Manual de Funciones

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 1 de 16 MANUAL DE FUNCIONES

FEDERACION NACIONAL DE ARROCEROS CAMPOALEGRE AÑO:2023

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 2 de 16

MANUAL DE FUNCIONES

INDICE INTRODUCCUION I.

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL I.1. I.2. I.3.

II.

ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN II.1. II.2. II.3.

III.

Reseña histórica de la organización Misión Visión

ORGANIZACIÓN III.1.

IV.

Objetivo general Objetivo especifico Alcance

Organigrama

CARGO O FUNCIÓN 4.1 Director ejecutivo 4.1.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.1.2 Responsabilidades con el sistema de gestión 4.2 Auxiliar administrativo 4.2.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.2.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión 4.3 Analista de crédito 4.3.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.3.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión 4.4 Jefe de logística 4.4.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.4.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión 4.5 Jefe de bodega 4.5.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.5.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 3 de 16

4.6 Auxiliar de bodega 4.6.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 4.6.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión V.

CONTROL DE CAMBIOS

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 4 de 16

INTRODUCCIÓN El presente Manual de Organización y Funciones constituye una guía y fuente principal de consulta para las autoridades y empleados de la Federación Nacional de arroceros FEDEARROZ seccional Campoalegre y su funcionamiento. Contiene detalles de la estructura organizativa: Los distintos niveles jerárquicos que la integran, las líneas de mando o autoridad, tipo de relaciones ínter-orgánicas, los niveles de coordinación y las funciones de los cargos. El Manual de Organización y Funciones es, además, una herramienta importante de gestión, en la medida que pueda ser utilizado como un instrumento para la evaluación del desempeño institucional, ya que las funciones descritas para cada una de las áreas o unidades orgánicas guardan correspondencia con la Misión, Visión, Valores y Objetivos de la organización. Es por ello, que la institución debe velar por mantener actualizado el Manual de Organización y Funciones a la par que la Estructura Organizativa, en procura de adecuar los cambios a la dinámica organizacional.

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 5 de 16 I.

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

1.1 Objetivo general 

Dotar a la Oficina de Recursos Humanos de un instrumento de gestión que permita sistematizar y homogeneizar la denominación, clasificación, nivel jerárquico, objetivó y base legal sobre la que se sustenta el desarrollo y cumplimiento de las funciones, las relaciones de dependencia dentro de la estructura y las funciones que les corresponden.

1.2 objetivo específico  Facilitar el proceso de identificación y clasificación de la estructura de puestos de la empresa. 1.3 Alcance En el presente manual de funciones se describen las competencias que deben acreditar los aspirantes para desempeñar los diferentes cargos.

II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

2.1 Reseña histórica de la organización El año de 1947 del cual data la fundación de la Federación Nacional de Arroceros FEDEARROZ, hacia parte de una época en Colombia en la que empezaron a aparecer los primeros síntomas de intervención programada del Estado en la Economía, que se inició con la llamada Revolución en Marcha de los cuales hicieron parte la reforma constitucional de 1936 y la ley 200 del mismo año. Las dificultades de los agricultores de arroz de Ibagué, Espinal, Saldaña, Ortega, Alvarado, Venadillo, Lérida, Ambalema y Armero se animaron a reunirse y conformar una agremiación que los representara ante el estado. Fue Gildardo Armel, hombre proveniente del café y de sus zonas de cultivo, nacido en Chinchiná y dedicado desde sus primeros años a comprarlo con destino Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 6 de 16

a la exportación y más tarde vinculado como arrocero a sus haciendas Rosalda y Arielandia, ubicadas cerca de Ortega, quien contagió de entusiasmo y condujo a sus colegas de oficio emprender la feliz iniciativa. Valentina de Armel recuerda que las primeras reuniones para crear lo que hoy es la Federación Nacional de Arroceros, se efectuaron con cultivadores de la región del Tolima. Armel invitó en principio a Delio Suárez, Guillermo Laserna y José Raad para que lo acompañaran en esta empresa. Fue así, como atendiendo su invitación, se reunió un nutrido grupo de agricultores en la tarde del miércoles 28 de mayo de 1947, en el Hotel Lusitania de Ibagué, tradicional sitio de encuentro de productores, molineros y comerciantes, donde se discutían habitualmente asuntos generales referentes al mercado del grano. Sin embargo, esta vez la cita era más específica y definitivamente histórica. Luego se sumaron otros destacados cultivadores y con el correr de los días, asistían más y más interesados. Con el proyecto en ciernes, la Federación de Arroceros del Tolima se consolidó con el tiempo como gremio y empezó a tener una mirada sobre todo el país El 31 de enero del año siguiente, se celebró en la misma ciudad la primera Asamblea Departamental de arroceros en la cual se dieron a conocer los estatutos y la personería jurídica debidamente expedida por las autoridades. Una vez formalizada la existencia legal y organizacional de la Federación, se celebró su primer Congreso Nacional en el Club de Leones, con la presencia de Santiago Trujillo Gómez, como ministro de Agricultura. A partir de aquel momento, la institución prosiguió su marcha hacia el futuro, amparada en una representación auténtica de la vida nacional y financiada con un aporte voluntario de cinco centavos por bulto y de sesenta kilos de arroz en cáscara, equivalente a medio centavo por kilo del producto en paddy, que era la misma tarifa con la cual venían contribuyendo, desde su fundación, los arroceros del Tolima. Con posteridad, durante el IV Congreso Nacional de Arroceros realizado en Cali en mayo de 1952, se acordó que la celebración del Día del Arroz sería el 28 de mayo de cada año, pidiendo al gobierno nacional que acepte esta fecha por medio de providencia. El mismo certamen, se acordó por unanimidad designar a Gildardo Armel como presidente Honorario de la Federación, tras su renuncia irrevocable como gerente.

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 7 de 16

Impulsor de la tecnificación y las nuevas variedades. Sin embargo, el señor Jorge Ruiz Quiroga, pionero en el cultivo fomentó e impulsó la tecnificación y las nuevas variedades, permitiendo organizar la venta de insumos. Consiguió apoyo por parte de la banca en beneficio del sector arrocero, lideró el desarrollo agroindustrial y la tecnificación del cultivo iniciando una nueva era para la permanencia y rentabilidad del sector, lo que trajo consigo la proyección a nivel nacional de la Federación. 2.2 Misión La Federación tiene como objeto la defensa y representación de los agricultores arroceros a nivel nacional. Teniendo como objetivo al productor, promueve su desarrollo tecnológico, buscando su eficiencia económica y mayor competitividad. La investigación de Fedearroz se proyecta dentro del marco de las variables políticas, económicas, sociales y técnicas que inciden en la producción. 2.3 Visión Fortalecer el gremio de la producción arrocera con agricultores más eficientes y con mejor calidad de vida generando mayor desarrollo económico para sus regiones y mejor calidad de grano para el país.

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 8 de 16

III. ORGANIZACIÓN 3.1 Organigrama

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 9 de 16

IV. CARGO O FUNCIONES 4.1 DIRECTOR EJECUTIVO

Nombre del cargo:

Director ejecutivo

Dependencia: Propósito del cargo:

Preparar a la organización para cumplir consistentemente con sus objetivos de desarrollo empresarial y de los colaboradores que trabajan en la empresa

Autoridad del cargo:

El director ejecutivo tiene la plena autoridad para su actividad laboral.

4.1.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 

Diseñar estrategias de negocio.



Mantener contacto operativo.



Crear un equipo de trabajo eficiente.



Dar el informe empresarial a los altos rangos.



Mantener la misión y visión de la empresa.



Mantener a los clientes satisfechos.



Observar el mercado y sus cambios.



Motivar al equipo de trabajo.

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 10 de 16



Visualizar el panorama de la empresa.



Ejercer actividades estratégicas.

4.1.2 Responsabilidades con el sistema de gestión      



Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del cocola. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades. Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos.

4.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Nombre del cargo:

Auxiliar administrativo

Dependencia:

Director Ejecutivo

Propósito del cargo:

Brindar apoyo administrativo al equipo del área y servicio al cliente con alto nivel de profesionalismo, a fin de atender las demandas, mantener y promover relaciones de socios estratégicos.

4.2.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo 

Atención de llamadas o chat online de la página web corporativa, poniendo en contacto al demandante con las personas adecuadas. También registro de mensajes, correo postal y electrónico.



Recepción de visitas en la oficina de las personas que deseen hablar con algún compañero o tengan una cita concertada.



Recibir y enviar documentos mediante firma o sello, remitiendo los que lleguen a la empresa hacia el departamento adecuado o gestionando los envíos ordenados por algún superior.

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 11 de 16



Guardar los archivos en un lugar accesible, ya sea en formato físico o electrónico, así como revisar con regularidad su ubicación y conservación para poder acceder a ellos en cualquier momento.



Realizar cálculos básicos de administración para gestionar facturas, costes de pedidos, compras de la empresa o cualquier otro tipo de operaciones (calcular sueldos de la plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.).



Comunicar toda la información útil al resto de los departamentos, miembros y superiores de la empresa.



Tener al día la agenda de reuniones, eventos, llamadas y otras citas importantes. Las dotes de organización se vuelven aquí fundamentales.



Otra función esencial es tramitar los expedientes y procesos administrativos, según los protocolos adecuados y usando los medios pertinentes para ello.



Conocer y llevar al día las gestiones empresariales con la Administración Pública.



Manejar ciertos programas específicos para agilizar y facilitar el trabajo diario de forma más eficiente, por ejemplo, para el tratamiento de textos, números, datos, etc. 4.2.2 Responsabilidades con el sistema de gestión      

Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del COCOLA. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades.

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 12 de 16



Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos.

4.3 ANALISTA DE CREDITO Nombre del cargo:

Analista de crédito

Dependencia:

Director Ejecutivo

Propósito del cargo:

Examina los estados financieros y el historial crediticio de personas o empresas. Con base en esa información, el analista determina el grado de riesgo involucrado en la extensión del crédito.

4.3.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo          

Reunirse con los clientes que soliciten líneas de crédito, evaluar su condición financiera, referencias y capacidad de pago. Investigar, recopilar y analizar la información para poder tomar decisiones efectivas y favorables. Comunicarse con otras instituciones financieras para solicitar detalles acerca de la capacidad de pago de los clientes. Promocionar los servicios de la institución y brindar asistencia a los clientes en la determinación de la línea de crédito que mejor se adapte a sus necesidades y metas financieras. Remitir las solicitudes que sean procesadas al Gerente de la Sucursal con las observaciones a ser consideradas para la aprobación o negación del crédito o préstamo. Ser diligentes al brindar asistencia a los clientes y mantener altos estándares de ética. Garantizar que la documentación entregada por el cliente esté conforme a los estándares de la institución. Calcular las tasas de interés aplicables en base al historial financiero del solicitante. De ser posible, trabajar en conjunto con el Asesor Financiero a los fines de delimitar cabalmente el criterio crediticio. Estar al corriente de las regulaciones aplicables al ámbito de créditos y préstamos.

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 13 de 16

4.3.2 Responsabilidades con el sistema de gestión       

Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del COCOLA. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades. Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos.

4.4 JEFE DE LOGISTICA Nombre del cargo:

Jefe de logística

Dependencia:

Director Ejecutivo

Propósito del cargo:

Economización de recursos, optimización de plazos y organización de productos, artículos o bienes materiales derivados del proceso de producción del negocio.

4.4.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo

 

Definición e implementación de los planes de acción relacionados con la logística. Esto incluye establecer objetivos a cumplir en corto, medio y largo plazo. Supervisar diariamente la evolución del equipo de trabajo. Deberán orientar, supervisar y monitorizar cada paso de la cadena de producción. Independientemente de las personas a su cargo, estos responsables actuarán como directores de personal dentro de su departamento.

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 14 de 16

 



   

Atención al cliente y sus necesidades. Debe ser empático, saber escuchar y negociar, entre otras habilidades, para el trato directo con los clientes. Gestión del lanzamiento de nuevos servicios o productos. A la hora de un nuevo lanzamiento, el jefe logístico hará hincapié en estos artículos. Resulta normal, teniendo en cuenta que los nuevos lanzamientos requieren mayor esfuerzo en su gestión frente a otros proyectos ya existentes. Selección de proveedores. Además, estará en estrecho contacto con el departamento de compras. El objetivo es prever y satisfacer las necesidades de la empresa, tanto en términos de efectividad en la producción como en la calidad de estos. Control de stock. Supervisión de la preparación de pedidos o picking. Gestionar y monitorizar la distribución y el transporte. Exprimir las ventajas del SGA para optimizar rendimientos operacionales, reducir costes y tiempos.

4.4.2 Responsabilidades con el sistema de gestión       

4.5

Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del COCOLA. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades. Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos.

JEFE DE BODEGA

Nombre del cargo:

Jefe de bodega

Dependencia:

Director Ejecutivo

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 15 de 16

Propósito del cargo:

Supervisar todo lo que ocurre en un bodega. Su misión es planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento, reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y productos de la compañía. Uno de sus objetivos primordiales es optimizar tanto el espacio de la bodega como las tareas que allí se llevan a cabo.

4.5.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo

       

Dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los pedidos recibidos. Garantizar el abasto suficiente de libros y útiles, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias. Supervisar la entrada y salida de materiales y equipos del almacén. Verificar la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén. Realizar el inventario físico de existencias, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier anomalía. Realizar además de las tareas previstas en el puesto, todas aquellas que sean encomendadas dentro del alcance de este

4.5.2 Responsabilidades con el sistema de gestión     

Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del COCOLA. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ MANUAL DE FUNCIONES

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022 Página: 16 de 16

 

Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades. Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos

4.6 AUXILIAR DE BODEGA Nombre del cargo:

Auxiliar de bodega

Dependencia:

Director Ejecutivo

Propósito del cargo:

Apoyar al encargado de inventarios en las actividades operativas, administrativas de acuerdo con los procesos y lineamientos establecidos garantizando de forma eficiente el manejo de los productos.

4.6.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo

   

Ingreso y egreso de producto. Apoyo en el manejo de inventarios Presenta reportes semanales del movimiento de productos Otros asignados por el jefe de bodega

4.6.2 Responsabilidades con el sistema de gestión       

Conocer la misión y visión de la empresa. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del COCOLA. Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast. Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades. Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 17 de 16

Firma: Nombre del cargo:

Elaborado por:

Aprobado por:

Código: FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ

Versión: 001 Fecha: 08-09-2022

MANUAL DE FUNCIONES

Página: 18 de 16

V. CONTROL DE CAMBIOS Fecha

Firma: Nombre del cargo:

Descripción del cambio

Elaborado por:

Versión 1

Aprobado por: