Manual Curso Primavera-2da Parte PDF
May 10, 2024 | Author: Anonymous | Category: N/A
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________
INTRODUCCION A PRIMAVERA P6 Procesos de Dirección de Proyectos La estructura jerárquica de la información sirve como una base antes de la adición de la información del proyecto. El siguiente es una secuencia sugerida para definir esta estructura: 1) Definir la Estructura de Descomposición de la Organización (OBS) que es el arreglo jerárquico de la estructura de gestión de tu empresa, ya sea en roles o en individuos.
2) Definir la Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) que es el arreglo jerárquico que identifica los proyectos en la empresa y permite organizar y gerenciar esos proyectos.
Ponente: Marcos Moscoso Luyo
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 3) Definir la Jerarquía de Recursos que reflejan la estructura de recursos de tu organización y brindan soporte al asignamiento de recursos de las actividades.
4) Para cada proyecto, definir la Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS), que es el arreglo jerárquico de los productos o servicios producidos durante y por un proyecto.
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DESCUBRIENDO EL ENTORNO DE PRIMAVERA P6
Ingresar a Primavera P6 En esta lección se describirá como acceder al software Primavera P6 PPM 8.2 y las Características generales con las que cuenta, la interfaz de usuario y como realizar algunas tareas básicas. Para iniciar Primavera P6 PPM 8.2: 1) Pulse en el botón Inicio, luego vaya a todos los programas, busque la carpeta Oracle-Primavera P6, y luego pulse sobre el icono P6 Professional 2) A continuación se mostrará la ventana de inicio, que solicitará ingresar su Nombre de Inicio de Sesión y su Contraseña.
3) Puede seleccionar la Base de datos que contiene la información de su organización. Ya que este curso no abarca los temas de conexión y configuración deje la base de datos que por defecto figura. 4) Pulse en el botón Aceptar, Primavera P6 PPM 8.2 se conectará a la base de datos y cargará toda la información necesaria para trabajar. Al ingresar a Primavera P6 PPM 8.2 podrá observar diferentes ventanas dependiendo de la configuración y los permisos con los que cuente.
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Espacio de Trabajo A continuación se mostrará el espacio de trabajo en cual cuenta con las áreas de trabajo y barras de herramientas.
Ventana Principal: Hay en total doce ventanas principales en Primavera P6 PPM 8.2. Puede abrir tantas ventanas como sea necesario, cada una de estas ventanas abiertas se mostrarán como una pestaña debajo de la barra de herramientas.
Menú Principal: Utilice la barra de menús para acceder a todas las funciones disponibles en el módulo.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Proyecto: Utilice la barra de herramientas del proyecto para acceder a las ventanas y cuadros de diálogo en el que puede ver, añadir, editar y borrar datos a nivel de proyecto, tales como actividades, la EDT y asignaciones de recursos.
Empresa: Utilice la barra de herramientas de la empresa para acceder a ventanas y cuadros de diálogo en el que puede ver, añadir, editar y borrar datos a nivel de empresa, como las EPS, recursos, roles e informes.
Estándar: Utilice la barra de herramientas estándar para realizar las funciones, tales como abrir, cerrar, y la creación de proyectos.
Imprimir: Utilice la barra de herramientas de impresión para imprimir el contenido de la ventana abierta y definir opciones de impresión.
Diseño Superior: Utilice la barra de herramientas de Diseño Superior para personalizar el diseño de la parte superior de la ventana activa.
Diseño Inferior: Utilice la barra de herramientas Diseño Inferior para personalizar el diseño de la parte inferior de la ventana activa.
Diseño: Utilice la barra de herramientas de Diseño para personalizar el diseño de la ventana activa, nos permite configurar como se muestran las columnas, barras y aplicar filtros a las actividades.
Herramientas: Utilice la barra de herramientas de Herramientas para planificar y sumarizar proyectos, nivelar recursos, actualizar el progreso, aplicar los datos reales, ver el rendimiento entre otras opciones
Mostrar: Utilice esta barra de herramientas de Mostrar para hacer zoom dentro y fuera de la pantalla actual, expandir o contraer los elementos de datos y mostrar u ocultar cuadros de ayuda.
Editar: Utilice la barra de herramientas de Editar para agregar, eliminar, cortar, copiar y pegar objetos de datos, disolver y vincular las actividades, deshacer una acción, entre otras opciones.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Asignar: Utilice la barra de herramientas de Asignar para asignar recursos,
roles,
códigos
de
actividad,
actividades
predecesoras,
actividades sucesoras, entre otras opciones.
Mover: Utilice la barra de herramientas de Mover para mover el objeto seleccionado alrededor de las vistas de jerarquía.
Trabajando con las Barras de Herramientas y Menús Primavera P6 PPM proporciona Barras de herramientas personalizables que le permiten acceder rápidamente a todas las ventanas disponibles, cuadros de diálogo y la funcionalidad asociada. Usted puede:
Mostrar
u
ocultar
las
Barras
de
herramientas:
Diríjase
al
menú Ver, dentro las opciones de Barra de Herramientas pulse en Personalizar...
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Seleccione la barra que desea ocultar o mostrar, habilitando o quitando el check.
Mover las Barras de herramientas: Podemos desplazar las Barrar de herramientas hacia donde dispongamos, para esto, pulse sobre las líneas punteadas al inicio de cada barra de herramientas y desplácela.
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TIPOS DE AYUDA QUE OFRECE PRIMAVERA P6 El recurso de ayuda de “Consejos” es una ventana explicativa, que se abre cuando el Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como un “diccionario” que explica el concepto del campo. 1. Utilizar la “Ayuda” (Help)
2. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecución El Asistente de Ejecución guía sus pasos durante la creación de nuevas actividades o nuevos recursos. Para activar o desactivar el Asistente de Ejecución, presione Edit User-Preferences y seleccione la carpeta Assistance
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ . En la sección Wizard mantenga marcados los ítems Use New Resource Wizard y Use New Activity Wizard
Abrir un Proyecto Existente
Seleccione la Cartera o Portafolio de Proyectos en la cual se encuentra el proyecto que desea abrir.
Seleccione el nodo de la EPS donde se encuentra el proyecto que desea abrir y a continuación seleccione el proyecto. Por último pulse en Abrir para abrir el proyecto.
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Manejo de la EPS y OBS La EPS constituye la estructura jerárquica de los proyetos en su empresa. Cada nodo de la EPS se puede subdividir en múltiples niveles para representar el trabajo que hay que hacer en su organización. El número de niveles y su estructura dependerá del alcance de los proyectos en su organización y cómo desea resumir los datos. Para visualizar la estructura de proyectos: 1) En la barra de menú, seleccione Empresa, luego busque Estructura de Proyecto Empresarial.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) Se mostrará la ventana de EPS.
3) Si desea visualizar la EPS creada en forma de organigrama, pulse en la lista desplegable Mostrar: y seleccione la opción Vista de Gráfico.
Describir la Estructura de Desglose Organizacional (OBS) La Organizational Breakdown Structure (OBS) es el arreglo jerárquico que representa a los directivos responsables de los proyectos de su empresa. Puede ser representada por las funciones que componen sus niveles gerenciales o departamentos de la empresa. Hay que tener en cuenta que cada nivel de OBS está asociado a uno o más nodos de la EPS. Además cada nivel de la OBS está también asociado a uno o más niveles de la WBS, siendo responsable por todo el trabajo incluido en el ítem de la WBS correspondiente. Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de Primavera P6 PPM 8.3 tenga acceso a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS.
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Relación entre la EPS y la OBS Hay que tener en cuenta que en Primavera P6 cada nodo de la OBS, contiene un listado de usuarios con diferentes perfiles de seguridad, lo que permite que el usuario asignado tenga el acceso solo al nodo EPS correspondiente. Cuando usted asocia un nodo de la OBS a un nodo de la EPS, todos los proyectos del nodo de la EPS son administrados por el nodo de la OBS y sus usuarios. El siguiente ejemplo representa como la OBS y la EPS se interrelacionan dentro de una rama del EPS.
Se puede observar que a cada nodo EPS o proyecto le corresponde un responsable en la OBS.
Visualización de la OBS Para visualizar la OBS debemos ir al Menu Principal, seleccione Empresa y luego buscamos la opción OBS. Si contamos con los permisos necesarios podemos crear y/o modificar una OBS para la empresa en la cual nos encontramos con la ayuda de los comandos Agregar, Suprimir/Fusionar, Cortar y Copiar
Descripción de las Pestañas de Información de la OBS
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ En la pestaña General es posible hacer una descripción de ese nivel de la estructura. La pestaña Usuarios lista los usuarios que tienen acceso a este nivel. La pestaña Responsabilidad se lista los proyectos y/o WBS que están designados Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama: Haga clic en Mostrar y seleccione la opción Vista de Gráfico.
Crear un Proyecto Antes de crear un proyecto, hay que tener en cuenta lo siguiente:
Cada proyecto está asociado al EPS
A cada proyecto es designado un Responsable a través de la OBS
Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valores estándares que serán utilizados por recursos, Actividades y cálculos. Para crear un nuevo proyecto: 1) Seleccione Archivo y luego la opción Nuevo. También puede hacer clic en el icono Nuevo en la Barra de herramientas Estandar. A continuación se inicia el asistente Crear un nuevo Proyecto.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) Seleccione el nodo de la EPS a la que desea agregar el nuevo proyecto. 3) Escriba un ID de proyecto y el nombre del proyecto para el nuevo proyecto.
4) Especifique la Fecha de inicio prevista para el proyecto y, si es desea, una fecha de culminación. 5) Seleccione un gerente responsable. El elemento OBS que seleccione aquí aparece en la parte superior de la OBS nuevo proyecto. 6) Seleccione el tipo de tarifa que desea que el proyecto utilice de forma predeterminada para nuevos recursos y asignaciones de funciones. 7) Pulse en Finalización.
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Definición de Calendarios Calendarios por Defecto de la Base de Datos Para seleccionar el calendario por defecto para la Base de Datos haga lo siguiente: 1) En el Menú Principal vaya a Empresa y luego busque Calendarios
2) A continuación se visualizará la Ventana de Calendarios. Un punto importante es que los periodos no laborales en todas las vistas son heredadas del Calendario por defecto de la Base de Datos definido aquí.
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Calendarios Globales, de Proyectos y de Recursos 1) Creación de Calendarios Global o de Proyecto. Un proyecto debe estar activo para crear un calendario de proyecto. Puede crear un calendario nuevo de proyecto copiando un calendario global existente. Nota: A los calendarios Globales y de Recursos se puede acceder con o sin que estén todos los proyectos abiertos mientras que para un calendario de proyecto sólo se puede copiar, modificar o eliminar cuando el proyecto se encuentra abierto.
Para crear un nuevo calendario global o de proyecto siga los siguientes pasos: 1) Seleccione el menú Empresa y a continuación pulse en Calendarios 2) A continuación se abrirá la ventana de Calendarios. Seleccione Global o de Proyecto (según el tipo de calendario que requiere trabajar). 3) A continuación pulse el botón Agregar para crear un nuevo calendario o seleccione un calendario Global existente para copiarlo.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 4) Asigne un nombre. Lo mejor es mantener nombres cortos, así serán fácilmente visualizados en una columna de información o en la pestaña de detalles de las actividades.
2) Creación de Calendarios de Recurso Un calendario de Recursos o un Calendario Global pueden ser asignados a uno o más recursos. Esto es diferente de otros softwares donde cada recurso tiene su propio calendario basado en un calendario del proyecto y muchos recursos no son capaces de compartir un calendario. Para crear un calendario compartido de recursos haga lo siguiente: 1) En el Menú Principal vaya a Empresa y luego busque Calendarios
2) En la ventana Calendarios seleccione la opción Recursos.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 3) Pulse en la sección Calendario de recursos compartido. Luego pulse en Agregar para crear un nuevo calendario. 4) A continuación selecciones el calendario global de donde heredara fechas no laborales y otras restricciones. Pulse Seleccionar. 5) Regresará a la ventana de Calendarios para escribir el nombre del nuevo calendario.
6) Si desea pulse en Calendarios de Recursos personales para crear un calendario para un recurso específico.
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Estructura de Desglose de Tareas (WBS) Un WBS es una jerarquía de trabajo que se debe realizar para completar un proyecto. La WBS se estructura en niveles de detalle de trabajo, comenzando por el propio entregable, y se separa en elementos de trabajo identificables. Cada proyecto tiene su propia WBS con el nivel más alto elemento que es igual a la de cada nodo EPS o proyecto. Cada elemento de la WBS puede contener niveles más detallados actividades, o ambas cosas. Cuando se crea un proyecto, el director del proyecto generalmente desarrolla la primera WBS, asigna los documentos a cada elemento de la WBS y a continuación define las actividades para llevar a cabo el trabajo del elemento. Además de las asignaciones de documentos y la actividad, cada elemento de la WBS también tiene asignado un calendario, y un elemento asignado de la OBS responsable de todo el trabajo incluido en el elemento de la WBS.
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Definir una WBS Para crear un WBS siga el siguiente procedimiento: 1) En la Barra de Herramientas Proyecto presione el ícono WBS: El primer nivel de la WBS es el propio proyecto.
2) En la Barra de Herramientas Editar, presione Agregar e ingrese los códigos WBS y descripciones conforme a la WBS que desea representar. 3) El responsable por los niveles de la WBS por defecto será el responsable del proyecto. 4) Crear múltiples niveles de una WBS 6) Para crear múltiples niveles de una WBS en el software use los botones de la Barra de Herramienta Editar.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 7) Los botones disponibles son Agregar, Suprimir, Cortar, Copiar y Pegar. Los cuales cumplen sus funciones referentes a la adición o retiro de información.
Asignar responsables a cada elemento de la WBS Para asignar un responsable a cada elemento de la WBS haremos lo siguiente: 1) Primero debemos seleccionar el elemento o nodo de la WBS que deseamos editar y luego dirigirnos a la pestaña General.
2) Una vez en la pestaña General pulsamos sobre el campo Gestor Responsable y desplegaremos una ventana para seleccionar la lista de Gestores Responsables existentes en el software. Estos Gestores pertenecen a la OBS.
3) Seleccionamos el Gestor que queremos asignar y presionamos sobre el botón Seleccionar.
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PLANIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA I – CREACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. Las actividades son los elementos fundamentales de trabajo de todo proyecto. Son el nivel más bajo de la Estructura de Desglose de Tareas o WBS y la menor subdivisión de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto. Para poder trabajar con las actividades lo primero que necesitamos hacer es lo siguiente: 1) Abrir la ventana Actividades: Para ello pulse en Proyectos situado en el Menú Principal y luego seleccione la opción Actividades. A continuación se mostrarán las actividades del proyecto que haya seleccionado previamente. 2) Seleccione la actividad cuya información que desea definir y/o modificar. 3) Pulse el botón derecho y se visualizará el Menú Secundario luego seleccione Detalles de Actividad. A continuación en la parte inferior de la ventana se mostrara un conjunto de pestañas que mostrarán información de la actividad. Este conjunto de pestañas se llama la Barra de Detalles
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Definiendo tipos de actividades En un proyecto el tipo de actividad se debe definir siempre. Estos tipos de actividades afectan el cálculo de la duración de una actividad y/o sus fechas respectivas. Para cambiar el tipo de actividad debemos realizar lo siguiente: 1) En el Menú Principal seleccione Proyecto, y dentro busque la opción Actividades. 2) Seleccione la actividad con la que desea trabajar. 3) Seleccione el botón Detalles en la Barra de herramientas Diseño Inferior (en el caso que no se muestre la Barra de Detalles), luego vaya a la pestaña General. 4) Dentro de la pestaña General busque la opción Tipo de Actividad. Aquí podrá definir el tipo de actividad que requiere.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ A continuación explicaremos brevemente en que consiste cada Tipo de Actividad.
Dependencia de Recurso: Indica que cada recurso de la actividad es programado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo de actividad es más usado cuando la duración de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos
atribuidos.
Típicamente,
usted
usará
Actividades
tipo
Dependiente de Recurso cuando los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar de forma independiente.
Dependiente de Tarea: Indica que los recursos de una actividad son programados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al Calendario de la Actividad, al revés de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella. Típicamente, usted usará Actividades tipo Dependiente de Tarea cuando diversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos. Hitos de Finalización e Inicio: Un "Hito” indica que la actividad marca el inicio y el fin de los estados principales de un proyecto. Una actividad "Hito” puede tener gastos, mas nunca costos basados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos. Una actividad "Hito” no tiene duración. Un "Hito de Inicio” no posee la fecha de fin y un "Hito de Fin” no posee la fecha de inicio. Nivel de Esfuerzo: Indica que la duración de la actividad depende de sus predecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones. Típicamente, usted usará el tipo de Actividad Nivel de Esfuerzo para Actividades que acontecerán dependiendo de otras Actividades. Por
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ ejemplo, trabajo administrativo, un guarda de seguridad o algún aspecto
de
gerenciamiento
de
proyecto.
"Es
generalmente
caracterizado por un ritmo uniforme de desempeño de trabajo durante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas.” Según definición del PMBOK Resumen de Desgloce de Tareas (Resumen WBS): Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS. Forma un Tipo de Actividad que comparte un nivel común de WBS. Las fechas calculadas en una actividad de Resumen WBS se basan en la fecha de inicio más pronta de las actividades del grupo y en la fecha más tardía de estas actividades. No podrán ser atribuidas restricciones en una actividad de tipo Resumen WBS.
SECUENCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO l MDP (Método de Diagrama de Procedencia) es un método de construcción de un diagrama de Red de Actividades del proyecto que usa cajas o rectángulos, llamados nodos, para representar actividades y los conecta por flechas que muestran las dependencias. La figura muestra una Red de Actividades del cronograma del proyecto simple, diseñado usando el MDP. Esta técnica también es llamada de actividad en el nodo (AEN) y es el método usado por la mayoría de los paquetes de softwares de gerencia de proyectos. El MDP incluye cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia: 1) Fin a Inicio (Finish to Start - FS): El inicio de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora.
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2) Fin a Fin (Finish to finish - FF): El término de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora.
3) Inicio a Inicio (Start to Start - SS): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.
4) Inicio a Fin (Start to finish - SF): El término de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora
Crear relaciones entre las Actividades desde el Detalle de Actividades También puede crear relaciones de dependencia entre las actividades desde la Vista de Actividades en forma de Tabla. Para crear relaciones entre las Actividades 1) En el Menu Principal seleccione Proyectos y luego vaya a Actividades. Se mostrará la Ventana de Actividades del Proyecto.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) Seleccione la actividad que desea editar. 3) Seleccione el botón Detalles en la Barra de herramientas Diseño Inferior (en el caso que no se muestre la Barra de Detalles), luego vaya a la pestaña Relaciones 4) En la pestaña Relaciones podrá asignar la actividad predecesora y/o sucesora de la actividad actual que ha seleccionado en el paso número dos. Para ello pulse en el botón Asignar y se mostrara una ventana con todas las actividades del proyecto. Seleccione la actividad y luego pulse el botón Asignar. La función Enlazar Actividades permitirá crear relaciones de Fin - Inicio entre las actividades seleccionadas. El orden en el cual ellas son seleccionadas es el orden mandatario en la cual se crearán las relaciones.
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ROLES Y RECURSOS
Creación y asignación de roles Los roles son títulos o habilidades de trabajo personal del proyecto, como ingeniero mecánico, inspector o carpintero. Representan un tipo de recurso con un cierto nivel de competencia, en lugar de un individuo específico. Roles también pueden asignarse a los recursos específicos para identificar aún más las habilidades de ese recurso. Por ejemplo, un recurso puede tener un papel de un ingeniero y manage 1. Nos dirigimos a : Enterprise – Roles
2.
Agregamos un nuevo Rol : Add
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 3. Asignamos recursos al Rol creado
Definiendo los recursos Los Recursos son los responsables por el trabajo ejecutado en todo el proyecto y se dividen en personas, máquinas y materiales. Los Recursos se encuentran siempre en función del tiempo y generalmente son reutilizados entre actividades y proyectos. En Primavera se puede: • Soporta una asociación jerárquica de recursos y actividades • Distinguir entre recurso humano, máquina y material • Crear y asociar calendarios y recursos • Definir status de los recursos e informaciones. Para definir los recursos en Primavera, siga los siguientes pasos: 1) En el Menú Principal seleccione Empresa y luego vaya a Recursos
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) A continuación pulse sobre Mostrar, seleccione Filtrar por y elija todos los recursos. Primavera mostrara todos los recursos de la organización y los mostrará jerarquizados.
3) Adiciona el recurso utilizando el botón Agregar. También puede realizar esto pulsando sobre un recurso existente con el botón derecho y pulsar en Agregar. A continuación use las flechas de Mover para colocar el nuevo recurso según su jerarquía.
4) En la pestaña General de los Detalles de la Actividad escriba el nombre, el ID y si el recurso está activo. También puede agregar otros campos como se ve en la figura. 5) Pulse en Detalles para definir el calendario, el tipo de recurso, y las horas por defecto.
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6) Pulse en Unidades y Precios y especifique una fecha de vigencia (desde cuando el recurso estará activo), las horas máximas que puede trabajar al día y el precio del recurso.
Identificar diferencias entre recursos de material, trabajo y no trabajo Es importante tener bien en claro la diferencia entre los 3 tipos de recursos que tiene Primavera: • Mano de obra (Trabajo), esta opción se utiliza para crear recursos de personal. Es representado el icono de una persona que está al lado del ID. • Equipamiento (no trabajo), esta opción se utiliza para para crear recursos como equipos de la empresa. Es representado el icono de una rueda que está al lado del ID. • Material, para crear recursos como material a utilizar. Es representado el icono de un ladrillo que está al lado del ID. En la pestaña de Recursos, seleccione el recurso el cual desea asignar el tipo. 1) Luego en la pestaña de Detalles de recursos, seleccione Detalles 2) Si usted desea indicar que el recurso seleccionado, realiza el trabajo, que se mide en unidades de tiempo, seleccione la opción Mano de obr
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 3) Si usted desea indicar que el recurso seleccionado no realiza trabajo, por ejemplo, si el recurso es algún equipo como maquinaria, entonces debe de elegir Equipamiento. El recurso Equipamiento se mide en unidades de tiempo. 4) Si usted desea indicar que el recurso seleccionado se mide en unidades diferentes del tiempo, elija Material. Si ha seleccionado material como el tipo de recurso, seleccione una unidad de medida para el recurso
ASIGNANDO RECURSOS A ACTIVIDADES Para asignar recursos a las actividades siga los siguientes pasos: 1) Abra un proyecto y luego diríjase a la ventana Actividades 1) En la ventana Actividades seleccione la actividad a la que desea asignar un recurso. Pulse el botón derecho y seleccione Detalles de Actividad y elija la pestaña de Recursos
3) Seleccione Agregar recurso y elija el recurso que desea asignar. 4) Seleccione el botón Asignar, y a continuación seleccione el botón Cerrar
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Asignando costos a las actividades 1) Asignando Costos Los costos en Primavera van relacionados con los recursos (personal, maquinaria y materiales), es decir, cuando nosotros añadimos un recurso automáticamente estamos asignando a la actividad Costos. Para observar los costos de la actividad siga los siguientes pasos: 1) Vaya a la ventana de Proyectos, y luego a la ventana Actividades. 2) A continuación, seleccione la actividad cuyos costos desea observar. 3) Pulse el botón derecho y seleccione Detalles de Actividad y elija la pestaña de Recursos
Para introducir un costo presupuestado o previsto para la actividad, escriba el valor en la columna Presupuestado Costo.
Si usted desea introducir el costo real o actual de la actividad, escriba el valor en la columna Costo real.
Para introducir el costo restante de la actividad, escriba el valor en la columna Costo restante. Recuerde que sólo puede entrar costo restante para actividades que están en curso.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 4) El costo total de la actividad dividido entre los tipos de recurso lo podemos ven en el Detalle de Actividad Estado.
DEFINIENDO LA LÍNEA BASE DEL PROYECTO Una línea base es una copia completa de un plan de proyecto que incluye las relaciones, las entradas del bloc de notas y los códigos.
Al asignar una Línea Base ejecuta una copia completa del proyecto, incluyendo las relaciones, las entradas del bloc de notas y los códigos. De esta manera, será posible comparar el progreso del proyecto en curso contra un Programa Base. Las lineas base, son por lo general una copia de un programa original no actualizado que se ha acordado en el contrato como Base de Proyecto o Programa de Destino que se utilizan para evaluar e informar el progreso a un cliente; también proporciona una base para los pedidos de Extensión de Plazos y otros reclamos contractuales que se pueden hacer sobre la base de estos programas de Base de Proyecto/ Programa Base. Permiten a la administración comprobar el rendimiento y tomar decisiones sobre cómo gestionar el proyecto. Son mostradas exactamente de la misma forma que los Programas Base de Administración. Usted puede guardar un número ilimitado de líneas base por proyecto, sin embargo, el número de líneas base que en realidad se puede guardar por proyecto
está
determinado
por
la
configuración
de
preferencias
administrativas, que suelen ser controlados por el administrador.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Si no se establece ninguna Línea Base no es posible actualizar el cronograma por primera vez. Para crear una Línea base: 1) Elija el menú Proyecto, y luego busque Mantener Bases
3) A continuación se abrirá la ventana Mantener Bases 4) Pulse en Agregar y abrirá la ventana Agregar Nueva Base
5) Seleccione si desea guardar una copia del proyecto actual como una nueva línea base o convertir otro proyecto en una línea base del proyecto actual, pulse en Aceptar.
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Asignación de líneas base a los proyectos Para Asignar una Línea Base ejecute los siguientes pasos: 1) Seleccione el menú Proyectos y busque la opción Asignar Bases.
2) En la ventana emergente Asignar Base:
Proyecto: Seleccione el proyecto al será asignado la linea base.
Base de proyecto: Seleccione la linea base que desea asignar.
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Mostrando barras de línea base en el Diagrama Gantt Debemos hacer el siguiente procedimiento para mostrar la barra de la línea base y que esta sea la asignada al proyecto. 1) Una vez que se haya creado la línea base y se hayan definido cuál es la Línea Base del proyecto y cuál es la línea base de usuario primario. Pulse el botón derecho del cursor sobre el Diagrama de Gantt de la ventana Actividades y elija la opción Barras 2) En la ventana Barras seleccione la opción que tiene nombre Primary Baseline, y pulse en el campo Escala de tiempo.
Nota: Seleccione Barra de base de Proyectos si desea que la barra de línea base utilice la base de proyecto, si desea que la barra represente la Base de usuario de proyecto seleccione la opción Barra de base primaria. Por defecto 3) De igual manera debemos de configurar los hitos, para ello seleccionamos la barra Baseline Milestone. En escala de tiempo seleccione Barra de base de proyecto o Barra de base de proyecto. 4) Una vez activados y configurados la línea base pulse en Aplicar y luego en Aceptar. 5) En el Diagrama de Gantt se mostrará la barra de línea base.
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Layouts Para ejecutar un layout siga el siguiente procedimiento: 1) En la pestaña Vista, seleccionar Layouts
2) Debemos guardar el Layout actual
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Importar y exportar información 1) En la pestaña Archivo nos dirigimos a Exportar
2) Seleccionamos el modo de exportación
3) Elegimos los datos a exportar
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 4) Elegimos nombre y ubicación del archivo y damos clic en Finalizar
Para Importar 1) En File nos dirigimos a Importar:
2) Los siguientes pasos son los mismos que cuando exportamos, con la diferencia de que en lugar de elegir una ubicación de salida de archivo elegimos el archivo anteriormente exportado
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Ejecutar un informe del cronograma Para ejecutar un informe siga el siguiente procedimiento: 1) En la ventana de Informes, seleccione el informe
2) Pulse el botón derecho del cursor. A continuación seleccione Ejecutar.
3) Luego de ello se mostrará la ventana de Ejecutar Informe.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 4) Seleccione a donde quiere enviar el informe, así como el nombre del archivo de salida en caso la salida seleccionada sea Archivo HTML o Archivo de texto. Pulse en Aceptar.
En la figura se muestra la ventana que sale al seleccionar Selección Preliminar.
5) Para configurar el encabezado y pie de página pulse en el botón configuración de página
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Controlando el Cronograma Usted debe registrar lo realizado en el cronograma, en intervalos regulares. Generalmente los datos reales diferente de lo planeado en el tiempo y costo asociados a una actividad. Para el proceso de actualización siga los siguientes pasos: 1) Cree y asigne una Línea Base, una vez que se ha asignado una línea base comienza el proceso de actualización.
2) Prevea la nueva Fecha de Datoscon el Reflector de Progreso.
3) Actualice lo realizado en el proyecto. 4) Calcule el cronograma. No olvide verificar la nueva Fecha de Datos.
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5) Monitoree el progreso del proyecto
Actualizando Actividades 1) Actualizando una Actividad Finalizada: Para actualizar una actividad finalizada usted debe registrar las fechas de inicio y de terminación real, registrar la utilización de los recursos usados y registrar los costos reales.
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Para actualizar las fechas de una Actividad Finalizada 1) Seleccione la actividad que desea actualizar 2) Luego vaya a la Barra de Detalles de la Actividad y seleccione la pestaña de Estado. 3) Seleccione Iniciado y a continuación pulse sobre el selector de fecha. A continuación se desplegará el calendario para seleccionar la fecha a actualizarse. Repita el mismo paso para seleccionar Finalizado. 4) Tras realizar esto, la actividad cambiará de coloración a azul lo que indica que ha sido finalizada.
Para actualizar los recursos de una Actividad Finalizada 1) Seleccione la actividad que desea actualizar 2) Luego vaya a la Barra de Detalles de la Actividad y seleccione la pestaña de Recursos. 3) Busque la columna Unidades Reales y registre las unidades reales utilizadas para completar la actividad.
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Si usted desea que la cantidad de Unidades Reales se actualice automáticamente cuando se actualiza las fechas de inicio y finalización de la actividad debe activar en la configuración del proyecto Volver a calcular unidades y costo real cuando cambie el porcentaje de finalizado de la duración que se encuentra en la barra de detalles del proyecto en la pestaña de Cálculos.
2) Actualizando una Actividad en Progreso: Para actualizar una actividad en progreso usted debe registrar las fechas de inicio real, registrar la Duración Restante, registrar la utilización de los recursos usados y restantes, y luego registrar los costos usados y restantes. Para actualizar las fechas de una Actividad en Progreso 1) Seleccione la actividad que desea actualizar 2) Luego vaya a la Barra de Detalles de la Actividad y seleccione la pestaña de Estado. 3) Seleccione Iniciado y a continuación pulse sobre el selector de fecha. A continuación se desplegará el calendario para seleccionar la fecha a actualizarse. 4) Ingrese la Duración Restante.
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Para actualizar las fechas de una Actividad en Progreso usando Porcentaje de Duración Otra forma de actualizar la duración de una actividad es utilizar el campo Porcentaje de Duración en la guía de Estado ubicada en la Barra de Detalles de la Actividad. 1) Seleccione la actividad que desea actualizar. Luego vaya a la Barra de Detalles de la Actividad y seleccione la pestaña de Estado. 2) Seleccione el campo Porcentaje de Duración e ingrese el porcentaje realizado o avance de la actividad.
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Análisis de Proyectos Una de las formas de analizar proyectos en mediante las actualizaciones del proyecto, las cuales ya han sido mencionadas anteriormente, una vez realizadas estas actualizaciones se pueden verificar los reportes que reflejaran el avance del proyecto
En la pestaña de reportes seleccionar Reporte de estado de actividades
Hacemos correr el reporte deseado
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Se identifican rápidamente los avances, retrasos y duraciones pendientes en las actividades del proyecto
Comparación de proyectos mediante la herramienta Claim Digger 1) Nos dirigimos a la pestaña herramientas y seleccionamos Claim Digger
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) Aparecerá la ventana claim Digger
3) Seleccionamos el proyecto o línea base original y después el proyecto modificado con el que se quiera comparar.
4) Clic en el botón “Avanzado” para abrir las “Opciones Avanzadas de Comparación de Proyectos”. Y solo se seleccionamos las opciones que interesen para el informe.
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5) Seleccionamos el archivo de salida
6) Abrimos el archivo de salida
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Podemos observar las variaciones entre holguras de las actividades del mismo nombre
Variaciones de costos y duraciones
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ Cambios en el WBS
Nuevas relaciones y sus efectos
GESTION DEL VALOR GANADO 1) Nos vamos al Icono Activity Usage Profile
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2) Aparecer la ventana en el margen inferior derecho
3) En Display seleccionamos Activity Usage Profile Options
4) En la ventana podemos configurar los datos deseados para ver el gráfico
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5) Podemos visualizar el valor ganado
6) Para ver los resultados con mayor detalle cambiamos la escala de tiempo
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GLOBAL CHANGUE 1) Nos dirigimos a Herramientas> Cambio Global.
2) Damos clic en nuevo
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3) Seleccionamos el área de interés
Pueden ser: 1. Actividades - Elija esta opción si desea realizar un cambio en la actividad de atributos como la duración, el tipo de actividad, etc. 2. Asignaciones de recursos de actividad - Elija esta opción si desea cambiar los
atributos
de
asignación
de
recursos
tales
como
unidades
presupuestadas, las unidades reales etc. 3. Los gastos del proyecto - Elija esta opción si desea realizar cambios a proyectar los gastos
4) Damos un único nombre al cambio a realizar
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5) Introducimos la declaraciones de lógica Las sentencias condicionales se utilizan para definir las condiciones en base a los cuales se realizan cambios en sus actividades / recursos / gastos en Cambio Global. IF-THEN-ELSE declaraciones seguir la siguiente lógica; SI las condiciones definidas en el ( SI sección) son verdaderas ENTONCES la instrucciones dadas en el ( ENTONCES sección) se ejecutan de lo contrario otras condiciones definidas en el ( ELSE sección) son ejecutados. Vamos a ver un ejemplo práctico de abajo para ver cómo funciona todo esto.
6) Debe resultar un cuadro similar al siguiente: (dependiendo de los cambios que quieran ejecutarse)
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7) Confirmamos los cambios de ser estos los esperados:
PERIODOS FINANCIEROS 1) En la pestaña Admin nos dirigimos a Periodos financieros
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2) Podemos elegir nuevos intervalos y/o agregar nuevos periodos
3) Nos dirigimos a Edit User Preferences
4) En la pestaña Aplicaciones seleccionamos el periodo financiero que queremos visualizar en nuestro proyecto.
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5) Agregamos columnas a la ventana de proyecto (solo los periodos financieros de nuestro interés)
6) Visualizamos los periodos Financieros
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ THRESHOLDS & ISSUES Los umbrales se compone de parámetros que se pueden asignar a un WBS y se puede utilizar para generar un problema en caso que se cruza el umbral. Son particularmente útiles durante la fase de seguimiento del proyecto cuando se tiene un gran número de actividades para el seguimiento y no se puede revisar cada una por una. Los umbrales pueden ser creados por los siguientes parámetros: 1) Diferencia (días) - Fecha de inicio, Fecha de finalización, holgura total, Free Float 2) Porcentaje (%) - Duración% de Planificación, costo% de Planificación 3) El dinero ($ etc) - Contabilidad Varianza, Variación de los gastos, variación de programación, la varianza en la terminación 4) Relación - IPC, CVI, SPI, SVI
Para añadir un umbral que hay que hacer lo siguiente: 1) Haga clic en la pestaña Umbrales
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 2)
Haga clic en el botón Añadir
3) Doble click en la respectiva parámetro de la rutina de umbral, y seleccione el parámetro que desea controlar.
4) En la pestaña general indicamos los límites que vamos a monitorear
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5) En la pestaña general seleccionamos el intervalo del proyecto, PS para el inicio del proyecto y PF para el final del proyecto.
6) En la pestaña herramientas nos vamos a Monitor Thresholds
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GESTION DE PROYECTOS CON PRIMAVERA P6 BAJO EL ENFOQUE DEL PMI _____________________________________________________________________________ 7) Aparece la ventana Monitor Thresholds, damos clic en Monitor
8) Hacemos seguimiento a las actividades detectadas
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