Manual de Excel 2000 PDF
March 11, 2023 | Author: Anonymous | Category: N/A
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CURSO DE EXCEL 2000 NIVEL I
CHEMICAL ADDITIVES
CHEMICAL
ADDITIVES S. A.
DE
C. V.
MANUAL DE MICROSOFT EXCEL 2000 NIVEL I
AREA DE SISTENAS
ING. HÉCTOR DELGADO HERNÁNDEZ
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CURSO DE EXCEL 2000 NIVEL I
CHEMICAL ADDITIVES
CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN................................... INTRODUCCIÓN................................................. ........................... .......................... ........................... ........................... ............................ ...........................3 ............3 ¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?.................................................................................................................................3 CARACTERÍSTICAS ..................................................................................................................................................3
II. OPERACIONES BÁSICAS BÁSICAS............. .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... .......................... ........................... ...................4 .....4 CELDAS .................................................................................................................................................................4 FILAS Y COLUMNAS .................................................................................................................................................6 HOJAS ...................................................................................................................................................................7 LIBROS...................................................................................................................................................................9 LISTAS .................................................................................................................................................................10 SERIES .................................................................................................................................................................12 HIPERVÍNCULOS ....................................................................................................................................................13 PEGADO ESPECIAL ...............................................................................................................................................14 IMPRIMIR ..............................................................................................................................................................16
III. FUNCIONES................................ FUNCIONES............................................. .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ....................18 .....18 INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................................................18 FUNCIONES BÁSICAS.............................................................................................................................................18
IV. DATOS............. DATOS .......................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ...................23 .....23 ORDENAR DATOS..................................................................................................................................................23 BUSCAR Y REEMPLAZAR .......................................................................................................................................23 AUTOFILTROS .......................................................................................................................................................24 TABLAS DINÁMICAS ..............................................................................................................................................25
V. GRAFICOS .......................... ........................................ ........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ...........................31 ............31 INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................................................31 CREAR UN GRÁFICO RÁPIDAMENTE .........................................................................................................................31 MPRIMIR EL GRÁFICO ............................................................................................................................................34 TI IPOS DE GRÁFICOS ..............................................................................................................................................34 MODIFICAR GRÁFICOS ...........................................................................................................................................35
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INTRODUCCION
I. INTRODUCCIÓN ¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL? Microsoft Excel es una aplicación bastante amplia, que nos permitirá hacer desde las funciones más sencillas
como sumar o guardar datos, hasta hacer complejas funciones, gráficos, estadísticas, podremos incluso hacer pequeñas aplicaciones para la vida cotidiana. Microsoft Excel es una aplicación fácil de usar, y trae las mismas pautas de las versiones anteriores, aunque
con interesantes novedades que describiremos a lo largo del curso.
CARACTERÍSTICAS Microsoft Excel tiene compatibilidad con las demás aplicaciones de Office 2000 lo cual nos será de gran ayuda
saber previamente una de estas aplicaciones como Word, PowerPoint, Acces, etc. Todas estas aplicaciones comparten unas características únicas. Para ejecutar Microsoft Excel pulsamos el botón Inicio Inicio de la barra de tareas y luego la opción Programas/Microsoft Excel . Los archivos de Microsoft Excel se definen como libros, dentro de los cuales hay hojas de cálculo, éstas hojas se componen de celdas. Las filas y columnas de cada hoja tienen una nomenclatura para que cada celda se pueda identificar con coordenadas, las filas se identifican con números del 1 hasta la 65536 y las columnas se identifican con letras desde la A hasta la IV. Entonces la identificación de una celda sería (columna, fila), por ejemplo la celda B5 corresponde a la columna B y a la fila 5. Cada celda tiene sus propiedades, que se pueden cambiar individualmente de acuerdo a nuestras necesidades. Las principales características de la interfaz de Microsoft Excel se muestran en la siguiente imagen:
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OPERACIONES BASICAS
II. OPERACIONES BÁSICAS CELDAS Copiar: Copiar una celda es duplicar su contenido y formato a otra celda, hay muchas formas para copiar una
celda o varias, explicaré la forma más sencilla: 1. Hacemos clic con el Mouse Mouse sobre la celda que vamos vamos a copiar, lo que estamos estamos haciendo es seleccionar la celda y quedará marcada por un borde negro, si lo que queremos es copiar varias celdas a la vez, hay varias formas de hacerlo, una es haciendo clic sostenido sobre las celdas, o podemos recurrir a la tecla y haciendo clic en cada una de las celdas que queremos copiar. 2. En la barra de menús hacemos hacemos clic en Edición/Copiar. 3. Damos clic en la celda de destino, es decir a donde se se va a copiar la celda. 4. En la barra de de menús hacemos clic en Edicion/Pegar. Mover: Mover una o varias celdas es cortar su contenido y formato y colocarlo en otra(s) celda(s) respectivamente, hay dos formas de mover celdas, una de ellas es repitiendo los mismos pasos que hicimos para copiar, pero en lugar de pulsar Copiar pulsamos pulsamos Cortar . Y la otra forma es la siguiente.
1. Seleccionamos la(s) celda(s) que vamos a mover. 2. Hacemos un clic sostenido en el borde negro que las rodea y lo arrastramos arrastramos hasta el lugar donde queremos que quede. Formato de Celdas: El formato de las celdas es la configuración que ésta tendrá, como tipo de fuente, colores, bordes, tipo de datos, etc. Para acceder a este cuadro de Formato de Celdas hacemos Celdas hacemos clic derecho en la(s) celda(s) que queremos cambiarle el formato y después en el menú que nos aparece pulsamos la opción Formato de Celdas... Celdas... Describiré cada apartado a continuación: Número: Este apartado nos permite de darle una categoría a la celda, según el tipo de datos que valla a
contener la celda, podemos seleccionar un tipo de configuración adecuado, por ejemplo si lo que queremos guardar es una fecha, entonces seleccionamos Fecha Fecha en en el cuadro de Categoría Categoría y y después en el cuadro Tipo Tipo seleccionamos el formato que más nos convenga.
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Alineación: Aquí podremos manipular la posición de los datos en la celda. Este cuadro se divide en tres zonas:
1. Alineación del texto: Sirve para centrar, justificar, etc. horizontalmente y verticalmente. 2. Orientación: Donde podemos definir la inclinación del texto en la celda. 3. Control del texto: La opción más común de estos es "Combinar celdas" la cual nos sirve para fusionar varias celdas a una sola. Las otras dos opciones sirven para que el texto se distribuya bien en una celda
Fuente: En este apartado podremos manipular el tipo de fuente, estilo, tamaño, color y otras cosas más,
además podremos ver la vista previa de los cambios que realicemos.
Insertar comentarios: Cada celda puede contener su propio comentario, según sus necesidades. Para insertar
un cometario se hace un clic derecho en la celda y luego seleccionamos la opción Insertar comentario, comentario, después de escribir el comentario podemos presionar la tecla ESC o simplemente hacer clic fuera del comentario para que éste quede guardado, la celda quedará con un triángulo de color rojo en la parte superior derecha, esto AREA DE SISTENAS
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indica que hay un comentario guardado, para poder leerlo ponemos el cursor del mouse sobre el triángulo rojo e inmediatamente nos aparecerá el comentario por pantalla. Formato condicional: Esta herramienta nos sirve para poner formato a las celdas, según se cumplan ciertas
condiciones. El formato se compone del color de la fuente y fondo, bordes, tipo de fuente, tamaño entre otros. Por ejemplo si tenemos una celda que muestra el saldo de la cuenta corriente, podemos aplicarle el formato condicional a ésta para que cuando tenga un valor negativo el valor se muestre en color rojo. Para aplicar formato condicional primero seleccionamos las celdas, luego seleccionamos la opción Formato condicional en en el menú Formato Formato,, nos aparecerá la ventana de Formato condicional , la primera lista desplegable de la izquierda es para indicar a que le vamos a aplicar el formato condicional, puede ser a la fórmula o al valor. En la segunda seleccionamos el operador, puede ser igual, mayor que, no igual, etc. y finalmente en el siguiente cuadro de texto insertamos el valor que servirá como base en la condición. Hasta aquí hemos realizado la condición, por último nos falta indicar que formato queremos que se aplique a la celda en caso de que la condición se cumpla, para ello pulsamos en el botón Formato Formato y nos aparecerá la ventana donde especificaremos el formato que queremos. Si queremos aplicar varias condiciones a las mismas celdas, pulsamos el botón Agregar botón Agregar y y nos aparecerá una nueva línea para la nueva condición.
FILAS Y COLUMNAS Las hojas de Microsoft Excel están compuestas por filas y columnas, filas son aquellos grupos de celdas horizontales que están identificadas con un número, y columnas son las que están verticalmente agrupadas y se representan por medio de letras. Copiar: Primero seleccionamos la fila o columna que queremos copiar. Para seleccionar una fila debemos de hacer clic en la parte donde nos muestra el número de dicha fila, si lo que queremos es copiar una columna, hacemos clic en la parte donde se muestra la letra.
Después que seleccionemos la(s) fila(s) o columna(s), pulsamos sobre Edición > Copiar , luego debemos seleccionar la fila o columna según corresponda y pulsamos Edición > Pegar , el contenido se deberá de haber copiado a dichas celdas de una forma equivalente a como estaban originalmente. AREA DE SISTENAS
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Mover: Para mover debemos de seleccionar las filas o columnas como en Copiar , luego hacemos clic sostenido en el borde y movemos el cursor hasta la fila o columna a donde queremos poner el contenido, si en dicha fila o columna hay otro contenido, aparecerá una ventana preguntando que si queremos reemplazar el contenido, ya que el excel elimina todo el contenido de la fila o columna para poner el nuevo contenido.
Insertar: También podemos insertar filas o columnas, que pueden ser sin contenido o con contenido, para
insertar una fila o columna con contenido, primero debemos copiar dicha fila o columna que contiene el contenido y luego seleccionamos la fila o columna según corresponda y pulsamos Insertar > Celdas copiadas, copiadas, hay que tener en cuenta que no se puede insertar fila cuando hay contenido en la última fila de la hoja, lo mismo ocurre con las columnas. Eliminar: Para eliminar una fila o columna basta con seleccionarla y pulsar la opción Edición > Eliminar . Pero
hay que tener cuidado porque si lo único que se quiere eliminar es el contenido, no hace falta eliminar la fila o columna, solo se selecciona y se oprime la tecla Suprimir o o la opción Edición > Borrar y y luego seleccionamos lo que queremos borrar, que puede ser solo el contenido, comentarios, formatos o todo. Ocultar: A veces es necesario no mostrar algunas filas o columnas ya sea porque hay datos que no se deben de modificar ni de ver, pero que son utilizados por formulas o simplemente no son útiles en ese momento. Entonces podemos ocultarlas de la siguiente si guiente manera:
Seleccionamos la(s) fila(s) o columna(s) y luego sobre el área seleccionada pulsamos el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción Ocultar . Mostrar filas ocultas: Por ejemplo si tenemos oculta la fila 4, debemos seleccionar las filas 3 y 5, luego
pulsamos el botón derecho del mouse sobre el área seleccionada y hacemos clic en Mostrar . La fila 4 debería de aparecer de nuevo entre las filas 3 y 5.
HOJAS Las hojas de cálculo de Miscrosoft Excel son bastante grandes, ya que cuentan con 16.777.216 celdas. Además están compuestas por filas fila s y columnas, por defecto solo hay 3 hojas cuando se crea un libro, pero se AREA DE SISTENAS
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pueden insertar otras nuevas (hasta 255), eliminar y cambiar el nombre de dichas hojas. Se puede cambiar él numero de hojas en los libros nuevos en: Herramientas > Opciones > General y y luego se cambia el valor que hay en "Número de hojas en nuevo libro".
cálculo . Insertar: Si necesitaremos una Hoja de cálculo nueva solo tendremos que ir a Insertar > Hoja de cálculo. Eliminar: Para eliminar una Hoja solo tenemos que hacer clic derecho en el nombre de dicha Hoja y pulsar la opción Eliminar .
Cambiar nombre: El nombre de laelHoja de cálculo lo podemos cambiar por editarlo, uno máscuando significativo, sólo debemos de hacer doble clic sobre nombre y de esta manera nos permitirá terminemos simplemente pulsamos la tecla Enter. AREA DE SISTENAS
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Mover: Para mover una Hoja, basta con hacer un clic sostenido sobre el nombre de la hoja y desplazarse hasta
el lugar deseado. Proteger: Significa que podemos bloquear la Hoja de cálculo para que no se puedan hacer cambios en las
celdas, Esta opción solo tendrá efecto en las celdas que estén bloqueadas, por defecto todas las celdas de la hoja lo están. Si se desea desbloquear alguna celda basta con hacer clic derecho sobre ella, luego seleccionar la opción Formato de celdas, celdas, abrir el apartado Proteger y desactivar la casilla con el nombre Bloqueada Bloqueada.. Después cuando ya tengamos las celdas correctamente bloqueadas, podemos proceder a proteger la hoja de la siguiente forma: Hacer clic en Herramientas > Proteger > Hoja, Hoja , en la ventana que vemos a continuación debemos indicar que vamos a proteger en la hoja. Contenido: Impide que se hagan cambios en las celdas de la hoja de cálculo y en los elementos de los gráficos. Contenido: Impide Objetos: Impiden Objetos: Impiden que otros usuario eliminen, muevan, modifique o cambien el tamaño de los objetos gráficos de una hoja de cálculo o de un gráfico. Escenario: Impide Escenario: Impide que se hagan cambios en las definiciones de los escenarios de una hoja de cálculo. Opcionalmente podemos poner una contraseña para que nos la pida en el momento que queramos desproteger la hoja de cálculo. Finalmente pulsamos la opción Aceptar opción Aceptar .
LIBROS Los libros de Microsoft Excel son los mismos archivos que el crea con extensión.xls, así como los archivos de Word se les llama documento o a los de PowerPoint se les llama Presentación, en Excel se llaman libros, los cuales se componen de varias hojas de cálculo. Crear: Para crea un nuevo libro pulsamos Archivo pulsamos Archivo > Nuevo en Nuevo en la ventana que nos aparece podemos especificar
que tipo de libro queremos. Para crear un libro limpio, debemos seleccionar Libro Libro,, pero también hay otros tipos de libros predefinidos en el apartado Soluciones de hoja de cálculo. cálculo . seleccionar Archivo > Guardar , en la ventana que nos aparece, Guardar: Para guardar un libro solo debemos seleccionar Archivo debemos especificar en que carpeta queremos guardarlo y además ponerle un nombre al libro, luego pulsar el botón Guardar . Abrir: Abrir un libro ya existente es muy sencillo, solo debemos hacer clic en Archivo en Archivo de de la ventana de Microsoft
Excel y luego pulsar la opción Abrir opción Abrir , en la ventana que nos aparece hay que especificar donde está el libro y por último pulsar sobre el botón Abrir botón Abrir . AREA DE SISTENAS
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Proteger: Proteger un libro resulta muy útil cuando queremos asegurarnos que la estructura o la ventana en
que se ve el libro no cambie, es decir que no se puedan eliminar hojas u ocultar el libro. Para lograr esto solo debemos pulsar Herramientas > Proteger > Proteger libro, libro , en la ventana que veremos a continuación seleccionamos las opciones que más nos convenga: Protege la estructura de un libro para que no se pueda borrar, mover, ocultar, mostrar o cambiar el Estructura: Protege Estructura: nombre de las hojas ni insertar hojas nuevas. Ventana: Protege las ventanas de un libro para que no se puedas mover, cambiar de tamaño, ocultar, mostrar o cerrar. Por último podemos poner una contraseña para que nos la pida en el momento de desproteger el libro en un futuro, y pulsamos el botón Aceptar botón Aceptar .
LISTAS Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo. Una de ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos
Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón AREA DE SISTENAS
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En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista". Excel nos mostrará una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.
Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él. Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana
Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón AREA DE SISTENAS
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Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana. Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.
SERIES Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie. Vamos a generar la serie con los meses del año. • • •
Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie. Nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.
Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.
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Crear Series Numéricas
Con Excel es fácil crear series numéricas. Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4. • •
•
Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente. Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.
Manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.
Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
HIPERVÍNCULOS ¿Qué es?
Un hipervínculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las páginas web, nos sirve para ir a otra parte del libro opodemos incluso, enviar abrir una en página web o una abririmagen, cualquiergráfico otro tipo de archivo. la misma forma también hacer e-mail, un hipervínculo una celda, o cualquier otroDeobjeto que tengamos en el libro. Crear: La manera de hacer un hipervínculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es la misma, lo primero
que se debe de hacer es pulsar clic derecho en el objeto que se le aplicará el hipervínculo, luego seleccionamos Hipervínculo y Hipervínculo y nos aparecerá la ventana donde podemos especificar la opciones de nuestro nuevo hipervínculo.
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Tipos de Hipervíncul Hipervínculos: os:
Archivo o página web existente: Sirve para hacer el vínculo a una página web de las que hallamos visitado previamente o también podemos agregar la dirección de otra web. Lugar de este documento: Aquí podemos hacer un link a otra hoja de libro, incluso especificar la celda, la sintaxis se puede poner en cuadro que se llama texto: nombre de hoja! Celda, ejemplo para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2, tendríamos que poner: hoja2!G6. Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso páginas web, debemos pulsar en el botón Cambiar y indicar la ruta y nombre que tendrá el nuevo archivo. Dirección de correo electrónico: Por último tenemos la opción de hacer un hipervínculo a un correo electrónico, lo que debemos incluir es la dirección de e-mail del destinatario. Pero hay que tener en cuenta que esto solo funciona cuando tenemos instalado algún programa de correo electrónico, como por ejemplo el Outlook.
PEGADO ESPECIAL ¿Qué es?
Esta opción nos permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. Como lo hacíamos con la opción Pegar convencional, pero éste nos permite seleccionar que es lo que queremos pegar exactamente, además de tener la opción de pegar el vínculo lo cual significa que cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los cambios pertinentes. Pegado especial de Excel a Excel: Primero que todo debemos seleccionar las celdas, luego seleccionar
copiar y después ejecutar Edición > Pegado especial nos nos aparecerá la siguiente ventana.
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En el apartado de "pegar" podemos indicar que es lo que queremos copiar de las celdas, puede ser todo, o solo las formulas, formatos, comentarios, etc. En el apartado de "operación" podemos decir que operación se va aplicar a las celdas entre si (si el contenido de las celdas es numérico). Por Ejemplo si en la celda A1 tenemos el número 5 y en B2 hay un 3, podemos copiar la celda A1 y hacerle un pegado un pegado especial a a la celda B2 y en operación seleccionamos suma suma entonces entonces el resultado que obtendremos será B2 = 8. También podemos copiar el vínculo presionando en la misma ventana sobre el botón Pegar vínculos, vínculos, esto significa que siempre mostrará lo mismo que hay en la celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio que ocurre en la celda original. Pegado especial de Excel a otra aplicación Office: Tiene los mismos objetivos que en el Excel pero la
ventana que nos aparecerá es la siguiente:
En esta ventana hay dos opciones principales, Pegar y Pegar vínculo. vínculo. En "Pegar" lograríamos pegar el contenido con el formato que seleccionemos en el cuadro de la derecha. Con "Pegar vínculo" conseguiremos AREA DE SISTENAS
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pegue el contenido pero con la ventaja que se actualizará si el origen cambia, también podremos seleccionar el tipo de formato con que se visualizará.
IMPRIMIR Vista preliminar
A veces resulta un poco complicado complicad o imprimir correctamente en Microsoft Excel, debido al gran tamaño de sus hojas. Latamaño aplicación defecto define un áreaqueremos de impresión de tamaño DIN A4, pero muchas veces resultará que este nospor recorte lo que realmente imprimir. Para ver una simulación de cómo quedaría la impresión podemos ir a Archivo > Vista preliminar. Si en la vista preliminar vemos todo lo que queremos imprimir no tendremos la necesidad de establecer área de impresión, pero si nuestro contenido no está correctamente dentro de la hoja, nos queda la opción de definir nuestra propia área de impresión. Establecer área de impresión
Esto se consigue seleccionando las celdas que queremos imprimir y luego nos vamos a Archivo > Área de impresión > Definir área de impresión, impresión , luego volvemos a la vista preliminar en Archivo > Vista Preliminar y presionamos en el botón Configurar, aparecerá una ventana como la siguiente:
Lo que haremos será ajustar el área de impresión para que quede en una sola página, esto se puede utilizar cuando el contenido no sea exageradamente grande, ya que al ajustar el contenido a una sola página éste se reduce de tamaño y perdería calidad porque quedaría demasiado pequeño. Tenemos dos tipos de ajustes, uno es referente al porcentaje del tamaño normal, pero como lo que necesitamos es que nuestro contenido quede ajustado en una sola página, seleccionamos la opción de abajo: Ajustar a: 1 páginas de ancho por 1 de alto, luego presionamos Aceptar. presionamos Aceptar. AREA DE SISTENAS
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de lo contrario hacemos clic en Imprimir : Si estamos en Vista Preliminar podemos presionar el botón Imprimir de Archivo > Imprimir , aparecerá una ventana como la siguiente: si guiente:
Aquí seleccionamos la impresora que queremos queremos utilizar y hacemos clic en en Aceptar Aceptar .
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FUNCIONES
III. FUNCIONES INTRODUCCIÓN ¿Qué es?
Las hojas de cálculo de Microsoft Excel permiten una gran cantidad de funciones divididas en categorías, quiere decir que permite hacer cálculos financieros, manipulamiento de fechas y horas, realizar operaciones matemáticas y trigonométricas, como también hacer realizar búsquedas de datos en las de hojas, manejar bases de datos y por último tratamiento de estadísticas, textos, funciones lógicas y obtener información las celdas. La forma de utilizar cada función puede variar mucho pero todas tienen unos elementos básicos y comunes, por esta razón me limitaré a explicar solo las más fundamentales, ya que Microsoft Excel 2000 cuenta con más de 200 funciones. Sintaxis básica: Todas las funciones empiezan con el signo igual seguido por el nombre de la función en letras
mayúsculas, finalmente están los parámetros necesarios para dicha función en medio de paréntesis. Ejemplo: =nombre_funcion(parámetros) ¿Cómo hago una función?
Hay dos formas de crear una función: La primera es la manual, esta forma requiere el conocimiento previo de la sintaxis que se va a utilizar, consta de posicionarse en la celda donde quiere crear la función y luego escribir la función manualmente empezando con el signo igual, luego el nombre de la función que quiere utilizar y por último los parámetros que ésta requiere. La otra forma es mucho más sencilla, utilizando el asistente para funciones, el cual se encuentra el en menú Insertar > Función.
FUNCIONES BÁSICAS Dada la gran cantidad de funciones que tiene Microsoft Excel, sólo explicaré las más básicas e imprescindibles, cada explicación está acompañada de un ejemplo práctico, para descargar el Libro de Excel haz clic aquí, aquí, cada hoja del libro corresponde a cada función que veremos a continuación. Función Suma
Esta es una de las funciones más fáciles de usar e importantes a pesar de su simplicidad, la manera de hacer ésta función se puede aplicar a la resta, multiplicación, división y muchas otras más. En el libro de ejemplo vemos tres casos diferentes con los que nos podemos encontrar, podremos sumar filas, columnas o incluso celdas que no estén continuas, eso si en todos los casos el resultado es automático, es decir en el momento en que se cambie cualquier valor, el resultado se actualizará automáticamente. Para cualquiera de los casos debemos primero seleccionar la celda en la que queremos que se muestre el resultado, luego abrimos el asistente de funciones Insertar -> Función. Función.
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FUNCIONES
En el cuadro de Categoría seleccionamos Matemáticas y luego en el cuadro de la derecha buscamos la función Matemáticas y Suma,, hecho esto nos aparecerá otra ventana pidiéndonos los datos necesarios para completar la Suma operación:
En el caso de que queramos sumar una fila o una columna, deberemos poner en la celda Numero1 el rango que comprende dicha fila o columna, el rango se compone de la celda inicial y la celda final, por ejemplo si vamos a sumar una fila de celdas que empieza en la celda A9 y termina en D9, Excel lo representa "A9:D9" sin las comillas. Para representar el rango hay dos formas: Manualmente: Escribiendo el rango en la celda Número1 por ejemplo A9:D9. Manualmente: Seleccionando: Es la forma más sencilla, haciendo clic en el icono que aparece al final de la celda, y luego Seleccionando: seleccionando las cedas que formarán el rango, luego se vuelve a presionar es mismo único y veremos que en la celda Número1 estará el rango escrito que hallamos seleccionado. Abajo de la ventana nos aparece el resultado de la suma. Finalizamos haciendo clic en aceptar.
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Función Si
Ésta es una función lógica, devuelve un valor determinado si la condición que ponemos es verdadera verdadera o devuelve otro valor si la condición es falsa falsa,, la estructura de los parámetros es diferente al de la función Suma, para empezar ejecutemos Insertar -> Función, Función, e el cuadro de Categoría Categoría seleccionamos seleccionamos Lógicas Lógicas y y en el cuadro de la derecha seleccionamos la función SI, aparecerá una ventana parecida a la siguiente:
En la primer celda debemos poner la condición que queramos, la condición se compone de mínimo dos valores los cuales se comparan mediante signos de igualación, mayor que, menor que, etc. Para empezar haremos una condición de solo dos valores, los valores pueden ser explícitamente números o texto, pero también pueden ser celdas o el resultado de otra función, la condición que aparece en la ventana anterior significa "Si el valor de B11 es mayor que 0", a continuación debemos introducir el valor que queramos que aparezca cuando esta condición sea verdadera, y en la tercera celda pondremos el valor que aparecerá cuando la condición sea falsa. Este ejemplo se puede ver en el archivo de ejemplos que abriste anteriormente en la hoja llamada "SI", para verlo has clic aquí. aquí. Funciones anidadas
Una función anidada quiere decir que contiene otra función dentro de sí misma, esto lo podremos ver más claro con el ejemplo que haremos más adelante, además de las funciones anidadas, veremos como podemos utilizar valores de otra hoja en una función, y además utilizaremos una nueva función llamada PROMEDIO, hay que recordar que el nombre de las funciones está en mayúsculas ya que el ejemplo anterior se hace referencia a una hoja llamada Suma y no se debe confundir con el nombre de la función SUMA. La siguiente ventana muestra el resultado final de las dos funciones anidadas
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FUNCIONES
En la ventana anterior tenemos dos funciones que intervienen, la función SI y PROMEDIO, tiene como objetivo informar con un mensaje al usuario el promedio de los valores de un conjunto de celdas de la hoja Suma. Para hacer esto primero debemos ir a Insertar > Función Función y luego seleccionar la función SI, debe de aparecer una ventana como la anterior pero sin nada en las celdas, después en la celda de Prueba_lógica Prueba_lógica hacemos hacemos un clic para luego insertar allí la PROMEDIO, para ello seleccionamos de la lista desplegamos que aparece a la izquierda de la barra defunción fórmulas la función PROMEDIO.
Luego de esto nos aparecerá la ventana correspondiente a la función PROMEDIO, donde tenemos que indicar a cuales celdas se le calculará el promedio, en este caso será al rango de A9 a D9 de la hoja Suma, para hacer esto se puede digitar manualmente lo que sale en la celda Numero1 Numero1 o o hacer clic en el botón que aparece a la derecha de ésta y a continuación ir a la hoja Suma Suma y y seleccionar dichas celdas y por último presionar ENTER . Hasta aquí la función PROMEDIO estará concluida, ahora solo presionamos en la función SI en la barra de formulas para regresar a la función SI.
Ahora tendremos una ventana parecida a la siguiente, con la función PROMEDIO dentro de la celda Prueba_lógica de la función SI . Pero para que la condición esté completa hay que comparar el valor que Prueba_lógica
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FUNCIONES
devolverá la función PROMEDIO con otro valor en este caso 400, quiere decir que "si el valor que devuelve la función PROMEDIO es mayor o igual que 400".
Por último nos falta escribir los valores que la función SI devolverá en caso de que la condición sea FALSA o VERDADERA. aquí todo quedará como la ventana que visualizamos al principio de funciones ésta explicación. explica la formaHasta de anidar función pero no precisamente se tiene que limitar a solo dos puedenEsto ser más, además también se pueden agregar más funciones en las celdas Valor_si_verdadero Valor_si_verdadero y Valor_si_falso. Valor_si_falso. Este ejemplo también está en el archivo de ejemplos que acompaña éste curso, si no lo tiene abierto has clic aquí.
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DATOS
IV. DATOS ORDENAR DATOS Microsoft Excel también nos permite ordenar alfabéticamente un conjunto de datos como los que hay en el ejemplo haciendo clic aquí, aquí, Para ordenar una columna basta con seleccionarla y pulsar en Datos > Ordenar , si este método lo utilizamos en el ejemploy los en la columna del cliente, cliente , estaremos cometiendocon un respecto error porque estaremos ordenando dicha columna datos de lasIDdemás columnas no se ordenarán al Idsolo del cliente. cliente . Entonces para ordenar toda la lista de forma correcta debemos seleccionar todas las celdas empezando desde el ID del cliente cliente para que la lista quede ordenada con respecto a éste campo, es decir hacer clic sostenido desde la celda A7 hasta la celda F22, después pulsamos en el menú Datos > Ordenar , veremos el ID del cliente cliente estará ordenado y con los datos que le corresponde.
BUSCAR Y REEMPLAZAR Buscar
A veces puede ser de gran utilidad buscar un dato de forma automática debido al tamaño tan grande que tienen las hojas de cálculo y a la gran cantidad de datos que puede contener. Para buscar un dato en la hoja de cálculo primero que todo debemos abrir dicha hoja y pulsar en Edición > Buscar, aparecerá una ventana como la siguiente.
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DATOS
En la celda buscar introducimos la información que deseamos buscar, aquí podemos utilizar comodines, por ejemplo el signo de interrogación (?) Sirve para reemplazar un carácter y el (*) para reemplazar una cadena de caracteres. Por ejemplo, ca?a encuentra "casa", "caja", etc. y *este encuentra "sudeste", noreste". En la parte de abajo de la ventana se puede especificar el orden en que se buscará la información que puede ser con filas y columnas; también se puede especificar en donde se buscará la información, en las fórmulas de las celdas, en los valores que éstas formulas devuelven o en los comentarios. Si activa la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas significa que se buscará exactamente como lo hallas puesto en la celda de buscar, es decir es diferente casa que Casa. Para empezar la búsqueda pulsamos en el botón Buscar y cuando se encuentre la primer celda que coincida dicha celda se seleccionará y para continuar la búsqueda se presiona el botón Buscar siguiente. Reemplazar
Sirve para reemplazar la información, por ejemplo puedo hacer que todas las celdas que tengan el número 5 se reemplace por un 10. Esta operación es similar a buscar con a única diferencia que hay que indicar el nuevo valor, solo tenemos que presionar el botón Reemplazar de de la ventana Buscar, Buscar, y y aparecerá una ventana como la siguiente:
En la primer celda introducimos el valor que se va a reemplazar y en la segunda celda el nuevo valor. Luego presionamos el botón Reemplazar para para reemplazar el primer valor que coincida con la búsqueda o Reemplazar todas para todas para reemplazar todas las coincidencias de la hoja.
AUTOFILTROS Los autofiltros sirven para filtrar grandes cantidades de información de una forma rápida y fácil, también está el filtro avanzado que tiene más opciones pero en este curso solo veremos el Autofiltro, que en la mayoría de los casos puede resultar suficiente. aquí.. Puedes ver el ejemplo de este ejercicio haciendo clic aquí Objetivo: Como puedes ver en el archivo de ejemplo hay datos en algunas columnas que se repite mucho, por
ejemplo en la columna ID de cliente o cliente o en ID de empleado, empleado, pues en algunas ocasiones podemos necesitar ver solo los datos de determinado ID de cliente, el filtro lo que hace es buscar todos los datos que coincidan con el ID de dicho cliente y los muestra por pantalla, ocultando todos los demás. Insertar el Autofiltro: Lo único que hay que hacer es primero seleccionar la fila donde empiezan los datos y
después dar clic en el menú Datos > Filtro > Autofiltro, el autofiltro automáticamente inserta unas flechas sobre los datos de manera que puedas seleccionar la información que quieras ver. AREA DE SISTENAS
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La manera de utilizarlo también es muy fácil, supongamos que en el archivo de ejemplo quieras ver los datos del cliente RATTC, sólo tienes que seleccionar dicho ID de cliente en la lista desplegable que se creo sobre la columna correspondiente, deberían de aparecer todos los registros donde el ID de cliente es RATTC. También podemos afinar más los datos, por ejemplo para que nos muestre solo los registros del cliente RATTC y que el ID de empleado sea el 3, solo tenemos que seleccionar el 3 en la lista desplegable de ID de empleado. empleado. Cuando queramos ver de nuevo todos los datos que existen solo tenemos que seleccionar la opción "todas" en las listas desplegables que seleccionamos anteriormente.
TABLAS DINÁMICAS ¿Qué es?
Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global. Es decir con una Tabla Dinámica Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla dinámica se justifique. Para su utilización, se debe recurrir a Menú a Menú > Datos > Informe de Tablas y gráficos dinámicos Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, puedes ver este ejemplo haciendo clic aquí, aquí, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas. Crear una Tabla Dinámica
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos. 1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla
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2- Tomar la opción Menú > Datos > Informe de tablas y gráficos dinámicos Aparece el cuadro
1° Paso
a) ¿Dónde están están los datos que desea analizar? analizar?
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DATOS
b) Marcar opción: opción: Lista o base de datos de Microsoft Excel c) ¿Que tipo de informe desea crear? d) Marcar la opción: Tabla dinámica e) Clic en Siguiente 2° Paso Rango de Datos
a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo b) Siguiente
3° Paso Ubicación de la Tabla
a) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo, determinando determinando la celda de de comienzo de ejecución de la misma. b) Se da, clic en Diseño Diseño,, comienza el momento de diseñar la tabla.
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DATOS
a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna b) Arrastrar el cuadrito cuadrito de de Vehículo Vehículo a Fila c) Arrastrar el cuadrito cuadrito de de Cantidad a Datos d) Aceptar e) Finalizar Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.
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DATOS
Aplicar Filtro a la Tabla
Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspond correspondientes: ientes:
En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2° En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones Camión, Camioneta, Moto. Cambiar el diseño de la tabla
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo a) Arrastrar el cuadrito de de Vehículo Vehículo a Columna b) Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila c) Arrastrar el cuadrito cuadrito de de Cantidad a Datos d) Aceptar. Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado. AREA DE SISTENAS
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DATOS
Aplicar Filtros a la Tabla
Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehículos se dejan activados Auto activados Auto y Camión. En Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. 3° Semana. De lo ejecutado surge el siguiente resultado.
Obtención de Subtablas
Asiendo dobleautomáticamente clic sobre una celda, en un estedetalle caso en porhoja ejemplo segunda de Auto, donde figura la cantidad 122350, excel produce apartelasegún lo siguiente.
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GRAFICOS
V. GRAFICOS INTRODUCCIÓN ¿Qué es un gráfico?
En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede. Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos. Nota: Para trabajar con gráficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí. En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos, (sueldos, alquiler, publicidad...) A los datos que forman una serie de datos se les llaman puntos de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendrá seis puntos de datos.
CREAR UN GRÁFICO RÁPIDAMENTE Crear un gráfico en Excel es un procedimiento asombrosamente sencillo y rápido. En primer lugar selecciona los datos que quieras representar en el gráfico y luego pulsa la tecla F11. Tras un instante, Excel te muestra una hoja nueva que contiene un gráfico de columnas, el cual representa los datos que has seleccionado en la hoja. A este gráfico automático que crea Excel con sólo pulsar una tecla se le denomina gráfico básico. Para ver el ejemplo de este capítulo has clic aquí. aquí.
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GRÁFICOS
Las partes de un gráfico
Los gráficos están compuestos de diversas partes, las cuales puedes modificar a tu gusto a partir del gráfico básico que crea Excel. Por tanto, para poder manipular gráficos es imprescindible conocer cuáles son esas partes. Las partes de un gráfico son: a) gráficos. El gráfico en sí es la representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay distintos tipos de b) El título del gráfico es un texto que lo encabeza. c) Una marca de datos es el objeto que se utiliza para represent representar ar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada número representado. d) Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. e) El texto puede ser cualquier palabra o frase frase que aparezca en el gráfico. El texto asignado está unido a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es libre. f)
La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).
g) Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos. h) Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. i)
El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.
j)
Las series de datos son los co conjuntos njuntos de datos que se representan en un gráfico.
Cómo seleccionar el rango para crear el gráfico
El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Además, no sólo hay que seleccionar datos numéricos sino también texto, ya que Excel sabe cómo poner ese texto en el gráfico. Excel considera que determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rótulos en el gráfico. De esto puedes deducir que la forma resultante del gráfico dependerá mucho de cómo selecciones los datos. Para que Excel muestre los datos tal y como tú desees, debes seleccionar el rango teniendo en cuenta lo siguiente: a) Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que selecciones deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías. b) Las celdas de la fila superior del rango que selecciones también deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico. c) El resto de la selección deberán ser los datos numéricos,
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GRÁFICOS
NOTA: Debes tener en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como verás en el siguiente apartado. Crear un segundo gráfico
Puedes crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo. Para ello sólo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras representar y volver a pulsar F 11. Excel colocará cada gráfico que crees en una hoja de gráficos independiente. NOTA: Evidentemente, si no te gusta algún gráfico puedes eliminarlo: selecciona la hoja en la que esté (haciendo clic en su pestaña) y ejecuta el comando Edición, Eliminar hoja; en cuanto confirmes el borrado, Excel eliminará la hoja que contiene el gráfico. La relación entre los datos y el gráfico
Cuando se crea un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico que se ha creado. Esto significa que si cambias los datos en la hoja de cálculo (ya sean valores o rótulos), esos cambios se reflejarán automáticamente en el gráfico, este también cambiará. Incrustar un gráfico
Hasta ahora hemos trabajado con gráficos que aparecían en hojas de cálculo independientes. Pero puede ocurrirlos que en determinadas ocasiones quieras que el gráfico aparezca en la misma hoja de cálculo en la que estén datos que lo originaron. Excel permite que los gráficos aparezcan no solo en las hojas de gráficos, sino también en las hojas de cálculo, para lo cual es necesario incrustarlos. Por tanto, Incrustar un gráfico no es más que crear un gráfico en la propia hoja de cálculo, en lugar de hacerlo en una hoja de gráficos independiente. Para crear un gráfico incrustado debes pasar a la hoja de cálculo que contenga los datos que quieres representar en el gráfico y a continuación seguir estos pasos: Selecciona el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora. Ejecuta el comando Insertar > Gráfico. Gráfico. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4. Haz clic en Terminar para dar por buenas todas las opciones por omisión que ofrece el Asistente. El gráfico aparecerá incrustado en la hoja de cálculo. Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico incrustado
Es probable que cuando crees un gráfico incrustado, éste no aparezca ni con el tamaño ni en la posición idónea dentro de la hoja. Para cambiar el tamaño de un gráfico incrustado, en primer lugar debes seleccionarlo haciendo clic sobre él. Cuando el gráfico esté seleccionado, aparecerán los cuadros de selección a su alrededor. Apunta con el ratón a uno de los cuadros de selección, haz clic manteniendo pulsado el botón del ratón y arrástralo para cambiar el tamaño del gráfico. Cuando estés satisfecho con el tamaño del gráfico, suelta el botón del ratón.
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GRÁFICOS
Cambiar la posición del gráfico en la hoja de cálculo sigue un procedimiento idéntico, sólo que, en lugar de arrastrar uno de los cuadros de selección del gráfico incrustado, debes arrastrar el propio gráfico. Para ello apunta al interior del gráfico, haz clic y arrastra el gráfico a su nueva posición. Por último suelta el botón del ratón.
IMPRIMIR EL GRÁFICO Imprimir un gráfico es similar a imprimir una hoja de cálculo. En primer lugar es conveniente que realices una presentación preliminar del gráfico para ver el aspecto que tendrá una vez impreso. En la pantalla de la Presentación preliminar puedes hacer clic en el botón Configurar para pasar al cuadro de diálogo Preparar página. Ajusta la página y selecciona las opciones de impresión que desees y luego haz clic en Aceptar. Cuando estés de nuevo en la pantalla de la Presentación preliminar, puedes imprimir el gráfico como cualquier hoja de cálculo: haz clic en el botón Imprimir y luego en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir.
TIPOS DE GRÁFICOS Tipos y subtipos de gráficos
Hasta ahora sólo hemos utilizado un tipo de gráfico, el gráfico de columnas. Sin embargo, Excel dispone de muchos más tipos de gráficos. Cada tipo de gráfico se diferencia de los demás por la clase de marcas de datos que utiliza. Por ejemplo, el gráfico de columnas utiliza columnas como marcas de datos; el de líneas, utiliza líneas; etc. El motivo de que haya tantos tipos de gráficos diferentes en Excel no es solamente estético. Cada uno de los tipos de gráficos está especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Si quieres obtener la máxima eficacia al crear tus gráficos debes tener esto muy en cuenta. Además de todos los tipos de gráficos, Excel dispone de varios subtipos para cada tipo. Un subtipo de gráfico es una variación del tipo. Cada subtipo puede ser muy diferente de los demás (o muy parecido a otros), pero todos los subtipos de un tipo siempre mantendrán en común el tipo de marca de datos que se utilice. Por ejemplo, el tipo de gráfico de áreas tiene seis subtipos distintos. Algunos son casi iguales y otros son completamente distintos, pero todos utilizan áreas para representar los datos. d atos. Cambiar el tipo y el subtipo de un gráfico
Para cambiar el tipo y el subtipo de un gráfico primero debes seleccionar el gráfico que quieres modificar haciendo clic en la pestaña de su hoja. Luego ejecuta el comando Gráfico, Tipo de gráfico. Excel te mostrará el cuadro de diálogo Tipo de gráfico. A la izquierda de este cuadro de diálogo puedes ver la lista Tipo de gráfico. En esa lista puedes seleccionar el tipo de gráfico que quieras usar. En la parte derecha del cuadro de diálogo hay una cuadrícula denominada Subtipo de gráfico. Cada una de las casillas de la cuadrícula contiene un subtipo del tipo seleccionado (también puede haber algunas casillas en blanco). Para cambiar el tipo y el subtipo del gráfico sólo tienes que seleccionar las opciones que prefieras en este cuadro de diálogo. Cuando lo hayas hecho, haz clic en Aceptar.
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GRÁFICOS
MODIFICAR GRÁFICOS Añadir texto al gráfico Tipos de texto
Excel permite añadir al gráfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado. La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado está unido siempre a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado aquí.. es completamente libre. Puedes ver el archivo de Excel que contiene este ejemplo haciendo clic aquí Texto asignado
Todo el texto asignado de un gráfico se puede introducir a través de las distintas pestañas del cuadro de diálogo Opciones de gráfico que aparece cuando se ejecuta el comando Gráfico, Opciones de gráfico de una hoja que contenga un gráfico. El texto asignado que puedes añadir y la manera de añadirlo es la siguiente:
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GRÁFICOS
* Los títulos del gráfico, del eje x y del eje y. Selecciona la pestaña Títulos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico. Introduce los títulos en sus respectivos recuadros y, por último, haz clic en Aceptar. Si quieres cambiar el texto de un título ya introducido, debes seleccionar el título (haciendo clic sobre él). Luego escribe el nuevo texto y pulsa Intro.
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GRÁFICOS
* Los rótulos de las marcas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve bien para identificarlas, bien para señalar su valor exacto. Para añadir este texto al gráfico, selecciona la pestaña Rótulos de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico. Escoge la opción Mostrar valor para que aparezca el valor exacto de cada marca de datos, o Mostrar rótulos para que aparezca el nombre de la serie de datos junto a cada marca. Por último haz clic en Aceptar.
* Los rótulos de los ejes x e y. Este texto aparece a lo largo de los ejes y sirve para señalizar las categorías (si es el eje x) o los valores (si es el eje y). Para añadir este texto al gráfico (que ya aparece por omisión en los gráficos estándar de Excel), selecciona la pestaña Ejes del cuadro de diálogo Opciones de gráfico. Selecciona los ejes en los que quieres que aparezcan los rótulos y haz clic en Aceptar.
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GRÁFICOS
* La leyenda. La leyenda es un recuadro que aparece en el gráfico y que contiene una indicación del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca la leyenda en el gráfico (cosa que ocurre por omisión) selecciona la pestaña Leyenda del cuadro de diálogo Opciones de gráfico y escoge su posición en la pantalla después de activar la opción Mostrar leyenda. Si quieres hacerla desaparecer, selecciónala y pulsa la tecla SUPR.
NOTA: El procedimiento para hacer desaparecer el texto asignado es el mismo que el utilizado para añadirlo, pero deseleccionando las opciones en lugar de seleccionarlas o borrando el contenido de los cuadros que contengan texto (como el caso de los títulos). Texto no asignado
Habrá ocasiones en las que querrás dirigir la atención del lector hacia un aspecto concreto del gráfico. La mejor forma de hacerlo consiste en añadir al gráfico texto no asignado. Cuando vayas a añadir texto no asignado pulsa ESC para deseleccionar cualquier objeto del gráfico que tengas seleccionado. Ahora comienza a escribir e introduce toda la frase que quieras que aparezca como texto no asignado. Cuando termines de escribir pulsa Intro. Excel insertará un recuadro de texto no asignado en el centro del gráfico. Ahora puedes mover y cambiar el tamaño del texto, Para moverlo, apunta al borde del cuadro con el puntero del ratón, pulsa y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrástralo a su nueva posición. Para cambiar el tamaño o la forma del texto no asignado, arrastra con el ratón cualquiera de los cuadros de selección. Editar el texto
Si te equivocas o si cambias de idea sobre el texto que tengas en el gráfico, es sumamente sencillo editar ese texto. El procedimiento para modificar el texto de un gráfico es el mismo, tanto si el texto es asignado como si no: Selecciona objeto Por cambiar ejemplo, siundeseas el título del gráfico, selecciona el título (haciendo clic sobre elél), y de si texto. deseas texto cambiar no asignado, selecciona ese texto no asignado. Sitúa el puntero del ratón dentro del objeto de texto. Observa que se transforma en un punto de inserción. Apunta cuidadosamente y haz clic para situar el punto de inserción en el lugar que desees. AREA DE SISTENAS
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GRÁFICOS
Modifica el texto como si fuera el de cualquier celda de la hoja de cálculo. Pulsa ESC para introducir el texto modificado. Se debe pulsar ESC (y no Intro) para introducir un texto que se haya editado. Si después de editar el texto prefieres dejarlo como estaba, pulsa Esc para introducir el texto modificado y utiliza luego el comando Edición > (o pulsa Ctrl+Z) para deshacer la operación. Deshacer (o Dar formato al texto
Una vez introducido un texto en un gráfico, puedes darle formato para modificar su estética o su importancia en el conjunto del gráfico. En primer lugar debes seleccionar el objeto de texto haciendo clic sobre él. Cuando aparezcan los cuadros de selección que indican que el objeto está seleccionado, utiliza la barra de herramientas Formato de la misma manera que si estuvieras dando formato a una celda cualquiera de la hoja de cálculo. Cuando estés satisfecho con el resultado, pulsa ESC para deseleccionar el objeto. Añadir bordes y sombreado al texto
En Excel es posible poner un borde alrededor de cualquier objeto de texto (como si fuera una celda normal de la hoja de cálculo) e, incluso, modificar su formato o añadirle un sombreado. Para cambiar el borde de un objeto de texto debes seleccionarlo primero. Luego ejecuta el comando Formato, Objeto seleccionado (donde objeto es el objeto de texto que tengas seleccionado) y haz clic en la pestaña Tramas del cuadro de diálogo Formato del objeto que aparece. Ahora puedes elegir entre seleccionar un borde Automático (es decir, el que Excel añade por omisión), seleccionar la opción Ninguno para que el objeto no tenga borde, o seleccionar la opción Personalizado y determinar exactamente el borde que desees. También puedes lograr que el objeto aparezca sombreado seleccionando la opción Sombreado.
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