MANUAL BOOK
KEARSIPAN DIGITAL
Oleh Kelompok A1.2: 1. Danik Ratri Wulandari
(11402241002)
2. Kennia Utami
(11402241004)
3. Maria Pransiska
(11402241010)
4. Bethi Dian Paramita
(11402241013)
5. Fiska Purwanita Rahayu
(11402241023)
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2014/ 2015
1 SKENARIO PRAKTIK
Profil PT Jogja Computindo Jogja Computindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyedia barang elektronik, khususnya komputer dan perlengkapannya. Perusahaan ini berdiri sejak 11 Januari 2004 yang beralamat di Jalan Kusumanegara 33 A Yogyakarta. Telepon (0274) 547233. Email :
[email protected] . Bagian-bagian dan level kerja dalam PT Jogja Computindo: 1. Pimpinan Perusahaan Pimpinan PT Jogja Computindo adalah direktur. 2. Sekretaris Di PT Jogja Computindo, sekretaris juga berperan sebagai administrator yang mengendalikan sistem kearsipan digital di PT Jogja Computindo. 3. Arsiparis 4. Bagian Keuangan Dalam bagian keuangan terdapat kepala bagian keuangan dan staf. 5. Bagian Pemasaran Dalam bagian pemasaran terdapat kepala bagian pemasaran dan staf.
Dalam praktik ini diasumsikan bahwa masing-masing bagian dalam PT Jogja Computindo telah mempunyai akun sesuai dengan jabatan dan pekerjaannya. Seluruh bagian kerja PT Jogja Computindo dibuatkan akun pada sistem kearsipan digital (http://pspap.org), dengan detail sebagai berikut: No.
Jabatan
Username
Password
1. Administrator
Admin_a1.2
Admin_a1.2
2. Direktur
Direktur_a1.2
Direktur_a1.2
3. Kepala Bagian Pemasaran
KabagPemasaran_a1.2 KabagPemasaran_a1.2
4. Tata Usaha/Sekretaris
TU_a1.2
TU_a1.2
Kemudian dalam kegiatan mail handling dapat dijelaskan bahwa PT Jogja Computindo menerima surat dari PT Mahardika Komp. perihal permintaan penawaran. Setelah surat
2 diterima PT Jogja Computindo membalas surat tersebut, yaitu berupa surat penawaran kepada PT Mahardika Komp. atas produk yang dimiliki oleh PT Jogja Computindo. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan alurnya sebagai berikut: PT Mahardika Komp. mengirim Surat Permintaan Penawaran
PT Jogja Computindo menerima Surat Permintaan Penawaran
PT Jogja Computindo membalas dengan surat penawaran dan mengirim surat
PT Mahardika Komp. menerima surat penawaran
3 STANDAR KOMPETENSI “Pengelolaan Sistem Kearsipan Digital” I.
II.
KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR Kompetensi Dasar Memahami alur pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam perusahaan
Indikator Memahami dan menceritakan skenario pengelolaan surat masuk dalam perusahaan dengan sistem kearsipan digital Memahami dan menceritakan skenario pengelolaan surat keluar dalam perusahaan dengan sistem kearsipan digital
Mampu mengoperasikan printer merk HP Laserjet P1005
Memahami dan mempraktikkan cara menginstall printer merk HP Laserjet P1005 Memahami dan mempraktikkan cara mensharing printer merk HP Laserjet P1005
Mampu mengoperasikan scanner merk Canon DR-2580C
Memahami dan mempraktikkan cara menginstall scanner merk Canon DR2580C Memahami dan mempraktikkan cara mensharing dokumen hasil scan dengan scanner merk Canon DR2580C
TUJUAN PRAKTIK Praktikum ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu: A. Untuk mengetahui cara menginstal printer merk HP Laserjet P1005. B. Untuk mengetahui cara mensharing printer merk HP Laserjet P1005. C. Untuk mengetahui cara menginstal scanner merk Canon DR-2580C. D. Untuk mengetahui cara mensharing dokumen hasil scan dengan scanner merk Canon DR-2580C. E. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat masuk dengan sistem kearsipan digital.
4 F. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat keluar dengan sistem kearsipan digital. III. DASAR TEORI A. Printer HP Laserjet P1005 1. Printer Printer merupakan perangkat yang menghasilkan teks atau gambar pada kertas atau media lainnya (Setya Nugraha: 2004). Printer merupakan alat yang dipakai untuk mencetak tampilan monitor ke kertas. Informasi yang dicetak dapat berupa teks maupun gambar. Dilihat dari sudut teknologi yang digunakan untuk mencetak, printer dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu: a) Printer dot-matrix, yakni jenis printer yang digunakan kepala cetak berupa sekumpulan jarum. Kumpulan jarum memukul pita dan menghasilkan cetakan pada kertas. b) Printer laser, yakni jenis printer yang menggunakan sinar laser untuk mengendalikan pencetakan yang dihasilkan oleh bubuk toner. c) Printer ink-jet, yakni jenis printer yang mencetak dengan cara menyemprotkan titik-titik tinta yang bermuatan listrik ke kertas. (http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html) 2. Instal Printer Dikutip dari laman http://www.anneahira.com/langkah-langkahmenginstal-komputer.htm, install berarti proses pemasangan perangkat lunak (software) tertentu ke dalam komputer. Software atau program apapun akan menjalani proses install agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer. Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install printer merupakan proses pemasangan driver printer ke dalam komputer agar printer dapat digunakan untuk mencetak informasi berupa tulisan maupun data melalui komputer yang bersangkutan. 3. Sharing Printer Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file, perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama dalam jangkauan tertentu. Sharing printer merupakan fasilitas yang dapat membagi driver printer agar printer dapat digunakan secara bersama-sama untuk mencetak oleh beberapa komputer yang disharing.
5 4. Gambar Printer HP Laserjet P1005
Sumber : http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer/271174979961
B. Scanner Canon DR-2580C 1. Scanner Sebuah scanner atau pemindai adalah alat yang menggunakan cahaya dan alat peka cahaya untuk mendigitalisasi foto atau gambar yang sudah dicetak di kertas (Setya Nugraha: 2004). Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Fungsi scanner adalah alat yang bisa membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Sementara itu, scanner berguna sebagai penyimpan gambar, baik itu foto, surat-surat penting seperti ijazah, atau berita dari koran dalam bentuk file digital. 2. Install Scanner Install berarti proses pemasangan perangkat lunak (software) tertentu ke dalam komputer. Software atau program apapun akan menjalani proses install agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer. Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install scanner merupakan proses pemasangan driver scanner ke dalam komputer agar scanner dapat digunakan untuk memindai atau menscan dokumen.
3. Sharing Dokumen Hasil Scan dengan Scanner Canon DR-2580C Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file, perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama
6 dalam jangkauan tertentu. Sharing dokumen hasil scan merupakan fasilitas yang dapat membagi software scanner agar hasil scan dapat dilihat dan diakses oleh semua komputer dalam satu jaringan yang sama dengan komputer utama yang digunakan untuk menginstal scanner. Dalam melakukan sharing dokumen hasil scan menggunakan suatu program, yaitu Hierarchical File System (HFS). Dari laman http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-httphfs.html diketahui bahwa HFS adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk sharing file melalui jaringan, baik itu lewat jaringan internet maupun di jaringan LAN. Dalam melakukan sharing file, aplikasi ini menggunakan protokol HTTP (berbasis Web). Berdasarkan pemaparan di atas, diketahui bahwa sharing dokumen hasil scan dengan scanner Canon DR-2580C adalah fasilitas membagi dokumen atau file agar dokumen tersebut dapat dilihat dan diakses oleh semua komputer dalam satu jaringan tertentu dengan menggunakan protocol HTTP (berbasis web).
7 4. Gambar Scanner Canon DR-2580C
Sumber : http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c C. Surat Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Definisi lain mengeni surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. D. Arsip dan Kearsipan Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archivum yang berarti tempat untuk menyimpan. Dalam bahasa Belanda dikenal istilah archief yang berarti: 1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain; 2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan berupa gambar, tulisan, grafik, dan sebagainya; serta 3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara diketemukan kembali (The Liang Gie dalam Mulyono, 1985). Sedangkan menurut UndangUndang No. 7 tahun 1971, arsip adalah: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
8 Menurut Ensiklopedi Administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sementara itu, George R. Terry melalui Mulyono (1985: 3) mendefinisikan kearsipan sebagai penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. E. Sistem Kearsipan Digital Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu : 1) Sistem abjad (alphabetic system) Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor. 2) Sistem subjek ( subjeck system ) Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. 3) Sistem, wilayah ( geographic system) Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dan lain sebagainya. 4) Sistem nomor ( numeric system) Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. 5) Sistem tanggal (chronological system) Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. Atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26.
9 Dari pemaparan tersebut, dapat diketahui bahwa sistem kearsipan digital adalah suatu sistem pengurusan surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan sistem komputerisasi. IV. ALAT DAN BAHAN A. Alat Alat yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah: 1) Komputer 2) Printer 3) Scanner 4) Koneksi Internet 5) Aplikasi Sistem Kearsipan Digital (pspap.org) B. Bahan Bahan yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah: Surat yang hendak dikirim 1) Surat masuk 2) Surat keluar
10
11
12 V.
LANGKAH KERJA A. Instal Printer HP Laserjet P1005: 1) Download driver printer merk Hp Laserjet P1005 di situs resmi HP, yaitu http://www8.hp.com/id/en/home.html. Simpan driver printer HP Laserjet P1005 di komputer.
2) Setelah proses download driver printer HP Laserjet P1005 selesai, kemudian instal di komputer dengan cara Klik kanan – Klik Run as administrator seperti gambar dibawah ini:
13 3) Maka akan muncul kotak dialog (Getting Started Guide) seperti di bawah ini lalu pilih (klik) produk printer HP Laserjet seri P1500.
4) Sehingga muncul kotak dialog selanjutnya dan klik USB (karena koneksi printer menggunakan kabel USB)
14 5) Pilih Begin Setup untuk mengetahui pengaturan awal printer.
6) Setelah meng-klik Begin Setup, akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini yaitu terkait dengan penempatan printer dan suhu. Apabila sudah mengerti lalu klik Install Printer Software dan akan muncul kotak warna merah muda seperti dibawah yang berisi peringatan untuk tidak menghubungkan kabel USB terlebih dulu sampai proses instal selesai. Kemudian klik Install Printer Software yang terdapat pada kotak dialog warna merah muda.
15 7) Maka akan muncul kotak dialog welcome to HP Laserjet P1500, kemudian Klik button Next.
8) Kemudian muncul kotak dialog End User License Agreement dan Klik Yes
16 9) Lalu pilih model printer yaitu HP Laser Jet 1005 dan Klik button Next.
10) Kemudian pada HP Laserjet P1005 Setup Wizard Klik button Next.
17 11) Pilih opsi Add Printer –Klik Next.
12) Klik Next.
18 13) Muncul kotak dialog seperti dibawah ini, yaitu perintah untuk menghidupkan printer dan menyambungkan kabel USB ke komputer
14) Klik Finish
19 B. Sharing Printer HP Laserjet P1005 Sebelum melakukan Sharing printer, terlebih dahulu perlu untuk mengetahui IP Address komputer yang telah terinstal printer HP Laserjet P1005 (komputer utama). IP Address adalah suatu identitas numerik yang dilabelkan kepada komputer yang terdapat dalam suatu jaringan komputer yang menggunakan internet protocol sebagai sarana komunikasi. Caranya adalah dengan tekan tombol Windows + R pada keyboard, lalu muncul kotak dialog Run dalam kolom open ketikkan perintah cmd (command), lalu tekan Enter atau Klik OK.
Setelah itu lalu ketikkan ipconfig lalau enter. IP address komputer (IPv4 Address)akan muncul berupa angka-angka disertai tanda titik. Contoh IP address : 172.22.2.60 Setelah mengetahui IP Addreess kemudian mulai dengan men-share printer. Sharing printer dapat dilakukan dengan catatan seluruh komputer terhubung dalam satu jaringan. Adapun caranya adalah sebagai berikut:
20 1.
Klik start – pilih Deices and Printers, atau dapat dilakukan dengan klik control panel – Hardware and Sound – Devices and Printers.
2.
Muncul kotak dialog seperti dibawah ini dan pastikan bahwa printer HP Laserjet P1005 sudah tersetting default printer.
21 3.
Lalu klik kanan – klik Printer properties
4.
Pada kotak dialog HP Laserjet P1005 Properties klik Sharing
22 5.
Kemudian muncul kotak dialog sseperti dibawah. Pada Share this printer pastikan terdapat tanda centang lalu klik OK
6.
Apabila printer sudah ter-sharing akan muncul keterangan seperti yang dilingkari warna merah di bawah ini:
23 Untuk mengecek apakah printer sudah terhubung ke komputer lain dapat dicek dengan cara: a.
Klik start – klik computer
b.
Klik Network
24 c.
Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101 – Enter
d. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, yang menandakan bahwa address bar yang telah diketikkan tadi belum dapat di akses karena harus menggunakan izin dari administrator (komputer utama). Klik OK
Untuk dapat mengakses printer yang telah di share ke seluruh komputer dalam satu jaringan, maka pada komputer utama dapat dilakukan langkahlangkah sebagai berikut:
25 a.
Pada tampilan desktop pada toolbar pojok kanan klik kanan network internet Access
b.
Sehingga akan muncul 2 pilihan, pilih Open Network and Sharing Center
c.
Maka akan muncul tampilan seperti ini, dan klik Windows Firewall
26 d.
Lalu klik Turn Windows Firewall on or off
e.
Pada Costumize setting for each type of network pilih Turn off Windows Firewall, lalu OK
27 Kemudian di cek lagi pada komputer lain apakah printer sudah tersharing atau belum dengan cara seperti yang telah disebutkan diatas, yaitu: a.
Klik start – klik computer
b.
Klik Network
28 c.
Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101 – Enter
d.
Apabila masih muncul peringatan seperti di bawah ini, yang menandakan bahwa address bar yang telah diketikkan tadi masih belum dapat di akses oleh komputer lain karena harus menggunakan izin dari administrator (komputer utama) maka perlu dilakukan langkah lain. Klik OK
29 Langkah tersebut yaitu: a.
Klik network and sharing center pada Windows Firewall
b.
Lalu Klik Change advanced sharing setting
c.
Pada Password protected sharing pilih Turn off password protected sharing – klik save changes
30 Kemudian di cek lagi pada komputer lain dengan cara yang sama pada sebelumnya. Dan apabila setelah di ketikkan IP Address 10.22.2.101 pada address bar komputer lain muncul seperti di bawah ini berarti printer yang di share pada seluruh komputer dalam satu jaringan dapat mulai di instal.
Lalu untuk dapat menggunakan printer tersebut maka perlu untuk menginstal dengan cara: a. Klik kanan pada HP Laserjet P1005 – klik Open
31 b.
Akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut ini, lalu klik Install driver
c.
Lalu akan muncul tampilan seperti ini (HP Laserjet P1005 on 10.22.2.101) yang berarti bahwa printer sudah dapat digunakan untuk mencetak dari komputer lain yang telah terhubung dengan komputer utama dalam satu jaringan.
32 C. Instal Scanner Canon DR-2580C 1.
Download driver scanner merk Canon tipe DR-2580C di web resmi canon, yaitu di www.canon.co.id
2.
Setelah driver scanner Canon DR-2580C terdownload segera lakukan penginstalan dengan cara klik kanan – Open
33 3.
Kemudian buka folder driver
4.
Selanjutnya pilih setup.exe
34 5.
Maka akan muncul tampilan kotak dialog seperti ini kemudian klik Next
6.
Pada License Agreement klik button Yes
35 7.
Proses instalasi berjalan, kemudian muncul kotak dialog seperti di bawah ini (InstallShield Wizard Complete) – klik Finish. Maka Scanner sudah siap untuk digunakan.
36 Cara menggunakan scanner atau menscan (surat) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Klik start – search Adobe Photoshop CS3 – klik Adobe Photoshop CS3 seperti di bawah ini:
37 2.
Akan muncul tampilan Adobe Photoshop seperti ini:
3.
Untuk memulai proses scan maka dapat dilakukan dengan Klik File – Import – Klik Canon DR-2580C TWAIN (merk dan tipe scanner)
38 4.
Lalu muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Terdapat kolom-kolom pada kotak dialog tersebut yang merupakan pengaturan untuk hasil surat yang akan di scan, ada Mode, Page Size, Dots per inch, Brightness, Conrast, dan yang lainnya. Kemudian langsung saja Klik Scan.
39 5.
Setelah di Klik Scan maka akan terjadi proses pemindaian surat yang telah dimasukkan ke dalam mesin scanner. Tunggu proses tersebut dan akan muncul hasil dari proses scan seperti ini:
40 6.
Lalu simpan file tersebut dengan cara Klik File – Save/ Save As
7.
Muncul kotak dialog Save As. Simpan file hasil scanan – pilih format penyimpanan (Photoshop PDF).
41 8.
Lalu Klik Save, maka file akan tersimpan.
D. Sharing Dokumen/File Hasil Scan dengan Menggunakan HFS 1.
Download software HFS dan search pada browser, Klik web yang akan dikunjungi. HFS merupakan singkatan dari HTTP File Server adalah sebuah program khusus untuk file sharing antar komputer yang memanfaatkan jalur HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).
42 2.
Kemudian Klik download
3.
Maka akan muncul kotak dialog Opening hfs.exe, klik Save File dan proses download akan berjalan.
43 4.
Apabila software HFS sudah terdownload, langkah selanjutnya adalah instal software tersebut dengan cara Klik kanan – Klik Run as administrator.
5.
Akan muncul kotak dialog Option seperti di bawah ini, kemudian klik Yes.
44 6.
Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar sebelah kanan (HFS-HTTP File Server 2.2f). Untuk men-share file ke semua komputer maka tinggal lakukan drag and drop atau menarik file surat hasil scanan tadi ke HFS atau dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:
7.
Maka file sudah berhasil di share ke semua komputer dengan catatan komputer masih dalam satu jaringan dengan komputer utama.
45 Untuk melihat file hasil scanan yang telah di share, maka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Buka browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explore, atau yang lainnya).
2.
Ketikkan IP Address komputer utama pada address bar browser yaitu 10.22.2.101, lalu tekan enter.
46 3.
Akan keluar file surat hasil scanan yang telah di share oleh komputer utama dengan tampilan seperti di bawah ini. Kemudian untuk mengunduh/ mendownload file tersebut dapat dilakukan dengan cara klik file yang telah di share.
47 4.
Muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Ada pilihan untuk mengunduh file tersebut yaitu Open (dipilih apabila langsung ingin melihat file surat tersebut setelah proses download selesai) atau Save File (dipilih apabila file surat tersebut ingin disimpan), kemudian klik OK. Proses download file scanan surat sudah selesai.
48 E. Pengelolaan Surat Masuk 1. Menerima surat a) Buka laman Yahoo atau Gmail pada browser untuk membuka e-mail. Dalam praktik ini, laman yang digunakan adalah Yahoo.
b) Sign in dengan menggunakan e-mail/ID yang dimiliki. Alamat e-mail yang digunakan dapat berupa e-mail pribadi maupun e-mail perusahaan.
49 c) Pilih pesan baru yang diterima di inbox.
d) Klik view untuk melihat surat atau klik download untuk mengunduh surat yang ada dalam lampiran.
50 e) Log in sebagai Tata Usaha pada sistem Kearsipan Digital
51 f) Setelah log in, pilih menu “Tambah” untuk menginput surat masuk dalam agenda.
g) Isi form yang tersedia dengan data yang sesuai dengan surat masuk yang hendak diinput dalam agenda surat masuk, lalu klik Submit.
52 h) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti gambar berikut:
2. Disposisi oleh direktur a) Log in sebagai direktur dalam sistem kearsipan digital.
53 b) Klik Agenda Surat Masuk, maka tampilan akan berubah seperti gambar berikut:
c) Pilih salah satu surat masuk, lalu klik Disposisi.
54 d) Isi disposisi surat pada kolom yang tersedia, lalu klik Submit.
e) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti berikut ini:
55 3. Kepala Bagian Membalas Disposisi dari Pimpinan a) Log in sebagai Kepala Bagian Pemasaran dalam Sistem Kearsipan Digital
56 b) Klik “Daftar Disposisi” dan “Balas Disposisi” pada kolom Action.
57 c) Isi balasan disposisi pada kolom yang tersedia. Apabila telah selesai, klik Submit.
Balasan disposisi
4. Setelah membalas disposisi dari direktur, selanjutnya kepala bagian memberikan konsep surat balasan kepada TU untuk diketik. Konsep surat yang sudah diketik lalu diserahkan kepada direktur untuk dikoreksi dan ditandatangani. Apabila surat telah ditandatangani atau disetujui direktur, TU mendigitalisasikan surat tersebut untuk diunggah di sistem kearsipan digital sebagai surat keluar dari PT Jogja Computindo.
58 F. Pengiriman Surat Keluar 1.
Mengagendakan surat keluar yang telah disetujui/ditandatangani direktur a) Log in sebagai TU dalam sistem kearsipan digital.
b) Klik “Agenda Surat Keluar” dan klik “Tambah” untuk menambahkan agenda surat keluar.
59 c) Isi form yang tersedia sesuai dengan informasi yang termuat dalam surat keluar yang akan dikirim. Jika semua data telah diinput dalam sistem, selanjutnya klik “Submit”.
d) Setelah klik “Submit”, maka tampilan layar akan berubah seperti gambar di bawah ini. Perhatikan tiga pilihan pada kolom Action!
60
Pilihan “Kirim” untuk mengirim data atau agenda surat keluar ke dalam sistem kearsipan digital. Pilihan “Edit” berfungsi untuk mengubah informasi yang termuat dalam daftar surat keluar. Apabila data atau informasi yang diinput ternyata tidak sesuai atau masih terdapat kesalahan, maka user TU dapat mengubah data dengan mengklik “Edit”. Maka tampilan akan tampak seperti sebelumnya (lihat gambar pada poin c)). Apabila sudah selesai, klik “Submit”, lalu klik “Kirim”. Pilihan “Hapus” untuk menghapus surat keluar yang baru saja diproses dari sistem kearsipan digital. e) Setelah klik “Kirim”, tampilan pada layar akan berubah menjadi seperti gambar di bawah ini. Apabila di bawah button “Tambah” ada tulisan “Surat berhasil disimpan”, maka surat keluar telah berhasil disimpan dalam sistem. Perhatikan tanda anak panah. Pilihan “Kirim” menjadi “Terkirim” menunjukkan bahwa surat keluar telah masuk ke dalam sistem kearsipan digital.
61
VI. KESIMPULAN A. Dalam dunia kearsipan, kegiatan pengelolaan surat telah mengalami berbagai perubahan. Salah satu dari perubahan itu adalah mengenai sistem kearsipan. Apabila pada zaman dahulu pengelolaan surat masih dilakukan secara manual, pada zaman modern seperti sekarang pengelolaan surat dilakukan dengan menggunaan sistem komputerisasi berbasis internet, atau sistem kearsipan digital. B. Sebelum mengelola surat menggunakan sistem kearsipan digital, terlebih dahulu pengguna (user) perlu menginstall printer, mensharing printer, menginstall scanner, serta mensharing file/dokumen hasil scan. Hal ini berguna untuk mempermudah kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan digital. C. Alur pengelolaan surat masuk: 1.
Bagian Tata Usaha menerima surat dari perusahaan lain melalui e-mail atau bisa juga secara manual. Surat di scan dan diagendakan dalam surat masuk pada sistem kearsipan digital.
2.
Direktur membuka agenda surat masuk dan mendisposisi surat.
3.
Kepala Bagian menerima disposisi surat dan menindaklanjuti surat (membuat konsep surat balasan).
D. Alur pengelolaan surat keluar: 1. Kepala Bagian menindaklanjuti disposisi dan mengonsep surat balasan. 2. Tata Usaha mengetik konsep surat balasan dan mencetaknya. 3. Tata Usaha meminta tanda tangan direktur pada surat keluar. 4. Tata Usaha menscan surat keluar sebelum dikirim. 5. Surat dikirim melalui e-mail, kurir, atau pos.
62 VII. SARAN A. Sebaiknya fitur dalam sistem kearsipan digital yang diciptakan lebih dilengkapi dan disesuaikan dengan langkah-langkah pengelolaan surat yang ada dalam teori, seperti penambahan fitur konsep surat keluar oleh kepala bagian. B. Sebaiknya jumlah scanner dan printer yang digunakan untuk praktek ditambah atau disesuaikan dengan kelompok yang
ada agar praktek kearsipan digital dapat
terlaksana secara efektif dan efisien. C. Sebaiknya waktu yang digunakan untuk praktek kearsipan digital diperpanjang agar para praktikan dapat lebih memahami dan menguasai praktik yang sedang dilakukan.
63 D. DAFTAR PUSTAKA
http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-http-hfs.html diakses pada 10 Desember 2014 pukul 11.00 WIB http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html diakses pada 10 Desember 2014 pukul 09.00 WIB http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer-/271174979961 diakses pada 10 Desember 2014 pukul 09.30 WIB http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c diakses pada 10 Desember 2014 pukul 09.45 WIB Mulyono, Sularso, dkk. (1985). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty Setya Nugraha, Aries. (2004). Teknologi Informasi dan Komunikasi. Yogyakarta: Erlangga
