Manual de Excel SENATI

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Programa Nacional de Informática

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Microsoft•

Excel~2010 Starting

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Can ee:[

MiclOsott· IT Academy Program

I Nll l,_ (T ANO CO M•U' IN G CO l f

PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010

1

INTRODUCCION

2

FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010

3

EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA

3

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA

4

INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE

S

CONCEPTOS PREVIOS

7

RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO

8

CINTA DE OPCIONES

10

NOVEDADES DE EXCEL 2010

17

GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS

17

MICROSOFT EXCEL WEB APP

17

GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS

19

MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE

20

SHAREPOINT SERVER 2010

22

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010

24

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010

25

REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA.

26

CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS.

26

OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.

26

PREGUNTAS DE REPASO

27

ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

28

MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS

29

CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

29

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO

30

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS

31

Celda Activa

31

Seleccionar un rango de celdas

31

Seleccionar un rango discontinuo

31

Seleccionar fila y columna

32

INGRESAR DATOS

33

TIPOS DE DATOS

35

Valores Constantes

35

Tipo de dato Texto

35

Tipo de dato Número

35

Cambiar la precisión de los cálculos en un libro

36

Tipos de datos Fecha/Hora

37

Lógico

38

Formulas.

38

Funcion es~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 39

Estructura de una función

39

Insertar función

39

Funciones Anidadas

40

Precauciones en la manipulación de celdas

40

Seleccionar:

40

Cuadro de relleno:

40

Modo Mover.

41

Autorrellenar

41

Rellenar Series

42

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno

43

Cómo Activar/ Desactivar Autocompletar

44

Repetir un valor en un rango de celdas

46

ADMINI STRAR UNA HOJA DE CÁLCULO

46

EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA

47

Insertar Filas

SO

Insertar Columnas

Sl

Insertar Celdas

S3

Eliminar filas

S4

Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo

S4

Elim inar Columnas

SS

Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo

SS

Elim inar Celdas

S6

ACTIVIDAD

S7

ADMINISTRAR HOJAS

S8

Insertar hojas

S9

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

S9

Elim inar hojas

60

Cambiar Nombre

60

Aplicar color a las etiquetas

61

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

62

COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO

62

Copiar

63

Copiar como Imagen

63

Cortar

64

Pegar

64

Opciones de Pegado

64

Portapapeles de M icrosoft Excel 2010

66

Transponer datos

68

Pegado Especial

68

ACTIVIDAD

69

Ortografía

70

BUSCAR E INSERTAR INFORMAOÓN DE REFERENOA

71

ACTIVIDAD

73

BUSCAR Y REEMPLAZAR

73

Buscar texto y reemplazarlo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 73 BUSCAR FORMATO

75

CERRAR LIBRO Y EXCEL

76

PREGUNTAS DE REPASO

77

CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR

78

CONFIGURAR PÁGINA

79 -------------------------M ODl FlCAR MÁRGENES 79 0RIENTAOÓN DEL PAPEL

81

AJUSTE DE ESCALA

81

Ajuste de Escala

82

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

82

ACTIVAR VISTA DISEÑO DE PÁGINA.

82

ACT IVIDAD

85

FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PÁGINA

86

IMPRIMIR RÓTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA

87

Para tener filas o columnas como títulos real ice lo siguiente:

88

SALTOS DE PÁGINA

90

Identificar los saltos de página

90

Insertar Saltos de página

90

Insertar un salto de página horizontal:

90

Insertar un salto de página vertical:

92

Elim inar los Saltos de página

93

Vista Previa de salto de página

94

Configuración de la impresión

94

Vista Preliminar

94

Impresión Rápida

94

Configurar Impresión

95

La Opción Impresora:

96

Configuración:

96

Hojas Activas

96

Intervalo de páginas a imprimir

97

Intercalar páginas.

98

Orientación

98

Tamaño de Papel

99

Márgenes Personalizados

99

Escalado.

99

PREGUNTAS DE REPASO

100

CREACl6N Y MODIFICACl6N DE F6RMULAS 1

101

CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS

1N T RO D U CCl ÓNA LAS FÓRMULAS

------------ 102 102

OPERADORES ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~- 102

JERARQUÍA

103

CÁLCULOS SENCILLOS

105

ACTIVIDAD

106

CALCULAR PORCENTAJES

107

REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS

108

RASTREAR DEPENDIENTES - QUITAR FLEOiAS

110

QUITAR FLEOiAS

111

ERRORES TÍPICOS EN LA CREAOÓN DE FÓRMULAS

112

ACTIVIDAD

116

REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS

116

RELATIVAS, ABSOLUTAS Y M IXTAS

117

ABSOLUTAS

118

M IXTAS

119

REFERENOAS A MÚLTIPLES HOJAS Y RANGOS

121

RANGOS

121

ASIGNAR NOMBRES

121

UTILIZAR EN LA FÓRMULA

122

UTILIZAR RÓTU LOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIÓN

123

ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS

125

CÁLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMÁTICOS

127

ACTIVIDAD

128

ACTIVIDAD

130

ACTIVIDAD

143

PREGUNTAS DE REPASO

144

CREACl6N Y MODIFICACl6N DE F6RMULAS 11

14S

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

146

DEFINICION DEUNA FUNCION

146

FORMATO DE FECHAS

147

FORMATO PREDEFINIDOS

147

APLICAOONES DE LAS FUNOONES DE FEOiA.

149

Calcular la edad

149

FORMATO PERSONALIZADOS

150

ACTIVIDAD

151

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

152

Funciones de texto

170

CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN

173

FUNCIONES LÓGICAS

173

ANIDAMIENTO DE FUNOONES CONDIOONALES

177

FUNOONES DE INFORMACIÓN

177

ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS

18S

CONCEPTOS FUNDAMENTALES _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 186

186

N UEVA VENTANA

OCULTAR

188 189

MOSTRAR

190

TRABAJAR CON PANELES

191

INMOVILIZAR PANELES

191

MOVILIZAR PANELES

192

INMOVILIZAR FILA SUPERIOR INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA

193 193

USO DE FORMULARIO DE DATOS

194

ACOONES PERM ITIDAS PARA FORM ULARIOS: INGRESO, ELIMINAOÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS .

197

ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS

198

USANDO EL BOTÓN DE A A Z Y DE ZA A.

198

DIVISIÓN DE

LA VENT ANA

Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento.

------------------------------~ 199 Uso de Filtro automático 200

-----------------------

PREGUNTAS DE REPASO

201 204

INSERTAR GRÁFICOS DE DATOS

20S

CREAR GRÁFICOS

EJEMPLO DE GRAF/CO

206 206 206

PARTES DE UN GRÁFICO

206

SERIES:

207

CAT EGORÍAS:

207 207

Uso DE FILTRO PERSONALIZADO

-------------------------~

GRAFICOSDE LA FI CHA INSERTAR.

RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES

SELECOÓN CORRECTA DEL TIPO DE GRÁFIC0 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 207 GRÁFICO DE COLUMNAS

208

GRÁFICO DE LÍNEAS.

208 208 209 209

GRÁFICO CIRCULAR . CREAR GRÁFICOS

Procedimiento

SELECCIONANDO LA OPC IÓN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA S IGUIENTE VENTANA.

------------------------------~ 213 Más opciones del título. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 217 Agregar los rót ulos del eje.

218

Titulo de eje horizontal primario.

218

Titulo de eje vertical primario

218

Estilos soportados para los objetos del grafico.

228 229

ACT IVIDAD

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

,

PRESENTACION DE EXCEL2010 En este capítulo se trataran los siguientes temas: &1 • &1

FamjJiarizarse con Excel 2010 lniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010

Objetivo: El parlicipanle aprenderá a reconocer el entorno de lrabajo y f 'C1111iliarizarse con las principales .funciones, configuraciones, servicios y caraclerísticas que tiene el Microsoft O.ffice Excel 2010.

Programa Nacional de Informática

1 ~

Microsoft Office Excel 2010

INTRODUCCION

Microsoft Office Excel 201 O es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estima que está presente en la mayoría de computadoras del mundo, por tal motivo la compañía Microsoft ha venido mejorando las características y el funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los usuarios de esta aplicación que se encuentran alrededor de todo el globo terráqueo.

-" Microso~

Excel.2010 lnic1:tndo

a:l.OffiCé

En esta nueva versión se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3 , Windows Vista y Windows 7. Además en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 201 O presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, siendo de gran utilidad en diversas áreas como en la educación, administración , finanzas, producción, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 201 O nos permite administrar, compartir y analizar información de manera más segura y eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de análisis y visualización ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de manera rápida y segura.

/ Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010

EN OUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA

Microsoft Office Excel 201 O es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de cálculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadísticas, gráficos, análisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer además reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta diseñar planos de casas.

Algunas funciones que también se pueden hacer con Microsoft Office Excel 201 O.

0 0 0 0 0 0 0 0

Agenda de teléfonos Gastos diarios y mensuales Control de préstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidación de sueldos Emisión de recibos de cobro Control de inventarios

•• • ••

El uso de una libro de Excel está limitado solo a la imaginación de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenará sus expectativas. Si decide que obtener un préstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de préstamos que le pedirá algunos datos y luego le dirá cuando tendría que pagar, cuánto con qué interés, según la amortización , etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel también le resultará satisfactorio. Además contará siempre con las útiles herramientas de ortografía y gramática, conteo de palabras, diccionario de sinónimos, creación de sobre y etiquetas, y el envío automático por mail o fax entre muchas otras cosas.

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Microsoft Office Excel 2010

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA

Microsoft Office Excel 201 O, es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más poderoso, más manejable y más utilizado del mundo. Ningún otro programa puede competir con él en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicología a la economía, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos y a casi todas las áreas que existen en una empresa y también en el hogar. Miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a él. Millones de empresas de todo el mundo sencillamente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. La mayoría de los programas elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de cálculo. Casi Excel. todos manifiestan sus resultados en una hoja Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendría una gran ventaja en relación al usuario con conocimientos básicos para realizar tareas que normalmente tomaría varias horas en finalizar, con Excel la información se puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente llevaba días enteros. Pongámonos en este caso, se anuncia que el día de mañana "Excel desaparecerá". Si llegara a pasar eso seguramente habría pérdidas económicas de gran magnitud. La primera acción que nos vendría a la mente sería migrar a otra hoja de cálculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para migrar a otra hoja de cálculo con las mismas magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciaría una nueva guerra por establecer un nuevo estándar de hoja de cálculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. ¿Cuánto tiempo llevaría capacitar a los nuevos usuarios? ¿Cuánto tiempo llevaría convertir los archivos al nuevo formato? ¿Soportarían las macros Excel o los gráficos al menos, podrían interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. ¿Cuánto tiempo llevaría integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor de cálculo al nuevo programa? Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 201 O, tiene una gran importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta potente herramienta.

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Microsoft Office Excel 2010

INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando MicrofOft Office Excel 2010

PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el botón Inicio la ventana inferior. >. .

'

de la barra de tareas y aparecerá

Tod~ los p109ram 11s

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Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con fo rmato Offlce Open XML para personalizaciones específicas de docum,e ntos, o bien crear personalizaciones de nivel de aplicaciones usando co1nplementos COM.

SHAREPOINT SERVER 201 O SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información se encuentre : bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word así como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas de noticias. SharePoint también facilita la búsqueda de información , evitando al usuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de información o de formato de arch ivo: simplemente ayuda a encontrar la información necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta información sea compartida fácilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras.

Colaboración

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Microsoft Office Excel 2010

Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentación y en general a la información necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee:

Herramientas de colaboración ./ Acceso desde dispositivos móviles . ./ Plantillas estándares para la construcción de sitios ,¡ Wikis ./ Blogs ./ Listas de personas y grupos ./ Calendarios ./ Integración con herramientas de Email ./ Coordinación de tareas ./ Encuestas ./ Colaboración documental ./ Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificación ./ ./ ./ ./ ./ ./ ./

./ ./ ./ ./ ./ ./

Filtros de alertas, con enlaces a la información detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integración con Microsoft Office Integración con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integración varía según la versión) Integración con Microsoft Outlook Integración con Office SharePoint Designer (la nueva versión de FrontPage) Interfaz de usuario y navegación Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario Perfilación de la presentación (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rápido Barra de navegación superior Menú de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad.

Repositorio y metadatos ../ ../ ../ ../ ../ ../ ../ ../ ../ ../

Librerías de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con índices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por ítem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Políticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en árbol

Autenticación y autorización ../ Políticas de seguridad por aplicación Web ../ Múltiples sistemas de autenticación . (Posibilidad de personalizar según el sistema de seguridad de la empresa) ../ Control de acceso por carpeta o por ítem.

Control de versiones ../ Versión de ítems dentro de las listas o librerías . ../ Historial de versiones ../ Seguimiento y control de versiones mayores y previas

Recuperación de la información ../ Papelera de reciclaje ../ Soporte para copias de seguridad y restauración (Backup/Restore) ,

,

Indices y busqueda Búsquedas basadas en la tecnología Microsoft Searchtm

1 -. ShéÍrePoinr 2010

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 Con Microsoft Ottice Mobile 201 O, obtienes: la versión completa de Word, Excel y PowerPoint. Además, puedes editar, guardar y enviar

/ Programa Nacional de Inf ormática

Microsoft Office Excel 2010

artículos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo. También , incluye la versión móvil de Microsoft OneNote. Algunaf l•Ílgenef de Microseft Office Moltile 2010.

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t,.l.Office2010

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Exccl• Mobll• 2010 (&et•) Ve:rtJon: 14.0000.31'H

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SOL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analítica de Business lntelligence se le ha denominado SOL (anteriormente Server PowerPivot "Gemini") Con ello se facilita y ayuda a que el usuario final del área de negocio, pueda montar de forma fácil un Excel para toma de decisiones.

Programa Nacional de Informática

11es Analysls

1

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1

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•

Microsoft Office Excel 2010

Para controlar la dispersión de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta también la integración con SharePoint Server 201 O y Microsoft SOL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestión de las hojas; al tiempo que se facilita la compartición. Es decir, se gana una herramienta de más potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologías y te ata un poco más a Microsoft.

REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel 201 O simplifica el modo de acceso a las características. nueva vista La Backstage TM Microsoft Office Archivo reemplaza al menu' tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos.

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•

CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 201 O de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.

OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. Microsoft Office Excel 201 O incluye nuevas funciones , configuraciones y demás servicios en relación a las versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irán mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.

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Microsoft Office Excel 2010

1. ¿Para qué sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 201 O? 2. ¿Qué es la Cinta de Opciones? 3. ¿Cuál es la descripción de la vista Backstage? 4. ¿Cómo se identifica a la celda activa? 5. ¿Cuáles son los pasos para agregar una nueva hoja de cálculo? 6. ¿De cuantas maneras se puede ver una hoja de cálculo? 7. ¿Para qué sirve el SharePoint 201 O? 8. ¿Cuál es el mínimo y máximo valor de zoom que se puede aplícar a una hoja de cálculo? 9. ¿Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo móvil? 10. ¿De qué maneras puedo compartir un libro de Excel con otros usuarios?

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

A_DMINISIRAR llL PORNtA IO A LOI ELIMIBNIOt DE LA HOllA DE CALCULO En este capítulo se trataran los siguientes temas: Col

tí tí

Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas.

Objetivo: A continuación se procederá a explicar los procedünientos para utilizar el libro de Excel de n1anera correcta formateando y n1odificando los datos, mostrando los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel correctamente.

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Microsoft Office Excel 2010

MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE E.XCEL

Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 201 O.

-

1"

Inicio

Q

Guard'ar

f.tJ.

G uarcfar

(S

Abrir

Insertar

Diseño de página

Fórmulas

PI.a n1ii llas: d isp o ni bles como

~ Inicio

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' Cerrar

Información

•

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Recient e

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Plantillas de Office.com

Imprimir

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rápido (Siempre que se haya agregado)

V

lftO t lt >

Los números que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0123456789+ - () , /$ º/o . Ee

>

)>

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas) . Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto. El punto ' .' del tecl ado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado) , se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los

puntos de separación de los miles al introducir un número.

> > > > >

>

Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control. Para evitar introducir una fracción como fecha, debe colocar un cero (O) delante de cada fracción ; por ejemplo, escriba O 1/ 2. Delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ). Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha por defecto. En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89) , o bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como

"E'.y"+". Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (O) .

Ca mbi a r l a pr ec i s i ó n d e l os cá l c ul os e n un libr o P a r a camb i a r Ja pr ec i s i ó n d e Jos cá l c ulo s, t e n ga e n c u e nt a Jos si gu i e nt es punto s .i mpo rt a nt es : D e f o r ma p r e d e t er m ina d a, E xce l ca l cu l a l os va l ores a l macena d os, no l os most r ados El va l or que se m u es tr a e .i mpr i me, de p en d e d e l for m ato q u e se eli j a p a r a el valo r a l mace n a d o y d e cómo se mu es t re éste . P o r e j e mpl o, un a ce lda q u e pr ese n ta una fec h a co m o " 6/22/2 0 08 " ta mb ién co nt iene un nú me r o d e ser i e qu e e s e l val or

/ Programa Nacional de Inform ática

Microsoft Office Excel 2010

a l n1acenado pa r a l a f ec h a en l a celda. P uede carnbiarse la p rese nt ac i ó n de la fecha po r otro fortnato ( p or ejem p lo, "22-ju n -2008"). p e r o el caLnbio de p r esen t ac i ó n de un va l or e n una boja de cálc ul o no a lt e r a r á e l va l o r a lm ace n ado. T enga c uid a d o a l ca m b i a r l a p r ec i s i ó n de l os cá l c ul os Cuand o un a fó rmul a r ea l i za cá l c ul os, Ex ce l utili z a l o s v alor es a lm ace n a d os e n ce ld as a l as qu e hace refer e n c ia l a f ó rmul a. P o r eje m p l o, s i h ay do s celdas que conti e n e n cada un a e l va l o r 10 , 005 y las celdas t i ene e l f o rm a t o p a r a n1os tr a r l o s va l ore s con formato d e m o n e d a, se mu es tr a e l va l or 10 , 0 1 $ e n cada c e l da . Si s u 111 a l as do s c e ld a s , e l res u l t a d o es $ 2 0 , 0 1 p o r q u e Ex c e l a g r ega l os va l ores a l ma ce nado s 10 ,0 0 5 y 1 0 , 005 , no l o s va l ores mos t rado s . Cu a nd o cambia la prec i s i ó n d e l os cá l c ul os de un libr o e mpleando lo s v a l o r es 1n os tr ados (co n p e rm a n e nt e m e nt e l os f or m a to ), Excel cambi a va l o r es a lmacenado s e n ce ld as d esde l a p r ec i s i ó n co 111 pl e t a ( 15 dí g it os) a c u a l q ui er for 1n ato, inc lu ye nd o lu g ar es d ec im a l es. Si se dec id e más ta r de ca lc ul a r co n prec i s i ó n t o t a l . n o p od r án rest a u r a r se l os va l o r es o ri g inal es s u byace n tes. l. H aga c li c e n l a p es t a ñ a Ar c hi vo, des pu és e n Op c i o n es y a co nti n u ac i ó n e n l a ca t egoría A va n za da s . 2 . E n l a secc ión Al ca l c u l a r es t e li b r o, se l ecc i one e l libro que dese e y lu ego ac ti ve l a cas ill a d e ve ri f ica c ión E stabl ec er P r ec i s i ó n d e p a nt a ll a .

Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcu rridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resu ltado de dividir el número de segundos transcurridos desde las O horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400) . Por ejemplo el número 1O equivale en formato fecha al día 1O-Enero1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 1O-Enero1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas.

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Microsoft Office Excel 2010

Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos) . Ejemplos : 3/11/98

3-11-98

8:30 AM

1S:30

3/10/97 16:30

14/07/2011

Lógico Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado específico. Se utilizan en funciones lógicas y condicionales.

Formulas. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual

= le indica a Excel que los caracteres que le siguen

constituyen

una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula :A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda AS al anterior resultado ( como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ) . Si la celda AS contiene el valor numérico 1S, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

= (1981 + 14)/07 +Coseno (0.8) NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejen1plo, en:

3 +6 =9 "+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.

Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función . Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estn11ctura de una función La sintaxis de cualquier función es: =nombre_funcion(argumento1 ;argumento2; ... ;argumentoN)

Esto es: 1. 2. 3. 4. 5.

Signo igual(=). Nombre de la función. Paréntesis de apertura. Argumentos de la función separados por puntos y comas. Paréntesis de cierre.

Insertar función Cuando cree una fórmula que contenga una función , el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A Programa Nacional de Informática

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medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo :

:SI (PROMEDIO (A1 :A10)>50; SUMA (81 :810); O) En el ejemplo anterior la función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) , si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Precauciones en la manipulación ele celdas Es común confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a través de la siguiente comparación :

Seleccionar: Cuando se señala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa.

O

1

A CODIGO

2 P'R.0 -0001 0 ~

•

Cuadro de re-rJeno: Cuando se señala a la esquina inferior izquierda.+ ~

A2 .,... ; __ A_

l

CODIGO

2 IPR0-0001

_.__

B _

NOMBRE

!

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Microsoft Office Excel 2010

Modo Mover.

E13

Cuando se señale algunos de los bordes de la celda, deberá aparecer el

f_

siguiente curso r . +

A2

r~

•

A

B

1 CODIGO

2 IPR0-0001 3

PRo-0001

+1

NOMBRE

~

Autorrellenar Consiste en utilizar senes conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestión . Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de

Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

1

1

2

1

3 4

1 1 1

5 6 7

8 9

10 11

e

B

A

/i

•

~-

1

Cill

e: o o

~opíar

celdas

Serie de relleno

J

..

Al darle clic en la opción Serie de relleno deberá salir co1no en el grajico siguiente.

r

A

'1

1

2

2

3

3

4

4

,5

5

•

6

~

Rellenar formatos sólo Rellenar sin f2rmato

Al ingresar una fecha se pueden aplicar vari as opciones de autorelleno como veremos a continuación.

A

1

14/ 07/ 2011

2

~/07/2011

3 4 5 6 7 8

16/07/2011 17/07/2011 18/07/2011

9

10 11

Por defecto esta activada la opción Serie de 1 relleno.

Opción "Rellenar días" Programa Nacional de Informática

12 13

B

1

•

c

o

re •

"o

,IF\

o o o o

Opción "Rellenar tneses" ~ 41

Microsoft Office Excel 2010

Al

.....

A.1

A

Á•

1

1L 'o·2011 " '

• 2

14 07/2011 15 )7/2011

2

1·

3 , 4

161 )7/2011 17 )7/2011

3

1· / 09' 2011 1< '10 2011 14 .l11V2011

1

1

5 6

4

ns 01/2011 •

5

-~

'/OS

2011

•

-~

6o

-

Opción Rellenar años.

Al A

1

2 3 4 5 5

14/ 07 201 14/0 /2012 14/0 /2013 14/0 2014 14/0 20

Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota 1) se creará una serie. Para generar una serie real.ice Ios siguientes pasos:

1. Haga clic en la celda A2. A2 • A

1

\

A

CODIGO

e

- co o1GO

coo-1001 coo-1002 coo-1003 coo-1004 coo-1005

-

2. Seleccione el puntero de relleno y después arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente. ~

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Si el contenido de una cel da es un texto y arrastra el puntero de relleno , se copiará el texto en las celdas afectadas tal como se visualiza en la siguiente imagen . A

A

1

CENTRO DECOSTO

2

Sistemas

1 2 !

Situarse en el puntero de relleno, arrastrar hasta la celda A5 y generar la i111age11 de la derecha.

•

CENTRO DE COSTO

Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas

• )

~ 7

1

!f..

-

Có1110 111ostrar u ocultar el controlador ele relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones. Reaente NUf!VO

Gwrdar y enVJSr Ayuda t

--J

'

--

Corn lrmf'nros ..

Opetones

S..t1r

3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada. ::>pciones de e~cel

E

"'

&:•

ge

1

~neral

[B

Opciones avanzadas para trabajar con Excel.

Fórmulas Opciones de edición

Rev1s1on

IZJ

Guardar

Después de prt sionar Entrar, mover selt cc1ón Djrtcción:

Idioma

:J

HaCla abajo

[:'1

Insertar automaticamente u n punto i!tdmal fos1c1ones det11'11 .. t'

'J.] Pernutor arrastrar r colocar t i controlador de relleno ylas celdas

Personahur unta de opoones Barril dt herramlfntas dt acceso rap1do

Programa Nacional de Informática

1

:1) Mensaje de altrta antts dt rttmplaur ctldas t""J ) Pl'rmitir ,.t1itar ttirPrtAm•nt,. 11n IA< , ,.llfA<

Microsoft Office Excel 2010

4. En el grupo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta función. Opciones de Excel

íl·'] Opciones avanzadas para trabajar con Excel.

General Fórmulas

C0f)dones de edidón

Revisión

l;irJ Después de presionar Entrar, mover selección

Guardar

j Had a abajo I •

Ojre

e

B

S·YSTEM M&R

1 2. , _

Codigo

3

1

Pago x Hor a

Empl eado Juan Salda ña

S/. 18,00

Jimmv Rodl.as:

4 5

e

Brv.a m Alva

=>

S/ .15,00 S/. 12,00

'

NOTA: Todo Jo que escriba directamente en Ja barra de fórmulas actualizará de manera automática el contenido de la celda a Ja cual hace referencia.

Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botón Introducir (aceptar) de la barra de fórmulas para validar la información e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botón cancelar de la barra de fórmulas .

Cancelar

Introducir

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una fórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

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Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD ./ Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edición de datos almacenados en un libro de Excel. ./ Procedimiento 1. Abra el archivo Editar sy stem MR.x lsx 2. Observará los siguientes datos:

/\

1

e

D

Pago x Hora

Dias Trabajados

B

SYSTEM M&R

1

9

Empleado uan Saldaña Jommv Rodas Bryam Alva SebastianChanca ose segovta O~niel Vega Arturo Mena

10

Luis Rivera

2

CodiRO

~

1

4

s 6 7

8

S/. 18.00

S/. 15.00 S/ . 12.00

S/ . 10.00 S/ . 15.00 S/. 16 .00

S/ . 18.00 S/ . 15.00

3. Realice las modificaciones respectivas resultado :

1

A

r

hasta lograr el siguiente

e

o

Pago>< Hora S/. lS.00

Dias T rabajados

S/.12.00 S(. 10.00

22

S/. 1 6.00

24

S/.18.00

25

S/ .15.00

26

S/. lS.00

27

S/.18.00

28

B

SYSTEM M &R

2

Codigo

3 4

1 2

s

3

6

4

7

5

o

6

9 10

7 8

Emploado Bcvam Alva Sebast ian Chanca Luis Rivera Juan Sald aña Jimmv Rodas Jose Segovia Arturo Mena Da nie l Veg a

21 23

5. Guarde el archivo y cierre el documento.

Programa Nacional de Informática

~49

Microsoft Office Excel 2010

Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos . La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las 1' 048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarán una posición más de fila. Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no perder información. '

Micro soft Exce l

'

Para evliar una p::isl::'e pé'dda de d3tos, Excel no ouede desPa2ar ft.e"a de 'a hoj3 de cáb.Jo cel:las cue no est1n en blai"CO. ~ecdone otra ubta:t.n pa1a t"'re'tar n..evas celdas o elrn1ne datos al tra de la hoJa de cálcub. • Si no hay ciatoc en las celdas q.e se pueden det:Pa2ar fuera de ta hop de dio.lo, se pueden ~tablecer a: celdas q...: Excel ccn;:CEía cefdas: que no están en blanco. Para ello, p-esO"e CTR.l .f.fin para ~ontra- la Ütima OOda q.ie no esta en blanco ~ la hoja. Bifrine esta celcb y todas las celdas compren::ldas entre es.ta celda y la Ütima iila y colu;ma de datos. Acontinuación, guaróe. (

Acepta"

Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.

2.

Haga clic en cualquier celda de la fila 82.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

=m' ~ rn_:j '·· Arial

•

'"



1

Insertar c,s.ldas ... Jns~rtarf11as

de hOJa

Jnsertar columna s de hoja ln.icrtar hoja

1

\ 1

4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos.

/ Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

1

1

A2

... r.

A

B

fx

e

E

'AM e; /\

RI

l

~

.

2 3

o

CODIGO

APELUOOS

(flOMBRE

100 MARIA

4

5 6 7

AREA

CARGO

RIOS CANALES

SISTEMAS

PROGRAMADOR

MELISA

ALARCON CACERES

CONTABILIDAD

CAJERO

BRYAM

GARCIA PEREZ

RECEPCION

SECRETARIA

JULY

RUIZLEO.N

VENTAS

SECRETARIA

5.

Además, se muestra una etiqueta: Opciones de Inserción.

6.

Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior.

A2

y

A

1

(

B

fx

e

RIVZAM S.A.

2 3 4

CODIGO

l ~~BRE

100

El mismo formato de grriba

5

o

6 7

APELLIDOS

~· "'

El mismo formato de abajo &orrar Formato

J

1

Insertar Colwnnaf Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posición más de columna. Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la página anterior).

Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:

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Microsoft Office Excel 2010

1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.(EI mismo archivo del ejemplo anterior)

2.

Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

=r ml EE

E4

• (

. 9~

A

B

e

Inse rtar csldas ... ...................................... ,. In

,,

-'~

::J

"".3u Insertar co1un1nas de noJa . . . . ..

~·

o

E

RIVZAM S.A.

3 CODIGO NONORE 41 100 Mi\RJA 5. MELISA 6BRYN•I JULY 7 9

5.

APELLIDOS RIOS C.AMN.ES Al.ARCON Ci'.CERES GARCiA PEREZ RUIZ LEON JIMENEZ HUMIN< RODRIGUEZ FLORES

MARLENE HUGO

8

AREA SISTEMAS CONTAOILIDP-0 RECEPCION VENTAS VENTAS ADIAINISTRACION

í

1n1ertar noja

f

1

\

CARGO

\

'\

/

....

/

SECRETARIA J SECRETARIA ASISTENTE ASISTENTE

En las opciones de insertar, elija también borrar formato.

~(

A2 A

B

fx

A2 A

3 4 5

~K ~ =&

. , -A . ,

e

X

Cor:tar

Opcion es de pegado:

o

~-

3

4

100 MARIA MELISA

APELLIDOS RIOS CANALES

AREA SISTEMAS

ALARCON CACERES

CONTABILIDAD

...

+00o • ooO

Toda la ~la O Toda la ~olunloa [

Aceptar

J1

Can::elar

/ Programa Nacional de Informática

Microsoft

L 4) El resultado final se observa en el siguiente gráfico:

1

2

Office Excel 2010

Al

•

A

8

IRIVZAM >.A. COOi

'"'H'I"'· ,¡¡"" n" WM-r o ; • mostrará la ventana ..,, ·~.• • Colores mostrándole dos métodos de "º' selección de color: mediante el hexágono

• ••• •••

••

l•~

•

....

Programa Nacional de Informática

1 11 • ••••

,......

Microsoft Office Excel 2010

de colores Estándar o también de forma Personalizada en el cual podrá realizar la mezcla de colores que requiera.

3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botón Aceptar.

ACTIVIDAD ./ Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz .

./ Procedimiento 1 . Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a:

Hojal Hoja2 Hoja3 Hoja4

COMPRAS VENTAS INGRESOS SALIDAS

3. Cambie el color a las pestañas de sus hojas (escoja Ud. los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja será PLANILLA. 4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada "Préstamos bancarios". 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto.

Resultado Final:

COMPRAS

Pl.fí!NILlA

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA MOJA DE CÁLCULO

Copiar, Cortar p Pegar contenido

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Microsoft Office Excel 2010

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar. Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

•In.1--- -

l Cortar

1

Copiar

Pegar

Portapap... r,, • 11

•

A"' ,,:

= '=

....::1

~ ~ ~

•

~·. 1 ~Ai !~~

wc

C.0...1 ((b 1• Q

Copiar

1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL+ C

Copiar como Imagen ." Copiar como !mog cn...

Esta opción captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente:

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Microsoft Office Excel 2010

Co¡pia~ imagen

'Ll

Apariencia

1'ldlo s:

1Al final

~rrores de celda como:

1mostrado

de la hoja

B B

lumnas

Orden de las páginas G Hacia obajo, luego hacia la dered1a

!;!ac:ia la dear 11 ~... 1 1 Aaptar 1 1 cancelar 1

En la siguiente imagen se muestran las Líneas de División y los encabezados de Fila y Columna activos.

M] BiJ 00 SA.C.

1

2

•;

2.5/ 08/2010

•

o

e

A BOD'EGA M I BA.RRI O S.A.C,

j

····················r······························r..··················r·················

6

AOOt AOOZ AOOJ

Li"CM L!!CM

7

A004

Ac~'.te

OOSt:-00 ®ria k!!i1 t>Jirror

A005

Actle

01

S/. 3..20

A005

Atoo

G'a'•

S/. 230

to

AOD7

l=Ci<

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S/. 2...20

u

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S/. L S/. 3.

AOU

Lsd>E

tal)ti P-..ra V-Jeta

•9 13

A.tro:z COSt e.00

5/. 3.00

S/ ,,,;o S/. 2.40

S/. 3.SO

S/. 2.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Si su tabla es muy grande y ocupa más de una página, usted puede imprimir un rango de Filas como encabezados de cada una de ellas. Incluso podrá tener columnas como títulos de encabezados de filas. Por ejemplo, abra el archivo Alumnos y use el botón Vista Preliminar. Observe que los títulos sólo se muestran en la primera página.

Página 1

Al.UM-001

14.u M-002 ALUM-00'>

;.i.uM-004 ;J,.U M-OOS.

:.i.uM-CC>ó Al u11.+007

ALUMOSO

GARI IU.Y TAPIA Kl!Sf

e.t.UM-008

ALUM-OS.1

CORTEZ H n.Al:IO MIC:t'. AEL

ALUM-009 ;J..UM-010 ;.l.u (\/\-011

ALU 11.1-0S. 2.

QU ISPE AVALOS. alZA!lETI1

Al u M-OS. l

RONDAN PRETTELL fA!llO..A

ALUM-OS4

TRI NIDAD l!O.!AS WENDY

ALUM-OS.S

PE:AALTA ARJh PAIU El.OOSHAA

ALUMPIAROLDANIS AC llAAI l. ZAPATASl.flCO CARLOS AOAIAIJO CANCH.IAICRAJAIME 1'1111AHUAW.N A.ORES ROMY CANOELAMEIJOOZALUIS CALClEflClll lM2 JEAN CARLOS PAJUElO Cf'ISOSTOMO NMIC'f CASREAA FUENTES ERIOK

•

Configuración ele la impresión

Vista Preliminar Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aquí usted podrá controlar las opciones y características de la impresión.

lmpr esió n Rápi da

Archivo

ra

P~gar

•

Mi

Nuevo

Cortar

~ Copiar

Portapapeles

Abrir

y

~ Co pia r formato

Al

.Si

Insert Ptl:ado:

J.54 (ll!I 2.SL un 1.27 «n

J [J ""'""

o

_...,.

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1.91 Ct11 0.E4 an ln

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Rastrs:ar oerror -$ Ref er.:n cias circulares -

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Opc el

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3. El sistema nos mostrará las celdas que conforman las referencias circulares.

REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS Cuando trabajamos en Ms Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casies seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la mismacelda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en unaformula escribimos =SUMA(A 1 ;81) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y elcontenido de 81. SUMA

...

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J

D

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-

Existen 3 tipos de referencias.

/ Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Relativas, Altsolutas" Mi.tas

1. Relativas Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias relativas del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx. e

B

A

1

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1- ......

16

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SI SI SI S/

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SI 59 785 00

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DATASOFT

CREClTO

CENTRO LIC

COllTl'DO

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2.70 2 70

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55 409 00 3; soa oo 26 86? 00

2 00 1 00 1.70 3 50

17 16 19

ll.IPORTE

tllonto d~ Compra por el % ind1Cado

20 21

llETO IOV PRECIO

Monto menos el importe de Descuento 19% del IJeto tlolo • IGV

trota •

Eslab!ece1 103 íorn1ato:5 mostrados

22 23 2~

25

b. Desarrollaremos el Importe = Monto de Compra x ºlo indicado c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escriben de manera directa para que esta cambian de referencia cuando cambiemos de posicion para los siguientes resultados.

Program a Nacional de Informática

.... 117

Microsoft Office Excel 2010

A

1

B

e

1

D

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F

E

H

G

J

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b. Para poder obtener el Total debemos sumar las regiones por mes, de esta manera:

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1

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6

1

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1

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1

Presupuesw Mensual 1'1.s1gnaoo a cada Reg1on - en Miies ae 0 01ar Pri1r1er Tri m2sr r~ - Ano 2010

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LORETO

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e

Total

140.00 -SUIM(C6:E6J 160.00 130.00

J j

170 0-0

160.00 99 00 98.00 190 00 160.00 1•0 00 160.00 130.00 1l:O.O-O

178.00 185 00 164.00 12J 00

102.00 130 00 160.00 1•0 00 160.00 140.00

En donde obtendremos lo siguiente

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

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e

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Presupuesto 1.1€nsual A.signaoo a cada Reg:on - en td1les de Oola< PfimSf Tnrne.-::lfG • Mo 2(!10

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si

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SI. SI. N .

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402.00

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PROMEDIO (número1 ;número2;. _.) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos_

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos :

•

Número1

Oblígatorio. El primer número, referencia de celda o rango

para el que desea el promedio.

•

Número2

Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejemplo.

a. Para rea lizar esta acción active la hoja Promedio del Libro Rangos.xlsx.

Programa Nacional de Informática

"'131

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Microsoft Office Excel 2010 A

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1

Presupues.to Mensual Asignacto a ·cacta Region - en Miles de Dolares

2 3

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E11ero

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8

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105.00 SI. 200.00 SI. 320.00 81. 150.00 SI. 160.00 SI. 140.00 81. 190.00 SI . 900 SI. 88.00 81. 160.00 Si. '140.00 SI. 1,210.00 SI. 89.00 SI. 130.00 SI. 121.00 97.00 S/. 81. 69.00 SI. 110.00 Si. 201.00 Si. 320.00 SI. 150.00 Si. 160.00 SI. 14000

SI.

12

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13 14 15 16 17 18 19 20

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Promedio por Region

Tot31

Marzo 140.00 160.00 13.0.00 170.00 160.00 99.00 98.00 190.00 160.00 140.00 160.00 130.00 140.00 178.00 185.00 164.00 12'4.00 102.00 130.00 160.00 140.00 160.00 140.00

SJ. 375.00 SI. 5 10.00 SJ. 570.00 SJ. 4!82.00 SJ. .. ELICA

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MAX(número1 ;número2; ... ) Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

•

• Número1 ;número2 Número1 es obligatorio, los numeros siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Max del Libro Rangos.xlsx.

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Programa Nacional de Informática

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b. En donde obtendremos lo siguiente ,

A

1

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B 1

1

2

6

2

a

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3

9

4

5

e

4

b

3 b 5

b

3

4

e

b

a

2

5

4

3

2

1

10

-

. ll

F

1

LETRAS. Y NUMEROS

5

12 13

E

l

3

11

1

1

2

4 -

D

' CA,NTI DAD DE NUMEROS 1 CANTIDA{} DE LETRAS

.1

111

si 1

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

CONTAR.SI (rango ;criterio) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

•

Rango

•

Criterio

es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contar.si del Libro Rangos.xlsx.

A

B --"C'---=º -~---"' E-~_ _F_

1

G

H

COLECTA DE SOLIDARIDAD

2 3

4 5

RELACION DE PERSONAL Nº

NOMBRE

SECC ION

CUADRO OE RESUMEN

APORTE

1 LAZO

A

s/.

5 0.00

6

2 ROBLES

A

S/.

20.00

7

3 DIAZ

e

15 .00

A

8

4 PEREZ

B

s/. S/.

40.ClO

B

9

5 VARGAS

e

10 11

6 7 8 9 10

CASTRO

A

OAV llA

e

CORCOVA

B B A

12 13 14 15 16

PINEOO SANOOVAL

TOTAL

SECCION

CA NT. TRAB TOTAL APORTES

e

S/.

35.IJO

S/.

40. IJO

S/. 20.00 S/. 10.00 S/. 230.00

TOTAL CANT. i RAB SI AP'ORT. NOAPORT. TOTAL

b. Para poder obtener la Cant. Trab. por Sección lo podemos realizar de esta manera:

Programa Nacional de Informática

"'141

~

Microsoft Office Excel 2010 A

e

B

o

E

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f G COLECTA DES 0 1!.IDA RIDAD•

H

2 RELACION DE PERSO N.Al ,_ APORTE NOMBRE SECCION

3

CUADRO DE RESU~AEN

_____

N'

4 5,

1 LAZO

~

¡;.

2 ROBLES

1 1

A A

! S/. ! s/.

7

3 DIAZ

i

e

! S/ . 15.00

8:

4 PEREZ

1

B

! s/.

i

1' 1

e

!

10

5 VARGAS 6 CASTRO

A

! S/.

11

7 DAV ILA

c

!

12

l1

8 CORDOVA 1

! S/.

13

9 PINED O

B B

14 15 15

1.0 SANDOVAL ~

1'

• ~

50.00 20.0()

ONTAR.Sl(SECCION,"A"

4 0.0()

8

CONTARSl(rango, crit

e

! S/ .

35.ÜÜ' 40.ÜÜ' 20.0()

A ! S/. 10.00 ·------S/. 230.00< TOTAi!.

-

CANT. TRAB TOiíALAPORTES

SECCION

TOTAL CANT. TRAB

SI APORT. NOAP'ORT. TOTAL

c. En donde obtendremos lo siguiente A 1 -2 3

-

4

e

B

N'

5 -· 6 7

10 -11 -12 13

-

14

-

E

F G COLECTA DE SOLIDARIDAD

RELACION DE PERSONAL NOMBRE SECCION APORTE A Sf. 50.00 LAZO ROBLES Sf. 20,00 A Sf. 15.00 OIAZ c PEREZ B S/. 40.00 VARGAS c Sf. 35.00 CASTRO A

1 2 3 4 5 6 7 OAVILA 8 COROOVA 9 PINEDO 1() SANOOVAL

-8 -9

D

15 16

H

CUADRO DE RESUMEN

SECCION A

CANT. TRAB TOTAL APORTES 4

B

3

e

3 10

TOTAL

c 8

B A TOTAL

S/.

CANT. TRAB

'1(). 0()

Sf. 20.00 Sf. 10.00 Sf. 230.00

SIAPORT. NOAPORT. TOTAL

8

2 10

SUMAR.SI(rango ;criterios) La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. La sintaxis de la función VALHORA tiene los sigu ientes argumentos:

Obligatorio. Una o más celdas que se van a contar, inclu idos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

•

Rango

•

Criterios

Obligatorio.Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Programa Nacional de Inform ática

Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD

a. Para realizar esta acción active la hoja Sumar.si del Libro Rangos.xlsx. ,·~'- '

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b. Para poder obtener el Total Aportes por Sección lo podemos realizar de esta manera:

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c. En donde obtendremos lo siguiente A

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Programa Nacional de Informática

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Microsoft Office Excel 2010

1. ¿Para qué sirven los operadores en una Fórmula? 2. ¿Por qué es importante la jerarquía de los operadores? 3. ¿Cuál es el objetivo de la auditoria de fórmulas? 4. ¿Qué es la Referencia de celdas Relativas? 5. ¿Cómo se rastrean precedentes? 6. ¿De cuantas maneras se puede copiar celdas? 7. ¿Para qué sirve las referencias a múltiples hojas? 8. ¿Cómo se le asigna nombre a un rango de celdas? 9. ¿Cómo edito la referencia de un nombre de rango de celdas? 1O. ¿Para qué sirve la Función Redondear?

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

CREACIÓN Y MODIPICACIÓN DE PÓRMULAS 11 En este capítulo se trataran los siguientes temas: Definición de una función Condiciones lógicas y de información

Objetivo: 1'rabajar de rnanera ordenada con las forn1.ulas y usar las funciones dadas por Exce/ para realizar cálculos de información y lógicos d e 111anera corree/a.

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 201 O para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

DEFINICION DEUNA FUNCION

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento 1 ;argumento2;... ;argumentoN). Siguen las siguientes reglas :

>>>>-

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones . Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según corresponda.

El ingreso de fecha debe ser preciso. En una hoja de cálculo escriba así:

/ Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

24-Ago 12-08 12/08 12/08/1o Observe que ahora, Excel muestra éstos datos como fecha. A 20 10-08-01 01-Ago 0 1-Agosto 23/08/2010

1 1 2 3 4

Si usted no escribe el año, las fecha son consideradas con el año actual. - Si usted escribe : 1-8 Excel lo considera como 1 de Agosto de 201 O - Si usted escribe: 20-1O Excel lo considera como 20 de Octubre de 201O Escribe las fecha propuestas y luego vea el contenido a través de la tecla F2: A3

A 1 FECHA 2 01 -Ago 3 ,___ 2_0_-0_c_.t}

FORMATO DE FECHAS Excel aplica un formato automático a las celdas que contienen fechas. El formato aplicado es dd-mm-yyyy según lo ingresado como por ejemplo : A 1 Al ingresar. .. 15-08-10 2 3 23/08-10 4 30/09/10 22-10/10 5

B

e Excel muestra la fecha como ... 15/08/2010 23/08/2010 30/09/2010 22/10/2010

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FORMATO PREDEFINIDOS Para cambiar el formato de fechas a una determinada celda o rango de celdas, se tiene que realizar lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que contienen las fechas para cambiar el formato.

Programa Nacional de Informática

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Microsoft Office Excel 2010

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04-Dic-75 23-May-76 12-Abr-80 23-May-85 25-Ene-76 12-Dic-80 27-Jun-72 12-Mav-74 30-Seo-81 04-0 ic-75 24-0 ic-85 12-0 ic-80 13-Ago-83

GORDO AGUAD AGUAD AGUAD CENTR CENTR CENTR< CORDOt· CENTRO AGUADA AGUADA AGUADA CENTRO

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F F M M

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B A A

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0210212005 1911112005 0410312005 1210612005 03109!2004 3011112004 2Si0112füfi 10106120 ' l 4/Q8/2nli4J "\.. /

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2. Seleccionar la ficha Inicio y realizar clic en formato de celdas como se muestra en la figura. ,......... 11.... -.. ..... • A' , •

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Convertimos los d ías en años.

Programa Nacional de Informática

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Finalmente nos quedamos con la parte entera del resultado y obtendremos al edad.

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24

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12/089,"A" ,SI (A2> 79;" B" ;SI (A2>69;" C" ;Sl(A2>59;" D" ;" F"))))

Descripción (Result ado) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F)

=Sl(A3>89;" A" ;Sl(A3>79;" B";Sl(A3>69;"C";Sl(A3>59;"D" ;"F"))))

Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A)

=SI(A4>89; "A" ;SI(A4> 79;" B" ;Sl(A4>69;"C" ;Sl(A4>59;"D" ;"F")) ))

Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segu nda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_ lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valo r "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave. Si la punt u ación es Mayor que 89 De 80 a 89

Programa Nacional de Informática

La f unción devuelve A B

" 175

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Microsoft Office Excel 2010 De 70 a 79

e

De 60 a 69 Menor que 60

D F

y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o 1nás argumentos son FALSO.

Sintaxis Y(valor_lógicol;valor _lógico2; ...) Valor_lógicol, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

I Observaciones •

• •

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

Ejemplos: Fó rmula =Y(VERDADERO;VERDADERO)

Descripción (Resultado) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO)

=Y(VERDADERO;FALSO)

Un argumento es FALSO (FALSO)

=Y(2+2=4;2+3=5)

Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO (VERDADERO)

Datos 50 104 Fórmula =Y(l ,¡ ... C.,'<

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e. Se dividió en 4 paneles para poder ver varias partes distintas de su libro.

OCULTAR Oculta la ventana actual para que no se vea.

Programa Nacional de Informática

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Microsoft Office Excel 2010

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Ocu llar ve111ta1na Oculta la ventana actual pilra que no se ve.a, Para hacer que apa rezca la ventana de nuevo, haga clic en el botón Mostrar;,

MOSTRAR

Muestra las ventanas ocultas. L:] l'vlostrar,

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UfO ele Filtro automático Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Ordenar del Libro Conceptos

fundamentales.xlsx. -

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Aoost.a Ferrer, Guadalu e Aren.as Isidro, P .atrici.a M.arlene Cuadros Jimenez, Mi uel IYI. De La Cruz Calle, Mer Eche11.arri11 Romero, Lourdes V. A uilar 81.anoo. Mónica Rooí o

20 21

22 23 24

25 ...._~~~~~~~~~~~~~~-==================================~

Ejemplo de grafico

Partes de un gráfico Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Para representar un gráfico, Excel considera dos conceptos: Series y Categorías.

SERIES• es un conjunto de valores que deseamos representar gráficamente. Estos pueden estar ubicados en columnas o filas de nuestra base de datos. El gráfico lo representará en columnas 20 o 30, puntos de una línea o sectores de un círculo. En el ejemplo, corresponde a los Trimestres o a las Sucursales (incluye el encabezado y los datos). CATEGORIAS1 son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para ordenar u organizar los valores de las series. En el ejemplo, corresponden a los encabezados de sucursales (l ima, Trujillo y Arequ ipa) o los Trimestres (Trim1, Trim2, Trim3 , Trim4)

A

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B

E

F

G

H

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P3

P4

P5

P.N. 8,8

14 15 16 11

14 15 16 11

12,6 11 ,8 12,4 10,8 9,8 10.6

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1 2

SEN1ATI

3

BOLETA DE NOTAS

4

5

CUR SO: MICROSOfT EXCEl 2010 Preparado por: Maicolm Rivera Zamudio

6

7 1 OS

8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Y NOMBRES 1 arrión Val dares. Roberto A anales Ba ales, Erik Amanda 2 3 Rengifo Re egui Geidi 4 • nga Tobar. ngelina Katia costa Ferr r, Guadalu e 5 renas lsidr • Patricia Marlene 6 7 Cua enez. Mi uel M. 8 De Cruz Calle. Me 9 Ech varria Rotnero, Lourdes V. 10 u 1 ar Blanco, Mónica1Rocío

P1

13 13 13

10 11 11 12

12 11

10 10 11 5 1

14 12

10 10 10

10

'1o

1.

9

11 8 1~

12

'

9

11 8 13 12

9,8 10,6 9,4

1 1 Rangos utilizados para CATEGORIAS

Rangos utilizados para SERIES

RANGOS EMPLEADOSPARA CA TEGORIAS Y SERIES

Selección cowecta del tipo de gráfico

Programa Nacional de Informática

207 ~

Microsoft Office Excel 2010

Como muestra el ejemplo, un gráfico permite representar claramente sus valores de su tabla, pero debe considerar que los tipos de gráficos y subtipos, se eligen de acuerdo a lo que se quiere representar o comunicar. Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de gráfico:

GRÁFICO DE COLUMNAS. Útil para representar valores o comparar series de datos. Las variantes de este tipo de gráficos son Barras, Cilíndrico, Cónico y Piramidal. En este tipo de gráficos, los valores se pueden distribuir en filas o columnas, usando varias series de datos.

Presupuesto Mensual S/ . 600.00 S/ . 500.00 1 S/. 400,00

a LORETO S/ . 300,00

•

ll ~AA.

a LAMBAYEQ UE

S/. 200,00 S/. 100,00

S/ • 2

1

3

GRÁFICO DE LINEAS. Útil para mostrar comportamientos , conductas y tendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo Área. Aquí, los datos también se pueden distribuir en filas o columnas.

Presupuesto Mensua l S/. 200,00

,.,

S/. 1.80,00 Sf. l •60,00

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S/. 140,()10 S/. 120,00 S/. 100,00 S/. 80,00

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2

3

GRÁFICO CIRCULAR. Es útil para mostrar distribuciones o proporciones de un valor en un conjunto de Valores. Use también el de Anillos. Los gráficos circulares simples sólo usan una única serie de valores.

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Presupuesto Mensual

S/.140.00 • l

•2 • 3

Crear gráficos Ms Excel proporciona una gran cantidad de herramientas para poder crear un gráfico estadístico de forma rápida y elegante. Para entender mejor estos pasos, trabajaremos sobre la hoja Despachos del libro Presupuesto mensual.xlsx Se desea representar en forma gráfica el presupuesto por cada región. A

e

B

o

F l Presu~sto Menswl Asignado a cada Re¡jon-en Miles de D~ares 2 Primer Trillestre -Mo 2010 3 Region Enero rmo 4 Fettero

5 AMAZONAS SI. 6 ANCASH SI. 7 LIMA SI. 8 AREQUIPA SI.

105,00 200,00 320,00 150,00 9 AYACUCHO SI. 160.00

SI. SI. SI. SI. SI.

130,00 150,00 120,00 162,00 154.00

SI. SI. SI. SI. SI.

140,00 160,00 130,00 1i0,00 160.00

E

'

• ; ;

Procedimiento 1) Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Para nuestro ejemplo, seleccione el rango A4: 09. 2) En la ficha Insertar, ubíquese en la sección Gráficos y desglose la lista de opciones del tipo de gráfico Columna, elija de la lista el modelo

Columna.

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Microsoft Office Excel 2010

a

ff.i.: Líne·a •

l it

e

Columna T

Circular

. . Áre·a • T

~ Barra•

!:•:• Dispersión ,

T

•!) Otros•

Columna en 2-D

Oo lumna em 3-D

G líndrric•o

3) Agrupada 30.

MP*·' ~

Inicio

•

Tabla Tabla dinámica•

1

¡g

Imagen

~ma1

@ Formas•

El[J

~ SmartArt

lmáge nes ,...., p rediseñad as ~ Captura • !lustraciones

Tablas

A4

Fó~mulas

Insertar 1 Diseño de pagina

·(

f,.

1

Re,gi o n

e

B

2 Primer Trimestre - Año 201O

3 4

Re·gion

5

AMAZONAS ANCASH

~

6

7 LIMA

8 9

AREQUIPA AYACUCHO

Enero S/. 105,00 S/. 200,00 S/. 320,00 S/. 150,00 S/. 160,00

Vista

~ tínea •

W.Área •

. . Circ1Jlar •

1:-:· D'isp~rsión • Ji;:: Columna t:,) Ot~os • I''•' .;,.¡-_

Columna ~ Barra• •

Febrero S/. 130.00

S/. 150,00 S/. 120.00 S/. 162,00

S/. 154~º º

Mari

~~[M] Columna en .3-D

~

S/. 14· Cilíndrico S/. 16 S/. 13 S/. 17 S/. 16 Cónlco

[Ji]

~Línea

Minigráficos

Co lu1111na en .2..0

o 1 Presupuesto Mensual Asignado ai cada F A

iL~

Revisar

Datos

~

;

~. Segm Filtro

H

mü

1

Columna. a.p'ilada con efecto 30

~

Compara la contribución de· cada 11'alor a un tota 1 entre catiegorí as y mue-stra 1as columnas apiladas en formato 30.

1

3) Inmediatamente se insertará en la hoja de cálculo un recuadro con un gráfico estadístico que representa a los datos seleccionados. 4) Adicionalmente en la cinta de opciones se habilita la ficha Herramientas de Gráficos con una gran cantidad de secciones con sus respectivas opciones para adecuar la presentación del gráfico estadístico.

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Microsoft Office Excel 2010

( Cf'tl:> Cf t pO Gwf~ CO"IO

lnsfrtar

Fórmulas

Datos

RtY1s.;ir

'/tita

IJ!J Leyend~ • ~ IE!I fbqucloi d~ doto1 Tirulo del Rótul\1$

i!J

grá'f1co"' del eje "' ~ TDblil de d~tos"' Eh uet41

=

r

Ots.eño .

~ ~

~

~ Cu11d10 Gt ftfi to • ~ Anno inf,1io1 del o~fko ,,.

Ses line;is de la Atea.;!( asaarícuia"' trazaao rJ) Giro 30 Ej.es

f Oll.t:fO

13) En la sección ETIQUETAS encontraremos opciones para adecuar la presentación y ubicación del título del gráfico, de los rótu los de los ejes, de la leyenda y tablas de datos.

/ Programa Nacional de Informática

!

Microsoft Office Excel 2010

l Jrt~ 1

~ Leyenda ..

W

~ Jl,;~ Etiqu etas d e d atos .,.

Títu lo del Rótu los gráfico .,. del eje~

P,t"JTabla d e datos ..

Etiquetas

14) En este ejemplo pondremos el título Encima del gráfico y adicionalmente utilizaremos Más opc iones del título ... y en la ventana Formato del título del gráfico seleccione las combinaciones de formato que requiera para el titulo . • 1..-

Presupuesto mensual.xlsx - Microsoft Excel Insertar

Diseño de página

•

Fórmulas

liil

IQl

Datos

Vlst•

Revisar

~ Leyenda •

1·~ 1

~

~ Etiquetas de datos • Insertar Título dtl Rótulos •a hacer coincidir el estilo • grafico .. del eje• ~Tabla de datos •

• a la selección

' Ejes

•

~ Ninguno

:clón actual

~~

No mostrar t ítulo de graf ico

fx

Título superpuesto centrado

Mi

Superponer eJ título centrado en el graflco sin cambiar dt tamaño este último

Sl. 600,.0C

Enáma del gráfico

;e;¡

••

~~ostrar titulo

en la parte supenor del a1ea

del gráfico y cambiar de tamaño

este ultimo

Mis opciones del título ...

/

Más opciones del título.

..... .......

,,..... , " t

1 ,1

~-'° ~.

•

• "

,

,.

i-:•·· ... "

.•

\

R•ll~no

º0 ""1 --

0 ~°""'"~

0 R...,,.e...,.._ • • 1'M•

0 .....,. .. r_

o...-1 ~-r.ir-~ ,,...

Qo-·

1

1' 1 1

1

\

11.a . . 1

.......

[i;i

~

1

l

1

'

' 1 C.•• l

Después de aplicado los cambios obtendremos un grafico como el siguiente.

Programa Nacional de Informática

'-"211

Microsoft Office Excel 2010

'' 2

Dtt' /

......... /

Agregar los rótulos clel eje.

Titulo de eje horizontal primario. 11as

Datos

Revisar

Vista

1

1 Presentación

Diseño

Fo rmato

1

¡:::::::;=:==:;-::=-~~~~~~----:::==::--~~

1~

1·~ i1J Leyenda "'°

Rótulos del eje•

T

Etiquetas de datos•

ld!lil Tab la d.e· datos •

11.~. . fi

1 llHI

Eje s •

Tftulo de eje horizontal primario

~

Título de eje yertical primario

~

Líneas de la cuadrícula•

~ l,iii1I Cuadro Gráfico irl!:!. IAI Plano inferi or del gráfico • T

Área de trazado

¡JJ Giro 30

Análi

Ni nguno No mostrar t ítu lo del eje -

-

---------------1

Título tJ.aifo .el .ej e l\•lostrar título por debajo del eje horizontal y cambiar doe tamaño el gráfico

1

Más opciones d el título del ej e horizontal primario ...

Adicionalmente formatearemos el titulo bajo el eje dándole clic en Más opciones del titulo del eje horizontal primario tal como esta señalado en el grafico anterior.

Formato del titulo del eje

1Relleno

1

Relleno·

Color del borde

O

Estilos de borde

®

~n relleno ReUeno sólido

O

Relleno Q.egradado Relleno con ~magen o textura

Iluminado y bordes suaves

Q O

Formz.to .30

O

í

Sombra

Alineación

R!:Jleno de trama

A~tornático Color de relleno Color;

!~

•

Tr!l_nsparenda;

J

o

lo% 1:JI

Titulo de eje vertical primario Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

~

~Cuadro Grafico •

l eyenda•

~ Etiqueta s de datos • Rot ulos

del

Ej es •

•i•. Ji Tabla de datos•

Líneas d e l a

cuadñcula.

~ r rtulo de CJC !Jonzontal primario •

E¡es

..

0

r rtulo de CJC J1Crt1Cal pnmano

11" )

'

-

~

'

~ rea

de trazado

~ Plano inf erior del grafko •

Q

Giro 30

Fondo - -- - - - - Nin gu no

-

- - --

-

No mostrar título del eje

~

~~ ~

Titulo girado Mostrar tCtulo de ej e- rotado y cambiar tamaño

del gráfico

Título vertical Mostrar el título del eje con texto verti