Manual Contabilidad Básica

Contabilidad

Básica

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CONTABILIDAD BÁSICA

CONTABILIDAD

BÁSICA EL PRESENTE CAPÍTULO, TENDRÁ COMO OBJETIVO DAR A CONOCER LOS SIGUIENTES TEMAS:

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Definir los conceptos básicos: Contabilidad y Sistema de Información Contable. Describir el sistema de información contable y sus fundamentos. Explicar las normas y principios contables relacionados con la elaboración del Estado de Resultados y el Balance General.

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tabla de contenido

pág.

1. CONCEPTOS GENERALES

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1.1 DEFINICIÓN

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1.1.1 Contabilidad 1.1.2 Sistema Información Contable (SIC) 1.2 OBJETIVOS DE CONTABILIDAD

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1.3 EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

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1.4 NORMAS Y PRINCIPIOS CONTABLES

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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1. CONCEPTOS GENERALES 1.1 D EFIN I CI ÓN

1.1.1 CONTABILIDAD: Es un sistema de información que clasifica, registra, resume y presenta las transacciones de entidades económicas que constituyen movimientos de dinero o bienes representados en dinero con el fin de determinar sus resultados, interpretarlos y analizarlos, proyectar las finanzas de la empresa, controlar la ejecución de los planes y verificar la veracidad de las operaciones realizadas.

C O N TAB I L I DAD Registra la información relacionada con las transacciones de la firma.

1.1.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE (SIC): Por medio del siguiente diagrama, identificaremos el objetivo de un Sistema de Información Contable dentro de nuestra organización:

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organización

objetivos

LIQUIDEZ RENTABILIDAD CRECIMIENTO

sic

sic

OBJETIVO:

Proporcionar información útil

Tomar decisiones y verificar el cumplimiento de objetivos organizacionales

Un sistema de información contable tiene como objetivo, proporcionar (como indica su nombre) información financiera útil, que nos permita tomar decisiones de carácter financiero relacionadas con la empresa, también nos permita validar y verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos para la organización. Dicho sistema de información debe estar en condiciones de mostrarnos:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

M O S T R A R

SITUACIÓN FINANCIERA

Balance general

RESULTADOS

Estado de resultados

FUENTES Y APLICACIONES

EFAF

ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO

Flujo de efectivo

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1.2 OBJE TI VOS D E CONTA B I L I DAD Conocer, registrar y presentar los bienes y recursos de propiedad de un ente económico, reconociendo la obligación que tiene la empresa de responder con estos recursos a sus propietarios y a otros entes.

Mostrar los cambios experimentados en los recursos y la utilidad o pérdida obtenida durante el periodo.

Hacer que la codificación, el registro y la presentación de la información contable sea clara, precisa y útil.

Controlar todas las operaciones financieras realizadas en las entidades.

1.3 EL SIS T E M A D E I NFOR M AC I O N C O N TAB L E Es importante identificar que los elementos del Sistema de Información Contable funcionan como un conjunto compuesto por: entradas, procesos y salidas, debemos incluir un cuarto elemento vital al hablar del sistema contable que está constituido por los usuarios del sistema, tanto internos como externos. Si aceptamos que la contabilidad funciona como un sistema, es conveniente que analicemos el siguiente esquema, para entender y precisar algunos aspectos que nos permitan asimilar la esencia de cada uno de sus elementos:

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USUARIOS INTERNOS:

USUARIOS EXTERNOS:

Personal de gerencia de la empresa como el conjunto de empleados administrativos.

Personas, entidades y empresas que están fuera de la organización.

INFORMACIÓN DE ENTRADA

PROCESO CONTABLE

INFORMACIÓN DE SALIDA

Recopilacion de datos.

Análisis y Registro.

Estados Financieros Básicos.

DOCUMENTOS FUENTES:

1. Análisis y clasificación de las operaciones realizadas. 2. Registro de las operaciones. 3. Síntesis de las operaciones registradas.

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados.

Facturas, notas de cargo, notas de crédito, depósitos, cheques, contratos, comprobantes de ingresos, de egresos.

Es importante precisar que el Sistema de Información Contable es abierto por el lado de las entradas, es decir, estamos reconociendo que los datos de entrada se originan en actividades realizadas por la organización, como por ejemplo en las ventas, las compras, los pagos hechos por la empresa, pero también existen eventos externos a la empresa que pueden modificar su situación financieras o sus resultados y que por lo tanto se constituyen en datos de entra al Sistema de Información Contable, como por ejemplo: cuando se presentan cambios en el entorno económico o tributario alrededor de las tasas de cambio, las tarifas de impuestos, etc.

El Sistema de Información Contable es abierto por el lado de las salidas, es decir, estamos reconociendo que la información contable de una empresa se encuentran tanto en su entorno interior como en su entorno externo, bastaría mencionar por el momento a la gerencia, el gobierno, los posibles inversionistas, los propietarios, etc.

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1.4 NORMAS Y P R I NCI P I OS CO N TAB L ES

NORMAS Y PRINCIPIOS CONTABLES

objetivo

confiabilidad para

usuarios internos usuarios externos

El objetivo de las normas no es otro que el asegurar la confiabilidad en los informes generados por la contabilidad por cuanto los diferentes usuarios de dichos informes son personas que al que no estar en contacto directo con las operaciones de la empresa, los han de utilizar como un resumen que les proporcione una base para la toma de decisiones en relación con las empresas.

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normas básicas ente económico

realización

continuidad

asociación

unidad de medida

mantenimeinto del patrimonio

periodo

revelación plena

valuación

importancia relativa

esencia sobre forma

prudencia

EN T E EC O N Ó M I C O Conocido también como “Principio Contable de Entidad”. Es considerando como el principio contable más importante, porque en él se establecen los criterios para reconocer la actividad económica o empresa como un ente, esto es, como una persona y por lo tanto se le reconoce que posee la capacidad de poseer recursos y adquirir obligaciones.

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CONT I NU I DAD Conocida con el nombre de “Principio Contable de Empresa en Marcha”. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo, con el nombre o razón social la expresión “en liquidación”.

U N I DAD D E M ED I DA Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En Colombia la unidad de medida es el peso, medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

P E RI O D O El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

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VA LU AC I Ó N Las transacciones se registran según las cantidades de efectivo que se afectan o su equivalente. El precio de costo, muchas veces incluirá: precio de factura más todos los costos y gastos incurridos en la adquisición. Son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

R EAL I ZAC I Ó N Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

A S OCI AC I Ó N Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en un periodo, independientemente de la fecha en que se realicen (paguen).

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I M P OR TA NCI A R E LATI VA O M AT E R I A LI DAD : El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

R EV EL AC I Ó N P L EN A El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

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P R U D EN C I A Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD LA CAUSACIÓN Hay algunas sumas que aparece en el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias, que no han ocurrido todavía. En estos casos se habla de causación. Se hace una causación cuando se reconoce un gasto, por ejemplo que tendrá que desembolsarse después, pero que ha sido ocasionado por la operación del período. Un ejemplo de esta operación es el registro que se hace cada mes, cuando se paga la nómina o las prestaciones sociales (cesantías, primas, intereses, seguridad social, etc.) de los empleados de una empresa; si bien se ha ocasionado un gasto, no se paga en forma inmediata, sino que se “acumula” como una cuenta por pagar y se paga en otra fecha. En otras palabras, la contabilidad reconoce cada operación cuando se generan derechos y obligaciones, y en ese momento se causan y registran sus efectos.

LA PARTIDA DOBLE Este principio básico, establece que cuando ocurre una transacción en la firma, se afectan por lo menos dos cuentas, por ejemplo, cuando se vende un producto o servicio de contado se afectan las cuentas de ventas (facturación) y caja o bancos. En forma sucinta, se trata de mantener vlida la siguiente ecuación:

ACTIVO

= PASIVO + PATRIMONIO

Esto significa que si por ejemplo, se puede aumentar un activo y disminuir otro (se cobra una cuenta y se consigna el dinero en el banco) o aumentar un activo y aumentar un pasivo (e recibe un préstamo de un banco y se consigna el dinero en la cuenta corriente) o disminuir un pasivo y disminuir otro (se recibe un prestado de un banco para cancelar una deuda).

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS De Rojas, G. C. (2004). Contabilidad para la gestión empresarial. Thomson. Ortiz Anaya, H. (2003). Finanzas básicas: para no financieros. Bogotá: Thomson. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2000). Contabilidad Financiera. Thomson.