Manual de MS Access 2013 v.03.13

MICROSFT ACCESS 2013

Índice SESION ................................................................................................................................................ 5 CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2013 ............................................................................................................. 6 Ejercicio 1: Ingreso a Access................................................................................................................. 6 Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla ................................................... 7 Ejercicio 3 Explorando los objetos de una base de datos ..................................................................... 7 Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco.................................................................................... 8 CREACIÓN DE TABLAS. .................................................................................................................................... 9 Ejercicio 1: Crear una Tabla ................................................................................................................. 9 Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseño ............................................................................. 10 Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla .......................................................................................... 10 Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo .................................................................................................. 10 Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos .............................................................................................. 11 Ejercicio 6: Ingreso de Datos Sí / No .................................................................................................. 11 SESION .............................................................................................................................................. 12 PROPIEDADES DE CAMPO. ............................................................................................................................ 13 Ejercicio 1: Propiedades de los campos ............................................................................................. 15 Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validación y Texto de Validación ...................................................... 17 Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada ....................................................................................... 18 IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS ........................................................................................................ 19 Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos. ............................................................................ 19 Ejercicio 2: Importar datos de Excel. .................................................................................................. 19 Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto.............................................................................. 20 Campos de Búsqueda ......................................................................................................................... 21 Ejercicio 1 Con una lista de valores. ................................................................................................... 21 Ejercicio 2: Con una tabla .................................................................................................................. 22 SESION .............................................................................................................................................. 23 CLAVE PRINCIPAL ........................................................................................................................................ 24 Ejercicio 1: Relaciones ........................................................................................................................ 24 Ejercicio 2: Modificar Relaciones ....................................................................................................... 25 Ejercicio 3: Integridad Referencial ..................................................................................................... 25 MANEJO DE LA VISTA HOJA DE DATOS .............................................................................................................. 27 Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos ............................................................................................... 27 Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas........................................................................................... 28 Ejercicio 3 Inmovilizar campos ........................................................................................................... 28 Ejercicio 4 Ocultar campos ................................................................................................................. 28 Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos ................................................................................................... 28 Ejercicio 6 Formato de registro .......................................................................................................... 28 SESION .............................................................................................................................................. 29 CONSULTAS ............................................................................................................................................ 30 Ejercicio 1: Consultas simples. ........................................................................................................... 30 Ejercicio 2: Consultas con 2 o más tablas. ......................................................................................... 31 Ejercicio 4: Criterios para Números y Fechas ..................................................................................... 32 Ejercicio 6: Criterios para Textos ........................................................................................................ 33

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MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 1 Campos Calculados ........................................................................................................... 35 Ejercicio 2: Funciones ......................................................................................................................... 36 SESION .............................................................................................................................................. 37 CONSULTAS AVANZADAS .............................................................................................................................. 38 Ejercicio 1 Consulta con Totales ......................................................................................................... 38 Ejercicio 3: Usar Consultas como origen de otras consultas .............................................................. 39 Ejercicio 5: Usar Parámetros. ............................................................................................................. 40 CONSULTA DE TABLAS DE REFERENCIA CRUZADA ................................................................................................ 42 SESION .............................................................................................................................................. 44 EXAMEN PARCIAL........................................................................................................................................ 45 SESION .............................................................................................................................................. 48 CONSULTAS DE ACCIÓN ................................................................................................................................ 49 Ejercicio1 consulta de actualización. ................................................................................................. 49 Ejercicio 3: Consultas de Creación de tablas. ..................................................................................... 50 Ejercicio 5: Consultas para anexar datos. .......................................................................................... 50 Ejercicio 4 Consultas de eliminación .................................................................................................. 52 SESION .............................................................................................................................................. 53 INFORMES ................................................................................................................................................. 54 Ejercicio 1: Informe en Tablas ............................................................................................................ 54 Ejercicio 2: Reconocer las secciones ................................................................................................... 55 Ejercicio 3: Agregar imágenes: Para este ejercicio busque en internet imágenes sobre EC NET y gualdelas............................................................................................................................................ 56 Ejercicio 3 Aplicando un tema al informe .......................................................................................... 56 Ejercicio 4: Campos de resumen ........................................................................................................ 57 Ejercicio 5: Mejorando el funcionamiento del informe. ..................................................................... 57 Ejercicio 7: Informes Agrupados. ....................................................................................................... 59 Ejercicio 8: Agregar subtotales. ......................................................................................................... 60 SESION .............................................................................................................................................. 63 FORMULARIOS ............................................................................................................................................ 64 Ejercicio 1: Asistente para Formularios .............................................................................................. 64 Ejercicio 2: Crear formularios desde la Vista Diseño .......................................................................... 65 Ejercicio 3: Control Ficha .................................................................................................................... 66 Ejercicio 4: Control Botón................................................................................................................... 67 Ejercicio 5: Modificando propiedades ................................................................................................ 68 Ejercicio 8: Cuadros de diálogo .......................................................................................................... 70 Ejercicio 9: Cuadros de diálogo .......................................................................................................... 71 Ejercicio 10: Formularios de navegación ........................................................................................... 71 Ejercicio 11: Formulario Panel de Control .......................................................................................... 72 Ejercicio 12: Opciones de Inicio .......................................................................................................... 73 SESION

............................................................................................................................................ 74

MACROS ................................................................................................................................................. 75 Ejercicio 1 Crear una Macro ............................................................................................................... 76 Ejercicio 2 Acciones más utilizadas .................................................................................................... 77

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MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 3 Grupos de Macros ............................................................................................................. 78 SESION

............................................................................................................................................ 80

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS ................................................................................................................. 81 Cifrar con contraseña......................................................................................................................... 82 SESION

............................................................................................................................................ 83

EXAMEN FINAL ........................................................................................................................................... 84

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SESION Temas 

Conceptos de bases de Datos

-

Ingreso al programa Access Pasos para la creación de bases de datos basado en una plantilla Creación de bases de datos en blanco Uso de las plantilla MS Access (Contactos)



Descripción de los objetos de base de datos

-

Creación de Tablas (vía asistente y vista diseño) Tipos de dato de campo

Logros   

Crear archivos de base de datos. Organizar los elementos de una base de datos Access. Crear tablas.

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Conceptos básicos de Access 2013 Una base de datos es un conjunto de datos que están organizadospara un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. 

Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un temao asunto particular Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección, etc.



Consultas. Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. Pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.



Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de nuevos productos.



Informes. Un informe es el objeto de Access 2013 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.



Macros Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Ejercicio 1: Ingreso a Access. 1. Haga clic sobre el botón Inicio 2. Elija Todos los programas, Ubique Microsoft Office y despliegue las opciones de este grupo. 3. Haga clic sobre Microsoft Access 2013. 4. Cierre Access para ver otra forma de ingresar.

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MICROSFT ACCESS 2013 Otra forma de ingresar a la aplicación 1. Pulse las teclas Windows + R 2. En esta ventana escriba: MSACCESS

Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla 1. En Access, elija Contactos 2. El nombre de la BD será Clientes. 3. Use el botón explorar y cree la carpeta Calse01. 4. Clic en Aceptar, luego en Crear.

Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el Panel de navegación. Haga clic para desplegar el panel:

Ejercicio 3Explorando los objetos de una base de datos En este ejercicio, se verán los objetos que conforman una base de datos de Access y la forma de organizarlos. 1. En el Panel de Navegación, haga clic en el cuadro desplegable (vea la imagen).

¿Qué opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categoría? .............. ............................................................................................................................ 2. Elija la opción Tablas y vistas relacionadas. Se muestran títulos los cuales agrupan los objetos de la base de datos. ¿Qué títulos se muestran? ..................................................................................

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MICROSFT ACCESS 2013 5. Ahora, cambie a la vista Tipo de objeto. ¿Qué títulos se muestran? .................................................................................. ¿Cuantos objetos se muestran en el título Formulario? ..................................... 6.

Luego, escriba el tipo de objeto que representa cada icono: Icono

Tipo de objeto

7. Cierre la base de datos.

Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco Ingrese a Access, por defecto esta seleccionado Base de datos en blanco. 1. El nombre de la BD será Venta, y debe ser guardada en la carpeta Tienda. Haga clic en el botón Crear (observe la imagen).

2. Luego, en su base de datos, clic en la Ficha Archivo. 3. En la parte derecha, clic en Ver y editar propiedades de base de datos. 4. En la ventana que aparece, Haga clic en la ficha General. a. ¿Cuál es el tamaño en Kb. que ocupa la base de datos? ........................ 5. Cierre esta ventana y su base de datos Venta. La base de datos ocupa un tamaño importante porque Access genera una serie de tablas del sistema que usa para la administración de la base de datos, así como de los objetos que contiene. Cierre la base de datos.

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Creación de tablas. Crear una tabla desde la Hoja de Datos. Para esto debe abrir la base de datos Venta: Estando en la ventana de Access haga clic en la ficha archivo, Abrir, clic en la base de datos Venta.

Ejercicio 1: Crear una Tabla 1. ahora crearemos la tabla: vaya a la ficha Crear. Ubique el Grupo Tablas. 2. Haga clic en el botón Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes datos:

Solo Escribir lo remarcado

3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el nombre de cada uno de los campos. La tabla debe quedar con los títulos que se muestran:

4. Para guardar la tabla, use el botón Guardar de la barra de acceso rápido. 5. El nombre para la tabla será Cargos y haga clic en Aceptar.

¿Cuántos campos tiene la tabla? ........................................................................ ¿Cuántos registros tiene la tabla? ....................................................................... Cierre la tabla Cargos. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla Zonales con los datos de la imagen, guardar la tabla con el nombre Zonales. Luego cierre la tabla.

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Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseño 1. En la ficha Crear, grupo tablas, haga clic en el botón Diseño de Tabla. 2. En esta cuadricula, diseñe la tabla de acuerdo a las siguientes especificaciones:

3. Para guardar la tabla pulsar CTRL + W y responda SI 4. El nombre para la tabla será Empleados y hacer clic en aceptar. 5. Aparecerá un mensaje solicitando una clave principal, clic en NO.

Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla 1. Haga doble clic en la tabla Empleados Luego, ingrese los siguientes registros IdEmpleado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apellidos Vallejos Paulett Gonzales Oda Vera Escorza Fuentes Jáuregui Napan Tameño Castillo Chavez Cortez Soto Castañeda Mariscal Pachas Vásquez Arias Arana

Nombres Andres Yuri Roberto Saúl Jorge María José Christian Wilder Alfredo

Edad 31 33 29 28 33 38 34 37 42 29

Contrato 01/01/2003

Sueldo 1500 1500 1800 1600 1400 1600 1450 1300 1200 1450

Categ b a b c b c b b a b

Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro. Así, para ingresar valores a este campo:

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MICROSFT ACCESS 2013 1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones. 2. Use la ventana Zoom (Shift + F2) 3. Escriba el siguiente texto: Es encargado de la atención a clientes en Súper Mercados. Es supervisor de la zona Norte y controla cerca de 20 vendedores. Suministra las tiendas Metro (Independencia) y Mega Plaza. 4. Además, agregue la siguiente observación al segundo registro. Yuri se encarga de mantener informado a los empleados acerca de los elementos que son considerados en la supervisión de los productos.

Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos Para la práctica, descargue de internet fotos de personas X, y los guarda dentro de la carpeta tienda en una sub carpeta llamada Fotos. 1. Doble clic en el primer registro del campo Foto. Doble clic Aquí 2. En la ventana Datos adjuntos, clic en agregar… Clic Aquí

3. Buscar la foto para el primer registro. 4. Clic en Abrir y aceptar. 5. El resulado debe ser:

Ahora el registro ya tiene una foto agregada.

6. Agregar las fotos de los 5 primeros registros.

Ejercicio 6: Ingreso de Datos Sí / No Los datos de tipo Sí/No presentan una casilla de verificación. Basta con hacer clic en cada uno de ellos para indicar que son casados. Marque a los 3 primeros y a los 3 últimos empleados como casados.

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SESION Temas 

Propiedades generales de campo

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Hoja de propiedades Importar, vincular y exportar datos Propiedades de búsqueda

Logros   

Modificar las propiedades en los campos de la tabla. Importar datos de diferentes orígenes. Aplicar campos de búsqueda.

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Propiedades de Campo. Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma que funciona el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño de tabla esto es cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda. Tamaño del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Auto numérico son Entero largo. Nota: A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Auto numérico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

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MICROSFT ACCESS 2013 Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados. Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda. Máscara de entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Título Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor,

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MICROSFT ACCESS 2013 Regla de validación Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Texto de validación En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Ejercicio 1: Propiedades de los campos Verifique que la tabla Empleados este abierto. Propiedad Tamaño: para campos de tipo Texto En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamaño máximo de caracteres que se pueden escribir en un campo. 1. Vaya a la ficha Inicio y en el grupo Vistas elija el botón Vista Diseño. 2. Clic el campo Apellidos y cambie la propiedad Tamaño del campo a 20. 3. El tamaño del campo Nombre será también de 20. 4. El campo Dirección tendrá un tamaño de 50, el Fono de 12 y Categ de 1. 5. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmación. 6. Abrir la tabla Empleados y escriba Avanzado en el campo Categoría del primer registró. ¿Qué sucede al escribir?..................................................................................... 7. Presione la tecla ESC para cancelar el ingreso.

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MICROSFT ACCESS 2013 Propiedad Tamaño: campo de tipo Numérico En este tipo de campo, se refiere al valor máximo que pueda contener un campo. 1. Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista Diseño. 2. Clic en el campo IdEmpleado y cambie el tamaño a Entero. 3. El campo Edad debe ser de tipo Byte. 4. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmación. Luego, Abrir la tabla Empleados y escriba 31.3 en la edad del primer empleado. ¿Qué sucede al pulsar enter? …………………………………………………………………………………………… Propiedad Título 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño. 2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Título escriba: CODIGO DE EMPLEADO 3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleado. ¿Cómo se muestra su campo IdEmpleado? ........................................................ 4. Modifique la propiedad título de los siguientes campos: Contrato FECHA DE CONTRATO Categ CATEGORÍA Sueldo SUELDO BÁSICO Fono TELÉFONO Foto FOTO Propiedad Formato para campos numéricos. 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseño. 2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Formato escriba el siguiente código: 0000 3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestra los registros del campo IdEmpleado?.................................. 4. Modifique el formato para que la Edad se muestre con 3 dígitos: ¿Qué formato Escribió? ....................................................................................... Propiedad Formato para campos de tipo Texto 1. Cambie a la Vista Diseño y clic el campo Apellidos 2. En la propiedad Formato escriba el código: >

> = Alt + 62

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MICROSFT ACCESS 2013 3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestran los registros del campo Apellidos? ..................................... 4. Aplique el mismo formato al campo Categ. Propiedad Formato para campos de tipo Fecha 1. 2. 3. 4.

Cambie a la Vista Diseño de la tabla Empleados. Clic en el campo CONTRATO En la propiedad Formato seleccione la Fecha mediana. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Observe los resultados. ¿Cómo se muestran las fechas? .......................................................................... Nota: El formato aplicado en una fecha mediana es dd/mmm/aa

5. Ahora, modifique la propiedad formato a Fecha Larga. 6. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Si es necesario modifique el ancho del campo Contrato para ver los resultados. El formato aplicado en una fecha Larga es: dddd, dd “de“ mmmm “de” aaaa 7. Finalmente, en la propiedad Formato escriba: dd-mmm-aaaa 8. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestra su campo Contrato? ……………………………………………………………………………………… ¿Cuál será el código para que la fecha se muestre como Enero-01/2003? ........................................................................................................................................ 9. Guarde los cambios aplicados a su tabla.

Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validación y Texto de Validación En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a valores por encima de 530 (sueldo mínimo). 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseño. 2. Clic en el campo Sueldo. 3. En la propiedad Regla de Validación escriba: > =530 4. En la propiedad Texto de Validación escriba: Error. El sueldo no puede ser menor al mínimo 5. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. 6. Para el primer sueldo, escriba 400 y pulse Enter. ¿Permite Access ingresar este valor? ......................................................

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MICROSFT ACCESS 2013 7. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso. Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual. 8. Cambie a la vista diseño y sseleccione el campo Contrato. 9. En la propiedad Regla de Validación escriba: ?