Manual Compras I

MM – Gestão de Materiais

Manual de Procedimentos de Compras

MANUAL E PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS Requisições de Compras Solicitações de Cotação

LOGÍSTICA COMPRAS E ESTOQUE

MM – (MATERIAL MANAGMENT)

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ÍNDICE OBJETIVO........................................................................................................3 ENTRANDO NO SISTEMA.................................................................................3 II.1 CÓDIGO DE TRANSAÇÃO............................................................................................................................................4 REQUISIÇÃO DE COMPRA................................................................................7 Fluxo Operacional..................................................................................................................................................8

III.1 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA......................................................................................................................10 III.1.1 Requisição de Compra para item de estoque............................................................................................12 III.1.2 Requisição de Compra de Serviço.............................................................................................................17 III.1.2 Requisição de Compra de Material não Estocável (sem código interno).................................................20 III.1.2.1 - Requisição de Compra de Material não Estocável (sem código interno) para vários centro de custo................22

III.1.3 Requisição de Compra de Ativo Fixo.......................................................................................................24 III.2 EXIBIÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA.....................................................................................................................27 III.3 IMPRESSÃO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA.................................................................................................................29 III.4 LIBERAÇÃO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA..................................................................................................................30 SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO...........................................................................33 IV.1 CRIAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO ..................................................................................................................34 IV.2 MODIFICAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO ..........................................................................................................43 IV.3 IMPRESSÃO/ENVIO DE SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO......................................................................................................44 IV.4 ATUALIZAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO...........................................................................................................46 IV.5 COMPARAÇÃO DE COTAÇÕES...................................................................................................................................54 IV.5.1 Gravação de preço de mercado.................................................................................................................56 IV.5.1 Rejeição de cotações..................................................................................................................................58 IV.5.1 Aceitação de cotações................................................................................................................................60 A1 – ÍNDICE REMISSIVO...............................................................................62

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Objetivo O Sistema R/3 consiste de uma série de módulos que se integram completamente. Esta integração permite que vários departamentos e divisões de uma empresa compartilhem e atualizem as mesmas informações. Compras é um componente do módulo de Administração de Materiais (MM). O módulo MM é totalmente integrado com outros módulos do Sistema R/3. Ele suporta todas as fases da administração de materiais: planejamento e controle de materiais, compras, recebimento de mercadorias, administração de estoques e conferência de faturas. Uma boa comunicação entre todos os participantes no processo de suprimento é necessária para que Compras funcione sem problemas. Compras se comunica com outros módulos no Sistema R/3 para assegurar um fluxo constante de informações. Por exemplo, trabalha lado a lado com os seguintes módulos: Contabilidade de custos (CO) Contabilidade Financeira (FI) Vendas e Distribuição (SD)

Entrando no Sistema Clique no ícone do SAP que se encontra no seu computador para iniciar o sistema. A seguinte tela aparecerá:

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Mandante: este campo não é necessário preencher. Ele deve trazer automaticamente o número 650. Caso não apareça este número, neste campo, digite-o. Depois, através da tecla TAB ou através do mouse, posicione o cursor nos campos de usuário e senha, entrando com seus dados. Usuário: entre com o seu nome de usuário. Senha: entre com sua senha para o SAP. Idioma: este campo deve trazer por “default” o valor PT, que identifica o idioma português para a apresentação das telas do SAP. Você pode escolher o seu idioma de preferência. Teremos então a primeira tela após o “login”:

Tela inicial do SAP

A partir desta tela você poderá navegar pelos menus e sub-menus a que estiver autorizado.

II.1 Código de Transação O SAP permite que seja inserido o código da transação que se deseja trabalhar, facilitando ao usuário o acesso à tela desejada, de forma imediata. Para verificar o código da transação:

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O código da transação é dado pela tela:

Portanto, para ir diretamente à tela de trabalho, digitar o código da transação no campo de comando:

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Requisição de Compra Uma requisição de compra define uma necessidade de um material ou serviço. Possui as seguintes características: · É o instrumento básico para a identificação de materiais ou serviços que devem ser supridos. · Autoriza o departamento de compras a efetuar o suprimento de quantidades especificadas de materiais dentro de um tempo especificado. · É um documento interno: não é utilizada fora da empresa. As requisições podem ser criadas das seguintes maneiras: · indiretamente, via planejamento e controle de materiais. O componente do SAP Planejamento de necessidades com base no consumo sugere materiais que necessitam ser pedidos com base no consumo passado ou índices de utilização e níveis de estoque existentes. A quantidade do pedido e a data de remessa são determinadas automaticamente. Para tal as condições do mestre de material devem estar todas preparadas para que o MRP possa gerar as requisições. · diretamente. Alguém do departamento requisitante entra uma requisição de compra manualmente. A pessoa que está criando a requisição determina o que, e quanto deve ser pedido e a data de remessa. O código de criação na requisição mostra se, a requisição foi criada direta ou indiretamente. Esse código é exibido na análise de requisições e nos dados estatísticos de um item de requisição. As requisições de compras podem ser sujeitas a um procedimento de liberação (compensação ou aprovação). Este manual focará mais em detalhe o processo de criação de requisições de compra do modo direto. Abaixo detalhamos como deverá ser o fluxo operacional entre as diversas áreas solicitantes, área de compras e as gerências de aprovação da requisição. Os tipos possíveis de requisição são: Tipo de Necessidade Material ou serviço para um centro de custo Material ou serviço para uma ordem Ativo Fixo

Tipo Tipo Tipo Tipo

Classificação K F A (planta 0080) Z (plantas 0081 a 0086)

Material para estoque

As requisições no SAP permitirão que seja possível incluir a solicitação do mesmo material para vários centro de custo. Ou seja, não será necessário a emissão de várias requisições quando o centro de custo ou a conta contábil diferir. O mesmo vale para o número de ordem e para o ativo. Mas é importantíssimo que não se misturem tipos diferentes de classificação numa mesma requisição, ou seja, é importante que todos os itens de uma mesma requisição tenham a mesma classificação contábil (todos do tipo K, ou todos do tipo F, por exemplo).

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Manual de Procedimentos de Compras Fluxo Operacional

1

Solicitante preenche os dados da requisição de compra

Cotação é necessária?

Não

Sim

2

Solicitante libera a requisição de compra para cotação

3

Solicitante imprime a requisição diretamente na impressora da área de compras

4

Compras efetua cotação

Solicitante imprime a requisição na impressora mais próxima da sua área

Solicitante envia a requisição para área de contabilidade

5

Se contabilidade aprovar, insere a conta do razão, assina a requisição

Solicitante colhe as demais assinaturas dos responsáveis

Planta tem liberação eletrônica?

Não

Sim

6

Gerente do solicitante aprova no sistema a requisição

Solicitante avisa compras

Solicitante envia requisição com todas as assinaturas para área de compras

Compras emite pedido

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Manual de Procedimentos de Compras Etapa 1 – Solicitante emite a requisição de compras. Nos capítulos seguintes será detalhado o preenchimento dos dados para cada tipo de requisição de compra. Etapa 2 – Liberação para cotação. Se a planta tiver a funcionalidade de liberação eletrônica via SAP, o solicitante deve liberar a requisição para cotação. Este processo será detalhado posteriormente. Etapa 3 – Impressão da requisição Se a requisição deve ter um processo de cotação, o solicitante pode imprimir diretamente na impressora da área de compras (que no caso na planta 0080 é a impressora zlg1). Compras assumirá que esta requisição deve ser cotada. Se a requisição não precisa passar pelo processo de cotação, o solicitante deve imprimir na impressora que estiver mais próxima e dar andamento ao restante do processo, ou seja, enviar para a contabilidade. Etapa 4 – Cotação Compras efetua a cotação, utilizando ou não o processo de cotação via SAP (vide capítulo IV). Após, devolve o processo para o solicitante. Etapa 5 – Preenchimento dos dados de contabilidade A área de contabilidade também é responsável pela assinatura da Requisição de compra. Se esta requisição for do tipo K, é necessário que seja preenchido a conta do Razão, obrigatoriamente. Então, o responsável de contabilidade deve, através da transação ME52 (modificação da requisição de compra), verificar ou inserir a conta do razão apropriada. Etapa 6 – Liberação da Requisição para emissão de pedidos É de responsabilidade do solicitante colher a assinatura de todos os responsáveis para a liberação de compra. Se a planta não tiver a funcionalidade de liberação eletrônica, o solicitante deve enviar a solicitação com todas as assinaturas para a área de compras. Se a planta tiver a liberação eletrônica o gerente do solicitante deve liberar eletronicamente no SAP a requisição. A partir deste momento a área de compras estará apta a emitir o pedido.

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III.1 Criação de Requisição de Compra

Caminho: Código Transação:

Nome Campo

da

Logística  Admin. de materiais  Compras ME00

do Descrição

Tipo de Tipo de documento compra

requisição

de

Requisição de compra Determ.font e suprim.

Nº da requisição de compra

Ctg. de item

Categoria de item

Determinação automática da fonte de suprimento

Ctg. classif. Tipo de contábil contábil

classificação

Obri gató rio

Ação do usuário e valores

Comentários



Selecionar qual tipo.

A empresa atualmente trabalha somente com o NB, que é o “default” do SAP. Gerado pelo sistema

Marcar o campo se existir LOF LOF - lista de fornecedores, e se deseja que seja usada autorizados e bloqueados. Deve estar previamente cadastradas Selecionar: branco – normal branco – estoque Z – imobilizado (somente para centros 0081 a 0086) A – imobilizado (somente para centro 0080) K – centro de custo F – ordem de serviço

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Manual de Procedimentos de Compras Data remessa Centro Depósito

da Data de entrega mercadoria ou serviço Código do centro Código do depósito

da

Grupo compras

de Grupo de compras responsável pelo tipo de mercadoria. Grupo de Chave para agrupamento mercadorias de mercadorias na visão de compras

Nº acompanha mento

Nº de referência acompanhamento

para

Requerente

Nome da pessoa ou área que efetua a requisição

Centro fornecedor

Centro da mesma compania que fornece o material

Selecionar o formato da data e colocar a data desejada 0080 a 0086 Selecionar qual o depósito a Válido para o caso de mercadoria deverá estar mercadorias de estoque Selecione o comprador Faça esta seleção se tiver certeza quem será o comprador Selecionar o grupo Faça esta seleção se tiver certeza qual o grupo de mercadorias. Não é obrigatório, pois o comprador irá colocar no pedido, ou se o material já for cadastrado, esta informação já consta do cadastro. Coloque um nº de sua Por ex.: nº projeto. É referência, se desejar possível emitir relatório utilizando este campo como chave de pesquisa Colocar o nome da pessoa ou Este dado será impresso no área, se desejar slip de recebimento da mercadoria Usado somente para transferência entre centros.

Note que o preenchimento da quase totalidade destes campos não é obrigatório, pois eles aparecerão novamente no detalhe da requisição. A vantagem do preenchimento nesta tela é que, se a requisição contiver mais de um item e os dados destes campos forem comuns a todos os itens, não será necessário o preenchimento individual para cada um.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 11/62 Data alteração:15/05/00

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III.1.1

Requisição de Compra para item de estoque

Para a criação da requisição siga os passos a seguir

Para passar à tela seguinte, tecle enter ou clique Digite os dados do material: código, qtde. necessária, data e depósito.

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Cuidado, existem campos que podem não aparecer de imediato, procurar usando as setas de deslocamento . Tecle enter ou clique e o sistema preencherá os outros campos, bem como fará a consistência dos mesmos. A seguir o sistema mostrará a tela do detalhe do item:

Estes dois campos não são obrigatórios, mas são interessantes para o acompanhamento da requisição, cotação e até pedido de compra

Este campo é preenchido pelo próprio usuário ou automaticamente pelo sistema quando o material já está cadastrado

Note que existem campos obrigatórios a serem preenchidos para o 1º item da requisição. Como está é a primeira vez que este material será comprado, o sistema necessita de alguns dados adicionais. No caso, é o preço máximo (por unidade de medida) que o requerente deseja que o material tenha. Ou então, uma idéia para balizar o comprador. Preencha o campo e tecle enter.

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Manual de Procedimentos de Compras Note que a próxima tela não detalha o 2º item da requisição. Ele passa automaticamente para a tela seguinte pois, como este item já foi comprado anteriormente, o sistema busca o último preço praticado, ou o valor médio de estoque. Se o requerente quiser colocar alguma informação a respeito do material a ser comprado, selecionar o material e clicar no botão síntese do texto

:

Dar duplo clique neste campo

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Após digitado, voltar para duas telas anteriores os demais itens.

. Repetir a operação, se necessário para

Se quiser observar algum detalhe do item, selecionar qual o item e o clicar no ícone

.

Salvar a requisição de compras:

Clique aqui para salvar a requisição

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O sistema informa o número da requisição do compras criada

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III.1.2

Requisição de Compra de Serviço

A requisição de compra para um serviço, ou para um material de consumo, tem em comum que não são destinadas para estoque, em conseqüência devemos estar atentos para a 1ª tela de criação da requisição.

F ou K

Preencha os dados e tecle enter ou o ícone

.

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Use a unidade CDA= Cada Texto individual para cada atividade a ser contratada

Preencher os campos e teclar enter.

Preencha os dados de valor e tecle enter. O sistema pede a classificação contábil por item da requisição.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 18/62 Data alteração:15/05/00

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No caso de ser uma requisição para um centro de custo (K), este campo deve ser preenchido com o número do centro de custo

Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual está sendo solicitada a compra. A conta do razão deve ser colocada pela área de contabilidade, não esquecer de avisar o setor de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter. No caso de requisição tipo F: Se for uma requisição para projeto colocar o número do projeto no campo do “Elemento PEP” e se for para uma ordem colocar do no campo “Ordem”.

Colocar o número do projeto.

Colocar o numero de ordem

Para ambos os casos deve ser colocado também o número de projeto (somente os números, sem pontos ou vírgula) no campo “Local de Descarga”.

Salvar a requisição de compra

.

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III.1.2 Requisição de Compra de Material não Estocável (sem código interno) Mostraremos os passos para a criação de uma requisição de um material de consumo que não deve ir para estoque e não possui código interno de material.

Note que o material deve estar associado à um centro de custo

Colocar os dados e teclar enter. _________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 20/62 Data alteração:15/05/00

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Colocar o preço estimado e teclar enter

Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual está sendo solicitada a compra. A conta do razão deve ser colocada pela área de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter.

Salvar

a requisição e se necessário, anotar o número gerado pelo sistema.

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III.1.2.1 - Requisição de Compra de Material não Estocável (sem código interno) para vários centro de custo Um mesmo material pode estar sendo requisitado para vários centro custo.

Aqui colocar a quantidade a ser comprada

Clicar neste botão

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Aqui preencher as quantidades por centro de custo

Preencher sempre desta maneira

Identificar o centro de custo

Preencher os dados conforme exemplo acima.

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III.1.3

Requisição de Compra de Ativo Fixo

A requisição de compra de ativo fixo segue o mesmo princípio da requisição para material que não é de estoque, a diferença é que a Categoria de classificação contábil deve ser A ou Z. A categoria A deve ser utilizada somente para o centro 0080 – Continental Teves, pois este centro possui o controle de ativo fixo. A categoria Z deve ser utilizada para os demais centros.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 24/62 Data alteração:15/05/00

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Preencher com estes dados

Colocar o número de ativo fornecido pela contabilidade

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 25/62 Data alteração:15/05/00

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Tipo Z

Preencher neste campo o número do projeto (*)

Repetir aqui o centro de custo (*)

(*) Estes dados são importantes para emissão de relatórios de controle. A partir deste ponto seguem-se os mesmos passos descritos no item III.1.2 Requisição de Compra de Material não Estocável (sem código interno).

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 26/62 Data alteração:15/05/00

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III.2 Exibição de Requisição de Compra A exibição das requisições é uma função que pode ser usada pelo pessoal responsável pela liberação das mesmas ou pelo comprador.

Escolha por quais destes critérios será feita a pesquisa. Se deixar tudo em branco, o sistema trará todas as requisições.

Utilizar, por exemplo, o campo status de processamento para verificar em qual situação se encontra a Req. Compra: em aberto, em pedido, concluída. _________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 27/62 Data alteração:15/05/00

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Clique no ícone

.

No exemplo serão mostradas as requisições endereçadas para o comprador 024:

Esta lista pode ser impressa, basta que na tela anterior seja entrada a função:

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 28/62 Data alteração:15/05/00

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III.3

Impressão da Requisição de Compra

Para a impressão da requisição de compra utilizar a transação ZM10. Selecionar qual impressora deseja imprimir a requisição. Se a requisição já estiver liberada para cotação, pode ser usada a impressora da área de compras.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 29/62 Data alteração:15/05/00

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III.4 Liberação da Requisição de Compra Antes de liberar uma requisição, a pessoa que vai liberar, pode desejar verificar os dados da requisição. Portanto , para exibir a liberação devemos:

Selecione qual o critério de seleção, por exemplo requisição para compra de ativo.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 30/62 Data alteração:15/05/00

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Clique na lupa para ver os detalhes.

Retornar para a tela de liberação. No menu Logística  Admin. Materiais  Compras, selecionar Requisição de compra  Liberar

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 31/62 Data alteração:15/05/00

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Informe o código da requisição

Digite o seu código de liberação Tecle enter e clique no botão “Liberar e gravar”.

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Solicitação de Cotação Uma solicitação de cotação é um convite a um fornecedor para indicar seus termos e condições (preço) para o fornecimento de um material ou prestação de um serviço através da apresentação de uma cotação. Assim como no caso de uma requisição de compra, a solicitação de cotação identifica o material, quantidade e data de remessa. Além disso, a solicitação de cotação contém informações sobre o fornecedor para o qual a solicitação de cotação é enviada (por exemplo, o nome e endereço do fornecedor) e datas importantes para a solicitação de cotação (como a data de encerramento das aplicações ou a data de pré-qualificação e os prazos de entrega para a proposta). A solicitação de cotação é organizada do mesmo modo que os outros documentos de compra. O cabeçalho contém informações gerais sobre a solicitação de cotação, como o endereço do fornecedor. Cada item identifica os materiais individuais para os quais um preço é solicitado ao fornecedor. Uma diferença básica entre as solicitações de cotação e os outros tipos de documentos de compra é o fato do usuário não poder entrar classificações contábeis para os itens das solicitações de cotação. Uma cotação contém os preços e as condições do fornecedor para o fornecimento do material ou serviço definido na solicitação de cotação. No componente SAP MM Compras, a solicitação de cotação e a cotação são um único documento. O usuário entra os preços e as condições do fornecedor na solicitação de cotação original. Em seguida, o usuário pode: · utilizar a lista de comparação de preços para ajudá-lo a determinar a melhor cotação · enviar cartas de rejeição aos fornecedores apropriados · armazenar os preços e condições de entrega para determinadas cotações no registro info para referência futura O usuário faz o seguinte ao processar solicitações de cotação e cotações: 1. Cria uma solicitação de cotação manualmente ou através da referência a uma requisição de compra existente. 2. Especifica que fornecedores devem receber a solicitação de cotação. Um documento separado é criado para cada destinatário. 3. Entra os preços e as condições da cotação do fornecedor na solicitação de cotação. 4. Pode monitorizar o status do documento de solicitação de cotação/cotação à medida que é modificado no decorrer de outros processamentos. (Pode ser preciso expedir a cotação. Ela pode ser rejeitada ou usada como a base para a criação de um pedido ou contrato básico com prazo maior.)

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 33/62 Data alteração:15/05/00

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IV.1 Criação de Solicitação de Cotação Antes de iniciar a criação de uma solicitação de cotação, o usuário deve considerar o seguinte: · Fornecedores: Existe uma lista de fornecedores para a solicitação de cotação? Se existirem registros mestre de fornecedor para os fornecedores, o usuário deve ter os números dos fornecedores. · Prazos finais: Quais são os prazos de entrega importantes para concorrência, se houver (por exemplo, o prazo de entrega para apresentação de cotações)? · Número coletivo: É recomendável atribuir um número coletivo à solicitação de cotação. O usuário entra esse número uma vez e o sistema o copia para cada solicitação de cotação criada dentro de um processo competitivo de licitação. O número coletivo permite rastrear todas as solicitações de cotação para um determinado processo competitivo de licitação. O número pode ser alfanumérico e ter até 10 caracteres de comprimento. O usuário entra o número nos dado do cabeçalho da solicitação de cotação. No menu de compras selecionar:

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 34/62 Data alteração:15/05/00

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Preencher estes campos antes de passar ao sub-menu “Criar com referência  Por ReqC”.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 35/62 Data alteração:15/05/00

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Marcar os itens desejados e clicar sobre o ícone: “Aceitar + detalhe”, para carregar os itens selecionados.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 36/62 Data alteração:15/05/00

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Prazo de entrega da cotação Data que o material deve ser entregue ou o serviço deve estar terminado

Nome Campo

do Descrição

Obri gató rio

1ª Reclamação

Número de dias para a 1ª reclamação

Nº acomp

Número Acompanhamento

2ª Reclamação Mat. forn.

Número de dias para a 2ª reclamação Nº material atribuído pelo fornecedor

3ª Reclamação

Número de dias para a 3ª reclamação

de

Ação do usuário e valores

Comentários

Digitar o número de dias

Um valor negativo significa que um lembrete deve ser enviado ao fornecedor “N” dias antes do prazo de entrega da cotação, um valor positivo significa que uma carta de urgência deve ser enviada “N” dias após o prazo para a entrega da cotação. Se o número de Note que o sistema traz o acompanhamento não foi valor atribuído na cotação. adotado no momento da criação da requisição, pode ser atribuído neste momento. Digitar o número de dias Idem da 1ª reclamação. Digitar o “part number”

Digitar o número de dias

Útil quando se quer referenciar o nº do material do fornecedor. Idem da 1ª reclamação.

Clicar em divisões

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 37/62 Data alteração:15/05/00

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Manual de Procedimentos de Compras

Preencher as divisões (caso necessário) e clicar na seta

Selecionar o item e clicar no ícone cabeçalho

Preencher o nº coletivo de solicitação de compra

Importantíssimo o preenchimento deste campo, pois é o número de cotação que será a referência para todos os fornecedores que participarem da licitação, ou do processo de cotação. Usar como convenção: ccc_aa_nnn, onde ccc indica o grupo de compras, aa indica o ano da solicitação, nnn indica o nº seqüencial de solicitações de cada comprador.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 38/62 Data alteração:15/05/00

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Manual de Procedimentos de Compras Clicar no ícone endereço fornecedor

Selecionar o fornecedor e teclar enter que o sistema trará todas as informações no mesmo

Em seguida salvar a solicitação

.

Colocar aqui o próximo fornecedor a ser cotado e tecle enter.

Note que foi criado um nº de solicitação para o fornecedor 850024 e o sistema voltou à tela para ai nclusão de novo fornecedor, mantendo os dados do material.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 39/62 Data alteração:15/05/00

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Manual de Procedimentos de Compras

Clique no ícone cabeçalho

se quiser verificar os dados.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 40/62 Data alteração:15/05/00

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Manual de Procedimentos de Compras

Note que o sistema manteve os dados.

Clicar no ícone

se desejar colocar alguma observação na solicitação de compras.

Clicar duas vezes neste campo

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 41/62 Data alteração:15/05/00

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Manual de Procedimentos de Compras

Voltar duas telas

e salvar

.

Note que o sistema atribui um outro número de solicitação de cotação e voltou à tela para a inserção de novo fornecedor. Entrar como número do próximo fornecedor, teclar enter.

Salvar esta solicitação e verifique que o sistema cria outro número de solicitação. Se desejar atribuir algum texto, proceder como nos passos anteriormente descritos, antes de salvar.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 42/62 Data alteração:15/05/00

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IV.2 Modificação de Solicitação de Cotação Para alterar ou modificar uma solicitação de compra proceder:

Se não souber qual o nº da solicitação, utilizar os campos para pesquisa:

Teclar enter e você entrará nas mesmas telas e terá as mesmas funcionalidades das telas de criação. Não esquecer de salvar antes de sair do processo de modificação.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 43/62 Data alteração:15/05/00

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IV.3 Impressão/Envio de Solicitação de Cotação Para a impressão e ou envio da solicitação proceder:

Colocar o critério de seleção

Selecionar qual ou quais solicitações deseja imprimir ou enviar via fax

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 44/62 Data alteração:15/05/00

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Neste momento o sistema oferece 3 opções: - O sistema exibe na tela como a solicitação será impressa. - O sistema envia a solicitação para o dispositivo de saída pré-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - É possível fazer uma impressão, para aferição ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de saída.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 45/62 Data alteração:15/05/00

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IV.4 Atualização de Solicitação de Cotação Essa seção explica como entrar a cotação do fornecedor na solicitação de cotação relevante O usuário pode entrar os preços cotados por um fornecedor de dois modos: · Entrando o preço líquido por unidade no campo Preço líquido. Esse preço inclui os descontos normais e os suplementos do fornecedor somente. Os descontos (para pagamento à vista) e impostos são calculados separadamente. · Entrando o preço bruto no campo Preço líquido e atualiza as condições para o item. Depois, o sistema substitui o preço bruto entrado pelo preço líquido calculado automaticamente. Se o usuário entrar o preço líquido para um item para o qual as condições de preço foram atualizadas, o sistema sempre substitui o preço que o usuário entra pelo preço líquido calculado. Uma mensagem de aviso chama a atenção do usuário para esse fato para que ele possa corrigir o preço com o qual o sistema sobregravou a entrada se necessário. Se o preço da cotação for baseado em uma unidade de medida diferente da unidade que o usuário normalmente utiliza (isto é, a unidade do pedido), entrar a unidade de preço do pedido junto ao preço líquido no campo PpUm na tela de síntese de itens. Na tela Detalhes de item, entrar o fator para converter a unidade do pedido na unidade de preço do pedido (se isso já não tiver sido definido no sistema). Exemplo: Se a unidade de preço do pedido for "litro", mas a unidade do pedido é "barril", entrar litro como a unidade de preço do pedido e especificar o fator de conversão 4:1 (isto é, um barril contém 4 litros). No campo Código IVA, entrar o código para qualquer imposto relevante, por exemplo, imposto de valor agregado (IVA). Se um pedido for criado através do referenciamento de uma solicitação de cotação, esse código facilita a determinação do montante de imposto quando a fatura é entrada no sistema.

Selecionar a cotação e teclar enter

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 46/62 Data alteração:15/05/00

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Selecionar o item e clicar no ícone de detalhe. Lembre-se a lista pode conter mais de um item com detalhes diferentes.

Esta cotação apresentou somente o preço líquido

Estes campos são muito importantes

Clicar no ícone cabeçalho

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 47/62 Data alteração:15/05/00

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Informar as condições de pagamento (primordial) e outros dados relevantes. Salvar a atualização

.

Passemos agora ao próximo fornecedor, onde na cotação será fornecido preço bruto, com ICMS de 18% e IPI de 10% e prazo de pagamento de 45 dias.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 48/62 Data alteração:15/05/00

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Após chegar nesta tela, clicar no botão de condições

.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 49/62 Data alteração:15/05/00

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Selecionar os impostos aplicáveis e inserir o valor bruto (Valor líquido mais ICMS) e teclar enter. Voltar para a tela anterior

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 50/62 Data alteração:15/05/00

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O sistema antes de voltar para a tela anterior, mostra este pequeno quadro de advertência onde ele coloca: Preço efetivo: R$ 1,23, que no exemplo representa o preço líquido (R$1,10) mais o valor do IPI. IPI = 0,10 x [R$ 1,10/(1-18%)] Preço do material: é o preço registrado no info record do material ou na requisição de compra. Teclar enter, entrar com os demais dados e clicar no ícone cabeçalho

.

Entrar com a condição de pagamento e outros dados, teclar enter para confirmar as condições. Salvar a atualização

.

Passemos agora a inserir a cotação do 3º fornecedor onde o mesmo enviou a cotação com o preço líquido do material por 100 gramas e pagamento à vista.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 51/62 Data alteração:15/05/00

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Tecle enter e o sistema mostrará

Tecle enter duas vezes e o sistema mostrará, _________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 52/62 Data alteração:15/05/00

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Tecle enter e verifique se os dados do cabeçalho estão corretos. Salve a cotação.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 53/62 Data alteração:15/05/00

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IV.5 Comparação de cotações O usuário pode comparar os preços de todas as cotações recebidas como resultado de um processo competitivo de licitação através da lista de comparação de preços. A lista de comparação classifica as cotações por item do preço mais baixo até o mais alto.

Colocar aqui o nº coletivo para agrupar as cotações.

Escolha a base de comparação

Selecionar os valores de comparação a serem usados. Cotação de referência. O usuário pode comparar as cotações dentro da lista com uma cotação modelo. O sistema exibe o desvio de porcentagem entre cada cotação na lista e a cotação modelo. _________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 54/62 Data alteração:15/05/00

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Cotação de valor mínimo/médio A lista de comparação de preços também pode exibir uma cotação "fictícia" que reflete o valor mínimo ou médio de todas as cotações. Selecionar o campo de cotação "Valor médio" ou "Valor mínimo" para selecionar o tipo de cotação fictícia. Base de porcentagem A lista de comparação de preços exibe a porcentagem de cada item em relação ao preço máximo, mínimo ou médio. Para determinar o tipo de exibição, entrar uma das seguintes opções: + "_"

o valor mais alto para cada item é de 100% o valor mais baixo para cada item é de 100% o valor médio para cada item é de 100%

Determinação de tarifas Selecionar o campo apropriado para determinar quais das opções abaixo devem ser incluídas na determinação do preço de comparação: -

descontos custos de aquisição (custos diversos de suprimentos) preço efetivo

Clique no ícone executar

.

Clicar para obter mais informações

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 55/62 Data alteração:15/05/00

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Se desejar imprimir a comparação ou as informações complementares clicar no ícone

.

IV.5.1 Gravação de preço de mercado O preço de mercado é a base para avaliar o nível de preço do fornecedor para um material e é usado pelo componente MM Avaliação de fornecedor. Um preço de mercado pode se aplicar a um material ou grupo de materiais. O usuário pode armazenar um preço como o preço de mercado a partir da lista de comparação de preços. Para a gravação, clicar sobre qual cotação deseja que seja a base para o mercado:

preço de

Este foi o valor escolhido para o preço de mercado.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 56/62 Data alteração:15/05/00

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_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 57/62 Data alteração:15/05/00

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IV.5.1 Rejeição de cotações O sistema automaticamente imprime cartas de rejeição para todas as cotações marcadas como Rejeitadas. Realizar as seguintes etapas para todas as cotações que deseja rejeitar.

Marcar este campo para rejeitar a cotação

Salvar a cotação

.

Proceder a impressão da mensagem.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 58/62 Data alteração:15/05/00

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Neste momento o sistema oferece 3 opções: - O sistema exibe na tela como a solicitação será impressa. - O sistema envia a solicitação para o dispositivo de saída pré-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - É possível fazer uma impressão, para aferição ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de saída.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 59/62 Data alteração:15/05/00

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IV.5.1 Aceitação de cotações O usuário deve criar um registro info para as cotações que aceitar, principalmente, se planeja colocar mais de um pedido com o fornecedor. Com o registro info, os termos e as condições da cotação são automaticamente sugeridos quando um pedido é criado. Para armazenar a cotação em um registro info de compras, entrar A, B ou C no campo Atualizar registro de informação na tela Detalhes de item. O código que o usuário seleciona depende de se o registro info se aplica a toda a organização de compras (C) ou somente ao centro receptor (B) e se as informações de preços são permitidas em nível de centro para o centro especificado. Entrar (A) para atualizar o registro info em nível de centro somente.

Selecionar o item e clicar no ícone detalhe

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 60/62 Data alteração:15/05/00

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Este é o campo em discussão

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 61/62 Data alteração:15/05/00

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A1 – Índice remissivo aceitar.......................................................................60 Base de porcentagem................................................55 campo de comando.....................................................5 cartas de rejeição......................................................33 Categoria de item......................................................10 classificação contábil..........................................10, 18 código da transação....................................................5 Código IVA..............................................................46 comparação de preços........................................33, 54 condições..................................................................46 condições de pagamento...........................................48 cotação......................................................................33 Cotação de referência...............................................54 Cotação de valor mínimo/médio..............................55 Determinação de tarifas............................................55 dispositivo de saída..................................................45 divisões.....................................................................37 exibição....................................................................27 impostos....................................................................50 impressão..................................................................45

login............................................................................4 mandante....................................................................4 material de consumo...........................................17, 20 Número coletivo.......................................................34 observação................................................................41 prazos de entrega......................................................34 preço bruto................................................................46 preço de mercado......................................................56 preço líquido.............................................................46 Reclamação..............................................................37 rejeição.....................................................................58 Salvar a requisição....................................................15 senha...........................................................................4 serviço......................................................................17 solicitação de cotação...............................................33 Tela inicial..................................................................4 unidade de medida....................................................13 usuário........................................................................4 ( Liberar....................................................................31

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 62/62 Data alteração:15/05/00