Manual de Microsoft Project 2013

MICROSOFT PROJECT 2013 Principio del formulario

Agregar nuevas tareas Con Project podrá agregar tareas a una programación para dividir el trabajo en partes más fáciles de administrar. Para crear rápidamente una tarea, vaya al diagrama de Gantt, seleccione un campo Nombre de tarea vacío de la parte inferior de la lista de tareas y, finalmente, presione Entrar. SUGERENCIA Si una tarea se repite conforme a una programación periódica, solo debe crearla una vez. Vea cómo crear tareas repetitivas.

También en este artículo A. B. C. D.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes Agregar una tarea a un diagrama de red Agregar varias tareas de una vez Una vez agregadas las tareas…

A. Insertar una tarea entre otras tareas existentes 1.

Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.

2.

Haga clic en Tarea > Tarea.

3.

Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. La numeración de los id. de tarea se modifica automáticamente, pero la tarea insertada no se vincula automáticamente a las tareas vecinas. Puede configurar Project para que vincule automáticamente las tareas insertadas a las tareas vecinas. Volver al principio

B. Agregar una tarea a un diagrama de red 1.

Haga clic en Vista > Diagrama de red.

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MICROSOFT PROJECT 2013

2.

Haga clic en Tarea > Tarea.

3.

En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Volver al principio

C. Agregar varias tareas de una vez El formulario de tareas puede ayudarle a agregar varias tareas de una vez, sobre todo si las tareas tienen asignaciones de recursos y dependencias de tareas. 1.

Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2.

Haga clic en Vista y active la casilla Detalles.

La ventana se divide y muestra el diagrama de Gantt en la parte superior y el formulario de tareas en la parte inferior.

2

MICROSOFT PROJECT 2013 3. 4.

5.

En el diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas. En el formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:

•

En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

•

En el cuadro Duración, agregue la duración de la tarea.

•

Si desea que la duración de la tarea permanezca fija incluso si se cambian las asignaciones de recursos, active la casilla Condicionada por el esfuerzo.

•

Agregue detalles sobre la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora) en las columnas del formulario.

Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en el diagrama de Gantt.

Una vez agregadas las tareas… A. B.

Agregar las tareas que se repiten conforme a una programación periódica. Agregar hitos para marcar eventos importantes del proyecto.

C.

Vincular tareas para mostrar relaciones entre ellas.

D.

Cambie el tipo que se tarda en completar una tarea .

E.

Cree tareas y subtareas de resumen para dar estructura al proyecto.

F.

Desactivar una tarea.

A.

Crear tareas repetitivas

Si tiene una tarea que se repite cada par de días o cada mes, en realidad toda programación que sea regular , Project puede ayudarlo a crearla como tarea repetitiva, para que solo tenga que configurarla una sola vez. NOTA

caso. 1. 2. 3.

Si tiene una tarea repetitiva que no se ejecuta de forma regular, deberá crear una tarea diferente para cada

Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt. Seleccione la fila que está debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva. Haga clic en la pestaña Tarea, luego en la parte inferior del botón Tarea y por último en Tarea repetitiva.

3

MICROSOFT PROJECT 2013

4. 5.

En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea repetitiva. En el cuadro Duración, agregue la duración de la ejecución de cada tarea.

6.

En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. Puede precisar cuántas veces se repetirá la tarea en el área situada a la derecha de estas opciones. Por ejemplo, puede crear una tarea que se repita todos los martes y jueves, o una tarea que se repita cada tres semanas.

7.

8.

En el cuadro Iniciar, escriba una fecha de inicio y después decida cuándo finalizará la tarea repetitiva:

•

Seleccione Finalizar después de y luego escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.

•

Seleccione Finalizar el y luego escriba la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

Elija un elemento de la lista Calendario, pero solo si desea que la tarea repetitiva tenga un calendario diferente del calendario del resto del proyecto. Por ejemplo, la tarea repetitiva puede llevarse a cabo en el turno de noche, mientras el resto del proyecto se realizará en horario comercial.

9.

Active La programación omite los calendarios de recursos si desea que Project programe la tarea repetitiva incluso aunque no se ejecute cuando haya recursos disponibles para trabajar en ella.

Más sobre las tareas repetitivas Avisos periódicos Si necesita un aviso periódico regular en lugar de una tarea repetitiva completa, establezca la duración de la tarea repetitiva en cero. Es decir, convierta la tarea repetitiva en un hito.

Buscar tareas repetitivas Cuando cree una tarea repetitiva, Project cambiará automáticamente la numeración de los identificadores de la tarea y pondrá un indicador de tarea repetitiva

en la columna Indicadores

.

Asignar recursos a tareas repetitivas Si desea asignar un recurso a todas las instancias de una tarea repetitiva, simplemente asígnelo a la tarea repetitiva de resumen y Project lo asignará automáticamente a todas las instancias. Para más información, vea cómo asignar recursos a tareas.

Redistribuir las tareas repetitivas 4

MICROSOFT PROJECT 2013 Project asigna a las tareas repetitivas una prioridad máxima, lo que significa que no las dividirá ni retrasará cuando redistribuya los recursos que tengan asignados. La redistribución de recursos es un concepto de administración de proyectos avanzado que comprende la distribución homogénea del trabajo entre todas las personas que trabajan en un proyecto. Para más información, vea cómo redistribuir asignaciones de recursos

B.

Agregar un hito

Antes de que el proyecto se ponga en funcionamiento, probablemente deseará marcar sus objetivos principales con hitos. La manera más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración al plan del proyecto. 1.

Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. 3.

Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un hito. Escriba 0 en el campo Duración y, a continuación, presione Entrar. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

Además en este artículo • • •

Agregar un hito con una duración Agregar un hito externo Más información acerca de hitos

Agregar un hito con una duración A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de una fase puede tardar una semana, de modo que ese hito debería tener lugar con el tiempo como una tarea normal. 1.

Gantt.

Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

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MICROSOFT PROJECT 2013

2. 3.

Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un hito. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en Tarea. En el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea.

4.

Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración. Active la casilla Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5.

En el Diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea. No aparece como una barra, aunque tenga duración.

Volver al principio

Agregar un hito externo A veces puede que necesite un hito para realizar un seguimiento de una tarea que se encuentra fuera del ámbito de su proyecto.

•

Si el hito depende de un proyecto que se encuentra fuera de su control, como el software que desarrolla otra empresa, cree un hito con los pasos de la sección anterior. Tendrá que estar pendiente de la tarea externa y actualizarla manualmente.

•

Si el hito forma parte de un proyecto de su organización, puede realizar un seguimiento del mismo con un vínculo entre proyectos.

•

.

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6

MICROSOFT PROJECT 2013 Sí

No

No es lo que esperaba

C.

Vincular tareas de un proyecto

Puede vincular dos tareas cualesquiera de un proyecto para mostrar la relación existente entre ellas (lo que también se denomina una dependencia de tareas). Las dependencias controlan la programación del proyecto: una vez vinculadas las tareas, todos los cambios que realice en la tarea predecesora se aplicarán también a la sucesora y, de haberla, a la siguiente, y así sucesivamente. 1.

2. 3.

Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las dos tareas que desee vincular (en la columna Nombre de tarea). Haga clic en Tarea > Vincular tareas.

Para quitar un vínculo, seleccione las dos tareas vinculadas y haga clic en Tarea > Desvincular tareas

.

De forma predeterminada, Project crea un vínculo sencillo de tareas de fin a comienzo, lo que significa que es necesario finalizar la primera tarea (la predecesora) para iniciar la segunda (la sucesora). Project admite cuatro tipos de vínculos de tareas. Para cambiar el tipo de vínculo, vea Cambiar un vínculo de tareas .

Otros métodos para vincular tareas • • • • •

Insertar una tarea entre tareas vinculadas Vincular tareas en un diagrama de red Vincular tareas en un calendario Vincular tareas programadas manualmente Otras maneras de vincular tareas

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MICROSOFT PROJECT 2013

Insertar una tarea entre tareas vinculadas Con Project 2013 podrá establecer un vinculado automático entre tareas , es decir, insertar una nueva tarea entre tareas vinculadas y hacer que la nueva tarea se vincule automáticamente a las tareas que la rodean. 1. 2.

Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto.

3.

Active la casilla Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas.

4.

Inserte la nueva tarea. Volver al principio

Vincular tareas en un diagrama de red 1.

Haga clic en Vista > Diagrama de red.

2. 3.

Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora. Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

Volver al principio

Vincular tareas en un calendario 1.

Haga clic en Vista > Calendario.

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2. 3.

Apunte a la barra de calendario de la tarea predecesora. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora. Volver al principio

Vincular tareas programadas manualmente Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project asigna a la primera tarea una ubicación relativa respecto a la segunda. Puede configurar Project 2013 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando la vincule a otra tarea: 1. 2.

Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto.

3.

Desactive la casilla Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos. Puede obtener más información sobre tareas programadas automática y manualmente. Volver al principio

Otras maneras de vincular tareas • •

Si algunas de las tareas dependen de que otro proyecto finalice correctamente, considere la posibilidad de configurar un proyecto maestro. Para destacar cómo una sola tarea se relaciona con otras tareas, use rutas de tareas.

Vincular proyectos para crear un proyecto maestro Para ayudar a mantener los proyectos de gran tamaño mejor organizados, puede vincular varios archivos de proyecto entre sí para crear una organización proyecto maestro/subproyecto (conocida también como dependencias externas). Por ejemplo, un proyecto maestro en el campo de la construcción podría tener archivos de subproyecto para tareas de fontanería, electricidad y carpintería. Aquí puede ver cómo: 1. 2. 3. 4.

Cree archivos de proyecto independientes para cada subproyecto y, a continuación, abra o cree el proyecto que desee que se convierta en el proyecto maestro. En el proyecto maestro, haga clic en Ver > Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el subproyecto. Puede insertar un subproyecto en cualquier lugar de la lista de tareas del proyecto maestro. Haga clic en Proyecto > Subproyecto.

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MICROSOFT PROJECT 2013

5.

6.

En el cuadro Insertar subproyecto, seleccione el subproyecto que desee insertar.

•

Para insertar varios subproyectos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los subproyectos en el orden en que desee insertarlos.

•

En la mayoría de los casos, deseará dejar activada la casilla Vincular a proyecto para que los cambios en el subproyecto aparezcan reflejados en el proyecto maestro y viceversa. Sin embargo, si solamente desea copiar el subproyecto en el proyecto maestro sin vincular los archivos de forma dinámica, desactive la casilla.

Haga clic en Insertar o, para insertar un proyecto en formato de solo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar sólo lectura. Al insertar un proyecto de solo lectura, se crea un vínculo entre los dos proyectos, pero se evita que actualice el subproyecto desde el proyecto maestro. Sin embargo, si actualiza el archivo del subproyecto directamente, los cambios aparecen reflejados en el proyecto maestro. La opción Insertar sólo lectura solamente se encuentra disponible cuando la casilla Vincular al proyecto está activada.

Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados Si vincula proyectos que tengan recursos con el mismo nombre, se crearán nombres de recursos duplicados, lo que podría resultar confuso. Para evitarlo, desactive la casilla Vincular al proyecto en el cuadro de diálogo Insertar proyecto. A continuación, la primera aparición de un nombre de recurso y su información de recurso, como las tasas de pago o los calendarios de los recursos, sobrescribirán las futuras apariciones. NOTA Cuando se actualiza un subproyecto no vinculado desde dentro del proyecto maestro, el cambio no se refleja en el archivo del subproyecto original.

•

D.

Cambiar la duración de una tarea

Puede modificar la duración de una tarea en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere. 1. 2.

Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt. En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me).

3.

Si la nueva duración es una estimación, escriba un signo de interrogación (?) a continuación.

4.

Presione Entrar. Si va a cambiar una duración con las columnas Inicio y Fin, debe proceder con cuidado, especialmente si se trata de tareas vinculadas o programadas automáticamente. Puede ocurrir que los cambios que especifique entren en conflicto con las dependencias o restricciones de tareas de las que Project realiza un seguimiento. Y, en consecuencia, es posible que una programación construida con el mayor de los cuidados no sirva para nada.

También en este artículo 10

MICROSOFT PROJECT 2013 • • •

Cambiar la duración de una tarea de resumen Usar duraciones estimadas Más información sobre duraciones de tareas

Cambiar la duración de una tarea de resumen En Project 2013 puede cambiar la duración de una tarea de resumen de la misma manera que cambiaría una tarea normal. Eso sí, proceda con cuidado: cambiar la duración de la tarea de resumen no significa cambiar necesariamente la duración de las subtareas. En el diagrama de Gantt, una barra de tareas de resumen siempre muestra la duración de la tarea de resumen (línea negra) y la suma de las duraciones de sus correspondientes subtareas (barra azul), tal como muestra la imagen siguiente. En un simple golpe de vista puede diferenciarlas claramente.

Usar duraciones estimadas ¿El signo de interrogación desaparece cuando intenta agregar una duración de tarea estimada? Es posible que no tenga activadas las duraciones estimadas en su proyecto. Para activar: 1. 2.

Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación.

3.

Desplácese hacia abajo hasta el área Opciones de programación de este proyecto.

4.

Active la casilla Mostrar las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.

Más información sobre duraciones de tareas 11

MICROSOFT PROJECT 2013 • •

Cambiar la unidad de duración de tarea predeterminada

•

Cómo afecta la programación automática a las duraciones de tareas .

•

Usar un análisis PERT para comparar duraciones ponderadas, pesimistas y esperadas.

Cómo afectan a las tareas vinculadas los cambios en la duración.

E. Crear tareas de resumen y sub-tareas Aplique y anule sangrías para mostrar la jerarquía: es decir, para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella, que a su vez se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de subtareas y muestra combinada la información que estas contienen. 1. 2.

Vaya al diagrama de Gantt. En la columna Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangría.

3.

Haga clic en Tarea > Sangría

4.

Haga clic en Anular sangría

. La tarea se convierte en una subtarea.

para restaurar la tarea a su nivel anterior. Ya ha dejado de ser una

subtarea.

Trabajar con tareas de resumen • •

Para crear una vista de alto nivel de las fases de un proyecto, puede ocultar algunas o todas las subtareas. Al mover o eliminar una tarea de resumen, Project mueve o elimina todas las subtareas correspondientes. Antes de eliminar una tarea de resumen, anule la sangría de las subtareas que desee conservar.

•

Puede cambiar la duración de una tarea de resumen sin cambiar todas las subtareas. Eso sí, proceda con cuidado: cambiar la duración de la tarea de resumen no significa cambiar necesariamente la duración de las subtareas.

•

No olvide vincular las tareas después de generar un esquema. Las subtareas y las tareas de resumen crean una estructura, pero no definen las dependencias de tareas.

•

No asigne recursos a las tareas de resumen, sino a las subtareas. De lo contrario, no podrá resolver las sobreasignaciones. NOTA Las tareas de resumen no siempre se agregan. Algunos valores de tarea de resumen (costo y trabajo) representan el total de los valores de subtarea, mientras que otros (duración y línea base) no.

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MICROSOFT PROJECT 2013

Más información sobre sub-tareas y tareas de resumen •

Si, en lugar de un esquema sencillo, necesita una estructura de descomposición del trabajo, Project puede ayudarle a agregar códigos WBS a la lista de tareas. Las tareas de resumen son una herramienta muy importante en las actividades de planeación descendente

F Desactivar una tarea Al desactivar una tarea, esta permanece en el plan del proyecto, pero sin que ello afecte a la disponibilidad de recursos, a la programación del proyecto o a la forma de programar otras tareas. Esta función está disponible únicamente en Project Professional. 1.

Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de tareas y en Diagrama de Gantt.

2. 3.

En la tabla, seleccione la cantidad de tareas que desea desactivar. Haga clic en Tarea, en el grupo Programación y en Desactivar.

La tarea inactiva permanece en la lista de tareas pero el texto se muestra atenuado y con una línea que lo atraviesa. Para volver a activar la tarea, seleccione la tarea inactiva y, a continuación, haga clic en Desactivar.

Tareas desactivadas frente a completadas La desactivación no es una buena manera de archivar las tareas completadas ya que podría tener efectos inesperados en el resto de la programación. En vez de ello, marque las tareas como completadas. Seleccione la tarea y haga clic en Tarea. En el grupo Programación, haga clic en 100%.

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MICROSOFT PROJECT 2013

Crear una escala de tiempo Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un panorama general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión de estado: simplemente inclúyala en una diapositiva de PowerPoint o un documento de Word, imprímala o envíela por correo a su jefe. 1.

2.

Haga clic en Vista y luego seleccione Escala de tiempo.

Haga clic con el botón secundario en una tarea y luego haga clic en Agregar a escala de tiempo. Repita este procedimiento para cada tarea o hito que desee agregar. NOTA La mayoría de las veces, la escala de tiempo está activada de forma predeterminada. Aparece encima de la vista actual.

¿Qué desea hacer con la escala de tiempo? A. Aplicar formato a la escala de tiempo B. Compartir la escala de tiempo C. Imprimir la escala de tiempo

A. Aplicar formato a la escala de tiempo Puede usar la escala de tiempo tal cual o adaptarla a sus necesidades. Podemos ayudarle en ambos casos.

Antes de enviarla, puede reorganizar las tareas como desee, agregar texto e incluso cambiar los colores para que destaquen.

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MICROSOFT PROJECT 2013

A continuación se describe cómo...

Pestaña Formato Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo y luego en Formato para ver todas las opciones que permiten mejorar su aspecto.

SUGERENCIA Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o Visio, tendrá aún más opciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc.

Organizar tareas 1. 2.

Haga clic en una tarea de la escala de tiempo. Haga clic en Formato > Mostrar como llamada. Ahora la tarea señala a la escala de tiempo desde arriba o desde abajo.

3.

Arrastre la tarea hasta la posición que desee.

4.

Haga clic en una llamada y luego en Mostrar como barra para volver a convertirla en una barra.

Agregar filas Arrastre tareas arriba o abajo en la escala de tiempo para mostrarlas en filas distintas.

Cambiar el color 15

MICROSOFT PROJECT 2013 Haga clic en la tarea que desee cambiar en la escala de tiempo. Para elegir varias tareas al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada una de ellas. 1. 2.

Haga clic en Color de fondo (la latita de pintura) y elija el color que desee. Use las otras opciones del grupo Fuente para cambiar el aspecto de la tarea. Funciona igual que en los demás programas de Office.

Cambiar el formato de fecha Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo, en Formato > Formato de fecha y elija el formato que desee. Esta lista también permite eliminar totalmente las fechas en la escala de tiempo.

Volver al principio

B.

Compartir la escala de tiempo

1.

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo.

2.

Haga clic en Formato > Copiar escala de tiempo y elija un tamaño:

• •

Para correo electrónico. Pequeña. Perfecta para un mensaje de Outlook. Para presentación. Mediana. Diseñada para las diapositivas de PowerPoint.

16

MICROSOFT PROJECT 2013 • 3.

Tamaño completo. Grande. Del mismo tamaño en el que aparece en el proyecto. Puede pegar la escala de tiempo en cualquier programa que permita mostrar gráficos.

Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o Visio, tendrá aún más opciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc. Volver al principio

C.

Imprimir la escala de tiempo

1.

Arrastre la línea situada debajo de la escala de tiempo a la parte inferior de la pantalla.

2.

Haga clic en Archivo > Imprimir. Para volver a la vista en dos paneles, haga clic en Vista y seleccione Escala de tiempo. Volver al principio

¿Le resultó este artículo de ayuda? Sí

No

No es lo que esperaba

Crear un informe de proyecto Con Project 2013, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente , sin necesidad de actualizarla manualmente. Consulte una lista de todos los informes y cómo puede usarlos. 1. 2.

Haga clic en la pestaña Informe. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe concreto. Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe > Paneles de información > Información general del proyecto.

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MICROSOFT PROJECT 2013

El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.

Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.

Trabajar con su informe A. B. C. D. E. F.

Cambiar los datos de un informe Cambiar el aspecto de un informe Crear un informe propio Compartir un informe Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros Más formas de notificar información sobre proyectos

A.

Cambiar los datos de un informe

Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe. 1. 2.

Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información. SUGERENCIA

Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la derecha del gráfico.

Utilice los botones Elementos de gráfico y Filtros de gráfico como etiquetas de datos y filtrar la información destinada al gráfico.

18

para seleccionar rápidamente elementos

MICROSOFT PROJECT 2013 Ejemplo En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al % de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de resumen de nivel superior: 1. 2. 3.

Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen. El gráfico cambia según se seleccionan opciones.

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B.

Cambiar el aspecto de un informe

Con Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y negro a una explosión de colores y efectos. SUGERENCIA Puede hacer que un informe sea parte de una vista en dos paneles y así ver cómo el informe cambia en tiempo real a medida que trabaja en los datos del proyecto. Si desea más información, consulte Dividir una vista en dos paneles.

Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe | Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas.

19

MICROSOFT PROJECT 2013 Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a esa parte.

• •

Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto. Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.

•

Pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office.

•

Pestañas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. Configurar y retocar gráficos. SUGERENCIA

Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la derecha del gráfico.

Haga clic en el botón Estilos de gráfico

para cambiar rápidamente el color o estilo del gráfico.

Ejemplo Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado, en el informe Información general del proyecto.

1. 2.

Haga clic en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de gráfico | Diseño. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las líneas y se agregarán sombras a las columnas.

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MICROSOFT PROJECT 2013

3.

4.

5.

Vamos a darle profundidad al gráfico. Haga clic en Herramientas de gráfico | Diseño > Cambiar tipo de gráfico.

Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada.

Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.

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MICROSOFT PROJECT 2013

6. 7.

Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color. Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga clic en los números para seleccionarlos y luego arrástrelos hacia arriba. Con solo unos clics, notará una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie de las opciones de formato.

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C.

Crear un informe propio

1.

Haga clic en Informe > Nuevo informe.

2.

Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar.

3.

Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información.

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MICROSOFT PROJECT 2013

En blanco Crea un lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes. Gráfico Project crea un gráfico donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del gráfico. Tabla Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qué campos se muestran en la tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Comparación Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos tienen los mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de campos para empezar a distinguirlos. Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede agregar y eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades. Volver al principio

D.

Compartir un informe

1.

Haga clic en cualquier parte del informe.

2.

Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe.

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MICROSOFT PROJECT 2013

3.

Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráficos. SUGERENCIA

Es posible que tenga que cambiar el tamaño y organizar el informe al pegarlo en el nuevo lugar.

También puede imprimir el informe para compartirlo a la manera tradicional. Volver al principio

E. Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros Use el Organizador para copiar un informe nuevo en la plantilla global y usarlo en proyectos futuros.

F. Más formas de notificar información sobre proyectos •

Vea una lista de todos los informes y cómo puede usarlos.

•

Comparar el trabajo real con sus estimaciones utilizando informes de evolución.

•

Crear una escala de tiempo con los hitos y las tareas clave.

•

Establecer la fecha de estado para la generación de informes de un proyecto.

Sincronizar con una lista de tareas de SharePoint Project puede sincronizar una lista de tareas con SharePoint —sin usar Project Web App—. Los miembros del equipo podrán ver la programación y actualizar su trabajo en SharePoint, y usted verá los cambios en Project. Y viceversa.

Sincronizar con un nuevo sitio de SharePoint 24

MICROSOFT PROJECT 2013 El procedimiento siguiente asume que ha abierto un proyecto en Project y que todavía no ha creado ningún sitio de SharePoint para él. 1. 2.

En Project, haga clic en Archivo > Guardar. En la lista Sincronizar con, seleccione Nuevo sitio de SharePoint.

3.

En el cuadro Nombre del proyecto, escriba un nombre.

4.

En la lista Dirección del sitio, agregue la dirección de la lista de tareas de SharePoint con la que desea sincronizar el proyecto.

NOTA Llegados a este punto, no use ninguna dirección que contenga el nombre de la lista de tareas. Project agregará ese fragmento automáticamente.

5.

Haga clic en Guardar. Ahora sucederá lo siguiente: cuando haga clic en Guardar, creará un nuevo sitio de SharePoint para el proyecto y los cambios que realice en las tareas de Project se reflejarán en SharePoint (y viceversa).

Sincronizar con un sitio de SharePoint existente El procedimiento siguiente asume que ha abierto en Project una programación en blanco y que todas las tareas que desea sincronizar se encuentran en una ubicación cualquiera de un sitio de SharePoint. 1. 2.

En Project, haga clic en Archivo > Guardar. En la lista Sincronizar con, seleccione Sitio de SharePoint existente.

3.

En el cuadro Dirección del sitio, escriba la dirección de la lista de tareas de SharePoint que desea importar.

25

MICROSOFT PROJECT 2013 NOTA No use ninguna dirección que contenga el nombre de la lista de tareas. Project agregará ese fragmento automáticamente.

4. 5.

6.

Haga clic en Comprobar sitio. En el cuadro Lista de tareas, escriba o seleccione un nombre para la lista de tareas que desea sincronizar con el proyecto.

Haga clic en Guardar. Al hacer clic en Guardar, aparecerá en Project la lista de tareas de SharePoint y los cambios que realice en Project en esta lista se reflejarán en SharePoint (y viceversa).

¿No se sincroniza la lista de tareas? La siguiente tabla contiene condiciones que pueden impedir la sincronización de las tareas de Project con listas de tareas de SharePoint.

PROBLEMA

EXPLICACIÓN

Limitaciones de la No se recomienda sincronizar más de 1000 tareas. Si necesita hacerlo, considere la sincronización de tareas posibilidad de dividir el proyecto en varios proyectos menores y realizar la sincronización por separado. Campos obligatorios de SharePoint

Si un plan de proyecto no contiene un campo obligatorio de SharePoint, no se sincronizará. Agregue el campo obligatorio en Project como un campo personalizado.

El campo de Project contiene una fórmula

Los campos de SharePoint no admiten las fórmulas. Intente quitar la fórmula del campo en Project y realizar de nuevo la sincronización.

Nombre de la tarea de resumen

SharePoint asume que las tareas de resumen se convertirán en carpetas en el sitio, por lo que no admite los caracteres que no se admiten para las carpetas: . / : * ? < > | Asegúrese de que las tareas de resumen de Project no contienen ninguno de estos caracteres.

26

MICROSOFT PROJECT 2013

Cambiar los días laborables del calendario del proyecto En el proyecto se supone que la mayoría de las personas trabajan una semana estándar, de lunes a viernes, de las 8 de la mañana a las 5 de la tarde. Pero no es obligatorio respetar esta programación. Si desea que el equipo trabaje los sábados o de noche, no hay ningún problema. Basta con cambiar el calendario laboral en el calendario del proyecto. 1. 2.

Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral. En la lista Para calendario, elija el tipo de calendario que desea modificar. Si cambia el calendario para todos los miembros del proyecto, elija (Calendario de proyecto estándar).

3.

Haga clic en la pestaña Semanas laborales y seleccione Predeterminado. NOTA Puede crear un conjunto temporal de días laborables con tiempos de trabajo distintos de la programación habitual, por ejemplo, si solo necesita que el equipo trabaje los sábados de verano. Escriba un nombre nuevo, use las columnas Iniciar y Finalizar para indicar la duración de la programación de trabajo temporal y luego haga clic en Detalles para definir el tiempo exacto de trabajo del día.

4. 5.

Haga clic en Detalles. Seleccione Sábado. Puede seleccionar cualquier día, desde luego. También puede seleccionar varios días manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona otro día.

6. 7.

Decida si el día es laborable o no haciendo clic en uno de los tres botones situados a la derecha del cuadro de diálogo. Establezca las horas de trabajo del día y haga clic en Aceptar.

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MICROSOFT PROJECT 2013

28

MICROSOFT PROJECT 2013 En esta imagen se muestra cómo convertir el sábado en un día laborable

Ya ha cambiado los días laborables. ¿Y ahora qué? PRUEBE ESTO

A CONTINUACIÓN SE DESCRIBE CÓMO

Agregar días de vacaciones

Crear un calendario para una persona determinada (para indicar las vacaciones y otro tiempo no trabajado) es casi lo mismo que modificar el calendario del proyecto. En el paso 1 del gráfico anterior, seleccione la persona cuyo calendario desee crear y luego siga los mismos pasos. Más información sobre cómo definir días de vacaciones. Agregar días no Agregar días no laborables para toda la organización o todo el país implica modificar el laborables calendario del proyecto. Más información sobre cómo definir días no laborables. Crear un día no Para convertir un día laborable en no laborable, siga el mismo proceso descrito en el gráfico laborable anterior, excepto el paso 5, en el que seleccionará Establecer días como período no laborable. Incluir en la Tal vez los miembros del equipo en realidad solo dediquen seis horas al día a tareas del programación trabajo proyecto y pasen dos horas en reuniones y leyendo el correo. En este caso, puede cambiar que no es del la disponibilidad de los recursos a seis horas diarias en el calendario del proyecto para proyecto crear tiempos de trabajo más realistas. Usar el calendario del Si hace los mismos cambios en el calendario cada vez que cree un proyecto, ahorre tiempo proyecto actualizado guardando un proyecto terminado como plantilla o agregando el calendario al archivo en otros proyectos global. Obtener permiso para cambiar el calendario

Cuando usa Project Professional con Project Web App, el calendario del proyecto está definido por la plantilla de la información global de la empresa . Hable con el administrador para obtener permiso para hacer cambios en esta plantilla.

Agregar o cambiar un Puede agregar o personalizar tres tipos de calendarios: calendario Calendario del proyecto Programación de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto. Use este calendario para cambiar los días laborables estándar y días no laborables en toda la organización. Más información sobre cómo definir días no laborables. Calendario de recursos Tiempos de trabajo de cada persona (u objeto) que trabaja en un proyecto. De forma predeterminada, Project crea calendarios de recursos basándose en el calendario estándar. Use este calendario para cambiar la programación de un solo recurso y los días de vacaciones. Más información sobre cómo definir días de vacaciones. Calendarios base Plantilla del calendario del proyecto, los calendarios de recursos y los calendarios de tareas. Project proporciona tres calendarios base:

•

Calendario de 24 horas El calendario de 24 horas refleja una programación con trabajo constante, como un proceso mecánico.

•

Calendarios de turno de noche El calendario de turno de noche refleja una programación por turnos del lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.

•

Calendario estándar El calendario estándar es el calendario predeterminado del proyecto y funciona como base de los calendarios de recursos. Este calendario refleja la programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.

Más información sobre calendarios y programaciones 29

MICROSOFT PROJECT 2013 a) b)

Cómo programa Project las tareas: entre bastidores

c)

Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar el calendario

Agregar días festivos y de vacaciones

b) Agregar días festivos y de descanso Festivos, vacaciones y bajas médicas. Las personas se cogen días libres y realizar el seguimiento de este período no laborable es importante para garantizar que el proyecto cumple con la fecha de entrega. Project 2013 no incluye festivos predefinidos, pero puede agregarlos del mismo modo que agrega días de vacaciones: 1.

Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral.

2.

En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar.

•

Para los días festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las palabras (Calendario de proyectos) al final del nombre.

•

Para las vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el mismo nombre que dicho usuario.

3.

En la pestaña Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de fin para cada día festivo o día de vacaciones. Project vuelve a programar las tareas en función del nuevo período no laborable.

Además en este artículo • • •

Agregar días festivos y de vacaciones de repetición Agregar período no laborable a varios proyectos Más información sobre periodos laborables y no laborables

Agregar días festivos y de vacaciones de repetición 1.

Haga clic en Proyecto > Cambiar período laborable.

30

MICROSOFT PROJECT 2013 2.

3.

En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar.

•

Para días festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las palabras (Calendario de proyectos) al final del nombre.

•

Para días de vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el mismo nombre que dicho usuario.

En la pestaña Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de fin para cada día festivo o día de vacaciones.

4.

Haga clic en Detalles.

5.

En Patrón de repetición, seleccione la frecuencia de repetición del día festivo o de vacaciones.

6.

En Intervalo de repetición, agregue el primer día no laborable en el cuadro Inicio.

7.

Haga clic en Finalizar después de o Finalizar el.

•

Finalizar después de: elija cuántas veces se repite.

•

Finalizar el: seleccione cuándo finaliza la repetición.

Agregar período no laborable a varios proyectos Una vez configurado el período no laborable, es probable que no quiera pasar por todo el proceso cada vez que configure un proyecto. Aquí tiene algunos modos para evitarlo:

a) b)

Guardar el proyecto como una plantilla de modo que el período festivo estará disponible para todos los proyectos nuevos. Agregar el calendario al archivo global.

c)

Si usa Project Web App, solicite al administrador que agregue

a)Guardar un archivo de proyecto como plantilla Si guarda como plantilla un archivo de proyecto, no solo estará ganando tiempo. Las plantillas aplican estrategias que han resultado beneficiosas en proyectos anteriores y, de este modo, garantizan el éxito de los proyectos futuros. A modo de ejemplo, estas tareas pueden ser relaciones de tareas de eficacia demostrada, personas o cualquier otro tipo de recursos especialmente productivos, o métodos de visualización y creación de informes para facilitar la comunicación con los cargos superiores en caso de problemas o eventos importantes. Para guardar un proyecto como plantilla, haga lo siguiente: 1. 2.

Haga clic en Archivo > Exportar. En la sección Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.

31

MICROSOFT PROJECT 2013 3.

En la sección Plantillas, haga clic en Plantilla del proyecto.

4.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla.

5.

Asegúrese de que la opción Plantilla del proyecto aparece en el cuadro Guardar como tipo.

6.

Haga clic en Guardar.

7.

En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, active las casillas de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y haga clic en Guardar. Por ejemplo, puede excluir el salario de los miembros de un equipo o cualquier otra información de costos.

8.

Haga clic en Aceptar. Una vez haya guardado el proyecto como una plantilla, podrá crear un nuevo proyecto a partir de la plantilla.

Imprimir datos de informes específicos Mostrar todo

Antes de imprimir un informe, puede especificar los detalles que desea imprimir, como totales de columnas, cuadrículas o bordes alrededor de detalles. NOTA

La información detallada de los informes no se puede filtrar ni ordenar.

Imprimir los totales de columna en un informe Imprimir las cuadrículas en un informe Imprimir detalles de tareas, recursos o asignaciones en un informe Imprimir tareas de resumen en un informe de tareas o general Imprimir un borde alrededor de detalles de un informe de recursos o tareas Imprimir bandas de grises en un informe de recursos o tareas

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MICROSOFT PROJECT 2013

Imprimir datos de informes específicos Mostrar todo

Antes de imprimir un informe, puede especificar los detalles que desea imprimir, como totales de columnas, cuadrículas o bordes alrededor de detalles. NOTA

La información detallada de los informes no se puede filtrar ni ordenar.

Imprimir los totales de columna en un informe 1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

3. 4. 5.

Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. Haga clic en la ficha Detalles. Para imprimir los totales de las columnas de un informe de tarea o recurso, active la casilla de verificación Mostrar totales. Para imprimir los totales de columna o fila de un informe general, en Mostrar, active la casillas de verificación Totales de columna y Totales de fila, o ambas.

6.

Si desea un informe personalizado, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir. Si desea un informe predefinido, haga clic en Aceptar, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en Imprimir. NOTA Los totales de las columnas sólo se proporcionan para valores que pueden tener totales, como los de costos y los valores numéricos. Las duraciones, por ejemplo, no pueden tener un total.

Imprimir las cuadrículas en un informe 1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

3. 4. 5.

Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. Haga clic en la ficha Detalles. Si desea imprimir cuadrículas entre los detalles de un informe de tareas o recursos, active la casilla de verificación Cuadrícula entre detalles. Si desea imprimir cuadrículas en un informe general, active la casilla de verificación Entre tareas o la casilla Entre recursos. También puede activar las dos en Cuadrícula.

6.

Si desea un informe personalizado, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir. Si desea un informe predefinido, haga clic en Aceptar, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en Imprimir. Imprimir detalles de tareas, recursos o asignaciones en un informe

1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar.

33

MICROSOFT PROJECT 2013 Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4. 3. 4.

5.

Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. Haga clic en la ficha Detalles. Para mostrar u ocultar los detalles de la tarea, active o desactive las casillas de verificación Notas, Objetos, Predecesoras y Sucesoras en Tareas. Para mostrar u ocultar los detalles del recurso, active o desactive las casillas de verificación Notas, Objetos, Calendario y Tasas de costo en Recursos. Para mostrar u ocultar los detalles de la asignación active o desactive las casillas de verificación Notas, Programación, Costo y Trabajo en Asignaciones. NOTA En un informe de tareas, los detalles de la asignación se imprimen debajo de cada tarea. En un informe de recursos, los detalles de la asignación se imprimen debajo de cada recurso.

Imprimir tareas de resumen en un informe de tareas o general 1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

3. 4.

Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. Para imprimir tareas de resumen en un informe de tareas, haga clic en la ficha Definición. Para imprimir tareas de resumen en un informe general, haga clic en la ficha Detalles.

5.

En los informes de tareas, active la casilla de verificación Mostrar tareas de resumen. En los informes generales, active la casilla de verificación Tareas de resumen en Mostrar.

6.

Si desea un informe personalizado, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir. Si desea un informe predefinido, haga clic en Aceptar, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en Imprimir. NOTA Las filas de resumen de un informe general no contienen los valores resumidos de las tareas detalladas. Para incluir este tipo de detalles, deberá imprimir una vista de uso en su lugar.

Imprimir un borde alrededor de detalles de un informe de recursos o tareas 1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

3. 4.

Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. En la ficha Detalles, active la casilla de verificación Borde alrededor de detalles. Imprimir bandas de grises en un informe de recursos o tareas

1. 2.

En el menú Ver, elija Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar.

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MICROSOFT PROJECT 2013 Si elige como tipo de informe Personalizados, haga clic en un informe de tareas o recursos de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4. 3. 4.

Haga clic en el informe de tareas o recursos que desee y después en Modificar. En la ficha Definición, active la casilla de verificación Bandas de grises.

5.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Imprimir.

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