Manual de Funciones Asistente Administrativo

 

MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO

KATHERINE MORA CASTAÑO

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE G. TALENTO HUMANO PERIRA RISARALDA 2019

 

 

MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Instructor MARTHA BETANCOUR ROMERO

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE G. TALENTO HUMANO PERIRA RISARALDA 2019  

 

CONTENIDO

4.1 

Pág. TABLA DE ILUSTRACIONES ........................................ .................................................................. ............................... .....4  RESUMEN ................................................ ......................................................................... ................................................... ............................5  INTRODUCCION ................................................... ............................................................................. ....................................... .............6  OBJETIVOS ......................... ................................................... ................................................... ............................................... ......................7  OBJETIVOS GENERALES ................................................. ........................................................................... ............................ 7 

4.2 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ........................................................... ......................................................................... .............. 7  GLOSARIO....................... ................................................ .................................................. ................................................... ............................ 8  GUÍA DE ORIENTACIÓN Y CONTENIDO DE MANUAL DE FUNCIONES ..9  CONCLUSIÓN ......................... ................................................... ................................................... ......................................... ................14  WEBGRAFÍA ........................ .................................................. ................................................... ............................................. ....................1 15 5 

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TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 ORGANIGRAMA ........................................................................ ................................................................................. .........9 

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RESUMEN En la siguiente guía se presenta un formato de manual de funciones con el cargo de Auxiliar Administrativo donde se documentan las funcione a ejercer, esta información de cargo fue investigada en la CON para dar resultados concretos y de acuerdo a la normatividad vigente, se muestra en este cargo Admini Administrativo strativo su jefe inmediato sus dependencias relaciones, donde se busca establecer este cargo teniendo en cuenta el organigrama de la empresa didáctica GTH S.A.S con su contenido y orientación en lo que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos para un fin concreto, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de personal de cualquier grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

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INTRODUCCION El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las organizaciones; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.

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OBJETIVOS 4.1 Objetivos generales Elaborar el manual de funciones de ASISTENTE ADMINISTRATIVO 4.2 Objetivos específicos: Realizar un diagnóstico del organigrama para establecer su ubicación dependencia en empresa. Describir las actividades que realiza. Elaborar el manual de funciones para llevar la gestión y el control del cargo.

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GLOSARIO Competencias

Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos r equerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; esta capacidad está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Competencias funcionales

Se refieren a la capacidad real para desempeñar las funciones individuales de un empleo. Tienen relación con el desempeño o resultados concretos y predefinidos que el empleado público debe demostrar. Competencias comportamentales

Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares estándar es básicos para el desempeño del empleo, atiende a la motivación, aptitudes, actitudes, habilidades y rasgos de personalidad. Actitudes

Disposición de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Como por ejemplo: entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y búsqueda de la excelencia, entre otras. Aptitudes y habilidades

Características biológicas o aprendidas que permiten a una persona hacer algo mental o físico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo un determinado tipo de actividad

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GUÍA DE ORIENTACIÓN Y CONTENIDO DE MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA DIDACTICA GTH S.A.S

Código: Versión: 01

MANUAL DE FUNCIONES CARGO ASISTENTE DEL Fecha: 23/09/2019  ADMINISTRATIVO Página:1/6 I.

Identificación del empleo

Nivel:

Asistencial

Denominación del empleo

Asistente Administrativo

No. de Cargos

Cero (0)

Dependencia

Gerencia

Cargo del Jefe Inmediato

Gerente

Departamento al que pertenece

Área Administrativa

Organigrama

Ilustración 1 ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA

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Internas (Gerente, Subgerente, Coordinador Administrativo)

jefe

Administrativo,

Externas El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores de bienes y servicios, se rvicios, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. II. Área funcional-

Relaciones

Estratégico III.

Propósito principal

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. IV.

Descripción de las funciones esenciales

  Las principales funciones son asistir, coordinar y ejecutar tareas gerenciales, entrega de informes de labores y presentación de cumplimiento de metas.   Mantener los documentos de gestión de acuerdo con normativa y proceso administrativo.   Atender client clientes es de acuerdo con procedimiento de servici servicios os y normativa.   Realizar actividades de digitación de acuerdo con estándares y procedimientos técnicos.   Elaborar d documentos ocumentos de la unidad administrativa de acuerdo con con lineamientos de la organización, guía y procedimientos técnicos.   Tramitar pedidos de la unidad administrati administrativa va de acuerdo al procedimiento técnico.   Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de lla a unidad.   Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.   Participa en el estudi estudio o y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.   Mantiene en orden equipo equipo y sitio de trabajo, reportando ccualquier ualquier

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anomalía. 10

 

  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.   Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

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Computadora, impresora, teléfonos hojas, Maquinaria y/o esferos, red wifi, entre otros. Herramientas Utilizadas V.

Conocimientos Básicos o Esenciales

Matemáticas Servicios de oficina y administrativos Idioma extranjero Servicio al cliente Computadoras y electrónica MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y ymateriales maneja periódicamente equipos medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. Responsabilidades

DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

Toma de decisiones

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Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.

 

Supervisión o control recibido

VI.

El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

competencias Comportamentales

Comunes

Por nivel jerárquico

Orientación a resultados. Manejo de la información Orientación al usuario y al ciudadano.  Adaptación al cambio Transparencia. Compromiso con la Disciplina organización. Relaciones interpersonales Colaboración  Aprendizaje continuo Trabajo en equipo y colaboración VII.

Requisitos de Formación Académica y Experiencia Formación Académica

Experiencia

Diploma de bachiller, Técnico o tecnólogo en contabilidad y Un (1) año ( cargos administrativos ) administración de empresas, conocimientos básicos en Seis (6) servicio al cliente ingles

Conocimientos A) Conocimientos de ofimática e Idiomas/Dialectos OFIM FIM TIC ICA A

Nivel de dominio

No aplic a Procesador de textos

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Básic o

IDIOMAS/ DIALECT O

Intermedi  Avanzad o o

X

Nivel de dominio

No aplic a Inglés

Básic o

X

Intermed  Avanza io da

 

Hojas cálculo

X

de

Francés

X

Otros:

Programas de presentacion es

X

(especifiqu e)

Bajo

Otros (especificar)

VIII.

Condiciones del Puesto de Trabajo

Esfuerzos requeridos

Riesgos

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.

Posturas

Ambiente físico forzadas:  la El cargo se ubica en un

frecuencia de movimientos la duración de la postura de tronco, cuello y extremidades superiores e inferiores

sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

Movimiento repetitivos:

la frecuencia de movimientos el uso de fuerza la adopción de posturas y movimientos forzados los tiempos de recuperación insuficiente

OBSERVACIONES

ELABORADO POR: Estefanía Anduquia

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REVISADO POR

APROBADO POR :

 

CONCLUSIÓN Tenemos como conclusión que asistente administrativo cumple con las funciones encomendadas por su jefe inmediato como lo es el Gerente, teniendo en cuenta el organigrama actual se encontraría ubicado debajo del Gerente ya que es su línea directa del cual cumple con funciones documentadas en el manual de funciones. Mediante este trabajo confirmamos que el manual es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. De este concepto deducimos que el manual es un instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los empleados. Uno de los propósitos fundamentales de los manuales administrativos es, instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, entre otras.

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WEBGRAFÍA https://observatorio.sena.edu.co/Clasificacion/Cno

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