Manual de Excel 2013 v.03.13

Microsoft Windows 8 Instituto Superior Tecnológico SISE

INTRODUCCION 1.1.- IniciarExcel 2013 Para trabajar con Excel 2013es necesario arrancar el programa. Para ello se podrá acceder desde las siguientes opciones: 

Desde el menú Inicio, en el mosaico Excel 2013.

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

Buscando la aplicación (+ Q)

Excel, es una hoja de cálculoque permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas,ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 1. Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo. 2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1048576 filas y 16384 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente. 3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. 4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

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6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2 .- Características de la versión 2013



Tabla dinámica recomendada: muestra una previsualización de diversas tablas dinámicas para seleccionar la opción que mejor expresa su idea.



Relleno rápido: Excel aprende y reconoce patrones y autocompleta los datos restantes, sin necesidad de fórmulas ni macros.



Gráficos recomendados: Excel le recomienda diversos tipos de gráficos para elegir el que mejor representa sus datos.



Análisis rápido:muestra diversas formas de representar sus datos visualmente. Cuando le guste lo que ve, aplique formatos, líneas, gráficos y tablas con un simple clic.



Control de formato de gráficos: permite ajustar gráficos de forma rápida y fácil (cambiar título, diseño y otros elementos desde una nueva interfaz más interactiva).



Uso compartido simplificado: puede guardar sus libros en línea en la nube (SkyDrive o SharePoint). Luego puede enviar a todos los usuarios un vínculo al mismo archivo, junto con los permisos de edición y lectura, para que todos vean y compartan la misma última versión.



Publicación en redes sociales: permite compartir partes de sus hojas de cálculo incrustándolas en sus páginas de redes sociales.



Presentación en línea: permite compartir libros con otras personas y colaborar con ellas a través de una conversación o reunión Lync. También puede permitir que otras personas asuman el control de su libro.

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1.3.- ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2013) 1

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9 1 1

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8

7

6

5

1. Botón Office 2. Barra de Herramientas de acceso rápido 3. Barra de Título 4. Hoja activa 5. Zoom (Acercar o Alejar) 6. Vistas del documento 7. Insertar nueva hoja de cálculo 8. Hojas de Trabajo 9. Cinta de Opciones 10. Barra de Fórmulas 11. Asistente para funciones 12. Sesión activa

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1.4.- Ingreso y Edición de Datos En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

Ejemplo Típico:

a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican títulos, nombres propios, apellidos o direcciones, es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números, Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda, se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER.

b.- DATOS NUMERICOS.- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser escritos directamente como tales, es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional. Por defecto los datos numéricos se alinean a la derecha de lo contrario, significa que es un dato numérico NO valido:

c.- FORMULAS O RESULTADOS.- Para obtener los resultados, las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo:

= A2 + A5

= g7 /(h5+r8)

d.- FECHAS.- Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser; mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación.

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TIPOS DE ERRORES COMUNES

#####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM!

Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0!

Cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE?

Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A

Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM!

Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan

#¡NULO!

1.5. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo Celda Arriba

FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda Pantalla Abajo

FLECHA IZQUIERDA AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa

CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA

Ir a la celda indicada

F5

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FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2.1.- Operaciones Básicas de Edición

2.2.-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

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Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.

a.- Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,

b.- Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

c.- Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

d.- Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja, presionamos clic sobre el indicativo la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

de

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

e.- Selección especial, celdas no contiguas. La selección de celdas No siempre va a ser contiguas o adyacentes. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas.B2:B6 y además D2:D4

Para lograrlo, primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRLantes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas).

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2.3- Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos, de comparación, de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo. a.- Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticascomo suma, resta o multiplicación. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que = = OPERADORES DE REFERENCIA, indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una

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fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Orden

Operador

Descripción

1.

: (dos puntos) ; (punto y coma)

Operadores de referencia

2.

–

Negación (como en –1)

3.

%

Porcentaje

4.

^

Exponenciación

5.

*y/

Multiplicación y división

6.

+y-

Suma y resta

7.

&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

8.

= =

Comparación

Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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4.2.- Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

Las categorías más utilizadas son: 

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.  Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.  Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.  Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.  Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.  Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.  Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.  Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.  Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.  Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.  Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

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

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato. Aprende cómo definir formatos numéricos personalizados en el siguiente avanzado

4.3.- Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear Formatos Personalizados.

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear.Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________ ;;; La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

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0

Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. # Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. ? Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes. . Punto decimal. % Símbolo porcentual. , Separador de millares. E- E+ e- e+ Notación científica. $-+/(): Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \ Muestra el siguiente carácter en el formato. * Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. _ Deja un espacio "texto" Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ Espacio reservado para texto. [color] Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56. m Muestra el mes como número sin ceros (1-12). mm Muestra el mes como número con ceros (01-12). mmm Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb). mmmmMuestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm Muestra la inicial del mes (E, F). d Muestra el día como número sin ceros (1-31). dd Muestra el día como número con ceros (01-31). ddd Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar). dddd Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). m o mm Muestra los minutos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). s o ss Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). AM/PM Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: S/.#,##[Verde];(0,00DS/.)[Verde];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del soles delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el: Soles, S/. detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.

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4.4.- La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás. La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda.

a.- Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b.- Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c.- Si en una celda introducimos una formula, y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:.

4.5.- Referencias Absolutas y Relativas Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella .Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. Por ejemplo en la grafico anterior (4.5.). la formula creada es =B5-C5 luego al copiarla hacia abajo, las formulas que se van a generar serán: B6-C6 B7-C7 B8-C8 correlativamente... En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Ahora presentamos un caso especial:

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Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. 23,.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y el momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 . El procedimiento correcto para crear la formula sera: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente.. Este signo dólar, determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato B14 NO cambiara.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.

4.6.- Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso libros de trabajo. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. Imagínate una empresa con tres sucursales, las cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:  Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo.  Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y, por lo tanto, depende de los datos de los otros libros.  Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa.

Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C:

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Ejemplo práctico. 1.- Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:

2.- Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3.- Cierra el libro de trabajo. , (Archivo, Cerrar) 4.- En un nuevo libro de trabajo, crea la siguiente hoja:

5.-Sitúate en la celda B4. 6.-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos: ='C:\Mis documentos\[empresa1.xls]Hoja1'!B4:D4) Importante: Como se aprecia, tenemos que indicar la unidad donde se guardo, la ruta exacta o carpeta, el nombre del archivo entre corchetes, seguido del nombre de la hoja todo entre apostrofes y finalmente después de la interrogación el rango de celdas que se desea. 7.-Cópiala dos celdas hacia abajo. 8.-Graba el libro con el nombre: empresa2.xls 9.-Abre el libro empresa1.xls 10.-Accede a Ventana - Organizar y acepta la opción Mosaico.

4.7.- Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente.

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Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos. Luego que el nombre esta establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de sección de celdas B2:B7, por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos, ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES

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4.8.- Manejo de Funciones Las funciones de Excel son una de las herramientas más poderosas dentro de esta hoja de cálculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realización de cálculos y tratamiento de los datos. Para poder realizar una hoja de Excel utilizando funciones es imprescindible conocer cada una de ellas de forma individual. Te presentamos a continuaciónuna visión de las funciones más utilizadas dentro de Excel2013, con el funcionamiento, la estructura, las partes y un pequeño ejemplo.

a.- Funciones Matemáticas 1.- Función = SUMA( ).-La función SUMA da como respuesta la suma de todos los números que se especificanen el grupo de celdas seleccionadas, ya sean adyacentes o no. Sintaxis SUMA(rango de celdas1; rango de celdas2;...)

2.- Función = PRODUCTO( ).- Nos permite calcular la multiplicación de todos los valores contenidos en el rango de celdas señalado. El uso de esta función es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos números entre sí son muy pocas. Para multiplicar dos o más factores se usa el operador multiplicación * Ejemplos:  

= PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la B4. Es equivalente a = A4*B4 que resulta mucho más práctico. = PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a la B5. Sintaxis PRODUCTO(rango de celdas1; rango de celdas2;...)

3.- Función = POTENCIA( ).-La función POTENCIA nos sirve para elevar un número a una potencia. La función requiere dos (2) argumentos: Numero: Potencia:

El numero que queremos elevar. La potencia a la que queremos elevar el valor que indicamos como número.

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Sintaxis PRODUCTO(Numero, Potencia) Ejemplo de operación: Cual es el resultado de elevar 16 a la séptima potencia.? La función sería entonces: =POTENCIA(16,7) Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo =16^7.(alt 94)

Ejemplo: Calculo del Área del Circulo, dado el radio

4.- Función = RAIZ( ).-Devuelve la raíz cuadrada del número indicado. Sintaxis =RAIZ(Numero)

Nota: Si número es negativo, RCUAD devuelve el valor de error #¡NUM! 5.- Función = SUMAR.SI( ).-La función SUMAR.SIfue diseñada para permitirnos sumar celdas de un rango que coincidan con exactitud con un argumento específico denominado criterio. En otras palabras SUMAR.SI nos permite realizar una suma selectiva, tomando en cuenta que podemos tomar un criterio de selección cualquiera, independientemente de que sea un número, expresión, o texto. (Téngase en cuenta que si se desea emplear más de un criterio de suma se tiene que considerar aplicar la función SUMAR.SI.CONJUNTO ) Sintaxis =SUMAR.SI(rango;criterio;rango a sumar)

Ejemplo:

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Rango: C3:D11 “PERA” Rango D3:D11

seria el rango donde buscar el criterio o condición seria el termino o dato a buscar corresponde al grupo de celdas que se van a sumar.

6.- Función = REDONDEAR( ).-La función REDONDEAR simplifica un número al número de decimales especificado: Sintaxis =REDONDEAR(Numero, Cantidad de decimales) Ejemplo:

b.- Funciones Estadísticas 1.- Función = CONTAR().- LA función =CONTAR: nos da como respuesta la cantidad de celdas en un rango indicad, que contengan números.

Ejemplo:

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= CONTARA( ): Cuenta el número de celdas que tienen algún valor. Es decir, las no-vacías.

Sintaxis =CONTARA(Rango de celdas) 2.- Función = CONTAR.SI( ).-La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen el criterio especificado. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado por el usuario.

. Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterios)

3.- Función = PROMEDIO( ).-La función PROMEDIOnos permite calcular el valor medio o media aritmética del grupo de celdas señalado en el argumento Sintaxis PROMEDIO(Rango de Celdas)

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4.- Función = MAX( ).-La función MAX nos permite calcular el valor masalto o máximo del rango de celdas señalado en su argumento. Sintaxis =MAX(Rango de Celdas)

5.- Función = MIN( ).-La función MIN nos da como respuesta el valor mas bajo o mínimo del rango de celdas señalado. Sintaxis =MIN(Rango de Celdas)

c.- Funciones de Fecha y Hora 1.- Función = HOY().- La función HOY devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la función, Excel cambiará el formato de celda a Fecha. Si se desea ver el número de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Número. La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de cálculo, independientemente de cuándo se abre el libro. Además es útil para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien nació en 1980, puede usar la siguiente fórmula para buscar la edad de esa persona a partir de este año de nacimiento: =AÑO(HOY())-1980 (El resultado es 30) La sintaxis de la función HOY no posee argumentos.

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2.- Función =AHORA().- La función AHORA devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de especificar la función, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la configuración regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo Número de la ficha Inicio de la cinta de opciones. La función AHORA es útil cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de cálculo o calcular un valor basándose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de cálculo. La sintaxis de esta función es la siguiente: AHORA()

La sintaxis de la función AHORA no posee argumentos.

3.- Función =MES().- La función MES da como respuesta el número de mes de una celda que contiene una fecha. Sintaxis =MES(núm de serie) =MES(referencia a una celda que contiene una fecha)

4.- Función =DIAS360().- Nos calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas basándose en un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos financieros. Sintaxis =DIAS360(Fecha inicial; Fecha final) En Fecha inicial pondremos la menor de las fechas y en Fecha final la mayor para así poder conocer la diferencia que existe entre ellas teniendo en cuenta un año de 360 días.

d.- Funciones de Texto 1.- Función = MAYUSC( ).-La función =MAYUSC nos permite convertir en mayúsculas el texto indicado en el argumento. Sintaxis =MAYUSC(Celda Texto)

NOTA.- La función =MINUSC( ) opera de forma inversa, es decir convierte el argumento texto de Mayúsculas a Minúsculas.

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2.- Función = IZQUIERDA( ).-La función =IZQUIERDANos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.

Sintaxis =IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

NOTA.- La función =DERECHA( ) opera de forma semejante, es decir permite extraer los últimos caracteres, del argumento indicado. 3.- Función =MED ( ).-La función =MED ( ) devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique.

Sintaxis MED(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres)

4.- Función =HALLAR( ).-La función =HALLAR nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto. Sintaxis HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial)

NOTA.La función =HALLAR( ) a diferencia de la función ENCONTRAR( ) no hace la distinción entre las Mayúsculas y Minúsculas.

e.- Funciones Lógicas 1.- Función =SI( ).-La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Sintaxis =SI(Condición;Verdadero;Falso)

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2.- Función =Y ( ).-Esta función devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

3.- Función =O( )Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.. Sintaxis O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

f.- Funciones de Búsqueda y Referencia 1.- Función =CONSULTAV( ).-La función CONSULTAV ()puede ser usada para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.. La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. Sintaxis = ConsultaV(Valor Buscado; Rango de búsqueda; indicador de columna)

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2.- Función =CONSULTAH().- La función CONSULTAH( )Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posición de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango especificado.

Sintaxis = CONSULTAH(valor_buscado,

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rango, valor_regresado)

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LOS GRAFICOS ESTADISTICOS 5.1.- Definición, Utilidad. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que, con una combinando de: sombreado, colores, puntos, líneas, símbolos, números, texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas, permiten presentar información cuantitativa. Por ejemplo:El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura.

La utilidad De los gráficos es doble, ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas, sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos, siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información, sino también para analizarla.

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5.2.- Creación de un gráfico estadístico. CASO 1.- Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. Ejemplo:

Paso 1.- Selección con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los títulos. es decir solo las celdas A2 hasta B6. Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos

Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna.

Paso 3.- Establecer las Opciones del Grafico, ingresando a la ficha de PRESENTACION

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Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso, y establecemos los títulos correspondientes.

Apuntes adicionales. - Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar. - Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado.

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-

Podemos gráfico.

cambiar

le

tipo

-

También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.

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de

CASO 2.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. Ejemplo:

Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el gráfico. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico, se muestran en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.

CASO 3.- Cuando los datos se encuentran distantes. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS.

Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. -

Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. El resto del proceso es el mismo, es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado.

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NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2013 6.1.. Gráficos de datos en celdas. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2013, se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas.

6.2.- Mejores reportes. Excel 2013 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas.

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6.3.- Sus hojas Excel desde la web o smartphone. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Permite publicar, ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2013” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone.

6.4.- Conéctese, comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.

6.5-. Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. El formato condicional en Excel 2013 ofrece más control sobre los iconos y estilos, las barras de datos mejoradas, así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics.

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6.6-. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números .

6.7.- Realice tareas de forma más rápida y sencilla. Excel 2013 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos.

6.8.- Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. El complemento PowerPivot para Excel 2013 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2013.

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6.9. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2013 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.

6.10- Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. La integración de SharePoint Server 2013 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas, clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.

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