Manual de Gestión de Seguridad BASC

November 22, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
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MANUAL DE SGCS

G-PR-SGI-N-02 (03:17)

GERENCIA GENERAL

PROCESOS - SGI

Manual de Gestión en Control y Seguridad SGCS - BASC

Gerente General

Elaborado por:

Representante de la Dirección

Aprobado por: Sistema de Gestión Integrado

Fecha: 23/Noviembre/ 2017

ALTA DIRECCION Fecha: 23/Noviembre/ 2017

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Contenido

Contenid Con tenido o ................................................................... ..................................................................................................... .............................................................. ............................2 

OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES ............................. .............................................................. .............................................. .............3  DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDAD ............................... .................................................................. ..................................................................... ........................................ ......3  ................................................................... ................................................................... .................................................................... ...................................3  MISIÓN ................................. ................................................................... ................................. ................................................................... .................................................................... ...................................3 

VISIÓN OBJETIVOS ................................................................... .................................. ................................................................... .............................................................. ............................3  ............................................................... ...................................................................... .................................................................... .................................3  ALCANCE ............................ .............................................................. ................................................................... ............................................................... ..............................3  EXCLUSIONES ............................ .............................................................. .................................................................... .......................................................... .......................4  GENERALIDADES ............................. .............................................................. ............................................................... ..............................4  POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD ............................. ............................................................... .............................................. .............5  ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD .............................. .................................................................. .................................................................... ........................................................ .......................5  COMUNICACIÓN ............................... DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ............................. ............................................................... .................................................... ..................6  .................................................................. ..................................................................... ........................................ ......6  ESTRUCTURA DEL SISTEMA............................... ................................................................. ..................................................................... ........................................ ......6  CONTROL DE DOCUMENTOS .............................. CONTROL DE REGISTROS ............................. ............................................................... ..................................................................... .............................................. ...........7  COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ............................... .................................................................. .................................................................... .................................7  CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ............................... .................................................................. ........................................................ .....................11  CONTROL DE CAMBIOS .................................. ................................................................... ................................................................... ........................................... ......... 11 

 

 

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OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDAD Se dedica a la fabricación y comercialización de papel Kraft, cartón corrugado y derivados a partir de materias primas fibrosas recicladas. Esta empresa se constituyó en 1961 disponiendo su sede social e instalaciones fabriles en el cantón Marcelino Maridueña.

MISIÓN Proteger lo más preciado de nuestros clientes, sus productos. 

VISIÓN Ser el soporte para el crecimiento regional papelero-cartonero papelero-cartonero de nuestro grupo empresarial

OBJETIVOS La empresa ha definido sus objetivos en el documento del Sistema de Gestión Integral G-PR-SGI-A-05 Objetivos Estratégicos  ALCANCE Este manual documenta la forma de implementar, i mplementar, mantener y revisar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad (BASC) El Sistema de Gestión en Control y Seguridad se aplica a los procesos producción, comerc comercializaci ialización ón y despacho de producto terminado así como a los procesos y actividades de apoyo hasta la entrega del producto terminado al cliente. No se consideran controles a los productos terminados una vez hayan sido recibidos y utilizados por nuestros clientes por no tener t ener vigilancia ni influencia sobre los mismos. Las instalaciones están ubicadas en el Cantón C antón Marcelino Maridueña, Maridueña, Provincia del Guayas, Ecuador.

EXCLUSIONES La organización excluye los siguientes enunciados del Estándar de Exportador: 2.1 Integridad del contenedor 2.1.1 y 2.1.4 Nuestras operaciones terrestres interprovinciales no dan origen al contrabando de personas 2.6 Almacenaje de carga, contenedores y furgones Se excluye este numeral porque la organización no realiza esta actividad en la cadena logística de ex exportación portación 5.2 Entrega y recepción de carga y contenedores La organización no realiza toda esta actividad act ividad en la planta

 

 

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REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGSC) BASC GENERALIDADES Los elementos del Sistema de Gestión en control y seguridad han sido incorporados a nuestros procesos definidos en el alcance de este Manual.

POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD La Alta Dirección de la empresa conformada por el Gerente General y Gerentes de Áreas de la empresa, han definido una Política del Sistema de Gestión Integral (SGI) y aseguran que ésta satisface los requerimientos del Estándar BASC. La Política del SGI está documentada, implementada y comunicada en el Anexo G-PR-SGI-A-04: “Política del SGI”, en la cual la empresa declara su intención de garantizar que la cadena logística bajo nuestra responsabilidad permanezca ajena de actividades ilícitas Esta Política del SGI es difundida en toda la organización a través de afiches, tarjetas, publicaciones y charlas de actualización al personal de empleados y obreros y contratistas que laboran recurrentemente en la empresa; como también en el proceso de inducción de nuevos empleados de la empresa, de igual manera está a disposición del público en general que lo solicitare, ya sea en el Área de Gestión Humana y/o Procesos SGI.

OBJETIVOS DE SGCS La empresa ha definido sus objetivos en el documento del Sistema de Gestión Integral G-PR-SGI-A-05 Objetivos Estratégicos 

GESTIÓN DEL RIESGO Ha establecido e implementado el procedimiento G-PR-SGI-P-11 (02 17) Gestión de riesgos empresariales, el cual identifica en todos los procesos de la Organización las amenazas y vulnerabilidades y evalúa el nivel de riesgo por medio del uso de una herramien herramienta ta informática. La evaluación de Riesgo se realiza anualmente.

REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE Ha establecido y mantiene el procedimiento G-GA-P-02 (07 17) Identificación y evaluación de Requisitos legales y otros compromisos, con la finalidad de identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a la Organización.

PREVISIONES La Gerencia General establece las previsiones necesarias con el objetivo de soportar y respaldar las siguientes actividades claves:  



 

   





Proyectos y objetivos estratégicos, incluyendo personal y recursos para desarr desarrollarlos ollarlos Capacitación al personal involucrado en la Cadena Logística, con el objetivo de mantener los conocimientos, desarrollar habilidades y generar experiencia en temas de control y seguridad Los controles operacionales a implementar producto de la evaluación de los riesgos en cada proceso Los recursos para apoyar la mejora continua del SGCS de la Empresa

 

 

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IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Organización mantiene establecido en su sistema de gestión integrado los Organigramas con la estructura Organizacional donde se identifica la jerarquía de cada cargo. La Organización mantiene documentados los manuales de función de cada cargo con la autoridad (cuando aplique) y las principales responsabillidades idades de los mismos. Los cargos críticos con responsabilidad directa en el sistema de gestión de control y seguridad están identificados en el documento “G-GG-A 03 Listado de Cargos Críticos del SGCS BASC” y sus responsabilidades documentadas en cada manual de funciones. f unciones. La Alta Dirección designa al Representante de la Alta Dirección Di rección con autoridad y responsabilidad para la planificación y desarrollo del Sistema de la Gestión de Control y Seguridad, otorgándole al mismo tiempo la autoridad y medios necesarios para ellos. Esta persona asume, entre otras cosas, las siguientes responsabilidades responsabilidades::  



 



 



 



Planificación, coordinación y vigilancia del sistema de la gestión de Control y Seguridad Controlar la consecución de los objetivos y metas fijados. Realizar y asegurar la Evaluación de Riesgos de Control y Seguridad de los procesos de la Organización en el tiempo estipulado. Monitorear que las diversas Áreas implementen las acciones efectivas y oportunas para el cumplimiento de los programas correspondientes.

Esta designación incluye la posibilidad de tomar las medidas preventivas adecuadas en el caso de condiciones que supongan un riesgo grave e inminente para el cumplimiento de los objetivos de este sistema de gestión, así también se ha establecido que el Área de Procesos - SGI administre este sistema de gestión por ser el área responsable de los demás sistemas que mantiene la empresa, con las siguientes responsab responsabilidades: ilidades:  



 



 



Establecer, documentar y realizar el seguimiento y monitoreo a la ejecución del SGCS en forma permanente. Informar a la dirección del comportamiento del SGI para su revisión y mejora Velar por el cumplimiento de los requerim mientos ientos especificados en la N Norma orma y Estándar de BASC 

ENTRENAMIENTO, CAPACITACIÓN Y TTOMA OMA DE CONCIENCIA La Organización ha identificado las competencias del personal en todos los niveles de la organización, y ha establecido Programas de Capacitación relacionados con los requisitos de BASC, el cual cumple con el objetivo de brindar entrenamiento y toma de conciencia en lo relacionado al cumplimiento cumplimiento de las exigencias de esta Norma.

COMUNICACIÓN Las comunicaciones internas y externas relativas a los aspectos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC se llevan a cabo según lo establecido en el Procedimientos G-SI-P-11 Procedimiento de comunicación, consulta y participación. Mantiene publicaciones periódicas en carteleras, correos electrónicos, folletos informativos y comunicados directos al personal a través de los cuales se da a conocer de los requerimientos y exigencias del Sistema de Gestión Integrado donde se incluye BASC. Atiende y mantiene las actividades de recepción de comunicados, cartas, peticiones, solicitud de apoyo, etc. de parte de la comunidad y da respuesta a las comunicaciones externas, bajo la dirección de la Gerencia General en todo lo relacionado al Sistema de Gestión Integrado de la l a empresa.

 

 

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La Gerencia General es responsable de representar a la empresa ante los medios de comunicación.

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESTRUCTURA DEL SISTEMA El sistema está documentado de acuerdo con la siguiente estructura:  



Nivel I: Manual de Seguridad BASC (Política y descripción del Sistema de Gestión de control y seguridad BASC), Organigramas

 

Nivel II:

 

Nivel III:



Procedimientos 

Instrucciones de trabajo y otros documentos del sistema (Normas, Especificaciones, etc.). Con la misma clasificación que los procedimientos. Anexos  



Nivel IV: Formatos

CONTROL DE DOCUMENTOS Ha establecido y mantiene el procedimiento “G-PR-SGI-P-01 (12 17) Control de Documentos”  con responsabilidades, niveles de aprobación y metodología para asegurar que se cumpla con lo estipulado por BASC. Este proceso se apoya con el uso de la herramienta informática MAI

CONTROL OPERACIONAL La Organización, como resultado de la evaluación de riesgos, ha establecido actividades, controles y responsabilidades responsabi lidades a los riesgos que se hayan observado cómo no aceptabl aceptable; e; estos controles operacionales están dirigidos a controlar o minimizar la probabilidad de que se materialice el riesgo así como para un buen desenvolvimiento de las operaciones de la organización.

PREPARACIÓN Y RESPUESTA A EVENTOS CRÍTICOS La Organización, como resultado de la evaluación de riesgos mantiene identificado los riesgos más probables de materializarse, para lo cual se ha documentado el procedimiento “G-SI-P-13 Plan de acción para eventos críticos” en el cual se define responsables y acciones a tomar para gestionar y abordar el evento.

 

 

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VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN La Organización ha establecido el monitoreo y medición de los procesos con el cumplimiento de los objetivos documentados en cada procedimiento, con la medición o resultados de indicadores de gestión declarados en cada área y con informes de gestión elaborados por los responsables de cada área.

AUDITORÍA Los procesos y actividades de la Organización son evaluados para verificar su cumplimiento y mejora continua, para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC implementado. Esta evaluación es realizada mediante Auditorías internas según el procedimiento P-AI-P-03 Administración del proceso de Auditoria Interna 

CONTROL DE REGISTROS Ha definido y mantiene el procedimiento G-PR-SGI-P-02 “Control de Registros”, en el que se establece los mecanismos y controles necesarios para la identificación, mantenimiento, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión Integrado de la empresa. Los periodos de retención de los registros están identificados en el registro G-PR-SGI-F-08: “Listado de Registros de SGI”. 

MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS Ha establecido el procedimiento G-PR-SGI-P-06 No conformidades, acciones correctivas y oportunidades de mejora, P-AI-P-03 Administración del proceso de Auditoria Interna, con los lineamientos a seguir para que el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa se evalúe, mantenga y mejore.  

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La Alta Dirección consciente de la necesidad de cumplir con los requisitos y las necesidades del Sistema de Gestión BASC, revisa como mínimo 1 vez al año el sistema de gestión, se asegura de revisar todos los aspectos enunciados en la Norma BASC, la l a idoneidad, mejora continua, adecuación y efectividad de su Sistema de Gesti Gestión ón Integrado. Esta revisión es documentada a través de minutas. El Representante de la Alta Dirección es responsable de programar las revisiones, recopilar la información necesaria, preparar las minutas de las revisiones y coordinar y verificar la ejecución de acciones en caso de modificaciones o requisitos derivados de las revisiones.

ESTANDAR DE SEGURIDAD  – EXPORTADOR 1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO A través de las áreas de Compras y Suministros, Ventas Papel Papel y Ventas Cartón, promueve los controles pertinentes para el cumplimiento de los objetivos y política del SGI con sus asociados de negocios (proveedores, clientes, terceras partes) por medio de los procedimientos CO-VT-P-16 Emis Emisión ión de contratos de ventas y CO-VT-P-1 CO-VT-P-177 Procesamiento de ventas de Cartón.  

 

 

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Los proveedores de bienes y servicios son seleccionados y evaluados según el procedimiento A-CS-P-03 Gestión de proveedores, el mismo que mantiene los criterios de cumplimiento para cada proveedor dependiendo de su naturaleza. Dentro de los procedimientos de gestión y control, mantiene el procedimiento “G-PR-SGI-P-08 Emisión y control de Contratos”, en el cual se detallan los lineamientos a seguir para cada Asociado de Negocio que se le ge nere un contrato.

1.2 Prevención de Lavado De Activos Y Financiación Del Terrorismo Cuenta con reglamentos, políticas, código de ética y conducta, establecidos dentro de los procesos de la organización con el objetivo de prevenir el lavado de activos tanto en los clientes como en los proveedores.

1.3. Punto de Origen La organización mantiene control permanente con los asociados de negocios identificados como críticos en la evaluación de riesgos, siendo el área de Logística la coordinadora y responsable de que se cumplan los controles en forma permanente por medio de procedimientos, verificaciones y monitoreos aplicados a los transportistas.

1.4 Procedimientos de Seguridad durante el Transporte La organización ha documentado Acuerdos de Seguridad con nuestros Asociados de Negocios Transportistas, como una forma de comunicar y tomar responsabilidades compartidas en los procesos de llenado, cargue y transporte de nuestro producto al cliente, estas actividades son supervisadas en nuestras instalaciones con nuestros procesos y monitoreadas en los vehículos.

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA 2.1. Integridad del Contenedor 2.2. Inspección del Contenedor y Furgón 2.3. Inspección del Furgón o Remolque R emolque 2.4. Inspección del Camión o Tractor Los criterios para verificar la integridad física del transporte se encuentran establecido en los procedimientos COPT-P-02 Despacho de producto terminado, A-LG-P-02 Ingreso y despacho de producto terminado y registro de estas actividades en el formato A-LG-F-03 Inspección de vehículos de carga.

2.5. Sellos del Furgón y Contenedor Co ntenedor / ULD Los sellos para transportes con destino de exportación cumplen con la normativa ISO 17712, más los que se utilizan para transporte interno, únicamente se los controla por numeración, cliente y vehículo, siendo responsable el área de Logística de su uso y control conforme. Estas políticas están documentados documentados en los procedimientos de las áreas de Logística y Bodega de Producto Terminado papel. 2.6 Almacenaje de carga, contenedores y furgones Se excluye este apartado debido a que las operaciones en la planta son temporales, no se almacenan en la planta contenedores y furgones

 

 

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3. CONTROL DE ACCESO FISICO 3.1. Empleados 3.2. Visitantes / Vendedores Vendedores / Proveedores de Serv Servicio icio La organización mantiene el control de accesos físicos para trabajadores, visitantes y proveedores, quienes tendrán acceso a la planta por medio de las Garitas donde permanece el personal de guardias de seguridad con procedimientos específicos a cumplir “G-SI-P-01 Control de ingresos y salidas de visitantes y personal de la empresa”, “G-SI-P-02 Control de ingreso y salidas de transporte de cargas”, “G -SI-F-01 Control diario de visitantes y personal

3.3. Verificación de Correos y Paquetes de Correspondencia  La recepción de correspondencia está a cargo del área de Gestión Humana por medio de la Recepción, quien registra los datos de quien envía y quien recibe la misma. 3.4. Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas Se ha documentado los procedimientos de “G-SI-P-01 Control de ingresos y salidas de visitantes y personal de la empresa” y G-SI-P-13 Plan de acción para eventos críticos donde se describen los pasos a seguir para identificar y retirar a personal no autorizadas en áreas y planta 3.5. Personal de Seguridad  3.6. Inspecciones El área de Seguridad Industrial mantiene procedimientos para revisar y verificar en forma constante la seguridad de las garitas, lugares por donde se da el ingreso y salida de personal y vehículos de carga así como las inspecciones que el personal de guardia debe hacer.

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL 4.1. Verificación Preliminar al Empleo 4.2. Verificación y Mantenimiento del Personal después de la Contratación 4.3. Procedimientos de Terminación de VVinculación inculación Laboral Ha establecido y mantiene el procedimiento “G-GH-P-01 Selección de personal”, G-GH-P-02: “Contratación, Inducción y Evaluación”, donde se definen los mecanismos de selección y contratación del personal   y cómo se cumplen con todos los controles necesarios para evitar el ingreso de personas ajenas con las filosofías de la empresa, así también con el G-RH-P-06 Desvinculación de personal, donde se especifican los pasos a seguir para desvincular personal de la empresa

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS 5.1. Manejo y Procesamiento de Información y Documentos de la carga 5.2. Entrega y Recepción de Carga y Contenedores 5.3. Discrepancias en la Carga La gestión de la documentación para exportación está a cargo del área Comercial y de Logística dependiendo del producto a exportar. Existen procedimientos procedimientos de control en cada área para estas actividades actividades al igual que las tareas de entrega, recepción y discrepancias en la carga.

 

 

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5.4. Control de Materias Primas y Materia de Empaque En el área de Logística se identifica por medio de software el material de empaque que va a exportación y el que es de distribución interna. Para los químicos que son regulados por entes de control, existen los permisos, responsable técnico y responsables de uso debidamente documen documentados tados en los procedimientos de producción y despacho.

6. SEGURIDAD FISICA 6.1. Seguridad del Perímetro 6.2. Puertas y Casetas 6.3. Estacionamiento de Vehículos La organización mantiene el control de accesos físicos a la planta por medio de las Garitas donde permanece el personal de guardias de seguridad con procedimientos específicos a cumplir “G-SI-P-01 Control de ingresos y salidas de visitantes y personal de la empresa”, “G -SI-P-02 Control de ingreso y salidas de transporte de cargas”, “G-SI-F-01 Control diario de visitantes y personal” 

6.4. Estructura de los Edificios La estructura de edificios es gestionada por el área de Servicios Generales, Jefe de Seguridad Industrial, Gestión Humana y Área Técnica de Confiabilidad, dependiendo del lugar donde se requiera mejoras y donde los responsables de las áreas mencionadas mencionadas tengan injerencia. Esta gestión está documentada en diferentes diferentes procesos de las áreas mencionadas.

6.5. Control de Cerraduras y Llaves La empresa ha documentado el “Plano de áreas críticas” donde se identificaron las áreas que podrían ser

vulnerables a eventos no deseados y los controles y monitoreos que en cada una de ellas se lleva por parte de Seguridad Física. Mantenemos identificados identificados “cargos críticos” a quienes se les aplica aplica controles de seguridad seguridad

adicionales desde que inicia a trabajar en la empresa. e mpresa. Las llaves de accesos a las áreas administrativas han sido dadas para custodia a personal estratégico dentro de cada edificio manteniéndose en reserva esta información.

6.6. Iluminación La iluminación en la planta es en forma permanente durante las 24 horas del día.

6.7. Sistema de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia La empresa mantiene instaladas cámaras de vigilancia, las mismas que permiten monitorear en forma permanente las actividades dentro y fuera de la empresa. empresa. Estas cámaras también se en encuentran cuentran instaladas en pun puntos tos críticos identificados por el área de Seguridad Industrial

6.8. Otros Criterios de Seguridad Para el control de la seguridad industrial y física se mantiene personal cuyas responsabilidades han sido documentadas en contratos, nombramientos, funciones y procedimientos. Se ha documentado el “Plano de áreas Críticas” C ríticas” donde se identifican las diferentes áreas de la empresa 

 

 

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La empresa mantiene casilleros en el área industrial con identificación de lo cada casillero debe y no debe contener, siendo de uso personal de cada trabajador, los mismos que en forma periódica son revisados por el área de Seguridad Industrial La empresa mantiene documentado en los procedimientos de Seguridad Industrial los pasos a seguir al momento de alguna emergencia de acuerdo a los riesgos detectados.

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 7.1. Protección con Contraseña 7.2. Responsabilidad 7.3. Protección a los Sistemas y Datos Dentro de la documentación del Sistema de Gestión Integrado, se ha procedimentado Políticas de la información, con pautas y responsabilidades de todo el personal relacionados al uso de los diferentes tecnologías y sistemas informáticos

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMANAZAS 8.1. Capacitación Ha establecido y mantiene el procedimiento G-GH-P-03: “Capacitación y Desarrollo de Competencias”  para realizar la identificación de las necesidades de entrenamiento relacionados al cumplimiento con los requisitos del SGSC y asegurar que todo el personal que realiza realiza labores que puedan puedan estar en riesgo, reciba el entrenamien entrenamiento to apropiado.

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS La caracterización de los procesos se ha gestionado en el sistema informático MAI, con responsables de procesos

CONTROL DE CAMBIOS Fecha 12/09/2012

Detalle Creación de este manual para declarar los compromisos y gestión de la empresa con los requisitos del Sistema Sist ema de Gestión en Control y Seguridad BASC

Versión (01:12)

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