Manual de Access 2010

Introducción al diseño y manejo de Bases de Datos en Access Una Herramienta para la Conservación y Manejo de los Recursos Naturales

Geobicom Ciencia para la conservación

Jaime Ernesto Rivera Hernández

Introducción al

Diseño y manejo De Bases de Datos en Access Una Herramienta para la Conservación y Manejo de los Recursos Naturales

Jaime Ernesto Rivera Hernández

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DIRECTORIO

CENTRO DE ESTUDIOS GEOGRÁFICOS, BIOLÓGICOS Y COMUNITARIOS, S.C. JAIME ERNESTO RIVERA HERNÁNDEZ DIRECTOR GENERAL Y PRESIDENTE GRACIELA ALCÁNTARA SALINAS VICEPRESIDENTE Y DIRECTORA DE PROYECTOS ELSA RAMÍREZ RODRÍGUEZ TESORERA FELIPE ANDRÉS GÓMEZ VIVEROS HORACIO MORALES IGLESIAS ANA LUISA HERNÁNDEZ GARCÍA VOCALES SAÚL GERMÁN SEGURA BURCIAGA DIRECTOR DE CONSULTORÍAS MARA GUADALUPE HIGINIA NERI FAJARDO COORDINADORA DE PROYECTOS JORGE A. ESCANDÓN CALDERÓN COORDINADOR DE CONSULTORÍAS ANTOEVÁN VERGARA VILLAMIL DIEGO ALMARAZ VIDAL JAQUELINE NÁJERA HERNÁNDEZ INVESTIGADORES

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D.R. 2010. JAIME ERNESTO RIVERA HERNÁNDEZ PRIMERA EDICIÓN SE PROHÍBE LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTA OBRA, POR CUALQUIER MEDIO, SIN PERMISO POR ESCRITO DEL AUTOR. MICROSOFT WINDOWS Y MICROSOFT ACCESS SON MARCAS REGISTRADAS DE MICROSOFT CORPORATION EN LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA Y OTROS PAÍSES. CRÉDITOS DE FOTOGRAFÍAS DE PORTADA: Venado Cola Blanca (Odocoileus virginianus) por Marcelo Aranda Gato montés (Lynx rufus) por Marcelo Aranda Coyote (Canis latrans) por Marcelo Aranda Zacatuche (Romerolagus diazi) por Marcelo Aranda Garzón Blanco (Ardea alba) por Marcelo Aranda Cincuate (Pituophis deppei) por Jaime Rivera Dalia (Dahlia coccinea) por Jaime Rivera Maguey (Agave filifera) por Jaime Rivera Víbora de Cascabel (Crotalus triseriatus) por Jaime Rivera Mantis religiosa por Jaime Rivera Hongo mantecoso (Amanita caesarea) por Jaime Rivera COMPOSICIÓN DE PORTADA Y DISEÑO GRÁFICO: Jaime Ernesto Rivera Hernández DISEÑO DE FIGURA DE FONDO: D.G. Irad Guillén Cruz Forma preferente de citar este manual: Rivera-Hdez, J.E. 2010. Introducción al diseño y manejo de bases de datos en Access.Una herramienta para la conservación y manejo de los recursos naturales. Versión Digital. Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y Comunitarios, S.C. 106 p.p. ISBN: 978-607-00-2385-9 www.geobicom.org IMPRESO Y HECHO EN MÉXICO

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ÍNDICE

AGRADECIMIENTOS

i

INTRODUCCIÓN

ii

ANTES DE USAR ESTE MANUAL

iii

CAPÍTULO UNO. INTRODUCCIÓN

1

¿Qué es Access? Estructura de Access Ventajas del ambiente Access

2 3 4

CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS

5

Crea una base de datos Ejercicio 1. Crea una base de datos

6 7

¿Qué es una tabla? Pasos para crear una tabla Definición de un campo Ejercicio 2. Define campos

8 9 10 12

Definición de las propiedades de un campo Ejercicio 3. Define propiedades del campo

13 14

Definir clave principal Ejercicio 4. Establece la clave principal Ejercicio 5. Crea nuevas tablas Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel Ejercicio 7. Establece objetos ole Ejercicio 8. Crea columnas de búsqueda

16 17 18 21 24 26

Relaciones e Integridad Referencial Ejercicio 9. Establece relaciones Ejercicio 10. Captura información en la tabla Localidades Ejercicio 11. Borra valores predeterminados por default Ejercicio 12. Ordena alfabéticamente tus listas de búsqueda Ejercicio 13. Captura información en la tabla Colectas

29 30 33 34 35 37

¿Qué es una consulta? Ejercicio 14. Haz una consulta de selección básica Ejercicio 15. Haz una consulta de parámetros Ejercicio 16. Haz una consulta de referencias cruzadas Ejercicio 17. Haz una consulta de actualización Ejercicio 18. Haz una consulta de eliminación Ejercicio 19. Haz una consulta de datos anexados Ejercicio 20. Haz una consulta de creación de tabla

38 41 43 44 47 50 52 54

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CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS

56

¿Qué es un formulario? Diagrama de transición de pantallas Cuadro de herramientas Uso de herramientas Propiedades de formato Ejercicio 21. Haz un formulario de una tabla Ejercicio 22. Crea botones en tu formulario Ejercicio 23. Haz un formulario que abra otros formularios Ejercicio 24. Haz la pantalla de bienvenida de tu base de datos Ejercicio 25. Utilizando la función autoformulario

57 58 59 59 60 61 64 66 68 72

CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS

73

¿Qué es un informe? Ejercicio 26. Crea un informe básico Ejercicio 27. Crea una etiqueta Ejercicio 28. Crea una lista de especies con formato

74 75 77 80

CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS

84

¿Qué es un macro? Ejercicio 29. Crea un macro para maximizar y restaurar

85 86

CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES

88

Exportar, importar y analizar una tabla de Excel Ejercicio 30. Exporta e importa una tabla a Excel Ejercicio 31. Importa y analiza una tabla de Excel

89 90 92

Inicia tu base de datos como una aplicación Ejercicio 32. Indica las opciones de inicio de tu base de datos

97 98

Protege tu base de datos con una contraseña Ejercicio 33. Asigna una contraseña a la base de datos

99 100

Compacta y repara tu base de datos Ejercicio 34. Compacta y repara tu base de datos

102 103

Crea un acceso directo para tu base de datos Ejercicio 35. Crea un acceso directo para tu base de datos

104 105

AGRADECIMIENTOS A la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER) del Gobierno del Distrito Federal, en donde inicié la elaboración de este manual, en especial, para el M. en C. Marcelo Aranda Sánchez, por otorgarme el tiempo necesario para concebir la idea, diseño, contenido y elaboración del presente manual. A mis alumnos de la Facultad de Ciencias Biológicas y Agropecuarias de la Universidad Veracruzana, Campus Peñuela, que en el año 2002 sirvieron de conejillos de indias en el primer curso de bases de datos que impartí y del cual surgió la idea e interés por realizar este manual. A mis alumnos del curso de bases de datos que impartí en las oficinas de la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER), en el año 2006, quienes me ayudaron a probar una de las primeras versiones de este manual, y cuyas correcciones y sugerencias enriquecieron enormemente el contenido del mismo. Al Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y Comunitarios, S. C., porque sin su apoyo, hubiera sido imposible terminar esta obra. A la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y a la Agencia Japonesa de Cooperación Internacional (JICA), quienes a través de las becas que me proporcionaron, apoyaron mi capacitación respecto a las bases de datos en Access. A mi familia, por impulsarme siempre a la consecución de mis metas y a que cada día intente ser mejor.

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INTRODUCCIÓN

Las bases de datos informáticas se han convertido hoy en día en una herramienta muy útil para la sistematización de la información, cualquiera que sea su origen o su tipo. Ellas fueron concebidas para ayudar a la sistematización de información financiera y económica, sin embargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfín de tareas de diferente índole. Desde el punto de vista biológico, las bases de datos se están convirtiendo en una herramienta imprescindible para el manejo de información, ya sea para la sistematización de inventarios biológicos, que actualmente involucran miles de registros, por lo que su manejo y actualización sería muy difícil sin la ayuda de una base de datos relacional o bien, para conformar bancos de información de diferentes tipos que auxilian en la planeación y toma de decisiones para la conservación de los Recursos Naturales. Actualmente, la toma de decisiones en cuanto a la conservación de Recursos Naturales se apoya en gran medida en el análisis de información a través de los sistemas de información geográfica. Sin embargo, el principio básico de un sistema de información geográfica radica en la vinculación y análisis entre la información contenida en bases de datos informáticas con el entorno geográfico, por lo que antes de intentar el manejo de estos sistemas, resulta imprescindible conocer el manejo de las bases de datos. Desafortunadamente, el uso de las bases de datos aún no ocupa el lugar de importancia que le corresponde, debido principalmente a la falta de capacitación para popularizar su uso. Por lo anterior, es común ver bancos de datos biológicos capturados en entornos como Excel o Word, programas que fueron diseñados con otros fines, pero que sin embargo, al ser de uso popular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos. Actualmente existe una alternativa dentro del entorno Microsoft, que nos permite manejar nuestra información de una manera sencilla, organizada y muy amigable con el usuario no especializado y que se llama Microsoft Access. Este programa representa una verdadera opción para quienes no estamos muy familiarizados con los entornos de programación y que únicamente deseamos un programa con las características necesarias para almacenar, manejar y actualizar nuestra información biológica o de conservación de recursos naturales. El presente manual presenta un ejemplo de cómo diseñar una base de datos biológica, basándose en un sistema para manejar una colección botánica. No obstante lo anterior, los ejemplos aquí presentados sirven como base para el diseño de cualquier tipo de información y cualquier tipo de base de datos que se requiera. En el ejemplo manejado en este manual, se trató de abarcar la mayor parte de las funciones de Access, además de que el formato en el que se diseñó el manual, basado en un ejemplo que se detalla pantalla a pantalla, está pensado para que el usuario pueda, por sí solo, completar el curso. Sin embargo, el autor siempre estará disponible para consultas a través de correo electrónico (ver sección, ANTES DE USAR ESTE MANUAL).

ii

ANTES DE USAR ESTE MANUAL

El presente manual fue elaborado para que los ejercicios sean desarrollados bajo el sistema operativo WINDOWS XP, utilizando Microsoft Office XP o Microsoft Office 2003, ya que al ser usado bajo WINDOWS 98, 98 SE, 2000 o Millenium, algunas pantallas y menús cambian y no se podrán seguir pantalla a pantalla algunos ejercicios. Es muy importante también que antes de iniciar el curso impartido en este manual, verifiques que el programa ACCESS se encuentre instalado completamente, es decir, que se encuentren instalados todos los asistentes, ya que en los ejercicios se utilizan varios asistentes con los cuales se facilita el uso del programa. También es necesario que se encuentre instalado en el sistema el programa MICROSOFT PHOTO EDITOR, con el fin de poder ver las imágenes que se incorporarán en nuestra base de datos de ejemplo. Antes de iniciar el curso, crea una carpeta en C:/mis documentos/ y asígnale el nombre de CURSO ACCESS. Copia en esta carpeta los archivos contenidos en el disco compacto que viene con el presente manual. El presente curso está programado para ser completado en aproximadamente 25 – 30 horas de trabajo en computadora. Toma tu tiempo para leer y entender bien los textos y en seguir con cuidado cada ejercicio. Recuerda que para cualquier duda que tengas, puedes contactarme al correo electrónico [email protected]. Si estás interesado en tomar un curso presencial con el autor, también puedes contactarme a esta dirección de correo electrónico. Ahora estás listo para iniciar el curso. Mucha suerte ! !

El autor

iii

CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN

1

¿QUÉ ES ACCESS?

Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos relacionales que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados Unidos. Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una computadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una red local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de información. El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones, así como también es muy fácil de manejar y diseñar, aún por personas no familiarizadas con las bases de datos. Este sistema funciona muy diferente a la hoja de cálculo Microsoft Excel. La primera gran diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo de valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de la tabla y el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la información está presentada como en un póster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la información está distribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre sí. Existen todavía más diferencias, pero estas son las más importantes.

2

ESTRUCTURA DE ACCESS DATABASE (MDB) TABLA

CONSULTA

FORMULARIO

MACRO

PÁGINA

INFORME

MÓDULO

Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con la extensión (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de objetos (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Página, Macro y Módulo). Access combina sus objetos para desarrollar una aplicación (o base de datos). -

Tabla. Es un objeto para almacenar información en filas. Esta es la base de las aplicaciones de Access. Aquí se debe definir la estructura de la información.

-

Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en lenguaje SQL (Structure Query Language).

-

Formulario. Se trata de un objeto diseñado para capturar y confirmar información en una pantalla amigable con el usuario.

-

Informe. Una manera de extraer la información de la base de datos de forma ejecutiva y en un formato de impresión.

-

Página. Un objeto recientemente añadido. Con este objeto es posible utilizar una base de datos a través de la web.

-

Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacer mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable.

-

Módulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.

3

VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS

-

Presenta una interfase standard con los demás software de Microsoft. Sobresale la fácil manipulación con el mouse.

-

Construcción con asistentes. Access presenta una gran cantidad de asistentes con los cuales puedes construir tu base de datos de una manera muy fácil.

-

Formulación automática de SQL con las consultas, en una interfase muy fácil que permite manejar la información de una manera sencilla y rápida.

-

Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fácilmente aún para aquellos que no tengan experiencia en programación.

-

Generación automática de documentos e informes.

-

Podemos generar nuestra base de datos como un pequeño programa muy amigable para aquellos que solo capturan información y que no están familiarizados con Access. Esto se hace a través de ventanas y botones creados con el objeto Formulario.

4

CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS

5

CREA UNA BASE DE DATOS

Al crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones: -

Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningún objeto. Página de acceso a datos. Diseñar una página para el acceso desde Internet. Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de archivo de Access (.adp) y fue creado básicamente para manejar bases de datos en una red local multiusuarios. Bases de datos preestablecidas: o Administración de contactos o Administración de llamadas o Administración de actividades o Control de activos o Control de inventario o Gastos o introducción de pedidos o Libro mayor o Programación de recursos o Tiempo y facturación

6

EJERCICIO 1. CREA UNA BASE DE DATOS Abre el programa ACCESS, para lo cual debes hacer clic en el botón INICIO y seleccionar Microsoft Access del menú PROGRAMAS.

Selecciona BASE DE DATOS EN BLANCO.

Graba tu archivo en la carpeta:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Asígnale el nombre: PRÁCTICA

Haz clic en el botón CREAR.

Una nueva base de datos (PRÁCTICA) ha sido creada. Puedes corroborar el nombre de tu base de datos en la barra de título de tu ventana de base de datos.

7

¿QUÉ ES UNA TABLA? ESPECIES CLAVE ESPECIE 001 002

FAMILIA

GÉNERO

ESPECIE

POACEAE ASTERACEAE

Chusquea Pittocaulon

bilimekii praecox

COLECTAS CLAVE FECHA COLECTA COLECTA 5241 28/05/99

CLAVE ESPECIE 001

COLECTOR J. LÓPEZ

NÚMERO COLECTA 2354

Fila (registro) Columna (campo)

Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido específico en una tabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas. La columna (campo) es una colección de datos con la misma categoría y con el mismo tipo de datos. La fila (registro) es una colección de datos de cada columna. Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente numéricos. En el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS están relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE. De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o descendentemente, los registros se ordenarán de acuerdo al campo seleccionado pero no perderán la relación que tienen con los datos de las demás columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

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PASOS PARA CREAR UNA TABLA

1. Definir campos

2. Definir las propiedades de los campos

3. Definir clave primaria

4. Definir relaciones e integridad referencial

5. Capturar datos en las filas (introducir registros)

En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados. Sin embargo, puedes iniciar a capturar información después del paso 3 en algunas tablas, además de que otra manera de crear una tabla es la importación de tablas prediseñadas en otros formatos (por ejemplo, en Excel).

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DEFINICIÓN DE UN CAMPO

La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vista nos solicita información sobre: - Nombre del campo. Define el nombre de las columnas. - Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo. - Descripción. Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puede ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.

TIPO DE DATOS. - Texto. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 255 caracteres. - Memo. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 65,535 caracteres. - Numérico. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos matemáticos. - Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 hasta el 9999. - Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales. - Autonumérico. Números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. - Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No, Verdadero/Falso.

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- Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access. - Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras aplicaciones, es decir, para que desde ACCESS puedas abrir algún otro archivo desde otra aplicación. - Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.

DESCRIPCIÓN DEL TAMAÑO DEL CAMPO PARA EL TIPO DE DATOS NUMÉRICO -

Byte. Maneja datos numéricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones. Entero. Maneja datos numéricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones. Entero largo. Maneja datos numéricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~ 2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones Simple. Maneja datos numéricos dentro del rango -3.402823 x 1038 ~ 3.402823 x 1038. Acepta siete dígitos a la derecha del punto decimal. Doble. Maneja datos numéricos dentro del rango: -1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores negativos. 1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores positivos. Acepta 15 dígitos a la derecha del punto decimal.

REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS En Microsoft Access, los nombres de los campos: -

Pueden tener hasta 64 caracteres.

-

Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (´) y corchetes ([ ]).

-

No pueden comenzar por un espacio en blanco.

-

No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

-

No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.

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EJERCICIO 2. DEFINE CAMPOS Crea una nueva tabla a partir de la ventana de base de datos.

Selecciona CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO y haz doble clic.

Captura el nombre del campo y el tipo de dato. Puedes capturar una descripción si lo deseas. NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO - ID COL Autonumérico - NOMBRE CIENTÍFICO Texto - COLECTOR Texto - NÚMERO DE COLECTA Número - FECHA DE COLECTA Fecha/Hora - LOCALIDAD Texto - OBSERVACIONES Texto - NÚMERO DE DUPLICADOS Número - DETERMINÓ Texto - MEXU Sí/No - CORENA Sí/No

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DEFINICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO

Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. El contenido de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos del campo. Propiedad de campo Tamaño del campo Formato Lugares decimales Máscara de Entrada Título

Contenido - Especifica en datos de texto, el número de caracteres (1-255) - Especifica el tipo de datos numéricos (entero, entero largo, decimal, etc) - Especifica el modo de desplegar los datos en un formato consistente. - Especifica los dígitos a desplegar después del punto decimal - Especifica el formato de entrada (para texto y fecha/hora únicamente) - Especifica una etiqueta para formularios o reportes

Valor - Especifica un valor que se adicione automáticamente en un predeterminado nuevo registro en la tabla. Requerido - Especifica si los datos en ese campo son necesarios o no

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EJERCICIO 3. DEFINE PROPIEDADES DEL CAMPO Especifica el tamaño del campo de los tipos de datos de texto, como se te indica a continuación:

- Nombre científico

30

- Colector

50

- Localidad

100

- Observaciones

150

- Determinó

30

Haz

clic

en

el

campo

FECHA

DE

COLECTA.

Haz clic en el renglón de MÁSCARA DE ENTRADA en las propiedades del campo.

Haz clic en el botón

Haz clic en SÍ en la caja de mensaje acerca de salvar la tabla.

Introduce el nombre COLECTAS

Haz clic en ACEPTAR para salvar.

14

En la siguiente ventana, ACCESS te indica que no hay ninguna clave principal definida y te pregunta si deseas crear una.

Haz clic en NO, ya que esta clave principal será definida en un ejercicio posterior.

El asistente para la máscara de entrada es desplegado.

Selecciona fecha corta (dd/mm/aaaa) para la máscara de entrada y haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana se te muestran algunas opciones de cómo mostrar la máscara de entrada,

sin

embargo,

ahora

cambiaremos nada.

Haz clic en FINALIZAR.

15

no

DEFINIR CLAVE PRINCIPAL

Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar con datos únicos a cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal es definida, la combinación o relación de múltiples tablas llega a ser posible, es decir, si no tenemos definida una clave principal en cada una de nuestras tablas, éstas no podrán relacionarse entre sí. En estas relaciones, la clave principal sirve para indicar claramente qué registro de la tabla A está relacionado con qué registro de la tabla B.

Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella como el número de cada jugador de un equipo de fútbol. Un equipo de fútbol puede tener jugadores con el mismo nombre, la misma posición e incluso la misma edad, entonces en una base de datos habría dos registros con los mismos datos, pero a través del número de la playera asignado a cada uno de ellos, es que podemos saber de quién estamos hablando. Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada registro de una tabla con un valor único e irrepetible en la tabla, de esta manera cada registro estará plenamente identificado.

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EJERCICIO 4. ESTABLECE LA CLAVE PRINCIPAL En la VISTA DISEÑO de la tabla COLECTAS selecciona el campo ID COL haciendo clic sobre él.

Haz clic en el botón CLAVE PRINCIPAL que se encuentra en la barra DISEÑO DE TABLA.

De esta manera le haz indicado a ACCESS que el campo ID COL será tu clave principal.

Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE DATOS

localizado

en

la

parte

superior izquierda de la pantalla.

ACCESS te indica que primero debes guardar la tabla.

Haz clic en el botón SÍ para salvar la tabla.

Ahora tu tabla está lista para ingresar datos.

Haz clic en el botón rojo de cerrar

de la

tabla COLECTAS, localizado en la parte superior derecha de la ventana de la tabla.

17

EJERCICIO 5. CREA NUEVAS TABLAS Crea la tabla LOCALIDADES, que conste de los siguientes campos, tipos de datos y tamaño de campo: -

ID LOC (AUTONUMÉRICO) LOCALIDAD (TEXTO, 100) DELEGACIÓN (TEXTO, 20) ANP (TEXTO, 50) ENTIDAD (TEXTO, 20) COORD N (TEXTO, 20) COORD W (TEXTO, 20) ALTITUD (TEXTO, 10) TIPO DE VEGETACIÓN (TEXTO, 50)

Define ID LOC como clave principal, si no recuerdas cómo, revisa el ejercicio 4.

En

el

campo

ENTIDAD,

ve

a

las

propiedades del campo, haz clic en VALOR PREDETERMINADO y escribe: DISTRITO FEDERAL.

De esta manera, ya en vista hoja de datos nos aparecerá el Distrito Federal por default en ese campo.

Haz clic en el campo COORD N. En las propiedades del campo, haz clic en MÁSCARA DE ENTRADA y escribir 00° 00’ 00” N

Efectúa lo mismo en el campo COORD W, sólo cambia la última N por W.

18

Haz

clic

en

el

campo

TIPO

DE

VEGETACIÓN.

Haz clic en el TIPO DE DATOS y elige ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS.

Un asistente se desplegará y en él elige la segunda

opción:

ESCRIBIRÉ

LOS

VALORES QUE DESEE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Captura en la COL1 los siguientes datos:

- Bosque de Abies religiosa - Bosque de Pinus - Bosque de Quercus - Matorral xerófilo - Pastizal - Vegetación Acuática

Haz clic en SIGUIENTE.

19

En la siguiente pantalla, el asistente te pregunta ¿Qué etiqueta deseas para la columna de búsqueda?.

La etiqueta que te da por default es correcta (TIPO DE VEGETACIÓN).

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en el botón VISTA HOJA DE DATOS

para ver tu tabla.

Access te pregunta si deseas salvar los cambios, haz clic en SÍ y te pedirá que le asignes un nombre a tu tabla, escribe LOCALIDADES y haz clic en ACEPTAR. Haz clic en los campos COORD N y TIPO DE VEGETACIÓN para ver los resultados de tu ejercicio. Cierra la tabla LOCALIDADES.

20

EJERCICIO 6. IMPORTA UNA TABLA DE EXCEL Haz clic en el menú ARCHIVO, elige OBTENER DATOS EXTERNOS y luego elige IMPORTAR…

Ahora una ventana para Importar se te despliega. Haz clic en TIPO DE ARCHIVO, elige MICROSOFT EXCEL y busca el archivo: ESPECIES en la siguiente ubicación: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Haz clic en IMPORTAR.

Enseguida se desplegará un Asistente para importación de hojas de cálculo.

Elige MOSTRAR HOJAS DE TRABAJO y entonces elige HOJA 1. Nota que se te muestran los datos de la tabla que quieres importar.

Haz clic en SIGUIENTE.

21

Marcar

PRIMERA

FILA

CONTIENE

TÍTULOS DE COLUMNAS, haciendo clic en la casilla de verificación para ello. Nota que la primera fila de la tabla se convierte en los títulos de las columnas. Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora en esta pantalla te pregunta el Asistente en donde deseas almacenar los datos que vas a importar. Elige EN UNA NUEVA TABLA, haciendo clic

en

la

casilla

de

verificación

correspondiente. Haz clic en SIGUIENTE.

En esta página, tienes diferentes opciones, como por ejemplo especificar la información sobre cada campo a importar, tal como el título o bien, tienes la opción de elegir algún campo que no quieras importar.

Sin embargo, nosotros no modificaremos nada.

Haz clic en SIGUIENTE.

22

En esta ventana, ACCESS te recomienda que definas una clave principal para la nueva tabla.

Elige PERMITIR A ACCESS AGREGAR LA CLAVE PRINCIPAL. Nota que abajo te crea un campo ID.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la siguiente ventana, tienes que asignarle un nombre a la nueva tabla que vas a importar.

Escribe

ESPECIES

en

el

espacio

IMPORTAR A LA TABLA:

Haz clic en FINALIZAR.

El asistente te indica que la importación del archivo

de

Excel

ESPECIES

ha

sido

importada con Éxito. Haz clic en ACEPTAR.

Abre tu tabla ESPECIES desde la ventana de base de datos para checar los datos y ve a VISTA DISEÑO y cambia el nombre del campo ID por ID SP. Cierra la tabla y guarda cambios.

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EJERCICIO 7. ESTABLECE OBJETOS OLE En la ventana de Base de datos, haz un clic sobre la tabla ESPECIES para seleccionarla.

Haz clic en el botón DISEÑO de la misma ventana de base de datos.

Adiciona un campo al final de la lista, que se denomine FOTOS.

En el tipo de datos elige OBJETO OLE.

Haz clic en VISTA HOJA DE DATOS.

ACCESS te preguntará si deseas guardar la tabla.

Haz clic en SI.

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Ya en la VISTA HOJA DE DATOS, haz clic sobre el registro uno de la tabla, en el campo FOTOS y haz clic

con el botón

derecho.

En el menú que se despliega, elige INSERTAR OBJETO.

Un asistente se te desplegará, elige CREAR DESDE ARCHIVO, haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente. Ahora haz clic en el botón EXAMINAR para buscar el archivo con la foto que necesitas. Busca la ruta siguiente: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Elige el archivo con el nombre: QUERCUS LAURINA.JPG Haz clic en ACEPTAR en ambas ventanas.

Para los demás registros, realiza el mismo procedimiento, eligiendo el archivo cuyo nombre coincida con la especie de cada registro. Al final la tabla ESPECIES, quedará como se muestra en la imagen de al lado. Asegúrate que en el campo FOTOS diga: Photo Editor 3.0, si no, no podrás ver las fotos y deberás instalar este programa. Cierra la tabla ESPECIES.

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EJERCICIO 8. CREA COLUMNAS DE BÚSQUEDA En la ventana de Base de datos, haz clic sobre

la

tabla

COLECTAS

para

seleccionarla.

Después haz clic sobre el botón DISEÑO.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTÍFICO, y luego en la columna TIPO DE

DATOS,

elige

ASISTENTE

PARA

BÚSQUEDAS.

Un asistente se te despliega.

Haz clic en la primera opción: DESEO

QUE

LA

COLUMNA

DE

BÚSQUEDA BUSQUE LOS VALORES EN UNA TABLA O CONSULTA.

Haz clic en SIGUIENTE.

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Elige la tabla ESPECIES, que es la tabla que queremos

que

nuestra

columna

de

búsqueda muestre.

Haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana tenemos que especificar que campos se mostrarán en nuestra columna de búsqueda. Elige el campo FAMILIA y luego oprime el botón . . Haz lo mismo con el campo GÉNERO y ESPECIE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Haz más grande cada columna (1 o 2 cm), haciendo clic en donde se muestra en la imagen de al lado.

Haz clic en SIGUIENTE.

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La etiqueta que te da por default es correcta (NOMBRE CIENTÍFICO).

Haz clic en FINALIZAR.

Ahora, se te pide que guardes la tabla para que se establezca la relación entre las tablas.

Haz clic en SÍ.

Ahora puedes revisar tu tabla COLECTAS en la VISTA HOJA DE DATOS. Haz clic en el campo NOMBRE CIENTÍFICO e inmediatamente se te desplegará la lista que acabas de hacer. Sigue el mismo procedimiento

para

el

campo

LOCALIDAD de la tabla COLECTAS, eligiendo de la tabla LOCALIDADES, los campos LOCALIDAD, ALTITUD y ANP. Observa la lista creada en el campo LOCALIDAD. Cierra la tabla COLECTAS.

28

RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIAL Relaciones

Integridad Referencial

Las relaciones son hechas para crear conexiones entre tablas. Una relación no es más que una indicación que le debemos hacer a ACCESS de cuales son los campos que contienen los datos claves para que dos tablas puedan relacionarse (ver figura de la página 8), es decir, una relación trabaja por el empalme de datos iguales de campos clave en diferentes tablas. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados. Puede establecerse la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: - El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único. - Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: - No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. - No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. - No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

29

EJERCICIO 9. ESTABLECE RELACIONES Haz clic en el menú HERRAMIENTAS y elige RELACIONES.

Las tres tablas que creaste aparecerán en tu ventana de relaciones, con las relaciones que hicimos al establecer COLUMNAS DE BÚSQUEDA. Acomódalas como aparece en la figura de al lado.

Ahora haz clic con el botón derecho en la línea negra que conecta la tabla ESPECIES y la tabla COLECTAS.

Elige MODIFICAR RELACIÓN. Se abre la ventana MODIFICAR RELACIONES, en donde se muestran las dos tablas y campos relacionados. Haz clic en las tres cajas: EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL ACTUALIZAR EN CASCADA LOS CAMPOS RELACIONADOS ELIMINAR EN CASCADA LOS REGISTROS RELACIONADOS. Nota que abajo se indica el tipo de relación que estás utilizando: UNO A VARIOS. Haz clic en ACEPTAR.

30

En la línea negra que marca la relación entre las tablas ahora en un extremo está el número 1 y

en el otro el símbolo ’,

señalando una relación uno a muchos que acabas de establecer.

Ahora haz clic con el botón derecho en la línea que une a la tabla LOCALIDADES y a la tabla COLECTAS y elige MODIFICAR RELACIÓN.

Se abre otra vez la ventana MODIFICAR RELACIONES, en donde se muestran las dos tablas y campos relacionados.

Haz clic en las tres cajas de abajo y después haz clic en ACEPTAR.

Ahora puedes ver que en la línea negra ya se ha establecido una relación de uno a muchos entre estas dos tablas.

Ahora también están relacionadas las tablas ESPECIES y LOCALIDADES mediante la tabla COLECTAS, en una relación MUCHOS A MUCHOS.

Haz clic en el botón CERRAR

.

31

Access te pregunta si deseas guardar los cambios que hiciste en el diseño de tus relaciones.

Haz clic en SÍ.

Tabla con información para utilizar en el Ejercicio 10.

32

EJERCICIO 10. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA LOCALIDADES En la ventana de base de datos, haz doble clic en la tabla LOCALIDADES.

Captura la información contenida en la tabla de la página anterior, o bien, puedes abrir el archivo en formato de imagen de la siguiente dirección: C:

Mis

documentos/CURSO

ACCESS/

ARCHIVOS UTILES/ DATOS LOCALIDADES

Checa en tu tabla que las máscaras de entrada de los campos COORD N y COORD W están funcionando y que la columna de búsqueda del campo TIPO DE VEGETACIÓN también funciona.

Al terminar de capturar la información, cierra la tabla LOCALIDADES. Si hiciste más ancho o más angosto o cambiaste de posición algún campo de la tabla, al cerrarla te pedirá que guardes los cambios en el diseño de la tabla. Haz clic en SÍ. Estos cambios sólo son a nivel de presentación en pantalla, y no afectan la estructura de la tabla.

33

EJERCICIO 11. BORRA VALORES PREDETERMINADOS POR DEFAULT En la ventana de base de datos, haz clic en la tabla COLECTAS y luego en ABRIR.

Ahora haz clic en el botón VISTA DISEÑO.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTÍFICO y en sus propiedades, haz clic en VALOR PREDETERMINADO y borra el cero (0) que tiene como valor por default.

Haz lo mismo con los campos LOCALIDAD, NÚMERO DE COLECTA y NÚMERO DE DUPLICADOS.

34

EJERCICIO 12. ORDENA ALFABÉTICAMENTE TUS LISTAS DE BÚSQUEDA Sin cerrar la tabla COLECTAS, haz clic en el botón VISTA HOJA DE DATOS

.

Access te indicará que primero debes guardar la tabla.

Haz clic en SÍ.

Haz

clic

en

el

campo

NOMBRE

CIENTÍFICO y nota que las especies no están ordenadas alfabéticamente, sino en el orden en que fueron capturadas. Esto no es conveniente, pues cuando tienes muchas especies, encontrar la que buscas resultaría muy difícil.

Para cambiar esto, haz clic en el botón VISTA DISEÑO

Haz

clic

en

.

el

campo

NOMBRE

CIENTÍFICO y después en las propiedades, en la carpeta BÚSQUEDA, haz clic en ORIGEN DE LA FILA y finalmente haz clic en el botón

.

35

En la ventana que se abre, haz clic en el campo de FAMILIA y en la fila de ORDEN elige de la lista ASCENDENTE.

Haz lo mismo para los campos GÉNERO Y ESPECIE.

Haz clic en el botón CERRAR

.

Access te pregunta si deseas guardar los cambios.

Haz clic en SÍ.

Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE DATOS

y te pedirá que guardes la

tabla. Luego haz clic en el campo NOMBRE CIENTÍFICO y verás que la lista de especies desplegada,

ahora

está

ordenada

alfabéticamente por FAMILIA.

Haz clic en el botón CERRAR

.

36

EJERCICIO 13. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA COLECTAS

Abre nuevamente la tabla COLECTAS.

Captura la información que se señala en la tabla de abajo. Si lo deseas, también puedes abrir el archivo desde:

C:

Mis

documentos/CURSO

2005/ARCHIVOS

UTILES/

ACCESS DATOS

COLECTAS.

37

¿QUÉ ES UNA CONSULTA?

CONSULTA

RESULTADO

Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todas nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consulta pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de que estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la que sin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos que necesitamos para obtener realmente la información que solicitamos. Después de definir y ejecutar la consulta, los resultados serán desplegados en un formato de hoja de datos. Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente, éstas son: Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

38

Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Por ejemplo: Tabla 1. Consulta de selección. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por empleado y categoría, con un mayor número de registros, lo que hace que la comparación entre totales de los distintos empleados sea más complicada. APELLIDOS MARTÍNEZ MARTÍNEZ MARTÍNEZ RUVALCABA RUVALCABA RUVALCABA

CATEGORÍA COMIDA CONDIMENTOS BEBIDAS COMIDA CONDIMENTOS BEBIDAS

VENTAS 88302.09 25789.35 57182.13 111047.76 49566.21 80005.35

Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la misma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por tanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar. APELLIDOS MARTÍNEZ RUVALCABA

COMIDA 88302.09 111047.76

CONDIMENTOS 25789.35 49566.21

BEBIDAS 57182.13 80005.35

Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies en una base de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta información en su base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar los nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal. Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

39

En la siguiente tabla se indican los criterios más comunes que se utilizan para la ejecución de consultas: CRITERIO

DESCRIPCIÓN

> 234

En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de colecta mayores de 234

< 1200

En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de colecta menores de 1200

>= Díaz

En un campo de sólo apellidos, para conocer todos los nombres desde Díaz hasta el final del alfabeto

25/05/2005

En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005

Entre 01/01/2005 Y 01/03/2005

En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaron entre enero y marzo de 2005

Año([Fecha de colecta]) = 2005

En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del año 2005

Negado P. RAMMAMORTHY, 2005

En el campo Determinó, para conocer todas las colectas que no haya determinado P. Rammamorthy en el 2005

Negado 2

En el campo Número de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyo número de duplicados no es 2

Negado T*

Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con T

Bouvardia

En el campo Género, para conocer en donde hemos colectado Bouvardia

Bouvardia O Quercus

En el campo Género, para obtener las colectas de los géneros Bouvardia y Quercus

>="N"

En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z.

L*

En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empieza por la letra S

Arbusto*

En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que son Arbustos (que empiezan con la palabra Arbusto).

[E-L]*

En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombre empieza por las letras de la E a la L.

*flores*

En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores.

Fecha()

En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoy

Es Nulo

En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas no determinadas, es decir, que el campo esté vacío.

No es Nulo

En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas determinadas, es decir, que el campo NO esté vacío.

[FROM]![Localidades]![ANP]

En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas en determinada ANP (p.e. Desierto de los Leones)

40

EJERCICIO 14. HAZ UNA CONSULTA DE SELECCIÓN BÁSICA En la ventana de base de datos, selecciona CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Te aparecerá la caja MOSTRAR TABLA, haz clic en la tabla COLECTAS y luego haz clic en AGREGAR.

Para agregar una tabla también puedes hacer doble clic en la tabla que desees agregar.

Haz lo mismo con las tablas ESPECIES y LOCALIDADES.

Nota que las tablas aparecen en la ventana de arriba, así como sus relaciones.

Para verlas mejor, acomoda tus tablas como en la figura de al lado.

41

Para agregar campos a tu consulta, debes arrastrar el campo que desees hasta el espacio correspondiente sin soltar el clic, o bien hacer doble clic en el campo que quieras agregar. Agrega los campos FAMILIA, GÉNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN de la tabla ESPECIES. También agrega los campos COLECTOR, NÚMERO DE COLECTA, FECHA DE COLECTA, OBSERVACIONES y DETERMINÓ de la tabla COLECTAS. Por último, de la tabla LOCALIDADES agrega todos los campos, excepto ID LOC. Haz clic en el botón EJECUTAR .

El resultado se te desplegará en formato de hoja

de

datos,

puedes

ver

ahora

información que solicitaste.

Guarda la consulta y asígnale el nombre: BÁSICA.

Haz clic en ACEPTAR.

42

la

EJERCICIO 15. HAZ UNA CONSULTA DE PARÁMETROS

En esta consulta, haz clic en el botón de VISTA DISEÑO

.

En el campo ANP, en el renglón de CRITERIOS, escribe: [FROM]![Localidades]![ANP]

Haz clic en EJECUTAR

.

Te aparecerá una ventana que te pedirá el valor del parámetro.

Escribe: Sierra de Guadalupe

Haz clic en ACEPTAR.

Te

aparecerán

datos

de

las

colectas

realizadas sólo en la Sierra de Guadalupe.

En el Menú ARCHIVO, Haz clic en SALVAR COMO y asígnale el nombre: PARÁMETROS.

Haz clic en ACEPTAR.

43

EJERCICIO 16. HAZ UNA CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS En la ventana de base de datos, selecciona CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Añade otra vez las tres tablas.

Añade los campos GÉNERO y ESPECIE de la tabla ESPECIES, el campo ANP de la tabla LOCALIDADES y el campo NÚMERO DE COLECTA de la tabla COLECTAS.

Haz clic en EJECUTAR

.

Nota que se muestran cuales especies están en cada ANP, así como el número de la colecta.

Haz clic en VISTA DISEÑO

.

44

Haz clic en el Menú CONSULTA y elige CONSULTA

DE

TABLA

DE

REFERENCIAS CRUZADAS.

Dos renglones se adicionan a tu consulta (TOTAL y TAB REF CRUZ). En el renglón TOTAL,

en

el

campo

NÚMERO

DE

COLECTA cambia el valor por SUMA. En el renglón TAB REF CRUZ, en los campos GÉNERO y ESPECIE, elige ENCABEZADO DE

FILA,

en

el

campo

ANP

elige

ENCABEZADO DE COLUMNA y en el campo NÚMERO DE COLECTA, elige VALOR. Haz clic en EJECUTAR

.

Ahora los mismos datos de la consulta de selección se te despliegan, pero ordenados en diferente formato. Nota que ahora las ANP son desplegadas como columnas y los números de colecta como valores que intersectan la especie con el ANP.

45

Cierra la consulta y Access te preguntará si deseas guardar los cambios en el diseño de la consulta “Consulta 1”

Haz clic en SÍ.

Te pedirá que le asignes un nombre a la nueva consulta.

Escribe REF CRUZ.

Haz clic en ACEPTAR.

46

EJERCICIO 17. HAZ UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN Importa la tabla NUEVAS ESPECIES, que se encuentra en nuestro directorio: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/. El archivo se encuentra en formato de Excel. Para importar la tabla, haz clic con el botón derecho sobre la ventana de base de datos, después busca el archivo y elige el tipo de archivo. Después sigue los pasos del asistente. Importa la tabla sin crear una clave principal. Para mayor referencia, regresa al Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel.

Observa los datos de la tabla NUEVAS ESPECIES y nota que el autor de cuatro de las cinco especies es H.B.K. (Humbolt, Bonpland y Kunth)

Esta combinación de autores ya no se utiliza,

siendo

Kunth

lo

aceptado

actualmente. Sin hacer nada, cierra la tabla.

Ahora

abre

una

nueva

CONSULTA,

haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Agrega

únicamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

47

Agrega el campo AUTOR.

Haz clic en el Menú CONSULTA.

Elige CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.

En el renglón ACTUALIZAR A: escribe: “Kunth”

En el renglón CRITERIOS: escribe “H.B.K.”

Haz clic en el botón EJECUTAR

.

Access te indica que vas a actualizar 4 filas.

También te previene sobre la imposibilidad de deshacer los cambios, es por eso que para hacer este tipo de consulta debes de tener mucho cuidado y estar muy seguro de lo que haces.

Haz clic en SI.

48

Haz clic en el botón CERRAR

.

Access te pregunta si quieres guardar la consulta.

Haz clic en SI.

Asígnale el nombre CONS ACTUAL.

Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla NUEVAS ESPECIES y nota que

los

autores

H.B.K

han

reemplazados por Kunth.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.

49

sido

EJERCICIO 18. HAZ UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN Abre una nueva CONSULTA, haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Agrega

únicamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

Adiciona el campo GÉNERO a la consulta.

En el Menú CONSULTA, elige CONSULTA DE ELIMINACIÓN.

En el renglón de CRITERIOS, escribe “Spigelia”.

Haz clic en el botón EJECUTAR

.

50

Access te indicará que vas a eliminar una fila de la tabla NUEVAS ESPECIES y que no podrás deshacer los cambios.

Haz clic en SÍ.

Cierra esta nueva consulta y guárdala con el nombre: CONSUL ELIMINA.

Haz clic en ACEPTAR.

Abre

nuevamente

la

tabla

NUEVAS

ESPECIES y te darás cuenta que el registro de

Spigelia

speciosa

Kunth

desaparecido.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.

51

ha

EJERCICIO 19. HAZ UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS Abre

una

nueva

consulta

en

VISTA

DISEÑO.

Agrega la tabla NUEVAS ESPECIES.

Agrega todos los campos.

En el Menú CONSULTA, elegir CONSULTA DE DATOS ANEXADOS.

Aparecerá una ventana en donde te pide el nombre de la tabla a la que quieras anexar los datos especificados arriba. Escribe ESPECIES para anexar los datos de la tabla NUEVAS ESPECIES a la tabla ESPECIES. Nota que puedes anexar datos a tu base de datos en la que estás trabajando o en otra base de datos de Access. Haz clic en ACEPTAR.

Nota que aparece un nuevo renglón en tu consulta llamado ANEXAR A: y que los nombres de los campos coinciden en ambas tablas. Haz clic en EJECUTAR

.

52

Access te informa que vas a anexar 4 filas y que una vez que hagas clic en SÍ, no vas a poder deshacer los cambios. Haz clic en SÍ.

Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre de CONSUL DAT ANEX. Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla ESPECIES y corrobora que cuatro registros están adicionados a tu tabla. Haz clic en CERRAR.

53

EJERCICIO 20. HAZ UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

Abre

una

nueva

consulta

en

VISTA

DISEÑO. Agrega las tablas COLECTAS, ESPECIES y LOCALIDADES. Agrega todos los campos de todas las tablas, excepto su ID, ni los campos NOMBRE CIENTÍFICO y LOCALIDAD de la tabla COLECTAS. En el Menú CONSULTA elige CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA.

Enseguida te aparece la caja CREAR TABLA y te pide que asignes un nombre a la nueva tabla que estás creando y que le especifiques si la vas a crear en la base de datos que tienes abierta o en alguna otra ya existente. En el nombre de la tabla escribe INF TOTAL y nota que ya está seleccionada BASE DE DATOS ACTIVA. Haz clic en ACEPTAR.

Ahora haz clic en EJECUTAR y nota que te aparece un aviso de que vas a pegar 7 filas en una tabla nueva y te previene de que no podrás deshacer cambios. Haz clic en SÍ.

54

Ahora cierra la consulta y guárdala con el nombre CREACION TABLA. Haz clic en ACEPTAR.

Abre la tabla INF TOTAL y verifica la información en la nueva tabla. Nota que los campos CORENA y MEXU, tienen datos númericos en lugar de casillas de verificación. En vista diseño puedes cambiar esto en las propiedades de cada campo, en la pestaña GENERAL, en FORMATO elegir SÍ/NO y en la pestaña BÚSQUEDA elegir CASILLA DE VERIFICACIÓN. Guarda los cambios.

55

CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS

56

¿QUÉ ES UN FORMULARIO? TABLA

CONSULTA

INFORME

Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos sirve para navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes de una manera fácil. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fácilmente. Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una única presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registros existentes. Además, un formulario puede ser creado basado en otros formularios o informes y no precisamente en tablas o consultas.

57

DIAGRAMA DE TRANSICIÓN DE PANTALLAS

58

CUADRO DE HERRAMIENTAS Botón de Comando

Etiquetas

Salto de Página

Botón de Opción Selecciona Objetos

Grupo de Opciones

Cuadro de Texto

Cuadro Combinado

Casilla de Verificación

Marco de Objeto Subformulario / Independiente Subinforme

Imagen

Botón de Alternar Asistente para Controles

Rectángulo

Control Ficha Más Controles

Marco de Objeto Dependiente

Línea

Cuadro de Lista

USO DE HERRAMIENTAS Etiqueta

Línea

Rectángulo

Cuadro de Texto

Cuadro Combinado

Botones de Alternar

Casillas de Verificación

Imagen

Cuadro de Lista

Botón de Comando

59

PROPIEDADES DE FORMATO

Botón Botón Minimizar Maximizar

Título Botón Cerrar Cuadro de Control Selector de Registros

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal Botones de Desplazamiento

Las propiedades del formato de los formularios son las herramientas para cambiar la presentación de los mismos. Título: Especifica el título del formulario Barras de desplazamiento: Especifica si las barras de desplazamiento vertical y horizontal son desplegadas Selectores de registro: Especifica si este selector es desplegado Botones de desplazamiento: Especifica si estos botones son desplegados Ajuste de tamaño automático: Especifica si el ajuste de tamaño automático de la ventana del formulario es utilizado Centrado Automático: Especifica si el formulario es centrado automáticamente en la pantalla al abrirlo Estilo de los bordes: Especifica el tipo de borde Cuadro de control: Especifica si el cuadro de control es desplegado Botones Minimizar Maximizar: Especifica si estos botones son desplegados Botón Cerrar: Especifica si este botón es desplegado

60

EJERCICIO 21. HAZ UN FORMULARIO DE UNA TABLA En la ventana de Base de datos, haz clic en FORMULARIOS. Haz clic en CREAR FORMULARIO EN VISTA DISEÑO.

Enseguida te aparece la vista diseño de un FORMULARIO. Nota que además te aparece el Cuadro de Herramientas. Haz doble clic en el cuadrito negro de la esquina superior izquierda del formulario.

Te aparecen las propiedades del formulario. Haz clic en la pestaña DATOS.

Ahora haz clic en la flecha hacia abajo de ORIGEN DEL REGISTRO para desplegar la lista de tablas y consultas disponibles.

Elige COLECTAS.

Cierra las PROPIEDADES.

61

En la vista diseño del formulario, te aparecerá

una

ventana

con

la

tabla

COLECTAS y la lista de campos que ésta contiene.

Haz clic en el campo COLECTOR y sin dejar de presionar el botón del mouse, arrastra el campo hasta la cuadrícula de diseño del formulario y suelta el botón del mouse. Te aparecerá del lado izquierdo la etiqueta del campo y a la derecha, el campo. Puedes mover ambos, posicionándote sobre ellos, o bien, puedes mover cada uno por separado, situándote en la esquina superior izquierda, en donde te aparezca una mano negra con el dedo índice señalando hacia arriba.

Haz lo mismo, con los campos NÚMERO DE COLECTA, FECHA DE COLECTA, LOCALIDAD,

OBSERVACIONES

y

NÚMERO DE DUPLICADOS. En

los

campos

LOCALIDAD

y

OBSERVACIONES haz más grande la caja del campo para que se despliegue toda la información.

Alinea los campos a tu gusto.

62

Haz doble clic en el cuadrito negro de la esquina superior izquierda del formulario para ver las propiedades. En la pestaña FORMATO, haz clic en el renglón TÍTULO y escribe CAPTURA DE COLECTAS.

Ahora cambia los valores como se indican en la figura de al lado.

Cierra las Propiedades del formulario y haz clic

en

VISTA

FORMULARIO,

para

visualizar tu formulario.

Nota que aparecen tus datos de la tabla COLECTAS. Navega en los diferentes registros que tienes y nota que en la pestaña superior aparece el título de tu formulario.

Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre CAPTURA DE COLECTAS.

Haz clic en ACEPTAR.

63

EJERCICIO 22. CREA BOTONES EN TU FORMULARIO Haz clic en la vista Diseño de tu formulario CAPTURA DE COLECTAS.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS haz clic en la opción para crear botones de comando.

Ahora haz clic en donde quieres que aparezca tu botón.

Enseguida te aparecerá el ASISTENTE PARA BOTONES DE COMANDO.

Haz clic en la Categoría OPERACIONES CON FORMULARIOS y enseguida en la acción CERRAR FORMULARIO.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te aparecerá una opción en donde puedes elegir una imagen para tu botón, o bien, escribir un texto. Deja la opción que te presenta por default y haz clic en FINALIZAR.

64

Repite la operación anterior, pero ahora elige la acción ACTUALIZAR DATOS DEL FORMULARIO y enseguida haz clic en FINALIZAR.

Ahora haz clic en vista FORMULARIO y prueba que funcionen los botones.

Cuando hagas clic en tu botón CERRAR, Access te pedirá que guardes los cambios, así que haz clic en SÍ.

Cuando presiones el botón ACTUALIZAR, no notarás nada, ya que sólo funciona cuando capturas nuevos registros.

Siguiendo el procedimiento anterior, haz lo mismo para la tabla ESPECIES, de manera que al final el formulario sea idéntico a la figura de la izquierda. Para lograr que tu foto se vea completa, en la vista diseño, haz clic con el botón derecho sobre ella y elige PROPIEDADES. En el renglón MODO DE CAMBIAR EL TAMAÑO, elige ZOOM.

65

EJERCICIO 23. HAZ UN FORMULARIO QUE ABRA OTROS FORMULARIOS Crea un nuevo formulario para la tabla COLECTAS y haz el mismo procedimiento anterior,

incluyendo

sólo

los

campos

indicados en la figura de la izquierda.

Asígnale el nombre DETERMINACIONES.

Inserta un botón nuevo en tu formulario DETERMINACIONES. Te aparecerá nuevamente el Asistente.

Elige la categoría OPERACIONES CON FORMULARIOS

y

la

acción

ABRIR

FORMULARIO.

Haz clic en SIGUIENTE.

Access te presenta la lista de formularios que existen en tu base de datos.

Elige el formulario ESPECIES.

Haz clic en SIGUIENTE.

66

Ahora Access te da dos opciones, una para presentar

información

formulario

seleccionado

presentar

el

formulario

específica y con

otra todos

del para los

registros.

Elige la segunda opción.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora escribe ADICIONAR ESPECIE, en la opción TEXTO.

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en la VISTA FORMULARIO y prueba tu nuevo botón.

Guarda los cambios en tu formulario DETERMINACIONES.

67

EJERCICIO 24. HAZ LA PANTALLA DE BIENVENIDA DE TU BASE DE DATOS

En la ventana de Base de datos, haz clic en FORMULARIOS. Haz clic en CREAR FORMULARIO EN VISTA DISEÑO.

En el Cuadro de Herramientas, haz clic en la herramienta ETIQUETA. Luego haz clic en tu nuevo formulario y escribe BASE DE DATOS DE BOTÁNICA.

Asígnale fuente ARIAL de 12 Puntos. Si el texto no cabe en tu caja, sitúa el cursor en cualquier esquina y haz doble clic.

Haz clic en el botón IMAGEN

y

enseguida dibuja un cuadro en donde quieras insertar tu imagen.

Te

aparecerá

enseguida

la

ventana

INSERTAR IMAGEN.

Busca en C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo y haz clic en ACEPTAR.

68

Enseguida, haz clic en la herramienta para crear botones.

Haz clic en el sitio en donde quieres que se localice tu botón.

El asistente se te despliega y selecciona la categoría

OPERACIONES

FORMULARIOS

y

la

acción

CON ABRIR

FORMULARIO.

Selecciona el formulario CAPTURA DE COLECTAS y haz clic en SIGUIENTE.

69

Selecciona la opción ABRIR FORMULARIO Y MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la siguiente ventana, elige TEXTO y escribe CAPTURAR COLECTAS.

Haz clic en FINALIZAR.

Puedes hacer a tu agrado el tamaño de tu botón.

Ahora, siguiendo el mismo procedimiento, agrega dos botones más para los otros dos formularios que tienes en tu base de datos (DETERMINACIONES y ESPECIES).

70

Una vez que incluiste los otros dos botones, ve a las propiedades de tu formulario, haciendo doble clic en el cuadro negro de la esquina superior izquierda.

Cambia los valores como se indican en la figura de la izquierda.

Cierra tu ventana de propiedades.

Inserta un nuevo botón debajo de los demás y elige la categoría APLICACIÓN y la acción SALIR DE LA APLICACIÓN.

Haz clic en FINALIZAR.

Haz clic en VISTA FORMULARIO.

Haz clic en el botón STOP.

Guarda

tu

formulario

con

el

nombre

BIENVENIDOS.

Vuelve a abrir tu base de datos y tu formulario y prueba los otros botones.

71

EJERCICIO 25. UTILIZANDO LA FUNCIÓN AUTOFORMULARIO En tu ventana de Base de datos, selecciona TABLAS

y haz

un

clic

en

la

tabla

LOCALIDADES.

Ahora

haz

clic

en

el

AUTOFORMULARIO

Access

.

automáticamente

formulario

de

la

botón

te

tabla

crea

un

seleccionada

(LOCALIDADES). Nota que abajo te muestra una tabla con los registros

relacionados

de

la

tabla

COLECTAS, es decir, cuales colectas están registradas en cada localidad. Esta función se llama SUBFORMULARIO.

Ahora puedes ir a vista diseño y modificar a tu

antojo

el

formulario

creado

automáticamente y tmbién puedes modificar las propiedades de formato. Guarda tu nuevo formulario con el nombre LOCALIDADES.

Ahora abre tu formulario BIENVENIDOS y crea un botón para abrir el formulario LOCALIDADES que acabas de crear.

72

CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS

73

¿QUÉ ES UN INFORME?

Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de tablas o de consultas. La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se pueden utilizar asistentes. Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc.

74

EJERCICIO 26. CREA UN INFORME BÁSICO En tu ventana de Base de datos, selecciona INFORMES.

Haz doble clic en CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO.

Se te despliega la ventana del informe. Despliega también las

propiedades

del

mismo y la caja de herramientas. En las propiedades del informe, en el renglón

ORIGEN

DEL

REGISTRO,

selecciona la consulta BÁSICA. Nota que la ventana de los campos de la consulta BASICA se te despliega. Cierra las propiedades del informe.

Haz clic en el campo FAMILIA y sin soltar el botón,

arrástralo

hasta

el

espacio

de

DETALLE. Haz clic en la etiqueta del campo y con el botón derecho elige CORTAR. Sitúate en ENCABEZADO DE PÁGINA y pega la etiqueta.

Haz lo mismo con los campos GÉNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN.

75

Alinea los campos como se indica en la figura anterior. Ahora haz clic en VISTA PRELIMINAR para ver los datos de la consulta BASICA.

Haz clic en GUARDAR y asígnale a tu nuevo informe el nombre LISTA1.

Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.

76

EJERCICIO 27. CREA UNA ETIQUETA En tu ventana de Base de datos, selecciona INFORMES y haz doble clic en CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO.

Se te despliega la ventana del informe. Despliega también las

propiedades

del

mismo y la caja de herramientas. En las propiedades del informe, en el renglón ORIGEN DEL REGISTRO, selecciona la consulta BÁSICA. Nota que la ventana de los campos de la consulta BASICA se te despliega. Ahora cierra el espacio Encabezado de página, tal y como se muestra en la figura de al lado. Cierra las propiedades.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic en el botón INSERTAR IMAGEN

.

Haz clic en el espacio de trabajo DETALLE de tu informe. Se te desplegará una ventana para que elijas una imagen. Busca en C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo

Haz clic en ACEPTAR.

77

Ahora haz clic con el botón derecho sobre la imagen

del

escudo

y

aparecerán

las

propiedades de la imagen. En la pestaña FORMATO, en el renglón MODO DE CAMBIAR EL TAMAÑO, elige: ZOOM. Notarás que tu imagen aparece completa. Cierra las propiedades de la imagen. Con los cuadros negros de las esquinas de la imagen, puedes adecuar a tu gusto el tamaño de la misma.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic en

el

botón

ETIQUETA

y

escribe

UNIVERSIDAD VERACRUZANA con tipo de letra Times New Roman tamaño 9 en negritas. Repite la operación y escribe HERBARIO CORU con tipo Verdana tamaño 9 en negritas. Haz clic en CUADRO DE TEXTO

y escribe

Familia con tipo Arial tamaño 11 en negritas y centrado. Con el botón derecho del mouse elige Color de fondo o relleno y elige el color gris claro. Borra la etiqueta de este campo.

Haz clic en CUADRO DE TEXTO

y luego

en tu espacio de trabajo. Te aparecerán dos cajas, borra la caja de la etiqueta que dice TEXTO y en la otra escribe: =Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])

Ahora elige tipo de letra Arial tamaño 12, en cursivas y negritas y centrado.

78

Haz

lo

mismo

otra

vez

y

escribe

=Recortar(“Determinó: “ & [Determinó])

Así tienes que hacer lo mismo para los demás

campos,

los

cuales

son

especificados en el siguiente cuadro.

=Recortar(“Loc: “ & [Localidad] & “.”) =Recortar(“Área Natural Protegida: “ & [ANP]) =Recortar(“Delegación “ & [Delegación] & “, México, D. F.”) =Recortar(“Coord: “ & [Coord N] & “ N ” & [Coord W] & “ E “)

=Recortar(“Obs: “ & [Observaciones]) =Recortar(“Colector: “ & [Colector]) Ingresa los campos ALTITUD, NOMBRE COMÚN, FECHA DE COLECTA Y NÚMERO DE COLECTA y arréglalos como en la figura de al lado. La etiqueta de Altitud, cámbiale el nombre por msnm. y la de Número de colecta, bórrala.

Al finalizar tu informe, haz clic en el botón RECTÁNGULO

y dibuja un marco para tu

etiqueta. Haz clic con el botón derecho sobre el rectángulo y elige color d fondo, eligiendo Transparente. Una vez listo tu informe, haz clic en el botón VISTA

y se tiene que ver como

la figura de al lado. Ahora salva tu informe con el nombre ETIQUETA. Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.

79

EJERCICIO 28. CREA UNA LISTA DE ESPECIES CON FORMATO En la ventana de tu base de datos, haz clic en INFORMES y luego en CREAR UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.

Ahora se te despliega el asistente.

Elige la consulta BÁSICA e incluye los campos FAMILIA,

GÉNERO,

ESPECIE,

AUTOR y NOMBRE COMÚN.

Para lo anterior usa el botón con la flecha hacia la derecha marcado en la imagen de al lado. Haz clic en SIGUIENTE.

En esta ventana, incluye sólo el campo FAMILIA con el mismo botón de la ventana anterior.

Haz clic en SIGUIENTE.

80

En la siguiente ventana, puedes ordenar los registros alfabéticamente.

Elige el campo GÉNERO en primer lugar y luego el campo ESPECIE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora puedes aplicar diferentes modos de presentación de los datos.

Elige ALINEAR A LA IZQUIERDA 1 y orientación VERTICAL.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora

puedes

aplicar

un

diseño

predeterminado a tu informe.

Elige FORMAL.

Haz clic en SIGUIENTE.

81

En

la

siguiente

ventana,

tienes

que

asignarle un nombre a tu informe.

Escribe LISTA FLOR.

Haz clic en FINALIZAR.

El asistente te despliega ahora la lista que hicimos.

Nota

que

el

formato

no

es

muy

recomendable para una lista de especies.

Ahora editaremos este informe, así que haz clic en el botón VISTA DISEÑO

.

Haz clic en el título del informe y sustitúyelo por LISTA DE ESPECIES IMPORTANTES y centra el título.

82

Ahora en la etiqueta FAMILIA, añade dos puntos (:) y haz más chica la etiqueta, para que puedas situar más cercano el campo FAMILIA a su etiqueta.

Borra

las

etiquetas

de

los

campos

GÉNERO, ESPECIE, AUTOR Y NOMBRE COMÚN y todas las líneas existentes.

Ahora también borra los campos GÉNERO, ESPECIE y AUTOR.

Añade en su lugar un campo vacío haciendo clic en el botón CUADRO DE TEXTO

y

escribe dentro de ese campo: =Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])

Tu informe está listo. Para verlo, haz clic en el botón VISTA PRELIMINAR

.

Ahora tu informe tiene un formato de lista de especies.

Guarda tu informe y ciérralo.

83

CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS

84

¿QUÉ ES UN MACRO?

Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un formulario”. Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos. Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo macros, pero con la ayuda de un asistente.

85

EJERCICIO 29. CREA UN MACRO PARA MAXIMIZAR Y RESTAURAR

En la ventana de Base de datos, haz clic en MACROS y luego en NUEVO.

Ahora tienes que especificar la acción que ejecute tu macro.

Haz clic en el primer renglón de la columna ACCIÓN y busca la acción MAXIMIZAR.

Luego cierra el macro y asígnale el nombre MAXIMIZAR.

Ahora en la Ventana de base de datos, haz clic en INFORMES y luego haz doble clic en LISTA FLOR.

Nota que la ventana se abre en tamaño normal, no maximizada.

Haz clic en VISTA DISEÑO.

86

Sitúate en la barra superior del informe, haz clic

con

el

botón

derecho

y

elige

PROPIEDADES.

En la ventana de PROPIEDADES, elige la pestaña EVENTOS y en el renglón AL ABRIR, elige MAXIMIZAR. Cierra la ventana de PROPIEDADES. Haz clic en VISTA PRELIMINAR. Nota que ahora se te despliega el informe con la ventana maximizada. Cierra el informe, guarda los cambios y vuelve a abrirlo para verificar que funcione el macro.

Ahora

crea

un

macro

con

la

acción

RESTAURAR, guárdalo con ese mismo nombre y en el informe LISTA FLOR, abre las

PROPIEDADES,

elige

la

pestaña

EVENTOS y en el renglón AL CERRAR, elige RESTAURAR.

Cierra el informe y guarda los cambios. Ahora abre y cierra el informe otra vez para verificar que funcionen ambos macros.

87

CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES

88

EXPORTAR, IMPORTAR Y ANALIZAR UNA TABLA DE EXCEL

En esta sección aprenderás a utilizar el Asistente para analizar tablas, el cual te sirve para que a partir de la importación de una tabla de Excel, puedas diseñar fácilmente una base de datos relacional en Access.

89

EJERCICIO 30. EXPORTA E IMPORTA UNA TABLA A EXCEL En la ventana de base de datos, haz clic en TABLAS, luego en la tabla INF TOTAL y luego haz clic con el botón derecho y elige EXPORTAR.

Inmediatamente, se te abrirá una ventana en donde se te pedirá que indiques en donde quieres guardar el archivo. Elige

la

dirección:

C:

Mis

documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/ El nombre del archivo será INF TOTAL. En la opción GUARDAR COMO TIPO, elige Microsoft Excel 97- 2002. Haz clic en EXPORTAR.

Cierra la base de datos. Ahora crea una nueva base de datos, haciendo clic en BASE DE DATOS EN BLANCO.

90

ACCESS te pedirá que le digas en dónde y con cual nombre vas a guardar la nueva base de datos. Elige la siguiente ruta: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Ahora en Nombre de archivo escribe ANALIZAR y haz clic en CREAR.

Ahora

abre

la

nueva

base

de

datos

ANALIZAR.

En la parte blanca de la ventana de la base de datos, haz clic con el botón derecho.

Elige la opción IMPORTAR.

Ahora te pedirá que elijas el archivo a importar. Busca el archivo en: C:

Mis

documentos/CURSO

ACCESS/ARCHIVOS ÚTILES/ En

la

opción

Tipo

de

Archivo,

elige

Microsoft Excel. Elige el archivo INF TOTAL y haz clic en IMPORTAR.

91

EJERCICIO 31. IMPORTA Y ANALIZA UNA TABLA DE EXCEL Ahora se te mostrará el Asistente para Importación de hojas de cálculo.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te preguntará si la primera fila contiene los títulos de las columnas.

Haz clic para activar esta casilla.

Haz clic en SIGUIENTE.

Te

pregunta

ahora

en

donde

deseas

almacenar los datos.

Elige En una nueva tabla.

Haz clic en SIGUIENTE.

92

En la siguiente ventana sólo haz clic en SIGUIENTE. Ahora se te pregunta si deseas asignar una clave principal.

Deja la opción que tiene por default . Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora tienes que activar la casilla que te pregunta si deseas que el asistente analice la estructura de la tabla después de importar los datos.

Haz clic en FINALIZAR.

Ahora el asistente te informa que ha finalizado la importación del archivo.

Haz clic en ACEPTAR.

A continuación te pregunta si deseas continuar con el análisis de los datos de la tabla importada.

Haz clic en SI.

93

Las dos primeras ventanas del Asistente para analizar tablas, te explican cómo funciona y qué es lo que puedes hacer con este asistente. Lee

cuidadosamente

y

haz

clic

en

SIGUIENTE en ambas.

Esta ventana te pregunta si deseas que el asistente decida cómo separar tus datos en distintas tablas o si tú quieres decidir.

Haz clic en No, quiero decidir yo.

Luego haz clic en SIGUIENTE.

Ahora tienes que elegir los campos que deseas se muevan a otra tabla, pero que se encuentren

relacionados

con

la

tabla

principal (Tabla 1).

Elige los campos: FAMILIA, GÉNERO, ESPECIE, AUTOR, NOMBRE COMÚN y FOTOS y arrástralos afuera de la Tabla 1.

94

Inmediatamente te aparecerá otra ventana pidiéndote que le asignes un nombre a la nueva tabla.

Escribe ESPECIES.

Nota que la nueva tabla está relacionada ya con la Tabla 1.

Haz clic en ACEPTAR.

Ahora haz lo mismo con los campos: LOCALIDAD,

DELEGACIÓN,

ANP,

ENTIDAD, COORD N, COORD W, ALTITUD y TIPO DE VEGETACIÓN.

Asígnale el nombre LOCALIDADES.

Nota que ahora tienes la Tabla 1, la tabla ESPECIES y la tabla LOCALIDADES y las dos últimas están relacionadas con la tabla principal. Haz clic en SIGUIENTE.

95

En esta ventana, el asistente te informa que ya no necesita más información y te pregunta si quieres crear una consulta para que conserves la tabla original. Haz clic en Sí, crear la consulta. Ahora haz clic para desactivar la casilla de mostrar Ayuda. Haz clic en FINALIZAR.

Inmediatamente te muestra la consulta con la información de la tabla original

Haz clic en ACEPTAR.

Cierra la consulta.

Verifica las relaciones de tu base de datos haciendo clic en el ícono correspondiente. Sustituye el nombre de la tabla 1 por COLECTAS. Verifica también el contenido de las tablas que creaste. Nota que la tabla original se ha conservado como tabla, con el nombre original. Cierra la base de datos ANALIZAR.

96

INICIA TU BASE DE DATOS COMO UNA APLICACIÓN

El objetivo de esta sección es que con unos simples comandos puedas iniciar tu base de datos como si fuera una aplicación, es decir que cuando hagas clic en tu base de datos no te muestre la ventana de la base de datos, sino que te muestre los formularios que creaste para su manejo y que además no te muestre botones para modificar el diseño de tu base de datos. Esto es muy útil cuando tu base de datos es utilizada por personas que no están familiarizadas con el manejo de Access y sólo tienen que apretar los botones que tú creaste.

97

EJERCICIO 32. INDICA LAS OPCIONES DE INICIO DE TU BASE DE DATOS.

Abre la base de datos PRÁCTICA.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de Menús y elige INICIO.

En la ventana que te aparece, en: Título de la aplicación, introduce PRÁCTICA. En: Icono de la aplicación, busca el archivo MSN en la siguiente dirección:

C: Mis

documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS ÚTILES. En: Mostrar formulario/página, elige BIENVENIDOS. Ahora desactiva todas las casillas de verificación, excepto USAR LAS TECLAS ESPECIALES DE ACCESS. Haz clic en ACEPTAR.

Ahora cierra y vuelve a abrir tu base de datos.

Nota que ahora te abre tu formulario BIENVENIDOS, que todas las barras de menús no están presentes, y que el icono de tu base ahora es la mariposa de MSN.

Navega por tu base de datos y luego ciérrala.

98

PROTEGE TU BASE DE DATOS CON UNA CONTRASEÑA

Access permite que protejas las bases de datos que creas, mediante la asignación de un password o contraseña. Existe también la opción de asignar usuarios y contraseñas particulares para cada usuario, pero el ejercicio se limitará a establecer una sola contraseña para la base de datos.

99

EJERCICIO 33. ASIGNA UNA CONTRASEÑA A LA BASE DE DATOS Abre la base de datos PRÁCTICA. Para que tu base de datos te muestre la ventana de la base de datos, mantén oprimida la tecla SHIFT.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de Menús y elige SEGURIDAD, luego elige ESTABLECER CONTRASEÑA PARA LA BASE DE DATOS.

Access te indicará que para establecer una contraseña necesitas abrir la base de datos en modo exclusivo.

Haz clic en ACEPTAR y cierra la base de datos, pero no cierres Access.

Haz clic en el botón Abrir

y en el botón

de abrir, elige la opción Abrir en modo exclusivo.

Recuerda mantener oprimida la tecla SHIFT para que la base de datos abra mostrando la ventana de la base de datos. También puedes abrir tu ventana de base de datos haciendo clic en F11, pero sólo te mostrará esta ventana, no te mostrará ningún menú.

100

Haz clic nuevamente en HERRAMIENTAS de la Barra de Menús y elige ESTABLECER CONTRASEÑA

PARA

LA

BASE

DE

DATOS.

Ahora Access te pedirá que ingreses una contraseña y que confirmes esa contraseña.

Escribe curso en minúsculas y confirma la contraseña, es decir, vuelve a escribir curso en Confirmar contraseña.

Haz clic en ACEPTAR.

Cierra la base de datos.

Abre nuevamente tu base de datos y nota que ahora te solicita que ingreses la contraseña de la base de datos.

Escribe curso y haz clic en ACEPTAR.

Cierra la base de datos, haciendo clic en el botón rojo (STOP).

101

COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS

Esta es una herramienta que nos va a permitir, como su nombre lo dice, compactar y reparar cualquier error que tenga nuestra base de datos, en términos prácticos, compacta los espacios vacíos que tiene nuestra base de datos, haciéndola más pequeña en cuanto a tamaño de archivo, haciéndola de esta manera, más fácil de abrir.

102

EJERCICIO 34. COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS Abre el EXPLORADOR DE WINDOWS

y

busca tu base de datos en: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.

Checa el tamaño de tu base de datos.

Ahora abre tu base de datos, manteniendo oprimida la tecla SHIFT, para que te muestre la ventana de base de datos y todos los menús.

Enseguida,

haz

clic

en

el

menú

HERRAMIENTAS. Selecciona UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS. Escoge COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS. La base de datos se volverá a abrir, cierra la base de datos.

Abre nuevamente el EXPLORADOR DE WINDOWS y busca tu base de datos. Checa su tamaño. La base de datos se tuvo que hacer más pequeña.

103

CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS

Finalmente, puedes crear un acceso directo desde el escritorio de Windows para abrir tu base de datos y poderla manejar como una aplicación. De esta manera, los usuarios no tienen que buscar el destino de la base de datos, sólo tienen que abrirla desde el escritorio.

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EJERCICIO 35. CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS Desde el escritorio de Windows, haz clic con el botón derecho en cualquier parte de tu pantalla y elige NUEVO y después elige ACCESO DIRECTO, tal y como se muestra en la figura de al lado.

El asistente te pedirá que le indiques en donde se encuentra localizada tu base de datos, haz clic en EXAMINAR y busca tu base de datos en la siguiente ubicación: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.

Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora te solicita que le asignes un nombre a tu acceso directo.

Teclea PRÁCTICA.

Haz clic en FINALIZAR.

105

Ahora haz clic en tu acceso directo y haciendo nuevamente clic con el botón derecho, elige PROPIEDADES.

En la ventana de propiedades, haz clic en el botón CAMBIAR ICONO.

En la ventana que se abre, busca el icono de un arbolito. Haz clic sobre él.

Haz clic en SIGUIENTE.

En la ventana de PROPIEDADES, haz clic en ACEPTAR.

Ahora tu Acceso Directo está listo para usarse.

Haz doble clic sobre él para abrir tu base de datos.

Cierra tu base de datos.

FELICIDADES!!! HAZ FINALIZADO EL CURSO.

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