Manual de Calidad FEDEPANELA

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 1 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

MANUAL DE LA CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE LA CALIDAD

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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MANUAL DE LA CALIDAD

COMPROMISO DE LA GERENCIA El presente MANUAL DE LA CALIDAD tiene como objeto establecer la política y fijar las directrices del Sistema de Gestión de la Calidad de La Federación Nacional de Productores de Panela en lo que se refiere a la calidad de la prestación del servicio de asistencia técnica al sub-sector panelero colombiano. Su conocimiento y estricta aplicación es de obligado cumplimiento para todos los que tienen alguna responsabilidad en la prestación de dicho servicio, dentro de un amplio proceso que comprende desde la identificación de la necesidad por parte del subsector panelero hasta la prestación satisfactoria del servicio de asistencia técnica. Para su elaboración se han tenido en cuenta los requisitos establecidos en la norma NTC ISO-9001:2008 y los modelos de calidad más adecuados a las necesidades de certificación ante nuestros clientes y a la posibilidad de emprender sistemas de autoevaluación que nos aproximen a una situación de excelencia. El objetivo final que este Manual persigue es lograr la calidad adecuada con el mínimo costo, lo cual se ha de conseguir mediante actitudes de prevención, evitando los defectos en lugar de tener que corregirlos una vez producidos. La política de calidad de la empresa se complementa con las declaraciones de Misión, Visión y Objetivos de Calidad que a continuación se indican y que han sido establecidos de forma consensuada y con aprobación de todos los grupos de interés de la Federación Nacional de Productores de Panela. Con ello se proporciona un marco de referencia para el establecimiento y la revisión de los objetivos de la organización mediante el compromiso de cumplimiento de los requisitos y la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. El Gerente General

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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ÍNDICE 1. GENERALIDADES MANUAL DE LA CALIDAD 1.1 Generalidades 1.2 Alcance 1.3 Exclusiones 1.4 Definiciones 1.5 Revisión y aprobación 1.6 Publicación y divulgación 2. FEDERACION NACIONAL NACIONAL DE PRODUCTORES DE DE PANELA (FEDEPANELA) 2.1 Presentación 2.2 histórica 2.3 Reseña Declaraciones 2.3.1 Misión-Visión 2.3.2 Política de la calidad 2.3.3 Objetivos de la calidad 2.4 Estructura organizacional de Fedepanela 2.5 Estructura Funcional Dirección Técnica 2.6 Organigrama Sistema Gestión de la Calidad 2.7 Estructura Documental 2.8 Documentos internos y externos: Legales y reglamentarios 3. SERVICIOS PRESTADOS POR FEDEPANELA 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1. Requisitos generales 4.2. Requisitos de la documentación

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Compromiso de la dirección 5.2. Enfoque al cliente 5.3. Política de la calidad 5.4. Planificación 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6. Revisión por la dirección 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos humanos 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.4. Compras 7.5. Producción y prestación del servicio 7.6. Control de los equipos de seguimiento y medición 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades 8.2. Seguimiento y medición 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos 8.5. Mejora 9. CONTROL DE CAMBIOS Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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1. GENERALIDADES MANUAL DE LA CALIDAD El Manual de la Calidad de Fedepanela contiene los lineamientos generales bajo los cuales suministra Asistencia Técnica que cumpla con los requisitos de calidad acordes con los requerimientos de nuestros clientes. 1.1  Generalidades El Manual de la Calidad forma parte de la estructura documental utilizada para la planificación general y la administración de las actividades que tienen incidencia en la Asistencia Técnica prestada por Fedepanela. Su aplicación tiene como objetivo aumentar la satisfacción de los beneficiarios, productores, y agremiados por medio de la implementación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando el mejoramiento continuo y garantizando el cumplimiento de los requisitos del cliente y de los aspectos mencionados en la norma NTC ISO 9001:2008. 1.2   Alcance El presente Manual de la Calidad aplica para todos los procesos en Fedepanela y debe ser conocido por todos los empleados y colaboradores que en ella intervienen con obligatorio cumplimiento. 1.3  Exclusiones El presente Manual de la Calidad cubre todos los aspectos mencionados en la norma internacional NTC ISO 9001:2008 excepto:  

•

NUMERAL 7.3 Diseño y desarrollo de producto y/o servicios. servicios. La planeación y programación realizada para la prestación del servicio, suple la aplicación del diseño y desarrollo del mismo. 1.4  Definiciones Para la utilización de este Manual se aplican como guía las definiciones dadas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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En el presente Manual cuando se mencione a “Fedepanela” o la “Federación”, se está haciendo referencia a la Federación Nacional de Productores de Panela. 1.5 Revisión y aprobación La revisión y aprobación del contenido del Manual de la Calidad es responsabilidad del Gerente General y del Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad quienes son encargados de firmar dos copias controladas impresas, las cuales se controlarán por medio del procedimiento Control de Documentos Docu mentos (PAC-01). 1.5  Publicación y divulgación El Coordinador del Sistema de puedan Gestiónhacer de laenCalidad es responsable de la elaboración edición de los esteoriginales Manual ypara de las sucesivas revisiones que se le el futuro. Presenta al Gerente General dey Fedepanela su aprobación y se encarga de la difusión de la totalidad de ejemplares, los cuales son copias numeradas y controladas para su entrega a los responsables.  A continuación continuació n se expresa la lista de dichos responsables respons ables principales quienes diligencian dili gencian el Formato Acuse y Recibo del Manual de la Calidad (FMC-01) contra entrega del número de la copia del manual que les corresponde:

Elaboró: Coordinador SGC

NUMERO DE COPIA ORIGINAL 1

RESPONSABLE Coordinador S.G.C Gerente general

2

Director Nacional Área Técnica

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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2. FEDERACIÓN NACIONAL DE PRODUCTORES DE PANELA - FEDEPANELA 2.1 presentación La FEDERACION NACIONAL DE PRODUCTORES DE PANELA “FEDEPANELA” es una entidad gremial sin ánimo de lucro. Desde sus inicios en el año 1989 ha velado por el desarrollo tecnológico, ambiental y social del subsector panelero mediante la organización del gremio, el fomento y mejoramiento del subsector y la promoción y realización de los servicios que se consideren necesarios para contribuir al bienestar de los federados y de su grupo familiar. Con el fin de garantizar la continuidad, sostenibilidad y eficiencia de la gestión técnica que ha venido prestando FEDEPANELA, su Junta Directiva Nacional del Fondo de Fomento Panelero autorizo a la Gerencia General para que desarrolle, implemente y direccione un proceso de Gestión de la Calidad Cali dad que permita el logro de los objetivos previstos. Este documento nos presenta en forma esquemática las directrices generales que nos permitan con la contribución, participación y compromiso de todos y cada uno de los funcionarios de Fedepanela, satisfacer las necesidades y expectativas del subsector panelero y generar el crecimiento y fortalecimiento fortaleci miento de Fedepanela.  Fedepanela.  LEONARDO ALBERTO ARIZA RAMIREZ GERENTE GENERAL

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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2.2 RESEÑA HISTORICA El gremio se consolida, o ve la necesidad de hacerlo cuando hay fenómenos críticos que lo afectan, depresiones acentuadas de precios, producción masiva de panela por parte de los ingenios azucareros o los llamados "derretideros"; pero paradójicamente en épocas de bonanza el desinterés es la constante, cuando precisamente existen los excedentes de ingresos generados, que podrían cristalizar las líneas de trabajo que se han identificado previamente para la Institución gremial, en momentos de crisis. Las causas principales de esta situación son los bajos niveles de productividad, la dispersión de los productores en toda la geografía nacional, su poco poder adquisitivo, la estructura minifundista, la falta de una planificación sectorial, el adolecer de muy poca conciencia de grupo y el tradicionalismo secular. FASES DEL DESARROLLO GREMIAL I FASE 1939- 1977: Desarrollo regional con énfasis en organizaciones ccooperativas: ooperativas: 38 años. Fue una época caracterizada por desarrollos autónomos, en algunos departamentos, inconexos entre sí, en torno al Sistema Cooperativo, con enfoque prioritario hacia las inquietudes de provisión de insumos y mercadeo del producto. Su creación se debió a la situación caótica que atravesaban los paneleros de la época, suscitada por variaciones de precios fijados por intermediarios mayoristas, que dominaban el mercado. En 1976 comienza a funcionar la Federación Nacional de Paneleros (FENALPA), una de cuyas funciones es promover la divulgación de información tendiente a mejorar entre sus afiliados el nivel de la industria panelera en sus fases de campo, fábrica y mercadeo. II FASE 1978-1986: Desarrollo organizacional nacional: 8 años Uno de los antecedentes más importantes para la cristalización de la conformación de un gremio Nacional auténtico y representativo, fue la realización del Primer Foro Nacional de Productores de Panela de Bucaramanga con participación de trece Departamentos productores y algo más de 500 delegados, en 1978 en plena crisis de precios y una sobreproducción sin precedentes; "La Industria Panelera ha venido atravesando una situación difícil desde 1977, agravada por los precios Internacionales del dulce e internamente por la inflación de costos que vive el país". Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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Los preámbulos y temática del Primer Foro Nacional fueron los siguientes: Necesidad de Agremiaciones, problemas de precios, norma Icontec 1311, debilidades en Investigación, Trapiches comunales, Fondo Nacional de Azúcar y la Panela, uso del clarol y calidad del producto, entre otros. El mismo autor afirmaba: "Por estas razones el Comité Nacional de Caña de la Oficina de Planeación del Sector Agropecuario (OPSA) se ha propuesto reunir por primera vez a nivel nacional a un grupo selecto de productores de panela, se creó la  Asociación Nacional de Productores de Panela ASOPANELA, se nombró su Junta Directiva con representación de todas las regiones Paneleras del país. Posteriormente en 1979 se realizó el Segundo Foro Nacional en Medellín, en 1976 fué cuando se cristalizó la alianza con la  Asociación de Cultivadores de Caña Ca ña de Azúcar A zúcar de Colombia C olombia ASOCAÑA. En esta época se incentivó la l a creación cr eación de d e As Asociaciones ociaciones Departamentales ASOPANELA en Antioquia, Tolima, Huila, Nariño y Valle, algunas de las cuales aún subsisten. III FASE 1987 A LA FECHA: Consolidación gremial y desarrollo normativo Se retoma el modelo de ente nacional y se crea la Federación Nacional de Productores de Panela FEDEPANELA, simultáneamente se presentan avances en el campo legislativo y se definen los mecanismos que garanticen mayor estabilidad y proyección de largo plazo del gremio. Dentro de la realización del Cuarto Congreso Panelero en septiembre de 1987, los paneleros del Valle encabezados por Alfredo Cruz, Hernando Gaona, Humberto Bejarano y otros, lideraron un movimiento de reivindicación del sector amenazado por la producción de panela con azúcar. El 4 de noviembre de 1988 en Villeta Cundinamarca en el Quinto Congreso Panelero se oficializa la conformación de FEDEPANELA. La personería Jurídica se obtiene en Marzo de 1989; siendo sus objetivos principales la consecución de un Marco Jurídico, la consolidación organizativa y el impulso a la Investigación y a la calidad del producto. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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 Alcaldías de los municipios participantes, cuyo propósito es llevarle a las familias paneleras más vulnerables un cambio de actitud frente a que es mejor cultivar en la finca lo que se consume, en lugar de adquirir todo en el mercado bajo el lema:  “Sembrar para no Comprar lo que la Finca puede dar”, mediante 3 componentes como son: son : capacitación y motivación, difusión y canasta de insumos. En el año 2005 se dio inicio a la campaña de promoción al consumo con aportes del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y El Fondo de Fomento Panelero, cuya finalidad es la de motivar e incentivar el consumo de la panela, a través de otras presentaciones como es la panela granulada saborizada o natural, y de esta forma conquistar nuevos mercados a nivel nacional e internacional. En el año 2009 con el apoyo del Gobierno Nacional se amplió la cobertura de la estrategia de los Centros de Servicio a 13 departamentos con un equipo de 180 personas profesionales las áreas técnica yque social, técnicos, tecnólogos personal administrativo. Con humano este nuevo esquema se entre atendieron atendie ron mas dede4000 productores se capacitaron en temasy técnicos, administrativos y contables, comerciales y organizativos. Durante la vigencia 2010 adicionalmente a la gestión técnica de fortalecimiento a organizaciones y productores emprendedores, se realizaron exploraciones comerciales a varios países de la comunidad económica europea con el apoyo de la ONG Holandesa  Agriterra, en la que se obtuvieron resultados positivos para panelas con distinción ecológica, como un nicho de mercado importante para los productores que tengan la visión futurista de nuestro producto. 

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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CLIENTES – PARTES INTERESADAS

Cliente: Beneficiarios, productores y agremiados.  agremiados.  Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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2.3 DECLARACIONES 2.3.1 Misión y Visión MISIÓN  “Somos una organización gremial nacional comprometida con co n la investigación y el desarrollo tecnológico, económico, social y ambiental del sub-sector panelero, panelero, que orienta políticas públicas y gestiona recursos públicos y privados ppara ara contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de sus Federados”.  VISIÓN  “En el año 2016, seremos la organización que q ue represente a la totalidad de los productores y procesadores de la caña panelera, posicionaremos los productos a nivel nacional e internacional y contribuiremos a que el sub-sector sea rentable, sostenible y competitivo”. 2.3.2 Política de la Calidad Es Política de FEDEPANELA FEDEPANELA,, prestar servicios con altos estándares de calidad, productividad y competitividad, a través de técnicas y tecnologías innovadoras y sostenibles. Contar con talento humano competente, actualizado y comprometido y con una infraestructura adecuada, que contribuyan al Mejoramiento Continuo del Sistema de Gestión de la Calidad, para responder a los requer requerimientos imientos del Sub-Sector Panelero. 2.3.3 Objetivos de la Calidad      

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• •

Ofertar e implementar servicios orientados a satisfacer los requerimientos de los diferentes actores del Sub-sector Panelero. Desarrollar programas de capacitación y actualización para el personal técnico y administrativo de FEDEPANELA de FEDEPANELA.. Utilizar técnicas y tecnologías innovadoras y sostenibles para la prestación de la asistencia técnica. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 14 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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Realizar de manera permanente la revisión y la actualización del sistema de gestión de la calidad. Contribuir a la integración y al desarrollo social del Sub-sector Panelero.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 15 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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2.4 Estructura Organizacional de Fedepanela ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL

󰁒󰁅󰁖󰁉󰁓󰁏󰁒󰁉󰁁 󰁆󰁉󰁓󰁃󰁁󰁌 

󰁃󰁏󰁎󰁇󰁒󰁅󰁓󰁏 󰁎󰁁󰁃󰁉󰁏󰁎󰁁󰁌 󰁐󰁁󰁎󰁅󰁌󰁅󰁒󰁏  󰁊󰁕󰁎󰁔󰁁 󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁔󰁉󰁖󰁁 󰁎󰁁󰁃󰁉󰁏󰁎󰁁󰁌 

󰁁󰁓󰁅󰁓󰁏󰁒󰁉󰁁 󰁊󰁕󰁒󰃍󰁄󰁉󰁃󰁁 

󰁇󰁅󰁒󰁅󰁎󰁃󰁉󰁁 󰁇󰁅󰁎󰁅󰁒󰁁󰁌

󰁊󰁕󰁎󰁔󰁁 󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁔󰁉󰁖󰁁 󰁆󰁆󰁐 

󰁃󰁁󰁌󰁉󰁄󰁁󰁄 󰁙 󰁍󰁅󰁊󰁏󰁒󰁁󰁍󰁉󰁅󰁎󰁔󰁏 

󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁃󰁉󰁏󰁎 󰁁󰁄󰁍󰁉󰁎󰁉󰁓󰁔󰁒󰁁󰁔󰁉󰁖󰁁 󰁙 󰁄󰁅 󰁒󰁅󰁃󰁁󰁕󰁄󰁏 

󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁃󰁉󰁏󰁎 󰁎󰁁󰁃󰁉󰁏󰁎󰁁󰁌 󰁁󰁒󰁅󰁁 󰁔󰁅󰁃󰁎󰁉󰁃󰁁 

󰁇󰁅󰁓󰁔󰁉󰁏󰁎 󰁄󰁅 󰁐󰁒󰁏󰁙󰁅󰁃󰁔󰁏󰁓

Elaboró: Coordinador SGC

󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁃󰁉󰁏󰁎 󰁁󰁄󰁍󰁉󰁎󰁉󰁓󰁔󰁒󰁁󰁔󰁉󰁖󰁁 󰁙 󰁆󰁉󰁎󰁁󰁎󰁃󰁉󰁅󰁒󰁁 

󰁕󰁎󰁉󰁄󰁁󰁄 󰁃󰁅󰁎󰁔󰁒󰁁󰁌 

󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁃󰁉󰁏󰁎 󰁃󰁏󰁍󰁅󰁒󰁃󰁉󰁁󰁌 

󰁕󰁎󰁉󰁄󰁁󰁄󰁅󰁓 󰁄󰁅󰁐󰁁󰁒󰁔󰁁󰁍󰁅󰁎󰁔󰁁󰁌󰁅󰁓 

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 16 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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2.5 Estructura Funcional Dirección Técnica 

ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCION TECNICA

󰁄󰁉󰁒󰁅󰁃󰁃󰁉󰁏󰁎 󰁎󰁁󰁃󰁉󰁏󰁎󰁁󰁌 󰁁󰁒󰁅󰁁 󰁔󰁅󰁃󰁎󰁉󰁃󰁁

󰁕󰁎󰁉󰁄󰁁󰁄 󰁃󰁅󰁎󰁔󰁒󰁁󰁌

󰁕󰁎󰁉󰁄󰁁󰁄󰁅󰁓 󰁄󰁅󰁐󰁁󰁒󰁔󰁁󰁍󰁅󰁎󰁔󰁁󰁌󰁅󰁓

󰁃󰁏󰁏󰁒󰁄󰁉󰁎󰁁󰁄󰁏󰁒󰁅󰁓 󰁄󰁅󰁐󰁁󰁒󰁔󰁁󰁍󰁅󰁎󰁔󰁁󰁌󰁅󰁓

 

󰁇󰁅󰁓󰁔󰁏󰁒 󰁄󰁅 󰁐󰁒󰁏󰁙󰁅󰁃󰁔󰁏󰁓

Elaboró: Coordinador SGC

󰁁󰁓󰁉󰁓󰁔󰁅󰁎󰁔󰁅󰁓 󰁔󰁅󰁃󰁎󰁉󰁃󰁏󰁓

󰁁󰁓󰁉󰁓󰁔󰁅󰁎󰁔󰁅󰁓 󰁔󰁅󰁃󰁎󰁉󰁃󰁏󰁓

Revisó: Gerente General

󰁁󰁓󰁉󰁓󰁔󰁅󰁎󰁔󰁅󰁓 󰁁󰁄󰁍󰁉󰁎󰁉󰁓󰁔󰁒󰁁󰁔󰁉󰁖󰁏󰁓

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 17 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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2.6 Organigrama Sistema Gestión de la Calidad

ORGANIGRAMA SGC

󰁒󰁥󰁰󰁲󰁥󰁳󰁥󰁮󰁴󰁡󰁮󰁴󰁥 󰁤󰁥 󰁬󰁡 󰁄󰁩󰁲󰁥󰁣󰁣󰁩󰃳󰁮

󰁐󰁲󰁯󰁣󰁥󰁳󰁯󰁳 󰁇󰁥󰁲󰁥󰁮󰁣󰁩󰁡󰁬󰁥󰁳

󰁇󰁐󰁅 󰁒󰁄

󰁇󰁥󰁲󰁥󰁮󰁴󰁥 󰁇󰁥󰁮󰁥󰁲󰁡󰁬

󰁐󰁲󰁯󰁣󰁥󰁳󰁯 󰁤󰁥 󰁒󰁥󰁡󰁬󰁩󰁺󰁡󰁣󰁩󰃳󰁮

󰁁󰁔

󰁄󰁩󰁲󰁥󰁣󰁴󰁯󰁲 󰁎󰁡󰁣󰁩󰁯󰁮󰁡󰁬 󰃁󰁲󰁥󰁡 󰁔󰃩󰁣󰁮󰁩󰁣󰁡

󰁇󰁁󰁆

󰁄󰁩󰁲󰁥󰁣󰁴󰁯󰁲 󰁁󰁤󰁭󰁩󰁮󰁩󰁳󰁴󰁲󰁡󰁴󰁩󰁶󰁯 󰁹 󰁆󰁩󰁮󰁡󰁮󰁣󰁩󰁥󰁲󰁯

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󰁇󰁃󰁍

󰁃󰁯󰁯󰁲󰁤󰁩󰁮󰁡󰁤󰁯󰁲 󰁓󰁇󰁃

󰁃󰁯󰁯󰁲󰁤󰁩󰁮󰁡󰁤󰁯󰁲 󰁓󰁩󰁳󰁴󰁥󰁭󰁡 󰁇󰁥󰁳󰁴󰁩󰃳󰁮 󰁤󰁥 󰁬󰁡 󰁃󰁡󰁬󰁩󰁤󰁡󰁤

󰁐󰁲󰁯󰁣󰁥󰁳󰁯󰁳 󰁤󰁥 󰁁󰁰󰁯󰁹󰁯

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 18 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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PROCESOS GERENCIALES

Elaboró: Coordinador SGC

GPE

Gerencia y Planeación Estratégica

RD

Revisión por la Dirección PROCESOS DE REALIZACION

 AT

 Asistencia Técnica

GP

Gestión de Proyectos

GAF

PROCESOS DE APOYO Gestión Administrativa y Financiera

GAR

Gestión Administrativa y de Recaudo

 AJ

 Asesoría Jurídica

GCM

Gestión de Calidad y Mejora

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 19 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

MANUAL DE LA CALIDAD

2.7 Estructura Documental

ESTRUCTURA DOCUMENT DOCUMEN TAL

Pol󰃭 tica tica de la Calidad

󰁍󰁁󰁎󰁕󰁁󰁌󰁅󰁓 󰁐󰁒󰁏󰁃󰁅󰁄󰁉󰁍󰁉󰁅󰁎󰁔󰁏󰁓 PROCESOS

Sistema de Gesti󰃳n

󰁉󰁎󰁓󰁔󰁒󰁕󰁃󰁔󰁉󰁖󰁏󰁓

de la

󰁄󰁏󰁃󰁕󰁍󰁅󰁎󰁔󰁏󰁓 󰁄󰁅 󰁔󰁒󰁁󰁂󰁁󰁊󰁏

Calidad

󰁒󰁅󰁇󰁉󰁓󰁔󰁒󰁏󰁓 󰁄󰁅 󰁌󰁁󰁓 󰁁󰁃󰁔󰁉󰁖󰁉󰁄󰁁󰁄󰁅󰁓

󰁌󰁡 󰁥󰁳󰁴󰁲󰁵󰁣󰁴󰁵󰁲󰁡 󰁤󰁯󰁣󰁵󰁭󰁥󰁮󰁴󰁡󰁬 󰁤󰁥 󰁆󰁅󰁄󰁅󰁐󰁁󰁎󰁅󰁌󰁁 󰁥󰁳󰁴󰁡 󰁤󰁥󰁦󰁩󰁮󰁩󰁤󰁡 󰁤󰁥 󰁡󰁣󰁵󰁥󰁲󰁤󰁯 󰁣󰁯󰁮 󰁬󰁡 󰁮󰁯󰁲󰁭󰁡󰁴󰁩󰁶󰁩󰁤󰁡󰁤 󰁉󰁓󰁏 9001:2008.

 

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 20 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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2.8 Documentos internos y externos: Legales y reglamentarios La gestión de Fedepanela para la prestación de los servicios de asistencia técnica esta soportada y orientada por disposiciones legales y reglamentarias internas y externas. Estas se encuentran relacionadas en el listado maestro control de documentos internos y externos, las cuales deben ser de estricto conocimiento y aplicación por parte de todos y cada uno de los funcionarios y contratistas de la federación. 3. SERVICIOS PRESTADOS POR FEDEPANELA La Federación Nacional de Productores de Panela Fedepanela, presta asistencia técnica al subsector enfocado a: •

                 

• • • • • • • •

Extensión y Asistencia Técnica Transferencia de Tecnología Divulgación y capacitación de normatividad vigente Fortalecimiento agro-empresarial Fortalecimiento gremial Caracterización del subsector Sistema de información panelero Desarrollo social y económico Convenios con otras instituciones

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1. Requisitos generales De acuerdo con la política de la calidad expresada e impulsada por la Gerencia de la Federación, se establece y aplica un sistema de calidad de acuerdo con los requisitos de la norma internacional NTC ISO 9001:2008. El sistema de calidad adoptado asegura la calidad de la asistencia técnica prestada y la eficiencia de los procesos, los cuales han de ser sometidos a un mejoramiento continuo. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 21 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

MANUAL DE LA CALIDAD

El sistema de calidad establecido comprende los procedimientos e instrucciones necesarios para la adecuada gestión competitiva de la Federación, los cuales están agrupados documentalmente en un manual de calidad que se distribuye entre los responsables principales del proceso y se envía a todas todas las partes que intervienen para su conocimiento y aplicación. El sistema de calidad estimula y controla la aplicación efectiva de los procedimientos e instrucciones recopiladas en los documentos correspondientes. Los procesos necesarios para la gestión se identifican en el mapa de procesos del Manual de Procedimientos (MP-01). La Federación está provista de los medios de control necesarios para el correcto cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos para la prestación de sus servicios.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 22 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

MANUAL DE LA CALIDAD

Ma a de Pro Proces cesos os - FED FEDEP EPAN ANEL ELA A

Gerencia y Planeación Estr Estrat até é ica ica

Revisión or la Dirección

󰁒󰁥󰁱 󰁵󰁥󰁲󰁩 󰁭󰁩󰁥 󰁮󰁴󰁯

󰁓󰁡󰁴󰁩 󰁳󰁦󰁡󰁣 󰁣󰁩󰃳 󰁮

󰁤󰁥 󰁬󰁯󰁳 󰁃󰁬󰁩󰁥 󰁮󰁴󰁥 󰁳

󰁤󰁥 󰁬󰁯󰁳 󰁃󰁬󰁩󰁥 󰁮󰁴󰁥 󰁳 󰁐󰁲󰁯 󰁐󰁲󰁯󰁣󰁥󰁳 󰁣󰁥󰁳󰁯󰁳 󰁯󰁳 󰁤󰁥 󰁁 󰁯 󰁯

󰁇󰁥󰁳󰁴󰁩󰃳󰁮 󰁡󰁤󰁭󰁩󰁮󰁩󰁳󰁴󰁲󰁡󰁴󰁩󰁶󰁡 󰁹 󰁦󰁩󰁮󰁡󰁮󰁣󰁩󰁥󰁲󰁡 󰁁󰁳󰁥󰁳󰁯󰁲󰃭󰁡 󰁵󰁲󰃭󰁤󰁩󰁣󰁡

󰁇󰁥󰁳󰁴󰁩󰃳󰁮 󰁡󰁤󰁭󰁩󰁮󰁩󰁳󰁴󰁲󰁡󰁴󰁩󰁶󰁡 󰁤󰁥󰁬 󰁲󰁥󰁣󰁡󰁵󰁤󰁯 󰁇󰁥󰁳󰁴󰁩󰃳󰁮 󰁤󰁥 󰁣󰁡󰁬󰁩󰁤󰁡󰁤 󰁭󰁥 󰁯󰁲󰁡󰁭󰁩󰁥󰁮󰁴󰁯

󰁍󰁥 󰁯󰁲󰁡󰁭󰁩󰁥󰁮󰁴󰁯 󰁃󰁯󰁮󰁴󰁩󰁮󰁵󰁯 Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 23 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 Generalidades      

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La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad incluye: Declaración documentada de la política y objetivos de la calidad, ver sección 2.3.2 y 2.3.3. Manual de la calidad. Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC ISO 9001:2008, Control de Documentos (PAC-01), Control de Registros (PAC-02), Comunicación Interna (PAC-03), Control de Servicio No Conforme (PAC-04), Auditoria del Sistema de Gestión de la Calidad (PAC-05), (PAC-05), Acciones Correctivas y Preventivas Preventivas (PAC-06), Revisión del Sistema de Gestión de Calidad (PAC07). Los documentos requeridos pordela Asistencia Dirección Técnica. Nacional Área Técnica de Fedepanela para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control del proceso 4.2.2 Manual de la calidad El Manual de la Calidad de Fedepanela contiene los lineamentos generales bajo los cuales funciona la Federación para para satisfacer las necesidades de los beneficiarios, productores y agremiados, suministrando servicios de asistencia técnica que cumplan los requisitos de calidad esperados y cumpliendo con los parámetros planteados en la norma NTC ISO 9001:2008. El manual de la calidad incluye:

     

 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo la justificación de las exclusiones (ver sección 1.3) Descripción general de Fedepanela incluyendo los servicios prestados (ver secciones 2 y 3). Referencia de los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de Calidad (ver Listado Maestro de

 

Control de Documentos TAC-01) Descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad mediante la referencia del mapa de procesos y las caracterizaciones.

•

• •

•

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 24 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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4.2.3 Control de documentos Los documentos requeridos y relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad son controlados por el procedimiento documentado Control de Documentos (PAC-01) en el que se definen los controles necesarios para: Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.  Asegurar que se identifican los cambios y el estado actual de revisión de los documentos mediante la versión del documento.  Asegurar que las versiones pertinentes de los lo s documentos aplicables se s e encuentran disponibles di sponibles en los puntos de uso al colocar los documentos en la red local.    Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, están en forma electrónica en la red local de Fedepanela y la ubicación de la forma física está indicada en el Listado Maestro de Control de Documentos.      

• • •

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•

Prevenir el por uso cualquier no intencionado de los documentos y aplicarque unaevite identificación mantengan razón, aplicando un distintivo obsoletos de copia obsoleta su uso. adecuada en el caso de que se 4.2.4 Control de registros En Fedepanela los registros se establecen y se mantienen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables a través del correcto manejo del archivo. En el procedimiento Control de Registros (PAC-02) se definen los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la dirección La Gerencia de Fedepanela evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad así como la mejora continúa de su eficacia a través de: Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 25 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

MANUAL DE LA CALIDAD

 

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Comunicar efectivamente a la organización la importancia de satisfacer, tanto los requerimientos del cliente como los legales y reglamentarios, por medio de reuniones con el personal de Fedepanela cada vez que se requiera. El establecimiento de la política de la calidad (ver sección 2.3.2), la cual es publicada y comunicada a todo el personal de Fedepanela a través de carteleras visibles en toda la organización, periódico agro-panela y pagina web.  Asegurar que los objetivos de la calidad son establecidos y van acompañados de metas medibles a través de indicadores de gestión (ver Instructivo de Indicadores de Gestión G estión IGO-01). Las revisiones por la dirección se establece en el procedimiento Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad (PAC-07). El aseguramiento de la disponibilidad de los recursos con el presupuesto asignado mediante el procedimiento documentado Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad (PAC-07) 5.2 Enfoque al cliente La Gerencia de Fedepanela asegura que los requisitos de los beneficiarios, productores y agremiados se tengan en cuenta en el Formato general de evaluación de actividades del del servicio de asistencia técnica (FGS-02) el cual determina determina el grado de satisfacción del cliente respecto a la asistencia técnica prestada garantizando su correcto cumplimiento. 5.3 Política de la calidad La Gerencia de Fedepanela asegura que la política de calidad enunciada en el numeral 2.3.2 del presente Manual de la Calidad:

Es adecuada al propósito de la Federación. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad el cual se expresa textualmente en ella.   Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, mediante la utilización del Instructivo de    

• •

•

Indicadores de Gestión (IGO-01). Es comunicada y entendida dentro de la organización, mediante su pu publicación blicación en carteleras de la Fede Federación ración y en su página web.   Es revisada para su continua adecuación, a través de la ejecución del procedimiento documentado Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad (PAC-07).

 

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•

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 26 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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5.4 Planificación 5.4.1 Objetivos de la calidad La Gerencia de Fedepanela asegura que los objetivos de calidad (ver numeral 2.3.3), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de calidad son medibles mediante la aplicación de indicadores de gestión, con el fin de determinar el grado de cumplimiento, así mismo son coherentes con la política de la calidad (ver Instructivo de Indicadores de Gestión IGO-01) 5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de Calidad La planificación del Sistema de Gestión de de Gestión Calidad de se hace por IGO-01), medio deejecutada la revisiónpor anual del cumplimiento de calidad (ver instructivo de Indicadores Calidad el comité de calidad. de Conloslaobjetivos información resultante se toman las medidas necesarias para mejorar el cumplimiento de los objetivos planteados. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.1 Responsabilidad y autoridad La responsabilidad y autoridad está definida en la estructura organizacional y la descripción de los cargos contenidos en el manual de funciones donde se establecen los perfiles ocupacionales. 5.5.2 Representante de la dirección La responsabilidad y mantenimiento Sistema de la Calidad estáparámetros a cargo deldeGerente General,y como representanteendela laimplementación dirección. Es deber del talento del humano de Gestión FEDEPANELA seguir los este manual cumplir con las normas contempladas en el.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 27 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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El representante de la dirección, con la participación del personal de la Federación, busca la transformación de las necesidades del sector en especificaciones reales del servicio de asistencia técnica, con el objeto de conseguir el máximo grado de satisfacción para todas las partes interesadas Las funciones del coordinador del SGC se fundamentan en las siguientes actividades  Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. Informar a la Dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora.  Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización, fomentando la motivación del personal y las actividades de participación que se hayan establecido.   Revisar las especificaciones que han de cumplir los servicios de asistencia técnica así como los recursos necesarios y la

     

• •

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•

verificación de estosauditorias internas o coordinar las que realicen empresas u organismos del exterior e informar a la Gerencia Planificar y realizar de las incidencias observadas en los sistemas de calidad.   Colaborar con la Dirección, ante los clientes, en los contratos importantes, para asegurar que se ponen en práctica permanentemente los requisitos del sistema de calidad de la organización.   Colaborar con la Dirección en la revisión, a intervalos apropiados, del sistema de calidad adoptado, con el fin de asegurar que mantiene constantemente su eficacia y su adecuación.  

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5.5.3 Comunicación interna La comunicación e información relacionada con este sistema de calidad son objeto de análisis adecuado, con el fin de que se produzca una correcta transmisión de las mismas. La comunicación interna en FEDEPANELA se realiza a través de reuniones formales e informales con el personal, siguiendo los parámetros del documento de Comunicación Interna (PAC-03). En otras ocasiones se hará uso de carteleras, folletos, periódico Agropanela y el servicio de internet.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 28 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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5.6 Revisión por la dirección 5.6.1 Generalidades La gerencia delega en el coordinador del SGC para que junto con el Comité de la Calidad revisen el Sistema de Gestión de Fedepanela, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficiencia continuas. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y necesidades de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, esto se ejecuta por medio del procedimiento documentado Revisión del Sistema de Gestión de Calidad (PAC-07) y se registran los resultados en el formato  Acta de Control del Sistema de Gestión de Calidad (FAC-07). 5.6.2 Información para la revisión La información de entrada para la revisión por la dirección incluye: Resultados de auditorías que se encuentran en los registros asociados al Formato de Auditorías Internas (FAC-05). Retroalimentación del subsector panelero por medio de los registros asociados al Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02), además de las quejas y reclamos que sean consignados en el mismo formato. Índices de gestión del sistema (ver Instructivo de Indicadores de Gestión IGO-01) y conformidad del producto a ttravés ravés de los registros asociados al formato de registro de servicio no conforme (FAC-04). Estado de acciones correctivas y preventivas por medio de los registros asociados al formato de solicitud de acciones resultantes (FAC-06).  Acciones de seguimiento de revisiones revisio nes por la dirección previas mediante los registros asociados al formato Acta de Control del Sistema de Gestión de Calidad (FAC-07). Cambios detectados que podrían afectar al Sistema de Gestión de Calidad Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 29 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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La anterior información son los elementos de entrada del procedimiento documentado Revisión del Sistema de Gestión de Calidad (PAC-07). 5.6.3 Resultados de la revisión      

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Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con: La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos. La mejora del servicio en relación relació n con los requerimientos del cliente. Las necesidades de recursos. Estos se registraran en le formato Acta de Control del Sistema Sistema de Gestión de la Calidad (FAC-07). 6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1  Provisión de los recursos El gerente general determina y proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema de gestión de calidad así como mejorar continuamente su eficacia. La provisión de recursos se realiza mediante su asignación en el presupuesto, el cual es revisado conjuntamente entre el gerente general, el coordinador del SGC, el director administrativo y financiero en lo referente a la asignación de recursos para el sistema. 6.2  Recursos humanos La Gerenciadeidentifica las necesidades proporciona, en todocon momento, el personal paray cubrir con eficiencia la prestación los servicios de asistenciay técnica, cumpliendo niveles de educación,requerido habilidades experiencia apropiados mediante la fijación de requisitos mínimos establecidos para cada uno en el manual de funciones; por ello son funciones de Fedepanela: Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 30 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad de la asistencia técnica mediante el establecimiento de un manual de funciones del área técnica    Asegurar que el personal es consciente de la pertenencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad durante las reuniones que ha establecido el comité de calidad donde se muestran los resultados de la revisión y de la auditoría del sistema de gestión de la calidad con compromisos de mejora continúa.   Mantener los registros apropiados de la información referente a educación, formación, habilidades y experiencia a través del archivo de la hoja de vida y de los certificados de formación de cada funcionario que pertenece al área técnica de Fedepanela   Capacitar a los miembros del área técnica en temas específicos que puedan mejorar la calidad de la asistencia técnica y el mejoramiento del sistema de calidad (PAR-02)

 

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6.3  Infraestructura La organización dispone de un moderno sistema informático para comunicación y análisis de datos, conectado mediante redes internas, habiendo conseguido el objetivo de que todo el personal disponga de su propia entrada y salida al sistema. Teniendo en cuenta el crecimiento de la Federación se evalúa la adecuación de equipos e implementación de software, tomándose las acciones necesarias para la entrega formal de dichos recursos cuando se requiera.  Así mismo se ha establecido un programa de mantenimiento de instalaciones y equipos, destinado a labores de inspección, in spección, de reparaciones y ajustes, mediante el procedimiento documentado Programa de Mantenimiento (PAR-01). 6.4   Ambiente de trabajo La Federación mantiene un ambiente de trabajo adecuado, gestionando las condiciones requeridas para la ejecución de las labores garantiza condiciones de seguridad, salubridad, ambientales y ergonómicas en los diferentes puestos de trabajo. La asistencia técnica prestada por la Federación se realiza en campo, en los sitios requeridos, ajustándose a las condiciones de seguridad, ambientales y de salubridad existentes. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 31 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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7. REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto pro ducto Fedepanela planifica y desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio de asistencia técnica, mediante la ejecución del procedimiento documentado Planeación y Programación (PGS-01). La planificación de la prestación del servicio es coherente con los requisitos de los otros procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Durante la planificación de la prestación del servicio, se determina cuando es apropiado, lo siguiente:  

•

Los objetivos de la calidad y los requisitos para los servicios suministrados.

 

•

La necesidad de suministradas. establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para los servicios, de acuerdo a las especificaciones   Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento e inspección específicas para el servicio, así como los criterios para la aceptación del mismo, estos son determinados por el cliente.   Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos de los procesos de realización y el producto resultante, Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02).

•

•

7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio La Federación determina: •

 

Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo que involucran técnica y las posteriores a la misma; se establecen en ellos Formato general deactividades evaluaciónde de prestación actividadesdel del servicio servicio de asistencia técnica (FGS-02) diligenciado por el cliente.   Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la asistencia técnica, están determinados en convenios con entidades externas que los requieran.

•

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 32 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio Los requisitos relacionados con el servicio pasan por un proceso de revisión, esta actividad se efectúa mediante el procedimiento (PGS-01) donde se hace referencia a la etapa de planeación y programación del servicio de asistencia técnica y se asegura que: Estén definidas las pautas del servicio. Estén resueltas las diferencias existentes entre lo planeado y lo expresado previamente por los beneficiarios, productores y agremiados.   La Federación tenga la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

   

• •

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7.2.3 Comunicación con el cliente Fedepanela determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativos a: La información sobre los servicios ofrecidos y consultas, mediante la página Web, correo electrónico, teléfono, correo certificado o personalmente.   La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas, mediante el diligenciamiento del Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02), las cuales se rigen por el procedimiento de Control de Servicio No Conforme (PAC-04)  

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7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras Fedepanela se asegura que el el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados por por medio de revisiones de los productos comprados (ver procedimiento documentado PGO-01). El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido depende del impacto en el servicio de asistencia técnica prestado. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 33 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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La Federación evalúa y selecciona a sus proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización mediante el diligenciamiento del Formato de Evaluación de Proveedores (FGO-03), en donde se establecen los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Se mantienen registros de los resultados de la evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. 7.4.2 Información de las compras En el formato único de requisición se describen los requisitos del producto o servicio comprado, de forma tal que la Federación se asegura que la información comunicada al proveedor es la correcta y evidencia una necesidad. 7.4.3 Verificación de los productos comprados Fedepanela se asegura que el producto comprado cumple con los requisitos especificados, mediante la verificación y el diligenciamiento de un acta de entrega. 7.5 Prestación del servicio 7.5.1 Control de la prestación del servicio Se planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Estas incluyen:  

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La disponibilidad de información que describa las características del servicio, mediante la consulta del Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02), esta puede ser realizada por el responsable del proyecto y por sus colaboradores si es necesario.

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La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, que se encuentran en el manual de procedimientos, funciones o instructivos.   El uso de equipo apropiado, mediante la disponibilidad del software y hardware, equipos y herramientas disponibles de la Federación.

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Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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La disponibilidad y uso de elementos de seguimiento y medición como los indicadores de gestión determinados en el Instructivo de Indicadores de Gestión (IGO-01).   La implementación de acciones correctivas y preventivas y mediante la ejecución del procedimiento documentado Control de Servicio No Conforme (PAC-04).  

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7.5.2 Validación de los procesos de prestación pre stación del servicio  

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La validación del servicio prestado está a cargo de Fedepanela, esto hace parte del procedimiento documentado Control de Servicio No Conforme (PAC-04). 7.5.3 Identificación y trazabilidad La asistencia técnica es identificada por medios adecuados cuando sea necesario, utilizando los documentos enunciados en el procedimiento para la prestación de la asistencia PGS-01, PGS-02, PGS-03 y por medio del responsable del proyecto que es el encargado de indicar el estado del servicio. 7.5.4 Propiedad del cliente La Federación vela por la información referente al cliente mientras este bajo su ccontrol ontrol o este siendo utilizada por la misma, manteniendo registros correctamente almacenados de forma tal que la información pueda se serr verificable, protegida protegida y salvaguardada, para ello Fedepanela evidencia su compromiso con el cliente expresándole en todos los documentos que le relacionen, la responsabilidad que asume la Federación respecto a su información. 7.5.5 Preservación del servicio Para el servicio de asistencia técnica, Fedepanela preserva los resultados de la asistencia técnica en medio magnético entregándolos directamente a los responsables de utilizar dicha información de tal forma que se minimiza el riesgo de que la información llegue a terceros. Así mismo los documentos físicos que requieran un traslado, serán enviados mediante correo Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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certificado o entregado entregado personalmente. Esta Esta preservación incluye la identificación, manipulación, almacenamiento y protección de la información del área de asistencia técnica. 7.6 Control de los equipos e quipos de seguimiento y de medición La federación utiliza el procedimiento Control de los equipos de seguimiento y de medición (PGS-15) para asegurar que los equipos utilizados por la asistencia técnica son adecuados, tienen las condiciones de uso y están correctamente calibrados. 8. Medición análisis y mejora 8.1 generalidades Fedepanela planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad con la asistencia técnica prestada a los beneficiarios, productores y agremiados.  Asegurar la conformidad del d el Sistema de Gestión de la Calidad, mediante la aplicación de indicadores de gestión a los l os objetivos de calidad.   Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad mediante la ejecución de los procedimientos de Auditoria del Sistema de Gestión de Calidad (PAC-05) (PAC-05) y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad (PAC-07).

   

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Para la medición del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad se realiza un análisis de las mediciones de los indicadores de gestión y el posterior diseño de las acciones requeridas para mejorar los resultados obtenidos. El responsable de estas actividades será el coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad, con la orientación y aprobación del Gerente General.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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8.2 Seguimiento y medición 8.2.1 Satisfacción del cliente Fedepanela relación permanente con todos los beneficiarios, productores y agremiados fin de conocer la percepción del servicio mantiene de asistencia técnica, atendiendo reclamaciones y proponiendo estrategias para aincrementar la calidad de la asistencia técnica prestada. Durante los procesos de asistencia técnica se entrega a una muestra del personal asistente un cuestionario con diversas preguntas acerca de su opinión sobre la calidad del servicio suministrado, Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02), donde se obtiene información clave para identificar sus requerimientos y como se pueden superar sus expectativas. Posteriormente entregara muestra de los de datos obtenidos al coordinador del SGC para su análisis cuyo resultado será fundamental para laserevisión del una sistema de gestión calidad. 8.2.2 Auditoria interna Fedepanela lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el Sistema Sistema de Gestión de la Calidad: Es conforme con los requisitos de la Norma Internacional NTC ISO 9001:2008 y con el Sistema de Gestión de Calidad implementado por la Federación.   Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se planifica un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las partes a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se definen los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso  

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de Se auditoría. define en un procedimiento documentado, Auditoria al Sistema de Gestión de la Calidad (PAC-05), las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros. El Gerente General de Fedepanela se asegura que se tomen las acciones, sin demora injustificada, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos Se aplican métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, mediante aplicación de indicadores de gestión (ver Instructivo de Indicadores de Gestión IGO-01). Estos métodos demuestran la los procesos parasea alcanzar los resultados planificados,decuando estos no se se mediante llevan a cabo correcciones ycapacidad accionesde correctivas, según conveniente, para asegurarse la conformidad delalcancen producto, la ejecución del procedimiento documentado Auditoria al Sistema de Gestión de Calidad (PAC-05). 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio Se mide y hace un seguimiento de las características de la asistencia técnica para verificar que se cumplen los requisitos establecidos, mediante revisión del Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02), y con la revisión revisión de los laresultados finales que se obtienen del procedimiento documentado de Control de Servicio No Conforme (PAC-04). 8.3 Control del servicio no conforme La Federación asegura que el servicio que no sea conforme con los requisitos del cliente y de la norma, se identifica y controla para prevenir su aparición en eventos futuros. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme están definidos en el procedimiento documentado Control de Servicio No Conforme (PAC04). Se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente (ver formato de servicio no conforme FAC-04). Cuando se corrige un servicio no conforme se somete a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos (ver procedimiento documentado PAC-04).

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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8.4 Análisis de datos En Fedepanela se determinan, recopilan y analizan los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúa dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. incluyeproporciona los datos generados delsobre: resultado del seguimiento y medición y de otras fuentes pertinentes. El análisisEsto de datos información La satisfacción del cliente, mediante el Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02).   La conformidad de los requisitos del servicio, mediante el Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02).  

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Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades para llevar acabo acciones preventivas.   Los prestadores de la asistencia técnica, mediante el Formato general de evaluación de actividades del servicio de asistencia técnica (FGS-02)

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8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua La Federación mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad mediante la aplicación de la política de calidad, los objetivos de calidad, los indicadores de gestión de los objetivos de calidad y de los procesos (ver Instructivo de Indicadores de Gestión IGO-01), los resultados de las auditorías (procedimiento documentado PAC-05), el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas (procedimiento documentado PAC-06) y las revisiones por la dirección (procedimiento documentado PAC-07).

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

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8.5.2 Acción correctiva Se toman acciones para eliminar las causas de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Se establece un procedimiento documentado Acciones Correctivas y Preventivas (PAC-06) para definir los requisitos para:        

Revisar las no conformidades. Determinar las causas de las no conformidades. Evaluar la necesidad de adoptar acciones correctivas para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. Determinar e implementar las acciones necesarias.

   

Registrarlaslosacciones resultados de las acciones tomadas. Revisar correctivas tomadas.

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8.5.3 Acción preventiva Se determinan acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Se establece un procedimiento documentado, acciones correctivas y preventivas (PAC-06), para definir los requisitos para:      

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Determinar las no conformidades y sus causas. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Determinar e implementar las acciones preventivas necesarias. Registrarlaslosacciones resultados de las acciones tomadas. Revisar preventivas tomadas.

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General

 

 

CODIGO: MC-01  󰁐󰃡󰁧󰁩󰁮󰁡 40 󰁤󰁥 40  VERSION: 03 FECHA DE APROBACION: 17-01-2011

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9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 1-OCT-09

11-11-09

13-01-10

14-01-11

DESCRIPCION DESCRIPCIO N DEL CAMBIO VERSION Emisión 00 1.  El numeral 7.6 Control de los equipos de seguimien seguimiento to y de medición, se incluye como requisito del sistema de gestión de la calidad y se elimina de las exclusiones. 2.  Se actualizó la Estructura Organizacional de Fedepanela debido a que se creo la Dirección Administrativa y de Recaudo para el manejo exclusivo del Fondo de Fomento Panelero. 01 3.  El mapa de procesos se actualizó en el proceso misional Asistencia Técnica debido a que se fusionaron: Planeación y programación, Capacitación, desarrollo y acompañamien acompañamiento to y Evaluación y Control. 4.  Se cambio el nombre al proceso de apoyo Gestión Administrativa y de Recaudo, el cual se llamaba Gestión Fondo de Fomento Panelero.   1. El numeral 7.6 Control de los equipos ddee seguimiento y de medición, se excluye como requisito del sistema de gestión de la calidad y se amplía en las exclusione exclusiones. s. 2.  Se actualizó el numeral numeral 2.2 “Reseña H Histórica”. istórica”. Se incluye el avan avance ce del año 2009. 3.  Se actualizó el numeral 2.4 “Estructura Organizacional” de Fedepanela debido a que se eliminaron las unidades regionales. 02 4.  Se actualizó el numeral 2.5 “Estructura Funcional de la Dirección Técnica” debido a que se suprimieron las coordinaciones regionales. 5.  Se actualizó el numeral 2.6 “Organigrama del SGC” debido a que se elimina el gestor de proyectos. 6.  Se ajustó el “Mapa de Procesos de FEDEPANELA” incluido en el numeral 4.1, ya que se eliminó el proceso de apoyo “Gestión de Proyectos”. 7.  El numeral 7.6 Control de los equipos de seguimien seguimiento to y de medición, se incluye como requisito del sistema de gestión de la calidad y se elimina de las exclusiones. 8.  Se actualizó el numeral numeral 2.2 “Reseña H Histórica”. istórica”. Se incluye el avan avance ce del año 2010. 03 9.  Se actualizó el numeral 2.6 “Organigrama del SGC” debido a que se elimina el sistema de información. 10. Se ajustó “Gestión el “Mapade de Sistemas Procesos de deInformación”. FEDEPANELA” incluido en el numeral 4.1, ya que se eliminó el proceso de apoyo

Elaboró: Coordinador SGC

Revisó: Gerente General

Aprobó: Gerente General