Manual de Creditos y Cobranzas

CAPITULO I: El CRÉDITO 1.- Definición del Crédito Confianza basada en el compromiso de pago que adquiere el cliente dentro de una relación comercia comercial. l. El crédito crédito será otorgado otorgado al cliente cliente que posee las caracterí característica sticas s o cualidad cualidades es requeridas por nuestra empresa “SABOR Y VINOS S.A.C.”.

El crédito será utilizado para aumentar las ventas e incrementar la cartera de clientes; sin embargo, los clientes estarán sujetos a diversos análisis por parte de nuestra área de créditos y cobranzas, ya que en esta captación de clientes pueden suscitarse problemas de liquidez o probabilidad de impago. Las evaluaciones estarán basadas en una política clara de créditos y cobranzas, cobranzas, la misma que servirá de guía para evaluar bien al cliente que nos solicita el crédito, establecer claramente las condiciones del crédito y minimizar nuestro riesgo.

Ventajas del Crédito: •

•

 Aumenta nuestro nuestro volumen volumen de venta. venta. Incrementa Incrementa la producción producción de nuestros productos, y como consecuencia, consecuencia, se disminuyen los costos unitarios.

•

Hace más productivo el capital de la empresa.

•

Permite la ampliación y la apertura de nuevos mercados.

•

Facilita la transferencia de dinero.

Desventajas del Crédito: •

El otorgar mucho crédito hace que nuestra empresa corra el riesgo de quedarse sin efectivo disponible o liquidez.

•

El crédito hace que nuestro inventario disminuya.

•

Si se otorga crédito sin analizar adecuadamente adecuadamente al cliente, cabe la posibilidad de que la empresa pierda su capital.

2.- Intermediación del Crédito Nuestra actividad crediticia brinda respuesta a las necesidades de nuestros clientes y a las necesidades de nuestra empresa, es así que juegan los intereses de 2 elementos que se encuentran en continúa interacción: 

Nuest Nuestra ra empres empresa, a, que que fabric fabrica a y comer comercia cializ liza a los vinos vinos que que serán serán objet objeto o de la transacción por la cual nos convertiremos en distribuidores.

 Los clientes, que reciben nuestro producto para su venta y distribución, satisfaciendo

una necesidad como compensación de pagar un precio.

Para ambos elementos la operación crediticia tiene una finalidad y un uso; para nuestra empresa es el de recibir una compensación monetaria, aumentar las ventas de nuestros vinos, etc.; y para el cliente, quien recibe nuestro producto, es la utilización de los mismos en forma tal que le deriven utilidades suficientes de uso. Para ambos elementos el crédito constituirá un beneficio y cubrirá necesidades propias de los que intervienen.

3.- Funciones del Crédito Económica Haciendo uso del crédito contribuiremos al desarrollo económico del país y de las empresas que forman parte de nuestro sector económico. Asimismo, ayuda al crecimiento sostenido convirtiéndonos en una agente multiplicador y de cambio en la economía mediante facilitar el incremento del consumo de nuestro vino (hecho a base de materia prima nacional), generando una necesidad de mayor producción y abastecimiento en el mercado local.

Social  Con nuestro sistema de crédito adecuadamente empleado, se constituye un beneficio para el público en general, porque permite tener acceso a nuestra línea de productos que en algunos casos resulta difícil ser adquiridos mediante cancelación inmediata por parte de los clientes.

4. Objetivos del área de Créditos El objetivo principal es minimizar el riesgo en las operaciones de créditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar de la empresa corran el riesgo de caer en morosidad alta.

Entre objetivos se considera los siguientes: −

Mantener niveles relativamente bajos de riesgo crediticio, además que permitan tener  una buena rentabilidad y permanencia de nuestro negocio.

−

Lograr el mayor volumen de ventas. Se espera que el aumento en los gastos de la cobranza y en las cuentas malas se vea contrarrestado con el incremento esperado en la utilidad de las ventas a crédito.

−

Buscar la optimización de las ventas, pero controlando la cobranza. Esto se logra con un otorgamiento generoso en el crédito, pero con políticas y procedimientos rígidos en la cobranza.

−

Es importante mantener al personal con capacitación constante sobre las tendencias económicas del país y del sector vitivinícola; asimismo, tener una constante capacitación en el tema de finanzas y decisiones financieras.

−

Crear sistemas estándares de evaluación de créditos

5.- Principios de la Gestión de Crédito

Nuestra gestión de créditos consiste en implementar un sistema de créditos que permita a la empresa recuperar sus inversiones por medio de una aplicación racional de técnicas que se cuentan para ello. La gestión será realizada con éxito si cumple con los siguientes principios:

 Rentabilidad , el adecuado manejo de recursos materiales y humanos para la

implementación del sistema de créditos debe tener como objetivo la rentabilidad de nuestro negocio.  Objetividad , al analizar las solicitudes de crédito se debe efectuar una evaluación y

calificación de manera justa y objetiva, sin prejuicios o simpatías.  Garantía, los créditos concedidos deben ser respaldados por constitución de garantías

reales a favor de nuestra empresa, para que de esta manera se salvaguarde su patrimonio.  Función, el sistema de crédito debe de ser compatible con las funciones de la gestión

financiera y las estrategias de ventas.  Innovación, los procesos que conforman el sistema de crédito de nuestra empresa

tienen que estar en continua revisión y mejora.  Competitividad, el objetivo específico de nuestras políticas y procedimientos de

crédito debe ser alcanzar una posición de liderazgo en el mercado.  Control, los beneficios del sistema de créditos pueden ser usados indebidamente. Por 

lo mencionado es necesaria la función de auditorías periódicas en la gestión de créditos.

6.- Clasificación del Crédito En la empresa se clasifica el crédito de la siguiente manera:

 Crédito para

mediana empresa, ingresos anuales a S/. 20.000,000.

 Crédito para

pequeña empresa, ingresos anuales de S/. 6.205,000 (1,700 UIT).

 Crédito para

micro empresa, ingresos anuales de S/. 547,500 (150 UIT).

 Crédito para

persona natural, ingresos anuales de S/. 250,000 a S/. 360,000.

7.- Organización de la Empresa La función del crédito es una herramienta administrativa fundamental para la existencia y desarrollo de la empresa. Permite aumentar el volumen de venta y producción, reduciendo considerablemente con ello el costo unitario de nuestros productos.

En nuestra empresa la administración del crédito corresponde jerárquicamente a la gerencia de administración y finanzas. En lo que respecta a las relaciones funcionales, coordina

principalmente con la gerencia de ventas; asimismo, interactúa con tesorería, contabilidad, sistemas, legal, caja y facturación, almacén y despacho; la interacción referida se puede apreciar en nuestro organigrama.

 Juntade Accionistas

Directorio

Gerencia General

LEGAL

Gerenciade Administración y Finanzas Recursos Humanos

Contabilidad

Tesorería

SISTEMAS

Gerencia Comercial

Créditos y Cobranzas

Cajay Facturación

Gerencia de Operaciones

Marketing

VendedorN°1

VendedorN°2

VendedorN°3

VendedorN°4

Nuestro departamento de Créditos y Cobranzas supervisa el análisis para la apertura de nuevas cuentas, controla el archivo de antecedentes de crédito, vigila que las investigaciones de crédito sean las adecuadas, en relación a las políticas establecidas; se encarga de autorizar  la atención de pedidos por ventas al crédito en lo que respecta a clientes que demuestren un riesgo prudente en su evaluación crediticia.

En la empresa el departamento de Créditos y Cobranzas está dirigido por un jefe quien tiene a su cargo 2 analistas de créditos, quienes se encargan de efectuar el análisis de las solicitudes de crédito que envían los clientes, y 2 gestores de cobranza, quienes monitorean el comportamiento de pago de la cartera de clientes.

Gerencia de Administración y Finanzas

Departamento de Créditosy Cobranzas

Analistade Crédito

Gestorde Cobranza

Analistade Crédito

Gestorde Cobranza

Jefe de Créditos y Cobranzas.- Siendo sus funciones básicas:  

 Analizar el mercado para lograr una adecuada colocación de las ventas a crédito. Participar en la formulación de las políticas de créditos y cobranzas; así como implantar, interpretar, comunicar y vigilar para que estas políticas se lleven a cabo de acuerdo a lo planeado.

 Gestionar las funciones, actividades y fases del departamento.  Vigilar por la clase de atención que se brinda al cliente.  Evitar la fuga de utilidades por cuentas incobrables. 

Instaurar nuevos métodos para el control de las actividades de créditos y cobranzas.



Elabora los manuales de organización y procedimiento de crédito.

Analista de Crédito.- Siendo sus funciones principales:  Efectuar las investigaciones pertinentes, de acuerdo a las solicitudes de crédito

asignadas a su cargo.  Proveerse de información necesaria para la investigación y verificación de los datos

proporcionados por el cliente que está solicitando el crédito. 

Exigir los documentos necesarios para la llevar a cabo la evaluación crediticia.

 Proporcionar información altamente verídica, como resultado de un buen proceso de

evaluación crediticia. 

Coordinar visitas, junto con el vendedor, a los clientes que han enviado su solicitud de crédito.

Gestor de Cobranza.- Siendo sus funciones principales: 

Gestionar diariamente la cobranza de la cartera asignada.



Contactarse con los clientes en mora (por llamadas telefónicas, cartas o correos electrónicos) a fin de concretar un compromiso de pago.



Negociar montos y fechas de pago a fin de recuperar las colocaciones a crédito en el menor tiempo posible.



Solucionar incidencias con los clientes en el tiempo establecido.



Efectuar visitas a los clientes que han caído en morosidad.

8.- Políticas de Crédito Nuestras políticas de crédito buscan facilitar el curso general de acciones a seguir en caso de situaciones concurrentes; asimismo, están encaminadas a alcanzar los objetivos establecidos y nos proporciona los criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de estrategias.

En “SABOR Y VINO S.A.C.” las políticas de créditos son aprobadas por la Gerencia General y tienen alcance a todo el personal de la empresa que tiene participación directa o indirecta en el proceso nuestro negocio, y en ellas se indica lo que se puede hacer y lo que no se debe hacer.  A continuación pasamos a detallar las políticas de crédito aprobadas:



Para otorgar crédito, el cliente debe de haber realizado como mínimo compras al contado durante 3 meses.

 Las condiciones de pago aprobadas son las siguientes:

Clientes con reciente apertura de línea de crédito: Factura a 7 ó 15 días. Clientes regulares: Factura a 30 y 45 días. Compras desde S/. 20,000 hasta S/. 40,000: Letra a 30 días. Compras desde S/. 40,001 hasta S/. 80,000: Letra a 45 días. Compras desde S/. 80,001 hasta S/. 100,000: Letra a 60 días (sujeto a intereses).  Todo cliente podrá acceder a una línea de crédito, siempre y cuando su solicitud de

crédito sea evaluada y aprobada. No se otorgará crédito sin la intervención de los analistas de crédito.  Las ampliaciones en la línea de crédito serán calculadas utilizando el promedio de

compras en un período determinado y la condición de pago del cliente (condición de pago + días de gracia). Estas ampliaciones deben registrarse en el sistema. 

Las líneas de crédito tienen una vigencia de cuatro meses como mínimo, estas deben de ser revisadas periódicamente de acuerdo al nivel de importancia y del análisis crediticio que se realice a cada cliente.



El cliente firmará un pagaré a favor de “SABOR Y VINO S.A.C.”, cuando su línea de crédito sea mayor a los S/. 40,000.



El analista de crédito determinará la necesidad de solicitar alguna garantía para el otorgamiento de la línea de crédito. Las garantías tienen que ser de fácil realización y cubrir el riesgo crediticio.

 El crédito de un cliente será bloqueado cuando registre una morosidad mayor a los 7

días y el crédito será cancelado cuando el cliente persiste en efectuar sus pagos fuera de los plazos, con cheques sin fondos o cuando en reiteradas oportunidades no cumple con sus compromisos de pago. Cabe precisar que los clientes que terminaron en cobranza judicial no tienen la posibilidad de una nueva línea de crédito.

9.- Riesgo Crediticio Mediante la evaluación del riesgo crediticio se determinará el riesgo que significará para nuestro negocio otorgar un crédito, para ello es necesario conocer a través de un análisis cuidadoso los estados financieros del cliente, análisis de los diversos puntos tanto cualitativos como cuantitativos que en su conjunto permitirán tener una mejor visión sobre el cliente y la capacidad que tiene para poder afrontar la deuda.

10.- Factores de Evaluación del Riesgo Crediticio Los principales factores que se deben de tomar en consideración para decidir si se otorga un crédito o no, son los que se conoce como las 5 C´s del crédito:  Carácter.-  Comprende el conjunto de cualidades del cliente que lo hacen querer pagar 

al vencimiento su deuda. Asimismo, es una disposición o decisión honesta de pagar; la honradez es una de las cualidades fundamentales del carácter, la integridad, la imparcialidad, la responsabilidad, la confianza, etc.  Capacidad.-  Hace referencia a la posibilidad y facilidad para pagar una deuda a su

vencimiento. La prueba más importante de la capacidad son los ingresos del cliente, los cuales están relacionados con las ventas, por ello lo que afecte a las ventas de nuestro cliente determina en cierto grado la capacidad de crédito del negocio.  Capital.- Es la fuerza financiera del cliente medida por el valor líquido de su negocio;

dicho de otra manera, es la seguridad de pago que un deudor representa por sus bienes. El capital se puede determinar a partir de los estados financieros del cliente, cuando los activos están equilibrados contra los pasivos. Se mide este factor por la posición y solidez financiera general del negocio sometida a un análisis de razones o ratios financieros, con atención especial al valor neto tangible de la empresa (activos, inversiones y otros recursos). Un trabajo serio y profesional deberá ser ejecutado por el  Analista de Créditos de “SABOR Y VINO S.A.C.” cuando lleve a cabo el análisis de los Estados Financieros.  Colateral.- Representado por las garantías, como el pagaré, que nuestro cliente puede

ofrecer para asegurar aún más el pago de la deuda a contraer.

 Condiciones.- Manifiestan el efecto producido por las tendencias económicas o

acontecimientos no previsibles de orden político, económico, moral o social que afectan la capacidad de pago del cliente.

11.- El Crédito Comercial. Nuestra empresa comercializa sus productos, vinos semi secos y dulces, a personas y empresas, cuyo pago se realiza con posterioridad en un plazo previamente convenido. Haciendo uso del crédito comercial facilitamos y adecuamos la producción a la circulación de nuestro producto; además, facilita las ventas, la producción, el desarrollo de capital y el incremento de ganancias. El crédito comercial es generalmente a corto plazo y es convencional cuando se afronta tiempos de alta inflación.

12.- Formas de Crédito Comercial

Las condiciones de pago que se trataran en las ventas al crédito son las siguientes:



Clientes con reciente apertura de línea de crédito: Factura a 7 ó 15 días.



Clientes regulares: Factura a 30 y 45 días.



Compras desde S/. 20,000 hasta S/. 40,000: Letra a 30 días.



Compras desde S/. 40,001 hasta S/. 80,000: Letra a 45 días.



Compras desde S/. 80,001 hasta S/. 100,000: Letra a 60 días (sujeto a intereses).

13.- Factores y Consideraciones sobre el Otorgamiento al Crédito El análisis del crédito será efectuado de forma dinámica y creativa por nuestro analista de crédito; sin embargo, es importante dominar las diferentes técnicas de análisis y complementarla con una buena experiencia y un buen criterio, así mismo es necesario contar  con la información necesaria y suficiente que nos permita minimizar el numero de incógnitas para poder tomar la decisión correcta.

Consideraciones Generales en el Análisis de Crédito:

•

El análisis de crédito contemplara un análisis de los aspectos cualitativos (honorabilidad, administración, competencia) y cuantitativos (balances, estado de pérdidas y ganancias, flujo de caja) del cliente.

•

La solicitud de crédito debe estar correcta y completamente llenada y firmada por el vendedor y jefe de ventas, asimismo debe incluirse en un file a nombre del cliente.

•

El único formato autorizado para solicitar crédito es el que se encuentra en el ANEXO 1.

•

El analista de crédito, debe comunicar a los vendedores sobre la información que se debe solicitar a los clientes.

•

Toda la información debe ser revisada y validada por el departamento de créditos y cobranzas.

•

En caso de entidades gubernamentales u otros, que no deseen llenar la solicitud de créditos, ésta, debe de ser evaluada en el comité de créditos.

•

En caso el cliente no entregue la información determinada en la solicitud de crédito se obtendrá la información empleando sistemas alternativos en línea.

•

Es indispensable que se revise al cliente en la central de riesgo Infocorp.

•

La información considerada necesaria es la que se detalla a continuación: recibos de agua, luz o teléfono; así como, la información en relación a los estados financieros, volumen del negocio y la declaración jurada anual (según lo que determine el departamento de créditos y cobranzas.

•

El otorgamiento de crédito se realiza de acuerdo al nivel de compras que tenga proyectada Ventas y la evaluación que realiza el analista de créditos.

•

El analista de créditos determina la necesidad de solicitar alguna garantía para el otorgamiento de crédito.

•

Se debe de colocar en la solicitud de crédito el monto de aprobación o línea de crédito aprobada.



Aspectos Cuantitativos del Análisis de Créditos

Cuando se analiza un crédito, se deberá tener presente la calidad de información con la que se dispone, para ello es importante llevar a cabo la primera entrevista. Nunca será posible tener el 100% de la información que uno quisiera pero lo que no puede ser es que se omita información que son fáciles de obtener tales como:

•

Información de clientes sobre el sector.

•

Información de proveedores.

•

Información de bancos.

•

Base de datos internas.

•

Base de datos externas.

•

Centrales de riesgo.

•

Registro Públicos y Reniec.

•

Otras fuentes de información.



Aspectos Cualitativos del Análisis de Créditos

 Analizar aspectos o información cualitativa del cliente es uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo más difíciles de evaluar. Su dificultad se debe a que son aspectos subjetivos, para lo cual debemos tener presente los siguientes aspectos:

•

 Análisis del negocio del cliente (actividad y gestión de la empresa).

•

Historia del solicitante (años en el negocio, evolución del negocio, tipo de sociedad)

•

Historial crediticio del solicitante (Experiencia crediticia con terceros, proveedores, instituciones financieras)

Procedimiento para el Análisis de Crédito (Flujograma) 1. El cliente solicita a su vendedor realizar sus compras al crédito. 2. El vendedor entrega la solicitud de crédito al cliente e informa sobre la documentación necesaria que debe adjuntar. 3. El cliente realiza el llenado de la solicitud de crédito, firma el pagaré y se lo entrega al vendedor. 4. El vendedor recibe la solicitud y los documentos solicitados, coloca sus comentarios y realiza la entrega al analista de créditos. 5. El analista de crédito recibe la solicitud completa y correctamente llenada, efectúa el análisis respectivo. En el sistema constata los niveles de compra y el comportamiento de pago. Recaba información del status del cliente dentro del mercado, para lo cual efectúa consultas a través de Infocorp, SUNARP, SUNAT y mediante llamadas a otras distribuidoras, proveedores, etc. En paralelo, obtiene información bancaria haciendo uso de las referencias indicadas por el cliente. 

Si procede la solicitud de crédito: Se realiza el ingreso de información en el sistema y automáticamente se le asigna el código de pago (de acuerdo al plazo de pago aprobado). Posteriormente, se comunica al vendedor o al jefe de ventas.



Si se rechaza la solicitud de créditos: El analista devuelve el file con la solicitud al jefe de ventas o vendedor, indicando el motivo del rechazo.

6.- El vendedor recibe la comunicación del departamento de créditos y cobranzas y procede a comunicar al cliente si procede o no procede el crédito.

CASOS ESPECIALES 

 A solicitud de ventas: Un cliente podrá obtener crédito sin haber cumplido la política de compras al contado durante tres meses, siempre y cuando, el cliente califique de acuerdo a la evaluación del departamento de créditos y cobranzas, en coordinación con el gerente de ventas.



 A solicitud del gerente de ventas: Se puede tramitar una solicitud de crédito que no cuente con pagaré y carta de instrucción y si el jefe de créditos y cobranzas los estima necesario.

Requisitos para el Crédito Documentos

Perso Perso na na Natur  Jurídi al ca

Observaciones

1

Solicitud de Crédito

X

X

2

Pagaré y Carta de Instrucción

X

X

3

Documentos de Identidad

X

X

Para personas jurídicas se adjunta DNI de los representantes legales.

4

RUC

X

X

Copia de ficha RUC.

5

Escrituras de constitución de la empresa y poderes actuales

X

Fotocopia.

6

Licencia Municipal

X

X

Fotocopia.

7

Copias de autovaluo y títulos de propiedad

X

X

Del domicilio y/o negocio en el caso de locales propios.

8

Contrato de alquiler

X

X

Para el caso de local alquilado.

9

Recibo de luz, agua o teléfono

X

X

Del domicilio y negocio.

10

Estados Financieros

X

X

De los 2 últimos años y de situación de los últimos 3 meses.

11

Declaración jurada anual

X

12

Copias de facturas de principales proveedores

X

X

Últimos meses.

13

Pagos de IGV

X

X

Copia de los últimos 6 meses.

Ultimo año.

Toda la documentación solicitada debe ser remitida al departamento Créditos y Cobranzas para su respectiva evaluación.

Clases de Clientes

•

Personas Naturales.-  Trabajadores dependientes

o

independientes,

profesionales

independientes.

PERFIL: a) 100% NORMAL durante 8 meses en centrales de riesgo. b) Tiempo de permanencia en el negocio (comercialización de licores): 1 año. c) Promedio de ingresos anuales: Desde S/. 250,000 hasta S/. 360,000.

d)

Edad mínima requerida para el negociante: 25 años.

e) Nivel educativo del negociante: Secundaria completa y/o estudios técnicos. f)

Clase social del negociante: Estrato medio y medio alto ó clase B y C.

g) Ocupación del negociante: Empleado o independiente. h) No presentar créditos en mora o saneados con instituciones financieras o proveedores. i)

Contar con buenas referencias comerciales y bancarias.

 j)

Establecimiento del negocio: Propio o alquilado.

k) Capital de negocio propio.

•

Personas Jurídicas: EIRL, SRL, SA, SAC, SAA.

PERFIL: a) 100% NORMAL durante 6 meses en centrales de riesgo, para lo cual no deberá registrar deudas impagas o en trámite judicial. b) Contar, como mínimo, con 6 meses de antigüedad comercial inscrita en SUNAT.

c)

La empresa tiene que estar formalmente constituida.

d) Promedio de ingresos anuales: -

Micro empresa: Máximo de S/. 547,500 (150 UIT)

-

Pequeña empresa: Máximo de S/. 6.205,000 (1700 UIT)

-

Mediana empresa: Máximo de S/. 20.000,000

e) Capital de negocio: Propio o societario, en caso de ser societario se tendrá que detallar  la constitución del capital.

f)

Contar con buenas referencias comerciales y bancarias (3 referencias en cada caso, como mínimo).

g) Establecimiento del negocio: Propio o alquilado.

Nota: Para la evaluación de créditos se debe tener presente que cada clase de cliente es distinto para su evaluación respectiva y las condiciones de pago pueden variar.