Manual de Cargos y Funciones

MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A. CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO MARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZ ANDERSON MONTOYA RAMIREZ SANDRA MILENA TORRES MURIEL

MÓDULO I

LEIDY MUÑOZ Coordinadora de Módulo I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ITAGUÍ 2010

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TABLA DE CONTENIDO

Justificación Tema Problema Problemática Breve descripción del problema Objetivos Delimitación Marco referencial Diseño metodológico Fases del proyecto Diagnóstico Conclusiones Bibliografía Anexos

3 4 4 4 5 6 7 8 19 21 123 124 125 126

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JUSTIFICACIÓN Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega de los servicios que se ofrecen. Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos, cargos y perfiles y la documentación de los mismos. Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la empresa y de la competencia. Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más efectivamente.

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TEMA ¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor agilidad y calidad en los servicios que ofrece? PROBLEMA En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante el cliente. PROBLEMÁTICA Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.

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BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde se especifique: • Las funciones de cada cargo. • Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios ofrecidos y su respectiva interrelación. • Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo que parámetros se usan. • Los perfiles de cada cargo. La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.

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OBJETIVOS GENERAL Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio. ESPECÍFICOS •

Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.

•

Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y sustentan cada uno de los procesos.

•

Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de desarrollarlas.

•

Asignar funciones a cada cargo.

•

Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.

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DELIMITACIÓN DELIMITACIÓN ESPACIAL El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.

DELIMITACIÓN TEMPORAL El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios: • • •

Administración Selección Asesoría en procesos humanos

Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.

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MARCO REFERENCIAL En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo. El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”. Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1 De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31. 1

Identificar Determinar los procesos la secuencia del sistema de los procesos de gestión de calidad 1- Identificación del sistema de gestión de la calidad

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Definir Establecer Definir el propósito las mediciones interacciones de los procesos dede desempeño los y asignar procesos de unlos dueño del procesos proceso

2- Descripción de los procesos del sistema de gestión de calidad

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Definir Establecer Identificar los métodos loslas controles etapas para operar de para loslos procesos losprocesos procesos

3- Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del sistema de gestión de la calidad

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Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31. La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo pero con mayor calidad. Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión por procesos son: • •

• • • •

“EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes. COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste más bajo posible.”2 PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades interrelacionadas que se transforman para la entrega de información, productos, servicios y estrategias. ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado. PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad. MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al organización.

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda. Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3 En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en cuenta: 2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31 3 IBÍD. P. 28.

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TIPO DE FORMACIÓN

DESARROLLO DE NIVEL CAPACIDADES DE TÉCNICAS Y RESPONSABILIDAD OPERATIVAS Informarse Liderazgo sobre Estrategias Cultura metodologías ALTA DIRECCIÓN Resultados Gestión del sistema de Autodiagnóstico cambio control de gestión y apoyo Liderazgo Canalizar la MANDOS Y Procesos Comunicación participación DIRECCIÓN Papel del mando Trabajo en Herramientas INTERMEDIA Autodiagnóstico equipo de mejora Alcance de la Actitud Prevención EMPLEADOS Y calidad Relación Resolución de OPERARIOS Motivación Interpersonal problemas Participación INFORMACIÓN DESARROLLO SENSIBILIZACIÓN HABILIDADES MOTIVACIÓN PERSONALES POR EL CAMBIO

Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110 En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante: • • • • • • • • • •

Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad. Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada hacia el cliente. La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen la nueva orientación de la empresa. El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con los principios de la calidad. Toma de decisiones con base en datos y hechos. Un comportamiento que busque y anime la critica interna. Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de calidad. El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad. Su orientación de los esfuerzos de mejora. La organización de la participación del personal. 1

• • • • • • • • • • •

Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido. La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal. Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de su liderazgo. El fomento de las acciones de formación. La practica habitual del reconocimiento. Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y proveedores. Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo. Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de reacción. Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad. Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o las incidencias. Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4

En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio radical en la forma de operar de la empresa. Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer). Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxxxxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:

4 IBÍD. P. 82

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ETAPA Identificación, definición del proceso real

Medición y análisis del proceso

Identificación de oportunidades de mejora

Normalización/ estabilización del proceso

ACCIONES • • •

Detectar lo que deseen y necesiten los clientes Describir el proceso con el nivel de detalle necesario Incluir las medidas adecuadas

• • •

Estudiar los resultados de las medidas Detectar áreas potenciales de mejora Elegir las mejoras mas prometedoras

• •

Diseñar y aplicar los cambios para la mejora Medir los resultados para comprobar que los cambios son positivos

•

Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel estable de resultados Documentar las mejoras para normalizarlas

• •

Diseñar medidas de seguimiento dentro del proceso Plan para la revisión y mejora continuas • Realizar las medidas • Analizar los resultados • Tomar acciones para mejorar los resultados Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho más Visión Clientes Procesos Formación Finanzas Yinternos y crecimiento Estrategia

2

Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el actuar diario. El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y competitividad corporativa. “El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro de un periodo determinado. “5 Para continuar con en el camino de reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características, responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad, pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar donde se lleven a cabo. Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos necesarios o no para desempeñar el puesto. Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información y comunicación. El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación: 5 CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143

2

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Descripción Reclutamiento Demanda Necesidad Recepción Divulgación Aplicación Entrevista Entrega Solicitud Selección Examen No Supuestos Admisión Impresión Resultados Decisión Información cumple apto de medico negativa de inicial final de final inicial general de formulario de elydesacreditadora desfavorables documentos personal mano patrón desfavorable Rechazo de e o no especificaciones de candidatos pruebas “solicitud información cumple obra condelos sobre empleo requisitos delel candidato cargo

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Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190 El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal. La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor, mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar 3

problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor control de ellos, y se puede hacer en base en:

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Otras fuentes de información Fenómenos Verificación Entrevistas Necesidades Análisis Análisis internos externos de situacional de de la de retiro de lapolítica mayor nuevas ORGANIZACIÓN MERCADO ¿Determinación ¿Informaciones Si Informaciones suficientes suficiente s? ? re información volumen recursos estrategias de humanos obtenida información Política salarial del mercado de trabajo Comportamiento Política de beneficios Comportamiento del mercado de recursos Oportunidades de progreso humanos Condiciones Situación económica ambientales de trabajo Política de reclutamiento y selección Política disciplinaria Criterio de evaluación del desempeño

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No

No

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190 En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación. Posteriormente, se determino la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2 do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6 6 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

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El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información, se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.

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DISEÑO METODOLÓGICO El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A Fases del proyecto: 1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo: ➢ Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática ➢ Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias observaciones 2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales 3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de información, el conocimiento y la experiencia del personal.

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XXX-XXXX-XXXX MISIÓN Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión. VISIÓN Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas usuarias; diferenciados por: • La confiabilidad • El cumplimiento de los requisitos legales • La calidad humana. Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional. VALORES CORPORATIVOS • • • •

ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos individuales y sociales COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras funciones, para cumplir con nuestras obligaciones LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser siempre los primeros en innovación y competitividad POLITICA DE CALIDAD

Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de sus fundadores.

ORGANIGRAMA 1

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FASES DEL PROYECTO LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una aproximación a la problemática. Ver Anexo 1 Definición de Cargos: AUXILIAR DE MENSAJERÍA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa y Financiera Título del cargo: Auxiliar de Mensajería Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD. Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde? Sobre qué proceso?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas, procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,

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registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ ➢ ➢ ➢

Presupuesto de gastos Administrativos Recursos físicos y económicos Dineros o títulos valores que custodia Dotación asignada

Entorno ➢ Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Revisar, organizar, clasificar y planear

Coordinar, revisar e informar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de Impacto La entrega y recibo de Dar cumplimiento y oportunidad en A correspondencia, la entrega diaria definida con el cheques, área administrativa y de acuerdo al consignaciones, formato de control de programación nóminas, compras y de mensajería establecido para demás diligencias que garantizar la satisfacción de los se deriven de la clientes internos y externos y empresa y para la empleados en misión. empresa. La entrega de Para garantizar la ejecución y A cheques, títulos cumplimiento de la programación y valores, documentos que se efectúen los registros contables, contables y acciones requeridas correspondencia y dentro de la empresa de acuerdo a registros de control los procedimientos establecidos. diario.

1

Conocer, ejecutar y planear

Las responsabilidades del Auxiliar del CAD para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina. Garantizar El uso, conservación y disposición y operatividad de la dotación física y equipo de comunicación Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente

El cargo del Auxiliar del CAD para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

B

Para dar cumplimiento a las M normas de seguridad y para garantizar la adecuada comunicación interna. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor. Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

B

Problemática del cargo ➢ Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques. ➢ Obstrucción en las vías. ➢ Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Planeación de actividades del área. Relaciones esperadas: Internas: Dirección de Operaciones Dirección Administrativa Dirección financiera

Recomendaciones esperadas: • Acciones de mejora en Planeación para la entrega de correspondencia oportuna. Externas: Clientes y empleados en misión. Entidades públicas y privadas.

Perfil del cargo

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Formación básica: Bachiller Deseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas básicos y Conocimientos básicos de archivo. Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares. Periodo de adaptación: 2 meses Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Orientación ética ➢ Atención ➢ Memoria ➢ Concentración ➢ Orientación espacio-temporal ➢ Habilidades comunicativas Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa y Financiera Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero. Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio. Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina ➢ Equipos de comunicación ➢ Dineros y títulos valores que custodia Entorno

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Intensivo trabajo de oficina Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, clasificar, radicar, ordenar, verificar, distribuir internamente, archivar y conservar Informar, consultar y solucionar

La documentación interna o externa en expedientes de Historias laborales y administrativos que se tramitan y regresan al CAD

Para qué Con el fin de garantizar la actualización, oportunidad, y veracidad de la información de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en la organización y al Sistema de Gestión de la Calidad.

Nivel de Impacto A

Las consultas internas y externas sobre la información contenida en el CAD

Con el fin de brindar información A exacta, veraz, clara y oportuna a los usuarios de acuerdo al grado de confidencialidad y acceso de los documentos. Recibir El inventario de Para determinar la disponibilidad M solicitudes, insumos de oficina en de recursos internos al personal de entregar, el Kardex planta para la ejecución de sus registrar y labores y efectuar los pedidos controlar cuando se requiera. Separar, Las liquidaciones de Para garantizar la satisfacción A organizar, nómina, cheques, oportuna de las necesidades de los coordinar con el cuotas monetarias, clientes y empleados en misión de mensajero, facturas, acuerdo al pacto de recibir y entregar correspondencia y especificaciones y los diligencias en las procedimientos internos empresas usuarias o especialmente en los días de entidades financieras mayor movimiento. y/o proveedores Registrar y Los reportes de su Garantizar la confiabilidad, M presentar gestión de acuerdo al oportunidad, y veracidad de la procedimiento y en los información que permite formular formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo con el plan 1

operativo y el plan estratégico de la empresa. Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.

M

Problemática del cargo • • •

Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas. Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o políticas internas. Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de trabajo del CAD.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Planeación y control de actividades del área.

Relaciones esperadas: Internas: Director de Operaciones Director Administrativo Director financiero Coordinador de Cartera Coordinador de Tesorería Mensajero Aprendiz Sena Auxiliar de Servicios generales Dirección de Gestión Humana y Selección

Recomendaciones esperadas: • Acciones de mejora que favorezcan la preservación y optimicen la administración de documentos y gestión general de archivo. • Acciones de mejora en Planeación para la entrega de correspondencia oportuna. Externas: Clientes, empleados en misión y personal retirado. Entidades públicas y privadas.

Perfil del cargo Formación básica: Técnico en administración documental o archivística. 1

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de Oficce. Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo o documentación. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Gestión de la información ➢ Orientación al servicio ➢ Gestión y manejo de los recursos ➢ Capacidad de análisis ➢ Solución de problemas ➢ Tolerancia al trabajo bajo presión Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Ergonómico Público Tránsito Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Insumos de aseo y cafetería ➢ Electrodomésticos de la cafetería ➢ Dotación asignada Entorno Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo

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Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Brindar atención En el servicio de cafetería al personal interno y visitantes de la empresa durante la jornada de trabajo Limpiar, Todas las organizar y instalaciones de la desinfectar empresa y los implementos y electrodomésticos de cocina. Inventariar, Los insumos de aseo registrar y y cafetería que se solicitar requieran

Clasificar, recoger y distribuir Garantizar

Para qué Con el fin de ofrecer comodidad y buena atención a visitantes y empleados de la compañía. Con el fin cumplir con las normas de higiene, salud, seguridad y ambiente dentro de la empresa.

Para garantizar la existencia de los implementos necesarios para las labores de aseo y cafetería, de acuerdo al procedimiento establecido y a las políticas de calidad definidas. Las basuras en las Cumplir con las normas de zonas dispuestas para disposición de residuos sólidos y ello líquidos establecidos. El uso, conservación, Para dar cumplimiento a las disposición y normas de seguridad e higiene y operatividad de la de imagen empresarial. Garantizar dotación física el bienestar y seguridad en la labor.

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.

Nivel de Impacto A

A

M

A M

M

Problemática del cargo Definición de prioridades en las tareas y/o asignaciones. Naturaleza de la responsabilidad 1

Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas: • Mejoras que contribuyan a la optimización del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en general. • Uso de implementos de aseo y cafetería.

Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Externas: Candidatos y empleados en misión (visitantes) Clientes y proveedores eventualmente

Perfil del cargo Formación básica: Bachiller Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente. Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales Periodo de adaptación: 2 meses Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Inteligencia emocional ➢ Orientación al servicio ➢ Manejo de conflictos ➢ Capacidad de adaptación ➢ Gestión y manejo de los recursos ➢ Responsabilidad ambiental Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR CONTABLE DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa y Financiera Título del cargo: Auxiliar Contable Título del cargo superior inmediato: Contador Reemplazo del cargo: Contador Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas; con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos ) ➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina ➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).

1

➢ Custodia de Libros oficiales ➢ Software contable : DMS e I Limitada Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la organización en especial con el Contador. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar y contabilizar

Facturación de proveedores que generen comprobantes de egreso

Elaborar, ordenar, analizar, registrar, archivar , verificar y controlar

La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales

Preparar, registrar verificar

Para qué Asegurar el registro de la información contable en el sistema DMS de acuerdo con las normas, plazos y procedimientos establecidos.

Nivel de Impacto A

Con el fin de que se disponga de la A información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos. Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A y conciliación de presentar clara y oportunamente la bancos, clientes, información contable y financiera a proveedores, la dirección administrativa y anticipos, financiera, reportando las incapacidades o inconsistencias o novedades para reclamaciones. la toma de decisiones, acciones Obligaciones preventivas, correctivas o de bancarias (tales como mejora.

1

créditos y leasing), tributaria y demás que se generen.

Preparar, elaborar, modificar o corregir cuando se requiera

Con el fin de asegurar que se M disponga de información confiable, actualizada, pertinente y de calidad

Analizar, ordenar, registrar

Para presentarlos a los organismos A de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.

Realizar nomina de empleados Programar, realizar, y preparar

Los registros o reportes de la información contable o financiera de inconsistencias por las conciliaciones Las declaraciones y tributarias y estados financieros.

la Acorde con los los reportes realizados en cuanto a horas laboradas, recargos y ausentismos Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

Para facilitar el proceso de liquidación de la misma.

A

Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa.

M

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.

M

Problemática del cargo • • • •

Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Creación de cuentas contables

Recomendaciones esperadas: • Reclasificación de cuentas 1

( de acuerdo con el PUC)

• •

Relaciones esperadas: Internas: Contador Gerente General Director Administrativo Coordinador de Cartera Coordinador tesorería Director de operaciones Auxiliar de Nomina Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD

Asignación de valores a cuentas Mejoras en los sistemas o proceso en contabilidad, administración y financiero Externas: Clientes y empleados en misión. Proveedores Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores de bienes y servicios Proveedores Financieros

Perfil del cargo Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria. Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable. Puede homologarse con: Periodo de adaptación: 2 meses Competencias ➢ Tolerancia al trabajo bajo presión ➢ Pensamiento lógico- matemático ➢ Concentración al detalle ➢ Orientación a los resultados ➢ Orientación ética ➢ Gestión y manejo del recurso Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Ergonómico Público Tránsito

1

➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

CONTADOR MANUAL DE RESPONSABILIDADES

Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa y financiera Título del cargo: Contador Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia, claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos ) ➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina

1

➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa). ➢ Custodia de Libros oficiales ➢ Software contable : DMS e I Limitada Entorno Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Verificar y controlar

Verificar controlar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de Impacto La documentación Con el fin de que se disponga de la A contable que genera información contable de forma información para los actualizada, clara, confiable y estados financieros y oportuna y que se presenten los de los libros oficiales estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos. y Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A conciliación de presentar clara y oportunamente la bancos, clientes, información contable y financiera a proveedores, la dirección administrativa y anticipos, financiera, reportando las incapacidades o inconsistencias o novedades para reclamaciones. la toma de decisiones, acciones Obligaciones preventivas, correctivas o de bancarias (tales como mejora. créditos y leasing), tributaria y demás que se generen.

1

Revisar controlar Analizar controlar

y Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Para presentarlos a los organismos A de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente. y Los pagos a terceros Dar cumplimiento a las M (proveedores, bancos, obligaciones financieras de la DIAN, municipio) empresa.

Preparar, registrar y presentar cuando se le asigne Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar

Los informes e De acuerdo con los plazos y indicadores de gestión procedimientos establecidos de los procesos a su cargo

Conocer y entender detalladamente

El cargo del Director Financiero y del Coordinador de cartera y tesorería para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M M

M

Problemática del cargo • • • •

Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Trasmisión de informes tributarios a entes de control en los plazos establecidos

Recomendaciones esperadas: • Proveedores de mejor costo-beneficio • Decisiones para disposiciones tributarias o legales • Plazos de pago • Aportes o mejoras que contribuyan a minimizar gastos, sistemas de control.

1

Relaciones esperadas: Internas: Auxiliar Contable Gerente General Director Administrativo Coordinador de Cartera Coordinador tesorería Director de operaciones Auxiliar de Nomina Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD

Externas: Proveedores de bienes y servicios Proveedores Financieros Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Clientes (eventualmente) Revisor Fiscal

Perfil del cargo Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente. Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria. Experiencia previa: 2 años en cargos similares. Puede homologarse con: Ninguno Periodo de adaptación: 3 meses. Competencias ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Tolerancia al trabajo bajo presión Pensamiento lógico- matemático Concentración al detalle Orientación a los resultados Orientación ética Gestión y manejo del recurso

Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

1

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE CARTERA DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Financiera Título del cargo: Coordinador de cartera Título del cargo superior inmediato: Director Financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ Contador Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y con ello garantizar fluidez económica de la empresa. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. ➢ Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección ➢ Equipos de Oficina

Entorno

1

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Consultar, verificar e informar diariamente Verificar, controlar y registrar

Sobre qué lo hace Información actualizada de movimientos bancarios que generen registros contables Del estado de la cartera de la empresa

Para qué

Nivel de Impacto A

Para confrontar con los movimientos de cartera y conciliar para la toma de decisiones en el área de acuerdo al flujo requerido y bajo los procedimientos establecidos. Para generar los respectivos A cobros bajo los parámetros de negociación establecidos con el cliente en la oferta mercantil.

Analizar, verificar El comportamiento de Para cubrir el pago de las y controlar la cartera y el recaudo obligaciones legales, financieras, de la misma nóminas y liquidaciones con criterios de oportunidad y confiabilidad en el proceso. Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se su cargo desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Conocer y El cargo de Director Para garantizar la continuidad de entender Financiero y Director los procesos y satisfacción detalladamente Administrativo para oportuna de las necesidades de los reemplazos empleados en misión, clientes y temporales de entidades o público en general. acuerdo al alcance que se le defina

A

M

M

1

Problemática del cargo •

Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Sobre la recuperación del dinero de la empresa. Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Director Administrativo Director financiero Auxiliar de nómina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Auxiliar contable Coordinador financiero

Recomendaciones esperadas: • Aportes o mejoras que contribuyan al saneamiento de cartera. Externas: Clientes y empleados en misión. Entidades financieras

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría. Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral. Experiencia previa: 2 años en cargos similares. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Orientación al logro ➢ Gestión de la información ➢ Planeación y control ➢ Manejo de los recursos

1

➢ Manejo de conflicto Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE TESORERÍA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Financiera Título del cargo: Coordinador de tesorería Título del cargo superior inmediato: Director financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad, seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras, tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de facturación. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. ➢ Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores). ➢ Custodia de facturación y comprobante de pago.

1

Entorno Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, registrar Comprobantes de y generar ingreso de los dineros a través de los recibos de caja Conciliar y El estado de cartera y ajustar demás movimientos mensualmente bancarios de acuerdo a los registros actualizados.

Para qué

Nivel de Impacto A

Para entregar a contabilidad información confiable y oportuna de acuerdo con el procedimiento contable definido. Para tomar los correctivos A necesarios en conjunto con el contador y garantizar la confiabilidad de la información contable e informar el cumplimiento de los indicadores. Para garantizar que los dineros A lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa.

“Custodiar” : A los dineros, títulos Controlar y hacer valores de la seguimiento compañía y documentos legales de respaldo económico y financiero hasta la entrega correspondiente según el procedimiento establecido. Organizar y Las facturas y recibos Asegurar que la documentación M archivar de caja. requerida se encuentre disponible y actualizada para su consulta y toma de decisiones de acuerdo a los procedimientos y normas 1

determinadas.

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente

El cargo de Director Financiero para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina Problemática del cargo •

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

M

Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja menor para atender necesidades imprevistas.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Sobre la destinación del dinero de la empresa.

Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Director Administrativo Director financiero Auxiliar de nómina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Coordinador de cartera Auxiliar contable

Recomendaciones esperadas: • Aportes o mejoras que contribuyan al manejo de relaciones financieras con los clientes y mejor utilización de los recursos financieros de la organización. Externas: Clientes y empleados en misión. Entidades financieras

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría. Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, 1

Legislación Laboral. Experiencia previa: 2 años en cargos similares. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Orientación al logro ➢ Orientación al detalle ➢ Toma de decisiones ➢ Orientación ética ➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

FIRMA

1

DIRECTOR FINANCIERO DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Financiera Título del cargo: Director Financiero Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: – Coordinador Tesorería – Coordinador de Cartera – Contador – Auxiliar contable Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

1

Presupuesto de gastos de la Dirección Impacto del aprovechamiento financiero Impacto en la rotación de cartera Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja, facturas, garantías reales) ➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa) ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Entorno Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Planificar, Verificar y controlar Evaluar, Cuantificar, analizar y optimizar

Verificar y autorizar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de Impacto El cobro oportuno de Con el fin de asegurar los recursos A la cartera a las necesarios para desarrollo empresas clientes económico de la empresa de acuerdo a los plazos y parámetros legales establecidos. La necesidad, Para garantizar la rentabilidad y el A viabilidad, mínimo impacto en el gravamen a funcionalidad de los los movimientos financieros, el recursos económicos, pago oportuno de las obligaciones físicos y locativos y su financieras y pago a proveedores mantenimiento. con criterios costo-beneficio de acuerdo a las necesidades y políticas internas. Los pagos de la Para asegurar el cumplimiento del A nómina de los pacto de especificaciones con el empleados de planta cliente y garantizar su satisfacción y en misión con el servicio,

1

Controlar, hacer seguimiento y direccionar

Los dineros y títulos valores de la compañía y la caja menor Analizar, verificar El informe de estados y controlar financieros emitido por el contador

Para garantizar que lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa. Con el fin de garantizar la confiabilidad y seguridad de la información que se debe entregar a las entidades de control y a la gerencia para la toma de decisiones de acuerdo a los plazos, leyes y compromisos establecidos. Analizar, verificar La viabilidad Para garantizar el cumplimiento de y aprobar financiera de nuevos los requisitos legales y comerciales clientes o reingreso que permiten el pago oportuno de de clientes inactivos. las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de la empresa cliente. Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se su cargo desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Conocer y El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio entender Director de permanente en el área con detalladamente operaciones para conocimiento actualizado y reemplazos completo temporales de acuerdo al alcance que se le defina

M

A

M

M

M

Problemática del cargo • •

Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta Directiva

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Pagos de obligaciones fiscales. • Pagos a proveedores. • Aprobación de clientes por salud financiera. • Adquisición de equipos locativos

Recomendaciones esperadas: • Mejores prácticas en procesos financieros.

1

de acuerdo con parámetros establecidos. Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Coordinador tesorería Coordinador de cartera Contador Auxiliar contable Auxiliar de CAD Auxiliar administrativo de Rionegro Mensajero Auxiliar Servicios Generales Director Gestión Humana y Selección Director Comercial Director de Operaciones Coordinador de Informática

Externas: Proveedores de bienes y servicios Clientes (eventualmente) Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores Financieros

Perfil del cargo Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines. Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS. Experiencia previa: 5 años en cargos similares. Puede homologarse con: Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Pensamiento estratégico ➢ Liderazgo ➢ Orientación ética ➢ Habilidades comunicativa ➢ Toma de decisiones ➢ Dominio de personal Exposición a Factores de Riesgo

1

➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa Título del cargo: Director Administrativo Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: – Auxiliar administrativa de Rionegro – Auxiliar CAD y mensajería – Aprendíz Archivo – Auxiliar servicios generales – Mensajero Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la

1

contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. ➢ Presupuesto de gastos de la Dirección ➢ Impacto en la rotación de cartera ➢ Impacto de la rotación del personal ➢ Impacto del castigo de cartera ➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación ➢ Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja, facturas, garantías reales) ➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa) Entorno Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Coordinar, El cumplimiento de las planear, verificar responsabilidades y controlar asignadas a los procesos de documentación, servicios generales y mensajería. Verificar y La disposición de los asegurar con sus recursos físicos colaboradores adecuados, limpios y seguros Analizar, verificar La viabilidad y aprobar financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.

Para qué Para garantizar oportunidad, calidad y confiabilidad en los procesos que se desarrollan de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Nivel de Impacto A

Con el fin de dar cumplimiento a B las normas y parámetros establecidos por el Copaso y necesidades presentadas en la empresa. Para garantizar el cumplimiento de M los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de la empresa cliente.

1

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

M

Conocer y entender detalladamente

M

Planear, hacer seguimiento, controlar y actualizar Implementar y mantener

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio Director de permanente en el área con operaciones para conocimiento actualizado y reemplazos completo temporales de acuerdo al alcance que se le defina El proceso de gestión Con el fin de mantener el Sistema de calidad y su de Gestión de la Calidad, objetivos implicación en los y políticas de calidad que permitan demás procesos de la el mejoramiento continuo y empresa. mantener la certificación anual ISO 9000. Las políticas, normas Para ejecutar las acciones y procedimientos preventivas, correctivas o de establecidos en la mejora que se requieran y dar organización y en el cumplimiento a las disposición de sistema integrado de la norma. gestión de la calidad,

A

A

Problemática del cargo • •

Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta Directiva

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Retiro de personal de la compañía • Mejores prácticas en procesos dentro de su equipo de trabajo de administrativos. acuerdo con los parámetros establecidos. • Procesos disciplinarios y reglamentarios laborales de acuerdo con las normas establecidas. Relaciones esperadas: Internas: Externas:

1

Gerente General Coordinador tesorería Coordinador de cartera Contador Auxiliar contable Auxiliar de CAD Auxiliar administrativo de Rionegro Mensajero Auxiliar Servicios Generales Director Gestión Humana y Selección Director Comercial Director de Operaciones Coordinador de Informática

Proveedores de bienes y servicios Clientes (eventualmente) Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores Financieros

Perfil del cargo Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines. Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS. Experiencia previa: 5 años en cargos similares. Puede homologarse con: Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Orientación al logro ➢ Gerenciamiento estratégico ➢ Orientación ética ➢ Liderazgo ➢ Toma de decisiones ➢ Adaptabilidad al cambio Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico

1

➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Director de Gestión Humana Título del cargo superior inmediato: Gerente General Reemplazo del cargo: Coordinador de Selección. Nivel de mando: 4 personas a cargo – Coordinador bienestar laboral – Coordinador de selección – Coordinador de desarrollo – Coordinador de Salud ocupacional Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace? •

•

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección de personal temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programación de la Caja de Compensación para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos. Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección, desarrollo, bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las políticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la organización y aportar estratégicamente al logro de los objetivos organizacionales.

1

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) ➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. ➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) ➢ Presupuesto para Plan de formación y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y Plan de Salud Ocupacional. Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos. ➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar

El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias.

Para qué Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.

Nivel de Impacto A

1

Planear, coordinar, ejecutar y verificar Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar

El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión solicitados por las empresas usuarias

El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal administrativo Planear y Los procesos de coordinar con las evaluación de periodo personas a su de prueba, inducción cargo, la y entrenamiento, ejecución y Proceso de Gestión seguimiento del Desempeño, evaluación de clima organizacional y programa de salud ocupacional. Citar, ejecutar, Del proceso de verificar y descargos al personal reportar la administrativo cuando información se requiera

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.

A

Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.

A

Para dar cumplimiento al desarrollo A de los procedimientos que contribuyen a la planeación estratégica y políticas de la organización.

Garantizar el análisis de causas M para la toma las decisiones según lo determinen los jefes inmediatos (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral. Analizar y La programación de Para garantizar la pertinencia, M coordinar con los licencias, vacaciones, eficacia de la planeación y el directores de sistema de pagos y cumplimiento de las normas, proceso y en compensaciones, políticas y plazos establecidos. comité préstamos y beneficios para el personal de planta Recopilar, La información que Garantizar la confiabilidad, A registrar, permite obtener los oportunidad, y veracidad de la analizar y indicadores de gestión información que permite tomar presentar de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la los plazos y empresa. parámetros establecidos en el Manual de Calidad. 2

Recopilar, registrar, analizar elaborar

La facturación de los procesos de selección y para las empresas clientes.

Implementar y mantener

Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección, desarrollo, bienestar y salud ocupacional Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solución reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Conocer y Las responsabilidades entender de la Gerencia y del detalladamente Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Garantizando la disposición de la M información para el recaudo de cartera, los plazos comerciales establecidos y la eficacia del cumplimiento de sus proveedores de servicios, contribuyendo al pago oportuno a los mismos. Para ejecutar las acciones M preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

Problemática del cargo Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo. Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • • • •

Recomendaciones esperadas:

Aprobación de planes de • formación, acciones correctivas y de mejora. Aprobación de préstamos, licencias y beneficios de acuerdo a los parámetros establecidos. Aprobación de cotizaciones de proveedores de servicios. Llamados de atención del personal a cargo.

Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Planes de desarrollo y mejoramiento continúo al personal administrativo y a sus condiciones laborales.

Externas: Empleados en misión Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo Formación básica: Psicólogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. Deseable: Diplomados o estudiante post grado en áreas afines. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Atención al cliente, Office, fundamentos básicos de legislación laboral. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en Administración del recurso humano. Periodo de adaptación: 6 meses Competencias ➢ Pensamiento estratégico ➢ Gestión de la información ➢ Dominio personal ➢ Manejo de conflictos ➢ Planeación y control ➢ Liderazgo ➢ Negociación

1

➢ Habilidades comunicativas Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE SELECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Coordinador de Selección Título del cargo superior inmediato: Directora de Gestión Humana Reemplazo del cargo: Directora de Gestión Humana, Auxiliar de selección. Nivel de mando: Auxiliar de selección Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace? •

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección de personal temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) ➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. ➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)

1

Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos. ➢ Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Planear, coordinar, ejecutar y verificar Planear, coordinar, ejecutar y verificar Conocer y entender detalladamente

Sobre qué lo hace El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión a su cargo, solicitados por las empresas usuarias. El cumplimiento de los procesos de selección de personal de planta requerido internamente Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, del Coordinador de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Para qué

Nivel de Impacto A

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes o de la organización cumpliendo con los requisitos legales, normas y políticas establecidas. Para satisfacer de manera A oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. Para garantizar la continuidad de M los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

Problemática del cargo •

Variables externas en el proceso de selección, como efectividad de las fuentes de reclutamiento y perfiles que limitan la búsqueda del personal idóneo.

1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Candidatos idóneos para el perfil solicitado por los clientes. Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Recomendaciones esperadas: • Mejores prácticas en los procesos de selección y en aplicación de herramientas de evaluación. Externas: Empleados en misión Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional. Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Inteligencia emocional ➢ Toma de decisiones ➢ Orientación al servicio ➢ Habilidades comunicativas ➢ Orientación ética ➢ Tolerancia a la frustración Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Desarrollo. Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace? •

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y evaluación de clima organizacional de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la empresa.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) ➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. ➢ Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.

1

Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos. ➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensación, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de Impacto Planear, La evaluación de Para generar e implementar las A coordinar, liderar clima organizacional acciones correctivas, preventivas o junto con los en la empresa y el de mejora que contribuyan al directores y Plan de acción que de bienestar del personal de planta, controlar ella se derive de de acuerdo con las políticas y acuerdo al normas del SGC de la empresa. procedimiento Los programas o Cotizar, Con el fin de dar cumplimiento al M planes de acción de coordinar, plan de acción propuesto con bienestar laboral con criterios ejecutar y de oportunidad, la caja de programar la confidencialidad y eficacia que compensación, logística permitan generar acciones de entidades educativas mejora en el servicio para el o de recreación que personal de planta y personal en se requieran misión. La información sobre Para promover los beneficios que M Canalizar y los beneficios de la programar ofrece la caja de compensación y caja de compensación favorecer la relación con nuestros familiar a empleados empleados de acuerdo a las de planta y en misión políticas internas. y las actividades a desarrollar

1

Recopilar, registrar, controlar periódicamente, analizar y presentar

La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad. Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solución reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Conocer y Las responsabilidades entender del Director de detalladamente Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Garantizar la confiabilidad, A oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

Problemática del cargo •

Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones definidas de la caja de compensación u otras entidades involucradas en el mismo.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Búsqueda, cotización y análisis de • Mejores prácticas de intervención en clima proveedores de servicios de y/o plan de bienestar laboral. educación y recreación. • Implementación del plan de acción 1

de Bienestar Laboral. Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Externas: Empleados en misión Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales Caja de compensación familiar

Perfil del cargo Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional. Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Gestión de la información ➢ Gestión y manejo de recursos ➢ Capacidad de negociación ➢ Toma de decisiones ➢ Orientación ética ➢ Orientación al servicio ➢ Tolerancia a la frustración Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ FIRMA EMPLEADO

APROBÓ

1

COORDINADOR DE DESARROLLO DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Coordinador de Desarrollo Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar Laboral. Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace? •

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección, gestión del desempeño, formación y desarrollo de competencias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y desarrollo del potencial humano de la empresa.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) ➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. ➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) ➢ Presupuesto para el Plan de formación y desarrollo.

1

Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos. ➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de Impacto A

Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar

El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal de planta.

Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.

Planear, coordinar, liderar y controlar junto con los directores

Los procesos de evaluación de periodo de prueba, inducción y entrenamiento, revisión de Responsabilidades, Gestión del Desempeño.

Para dar cumplimiento al desarrollo A de los procedimientos de gestión humana que contribuyen a hacer mas competente el personal de planta, de acuerdo con la misión empresarial.

Cotizar, coordinar, ejecutar y programar la logística

Los programas de formación y capacitación

Con el fin de potencializar las A habilidades personales y laborales del personal de planta, siguiendo el procedimiento establecido y de acuerdo al plan estratégico de la empresa

1

Recopilar, registrar, controlar periódicamente, analizar y presentar

Implementar y mantener

Conocer y entender detalladamente

La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad. Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección y desarrollo. Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Bienestar Laboral y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Garantizar la confiabilidad, A oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.

Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

Problemática del cargo •

Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Búsqueda, cotización y análisis de • Estrategias de desarrollo y mejoramiento proveedores en selección y continúo al personal de planta. capacitación. • Implementación de los planes de selección, evaluación, formación, acciones correctivas y de mejora. 1

Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Externas: Empleados en misión Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional. Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Pensamiento estratégico ➢ Toma de decisiones ➢ Solución de problemas ➢ Proactividad ➢ Gestión y manejo de recursos ➢ Habilidades comunicativas Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1

Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Coordinador De Salud Ocupacional Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar laboral. Nivel de mando: Profesional no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planear, coordinar y ejecutar los subprogramas que estructuran el sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional, implementando las acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo a las normas legales vigentes, políticas de la organización y procedimientos establecidos requeridos para garantizar el bienestar físico, mental y social para los empleados en misión y de planta. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Cumplimiento de la normatividad legal en Salud Ocupacional ➢ Presupuesto del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y presupuesto de dotaciones. ➢ Equipos de Oficina Entorno ➢ Intensivo trabajo de campo y oficina con personal en misión, de planta, clientes y

1

proveedores. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar

Sobre qué lo hace

El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias. Analizar, El suministro de los preparar, recursos entregados solicitar y por la ARP y corredor controlar de seguros en riesgos profesionales que sean necesarios para la ejecución del plan de acción con las empresas usuarias. Planear, La compra y verificar, suministro de controlar y Dotación a los entregar empleados en misión y de planta Analizar, validar, Los resultados de los autorizar exámenes médicos ocupacionales que reporten un concepto de aptitud con alteraciones. Recibir, analizar Los requerimientos y y dar solución necesidades que se deriven del proceso

Para qué Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.

Nivel de Impacto A

Dar cumplimiento a los objetivos A propuestos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven de acuerdo a la actividad económica y necesidad específica del cliente y de acuerdo al procedimiento y plazos establecidos. Para garantizar el cumplimiento de M las normas establecidas en el CST de acuerdo al procedimiento establecido. Para garantizar que el candidato cumpla con las condiciones de salud de acuerdo a la exposición a factores de riesgo.

B

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos

M

1

internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora. Problemática del cargo Cambio de políticas o normas que rigen el sistema general de riesgos profesionales y normas o políticas internas. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Aprobación o rechazo de ingresos en condiciones vulnerables. Relaciones esperadas: Internas: Gerencia General Director Gestión Humana Dirección de Operaciones Auxiliares Comerciales

Recomendaciones esperadas: • Planes de desarrollo y mejoramiento continúo a las condiciones laborales del personal en misión y de planta. Externas: Empleados en misión Empresas usuarias Proveedores

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo en Salud Ocupacional Formación complementaria: Planes de Emergencia, Requerimientos del Sistema General de Riesgos Profesionales, Norma ISO 9001, OSHAS 18001, Informática Básica. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines a Salud Ocupacional. Preferible: en empresas de servicio temporal Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ ➢ ➢ ➢

Responsabilidad ambiental Adaptabilidad al cambio Proactividad Gestión y manejo de recursos

1

Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE SELECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Humana Título del cargo: Auxiliar de selección Título del cargo superior inmediato: Coordinador de selección Reemplazo del cargo: Coordinador de selección. Nivel de mando: Personal a cargo: No tiene. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Registrar la solicitud del cliente y ejecutar el procedimiento de selección partiendo del reclutamiento, actualización permanente de la base de datos y análisis de hojas de vida, citación del personal, aplicación de pruebas, verificación de referencias, activación de fuentes de reclutamiento y coordinación de servicio de visitas domiciliarias, estudios de seguridad y crediticios para garantizar la satisfacción del cliente con los servicios de selección con criterios de oportunidad y confiabilidad y de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. ➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación ➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta, evaluación

1

de riesgos) ➢ Presupuesto de Selección Entorno ➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos. ➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento. ➢ Eventualmente realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar, La información clasificar y contenida en la base actualizar de datos de hojas de vida según el instructivo de reclutamiento establecido. Activar fuentes Los posibles de reclutamiento, candidatos que se convocar, citar a incluyen dentro de los entrevista, procesos de selección aplicar pruebas y de acuerdo a los verificar requerimientos de los referencias perfiles solicitados por los clientes internos o externos. Planear, El proceso de ingreso coordinar y del personal en misión ejecutar con los encargados del proceso, la empresa usuaria y los candidatos diligenciando los debidos registros

Para qué

Nivel de Impacto Con el fin de mantener actualizada A y disponible la base de datos para las consultas requeridas y dar respuesta clara y oportuna al cliente. Para garantizar que los candidatos A cumplan con los requisitos del cliente y de esta manera contribuir a satisfacerlos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

Para garantizar oportunidad y cumplimiento de los ingresos de personal a las empresas clientes de acuerdo al procedimiento, políticas, requisitos legales y plazos establecidos.

A

1

Recopilar, registrar, verificar

La facturación de los proveedores de servicios de visitas domiciliarias, polígrafo, estudios de seguridad, crediticios y exámenes médicos. Recopilar, La información que registrar, permite obtener los analizar y indicadores de gestión consolidar del proceso de selección. Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solución reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.

Garantizando la disposición y veracidad de la información contribuyendo al pago oportuno a los proveedores.

B

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que se le entrega al director de proceso para su revisión y aprobación. Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.

M

M

Problemática del cargo • •

Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo. Oportunidad y claridad de los clientes en el envío de la información requerida para el ingreso del personal.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Activación de fuentes de reclutamiento que no impliquen costos internos. Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Recomendaciones esperadas: • Acciones de mejoramiento continuo en el proceso de selección y reclutamiento del personal. Externas: Posibles candidatos Empleados en misión Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y contactos de

1

fuentes de reclutamiento Perfil del cargo Formación básica: Bachiller Deseable: Estudiante Técnico o Tecnólogo en disciplinas afines al área de Recursos Humanos Formación complementaria: Office, Procesos de Selección (reclutamiento). Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a auxiliar de oficina (deseable en áreas de gestión humana y en EST) Puede homologarse con: Experiencia mínima de dos años en el cargo en empresas de servicio temporal. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Habilidades comunicativas Dedicación a la tarea Trabajo bajo presión Orientación al servicio Optimización de recursos y tiempo

Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Ergonómico Público Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

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1

AUXILIAR COMERCIAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Comercial Título del cargo: Auxiliar Comercial Título del cargo superior inmediato: Director Comercial Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Preparar y actualizar la información comercial y bases de datos de clientes potenciales y actuales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos a nivel comercial, programar a través del telemercadeo las visitas a clientes potenciales o mantenimiento a clientes actuales con el fin de verificar, controlar y hacer seguimiento a su satisfacción con el servicio ofrecido. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales. ➢ Presupuesto de ventas mensual / anual. ➢ Costo de rotación de cartera ➢ Equipos de oficina y comunicación

1

Entorno ➢ Trabajo de campo y oficina alternando actividades en mantenimiento de clientes con actividades de soporte operativo del área. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Investigar, analizar, filtrar y segmentar

Preparar, diseñar y actualizar Analizar y verificar Realizar seguimiento a través del telemercadeo y visitas definidas

Sobre qué lo hace

Para qué

Bases de datos e Información comercial de empresas que permitan identificar oportunidades en el mercado Portafolio de servicios

Con el fin de concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa.

La documentación legal exigida a los clientes Pacto de especificaciones y compromisos de las partes involucradas (cliente y empresa)

Ejecutar, tabular, La información analizar y obtenida de la documentar encuesta de satisfacción anual y control de producto no

Nivel de Impacto

Con el fin de garantizar la claridad y confiabilidad de la información que se envía a los clientes. Para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de la relación comercial soportado en la oferta mercantil aceptada. Con el fin de analizar la posibilidad de nuevos negocios y asegurar que la relación comercial permita mantener y fidelizar a los clientes a largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad. Con el fin de informar e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora que de allí se deriven.

1

conforme.

Analizar, ejecutar y verificar

El informe contable sobre el cumplimiento de ventas mensual y anual respecto al presupuesto Atender y buscar Las necesidades, solución inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de las empresas usuarias. Planear y Las funciones de Ejecutar mensajería en la sede Rionegro

Con el fin de verificar el cumplimiento de las metas e implementar un plan de acción que permita el cumplimiento del mismo. Para canalizar y dar respuesta oportuna y satisfactoria a las empresas usuarias.

B

Para dar cumplimiento y A satisfacción a los clientes según lo establecido en la oferta mercantil y de acuerdo a los plazos y procedimientos que se hayan determinado. Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la M divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se su cargo desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Conocer y El cargo de la Auxiliar Para garantizar la continuidad de B entender administrativa de los procesos y satisfacción detalladamente Rionegro para los oportuna de las necesidades de reemplazos empleados en misión, clientes y temporales de entidades o público en general. acuerdo al alcance que se le defina •

Realizar la evaluación de proveedores de su proceso e informar los resultados por escrito de acuerdo al procedimiento. (Responsabilidad asignada a la directora administrativa)

Problemática del cargo • •

Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.

1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Manejo de agenda comercial.

Relaciones esperadas: Internas: Director Comercial Director Administrativo y financiero Director de Operaciones Director de Gestión Humana Gerencia

Recomendaciones esperadas: • Implementación de mejores prácticas para la gestión comercial, mercadeo, telemercadeo, generación de valor agregado. Externas: Empresas usuarias o clientes potenciales Proveedores Empleados en misión

Perfil del cargo Formación básica: Estudiante de carreras técnicas en mercadeo o afines. Deseable: Técnico ó Tecnólogo en mercadeo o afines. Formación complementaria: Atención al cliente, Telemercadeo, Office y Sistemas de Gestión de la Calidad Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines al área comercial. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Comprensión de lectura ➢ Redacción ➢ Comprensión lógico matemática ➢ Habilidades comunicativas ➢ Capacidad de escucha ➢ Capacidad de negociación ➢ Tolerancia a la frustración y al fracaso. ➢ Inteligencia emocional Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Público ➢ Ergonómico

1

➢ Tránsito ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR COMERCIAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Comercial Título del cargo: Director Comercial Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente/Auxiliar Comercial Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: – Ejecutivo Comercial – Auxiliar Comercial Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Investigar la actualidad del mercado, planificar, coordinar, dirigir y controlar el proceso de la gestión de la venta en sus mercados objetivo con base en la planeación estratégica de corto y mediano plazo y las metas y objetivos determinados en la Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas, la atención de sugerencias, quejas y reclamos del cliente buscando mantener y desarrollar un negocio competitivo en el largo plazo. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Presupuesto de ventas mensual/anual

1

➢ Costo de la rotación de cartera de Medellín ➢ Total de la cartera ➢ Equipo de Oficina Entorno ➢ Intenso trabajo de campo visitando clientes activos y potenciales. ➢ Eventualmente en labores de oficina. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Identificar y evaluar

Elaborar, supervisar y controlar

Recopilar, registrar, analizar presentar

Sobre qué lo hace Las oportunidades del mercado en clientes y proveedores actuales y potenciales, la competencia y la industria La ejecución del presupuesto de ventas y el presupuesto de gastos anual/mensual del área. La información que permite obtener los y indicadores de gestión del proceso comercial y operación de ventas de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.

Para qué Con el fin de implementar las estrategias y tácticas requeridas dentro de los objetivos y metas de la Organización. (Matriz productomercado, matriz producto-clientes, matriz mercado-clientes) Con el fin de establecer los indicadores de gestión y parámetros de ventas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

Nivel de Impacto A

A

Garantizar la confiabilidad, M oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.

1

Programar, coordinar, analizar y verificar

Conocer y entender detalladamente

El desarrollo de la encuesta de satisfacción del cliente anual y el control de servicio no conforme, quejas y reclamos

Para asegurar el análisis e A implementación de acciones correctivas, preventivas o de mejora de los diferentes procesos que impactan directamente el resultado y eficacia en el servicio al cliente de acuerdo a las normas del SGC y a las políticas establecidas. Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de M del Auxiliar Comercial los procesos y satisfacción para los reemplazos oportuna de las necesidades de temporales de empleados en misión, clientes y acuerdo al alcance entidades o público en general. que se le defina.

Problemática del cargo Dependencia de los precios del mercado actual que limitan las posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Negociación con clientes dentro de los parámetros establecidos. • Conformación de su equipo de trabajo dentro de las políticas establecidas. • Implementación de metodologías para análisis del mercado. Relaciones esperadas: Internas: Gerencia General Director Administrativo y financiero Director Gestión Humana y Selección Director de Operaciones Auxiliares Comerciales

Recomendaciones esperadas: • Implementación de mejores prácticas para la gestión de la venta. • Diseñar e implementar acciones comerciales que permitan el logro del cumplimiento del presupuesto de ventas

Externas: Clientes Empresas usuarias Clientes potenciales Proveedores

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo en Mercadeo y Ventas, Administrador de Negocios, Ingeniería Industrial o afines. 1

Formación complementaria: Mercadeo y Ventas, Office, Costos y presupuestos, Administración de personal de ventas. Experiencia previa: Mínimo 3 años en cargos similares. Puede homologarse con: Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Capacidad de escucha ➢ Capacidad de negociación ➢ Habilidades comunicativas ➢ Pensamiento estratégico ➢ Inteligencia emocional ➢ Toma de decisiones ➢ Liderazgo ➢ Tolerancia a la frustración ➢ Trabajo en equipo ➢ Capacidad de análisis y recolección de datos. Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

EJECUTIVO COMERCIAL DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Comercial Título del cargo: Ejecutivo Comercial Título del cargo superior inmediato: Director Comercial Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Identificar e investigar en el mercado actual o potencial y/o en la competencia local y nacional las oportunidades de negocio para la temporalidad o los servicios en gestión humana, alianzas, nichos de mercado y demás ofrecidos por Xxx-xxxx-xxxx y Servicomplementos, asegurando que la empresa dispone de información actualizada, confiable y pertinente para la toma de decisiones, acciones correctivas, preventivas o de mejora Planear las visitas a clientes actuales o potenciales, desarrollar, registrar, documentar, verificar y controlar el proceso de la venta de servicios dando cumplimiento al presupuesto y metas de venta definidos para asegurar el logro de las metas y planes definidos en el presupuesto de ventas logrando satisfacer y fidelizar a los clientes en el largo plazo y generando e implementando ofertas de valor agregado y de mejora continua en los procesos en consonancia con la filosofía y políticas de la empresa en el marco del sistema de la gestión de calidad.

1

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales. ➢ Presupuesto de ventas mensual / anual. ➢ Costo de rotación de cartera ➢ Equipos de oficina y comunicación Entorno ➢ Intensivo trabajo de campo y moderado de oficina, alternando actividades en consecución de nuevos clientes y mantenimiento de los actuales con actividades de soporte administrativo del área ( documentación del proceso de venta y gestión de calidad en comercial ) Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Investigar, analizar, filtrar y segmentar y proponer

Sobre qué lo hace Bases de datos e Información comercial de empresas actuales o potenciales

Para qué

Nivel de Impacto A

Que permitan identificar oportunidades de negocio y concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa. Preparar, Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad A diseñar de Complementos y y confiabilidad de la información actualizar, Servicomplementos que se envía a los clientes y que se documentar y disponga de la trazabilidad de las divulgar ofertas entregadas y su estado de acuerdo con los procedimientos establecidos. Planear, realizar, Las visitas de Con el fin de lograr el cierre de A registrar, apertura, negocio y cumplir el presupuesto verificar y mantenimiento o de ventas definido de acuerdo con

1

ejecutar

Solicitar, diligenciar, analizar, registrar, verificar y controlar Verificar y controlar personalmente, a través de correo físico, electrónico o telefónicamente

Realizar, verificar y controlar conjuntamente con el Coordinador de Tesorería y Cartera Atender, procesar, tabular, documentar, analizar, informar, verificar y controlar Preparar, analizar, registrar y presentar conjuntamente con el equipo humano del área Comercial

recuperación realizadas a los clientes

los plazos y parámetros establecidos, retroalimentando a los procesos internos sobre las necesidades o posibilidades de recursos para atender el negocio. La documentación Para asegurar la claridad y A legal exigida a los confiabilidad del pacto de clientes y del especificaciones con el cliente de perfeccionamiento del acuerdo con los parámetros, plazos negocio (oferta y procedimientos establecidos mercantil y orden de tanto en la apertura como en el servicio) mantenimiento del cliente. Pacto de Con el fin de analizar la posibilidad A especificaciones y de nuevos negocios y asegurar que compromisos de las la relación comercial permita partes involucradas mantener y fidelizar a los clientes a (cliente y empresa) largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad. El cobro de cartera a Con el fin de asegurar que se A clientes cumplan los plazos y el recaudo de cartera de acuerdo con los procedimientos y parámetros definidos en la oferta mercantil suscrita. La información obtenida de la encuesta de satisfacción del cliente, sugerencias, quejas o reclamos y el control de producto no conforme. Los informes e indicadores de gestión solicitados por su jefe mediato o inmediato

Con el fin de que se disponga de M información confiable, actualizada y pertinente que permita la toma de decisiones, las acciones preventivas, correctivas y de mejora en los plazos y parámetros definidos, dando o canalizando su respuesta al cliente. Con el fin de dar cumplimiento a A los plazos de entrega de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos y que se disponga de información actualizada y confiable para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de 2

mejora.

Planear, ejecutar, verificar y controlar conjuntamente con el equipo humano del área Comercial Preparar, registrar y presentar

Las normas y procedimientos

Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente

El cargo del Auxiliar administrativo y el del Director Comercial para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Establecidos en el sistema de gestión de la calidad, implementando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

M M

B

Problemática del cargo • • •

Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio. Oferta de servicios de las Cooperativas de trabajo asociado y similares

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Manejo de agenda comercial y • Implementación de mejores prácticas para la planificación de rutas. gestión comercial, mercadeo, tele mercadeo • Negociación con clientes dentro de y generación de valor agregado para el los parámetros establecidos negocio. Relaciones esperadas: 1

Internas: Director Comercial Director Administrativo y financiero Director de Operaciones Director de Gestión Humana Gerencia Auxiliares de Operación Coordinador de Salud Ocupacional Auxiliar de Información en Selección Coordinadoras de Selección

Externas: Empresas usuarias o clientes potenciales Proveedores Empleados en misión

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo y ventas o afines. Formación complementaria: Conocimientos básicos del proceso de la venta y mercadeo, Costos y Presupuestos, gestión de cartera, Telemercadeo, Office básico y Sistemas de Gestión de la Calidad actualizado Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares preferiblemente en la temporalidad Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Capacidad de escucha ➢ Capacidad de negociación ➢ Habilidades comunicativas ➢ Inteligencia emocional ➢ Toma de decisiones ➢ Orientación al servicio ➢ Tolerancia a la frustración ➢ Trabajo en equipo ➢ Capacidad de análisis y recolección de datos. Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Público ➢ Ergonómico

1

➢ Tránsito ➢ Psicolaboral

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APROBÓ

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1

AUXILIAR DE FACTURACION DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Operaciones Título del cargo: Auxiliar de facturación Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones Reemplazo del cargo: Auxiliar Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Elaborar las todas facturas correspondientes a las empresas usuarias según los parámetros establecidos en la oferta mercantil y en el régimen tributario con el fin de garantizar el pago oportuno de los servicios prestados. Dimensiones El cargo impacta directamente el logro de los objetivos económicos de la empresa. ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

Entorno

1

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad. Responsabilidades Facturación de todos los productos y servicios de la empresa Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Elaborar las facturas

Para qué

Informes de tiempos que genera el auxiliar nomina sobre lo reportado por las empresas Enviar facturas a Base de datos de los clientes clientes

Para facturar de acuerdo a la información real de la nomina

Facturas sean recibidas por los clientes en los tiempos establecidos y pactados en la oferta mercantil.

Nivel de Impacto A

A

Problemática del cargo Entrega oportuna de las facturas a las empresas usuarias ya que depende de factores externos al proceso tales como la entrega tarde del reporte de tiempo por parte de estas. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso. Relaciones esperadas: Internas: Comercial Cartera Documentacion Perfil del cargo

Recomendaciones esperadas: • Mejores prácticas en el manejo y proceso de la nomina.

Externas: Clientes DIAN

1

Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área. Formación complementaria: Conocimientos de Informática, Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines. Puede homologarse con: Experiencia superior a 1 año Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Orientación al detalle ➢ Gestión de la información ➢ Trabajo bajo presión ➢ Pensamiento lógico matemático ➢ Solución de problemas Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

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1

DIRECTOR DE OPERACIONES DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Operaciones Título del cargo: Director de Operaciones Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de Sistemas / Director administrativo y financiero. Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: – Auxiliar de nómina – Auxiliar de operaciones 1 – Auxiliar de operaciones 2 Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y empleados en misión. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

1

Presupuesto de nómina Impacto en la cartera de la empresa Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y transacciones electrónicas) ➢ Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales. ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Entorno Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Planificar, coordinar y controlar

Procesar, transferir y controlar

Sobre qué lo hace La ejecución de los procesos de contratación afiliación, liquidación de nómina, prestaciones, pagos de seguridad social y facturación de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos. El pago electrónico de la nómina y la seguridad social a través del sistema DMS contable,

Para qué Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, empleados en misión, con el cumplimiento de los requisitos legales laborales y con lo anterior contribuir además al adecuado funcionamiento de los procesos internos.

Nivel de Impacto A

Asegurar la confiabilidad de los A datos bajo los requisitos exigidos por el proceso contable y garantizando el pago oportuno a los empleados en misión de acuerdo a los plazos establecidos en el pacto de especificaciones con el cliente.

1

Analizar, asesorar, aprobar y conciliar

Citar, ejecutar, verificar la información y reportar al cliente conclusiones

Créditos a empleados en misión por concepto de calamidad doméstica o a través de terceros con convenios con la empresa.

El proceso de descargos al personal en misión cuando la empresa usuaria lo solicita y bajo el reglamento interno de trabajo y disposiciones legales Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solución reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Implementar y Las políticas, normas mantener y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de operaciones Recopilar, La información que registrar, permite obtener los analizar y indicadores de gestión presentar de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el

Con el fin de determinar la M viabilidad de los mismos, de acuerdo con la política y requisitos de préstamos de calamidad doméstica y/o que cumplan con las normas legales de deducción por nómina, generando valor agregado a los empleados en misión. Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determine la empresa (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.

A

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.

A

Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.

M

Garantizar la confiabilidad, M oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.

2

Manual de Calidad.

Problemática del cargo •

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP ´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Procesos disciplinarios y • Mejores prácticas en procesos operativos y reglamentarios laborales del administrativos. personal en misión de acuerdo con las normas establecidas. • Negociación o modificación de plazos establecidos dentro del pacto de especificaciones dentro de las políticas y normas legales establecidas • Aprobación de préstamos a empleados en misión de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. • Implementación y mantenimiento de políticas y procedimientos dentro del proceso. Relaciones esperadas: Internas: Externas: Gerente General Empleados en misión Gestión Administrativa y financiera Clientes de las empresas usuarias Auxiliar de Tesorería y Cartera Entidades públicas, privadas y financieras. Contador Gestion Comercial Gestion de Selección Auxiliar de CAD y mensajería Perfil del cargo Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. (ó Contador) 1

Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en empresas de mas de 500 empleados. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las responsabilidades del cargo. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Liderazgo ➢ Gerenciamiento estratégico ➢ Gerenciamiento del personal ➢ Planeación y control ➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

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1

AUXILIAR DE OPERACIONES 2 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Identificación del cargo Área Funcional: Dirección de operaciones Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2 Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina. Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con ¿Para qué? qué? Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales. ➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación ➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS. Entorno 1

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades EPS, AFP y ARP. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Planear, coordinar, ejecutar realizar inducción

Sobre qué lo hace

El proceso contratación y y afiliación del personal en misión al SGSS y cajas de compensación e inducción del personal en misión a la compañía. Registrar, Las historias laborales ordenar y de los empleados en alimentar de misión con la forma documentación permanente requerida. Recibir, verificar Las novedades de y registrar ingresos de los empleados en misión en el sistema DMS. Ejecutar, coordinar y verificar Recibir, verificar y corregir

Para qué Con el fin de asegurar la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.

Nivel de Impacto A

A

Para alimentar la base de datos de A los empleados en misión que permita realizar las liquidaciones o pagos de nómina y seguridad social de acuerdo a la normatividad establecida. La entrega de carnets Para garantizar el cumplimiento de M y/o copias de las los requisitos contractuales con el afiliaciones a EPS, empleado en misión y que éste AFP y ARP. pueda acceder a los servicios a que tiene derecho. Las inconsistencias Para garantizar oportunidad en el A de EPS´s, AFP´s y cumplimiento de los compromisos ARP legales del SGSS y evitar inconvenientes a los usuarios en el momento de solicitar algún 1

servicio.

Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solución reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Conocer y Las responsabilidades entender del Auxiliar de detalladamente operaciones 1 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.

A

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

B

Problemática del cargo • •

Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas. Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS ´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas:

1

•

Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso.

Relaciones esperadas: Internas: Director de Operaciones Auxiliar de nómina Auxiliar de Operaciones 1 Auxiliar de Selección Recepción

•

Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes. Externas: Empleados en misión Asesores de las EPS, ARP o AFP. Clientes

Perfil del cargo Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo. Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social. Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Solución de problemas ➢ Concentración Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

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1

AUXILIAR DE OPERACIONES 1 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Identificación del cargo Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1 Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina. Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo, verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales. ➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación ➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de compensación y seguros de vida.

1

Entorno Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción

Sobre qué lo hace

El proceso contratación y afiliación al SGSS, cajas de compensación, pólizas de vida e inducción del personal en misión a la compañía Registrar, Las historias laborales ordenar y de los empleados en alimentar de misión con la forma documentación permanente requerida Recibir, registrar, Las novedades de verificar y incapacidades y corregir préstamos en el Sistema DMS y las novedades de pólizas de vida y caja de compensación en los formatos determinados para ello Recibir, registrar, Afiliaciones, verificar, corregir novedades, cuotas

Para qué Asegurando la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.

Nivel de Impacto A

Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.

A

Para asegurar la información confiable y oportuna que permita procesarlas y/o liquidarlas.

A

Asegurar que lleguen confiable y oportunamente a los afiliados

A

1

y entregar

monetarias y carnets de la caja de compensación familiar Atender y buscar Las necesidades, solución inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de empleados o empresas usuarias. Elaborar y El informe trimestral entregar Senalde basado el la información del sistema DMS. Recibir, analizar y dar solución o corrección

Conocer y entender detalladamente

según las políticas establecidas Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.

B

Consolidar la información según los A rangos requeridos por el informe y cumplir con las leyes establecidas por el Ministerio de Protección Social. Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y M inquietudes, quejas o satisfactoria a los empleados en reclamos por parte de misión y empresas usuarias clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina. Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de M del Auxiliar de los procesos y satisfacción operaciones 2 y las oportuna de las necesidades de responsabilidades en empleados en misión, clientes y que puede asistir entidades o público en general. eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Problemática del cargo •

Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas. 1

•

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso. Relaciones esperadas: Internas: Director de Operaciones Auxiliar de nómina Auxiliar de Operaciones 2 Auxiliar de Selección Recepción Auxiliar de CAD

Recomendaciones esperadas: • Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes. Externas: Empleados en misión Asesores de caja de compensación y asesores de póliza de vida. Asesores de las EPS, ARP, AFP (eventualmente) Clientes

Perfil del cargo Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo. Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social. Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las funciones del cargo. Periodo de adaptación: 3 meses

Competencias ➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Solución de problemas ➢ Concentración

1

Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

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1

AUXILIAR DE NOMINA DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Área Funcional: Operaciones Título del cargo: Auxiliar de Nómina Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones Reemplazo del cargo: Director de operaciones / Auxiliares de operaciones Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Recibir, planear, analizar, ejecutar y controlar los pagos de nómina y prestaciones sociales de los empleados en misión según los parámetros establecidos en la oferta mercantil con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión y las empresas usuarias bajo las normas, políticas y los procedimientos establecidos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización. ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

1

Entorno Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar, Las novedades de registrar, revisar nómina generadas y/o corregir por las empresas usuarias en el sistema DMS. Seleccionar, registrar, revisar y generar

Las novedades de retiro que arrojan el informe de pago de prestaciones sociales en el sistema DMS. Procesar, revisar La facturación por y generar periodo liquidado para las empresas usuarias en el sistema DMS.

Clasificar, procesar y compartir

Para qué

Nivel de Impacto A

Con el fin de generar los respectivos cheques o listados de transferencias para que se lleven a cabo los pagos de nómina al personal en misión, de acuerdo con la legislación laboral y los plazos establecidos. Con el fin de generar los cheques A respectivos de liquidación, de acuerdo a las leyes establecidas.

Para garantizar el procedimiento de A cobro de nómina, prestaciones sociales y porcentaje de administración a las empresas usuarias de acuerdo a la oferta mercantil y las normas establecidas. La información Para garantizar la seguridad y A acumulada de nómina confiabilidad de la información y prestaciones procesada y que permite elaborar sociales en el sistema los estados financieros de la DMS con el proceso empresa. contable

1

Recibir, analizar y dar solución o corrección

Conocer y entender detalladamente

Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina. Las responsabilidades del Director de Operaciones y de los Auxiliares de operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

M

Problemática del cargo Calidad de reporte y envió oportuno de novedades por parte de empresas usuarias. Fallas en el sistema DMS que requieran soporte técnico o desarrollo del proveedor. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso. Relaciones esperadas: Internas: Gestión de Operaciones Gestión Administrativa y financiera

Recomendaciones esperadas: • Mejores prácticas en el manejo y proceso de la nomina.

Externas: Empleados en misión Empresas usuarias Entidades publicas y privadas (cooperativas, fondos de pensión, caja de compensación)

Perfil del cargo Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.

1

Formación complementaria: Legislación laboral, Seguridad social, Conocimientos de Informática, indispensable conocimientos en paquete DMS. Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en empresas de mínimo 200 personas. Puede homologarse con: Experiencia superior a 4 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo en Empresas de Servicios Temporales. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Pensamiento lógico matemático ➢ Orientación al detalle ➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

GERENTE GENERAL DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Estratégica Título del cargo: GERENTE GENERAL Título del cargo superior inmediato: Junta Directiva Reemplazo del cargo: Director Administrativo y Financiero / Director de Gestión Humana Nivel de mando: Gerencial Personal a cargo: – Director Comercial – Director de Gestión Humana – Director de Operaciones – Director Administrativo y Financiero – Jefe de informática – Secretaria Recepcionista Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Planificar, definir, dirigir y controlar la orientación estratégica y operativa del Negocio de acuerdo a los valores y la filosofía de los fundadores y propietarios, para lograr sostenibilidad, crecimiento rentable y ventajas competitivas en el largo plazo. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la

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contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ EBITDA ➢ E.V.A del negocio Entorno Intensivo trabajo que alterna entre campo y oficina con clientes, entidades reguladoras y financieras y personal del gremio. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Identificar, La implementación de planear, definir y la estrategia del controlar Negocio y el Plan de operaciones de acuerdo con las oportunidades del mercado, necesidades y expectativas de clientes y proveedores, considerando el entorno País –Región. Analizar, El presupuesto total aprobar, y de la compañía controlar mensual/anualmente.

Analizar, El resultados de los verificar, aprobar informes de gestión y controlar de los procesos

Para qué Con el fin de desplegar dicha estrategia a toda la organización y alinear metas conjuntas para el logro de los resultados esperados.

Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos físicos, económicos, de formación y humanos necesarios para llevar a cabo la gestión de los procesos internos de forma eficaz, oportuna y confiable para los clientes. Para la toma de decisiones y planes de acción a desarrollar que garanticen la eficacia de la gestión

Nivel de Impacto A

A

A

1

Actuar como Representante Legal de la Compañía Aprobar, revisar y presentar

Coordinar, verificar y controlar

mensualmente con el comité Directivo Frente a las entidades comerciales, financieras…..?

medida en los indicadores de gestión. Asegurar el cumplimiento de los compromisos legales y reglamentarios del negocio.

Los Estados Financieros y de Gestión de la Compañía y los requerimientos de inversiones para la Organización de acuerdo con los Estatutos y modelos establecidos. Los planes de acción anualmente de cada proceso.

Para asegurar el correcto uso, manejo, funcionamiento y administración de los recursos de gestión de la empresa.

A

A

Asegurar el cumplimiento y ejecución del Sistema de Gestión de la Calidad en la Empresa.

M

Problemática del cargo Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Condiciones macroeconómicas Relaciones esperadas: Internas: Directores Todo el personal interno

Recomendaciones esperadas: Definición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva Externas: Entidades Financieras Proveedores Clientes Revisoría Fiscal Junta Directiva Clientes potenciales

Perfil del cargo Formación básica: Administrador de Negocios, Ingeniero Industrial / Administrativo, Contador

1

Formación complementaria: Especialización y/o Formación gerencial, Sistemas de información/ Inglés, ISO 9000 versión 2000 actualizada. Experiencia previa: 5 años en cargos similares Periodo de adaptación: 6 meses Competencias ➢ Pensamiento estratégico ➢ Liderazgo ➢ Orientación ética ➢ Habilidades comunicativa ➢ Toma de decisiones ➢ Dominio de personal Exposición a Factores de Riesgo ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

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JEFE DE INFORMÁTICA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Identificación del cargo Área Funcional: Administrativa general - gerencia Título del cargo: Jefe de informática Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Contratado temporalmente. Nivel de mando: Personal a cargo: Profesional no tiene personal a cargo Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Diseñar, recomendar, desarrollar, adquirir, implementar, verificar y controlar los sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS que mejor soporte los procesos de negocios de la empresa y la gestión individual de los usuarios de Informática de acuerdo con los procedimientos internos establecidos con el fin de garantizar la disponibilidad, la seguridad y la confiabilidad permanente de la plataforma de tecnología informática (equipos, aplicaciones, comunicaciones y servicios) y facilitar la labor de los usuarios y crear los planes de contingencia requeridos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización. ➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación

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➢ Información confidencial contenida en el sistema Entorno Intensivo trabajo de oficina con los usuarios internos de toda la empresa, con proveedores y con clientes. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace Investigar, evaluar, proponer, seleccionar, adquirir y ejecutar

Sobre qué lo hace

El diseño, montaje, programación, pruebas e instalación de los proyectos de sistematización o recursos de tecnología informática y de comunicaciones en las diferentes oficinas de la empresa. Investigar, Los sistemas de documentar y información, los controlar. servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS utilizados en la empresa Recibir, analizar, Los requerimientos y contratar y dar necesidades de solución desarrollo de origen informático.

Para qué Con el fin de satisfacer las necesidades de la empresa de acuerdo a las acciones preventivas, correctivas o de mejora, en el marco de las políticas, procedimientos y normas establecidas.

Para proveer el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos que garanticen la disponibilidad de los recursos a todo el personal.

Nivel de Impacto A

A

Para dar respuesta oportuna y A satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora.

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Coordinar y ejecutar

Registrar y actualizar

Recopilar, registrar, analizar presentar

Conocer y prepararse

El plan de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos de cómputo en cada sede.

Para garantizar el normal M funcionamiento de la plataforma tecnológica de los usuarios de acuerdo a las buenas prácticas o recomendaciones de los proveedores y al procedimiento establecido. El inventario de Con el fin de garantizar la M recursos TICS y disponibilidad de recursos, detectar sistemas de la necesidad de los mismos y información por sede proveer de los mismos de acuerdo a la viabilidad del presupuesto. La información que Garantizar la confiabilidad, A permite obtener los oportunidad, y veracidad de la y indicadores de gestión información que permite tomar de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la los plazos y empresa. parámetros establecidos en el Manual de Calidad. Detalladamente las Para los reemplazos temporales de B responsabilidades del acuerdo al alcance que se le defina Director de que sean de naturaleza técnica en Operaciones el manejo de informática.

Problemática del cargo •

Variable externa respecto al presupuesto de la compañía y a los proveedores de servicios, incumplimiento por parte de los clientes al pacto de especificaciones.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: • Búsqueda, cotización y adquisición de equipos informáticos de acuerdo con los parámetros establecidos. • Implementación de programas y aplicativos. • Solución de problemas del área o externos.

Recomendaciones esperadas: • Mejoras y aplicaciones en cada proceso según las solicitudes del cliente interno o externo • Mejoras en los recursos de tecnología. • Mejora del proceso informático y de los demás procesos de la organización que conlleven a acciones de formación y capacitación.

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Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Externas: Proveedores de servicios y equipos Clientes

Perfil del cargo Formación básica: Tecnólogo o ingeniero de sistemas. Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, metodologías de administración de recursos en tecnológicos, preferible conocimientos en paquete DMS y básicos del liquidación de nómina. Conocimiento en redes Windows y Linux, comunicaciones y bases de datos SQL Server. Herramientas de usuario final. Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines y en empresas temporales preferiblemente. Puede homologarse con: Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Pensamiento estratégico ➢ Liderazgo ➢ Orientación ética ➢ Habilidades comunicativa ➢ Toma de decisiones ➢ Dominio de personal ➢ Análisis de datos e información Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

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SECRETARIA RECEPCIONISTA DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Identificación del cargo Área Funcional: Gestión Estratégica Título del cargo: Secretaria Recepcionista Título del cargo superior inmediato: Gerencia Reemplazo del cargo: Auxiliares de selección, operaciones, comercial, de Servicios Generales o Reemplazo temporal. Nivel de mando: Auxiliar, No tiene personal a cargo. Misión del cargo Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con qué?

¿Para qué?

Ejecutar las actividades de recepción y archivo de documentos, llamadas entrantes y salientes, asegurando que sean recibidas por los usuarios internos y externos. Mantener actualizada la base de datos y/o directorio de la empresa, de acuerdo con los procedimientos, plazos y normas generales establecidas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales. ➢ Equipo de comunicación ➢ Equipo de computo ➢ Fax ➢ Equipos de oficina

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Entorno ➢ Intenso trabajo de oficina con el público en general y el personal de toda la empresa. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, canalizar y/o registrar, atender, anunciar y orientar

Las llamadas entrantes al conmutador y las personas visitantes a la empresa (clientes, candidatos, empleados en misión, proveedores, entre otros) Las llamadas que le soliciten sus jefes mediatos o inmediatos y el directorio telefónico general de la empresa. Los faxes y la correspondencia de la empresa

Realizar, direccionar y actualizar

Recibir, enviar, elaborar, entregar, registrar y canalizar internamente Recibir, registrar, Las incapacidades del clasificar por personal en misión y EPS, enviar a personal de planta cobro y controlar

Para qué Asegurar que sea atendido por el personal interno competente y obtenga respuesta a sus requerimientos o necesidades de acuerdo con las normas y parámetros establecidos.

Nivel de Impacto A

Asegurar que la información solicitada sea correcta, clara y oportuna y que facilite la rápida gestión de los procesos internos.

A

Garantizar oportunidad y confidencialidad, dando cumplimiento al procedimiento, plazos y normas establecidas internamente.

A

Para dar trámite y facilitar la operación de cobro de incapacidades de acuerdo a los requisitos de cada EPS en los plazos y frecuencias establecidas internamente en el proceso de operaciones.

A

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Recibir, registrar, codificar, proteger, archivar, entre otras

Hojas de vida, cheques, carpetas, formatos, facturas u otra información que se requiera, como asistencia y apoyo a los procesos internos de la organización en tareas puntuales que se requieran y no afecten la atención al público

Con el fin de facilitar el flujo de actividades operativas y optimizar de manera funcional los procesos internos siguiendo los procedimientos, normas y políticas establecidas internamente.

M

Problemática del cargo ➢ La disponibilidad de equipos ➢ La disponibilidad de información ➢ La definición de prioridades en la asignación de las tareas. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas:

Relaciones esperadas: Internas: Todas las áreas y empleados

Recomendaciones esperadas: • Implementación de mejores prácticas secretariales y de archivo • Utilización de equipos de conmutador y comunicaciones Externas: Empleados en misión Clientes Candidatos y público en general

Perfil del cargo Formación básica: Bachiller Deseable: Técnico en Secretariado, Recepcionista o afines al cargo. Formación complementaria: Atención al cliente y sistemas básicos. Experiencia previa: Mínimo un año en recepción o afines a atención al cliente. Puede homologarse con: Experiencia superior a 2 años en el desempeño de las

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responsabilidades del cargo en empresas de alto flujo de llamadas. Periodo de adaptación: 3 meses Competencias ➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Pensamiento lógico matemático ➢ Orientación al detalle ➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

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Definición de Perfiles Definimos los perfiles como se muestra a continuación; es de anotar que ésta definición de perfiles no es permanente pues deberá estar constantemente en mejoramiento, para proporcionar así una herramienta valida y eficaz para tener en cuenta en la contratación del personal. Los pasos a seguir son: i. Se define el cargo para el que se requerirá personal ii.Se definen un manual de responsabilidades que debe cumplir la persona que tenga dicho cargo iii.De acuerdo a un modelo de competencias se define cuales competencias son las que deben tener una persona para desempeñar el cargo. iv.Se define el perfil del empleado

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DIAGNOSTICO

En Xxx-xxxx-xxxx S.A, encontramos que la mayoría de los empleados realizaban varios puestos de trabajo; por ello desligamos muchas áreas que aunque pueden tener interrelación entre ellas y están fusionadas debido a la naturaleza del negocio, no es conveniente que un solo individuo las realice. Considerando además que la multiplicidad de tareas puede acarrear baja motivación y retrasos en los procesos realizados decidimos ubicar cada puesto de trabajo acorde con áreas generales; es decir: Departamento Administrativo y Financiero, es un departamento que debe estar desligado en Departamento Administrativo y Departamento Financiero pues es posible que se generen malos tratos por parte de empleados inescrupulosos que acarreen una crisis dentro de la organización, pues toda la información financiera estaría contenida en unos pocos. Se evidencia que la responsabilidad del proceso de Selección, aunque liderado por el director de Gestión Humana, se delega a dos cargos diferentes: coordinador de desarrollo y coordinador de bienestar laboral; tras el análisis de estos cargos se determina que la función no debe corresponder a estos puestos, sino que debe ser coordinada por una sola persona (con la debida dirección del jefe inmediato), por tal razón se asigna un nuevo cargo al departamento: Coordinador de selección. El nivel de mando de la persona encargada de la dirección de Gestión humana es de cuatro niveles: Coordinador de desarrollo, Coordinador de bienestar laboral, Coordinador de salud ocupacional y auxiliar de selección. Se recomienda que el auxiliar de selección esté bajo el mando del coordinador de selección.

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CONCLUSIONES Este proyecto es una aproximación práctica y teórica de los cambios que deben introducirse en una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad normatizado y definido a través de la ISO 9000 versión 2008. La comunicación con la empresa para efectos de información fue la esperada, pues se puso a disposición todo lo requerido para avanzar con mayor rapidez y agilidad en el proceso de levantamiento de los cargos y perfiles; dado que la gerencia conocía la importancia en la documentación y posterior aplicación del manual anteriormente señalado.

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PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31

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CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143

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www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidadiso.shtml

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http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml

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ALLES, Martha Alicia. Gestión por Competencias.

•

ANSORENA CAO, Álvaro. 15 Pasos para la Contratación de Personal

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ANEXOS ANEXO 1: CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________ EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________ TITULO OBTENIDO_______________________________________________ CARGO____________________________________CODIGO_____________ UBICACIONDELCARGO___________________________________________ DEPARTAMENTO________________________________________________ QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ___________________________

¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__ Con que áreas:__________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ___________________________________________________ A quien le reporta: _______________________________________________ Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____ Cuales: ________________________________________________________

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__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ___________________________________________________ Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________________ ¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? a. SI b. NO ¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo? a. SI b. NO Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución del mismo es rápida? a. SI b. NO ¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos? a. SI b. NO ¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento? a. SI b. NO

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