SISTE
MA GL O BA
SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS
SGCAS
SGCAS
L O R T N CO
EA D L C C ESO Y S ER VIC I OS
OBLIGACIONES
SGCAS
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Obligaciones de las Empresas Contratistas Respecto del Proceso de Control de Acceso
1. La nueva cédula de identidad es el único documento válido para ingresar a los recintos de la compañía y utilizar los servicios de alimentación. Por lo tanto, en caso de extravío o pérdida sólo se podrá solicitar una credencial provisoria en Garita Norte o Garita Patache presentando la solicitud de duplicado entregado por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
Cada persona podrá solicitar un máximo de 4 credenciales provisorias al año por motivos injustificados (p.e olvido en Iquique) y posteriormente, el Administrador de contrato de la Empresa Contratista deberá comunicarse con el Administrador de Control de Acceso Collahuasi (
[email protected]), quien podrá autorizar la emisión de una nueva credencial provisoria.
La entrega de credenciales provisorias será controlada exhaustivamente por Collahuasi y la reiterada solicitud de las mismas será considera como un incumplimiento de la Empresa Contratista.
2. En caso de pérdida de la cédula de identidad al interior de la faena, el afectado tendrá que dirigirse a Garita Norte, Central Collahuasi en Hotel Coposa o Garita Patache para reportar el acontecimiento y solicitar una credencial provisoria, la cual tendrá vigencia solo hasta la finalización del turno y deberá entregarla en Garita.
Lo anterior también es válido, si el código de barra de la cédula de identidad presentara problemas con el proceso de lectura en los capturadores de casino.
3. Collahuasi entregará a la Empresa Contratista un único nombre de usuario y clave de acceso para ingresar al módulo de Contratistas del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios (SGCAS). La Empresa Contratista correspondiente será responsable por el mal uso que se pueda hacer de estos privilegios.
Para resolver cualquier problema con dicha cuenta, la Empresa Contratista deberá contactar al Administrador Collahuasi de Control de Acceso.
4. La empresa contratista debe informar a Collahuasi, los sistemas de turnos que utilizarán durante la ejecución de sus labores, los cuales deben contar con la debida autorización de la Inspección del Trabajo. Estos turnos serán asignados a cada trabajador durante el ingreso de ellos en las solicitudes que se explican a continuación.
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5. La autorización de ingreso de un trabajador de Empresa Contratista a cualquier recinto de la compañía deberá solicitarse a través de cualquiera de los 2 tipos de solicitudes disponibles en el SGCAS de Collahuasi. Estas son las siguientes: a. Solicitud Permanente. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compañía, quedarán habilitados para ingresar a los recintos durante los días de turno y podrán utilizar los servicios de alimentación y hospedaje, cuyos costos serán cargados al contrato. Estos trabajadores pasarán a formar parte de la dotación permanente de la Empresa Contratista hasta la fecha de término del contrato, a menos que sea finiquitado y dicha situación informada a Collahuasi mediante una funcionalidad diseñada para estos fines en el SGCAS (baja trabajador). b. Pase de Trabajo. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compañía, quedarán habilitados para ingresar a los recintos durante los días indicados en la solicitud y podrán utilizar los servicios de alimentación y hospedaje, cuyos costos serán cargados al contrato. Estos trabajadores serán considerados para cálculos de dotación sólo por los días indicados en el pase. De esta manera, no se genera un vínculo permanente del trabajador con el contrato. La duración máxima permitida para esta solicitud son 30 días corridos.
Collahuasi mediante el SGCAS enviará correos electrónicos al Administrador de Contrato de la Empresa Contratista (registrado en el sistema) informando la aceptación o rechazo de las solicitudes, así como información adicional que permita gestionar la solución del problema a la Empresa Contratista en caso de rechazo. Asimismo, la Empresa Contratista podrá ingresar al SGCAS para consultar la misma información. En consecuencia, Collahuasi se reserva el derecho de permitir el ingreso a personas que lleguen a faena sin autorización.
6. En caso que la Empresa Contratista requiera solicitar el ingreso a faena de alguna persona en calidad de visita deberá utilizar una solicitud diseñada para este fin en el SGCAS, la cual requiere la aprobación de un Coordinador de Visita Collahuasi autorizado para estos fines. Los costos de alimentación y alojamiento serán cargados al contrato. La estadía máxima de una visita en faena son 3 días, siendo solamente obligatorio enviar a la Empresa Certificadora de Documentación, el examen de salud de las personas para acreditar la capacidad de cada uno de ellos para estar en altura geográfica.
Asimismo, el sistema enviará un e-mail al Coordinador de Visita Collahuasi, Administrador de Contrato de la Empresa Contratista y/o visitas, siempre y cuando se haya ingresado un e-mail por cada una de ellas. Cada visita deberá imprimir dicho e-mail, pues traerá consigo la declaración jurada que deben firmar y entregar en el control de Garita.
7. Las personas autorizadas mediante una solicitud de tipo Postulación y que dejen de prestar servicios a la Empresa Contratista (finiquitado) deben ser rebajadas de la dotación mediante una funcionalidad (baja) del SGCAS.
En caso que la Empresa Contratista no informe esta situación, los servicios de alimentación o días-hombre serán cobrados a la empresa en la cual figure la persona en el SGCAS.
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8. Las Empresas Contratistas deberán solicitar autorización para trabajar con empresas subcontratistas en los contratos con Collahuasi. Esta autorización es entregada por la Superintendencia de Abastecimiento o Gerencia de Proyecto, conforme a un procedimiento establecido por estas áreas.
El SGCAS apoya este flujo de trabajo a través de una funcionalidad diseñada para que las Empresas Contratistas ingresen los datos de la empresa subcontratista y adjunten los documentos de respaldo respectivos.
9. El servicio de transporte a faena (buses) de Collahuasi tiene implementado un sistema de control de acceso durante el embarque. Por lo tanto, aquellas Empresas Contratistas que utilicen nuestro servicio de transporte a faena deberán instruir a sus trabajadores para cumplir con el procedimiento de chequeo, el cual opera de la siguiente manera. a. El pasajero debe presentar su cédula de identidad para que el conductor lea el código de barra del documento con un dispositivo móvil, el cual permitirá conocer si la persona está autorizada o no para ingresar a faena. b. Si la persona no esta autorizada, el pasajero deberá quedarse en la ciudad y solucionar el problema. c. En caso contrario, podrá viajar hasta faena. 10.Las Empresas Contratistas serán responsables de mantener actualizado los datos de su Administrador de Contrato (nombre completo, teléfono, email, etc.). Esto para efectos del envío de información (por ejemplo, solicitudes autorizadas o rechazadas, solicitud de credencial temporal sin justificación, trabajadores en faena fuera de turno, entre otras).
Asimismo, las Empresas Contratistas deberán informar oportunamente al Administrador de Contrato Collahuasi, si surge algún cambio de turno de un trabajador o la creación de un nuevo turno, pues en este último caso debe contarse con la autorización de la Inspección del Trabajo.
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Obligaciones de los Administradores de Contrato CMDIC respecto del Proceso de Control de Acceso 1. Asegurar que las empresas contratistas ingresen las solicitudes de postulación, pases de trabajo o visita en el Sistema Global Control de Acceso y Servicios (SGCAS) para todos los trabajadores que requieran laborar en faena, y por consiguiente dar cumplimiento al procedimiento de ingreso establecido por la Compañía. 2. Revisar periódicamente las solicitudes (postulación, pase de trabajo o visita) ingresadas por las empresas contratistas en el SGCAS, de manera de generar en forma oportuna la aprobación de éstas, si así corresponde. Complementariamente, el sistema notificará al Administrador mediante un correo electrónico cuando lleguen dichas solicitudes.
Ninguna solicitud podrá avanzar en el flujo de autorizaciones, si no cuenta en primer lugar con la autorización del Administrador de Contrato Collahuasi (posteriormente pasa a las posiciones de Servicio al Personal y la empresa certificadora de documentación).
3. Ingresar solicitudes de visita para aquellas personas que por cualquier motivo no puedan realizarlo directamente en el SGCAS. 4. En caso de ausencia, designar un administrador suplente informando a la Empresa Contratista del reemplazo oportunamente. 5. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga informada al área de RRHH de la compañía, los sistemas de turnos que empleará durante el contrato y los trabajadores asignados a cada uno de ellos. 6. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga actualizado en el SGCAS por cada contrato bajo su supervisión, los datos relacionados con el Administrador de Contrato (nombre, email, etc.). 7. Si surgiera una emergencia, el SGCAS cuenta con un Pase de Emergencia que solamente puede solicitar el Administrador de Contrato Collahuasi y autorizar el Gerente de Seguridad. La duración máxima de la autorización es por 2 días, tiempo suficiente para regularizar la documentación exigida por la Compañía.
Los trabajadores indicados en esta solicitud no podrán figurar en otra solicitud del mismo tipo hasta pasado 7 días después del vencimiento.
8. El ingreso de personal de Empresa Contratista fuera del horario de atención de Garita en Faena Cordillera, debe solicitarlo el Gerente del área respectiva al Gerente de Seguridad Collahuasi.
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Obligaciones de la Superintendencia de Abastecimiento y Gerencia de Proyecto Respecto del Proceso de Control de Acceso
1. Habilitar los contratos en el Sistema Global Control de Acceso y Servicios (SGCAS). En consecuencia, si no apareciera un contrato en la lista seleccionable de la funcionalidad de ingreso de postulaciones, pases de trabajo o visita, quiere decir que el contrato no ha sido habilitado por la Superintendencia de Abastecimiento. 2. Deshabilitación de contratos en el SGCAS, debido a su vencimiento u otro motivo. 3. Prórroga de vigencia de contrato y por consecuencia habilitación de los trabajadores asociados a dicho contrato (permanentes). 4. Registro y autorización de empresas contratista y subcontratistas. El contralor recibirá a través del SGCAS estas solicitudes por parte de las ESED, incluyendo los documentos de respaldo respectivos (digitalizados). 5. Autorización permanencia en faena de trabajadores que participarán en el proceso de desmovilización de una empresa.
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PROCEDIMIENTOS
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Procedimiento Control de Acceso en Buses 1. Propósito
Minera Collahuasi, con el fin de agilizar el ingreso a faena de los trabajadores que habitualmente laboran en sus recintos, ha dispuesto un control de acceso en los buses, para que aquellas personas que no cuenten con la autorización correspondiente permanezcan en la ciudad y solucionen el problema antes de subir a la faena.
2. Alcance
Todo pasajero de los buses de transporte de personal de la compañía.
3. Procedimiento 3.1 El pasajero deberá presentar su cédula de identidad al conductor del bus, quien procederá a leer el código de barra del documento con un equipo portátil.
3.2 Nadie deberá subir al bus, si no cuenta con la cédula de identidad con código de barra, salvo si presenta la solicitud de documento en trámite entregada por el Servicio de Identificación y Registro Civil. En este caso, el conductor procederá a digitar el RUT en el capturador. 3.3 El capturador transmitirá los datos del pasajero y el sistema informará si debe quedarse en la localidad o puede abordar el bus. Esto será informado por el Conductor.
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3.4 Es importante que los pasajeros que no puedan abordar por no tener la autorización correspondiente resuelvan el problema en la ciudad y no suban a faena, pues Collahuasi no permitirá el ingreso de ninguna persona que no cumpla con los requisitos exigidos para el ingreso. 3.5 Las visitas deberán entregar al conductor, la declaración jurada firmada que será adjuntada al correo electrónico que notifica la autorización para ingresar a faena. Con esta acción, se evitará descender en Garita.
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Procedimiento Ingreso a Faena Personal Contratista 1. Propósito
Minera Collahuasi requiere que las Empresas Contratistas con contrato vigente, y que necesiten ingresar trabajadores a su faena para el desarrollo de sus servicios u obras, soliciten previamente la autorización de ingreso y entreguen a la Empresa Certificadora de Documentación, actualmente Servicios Laborales, los antecedentes necesarios para validar el cumplimiento de los requisitos exigidos.
Las solicitudes de ingreso a faena deberán gestionarse a través del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios (SGCAS) de la compañía, sistema web desarrollado para estos fines.
2. Alcance Personal contratista que requieran ingreso a Faena Cordillera o Puerto Patache. 3. Procedimiento 3.1 El proceso de solicitud de ingreso de trabajadores a faena, sólo podrá realizarse, una vez que la Superintendencia de Abastecimiento (área Contratos) o Gerencia de Proyectos haya adjudicado el contrato y por consiguiente, se pueda encontrar en el Sistema Global de Control de Acceso y Servicios de Collahuasi (SGCAS), es decir, en caso que no se encuentre en el SGCAS la Empresa Contratista debe contactarse con el área de Contrato (057-516484 / 02-3626484) o Gerencia de Proyecto (057-516587/ 02-3626587) de Collahuasi. 3.2 La cuenta y clave para ingresar al sistema SGCAS, serán entregadas por la Superintendencia de Abastecimiento o Gerencia de Proyecto, según el contrato. 3.3 La Empresa Contratista deberá ingresar al SGCAS las solicitudes de ingreso a faena de sus trabajadores. 3.4 La Empresa Contratista principal deberá registrar a sus empresas subcontratistas en el SGCAS. La Superintendencia de Abastecimiento o Gerencia de Proyecto procederá a autorizar dicha empresa, conforme a los requisitos establecidos para estos fines.
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3.5 En las solicitudes debe indicarse la empresa (principal o subcontratista) con la cual tiene contrato vigente el trabajador. 3.6 El SGCAS contempla 2 tipos de solicitudes de ingreso a faena para personal Contratista. Una de ellas se denomina “Postulación Personal Permanente” y la otra “Pase de Trabajo”, las cuales se diferencian en: 3.6.1
Postulación Personal Permanente • Este tipo de solicitud debe utilizarse para trabajadores que estarán asociados a un único contrato por un período prolongado o hasta su término. • Los trabajadores que queden autorizados no podrán figurar en otra solicitud (de ningún tipo), salvo que el contrato termine o sean dados de baja en el SGCAS mediante una funcionalidad diseñada para esos fines.
3.6.2
Pase de Trabajo • Este tipo de solicitud debe utilizarse para trabajadores que pueden ingresar asociados a diferentes contratos (por ejemplo, prevencionistas de riesgo o especialistas). • Estos pases deben tener obligatoriamente una fecha de término y la duración máxima son 30 días corridos. • Expirado el pase la relación entre el trabajador y el contrato termina, por lo que la persona podría figurar en otras solicitudes. • Se puede solicitar varios Pases de Trabajo por adelantado para un trabajador, con el fin de programar mejor sus actividades. • La solicitud deberá ser realizada con un mínimo de 24 horas para ingresos de un día y con 48 horas de anticipación si la solicitud es por más de un día (incluye alojamiento).
3.7 Ambos tipos de solicitudes de ingreso a faena deben cumplir con los siguientes pasos para conseguir la autorización respectiva:
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•
La autorización de las postulaciones y pases de trabajo es entregada en el siguiente orden: Administrador de Contrato Collahuasi, Servicios al Personal y Empresa Certificadora de Documentación.
•
La autorización se realiza sobre toda la solicitud y por cada trabajador indicado en ella.
•
El SGCAS enviará un correo electrónico de notificación indicando los trabajadores aceptados y rechazados de la postulación a la cuenta del Administrador de Contrato Collahuasi y Administrador de Contrato de la Empresa Contratista registradas en el sistema. Por este motivo, es importante que se mantengan actualizadas estas cuentas.
•
Los documentos exigidos por Collahuasi y que deben enviarse a la Empresa Certificadora de Documentación son:
- Contrato de Trabajo.
- Examen de Salud otorgado por las Mutualidades (incluyendo capacidad para
trabajar en altura geográfica).
- Seguro.
- Finiquito Trabajo anterior.
Adicionalmente, las personas extranjeras deben agregar un documento que acredite autorización para trabajar en el país (visa o permiso especial de trabajo). Además, todos los documentos deben estar escritos en idioma español o inglés.
•
Los trabajadores que cumpla con los requisitos exigidos por Collahuasi, serán citados por correo electrónico a un curso de inducción, cuya aprobación constituye el último requisito para conseguir la autorización de la Empresa Certificadora de Documentación y cerrar el ciclo. Cabe señalar, que aquellos trabajadores que reprueben el examen, tendrán el mismo día una segunda oportunidad, previa charla para repasar las temáticas. Sin embargo, si el trabajador reprobara por segunda vez, la Empresa Contratista deberá incluirlo en una nueva postulación.
•
La autorización para ingreso a faena de un trabajador significa en la práctica, que su cédula de identidad se encuentra habilitada para pasar por el control de acceso y utilizar los servicios de alimentación.
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Procedimiento Ingreso a Faena Visitas 1. Propósito
Minera Collahuasi requiere que toda persona que ingrese a los recintos de la compañía en calidad de visita, gestione la autorización respectiva por intermedio de algún trabajador Collahuasi autorizado. En particular, los Administradores de Contratos Collahuasi están habilitados para estos fines.
2. Alcance
Visitas de Collahuasi o Empresas Contratista que requieran ingreso a Faena Cordillera o Puerto Patache.
3. Procedimiento 3.1 Este tipo de solicitud puede realizarla en el Sistema Global de Control de Acceso y Servicios (SGCAS) la Empresa Contratista o cualquier trabajador Collahuasi autorizado. 3.2 Toda solicitud debe dirigirse a un Coordinador Collahuasi, quien será responsable de la visita. 3.3 Los gastos asociados a la visita podrán imputarse a un contrato o centro de costo. 3.4 El Coordinador deberá asegurarse que la Empresa Certificadora de Documentación reciba el examen de salud de cada persona indicada en la solicitud, que certifique la capacidad física para estar en altura geográfica. Si la visita no realizará ninguna actividad laboral y su permanencia en Faena Cordillera será por un día, el Coordinador Collahuasi de la visita podrá solicitar al área médica su autorización en reemplazo del examen de salud.
Adicionalmente, las personas extranjeras deberán entregar un documento que acredite autorización para trabajar en el país (visa o permiso especial de trabajo). Además, todos los documentos deben estar escritos en idioma español o inglés.
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3.5 En caso que la visita requiera pernoctar en faena, será necesario la autorización de Servicio al Personal para asegurar que exista disponibilidad en el Hotel Pabellón del Inca o Pioneros. 3.6 Una vez que estén las autorizaciones del Coordinador Collahuasi, la Empresa Certificadora de Documentación y eventualmente, Servicios al Personal, el sistema enviará un correo electrónico al Coordinador Collahuasi y a la casilla alternativa indicada en la solicitud, notificando la aprobación o rechazo de ingreso para cada una de las personas. 3.7 El correo electrónico de notificación incluirá la declaración jurada que debe firmar y entregar en Garita Norte o Garita Patache cada persona. Se recomienda llegar con este documento firmado para agilizar su ingreso a faena. 3.8 Sin perjuicio de lo anteriormente descrito, la Empresa Contratista solicitante o el Coordinador Collahuasi de la visita podrá monitorear el estado de su solicitud a través del sistema SGCAS. 3.9 La cantidad máxima de permanencia en faena autorizada con este tipo de solicitud son 3 días corridos. 3.10 La solicitud deberá ser realizada con un mínimo de 24 horas para ingresos de un día y con 48 horas de anticipación si la solicitud es por más de un día (incluye alojamiento). 3.11 Las visitas deberán realizar una charla de Inducción en Garita Norte o Garita Patache, si el último ingreso a faena fue hace más de 6 meses. 3.12 Toda persona que ingrese a Faena Cordillera de Collahuasi, por primera vez, o habiendo transcurrido 6 meses desde su última estadía, deberá concurrir a Policlínico Coposa, para realizar control médico, en forma inmediata luego de su ingreso. Cabe destacar que los servicios de alimentación serán habilitados sólo una vez que pase por el policlínico. 3.13 El Coordinador Collahuasi será responsable de acompañar en todo momento a las personas, asegurando que no circulen solas al interior de la faena CMDIC o desarrollen actividades laborales de riesgo. Una vez terminada la visita, el registro de salida será controlado en Garita Norte.
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3.14 Los servicios de alimentación deben solicitarse utilizando la cédula de identidad o credencial provisoria mediante la obtención de un vale desde los equipos capturadores ubicados en los casinos.
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MANUALES USUARIO SGCAS
Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0 Perfil de usuario: Usuario ESED
Opendat S.A. Gerencia de Ingeniería y Desarrollo
Santiago Pio X 2446 Of. 1305 Fono/Fax: (02) 6581230
Antofagasta Uribe 1017 Of 201 Fono/Fax: (55) 251524
Iquique Avda Balmaceda 2740 Dpto. 607 Fono/Fax: (57) 483149
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ÍNDICE DE CONTENIDO 1. Propósito del Documento............................................................................................. 5 1.1 Aspectos Generales................................................................................................... 5 1.1.1 Acerca del alcance de este manual................................................................. 5 1.1.2 De los usuarios................................................................................................ 5 1.1.3 Contactos......................................................................................................... 5 2. Aplicación en Web......................................................................................................... 6 2.1 Objetivo...................................................................................................................... 6 2.2 URL del Sistema......................................................................................................... 6 2.3 Esquema de Navegación desde Web........................................................................ 6 2.4 Estructura General de las Aplicaciones...................................................................... 7 3. Pase de Visitas.............................................................................................................. 9 3.1 Objetivo...................................................................................................................... 9 3.2 Ejecución de la Aplicación.......................................................................................... 9 3.3 Creación de un Pase de Visita................................................................................. 10 3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato............................................ 12 3.5 Editar de un Pase de Visita...................................................................................... 13 3.6 Eliminar un Pase de Visita....................................................................................... 14 4. Pases de Trabajo......................................................................................................... 14 4.1 Objetivo.................................................................................................................... 14 4.2 Ejecución de la Aplicación........................................................................................ 14 4.3 Creación Pase de Trabajo........................................................................................ 15 5. Solicitud de Postulantes............................................................................................. 19 5.1 Objetivo.................................................................................................................... 19 5.2 Creación de Solicitud de Postulante........................................................................ 20 5.3 Aviso al Administrador de Contrato.......................................................................... 22 6. Solicitudes de Inducción............................................................................................ 23 6.1 Objetivo.................................................................................................................... 23 6.2 Ejecución de la Aplicación........................................................................................ 23 6.3 Creación de Solicitud de Inducción.......................................................................... 24 6.4 Eliminación de una Solicitud de Inducción............................................................... 25 7. Mantención Datos Empresa....................................................................................... 26 7.1 Objetivo.................................................................................................................... 26 7.2 Ejecución de la Aplicación........................................................................................ 26 7.3 Modificación de Datos de Empresa......................................................................... 27
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1.
Propósito del Documento
Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.
Su alcance está orientado a ser una guía, en relación a la dinámica de trabajo que va a tener que desarrollar el usuario definido según el perfil asociado. 1.1 Aspectos Generales 1.1.1
Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional, en consecuencia, no específica los procedimientos administrativos para la codificación ni las bases teóricas que sustentan la operación.
1.1.2
De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este sistema fue diseñado y construido.
Deben estar adscritos a un determinado Perfil que define los privilegios y el modo de operar e interactuar con el mismo. Además de su perfil, el Usuario puede tener acceso sobre una o más aplicaciones (programas) del sistema, estas características, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.
Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si ésta no es su situación, favor contáctese con el “Administrador General del Sistema” para requerir la capacitación respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.
Sólo personas autorizadas podrán hacer uso del sistema, para este efecto cada usuario posee un NOMBRE DE USUARIO y una CONTRASEÑA, esta última sólo debe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, será de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.
Ante la eventualidad de que la CONTRASEÑA se filtre o sea conocida por otras personas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al “Administrador General del Sistema” para que le asigne una nueva CONTRASEÑA.
1.1.3
Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Cía. Minera Doña Inés de Collahuasi. Fono consulta : (57) 51 6361 ó (02) 362 6361 Email :
[email protected]
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2. Aplicación en Web
2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a través de aplicaciones computacionales los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentación en las dependencias de Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi. 2.2 URL del Sistema La aplicación está disponible desde Internet en la siguiente página:
http://www.collahuasi.cl/sgcas
La pantalla que aparece una vez digitada la dirección anterior se presenta en la siguiente imagen:
Box para ingresar Usuario Botón para ingresar al sistema
Box para ingresar Contraseña
2.3 Esquema de Navegación desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEÑA el sistema le presentará un menú tipo árbol, con las opciones habilitadas para el usuario, como el menú que se muestra en la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegación en el sistema. Para activar una aplicación, el usuario debe hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.
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2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antes de comenzar a revisar las opciones que presenta el sistema para el perfil, es conveniente acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estándar de diseño, para la gran mayoría de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la información que administre la aplicación, habrá algunas diferencias en relación a este diseño estándar.
El diseño de las ventanas consta de 3 áreas, una superior y 2 inferiores. La figura siguiente muestra el esquema de las ventanas. Área Banner
Área de búsqueda y creación de registros
Área de detalle Área de listado
Cada una de éstas con un propósito específico:
Área Banner: Esta área identifica al usuario y dispone de la opción de volver al menú del sistema y la opción para salir del sistema. Salida del menú y salida del sistema
Área de Búsqueda y Creación de Registros: De acuerdo la opción de menú, en este sector el usuario puede ingresar los criterios para una Búsqueda, o Crear un registro de información. Regularmente en este sector se dispone de los siguientes íconos. Cada uno permite realizar una función específica:
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Activa la búsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresados previamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro. Limpia los datos en el bloque.
Área de Listado: De acuerdo a la opción de menú, lista todos los elementos del sistema, o todos aquellos que cumplan los criterios o filtros, ingresados por el usuario, de la búsqueda. Este sector sólo dispone de dos íconos en todas las ventanas, estos son:
Permite visualizar y modificar (editar) toda la información relacionada con el registro en el sector de Detalle.
Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema, también cumple la función de eliminación.
Área de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en el estilo de viñetas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la información, este sector presentará algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas más adelante.
Graba los cambios efectuados al registro editado.
Cancela la edición sin efectuar cambios.
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3. Pase de Visitas
3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los Pases de Visita.
3.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Visita
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla sólo muestra 2 áreas: Área Superior y Área de Listado.
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Los íconos disponibles en el área superior son:
Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita
Volver al menú Principal
3.3 Creación de un Pase de Visita
Se debe hacer clic en el Botón de creación de Pase de Visita
La pantalla que aparecerá es la siguiente:
En el área superior se debe ingresar información general acerca de la solicitud y de la empresa: - Fecha : Fecha de Solicitud. - Solicitante : Nombre. - Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena. - Transporte : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Observaciones : Si corresponde. - Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : Nº del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena). - Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato). - Área : Área que visitará. - Alimentación : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Alojamiento : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Indicaciones : Sólo si corresponde. Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.
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En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas. Los datos de las personas son: - Nº R.U.T. o Pasaporte - Indicar Tipo de Documento - Nombres y Apellidos - Cargo - Fecha Inicio y Fecha de Término de la Visita (plazo Máximo: 2 días) - Email de contacto. Para terminar, se debe hacer clic en el Botón de Grabar. El Sistema entregará un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.
La pantalla quedará de la siguiente manera:
Se deben ingresar todas las personas que entrarían como visita. Para Terminar se debe hacer clic en el Botón Grabar que se encuentra en el área superior.
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Aparecerá un aviso indicando el Nº del Pase.
Esta pantalla también indica que “Ha sido guardado EXITOSAMENTE”. Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recién creada. La imagen de la pantalla se muestra a continuación.
Al lado izquierdo aparecen los íconos de Eliminar, Edición y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recién creada. Eliminar Solicitud. Editar Solicitud. Permite hacerles modificaciones a la Solicitud. Enviar Solicitud.
3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Para finalizar completamente el Pase de Visita éste debe ser enviado al Administrador de Contrato para su aprobación o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el ícono correspondiente. Al hacer esto aparecerá un mensaje señalando el resultado del envío, tal como lo muestra la siguiente imagen:
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3.5 Editar de un Pase de Visita En este caso se dejó la Solicitud sin un Contrato asociado. Si se desea modificar la Solicitud se debe hacer clic en el botón de Edición.
La pantalla que se mostrará será la siguiente:
El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Al grabar la modificación aparecerá nuevamente un aviso indicando el Nº del Pase.
Esta pantalla también indica que “Ha sido guardado EXITOSAMENTE”. Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá nuevamente la Solicitud, pero con la modificación realizada.
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3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el ícono Eliminar.
4. Pases de Trabajo
4.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los Pases de Trabajo.
Los Pases de Trabajo se usan cuando una empresa contratista necesita subir personal a trabajar y este personal no está dentro de la nómina oficial de la empresa. Su presencia en faena se debe a trabajos que toman unos días y que una vez finalizados, deben salir de faena.
4.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Trabajo
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La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
En el área superior aparece un ícono para crear una Solicitud de Pase de Trabajo.
4.3 Creación Pase de Trabajo
La pantalla que aparece es la que se muestra a continuación:
Esta pantalla se divide en tres áreas: Superior, Listado y Detalle. En el área Superior se muestran los cuadros de texto que se deben llenar para crear una Solicitud de Pase de Trabajo. Estos datos son: 1. Fecha registro 2. Solicitante 3. Contrato 4. Nombre Administrador 5. Site 6. Fecha Inicial y Fecha de Término 7. Observaciones
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Luego de esto se debe comenzar con el ingreso de personas. Para este ejemplo se ingresarán los siguientes datos: 8. Fecha registro : 11-07-2007 9. Solicitante : Juan Carlos Herquiñigo 10. Contrato : OP-19-06 11. Nombre Administrador : Dante Ramos Brito 12. Site : Puerto Patache 13. Fecha Inicial : 14-07-2007 14. Fecha de Término : 19-07-2007 15. Observaciones : SIN OBSERVACIONES 16. RUT : 22222222-2 17. Tipo de Documento : RUT 18. Nombres : ROGELIO LUIS 19. Apellidos : PÉREZ GONZÁLEZ 20. Sexo : MASCULINO 21. Fecha Nacimiento : 01-02-1984 22. Turno : 5x2 23. Área : SERVICIOS GENERALES 24. Cargo : ELECTRICO 25. Profesión : ELECTRICO 26. País : CHILE 27. Ciudad : ANTOFAGASTA 28. Dirección : CONDELL 1234 29. Fono : 345678 30. Email :
[email protected] 31. Aviso y Fono Emergencia : Juanita – 345679 32. Fecha Inducción : 12-07-2007 La imagen con los datos es la siguiente:
Para continuar se debe hacer clic en el ícono Grabar.
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Con esto aparecerán los datos del trabajador en el área de listado (Registros)
Para continuar ingresando trabajadores al Pase de Trabajo, se debe completar el formulario con los datos del siguiente trabajador y hacer clic en el ícono de Grabar que se encuentra en el Área de Detalles. Una vez finalizado el ingreso de trabajadores, se debe hacer clic en el ícono de Grabar que se encuentra en el área superior. El resultado de esto se muestra en la siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá la Solicitud de Pase de Trabajo en la parte central de la pantalla, tal como lo muestra la siguiente imagen.
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Finalmente, para terminar con la Solicitud, ésta debe ser enviada al Administrador de Contrato. Para lograr esto, se debe hacer clic en el ícono de Enviar, el que se encuentra justamente a la izquierda del número de Solicitud. Al finalizar aparecerá el siguiente mensaje:
Con esto, termina la Creación de Pase de Trabajo. El proceso continúa con la aprobación del Administrador de Contrato. Al lado izquierdo del número de la Solicitud aparecen dos íconos más. Eliminar Solicitud. Se usa para eliminar una Solicitud que todavía no es enviada al Administrador de Contrato. Editar Solicitud. Se usa para realizar modificaciones a una Solicitud de Pase de Trabajo, antes de ser enviada al Administrador de Contrato.
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5.
Solicitud de Postulantes 5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para registrar los datos de los trabajadores permanentes de su empresa, es decir, se genera la postulación de los trabajadores.
Como ejecutar esta aplicación:
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Personal y Empresas – Registro de Postulantes
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
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En ella se muestran dos áreas: Área de Consulta y Área de Listado. En el Área de Consulta el usuario puede consultar las Solicitudes de Postulantes que cumplan con el criterio dado. Este criterio puede considerar: Periodo de creación de Solicitud de Postulante, Nombre de Postulante, Contrato de la Empresa y el Estado de la Solicitud. Hay tres íconos que tienen las siguientes funciones:
Borrar contenido de los criterios de búsqueda
Buscar las Solicitudes de Postulante
Crear una Solicitud de Postulante
En el Área de Detalle aparecen todas las solicitudes que ha realizado la empresa y el estado en que se encuentran. En este caso, se muestran dos (2) Solicitudes de Postulantes. La primera generada el 03 de julio de 2007 y la segunda generada el 04 de julio de 2007. Al lado derecho de cada una de ellas aparecen dos íconos:
Editar Solicitud del Postulante. Permite hacer modificaciones a la Solicitud.
Eliminar Solicitud del Postulante, sólo aquellas que no han sido enviadas al administrador de contratos CMDIC.
5.2 Creación de Solicitud de Postulante Para crear una nueva solicitud, se debe hacer clic en el ícono de Crear una Solicitud de Postulante.
La pantalla que aparecerá es la siguiente:
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En primer lugar se debe indicar: Solicitante Contrato Observaciones
: En este caso, Juan Carlos Herquiñigo. : Se debe seleccionar uno de los Contratos que aparece en el Listado. : Comentarios, si corresponde.
Los íconos disponibles en esta área son:
Enviar Solicitud al administrador de contratos CMDIC y genera email de aviso.
Vuelve a la pantalla inicial.
Posteriormente, en el Área de Detalle debe indicar los datos personales y datos laborales del postulante. Estos datos son: Datos Personales Identificador Tipo de Documento Nombres Apellido Paterno Apellido Materno Sexo Fecha de Nacimiento Dirección Ciudad País
: En este caso sería el número de RUT : Indicar si es RUT ó Pasaporte : Ingresar ambos nombres del postulante : Lo indicado : Lo indicado : Indicar Masculino ó Femenino : Lo indicado : Lo indicado : Lo indicado : Lo indicado
Avisar a (Emergencia) Teléfono (Emergencia) Fecha de Inducción
: Lo indicado : Lo indicado : Esta fecha es sugerida por el contratista, pero la fecha definitiva es determinada por Servicios Laborales.
Datos Laborales Fecha Inicio Contrato Fecha Término Contrato Tipo Contrato : Indefinido, Fijo, Honorario Profesión : Elegir en el listado Turno : Elegir en el listado Cargo : Elegir en el listado Área : Elegir en el listado Una vez finalizado el ingreso de los datos del postulante, se debe hacer clic en el ícono de Grabar. Al hacer esto, se generará la Solicitud, la cual debe ser vista por el Administrador de Contrato para su Aprobación o Rechazo.
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5.3 Aviso al Administrador de Contrato El aviso al Administrador de Contrato se realiza mediante un email que se genera al hacer clic en el ícono de Envío de Solicitud.
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6. Solicitudes de Inducción
6.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para registrar las Solicitudes de Inducción para los trabajadores de su empresa que requieran renovar la inducción. 6.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia: Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Solicitud de Inducción
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
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En ella se muestran tres áreas: Área Superior, Área de Listado y Área de Detalle. En el Área Superior el usuario puede entregar los datos básicos para la creación de una Solicitud de Inducción. Hay cuatro íconos que tienen las siguientes funciones:
Enviar. Enviar Solicitud al Administrador del Sistema.
Eliminar. Elimina una Solicitud de Inducción.
Cancelar Solicitud. Vuelve atrás limpiando las pantallas de las tres áreas.
Grabar. Graba la Solicitud de Inducción (Sólo si se ha seleccionado a alguno de los trabajadores existentes en la empresa)
6.3 Creación de Solicitud de Inducción Los pasos a seguir son:
En el Área de detalle se debe seleccionar al trabajador al que se le solicitará Inducción.
En este caso se seleccionará a Marcelo Farías. Una vez seleccionado, se debe indicar una fecha “sugerida” para este curso. En este caso, se ingresará la fecha 12/07/07 Luego de esto se debe hacer clic en el botón de Grabar que se encuentra en el área de detalle. Al hacer esto, el trabajador seleccionado pasará al área de Listado. Se debe continuar ingresando los trabajadores que debe renovar la Inducción.
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Cuando se ha finalizado de ingresar trabajadores se debe hacer clic en el botón de Grabar que se encuentra en área superior. Al hacer esto, se genera la Solicitud en el Sistema, y es la Solicitud que Servicios Laborales tendrá acceso desde su oficina. El resultado se podrá ver en la parte superior de la pantalla.
6.4 Eliminación de una Solicitud de Inducción que se Para eliminar una solicitud de inducción se debe hacer clic en el botón Eliminar encuentra al lado izquierdo de la Solicitud. El sistema pedirá confirmar su decisión antes de eliminarla definitivamente.
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7. Mantención Datos Empresa
7.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al usuario Contratista una herramienta que le permita hacer Mantención de los datos de su empresa en el Sistema de Control de Acceso.
7.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Personal y Empresas – Mantención Datos Empresa
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla está dividida en tres áreas: Área de Datos Empresa, Área de Contacto y Área de Detalles.
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7.3 Modificación de Datos de Empresa Para modificar los Datos de la Empresa en el Área de Datos Empresa, se debe modificar el dato que se encuentra en alguno de los cuadros de texto.
Los datos que se pueden modificar en esta Área son: 1. Representante Legal 2. Dirección 3. Ciudad 4. Fono 5. Fax, y 6. Email Una vez realizada la modificación, se debe hacer clic en el ícono de Grabar. También en esta pantalla se puede modificar la información del Contacto, la que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla. La imagen es la siguiente:
Aquí se pueden modificar la siguiente información del Contacto: 7. Nombre 8. Dirección 9. Fono 10. Ciudad, y 11. Email Una vez realizada la modificación, se debe hacer clic en el ícono de Grabar. En el Área de Detalles se puede apreciar que hay tres etiquetas: Turnos, Adm. Contrato, Subcontratistas. La etiqueta Turnos sólo muestra los turnos que tiene definidos la empresa.
En este caso, existe un turno llamado Prueba 7x7 y se encuentra ACTIVO. Cada empresa ESED debe informar y enviar la información de los turnos a CMDIC, con la respectiva información de la Inspección del Trabajo de la inscripción y/o autorización del turno de trabajo.
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La etiqueta Adm. Contrato muestra cada uno de los Contratos que tiene la empresa del usuario Contratista. En esta etiqueta, se puede cambiar y/o actualizar los datos del administrador del contrato.
En este caso hay 4 contratos, y cada uno de ellos tiene un Administrador que ha sido designado por la empresa mandante. Si la empresa mandante cambia su Administrador de Contrato, este dato se debe modificar en esta pantalla, haciendo clic en el ícono de Editar. Al hacer clic en este ícono la pantalla que se presenta es la siguiente:
En este caso, se puede modificar el nombre del Administrador, eligiéndolo desde una lista de Administradores. Si el nuevo administrador no aparece en la lista, puede ingresar los datos directamente en cada campo. Además se puede modificar el número de teléfono, celular y el email. Una vez realizada la modificación, se debe hacer clic en el ícono de Grabar. Si se desea limpiar los campos, se debe hacer clic en el ícono Cancelar.
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En la etiqueta Subcontratistas, se muestran los subcontratistas de la ESED, también, se puede generar una Solicitud de Registro de Subcontratista.
En este caso hay 2 empresas contratistas. Una de ellas, Tecnología Informática trabaja en 2 contratos: SGCF-920/29 y OPEN-14-2007. La otra empresa es CSC Chile Ltda. Con el contrato OP-19-06. En todos los casos se muestra la fecha de inicio y término del contrato. Si se desea agregar una nueva empresa subcontratista, se debe hacer clic en el ícono de Nuevo Subcontratista con el cual se genera una Solicitud de Subcontratista que debe ser autorizada por CMDIC. Al hacer esto se desplegará una pantalla para ingresar los antecedentes de la nueva empresa subcontratista y del contrato que los une con la empresa del usuario Contratista.
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Los datos a ingresar son: Contrato Mandante Contrato Fecha Inicio Fecha Término Dotación
: Contrato de servicios con CMDIC al cual se anexará el subcontratista. : Contrato entre la empresa mandante y el subcontratista (opcional). : Fecha de Inicio del Contrato. : Fecha de Término del Contrato. : Dotación Máxima acordada.
Empresas
RUT Razón Social Nombre de Fantasía Rep. Legal Dirección Ciudad Fono Fax Email Mutualidad % Cotización
: Lista de empresas definidas en el Sistema, si el subcontratista está en dicha lista se debe seleccionar de ella para el llenado de los campos siguientes. Si la empresa subcontratista no se encuentra en la lista, se deben llenar los campos siguientes. : RUT de la empresa subcontratista. : Razón Social del subcontratista. : Nombre de fantasía del subcontratista. : Nombre del representante legal. : Dirección comercial de la empresa subcontratista. : Ciudad. : Fono de la empresa. : Fax de la empresa. : Correo electrónico de la empresa subcontratista. : Mutualidad de la empresa subcontratista. : Es el porcentaje que se paga a la Mutualidad correspondiente.
Datos del Contacto Contacto Dirección Ciudad Fono Email
: Nombre del Contacto del subcontratista. : Dirección comercial del contacto. : Ciudad del contacto. : Fono del contacto. : Correo electrónico del contacto.
Datos del Administrador del Contrato Administrador : Nombre del administrador del contrato del subcontratista. Fono : Fono del administrador del contrato. Email : Correo electrónico del administrador. Una vez terminado el ingreso de datos, se debe hacer clic en el ícono de Grabar. La Solicitud de Subcontratista es enviada al contralor de Contratos de CMDIC, el cual revisa la documentación y aprueba la solicitud.
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Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0 Perfil de usuario: Adm. Contratos CMDIC
Opendat S.A. Gerencia de Ingeniería y Desarrollo
Santiago Pio X 2446 Of. 1305 Fono/Fax: (02) 6581230
Antofagasta Uribe 1017 Of 201 Fono/Fax: (55) 251524
Iquique Avda Balmaceda 2740 Dpto. 607 Fono/Fax: (57) 483149
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ÍNDICE DE CONTENIDO 1. Propósito del Documento............................................................................................. 5 1.1 Aspectos Generales................................................................................................... 5 1.1.1 Acerca del alcance de este manual................................................................. 5 1.1.2 De los usuarios................................................................................................ 5 1.1.3 Contactos......................................................................................................... 5 2. Aplicación en Web......................................................................................................... 6 2.1 Objetivo...................................................................................................................... 6 2.2 URL del Sistema......................................................................................................... 6 2.3 Esquema de Navegación desde Web........................................................................ 6 2.4 Estructura General de las Aplicaciones...................................................................... 7 3. Pase de Visitas.............................................................................................................. 9 3.1 Objetivo...................................................................................................................... 9 3.2 Ejecución de la Aplicación.......................................................................................... 9 3.3 Creación de un Pase de Visita................................................................................. 10 3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato............................................ 12 3.5 Editar de un Pase de Visita...................................................................................... 13 3.6 Eliminar un Pase de Visita....................................................................................... 14 4. Aprobación Administrador de Contratos.................................................................. 15 4.1 Objetivo.................................................................................................................... 15 4.2 Ejecución de la Aplicación........................................................................................ 15 4.3 Aprobación de Postulante........................................................................................ 16 4.4 Aprobación de Pase de Visita.................................................................................. 17 4.5 Aprobación de Pase de Trabajo............................................................................... 18 5. Consulta de Subcontratistas...................................................................................... 21 5.1 Objetivo.................................................................................................................... 21 5.2 Ejecución de la Aplicación........................................................................................ 21
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1.
Propósito del Documento
Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.
Su alcance está orientado a ser una guía, en relación a la dinámica de trabajo que va a tener que desarrollar el usuario definido según el perfil asociado. 1.1 Aspectos Generales 1.1.1
Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional, en consecuencia, no específica los procedimientos administrativos para la codificación ni las bases teóricas que sustentan la operación.
1.1.2
De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este sistema fue diseñado y construido.
Deben estar adscritos a un determinado Perfil que define los privilegios y el modo de operar e interactuar con el mismo. Además de su perfil, el Usuario puede tener acceso sobre una o más aplicaciones (programas) del sistema, estas características, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.
Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si esta no es su situación, favor contáctese con el “Administrador General del Sistema” para requerir la capacitación respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.
Sólo personas autorizadas podrán hacer uso del sistema, para este efecto cada usuario posee un NOMBRE DE USUARIO y una CONTRASEÑA, esta última sólo debe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, será de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.
Ante la eventualidad de que la CONTRASEÑA se filtre o sea conocida por otras personas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al “Administrador General del Sistema” para que le asigne una nueva CONTRASEÑA.
1.1.3
Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Cía. Minera Doña Inés de Collahuasi. Fono consulta : (57) 51 6361 ó (02) 362 6361 Email :
[email protected]
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2. Aplicación en Web
2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a través de aplicaciones computacionales los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentación en las dependencias de Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi. 2.2 URL del Sistema La aplicación está disponible desde Internet en la siguiente página:
http://www.collahuasi.cl/sgcas
La pantalla que aparece una vez digitada la dirección anterior se presenta en la siguiente imagen:
Box para ingresar Usuario Botón para ingresar al sistema
Box para ingresar Contraseña
2.3 Esquema de Navegación desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEÑA el sistema le presentará un menú tipo árbol, con las opciones habilitadas para el usuario, como el menú que se muestra en la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegación en el sistema.
Para activar una aplicación, el usuario debe hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.
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2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antes de comenzar a revisar las opciones que presenta el sistema para el perfil, es conveniente acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estándar de diseño, para la gran mayoría de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la información que administre la aplicación, habrá algunas diferencias en relación a este diseño estándar.
El diseño de las ventanas consta de 3 áreas, una superior y 2 inferiores. La figura siguiente muestra el esquema de las ventanas. Área Banner
Área de búsqueda y creación de registros
Área de detalle Área de listado
Cada una de éstas con un propósito específico:
Área Banner: Esta área identifica al usuario y dispone de la opción de volver al menú del sistema y la opción para salir del sistema. Salida del menú y salida del sistema
Área de Búsqueda y Creación de Registros: De acuerdo la opción de menú, en este sector el usuario puede ingresar los criterios para una Búsqueda, o Crear un registro de información. Regularmente en este sector se dispone de los siguientes íconos. Cada uno permite realizar una función específica:
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Activa la búsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresados previamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro. Limpia los datos en el bloque.
Área de Listado: De acuerdo a la opción de menú, lista todos los elementos del sistema, o todos aquellos que cumplan los criterios o filtros, ingresados por el usuario, de la búsqueda. Este sector sólo dispone de dos íconos en todas las ventanas, estos son:
Permite visualizar y modificar (editar) toda la información relacionada con el registro en el sector de Detalle.
Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema, también cumple la función de eliminación.
Área de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en el estilo de viñetas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la información, este sector presentará algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas más adelante.
Graba los cambios efectuados al registro editado.
Cancela la edición sin efectuar cambios.
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3. Pase de Visitas
3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los Pases de Visita.
3.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Visita
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla sólo muestra 2 áreas: Área Superior y Área de Listado.
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Los íconos disponibles en el área superior son:
Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita
Volver al menú Principal
3.3 Creación de un Pase de Visita
Se debe hacer clic en el Botón de creación de Pase de Visita
La pantalla que aparecerá es la siguiente:
En el área superior se debe ingresar información general acerca de la solicitud y de la empresa: - Fecha : Fecha de Solicitud. - Solicitante : Nombre. - Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena. - Transporte : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Observaciones : Si corresponde. - Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : Nº del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena). - Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato). - Área : Área que visitará. - Alimentación : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Alojamiento : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde. - Indicaciones : Sólo si corresponde. Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.
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En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas. Los datos de las personas son: - Nº R.U.T. o Pasaporte - Indicar Tipo de Documento - Nombres y Apellidos - Cargo - Fecha Inicio y Fecha de Término de la Visita (plazo Máximo: 2 días) - Email de contacto. Para terminar, se debe hacer clic en el Botón de Grabar. El Sistema entregará un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.
La pantalla quedará de la siguiente manera:
Se deben ingresar todas las personas que entrarían como visita. Para Terminar se debe hacer clic en el Botón Grabar que se encuentra en el área superior.
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Aparecerá un aviso indicando el Nº del Pase.
Esta pantalla también indica que “Ha sido guardado EXITOSAMENTE”. Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recién creada. La imagen de la pantalla se muestra a continuación.
Al lado izquierdo aparecen los íconos de Eliminar, Edición y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recién creada. Eliminar Solicitud. Editar Solicitud. Permite hacerles modificaciones a la Solicitud. Enviar Solicitud.
3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Para finalizar completamente el Pase de Visita éste debe ser enviado al Administrador de Contrato para su aprobación o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el ícono correspondiente. Al hacer esto aparecerá un mensaje señalando el resultado del envío, tal como lo muestra la siguiente imagen:
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3.5 Editar de un Pase de Visita En este caso se dejó la Solicitud sin un Contrato asociado. Si se desea modificar la Solicitud se debe hacer clic en el botón de Edición.
La pantalla que se mostrará será la siguiente:
El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Al grabar la modificación aparecerá nuevamente un aviso indicando el Nº del Pase.
Esta pantalla también indica que “Ha sido guardado EXITOSAMENTE”. Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá nuevamente la Solicitud, pero con la modificación realizada.
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3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el ícono Eliminar.
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4.
Aprobación Administrador de Contratos 4.1 Objetivo: El objetivo de esta aplicación es entregar al Administrador de Contrato una herramienta para aprobar los Pases solicitados (Postulantes, Pases de Visita, Pases de Trabajo).
4.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes Contratos
– Aprobación Adm.
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla muestra 3 áreas: Área Superior, Área de Listado y Área de Detalle.
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4.3 Aprobación de Postulante
En el área superior aparece una solicitud para ser aprobada por el Administrador de Contrato, en este caso el número de la Solicitud es: 500000178.
Al lado derecho de esta solicitud aparece un ícono al que se le debe hacer clic para ver el listado de personas que vienen en la solicitud. La lista aparecerá en el Área de Listado, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Para revisar los antecedentes del Postulantes se debe hacer clic en el ícono de detalle que se encuentra a la derecha del nombre del trabajador. Al hacer esto, en el Área de Detalle aparecerán los datos del postulante:
En esta pantalla el Administrador tiene 4 íconos para ejecutar las siguientes acciones:
Aprobar Solicitud
Rechazar Solicitud
Cancelar (volver atrás)
Grabar
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Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los íconos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el área de Detalle. El administrador debe actuar según su criterio. El ícono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificación o haga alguna indicación. Si no hay cambios, no se debe ocupar este ícono.
4.4 Aprobación de Pase de Visita Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Visita para aprobación, aparecerá dentro de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobación, tal como lo muestra la siguiente imagen.
En este caso aparece el Pase de Visita 500000182 el cual se encuentra para aprobación. Al lado derecho del Pase aparece el ícono de Detalle. Al hacer esto aparecerá la siguiente pantalla
En el Área de Listado Aparece una persona en el pase. Para ver el detalle de la persona de debe hacer clic en el ícono de Detalle.
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En el Detalle se verá la información que aparece en la siguiente imagen:
En esta pantalla el Administrador tiene 4 íconos para ejecutar las siguientes acciones:
Aprobar Solicitud.
Rechazar Solicitud.
Cancelar (volver atrás).
Grabar.
Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los íconos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el área de Detalle. El administrador debe actuar según su criterio.
El ícono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificación o haga alguna indicación. Si no hay cambios, no se debe ocupar este ícono.
4.5 Aprobación de Pase de Trabajo Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Trabajo para aprobación, aparecerá dentro de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobación, tal como lo muestra la siguiente imagen:
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En este caso el Administrador de Contrato debe aprobar el Pase de Trabajo número 500000185. Para aprobar el pase debe hacer clic en el ícono que se encuentra a la derecha del Pase. Al hacer lo anterior, se mostrará en el área de listado la lista con las personas contenidas en el Pase de Trabajo. En este caso, sólo hay una persona. La lista que se mostrará al usuario será la siguiente:
Para autorizar a una persona en particular se debe hacer clic en el ícono de detalle. Al hacer clic se mostrará el siguiente detalle de la persona:
Para asignar servicios de Casino, se debe hacer clic en el ícono de Asignación de Servicios el que está representado por el siguiente ícono . La pantalla de asignación de servicios es la siguiente:
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En este caso se asignará Almuerzo Estándar. Luego de grabar la asignación de debe hacer clic en el ícono de Aprobación. En caso de no aprobar la Solicitud de Pase de Trabajo, se debe hacer clic en el ícono de Rechazo.
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5.
Consulta de Subcontratistas
5.2 Ejecución de la Aplicación
Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:
Opciones – Control de Acceso – Personal y Empresas – Consulta de Subcontratistas
5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Administrador de Contrato una herramienta para Consultar acerca de las empresas subcontratistas registradas en la Base de datos del sistema.
La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla muestra solamente el listado de las empresas. Este listado puede ser exportado a Excel haciendo clic en el ícono
, que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Además,
se puede llamar a la aplicación QMS que permite tener acceso a los datos que definen esta consulta y poder administrarlos de manera diferente. El ícono es
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