Manual Book of Sisminkada

SISMINKADA Sistem Administrasi Perkantoran Pemerintah Daerah

BIRO UMUM, HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA JULI 2013

Kata Pengantar

Sejak tahun 2005 Pemerintah Daerah Daerah lstimewa Yogyakarta telah mengaplikasikan e-office SISMINKADA yang berfungsi sebagai Jaringan on-line Sistem Administrasi Perkantoran Daerah berbasis internet. Pada awalnya, aplikasi secara sederhana sebatas mengakomodasi administrasi pengurusan surat manual Sistem Kearsipan Kartu Kendali, namun kemudian dari tahun ke tahun dikembangkan sehingga e-otiice SISMINKADA semakin lengkap dengan serangkaian fitur :

1. 2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Administrasi Agenda Kegiatan Pimpinan Administrasi Dokumentasi Liputan Pimpinan Administrasi Dokumentasi Penghargaan SOPD Administrasi Dokumentasi Kegiatan Internal SOPD Administrasi Pengelolaan Ruang Rapat (Meeting Room) Aplikasi Ekspedisi Surat Aplikasi Webmail Daerah Aplikasi Tata Naskah Daerah Aplikasi Buku Telepon (Phone Book) Aplikasi Penyusunan Daftar Arsip lnaktif Aplikasi Penilaian dan Penyusutan Arsip lnaktif Pengurusan Surat Masuk Pengurusan Surat Keluar Pengurusan Surat Biasa/Tembusan Pengurusan Surat Rahasia Pengurusan Surat Undangan

Dengan sarana ini administrasi dan pelayanan selangkah lebih maju, cepat, mudah dan bernilai. Fokus yang diupayakan ialah bagaimana memformulasikan sekian banyak jenis dan volume pekerjaan perkantoran menjadi lebih ringan dan mudah dilaksanakan oleh siapapun untuk mendukung kinerja pimpinan dan kelembagaan. Hal ini pula yang mendasari pemikiran ke depan untuk bersama-sama mengembangkan sarana ini sebagai piranti kerja daerah yang lebih handal. Penerbitan buku manual e-office SISMINKADA dimaksudkan untuk menyediakan sarana pandu kerja agar pemanfaatan aplikasi pada semua SOPD dapat terlaksana secara optimal. Optimalnya pemanfaatan aplikasi yang terkoneksi di semua SOPD akan menciptakan basis data daerah yang lengkap dan dapat dimanfaatkan secara on-line sehingga diharapkan akan lebih menjamin adanya layanan yang cepat, akurat dan efisien (meminimalisir penggunaan kertas/paperless office). Adapun terhadap berbagai keterbatasan yang ada pada aplikasi maupun buku manual ini, Biro Umum, Humas dan Protokol selaku pengelola sangat mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan lebih lanjut yang dapat dikirimkan ke alamat e-mail : [email protected]., Atas perhatian dan kerja sama yang baik kami mengucapkan terima kasih. Yogyakarta, 10 Mei 2013 Kepala Biro Umum, Humas dan Protokol

0Jvv1,,r

Ir. SIGIT HA;~A;A, MT~ NIP. 196203281990031003

Sekretaris Daerah Daerah lstimewa Yogyakarta Sambutan BUKU MANUAL e-OFFICE SISMINKADA (SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN DAERAH)

Assalaamu'alaikum Wr. Wb. Salam sejahtera bagi kita semua, Sesuai Peraturan Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, maka pengurusan surat kini sudah dikembangkan dengan sarana Teknologi lnformasi (Tl) dan hingga saat ini bahkan telah berkembang menjadi

sebuah sarana Sistem Administrasi

Perkantoran Daerah (e-Office SISMINKADA) yang sangat bermanfaat dan telah pula dilengkapi dengan buku manual sebagai buku pintar dalam pelaksanaan tugas. Saya menyambut baik upaya-upaya yang telah ditempuh

dan mendukung adanya

penyebaran informasi dan pemanfaatan sarana teknologi informasi ini kepada segenap pegawai. Saya berharap secara perlahan hal tersebut akan menjadi budaya baru perkantoran modern di lingkungan Pemerintah Daerah Daerah lstimewa Yogyakarta pada khususnya. Kehadiran Aplikasi

e-Office SISMINKADA dan Buku Manual e-Office SISMINKADA

diharapkan dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk membantu pelaksanaan tugas adminitrasi sehari-hari.

Yang lebih penting lagi, pemanfaatan aplikasi ini sangat diharapkan

mampu menjadi sarana bantu yang mudah, cepat, akurat dan murah bagi kepentingan pelayanan internal Pemerintah Daerah, terlebih bagi pelayanan kepada masyarakat. Akhir kata, mudah-mudahan aplikasi e-Office SISMINKADA bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih, Wassalaamu'alaikum Wr. Wb. Yogyakarta,

Mei 2013

-

Drs. ICHSANURI NIP 19560512 198003 1 010 ii

Daftar lsi Kata Pengantar Daftar lsi . ..... ... . .. . .. . .. . .. . .. . . .

I.

. . .. . .. . .. . .. . . . . . .

. .. . . . . ..

.. .

. .. . . . . ..

.. . . . .

PENGURUSAN NASKAH DINAS BERBASIS Tl 1 A. Surat Masuk 1 1. Entry Data Surat Masuk . . . . .. .. . .. . . .. . .. . . . .. . . .. . .. . .. . .. . . . . . . . . . .. . .. . .. . .. . . . .. . .. . 2 a. Menambah Surat Masuk Daerah/Provinsi............ 3 b. Menambah Surat Masuk Biro/lnstansi .. .. 4 2. Update/Edit dan Hapus Data Surat Masuk 5 3. Pencetakan Kartu Kenda Ii Surat Masuk . . .. .. . . .. . .. .. . . .. .. . . .. . 7 4. Pencetakan Barcode 8 5. Pencetakan Lem bar Disposisi . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. 8 6. Pencetakan Tanda Teri ma Surat 9 7. Pencarian Surat Masuk 10 a. Pencarian berdasar kata kunci 10 b. Pencarian dengan pencarian khusus 10 c. Pencarian dengan barcode reader 11 8. Pencatatan Pendisposisian 12

15 15 15 16

B. Surat Keluar 1. Registrasi/Pendaftaran Surat Keluar a. Tambah Surat Keluar Daerah/Provinsi b. Tambah Surat Keluar Biro/lnstansi 2. Update/Edit dan Hapus Data Surat Keluar 3. Pencetakan Kartu Kendali Surat Keluar 4. Pencarian Surat Keluar

II.

11

17

18 18

C. Pencatatan dengan Lem bar Pengantar 1. Pencatatan dengan Pengantar 2. Penomoran Otomatis dengan Pengantar 3. Pencetakan Lem bar Disposisi Pengantar 4. Update Data, Pencetakan dan Penghapusan Pengantar a. Edit data b. Melihat tampilan data c. Cetak data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. Menghapus data 5. Pencarian Data Pengantar . .. .. . . . . . . . .. .. .. . . .. . .. . . .. . . . . . . . . . .. .. . . .. . .. . . . . . . . ..

20 20 22

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS Tl A. Pencatatan Agenda Kegiatan Pimpinan Berasal dari Surat . . .. . . .. 1. Entry Agenda Kegiatan . . . . . .. . . . .. . .. . . . . . .. . . . ...... 2. Entry Pejabat yang Hadir B. Pencatatan Agenda Kegiatan Pimpinan Berasal dari Non-Surat

28

iii

22

24 24 25 25

26 27

. .. 29 . .. . . . . 29 32 32

C.

Menampilkan Agenda Kegiatan Pimpinan ... . .. ... ... ... ... . .. ... ... . .. ... ... ... ... . .. .. 36 1. Tam pi Ian Agenda Spesifik Personal Pejabat .. . . . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . . .. . . . . . . 36 2. Tampilan Agenda SKPD . ... .. . . .. .. . ... ... ... ... ... ... . .. .. . . .. ... ... ... ... ... . .. ... . .. ... . 38

D.

Edit dan Ha pus Agenda Kegiatan Pim pi nan . 39 1. Edit Agenda Kegiatan dan Pejabat yang Hadir . . .. .. . . .. .. .. . . . .. . .. . .. .. . .. 39 2. Hapus Data . .. . .. . . .. . .. . . . . . . .. . .. . ... . .. . .. . .. .. . . . . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . . .. . . .. . .. . .. . . . . .. . . 41

E. Pembuatan La po ran Agenda Kegiatan On-line . . . . . .. .. . . . . . .. . . . .. . .. . . . . . .. .. . . .. . 42 1. Membuat La po ran . . .. . .. . .. . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .. . . .. . . . .. . .. . .. . . . . . .. .. . .. . . . 42 2. Membuka Laporan 44 Ill.

TATA NASKAH DINAS BERBASIS Tl A. Upload Naskah .. . .. . .. . . .. .. .. . . .. . .. . .. . .. . .. .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . B. Naskah SOPD C. Naskah Pemda . D. Template SOPD E. Template Pemda F. Diskusi 1. Menambah topik . . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . 2. Menambah komentar . . .. . . . .. . . .. . .. . .. . . . .. . . .. . .. . . . . . . . . . .. . .. . . 3. Menghapus topik 4. Edit dan hapus komentar

46 49 50 51 52 54 55 55 56 57 58

IV.

EKSPEDISI ON-LINE A. Proses Pengiriman B. Login Petugas Administrasi Ekspedisi On-line C. Email 1. Setting Email POP3 & SMTP Menggunakan Android 2. Setting Email Account di Blackberry 3. Setting Email POP3 & SMTP Menggunakan iPhone & I pad

59 60 63 65 66 68

Setting Email Account di PC/Notebook Menggunakan Program Thunderbird 5. Setting Email Menggunakan Microsoft Outlook

69

4.

V.

WEBMAIL A. Petunjuk Penggunaan Aplikasi Email 1. Alamat Webmail 2. Fitur-fitur dan Fungsi Sistem Email a. lnbox b. Draft c. Sent d. Trash e. Junk f. Compose g. Address book h. Folders iv

72 77 81 81 81 82 82 82 83 83 84 85 85 85

1.

J.

Options Search Engine

86 86

B. Daftar User_lD Pejabat Struktural Pemda DIY C. Account Email lnstansi di Lingkungan Pemda DIY

87 100

VI.

MANAJEMEN RUANG PERTEMUAN (MEETING ROOM)........................ A. Login Petugas B. Menambah Ruang C. Menambah Fasilitas Ruang D. Agenda Ruang E. Menampilkan Agenda Ruang F. Pencetakan Agenda Ruang G. Manajemen Agenda Ruang H. Manajemen Password

102 103 106 107 108 110 111 112 114

VII.

APLIKASI DOKUMENTASI PENGHARGAAN A. Login User .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. B. Menambah Data C. MencetakData D. Upload File secara Bersamaan

115 115 117 119 121

VIII.

PHONE BOOK ON-LINE A. Login User .. .. .. . . . .. .. .. .. .. .. .. . .. . .. B. Edit Data C. Tambah Data .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. D. Hapus Data E. Simpan dan Cari Data . .. . .. .. .. .. .. .. . .. . .. ..

v

122 .. . .. . .. .. .. . .. .. . .. 122 125 .. .. .. 126 127 .. .. . .. .. . .. . .. .. .. .. . .. .. . .. 127

MANUAL e-OFFICE SISMINKADA (SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN PEMERINTAH DAERAH) DAERAH ISTIMEWA YOGA YAKART A I.

PENGURUSAN NASKAH DINAS BERBASIS Tl Aplikasi Pengurusan Naskah Dinas Berbasis Tl merupakan aplikasi yang menyediakan fasilitas untuk pencatatan, pengendalian, dan penemuan kembali naskah dinas secara mudah, cepat, akurat, dan on-line. Menu-menu yang terdapat dalam lingkup aplikasi Pengurusan Naskah Dinas meliputi menu Surat Masuk, Surat Keluar, dan Pengantar. Lebih rinci tentang fungsi-fungsi menu dan pengoperasiannya adalah sebagai berikut : A. Surat Masuk

Masuk ke aplikasi e-office SISMINKADA on-line :

o Klik icon mozilla, internet explorer atau opera yang telah terinstalasi aplikasi pada desktop PC yang terkoneksi dengan jaringan intranet ataupun internet.

..... 0

01111 Wa)ib UIKPN

•·"'p.-114.at•hO.Mrtilrt Dunl, 1.-U'I'~• t

Pcrc.. uun1t.l'elull6lmd.

•• .,.,.,

Ml.&d ._-W.lahtr.Wtr,... .t

PA.."'5t."'35.\.-I

f'llfflllllnllt

.OPJII) lllY

m

121imG~o

o;.a,....ion

PemMggjlan P•Mtt.18iml,i_kAnlli1l• J~alan o» ~"!21 ~'lU e L.Jllntwin f"mbahatan rn,~~,,., r.alJ4rfda pmy1tt.1•n modal p,rmo.l

··-

r•annahonan

,..ruma•-....nO•v•

t.ntnll

'!!'JC

... cc

..................

l.:t

(l(lt)f!I

~,.

••~u

• ., JrJ

fl•iitcw P.-1•k-.n•-i

"" .-. >'

~ ~10 OOWJo" J'-bl.lt'lti ,2'- ~ ".)., f'•r'h11,c,n1 t••1,...,a,n " tr.• ,1 ttt iN"CltAf I LUlS Nl....e 1n rd•1.AYt..1A mc...,.,._uon K.L.0:P. tZ-1-4 Aofti. ~t3 PWlC. KLMAL..AVSIA

• • ·cc

ORn'l-.k An Ml .. • .U~an

,....

>

/'W

Gambar 1.2.1 Tampilan Daftar Surat Masuk

Tampilan awal pada menu surat masuk adalah semua record surat masuk yang telah dientri dan disimpan sebelumnya ke dalam sistem.

2

a. Menambah Surat Masuk Daerah/Provinsi

Yang termasuk dalam surat masuk provmst adalah surat-surat yang ditujukan kepada Gubernur, Wakil Gubernur Daerah lstimewa Yogyakarta, Sekda dan Asisten

Sekda

Pemerintah Daerah

Daerah lstimewa Yogyakarta.

Untuk

mengentri/menambah data surat masuk daerah dilakukan dengan cara klik Tambah Surat Masuk Provinsi.

L~I

.. WW-fl

• ,_ _., ~ _ ~ l------J ~~~

-.;

Klik di sini

-

~-

r"'°"ll,'\ttc,.i. .,,.,..

,..__

~...

-·-1"

i,)0

~"

j;1'

------

2-.,..._ -

.... CO.-Y. J. I

•'iCs: ~o,•p tndn;

... -

...,.,.

D OIY

....

• • ...,

DJV d.J Jl.OJPa-,tal:UI" 'i0.16

-"'Ill

.:z.,... - • J >J

"'°

E'AU.v,&fflET1'0&:.-.1;TN1 C:\"£111"~ .,,..... , j,i Und..,1n9..an Acan R•tl:onsUu.s.1 d:.ab ean •\r.illu;.a.1 I Pa: G31p;,:an

1.S •1d ,1.-oe; \'VIA di flit. L.an ·~ 2: •1d

',I~

H•r'l S.l,11-... "1~ ,.t.,,u:ai,rl .2\l1:) J.,,- 01. to ,-.,1 T•r,p• It A L•

Ac~r.a Ftolo:on:841~

P'JptOk

;

o,v. l\~ra:

.:z.,... -

f

~

F•brwad 10t) .,."110 0"0f,

~."'1:nu9..

ci,f•

RwSI i.mt.s !

..,II .2.,-.,.-

J

o.r.ih Ha.rt S.l:asa tgL 12 U Artf1!,lt'llft "'~iPAlli

~-.;

1)14 Al'lgg.11t.ra." OPPk'" OIY

>1 .Jl'tl J.t

oab d..an ev:tt...~I h.nd>o.abin · e,-.u, stc; u.J.l.n .t.ana.;in ~13

~tll

Gambar 1.3.1 Tombol Update I Edit dan Hapus Surat Masuk

1) Gambar pensil pada kotak nomor 1 berfungsi untuk menambah data surat masuk yang memiliki data identitas yang hampir sama sehingga pengentrian data menjadi efisien. Gambar pensil berlatar belakang lingkaran warna kuning untuk surat masuk provinsi sedangkan gambar pensil tanpa background untuk surat masuk biro/intsansi.

5

·-•.n J.u41•4•1.

IJ-,.4""\'1"111'\,ff"'':ll

f-O 10\

4•-S-

••• t'~I\"

il•~'/..J,.;,,IQ~•C••A

f••\.~ •1

'>,

~.)...a

..

. . . . ....

, .....""~.,,.....,~fMJ ,.~,

I

-

-!:.............

I

~ ...

......

...... l,n.,.Mf'I~·.....

(

IIIIO "'"""'"

WillMll DI,!\~

,...,_.._,___)

Gambar 1.3.2 Form Menambah Surat Masuk dengan /dentitas Mirip

2) Gambar pada kotak nomor 2 berfungsi untuk edit dan menghapus data surat masuk. Gambar pensil untuk edit data dan gambar kotak sampah untuk hapus data surat. Untuk catatan bahwa fungsi menghapus data surat tidak disarankan untuk data yang bersifat matic (penomoran sudah secara otomatis melalui aplikasi) misalnya surat masuk provinsi, surat masuk dinas/badan/biro yang nomor urutnya sudah otomatis karena akan menggeser nomor urut untuk datadata surat yang sudah dientrikan.

A

-~

?!.~1:1

~.a.l.

JQI

-

NA"''

~•l.•rrf.t.«

....

I u"'( .. ,,,,.

t.,().fii,!l.i=nVl\f?!'.'.tt;J

U"""·~~ ,,~J"''"'-'l.ru DIV: Ac

ll•~•r Komif• B DPIIO lliV: t,1.-,ib• h•t P•roy•tes•i•n T~"•h Hom~•~•~5 ""n.'ln91n ,o.TarurnJltUnl HIUI PO.iSPO OIY m•i)J>dl

•r

BPO 01'1'

o•~op 1

t1 ,..,

; ).. a;

,

.!:1J ill!';J Y ~-41,,,)ll !b,... - l P..m,ohon..tn p,up,onjllngMo illlW> un•h l!llllk P1 /1-

>> /tw

=

£!'anCllJ111

Klik di sini

m~ rn,alwtl dar-glll Sur:t Ktuv mmr.i oa,u

,...........................------ ......--------------------------------------................

l

Daftar S uraU,lasuk

"a

K..;.

Jni:l•'cc"

.......,,

~

J

Gambar 1.9.2 Tampilan Tambah Disposisi Untuk menambahkan pencatatan disposisi surat, klik tombol "Tambah Disposisi", kemudian akan muncul form pengisian untuk menambah catatan disposisi seperti tampak pada gambar berikut ini :

12

P«ke-nat.n ProN Us--.1,.a d•lambKf.llns, pen.g•ct••n IHir•ng o,n

J•-

-

.... .c ..... "'.•

( Ts:ol

Gambar 1.9.3 Form Penambahan Catatan Pendisposisian

Gambar di atas adalah form pengisian catatan pendisposisian. Jika form sudah diisi dengan data penerima (unit pengolah yang didisposisi) dan tanggal diterimakan kepada unit yang didisposisi, maka data dapat disimpan dengan klik tombol simpan. Jika mendapati adanya kesalahan baik unit penerima disposisi maupun tanggal penyampaian,

maka dapat dilakukan update/edit data atau bahkan hapus data

pendisposisian. Edit data dengan klik gambar pensil, sedangkan hapus data dengan klik gambar kotak sampah.

T«nwL lii>pmi,i

Dalllu sun: . e1uar Koode,

TlljElillll

ia1BUibn dmgm Su:iat KdJ1.rProv nii t»ru ailmaimdfflg;n S,mt J1:.;,.."" 1~ 00 Wit,) ,n rJPRv M•mlr>t."- .._.P••4• tq1 ,.,...JM.0 r•bU:n20 1:,, • U 17

""°""'°"'"

Jl;11k.•r 1.a.hun

'"•-n•Vlf AA T 201.s • ~o,i').

r

v

..,.,_ ~·.t

tA•nib•'1•• R111-par-d• .. nt.ing A,..JM H.abu, 2:.. Apu.1 2013 ..1.-n.1 ,o_uiJ .. 11!1.00 we. -0, R R•s,,a.t 1,..1..2_ OPFfO 01 'f

•

•

., .... -

•••m

>-t

..."" .... ~

l'lt't

~·

,:;t

'f••••t• P'••,t"ONO-t-'41t,"'"°"l•i,•~ t).q,1,.,,.,...,.., t(c,o,uflU,..4, "F"l\l;N £7"f'A"'

:z...._. -

,r, ..·t111• p,..., • .---.lfOf'!

Gambar 3.1. 1 Tampilan untuk masuk Menu Pengantar

•

>

.N

-

1. Pencatatan dengan Pengantar Pada tampilan awal menu ditampilkan daftar pengantar yang sudah diinputkan sebelumnya.

Untuk menambah data baru pencatatan pada menu pengantar

dilakukan dengan klik Tambah Data Baru.

20

- ...........

"°" ULtt...'A

Aa.!!r?C.N

l'

..

$rif""-"

~v ...

• 11lJ;7.lt}

f(g.,,4 ,, .....

,, 'tt!'Nl)

A8u!rTI~t• PE\i'I ,.(£:SJIA A~S'tS~CfC'a.c.t.'3

111Q!:J)t;

_ .... • ... _.. .. . .. _ .. 6,,-......,.. ..................

!

n l>

Sf=D

t~~

11',"lQOOO

~AN~IE Acen""""''rr

H•~.:2')J'l

--,'1RXOI)

~f-'7-ii~

,;z-rtu.i10u

1,.w., AA.T.Ji.

41ll2l0. 11,l )!1'11)1) OT'Ol~=o1J Oll>lOl!G

'I.IIJfYN.,..A

IU:°\U~)

~IOl.

"1,IIW)l

~"'•"-•""-S'tEI.- ,qj.l.\ UUUM

,, \\21-:0U

,.

'"'·~

.

" - rw Ill

I l(IC..2011

;

............

~IO-PS:-i:t~~Cit.1\ZiN

Fl +'AiJT

U~ll

l,d!am ,.....

.,.412!10-tl

10¥,_llY~W,,

If ',1..':l)I.! ...

__ ... _

""''~ 4.!i~f. 'PEl.1 "!E.6.1\A. ,,..,.:;.,,;_t; '-t'J""1i!:i ~'J:tC-~!Jt,(Ul,~

I.!_,_ .,.. ~01\

l:

,. !?

., ~ A

•~

l•IJ2!ZIU

or.ai.~i

...

014'AIIZU1~

11Ht:tr~,a

:'!(r!J-Oi!~

>111JlqO.Di',TDAEP..,l.H)- leas I cndo; ~

?""""""' """""" ~

Gambar 3.2.14 Form Pencarian Khusus

Gambar diatas adalah gambar form pencarian khusus. User hanya perlu memilih unitnya lalu data pengantar akan terseleksi berdasarkan unit yang dipilih setelah user menekan tombol cari. Pada pencarian yang biasa user hanya perlu memasukan kata kunci dari data surat yang telah disimpan.

27

I

II.

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS Tl

Aplikasi Agenda Pimpinan Berbasis Tl

merupakan aplikasi yang diperuntukkan

sebagai sarana mencatat dan menampilkan agenda kegiatan instansi (SKPD) maupun agenda personal pejabat secara on-line. Dengan memanfaatkan aplikasi ini maka kegiatan harian dapat dipantau dan sekaligus dapat diketahui personal pejabat yang harus menghadiri kegiatan sesuai disposisi pimpinan. Agenda kegiatan pimpinan dapat berasal dari proses kegiatan

surat-menyurat

(undangan, permohonan memberikan sambutan, permohonan menjadi nara sumber/ pemateri dll) dan non-surat/naskah dinas (telepon, sms dll). Untuk mencatat/mengentri agenda kegiatan melalui aplikasi maka harus mengaktifkan aplikasi Sisminkada dengan klik icon mozilla, internet explorer yang telah terinstalasi aplikasi pada PC yang terkoneksi dengan jaringan intranet ataupun internet. Setelah muncul tampilan awal aplikasi e-office Sisminkada kemudian klik "Agenda Pimpinan".

-...

...,,,

l"t"" C.~l.il

Cllil.,..(¥-

.........

~

f •9

t _.MCI

.........

21'TUl2"lI.)

•

_....,

1-1»,;Ut,

Pema:n-;c;i•n P"ti-.-•tQ

F•..-0 ..... 1 aan Lombo ••"' s;:.syq N..a.01c00~ (F'L.5.JHt tafum. 201~- t-brlI~gt. 1G t..d 22 Junl N1 a. tcmPoll'= t'-'e0.1'. &u,.,,311,a, uta.r•

•

Gambar 4. 1 Masuk Menu Aplikasi Agenda Pimpinan

Setelah klik Agenda Pimpinan akan muncul tampilan berikut ini :

·...~~~·~......." El

Gambar 4.2 Tampilan untuk Melakukan Login Password

Untuk dapat melakukan

transaksi/pengentrian data, pengguna (user) harus

melakukan login. Data user biasa diisi dengan nama atau NIP yang bersifat spesifik sedangkan password dapat berupa huruf, angka ataupun kombinasi dari keduanya 28

yang spesifik dan mudah diingat. Setelah user mengisi secara benar login password kemudian klik Ok atau tekan enter maka akan muncul tampilan berikut :

......

--

·-·

'

J,4,,AJI..I I -

.

l-1..._

"'"''"'t

1r.w

ltl.l

l'\l'l~llll

t-

l''UW,

-"....rv.-.....,.-uu (,J·~

·u,, ... tl ...

V1M!1 u,,,.

111,1.. Jl!IHS"

l...teAo ....... JIP'C~~WAt",.~ ~Dla.PGtt.u.:M.'111'.tAP Cl"N UIU4. Vt,11tl't"'C:JllliOlltAl IHI', ,tltt,lllLW'Uee ,....

c ......

t.lo,i,·,...,w·,,a~ Qu...,~ \O~lt.NIJ'llt'l>'f

VOJ.~

l'iCII.YA#l-.V.

Gambar 4.3 Tampilan Akses Menu Aplikasi Agenda Pimpinan A. Pencatatan Agenda Kegiatan Pimpinan Berasal dari Surat/Naskah Dinas 1. Entry Agenda Kegiatan Untuk

melakukan

pengentrian

menu

agenda

kegiatan

pimpinan

yang

merupakan dampak dari proses surat-menyurat, setelah masuk pada tampilan akses menu kemudian klik "Surat Masuk". Berikut adalah tampilan setelah klik surat masuk :

.............

-

-

sastAI. 1511\51

f'U't'II.......,._,,.,_

-.o.1!:121

1,"'iA~i..,t,n

WA.Olltie S,:Mr«)

K\ltUUN"~

~

~

SS~ OISSi

.,.

·~

'1.bOTOKOL

I IL

1~11hnt•n

.

Klik di sini

r

~1Mn~

1

I

e~-w:.s

I

-

>

':"'

Gambar 4.3.10 Form untuk Menambah Data Personil Pejabat

Setelah form diisi dengan data personil pejabat secara lengkap kemudian klik "Simpan" maka data akan tersimpan. •

Klik "Sirnpan" Setelah form diisi dengan data personil pejabat secara lengkap kemudian klik "Simpan" maka data akan tersimpan. Dengan demikian maka proses entri data menu aplikasi agenda pimpinan berbasis data persuratan telah selesai dan user dapat menampilkannya secara on-line baik secara spesifik personal pejabat terkait dengan fasilitas "Agenda Pejabat" ataupun menampilkan seluruh agenda SKPD tertentu dengan fasilitas "Agenda SKPD".

B. Pencatatan Agenda Kegiatan Pimpinan Berasal dari Non-Surat/Naskah Dinas Proses entri agenda kegitan pimpinan yang tidak berbasis pada data persuratan sebenarnya sama dengan proses entri data agenda kegiatan pimpinan berbasis data persuratan. Perbedaannya terletak pada proses menambah agenda. Entri agenda kegiatan yang tidak berbasis data surat, langkah awalnya dengan membuka (klik) menu "Jadwal Agenda".

34

·--

................ ........

--

,O~C-"U"'-"'"'"'

P(NtJ(;A_S,.MI

~

11,11'tOA,-.,."

o=u

w• QI{,.

- ·-· -

..... """ .... .,..,.. -~.,,.;'.....-..";c."I'! ~ &TIJ

.....

•~n

.... ....., .....

:,;s.,

.,..,

-

lol-tla......t.tl

-· ..,uulll

·-

-0.. .:,.30

......, •1-6).1

1..,..,,, !.

,·.9-...... ~T"~t·" ¢.I.-,.~

V,,,,1-.'lg"•l'I 0,..--..-.(1*-f ~ .......

r•\11"\•Tg,•,· 'J.M•I'!$,,1 """"-' J.! f.d

J:~t..~:,c,,,

'"'fll"l~t:- """''•' ~·'lll~N.-.'I'.~

"--•"'~"'"*'...a.»,..~

~~"""'

:»J"-"'ftt'NW..,.i:M

'"""""

ro:-1

C'IJO'"~ ..... ~"" ~n,J,

.1(\1•1,\l,'\;o, ~~ irdl~J"lf8

vw~,i:e

o,~a,1btfln~

,...,...,....... ,. ,.,.\r\V"., ..

ilW'

""""

,r~

l.&r:'1.6 .CU'I"

~....,~--~·~.-

"'"

,,,,

an,

J.IG'Z'e"'

o,,c lllfl" :Ct"?"

:0 JUN l'C:11

:'-\ ~,-q.VJ

OJ Ju"

l~(.V~S-WA

, ..,

dU,>QfJU

r« ..

.

;;""01111

.M JtlN

IU'1

,,. "'"

':*JJ

"""

°".....

I'\

(if'lf

-

O.i

04

•

... -,,--.,,

~!HSa.!.JOOIJ(ltJ

:c>tD'

W.•~U,A$,,!:1 1.-1r1,A.lf :.-mo

•W

:,~e

l!O

;)i Jllh

J.111\



,...,.tnll ••11, . . [Mt,,

............

~..._,p,, 1)~01,;:.... Ill!... •,.. fit n., ....... ,

Gambar 4.3.27 Tampilan untuk memuncu/kan Form Pembuatan Laporan Setelah klik "Laporan" akan muncul tapilan

berikut, kemudian klik 'Tarnbah" untuk

menambahkan laporan agenda kegiatan yang telah dilaksanakan.

.......... ,...,

N11r .Anlri '\Ah,....

.. ...

;or.a;.

~IIIA11a,1,1..t•1•11111Q • 4.....U.!Ml•tw,,11w•J'l:.IIIY..

...., ""

J111b,llft•fl

etltO 1.11"1.tH kl..t'!liG1• •·~~t."ll

ti.,u""'"

Gambar 4.3.28 Tampilan untuk Menambah Laporan 43

Setelah klik 'Tambah" akan muncul form isian sebagai berikut :

f!•lu•••

Gambar 4.3.29 Form Pembuatan Laporan On-Line

Setelah form diisi dengan data/informasi hasil dari sebuah agenda kegiatan dengan lengkap kemudian klik "Simpan" dan laporan kan tersimpan ke dalam sistem on-line yang dapat diakses oleh pimpinan yang menugasi ataupun pejabat lain yang kemudian ditugasi untuk menghadiri kagiatan yang masih terkait dengan kegiatan sebelumnya (agenda berkelanjutan). 2. Membuka Laporan

Untuk membuka laporan yang telah dibuat klik "Jadwal Agenda" dan kemudian klik "Laporan" pada agenda yang dimaksud.

-·-

..............

,-f1Jj•i

y~

)311\

aar•i:•,.. r1o1"'00;.!

l,,t'q

'tcJ1tp11r

~e tuo*1tmt1

0

Klik di sinl

Gambar 4.3.30 Menampilkan Laporan yang telah disimpan

44

Setelah klik ''Laporan" kemudian akan muncul laporan kegiatan yang telah dibuat dan

disimpan

oleh

personal

pejabat

yang

menghadiri

agenda

kegiatan

sebagaimana tampilan di bawah ini. 10,•rid•

r\du:!f•• er.tn

S:0.CI~

m,-

!C!..lrAmn)'\1'1>

OlP.¢ I.X.IJDM fflJ)i;:i\·~ OA" PA..0-lOl(E-l

C,"yf!,, PIT.ll A$TUTI

~mboll

~= >~ lt..J1,

tt.e:

.......... l!~aolle &.,Q,=n ~nw~"

............... r,1,.1 -

~ ""'l

h~_,.aud 1 ~'~"'~"' t di1l I

J11trfith

ttQ)

d us, ~:.rn~I. ll

I

LAPORAN PELAKSANAAN 'fUGAS

o-., 0,/k,J C:tf) Jrute~I.F'en,(,..v:a,, ,:,~ff!J"1t,.,, ,~ ro -;~ lQU tf9 ~~etn thtcf'?/ftrie ~ ~~ (t~I 1H;;t'J..ap ~,.., ,~ • "nu-e,,1 Sttf.«M ~Wtr'J fv!:.11(;~~/'Jltf'~rr,x/ff!s

~'t41t ,..

"'

•••• , ..,

.,,

,.... ,.,

u+•••••••••

.. ,.~,,,h

~,IJitJ.1 th.,

sou«Ats-,J

~

•

--

«w

Pt-ra-nn Pref'rCffi NA C .1.~ 10 i'~nN.lt Ul.l&IJJ.M.,l

Gambar 4.3.30 Tampilan Laporan Kegiatan

45

Ill.

Tata Naskah Dinas Berbasis Tl

Naskah dinas dalam penyusunannya tentu harus berpedoman pada aturan tata naskah dinas yang berlaku sesuai dengan Peraturan Gubernur tentang Tata Naskah Dinas. Dalam kenyataannya, meskipun telah diatur dalam pedoman tata naskah dinas, masih banyak terjadi salah persepsi dalam mempedomani aturan tata naskah dinas tersebut. Sehingga masih sering ditemui banyak surat yang kurang tepat dalam penggunaan kop, logo Pemda, ukuran dan jenis fontasi maupun dalam hal format dan kewenangan penandatanganan. Berlatar belakang kenyataan tersebut, telah dibuat sebuah aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan naskah dinas sesuai dengan tata naskah dinas, meminimalisir

terjadinya salah persepsi dalam mempedomani aturan tata

naskah dinas dan untuk adanya keseragaman penggunaan jenis dan ukuran fontasi maupun logo pada kop surat. Untuk mengoperasikan aplikasi Tata Naskah Dinas setelah masuk pada aplikasi eoffice SISMINKADA kemudian klik "Tata Naskah".

Klik di sini Login Sebaga I Adm In tstrabor

,...,.... [ Lotlo )

Gambar 5. 1 Masuk Menu Ap/ikasi Tata Naskah

Setelah klik "Tata Naskah " akan muncul tampilan awal aplikasi Tata Naskah sebagaimana gambar di bawah ini :

46

O't-nl,:e Acer.a

8•-~

!J rkrll o 6l•ro lictl..>oni&. TM!'f•m ...~k•••.i ~'fA"'Clmyum-AM

!!!!._"""[

t!EN4..1&.AN rAKUll\1

t1"-' ...;n.u..-.i-n Par.Qk.lt C.OI

lRXl !!!!!!_

&JHIJA..'1GAM 11h!UA'-'CAN

f'['F~

ri~

C1Tl.CI00-:1n2

..:•

lv/cl(.O,u,u .\n. ,•UP!.JL H,/:IY4M

~411\q;u:an ri.irtl..tiqln1DQ,l,n H..au~ \t.Ct-u-w.:. 0.unfl

13tr"""'*"

~- - n.i-te

lttlOnotff

. .,._,f.~.-w

~nh l lJlt i'OU J.\M u..t.O d t.lllttl J 1' .•p..i V4qr6.,1•1i'TfflQ.1.;11, ~u .'itt

F'ol"S'•-•,-, C11•'9

J.r,

u• lZi

Wl

""'

~

~

0';(101

.JI . Auv !I'll

""""'

.:i ""'"" ~l,1 1, Jut>)

la.Yt

?'903

t'S.155!1

s,,,.,.,,.

PtQJNOn P,J a~D4Nlt'EA.C'(;AW.41/4ff

zv..c;i

Ttn~lr

7$ Jurv

[rlf!II\SI

........

WI>

ll:llm!!lll

iltRO t.M.i.~r~ 4~f

BUW OR.C.A!ollilSi L

l~U.UJ.tt,

ii8tOa06::t

T,il lh1tfll't"'

lll/01 f~Ot$ 12,17,06 !iTAJIIDAR fl'kAYANA-N NINIMA.L P~"1kiti:a,1in, k'il.f,t..!:da, Blffl~U/W.!hk Qr..t ee- DlV u.utttlk n~o,,1unpaU.•111 l,1Jt•t'-bl•

akJi~rpcac~p-ol.i.~ p,c,rt.or{lp,>A l$ 5Pl'1 P;e;l'f't!rtl:!\.f,~ ,:Wqp~en/lC9tft ,oti11n

2112.,t,~ ....,•..., ,• .,..ouborw111r ,,.1 )1EJ,.;l)Ac;ltl •

...,111• • 1'0 ttf'f'O 11:lttult

lreo~• i,a.dl!llll/l'f!pel• Dfn4"/(.-ipoll .. s ... l)Qol PP/(~•l.l B "''

ess H• U'tul

OIWS

TUf 'lur•t

09 _..,..._,_.," 2111..J

kCp$thl

0IQl?lb/W~hk:or4 S,e • OIY,

r-'1U a.111. Gub ;;t

Q

E.ii.,-•11

!}Edbf6JI

t)l.P1 baUp ~Of'D

bHlo1•dA tiltl!;.1)0 -ft fl. Gui> ·~~~~~~~~~~~~~~

Gambar 5.20 Tampilan Fasilitas Forum Diskusi

1.

Menambah Topik

... ,

0 D PHt-1. O Cil·~ , .. 11r·, D llW.ll.l

D llli.hllillll O ouu Jiil

_.] !t

llltal rscaru

1 J Hillaman 1 1i,111 2

~ ll/01/2013

Klik di sini

12,5(111?

ll/Ol/21'Jl3 !O:i9l'l9 Ujlltp012

10~,1,;

27/l.2;/2012 21:39:20 2~0'f su!J,tl! 1,1e,ii1tu•J• uf•ltttf fllf :>1-n Srn,lh.,. XornEO

,-.i,,.,,..,

=:J

Ef'll~ yo,u, .,..,.,... _es,.. Tl"S ,,. U>e .00'"