Manual Configuración Openbravo POS

Manual de Configuración Openbravo POS UniCenta oPOS

Enero, 2016

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS

Tabla de Contenido 1.TERMINOLOGÍA Y ACRÓNIMOS ...................................................................................................................................... 4 2.INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................................. 5 3.INICIAR OPENBRAVO POS ............................................................................................................................................... 6 4.GENERALIDADES ............................................................................................................................................................. 9 5.MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................................... 13 5.1 USUARIOS ......................................................................................................................................................................... 13 5.2 ROLES ............................................................................................................................................................................... 17 5.3 RECURSOS ......................................................................................................................................................................... 20 5.4 ALMACENES ....................................................................................................................................................................... 25 5.5 PLANTAS ........................................................................................................................................................................... 25 5.6 MESAS.............................................................................................................................................................................. 26 5.7 INFORME DE USUARIOS ........................................................................................................................................................ 26 6.SISTEMA ....................................................................................................................................................................... 27 6.1 CONFIGURACIÓN................................................................................................................................................................. 27 6.1.1 Configuración Base de datos ................................................................................................................................. 27 6.1.2 Configuración Caja registradora ............................................................................................................................ 28 6.1.3 Localización ........................................................................................................................................................... 30 6.1.4 Pagos ..................................................................................................................................................................... 31 6.2 CAMBIAR CLAVE.................................................................................................................................................................. 31 6.3 IMPRESORA........................................................................................................................................................................ 33 6.4 SALIR ................................................................................................................................................................................ 33

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 1. Terminología y Acrónimos POS

Punto de Venta

XML

Extensible Markup Language, documento de texto que se usa para mantener información ordenada en forma de jerárquica y el más utilizado para el trasiego de información.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 2. Introducción TPV de software libre Para los que no sepan lo que es un TPV o Terminal de Punto de Venta, es un programa en el cual nos permite llevar la gestión de cualquier local en términos de facturación, registros de caja, clientes, proveedores, etc… Un TPV es aquel programa que cuando estamos pagando en cualquier cajero de supermercado, cualquier restaurante o cafetería, utilizan para poder cobrarnos, aquel programa que utilizan en la pantalla táctil en la cual nos colocan los productos y nos emite el ticket. Estos programas son usados por muchos negocios en la actualidad, y si bien dichos programas se pueden observar diferencias entre ellos y existen multitud de empresas que los distribuyen, suelen basarse en pagos mensuales elevados que para personas que empiezan con su negocio son difíciles de asumir. Si bien dichos programas suelen tener grandes beneficios y complejas operaciones, para muchos negocios actuales no son necesarias tales complicaciones y bien porque no podamos permitirnos comprar/alquilar dichas licencias de TPV o bien porque somos amantes de programas de software libre, este Manual presenta los programas TPV de software libre gratuito suficiente para la mayoría de negocios: El software del Punto de Venta es un sistema que facilita el trabajo diario de los colaboradores de un comercio ofreciendo las siguientes funciones:  Ayuda en la realización de cada venta.  Inventario de productos.  Generación de tiquetes de compra.  Cierre de caja diario.

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UniCenta oPOS (basado en una modificación de Openbravo). La versión Gratuita de OpenBravo POS JAVA Dejo de tener actualizaciones por sus creadores desde hace algunos años, aunque en el foro siguen existiendo una gran comunidad que los manejan y dan soporte.

Lo que se presenta en este manual son los pasos a seguir para realizar la correcta configuración de la aplicación, con el fin de que se ejecute con normalidad, tanto para OpenBravo como Unicenta.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 3. Iniciar Openbravo POS o Unicenta

A continuación se detallan los pasos a seguir para iniciar la aplicación Openbravo POS. 1. Abrir una ventana Terminal por medio del menú Inicio/Todos los Programas/ Open Bravo Pos o UniCenta oPOS

O seleccionar el Icono

o

que se instala en el escritorio como acceso directo.

Al ingresar a la aplicación se verá una de las siguientes pantallas

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Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes:  Acceso como Administrator o Administrador: En este modo se podrá hacer cualquiera de las acciones que permite la aplicación.

 Acceso como Manager o Gerente: Este modo está pensado para el encargado o responsable del negocio. Permite realizar todas las acciones excepto modificar la configuración establecida por el administrador.

 Acceso como Employee o Empleado: Este modo está pensado para los cajeros o encargados solo de realizar ventas. Únicamente podrán realizar ventas y gestionar movimientos de la caja.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS  Acceso como Guest o Invitado: Este modo está pensado para el caso de mostrar la aplicación alguna persona y vea la pantalla de ventas.

Para poder describir todas las funcionalidades se utilizará el usuario Administrator o Administrador, puesto que es el que tiene los permisos completos. El acceso cómo otro tipo de usuario mostrará en cualquier caso un subconjunto de las funcionalidades descritas a continuación. Por ejemplo en la siguiente imagen se muestran las opciones de menú de Administrador y de Empleado. OpenBravo Administrador

UniCenta oPOS Employee

Administrador

Empleado Los dos cuentan con los mismos elementos en pantalla.

El área de navegación se divide en tres partes: 

Prin-

cipal: Este

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Generalidades



La pantalla de ventas se divide en dos zonas: el área de navegación a la izquierda y el área de trabajo a la derecha.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 

Principal: Este Menú incluye las opciones típicas del PUNTO DE VENTA, como ventas, movimientos y cierres de caja, etc.



Administración: Este menú contiene opciones avanzadas, como informes de venta o inventario, mantenimiento de usuarios, etc.



Sistema: Este menú incluye el resto de opciones, vinculadas con la entrada y salida de la aplicación, y configuración del sistema, como pueden ser impresoras, escáneres, etc.



Herramientas (Solo UniCenta oPOS) Incluye herramientas para administración del sistema.

El contenido del área de trabajo cambia en función de la opción seleccionada en el área de navegación. Nota: Si no aparece el Menú seleccionar:

o

para desplegar el MENU oculto, y para ocultarlo seleccionar

.

Navegación En los apartados siguientes, se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla que se esté detallando en cada momento de la siguiente manera: Administración » Inventario » Categorías Lo anterior quiere decir que, en la parte de Administración del área de navegación, tiene que hacer clic sobre la opción Inventario, y en el panel derecho seleccione la opción Categorías. El resultado de esta navegación mostrará la pantalla de categorías:

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En UniCentas oPOS

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Opciones presentes en diversas pantallas Para el registro de las diversas informaciones se dispone de los siguientes botones: Permite poder ocultar el área de navegación, lo cual permitirá poder presentar la pantalla de trabajo completa. Permite poder visualizar el área de navegación. Permite crear un nuevo registro. Permite borrar un registro existente. Permite guardar los cambios realizados a un registro. Permite refrescar la información y volver al primer registro. Permite navegar por los registros. Permite buscar un registro. Dicha opción despliega la siguiente ventana para ingresar un valor que coincida con lo seleccionado en el campo “Donde”

De modo que el valor puede coincidir por las opciones que se muestran en la imagen:

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Permite ordenar los registros. Permite seleccionar una opción en “Ordenar por” y ordenar lo seleccionado por la escogencia en “Y por”.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 4. Mantenimiento

Las opciones de Mantenimiento permiten realizar las configuraciones necesarias para el ingreso a la aplicación por parte de los usuarios, la presentación de información y permisos de acceso. 5.1 Usuarios En un negocio con varios empleados solo es importante repartir las responsabilidades. En esta opción se permite configurar el acceso de las diferentes personas que vayan a usar el sistema, delimitando sus privilegios según los intereses. La navegación asociada a esta opción es: Administración » Mantenimiento » Usuarios Hay 4 usuarios que presenta la aplicación por defecto: 

Administrador



Manager



Employee



Guest

En esta ventana puede crear usuarios nuevos, modificar usuarios existentes o borrar usuarios. Como se muestra en la siguiente imagen, los cuatro usuarios Administrator, Manager, Employee y Guest, son los que aparecen cuando se ingresa a la aplicación.

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Un comportamiento habitual sería:  Ingresar las claves de acceso para cada usuario.  Modificar los usuarios por defecto, añadiendo los nombres propios de los empleados de la tienda, según el rol a que pertenezcan.  Crear nuevos usuarios si es necesario.  Borrar los usuarios por defecto que no estén representados en la tienda o al menos desmarcar la opción “Visible”.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS Para cada usuario, además del nombre, rol y visibilidad, se puede: 

Cargar una fotografía.

La imagen que se registre puede ser en formato JPG, PNG, GIF o BMP, será la que se presenta al ingresar a la aplicación, para lo cual se selecciona la imagen a mostrar por medio de la siguiente pantalla.

En caso de que la imagen sea de un tamaño mayor al permitido por la aplicación, se despliega el siguiente mensaje:

Se presiona “Sí” y posteriormente el botón de “Guardar” El resultado de esta acción es el siguiente:

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

Cambiar su clave de acceso.

Inicialmente se debe tener totalmente claro la clave que se va a ingresar y que no sea un valor que se olvide con facilidad. Al dar clic sobre el botón de “Cambiar la clave de acceso” se presenta la pantalla:

Para registrar la clave:  Se puede utilizar el ratón, presionando los botones que componen la clave, de modo que al momento de ingresar a la aplicación se debe utilizan siempre el ratón para presionar los mismos botones que componen la clave.  Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla anterior, por medio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. De igual modo cuando se ingrese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la clave. Luego de que se ingresa la clave, se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS reconfirmar la clave.

Para finalizar se debe presionar el botón de “Guardar” 5.2 Roles Esta opción permite crear, eliminar o modificar los roles de usuario. Cada rol tiene una serie de permisos, los cuales son definidos en un archivo XML que se muestra en la pantalla y que se almacena en la base de datos. Para agregar un nuevo rol inicialmente sin permisos, se presiona el botón “Nuevo” muestra la pantalla de la siguiente forma:

Al agrega el nombre y el contenido base, la pantalla debería mostrarse de la siguiente forma:

lo cual

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Para definir los permisos se utiliza la siguiente línea de código, en donde el atributo name define el permiso que se tiene el rol: El rol Adminnistrador es el que tiene todos los permisos asignados, por los tanto si se desea asignar un permiso a otro rol, se puede copiar del rol Administrador y agregarlo al otro rol. Ejemplo: Al usuario Guest que tiene el rol “Guest rol“, cuando ingresa se le presenta la aplicación con los menús como se muestran en la imagen en el área de navegación:

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Al rol “Guest rol“, se le agregan las siguientes líneas tomadas del rol Administrados para brindarle más permisos: Una vez modificado el rol, cuando el usuario Guest ingresa, la aplicación se muestra con más opciones de menús (Editar ventas y Clientes) en el área de navegación:

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5.3 Recursos Esta opción permite crear, eliminar o modificar los recursos. Esta opción abarca datos un poco más técnicos dentro del sistema. Al igual que los roles, estas configuraciones se trabajan con formato de archivo XML que digitan en el campo de texto y se almacenan en la base de datos. Todos los recursos vienen con datos por defecto, a continuación se explican para que funciona cada uno.

A continuación la explicación de cada uno de los recursos.  Printer.Start: Texto que se muestra en la ventana del visor.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS  Printer.Ticket: Permite modificar para la impresión de las facturas. Dentro del tag se muestran los datos que se presentarán en el visor y dentro del tag están datos que se imprimen en la factura.

 Window.Title: Título que muestra la aplicación.

 Ticket.Buttons: Permite definir los nuevos elementos de tipo botón. Por ejemplo las líneas que se presentan corresponden a la siguiente imagen en la opción de Ventas.

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 Ticket.Line: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la pantalla de ventas.

 Printer.Inventory: Permite dar formato a la impresión del inventario.  Menu.Root: Contiene todos los menús de la aplicación, por lo que si se crea una nueva opción, se debe agregar en este punto.  Printer.CustomerPaid: Mantiene el formato para la impresión de facturas.  Printer.CustomerPaid2: Imprime el total pagado en el visor.  Banknote: Corresponden a la denominación de billetes del tipo de moneda. Estas opciones se incluyen en Payment.cash.  Coin: Corresponden a la denominación de monedas del tipo de moneda. Estas opciones se incluyen en Payment.cash.  Payment.cash: Muestra las denominaciones de la moneda en la opción de ventas al momento de realizar el pago. Es muy importante el segundo parámetro de las líneas de este recurso que es correspondiente al valor de la moneda y es el valor que se registra en la base de datos al momento de realizar los pagos. payment.addButton("banknote.20euro", 20.0);

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 Printer.TicketPreview: Mantiene el formato para la impresión de facturas proforma.  Printer.PartialCash: Mantiene el formato para la impresión parcial de cierra de caja.  Printer.TicketTotal: Imprime el total de la venta en el visor.

 Printer.OpenDrawer: Este recurso es utilizado, en caso de que la computadora tenga conectado el dispositivo de bandeja donde se tiene el dinero, de manera que la apertura de la bandeja del dinero sea automáticamente al cerrar la venta.  Printer.Ticket.Logo: Se utiliza en caso de que se desee imprimir una imagen en las facturas, esta es la primera instrucción que se llama en Printer.CustomerPaid en el tag .

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 Printer.TicketLine: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la factura.  Printer.CloseCash: Permite modificar el formato de la impresión de los datos para los cierres de caja.  Window.Logo: Permite visualizar una imagen junto al título de la aplicación.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5.4 Almacenes Esta opción permite crear, eliminar o modificar el o los almacenes que se mantienen que el negocio. Para crear el almacén solo se requiere el nombre y dirección.

5.5 Plantas Esta opción permite definir diferentes plantas o pisos del edificio donde está el negocio. Es necesario un nombre y una imagen de la planta o piso, la imagen puede ser un esquema de la ubicación de las mesas en la planta. Esta opción va de la mano con la opción Tickets de la ventana de Configuración.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5.6 Mesas Puede configurar las mesas de cada planta o piso del negocio mediante esta opción. Para registrar una meza se requiere el nombre, seleccionar el piso o planta y la posición donde se encuentra.

5.7 Informe de usuarios El sistema permite imprimir un informe con etiquetas representativas de cada usuario, indicando el nombre, el rol y la fotografía. Solamente se debe presionar el botón ejecutar informe, la siguiente imagen es un ejemplo del informe.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 5. Sistema En el menú Sistema puede acceder a diferentes opciones de configuración de base de datos, idioma y otros. 6.1 Configuración La ventana de configuración de Openbravo POS se divide en cuatro apartados: 

Base de datos: Este apartado ya viene lleno con datos por defecto.



Caja registradora: En este apartado puede configurar el lector de códigos de barras o las impresoras.



Localización: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicación.



Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago.

6.1.1 Configuración Base de datos AVISO: Este apartado lo llenará el proceso de instalación automáticamente. Modifique estas opciones únicamente si es usuario avanzado. Los valores de esta sección se modifican si se va a utilizar una base de datos diferente a la que se ofrece por defecto.

Las propiedades que incluye son: 

Driver (librería): Librería de acceso a la base de datos.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 

Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos.



Cadena de conexión: URL de conexión a la base de datos.



Usuario: Usuario de acceso a la base de datos.



Clave de acceso: Combinación de caracteres para acceder a la base de datos

6.1.2 Configuración Caja registradora

Las propiedades relacionadas con la configuración de la caja registradora son: 

Nombre: Introduzca aquí el nombre de la caja registradora. Por defecto se le asigna el nombre que le da el sistema operativo a la máquina. Por ejemplo: caja1



Aspecto: Apariencia del sistema. Se incluyen varios temas que le permitirá cambiar el fondo de pantalla, el tipo de letra, etc.



•

Pantalla: Puede configurar como quiere ver la aplicación: 

Window: dentro de una ventana, como cualquier otra aplicación.



Fullscreen: ocupando toda la pantalla.

Tickets: Puede escoger la forma cómo se trabajará con las ventas: 

Simple: Seleccione esta opción si no quiere permitir la realización de ventas paralelas.



Estándar: Es la opción por defecto (la opción detallada en el manual)



Restaurante: Seleccione esta opción si quiere que todas las ventas haya que asociarlas a una mesa determinada. Esta opción tiene sentido si tenemos configuradas las mesas

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS al Punto de Venta, lo cual se hace por medio de la opciones Mantenimiento>>Plantas y Mesas. 

Visor de clientes: Puede configurar un visor que muestre a los clientes el importe total de su compra.



Impresora: Puede escoger cuál será la impresora principal.



Impresora 2: Configuración de una impresora adicional. Esta opción podría ser interesante, por ejemplo, si quiere imprimir los recibos a la cocina del restaurante para informar de los pedidos en curso.



Impresora 3: Configuración de otra impresora adicional.



Balanza: Con esta opción puede configurar una balanza para pesar productos.



Escáner: Con esta opción puede configurar un lector de códigos de barras.

Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS 6.1.3 Localización En este apartado se configura el idioma de la aplicación. Además puede definir un formato para las fechas, monedas o números.

Esta configuración se divide en dos: 

Localización: En esta opción puede seleccionar el idioma (por ejemplo español Costa Rica, para que la aplicación se presente en lenguaje español).



Modificación de los parámetros establecidos de acuerdo al idioma: 

Entero



Decimal



Moneda



Porcentaje



Fecha



Hora



Fecha y Hora

En estas opciones puede cambiar los formatos por defecto fijados por el idioma seleccionado. 6.1.4 Pagos En este apartado puede configurar la integración de Openbravo POS con un sistema de pago con tarjeta.

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Las propiedades relacionadas con la configuración de pago son: 

Id. de comercio: El identificador del comercio.



Clave de comercio: La clave (palabra de paso) de pago asociada al comercio.



Pasarela pago: Proveedor de pago.



Lector de tarjetas: Configuración del dispositivo lector de tarjetas.

6.2 Cambiar clave Permite cambiar la clave de acceso del usuario que está dentro de la aplicación. Para registrar la clave:  Se puede utilizar el ratón, presionando los botones que componen la clave, de modo que al momento de ingresar a la aplicación se debe utilizar siempre el ratón para presionar los mismos botones que componen la clave.  Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla, por medio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. De igual modo cuando se ingrese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la clave. Al dar clic sobre esta opción se muestra la pantalla para ingresar la clave actual (antigua). Si anteriormente no tenía clave, se deja en blanco y se da clic en “Aceptar”.

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Luego de que se ingresa la nueva clave.

Se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe reconfirmar la clave.

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6.3 Impresora Permite visualizar los últimos recibos generados. Para esto en la opción de Configuración en el campo Impresora debe estar seleccionado como “screen”.

6.4 Salir Termina la sesión del usuario, y vuelve a la pantalla inicial de Openbravo POS, para que otro usuario pueda entrar en el sistema.