a firmar el trámite dando un click en el botón

.