Manual Contabilidad

 

 

SIC-JAC Sistema de Información Contable

Manual de Operación Módulo de Contabilidad

La Paz – Bolivia

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

TABLA DE CONTENIDO  Caracterí sticas generales del sistema de contabilidad………… Características contabilidad…………………………………………….. ………………………………….. Normas generales de operación…………………………………………………………… operación……………………………………………………………………… …………

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Pág.  4 5

CAPITULO I COMPROBANTES 1. Registro de comprobantes………… comprobantes…………………………………………………………………………. ………………………………………………………………. 1.1. Copia de Comprobantes… Comprobantes………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………. 1.2. Llenado de datos de factura de compras………………… compras………………………………………………........ ……………………………........ 1.3. Llenado de datos de boletos aéreos…………………………………………………………. 1.4. Llenado de datos de importaci importación……………………………………………………………... ón……………………………………………………………... 1.5. Llenado de datos para retencio retenciones…………………………………………………………... nes…………………………………………………………... 1.6. Llenado de datos para factura de ventas……………………………………………………. 2. Modificaci Modificación ón de comprobantes…………………… comprobantes…………………………………………………………………….. ……………………………………………….. 3. Borrado de comprobantes… comprobantes………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. 4. Registro de comprobantes borrados………………………………………………… borrados………………………………………………………………. …………….

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5. Visualiza comprobante………………………………… comprobante…………………………………………………………………………....... ………………………………………....... 5.1. Visualiza comprobante previa a la impresión……………… impresión……………………………………………….. ……………………………….. 6. Impresión de comprobante……………………………… comprobante…………………………………………………………………………. …………………………………………. 7. Resumen de comprobante………………………………………………………… comprobante…………………………………………………………………………. ………………. 8. Aplicaci Aplicación ón de la norma contable numero 3 (UFV)………………………………………………. (UFV)………………………………………………... 8.1. Plan de cuentas…………………………………………………… cuentas……………………………………………………………………………....... ………………………....... 8.2. Cuentas en M/E…………………………………………………… M/E……………………………………………………………………………....... ………………………....... 8.3. Rubros no Monetarios………………………… Monetarios…………………………………………………………………………. ………………………………………………. 8.4. Norma Contable 3 (NC3)………………………… (NC3)………………………………………………………………………. ……………………………………………. 9. Aplicaci Aplicación ón de la norma contable numero 6 (TC)………………………………………………… (TC)………………………………………………….. 10. Registro de comprobantes en (Bs ò $us)……………………………………………………….. 11. Asiento de apertura……………………………………………………………………… apertura………………………………………………………………………………… ………… 12. Renumeraci Renumeración ón de comprobantes…………………………… comprobantes………………………………………………………………… ……………………………………

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CAPITULO LIBROS II 1. Libro Diario……………… Diario…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 1.1. Reporte libros diaria (previa impresió impresión)……………………………………………………… n)……………………………………………………… 2. Libro Mayor (una sola cuenta)………………………………… cuenta)……………………………………………………………………... …………………………………... 3. Libro Mayor (vari (varias as cuentas)……………………………………………………………………….. cuentas)…………………………………… ………………………………….. 4. Libro de Compras IVA………………………………………………………………………………. 5. Libro de Ventas IVA…………………………………………………………………… IVA…………………………………………………………………………………. ……………. 6. Libro de Ventas (por día)…………………………………………………………………………… 7. Registro de facturas anuladas……………………………………………………… anuladas…………………………………………………………………….. …………….. 8. Dosific Dosificación ación de facturas (nº de autorizaci autorización)……………………………………………………. ón)……………………………………………………. 9. Importaci Importación ón de libro de compras……………………………… compras………………………………………………………………….. ………………………………….. 10. importaci importación ón de libro de ventas…………………………………………………… ventas……………………………………………………………………. ………………. 11. Importación libro compras formato ACSII (TXT)……………………………………… (TXT)……………………………………………….. ………..

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12.12.1. Exportació Exportación n datos en formato TXT para libros IVA……………………………………………. Exporta libro compras…………………………………… compras………………………………………………………………………… ……………………………………

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12.2. Exporta libro ventas…………………………………………………………………… ventas…………………………………………………………………………... ……... 13. Registro, adición y borrado de facturas de compras…………………………………… compras…………………………………………… ……… 13.1. Registr Registro………………………………………………………………………………………. o………………………………………………………………………………………. 13.2. Editar………………………… Editar…………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………. 13.3. Borrar……………… Borrar…………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. 14. Registro, adición y borrado de facturas de ventas………...………………. ventas………...………………..………………… .………………… 14.1. Registro……………………… Registro……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. 14.2. Editar………………………………… Editar…………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………... 14.3. Borrar………………………… Borrar………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………..

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CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS FIN ANCIEROS 1. Estados Financier Financieros………………………………………………………………………………… os………………………………………………………………………………… 2. Estados de cuenta………………………………………………………………………………….. cuenta………………………………………………………………………………….... 3. Balance General y Estado de Resultados comparativ comparativos……………………………………….. os………………………………………..

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CAPITULO IV PLAN DE CUENTAS 1. Editar plan de cuentas……………………………………………………………………………….  cuentas……………………………………………………………………………….  58 2. Importa plan de cuentas desde un sistema (sic-jac) anterior…………………………………...  anterior…………………………………...   60 3. Asignar cuantas a usuarios…………………………………..……………………………….........  usuarios…………………………………..……………………………….........  61

CAPITULO V PRESUPUESTO 1. Asignación presupuestaria………………………………………………………………………….  presupuestaria………………………………………………………………………….  63 2. Ejecución presupuestari presupuestaria………………………………………………………………………….. a…………………………………………………………………………..   64

CAPITULO VI CONFIGURACION 1. Códigos fijos contables……………………… contables……………………………………………………………………………... ……………………………………………………... 1.1. Crédito, Debito y IT………………………………………… IT…………………………………………………………………………….. ………………………………….. 1.2. Cierre de la gestión y otros…………… otros……………………………………………………………………. ……………………………………………………….

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1.3. Proyecto.………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 1.4. Proyecto.…………… Otros códigos fijos……………………… fijos……………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 1.5. Pie de página……………………………………………………… página…………………………………………………………………………………… …………………………… 1.6. Moneda y otros……………………………………… otros…………………………………………………………………………………. ………………………………………….

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CAPITULO VII UTILIDADES 1. Tipo de cambio…………………………………………… cambio………………………………………………………………………………………. …………………………………………. 2. Índice UFV………………………………………………………… UFV……………………………………………………………………………………………. …………………………………. 3. Nuevo usuario…………………………………………… usuario……………………………………………………………………………………….. ………………………………………….. 4. Acceso a usuario………………………………………………… usuario…………………………………………………………………………………….. ………………………………….. 5. Respaldo de la información informaci ón (backup)………………………… (backup)……………………………………………………………... …………………………………... 6. Recuperació Recuperaciónn de la informaci información ón de resguardo (Backup)……………… (Backup)………………………………………. ……………………….

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CAPITULO VIII OTROS 1. Mantenimi Mantenimiento ento de índices……………………………………………… índices…………………………………………………………………………... …………………………... 2. Edita datos de la empresa………………………………………………………… empresa………………………………………………………………………….. ……………….. 3. Parámetros para consolidar………… consolidar………………………………………………………………………... ……………………………………………………………...

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4. Proyecto…………………… Tipos de comprobantes……………………………… comprobantes…………………………………………………………………………….. …………………………………………….. 5. Proyecto………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. 6. Sucursal………… Sucursal………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. 7. Verific Verificaa comprobantes desbalanceados……………………………… desbalanceados………………………………………………………….. …………………………..

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CAPITULO IX MODULO BANCARIZA BANCARIZACION CION 1. Normativa……… Normativa…………………………..…...………………….……………………… …………………..…...………………….………………………………………. ………………. 1.1. Resoluci Resolución ón Normati Normativa va N°10.0011.11…………………… N°10.0011.11…………………… …………………………………... 1.2. Resoluci Resolución ón Normati Normativa va N°10.0023.11…………………… N°10.0023.11…………………… …………………………………... 2. Registro Auxiliar – Modulo Bancarizaci Bancarización………………………………………………………… ón………………………………………………………… 2.2. Reporte Libro auxiliar de Compras……………………………… Compras…………………………………………………………… …………………………… 2.2. Reporte Libro auxiliar de Ventas ……………………….……………………………………. 2.3. Exportación datos para libro auxiliar de compras.………………………… compras.…………………………………………. ………………. 2.3.1. Exportaci Exportación ón libro auxiliar de compras………….………… compras………….……………………………………… …………………………… 2.3.2. Exportaci Exportación ón libro auxiliar de ventas……...…………………… ventas……...…………………….……………………... .……………………... 2.4. Registro, adición y borrado de registro auxiliar de compras……..…… compras……..……………..………… ………..………… 2.4.1. Registro……… Registro……………..…………………………………………………………………… ……..…………………………………………………………………….. 2.4.2. Editar…………...…… Editar…………...…………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………. 2.4.3. Borrar………..… Borrar………..……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. 2.5. Registro, adición y borrado de registro auxiliar de ventas..…...………… ventas..…...………………….……… ……….……… 2 5.1. Registro…….. Registro……..…………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. 2.5.2. Editar…………..… Editar…………..…………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………... 2.5.3. Borrar……………..… Borrar……………..……………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..

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CAPITULO X INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE 1. Pasos previos a la instalaci instalación ón del sistema “SIC-JAC” “SIC-JAC”…………………………………………. …………………………………………. 2. Pasos para instalar el sistema de contabilidad……… contabilidad………………………………………………….. ………………………………………….. 3. Pasos para adicionar una nueva empresa……………………………………………… empresa……………………………………………………….. ……….. 4. Ingreso al sistema de contabili contabilidad………………………………………………………………… dad………………………………………………………………… 5. Adiciona una nueva gestión.…………………………………………… gestión.………………………………………………………………………. …………………………. 6. Pasos para la instalación en red…………………………………………………………………… 7. Pasos para crear el nuevo acceso directo…………………………… directo………………………………………………………... …………………………... 8. Pasos para exportar a Excel…………………………………………… Excel……………………………………………………………………….. …………………………..

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CARACTERÍSTICAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD SIC-JAC es un sistema administr administrativo ativo que fue diseñado para responder a sus necesidades en cuanto al manejo de la información contable. contable. Su diseño amplio y su flexibilidad le permiten aplicar el proceso conta contable ble a diferentes tipos de empresas en cuanto a inicio y cierre de periodo. periodo. Comercial (Periodo: enero a diciembre), Industrial (Periodo: (Periodo: abril a marz marzo), o), Agropecua Agropecuaria ria (Periodo: julio a ju junio) nio) y Minera (Period (Periodo: o: octubre a septiembre). El Plan de Cuentas pueden manejar hasta 5 niveles de cuentas: Grupo Grupo   (activo, pasivo patrimonio, ingreso y egreso), Rubro Rubro   (activo corriente, pasivo corriente, etc.), Título Título   (activo disponible, activo exigible, activo realizable, etc.), Cuenta compuesta  compuesta  (caja, banco moneda nacional, banco moneda extranjera, cuentas por cobrar, etc.) y Subcuenta o de detalle  detalle (banco de crédito cuenta corriente No. XXXX, banco nnacional acional caja de ahorro No. XXYYZZ, etc.,). Una vez definido el plan de cuentas debe registrar los códigos fijos de las cuentas contables. Tiene que tener mucho cuidado al cambiar los códigos fijos, si rregistró egistró comprobantes comprobantes con dichos códigos no puede cambiar, a no ser que los comprobantes registrados con dichos códigos sean borrados. Las cuentas contables fijas permiten agilizar el registro de un comprobante, estas cuentas son : crédito fiscal, débito fiscal, impuesto impuesto a las transacciones transacciones (IT), ddiferencia iferencia de ca cambio mbio o diferencia po porr redondeo, retención IU por compras , retención IU por servicios, retención IT por compras, retención IT por servicios, ajuste por inflación de bienes etc. Existen cuentas que permiten cierre del periodo: resultados del ejercicio y resultadosy tenencia acumulados. Genera en forma automática los asientos (comprobantes) de ajuste de acuerdo a la Norma Contable 3 y 6 de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Egreso, pero las de Activo como ser: Activos Fijos e Inventarios, deben ser ajustados manualmente con un asiento (comprobante) de Traspaso por su tratamiento. Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos: -  -  - 

Tipo 1 Comprobantes de ingreso ingreso   Tipo 2 Comprobantes de egreso egreso   Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso  ingreso registran transacciones que significa significann entrada, a la empresa o institución institución,, en términos monetarios. Los comprobantes de egreso  significann salida, ddee la empresa o instituci institución, ón, en egreso registran transacciones que significa términos monetarios. En los comprobantes de traspaso se traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero. Con los asientos (comprobantes) registrados se podrá obtener en cualquier momento los reportes por pantalla o impresora de: -  -  -  - 

Libro Diario, LLibro ibro Mayor y Libro de compras y Ventas IVA Balance de comprobación de Sumas y Saldos Balance General Estado de Resultados

 

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Los siguientes reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libros de Compra, Libro de Ventas, Balance de Sumas y Saldos, Balance General y el Estado de Resultados al visualizar por pantalla, internamente son exportados en formato EXCEL en la carpeta “D:\SIC-JACW\ “D:\SIC-JACW\XLS”, XLS”, los que pueden ser modific modificado ado para su mejor presentación. Si las facturas de ventas y las facturas de compras son registradas factura por factura con todos los datos requeridos para el libro de compras y ventas IVA, estos datos pueden ser exportados en formato TXT al Software de Libro de Compras y Ventas IVA  IVA  de Servicio de Impuestos Nacionales. La parte del del presupuesto se lo maneja con las cuentas de INGRESOS y EGRESOS del plan de cuentas, los mismos pueden ser marcados o seleccionados y presupuestados, y con el registro de comprobantes se obtendrá la ejecución presupuestari presupuestaria. a.   En vista de las continuas mejoras que se le hacen al sistema; pueden existir en el manual ciertas secciones que difieren con el sistema en sí.

NORMAS GENERALES DE OPERACION El sistema para ingresar datos validos cuenta con una serie de opciones predeterminadas llamados controles como ser: cuadro de texto, cuadro de edición, cuadro combinado, cuadro de lista, grupo de opciones, casilla de verificación, control numérico y botón de comando.

CONTROLES Cuadro de texto, Permite ingresar datos o mostrar información.

Cuadro de edición, Permite introducir textos largos. La tecla TAB se usa normalmente para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulación.  

 

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Cuadro combinado, Este control permite seleccionar un elemento de la lista contenida en un cuadro combinado, se debe pulsar en el botón situado a la derecha del control.

Cuadro de lista, Un cuadro de lista muestra una lista de elementos en la que es posible elegir uno o más elementos.

Grupo de opciones, Este control contiene un grupo de botones de opción de las que sólo se puede elegir una.

Casilla de verificac verificación, ión, Este control permite presentar varias opciones de las que se puede elegir una o más de una.

Control numérico, Este control permite elegir en un intervalo de valores numéricos al desplazarse por los valores cuando hace clic en las flechas arriba y abajo del control, o introduce un valor en el cuadro de control.

Botón de comando, Este control se emplea para iniciar acciones tales como imprimir un informe, aceptar los valores ingresados, cerrar o mostrar una ventana, o cada una de las opciones de una barra de tareas.

 

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Para el ingreso de datos existen teclas que facilitan la edición de un campo (espacio destinado al ingreso de la información) las cuales se describen a continuación. Num Lock

Alterna el uso entre el teclado numérico y las flechas de movimiento.

Del

Borra caracteres sobre el cursor.

Backs pace

Borra caracteres a la izquierda del cursor

Ins

Cambia entre el modo insertar y sobrescribir

Enter

Permite confirmar la selección de una opción o el ingreso de la información digitada.

Crtl Y

Presionando simultáneamente permite borrar hasta el fin de la línea.

Esc

Esta tecla por lo general se utiliza para escapar (dejar de hacer la acción que está realizando).

Algunosla campos no en permiten el ingreso de en ciertos caracteres ó números, esto es debido realiza verificación el ingreso (Ejemplo, el campo de importe no puede ingresar letras).a que el sistema La operación del sistema está basada en la selección de opciones a través de selectores tipo menú.

 MENU DE OPCIONES Para seleccionar alguna de las opciones presentadas en pantalla, se debe hacer uso de las flechas de movimiento de cursor que se encuentran ubicadas al lado del teclado numérico, hasta iluminar la opción deseada y luego presionar la tecla de ingreso (ENTER ó RETURN), o con el Mouse (ratón) presionando el botón izquierdo en la opción deseada.

 

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CAPITULO I COMPROBANTES Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos: -  Tipo 1 Comprobantes de ingreso -  Tipo 2 Comprobantes de egreso -  Tipo 3 Comprobantes de traspaso Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o instituci institución, ón, en términos monetarios. Los comprobantes de egreso registr registran an transacciones que significa significann salida, de la empresa o instituci institución, ón, en términos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero.

1. REGISTRO DE COMPROBANTES  Para registrar un comprobante: En el menú “ Contabilidad”, seleccione “Comprobantes”  y, a continuación, haga clic en “Registro de Comprobante” y siga los siguientes pasos: 1. Docto. Contable.  Contable.  Seleccione una opción, existen 3: (1) Ingreso, (2) Egreso) y (3) Traspaso. 2. Fecha. Introduzca la fecha del comprobante. 3. Tipo Cambio . Introduzca el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante, si ya existiera almacenado en el sistema, se mostrara el dato, también puede modificarse. 4. Moneda. Moneda.   Seleccione Seleccione  un opción, existen 2: Bs. y $us. Sin importar el tipo de moneda definido en el plan de cuentas. 5. Proyecto. Seleccione Seleccione  un elemento de la lista. 6. Pagado A ó  Recibido De.  De.  Si el comprobante es Egreso (2),  introduzca el nombre a quien pago. Si es ingreso (1), introduzca el nombre de quien le está pagando. Y Finalmente si es Traspaso (3), introduzca el porqué del comprobante. Longitud 55 caracteres 7. No Comprobte.  Comprobte.  Es un campo que muestra el número correlativo de comprobante de acuerdo al mes y el tipo. La numeración del comprobante es correlativa en cada mes y en cada tipo de comprobante. Ejemplo: Mes

Tipo de Comprobante

Numeración

Enero Enero Enero Febrero

Ingreso Egreso Traspaso Ingreso

1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N

 

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Febrero Febrero

Egreso Traspaso

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1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N

8. Glosa. Glosa.   Introduzca la explicación de la operación del comprobante, este campo es alfanumérico (letras y números) de longitud 250 caracteres. Los primeros 75 caracteres son copiados a la referencia (la referencia es una pequeña glosa que va al mayor de cada cuenta). Solo en este caso para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulación utilice la tecla TAB. 9. Columna código.  código. La columna código es un campo numérico, debe registrar el código de la cuenta, en caso de no recordar el código de la cuenta presione el botón < Buscar cuenta> cuenta> o La tecla de control (F2). 10. Columna nombre cuenta . La columna nombre cuenta es un campo no editable muestra el nombre de la cuenta del código digitado. 11. Columna referencia . La columna referencia es un campo alfanumérico, debe registrar una pequeña glosa que corresponda a la cuenta seleccionada, la longitud de este campo es de 75 caracteres, para facilitar el ingreso de este dato copia automáticamente la primera fila de la glosa. Si el tipo de moneda fue seleccionado en bolivianos (Bs.): 12. Columna debe (Bs.-).  (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del cargo o débito de la transacción. 13.  Columna haber (Bs.-).  13.  (Bs.-).  La columna haber (Bs.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del abono o crédito de la transacci transacción. ón. 14. Columna debe ($us.-).  ($us.-).  La columna debe ($us.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Dólares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. 15. Columna haber ($us.-) . La columna haber ($us.-) es un campo numérico, esta columna no es editadle, ya que muestra el equivalente en Dólares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. Si el tipo de moneda fue seleccionado en Dólares: Columna debe ($us.-).  ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del cargo o debito de la transacción. Columna haber ($us.-).  ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del abono o crédito de la transacción. Columna debe (Bs.-).  (Bs.-).  La columna debe (Bs.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dólares al tipo de cambio registrado. Columna haber (Bs.-).  (Bs.-).  La columna haber (Bs.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dólares al tipo de cambio registrado. 16. Columna Bco.  16.  Bco. La columna Bco. es un control (cuadro combinado), si la cuenta es banco debe seleccionar el tipo de movimiento del banco, (si el importe es cargo cargo,, ejem. Depósito, intereses percibidos, etc.). (si el importe es abono abono,, ejem. girado, retiro, etc.) 17. Columna Cheque. Cheque.    La columna es un campo numérico, registre el número de cheque si la cuenta es banco (haber o (haber  oNo. abono) abono )

 

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18. Columna I.V.A.  I.V.A.  La columna I.V.A. le permite registrar los datos de una factura: Factura de compras o ventas. 19. Copia Comprobante. Entrando a esta opción se puede hacer la copia de comprobantes anteriores. 2

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Importante: Existen cuentas que se definen como fijos, que permiten agilizar el registro de: comprobante de Egreso (2)  (2)  con factura de compras  compras  y sin factura, factura, comprobante de Ingreso (1) con factura de ventas. Para registrar una factura de compras, debe seleccio seleccionar nar en documentos contables “2-Egreso” “2-Egreso”   ó “3-Traspaso”,, además la cuenta contable que se debita “3-Traspaso” debita   (Columna debe), debe), tiene que ser una cuenta de GASTOS (compras GASTOS  (compras ó servicios), ó una cuen cuenta ta de ACTIVO ACTIVO (adquisición  (adquisición de bienes para uso o para la venta), ó una cuenta de PASIVO PASIVO (Cuentas  (Cuentas por pagar). Para registrar una factura de ventas, debe seleccionar en documentos contables “1-Ingreso” “1-Ingreso”   ó “3Traspaso” , además la cuenta contable que se abona Traspaso”, abona   (Columna haber), haber), tiene que ser una cuenta de INGRESO (venta INGRESO  (venta de producto o servicio). Recuerde que los códigos fijos y los porcentaj porcentajes es deben ser definidos con anteriori anterioridad dad en “Contabilidad”, “Configuración”, “Códigos Fijos Contables”. ”.  

el menú

Las cuentas fijas para la factura de compras compras son:  son: - 

Crédito fiscal

(cuenta del grupo de ACTIVOS)

13% (porcentaje )

(cuenta del grupo de PASIVOS) (cuenta del grupo de GASTOS) (cuenta del grupo de PASIVOS)

13% (porcentaj (porcentajee ) 3% (porcentaje ) 3% (porcentaj (porcentajee )

Las cuentas fijas para la factura de ventas ventas son:  son: -  -  - 

Debito fiscal Impuesto a las transacciones (I.T.) impuesto a las transacciones (I.T.)

 

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Las cuentas fijas para la retención por compras  son: compras son: -  - 

Retención Impuesto a las utilidades IU Retención impuesto a las transacciones (I.T.)

(Cuenta del grupo de PASIVOS) 5% (porcentaje ) (Cuenta del grupo de PASIVOS) 3% (porcentaje )

Las cuentas fijas para la retención por servicio servicio son:  son: - 

- 

1.1. 

Retención Impuesto a las utilidades IU (Cuenta del grupo de PASIVOS) Retención impuesto a las transacciones (I.T.) (Cuenta del grupo de PASIVOS)

12.5% (porcentaje ) 3% (porcentaje ) 

COPIA DE COMPROBANTES

Para realizar la copia de comprobantes, pulse el botón Copia Asiento.

seguidamente le aparecerá la ventana

Para copiar un comprobante debe: seleccionar el mes mes;; el tipo documento contable que utilizará y el número número   de comprobante (si es que lo sabe), luego presiona el botón Procesar Procesar.. Si no puso el número de comprobante se generará una lista de todos los comprobantes del mes seleccionado, luego debe escoger el que desea copiar, presionar el botón . Una vez que copie el documento puede modificar los montos y la glosa, si estos tuvieran factura se debe volver a llenar los datos de facturas.

1.2. 

 LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE COMPRAS

Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso compras, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de facturas de compras debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

 

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1.3. 

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 LLENADO DE DATOS DE BOLETOS AEREOS

Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Boletos Aéreos, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de boletos aéreos debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

 

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1.4. LLENADO DE DATOS DE LA IMPORTACION Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Importación, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de importación debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

DATOS PARA LA RETENCION (COMPRAS, SERVICIOS ó RC-IVA) 1.5. LLENADO DE DATOS RC-IVA) Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Retenciones, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de retención ó asumido (compras, servicios ó RC-IVA) debe registrar todos los datos que corresponden según sea el caso, (retención ó asumido de compras, servicios ó RC-IVA), para generar el libro de compras.

 

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1.6. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE VENTAS En la pantalla de llenado de facturas de ventas debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de ventas.

Una vez registrado los datos del comprobante (cuadrado los importes del debe y haber) tenemos las siguientes opciones

Elegir impresora: Este botón permite seleccionar la impresora. Imprimir y grabar: Este botón permite guardar el comprobante e imprimir.

 

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Grabar: Este botón permite guardar el comprobante. Cancelar: Este botón permite cancelar el registro del comprobante.

2.  MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES Para modificar un comprobante, ir al menú “ ”, seleccione “  y, a continuación, haga Contabilidad Comprobantes” clic en “Modifica Comprobante”. Para modificar un comprobante debe seleccionar el tipo tipo de  de comprobante, el mes mes correspondiente  correspondiente a la fecha del comprobante y el número número   de comprobante. Una vez recuperado el comprobante puede modificar casi todo, excepto: excepto: Tipo  Tipo de comprobante, moneda y número de comprobante. La modificación de datos es similar al Registro de Comprobantes en cuanto al registro de datos se refiere .

3.  BORRADO DE COMPROBANTES Para borrar un comprobante, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Borrado de Comprobante”.  Para borrar un comprobante primero se debe ubicar el comprobante. 1. Mes. Seleccione el mes en el cual se encuentra el comprobante que desea borrar, también existe la opción todo que le permite desplegar todos los meses. 2. Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo y le desplegara todos los comprobantes según el mes que selecciono. del comprobante. Ingrese comprobante. Ingrese el número de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el número de comprobante no es necesario que lo coloque, al presionar el botón procesar se desplegaran todos los tipos de comprobantes comproban tes (ingreso, egreso y traspaso), de un determinado mes, ó todos los l os meses, según los parámetros que dio en mes y documento contable. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botón procesar. 3. Número

5. Primero Primero ubique en la columna ““No.Comp. ”, un registro (fila) (fila) del comproba comprobante nte a ser borrado borrado,, presionando No.Comp.”, doble clic el No. comp. El comprobante a ser borrado quedará marcado con .

 

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6. Presione el botón Aceptar. A continuación se muestra una última oportunidad para no borrar, presionando el botón No

7. Para salir de la opción Borrar Comprobante, presione el botón Cancelar. 

4. REGISTRO DE COMPROBANTES BORRADOS Para registrar un comprobante borrado, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes”  y, a continuación, haga clic en “Registro de Comprobantes Borrados”.

 

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El registrar un comprobante borrado es similar a la opción “Registro de Comprobantes”, con la diferencia que en esta opción, debe registrar el número del comprobante borrado.

5. Visualiza Comprobante Para visualizar un comprobante, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes”  y, a continuación, haga clic en “Visualiza Comprobante”.  Para visualizar un comprobante primero debe seguir los siguientes pasos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante que desea visualizar o de lo contrario seleccione todo, se desplegaran todos los meses. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento ddee la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo lo cual desplegara todos los tipos de comprobantes del mes seleccionado. 3. Número delnocomprobante. Ingrese comprobante. el número de comprobante ser borrado. Si no recuerdatodos el numero de comprobante es necesario  Ingrese que lo coloque, presionando el botóna procesar puede desplegar los tipos de comprobantes, de un determinado mes, ó todos los meses, según los parámetros que se dio, marcando con un clic en una de las filas del comprobante se lo podrá visualizar. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botón procesar. 5. Primer Primeroo ubique en la columna “No.Comp. No.Comp.”, ”, un registro (fila) del comprobante a ser Visualizado, presionando doble clic el No. comp. El comprobante a visualizar visualizarse se quedará marcado con .

 

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6. Presione el botón Visualizar. A continuación se muestra el co comprobante mprobante previo a la impresión.

 5.1 VISUALIZA COMPROBANTE PREVIA A LA IMPRESIÓN La barra de herramientas siguientes características: , Este botón permite ir a la Primera Pagina. , Este botón permite ir a la Página Anterior.

, de la parte superior del reporte tiene las

 

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, Este botón permite ir a una determinada Página. , Este botón permite ir a la Página Siguiente. , Este botón permite ir a la Ultima Pagina. , Este botón permite Cerrar vista previa. , Este botón permite Imprimir. Si presiona el botón cerrar vista previa

, obtendrá la siguiente pantalla:

Opción de imprimir (todo el reporte o desde pagina X hasta pagina Y) Esta opción de imprimir todo el reporte o desde una página X hasta la pagina Y, es de gran utilidad cuando solo se quiere imprimir parte del reporte.

6. Impresión de Comprobante Para imprimir imprimir uno o más co comprobantes mprobantes,, ir aall menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes”  y, a C omprobante”. continuación, haga clic en “Impresión de Comprobante” Para imprimi imprimirr uno o más comprobantes registre los siguientes datos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o de lo contrario seleccione todo. 2. Docto Contable. Selecci Seleccione one un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso, Ajuste, o todo. 3. Desde el Número. Ingrese Número. Ingrese el número de comprobante inicial. 4. Hasta el Número. Número. Ingrese  Ingrese el número de comprobante final. 5. Para visualizar los comprobantes a ser impresos, presione el botón botón Procesar  Procesar. 7. Presione el botón Imprimir imprimirr todos los co comprobantes mprobantes mostrados (rango de Imprimir   Comprobantes, para imprimi comprobantes).

 

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Es importante mencionar que no existe despliegue previo a la impresión, impresión, y que se imprimirán todos los comprobantes que se seleccionaron según parámetros que se dio. 2

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7. RESUMEN DE COMPROBANTES Para obtener el resumen de comprobantes, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes”  y, a continuación, haga clic en “Resumen de Comprobantes”. El resumen de comprobantes muestra los comprobantes por tipo y por mes, así como los comprobantes borrados. Si desea imprimir el Número de comprobantes Existentes, Borrados y Numeración de Comprobantes, seleccione los botones correspondientes en cada caso.

 

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(UFV) Y NUMERO 6 (TC) 8. APLICACIÓN DE LA NORMA CONTABLE NÚMERO 3 (UFV) Para realizar la actualización de la norma contable 3(UFV), haga clic en el menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en "Aplicación de la Norma Contable Número 3 (UFV) y Numero 6 (TC)”. (TC)”. En la pantalla Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes, Bienes, visualizará las siguientes pestañas:

8.1 PLAN DE CUENTAS Según las Normas contables 3 y 6 revisadas y modificadas a septiembre de 2007, se establece que se utilizarán 3 cuentas para todos los ajustes, ya sean por Tipo de Cambio, Inflación, etc., según se determine. Las cuales deberán estar adicionadas en el plan de cuentas en el grupo cinco de egresos, estas cuentas son: - AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES - AJUSTE DIFERENCIAS DE CAM CAMBIO BIO - MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO DE VALOR

Para los ajustes de las cuentas del patrimonio deberán estar adicionadas dos cuentas en el grupo tres de patrimonio, que son: - AJUSTE DE CAPITAL - AJUSTE DE RESERVAS PATRIMONIALES Se debe aclarar, que a partir de la vigencia de la norma, el “ajuste de capital” debe exponerse junto a su correspondiente cuenta de capital, concordante con el concepto fundamental de mantenimiento de capital, para medir los resultados; por tanto deberá crearse en el grupo Patrimonio dentro del Título Patrimonio la Cuenta Compuesta, Ajuste de Capital.

 

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8.2 CUENTAS EN M/E Haga clic en La ficha ¨ Cuentas en M/E  ¨ esta opción permite aplicar la Norma Contable 6 a los estados financieros preparados a fin de gestión, esto significa que todas las Cuentas o partidas en Moneda extranjera tienen que ser re-expresadas al Tipo de Cambio de cierre. Debe seguir los siguientes pasos: En la Columna Marcar cuentas en moneda extranjera, haga un clic en las casillas de verificación, solo a las Cuentas que están en Moneda Extranjera y con el Numeral 2. (Los rubros no monetarios no deben ser marcados, como ser: Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso, porque tienen otro tratamiento). Una vez que se ha marcado las cuentas descritas, haga clic en el botón grabar.

 

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8.3 RUBROS NO MONETARIOS En la misma ventana haga clic, en la ficha ¨ Rubros No Monetarios ¨. Esta opción nos permite actualizar las partidas de cuentas de Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso. En el plan de cuentas ubíquese en las cuentas de patrimonio. En la Columna Marcar cuentas de Rubros No Monetarios haga un clic en las casillas de verific verificación ación donde se debe marcar todas las cuentas de patrimonio. (Las (Las cuentas de inventarios y Bienes de Uso serán actualizadas en sus propios módulos ). Se deben marcar todas las cuentas del patrimonio excepto  la cuenta: Resultados del Ejercicio excepto la Ejercicio..

Posteriormente en la columna tipo de cuenta indique a qué tipo de cuenta pertenece, las cuentas que han sido marcadas, por ejemplo las cuentas de Capital son cuentas de Capital, la cuenta de Reserva Legal es una cuenta de Ajuste de Reservas Patrimoniales, Reservas y Otros.

 

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Después de haber realizado todas estas operaciones en cada una de las cuentas de detalle que pertenecen a cuentas de patrimonio, debe guardar, haciendo clic en el botón Grabar Grabar.. Luego nuevamente haga clic en la ficha ¨  Rubros No Monetarios ¨.  En esta opción se actualizará las partidas de Ingreso y Egreso de la gestión. Para efectuar esteextenso paso debe marcar las cuentas de Ingresoutilizar y de egreso, el plan cuentas en de lo la empresa es muy y muy detallado se recomienda la ayudacuando del sistema quedeconsiste siguiente: Para cuentas de Ingreso: Haga clic en la pestaña Desde el Código , se visuali visualizará zará el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarsee en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el código, y aparecerá el código posicionars elegido. Ahora haga clic en la pestaña, Hasta el Código , se visualizar visualizaráá el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la última cuenta ddee detalle, haga do doble ble clic, sobre el código y aparecerá el código elegido. A continuación en Tipo de Cuenta , haga clic en la pestaña y elija el tipo de cuenta, en este caso Ingresos .

Ahora haga clic en el botón Marcar  y  y aparecerá una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Desmarque la cuenta: Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes, de las cuentas de ingreso.

 

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Por último haga clic en el botón de comando Grabar. Grabar.   Luego nuevamente haga clic en la ficha ¨ Rubros No Monetarios ¨. Para las cuentas de Egreso. Haga clic en la pestaña Desde el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el código, y se registrará el código elegido. Luego haga clic en la pestaña, Hasta el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la última cuenta de detalle y haga doble clic sobre el código, y se registrará el código elegido. A continuación haga clic en la pestaña Tipo de Cuenta y elija el tipo de cuenta, en este caso Egresos. Egresos.  

Ahora haga clic en la pestaña Marcar  y  y aparecerá una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Proceda a desmarcar la cuenta: Ajuste por inflación y tenencia de bienes de la cuenta de egresos, porque es contra cuenta.

 

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Por último guarde estos datos haciendo clic, en el botón Grabar. Grabar.  

8.4 NORMA CONTABLE 3 (NC3) En esta misma pantalla a continuación haga clic, en la ficha, Norma Contable 3.

En Códigos Fijos para los Asientos de Ajustes  A justes  debemos  debemos establecer las contra cuentas de los ajustes. Como ser: Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes Ajuste Diferencia de Cambio Mantenimiento Mantenimient o de Valor Ajuste de Capital Ajuste de Reservas Patrimoniale Patrimonialess

 

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Haciendo clic en cada una de las pestañas se habilitará el plan de cuentas en el que podremos corroborar el código  de  de cada cuenta. Una vez realizado este paso, debe hacer clic en el botón de comando

.

En la opción. Número de Comprobantes , debemos elegir el mes en el que se va a realizar el ajuste.

En la opción Documento Contable: haga clic en la pestaña y elija el tipo de comprobante en el que se generará el asiento de ajuste, para este ejemplo elija ajuste.

En la opción Fecha para los asientos de Ajuste, debe colocar la fecha de cierre, en la que el sistema actualizará los Estados Financieros y una vez introducida la fecha, presione la tecla tabulador o Enter y automáticamente automáticam ente se visualizar visualizaráá la UFV y el tipo de cambio de la fecha indicada.

Realizados todos estos pasos haga clic en el botón generación de asientos de ajuste.

, se mostrará pantallas confirmando la

 

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9. AJUSTE INTEGRAL (2007) Para realizar el Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes con el Tipo de Cambio del Dólar, y no realizar la actualización de las normas contables 3 y 6, haga clic en el menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en "Ajuste Integral (2007)" y obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción permite generar el asiento de ajuste por inflación y tenencia de bienes de las cuentas de Balance y de Resultados, es decir las cuentas de: ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO, y no así de las cuentas de PATRIMONIO. Se recomienda registrar en Fecha de Inicio del Periodo (dd/mm/aaaa), la (dd/mm/aaaa), la fecha inicial del periodo y debe registrar la fecha al cual se desea actualizar con el tipo de cambio.

10. REGISTRO DE COMPROBANTES EN (Bs ò $us) Ir al menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en " Registro de comprobantes en (Bs ò $us) y obtendrá la siguiente pantalla: Esta opción es similar al registro de comprobantes que tenemos en el punto 1, con la diferencia que en este caso en la casilla de moneda tiene 3 opciones: (1). Bs, (2). $us. y (3). Bs. y $us. En este último caso se pueden registrar ambos importes tanto en dólares como en bolivianos sin que intervenga el tipo de cambio.

 

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11. ASIENTO DE APERTURA Para generar el asiento de apertura, en el menú “Contabilidad “Contabilidad”, ”, seleccione “Comprobantes” “Comprobantes”   y, a continuación, haga clic en “Asiento de apertura”. apertura”. Esta opción permite generar el asiento de apertura registrando el tipo de cambio de la fecha de inicio del periodo y la UFV de cierre del periodo anterior. Esta opción solo solo podrá ser ejecutada si fue cerrado el periodo anterior con el sistema “SIC-JAC” (Sistema de informaci información ón Contable). Para generar el asiento de apertura haga clic en el botón

 

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12. RENUMERACIÓN DE COMPROBANTES Para reenumerar los comprobantes, en el menú “Contabilidad “Contabilidad”, ”, seleccione “Comprobantes” “Comprobantes”   y, a continuación, haga clic en “Renumeración de comprobantes”. comprobantes”. Esta opción permite reenumerar comprobantes, para esto debe seguir las instrucciones y recomendaciones que muestra la pantalla.

 

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CAPITULO II LIBROS El Sistema “SIC-JAC” permite obtener los siguientes libros: -  -  - 

Libro Diario Libro Mayor Libro de Compras IVA y Libro de Ventas IVA

1. LIBRO DIARIO  Para obtener el reporte del libro diario, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro Diario”. 2

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1. Reporte por mes y Tipo de C Comprobante. omprobante. - Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o también la opción Todo. - Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista, existen 5 opciones para seleccionar: (1) Ingreso, (2) Egreso (3) Traspaso, (4) Ajuste y (5) TODO. 2. Reporte por Rango de fechas. - Desde. Seleccione la fecha de inicio en que desea el reporte. - Hasta. Seleccione la fecha final en que desea el reporte. 3. Para visualizar el libro diario, presione el botón Procesar. Procesar.  

 

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4. Presione el botón Visualizar Visualizar,, para ver el reporte del libro diario. 5. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar Cancelar..

1.1  REPORTE LIBRO DIARIO (PREVIA IMPRESIÓN)

2. LIBRO MAYOR (UNA SOLA CUENTA) Para obtener el reporte del libro mayor, en el menú “Contabilidad “ Contabilidad”, ”, seleccione “Libros” “Libros”   y, a continuación, haga clic en “Libro Mayor (una sola cuenta)”. cuenta)”.

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1. Código Contable. Ingrese el código contable del que desea obtener el libro mayor, si no recuerda el código puede buscar y selecciona seleccionarr la cuenta. 2. Proyecto. Elija el proyecto del cual quiere ver el mayor. 3. Rango de Fechas. Introduzca el rango de fechas del que desea obtener el mayor. 4. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor. 5. Saldo. Elija el tipo de reporte, respecto al saldo (con ó sin). 6. Para visualizar eell libro mayor, presione el botón Procesar. Procesar.   7. Para imprimir el libro mayor, presione el botón Reporte . Nos muestra el reporte previo a la impresión. im presión. 8. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar Cancelar.. 9. Para ver el registro en el comprobante, presione Ver comprobante.  comprobante.  10. Presione Elegir impresora para configurar la impresora.

3. LIBRO MAYOR (VARIAS CUENTAS) 

Para obtener el reporte del libro mayor (varias cuentas), en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro Mayor (varias cuentas)”. 4

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1. Desde la cuenta. Ingrese el código contable inicial, si no recuerda el código ppuede uede buscar y seleccionar la cuenta. 2. Hasta la cuenta. Ingrese el código contable final, si no recuerda el código puede buscar y seleccionar la cuenta.

 

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3. Obras (construcción). Elija la obra o el proyecto que desee para ver el reporte. 4. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 5. Hasta Fecha. Introduzca la fecha final del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 6. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor. 7. Tipo de Impresión. Elija el tipo de impresión. 8. Para visualizar eell libro mayor, presione el botón Reporte 9. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar Cancelar..

4. LIBRO DE COMPRAS (IVA) Para obtener el reporte del libro de compras, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro de compras IVA”. 1

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1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras. 2. Sucursal. Seleccione Sucursal. Seleccione la sucursal de la que desee obtener el libro de compras. 3. Tipo de reporte. Seleccione una de las opciones: compras, boletos aéreos, importación, todo. 4. Procesar. Le permitirá ver el libro de compras con los parámetros que selecciono. 5. Ordenado Si desea puede ordenar por: fecha, nombre, importe, factura y NIT, puede hacerlo presionandopor. un clic.

 

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6. Agrupación de facturas. Esta opción muestra el reporte del libro agrupando las facturas según el comprobante. 7. Para visualizar el libro de Compras, presione el botón Reporte. Reporte.   8. Para se seleccionar leccionar la impresor impresora, a, presione el botón Elegir Impresora.  Impresora.  9. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar. Cancelar.  

5. LIBRO DE VENTAS IVA  Para obtener el reporte del libro de Ventas, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro de ventas IVA”  1

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1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas. 2. Sucursal. Ingrese el número de serie (oficina central ó sucursales) 3. Procesar. Le permitirá ver el libro de compras con los parámetros que selecciono. 4. Ordenado por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic. 5. Para seleccionar la impresora, presione el botón Elegir Impresora.  Impresora.  6. Para visualizar el libro de Ventas, presione el botón Reporte. Reporte.   7. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar. Cancelar.  

 

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6. LIBRO DE VENTAS (por día) Para obtener el reporte del libro de Ventas por día, ir al menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros”  y, a continuación, haga clic en “Libro de ventas IVA (por día)” . Este reporte nos mostrara las ventas por día de todos los meses o del rango de fechas que se le asigne.

7. REGISTRO DE FACTURAS ANULADAS  Para registrar facturas anuladas del libro de ventas, en el menú “Contabilidad “ Contabilidad”, ”, seleccione “Libros” “Libros”   y, a continuación, haga clic en “Registro de Facturas Anuladas”  Anuladas”  7

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1. Periodo Fiscal. Fiscal.   Seleccione el mes en el que desea registrar las facturas anuladas, no utilizadas y extraviadas 2. Sucursal. Registre el número de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2, etc.) 3. Registro de Facturas Anuladas Facturas Anuladas - Fecha: Fecha: Indica  Indica la fecha en que se anulo la factura. - Desde el Número y Hasta el Número: Número: Se ponen los números de las facturas anuladas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron anuladas. - Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no deseamos anular 4. Registro de Facturas No Facturas No Utilizadas Ut ilizadas - Fecha: Fecha: Indica  Indica la fecha de las facturas que fueron inutilizadas. - Desde el Número y Hasta el Número: Número: Se ponen los números de las que fueron inutilizadas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron inutilizadas. - Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no fueron inutilizadas. 5. Registro de Facturas Extraviadas. Facturas Extraviadas. - Fecha: Fecha: Indica  Indica la fecha en la que se extraviaron las facturas. - Desde el Número y Hasta el Número: Número: Se ponen los números de las facturas que fueron extraviadas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron extraviadas. - Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no fueron extraviadas. 6. Para grabar el registro de las facturas anuladas, no utilizadas y las extraviadas presione el botón Grabar.. Grabar 7. Para salir del formulario, presione el botón Salir. Las facturas anuladas, inutilizadas y extraviadas se muestran en el libro de ventas de acuerdo al mes que corresponde.

8. DOSIFICACIÓN DE FACTURAS (No. AUTORIZACIÓN)  Para registrar el alfanumérico y número de orden de las facturas de ventas, ir al menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Dosificación de Facturas (No. Autorización)”. 1. Columna Nro. Aparece automáticamente un correlativo. Este campo no es editable. 2. Columna Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial de la dosificación, o la fecha de inicio de su periodo contable.

 

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3. Columna Hasta Fecha. Introduzca la fecha final de la dosificación, en este caso no se sabe hasta qué fecha alcanzará las facturas, pero puede ingresar una fecha aproximada. 4. Columna Desde el Nro. Introduzca el número inicial de la factura (dosificación), o el número con la cual inicio el periodo contable. 5. Columna Hasta el Nro. Introduzca el número final de la factura (dosificación), en este caso no se sabe hasta que numero será el último pero puede poner un aproximado. 6. Columna Nro. de Autorización   (Nro.de Orden). Introduzca el número de autorización de la factura (dosificación). 7. Columna Código de Control (Alfanumérico) Si la factura es manual introduzca el 0, si es facturación computarizada computari zada debe dejar en blanco. blanco.   8. Sucursal. 8. Sucursal. Introduzca el número de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2. etc.). 9. Para grabar el registro de los datos ingresados, presione el botón Grabar. 10. Para salir del formulario, presione el botón botón Salir   Salir , no graba los últimos datos ingresados

Nota Para registrar datos de la factura de ventas en un comprobante, debe registrar los siguientes datos:

 

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Sucursal NIT del cliente Código de Control (si la la factura es manual el có código digo es ¨ 0 ¨) Número de la factura Número de Autorizaci Autorización ón Fecha de la factura Nombre del cliente Importe de la factura Importe ICE Importe exento

Cuando existe una dosificación de facturas los datos referidos a “CÓDIGO DE CONTROL” y “NUMERO DE AUTORIZACIÓN” son el mismo dentro de la dosificación, para no repetir estos datos en los comprobantes, los registramos una sola vez en la opción “Dosificación de Facturas (No. Autorización)” 

9. IMPORTACION DE LIBRO DE COMPRAS. Para importar del libro de compras, en el menú “Contabilidad “ Contabilidad”, ”, seleccione “Libros” “Libros” y,  y, a continuación, haga clic en “Importaci “Importación ón de Libro de Compras” Compras”..

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Para importar datos de los libros de compras IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si esta en RED deben abandonar el sistema los demás usuarios. Nota: podrían perder datos los demás usuarios si aun están trabajando en RED. Antes de IMPORTAR debe obtenerse un Backup. El mes debe ser completo para importar. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Examinar. Seleccione la ubicación del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Periodo Fiscal. Seleccione el mes al cual desea importar el backup. 3. Sucursal. Seleccione la sucursal a la cual ppertenece ertenece los datos del backup.

 

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4. Presione el botón Aceptar  para  para la importación. 5. Si desea salir de la opción sin importar presione el botón Cancelar. Cancelar.  

10. IMPORTACION DE LIBRO DE VENTAS. Para importar del libro de ventas, en el. menú “Contabilidad “ Contabilidad”, ”, seleccione “Libros” “Libros” y,  y, a continuación, haga clic en “Importación “Importació n de Libro de Ventas” Ventas”.

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Para importar datos de los libros de venta IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si está trabajando en RED, deben abandonar el sistema los demás usuarios. Nota: podrían perder datos los demás usuarios si aun están trabajando en RED. Antes de importar debe obtener un Backup. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Examinar. Seleccione la ubicación del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Periodo Fiscal. Seleccione el mes al cual desea importar el backup. 3. Sucursal. Seleccione la sucursal a la cual ppertenece ertenece los datos del backup. 4. Presione el botón Aceptar  para  para la importación. 5. Si desea salir de la opción sin importar presione el botón Cancelar. Cancelar.  

11. IMPORTACION DEL LIBRO DE COMPRAS EN FORMATO FORMATO ACSII (TXT) Para importar el libro de compras en formato ACSII, en el menú “Contabilidad “ Contabilidad”, ”, seleccione “Libros” “Libros”   y, a continuación, haga clic en “Importación del Libro de compras en formato ACSII (TXT)” (TXT)”..

 

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Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el mes que desea importar. 2. Sucursal Sucursal.. Debe importar los datos en la sucursal 0. 3. Examinar.  Examinar.   Seleccio Seleccione ne la ubicación en la que se encuentra el formato ACSII del libro que desea importar. 4. Importa Formato TXT. Presionando este botón podrá visualizar los datos a ser importados. 5. Ordenado por. Puede ordenar por fecha, nombre, importe, NIT, factura. 6. Guardar datos. Presione este botón para guardar los datos importados. 7. Cancelar. Presione este botón para salir de la ventana sin importar datos. datos.

12. EXPORTA DATOS EN FORMATO TXT PARA LOS LIBROS IVA.  El Servicio de Impuestos Nacionales Nacionales (SIN)  (SIN) una vez aprobada la Resolución Normativa de Directorio No.  relativa al nuevo formato de presentación del Libro de Compras y Ventas IVA en un aarchivo rchivo plano 10-0047-05 relativa 10-0047-05 (.TXT) a través del Sistema Sistema  Da Vinci. El módulo “Libro de Compras y Ventas”, Ventas”, del Sistema Sistema   Da Vinci es Vinci es el encargado de la captura, validación, consolidación y envío de la información referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta información. La presentación se la realiza a través de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estarelseparados por elacorde carácter Line (|) vigente. (ALTGR+1), uno para compras compras   y otro para ventas ventas,, respetando formato definido conPipe la resolución

 

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ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA.

Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato:

ARCHIVO DE COMPRAS: Nombre del Archivo: Archivo: Compras_mmaaaa_N Compras_mmaaaa_NIT IT contribuyente (Ej. compras_022006_1003579028) Campos del archivo: TIPOFACTURA | NIT PROVEEDOR | RAZON SOCIAL PROVEEDOR | NUMEROFACTURA | NUMERO POLIZA | NUMERO DE ORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO AL CREDITO FISCAL | CREDITOFISCAL Ejemplo: 1|1028627025|NOMBRE EMPRESA.|5228|0|7928155105|13/12/2005|55.80|7.25

ARCHIVO DE VENTAS: Nombre del Archivo: Archivo: Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_022006_1003579028) Campos del archivo: NIT-CI CLIENTE | RAZONSOCIAL CLIENTE | NUMEROFACTU NUMEROFACTURA RA | NUMEROORD NUMEROORDEN EN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO A DEBITO FISCAL | DEBITOFISCAL | FACTURA VALIDA ó ANULADA Ejemplo: 1028627025|NOMBRE EMPRESA|5890|7928155105|05/12/2005|450.6|58.58|V

12.1 EXPORTACIÓN EXPORTACIÓN LIBRO DE COMPRAS Esta opción permite permite exportar el libro de compras en for formato mato TXT (archivo plano), plano), para esto ir al men menúú “Contabilidad”, seleccione Libros” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro de compras”. 2

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Para la exportación debe seguir los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras. 2. Ordenado por. Para exportar el libro de compras debe ordenar por FECHA FECHA,, puede hacerlo presionando un clic. 3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 4. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto ddee compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_LCV). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro de compras en formato texto con el nombre Compras_mmaa Compras_mmaaaa_NIT aa_NIT contribuyente (Ej. compras_012009_10 compras_012009_1003579028), 03579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_LCV (Grabar en…) en…) 6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar

12.2 EXPORTACIÓN LIBRO DE VENTAS Esta opción permite exportar exportar el libro de ventas en formato TXT (archivo pplano). lano). Previo a la exportación debe debe las facturas en la opción “Registro registrar ”elynúmero de orden de Facturas Anuladas”, yregistrar el alfanumérico de anuladas la dosificación de facturas en la opción “Dosificación de facturas finalmente debe registrar el número de NIT de la empresa en la opción “ Contabilidad”, “otros”, “editar datos de la empresa”. Para exportar el libro de ventas en formato TXT, ir al menú “Contabilidad”, seleccione Libros”  y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro de Ventas”. 2

3

5

4 6

Siga los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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2. Ordenado por. Para exportar el libro de ventas debe ordenar por presionando un clic.

FACTURA, puede hacerlo FACTURA,

3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 4. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT). 5. Exporta en Formato TXT pa para ra el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028),, en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en…) ventas_012009_1003579028) en…) 6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar Cancelar  

13. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE COMPRAS Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de compras, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “ Contabilidad”, seleccione Libros”  y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado de facturas de compras”. 2

3

5

6

8

9

10

En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 1. Adicionar. Adicionar. Este  Este botón le permite adicionar manualmente las facturas de compras, boletos aéreos y las importaciones.   importaciones. 2. Editar. Este botón le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas.  registradas.   3. Borrar. Este botón le permite borrar la factura que tenga registrada.  registrada.  4. Reporte. Este Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro de compras, previo a su impresión.  impresión.  

 

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5. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir 6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras.   7. Sucursal. Ingrese el número de serie (casa matriz ó sucursales) 8. Seleccione compras.   el tipo de registro ya sea compras, boletos, importaciones o todo, para ver el libro de compras. 9. Para ver el libro de compras según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar. Este   botón le da la opción de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. 10. Ordenar por. Este Comprobante, puede hacerlo presionando un clic  clic 

13.1. REGISTRO Esta opción le permite hacer el llenado de las facturas, para esto debe seguir los siguientes pasos: 1. Selecci Seleccione one el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya factura ya sea compras, boletos aéreos o im importación, portación, seguida seguidamente mente presione el botón Adicionar. botón  Adicionar. •

  FACTURA DE COMPRAS: en COMPRAS: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importes de la factura, seleccionando el documento contable, registr registrando ando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.  comprobante.  b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes:  siguientes: 

a

b

3 5

10  11

12

13 14

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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ingresar.  1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.  2. Tipo de Factura. Este campo no es editable. Mercado interno.  interno.   l a factura. factura.   3. Fecha de la factura. Registre la fecha de la 4. Nit del Proveedor. Registre el Nit del proveedor.  proveedor.  5. Numero de Autorización. Registre el número de autorización de la factura. Si ya registro antes a este proveedor al momento de ingresar el Nit automáticamente le aparecerá el número de autorización, en algunos casos este puede cambiar debido a la dosificación de las facturas. En el caso de alquileres se poner el Nro. Orden = 2 si es factura antigua. antigua.   6. Numero de la Factura. Debe registrar el número de la factura. 7. Código de Control. Control. Registre  Registre el código alfanumérico de las facturas computarizadas, en el caso de facturas manuales o antiguas coloque 0 8. Nombre o De Denominació nominación. n. Registre el nombre o la denominación de la empresa que otorga la factura.   factura. 9. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura  factura  10. Importe ICE. Registre el importe correspondiente al ICE, en los casos que sean facturas de bebidas alcohólicas o gaseosas y en el caso de los cigarrillos.  cigarrillos.   11. Importe Excento. Registe el importe excento del crédito fiscal, como por ejemplo en el caso de la factura de luz, que tiene un importe por servicio de aseo y alumbrado público que están excentos del crédito fiscal.  fiscal.  r esta del importe de la factura menos el importe 12. Importe Neto. Este es un campo no editable, es la resta excento y el ICE.  ICE.  13. Crédito Fiscal. Este es un campo no editable, saca el 13% del importe neto.  neto.  14. Para guardar los datos llenados en factura de compras presione el botón Aceptar caso contrario Cancelar..  Cancelar A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de compras presione SI SI o  o de los contrario NO. NO.  

  BOLETOS AÉREOS. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes:

•

 

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a. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de boletos aéreos, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.  comprobante.  siguientes:  b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes:  a

b

1

2 4

5 7

6 8 10 

9 11 

ingresar.  1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.  2. Tipo de Factura. Seleccione una de las opciones, en este caso, Mercado interno.  interno.   boleto.   3. Nit Línea Aérea. Registre el número de Nit de la línea aérea a la cual pertenece el boleto.  4. Razón Social de la línea Aérea. Registr Registree el nombre de la línea aérea a la cual pertenece el boleto. boleto.   5. Numero de Boleto. Registre el número de boleto.  boleto.   6. Fecha de emisión. Registre la fecha en la que se emitió el boleto.  boleto.   7. Importe del Boleto. Registre el importe total del boleto.  boleto.  8. Importe excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera.  hubiera.   9. Importe Neto. Este es un campo no editable, registra la diferencia del importe del boleto menos el importe excento.  excento.  10. Crédito Fiscal. Este es un campo no editable, registra el 13% del importe neto.  neto.   11. Para guardar los datos llenados en boletos aéreos presione el botón Aceptar caso contrario Cancelar..  Cancelar

 

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A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de boletos aéreos presione SI SI   o de los contrario NO. NO.  

•

  IMPORTACIONES. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de la póliza de importación, seleccionando el documento contable, registrando registra ndo la fecha comprobante y Nro. de comprobante. comprobante.   d. Datos de la Importació Importación. n. Los datos a registrar son los siguientes:  siguientes:  a

b

2 4

3

6

5

8

7

10 

9 12

11

13

 

1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.  ingresar.  2. Tipo de Factura. Seleccione la opción. Interno y exportación.  exportación.  3. Fecha. Registre la fecha de la póliza de importación.  importación.  4. Nit Agencia Aduanera. Registre el Nit de la Agencia aduanera.  aduanera.   5. Agencia Aduanera. Registre el nombre de la agencia aduanera.  aduanera.  

14

 

 

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0  6. Numero de factura. Este campo no es editable, debe tener 0  7. Nro. De Autorización. Este campo no es editable, debe tener el numero 3.  3.  dígitos.  8. Código Aduana (3 dígitos). Registre el código aduanero que contiene 3 dígitos.  9. Tipo de Tramite (emj. C). Este campo no es editable siempre será C.  C.   10. Nro. De Trámite. Registre el número de trámite.  trámite.  11. Numero Póliza de Importación. Este campo no es editable se genera automáticamente, año, código aduana, tipo de tramite y Nro. de trámite.  trámite.   12. Total IVA. Registre el total IVA que nos muestra la póliza de importación. 13. Importe Neto. Este campo no es editable se genera automáticamente.  automáticamente.   14. Para guardar los datos llenados en boletos aéreos presione el botón Aceptar caso contrario Cancelar..  Cancelar A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de importación presione SI SI o  o de los contrario NO. NO.  

13.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya factura ya sea compras, boletos aéreos o importación, seguidamente presione el botón Procesar. botón  Procesar. 4. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comproba comprobante nte.. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. Si estos datos fueron registrados sin comprobante se podrán editar todos los datos incluyendo los importes. Y la si factura, fueron registrados en un comprobante los campos a editar son; sucursal, tipo de factura, fecha de NIT del proveedor, No. de autorización, numero de factura,

 

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código de control y el nombre o denominación, una vez cambiados los datos debe presionar el botón  botón   Aceptar o Aceptar  o de lo contrario Cancelar. Cancelar.  

13.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya factura ya sea compras, boletos aéreos o importación, seguidamente presione el botón Procesar. botón  Procesar. 4. De la lista que aparecerá haga un clic eenn el No. de la factura que factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botón Aceptar Aceptar de  de lo contrario Cancelar.

 

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14. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE VENTAS Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de ventas, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “ Contabilidad”, seleccione Libros”  y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado de facturas de ventas”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 2

3

4

5

6

7

8

9

1. Adicionar. Este Adicionar. Este botón le permite adicionar manualmente las facturas de ventas.  ventas.   registradas.   2. Editar. Este botón le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas.  3. Borrar. Este botón le permite borrar la factura que tenga registrada.  registrada.  4. Reporte. Este Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro de ventas, previo a su impresión.  impresión.   5. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir 6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas.   7. Sucursal. Ingrese el número de serie (oficina central ó sucursales) 8. Para ver el libro de ventas según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar. 9. Ordenar por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic  clic 

 

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14.1. REGISTRO Esta opción le permite registrar las facturas de ventas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Selecci Seleccione one el periodo fiscal.

•

2. Seleccione la sucursal sucursal,, seguidamente presione el botón Adicionar.   Adición de datos: en datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por la vent venta, a, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante.  comprobante.  b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes:  siguientes: 

a

b

1 2 3 5 7 9 11

4 6 8 10 

13 

12 

1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.  ingresar.  factura.   2. Fecha de la factura. Registre la fecha en la cual se emitió la factura.  3. Nit del Cliente. Registre el NIT del cliente al cual se le l e otorgo la factura.  factura.  emitió.   4. Numero de la Factura. Registre el número de la factura que se emitió.  5. Nro. De Autorizació Autorización. n. Este campo no es editable, genera automáticamente. Este número lo recupera de la dosificación de facturas.  facturas.   6. Código de Control. Este campo no es editable, genera automáticamente en el caso de facturas computarizadas también lo recupera de la dosificación de facturas, en el caso de que la factura sea manual se coloca 0.

 

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factura.   7. Nombre del Cliente. Registre el nombre del cliente a quien se le emitió la factura.  8. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura. factura.   9. Importe ICE. Registre el importe del ICE si es que lo hubiera. Esto en la venta de bebidas alcohólicas y gaseosas.  gaseosas.  10. Importe Excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera.  hubiera.   11. Importe Neto. Este campo no es editable. Es la diferencia del importe de la factura menos el importe del ICE y del Excento.  Excento.   12. Crédito Fiscal. Este campo no es editable. Muestra el 13% de importe neto.  neto.   Para guardar los datos registrados presione el botón Aceptar caso contrario Cancela Cancela   A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI SI o  o de los contrario NO. NO.  

14.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. fiscal.   2. Seleccione la sucursal. seguidamente presione el botón botón Procesar.  Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comproba comprobante nte.. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. factura. Si  Si la factura no fue cargada mediante comprobante todos los datos son editables incluyendo los importes, pero si se realizo mediante comprobante los campos a editar son; sucursal, fecha de la factura, NIT del cliente, numero de factura, código de control y el nombre del cliente, una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar botón  Aceptar o  o de lo contrario Cancelar. Cancelar.  

 

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14.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. fiscal.   2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botón botón Procesar.  Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic eenn el No. de la factura que factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botón Aceptar Aceptar de  de lo contrario Cancelar.

 

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CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS 1. ESTADOS FINANCIEROS Para obtener los reportes de: Sumas y Saldos, Balance General y Estado de Resultados, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Estados Financieros”. 3

4 2

8

7 6

5 9

10

1. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial para la acumulación de saldos. Para los reportes balance de sumas y saldos y saldos y balance general se general se recomienda ingresar la fecha de inicio del periodo, para obtener el reporte con saldos desde el inicio del periodo, en cambio para el estado de resultados puede resultados puede ser desde cualquier fecha. Por lo general para todos los reportes debe ser la fecha de inicio del periodo. 2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte. 3. Nivel de cuentas. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte. 4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Proyecto. Si tiene habilitado para obtener por reportes por proyectos, seleccione el proyecto 6. Para seleccionar la impresor impresoraa presione el botón elegir impresora . 7. Para obtener el reporte del balance de sumas y saldos ppresione resione el botón Bal. Sumas y Saldos. 8. Para obtener el reporte del balance general presione el botón Balance general.  general.  9. Para obtener el reporte del estado de resultados presione el botón Estado de Resultados.  Resultados.  10. Para salir del formulario, presione el botón Salir .

 

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2. ESTADOS DE CUENTA  Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Estados de Cuenta”. 3 4

2 1

6 5

7

1. Desde Fecha. Aparece automáticamente la fecha inicial para la acumulación de saldos desde el inicio del periodo. 2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte. 3. Código. Seleccione la cuenta mayor (cuenta compuesta =”C”), del que desea obtener el reporte.  4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Para seleccionar la impresor impresoraa presione el botón Elegir Impresora   6. Para obtener el reporte del estado de cuentas presione el botón Reporte. 7. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar Cancelar..

3. BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Balance Gral. Y Estado de resultados comparativo”. 1. Nivel de cuenta. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte. 2. Balance – estado de resultados. Marque el estado del cual desea obtener el reporte. 3. Al mes de. Seleccione el mes del que desea obtener el reporte .  4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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5. Para obtener el reporte del estado financiero comparativo presione el botón Reporte . 6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar Cancelar.. 

1

2

3

4

5 6

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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CAPITULO IV PLAN DE CUENTA 1. EDITAR PLAN DE CUENTAS Para editar el plan de cuentas, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Plan de Cuentas” y, a continuación, haga clic en “Editar Plan de Cuentas”. 3

4

5

6

2

1

1. Nivel de cuentas. Si marca el nivel de cuentas puede visualizar e imprimir a cualquier nivel. 2. El botón “ADICINAR” , Adiciona una nueva cuenta a diferentes niveles (Nivel: rubro, titulo, compuesta y subcuenta), pero no puede adicionar el grupo contable porque está establecido los grupos (activo, pasivo, patrimonio, ingreso y egreso) 3. El botón “ EDITAR” , Modifica la descripción de la cuenta contable si la cuenta es de nivel “S”, subcuenta puede modificar el tipo de moneda (Bs.- o $us.-). 4. El botón “BORRAR” , Borra una cuenta a diferentes niveles, la cuenta a borrar no debe tener niveles inferiores ni ten tener er movimien movimiento. to. 5. El botón “REPORTE”, “REPORTE”, Visualiza  Visualiza el plan de cuentas previa impresión. 6. El botón “SALIR”, para salir de la ventana. La estructura del plan de cuentas tiene 10 dígitos y 5 niveles, de acuerdo con el siguiente detalle: G R 

= Grupo (ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO) = Rubro (CORRIENTE, NO CORRIENTE, ETC)

NIVEL 1  NIVEL 2 

 

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TT  = Título (DISPONIBLE, EXIGIBLE, REALIZABLE, ETC) TT  CC   = Cuenta Compuesta (CAJA, BANCOS, ANTICIPOS, ETC.) CC SSSS   = Sub Cuenta ó de Detalle (CAJA MONEDA NACIONAL, CAJA CHICA) SSSS

NIVEL 3  NIVEL 4  NIVEL 5 

Las cuentas contables pueden ser de grupo  o   o de detalle , cuando son de grupo significa que contienen otras subcuentas, sirven para totalizar y agrupar otras cuentas, las cuentas de detalle son las que se utilizan para realizar los asientos contables y no pueden contener subcuentas. Todas las cuentas deben tener:   Código de 10 dígitos   Nombre de longitud máxima de 50 caracteres   Clave de la cuenta   Clave Clave “G” (Grupo)   Clave “R” (Rubro)   Clave “T” (Título)   Clave “C” (Compuesta)   Clave “S” (Subcuenta)   Moneda   Moneda “1” (Bs.)   Moneda “2” ($us) Cuentas agrupadoras:   Grupo (con clave “G”)   Rubro (con clave “R”)   Título (con clave “T”)   Compuesta (con clave “C”) •

•

•

o

o

o

o

o

•

o

o

o

o

o

o

Cuenta de detalle:   SubCuenta o

En las cuentas de detalle se deben identificar la moneda (1=Bs. y 2=$us). En cambio las cuentas agrupadoras no tiene el tipo de moneda (para mantener la estructura se debe registrar 0). NIVEL 1 (GRUPO) CODIGO

NOMBRE

2000000000 3000000000 4000000000 5000000000

PASIVO PATRIMONIO INGRESO EGRESO

1000000000

ACTIVOS

CLAVE

MONEDA

G

0

G G G G

00 0 0

NIVEL 2 (RUBRO) CODIGO

1100000000 1200000000 2100000000 2200000000 3100000000 4100000000 4200000000 5100000000 5200000000

NOMBRE

ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO INGRESOS OPERATIVOS INGRESOS NO OPERATIVOS EGRESOS OPERATIVOS EGRESOS NO OPERATIVOS

CLAVE R R R R R R R R R

MONEDA 0 0 0 0 0 0 0 0 0

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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NIVEL 3 (TITULO) CODIGO

NOMBRE

CLAVE

MONEDA

1101000000 1102000000 1103000000

ACTIVO DISPONIBLE ACTIVO EXIGIBLE ACTIVO REALIZABLE

T T T

0 0 0

1104000000 1201000000 1202000000 2101000000 2201000000 2202000000 3101000000

ACTIVO DIFERIDO INVERSIONES ACTIVO FIJO PASIVO EXIGIBLE A CORTO PLAZO PASIVO EXIGIBLE A LARGO PLAZO PREVISIONES CAPITAL SOCIAL

T T T T T T

0 0 0 0 0 0

CLAVE

MONEDA

C C C C C C C C C C C C

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

CLAVE

MONEDA

S S S S S S S

1 2 1 1 2 2 2

NIVEL 4 (CUENTA COMPUESTA) CODIGO

NOMBRE

1101010000 1101030000 1101040000 1102010000 1102020000 1102050000 1102060000 1102070000 1102100000 1102110000 1102970000 1102980000

CAJA BANCOS MONEDA NACIONAL BANCOS MONEDA EXTRANJERA CUENTAS POR COBRAR PRODUCTO CUENTAS POR COBRAR ENVASES Y CAJAS CUENTAS ANTICIPOS AL PERSONAL PRESTAMOS AL PERSONAL I.V.A. CREDITO FISCAL INTERESES POR COBRAR M/N INTERESES POR COBRAR M/E DEUDORES VARIOS DEUDORES MOROSOS

0

NIVEL 5 (SUB CUENTA O DE DETALLE) CODIGO

NOMBRE

1101010001 1101015000 1101030001 1101030015 1101040005 1101040011 1101040012

CAJA MONEDA NACIONAL CAJA MONEDA EXTRANJERA B.N.B. CTA. CTE. Nº 6000000890 BCO DE CREDITO CTA.CTE. Nº 43651-11-014 B.N.B. CAJA DE AHORROS Nº 690-002143 B.N.B. D.P.F. Nº 312751 B.N.B. D.P.F. Nº 319028

2. IMPORTAR PLAN DE CUENTAS DESDE UN SISTEMA (SIC-JAC) ANTERIOR  Para realizar la importación del Plan de Cuentas de otro sistema (SIC – JAC), haga clic en el menú “Contabilidad”,, seleccione “Plan de Cuentas”,  “Contabilidad” Cuentas”,  y a continuaci continuación, ón, haga clic en “Importar Plan de Cuentas desde un sistema SIC - JAC anterior”. Y obtendrá la siguiente pantalla:

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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Debe ingresar la ruta de acceso donde se encuentra el anterior sistema, haciendo un clic en el botón , y obtendrá la siguiente pantalla:

Debe escoger la unidad para jalar la información, por ejemplo: La unidad "D", luego, haga doble clic, en la carpeta SIC - JACW, seleccione la empresa y la gestión. Presione el botón , para confirmar la ubicación. Por último haga clic en el botón

y el sistema copiará el plan de cuentas.

3. ASIGNAR CUENTAS A USUARIOS Para realizar la asignación de cuentas a los usuarios, haga clic en el menú “Contabilidad” “Contabilidad”,, seleccione “Plan de Cuentas”, Cuentas”, y a continuación, haga clic en “Asignar Cuentas a Usuarios”.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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4

2

5 1 6 7

8

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9

Usuarios: Seleccione el usuario al que desea asignar cuentas.  cuentas.  Usuario Seleccionado: Aparece automáticamente el usuario seleccionado.  seleccionado.  Desde el Código: Código: Seleccione  Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) desde la cual desea asignar las cuentas.  cuentas.   Hasta el Código: Código: Seleccione  Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) hasta la cual desea asignar las cuentas.  cuentas.   Botón “MARCAR” : Haga clic en el botón para marcar las cuentas seleccionadas. Botón “DESMARCAR”: haga clic en el botón si desea desmarcar las cuentas.  cuentas.   Nomenclatur Nomenclaturaa de Cuentas: en esta lista puede observar las cuentas marcas o desmarcadas.  desmarcadas.   Para guardar los cambios, presione en el botón “GRABAR” . 

9. Para salir de la ventana, presione el botón “SALIR”

 

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CAPITULO V PRESUPUESTO  

1. ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Para asignar el presupuesto, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Presupuesto” y, a continuación, haga clic en “Asignación presupuestaria” y obtendrá la siguiente pantalla:

La asignación presupuestaria debe realizarse de las cuentas contables de Ingreso y Egreso, puede marcar las cuentas que tendrán asignación del presupuesto, una vez marcado debe grabar con el botón

Para asignar el monto del del presupuesto a una cuenta cuenta ya marca marcada da como cuenta presupuestable, en la columna código presione doble clic registre el importe en Bs.- y tipo de cambio de la fecha. Seleccione si el importe registrado registr ado corresponde a un presupuesto anual o mensual, luego asignamos el presupuesto con el botón

Una vez realizado el cálculo debe grabar con el botón

 

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2. EJECUCION PRESUPUESTARIA Y MAYOR PRESUPUESTARIO   Para ejecutar el presupuesto, ir al menú “Contabilidad” seleccione “Presupuesto” y, a continuación, haga clic en “Ejecución Presupuestaria y Mayor Presupuestario”.

Para obtener el reporte de la ejecución presupuestaria  presupuestaria  seleccione el tipo de moneda y presione el botón

.

Para obtener el reporte del Mayor Presupuestario seleccione el código y la cuenta de la que desea ver el mayor, luego presione el botón Si desea salir haga clic en el botón

. .

 

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CAPITULO VII CONFIGURACION 1. CODIGOS FIJOS CONTABLES Para registrar los códigos fijos contables, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Configuración”  y, a continuación, haga clic en “Códigos Fijos Contables”. Visualizara en la ventana las siguientes pestañas:

1.1. CREDITO, DEBITO Y I.T. En esta pestaña pestaña se debe verific verificar ar que el código de la cue cuenta nta Crédito Fiscal y el Debito Fiscal est estén én correctos, así también sus porcentajes que sería el 13% en cada uno de los dos casos. De la misma manera los códigos de los impu impuestos estos a las transaccio transacciones nes (I.T), tanto como como del gasto y el de pasivo, así también los porcentajes que sería en ambos casos el 3%. De la misma manera para las retenciones por alquileres, que son las retenciones RC-IVA que es el 13% y las retenciones del impuesto a las transacciones que es el 3%. De la misma manera para las retenciones por compras y servicios con sus respectivos porcentajes Esta verificación nos sirve para que al momento de registrar las facturas de compras y ventas el cálculo sea automático y se apropien de forma correcta las cuentas de impuestos.

 

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1.2. CIERRE DE LA GESTION Y OTROS El código de la cuenta Resultados de la Gestión permite cerrar la gestión, si el ingreso es mayor que el egreso existirá una utilidad o superávit, si por el contrario el egreso es mayor que el ingreso se tendrá una pérdida o déficit. El código de la cuenta Resultados acumulados permite trasladar el resultado de la gestión anterior en el asiento de apertura. El código de la cuenta Ajuste por inflación y tenencia de bienes (ingreso, egreso) permite realizar el asiento de ajuste de las cuentas en Dólares y bolivianos. El código de la cuenta Caja permite identificar el pago de un comprobante si fue en efectivo. El código de la cuenta Banco permite identificar el pago de un comprobante si fue cancela con cheque.

1.3. PROYECTO En esta pestaña podemos habilitar el manejo de proyectos, cuando esta marcado proyecto como vemos en la pantalla siguiente, podemos acceder a los estados financieros por proyecto y cuando lo desmarcamos nos consolida en uno solo.

 

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1.4 OTROS CÓDIGOS FIJOS El código de la cuenta Diferencia de Cambio (ingreso, egreso), permite balancear un comprobante en la columna de Dólares (Debe, Haber) por la conversión de la moneda Boliviana a moneda Dólares Americanos por el tipo de cambio. También permite seleccionar el tipo de impresión del comprobante (Columnas debe haber Bs.- y $us), (Columnas debe haber Bs.-) y (Columnas debe haber $us.-). Finalmente permite seleccionar el tipo de impresión de un comprobante en media hoja del tamaño de carta, solo para impresoras marca EPSON.

 

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1.5. PIE DE PÁGINA Para la impresión de los comprobantes de acuerdo a los tipos de: Ingreso, Egreso y Traspaso, puede registrar el pie de página (Registrado, Aprobado e Interesado).

1.6. MONEDA Y OTROS. En moneda puede seleccionar la moneda que desee a la par del boliviano. En usuario si esta marcado mostrara el nombre del usuario que realizo el comprobante. Códigos fijos contables, quita el mensaje que aparece haciendo referencia de estos códigos fijos. Factura de venta, muestra el código de control en el registro de facturas de venta.

 

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CAPITULO VII UTILIDADES 1. TIPO DE CAMBIO Para registrar los tipos de ca cambio, mbio, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Tipo de Cambio” y obtendrá la siguiente pantalla:

Los tipos de cambios deben ser registrados todos los días, si no hubo variación de todas maneras deben ser registrados, como se muestra en la pantalla. El botón

permite guardar todo cambio.

El botón

permite visualizar el reporte de Tipos de Cambio, previo a la impresión.

El botón

permite configurar la impresor impresora, a, previo a la impresió impresión. n.

El botón permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botón obtendrá la siguiente pantalla:

 

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En esta pantalla deberá seleccionar el número de empresa y la gestión de la que importará los datos, una vez seleccionadaa la empresa haga clic en el botón seleccionad Direccionada Direcci onada la ruta Haga Clic en el botón

. , y el sistema importar importaráá los datos.

 2. ÍNDICE DE UFV Para registrar los tipos de ca cambio, mbio, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Índice UFV” y obtendrá la siguiente pantalla:

Los Índices UFV deben ser registrados todos los días.   El botón

permite guardar todo cambio.

El botón tón

perm permititee vvis isua ualilizzar eell rreeporte orte de Índ Índic icees U UF FV, pr prev evio io a la la imp impre ressión.

 

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El botón

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permite configurar la impresor impresora, a, previo a la impresió impresión. n.

El botón permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botón obtendrá la siguiente pantalla:

En esta pantalla deberá seleccionar el número de empresa y la gestión de la que importará los datos, una vez seleccionadaa la empresa haga clic en el botón seleccionad . Direccionada Direcci onada la ruta haga Clic en el botón

, y el sistema importará los datos.

 3. NUEVO USUARIO Para registrar un nuevo usuario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Nuevo Usuario” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para registrar un nuevo usuario debe ingresar el nombre del usuario luego la contraseña y finalmente debe confirmar la contraseña.

 4. ACCESO A USUARIO Para registrar el acceso al nuevo usuario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades”  y, a continuación, haga clic en “Acceso a Usuario” y obtendrá la siguiente pantalla:

 

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Para permitir el acceso a las diferentes opciones, primero seleccione el usuario marcando con un clic en  debe habilitar las diferentes opciones que muestra el sistema seleccione usuario, usuario, en la parte de opciones opciones debe contable (ó deshabilitar). También le permite eliminar usuarios creados, excepto los usuarios JAC JAC y  y X. X.  

 5. RESPALDO DE LA INFORMACION (Backup) Para obtener una copia de seguridad, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Respaldo de la Información (Backup)” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para seleccionar la carpeta donde se guardará la información. Podría guardar en el mismo disco duro de la computadoraque enlauna distinta(Backup) en la que se disquetes encuentra(y elconsistema contable pero se recomienda copiaunidad de seguridad sea en doble copia). Pero“SIC-JAC”, si existe quemador

 

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mucho mejor si se copia toda la carpeta “sic-jacw” donde se encuentra todas las empresas creadas y gestiones, es decir la información y los programas de todo el sistema contable. 1. Copiar la Información Contable en la carpeta por Defecto Esta opción por defecto copia la información contable en la carpeta: SIC-JACW-0XEMPRE\XXXX\BACKUP\, en la unidad en la que se instaló el sistema SIC-JAC. 2. Seleccionar la Carpeta para copiar la información Contable Haciendo clic en esta opción se habilitará el botón . A continuación tenemos la opción para seleccionar una carpeta o el lugar para guardar la copia de seguridad.

3. Copiar la Información Contable en una Unidad del Disco (A:) Esta opción por defecto copia la información en la unidad A: del computador. Para obtener la copia haga clic en el botón . La copia que el sistema generará sera en un archivo comprimido con extensión RAR. El nombre del archivo es por ejemplo CN010901_250109_112847.RAR (CN=Contabilidad, (CN=Contabilidad, 01= Número de empresa, 09= 09= periodo,  periodo, 01= 01= tipo  tipo de cierre_ddmmaa_hhmmss))  cierre_ddmmaa_hhmmss Si no desea realizar la copia haga clic en el botón

.

6. RECUPERACION DE DATOS DE RESGUARDO (BACKUP) Para recuperar la información de la copia de seguridad, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Importa Datos de la Ver.(DOS y WINDOWS)”,Recuperación de los Datos de Resguardo (BACKUP) y obtendrá la siguiente pantalla:

 

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Para recuperar la información el archivo comprimido en extensión WINRAR debe ser descomprimido. Para Pa ra recu recupe pera rarr la iinf nfor orma maci ón pres presio ionne eell Bo Botó tónn cierre_ddmmaa_hhmmss cierre_ddmmaa_hhmmss). ). ción

SELECCIONAR EL ARCHIVO DE RESGUARDO (EJM. COMPRIMIDO ) 

. A con contitinu nuaación ción te tene nemo moss la sig sigui uien ente te ve vent ntan ana: a:

Cn010901_240909_115249 ARCHIVO

Seleccione la carpeta descomprimi descomprimida da y haga clic en el botón Para Pa ra rea realiliza zarr la la ccop opia ia de dell ba back ckup up hag haga cclilicc eenn eell bo botón tón

. La carpeta será seleccionada. .E Ell sis siste tema ma copi copiar aráá los los ddaato tos. s.

 

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CAPITULO VIII OTROS 1. MANTENIMIENTO DE INDICES Para realizar el mantenimi mantenimiento ento de índices, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Mantenimiento de Índices” y obtendrá la siguiente pantalla:

Las tablas o archivos tienen índices que permiten ordenar por algún campo en particular, por alguna razón como por ejemplo corte de energía eléctrica puede que algunos índices que estaban abiertos se dañen para subsanar esto debe realizar el mantenimiento de índices ó indexar.

 2. EDITA DATOS DE LA EMPRESA Para editar datos de la empresa, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Edita datos de la empresa” y obtendrá la siguiente pantalla:

Todos los datos de la empresa pueden ser modificados, excepto el Año Año y  y el Periodo. Para guardar los datos modificados haga clic en el botón

.

 

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 3. PARAMETROS PARA CONSOLIDAR Si se desea consolidar empresas, se debe tomar nota de que el plan de cuentas en las empresas que deseamos consolidad deben ser exactamente la misma. Se debe crear una nueva empresa que será la que contenga los datos consolidados de las empresas a consolidar. Para consolidar empresas, eenn el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros”  y, a continuación, haga clic en “Parámetros para Consolidar” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para poder consolidar las empresas, debe seleccionar las empresas, haciendo un clic en la casilla de verificación . Para confirmar la consolidació consolidaciónn de las empresas dentro el sistema contable haga clic en el botón” botón”ACEPTAR ACEPTAR”” Para salir de la pantalla, presione el botón “CANCELAR”. botón  “CANCELAR”.  

 4. TIPOS DE COMPROBANTES Para clic crear tipos comprobantes, en el menú “ Contabilidad haga enotros “Tipos de de Comprobante”  y obtendrá la siguiente pantalla:”, seleccione “Otros”  y, a continuación,

 

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El bot botón ón pe perm rmititee aaddic icio ionnar oottro ttip ipoo ddee ccom omppro roba bant nte, e, el tipo tipo de comp compro roba bant ntee núm númer eroo 4 deb deber eráá ser ser exclusivamente de AJUSTE para la aplicación de la NC 3 y 6.

El botón tón

, permite mite mo moddififica carr el nomb mbre re de un tip tipo de comp compro robbante ante..

Para salir de esta opción haga clic en el botón

.

 5. PROYECTO Para crear o editar las fuentes de financiamiento, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Otros”  y, a continuación, haga clic en “Proyecto” y obtendrá la siguiente pantalla:

El botón

, permite adicionar otra fuente de financiam financiamiento. iento.

El botón

, permite modific modificar ar el nombre de una fuente de financiam financiamiento. iento.

El botón

, permite borrar una de las fuentes de financiami financiamiento. ento.

Para salir de esta opción haga clic en el botón

.

6. SUCURSAL Para crear o editar las sucursales, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Sucursal” y obtendrá la siguiente pantalla:

 

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El botón

, permite adicionar otra Sucursal.

El botón

, permite modificar el nombre de una Sucursal.

Para salir de esta opción haga clic en el botón

.

7. VERIFICA COMPROBANTES DESBALANCIADOS Para verificar si existen comprobantes desbalanceados, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Otros”  y, a continuación, haga clic en “Verifica Comprobantes Desbalanceados”  y obtendrá la siguiente pantalla, en esta se mostraran si existen comprobantes desbalanceados.

 

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CAPITULO IX MODULO BANCARIZACION 1. NORMATIVA

1.1.  RESOLUCION NORMATIVA DE DIRECTORIO N° 10.0011.11 CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Articulo 1.- (Objeto). Aclarar el tratamien tratamiento to tributar tributario io de las transaccione transaccioness iguales o mayores a Bs. 50.000 50.000..(Cincuenta mil 00/100 bolivianos), no respaldadas con documentos emitidos o reconocidos por el sistema bancario y de de intermediación financiera e imp implementar lementar los mecanismos mecanismos de control control fiscal referidos a las obligaciones de los sujetos pasivos y/o terceros responsables y contribuyentes en general, para el adecuado respaldo de sus transacciones con Documentos de pago utilizados en las operaciones de compra o venta de bienes y contratación o prestación de servicios. Articulo 2.- (alcance). Esta disposición alcanza a todas las personas naturales, personas jurídicas, sea cual fuere la forma de asociación que utilicen, entidades e instituciones públicas, empresas publicas y organismos del estado, que efectúen transacciones por montos iguales o mayores a Bs. 50.000.- (cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).  Para efectos de la presente disposición, se aplican las siguientes definiciones: Artículo 3.- (Definicion (Definiciones). es). Para a) Transacción. Operación Transacción. Operación de compra o venta de bienes y servicios, contratos de obra y/o prestación de servicios, servici os, atodo de contratos y/o prestaciones prestacio nesBolivianos), de cualquierque naturaleza cuyos montos sean mayores Bs.tipo 50.000.(Cincuenta Mil 00/100 involucren la erogación de iguales recursoso económicos a través de medios de pago utilizados, sea que el pago fuese realizado al contado o al crédito, a través de un solo pago, pagos parciales o cualquier modalidad o forma de pago asumido. b) Documento de Pago.  Pago.  Medio fehacient fehacientee de pago que cumpla con la condición de ser emitido y/o reconocido por una entidad de intermediación financiera regulada por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), tales como: cheques de cualquier naturaleza, ordenes de transferencia electrónica de fondos, transacciones por débitos directos, transacciones con tarjetas de debito, transacciones con tarjetas de crédito, transacciones con tarjetas prepagadas, cartas de crédito, depósitos en cuantas, transferencia de fondos, la presente nominación es enunciativa y no limitativa. c) Cuenta Cuenta.. Contrato con una entidad de intermediación financiera, cuya titularidad debe corresponder obligatoriamente a los sujetos pasivos titulares del número de identificación tributaria (NIT), que participan particip an en las transacciones, excepto en cheques ajenos.

 

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 Los cheques en general no tienen la obligación de consignar el número Articulo 4.- (Tratamien (Tratamiento to Cheques). Cheques). Los de Identificación Tributaria (NIT), sin embargo en los registros obligatorios establecidos en la presente disposición deben consignar necesariamente este dato. En caso de Cheques de Bancos extranjeros, deberá consignar el NIT de la entidad financiera corresponsal en el Estado Plurinacional de Bolivia. Cuando se trate de cheques ajenos, el endoso del documento deberá ser realizado por el Titular del NIT, el represente legal o apoderado, registrados en el Padrón Nacional de Contribuyentes. Articulo 5.- (Requisitos de los Documentos de Pago). Los Documentos de Pago tales como Bauchers, Comprobantes de Deposito, Ordenes de transferencia, Notas de Débitos, Notad de Crédito y otros vigentes, emitidos por las Entidades Financieras supervisadas por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, serán considerados como documentos soporte de las transacciones realizadas, siempre que contengan obligatoriamente, de forma nítida, legible, precisa y permanente la siguiente información mínima: a) NIT de la Entidad Financiera que emitió el Documento de Pago (Excepto en cheques) b) Denominación Denominaci ón del Documento de Pago c) Número de cuenta d) Numero correlativo e) Fecha de la transacción f) Importe de la transacción Sin perjuicio de lo señalado, los contribuyentes podrán solicitar certificaciones de las transacciones a las entidades financieras, la misma que deberá contener la información minina señalada en el párrafo precedente, solicitud que será totalmente voluntaria.

1.2.  RESOLUCION NORMATIVA DE DIRECTORIO N° 10.0023.11 Resuelve: Articulo 1.- Se sustituye el artículo 5 de la RND 10.0011.11 por el siguiente texto: “Articulo 5.- (Requisitos de los documentos de pago).  pago). 1. Documentos de pago emitidos por entidades financieras bancarias y no bancarias en el país.  país.   Los documentos de pago que respaldan las transacciones financieras de entidades bancarias y no bancarias, incluidas las del Banco Central de Bolivia, deben contener de forma nítida, legible, precisa y permanente la siguiente información mínima: a) b) c) d)

Razón social de la entidad que emitió el documento de pago. Numero de transacci transacción ón y operación Fecha de la transacción Importe de la transacción

Los contribuyentes podrán solicitar certificaci certificaciones ones de las transacciones a las entidades financieras bancarias y no bancarias, documentos que deberán contener la información mínima señalada precedentemente, además del número de NIT de la entidad financiera que emite la certificación, solicitud que será totalmente voluntaria. II. Instrumentos de pago emitidos por entidades financieras del exterior. Con exterior.  Con el fin de realizar el control adecuado de los documentos de pago las transacciones en el exterior y desde el exterior hacia territorio

 

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nacional, utilizando cuentas de entidades financieras domiciliadas en el exterior, deben sustentarse con instrumentos de pago emitidos por el sistema financiero del país respectivo. Estas transacciones serán consideradas existentes para la liquidación de impuestos, siempre que el movimiento de la cuenta del exterior se refleje de forma clara, en la contabilidad del contribuyente, conforme lo dispuesto en la ley N°843 N°843 y Decretos supremos que la reglamentan. Los contribuyentes podrán solicitar certificaciones de las transacciones a las entidades financieras extranjeras, documentos que deberán contener la información mínima señalada en los incisos a) a la d) del parágrafo 1 del presente artículo. Estas transacciones serán registradas en los registros auxiliares consignado el dato cero (0), en el campo NIT de la Entidad Financiera. Los demás datos requeridos en el Registro auxiliar, serán consignados conforme lo previsto en el anexo 1, que forma parte de la presente disposición”. Artículo 2.-  2.-  se incorpora al anexo 1 de la RND 10.0011.11, lo siguiente: A) En el Registro Auxiliar – Compras Mayores a Bs. 50.000.Nombre del Campo

NIT Entidad Financiera Tipo de Documento de pago

Tipo de Dato

Numérico Numérico

Descripción NIT Entidad Financiera emisora del Documento de pago. Validar el NIT. En caso de ser una entidad financiera del el exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar valor cero (0). 11. Valores

B) En el Registro Auxiliar – Ventas Mayores a Bs. 50.000.Nombre del Campo

NIT Entidad Financiera Tipo de Documento de pago

Tipo de Dato

Numérico Numérico

Descripción NIT Entidad Financiera emisora del Documento de pago. Validar el NIT. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor cero (0). 11. Valores

2.  REGISTRO AUXILIAR – MODULO BANCARIZACION El Sistema “SIC-JAC” permite hacer el registro de los auxiliares de Bancariza Bancarización: ción:

 

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2.1. REPORTE LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS.  Para obtener el reporte del libro auxiliar de compras, en el menú “ Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Módulo Bancarización”  y, a continuación, haga clic en “Registro Libro Auxiliar de compras”. 1

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1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de compras. 2. Procesar. Le permitirá ver el libro auxiliar de compras del mes que selecciono. 3. Ordenado por. Si desea puede ordenar por: fecha, nombre, importe, factura y NIT, puede hacerlo presionando un clic. 4. Para visualizar el libro auxiliar de Compras, presione el botón Reporte. Reporte.   5. Para seleccionar la impresora, presione el botón Elegir Impresora.  Impresora.  6. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar. Cancelar.  

2.2. REPORTE LIBRO AUXILIAR DE VENTAS Para obtener el reporte reporte del libro auxiliar de Ventas, en eell menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Reporte Libro auxiliar de ventas”.

 

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1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de ventas. 2. Procesar. Le permitirá ver el el libro auxiliar de ventas del mes que selecciono. 3. Ordenado por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic. 4. Para seleccionar la impresora, presione el botón Elegir Impresora.  Impresora.  5. Para visualizar el libro auxiliar de Ventas, presione el botón Reporte. Reporte.   6. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancela Cancela  

2.3. EXPORTACION DATOS EN FORMATO TXT PARA LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS.  El Servicio de Impuestos Nacionales  (SIN) una vez aprobada la Resolución Normativa de Directorio No. Nacionales (SIN) 10.0011.11 y No. 10-0023-11 relativa sobre el tratamiento tratamient o tributario de las transacciones iguales o mayores a Bs. 50.000.- . El módulo “Bancarización”, “Bancarización”, del Sistema Sistema  Da Vinci es Vinci es el encargado de la captura, validación, consolida consolidación ción y envío de la información referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta información. La presentación se la realiza a través de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estar separados por el carácter Pipe Line (|) (ALTGR+1), uno para compras compras   y otro para ventas ventas,, respetando el formato definido acorde con la resolución vigente. ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA. Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato:

 

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ARCHIVO DE COMPRAS: Nombre del Archivo: Archivo: Compras_auxil Compras_auxiliar_mmaaaa_NIT iar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_auxiliar_022006_1003579028) Campos del archivo: Modalidad Transacción | Fecha Factura/Fecha DUI/Fecha Documento | Tipo Transacción |NIT Proveedor | Razón Social Proveedor | Numero De Factura/Numero DUI /Numero Documento |Monto Factura/Monto DUI/Monto Del Documento |Numero De Cuenta Del Documento De Pago | Monto Pagado En Documento De Pago | Monto Acumulado | NIT Entidad Financiera | Numero Documento De Pago | Tipo De Documento De Pago | Fecha Del Documento De Pago Ejemplo: 1|01/08/2011|1|1020703023|NOMBRE EMPRESA |5265|52000.00|200100235645|40258835235| 52000.00|52000.00|0|10201|1|12/08/2011

ARCHIVO DE VENTAS: Nombre del Archivo: Archivo: Ventas_auxili Ventas_auxiliar_mmaaaa_NIT ar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_auxiliar_022006_1003579028) Campos del archivo: Modalidad Transacción | Fecha Factura/Fecha DUE/Fecha Documento | Tipo Transacción | Numero De Factura/Numero Factura/Nu mero DUE /Numero De Documento | Numero De Autorización Factura | NIT-Ci Cliente | Razón social Cliente | Numero De Cuenta Del Documento De Pago| Monto Pagado En Documento De Pago | Monto Acumulado | NIT Entidad Financiera | Numero Documento De Pago | Tipo De Documento De Pago | Fecha Del Documento De Pago Ejemplo: 1|01/08/2011|1|2356|65000.00|200405092154|4546544465|NOMBRE EMPRESA |458798546 | 65000.00 | 65000.00 |4564546|259|1|26/08/2011

2.3.1 EXPORTACIÓN LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS Esta opción permite exportar el libro auxiliar de compras en formato TXT (archivo plano), para esto ir aall menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro auxiliar de compras”. Para la exportación debe seguir los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea exportar el libro auxiliar de compras. 2. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 3. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_BANCA).

 

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4. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro auxiliar de compras en formato texto con el nombre Compras_auxi Compras_auxiliar_mmaa liar_mmaaaa_NITcontribuyente aa_NITcontribuyente(Ej. (Ej. compras_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_BANCA (Grabar (Grabar en…) en…) 5. Para salir del formulario, formulari o, presione el botón Cancelar. Cancelar.  

2.3.2 EXPORTACIÓN LIBRO AUXILIAR DE VENTAS Esta opción permite exportar exportar el libro auxiliar de ventas en formato TXT (archivo plano). Previo a la exportación debe registrar el número de NIT de la empresa en la opción “Contabilidad”, “otros”, “editar datos de la empresa”. Para exportar el libro auxiliar de ventas en formato TXT, ir al menú “ Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Modulo Bancarización” y, a continuación continuación,, haga clic en “Exportación del libro auxiliar de Ventas”. Siga los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea exportar el libro auxiliar de ventas. 2. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 3. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_BANCA).

 

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4. Exporta en F Formato ormato TXT para el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_auxili Ventas_auxiliar_mmaaaa_NIT ar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028),, en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en…) ventas_012009_1003579028) en…) 5. Para salir del formulario, f ormulario, presione el botón Cancelar Cancelar..

AUXILIAR DE COMPRAS 2.4. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DEL REGISTRO AUXILIAR Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de compras, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado del Registro Auxiliar de compras”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 1. Adicionar. Adicionar.   Este botón le permite adicionar manualmente los datos de operaciones de compra de bienes o servicios.  servicios.  2. Editar. Este botón le permite editar los datos de operaciones de compra de bienes o servicios.   permite borrar los datos de operaciones de compra de bienes o servicios. servicio s.   3. Borrar. Este botón le permite 4. Reporte. Este Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro auxiliar de compras, previo a su impresión.   5. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir

 

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6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de compras.  compras.  7. Para ver el libro auxiliar de compras según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar. 8. Ordenar por. Este Este   botón le da la opción de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic  clic 

2.4.1. REGISTRO Esta opción le permite hacer el llenado del libro auxiliar de compras, para esto debe seguir los siguientes pasos: 1. Selecci Seleccione one el periodo fiscal. 2. Seguidamente presione el botón botón Adicionar.  Adicionar.

•

  LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS:  COMPRAS:  en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante, seleccionando el documento contable, registrand registrandoo la fecha comprobante y Nro. ddee comprobante.   comprobante. d. Adición de Datos. Los datos a registrar son los siguientes:  siguientes:  

 

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1. Modalidad Transacción. Seleccione si es contado o crédito.  crédito.  2. Fecha factura, DUI, documento. transacción.   transacción.

Registre la fecha del documento con que se realizo la

3. Tipo de transacción. Consigne uno de los números según corresponda. 4. NIT Proveedor. Registre el NIT del proveedor, para DUI el NIT o CI del que realiza la importación o número de identificación del beneficiario del pago.  pago.  5. Razón Social Proveedor. Registre la razón social del proveedor o el nombre del beneficiario de pago realizado.  realizado.  6. No. de Factura, No. DU DUI,I, No. Documento. Debe registrar el número de la factura, DUI o el No. De documento que corresponda de acuerdo a la transacción. 7. Monto factu factura, ra, mont monto o DUI, monto de dell docum documento. ento. Registre  Registre el monto total de la factura o, para DUI el monto total de la base imponible del IVA, mas el importe del IVA contenidas en la Declaración Declaraci ón Única de Importación de acuerdo a lo que corresponda en la transacción, para otros tipo de transacción el monto que corresponda. 8. No. A Autorización utorización factura, DUI, D Documento. ocumento. Registre el No. De autorización de la factura, el No. 3 para DUI o el No. 4 para otros tipos de transacción.  transacción.  9. No. De cuenta del d documento ocumento de pago pago.. Registre No. de cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago utilizado para el pago.  pago.  10. Monto pagado en documento de pago. Registre el monto del documento del pago.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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11. Monto Acumulado. Registe el monto acumulado de pago realizado, respecto al total de la factura o documento emiti emitido do en la transacción y los pagos realizados a los mismos. 12. NIT entidad financiera. Registe el NIT entidad financiera emisora del documento de pago validar que sea un NIT valido. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor cero (0).   Registree el No. del ddocumento ocumento utilizado para la realizaci realización ón del pago. 13. No. documento de pago. Registr 14. Tipo de Documento de pago. Consigne una de las opciones según corresponda.  corresponda.   15. Fecha del docume documento nto de pago. Registre la fecha de la emisión del documento de pago, debe validar que corresponda al periodo declarado o enviado al SIN.  SIN.   16. Para guardar los datos llenados presione el botón Aceptar caso contrario Cancelar Cancelar..  A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otro documento presione SI SI o  o de los contrario NO. NO.  

2.4.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos del documento que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seguidamente presione el botón botón Procesar.  Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, numero de DUI, No. documento, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla:

 

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Libro Auxiliar de Compras. Todos los datos son editables incluyendo los importes. Una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar botón Aceptar o  o de lo contrario Cancelar. Cancelar.  

2.4.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seguidamente presione el botón botón Procesar.  Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, numero de DUI, No. documento, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar los datos que visualizo presione el bbotón otón Aceptar Aceptar de  de lo contrario Cancelar.

 

 Manual del usuario usuario del Sistema Sistema Contable 

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2.5. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DEL REGISTRO AUXILIAR DE VENTAS. Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado del registro auxiliar de ventas, para esto ir al menú “modulo bancarización”, seleccione Registro Auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado del Registro Auxiliar de ventas”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 2

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1. Adicionar. Adicionar. Este  Este botón le permite adicionar manualmente los datos de operaciones de venta de bienes o servicios.  servicios.  servicios.   2. Editar. Este botón le permite editar los datos de operaciones de venta de bienes o servicios.  3. Borrar. Este botón le permite borrar los datos ya registrados.  registrados.  4. Reporte. Este Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro auxiliar de ventas, previo a su impresión.   5. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir 6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de ventas.  ventas.  7. Para ver el libro auxiliar de ventas según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar. 8. Ordenar por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic  clic 

2.5.1. REGISTRO Esta opción le permite hacer el llenado del libro auxiliar de ventas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Selecci Seleccione one el periodo fiscal.

 

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2. Seguidamente presione el botón Adicionar.

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  Adición de datos: en datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos de dell compr comprobante. obante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante.   comprobante. d. Adición de datos. Los datos a registrar son los siguientes:  siguientes:  1.

crédito.   Modalidad de transacción. Registre la opción que corresponda al contado o al crédito. 

2.

Fecha factura, DUE, Documento. Registre la fecha que consigna el documento con el que se realizo la transacc transacción. ión.  

3.

Tipo de Transacción. Registre uno de los números según corresponda.  corresponda. 

4.

Numero de la Factura, DUE, Documento. Registre el número de la factura o DUE o Documento que corresponda de acuerdo a la transacción.  transacción. 

5.

Monto Factura, monto documento. Registrar el monto total de la factura o monto del documento de acuerdo al tipo de la transacción.  transacción.  

6.

No Autorizació Autorización n Factura. Registre el número de autorización autorizaci ón de la factura o el No. 4 en caso de ser una transacción que no corresponda a una factura.  factura. 

7.

NIT CI cliente. registre el nit o documento de identidad del cliente, en caso de no tener documento de identidad consignar el 0.  0. 

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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8.

cliente.  Razón Social Cliente. Registre la razón social o nombre del cliente. 

9.

No. de cuenta del documento de pago. Registre el No. dé cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago utilizado para el pago.  pago. 

10.

Monto pagado en documento de pago. Registre el monto consignado en el documento de pago.   pago.

11.

Monto acumulado acumulado.. Registre el monto acumulado de ppago ago realizado, respecto al total de la factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos.

12.

NIT de la en entidad tidad financiera eemisora misora del ddocumento ocumento ddee Nit entidad financiera. Registre el NIT pago.  En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor cero (0). 

13.

No. documento de pago. No. del documento utilizado para la realización del pago.  pago. 

14.

Tipo de documento de pago. Registre una de las opciones según corresponda.  corresponda. 

15.

Fecha del documento de pago. Registre la fecha de la emisión del documento de pago.  pago. 

16.

Para guardar los datos registrados presione el botón Aceptar caso contrario Cancela

A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI SI o  o de los contrario NO. NO.  

2.5.2 EDITAR Esta opción le permite editar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seguidamente presione el botón Procesar. botón Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura  factura  que desea editar, en la columna Numero de Factura, DUE, Documento, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: c. Datos del comproba comprobante nte.. Estos campos son eeditables. ditables. d. Datos adicionados.  adicionados.  todos los datos son editables incluyendo los importes, una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar botón Aceptar o  o de lo contrario Cancelar. Cancelar.  

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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2.5.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seguidamente presione el botón Procesar. botón Procesar. 3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, DUE, Documento, luego presione el botón Borrar. Seguidame Seguidamente nte si desea borrar la ffactura actura que visualizo presione el botón Aceptar Aceptar de  de lo contrario Cancelar.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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CAPITULO X INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE 1. PASOS PREVIOS A LA INSTALACION DEL SISTEMA SISTEMA “SIC-JAC” Si existe instalado el SISTEMA DE CONTABILIDAD “SIC-JAC”, “SIC-JAC”, previamente previamente a la instala instalación ción del Si Sistema stema Contable, debe renombrar la CARPETA “SIC-JACW”. “SIC-JACW”.  

Para esto, en el botón INICIO ingresar a EXPLORAR.

Presione con el MOUSE EL BOTON DERECHO para

Y ubicamos la carpeta SIC-JACW:

La Carpeta “SIC-JACW” “SIC-JACW” debe  debe “SCI-JACWMMM” o “SCI-JACWMMM”  o con cualquier otro nombre Ejemplo  Para que la renombrar informacióncon existente no se PIERDA “SCI-JACWMMM” Para “SCI-JACWMMM” o DESAPARESCA

Una vez renombrado la carpeta “SIC-JACW” “SIC-JACW” por  por ejemplo con “SIC-JACWMMM” “SIC-JACWMMM”  PUEDE PROCEDER A INSTALAR el INSTALAR  el Sistema contable contable..

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

 2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA DE CONTABILIDAD  Paso 1)  

Introduzca el CD en la unidad que corresponda y obtendrá la siguiente pantalla:

Paso 2)  

Haga un clic en

Paso 3)  Pulse  Pulse “Siguiente>”

“Instalar Modulo de Contabilidad”: Contabilidad”:

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 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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Paso 4)  

pulse “Cambiar…>”, si desea cambiar la unidad en la cual se instalará el programa. Se recomienda instalar en una unidad distinta a la unidad C.

Paso 5)  

Ingrese en Nombre de la Carpeta   “D:\SIC-JACW\” Luego Pulse

 y ¨ Siguiente  ¨.  ¨. “Aceptar”  y

 

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Paso 6) ahora se procederá a la instalación

Una vez instalado instala do el sistema, en el

escritorio del Windows  se  se muestra el icono para ingresar al sistema

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

También existe otro otro acceso para  ingresar  ingresar

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al sistema en el menú “Todos los programas”

 3. PASOS PARA ADICIONAR UNA NUEVA EMPRESA Paso 1)   Al ingresar al sistema no existe ninguna empresa creada, para crear una nueva empresa Pulse “Adiciona Empresa”

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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Puede ingresar todo los datos, pero los datos que necesariamente debe ingresar son: Nombre , Paso 2)   Ciudad, Año y seleccionar el periodo y luego pulse “Aceptar”

Paso 3)  

Al adicionar una empresa debe reiniciar reinici ar el sistema, pulse “Aceptar”

 4. INGRESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD Una vez creada la empresa, presione con un clic en el nombre de la empresa  y  y seguidamente aparecerá la gestión  como  como se muestra en pantalla:

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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  Presione doble clic en la gestión   y luego aparecerá la siguiente pantalla:

El nombre del usuario  es   es  “X”  y la contraseña  “Y”. La contraseña no se muestra, solo aparece asterisco (*). En la fecha   aparecerá por defecto la fecha actual, este campo es editable se puede cambiar, el tipo de cambio y el índice UFV   si lo conoce puede ingresarlo, caso contrario coloque 0. Pulse “Aceptar”. Posteriormente Posteriorm ente puede crear un nuevo usuario con el nombre y contraseña personalizada.

 5. ADICIONAR UNA NUEVA GESTION Paso 1)   Presione con un clic en el nombre de la empresa  y seguidamente aparecerá la gestión, luego pulse “Adiciona Gestión”.

Por defecto el nombre , la , año    y periodo  , puede cambiar el nombre de la decambiar la empresa  ciudad  empresa y laaparece ciudad pero no puede el año y el periodo. Luego pulse “Aceptar”

 

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SIC-JAC 6. PASOS PARA INSTALAR EN RED EL SISTEMA CONTABLE SIC-JAC

1º Paso en el SERVIDOR 1) Haga clic derecho en el botón Explorar.

del escritorio, escritori o, en el menú desplegable seleccione

2) En la columna Carpeta,  selección la unidad donde se instaló el sistema contable SIC-JACW , en esta unidad cree una capeta denominada . 

3) Comparta esta carpeta haciendo clic derecho sobre esta, seleccione Compartir con , habilitando, Lectura y Escritura , como se muestra en la siguiente pantalla.  

4) Ya compartida esta carpeta, copie la carpeta SIC-JACW en la carpeta RED_SIC-JAC.

SIC-JACW  

 RED_SIC-JAC

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

  Re-nombre la carpeta SIC-JACW que esta fuera de la carpeta RED-SIC-JAC.

5) Sobre el icono de red hacer clic y luego seleccionar Conectar a unidad de red…

6) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccioné una letra para la nueva unidad en red.  

Haga clic en el botón

, en la red ubique el computador en que se creó la carpeta

 que se ha compartido y haga clic en aceptar. RED_SIC-JAC, seleccione la carpeta RED_SIC-JAC  que

Haga clic en el botón .

 

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 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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7. PASOS PARA CREAR EL NUEVO ACCESO DIRECTO DEL SISTEMA SIC-JAC EN EL  ESCRITORIO 1) Desde el escritorio del computador, deberá eliminar el acceso directo que se genera al momento de la instalación. Para ello, haga un clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Sistema de Contabilidad, que se encuentra en el escritorio del computador. Aparecerá varias opciones, elija: “Eliminar” y haga clic en  “si”.  “si”. 

2)   Luego, haga un clic derecho con el mouse, sobre el escritorio del computador, en “Nuevo”.   Seleccione "Acceso Directo".

En la pantalla,

Carpeta".

“Crear Acceso Directo” , presione el botón "Examinar" , será enviado a la ventana, "Buscar

 

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A continuación, escoja "EQUIPO", se desglosarán las unidades de disco del ordenador, seleccione la unidad virtual creada con anterioridad. anterioridad. 

Luego haga clic en la carpeta SIC-JACW.

 

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  En la lista, busque el logo de un zorro (Caracterizado por el lenguaje de Visual Fox Pro). Haga clic en el botón

“Aceptar”.

A continuación haga clic en

Siguiente.

Coloque el nombre del acceso directo y haga clic en

En el escritorio aparecerá el ícono del zorro.

Finalizar.

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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2º PASO EN LA TERMINAL 1) Haga clic derecho en el botón Explorar.

del escritorio, escritori o, en el menú desplegable seleccione

2) En el icono de red, darle un clic y seleccione Conectar a unidad de red.

3) En la pantalla Conectar a unidad de red, selección una letra para la nueva unidad en red.  

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

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4) Haga clic en el botón , en la red ubique el servidor del programa SIC-JACW seleccione la carpeta RED-SIC-JAC  que  que se ha compartido y haga clic en aceptar.  

Haga clic en el botón  

. 

PASOS PARA CREAR ACCESO DIRECTO DESDE EL ESCRITORIO. NOTA:  Deberá seguir los mismos pasos que se realizaron para crear el acceso directo al escritorio en la máquina del servidor, aplíquelos aquí en la maquina terminal. Ver página (104).

8. PASOS PARA EXPORTAR LOS REPORTES A EXCEL. 1. Desde el escritorio del computador, deberá buscar el acceso directo que se genera al momento de la instalación, haga clic derecho en el acceso directo del programa y escoja propiedades:

En la ventana que aparecerá haga clic en la opción Abrir ubicación / buscar destino

 

 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

 

A continuación ubique la carpeta XLS, abrir esta carpeta:

Una vez abierto debe borrar todo los archivos que se encuentran en la misma:

Una vez vacía la carpeta la minimizamos.

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 Manual del del usuario del del Sistema Contable Contable 

 

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2. Nos vamos al sistema contable SIC-JAC, si queremos exportar el libro diario, hacemos el siguiente procedimiento para obtener el reporte del libro diario, en el menú “ Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro Diario”. Para ver el reporte haga clic en “VER LIBRO DIARIO”

Obtendrá la siguiente pantalla:

Salimos del reporte presionando el botón

. Luego minimi minimizamos zamos el sistema contable.

 

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3. Volvemos a la carpeta XLS que XLS que minimizamos en la primera parte, y ahí podemos ver que ya se generó el archivo Excel del libro diario : diario  :

Debe guardar este archivo en otra carpeta que no sea la carpeta XLS, XLS, porque esta carpeta es exclusiva del sistema no lo puede mantener abierto, porque no podrá ver ningún otro reporte. En cualquier unidad de su máquina puede crear una nueva carpeta, por ejemplo: LIBRO DIARIO, DIARIO, en esta carpeta guardar el archivo Excel del libro diario.

Para exportar, los estados financieros, mayores, estado de cuentas, libros de compras y ventas debe seguir los mismos pasos desde el punto 2.