Manual de Manejo de Caja Chica

MANUAL DE INTRUCCIÓN

EDICION:1 FECHA: 21/04/2016 PAGINA:

TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA

Manual de Manejo de Caja Chica de la Asociación Cooperativa de Ahorro y Crédito Santa Victoria de Responsabilidad Limitada (COSAVI DE R.L)

Elaborado: ______________ Oficial de Cumplimiento

Revisado por_________________ Autoriza por:_______________ Gerente Administrativa Financiera Consejo de Admón.

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA

IDENTIFICACIÒN

AUTORIZADO POR

: ________________________________________ Consejo de Administración

REVISADO POR

: _________________________________________ Lic. Héctor Cruz Gerencia Administrativa Financiera

ELABORADO POR

: _________________________________________

Mirian de Delgado Oficial de Cumplimiento

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA

CONTENIDO DEL MANUAL I.

OBJETIVO ..................................................................................................................................... 5

II.

ALCANCE ...................................................................................................................................... 5

III.

RESPONSABLES ........................................................................................................................ 5

IV.

POLITICAS ................................................................................................................................ 6

V.

REVISIÓN ..................................................................................................................................... 8

VI.

GLOSARIO ................................................................................................................................ 8

ANEXOS ............................................................................................................................................... 9 VALE DE CAJA CHICA ........................................................................................................................... 9 BITACORA DE ACTUALIZACIÓN ......................................................................................................... 11

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Revisado por_________________ Autoriza por:_______________ Gerente Administrativa Financiera Consejo de Admón.

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA

INTRODUCCIÓN

El presente manual ha sido elaborado, con la finalidad de contar con una herramienta valiosa, que nos permita contar con una guía en el manejo de fondos de caja chica

El manual ha sido constituido por objetivos, responsable y políticas.

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA

I.

OBJETIVO

Hacer cumplir de manera eficiente las políticas y normas establecidas para el buen manejo de fondos de caja chica por el personal designado. II.

ALCANCE

La presente herramienta define las normas que se deben seguir por las personas involucradas en el proceso, desde la solicitud de efectivo a través de caja chica, hasta la solicitud de reingreso de fondos a contabilidad.

III.

RESPONSABLES

A. Consejo de Administración: será el responsable de aprobar la creación, laminación, disminución o incremento de fondos de caja chica. B. Gerencia Administrativa Financiera: es la responsable de solicitar la creación, eliminación, diminución o incremento de caja chica con su respectiva justificación. C. Presidente de Junta de Vigilancia: Será el responsable de realizar arqueos de los encargados de caja chica, cuando lo requiera conveniente. D. Cajas: Será el responsable de manejo de fondos de caja chica asignado a su cargo. E. Encargados de Agencia: Sera El Responsable de gestionar el pago de fondo de caja chica del personal su cargo. F. Gerencia Administrativa Financiera: Sera el responsable de verificar y autorizar la elaboración de cheques de reintegro de caja.

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA G. Centrador General o Auxiliar Contable: Sera el Responsable de realizar cheque (si lo hubiere, de reintegro y realizar arqueos de caja chica instrucciones de Gerencia Administrativa Financiera. IV.

POLITICAS

A. La finalidad de fondo de caja chica tiene el fin de solventar y satisfacer el tiempo oportuno la necesidad de cancelar gastos menores de la Agencia Central y Sus Respectivas Sucursales. B. El fondo de caja chica se asignara por áreas o cargos administrativos que lo requieran por la naturaleza de sus funciones y por el acuerdo del Consejo de Administración. C. Los fondos de caja chica estarán asignados a un cajero y al jefe de las agencias respectivas otro cargo que autorice con su debida justificación. D. La Gerencia Administrativa Financiera será la responsable de autorizar las facturas y vales de fondos de caja chica por el cajero responsable y el encargado de la agencia para la elaboración de cheque de reintegro o cancelación e efectivo. E. El Contador General o Auxiliar Contable, será el responsable de la elaboración del cheque (si lo hubiere) en concepto de reintegro de caja chica. F. Los cheques en concepto de reintegro de caja chica e oficina central, serán emitidos al mensajero para realizar el cambio del mismo. G. El área de cajas Oficina Central será el responsable del manejo de caja con un fondo asignado a su cargo por $100.00. H. El jefe de sucursal será el responsable de los fondos de caja gestionar los fondos de chica a través de la agencia central.

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA I.

El responsable de los fondos de caja chica en Agencia Central deberá realizar un arqueo de caja diariamente, en base al efectivo existente y corroborando los vales provisionales y facturas justificadas.

J.

El personal responsable del arqueo de caja lo realizara de manera periódica y dejando constancia de manera escrita.

K. Los fondos de caja chica y las facturas o documentos que respalden la salida de efectivo deberán estar resguardados en un lugar seguro y en caja fuerte. L. Los fondos asignados al cajero responsable de Agencia Central, son designados exclusivamente para solventar compras menores, pagos de servicios, compras regulares, viáticos a empleados y viáticos a órganos de dirección. Y recargas a líneas telefónicas en todas las agencias. M. Las compras de caja chica no podrán acceder del 10% del monto asignado. N. Todo egreso de caja deberá estar respaldado por vales o facturas correspondientes al nombre COSAVI DE R.L o recibido detallado el uso de los fondos. O. La factura de alimentación deberán ser debidamente firmadas por la persona quien utiliza el fondo. P. Los egresos de caja chica en concepto de alimentación podrán ser respaldadas por recibos detalladando el uso de fondo siempre u y cuando se autorice por el Consejo de Administración o Gerencia Administrativa Financiera. Q. El vale provisional se liquidara al presentar facturar correspondiente. R. Junta de vigilancia, Auditor Interno, Gerencia Administrativa Financiera y Contador General están facultados para realizar arqueos de caja.

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V.

REVISIÓN

El presente manual será objeto de revisión cada 12 meses, cada vez que se considere necesario por Consejo de Administración, Gerencia Administrativa Financiera o Contador General.

VI.

GLOSARIO

Fondos de Caja Chica: Dinero en efectivo destinado para atenciones y compra de materiales o compra de suministros menores. Arqueo: Verificación de los fondos de caja chica, a través de su aplicación en el gasto, factura, recibos, comprobantes, y saldo disponible. Atenciones: Se entiende como atenciones a todos aquellos gastos los cuales son considerados como imprevistos generados por el desarrollo de actividades realizadas por los miembros de la Junta de Vigilancia y Consejo de Administración a beneficio de la Cooperativa. Compras Menores: Compra de Material y suministro menores necesarios e uso rutinario para el desarrollo habitual de las actividades del área Administrativa.

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ANEXOS VALE DE CAJA CHICA

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TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA 1. ORIGINAL CONTABILIDAD

1. COPIA CAJAS

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BITACORA DE ACTUALIZACIÓN

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMBRE DE MANUAL

MANUAL DE CONTROL Y MANEJO DE CAJA CHICA

10/04/2016

FECHA DE

FECHA DE

REVISIÓN

VIGENCIA

21/04/2016

FECHA VIGENCIA

SUSTITUYE AL DE FECHA

REVISION

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PAGINAS SUSTITUIDAS

FECHA ULTIMA REVISION

OBSERVACIONES

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