Manual Book Sikd

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Sebelas Maret

Untuk Pengguna: - Pejabat Sruktural - Sekretaris - Pencatat Surat - Pengelola Surat

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 1

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hidayahnya sehingga petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Universitas Sebelas Maret dapat diselesaikan meskipun bentuk dan isinya sangat sederhana. Semoga petunjuk penggunaan ini dapat dipergunakan sebagai acuan, petunjuk maupun pedoman bagi para pengguna (users) users) Pejabat Struktural, Sekretaris, dan Pencatat Surat, serta Pengelola Surat selain mempermudah dalam pengelolaan tata persuratan di lingkungan Universitas. Harapan membantu

kami

selaku

menambah

pengembang

pengetahuan

dan

semoga

petunjuk

pengalaman

bagi

penggunaan para

ini

pangguna,

diharapkan kami dapat terus memperbaiki bentuk maupun isi petunjuk penggunaan ini sehingga kedepannya dapat lebih baik. Petunjuk penggunaan ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang dan kami akan terus memperbaiki. Oleh kerena itu kami harapkan kepada pengguna untuk memberikan masukanmasukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan petunjuk penggunaan ini.

Surakarta, Februari 2018 Penyusun

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 2

DAFTAR ISI BAB I PENGERTIAN DASAR .................................. ............................................................. ........................... 1.

6

TIPE PENGGUNA .................................. ............................................................. ........................... A. Tipe User Pejabat Struktural ................................... ...................................... ...

6 6

B. Tipe User Sekretaris ................................... .................................................. ............... C. Tipe User Pencatat Surat ................................... ............................................ .........

7 7

D. Tipe User Pengelola Surat ............................... ......................................... ..........

7

2.

MEMULAI APLIKASI ................................... ........................................................ .....................

7

3.

REGISTRASI NASKAH ...................................... ..................................................... ...............

8

A. Registrasi Naskah bagi Pejabat Struktural ................. 1) Registrasi Nota Dinas (Surat Internal) .................

9 9

2) Registrasi Surat Keluar (Surat Dinas) ...................

9

3) Registrasi Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut ...........

10

B. Registrasi Naskah bagi Sekretaris ..............................

11

C. Registrasi Naskah bagi Pencatat Surat .......................

11

1) Registrasi Naskah Masuk .................................... ....................................... ...

11

2) Registrasi Naskah Surat Masuk Tanpa Tindaklanjut

11

D. Registrasi Naskah bagi Pengelola Surat ..................... NASKAH MASUK dan SISTEM NOTIFIKASI ......................

12 12

A. Naskah Masuk ...................................... ........................................................... .....................

13

B. Naskah Masuk Pimpinan .................................... ............................................. .........

13

LOG REGISTRASI .................................. ............................................................. ...........................

14

A. Log Registrasi Pejabat Struktural dan Sekretaris ...... 1) Log Registrasi Nota Dinas ................................... ...................................... ...

14 14

2) Log Registrasi Naskah dan Tanpa Tindaklanjut ...... B. Log Registrasi Pencatat Surat .................................. .................................... ..

14 14

1) Log Registrasi Naskah Masuk ................................. 2) Log Registrasi Naskah Masuk Tanpa tindaklanjut ..

14 15

BERKAS SURAT .................................... ............................................................... ...........................

15

A. Daftar Berkas yang Melewati Masa Aktif ...................

16

B. Usul Pindah Arsip Inaktif .................................. ........................................... ......... LAPORAN ...................................... ........................................................................ ..................................

17 17

A. Laporan Surat Masuk .................................. ................................................. ............... B. Laporan Surat Keluar ................................................. .................................................

17 17

C. Daftar Berkas ................................. ............................................................ ........................... BAB II IMPLEMENTASI .................................. ................................................................... .................................

18 19

4.

5.

6.

7.

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 3

1. PENERAPAN APLIKASI (IMPLEMENTASI) ....................... 2. SCANNING (DIGITALISASI) .................................. ........................................... .........

19 19

3. PROSES IMPLEMENTASI REGISTRASI NASKAH ..............

20

A. Registrasi Naskah Pejabat Struktural dan Sekretaris

20

1) Registrasi Nota Dinas & Surat Keluar ..................... 2) Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut ........

20 22

B. Registrasi Naskah Masuk Pencatat Surat ................... Registrasi Surat Masuk ............................... ............................................... ................

23 23

4. NOTIFIKASI SURAT MASUK ................................... ............................................ ......... 5. MEMBUAT DISPOSISI ...................................... ..................................................... ...............

24 27

6. MEMBALAS SURAT SESUAI KEPENTINGAN ..................... A. Membalas dengan Forward (Teruskan) .......................

29 29

B. Membalas dengan menu Memo/Balas ......................... BAB III PEMBERKASAN ................................. .................................................................. .................................

29 31

1. MANAJEMEN BERKAS (MEMBUAT BERKAS BARU) ...........

31

A. Mengedit Berkas ................................... ........................................................ .....................

33

B. Menghapus Berkas ..................................... .................................................... ...............

34

C. Menutup Berkas ................................... ........................................................ .....................

34

2. DAFTAR BERKAS YANG MELEWATI MASA AKTIF .............

36

3. USUL PINDAH ARSIP INAKTIF ..................................... ........................................ ...

37

BAB IV LAPORAN ................................... ........................................................................ ........................................ ...

39

BAB V FLOWCHART ............................... ...................................................................... .......................................... ... 1. (Pencatat Surat) Tata Usaha Universitas & ..................... .....................

41

Kepala Tata Usaha per Fakultas ................................... ...................................... ...

41

A. Flowchart Registrasi Naskah Masuk ..........................

41

B. Flowchart Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut ................................... .............................................................. ...........................

42

2. Pejabat Struktural & Sekretaris) End Users ..................... A. Flowchart Pejabat Struktural Strukt ural untuk ............................

42

Registrasi Naskah Keluar ................................... ............................................ ......... B. Flow Chart Pejabat Struktural saat terdapat ..............

42

surat masuk dari pencatat Surat ................................ (TU Universitas & Kepala TU per Fakultas) .................

43

3. Pengelolaan Arsip Aktif dalam SIKD ...............................

44

4. Pengelolaan Arsip Inaktif dalam SIKD ............................ 5. Download Template ................................... ........................................................ .....................

44 45

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 4

BAB I PENGERTIAN DASAR SIKD merupakan suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis maupun korespondensi (persuratan), dimana aplikasi SIKD UNS dimaksudkan untuk melakukan pengelolaan urusan persuratan secara elektronik (e-Office) dengan menerapkan kaidah kearsipan. Tujuan aplikasi SIKD UNS untuk mempermudah pekerjaan, meningkatkan kualitas pelayanan, dan menyelamatkan bukti aktivitas organisasi. Aplikasi persuratan ini diharapkan mampu membantu pelayanan surat menyurat di lingkungan Universitas Sebelas Maret secara efektif dan efisien. Instrumen aplikasi yang mendukung jalannya aplikasi e-Office  SIKD UNS memuat; 1. Tata Naskah Dinas (Peraturan Rektor UNS Nomor 992 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas Maret); 2. Klasifikasi Arsip (Peraturan Rektor UNS Nomor 510/UN27/TU/2012 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan JRA di Lingkungan UNS); 3. Jadwal Retensi Arsip (Peraturan Rektor UNS Nomor 510/UN27/TU/2012 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan JRA di Lingkungan UNS); dan 4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Universitas Sebelas Maret. Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen wajib pengelolaan arsip dinamis. Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.

1. TIPE PENGGUNA A. Tipe User Pejabat Struktural Tipe Pengguna (User) Pejabat Struktural hanya diperuntukkan kepada pejabat terkait yang berwenang dan berada pada eselon 4 keatas. Tipe ini ialah tipe yang paling universal dari semua tipe pengguna yang dipakai di aplikasi SIKD. Pejabat Struktural dapat mengakomodir surat-surat keluar dari unit kerja terkait hingga proses memonitor jejak (tracking /pelacakan) surat dan pemberkasan bawahannya. Tracking dapat dilakukan juga saat terjadinya proses lalu lintas persuratan yang terjadi, sehingga memudahkan untuk melihat alur surat yang telah dibaca maupun belum dibaca.

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 5

B. Tipe User Sekretaris Tipe Pengguna (User) Sekretaris hanya diperuntukkan bagi bawahan langsung pejabat struktural atau dapat juga diakomodir oleh tata usaha pada unit kerja yang bersangkutan. Tipe ini memiliki fungsi sebagai backup atasan jika nantinya atasannya sedang sibuk atau dinas keluar kota dan tidak berkesempatan menangani surat masuk maupun surat keluar dari Aplikasi SIKD. Jenis akun ini dapat langsung bertindak dan menindaklanjuti surat-surat yang masuk kepada atasan langsungnya (hanya berlaku pada  jabatan sekretaris pada unit yang menangani surat-surat dekanat .

C. Tipe User Pencatat Surat Tipe Pengguna (User) Pencatat Surat diperuntukkan bagi pegawai yang diberikan wewenang untuk menerima surat masuk dari luar instansi (Universitas). Untuk Kantor Pusat berada di Tata Usaha Universitas yaitu unit kerja yang berfungsi sebagai pelayanan satu pintu pada surat masuk yang ditujukan untuk Universitas. Fungsi dan menu tipe pengguna ini di fasilitasi dengan entry surat masuk sehingga registrasi dapat ditujukan kepada pejabat atau tujuan surat. Selain itu tipe ini dapat memonitor seluruh aktifitas persuratan di Universitas.

D. Tipe User Pengelola Surat Tipe Pengguna (User) Pengelola Surat diperuntukan bagi pegawai yang diberikan wewenang untuk mengatur surat. Tugasnya ialah meneliti dan mengoreksi pemberkasan surat yang telah terjadi selama proses persuratan berlangsung di Universitas. Selain itu fungsi dan menu pengguna ini tidak difasilitasi untuk membuat surat, sehingga hanya memiliki fungsi pemberkasan dan penyusutan arsip saja.

2. MEMULAI APLIKASI SIKD merupakan aplikasi berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web browser, salah satu web browser yang dapat digunakan untuk membuka SIKD adalah Mozilla Firefox. 1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan double klik icon atau klik START, All Programs, Mozilla Firefox kemudian pilih Mozilla Firefox. 2. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat url ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator.

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS

 6

Catatan:  dapat menggunakan aplikasi browser lain seperti google chrome, Microsoft edge, safari, internet explorer, dll.  namun diprioritaskan menggunakan mozilla firefox.

Tulis alamat url dengan: sikd.uns.ac.id Alamat url SIKD UNS adalah sikd.uns.ac.id 3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi. Masukkan Nama Pengguna dan Password yang telah diberikan oleh administrator .

Tampilan halaman awal SIKD

Pada bagian halaman awal aplikasi SIKD terdapat script   kode (captcha code) yang berfungsi sebagai keamanan seperti ditunjukkan pada kotak merah diatas. Pengguna harus memasukkan kode dengan benar agar dapat ter-login kedalam aplikasi.

3. REGISTRASI NASKAH Sebelum melakukan registrasi surat harus melalui proses scanning surat (digitalisasi) jika surat masuk berbentuk fisik atau konvensional. Sedangkan jika berbentuk e-surat atau draft surat maka surat dapat langsung di registrasi namun dalam proses akhir harus meng-upload surat final. (Proses scanning akan dijelaskan di bagian implementasi)

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 7

A. Registrasi Naskah bagi Pejabat Struktural (Atasan) Jenis registrasi ini hanya pada pejabat eselon 4 keatas yang mengelola akun e-Office SIKD UNS secara langsung. Penggunaan aplikasi ini ialah berada pada jabatan atasan langsung dari setiap unit kerja/yang berwenang. 1) Registrasi Nota Dinas (Surat Internal) Menurut Peraturan Rektor Universitas Sebelas maret Nomor 992 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas maret, Nota Dinas  adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

2) Registrasi Surat Keluar (Surat Dinas) Menurut Peraturan Rektor Universitas Sebelas maret Nomor 992 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas maret, Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. Surat Keluar digunakan saat melakukan persuratan dengan pihak luar instansi.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 8

Registrasi Naskah Keluar pada dasarnya digunakan untuk meregistrasi surat dari Universitas kepada Luar Instansi (Ekstenal). Namun dengan maksud bukan mengirim surat via registrasi naskah kepada akun luar instansi. Registrasi Naskah Keluar hanya ditujukan pada proses persuratan sebelum surat fisik dikirimkan kepada tujuan surat di luar Universitas. Sehingga fungsi registrasi naskah keluar hanya stop/berhenti saat surat berbentuk draft   telah selesai. Yang membedakan ialah saat pemberkaskan di kolom berkaskan. (dapat dilihat pada gambar dibawah ini)

Pada registrasi naskah keluar, pengguna (user) wajib/harus memberkaskan di awal saat registrasi naskah, tujuannya ialah sebagai pengingat pemberkasan pertinggal surat tersebut akan diberkaskan di unit kerja mana. Sama halnya dengan registrasi naskah pada umumnya, registrasi surat keluar ini akan sampai/selesai saat surat final/terakhir telah dicetak dan siap untuk dikirimkan. Jadi untuk surat menyurat dipastikan akan ada beberapa draft sebelum surat resmi dikirimkan keluar instansi, sehingga fungsi daripada registrasi naskah keluar masih digunakan pada internal instansi. 3) Registrasi Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut Registrasi Naskah Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut adalah surat keluar yang selesai pada saat surat telah dialihmedia atau diterima unit pencipta, artinya surat tersebut tidak perlu tindaklanjut dan bersifat final   (akhir). Surat keluar tanpa tindaklanjut juga dapat berfungsi sebagai pengalihmediaan surat-surat lama yang belum tersingkron di aplikasi SIKD, tujuannya ialah untuk mendata file surat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat terlacak di aplikasi SIKD.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 9

B. Registrasi Naskah bagi Sekretaris (Sekretaris, Tata Usaha, Pengadministrasi Umum, Pencatat Surat Keluar) Registrasi naskah bagi Sekretaris, Tata Usaha, Pengadministrasi Umum, Pencatat Surat Keluar penggunaannya sama dengan pejabat struktural, hanya yang membedakan ialah registrasi naskah bagi sekretaris berfungsi sebagai second person (pejabat kedua), penempatannya ialah dengan atas nama sebagai pengganti pejabat struktural. Registrasi dapat dilakukan sama sesuai prosedur dari registrasi naskah pejabat struktural. Registrasi ini dimaksudkan dapat membantu proses persuratan di unit kerja saat atasan utamanya sedang mempunyai halangan atau sedang tugas sehingga jarang membuka aplikasi SIKD atau untuk membuka aplikasi SIKD ini sangat kecil. Selain dapat meregistrasi naskah yang tertuju pada akun sekretaris secara langsung, jenis akun ini dapat menindaklanjuti surat-surat yang berasal dari atasan (jika memang ditugaskan demikian/atasan tidak bisa mengoperasikan aplikasi).

Registrasi naskah untuk tindaklanjut atasan dapat diakomodir oleh sekretaris dengan menggunakan fungsi naskah masuk sesuai dengan surat mana pada atasan yang ingin di tindaklanjuti seperti pada kotak merah diatas. Sekretaris dapat memilih untuk menindaklanjuti surat-surat yang masuk kepada dekan, waked dekan bidang 1, wakil dekan bidang 2, hingga wakil dekan bidang 3, yang mana nantinya ditujukan untuk penilaian remunerasi sebagai hak milik penindaklanjut yaitu sekretaris.

C.Registrasi Naskah bagi Pencatat Surat 1) Registrasi Surat Masuk Registrasi surat masuk digunakan saat terdapat surat masuk dari luar instansi. User meregistrasi surat dari luar instansi yang ditujukan kepada user di dalam instansi melalui Tata Usaha Universitas di Kantor Pusat/Kepala Bagian Tata Usaha di Fakultas.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 10

2) Registrasi Surat Masuk Tanpa Tindaklanjut Registrasi surat masuk tanpa tindaklanjut digunakan saat terdapat surat masuk bersifat selesai (final) atau surat pemberitahuan sehingga tanpa ada balasan atau proses surat selanjutnya. Jadi surat hanya sampai pada tata usaha saja.

D. Registrasi Naskah bagi Pengelola Surat Registrasi naskah bagi pengelola surat tidak difasilitasi dan untuk tipe pengguna ini menu registrasi naskah tidak akan aktif untuk mengirim surat. Tipe pengguna pengelola surat lebih ditekankan untuk mengoreksi pemberkasan pada setiap unit kerja yang telah melakukan entry data surat.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 11

4. NASKAH MASUK DAN SISTEM NOTIFIKASI Naskah masuk (notifikasi) dapat terjadi saat surat dikirimkan atau surat telah terkirim kepada si penerima pesan. Notifikasi ini berperan seperti peringatan surat masuk layaknya pesan masuk seperti sms. Notifikasi ini tanda adanya surat masuk, balasan surat nota dinas, maupun balasan disposisi dari atasan. Setiap user atau pengguna dapat mengakses naskah masuk.

A.

Naskah Masuk Naskah masuk berperan sebagai inbox atau kotak masuk pesan-pesan surat masuk baru, seluruh surat masuk akan berada atau terdaftar di menu ini sehingga untuk tracking surat dapat langsung terlihat dan dicari.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 12

B. Naskah Masuk Atasan yang ditindaklanjuti oleh Sekretaris Menu ini hanya aktif untuk jenis akun sekretaris dan memiliki atasan langsung sehingga surat-surat yang telah masuk ke akun atasan, dapat secara langsung ditindaklanjuti oleh bawahan (sekretaris/tata usaha, maupun petugas yang berwenang) sehingga peran sekretaris disini sangat dibutuhkan untuk proses kelancaran surat-menyurat terlebih lagi jika surat tersebut dibutuhkan tindakan secara cepat. Naskah Masuk ini berfungsi sebagai pengingat dan monitoring (pengawas), artinya pengguna dapat melihat lalu lintas persuratan atasannya. Sehingga akan memudahkan pengelolaan surat masuk jika terdapat surat masuk namun atasan masih belum membuka dan bahkan memang bawahanlah yang mengerjakan surat tersebut.

5. LOG REGISTRASI Log Registrasi ialah histori registrasi surat yang pernah dilakukan oleh setiap tipe atau akun. Semua entry dari registrasi surat akan terekam kedalam menu log registrasi. Setiap pengguna (user) dapat mengakses log registrasi sesuai fungsi dan tujuannya. Pada dasarnya setiap Log Registrasi berfungsi seperti outbox   atau pesan terkirim pada sebuah sms.

A. Log Registrasi Pejabat Struktural dan Sekretaris 1) Log Registrasi Nota Dinas Log Registrasi Nota Dinas berlaku pada persuratan internal (dalam Universitas), yang artinya setiap proses registrasi nota dinas akan terekam di menu ini. log registrasi nota dinas akan menampilkan histori surat yang telah ter-entry pada akun pengguna selama akun tersebut masih aktif, sehingga jika sebuah akun pengguna pada posisi tidak aktif maka akun tersebut beralih menjadi seperti akun baru, maka semua log akan hilang dan akan tersimpan pada system.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 13

2) Log Registrasi Naskah Keluar dan tanpa tindaklanjut Log Registrasi Naskah Keluar maupun tanpa tindaklanjut juga berfungsi sebagai histori surat yang telah ter-entry ke dalam aplikasi SIKD, log ini terdapat juga informasi surat berupa status surat, tujuannya untuk mengetahui apakah surat telah dibaca atau belum, sehingga mampu digunakan untuk memantau surat tersebut secara realtime. Catatan: untuk user sekretaris akan memiliki menu yang sama dengan user pejabat struktural sehingga untuk fungsi lognya juga sama seperti di atas.

B. Log Registrasi Pencatat Surat 1) Log Registrasi Naskah Masuk Log Registrasi Naskah Masuk memiliki fungsi yang sama dengan outbox  atau surat terkirim, yang artinya setiap proses registrasi surat akan terekam di menu ini. Pada Log Registrasi Naskah Masuk termasuk juga informasi surat berupa status surat, tujuannya untuk mengetahui apakah surat tersebut telah dibaca atau belum, sehingga mampu digunakan untuk memantau surat tersebut secara realtime.

2) Log Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut Pada log ini fungsinya sama dengan log registrasi naskah seperti diatas, log ini merekam setiap proses registrasi naskah pada saat user   meregistrasi naskah tanpa tindaklanjut.

6. BERKAS SURAT Berkas surat sesuai kaidah kearsipan, berarti pemberkasan surat yang telah terjadi atau telah selesai. Surat yang berhak diberkaskan ialah surat yang tercipta sejak dari awal dibuat tertutup maupun surat yang telah berstatus akhir (final). Pemberkasan surat ini juga telah terjadi pada saat pertama kali penciptaan surat, dengan mengisi kolom pemberkasan seperti pada bawah ini;

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 14

Dengan menekan tombol folder kuning tersebut user akan dialihkan kepada windows pemberkasan surat.

Pada kolom entry berkas   diisi sesuai dengan informasi pada surat, sedangkan untuk retensi arsip otomatis by system, namun user harus memilih kode klasifikasi yang telah disediakan terlebih dahulu.  “

” 

Catatan:  Pemberkasan di awal penciptaan arsip bersifat wajib, artinya dapat diberkaskan di awal saat penciptaan atau registrasi naskah baik pemberkasan langsung di unit kearsipan atau dapat diberkaskan di akhir setelah surat tersebut berstatus final dengan diberkaskan di unit kerja terakhir yang menerima berkas fisik surat di unit pengolah, namun lebih dianjurkanh untuk diberkaskan diawal karena untuk penomoran surat nanti menggunakan pola klasifikasi arsip. Selain pemberkasan unit kerja, fungsi berkas surat terdiri dari daftar berkas yang melewati masa aktif dan usul pindah arsip inaktif. Kedua layanan ini akan berhubungan dengan UPT Kearsipan UNS selaku Unit Kearsipan untuk proses penyusutan surat di tiap-tiap unit kerja. A. Daftar Berkas Yang Telah Melewati Masa Aktif Daftar surat yang telah selesai diberkaskan dan berkas telah ditutup dapat mencegah edit dan hapus surat. Setelah berkas yang melewati masa aktif selesai sesuai retensi arsip maka akan ada notifikasi surat berupa daftar surat mana saja yang berstatus inaktif, sehingga prosesnya dapat berlanjut menuju ke penyusutan surat untuk dapat diusul pindahkan kepada UPT Kearsipan UNS.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 15

Tata Usaha

Daftar Surat yang sudah berada pada menu di atas artinya telah masuk sebagai arsip inaktif dengan masa frekuensi yang rendah. Jika terdapat berkas yang telah melewati masa aktif, maka akan muncul notifikasi peringatan pada halaman awal aplikasi dan fungsi daftar berkas yang telah melewati masa aktif seperti pada gambar diatas. Daftar surat tersebut di atas digunakan untuk berkas yang ingin dipindahkan ke Unit Kearsipan (UPT Kearsipan UNS) melewati proses Usul Pindah Arsip Inaktif. B. Usul Pindah Arsip Inaktif Usul pindah adalah kegiatan untuk melakukan usul perpindahan arsip atau surat untuk tujuan penyusutan surat. Usul pindah arsip berasal dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan melakukan proses pengisian form pada aplikasi SIKD dan melampirkan berita acara yang telah di scan sebagai lampiran daftar usul pindah.

Catatan: Berkas yang akan muncul pada daftar berkas usul pindah pada form di atas merupakan berkas yang sudah diclose (tutup) oleh unit pengolahnya/penciptanya.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 16

7. LAPORAN Fungsi dari laporan dalam aplikasi SIKD ini berguna untuk menampilkan seluruh informasi rekapitulasi surat, baik surat masuk dan keluar hingga daftar berkas. Hasil rekapitulasi tersebut dapat di  print langsung melalui aplikasi. Fungsi laporan juga memfasilitasi pencarian berkas surat melalui rentang waktu yang diinginkan. A. Laporan Surat Masuk

B. Laporan Surat Keluar

C. Daftar Berkas

L Laporan Surat Masuk, rekap surat masuk dari Tata Usaha (user Pencatat Surat) staf dari Pejabat Struktural. Daftar surat yang terbentuk berupa berkasberkas yang telah masuk di akun terkait. Laporan Surat Keluar, rekap surat keluar dari unit kerja terkait atau dari pejabat struktural sebagai pencipta arsip. Daftar Berkas, rekap surat yang berasal dari unit kerja sesuai dengan pemberkasan surat masuk. Daftar berkas ini ditampilkan pada form entry berkas saat registrasi naskah masuk.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 17

BAB II IMPLEMENTASI

1.

PENERAPAN APLIKASI (IMPLEMENTASI)

Perlu diketahui untuk pemilihan registrasi surat, terdapat surat-surat yang digunakan sesuai tata naskahnya. Pada Peraturan Rektor UNS Nomor 992 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan UNS, surat berbentuk nota dinas baik surat masuk dan surat keluar digunakan untuk proses tata persuratan Universitas Sebelas Maret. Surat Masuk harus melewati layanan 1 (satu) pintu dimana surat harus melewati Tata Usaha Universitas  sebelum menuju destinasi surat tersebut di kantor pusat sedangkan melewati Kepala Bagian Tata Usaha di tiap fakultas.

2.

SCANNING (DIGITALISASI)

Pada proses pengisian registrasi surat masuk  maupun surat keluar  hal yang perlu diperhatikan jika surat yang berbentuk fisik ialah di scan terlebih dahulu untuk mengambil informasi digitalnya, sedangkan untuk surat yang berbentuk draft  juga harus memiliki cap dan tanda tangan basah terlebih dahulu lalu di scan. Setiap unit kerja nantinya akan membutuhkan alat scanner sebagai penunjang dalam digitalisasi surat untuk lampiran surat elektronik, dimana hasil scan tersebut sebagai sarana penyimpanan surat berupa softfile dan bukti keabsahan surat yang dikirim. Scanning ini merupakan proses awal baik semua surat masuk dari luar instansi akan diproses oleh para pengguna (user). Scanning hanya dilakukan saat menerima surat dari luar instansi atau Universitas. Sedangkan untuk surat yang telah di scan dan terkirim melalui aplikasi SIKD berupa notif seperti email   dan dapat dibuka oleh penerima (receiver ) dengan format file tersebut di scan, bisa pdf ataupun Microsoft Word tergantung pengirim mengirim surat. Dalam hal ini system menyediakan beberapa ekstensi format file yang dapat dikirim, antara lain docx, doc, pdf, xls, xlsx, ppt, pptx, png, jpeg,  jpg, html, txt. sehingga pengguna dapat mengirim beberapa jenis teks selain dari word, seperti power point dan excel. Scanning selain untuk alih media sebagai penyimpanan surat elektronik juga diharapkan membantu proses temu balik surat jika ada kemungkinan dikemudian hari bukti fisik surat telah hilang. Dilakukannya scanning juga dikarenakan diperlukan keabsahan surat tersebut, bahwa surat resmi dapat dikatakan surat sah apabila memiliki cap stampel dan tanda tangan basah. Dengan kata lain, proses scanning (alih media) ini mampu mendorong terjaminnya pelayanan kearsipan dengan baik dan benar.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 18

3.

PROSES IMPLEMENTASI REGISTRASI NASKAH Implementasi registrasi naskah ditujukan untuk membuat proses persuratan di dalam aplikasi SIKD, pengguna dapat memilih registrasi sesuai  jenis naskah (surat) yang terdapat di surat. Untuk pengguna pejabat struktural dan sekretaris dapat membuat registrasi naskah sebanyak 3 (tiga)  jenis registrasi naskah, antara lain nota dinas, surat dinas keluar, dan surat tanpa tidaklanjut. Sedangkan untuk pencatat surat dapat membuat registrasi naskah sebanyak 2 (dua) registrasi, antara lain registrasi surat masuk dan surat masuk tanpa tidaklanjut. Berikut adalah cara implentasi pengisian registrasi naskah: Catatan:  Registrasi Naskah untuk Sekretaris sama halnya dengan registrasi naskah untuk Pejabat Struktural.

A.

Registrasi Sekretaris 1)

Naskah

untuk

Pejabat

Struktural

dan

Nota Dinas (surat internal) dan Surat Keluar

Nota Dinas digunakan saat berkirim surat antara sesama unit atau setingkat, atasan kepada bawahan maupun sebaliknya. Pengisian field  Registrasi Naskah Nota Dinas dan Registrasi Surat Keluar sama. Berikut contoh pengisian surat melalui registrasi nota dinas/surat keluar. Sorot kursor pada menu Registrasi Naskah lalu pilih Registrasi Nota Dinas/Registrasi Surat Keluar.

1

2 3 4 5

6

7 8

berdasarkan Konten

Klik

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 19

1. Pilih jenis naskah sesuai dengan jenis surat yang diterima, system telah menyediakan jenis naskah pada menu dropdown. 2. Tanggal surat disesuaikan dengan surat yang diterima, default menunjukkan tanggal saat ini. 3. Nomor surat disesuaikan dengan nomor pada surat yang tertera. 4. Nomor agenda ditulis sesuai pengganti di buku agenda persuratan. 5. Tulis kolom hal sesuai perihal surat maupun isi ringkas surat agar dapat lebih mudah dipahami penerima surat (receiver ). 6. Kolom berkaskan (pengguna dapat mengisi klasifikasi dengan tujuan untuk pemberkasan arsip dengan menekan tombol kuning di samping kotak kolom) lalu pilih berkas tadi pada tombol kaca pembesar disamping kotak kuning tadi. 7. Kolom kepada dapat diisi dengan tujuan pengguna mengirimkan surat terhadap siapa. Kolom ini sudah disediakan oleh system sehingga pengguna hanya mengetik keyword tertentu nanti secara otomatis akan ditampilkan kata-kata yang berkaitan. Pada kolom ini dimungkinkan untuk mengirimkan surat ke banyak pengguna (akun) sekaligus karena bersifat multiple. 8. Pengisian tembusan sama dengan pada kolom kepada. Selanjutnya untuk registrasi naskah keluar dan tanpa tindaklanjut sama prosesnya dengan nota dinas namun disesuaikan sesuai jenis naskah sebagaimana pada nomor 1 sampai dengan 8 di atas. Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka akan muncul windows seperti di bawah, yang menampilkan form upload digital. File digital untuk proses upload diatas berasal dari proses scanning diproses awal, maupun dapat berbentuk surat yang masih berupa draft. Klik jika ingin menghapus

2. Klik 3. file telah terupload Klik dan cari file surat yang telah di scanIsi

4. Klik

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 20

Jika surat telah terkirim tinggal menunggu tujuan surat (receiver ) dan balasan dari penerima surat. (berlaku untuk semua user/pengguna). 2)

Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut

Registrasi naskah keluar tanpa tindaklanjut digunakan untuk surat-surat tanpa proses lebih lanjut. Surat yang dimaksud merupakan surat yang bersifat akhir (final). Pengguna dapat meng-entry   surat-surat seperti surat pemberitahuan, surat pengumuman, maupun surat-surat lain yang hanya ditujukan untuk memberitahukan sesuatu. Berlaku juga untuk registrasi naskah masuk tanpa tindaklanjut (Tipe User Pencatat Surat). Untuk cara pengisiannya sebagai berikut: 1. 2.

Arahkan kursor pada tab Registrasi Naskah, lalu klik menu Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut Setelah itu akan muncul form pengisian registrasi naskah seperti berikut

Pemberkasan

Catatan: Yang membedakan antara registrasi naskah keluar biasa dengan tanpa tindaklanjut ialah kolom kepada (tujuan surat), pada registrasi naskah keluar tanpa tindaklanjut kedua kolom tersebut tidak ada, yang berarti setiap naskah/surat yang telah di entry melalui menu ini sudah bersifat akhir(final).

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 21

B.

Registrasi Naskah untuk Pencatat Surat Registrasi Naskah Masuk (Surat Masuk) Perlu diingat sebelum melakukan registrasi naskah harap scan surat terlebih dahulu untuk kepentingan surat dinas. Berikut adalah langkahlangkah untuk registrasi naskah masuk. Sorot Kursor pada menu Registrasi Naskah, lalu pilih registrasi naskah masuk

1 2 4 5 6 7

9

Isi berdasarkan Konten Naskah/Surat

Klik

1. Pilih jenis naskah sesuai dengan jenis surat yang diterima, system telah menyediakan jenis naskah pada menu dropdown. 2. Tanggal surat disesuaikan dengan surat yang diterima, default menunjukkan tanggal saat ini. 3. Nomor surat disesuaikan dengan nomor pada surat yang tertera. 4. Nomor agenda ditulis sesuai pengganti di buku agenda persuratan. 5. Tulis kolom hal sesuai perihal surat maupun isi ringkas surat agar dapat lebih mudah dipahami penerima surat. 6. Kolom asal naskah diisi dengan asal surat tersebut dikirim kan, biasanya terletak pada Kop atau kepala surat pengirim. (contoh: Kemenristekdikti, PT. Mentari Jaya, Universitas Gadjah Mada) 7. Kolom berkaskan (pengguna dapat mengisi klasifikasi dengan tujuan untuk pemberkasan arsip dengan menekan tombol kuning di samping kotak kolom).

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 22

8. Kolom kepada dapat diisi dengan tujuan pengguna mengirimkan surat terhadap siapa. Kolom ini sudah disediakan oleh system sehingga pengguna hanya mengetik keyword   tertentu nanti secara otomatis akan ditampilkan kata-kata yang berkaitan. Pada kolom ini dimungkinkan untuk mengirimkan surat ke banyak pengguna (akun) sekaligus karena bersifat multiple. 9. Pengisian tembusan sama dengan pada kolom kepada. Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka akan muncul windows seperti dibawah, yang menampilkan form upload digital. File digital untuk proses upload diatas berasal dari proses scanning diproses awal, maupun dapat berbentuk surat yang masih berupa draft.

2. 3. file telah teru load 1. Klik dan cari file surat yang telah di

4. Jika surat telah terkirim tinggal menunggu tujuan surat (receiver ) dan balasan dari penerima surat. (berlaku untuk semua user/pengguna).

4.

NOTIFIKASI SURAT MASUK

Setelah surat terkirim, penerima surat akan mendapatkan notifikasi surat masuk berupa tulisan kedip-kedip pada halaman awal aplikasi seperti pada gambar dibawah ini. User juga dapat mengklik tab naskah masuk pada fungsi utama menu.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 23

Setelah user klik notif tersebut akan muncul tampilan surat masuk berupa informasi surat.

Klik 1. Nomor urut surat secara otomatis sudah urut dari tanggal termuda. 2. Status surat dapat berupa belum dibaca, sudah dibaca, dan berkas ditutup, sehingga memudahkan pejabat dalam membuka surat yang terkirim di unit kerjanya. 3. Nomor surat sesuai penomoran pada tata naskah dinas Universitas Sebelas Maret. 4. Asal surat ialah pengirim surat atau pencipta surat. 5. Hal berisikan perihal maupun isi ringkasan surat oleh pengirim. 6. Tanggal surat sesuai dengan tanggal yang tertera pada fisik surat. 7. Tanggal registrasi secara otomatis terisi pada saat user meregistrasi surat. Catatan: Pada bagian ini pejabat dapat mencari surat-surat lama pada box pencarian bahkan dapat menampilkan hingga 100 surat. Pengguna dapat memilih salah satu surat yang akan dilihat, bila terdapat surat masuk baru pada tabel status naskah akan terlihat bold atau agak tebal dan tertulis belum dibaca. Setelah di klik pada surat yang akan di tindaklanjuti maka akan muncul tampilan detail naskah seperti berikut. (ditambahkan ke pejabat struktural)

Nota Dinas

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 24

Pada contoh gambar diatas menunjukan telah terjadi proses lalu lintas persuratan sebelum surat ini tertuju kepada bagian tata usaha, dilihat pada tanggal paling tua tanggal 19 januari 2018 telah terjadi surat menyurat antara pejabat struktural dengan kepala unitnya melalui nota dinas.

Pada form Detail Naskah diatas, anda dapat menindak lanjuti naskah tersebut, seperti melihat, Teruskas, Nota Dinas, Disposisi, Ubah Metadata Surat, Cetak Daftar Disposisi, Cetak Jejak Surat, dsb sesuai keadaan yang dibutuhkan. Keterangan: 1. Kembali : tombol ini digunakan untuk kembali ke menu sebelumnya. 2. Teruskan : dipergunakan untuk meneruskan naskah atau surat yang salah kirim. 3. Nota Dinas : dipergunakan untuk melakukan balasan dalam bentuk nota dinas. 4. Disposisi : dipergunakan untuk membuat disposisi terhadap naskah yang masuk. Disposisi merupakan catatan berupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. 5. Ubah Metadata : dipergunakan untuk merubah struktur (metadata) surat masuk. 6. Cetak Daftar Disposisi : dipergunakan untuk mencetak seluruh disposisi yang ada pada lalu lintas surat tersebut. 7. Cetak Jejak Surat : dipergunakan untuk mencetak seluruh histori naskah sehingga memunginkan melihat traffic persuratan tersebut. 8. History naskah : untuk melihat posisi akhir naskah berada di unit kerja mana (tracking), baik dari surat masuk maupun surat keluar yang saling berkaitan. 9. Metadata : dilihat untuk melihat struktur (metadata) surat masuk 10. Status pemberkasan : untuk melihat status pemberkasan, apakah sudah diberkaskan atau belum, jika belum akan muncul tulisan kedip-kedip berwarna merah yang artinya di berkaskan di unit kerja pengelolanya. Notifikasi ini akan hilang apabila surat masuk sudah diberkaskan. Pengisian kolom pada form sama seperti registrasi naskah masuk. Pengguna juga dapat memberkaskan surat ini pada kolom berkaskan yang telah disediakan.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 25

5.

MEMBUAT DISPOSISI Syarat untuk membuat dan menindaklanjuti surat berupa disposisi merupakan pejabat, dan hanya atasan yang berhak untuk membuat disposisi. Sehingga pengguna umum (end user)/Pejabat Skruktural yang dapat mengakses menu disposisi. Pada bagian Fakultas Kepala Tata Usaha di fakultas dapat melakukan disposisi karena nantinya surat masuk ke fakultas akan melalui kepala tata usaha terlebih dahulu. Berikut cara untuk membuat disposisi: 1. Login sebagai Pejabat Struktural

2. Setelah itu sorot pada surat masuk yang membutuhkan disposisi (klik pada menu naskah masuk), contoh:

3. Membuat disposisi dapat dilakukan saat surat telah dibaca oleh pejabat structural atau terkait. Pada gambar diatas klik pada salah satu surat yang akan ditindaklanjuti dan di disposisi. Setelah di klik akan muncul tampilan detail naskah seperti berikut.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 26

4. Setelah itu klik pada tombol disposisi seperti di atas, akan muncul windows baru seperti dibawah ini. A

B

C D

E F

Langkah-langkah: A. Berisikan Sifat/kepentingan surat (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat Rahasia) B. Dipilih/dicentang isi disposisi sesuai yang dibutuhkan C. Tujuan disposisi bawahan langsung D. Tujuan lainnya jika tujuan disposisi bawahan tidak ada/ingin mendisposisi ke unit lainnya E. Pesan/catatan seputar disposisi F. Proses untuk mengirim disposisi

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 27

5. Setelah proses selanjutnya maka akan keluar form upload file digital, dapat langsung dilwati dengan menekan tombol kirim  atau juga dapat mengupload file digital sebagai lampiran lain yang dibutuhkan.

6.

MEMBALAS SURAT SESUAI KEPENTINGAN Surat masuk baik melalui Tata Usaha maupun yang berasal dari Pejabat akan dikategorikan menjadi 2 (dua) kategori, yaitu yang perlu tindak lanjut atau tidak perlu. Saat surat perlu tindaklanjut pejabat, artinya surat juga perlu balasan menggunakan disposisi seperti yang telah dijelaskan pada nomor 5 diatas (MEMBUAT DISPOSISI), baik dari nota dinas maupun surat dinas.

A. MEMBALAS DENGAN FORWARD (TERUSKAN) Surat yang telah masuk terkadang juga tidak sepenuhnya sesuai dengan tujuan surat, maka pada saat surat yang dikirim dan ternyata salah alamat, maka tombol forward digunakan untuk membenarkan alamat surat sesuai yang seharusnya. Pengguna hanya tinggal memasukan tujuan/alamat akun yang seharusnya dikirimkan surat. B. MEMBALAS DENGAN MENU MEMO/BALAS Membalas dengan nota dinas digunakan saat pengguna hanya bertukar surat kedinasan dalam 1 (satu) universitas dan tidak memerlukan balasan berupa surat lainnya, sehingga fungsinya seperti pemberitahuan balas membalas sebagaimana sms (short massage system). Hal ini dimaksudkan  juga agar tidak sering muncul permintaan nomor surat untuk pembuatan surat baru.

1

2

3

1. Tujuan surat ditujukan kepada siapa nota dinas balasan dikirimkan. 2. Tembusan dapat diberikan jika ingin memberikan tembusan kepada siapa. 3. Pesan dapat berisi pesan singkat untuk memo, dan untuk nota dinas maupun surat dinas dapat berupa rincian kegiatan. Kolom pesan ini disediakan untuk pemberitahuan lebih lanjut seperti catatan kecil.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 28

Setelah klik proses selanjutnya akan muncul tampilan upload file digital. Fungsi ini ditujukan guna untuk mengupload file surat yang fix   atau revisi dari surat yang salah sebelumnya. Namun dapat juga langsung dilewati tanpa mengupload file dengan klik kirim & tutup.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 29

BAB III PEMBERKASAN 1.

MANAJEMEN BERKAS (MEMBUAT BERKAS BARU)

Manajemen berkas dapat terjadi saat penciptaan surat ialah dengan memberkaskan di kolom berkaskan saat registrasi naskah, sedangkan untuk pemberkas yang di akhir ialah saat posisi surat telah final dan tidak perlu tindak lanjut lagi. Membuat berkas baru artinya pengguna (Pengelola surat) membuat berkas yang benar-benar baru sebagai primer berkas. Pembuatan berkas ini juga dimaksudkan untuk membantu proses registrasi naskah agar peregistrasi dapat dengan mudah menentukan surat tersebut terberkas di klasifikasi mana. Cara membuat berkas baru ialah sebagai berikut; 1. Pilih Tab Berkas 2. Pilih Berkas Unit Kerja 3. Akan muncul menu Daftar Berkas. Untuk membuat berkas klik Tambah 4. Kemudian akan muncul form Entry Berkas.

Klik Berkas Uniit Kerja

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 30

5. 6.

Isi menu entry berkas seperti Unit Kerja, Klasifikasi, Nomor Berkas, Judul Berkas, Retensi Arsip, dsb. Klik simpan jika telah selesai

Pada menu berkas ini penguna dapat mengedit berkas, menghapus berkas, dan menutup (close) berkas. Masing-masing menu ini bertindak sebagai pemicu agar berkas atau surat yang nantinya telah melewati masa inaktif di unit kerjanya dapat diusul pindahkan langsung ke Unit Kearsipan UNS. Disamping itu menu fungsi pemberkasan ini dapat ditujukan untuk membuat berkas baru jika pengguna ingin memasukkan berkas-berkas lama, namun dengan rincian yang masih minim. Fungsinya kurang lebih seperti entry data excel daftar surat pada system dengan mengisi kolom klasifikasi dan retensi arsip. Mengedit, menghapus, dan menutup berkas juga berkaitan dengan form entry berkas dimana pengguna akan dapat melakukan ketiga fungsi tersebut saat ingin mengoreksi surat tersebut apakah telah sesuai masa retensinya. Berikut adalah cara untuk mengedit berkas, menghapus berkas, dan menutup berkas;.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 31

A. Mengedit Berkas 1. Klik Tab Berkas, pilih Berkas Unit Kerja. Maka akan tampil form Daftar Berkas. 2. Pilih Berkas yang mau diedit, kemudian Klik icon edit di sebelah kanan baris berkas seperti pada gambar dibawah ini.

3. Kemudian akan muncul form Entry Berkas. Untuk proses edit berkas, hanya Judul Berkas, Retensi Arsip, Tindakan Penyusutan Akhir, Lokasi Fisik Berkas, dan Isi Ringkas yang dapat diedit

Berkas yang dapat diedit

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 32

4. Lakukan Perubahan, Klik Simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik Tutup untuk keluar

B. Menghapus Berkas 1. Klik Tab Berkas, pilih Berkas Unit Kerja. Maka akan tampil form Daftar Berkas 2. Pilih berkas yang akan dihapus, kemudian klik Icon minus (-) di sebelah kanan nama berkas 3. Klik Ok

Klik icon (-)

Catatan: Berkas dapat dihapus apabila berkas yang akan dihapus belum berisi item. Ketika berkas sudah berisi item maka berkas tidak bisa dihapus, dan icon minus (-) tidak muncul.

C. Menutup Berkas Tutup berkas dilakukan jika seluruh naskah selesai ditindaklanjuti. Pejabat yang berhak menutup berkas adalah pejabat yang memiliki naskah digital lengkap. Adapun langkah yang dilakukan untuk menutup berkas, sebagai berikut : 1. Pilih Tab Berkas 2. Pilih Berkas Unit Kerja 3. Akan muncul daftar berkas 4. Sorot dan Klik Icon berkas yang akan ditutup

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 33

5. 6. 7. 8.

Kemudian akan muncul form Tutup Berkas Pilih Unit kerja tempat berkas ditutup Ketik lokasi detail tempat fisil berkas ditutup disimpan Klik Proses tutup berkas

Catatan: Berkas yang sudah ditutup, dapat kembali dibuka hanya oleh Administrator Pusat

Pilih unit kerja tempat berkas ditutup

Disini dimana berkas fisiknya disimpan

Tata usaha

Klik proses

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 34

2.

DAFTAR BERKAS YANG MELEWATI MASA AKTIF Ketika berkas telah melalui masa aktifnya (sesuai Jadwal Retensi Aktif), maka berkas tersebut akan masuk kedalam daftar berkas yang melewati masa aktif. Untuk melihat daftar tersebut dilakukan dengan cara: 1. Sorot Tab Berkas, pilih Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif

2. Akan muncul Form Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif

Catatan: pada saat penggunaan awal rentang tahun 1 sampai tahun kedua, daftar arsip yang melewati masa aktif akan muncul saat retensi pemberkasan telah melewati jadwal waktu yang ditentukan, sehingga muncul dalam daftar berkas diatas. Contoh seperti dibawah ini:

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 35

Daftar arsip yang telah melewati masa aktif pada jadwal retensi yang telah ditentukan akan secara otomatis terekam dalam kolom daftar seperti diatas. Maka dari itu berkas surat yang telah terdaftar tersebut diatas dapat di usul pindahkan (disusutkan) melalui menu usul pindah arsip inaktif.

3.

USUL PINDAH ARSIP INAKTIF Ketika ada arsip yang telah melewati masa aktifnya, maka arsip tersebut akan menjadi arsip inaktif dan harus diusulkan untuk dipindahkan ke record center. langkah-langkah usul pindah arsip inaktif sebagai berikut: 1. Sorot Tab Berkas, pilih Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif

2. Akan muncul form Daftar Arsip Usul Arsip Aktif ke Record Center 3. Klik Tambah akan muncul form seperti dibawah ini:

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 36

Isi Data

Upload File

Centang arsip yg diusulkan

Klik Usulkan

4. Akan muncul Menu Form Isian Daftar Arsip Usul Arsip Aktif ke Record Center 5. Isikan data-data : Nomor Naskah Permohonan, Tanggal Permohonan, dan Periode Arsip 6. Upload file naskah permohonan usul pindah arsip 7. Klik Usulkan

Catatan: Berkas yang akan muncul pada daftar berkas usul pindah pada form di atas, adalah berkas yang sudah diclose (ditutup) oleh unit pengolahnya/penciptanya.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 37

BAB IV LAPORAN Fungsi laporan adalah untuk memberikan rekapitulasi hasil surat menyurat berupa daftar surat yang telah di entry, dapat juga langsung diprint sesuai kebutuhan sebagai bahan laporan keatasan, harian, bulanan, hingga tahunan. Dalam fungsi ini terdapat menu laporan naskah masuk, naskah keluar, daftar berkas. Daftar laporan akan berbentuk seperti diatas, dimana pengguna dapat langsung mencetak hasil laporannya setelah mengisi rentang waktu yang diinginkan untuk naskah masuk dan naskah keluar. Sedangkan untuk daftar berkas ialah semua berkas yang telah terjadi selama lalu lintas persuratan antara pencipta surat dan pengelola surat terkait. Tata cara rekap laporan sebagai berikut: 1. Sorot Tab Laporan, pilih daftar rekap yang diinginkan, bisa surat masuk, surat keluar, dan daftar berkas.

2. Akan muncul form laporan surat masuk seperti dibawah ini

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 38

Pengguna (user) dapat mengisi kolom periode yang ingin ditampilkan dengan mengisi tanggal dari dan sampai dengan, setelah itu klik pada tombol tampilkan laporan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut sekaligus windows untuk mencetak atau print. Berikut contoh rekap laporan registrasi naskah masuk selama 2 (dua) bulan dari 1 januari 2018 sampai 2 februari 2018.

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 39

BAB V FLOWCHART Berikut merupakan alur dari pengelolaan arsip dinamis sesuai PP No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan.

1. (Pencatat Surat) Tata Usaha Universitas & Kepala Tata Usaha per Fakultas A. Flowchart Registrasi Naskah Masuk. mulai

Selesai

Surat Masuk Fisik Diterima

Kirim

Scanning

Upload File

Registrasi  Naskah Masuk

Isi Data

Proses Selanjutnya

Berkaskan pada form entry

Simpan

Isi sesuai Klafisifikasi & JRA

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 40

B. Flowchart Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut

mulai

Selesai

Surat Masuk Fisik Diterima

Kirim

Registrasi  Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut

Scanning

Upload File

Proses Selanjutnya

Isi Data

Berkaskan pada form entry

2. (Pejabat Struktural & Sekretaris) End Users A. Flowchart Pejabat Struktural untuk Registrasi Naskah Keluar

MULAI

SCANNING SURAT (CAP DAN TTD)

REGISTRASI  NASKAH

ISI DATA

UPLOAD

KIRIM

SELESAI

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 41

B. Flow Chart Pejabat Struktural saat terdapat surat masuk dari pencatat Surat (TU Universitas & Kepala TU per Fakultas) TELAAH SURAT

 NOTIFIKASI SURAT MASUK

SURAT MASUK (TATA USAHA)

MULAI

MENEN TUKAN BALASAN

DOWNLOAD  E-

SURAT PERLU TINDAKLANJUT

SURAT 

 NOTA DINAS

DISPOSISI

SURAT TANPA TINDAKLANJUT

KIRIM

KIRIM

SURAT FINAL

MENUNGGU BALASAN/ SURAT

=

PEMBERKASAN

SELESAI

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 42

3. Pengelolaan Arsip Aktif dalam SIKD

4. Pengelolaan Arsip Inaktif dalam SIKD

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas

 43