MANUAL BÁSICO DE AGROWIN
MANUAL BÁSICO DE AGROWIN Escrito por Michel Prieto Trujillo
[email protected]
Ingeniería de Software InSoft Ltda. Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia E-Mail: gestion@ins gestion@insoftweb oftweb.com .com •
Teléfono (6) 8850800 Fax (6) 8850800 Visite a InSoft en la Web: www.InSoftWeb.com
AgroWin® No es permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.
DERECHOS RESERVADOS Copyright ® 2002 InSoft Ltda.
P R RE E S SE EN N T T A C I IÓ ÓN N . A partir de la década de los años 90 el mundo ha experimentado cambios fundamentales en el ordenamiento dede loslamercados a los cuales Colombia no ha sustraerse. La globalización economía,internacionales, la apertura económica y la diversificación depodido las exportaciones colombianas con una mayor participación del sector petrolero y minero, son factores que están afectando al sector agrícola colombiano. Ante las nuevas circunstancias del entorno nacional e internacional, las empresas deben responder con manejos más eficientes de los recursos, donde el factor de competitividad es determi dete rminan nante te par para a obt obtene enerr niv nivele eless de ren rentab tabili ilidad dad más alt altos os y may mayore oress oportu oportunid nidade adess de comercialización tanto a nivel nacional como internacional. Teniendo en cuenta estas circunstancias, en el Centro Nacional de Investigaciones de Café – CENICA CEN ICAFE, FE, se con consid sideró eró con conven venien iente te pro propon poner er un proyec proyecto to que uti utiliz lizand ando o los adel adelant antos os tecn tecnol ológi ógico coss disp dispon onib ible less y la capa capaci cida dad d cr crea eatitiva va y cien cientí tífic fica a de su suss in inve vest stiga igado dores res,, no noss permitiera desarrollar un programa de cómputo que sirviera de ayuda y apoyo a los caficultores en la más eficiente y efectiva administración de las empresas cafeteras. Por lo anterior, CENICAFE emprendió un ambicioso y bien orientado proyecto con el fin de entregarle a los agricultores una herramienta amigable para la administración de las fincas. El Comité Departamental de Cafeteros de Caldas se unió a este esfuerzo y en el año de 1994 se inició la conceptualización y el diseño del Sistema Integrado para Administración de Fincas SIAF. Con los primeros adelantos presentados en los años siguientes, la Gerencia Técnica de la Federación consideró conveniente ayudar en la orientación y financiación del proyecto, con el fin de acelerar su desarrollo y se pusiera a disposición de todos los caficultores. El Congreso Nacional Cafetero en el año de 1997, conoció los avances del programa y valoró el potencial del mismo para ayudar a la modernizac modernización ión de la administ administración ración de las fincas y por esa razón dio su apoyo al proyecto con el fin de acelerar su desarrollo. Luego de esta exitosa etapa con los cafeteros, la firma InSoft Ltda. dedicó toda su capacidad en cola colabo bora raci ción ón con con un eq equi uipo po de pro profe fesi siona onale less de di difer feren ente tess di disc scip iplilinas nas,, a desa desarr rrol olla larr un programa program a que permit permitiera iera a todos los empresarios agríc agrícolas olas hacer más fácil la admini administrac stración ión de sus negocios, a través de un manejo de información técnica, contable, financiera, administrativa y estadística, con el objetivo de hacer más competitivas las empresas de este sector. Hoy, InSoft Ltda. diseña diseña,, desarr desarrolla olla y comerc comercializ ializa a en forma independiente independiente el software software AgroWin con un grupo de profesi profesionales onales califi calificados cados que durant durante e años han venido estructurando estructurando toda una tecnología computacional para el sector agropecuario, por lo que regularmente se producen nuevas y mejoradas versiones del sistema que llegan a todos los países de Latinoamérica. Manizales, Enero del 2004.
i
INTRODUCCIÓN.
La búsqueda permanente de niveles óptimos de competitividad y productividad, ha generado en las empresas de todos los sectores económicos, la necesidad de dar un tratamiento integral y adecuado a toda la información, de tal forma que brinde el conocimiento necesario para tomar decisiones que se orienten a mejorar los procesos productivos. ContaPyme “Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas ”, es un sistema de gestión que surge como solución, con la capacidad de manejar la información originada en las actividades productivas y económicas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa, y con el control de todas las áreas funcionales, como contabilidad, costos, inventarios, activos, nómina, cartera y todos los elementos de la cadena productiva.
Ag r ro W i in est á á basad o en C ont aP y ym e. ContaPyme ContaP yme com como o sis sistem tema a cen centra trall con contie tiene ne esp especi eciali alidad dades es en los sec sector tores es com comerc ercial iales, es, manufac manu facture tureros ros,, ind indust ustria riales les,, de ser servic vicios ios,, y el Agr Agríc ícola ola,, esp especí ecífic ficame amente nte con el program programa a AgroWin; desarrollado con base en las necesidades particulares a cada sector y con la capacidad de manejar los diferentes cultivos y procesos de la agroindustria. Así, AgroWin es una versión especializada de ContaPyme, qu que e incluye módulos especializados en el manejo de fincas, lotes agrícolas, mapas, suelos, indicadores técnicos y un conjunto impo importa rtant nte e de info inform rmes es y cons consult ultas as ta tant nto o finan financi ciera erass co como mo té técn cnic icas as,, de desd sde e in info form rmes es de producción hasta informes de estadísticas de rendimiento de las labores. El prog program rama a cue cuenta nta con dife diferen rentes tes her herram ramien ientas tas que ayu ayudar darán án al usuari usuario o a desarro desarrolla llarr un proce pro ceso so de ap apren rendi diza zaje je fác fácilil y prá práct ctic ico, o, den dentr tro o de lo loss que es está tán n lo loss manu manual ales es,, el tu tuto tor r multimedia, ayuda en línea y soporte técnico. Ofrecen Ofrecen conocimientos ntos conce conceptual es en difere diferentes temas, brinda brindando ndo al usuario usuario Manuales: mayor claridad en lasconocimie áreas manejadas porptuales el programa y susntes características.
Tutor mult Tutor multimed imedia: ia: Herrami Herramienta enta de últ última ima tec tecnol nologí ogía, a, que permit permite e al usu usuari ario o a tra través vés de ejemplos prácticos, conocer la operatividad del sistema y optimizar el uso a través de las diferentes herramientas. brinda a perm permane anente ntement mente e al usu usuari ario o inf inform ormaci ación ón acerca acerca de todo todo lo que Ayud Ay udaa en líne línea: a: brind visualiza en la pantalla y la forma de utilizarlo. Soporte técnico: Ayuda a través de Internet o vía telefónica, donde un asesor empresarial orientará al usuario en el montaje y operatividad del programa. Este manual se ha escrito para introducir al usuario en el manejo, operación y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la empresa e iniciar el manejo óptimo del programa, sin requerir conocimientos específicos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadísticas, etc.
ii
El manual está diseñado con un lenguaje sencillo, acompañado de gráficas e imágenes de las utilidades del programa, que acompañan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en capítulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para el obtener el máximo provecho de sus características y herramientas, complementado con ejemplos prácticos para el mayor entendimiento de sus requerimientos y alcances. La ayuda brindada por este manual es un complemento al proceso de aprendizaje del usuario, y brinda solo los aspectos básicos para la operación del sistema.
iii
TAB ABLA LA DE CO CONT NTEN ENID IDO O. PRESENTACIÓN. .................................................................................................................... I
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ II AGROW IN ESTÁ BASADO EN CONTAPYME. .................................................................................. II TABLA DE CONTENIDO. ......................................................................................................... IV ¿QUÉ ES AGROWIN? AGROWIN?.. ........................................................................................................... 1-1 OBJETIVOS. ...........................................................................................................................1-2 ANTECEDENTES. ....................................................................................................................1-2 CONCEPCIÓN GENERAL DE AGROW IN......................................................................................1-2 EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN ...........................................................................................1-5 AGROW IN ESTÁ BASADO EN CONTAPYME. ...............................................................................1-6 F ÁCIL APRENDIZAJE Y SOPORTE EN LÍNEA. ...............................................................................1-7
INSTALACIÓN DEL SIST SISTEMA................................................................................................ EMA................................................................................................ 2-1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................2-1 REQUERIMIENT EQUERIMIENTOS OS MÍNIMOS DEL COMPUTADOR.........................................................................2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA...............................................................2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR AGROWIN.......................................................................2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIÓN O ACTUALIZARLA. .........................................................2-4 EJECUTAR AGROW IN POR PRIMERA VEZ. .................................................................................2-4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIÓN ......................2-6 DESCRIPCIÓN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIÓN. ..2-7 TUTOR MULTIMEDIA DE AGROWIN. ..........................................................................................2-8 M AYOR INFORMACIÓN.............................................................................................................2-9
LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIÓ CLASIFICACIÓN. N. .................................................................................. 3-1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................3-1 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS. .............................................................................................3-3 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE ACUERDO A SU FUNCIÓN.....................................................3-6 CLASIFICACIÓN DE COSTOS DE PRODUCCIÓN POR SU IDENTIFICACIÓN CON UN PRODUCTO, ÁREA O FIN PRODUCTIVO. ...................................................................................................................3-7 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN POR EL TIPO DE RECURSOS SACRIFICADOS ......3-8 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS EMPRESARIALES EMPRESARIALES: G ASTOS ADMINISTRATIVOS ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS Y GASTOS GENERALES...............................................................................................................3-9
iv
CLASIFICACIÓN GENERAL RESUMIDA DE LOS COSTOS Y DE LOS GASTOS ...................................3-10 OTRAS CLASIFICACIONES DE COSTOS: ...................................................................................3-11 TRATAMIENT RATAMIENTO O DE TIPOS DE COSTOS SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS:...................3-12 TRATAMIENTO DE OTROS GASTOS Y COSTOS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA .3-15
LOS CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................ 4-1 SEGUIMIENTO A LOS COSTOS DE LA EMPRESA . .........................................................................4-1 DEFINICIÓN DE CENTROS DE COSTOS . .....................................................................................4-1 ESTRUCTURACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS ......................................................................4-4 CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU ETAPA DE DESARROLLO...........................4-5 CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU RELACIÓN CON EL PROCESO PRODUCTIVO.4-8
TRATAMIENTO DE LOS LOS COSTOS INDIRECTO INDIRECTOS S DE PRODUCCIÓN (CIP).......................... 5-1 NODOS DISTRIBUIDORES DE COSTOS (COST DRIVER’S).............................................................5-2 METODOLOGÍA DE CÁLCULO DE LOS COSTOS............................................................................5-7
LOS CENTROS DE COSTOS COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN AGROWIN............................................... ............................................... 6-1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................6-1 IPOS DE NODOS Y CENTROS DE COSTOS
T . ...............................................................................6-2 CODIFICACIÓN DE CENTROS DE COSTOS. .................................................................................6-7 EJEMPLO Y EXPLICACIÓN DE LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS COSTOS DE UNA FINCA.......................10
CREACIÓN DE LA FINCA. ..................................................................................................... 7-1 CREACIÓN DE LA FINCA EN EL SISTEMA. ...................................................................................7-1
CREACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. ............................................................................................................................. 8-1 CREACIÓN DE CENTROS DE COSTOS........................................................................................8-1 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘ESTÁNDAR’................................................................................8-3 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘PRODUCCIÓN’............................................................................8-8 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘DESARROLLO O DE INVERSIÓN’ (DINÁMICO). ...... ............ ............ ............ ........... ........8-9 ...8-9 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘M AQUINARIA Y EQUIPO’. ...........................................................8-18 NODO DE TIPO ‘LOTE AGRÍCOLA’............................................................................................8-20 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘CULTIVO AGRÍCOLA PERENNE’...................................................8-24 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘CULTIVO TRANSITORIO’. ...........................................................8-32 NODO DE TIPO ‘DISTRIBUIDOR POR PESO’..............................................................................8-33 NODO DE TIPO ‘DISTRIBUIDOR POR CRITERIO’.........................................................................8-37 NODO DE TIPO ‘ A AGRUPADOR’. ...............................................................................................8-48
PLANILLA DE LABORES....................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................9-1
v
OBJETIVO. .............................................................................................................................9-1 DESCRIPCIÓN.........................................................................................................................9-1 P ASOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN DE LA PLANILLA DE LABORES:.....................9-2 INFORMES DE LA PLANILLA. ......................................................................................................16 ...................................................................................................... 16 OPCIONES ESPECIALES DE MANEJO DE LA PLANILLA DE LABORES . ..............................................18 CONFIGURACIÓN AVANZADA DE LA PLANILLA. .........................................................................9-23
CONTROL Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO DE CONTRAT CONTRATOS OS DE LABORES........................................... 10-1 INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................10-1 EL MAESTRO DE LABORES .....................................................................................................10-1 ESTADÍSTICA STADÍSTICAS S DE RENDIMIENTOS. .........................................................................................10-4 TIPOS DE CONTRATACIÓN DE LABORES ..................................................................................10-5 ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE LABORES...........................................................................10-6 PLANILLAS DE LABORES. .....................................................................................................10-11 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. .............................................................................................10-14
MANEJO DE LA PRODUCCIÓN CÁLCULO CÁLCULO DE LOS C COSTOS OSTOS DE LA FINCA. .................. 11-1 NTRODUCCIÓN
I .....................................................................................................................11-1 B ASES TEÓRICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS INVENTARIOS. ....................................................................11-2 M ANEJO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN A TRAVÉS DE OPERACIONES..........................................11-5
CREACIÓN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA FINCA.. ........................................................ 12-1 CREACIÓN DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................................................12-1 ASISTENTE PARA LA CREACIÓN O EDICIÓN DEL MAPA DE LA FINCA ............................................12-2
CARGUE INICIAL INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.................................................................. 13-1 INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................13-1 EXPLICACIÓN DETALLADA DEL CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA EMPRESA EN GENERAL ........13-2 ¿QUÉ ES EL CARGUE INICIAL DE SALDOS?..............................................................................13-2 P ASOS PRELIMINARES. .........................................................................................................13-2 CREACIÓN DE LA FINCA Y SU ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS , LOTES Y CULTIVOS. ...... .........13-3 ...13-3 C ARGUE DE SALDOS A CENTROS DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRÍCOLA. ...... ............ ............ ............ ........... .......13-6 ..13-6 C ARGUE DE SALDOS DE UN CULTIVO EN ETAPA DE EXPLOTACIÓN.............................................13-8
ANEXO....................................................................................................................................A-1 MÉTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE AGROWIN...................................... A-1
BIBLIOGRAFÍA:......................................................................................................................A-1
vi
Capítulo
1
¿ AgroWin QUÉ(Sistema ES AdeGGestión ROWTotal IN? IN ?para .
el Agro) es una aplicación de computador especialmente diseñada para proveer información al agricultor sobre su finca y sus recursos.
Una de sus principales características es que utiliza un esquema de registro de información muy sencillo, sencil lo, de tal forma que se convierta en un instrumento instrumento fácil de utilizar y ágil en el seguim seguimiento iento y toma de decisiones basadas en la información oportuna y actualizada de la finca. El registro sencillo de la información de la finca facilita el que mu much chos os ag agri ricu cultltor ores es con con esca escaso soss cono conoci cimi mien ento toss técn técnic icos os en áre reas as como como cont contab abililiidad, dad, inv nven enta tari rios os,, presu pre supu pues esto toss y estad estadís ístitica cas, s, que quede den n hab habililititad ados os par para a manejar el sistema, debido a que es el sistema el que se
enca en carg rgaa lede in inte terp rpre reta tar la in info form rmac ació ión n transformarla ba base se qu quee el usuario suministra yrautomáticamente en in info form rmac ació ión n té técn cnic ica a y corr correc ecta tame ment nte e clas clasifific icad ada a y codificada a la luz de las técnicas financieras y estadísticas. Entonces, el us usua uari rio o só sólo lo tend tendrá rá qu quee su sumi min nis istr trar ar la info inform rmac ació ión n de los los he hech chos os administrativos que realiza en la semana y el sistema lo recompensará con un número amplio de informes, reportes, cronogramas y gráficos sobre la finca y sus recursos. De esta forma, el usuario podrá dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretación y análisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez más competitivo.
Capítulo 1: ¿Qué es AgroWin?
1 - 1 - 1
O b j et i iv vo s. Proveer a los agricultores de todos los cultivos un sistema integrado de gestión agrícola que les permita optimizar la evaluación, el control y la toma de decisiones a nivel de las dife difere rent ntes es activ tividad idades es pr prod oduc ucti tivvas as,, me medi dian ante te un una a herramienta técnica, financiera y administrativa. Facilitarle al agric ricultor el empleo de este tipo de herr herra ami mien enta tass, hac haciend iendo o que que su ma mane nejo jo no re requ quie iera ra conocimientos especiales en área áreass téc técnica nicass como conta ontabi bililida dad, d, inventarios, estadística, etc.
pr pres esup upue uest stos os,,
Permitir que fácil Permitir fácilmente mente el usuari usuario o pueda elaborar reportes de ingres ingresos/e os/egresos gresos o técnic técnicos os de la finca o de alguno de sus lotes. Permitir el seguimiento de las diferentes labores que se desarrollan en la finca; detallando tiempo tiempos, s, ren rendim dimien ientos tos y can cantid tidade adess en el tiem tiempo, po, sin que para ello se requ requier ieren en gran grandes des esfuerzos de parte del agricultor. Permitir al agricultor la comparación de sus datos estadísticos, técnicos y financieros con los promedios de la región, del país o de sus vecinos. En gene general ral, , ser servir vir como ins instrum trument ento o úti útill par para a mej mejora orarr la produc productiv tivida idad d de las empres empresas as y proyectos agropecuarios.
Ant ec ed ent es. La versión 1 de este programa obedeció a un esfuerzo de planeación y conceptualización, que Cenicafé (Centro Nacional de Investigaciones de Café) en asocio con el Comité de Cafeteros de Caldas y la Gerencia Técnica de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia (www.cafedecolombia.com) vienen realizando desde 1994 con la empresa de ingeniería de software - InSoft Ltda. (www.insoftweb.com www.insoftweb.com), ), con el fin de desarrollar un sistema para computador que cumpla con los verdaderos requerimientos del sector agropecuario. El diseño final del sistema a partir de la versión 1 y el desarrollo del software ha sido responsabilidad de la firma InSoft Ltda. Para efectos de comercialización, el proyecto SIAF ha tomado el nombre de AgroWin a partir del del me mess de Ab Abri rill del del año año 2000 2000 hast hasta a el pr pres esen ente te y se pu pued ede e cons consul ulta tarr en el siti sitio o www.agrowin.com. www.agrowin.com. El sistema actual es el resultado de un proceso de investigación y desarrollo que por mas de 9 años años se viene iene tr trab aba ajand jando o para para logr grar ar obt obten ener er un una a herr herra ami mien enta ta de fá fáccil ma mane nejo jo para para los los agri agricu cullto tore ress empresarios empresa rios y que además sea un instru instrumento mento útil en todo el proceso de gestión administrativa y técnica de la finca o parcela.
C onc e pc i ió Ag r n g ener al d e A ro W i in .
1
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Uno de los puntos más importantes dentro de la concepción, fue el de imprimirle una gran facilidad de uso al programa, de tal forma que paulatinamente fuera ganando más y más agricultores. El agricultor sólo deberá sumini suministrar strar la infor informaci mación ón correspondie correspondiente nte a las operacion operaciones es que éste realiza a diario y el sistema será el encargado de interpretarla a la luz de las técnicas contables y financieras, manejo de inventarios y estadísticas, con el fin de mantener a disposición del agricultor un conjunto de reportes de gran interés. El programa está en capacidad de manejar una o varias fincas (dependiendo de la licencia), lo cual cual perm permitite e ser ser de us uso o para para el ag agri ricu cultltor or di dire rect ctam amen ente te o bi bien en,, a tr trav avés és de cent centro ross espe especi cial aliz izad ados os de ges gestitión ón agr agrop opec ecua uari ria, a, que le podrá podrán n pr pres esta tarr el se serv rvic icio io a me medi diano anoss y pequeños agricultores que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un computador.
Ag r ro W i in es u n si st ema c om pl et ament e i nt eg r ra d o. AgroWin ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecuci ejec ución ón pre presup supues uestal tal,, los inv invent entari arios os de bod bodega ega,, los activos, las inversiones, la nómina, las estadísticas, todo en forma muy integrada. El nivel básico maneja los módulos básicos, pero en la medida en que se progrese en el uso y sistematización de la fifinc nca, a,s semá pued pu emple ir leta ac actu tual ando do eln sist sistem a cluy auyen ot otra ras vers versio ione nes más s ede comp co tas s aliz yizan Ag Agro roWi Win irá iráema incl in endo dos nuevos módulos bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operación. El que sea integrado, significa que en la medida en que le suministra un dato al sistema, éste lo asimilará y lo interpretará para afectar correctamente todos los módulos donde aplique el dato. En otros programas, cuando se compran insumos se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la finca y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se ha tenido por cada lote. En Ag Agro roWi Win n sólo sólo ha hayy que que de deci cirr el nú núme mero ro de unid unidad ades es adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargará de aprovechar al máximo esos datos, afectando la contabilidad, los inventarios de bodega, etc. Para el manejo de AgroWin no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadísticas o manejo de inventarios.
Uno de los objetivos fundamentales en el diseño del sistema, fue hacer una aplicación para computador que al interactuar con el administrador de la finca, le preguntara por datos que él realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la finca. Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de un producto agrícola, el sistema le preguntará por datos acerca de la venta; en ningún caso por datos contables o técnicos. Para el ejemplo, pediría los siguientes datos: ¿A quién le vendió?. vendió? . ¿Qué producto agrícola vendió?. vendió?. ¿Qué cantidad del producto vendió? ¿Por cuanto dinero?.
Capítulo 1: ¿Qué es AgroWin?
1 - 3 - 3
¿Le hicieron retención al pagarle? ¿Cómo le pagaron? ¿En efectivo? ¿Le consignaron en el banco? ¿Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden pueden ser respond respondidas idas por la person persona a que hizo la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra área específica. Con esa información suministrada por el administrador, el sistema se encargará de interpretarla y afe afect ctar ar toda todass las las parte partess del sist sistem ema a que deba deba mo modi dific ficar ar co con n es esa a op oper erac ació ión n o he hech cho o administrativo.
Def i in i c ci i ó n d e O per ac i ió n. Una operación es un hecho o evento de administración que realiza el agricultor en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo, el sembrar un cultivo, comprar, vender o pagar una planilla. Son eventos administrativos: que un cultivo pase de la etapa de desarrollo a etapa de producción, producc ión, el cierre de un mes o de un año. En lo sucesivo se utilizará el término ‘operación’ para referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos. Con esta definición se ha determinado un conjunto amplio de operaciones que puede llevar a cabo el administrador en forma cotidiana.
Ag r ro W i in es u n si st ema basad o en o per ac i io nes. Para po Para pode derr hac hacer er que el sist sistem ema a preg pregun unte te exac exacta tame ment nte e lo que nece necesi sita ta ante ante cu cual alqui quier er operación que realice el administrador, se ha introducido el nuevo concepto de sistema de sistema basado en operaciones. operaciones. Este sistema está en capacidad de interactuar con el usuario de acue acuerdo rdo con con la op oper erac ació ión n que éste éste dese desee e reg regis istra trarr y entonces solicitarle exactamente la información que necesita en un lenguaje claro y sencillo. AgroWin es el primer sistema completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido para que esté esté en capa capaci cida dad d de inte interp rpre reta tarr un conj conjun unto to am ampl plio io de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la finca. En AgroWin cada operación es una pequeña caja de diálogo, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operación). La caja de diálogo contiene controles como: campos de edición donde el usuario debe escribir la info informa rmació ción n sol solici icitad tada a por el sis sistem tema a y bot botone oness para confi confirmac rmación ión o can cancel celaci ación ón de la operación. AgroWin en sus diferentes niveles involucra diferentes conjuntos de operaciones.
1
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Sin embargo, es muy difícil que el sistema esté programado para cubrir cualquier tipo de operación eventual que lleve a cabo el administrador. En este caso, (cuando la operación a registrar no está definida en AgroWin), deberá registrar la información por medio de un sistema de gra grabac bación ión de mov movimi imient ento o con contab table, le, sim simila ilarr a cua cualqu lquier ier progra programa ma de contab contabili ilidad dad,, que también está incluido e integrado al sistema.
E l l r eg i is t r ro d e l a i nf or mac i ió n. Primero se debe conseguir la información de las operaciones o eventos administrativos que realiza en la finca y luego debe proceder a registrar esa información en el computador. Es muy importante entender que para poder sistematizar la información debe haber orden y disciplina en las tareas de recolección y codificación de la información de la finca. Muchos administradores fracasarán tratando de sistematizar las operaciones de la finca, pues no logran recolectar la información de las labores realizadas por cada trabajador o contratista.
F or ma d d e c c ol ec c ci io nar l l a i i nf or mac i ió n. Cada que Cada que el ad admi mini nist stra rado dorr llev lleve e a cabo cabo una una op oper erac ació ión, n, cual cualqui quier era a que sea, sea, de debe be que queda darr algún algún tipo tipo de reg regis istro tro o comprobante de que la operación se realizó. Por ejemplo si compró, ró, debe haber una fa facctura o un recibo. bo. Esos documentos o papeles que comprueban que la operación se realizó se llaman comprobantes o soportes. La ma mayo yorí ría a de las las oper operac acio ione ness tien tienen en comp compro roba bant ntes es o docume doc umento ntoss de sop soport orte e defi definid nidos os (el com compro proban bante te de una compra será la factura de compra).
E v ve nt os. Hay otras operaciones, como los eventos o sucesos, que no tienen un soporte especifico. Un evento, por ejemplo es el pasar un cultivo de etapa de desarrollo a etapa de producción o el evento de finalización de un cultivo. En los casos en que no hay un soporte natural, el administrador deberá decidir si desea mantener en su memoria los datos de la operación y acordarse de registrarla en el sistema posteriormente o puede escribir en un “ papel los datos que ” ”
describen esa operación. Todos Tod os los los sopo soport rtes es o comp comprob roban ante tess serán serán gu guard ardad ados os en algún lugar hasta que considere necesario registrarlos en el sistema. Muchas veces ese lugar donde se guardan los comprobantes, o sea los soportes de las operaciones de administración, es el bolsillo de la camisa del administrador o el cajón de su mesa de noche. Hay una técnica que se usa desde mucho tiempo atrás y que sin embargo podemos decir que es tecnología de punta. Estamos hablando de “El Chuzo , q que ue normalmente se ve en algunas tiendas y cafeterías, sobre el cual las vendedoras van insertando todas las “facturas de venta”. Se trata de un chuzo puesto hacia arriba y montado sobre una ”
Capítulo 1: ¿Qué es AgroWin?
1 - 5 - 5
pequeña pequeñ a tabl tablililla la,, donde donde se pret pretend ende e que el admi admini nist stra rador dor va vaya ya ac acumu umula lando ndo to todo doss lo loss comprobantes que son el soporte de las operaciones que él realiza.
R eg i is t r d e l l as o o per ac i io ro d nes een eel c c om pu t ta d or . Periódicamente, el administrador deberá recoger todos los soportes o comprobantes y llevarlos al computador para su registro. Una vez registrados todos los soportes o comprobantes que contenían toda la información descri des cripti ptiva va de las dif difere erente ntess ope operac racion iones es que se rea realiz lizaron aron,, deb debe e ordena ordenarr al sistem sistema a que procese la información suministrada y listo!. El sistema se encarga de interpretar la información suministrada en las operaciones y generará las transacciones a que haya lugar internamente en el computador y así afectará todos los módulos que conforman el sistema. Con solo hacer este proceso, que implica mucha disciplina, pero poco esfuerzo y capacitación, el administrador podrá contar con una amplia gama de informes que le ofrece el sistema, pues cualquier dato que el usuario le haya suministrado al computador será aprovechado al máximo. Se recomienda que cada semana registre la información completa de las operaciones de la semana y las procese.
Ag r ro W i in est á á basad o en C ont aP y ym e. AgroWin, como un sistema administrativo integral, con manejo de todas las áreas de la empresa, está basado en Cont Co ntaP aPym yme, e, que sin luga lugarr a du duda da es el me mejo jorr sist sistem ema a de admin adm inis istr trac ació ión n y ges gestitión ón orie orient ntad ado o a la mi micr cro, o, pe peque queña ña y mediana empresa. ContaP Cont aPym yme e es un sist sistem ema a con con gra grand ndes es fo fort rtal alez ezas as en el man ane ejo y trat ratamiento de info form rma ación de costos, de estadísticas y que ofrece una gran facilidad en el manejo de centros de costos. Desde el punto de vista de ingeniería de sistemas, ContaPyme es un sistema abierto, diseñado para par a la pe peque queña ña y me medi dian ana a em empre presa sa.. Es Esto to ha pe permi rmititido do que se le adic adicio ione nen n todas todas la lass características especializadas para el sector agropecuario, como manejo de fincas, lotes o parcelas, mapas, estadísticas, manejo de cultivos, producc prod ucción ión,, lab labore ores, s, sue suelos los,, indicadores técnicos y finan financi cier eros os,, etc. etc. La unió unión n de todo esto conforma un nuevo sistema denominado AgroWin. En términos mas resumi resumidos dos se puede pue de deci decirr que Agr AgroWi oWin n es ContaP Con taPyme yme mas un co conjun njunto to de ca cara ract cte erís rísti tica cass para para el manejo agrícola. ContaP Cont aPyyme es el cor oraz azón ón administrativo de AgroWin y de muchas otras aplicaciones que
1
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
se están desarrollando basadas en este novedoso sistema, que ofrece la mayor facilidad para el regis registro tro de la infor informa maci ción ón y es el nú núme mero ro uno uno en la lass herra herrami mien enta tass para para la obte obtenc nció ión n y generación de informes adecuados a cada tipo de empresa. Debe qued Debe quedar ar clar claro o que que Ag Agro roWi Win n y Co Cont ntaP aPym yme e so son n un ún únic ico o sist sistem ema, a, do dond nde e el un uno o es práct prá ctic icam amen ente te el núc núcle leo o o coraz corazón ón de dell ot otro ro.. Po Porr se serr Agr Agro oWin un sist sistem ema a co compl mplet etam ament ente e integrado, nunca necesita importar o exportar información entre los módulos, ni hacer ningún esfuerzo especial de manejo de información. Cada que se le suministra un dato al sistema a través de las operaciones, por ejemplo a las planillas de labores de mano de obra, todos los módulos internos (ya sean los básicos de ContaPyme o los especializados de AgroWin) verán el dato y lo aprovecharán al máximo.
F á ác c i il l a pr end i iz za j e y so por t te en l í ín ea. El prog program rama a cue cuenta nta con difere diferente ntess herr herrami amient entas as que ayu ayudar darán án al usuario usuario a des desarro arrolla llarr un proceso proce so de ap apren rendi diza zaje je fác fácilil y prá práct ctic ico, o, de dent ntro ro de lo loss que es está tán n lo loss manua manuale les, s, el tut tutor or multimedia, ayuda en línea y soporte técnico. Para el aprendizaje del sistema se debe tener en cuenta dos manuales muy importantes: Manual básico de ContaPyme Manual básico de AgroWin.
M anu al bá si c co d e C ont aP y ym e. Este es el manual introductorio a los módulos administrativos, como el manejo contable, de activos fijos, inventarios de bodega y todos los módulos administrativos en que está basado AgroWin. Este es un manual sencillo, donde se explican las bases teóricas de cada módulo con el fin de que el usuario entienda conceptualmente el manejo administrativo y la importancia de cada área a sistematizar de la empresa. El manual está escrito en un lenguaje sencillo y fácil de entender y no requiere conocimientos especializados para su entendimiento. Se recomienda leer los capítulos de interés para la empresa y entenderlos antes de entrar a trabajar con la parte especializada en las operaciones agropecuarias, como es AgroWin. En algunas partes del sistema, de los manuales, de las ayudas o de los tutores se encontrará el nombre de ContaPyme en vez de AgroWin, lo cual debe entenderse como el mismo sistema.
M anu al bá si c co d e A Ag r ro W i in . Este manual de AgroWin presume que el usuario ya ha estudiado los módulos de su interés en el manual básico de ContaPyme y por tanto no se detendrá en explicaciones administrativas ni de manejo del sistema, sino que se orientará más a la explicación de todo el proceso de sistematización de la finca, desde la creación de toda su estructura de lotes y centros de costos, criterios de distribución de costos, manejo de cultivos transitorios y perennes, manejo de la bodega de la finca y el tratamiento de la maquinaria y equipo. Estoss ma Esto manu nual ales es se han han es escr critito o para para intr introd oduc ucir ir al us usua uari rio o en el mane manejo jo,, op oper erac ació ión n y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la finca o empresa agrícola e iniciar el manejo óptimo del programa, sin reque requeri rirr cono conoci cimi mient entos os espe especí cífic ficos os en sist sistem emas as,, co cont ntab abililid idad ad,, fina finanz nzas as,, in inve vent ntari arios os,, presupuestos, estadísticas, etc.
Capítulo 1: ¿Qué es AgroWin?
1 - 7 - 7
El manual está escrito con un lenguaje sencillo, acompañado de gráficas e imágenes de las utilidades del programa, que acompañan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en capítulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para obtener el máximo provecho de sus características y herramientas, complementado con ejemp eje mplo loss prác práctitico cos, s, busc buscan ando do el me mejor jor res resul ulta tado do en la sist sistem emat atiz izac ació ión n de la ac activ tivid idad ad empresarial y la obtención de resultados. El bue buen n en ente tend ndim imie ient nto o de esto estoss ma manu nual ales es de dejar jará á al us usua uari rio o en ca capa paci cidad dad de cr crea earr una una estructura de costos adecuada a las necesidades de información que tenga en una finca o empresa agropecuaria en particular y lo habilitará para suministrarle información en forma correcta y ponderada a sus necesidades. Finalmente, el usuario quedará en capacidad de obtener los informes necesarios, tanto contables, como estadísticos o de costos y lo dejará en capacidad de establecer sus propios indicadores e informes gráficos.
E l l t u ut t o r mu l lt ti im ed i ia . El tutor multi multimedia media es un programa espec especialmen ialmente te desarr desarrollado ollado por InSof InSoftt Ltda. para enseñarle enseñarle al usuario todo acerca del manejo del sistema y su operatividad por medio de animaciones, voz, videos e imágenes especiales de gráficos e informes con toda su funcionalidad. El tutor en compañía de la documentación y el programa puede ofrecer un curso asistido al usuario acerca de toda la funcionalidad y concepción del sistema.
Ay u Ay ud d a en l í ín ea.
Otra de las importantes características de AgroWin es su ayuda en línea. Cuando se está leyendo alguna pantalla o ventana del sistema, siempre está disponible el botón de ayuda, a través del cual se pueden obtener explicaciones claras e instantáneas acerca de la ventana, su propósito y la explicación de sus campos.
S o por t te t é éc cn i c co . Permanentemente se presta ayuda y soporte técnico a través de Internet o vía telefónica, donde un asesor empresarial orientará al usuario en el montaje, aplicación y operatividad del programa (el tiempo de soporte y limitaciones del servicio está sujeto a los términos pactados en la licencia de uso del sistema). InSoft Ltda. también presta el soporte directamente en la finca o empresa del usuario (Este servicio tiene un costo adicional para el usuario pero es en muchos casos una excelente ayuda de iniciación para el usuario que así lo desee).
1
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
2
INST IN STAL ALA ACI CIÓN ÓN DE DEL L SI SIST STEM EMA. A. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. A continuación se presentará una breve descripción de: características ticas del ccomputador omputador donde se puede instalar esta aplicación. Las caracterís instalación ón en su co computador. mputador. El proceso de instalaci Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicaci aplicación. ón.
realizar ar la práctica previa previa al manejo de AgroWin. AgroWin. Descripción de los programas para realiz
IMPORTANTE: Para que AgroWin funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP ó 2003) esté correctamente configurado y libre de viru virus. s. As Asíí mism mismo, o, to toda dass las las parte partess de dell comp comput utad ador or de debe ben n es esta tarr en pe perf rfec ecto to es esta tado do de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con AgroWin. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.
R eq u ue r i im i ent os mí ni mos d el c om pu t ta d or . E l l c om pu t ta d or en su s p par t te s f í ís i c ca s, c omo mí ni mo d ebe est ar c onf or mad o así : Computador PC Compatible:
Capítulo 2: Instalación del sistema.
2 - 1 - 1
Intel Cel Celeron eron o AMD K6-2 como mínimo de 500 Mhz, recomendab recomendable le Intel Pentium Pentium III, AMD-
Athlon de 1 GHz o superior. 64 Megabytes de memoria RAM como mínimo1, recomendable 128 Megabytes o más.
Megabyte ytess de espaci espacio o libre libre en el disco duro ant antes es de ins instal talar, ar, recomen recomendab dable le 250 150 Megab Megabytes. 80 Megaby Megabytes. Megabytes tes para la aplicación y docume documentaci ntación, ón, 100 Megab Megabytes ytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor or VGA a 640x480 y 256 colore colores, s, recomen recomendable dable 800x6 800x600 00 a 16 millones de colores o Monit superior. Unid idad ad de disqu disquet ete e (para (para rea realiliza zarr copi copias as de se segur gurid idad ad)) y un unid idad ad CD-R CD-ROM OM pa para ra la Un instalación del software. Impresora ora (Preferib (Preferible le inyecció inyección n de tinta o láser) correctame correctamente nte instalada. instalada. AgroWin también Impres tiene opciones para impresión rápida en impresoras de matriz de puntos.
E l l c om pu t ta d or d ebe t ener i nst al ad os l os si g gu ui i e nt es pr og r ra mas: Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.
P r ro c ed i im i ent o p pa par a l a i nst al ac i ió n d el S i is t ema. Si va a hacer la instalación de AgroWin por primera vez, lea la sección "Instalar por primera vez la aplicación". Si la aplicación ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la sección "Instalar nuevamente la aplicación o actualizarla".
I nst al ar p por p pr i im er a v ez l a a pl i ic ca c i ió n. Paso 1:
Puede instalarse desde CD o desde el disco duro.
Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activará el programa de instalación. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalación no se ejecuta automáticamente (depende de la configuración del computador), siga con el paso 2.
Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicación se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde éstos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE programa INSTALAR.EXE . Pasar al paso 5. Paso 2:
Seleccione el botón botón Inicio Inicio de de la barra de tareas de Windows.
Paso 3:
Seleccione la opción opción Ejecutar. Ejecutar.
1
Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers drivers en en la memoria es posible que le
quiten a quiten a ContaPyme el espacio de memoria que éste requiere para funcionar correctamente.
2
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Paso 4:
Escri Escriba ba en la caja de edic edición ión D:\ D:\INSTALAR.EXE y presione Enter presione Enter . (Siendo D: la INSTALAR.EXE y unidad de CD.)
Paso 5:
El pr prog ogra rama ma de inst instal alac ació ión n se carg cargar ará á y pr pres esen enta tará rá va vari rias as op opci cion ones es de instalación. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opción de instalación cargará un asistente en el que se deberán completar varios pasos.
Presione Presioneeste estebotón botón para instalar para instalarla la aplicación. aplicación.
Observe Observela laversión versiónyy el el release que va release que vaaa instalar. instalar.
Una vez seleccione la opción de ‘Instalar AgroWin’ se ejecutará el programa de instalación. El proceso de instalación tomará unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalación. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del número de licencia.
N ú úm er o d e l a l i ic ce nc i ia . Si dispone de un
Este Es teeedo núme nú ro mo esment sum su moinis inistr trad ado o quir por po prov provee dormero r al mome nto de adqu ad irir irr el el sistema y es la identificación única de su programa. program a. Es recome recomendabl ndable e conse conservarlo rvarlo en al algu guna na part parte e segu segura ra,, porq porque ue será será necesario para tareas como solicitudes de servicio, servi cio, actual actualizac izaciones, iones, reinst reinstalaci alaciones, ones, etc.
número de licencia comercial, digítelo en esta casilla para activar todas las características de la versión adquirida.
Si no dispone de una licencia comercial, presionee éste botón para presion instalar instal ar una versión versión de demostración demostraci ón por tiempo ilimitado.
Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. También se encuentra en el certificado de licencia o en la lass obse observ rvac acio ione ness de la fa fact ctur ura a de compra del sistema. Una vez instalado elazul). sistema, cierre ventanas hasta dejarque únicamente instalación (ventana Instale lostodas otros las programas o manuales desee. el programa de
P r par a d esi nst al ar A Ag r ro c ed i im i ent o p ro W i in . Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalación de AgroWin removerá todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no removerá las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar AgroWin, ejecute los siguientes pasos:
Paso 1:
Seleccione el Botón Botón Inicio Inicio,, de la barra de tareas.
Paso 2:
Seleccione Configuración. Seleccione Configuración.
Capítulo 2: Instalación del sistema.
2 - 3 - 3
Paso 3:
Seleccione Pánel Seleccione Pánel de control .
Paso 4:
Seleccione el icono de Agregar o quitar programas programas..
Paso 5:
En la pestañ pestaña a de Instalar/Desinstalar , seleccione el renglón correspondiente a AgroWin. AgroWin.
Paso 6:
2
3
Adicionar Finalmente o presione quitar. el botón
Las copi copias as de segur segurid idad ad que queda darán rán en la carpeta carp eta de ‘Cop Copias ias de seg seguri uridad dad’ de las las áreas de trabajo que se hayan creado.
4
1
I nst al ar nu ev ament e l a a pl i ic ca c i ió n o ac t tu u a l i iz za r l la . Paso 1:
Antes comenza menzar r una insta instalació lación n nuev nueva, de debe be enasignad trar a Agro AgroWin Winely produc producir ir un una a copia cop ia de co segu segurid ridad ad act actual ualiza izada da con una,nombre nom breentrar asignado o por usu usuari ario; o; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos AgroWin a la fecha, xx/xx/xxxx'. Ver documento electrónico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobre copias de seguridad.
Paso 2:
Un Una a vez pro produ duci cida da la copi copia a de seg segur urid idad ad se debe pro proce cede derr a desi desins nsta tala larr la vers versió ión n an ante teri rior or de Ag Agro roWi Win, n, sigu siguie iend ndo o la lass in inst stru rucc ccio ione ness de desc scri rita tass en Procedimiento para desinstalar AgroWin.
Paso 3:
Luego proced proceda a a insta instalar lar nueva nuevamente mente Agro AgroWin Win si siguiendo guiendo las instru instruccion cciones es qu que e se detallan en Instalar en Instalar por primera vez la aplicación.
Paso 4:
Entre a AgroWin recién instalado y restaure la última copia de seguridad.
E j ec u ut t a r A Ag Ag r ro W i in p po por p pr pr i im er a v ez . Para ejecutar AgroWin, seleccione el ‘Bo Botó tón n de inic inicio io’, selecc seleccion ione e ‘Todos los programas’, seleccione la carpeta AgroWin ‘AgroWin’ y finalmente finalmente seleccione el programa AgroWin ‘AgroWin’.
Debido a que la licencia de AgroWin aún no ha sido registrada, el sistema presentará una pantalla como la que sigue, indicándole que debe debe regi regist stra rarr la lice licenc ncia ia para para obtener su password. Si el sistema ya, ha sido registrado con
2
- 4
4 2
3
1
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
anterioridad, este no le requerirá el password y no se mostrará esta ventana.
E l l R eg i is t r ro . El reg regis istro tro cons consis iste te en env envia iarr al proveedor del programa o a InSoft Ltda.. la inf Ltda inform ormaci ación ón gen genéri érica ca del prop ropietario de la licencia, la información del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificación única para el comput com putado adorr don donde de fue ins instal talado. ado. El registro de la licencia se puede hacer a través de Internet o bien a través de fax o correo ordinario.
Paso 1.
Observe que dispone de 90 días para hacer el registro y consegui conseguir r el password.
Observe su número de licencia.
Selecci Seleccione one la opción de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.
Registro por Internet: En este caso debe activar su conexión y luego pres resionar el botón ‘Registrar Paso 2: Observe el desde des de Inte Interne rnett’. El sistema le Presione identificador único de continuar. su computador. solicitará algunos datos, entre los que se destaca el número de la licencia y el identificado identificadorr único del comp computad utador, or, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botón de ‘Registrar por medio de fax’. El sistema le solicitará la información genérica del propietario de la licencia y le permitirá imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Sólo fírmela y luego despáchela. A vuelta de correo (normalmente electrónico) se le enviará el password y regularmente le llegarán e-mail’s informativos o ilustrativos acerca del sistema.
E l l P assw or d d. El password es una clave especial que sirve para indicarle a AgroWin que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le será enviado a vuelt vuelta a de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 días contados a partir de la fecha de instalación por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password password,, deberá ser regis registrado trado en la casilla casilla apropiada de la venta ventana na de registro. El sistema entonces quedará autenticado y en lo sucesivo no se volverá a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador único y el password que se le envíe a vuelta de correo, sólo trabajará en conjunto con el número de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botón de continuar, se entrará a la ventana principal del sistema. Ver el capítulo ‘ La ventana Inicial’.
Capítulo 2: Instalación del sistema.
2 - 5 - 5
C onf i ig g u ur r a c i ió n r eg i io nal . Luego de la ventana de ‘Información de Regi Registr stro o’, el sist sistem ema a soli solici cita tará rá al usuario la información necesaria para crear el área de trabajo inicial; para ello debe indicar el país y configuración adecuados a su región y
Seleccione de la lista su país, en caso contrario seleccione Internacional . ‘
’
actividad comercial. Una vez indiqu que e estos datos, el program pro grama a cre creará ará un áre área a de trab trabajo ajo Seleccione la configuración denominada Area1 ‘Area1’, en la cual se le que más se adecúe a su reco recomi mien enda da crea crearr su em empr pres esa. a. El actividad comercial. sistema también creará otra área de traba tra bajo jo con con un ejem ejempl plo o ilus ilustr trat ativ ivo. o. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o seleccione [Menú Principal > Archivo > Cambiar el área de trabajo].
C onsi d de r ac i io nes. En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. hac er. Par Para a que Agr AgroWi oWin n func funcion ione e cor correc rectam tament ente e desde desde cualquie cualquierr ses sesión ión de usuari usuario, o, es necesario que la sesión tenga privilegios de Administrador. Para trabajar AgroWin en red, remítase al apéndice “Configuración para trabajar en modo multiusuario”.
Desc r pr og r ri i p c i ió n d e l os p ra mas y ar c ch i v vo s q u ue c onf or man l a a pl i ic ca c i ió n. La aplicación está conformada por cinco grupos de archivos.
P r ro g r ra mas d e A Ag r ro W i in . Programas necesarios para el funcionamiento de AgroWin. Equiv Equ ival ale e al conju conjunt nto o de eleme element ntos os de soft softwa ware re co cons nstru truid idos os para para el al alma mace cena nami mien ento to,, procesamiento y consulta de la información.
Ay u ud d a y Doc u um ent ac i ió n. Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicación. Está conformada por: manuales electrónicos, ayudas, información de última hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrónico y pueden ser leídos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta. Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > AgroWin].
2
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
S i is t ema d e i nf or mac i ió n i ni c ci ia l . Banco de Datos para el almacenamiento de la información del sistema. Allí se almacena la información digitada por el usuario. En el mundo de la informática se conoce mejor como la base la base de datos. Esta ya viene pre-confi pre-configurada gurada con muchos datos iniciales que le facilitará facilitarán n al usuario el regist registro ro de la información.
P r ro g r ra mas base p pa par a el mane j o d e d at os. Programas neces Programas necesarios arios para que Agro AgroWin Win manej maneje e la inform información ación almacena almacenada. da. Estos progra programas mas son estándar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuarios podrán acceder a la información a través de otros programas.
Desc r ri i p c i ió n d e d i ir r e c t to r i io s, ar c ch i v vo s y d oc u um ent os i nst al ad os p c a c i ió n. par a l a a pl i ic C ar pet as d e d at os. Una vez instalada la aplicación se encontrará la carpeta ‘C:\Datos AgroWin\Areas de trabajo\’, en la de cual se encontrará una carpeta cada área de trabajo. Inicialmente el sistema crea un área trabajo vacía, llamada ‘Área 1por Área ’. Así mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta ‘C:\Datos AgroWin\Ejemplos’, donde se han creado empresas de ejemplo e ilustración para los usuarios. Dentro de la carpe carpeta ta de cada área de trabajo apare aparecen cen 4 carpe carpetas tas cuyo contenid contenido o se descr describe ibe a continuación: C:\Datos AgroWin \Áreas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de información actual, O sea los datos de las contabi contabilidade lidadess del usuari usuario. o. Estas tablas y archiv archivos os quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \Áreas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpe carpeta ta puede se almac almacenan enan todos los certific certificados y fichas predefi predefinidas nidas para el siste sistema, ma, los cuales el usuario configurar de acuerdo aados sus necesidades, también se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes gráficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se uti utiliz liza a par para a alm almace acenar nar las copias de seg seguri uridad dad aut automá omátic ticas as y las copias de seg seguri uridad dad realizadas por el usuario. Más adelante se explicará el concepto de copias de copias de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde AgroWin o ContaExcel, como listados, reportes, gráficos, hojas de cálculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad.
Capítulo 2: Instalación del sistema.
2 - 7 - 7
C:\Datos AgroWin\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.
C ar pet as d e p pr og r ra mas y ay u ud da s. Todos los programas y archivos fijos a esta versión quedarán instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\AgroWin 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de AgroWin. Se destacan los siguientes programas: IS_AgroWin.exe El programa ejecutable de AgroWin. IS_ContaExcel.exe La hoja elect electrónica rónica de cálculo de AgroWin. Por medio de funciones simples simples se puede acceder a toda la información del sistema.
T u Ag r ut t o r mu l lt ti i m ed i ia d e A ro W i in . Antes de empezar a operar AgroWin, debe entender y aprender a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseñando al usuario todo el manejo de AgroWin, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor:
Paso 1:
Hacer clic sobre el botón de inicio de Windows.
Paso 2:
Hacer clic en la opción de programas.
Paso 3:
Hacer clic en la opción ContaPyme.
Paso 4:
Seleccionar Tutor Multimedia.
Paso 5:
Siempre que desee continuar presione la flecha ‘ Siguiente’.
2
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Una vez comp Una comple leta tado do el tu tuto tor, r, se pued puede e em empe peza zarr a ut utililiz izar ar Agro AgroWi Win. n. Para Para ej ejec ecut utar arlo lo,, simplemente ubíquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como AgroWin. Clic para volver a empezar el Clic para pasar al siguiente video del tutor.
Clic para pasar al capítulo requerido.
video actual.
Clic para pasar al siguiente video del tutor.
M ay or i nf or mac i ió n. Para obtener mayor información sobre la instalación del sistema, puede consultar los tópicos abajo aba jo rela relaci cion onado ados, s, en en:: la ayud ayuda a en lílíne nea a de Agr AgroW oWin in,, lo loss do docu cume ment ntos os el elec ectr trón ónic icos os que acompa aco mpañan ñan el sis sistem tema, a, o bie bien, n, en los doc docume umento ntoss ele electr ctróni ónicos cos dis dispon ponibl ibles es para descar descarga ga desde Internet (www.AgroWin.com?descargar (www.AgroWin.com?descargar )).. Configuración para ttrabajar rabajar en modo multiusuario.
a red?. ¿Cómo compartir recursos en lla La versión de AgroWin descargada de Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por tanto deben ser descargados por separado.
Capítulo 2: Instalación del sistema.
2 - 9 - 9
2
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
3
LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIÓN.
I nt r ro d u uc c c ci i ó n.
Se puede definir un costo, como la valoración económica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtención de algún fin productivo. Es de gran importancia entender los costos y su clasificación. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos, difícilmente podrá estructurar su empresa y hacerle seguimiento a sus proyectos productivos. Los Los cost costos os se pu pued ede en clas clasif ifiicar car por mu muyy div diver erssos cr crit iter eriios os:: po porr su fu func nció ión, n, po porr su comportamiento, por el método de producción, etc. Cada día se hace más necesaria la estructuración de los costos de las empresas de todos los sectores, pues asífacilitar se obtiene una muy importante fuente información interna será las de gran utilidad para las decisiones de cambios, para de el control interno y paraque sortear eventualidades que se van dando por la competencia y la competitividad misma que tienen que enfrentar las empresas en un medio siempre difícil y cambiante. Tal vez uno de los mayores obstáculos para el desarrollo de la competitividad empresarial, es la falta de estructuración de métodos adecuados para determinar los costos y las estadísticas en el proceso productivo. El cost costo o es una una me medi dida da espec específ ífic ica a par para a cada cada em empre presa sa,, produ product cto o y situ situac ació ión n part partic icul ular ar y depende mucho de variables muy cambiantes de una empresa a otra, como pueden ser la organización organiz ación interna interna,, el sist sistema ema tecnoló tecnológico gico de produ producción cción,, el contr control ol y el manejo que se le dé a las diferentes situaciones. La empresa vista como un todo puede estar mostrando utilidades, pero tal vez, alguno de los centros de costos de producción esté dando pérdidas, o bien, algún centro de costos intermedio
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 1 - 1
arroje indicadores de gestión deficientes para su promedio, que esté influyendo negativamente en las utilidades finales. Cuando se mira el negocio (la finca) como un todo, no se tiene claridad del comportamiento de sus partes. En cambio, cuando se definen bien las diferentes partes de la finca (lotes, planta de procesamiento, maquinaria, administración, etc), se saben con claridad los costos y los ingresos de esas partes (centros de costos) y se puede hacer un análisis y control separado para cada una de ellas. Esto puede ser muy útil para tener claridad de cuánto está costando cada una de las partes comp compon onen ente tess de la finc finca a y pode poderr hace hacerr an anál ális isis is y/ y/o o to toma marr de deci cisi sion ones es re resp spec ecto to a es esa a información.
La c ont abi l li i d da d . En el sentido más práctico, la contabilidad es la acción de “llevar las cuentas”. Muchas veces se asume la contabilidad como la parte tributaria, reglamentada y complicada, como en muchos casos sucede en el sector empresarial y gubernamental. Llevar la contabilidad de la finca es el tener registros de información ordenada o procesada, de una forma tal que permita hacer análisis y obtener resultados o información para la toma de decisiones. Para llev Para llevar ar las las cuen cuenta tass de la em empre presa sa es ab abso solu luta tame ment nte e in indi disp spen ensa sabl ble e es esta tabl blec ecer er lo loss mecanismos mecani smos necesario necesarioss para satis satisfacer facer los requeri requerimientos mientos de infor informació mación n de la admini administraci stración ón y establecer los controles apropiados para hacer que esa información sea correcta, confiable y oportuna.
C ost os y benef i ic ci i o s d e l a i nf or mac i ió n c ont abl e. Cuando se establece por primera vez un sistema de control de gestión, la tentación inicial es tratar de obtener la mayor cantidad posible de información y tratar de conocer cada número de cada actividad de la empresa. Sin embargo, es fácil llegar a una sobredosis o exceso de datos, y lo que es peor, que los resultados sean demasiado costosos. El gran desafío para el empresario o administrador es el de decidir cuál información, tipo de costo cos to e ind indica icadore doress son de imp importa ortanci ncia a par para a su nego negocio cio y cuá cuáll inf inform ormaci ación ón es rea realme lmente nte relevante y merece hacer el esfuerzo de coleccionarla y procesarla. También es necesario establecer cuál información es de interés, pero que por sus costos de recolección y procesamiento, no se justifica el esfuerzo de obtenerla. En muchos casos, alguna información de mucho interés, pero para una o dos observaciones y no se debe involucrar en un procedimiento permanente. En esto, como en todas las actuaciones del administrador, se debe estar evaluando los costos de hacer algo y los beneficios obtenidos o potenciales que puede reportar ese algo.
La c ont abi l li i d da d d e c ost os en u na f i in c a t i ie ne p por ob j et i iv vo s: Calcular cuánto cuesta la producción de un determinado producto (producción por hectárea,
producción por árbol, etc.). Calcular cuánto cuesta venderlo. Calcular cuánto cuesta prestar un servicio.
3
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Obtener la información nec necesaria esaria para controlar lla a producción. Servir de apoy apoyo o para las actividades de planeación de la empresa.
a toma de deci decisiones siones con base en los costos. Servir de base para lla costo sto de mantener cada á área rea de la empresa. Conocer el co Etc.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e l os c ost os. En este capítulo se presentarán múltiples clasificaciones que se le pueden hacer a los costos de la empresa, cada uno mirado desde distintos puntos de vista. Hay muchas variables y metodologías para obtener costos, pero también hay muchas clases de costos que es necesario comprender para determinar con claridad cuales de ellos son de interés del administrador para el análisis del negocio y que se aplican a un tipo de empresa en particular. Una determinada clasificación de los costos puede servir a algún propósito, pero no ser de utilidad para otros propósitos. Por ello, es importante tener claridad sobre las muchas posibles clasif cla sifica icacio ciones nes de los cos costos tos,, con el fin de sab saberl erlos os ente entende nderr y aplica aplicarr las cla clasifi sificac cacion iones es apropiadas de acuerdo con los objetivos que se persigan en un momento determinado. Tambié Tam bién n es nec necesa esario rio ent entend ender er con cla clarid ridad ad est estas as cla clasif sifica icacio ciones nes de costos costos para pod poder er establecer una estructura de costos apropiada para la empresa. Debe quedar claro para el usuari usuario o que hay infinida infinidad d de tipos y clasi clasificaci ficaciones ones de los costos. Por lo tanto, se hará especial énfasis en las clasificaciones que interesan desde el punto de vista de las empresas del sector agropecuario y además se presentarán algunas otras clasificaciones que son de interés para entendimiento y cultura del lector. Cada que se hace una erogación en la empresa, se deberá clasificar correctamente dentro de una estr estruc uctu tura ra de clas clasifi ifica caci ción ón de cost costos os orga organi niza zada da y sist sistem emát átic ica, a, ya se sea a po porr méto método doss manuales, o bien, por métodos computarizados. Si se reto retoma ma la defi defini nici ción ón de un cost costo, o, como como ‘la valorac valoración ión eco económi nómica ca de los rec recurs ursos os sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtención de algún fin productivo’, se observa que se hace alusión a dos conceptos intrínsicos del costo: El ‘recurso ’
‘
’
sacrificado y el fin productivo . Así, para clasificar los costos, será necesario clasificarlos en primera instancia por estos dos conceptos que lo definen plenamente: Por la naturale naturaleza za misma de los recurso recursoss sacrific sacrificados ados: Esta clasificación estructura los
cost costos os de acue acuerd rdo o con con la nat natur ural alez eza a mi mism sma a de dell recurs recurso. o. El rec recur urso so sa sacr crifific icad ado o es independiente del proyecto o área de la empresa en que se utilice. Por ejemplo: salarios, papelería, fertilizantes, mano de obra, etc. Bajo esta clasificación no se indica el objetivo de la erogación, únicamente se explica la naturaleza del costo por su cuenta o rubro. Note que la naturaleza de un producto es independiente del uso que se le vaya a dar. Ejemplo: Si los salarios se aplicarán a un proyecto producción o se llevan al gasto, no es de import imp ortanc ancia ia para est este e con concep cepto to de cla clasif sifica icació ción, n, simple simplemen mente te serán serán cla clasif sifica icados dos por su naturaleza como ‘salarios’.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 3 - 3
Por el fin producti productivo vo (su proyec proyecto to objetiv objetivo o dentro de la empresa): Esta clasificación
trata de indicar la explicación o el por qué o para qué de la erogación. Para qué proyecto o área área de la em empr pres esa a se ha hech hecho o la ero erogac gació ión n o sa sacr crifific icio io de re recu curs rsos os.. En té térm rmin inos os ag agrop ropec ecuar uario ios, s, se de debe be expl explic icar ar pa para ra cuál cuál cu cultltiv ivo o de cu cuál ál lo lote te se ha han n sa sacr crifific icad ado o lo loss recursos. Las dos variables de clasificación conforman una matriz muy importante, dentro de la cual se debe catalogar cada costo como sigue:
Clasifica Clasif icació ción n de los cos costos tos Objetivo de de la empresa. costos 1
Objetivo de costos 2
Objetivo de costos 3
Objetivo de costos 4
Concepto de costos A Concepto de costos B Concepto de costos C Concepto de costos D A continuación se presenta una tabla ejemplo de clasificación de los costos, únicamente para propósitos didácticos, que presenta algunos conceptos de una estructura de costos de una finca: Clasifica Clasif icació ción n de los cos costos tos Administración Planta de de la finca. finca beneficio Costos Salarios
Cultivo de café
Cultivo de maíz.
$ 300
$ 50
$ 10
$ 10
$ 50
$25
$ 500
$ 200
Insumos y materiales
$ 100
$ 120
$ 700
$ 300
Otros costos
$ 200
$ 20
$ 180
$ 70
Mano de obra
La matriz de por sí, deja mucha información y permite disponer de una completa claridad de los costos y de los gastos aplicados a cada una de las áreas objetivo de la empresa.
En AgroWin, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el sistema requerirá que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su objetivo o propósito (el centro de costos). Por lo anterior, el presente capítulo se encargará de explicar en detalle muchos conceptos para la clasificación y tratamiento de ciertos tipos de costos y el siguiente capítulo ‘Los centros de costos’ se encargará de explicar en detalle los centros de costos, su propósito y los conceptos relacionados.
3
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ost os p por su nat u ur r a l ez a y p por el f i in pr od u uc ct t i i v vo ( bi d di i m ensi onal ). Como se podrá ver a los largo de esta clasificación, un costo se puede clasificar por muy diversos criterios y puntos de vista. En prim primer era a in inst stan anci cia a se pr pres esen enta tará rán n cada cada un una a de la lass fo form rmas as de clas clasifific icar ar lo loss cost costos os comúnm com únment ente e enc encont ontrad radas as en la litera literatur tura a y pos posteri teriorm orment ente e se pro propon pondrá drá una clasif clasifica icació ción n estructurada de los costos y gastos de la empresa.
P l la nes c c ont abl es u u ni d di i m ensi onal es.
Esta clasificación de los costos debe coincidir con un plan de cuentas de ingresos y egresos de la contabilidad. Sin embargo, muchas legislaciones tributarias exigen planes de cuentas con estructuras monolíticas y de una sola dimensión, donde se combinan los conceptos de la naturaleza del gasto y su objetivo indistintamente, lo cual no facilita en algunos países la correcta clasificación y entendimiento de la información. Desde las pri Desde primer meras as con contab tabili ilidad dades, es, se cla clasif sific icaron aron los concep conceptos tos del gas gasto to med median iante te una estructura unidimensional denominada el plan de cuentas. Así, los contadores se vieron en la necesidad de ‘abrir ’ las cuentas de tal forma que discriminaran tanto la clasificación de los recurs rec ursos os como como los los ob obje jetitivo voss de dell gas gasto to.. Es así así co como mo se defin definen en cu cuen enta tass de ‘cos costos tos de producción’ y de ‘ gastos’, o se definen cuentas como ‘maquinaria y equipo’, etc. Por ejemplo, bajo de el esquema unidimensional, la subcuenta de ‘fertilizantes’ debería estar como hija de la cuenta ‘costos de producción’, pero además, los fertilizantes también se pueden consumir en el área social de la finca y por lo tanto allí también se deberá crear la cuenta de fertilizantes. Esto conlleva a un sistema de cuentas redundante. Note en el anterior ejemplo que la clasificación de ‘Fertilizantes’ es propia del recurso y no depende de su objetivo o uso en la finca. De otra parte, el que el recurso se lleve a la producción producc ión o al gasto es el objetivo del sacrifici sacrificio o del recurs recurso. o. El objet objetivo ivo del gasto es un atrib atributo uto propio del centro de costos. Todas las imputaciones a un cultivo serán costos de producción y todas las imputaciones a un centro de costos de área social de la finca serán gastos. Otro ejemplo muy común es el de la cuenta de ‘gastos de perso personal nal’, que es necesario definirla (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de ‘gastos’; pero como también se hacen gastos de personal destinado a la producción, es necesario volver a definirla (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de ‘Costos indirectos de producción’. De esta forma el plan de cuentas de una empresa se incrementará y complicará substancialmente bajo el esquema unidimensional. Esta est Esta estrat rategi egia a par para a def defini inirr las cuent cuentas as es com comúnm únment ente e uti utiliz lizada ada en tod todos os los países países con legislación al respecto y por todos los programas de contabilidad. Con sistemas tan completos como AgroWin, que incluyen un sencillo sistema de clasificación de los los cost costos os en for forma ma bidi bidime mens nsio iona nall (Con (Conce cept pto o y ce cent ntro ro de co cost stos os), ), se pu puede ede simp simplilific ficar ar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificación por la naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o centros de costos, a los cuales se les aplicarán los recursos.
Ag r Ag c om p pa at i ib c on t t od os l l os p pl l anes d d e c c u ro W i in ees c l e c ue nt as. No obstante, AgroWin incluye un plan de cuentas acorde a la estructura comúnmente utilizada por los contadores, con el fin de facilitar su acercamiento y entendimiento del sistema.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 5 - 5
Se sugiere al usuario entender muy bien que los objetivos de los costos son en sí los centros de costos y los recursos sacrificados se clasifican en las cuentas de egresos. De esta forma se evitará tener que crear gran cantidad de cuentas y facilitará su registro y análisis.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e l os c ost os d e ac u ue r d do a su f u un c i ió n. Tal vez ésta es la mas importante de las clasificaciones para el seguimiento de los costos en el sector agrícola. Se puede puede defi defini nirr un cost costo, o, como como ‘la val valora oració ción n eco económi nómica ca de los rec recurs ursos os sac sacrif rifica icados dos o deja dejado doss de util utiliizar en ot otra ra cos cosa, para para dedi dedica carl rlos os a la obtención de algún fin productivo’. Es de gran importancia entender los costos y su clasificación por su función. Un usuario que no aprenda a clasificar los cost costos os po porr su fun funci ción ón,, difí difíci cilm lmen ente te po podr drá á estru estruct ctur urar ar la información de su finca y hacerle seguimiento coherente a cada centro de costos.
Costo de producción: Corresponden a este grupo todas las erogaciones destinadas a la transformación de los recursos (materia prima, mano de obra y otros) en los productos que la empresa o finca va a vender. En las empresas agrícolas de campo se llama costo de producción a la aplicación de recursos (mano de obra, insumos y otros) que conduzcan a la obtención de la cosecha y al proceso de transformación de la producción en productos terminados para la venta (post-cosecha). En empresas pecuarias se llama costo de producción a las aplicaciones de recursos que se realicen a los galpones de aves, a las plantas de concentrados (si se producen en la finca), a los corrales y cercas para los animales, a los animales mismos y a las áreas donde se transforman en derivados o productos a vender. En empresas agroindustriales se llama costo de producción a las aplicaciones de recursos, mano de obra y materiales, a la planta de procesamiento. Son er erog ogac acio ione ness de re recu curs rsos os Gastos empr empresari esariales: ales: Son necesa nec esaria riass par para a man manten tener er en func funcion ionami amient ento o la emp empres resa a (finca). Entra en este grupo todos los costos que no son de producción, son O necesarios el funcionamiento empresarialpero de laque finca. sea que para se agrupan todos los costos originados por el área administrativa, la logística y la estrategia empresarial, como son los salarios, prestaciones, bonificaciones, etc., que no hayan sido incluidos en los costos de producción. Otros gast Otros gastos os adm admini inistr strati ativos vos,, tam tambié bién n den denomi ominad nados os como como gastos generales, son los servicios, los útiles, los elementos de aseo, los arrendamientos, los impuestos, los seguros, etc. En términos generales se hablará de gastos para todo el grupo de conceptos que conforman los gastos empresariales (administración, logística y estrategia) y de costos para todo el grupo de conceptos que se refieren a los costos de producción.
3
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Los gastos no están asociados directamente a un producto específico, mas bien se asocian a las erogaciones realizadas en periodo de tiempo determinado. Los gastos son indispensables indispensables para que pueda haber producci producción, ón, pero no quedan ‘incluidos’ en el producto.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e c ost os d e p uc c c ci i ó n p pr od u por su i d pr od u pr od u de nt i if fi ic c a c i ió n c on u n p uc ct t o , á r re a o f i in p uc c t t i iv v o . Los costos o erogación de recursos para la producción se clasif cla sifica ican n en direct directos os o ind indire irecto ctos, s, res respec pecto to a un proces proceso, o, producto o área en particular que se desee costear. Esta clasificación es solo para los costos de producción y está dada únicamente por la facilidad que exista de asignarlos o asociarlos a un determinado producto o servicio.
C ost os d i ir re c t to s d e p pr od u uc cc c i ió n ( C CD P ). Los costos directos son aquellos que se pueden identificar claramente con un área o producto al que se le pueden imputar (cargar o asignar). Por ejemplo, el aplicar 2 toneladas de fertilizante a un lote de maíz. Es claro que el costo de esas dos toneladas de fertilizante es un costo atribuible a la producción del maíz en el lote. En este grupo se clasifica la mano de obra, los insumos y otros gastos empresariales que puedan ser imputados directamente a los productos o áreas de producción de la finca. Por ejemplo, si se pagan honorarios por la asesoría sanitaria del galpón de gallinas ponedoras de la finca (es el único galpón de la finca), se podrá establecer que ese costo es directamente imputable a los costos de producción de huevos. Estos costos son llamados los CDP (Costos directos de producción).
C ost os i nd i ir r e c t to s d e p pr od u uc c c ci i ó n ( C CI I P P ) . Los costos indirectos son aquellas erogaciones en que se incurre en el proceso productivo de la em empr pres esa a (o fi finc nca) a),, pero pero que que no pued pueden en ser ser clar clara a o fácilmente ado algún área pues pues és éste te atribuibles está está as asoc ocia iado con conproducto vari varios os oo to toda dass en la lassparticular, ár área eass o productos. En este este grupo grupo se clas clasifific ica a la ma mano no de obra obra indi indirec recta ta,, lo loss mater mat eria iale less indi indirec recto tos, s, la asis asiste tenc ncia ia téc técni nica ca gen gener eral al,, lo loss supervisores o patrones de corte, los jefes de producción, de mantenimiento, y la depreciación de los activos, entre otros. Sirve de ejemplo de costo de mano de obra indirecta el de una finca ganadera, donde las cercas no pertenecen a ningún potrero específico (área de la finca). En este caso los costos en que se incurra por mano de obra para la reparación y mantenimiento de las cercas se clasificará como un costo indirecto del ganado. Estos son llamados CIP (Costos indirectos de producción) en el sector agropecuario y CIF (costos indirectos de fabricación) en el sector manufacturero.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 7 - 7
Recuérdese que los costos son directos o indirectos respecto al producto o área de la finca.
Clasificación de los costos de producción
Ejemplos:
Costos Directos de Producción
10 jornales para desyerba del lote los naranjos.
(CDP).
Celador que se contrata exclusivamente para vigilar el lago de peces de la finca:
2 toneladas de fertilizante aplicados al lote “el bajo”.
Costo directo al centro de costos Lago.
Costos Indirectos Costos del beneficiadero, costos de mantenimiento de canales. de Producción Mano de obra para mantenimiento de riegos, etc. (CIP). Mayord May ordomo omo,, hono honorar rarios ios por servi servicio cioss de ase asesor soría ía en rie riegos gos y manejo de aguas de la finca.
Di st r ri ib u c ci i ó n o p pr or r ra t eo d e l os c ost os i nd i ir re c t to s. No es prá práct ctic ico o tra trata tarr de asign asignar ar cost costos os ind indir irec ecto toss a lo loss pr prod oduc ucto toss (o ce cent ntros ros de co cost stos os productores), ya que resulta costoso en operación y muy dificultoso. Por lo tanto, los CIP se acumulan en recipientes aparte y periódicamente se asignan o prorratean a los diferentes productos producidos, según el o los criterios que resulten apropiados. En este punto AgroWin es muy fuerte, ya que tiene muchas facilidades para realizar estas distri dis tribuc bucion iones es en for forma ma ade adecua cuada, da, aut automá omátic tica a y baj bajo o muc muchos hos cri criter terios ios de distri distribuc bución ión que cumplen con los mas altos requerimientos.
C l la si f fi ic pr od u por el t i i p c a c i ió n d e l os c ost os d e p uc cc c i i ó n p o d e r ec u ur rs os sac r ri if fi i c c a d os. Como Co mo se haenexpl ex icad ado, o, productivo. los los cost costos os de prod produc ucci ción ón so son n to todo doss lo loss re recu curs rsos os sa sacr crifific icad ados os o consumidos elplic proceso Esos recursos sacrificados se pueden clasificar en tres tipos básicos:
Materiales directos: Son los insumos, materiales, materias primas, partes o piezas que es necesario utilizar o que se consumen en el desarrollo del producto final. Ejemplo: fungicidas, fertilizantes, semillas, materiales de construcción y siembra. Mano de obra directa: Es la mano de obra que se usa directamente en las labores del proceso productivo. Ejemplo: Fumigación, siembra, recolección, desyerbas o limpiezas, podas, castrada, ordeño, etc. Costos indirectos (CIP): Se refieren a la mano de obra, materiales y muchos otros costos que son necesarios para generar el producto durante el proceso productivo, pero que no resulta fácil asignarlos como costos de mano de obra o materiales directos al producto final, o bien, no
3
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
quedan inco quedan incorpo rpora rado doss en el produ product cto o final final.. Ejem Ejempl plo: o: mano mano de ob obra ra in indi dire rect cta, a, mate materi rial ales es indirectos, pago se servicios técnicos, seguros de activos productivos. Debe entenderse que para obtener los verdaderos costos de producción, es necesario acumular los costos indirectos y al final de los periodos (que se establecen de acuerdo a la periodicidad del cultivo) se deben repartir (distribuir o prorratear) entre los productos, de acuerdo con el mejor criterio que se pueda establecer. AgroWin cuenta con muy buenas herramientas para hacer el manejo de distribuciones o prorrateo de costos, ya sea directamente o bien al final de los periodos.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e l os g ast os em pr esar i ia l es: G ast os ad mi ni st r ra t i iv vo s, d e v ent as y g ast os g ener al es. Como se ha explicado, se utiliza la palabra ‘costos’ para referirse a los recursos que se sacrifican o consumen en la producción y ‘gastos’ para los recursos que se utilizan en las labores lab ores de adm admini inistr straci ación, ón, est estrat rategi egia a y logí logísti stica ca para los efec efectos tos del fun funcio cionam namien iento to de la estructura empresarial de la finca y por consiguiente para alcanzar la producción. También se incluyen incluy en en los gastos, los recursos consumido consumidoss para el almacenamie almacenamiento, nto, la comercializ comercialización ación y venta de los productos. Generalmente los costos se refieren a un producto o servicio, mientras que los gastos se refieren refiere n a un periodo de tiempo.
G ast os d e ad mi ni st r ra c i ió n y v ent as. Las empresas deben incurrir necesariamente en otros tipos de gastos, que aunque no son de produ pro ducc cció ión, n, en el sent sentid ido o de que no que queda dan n im impu puta tado doss o as asig igna nado doss di dire rect ctam amen ente te a lo loss productos, product os, son absolu absolutamen tamente te neces necesarios arios para el cabal funcio funcionamien namiento to de la empresa. empresa. En esta categoría se encuentran los gastos de administración y ventas.
Ejemplos: Procurar el financiamiento de los costos y gastos con los socios y los bancos; pagar la tenencia de los libros de contabilidad de la empresa para fines tributarios y de costos; obtener asesoría legal para el manejo de la empresa o la sociedad; gastos de representación al hacer negocios; diseño y producción de papelería; estudio de tecnologías potencialmente aplicables a los proyectos; capacitación del personal, etc. Como se puede observar en el ejemplo anterior, todos estos gastos son necesarios para el func funcio iona nami mien ento to no norma rmall de la em empr pres esa, a, per pero o no se pu pued eden en re rela laci cion onar ar co con n lo loss co cost stos os de producción propiamente dichos. La recole recolección cción de compr comprobante obantess y contab contabiliz ilización ación de los gastos de administra administración ción y venta ventass son tan importantes como los de producción, ya que el éxito de la empresa también está dado por la eficiencia y efectividad de las actividades de administración y ventas.
Los g ast os g ener al es. En esta categoría caben todos los gastos que se desarrollan en la empresa, que pueden estar relacionados con la producción o con la administración y ventas, pero que no resulta fácil su alineación a alguno de los dos conceptos. Por ejemplo, un administrador en una empresa agrícola pequeña, el cual dedica parte de su tiempo a las actividades productivas y parte de su tiempo a las activid actividades ades de admini administrac stración ión y venta ventas. s. Esto sucede con muchos otros concept conceptos, os,
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 9 - 9
en los cuales no es clara la imputación a los costos indirectos de producción o a los gastos de administración y ventas: El pago de la electricidad, el uso del computador, los vehículos, etc. Entonc Ento nces es se pue puede de de deci cirr que en algun algunas as em empre presa sas, s, dond donde e es di difí fíci cill se sepa para rarr lo loss co cost stos os indirectos de producción de los costos de administración y ventas, se pueden conformar como un solo ente denominado ‘ Gastos generales’. Gastos generales = Costos indirectos de producción de difícil relación con el producto, mas costos de administración y ventas. En muchas empresas puede establecerse este criterio de consolidación de estas dos categorías en una solo o bien se pueden tener las tres categorías por separado (Costos indirectos de producción, gastos de administración y ventas y la categoría de gastos generales a donde se llevarán los costos y/o gastos que no se puedan clasificar en los dos anteriores). AgroWin cuenta con una gran facilidad para hacer este man manejo ejo a través de los distribuidores de costos, donde se puede preestablecer que, por ejemplo, todos los gastos de la gerencia se repartan repart an entre los gastos de admini administrac stración ión y ventas y entre los costos indirect indirectos os de produc producción ción en las proporciones que el usuario establezca. Esto hará que cada vez menos gastos sean imputados a los gastos generales.
C l la si f fi ic c a c i ió n g ener al r esu mi d da d e l os c ost os y d e l os g ast os. Para poder llevar un registro útil y apropiado de la información de la finca, es necesario entender que cada egreso, sea costo o gasto, se debe clasificar desde diferentes puntos de vista. vist a. Como se ha expli explicado cado a los largo de este capí capítulo, tulo, hay múltiple múltipless conceptos por los que se pueden clasificar los costos. Para facilitar la clasificación, a continuación se presenta un cuadro resumen y unificado de clasificación de los costos por su concepto dentro del funcionamiento de la empresa. Esta clasificación propuesta presenta los conceptos de clasificación mas relevantes para el interés que asiste al agricultor. Hay sin embargo muchas formas de clasificar los costos y los gastos y el usuario queda en libertad de establecer su propia clasificación, acorde a sus criterios y requerimientos de información.
C u r esu men d d e l l os c c ost os y y g d e u u na eem pr esa d d est i in ua d r ro r g ast os d ad a aa l l a pr p r od u uc c c ci ió n.
Este cuadro es sin emba em barg rgo o una una pr prop opue uest sta, a, que que serv servir irá á de punt punto o de partida para la clasificación de los costos en la medida en que ellos se produzcan.
Costos y gastos de la empresa agrícola Mano de obra Directos
Insumos y materiales
Costos de producción Indirectos
Operacionales de Administración Gastos
Operacionales Operaciona les de ventas No operacionales Operacionales
Ingresos No operacionales 3
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Esta clasificación es similar a la clasificación que utiliza por defecto AgroWin, tanto para el plan de cuentas internacional, como para algunos planes de cuentas por países. La estructura del plan de cuentas en el sistema luce en sus niveles mas agregados así: Código
Cuenta
4
INGRESOS
41 42
5
Ingresos operacionales. Ingresos no operacionales.
GASTOS
51
Operacionales de administración.
52
Operacionales de ventas.
53
No operacionales.
7
COSTOS DE PRODUCCIÓN
71
Materiales e insumos
72
Mano de obra
73
Costos indirectos
74
Contratos de servicios.
O t tr r a s c l la si f fi i c c a c i io nes d e c ost os: Las clasificaciones siguientes son también muy importantes en ciertos contextos y para muchos estudios de costos, pero que inicialmente no son de interés para la clasificación de los costos requerida en AgroWin.
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ost os d e ac u ue r d do c on l a ac t ti i v vi i d da d d e l a em pr esa: los re recu curs rsos os sa sacr crifific icado adoss o co cons nsum umid idos os en el pr proc oces eso o Cos Costos tos de pro produc ducció ción: n: Son los productivo y que finalmente quedan incorporados en el producto. También llamados costos de manufactura o costos de fabricación. Costo Costoss de m mercad ercadeo: eo: También llamados costos de distribución y ventas. Su objetivo es calcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de la misma empresa que lo produce, o bien, por organizaciones que solo cumplen la labor de distribución. Se involucran aquí los costos administrativos y financieros. Costos de servicios: Su finalidad es calcular el costo de la prestación de un servicio donde se incluyen además los costos administrativos y financieros.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 11 - 11
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ost os d e ac u ue r d do c on su v ar i ia bi l li id da d : Costos fijos: Los que permanecen constantes durante el periodo contable y no dependen
del volumen de producción. Costos variables: Los que varían proporcional al volumen de producción. Costos Semifijos: Aquellos que tiene elementos fijos y variables a la vez.
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ost os d e ac u ue r d do c on l a f or ma en q u ue se e x p pr r esen u obt i ie nen l os d at os: Costos históricos: Cuando la mayoría de los datos son reales y se han ido presentando
durante el período contable, con el objetivo de presentar los estados financieros e informes de costos ejecutados. costos os se es esta tabl blec ecen en po porr anti antici cipa pado do,, es de deci cirr que se Costo Costoss prede predeterm terminado inados: s: Los cost calculan calcu lan antes de que se inici inicie e la producción producción.. Si la determ determinaci inación ón de esos costos se efectúa mediante métodos técnicos reconocidos se denominan costos estándar . Si el cálculo se efectúa por peritos o por métodos no muy técnicos, se denominan costos estimados.
Costos tos por absor absorció ción: n: Todos Todos los los cost costos os di dire rect ctos os e in indi dire rect ctos os,, fifijo joss o va vari riabl ables es,, se Cos consideran como costos inventariables. Todos estos costos se le asignan al producto. Este es el mas ajustado a las normas tributarias en varios países latinoamericanos. Coste Costeo o dire directo cto o va variab riable: le: Todos los costos directos en la producción o fabricación y los
costos generales variables en la producción/fabricación se incluyen como inventariables. Se excluyen de los inventariables los costos generales fijos, y se convierten en costos del periodo en que se incurrieron.
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ost os d e ac u ue r d do c on el si st ema d e ac u um u l la c i ió n d e c ost os, q u ue est á á d ad o p por l a nat u ur ra l ez a d e l as o per ac i io nes d e f abr i ic ca c i ió n: Esta clasificación se presenta principalmente en las empresas manufactureras y de servicios. Costos por órdenes de trabajo o de fabricació fabricación n (También órdenes de pedido, órdenes de
trabajo, etc.). Estos corresponden a las empresas que elaboran sus productos acorde a pedidos u órdenes de producción de los clientes.
Costoss po porr pr proceso ocesoss (Empresas de producción masiva y continua de artículos similares) Costo en donde los costos de los productos se averiguan por períodos.
T r ra t ami ent o d e t i i p os d e c ost os seg ú ún su s c ar ac t te r í ís t i ic c a s ec onómi c ca s: Esta clasificación trata de presentar ciertos tipos de sacrificios reales que la empresa debe tener en cuenta para el análisis y la toma de decisiones. En algunos casos no representan dinero o erogaciones directas y se deben tener en cuenta y en otros casos representan sacrificios ya hechos, pero para ciertos análisis no deben ser considerados.
3
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C ost os al t te r nat i iv vo s. Existe la creencia de que “costos” es los que se debe pagar o desembolsar (en dinero) para adquirir los recursos o usar los activos en un proceso de producción. Esto conlleva a pensar que el usar activos o recursos con que cuenta la empresa es gratuito. Desde la perspectiva económica, al utilizarse un recurso del cual la empresa es dueña, la empresa puede estar dejando de percibir un beneficio alternativo.
Ejemplo: Una finca posee un tractor de su propiedad ya pagado completamente. Se puede estimar que el cost costo o de util utiliz izarl arlo o es únic únicam amen ente te lo gas gasta tado do en co combu mbust stib ible les, s, lu lubr bric ican ante tes, s, llan llanta tass y su correspondiente mantenimiento. Mirado desde otro punto de vista, la empresa siempre tendrá otras opciones para el tractor, como puede ser alquilarlo para trabajos en otras fincas o bien venderlo y disfrutar de los intereses de ese capital. Así pues, al utilizar el tractor en las actividades de la empresa, se está dejando de percibir un ingreso o beneficio y por tanto esto se traduce en un costo alterno o equivalente. De igual forma, si no se tuviese en tractor, el servicio debería pagarse, ya sea en mano de obra o bien en alquiler de otro tracto tractor. r. El contabilizar los costos alternos, sin embargo, es un poco difícil y obedece a la planificación, criterios y manejo que un empresario le pueda dar a este tipo de costos. En AgroWin los costos alternos pueden ser manejados, simplemente clasificándolos de tal forma que se puedan obtener informes con costos alternos e informes excluyendo los costos alternos. Esto mismo sucede con la mano de obra familiar en pequeñas empresas campesinas o con el salario del mismo dueño de la finca, que al final, deben considerarse también como costos alternos de la empresa (mas adelante se presentará el tratamiento que se le debe dar a estos costos).
E l l c ost o ec onómi c co . Para el análisis económico y la toma de decisiones y aun mas, para poder establecer criterios de comparación entre empresas y proyectos, se deben considerar como costos los egresos reales de caja que se sacrifican para el desarrollo de las actividades, como también los costos alternativos. La suma de estas dos categorías de costos se conoce como el costo económico.
C ost os hi st ór i ic co s. El costo histórico histórico representa lo que ha sucedi sucedido do en el pasado pero puede ser irrelevante irrelevante para lo que se está haciendo o para lo que se piensa hacer en el futuro. futuro. Muchas veces el costo histórico juega un papel de suma importancia como referente para la planea pla neació ción n y/o pre presup supues uestac tación ión de las act activ ivida idades des futu futuras ras,, que al pro proyec yectar tarlo lo bajo unos unos determinados criterios pueden representar con acierto los costos futuros de actividades bien definidas. Los costos históricos revueltos de muchas actividades o labores o centros de costos no tienen ningún valor al momento de planear o proyectar. Sin embargo, los costos históricos claramente separados por actividades, rubros, centros de costos o labores, pueden tender a repetirse bajo
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 13 - 13
unas mismas circunstancias o marcarse algunas diferencias previsibles de acuerdo a metas o acciones que se tomen para mejorar la productividad o la competitividad de la empresa o bien de acuerdo a las variables económicas del entorno.
C ost os hu nd i id d o s. Los costos hundidos hundidos son costos en que la empre empresa sa incurrió en el pasado pasado,, pero que no se deben tomar en cuenta para ciertos análisis y toma de decisiones hacia el futuro. Estos costos no afectan los costos de análisis a futuro, ni pueden ser cambiados por ninguna decisión o evento actual o futuro. Es decir, los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de alguna decisión, no representan ningún costo. Por ejemplo, considere que se ha hecho una inversión en la siembra de un cultivo y en su desarrollo. Luego las condiciones económicas del mercado cambian, haciendo que el costos de lo que falta para terminar de desarrollar el cultivo y su recolección, tengan un costo superior al valor de venta de la cosecha. Al hacer el análisis, el costo inicial de la siembra y mantenimiento no intervendrá en la decisión, puesto que estos ya están hundidos o sacrificados y no son posiblemente recuperables ante ninguna circunstancia. La decisión se debe tomar entonces del análisis futuro, de si se pierde o se gana con lo que falta para terminar el cultivo y su comercialización. Como se podrá observar, el costo hundido se presenta ante la decisión que hay que tomar bajo unas det determ ermina inadas das circun circunsta stanci ncias, as, don donde de los val valores ores ya consum consumido idoss no cue cuenta ntan n ante una decisión a futuro. Posiblemente si se toma la decisión de terminar el cultivo, se perderá todo el costo hundido, pero se perdería mas continuando.
C ost o r el ev ant e o i nc r re ment al . Estos son todos los costos que se verán afectados por una decisión o por la realización de alguna actividad. Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos incrementales serán la diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos totales sin la actividad. Siempre, la decisión económicamente mas conveniente es la que considera todos los costos e ingresos relevantes e ignora los costos hundidos. Recuerde que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentan en un momento determinado en el tiempo y no bajo el análisis completo de la historia de un proyecto.
3
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
T r ra t ami ent o d e ot r ro s g ast os y c ost os i nher ent es al f u un c i io nami ent o d e l a em pr esa. I ng r re sos y g ast os no o per ac i io nal es. Pueden existir un conjunto de gastos e ingresos que no están relacionados directamente con la producción, ni con la administración y ventas de la empresa, pero que afectan el resultado económico y el flujo de caja de la empresa. Este es el ejemplo de los ingresos por venta de acciones o inversiones en propiedad raíz, o ingresos por rendimientos financieros, etc. De otra parte, también pueden haber gastos no operacionales, como los gastos financieros posiblemente determinados por un alto grado de endeudamiento, los gastos familiares o del área social (piscina, caballos de recreo, lancha, etc). Estos gastos e ingresos no corresponden al giro normal de la empresa como tal y por lo tanto no se pueden mezclar con los costos y gastos propios de operación. La diferencia entre los costos y gastos no operacionales da origen al ‘resultado no operacional’ y la diferencia entre los gastos y costos de operación y los ingresos operacionales, da origen al ‘Resultado operacional’. Para hacer comparaciones entre resultados de empresas, lotes, actividades o productos, es necesario separar los factores que explican la eficiencia de producción y la eficiencia de la administración de los otros factores que pueden afectar el resultado, como los ingresos y gastos no operacionales.
T r ra t ami ent o d e l os c ost os d e l os bi enes d e c a pi t ta l ( pr o pi ed ad , p pl ant a y eq u ui i p o ). Los bienes de capital son la propiedad, planta o equipo, llamados activos que duran mas de un periodo de producción. Ejemplos de estos son: La tierra, la maquinaria, las máquinas de procesamiento de la cosecha, los computadores, las construcciones y edificaciones, etc. Cuando estos activos son adquiridos para el proceso productivo, productivo, deben tener un trato diferente diferente al de los materiales e insumos. Los materialesdirectamente e insumos, por consumirse en el mismo periodo del proceso productivo, son contabilizados como costos de producción. Cuando se adquiere un activo cuya vida útil abarca mas de un periodo de producción, su valor no puede ser cargado como costo de producción a un solo periodo, ya que ello representaría una sobre-estimación de los costos del periodo en el que se adquiere y una sub-estimación de los otros periodos donde se usa el activo. Lo correcto es en cada periodo contabilizar el costo del servicio que presta el activo. Hay vari Hay varias as fo form rmas as de es estitima marr es este te cos costo que que en té térm rmin inos os co cont ntab able less se de deno nomi mina na ‘la depreciación’. Una y la comúnmente utilizada es estimar la vida útil del activo y cargarle a cada periodo de la vida en la que el activo prestará su servicio una porción igual de ese costo hasta que se termine de llevar al costo todo el valor del activo. Por lo tanto es necesario distribuir el costo total de cada activo entre los periodos de su vida útil. Depreciación = Costo asignable al periodo por concepto del uso del activo.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 15 - 15
Depreciación periodo = Valor de compra / número de periodos de vida útil. Otra forma comúnmente utilizada en los procesos agrícolas es el de estimar la cantidad de uso que aguanta el activo y periódicamente evaluar el uso del activo en el periodo, con el fin de cargarle al periodo el costo proporcional a la duración estimada de su vida. Depreciación periodo = (Uso periodo / Uso vida estimado) * Valor de compra. Es Este te conc concept epto o es expl explic icad ado o en det detal alle le en el ca capí pítu tulo lo de ac activ tivos os fijos fijos e inv invers ersio ione ness de ContaPyme. El uso de los bienes de capital al servicio del proceso productivo debe imputarle sus costos a los costos de producción. Los gastos en que incurra la empresa por concepto de otros activos que no están al servicio del proceso productivo deben ser llevados al gasto.
U so d d e l l os b bi enes d d e c c a pi t ta l e en eel p pr oc eso pr od u uc c t ti iv v o : El uso de los bienes de capital en el proceso productivo involucra tres tipos de costos que se describen a continuación:
Costos directos: Estos son los necesarios necesarios para mantener en funcionamie funcionamiento nto el bien y se consu consumen men en el periodo de producción, como son el operario, los combustibles y lubricantes, los repuestos, los costos de mantenimiento, etc. La depreciación: La depreciación, como término contable, se define como “la asignación del costo de un activo fijo tangible a los resultados en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo ”. En términos generales, la finalidad de la depreciación es compensar el ingreso de un periodo con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso. Tambié Tamb ién n se pu pued ede e inte interpr rpret etar ar la de depr prec ecia iaci ción ón co como mo la di dism smin inuc ució ión n de dell va valo lorr del del ac actitivo vo productivo en razón de su utilización, de su desgaste o de su obsolescencia.
Depreciación por utilización: Frecuentemente se deprecia la maquinaria y equipo (tractores, máquinas de procesamientos, etc.) en razón de su uso en horas o de kilómetros recorridos o la especificación de vida útil establecida por el fabricante.
Depreciación por obsolescencia: Hay ciertos activos que no pierden su valor por su intensidad de uso, mas si por el correr del tiempo, como es el caso típico de la electrónica, en especial los computadores. Estos se vuelven obsoletos en la medida que van saliendo nuevos modelos, o nuevos aplicativos de software que hacen incompatibles o lentos u obsoletos a los antiguos computadores. En este caso la depreciación se establece por un número de periodos apropiado para cada tipo de activo. La depreciación es en esencia una forma de diferir el costo de un activo entre los periodos de producción en los cuales éste prestará su servicio. De esta manera no se sobreestimarán los costos de producción del periodo en el que se adquiera y cada periodo será castigado con una porción del valor invertido en el activo.
Activos no depreciables:
3
- 16
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Otros act Otros activo ivos, s, com como o la tierra tierra y los der derech echos os de agua agua,, son uti utiliz lizado adoss dur durant ante e los per period iodos os productivos, pero no sufren ninguna pérdida de valor por su uso, ni por obsolescencia y por lo tanto no se deprecian.
Asignación de los costos de depreciación: La depreciación se debe incluir en la contabilidad de gestión o de costos como un costo de prod produc ucci ción ón o bien bien como como un gas gasto gene genera ral,l, de debi bido do a qu que e la de depr prec ecia iaci ción ón re repr pres esen enta ta efectivamente una disminución en el valor del activo durante el proceso productivo y por tanto losempresa. ingresos deben ser capaces de cubrir esos costos, además de los otros costos y gastos de la Si el activo es destinado directamente al proceso productivo, su depreciación se debe imputar como un costo de producción y si está destinado a servicios generales, como computadores, el auto del administrador, los sistemas de comunicación, etc., podrán ser prorrateados entre los gastos de administración y los costos indirectos o bien imputados directamente a los gastos generales.
T r ra t ami ent o d el c ost o d e c a pi t ta l . Este está asociado al uso de los bienes de capital y al uso del capital de trabajo. El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados en la empresa, en circunstancias en que la empresa como tal está incurriendo en un costo financiero directo, porque está financiando activos con en deuda bien(acciones porque está dejando bancarios, de percibir una rentabilidad por no tener eseesos dinero invertido otra ocosa o intereses por ejemplo). Como se presentó anteriormente en la definición de costos alternativos, el caso de ‘dejar de percibir una rentabi percibir rentabilidad lidad’ sería sería un cos costo to alt alterna ernativ tivo o del cap capita itall inm inmovil oviliza izado do en los act activ ivos os productivos. El incluir el costo de capital en los costos de producción siempre causa discusión.
P u d e v v i is t a d d el i un t o d i nv er si oni st a. Desde esta perspectiva el costo de capital existe, ya sea como un egreso de caja (en el caso de que se haya endeudado para obtener el capital), o como un costo alternativo (al juzgar la rentabilidad rentabi lidad que se dejar dejaría ía de recibi recibirr bajo otra alternativ alternativa) a) y es relev relevante ante en muchos casos para tomar decisiones de inversión.
P u d e v v i is t a d d e l l a c c ont abi l li i d c ost os. un t o d d a d d d e c El incluir los costos de capital en los costos de producción exige en primer lugar un alto grado de estimación de estos e involucra una alta dosis de subjetividad en la información. De hecho, la tasa de interés o descuento o tasa de oportunidad utilizada para estimar el costo de capital puede ser muy discutible, ya que para un inversionista puede ser muy baja y para otro, con otras otras opor oportu tuni nida dade des, s, pued puede e ser ser mu muyy alta alta.. Es Esto to co conl nlle leva va a que lo loss re resu sultltad ados os no se sean an comparables. Por ello, es recomendable no incluir el costo de capital o costo financiero o costo alternativo del capital invertido en el análisis de los costos de producción. Solo se deben incluir los costos asociados al uso de los bienes de capital y su respectiva depreciación.
Capítulo 3: Los costos y su clasificación.
3 - 17 - 17
T r ra t ami ent o d e l os g ast os f ami l li ia r es y c ost os d e e x pl ot ac i ió n. En una gran mayoría de los predios latinoamericanos, muchos de economía campesina y pequeño pequ eñoss emp empres resari arios, os, no exi existe ste una cla clara ra dife diferen rencia ciació ción n entre entre la empres empresa a com como o tal y la persona y su familia. Los egresos correspondientes al manejo de la empresa son mezclados con los gastos familiares. Esto es debido a que en la mayoría de los casos el empresario no recibe un sueldo, sino que deriva su ingreso de los ingresos propios de la empresa. Esto puede complicar la interpretación y comparación de los resultados. Por lo anterior, la mano de obra campesina y los gastos del salario administrativo se deben definir basados en el criterio del costo alternativo. En el caso de que el administrador gaste mas del monto asignado como salario, ese gasto debe contabilizarse como un retiro de utilidades. Si gasta menos, la diferencia debe contabilizarse como un aporte a la empresa.
3
- 18
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
4
LOS CENTROS DE COSTOS.
S eg u ui im i ent o a l os c ost os d e l a em pr esa. Una vez det determ ermina inado do el tipo tipo de act activi ividad dad o nego negocio cio,, la nat natura uralez leza a de las operac operacion iones es de producción y el método de cálculo, entre otras, es necesario empezar a hacerle seguimiento a los costos de producción, a los gastos de administración y ventas y en general a los costos de la empresa. Para esto, se establece una división de la empresa como un “todo” en partes claramente identificables por su fin dentro de la empresa y a las cuales se les hará seguimiento detallado de sus gastos e ingresos. Esas partes definidas de la empresa, se denominan en términos generales como ‘centros de costos’. De la bu buena ena estr estruc uctu tura raci ción ón y comp compren rensi sión ón de lo loss ce cent ntros ros de co cost stos os,, de depe pend nde e la buen buena a obtención de resultados futuros.
Def i in i c ci ió n d e c ent r ro s d e c ost os. También llamados centros acumuladores de costos e ingresos. Un acumulador de costos o de ingresos es una parte bien definida de la empresa (física o conceptual), con un fin claro y a la cual se le desea hacer seguimiento detallado de sus costos (y de ser posible de los ingresos que este genera). Es decir, llevarle un registro detallado de los costos, gastos e ingresos que se le pueden cargar directamente a esa parte de la empresa. El entendimiento del concepto de centro acumulador de costos es fundamental para poder llevar a cabo el seguimiento de la empresa y sus recursos. Por lo tanto, hasta no entender plenamente los centros de costos y los conceptos relacionados, no debe procederse con la definición y creación de la estructura de centros de costos.
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 - 1 - 1
El centro de costos se encargará entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos que se le atribuyan o se le imputen a una determinada área de la empresa que ellos representen y en cualquier momento se podrá obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y los ingresos que se le han atribuido, clasificados por cuentas (conceptos de gastos y de ingresos). Figurativamente se pueden considerar los centros de costos como recipientes donde se van clasificando los diferentes comprobantes que corresponden a los egresos y los ingresos. De esta forma habrá un recipiente donde se depositarán todos los comprobantes de gastos de administración, otro donde se depositarán todos los comprobantes de gastos en maquinaria y equipo, otro donde se depositarán todos los comprobantes de los egresos destinados a la mano de obra, insumos y materiales imputables a un determinado cultivo, etc.
De esta forma, cuando se genere un comprobante de algún costo o gasto de la finca, éste se clasificará en el recipiente que mas se adecue: administración, maquinaria, cultivo x, etc. Al final, f inal, cuando se totalicen todos los comprobantes de cada recipiente, se tendrán entonces los costos o gastos en que se ha incurrido en cada centro de costos. Entonces esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centro acumulador de costos e ingresos, que normalmente también se denomina centro de costos. En términos muy generales se podría decir que la empresa puede considerarse como un solo centro acumulador de costos e ingresos. Algunos lo consideran así, pero no permite análisis separados de sus diferentes áreas de gestión y productivas. Si al usua usuari rio o le inte intere resa sa hace hacerr un segui seguimi mien ento to det detal alla lado do de lo loss costo costoss de la em empre presa sa,, posiblemente la dividirá en partes bien definidas a las cuales les llevará las cuentas de los gastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma se obtiene mayor nivel de información para el control, seguimiento y para la toma de decisiones. Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se les pueda llevar la información con relativa facilidad. Un ejemplo común de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divide una empresa o cada cultivo de cada lote de la finca. Un centro de costos no es necesariamente una parte física de la empresa, puede ser algún objetivo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento; por ejemplo, si se le desea hacer seguimiento a todos los gastos de vehículos, se crearía un centro de costos: gastos vehículos. Otro ejemplo, podría ser el caso de un centro de costos de ‘Gastos inauguración sede’ o ‘Gastos familiares’. La de dete termi rmina naci ción ón de los los cent centros ros de cost costos os en que se de dese sea a di divi vidi dirr la empre empresa sa pa para ra el seguimiento seguimi ento de los costos depende de las necesidad necesidades es de cada usuario y de las caract caracterís erísticas ticas
4
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
de cada empresa. Esto también depende mucho del criterio gerencial con que se maneje el negocio. El caso de los vehículos como centro de costos, depende de si se considera necesario o no. Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximación los costos en que se está incurriendo por el uso de los vehículos en cada mes, se deberá definir a los vehículos como un centro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningún significado para el usuario, posiblemente los gastos de los vehículos serán clasificados dentro de un centro de acumulación de costos general de la empresa o de algún departamento que sea responsable de ellos. Suponga una pequeña finca propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades de transporte y se desea hacer una evaluación de sí es conveniente vender la volqueta y contratar el servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A este usuari usu ario o pos posibl ibleme emente nte le sea con conven venien iente te est establ ablece ecerr com como o ce centr ntro o de cos costos tos separa separado do a la volqueta. De esta forma, al final de cada periodo podrá conocer todos los gastos que se le hicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos, impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).
Los c ent r ro s d e r es ponsabi l li i d da d . Los centros de responsabilidad son áreas definidas de la empresa (como departamentos o áreas) a las cuales se les asigna un responsable directo. Éste se encarga de la jefatura del área, de hacer los planes y presupuestos, de controlar su ejecución, de llevar a cabo todas las actividades propias de un jefe respecto a su área.
C ent r ro s d e c ost os v s. C ent r ro s d e r es ponsabi l li id da d . Todos los centros de responsabilidad principales deberían ser centros de costos para efectos de eval evalua uaci ción ón,, pe pero ro no to todo doss los los cent centro ross de co cost stos os son son ne nece cesa sari riam amen ente te cent centro ross de responsabilidad directa. Por ej Por ejem empl plo, o, la lass pr prad ader eras as de una una finc finca a gana ganade dera ra o lo loss lo lote tess de maíz maíz tien tienen en en sí un responsable, que puede ser directamente el administrador técnico de la finca, pero cada parcela o lote en particular, de por sí, no es un centro de responsabilidad donde hay un responsable directo al cual se le pedirán cuentas de esa área. Sin embargo, cada parcela o lote de maíz si es un centro de costos al cual se le hará seguimiento detallado de sus costos y de sus ingresos e incluso de sus producciones y rendimientos.
C l la si f fi ic ca c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os p por su c ar á ác c t t e r f í ís i c co : C ent r d e c c ost os f f í ís i c d e pl ant a: ro s d co s d
Normal Norm alme ment nte e son son áre áreas as fí físi sica cas, s, don donde de tra traba baja jan n una o ma mass pe pers rsona onass su subo bord rdin inad adas as a un respon res ponsa sabl ble. e. Si el cent centro ro de cost costos os tien tiene e res respo pons nsab able le as asig ignad nado o es tam tambi bién én un ce cent ntro ro de responsabilidad. Ejemplo: La gerencia, los departamentos de la empresa y sus secciones, la bodega con su encargado, etc.
C ent r d e c c ost os c c onc e p pt t u ro s d ua l es: Son centros de costos que no existen físicamente en la empresa, pero que existen a nivel conceptual y se les desea hacer seguimiento a los costos e ingresos que ellos generen.
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 - 3 - 3
Ejemplos: Los proyectos y programas de la empresa (proyecto de mejoramiento de la eficiencia de los trabajadores), los gastos familiares, etc.
E st r ru uc c t t u ur r a c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os. Con el fin de hacerle seguimiento a los diferentes costos e ingresos de las partes objetivo de la empresa y además poder llegar a conocer los costos reales de producción de cada uno de los productos, es necesario dedicarle unos minutos adicionales a pensar en una buena estructura de centros de costos para la empresa. Debe entenderse que el dividir la empresa en partes cada vez mas pequeñas no hará que la información de costos sea mas precisa. La clave a la hora de dividir la empresa en partes para su seguimiento, es dividirla en sus centros de costos o actividades mas relevantes. Cada centro de costos debe abarcar un grupo de procesos o procedimientos relacionados y afines entre sí, que son destinados a una determinada necesidad de trabajo en la empresa. En su conjunto deben conformar una unidad física o conceptual claramente definida y entendible. La falta de claridad en la definición de los centros de costos hará fracasar toda una operación empresa empr esaria riall que pre preten tenda da tom tomar ar decisi decisione oness bas basada adass en la inf inform ormaci ación ón proveni provenient ente e de los centros de costos. Hay muchas razones para obtener una buena estructuración de la empresa en centros de costos. Determinar el v verdadero erdadero costo de producción de cada uni unidad dad producida. Conoce ocerr los costo costoss real reales es de cie ciertas rtas áreas de la empres empresa a (lo (lotes tes,, bodegas bodegas,, área social, social, Con
4
planta de procesamiento, cultivos, etc.). Para organizar la empres empresa a en sub-unidades mas pequeñas y fáciles de organizar y evaluar. Para identifi identificar car lotes agrícol agrícolas, as, activid actividades, ades, líneas de producció producción n o centr centros os de costo costoss que estén dando pérdidas o ganancias. Para encontrar el punto de equilibrio económico. Para comparar diferentes opciones (respecto a otro periodo, respecto a otro lote, respecto a la región, respecto a otra finca). Para evaluar en algunos casos si producir internamente o comprar afuera. Para entender el negocio y sus diferentes co componentes. mponentes. Para tomar mejores decisiones. Pa Para ra plane planear ar con con base base en infor informac mació ión n prec precis isa a (c (cos osto tos, s, ren rendi dimi mien ento tos, s, es esta tadí díst stic icas as,, producciones). Para compararse con los competidores y ser más competitivo. Para determinar las acti actividades vidades a las que se les debe reducir los costos costos.. Para determinar las acti actividades vidades que no generan valor agregado y se pueden eliminar. Para determinar si inv inversiones ersiones en tecnología pueden reducir los costos de las actividades. Para conocer las fortalezas y debilidades de cada actividad. Para estable establecer cer incent incentivos ivos y sistem sistemas as de control sobre grupos de trabajo y responsables responsables de área. Par Para a con conoce ocerr el nivel de des desemp empeño eño de cie cierta rtass áreas áreas respecto respecto a lo presupue presupuestad stado o y lo ejecutado. Para mejorar la eficienci eficiencia a a través de políticas de mo motivación tivación y polí políticas ticas de incentivos incentivos.. Para producir indicadores que evalúen las metas y objetivos propuestos. Etc.
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
M et od ol og í ía s d e c á ál lc c u ul l o d e c ost os. Hay varias formas para determinar los costos de producción. Costos por absorción, costos por secciones homogéneas, costos directos, costeo variable, y la metodología de los costos abc (Activity Based Costing). AgroWin no está desarrollado para adecuarse a una única metodología. Con las muy diversas alternativa alterna tivass que se pueden selecci seleccionar onar en AgroWin AgroWin,, es posib posible le montar práctic prácticamente amente cualquie cualquier r metodol met odologí ogía a de cos costos tos.. Una adecua adecuació ción n de la met metodo odolog logía ía de los costos costos ‘abc’ puede puede ser utilizada en AgroWin (abc con minúscula es la metodología de costos aplicada a las PYME ’s). Se reco recomi mien enda da la lect lectur ura a de es esta ta me meto todo dolo logí gía a de calc calcul ular ar lo loss cost costos os,, au aunq nque ue no es indispensable para los efectos de entender cómo se estructuran y calculan los costos en el sistema. En términ términos os generales, las difere diferentes ntes metodolo metodologías gías de costo costoss total totales es se encar encargan gan de imputarle metódicamente todos los costos indirectos de producción de una empresa a los productos o a los centros de costos de producción que los hacen necesarios y luego distribuye todos los costos de producción de cada cultivo, entre el número de unidades producidas. El objetivo principal de todas las metodologías es calcular los verdaderos costos de producir cada unidad de producto o de prestar un servicio. Costo total de producción = Se calcula como el costo directo de producción (Mano de obra e insumos) + costos indirectos + Otros.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os p por su et a pa d e d esar r ro l l lo . La etapa de un centro de costos es fundamental en los procesos de costeo y contabilización. Es muy diferente el tratamiento contable de un centro de costos en etapa de desarrollo a uno en etapa de explotación. 1. Centro Centross de cost costos os en eta etapa pa de desarr desarrollo ollo o inv inversión ersión.. 2. Centro Centross de cos costos tos en e etapa tapa de ex explotac plotación. ión.
1. C ent r ro s d e c ost os en et a pa d e d esar r ro l l lo o i nv er si ón. Se ti tien ene e un cent centro ro de cost costos os en et etap apa a de de desa sarr rrol ollo lo cuan cuando do se es está tá co cons nstr truy uyen endo do,, desarrollando o montando algún proyecto, maquinaria, cultivo, edificación o algo, que en un futuro se piense utilizar o explotar o simplemente beneficiarse de su servicio. Ejemplos de centros de costos en etapa de desarrollo: Periodo o de siembra y desa desarrollo rrollo de un cult cultivo ivo de caca cacao o o de café. Period construcción cción de lla a bodega de fertilizantes de la finca. Periodo de constru Montaje de la planta de procesamiento de fruta.
beneficiadero ficiadero de ca café. fé. Construcción del bene Los cent centro ross de cost costos os en desa desarr rrol ollo lo,, son son los los que ac acum umul ulan an lo loss co cost stos os sa sacr crifific icad ados os par para a desarrollar algo.
Capítulo 4: Los centros de costos.
4- 5
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 5
La c c onst r d e u u na f f á ru uc c c c i ió n d áb r i ic ca ( ( sí mi l l p pr el i im i nar p par a eent end er e el m mane j o een eel c u ul l t t i iv v o ). Etapa de construcción o desarrollo de la fábrica. Haciendo un símil con la construcción de una fábrica, se dice que el empresario no se está gastando su dinero en la construcción de la fábrica, sino que está invirtiendo en la construcción de la fábrica. Es claro que cuando se compromet comprometen en fondos en cualqui cualquier er proyecto que busque una retribució retribución n futura, se trata de una inversión. Para el ejemplo, los costos de la construcción, en términos de costos y contablemente, no se deberán considerar en un estado de resultados, debido a que la fábrica aun no se puede evaluar evalu ar si está dando pérdidas o ganancias ganancias,, por la simple razón de que apenas se encuentra encuentra en construcción. Es así como todos los gastos y costos imputables a la construcción se deberán acumular en un centro de costos de desarrollo o de inversión, que hace parte del activo de la empresa (cuentas del balance). Ejemplos de estas cuentas en el activo serán: Construcciones en proceso (1508). Maquinaria y equipo en montaje (1512).
Activación. Una vez la construcción haya sido terminada, esta será activada contablemente, lo cual significa que pasa de una etapa de desarrollo a convertirse en un activo fijo depreciable o amortizable por el valor de todos los gastos que se hicieron durante su etapa de desarrollo. Depreciación o amortización. Los costos de desarrollo de la fábrica se deberán amortizar en los años de vida útil de la misma y de ninguna manera deberán afectar al periodo inicial en el que se hicieron, pues castigarían ese primer periodo con demasiados gastos y sub-estimaría los gastos de los otros periodos.
E l l d d e u u n c c u d esar r ro l l lo d ul l t t i iv v o per enne. De igual forma que en la construcción de la fábrica, cuando se está desarrollando un cultivo perenne, se está invirtiendo en ese desarrollo, con el fin de explotarlo cuando empiece a producir y obtener una retribución por la venta de la producción. Etapa de desarrollo del cultivo. Como se puede deducir el párrafo anterior, toda la etapa de desarrollo de un cultivo se debe entender y tratar como una inversión que no debe afectar para nada el estado de resultados). Todos los costos de desarrollo desarrollo del cultivo se deben acumula acumularr en una cuenta cuenta especi especial al del activ activo, o, desde las labores preliminares y necesarias para la siembra, como preparación del terreno, ahoyado, trazado y siembra, hasta el momento en que la plantación empiece a producir. Ejemplo de cuentas para almacenar el costo de desarrollo de cultivos: Cultivos en desarrollo (1425). Plantaciones agrícolas en desarrollo (1428)
agrícolas olas y forestales en desarrollo (1564). Plantaciones agríc
4
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
De esta forma, los costos en que se incurra en la finca para el desarrollo de nuevos cultivos, no afectarán los estados de pérdidas y ganancias (o estados de resultados) de un periodo. En el momento en el que el cultivo empiece a producir, se considera que empieza su etapa de explotación y por lo tanto deberán suceder dos cosas importantes:
Activación: Una vez que inicia el periodo de producción, el cultivo se activa. Entonces todos los costos cos tos acumu acumulad lados os de des desarro arrollo llo del cultiv cultivo o en un lot lote e se conver convertirá tirán n en un úni único co act activ ivo o amortizable. Amortización: El activo amortizable creado durante la activación del cultivo será amortizado durante toda su vida productiva, llevando a los costos de producción de cada periodo una alícuota del valor total de la activación. Si el cultivo tiene una vida útil de producción de cinco años, año s, en ento tonc nces es a los los cost costos os de cada cada año año le ca carg rgar ará á un una a quint quinta a pa part rte e de lo loss co cost stos os de desarrollo. Etapa de explotación del cultivo. Todos los costos imputados a los cultivos en etapa de explotación se denominan ‘costos de producción en proceso’. Técnicamente deben ser acumulados en una cuenta de inventarios del activo denominada ‘ Producción en proceso’. En términos sencillos el usuario deberá registrar cada valor sacrificado, indicando el concepto del gasto y el cent centro ro de cost costos os al que se le imputa. En este caso, el concepto del gasto es una de las cuentas de costos de producción y el centro de costos es el cultivo en etapa de explotación. Debe entenderse que AgroWin no pierde el concepto inicial del gasto (fertilizantes, fungicidas, salari sal arios, os,etc etc). ). Aun Aunque que los gas gastos tos se acu acumul mulen en en una cue cuenta nta de ‘pro produc ducció ción n en proces proceso o’, siempre el usuario puede tener información clasificada de los costos.
E l l d d e u u n c c u d esar r ro l l lo d ul l t t i iv v o t t r ra nsi t to r i io . Las construcciones o inversiones cuya retribución se obtenga en un término no mayor a un año, no se deben considerar inversiones, por la simple razón de que la retribución se obtendrá en el mismo año o ejercicio. Si Simp mple leme ment nte, e, desd desde e que se cr crea ean n los los cult cultiv ivos os tr tran ansi sito tori rios os,, se co cons nsid ider eran an en et etap apa a de explotación. Durante unos meses van a estar demandando costos de desarrollo y al final se va a obtener su retribución. Esto hace mucho mas simple el tratamiento de los cultivos transitorios o de ciclo corto. Finalmente, cuando se recolecta la cosecha, se termina el cultivo (se erradica).
2 . C ent r ro d e c ost os en et a pa d e e x pl ot ac i ió n. Como ya se ha explicado en la sección anterior acerca de los centros de costos en etapa de desarrollo, un centro de costos en etapa de explotación es el que ya se está explotando o del cual ya se están obteniendo beneficios o retribuciones. Este es el caso mas normal de centros de costos y se denominan centros de costos estándar. El área administrativa o el área de contabilidad o el área de servicios técnicos, las cuales se deber deb erán án crea crearr como como cent centro ross de cost costos os,, se debe deberá rán n co cons nsid ider erar ar en et etap apa a de ex expl plot otac ació ión. n. Obsérvese que todos ellos son entes en los que se está gastando o comprometiendo recursos para obtener beneficios inmediatos o dentro del mismo periodo.
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 7
Otro caso de un centro de costos en etapa de explotación es el caso de la maquinaria y equipo, que normalmente se está explotando. Normalmen Normal mente te los cen centro tross de cos costos tos est estánd ándar ar acu acumul mulan an todos todos sus gas gastos tos cla clasif sifica icados dos por cuentas de costos y de gastos en el estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados. Sin embargo, se hace un tratamiento muy diferente para los centros de costos de explotación únicamente y los centros de costos que siendo de explotación, tienen producción de productos que serán embodegables. Estos se denominan centros de costos de producción. Si se tiene en la finca una planta de procesamiento de fruta (ya creada) o un beneficiadero de café, éstos se considerarán centros de costos de producción. Note que estos están en etapa de explotación, pero a la vez producen productos embodegables.
C l la si f fi ic d e l l os c c ent r d e c c ost os d d e ee x pl ot ac i ió c a c i ió n d ro s d n: Los cen centro tross de cos costos tos en eta etapa pa de exp explot lotaci ación ón pue pueden den tener tener una clasifi clasificac cación ión adi adicio cional nal,, dependiendo de si son dedicados a la producción de algún producto o no.
Centros de costos de producción: Estando en etapa de explotación son dedicados a la producción. Tienen que producir productos embodegables para la venta o para el consumo. Centros de costos estándar : Son centros de costos en etapa de explotación que no se dedican dedi can a la pro produc ducció ción n de pro produc ductos tos.. Nor Normal malmen mente te son aje ajenos nos al pro proces ceso o produc productiv tivo o o acumuladores intermedios de costos indirectos de producción. Cent Ce ntro ross de pero cost costos os ma maqui quina nari ria a yel equ equip ipo: o: Ta Tamb mbié ién ndeso son n ce cent ntros ros de demaquinarias, co cost stos os en et etap apa ael de explotación, se de especializan en almacenamiento los costos con fin de repartir los costos entre los cultivos en los cuales ha trabajado una determinada máquina o conjunto de máquinas.
C l la si f fi ic c a c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os p n por su r el ac i ió c on el p pr oc eso p pr od u uc ct t i iv vo . En una empresa, se deberán establecer todas las áreas funcionales, además de lotes agrícolas o procesos de producción, que directa o indirectamente afecten el costo del producto final. Hay centros de costos cuyo objetivo final es el de producir, como lo es el cultivo de maíz en un lote de la finca. Sin embargo, no se puede afirmar que solo los costos que se le imputen directamente a ese lote, serán costos de producción. otrosdeberán centros ser de costos que será necesario crearlos para acumular costos queSiempre aunquehabrán finalmente llev llevado adoss po porr algún algún mé méto todo do al produ product cto o como como ta tall (al ma maíz íz), ), por por raz razon ones es prá práct ctic icas as o de metodología o por necesidades de información, es conveniente acumularlos en un recipiente separado y al final del ciclo o del periodo, hacer la transferencia al cultivo. Fina Finalm lment ente, e, es ne nece cesa sari rio o esta establ blec ecer er mé méto todo doss o cr crititeri erios os pa para ra llev llevar ar to todo doss es esos os co cost stos os ‘intermedios’ al producto, con el fin de conocer su costo total real de producción. Esas áreas funcionales se deberán crear como centros de costos, que deben ser clasificados por su relación con el proceso productivo como: Centros de c costos ostos acum acumuladores uladores de los costos de producción. Centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción o fabricación .
Otros centros de costos ajenos al proceso productivo, como administrativos, de ventas, etc.
4
8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Toda la estructuración dependerá de los criterios gerenciales, de la actividad económica, de los productos, y principalmente del criterio del usuario para determinar si una u otra función se debe llevar al costo del producto en forma directa, indirecta o no llevarla. Las secciones siguientes explicarán en detalle cada uno de estos tipos de centros de costos:
C ent r ro s d e c ost os ac u um u l la d or es d e l os c ost os d e pr od u uc cc c i i ó n. Estos centros de costos almacenan todos los costos en que incurre la empresa (mano de obra directa, materiales directos y otros costos directos) aplicados a la producción. Es de deci cir, r, se en enca carg rgar arán án de acum acumul ular ar to todo doss lo loss co cost stos os y gas gasto toss que so son n di direc recta tame ment nte e imputables a un proceso productivo o a un producto. Para que un centro de costos se clasifique en esta categoría, tiene que ser dedicado a la producción y como resultado debe producir productos embodegables. Lo anterior significa que todos los costos que se le imputen en forma directa o indirecta serán llevados finalmente a los productos del centro de costos. Estos centros de costos tienen un tratam tratamiento iento especia especial,l, ya que contableme contablemente nte y en términos términos de costos, todos los fondos que se comprometan en el desarrollo de la producción de un periodo deberán tener un tratamiento especial relacionado con los inventarios de producción que se están desarrollando. Así, los costos imputados a una plantación en etapa de producción, deberán ser llevadas directamente al capítulo de inventarios, a una cuenta denominada ‘producción en proceso’, donde se acumularán hasta que haya producción. Note que no afectan el estado de pérdidas y ganancias, pero si el balance en el capítulo de inventarios. Una vez se embodegu embodeguen en productos a un costo esti estimado mado o estándar estándar (los métodos de esti estimación mación de costos se tratarán mas adelante), estos serán llevados a la cuenta especial de inventarios de productos terminados y será disminuida en el mismo monto la cuenta de producto en proceso. Este proceso seguirá luego cuando se vendan los productos, en cuyo caso se afectará el estado de pérdidas y ganancias por el costo estimado de la producción y por el valor del ingreso de la venta. Todo este proceso se tratará mas adelante en un capítulo de manejo de los inventarios de producción. En algunos países, como Colombia, es obligatorio imputar inicialmente los costos de producción en proceso a las cuentas ‘7 Costos de producción’ del estado de pérdidas y ganancias y luego trasladarlas a las cuentas de inventarios de producción en proceso al final de cada periodo (mensual).
IMPORTANTE: El centro de costos destinado a la producción deberá producir directamente algún producto dentro del negocio y se le hará finalmente un análisis de costos de producción. Como producirá productos, obligatoriamente deberán ser embodegados y llevados al inventario. Si el centro de costos no produce productos embodegables, no podrá ser considerado un centro de costos de producción. Ejemplos generales de centros de costos de producción:
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 - 9 - 9
Plantaciones agrícolas en explotación, como maíz, plátano, banano, café, palma de aceite, sorgo, etc. Líneas de producción de una fábrica (para el caso de la manufactura). Se dice que un centro de costos es de producción cuando su objetivo es el de producir algún material para la venta (Productos), o bien para el consumo, que deberá ser embodegado en los inventarios de la empresa. Cualquier centro de costos en etapa de explotación puede clasificarse como de naturaleza de producción o de no producción.
C ent r ro s d e c ost os ac u um u l la d or es d e c ost os i nd i ir re c t to s al pr oc eso p pr od u uc ct t i iv vo ( C Ce nt r ro s d e C I IP P ) . Este es el común de los centros de costos, como los departamentos y áreas de una empresa destinadas al proceso productivo, las plantas de procesamiento, los beneficiaderos y otros centros cen tros de cos costos tos con concep ceptua tuales les com como o la maq maquin uinaria aria y equi equipo, po, los veh vehíc ículos ulos destin destinado adoss al proceso productivo, las carreteras internas, el riego,, etc. Todos son centros de costos en etapa de explotación que consumen recursos e incluso pueden generar ingresos, pero no producen productos embodegables. Todos estos centros de costos trabajan en forma indirecta para el desarrollo de los productos finales consideranocomo indirectos de producción (CIP), o de fabricación (llamados CIF en ylase manufactura costoscostos generales de manufactura). Todos los centros de costos de este tipo acumulan costos indirectos de producción en forma temporal. De esta forma se conocerá sus estados de ejecución y estados de resultados y al final del periodo se distribuirán sobre los centros de costos destinados a la producción para obtener los costos totales de producción. Cada centro de CIP puede acumular costos relacionados a un determinado tipo de producto o a varios tipos de productos o a todos los productos. Los cos costos tos ind indire irecto ctoss de pro produc ducció ción n (CI (CIP) P) com compren prenden den los gastos gastos de pers persona onal,l, ser servi vicio cioss personales, servicios públicos, servicios técnicos y demás aportes indispensables que ayuden en el des desar arro rollllo o y te term rmin inac ació ión n ad adec ecua uada da de dell pro produ duct cto o fina final,l, pero pero qu que e no so son n clara clarame ment nte e imputables a cada producto en forma directa. Estos costosmecanis CIF semos deben acumular enibución centros de llevarlos costos separados y posteriormente se necesitarán necesi tarán mecanismos idóneos de distribució distr n para en forma apropiada a los costos del producto. Ejemplos en al área agropecuaria: maquinaria aria (alquiler (alquiler,, combu combustibl stibles es y lubricantes, lubricantes, operari operario, o, mantenimie mantenimientos, ntos, Los costos de maquin etc.) Los cost costos os de la plan planta ta de pr proc oces esam amie ient nto o (c (cua uand ndo o no es tr trat atad ada a como como un CC de Los producción). Los costos de los vehículos de trabajo. Los costo costoss de germin germinado adores res y alm almáci ácigos gos (cuan (cuando do no sean sean tra tratad tados os como un proces proceso o
preliminar). Los costos de riego.
4
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Lo Loss cost costos os de carre carrete tera rass inte interna rnass de tr trab abaj ajo o o medi medios os de tr tran ansp spor orte te in inte terno rno pa para ra la
producción. Ejemplos en la manufactura: El departamento de diseño de una empresa manufacturera de zapatos. El área de servicios de la fábrica de herramientas. Los costos de bodega de materias primas de la fábrica de zapatos. Etc.
C ost os g g ener al es i i nd i ir c ad a aac t ti iv r e c t to s aa c v i id d a d . También hay costos que no caben en ninguna clasificación especial, pero que son también CIP. Estos se llevan a un centro de costos general por cada actividad o producto. Es claro que los costos directamente imputables a cada lote, se le imputarán directamente, como lo son los jornales de las labores, los insumos y otros costos claramente asignables a los lotes particulares. También habrán otros costos indirectos de producción que tendrán relación con los centros de CIP ya creados, como carreteras, maquinaria, beneficio, etc. Pero hay otros, generales a un cultivo, pero que no son claramente asignables a los otros centros cen tros CIP CIP y es dispen dispendio dioso so repart repartirl irlos os manu manualm almente ente ent entre re los lot lotes es agrícol agrícolas. as. Para est esto o entonces se crean centros de CIP acumuladores de costos generales a cada cultivo que tenga más de un lote en la finca.
Ejemplo. En una finca se tienen tres actividades agrícolas (cítricos, café y plátano). Considere que se tienen cinco lotes en café, tres en cítricos y uno en plátano.
Recomendación. Para el caso del ejemplo, la recomendación es que por cada lote se debe crear un centro de costos y además crear un centro de costos indirectos de producción para café y un centro de costos indirectos de producción para cítricos. De esta forma cada que se tenga algún gasto general a los lotes de café o de cítricos, se le puede imputar a su centro de costos indirectos de producción general. Es el caso de una asesoría parao el que nol.se le puede cargar a ningún lote en particular; entonces se le cargarátécnica a su centr centro decafé, CIP genera general. El caso del plátano es diferente, ya que por ser un único lote, los costos directos e indirectos de producción aplicables directamente al plátano se le imputarán al único lote. $
$
CIP generales a café
Café
Café
Café
$
CIP generales a cítricos
Café
Café
Cítricos
Cítrico Cítricoss
Cítrico Cítricoss
Plátano
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 - 11 - 11
C ent r ro s d e c ost os ac u um u l la d or es d e c ost os a j enos al pr oc eso p pr od u uc ct t i iv vo . Son los centros de costos que se dedican a la administración, gerencia y logística de la empresa, pero que no son parte ‘ integral’ del costo del producto terminado. Ejemplos: administración ración y finanzas. El área de administ comercialización rcialización y ventas. El área de come El área social de la finca. Los gastos familiares y de representación. Los gastos de recreación. Etc.
E j em p pl l o d d e eest r d e c c ent r d e c c ost os d d e u u na f f i in d e c c u pe er enne. ru u c c t tu u r r a c i ió n d ro s d c a d ul l t t i iv v o p Finca la Cafetalera Centros de costos ajenos al proceso productivo Area social Piscina Vehículo particular ADMINISTRACIÓN Costos Cost os indi indirec recto toss de pro produ ducc cció ión n (CIP) Beneficiadero
Se distribuye basado entre los lotes basado en la producción de cada uno.
Carre arrete tera rass inte intern rnas as
Se dist distri ribu buyye en entr tre e lo loss lot otes es ba basa sado do en el ár área ea de cada uno.
Campamentos trabajadores
de Se distribuye entre los lotes basado en el área de cada uno.
Vehí ehículos ulos de tr trab abaj ajo o.
Se dist distri ribu buyye en entr tre e lo loss lot otes es ba basa sado do en el ár área ea de cada uno.
Gast Ga stos os gener general ales es de café café
Se dist distri ribu buye ye en entr tre e los los lo lote tess bas basad ado o en en e ell área área de cada uno.
4
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Lotes agrícolas Lote 1. El barranco. Caf afé é 8 Ha
Acumula los costos dire recctos a el imputados, mas los CIP.
Lote 2. Buenos aires. Caf afé é 4 Ha
Acumula los costos dire recctos a el imputados, mas los CIP.
Lote 3. Cantarrana. Caf afé é 9 Ha
Acumula los costos dire recctos a el im imp putados, mas los CIP.
E j em p pl l o d d e eest r d e c c ent r d e c c ost os een u u na f f i in d e c c u ru u c c t tu u r r a c i ió n d ro s d c a d ul l t t i iv v o s t r ra nsi t to r i io s. Finca El Maizal Centros de costos ajenos al proceso productivo Area social ADMINISTRACIÓN Costos Cost os indi indirec recto toss de pro produ ducc cció ión n (CIP) Plant lanta a de se seccam amie ient nto o
Se dis distr triibu buyye ba bassad ado o en entr tre e lo loss lo lote tess ba bassad ado o en la producción de cada uno.
Carre arrete tera rass inte intern rnas as
Se dist distri ribu buyye en entr tre e lo loss lot otes es ba basa sado do en el ár área ea de cada uno.
Campamentos trabajadores
de Se distribuye entre los lotes basado en el área de cada uno.
Vehí ehículos ulos de tr trab abaj ajo o.
Se dist distri ribu buyye en entr tre e lo loss lot otes es ba basa sado do en el ár área ea de cada uno.
Sistema de riego
Se distribuye entre los lotes basado en el área de cada uno.
Gast Ga stos os gener general ales es de Ma Maíz íz
Se d dis istr trib ibuy uye e en entr tre e los los lote lotess de maíz maíz ba basa sado do en en el área de cada uno.
Capítulo 4: Los centros de costos.
4 - 13 - 13
Gastos Gas tos gene general rales es de Sor Sorgo go
Se d dist istribu ribuye ye ent entre re los los lotes lotes de sorgo, sorgo, basado basado en el el área de cada uno.
Maquinaria agrícola (CIP) Tractor FORD 5000
Se distribuye según trabajadas/lote.
el
número
de
horas
KUBOTA M1-1
Se d diistribuye sse egún trabajadas/lote.
el el
n nú úmero
d de e
h ho oras
Cosechadora ora John Deere 1
Se distri rib buye segú gún n trabajadas/lote.
el
núme merro
de
hor ora as
Implementos tractores
Se distribuye según trabajadas/lote.
el
número
de
horas
Lotes agrícolas Lote 1. Plan bajo Maízz primer Maí primer sem semest estre re Sorgo semestre
Acu Acumul mula a llos os cos costos tos direc directos tos a e ell impu imputad tados, os, mas los CIP.
segundo Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
Lote 2. El llanito Maízz pri Maí primer mer sem semest estre re Sorgo semestre
Acu Acumul mula a llos os cos costos tos direc directos tos a e ell impu imputad tados, os, mas los CIP.
segundo Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.
Lote 3. Plan alto. Maízz pri Maí primer mer sem semest estre re
Acu Acumul mula a llos os cos costos tos direc directos tos a e ell impu imputad tados, os, mas los CIP.
4
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
5
TRATAMI TRA MIE ENT NTO O DE LOS CO COS STOS IND IN DIRECTOS DE PRODUCCIÓ IÓN N CIP . Los centros de costos indirectos de producción (CIP) son acumuladores de costos temporales que de una u otra forma se deberán llevar al producto para el cálculo de los costos de producción por unidad. La forma forma de llev llevar ar al pro produ duct cto o los los cost costos os indi indirec recto toss de pr prod oduc ucci ción ón es por por el mé méto todo do de dist distri ribu buci ción ón.. La dist distri ribu buci ción ón de los los cost costos os se pued puede e ha hace cerr de va vari rias as for forma mass pr prin inci cipal pales es:: distribución inmediata, distribución periódica, distribución al final o no distribuir. El proceso de la distribución lo hacen unos entes especiales de AgroWin denominados los ‘Nodos distribuidores’ o ‘ Cost drivers’. Los nodo nodos s dist distrib uido dore ress cont cocostos. ntie iene nen n las las regla reglass de la di dist stri ribu buci ción ón de lo loss co cost stos os que se le less imputen, pero noribui almacenan Lo que normalmente se hace, es que los costos indirectos se acumulan en centros de costos intermedios durante todo el periodo (mes, por ejemplo) y luego se hace una transferencia de todos los costos desde el centro de costos al distribuidor, distribuidor, el cual los reparte entre los centros de costos de producción, de acuerdo a los criterios y alcances especificados. Lote 1 PLANTA DE SECADO Centros de costos CIP
Distribuidor de costos
Lote 2 Lote 3 Lote 4
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 1 - 1
N od os d i is t r ri i b u i id d o r es d e c ost os ( C Co st d r ri iv v e r ’ ’s ). C ar ac t te r í ís t i ic c a s: Di st r basad a een c c r ri i b u c ci ió n b ri i t t e r i io s. Los distribuidores de costos se encargan de distribuir con base en criterios preestablecidos a todos los costos e ingresos que se les imputen. Por su comportamiento dentro del sistema se llaman también ‘distribuidores o repartidores de costos’, puesto que se les pueden imputar gastos e ingresos y automáticamente los distribuyen entre otros centros de costos.
N o aac u c ost os. um u l la n c Nunca acumulan costos. Todo lo que se les imputa, es distribuido al instante de acuerdo con algún criterio preestablecido.
Di st r d e l l os C C I IP ri i b u c ci ió n d P . Se utiliz utilizan an especi especialment almente e para distribuir los CIP (costos indirectos de produc producción) ción) directam directamente ente entre los centros de costos de producción.
I m p pu u t ta c i io nod os d d i is t r nes aa l l os n ri i b u i id d o r es. Donde se pueda usar un centro de costos costos para imputarle algún valor, se puede usar tambié también n un distribuidor. Hay dos formas de imputarle valores a un distribuidor:
Imputación directa. Cuando se hace una imputación directamente a un nodo distribuidor desde una operación de egresos o de ingresos, el distribuidor repartirá ese valor entre los centros de costos de su alcance, pero que estén vigentes a la fecha de la imputación. Si los criterios con que esté programado el distribuidor no encuentran ningún centro de costos sobre quién distribuir, la imputación es pasada al centro de costos general. Los distribuidores únicamente distribuyen sobre centros de costos vigentes. Si un distribuidor está programado para distribuir entre los centros de costos A, B y C, y B no está vigente a la fecha de la imputación, la distribución se hace sólo sobre A y C. Imputación por traslado desde un centro de costos acumulador de CIP. Otra Otra for forma ma de im imput putar arle le valo valore ress a los los no nodos dos di dist stri ribu buid idor ores es es por por tra trasl slad ados os de va valo lore ress acum acumul ulad ados os en cent centros ros de CIP. CIP. Cu Cuan ando do se hac hace e es esta ta im impu puta taci ción ón,, el di dist stri ribu buid idor or ha hace ce la repar rep artitici ción ón en entr tre e los los cent centros ros de cost costos os que han han es esta tado do vigen vigente tess duran durante te el peri period odo o de acumulación del centro de CIP. Los traslados se hacen con la ayuda de las operaciones de cierre de mes. El periodo de acumulación de los CIP empieza desde su última repartición. Cada vez que hay una repartición de un centro de costos, así no sea del 100% de su valor acumulado, empieza un nuevo periodo de acumulación. Si en el conjunto de centro de costos del alcance del distribuidor hay algunos que tuvieron más días de vigencia que otros, la distribución se hace en forma proporcional a esos días de
5
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
vigencia vigenc ia en adi adició ción n a las prop proporc orcion iones es est establ ableci ecidas das por los cri criter terios ios de dis distri tribuc bución ión (áre (área, a, población, etc.).
Los r r eg i is t r d i is t r no d d eben per d ro s d ri i b u i id do s n de r s su o or i ig ge n. Sería una pérdida de información si al distribuir los costos de algún centro de CIP, como puede ser la planta de procesamiento de la fruta, se perdiera la información de los costos acumulados de la planta como tal. Para centro ello, sistemas como AgroWin puedensepresentar informes adelosejecución presupuestal de cada de costos, aunque sus costos hayan distribuido productos. Más adelante se explicarán con claridad estos conceptos.
T i i p d e n nod os d d i is t r d e c c ost os. os d ri i b u i id d o r es d AgroWin puede manejar diferentes tipos de distribuidores de costos, pero en este documento sólo se presentarán los distribuidores de costos básicos. En el capítulo de creación de la finca y los centros de costos se presentarán todos los detalles acerca de cada tipo de distribuidores: Nodo distribuidor de costos por peso. Nodo distribuidor de costos por criterio.
V ar i ia bl es nec esar i ia s p par a hac er l a d i is t r ri ib u c ci i ó n. Hay que se en deben tener en hacerdelaproducción distribución, es decir,tres paravariables llevar losimportantes costos acumulados los centros decuenta costos para indirectos (CIP) al producto. Periodicidad: El momento en el tiempo en que se hace la distribución. Algunos centros de
costos per costos permit miten en dis distri tribuc bucion iones es inm inmedi ediata atas, s, ot otros ros exi exigen gen dis distri tribuc bucion iones es mens mensual uales, es, o distribucio distr ibuciones nes semest semestrales rales o anuales. La periodicid periodicidad ad se puede establec establecer er directame directamente nte en los centros de costos CIP, marcando los cierres de mes en los que se deberá hacer la distribución. Alcance: Es el conjunto de centros de costos sobre los que se hará la distribución. Por
ejemplo, el centro de costos que acumula todos los costos de beneficio de café se distribuirá entre todos los lotes que tengan café en producción durante el periodo de acumulación. Criterio de distribución: Se refiere al cómo se repartirán los costos entre los centros de
costos. El criterio se basa en la repartición forma de establecer las proporciones paraáreas repartir costos. Por ejemplo, se puede hacer en proporciones iguales a las de los cultivos en producción o en proporciones al número de árboles de cada cultivo, o en proporción a las horas de uso de un tractor, etc.
P er i io d i ic ci i d da d d e l a d i is t r ri ib u c ci i ó n. Las distribuciones se pueden hacer en diferentes momentos en el tiempo, lo cual depende de las características del cultivo y de las posibilidades de cómputo de que se disponga.
Distribución inmediata: Esto significa que cada que se tenga un costo distribuible a cultivos o centros de costos, éste se distribuirá al instante de la imputación. Este es el más avanzado y el más adecuado para muchos casos. Sin embargo no se recomienda hacerlo manualmente por los costos de calcular y registrar las distribuciones. Solo sistemas avanzados como AgroWin permiten automatizar estas distribuciones (ver más adelante ‘nodos distribuidores’).
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 3 - 3
La distribución inmediata no requiere que se cree un centro de CIP especial, puesto que no se acumularán esos costos en un recipiente separado, sino que en la medida en que sucedan, éstos serán imputados directamente al nodo distribuidor, quien se encargará de distribuirlos apropiadamente.
Costos
Distribución inmediata
Distribuidor
Lote 1
Lote 2
Lote 4
Lote 3
Distribución periódica: los gastos y costos en la medida en que suceden, se van acumulando en el centro de costos acumulador de CIP y al final de un período definido se hace la distribución. Períodos de tiempo: semanal, mensual, semestral y máximo anual. Costos de todo el Costos período
Distribución
Traslado del acumulador al distribuidor al final del período.
Periódica
Distribuidor
Centro de costos acumulador de CIP L..1.
L..2.
L..3.
L..4.
El centro de cost costos os acum acumulador ulador CIP es de acumulaci acumulación ón temporal. temporal. Mientras los costos estén allí acumulados se pueden obtener informes contables, como los informes estado de resultados. Al final del periodo, mediante una operación de cierre de mes, se traslada toda la información del Centro CIP a un nodo distribuidor. El nodo distribuidor se encargará de recorrer cuenta por cuenta y distribuirla apropiadamente entre todos los centros de costos de su alcance bajo los criterios especificados.
La ee j ec u uc c i i ó n pr esu pu est al Una vez hecha la distribución, los informes contables del centro de costos CIP presentarán el estado de resultados en cero. Sin embargo, AgroWin dispone de un reporte muy importante y extracontable, que se denomina el reporte de ejecución presupuestal. Este refleja todas las
5
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
imputaciones directa imputaciones directass a los diferentes centro centross de costos, independie independienteme ntemente nte de que se hayan repartido o transferido sus valores. Cada centro de costos al recibir las imputaciones sabrá qué hacer y a cuáles cuentas llevarlas. Los valores acumulados en un centro de CIP no pueden pasar de un año a otro, ya que esos valores acumulados se almacenan en cuentas del estado de resultados, el cual es cancelado anualmente y convertido en utilidad o pérdida.
D i st r ri i b u c ci io nes p pr r o p po or c ci io nal es aa l l a v v i ig g e nc i ia d d e l l os c c ent r ro s d d e c c ost os Si los centros de costos sobre los cuales se van a distribuir los costos acumulados en un centro de CIP han estado vigentes durante una parte del periodo de acumulación de costos, el sistema además podrá considerar el número de días de vigencia de cada centro de costos y los usa como peso de distribución adicional al de los criterios establecidos en el distribuidor (esto se determina en la definición de cada nodo distribuidor). Considérese el siguiente ejemplo, donde se hace una distribución al final del periodo. En este caso, la distribución se hará sobre los lotes 1, 2 y 3. Note que el lote 1 terminó su vigencia en la mitad del periodo. Si los tres lotes tienen la misma área, y el criterio de distribución está basado en el área de los cultivos, entonces en la distribución de los valores acumulados, al lote 1 le corresponder corresp ondería ía la mitad de lo que le corres corresponde ponde al lote 2 y por consiguie consiguiente nte al lote 3 Distribución Acumulador de CIP Lote 1 Lote 2 Lote 3
Línea de tiempo
Distribución al final del ciclo: En este caso, los costos se acumularán en un centro de CIP que acum acumul ular ará á to todo doss los los cost costos os indi indirec recto toss du dura rant nte e to todo do el cicl ciclo. o. Al fin final al,, es esos os co cost stos os acumulados se distribuirán o prorratearán. Este es el caso de cultivos transitorios de duración corta, que no atraviesan en producción el fin de año. No distribuir: Otra posibilidad es la de nunca distribuir los CIP y hacer cálculos y estimativos con herramientas externas al sistema de costos (por ejemplo hojas electrónicas). Este es un caso no recome recomendado ndado,, puest puesto o que aunque en un momento determinad determinado o genera resultados, resultados, los costos de cada vez hacer un análisis, con criterios variables es dispendioso, costoso y poco comparables.
Al c ca nc e d e l a d i is t r ri ib u c ci i ó n. Las distribuciones se deben hacer sobre ciertos centros de costos de la finca. Cada centro de CIP debe tener clari claridad dad en su definición para cuáles centros de producción producción él es neces necesario. ario. Por ejemplo, la planta de procesamiento de fruta se utiliza para procesar los cítricos y por tanto su costo será imputado por distribución a únicamente los lotes de producción de cítricos. Para nada debe afectar los costos de plátano o de café (en una finca que tiene las tres actividades agrícolas).
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 5 - 5
El alcance se puede establecer de muy diversas formas, e incluso formas compuestas, como pueden ser:
Por actividad agrícola: Se establece que la distribución de un determinado centro de costos se debe hacer entre los lotes que tengan algún tipo de cultivo. Ejemplo: distribuir los costos de ‘asesoría en manejo del cultivo de café ’ entre todos los lotes de café. Por etapa de desarrollo: Se establece que la distribución se debe hacer entre los cultivos que se encuentren en etapa de producción o de desarrollo. Debe aclararse que aunque la mayoría de los costos a distribuir son deDistribuir producción, muchos otros costos que también costos de desarrollo. Ejemplo: los hay costos del beneficiadero de café entreafectarán los loteslos de café en producción.
Por clasificaciones: Se establece que la distribución se hará entre los lotes o cultivos que tengan ciertos atributos o clasificadores. Ejemplo: Distribuir los costos acumulados de la bodega 1 entre los lotes con el clasi clasificado ficador r ‘ juan juan’ y los costos acumulados en la bodega 2 entre los lotes con el clasificador ‘ ‘ pedro’. Por designación: Se establece que la distribución se hará entre los centros de costos o lotes o cultivos que establezca discrecionalmente el usuario. Ejemplo: Los costos de la asesoría de control de broca sólo se distribuirán entre los lotes L101, L105 y L109.
C r ri it t e r i io d e l a d i is t r ri ib u c ci i ó n. Habiéndose Habién dose definido el momento el cual se debe distribuci distribución ónes y el conjuntoestablecer de lotes o centros de costos sobre los cualesendeben recaer los hacer costosladistribuidos, necesario el criterio o método para calcular la distribución.
Por partes iguales: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotes estipulados, por partes iguales. Ejemplo: Los gastos generales se podrían distribuir por partes iguales. Ver nodo distribuidor por criterio. Por área de los lotes: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por el área de cada lote o centro de costos (basado en el núme número ro de he hect ctár área eas, s, me metr tros os cuad cuadra rado dos, s, cu cuad adra ras, s, et etcc.) .).. Ejem Ejempl plo: o: lo loss cost costos os correspondientes a los costos indirectos al cultivo se pueden distribuir en forma proporcional al área de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por población: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los cultivos estipulados, por proporciones determinadas por la población de cada cultivo o centro de costos (número de árboles, plántulas, matas, etc.). Ejemplo: los costos de riego de una finca de producción de guanábana (árboles), se pueden distribuir basados en el número de árboles de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por la producción: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la producción recolectada de cada lote o centro de costos (número de kilos o unidades recolectadas en cada lote). Ejemplo: Los costos de la planta de procesamiento de cítricos se pueden distribuir entre los lotes de producción, de acuerdo a la producción de cada lote. Los mismo para los costos del beneficiadero de la producción. Ver nodo distribuidor por criterio. Por mano de obra: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de jornales aplicados a cada lote o cent centro ro de cost costos os (n (núm úmer ero o de jorna jornale less u ho hora ras) s).. Ejem Ejempl plo: o: Los Los co cost stos os de su supe perv rvis isió ión n de trabaja trab ajador dores es se pue pueden den distri distribui buirr ent entre re los lot lotes es de producc producción ión de acu acuerd erdo o al número número de
5
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
jornales aplicados a cada lote. Se presupone que los supervisores se dedican a administrar y vigilar la mano de obra. Ver nodo distribuidor por criterio.
Por uso de activos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de horas uso de los activos en cada lote o centro de costos (activos como maquinaria, tractores, guadañas, etc.). Ejemplo: Los costos de la maquinaria y equipo deben ser distribuidos de acuerdo al número de horas que esos equipos trabajaron en cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Los costos acumulados en ela centro de CIPde secostos. distribuirán Por pesos preestablecidos: los centros de costos estipulados por pesos asignados cada centro Ver entre nodo distribuidor por peso.
M et od ol og í ía d e c á ál l c cu u l lo d e l os c ost os. Como se ha expli explicado, cado, los costos totales de produc producción ción son la suma de los costos directo directoss más los costos indirectos de producción o de fabricación. Costos de producción = Costos directos + Costos indirectos. Así, para que pueda obtenerse los costos por cada área de la empresa y para obtener los costos de producción de cada producto, es necesario seguir con una metodología que se recomienda a continuación:
1. E st r ru uc c t tu u r ra c i ió n y c l la si f fi i c ca c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os. La empresa se estructura en centros de costos, los cuales se clasifican por su relación con el proceso productivo, como se explicó en la sección anterior. Determinación de los centros de costos de producción (como los cultivos sembrados en los lotes agrícolas). Determinación de los centros de CIP (como las plantas procesadoras, el beneficiadero, las carreteras, el sistema de riego, la maquinaria y equipo, etc.). Determinación de los centros de costos ajenos al proceso productivo (como la administración, el área social, recreación, gastos familiares, etc.).
2 . E st abl ec i im i ent o d e l os c r ri it t e r i io s d e d i is t r ri i b u c ci i ó n d e c ost os i nd i ir r e c t to s d e p pr pr od u uc cc c i i ó n. Una vez se tienen los centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción, se debe establecer los criterios para distribuirlos entre los centros de costos de producción. Estos criterios se deben definir separadamente para cada centro CIP, ya que cada uno debe tener un tratamiento especial de acuerdo al tipo de costos que esté almacenando. La definición de criterios incluye las siguientes variables: Periodicidad: En qué momento se hará la distri distribuci bución. ón. Al final de cada mes, al final del año,
al final del ciclo. Alcance: Se debe establecer sobre cuáles centros de costos de producción se distribuirán.
Ejemplo: sobre todos los cultivos de maíz de los lotes.
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 7 - 7
Criter Criterio io de distr distribuci ibución ón: Se de debe be esta establ blec ecer er el cr crititer erio io ba bajo jo el cual cual se calc calcul ular ará á la
distribuc distri bución ión de los cos costos tos acu acumul mulado adoss en el cen centro tro CIP CIP.. Eje Ejempl mplo: o: dis distri tribui buirr los cos costos tos acumulados entre los lotes de maíz, basado en el área de producción de cada lote. La periodicidad de la distribución, puede ser relacionada con los periodos contables, con el ciclo de costos del producto, con la finalización de un proceso de producción o bien, se puede hacer una distribución inmediata. Es respon responsabil sabilidad idad del usuari usuario o establ establecer ecer las vari variables ables de distri distribució bución n en forma apropiada apropiada para cada distribuidor, de tal forma al trasladarle los costos de los centros de CIP, se obtengan los costos de producción lo masque cercanos a la realidad.
3. P r ro g r ra mac i ió n d e l os c ent r ro s C I IP P p par a q u ue d i is t r ri i b u y ya n su s v al or es ac u um u l la d os en f or ma au t to má t ti ic ca . Una vez creados los centros de costos CIP y los distribuidores de costos, se debe proceder a conectar los Centros CIP con sus correspondientes distribuidores. En cada centro CIP, se debe activar la casilla de “ Activar la distribución automática”, como se muestra en la siguiente imagen.
Activar distribuciones automáticas.
El acti activa varr la dist distri ribu buci ción ón au auto tomá mátitica ca,, signi signififica ca que se de debe berán rán su sumi mini nist stra rarr va vari rios os dato datoss adicionales adicio nales al centro CIP, que le indicarán en qué momento momento se deben hacer las distribuc distribuciones iones y a cuál será el nodo distribuidor que se encargará de hacer las distribuciones. Periodicidad de la distribución: Las distribuciones automáticas se harán durante el proceso de cierre de fin de mes, cuando éste (la operación de cierre de mes) tenga marcada la casilla de “traslados entre centros de costos y distribuciones automáticas ”. Marque los meses en que desea que se haga la distribución.
5
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Nodo destino del distribuidor: Especifique el nodo distribuidor al que se le imputarán los datos acumulados del centro de CIP. Cuenta destino: destino: Selec Seleccione cione una cuent cuenta a de costos de produc producción, ción, donde se cargar cargarán án los costo costoss distribuidos en cada centro de costos de producción. Generalmente son las cuentas de costos indirectos de producción. Si no se especifica una cuenta, los valores serán trasladados a los centros de costos de producción en las mismas cuentas originales que se le imputaron al centro de CIP.
4. C i ic c l lo d e p pr od u uc cc c i ió n y v ent as. El ciclo básico de producción empieza con la imputación de costos y termina con la venta de productos. Este proceso se puede repetir mes a mes durante todo el periodo o ciclo completo de producción. Un ciclocon de produc producción ción en un cultivo transito transitorio rio es único. Empiez Empieza a con los traba trabajos jos de siembra siembra y termina la cosecha y ventas posteriores. Un ciclo de producción en cultivos perennes es un poco mas complejo. Inicia con los trabajos de la siem siembra bra nu nuev eva, a, tien tiene e un una a et etap apa a de de desa sarr rrol ollo lo o inver inversi sión ón y lu luego ego empi empiez eza a un una a et etap apa a productiva hasta un punto en que debe ser zoqueado o erradicado definitivamente. Ciclo único: único: Si el cultivo es erradic erradicado ado definiti definitivame vamente nte en el ciclo de siemb siembra ra nueva, se dice que es un cultivo de un solo ciclo de producción (ejemplo de los forestales). Múltiples ciclos de producción: Si el cultivo es zoqueado (o cortado) para que vuelva a crecer o para que empiece una nueva etapa de desarrollo y luego producción, entonces se dice que es un nuevo ciclo de producción. Hay cultivos, como el café que son de múltiples ciclos de producción. producc ión. Al final, cuando la producc producción ión decae lo suficiente, el cultivo es erradi erradicado cado o cortad cortado o definitivamente.
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 9 - 9
Cada ciclo de producción puede durar muchos años, por ejemplo el café alcanza a producir durante 5 años antes de terminar cada ciclo de producción. Durante los periodos de producción, la rutina es de imputar gastos, embodegar productos y registrar ventas. A continuación se explica un poco este proceso.
1. I I m pu t ta c i ió d e g g ast os aa l l os c c ent r C I IP n d ro s C P . Diariamente se deberán imputar los gastos y costos correspondientes a cada centro CIP. El centro CIP acumulará esos valores en las cuentas de costos o de gastos hasta el final del mes.
2 . D Di st r pr r oc eso a au t to d e c c i ie r r d e m mes ) ).. ri ib u c ci i ó n aau t to má t ti ic ca ( ( p má t ti i c co d re d
Una vez se han acumulado los gastos durante todo el mes, al ordenarse que se procese la operación de cierre de mes, el sistema tomará todos los acumulados de gastos y costos del centro CIP y los transferirá al distribuidor de costos, quien se encargará de repartirlos entre todos los centros de producción. Habiéndose hecho este proceso, el Centro CIP se quedará con todas las cuentas de gastos y/o de costos en cero. Para visualizar visualizar el valo valorr de las imputaci imputaciones ones hechas a un determinad determinado o centro de costos, costos, se debe consultar consul tar el inform informe e de ejecu ejecución ción presupues presupuestal, tal, quien presenta todas las cifras consolidadas de las imputaciones hechas directamente al centro de CIP (independientemente de que se hayan cancelado por contabilidad).
3. A Ac c t ti iv d e c c u pr r oc eso aau t to d e c c i ie r r d e m mes ) ).. v a c i ió n d ue nt as ( ( p má t ti ic c o d re d El proceso de cierre de mes, además traslada todos los costos de la cuenta de costos de producción de cada cultivo en cuentas de producto en proceso del activo.
4. E E mbod eg ami ent os d d e pr od u uc c t to s. Una vez los cultiv cultivos os vay vayan an pro produc ducien iendo do sus cos cosech echas, as, est estas as se deb deberá erán n emb embode odegar. gar. El embodegamiento se hace por la operación especializada de embodegamientos, con el fin de que el sistema cargue la producción a inventarios. Al cargarse la producción a inventarios por un costo estimado definido en el embodegamiento, las cuentas de producto en proceso se disminuyen en esa misma cantidad.
5 . V V ent a d d e p pr r od u uc c t to s. Una vez se encuentren en bodega los productos producidos por los cultivos, estos se pueden vender. En este caso, se disminuyen los inventarios en la cantidad vendida por su costo de producción y se debitan las cuentas de costo de ventas (la cual representa el costo de las unidades vendidas únicamente). El valor del ingreso se carga a la cuenta correspondiente de ingresos contra la cuenta de clientes.
5 . C i ic c l lo d e c ost os. A los centros de costos de producción se les determina la periodicidad de cálculo de los costos de producción. Esta periodicidad se denomina el ciclo de costos. En el caso agropecuario hay varios casos destacables:
Cultivos transitorios: A los cultivos transitorios se les calculan los costos de producción al final de su ciclo de producción. En este caso el ciclo de costos es igual que el ciclo de producción.
5
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Por su carácter de transitorios y de ciclo corto no alcanzan a tener valor de inversión a amortizar en varios periodos. Los cult cultiv ivos os pere perenn nnes es tien tienen en un cicl ciclo o de pr prod oduc ucci ción ón de du dura raci ción ón Cultivos peren Cultivos perennes nes: Los normalmente largo, donde se hace una inversión inicial en su desarrollo, la cual será amortizada en los años de vida productiva del cultivo. En este caso se evalúan los costos en cada periodo de producción, que normalmente es de un año. Estos periodos de evaluación se denominan “Ciclos de costos”. Siembra nueva
Activación cultivo
Cierre ciclo costos 1 Primer ciclo de costos
Etapa de desarrollo
Cierre ciclo costos 2
Segundo ciclo de costos
Erradicación Erradicació n o zoca cultivo Tercer ciclo de costos
Etapa de Producción CICLO COMPLETO DE PRODUCCIÓN DEL CULTIVO
6 . C i ie r r re d e c i ic c l l o d e c ost os. El cierre del ciclo de costos es de vital importancia y se debe ejecutar antes de proceder a hacer el cálculo de los costos de producción. Los cierres de ciclos de costos son completamente diferentes a los cierres de mes y a los cierres de año. El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos los costos cos tos imput imputados ados al cul cultiv tivo o dur durante ante todo el cic ciclo lo (nor (normal malmen mente te durant durante e un año) año) y cal calcul cula a además la producción de todo el ciclo. Con esto valores calcula el costo de producir cada unidad y hace un comprobante de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayan hecho, los costos de los productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y los costos de los productos trasladados. Para hacer el cierre del ciclo de costos, se debe considerar que: producción ión en proceso. Si las cuen cuentas tas de producto en proc proceso eso tuviera tuvieran n algún valor, No hay producc el cierre de ciclo de costos hará los ajustes necesarios para llevarlos a los productos ya producidos.. La producción se ha recolectado por completo. Los costos ser serán án la sumatori sumatoria a de todos los valores imput imputados ados al cultiv cultivo o desde el inicio del
ciclo, (o desde el anterior cierre de ciclo). No es nec necesa esario rio que la produ producci cción ón haya sido vendi vendida, da, incl incluso uso,, puede puede estar aún en la
bodega de productos. mes. El cierre de ciclo de costos se debe hacer después del cierre de mes.
7 . C á ál l c cu u l l o d el c ost o p por u ni d da d d e p pr od u uc cc c i ió n. Habiéndose establecido el momento en el cual se le calcularán los costos de producción a los cultivos, se debe proseguir con el cálculo que se describe a continuación.
Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP).
5 - 11 - 11
Debe tenerse en cuenta que los cálculos se harán únicamente sobre los centros de costos de producción. Durante el proceso productivo, los centros de costos de producción (los cultivos de cada lote) han ido acumulando los costos de mano de obra e insumos directamente imputados a ellos y también tambié n han recibido y acumul acumulado ado los costos indirec indirectos tos de producción producción que periód periódicamen icamente te (por lo regular cada mes) les han ido irrigando (distribuyendo o prorrateando) los centros de CIP. Antes de calcular los costos de producción, ya sea al final de un año (para un cultivo perenne) o al final delhayan ciclo (para un cultivo aún no se distribuido en el transitorio) periodo. se debe asegurar de distribuir los costos CIP que Finalmente se obtienen los costos totales de producción de cada centro de costos destinado a la producción. Como se ha explicado antes, los costos totales son igual a costos directos más los costos indirectos imputados por los otros centros CIP durante el periodo o el ciclo. El centro de costos de producción, es decir el cultivo, también ha acumulado durante el periodo la producción en cantidades. Por lo tanto, el cálculo de los costos de producción por unidad se limita a dividir los costos acumulados entre las unidades producidas en el periodo. Costos acumulados periodo o Costo de producción por unidad = ------------------------------------------------------Producción acumulada periodo o De igual forma se pueden obtener los costos por unidad de área o por unidad de población. Costo por ha = Total costos / Área del cultivo. Costo por árbol = Total costos / Número de árboles del cultivo.
5
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
6
LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR PO R AGR GRO OWI WIN. N. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. Habiéndose estudiado y entendido con toda claridad la teoría de costos y de centros de costos, se debe proceder a entender las herramientas y facilidades que ofrece AgroWin para el montaje de la finca y toda su estructura. AgroWin ofrece muchos tipos de centros de costos y elementos especializados que ayudarán a armar la estructura de centros de costos apropiada para la finca. En general se destacan los centros de costos de tipo cultivo, lo loss cual cuales es son son mu muyy po popu pula lare ress e indi indisp spen ensa sabl bles es pa para ra el manejo de los costos y la producción. Sin embargo, estos son especializados y es necesario contar con con otro otross ti tipo poss de centr entros os de cos osto toss que que ay ayud udar arán án a estructurar la información y acumularla en forma ordenada y sistemática. En general se desta destacan can los centr centros os acumuladore acumuladoress de costos costos están estándar. dar. Sin embarg embargo, o, se define definen n otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje y los centros de costos de maquinaria y equipo en explotación. AgroWin es un sistema especializado en centros de costos y por tanto puede manejar centros de costos especializados. Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 1 - 1
crecientes y cada uno de ellos se especializará en un determinado tipo de información (un cultivo, una vaca, un ternero, una máquina especializada, etc.). En este capítulo se presentarán en forma resumida los siguientes temas: Tipos de nodos y centros de costos que maneja AgroWin. Los sistemas de codifica codificación ción de centros de costos su sugeridos. geridos.
centros tros de costos de una finca. Ejemplo de la estructuración de los cen
T i i p os d e nod os y c ent r ro s d e c ost os. La estructura y organización de la finca se representa en AgroWin por medio de una estructura de árbol de nodos. Cada elemento del árbol, en forma genérica se denomina ‘nodo’. Y el conjunto estructurado de nodos y sus hijos y los hijos de éstos se denomina el árbol de nodos. En el árbol de nodos se representa el área de trabajo, las fincas que contenga, los centros de costos de cada finca, los lotes de cada finca, los cultivos de cada lote, etc. Cada elemento del árbol, en forma genérica se denomina ‘nodo’. La representación de la estructura de una finca podría lucir como sigue: Cada elemento del àrbol se denomina “Nodo ”.
Área de trabajo
Finca la Alegría
Área social de la finca.
Centros de costos.
Administración.
Gastos familia
Planta de beneficio Centros de costos indirectos de producción(CIP).
Riego Maquinaria y equipo.
Cultivo de café Lote 1 Cultivo de plátano Lotes agrícolas
Lote 2
Cultivo de maíz.
6
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
T i i p os d e nod os: Hay muchos tipos de nodos en el árbol de nodos de AgroWin. Para esta sección se visualizarán visualizarán los que son básicos para armar la estructura de la finca:
Tipo Tipo de nodo nodo..
De Desc scri ripc pció ión. n.
Finca inca..
Es el nodo nodo que que agr grup upa a to toda da la es esttru rucctu tura ra de la fi finc nca. a. Sus Sus hi hijo joss má máss importantes son el nodo de ‘Centros de costos’ y el nodo de ‘Lotes agrícolas’. La finca como tal no es un centro de costos, pero la agregación de la información de todos sus hijos producen la información completa de la finca.
Categorías de Centros de costos.
Es el nodo que agrupa conjuntos de centros de costos de la finca. Las categorías son nodos estructurales, cuya única función es agrupar en primera instancia a los centros de costos. No es imputable. Se pued pueden en cre crear ar tan tantas tas catego categorí rías as de cen centro tross de cos costos tos como se desee. Por ejemplo: Categoría de centros de costos. Categoría de centros de costos indirectos de producción (CIP). Categoría de maquinaria de producción (CIP). Categoría de distribuidores de costos.
Centro de costos estándar.
Es un nodo nodo espe especi cial aliz izad ado o para para ac acum umul ulac ació ión n de co cost stos os.. Pu Pued eden en crearse cuantos nodos de este tipo sean necesarios. Estos nodos son de explotación y no de producción. Estoss son Esto son los los centr entros os de cos osto toss bá bási sico coss y son son di dire rect ctam amen ente te imputables desde las operaciones.
Centrosdede costos producción
Es un no nodo do espe especi cial aliz izad ado os direct enectamen ac acum umul ular ar ycost cotie stos os de dest inad ados os la producc prod ucción ión. . Son imp imputa utable bles dir amente te tienen nen unstin manejo man ejo amuy especial de los costo de producción, acordes a las normas universales de la contabilidad de costos. Los centros de costos de producción siempre deben producir productos embodegables.
Centro de costos en desarrollo.
Son centros de costos que se inician en etapa de desarrollo y que luego pasarán a etapa de explotación o bien, simplemente finalizarán cuando sean terminados. Es Esto toss son son cent centro ross de cost costos os más más es espe peci cial aliz izad ados os y ta tamb mbié ién n so son n directamente imputables.
Centros de costos de maquinaria y
Son centros de costos especiales para acumular todos los costos de la maquinaria y equipo. Por ejemplo de un tractor, de una combinada o bien, de un vehículo de trabajo.
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 3 - 3
equi equipo po..
Se le impu imputa tará rán n los los ga gast stos os de tr trac acto tori rist sta, a, de re repu pues esto tos, s, comb combus usti tibl bles es,, lubricantes, mantenimientos, etc. Por lo regular, se registran también las horas de uso de la maquinaria en las diferentes actividades. Puede Pued e ser ser pr prog ogra rama mado do pa para ra qu que e di dist stri ribu buya ya to todo doss sus sus cost costos os automáticamente al final de mes, entre los lotes y cultivos en donde trabajó.
Categoría de Lotes agrícolas.
Es el que agrupa todos los lotes agrícolas. No es centro de costos, ni es imputable. Se pueden crear tantas categorías de lotes agrícolas como se desee. Por ejemplo: Lotes agrícolas de la finca 1. Lotes agrícolas de la finca 2. Lotes de cítricos.
Lote Lot ea agrí grícol cola. a.
Est Este e no nodo do e ess de por sí un a agrup grupado adorr de los cul cultiv tivos os d de e un lote. lote. E Ell no nodo do lote como tal no es acumulador de costos. Además de ser un elemento estructural, el lote es directamente imputable y actúa como agrupador.
Cultivo agrícola perenne.
Es un nodo especializado para la acumulación de costos de un cultivo perenne. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrícolas. Los cultivos son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los Los cult cultiv ivos os pere perenn nnes es tien tienen en un una a vida vida de uno o va vari rios os cicl ciclos os de desarrollo. Empiezan con el ciclo de siembra nueva, están en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. La etapa de desarrollo es considerada etapa de inversión, pues el valor de toda la etapa de desarrollo se diferirá entre todos los años de vida productiva del cultivo. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradic erra dicados ados def defini initiv tivame amente nte y otr otros os (co (como mo el ca café) fé) son zoq zoquea ueados dos (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo.
Cultivo agrícola transitorio.
Es un nodo especializado para la acumulación de costos de un cultivo transitorio o de ciclo corto. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrícolas. Los cultivos transitorios son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los cultivos transitorios tienen una vida de ciclo corto, inferior un año. Sin embargo, en general, son cultivos que se siembran y se erradican con la cosecha, sin pasar por una etapa previa de inversión (etapa de
6
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
desarrollo de un cultivo perenne que se amortiza en mas de una cosecha). Empiezan con el ciclo de siembra nueva, están en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradic erra dicados ados def defini initiv tivame amente nte y otr otros os (co (como mo el ca café) fé) son zoq zoquea ueados dos (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo. Di Dist stri ribu buid idor. or.
Es un n nod odo o e esp spec ecia ializ lizado ado al que se le pue puede den n impu imputa tarr vval alore oress y se encarga de distribuirlos de acuerdo a criterios preestablecidos. No es centro de costos pero es directamente imputable desde las operaciones.
Agrupador.
Los nodos agrupadores permiten conformar grupos de otros tipos de nodos, como centros de costos, centros de costos en desarrollo o distribuidores. No son centros de costos, pero son directamente imputables.
C ar ac t te r í ís t i ic c a s q u ue p pu ed en t ener l os t i i p os d e nod os: Imputables:
Son nodos a los que se les puede imputar gastos, costos e ingresos.
Acu cum muladores costos:
de Son nodos que acumulan todos los costos, gastos e ingresos que se les imputen. Es decir, son ‘centros de costos’.
Distribuidores:
Codificables:
Son nodos a los que se les puede imputa imputarr ga gastos stos,, costos e ingresos, ingresos, pero que no acumulan esos valores, si no que los distribuyen entre otros centros de costos (según criterios preestablecidos).
Son nodos a los que dentro del progra programa ma el usuario usuario se puede referir a ellos por un código asignado desde su creación.
La siguiente tabla presenta las características inherentes a cada tipo de nodo.
Tipo de nodo
¿Es imputable?
¿Distribuye ¿Es acumulador los valores de costos? que se le imputen?
¿Es Codificable?
¿Es centro de costos?
Empresa.
No
No
No
Si
No
Categorías
No
No
No
No
No
Centros de costos.
No
No
No
No
No
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 5 - 5
Centro de costos estándar.
Si
Si
No
Si
Si
Centro de costos de desarrollo.
Si
Si
No
Si
Si
Lotes agrícolas
No
No
No
No
No
Lote agrícola.
Si
No
Si
Si
No
Cultivo agrícola. Si
Si
No
Si
Si
Distribuidor de costos.
Si
No
Si
Si
No
Agrupador
Si
No
Si
Si
No
N od os i m pu t ta bl es. Como se ha explicado, el árbol de nodos que representa la estructura de la empresa, está compuesto por nodos de diferentes tipos. Para el entendimiento del usuario merecen especial importancia todos los nodos imputables. El que sean imputables, significa que en cualquier operación de AgroWin, donde se imputen valores a las cuentas de gastos o de ingresos y que sea necesario especificar el centro de costos al cual se afectará, el sistema siempre aceptará cualquiera de los nodos clasificados como imputables. En resumen, donde se requiera en el programa un centro de costos, el usuario puede colocar un nodo imputable. Los nodos imputables siempre saben qué hacer con los valores que se les imputen. A continuación se relacionan los nodos imputables más comunes que hacen parte de AgroWin. Los nodos imputables, según las clasificaciones antes presentadas son los siguientes: Centro de costos estándar. Centro de costos en desarrollo o de inversión. Nodo de tipo lote agrícola.
tipo po ‘ cultivo agrícola perenne’. Centro de costos de ti tipo po ‘ cultivo agrícola transitorio’. Centro de costos de ti Nodo distribuidor de costos por peso (cost driv driver). er).
driver). er). Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driv Nodo de tipo agrupador.
Una descripción detallada de todos los tipos de nodos se hará en el capítulo de creación de los centros de costos, lotes y cultivos.
6
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C od i if fi i c ca c i ió n d e c ent r ro s d e c ost os. La codificación de los centros de costos debe hacerse sistemática y consistentemente. Se deben establecer ciertas reglas para llegar a una codificación consistente y apropiada a los requerimientos de la finca. Los códi códigos gos de cent centro ross de cost costos os y de no nodo doss di dist stri ribui buido dores res en ge gene neral ral de deben ben te tene nerr la lass siguientes características: Máximo de 10 caracteres para el Centro de costos. Máximo de 10 caracteres para el sub-centro de costos. El centro de costos se separa del sub-centro de costos por ‘‘ :’ dos puntos. Los códigos pueden usar dígitos alfabéticos y numéricos y el caracter de guión bajo ‘ _ _ ’. Los cent centros ros de cost costos os pe perm rman anent entes es,, ta tale less como como depa depart rtam amen ento toss de la empre empresa sa o lílíne neas as permanentes de producción, se pueden enumerar con códigos simples. Ejemplo:
1
De Depa part rtam amen ento to admi admini nist stra rativ tivo. o.
1:1
Sección de personal.
1:2 1:3
Sección de contabilidad. Almacén.
2
Pl Plan anta ta de pro rodu ducc cció ión. n.
3
Área social.
O bien, usando códigos nemotécnicos:
DA
Dep Depart artame amento nto adm admini inistr strativ ativo. o.
DA:PER
Sección de personal.
DA:CNT
Sección de contabilidad.
DA:TES
Sección de tesorería.
PP
Pl Plan anta ta de pr prod oduc ucci ción ón..
AS Área rea so soci cial al.. Los centros de costos transitorios, los cuales nacen, tienen vida dentro de la finca por un tiempo y luego se terminan, se pueden codificar a través de códigos compuestos que los identifican y los distinguen de los otros. Ejemplo de cultivos transitorios: El lote de tomates 1, para siembras escalonadas se puede codificar así: los dos primeros dígitos representan el año y los dos siguientes dígitos representan la semana.
Tom1 Lote de tomat tomates es 1. Tom1:0305 Tom1:0 305
Siembr Siembra a en sema semana na 5 del 2003 de tomat tomate. e.
Tom1:0320 Tom1:0 320
Siembr Siembra a en sema semana na 20 del 2003 de tomat tomate. e.
Tom1:0330 Tom1:0 330
Siembr Siembra a en sema semana na 30 del 2003 de tomate tomate..
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 7 - 7
Para el caso de cultivos semestrales: los dos primeros dígitos representan el año de la siembra y el último representa el semestre.
L12
Lot Lotee agr agríco ícola la de maí maízz no no.. 12.
L12: L12:03 031 1
Si Siem embr bra a pri prime merr sem semes estr tre e de 20 2003 03 (´ (´03 03´´ signi signifi fica ca 20 2003 03 y ´1´ si sign gniifica fica pr prim imer er semestre).
L12:0 L12 :032 32
Si Siem embr bra a segun segundo do seme semest stre re de 20 2003 03..
G r ru u p po os d e c ent r ro s d e c ost os. Los nodos de tipo ‘agrupador ’ pueden contener muchos centros de costos “hijos”. Hay varios tipos de nodos agrupadores especializados:
Lotes agrícolas:
Agru Agrupa pa cul cultiv tivos os y cen centro tross de co costo stoss estánd estándar. ar.
Nodo agrupador :
Agru Agrupa pa muc muchos hos tipos tipos d de en nodo odoss y cen centro tross de cos costos tos..
Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un distribuidor, éste repartirá ese valor entre sus hijos, pero únicamente entre los que se encuentren vigentes a la fecha de la imputación (fecha de soporte). Considere los siguientes ejemplos de codificación de cultivos transitorios: El lote se denomi denomina na “Tomate: Cultivos de tomate”. A este lote se le van creando los cultivos que se 2, van sembrando como “hijos”, los cuales se van numerando en orden de iniciación o siembra: 1, etc. También se pueden enumerar bajo alguna codificación especial inventada por el usuario, como puede ser un código compuesto del año y la semana en que se siembran: 0412, 0418, 0426, etc. Note que el código representa el año ‘ 04’ y la semana de siembra ‘ 12’, ‘18’ y ‘ 26’. Esta segunda codificación puede ser más apropiada. Para cultivos semestrales puede ser ‘041’, codificación. ación. ‘042’, ‘051’, ‘052’, etc. En este caso se usa el año y el semestre para la codific Ejemplo: Para el caso, considere un área de la finca productora de comida, donde se siembran diversos cultivos de ciclo corto para consumo interno de la finca. Se puede codificar cada cultivo con las iniciales del nombre del cultivo y la semana de siembra: Cultivo Tom0412 con 200 matas de tomate. Cultivo Hab0425 con 600 matas de habichuela.
con on 180 matas de arveja. Cultivo Arv0438 c Fri0418 ri0418 con 200 matas de fríjol. Cultivo F Cultivo Rep0430 con 400 matas de repoll repollo. o.
Hay varias formas de estructurar esos cultivos. Una es hacer un lote por cada cultivo; otra es hacer un único lote que contenga todos esos pequeños negocios. Otra es hacer un lote por cada año. En este caso es recomendable hacer un único lote que los contenga. Note que los cultivos pueden estar en zonas separadas, pero conceptualmente en el sistema se pueden considerar como un lote. El lote se codificará como ‘Lote2004 Cultivos de pan coger ’.
6
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
I m pu t ta c i ió d e c c ost os aal c n d c u ul l t ti iv v o : Cuando están en ejecución, hay muchos valores (gastos e ingresos) que es claro que se le deben cargar a cada cultivo en particular, como por ejemplo: cultivo de tomate, con cargo al cultivo cultivo Tom0412. Egreso de almacén de fungicidas para el cultivo Egreso de semillas pa para ra el cultivo de fríjol, con ca cargo rgo al cultivo de Fri0418.
I m p pu u t ta c i ió d e c c ost os aal g po n d g r ru u p o: Otros valores, no serán tan claramente imputables a los cultivos particulares, puesto que son generales a todos los cultivos del lote. En este caso, los valores se le imputarán directamente al lote como tal. Debido a que el lote actúa como un agrupador y distribuidor, éste se encargará de repartir los valores entre sus cultivos hijos vigentes a la fecha de imputación en proporciones determinadas por el área de cada cultivo. Gastos de desyerbas del lote completo se le imputan al ‘Lote05’. Gastos de asesoría técnica a los cultivos de pan coger se le imputan al ‘Lote05’. Jornales varios gastados en mantenimiento de eras y cultivos se le imputan al ‘Lote05’. Las imputaciones cargadas al lote serán entonces repartidas o distribuidas entre los cultivos que éste contiene, que estén vigentes a la fecha de la imputación. Si la imputación se hace en la fecha F1, la imputación será cargada únicamente al cultivo de tomate. Si la imputación se hace en la fecha F2, la imputación será cargada al cultivo de tomate y al de fríjol que están vigentes en esa fecha. Si la imput imputac ació ión n se hace hace en la fec fecha ha F4 F4,, el va valo lorr se será rá di dist stri ribu buid ido o en entre tre lo loss cu cultltiv ivos os de habichuela, fríjol y repollo. Muchos otros gastos generales al lote podrán adoptar una estrategia de repartición como la de este ejemplo. Lote05 : Cultivos de pan coger Tom0412: Cultivo de tomate. Hab0425: Cultivo de habichuela Arv0438: Cultivo de arbeja arbeja.. Fri0418: Cultivo de fríjol. repollo.. Rep0430: Cultivo de repollo
F1
F2
F3
F4
F5
F6
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 9 - 9
E j em pl o y e x pl i ic c a c i ió n d e l a est r ru u c ct t u ur r a c i ió n d e l os c ost os d e u na f i in c a. La correcta estructuración de los centros de costos de la finca, de los lotes y los cultivos y de sus respectivas codificaciones es fundamental para tener éxito en el cálculo futuro de los costos de producción.
1. E st r ru uc c t tu u r ra c i ió n y c l la si f fi i c ca c i ió n d e l os c ent r ro s d e c ost os. Como se ha explicado anteriormente, se deben definir los centros de costos en que se divide la empresa y clasificarlos por su relación con el proceso productivo: Los centros acumuladores de costos de producción.
costos stos acumuladores de costos indirectos de producción (CIP). Los centros de co Loss cent centros ros de cost costos os acum acumul ulad adore oress de ot otro ross ce cent ntros ros de co cost stos os aj ajen enos os al pro proce ceso so Lo productivo.
E j em pl o: La finca ‘ La Sombra’ se ha estructurado como se presenta en el siguiente cuadro.
Centro de costos
Objetivo
Clasificación
Geren Ge renci cia a adm admin inis istr trat ativ iva. a.
Co Cono noce cerr to todo doss los los gas gasto toss imputables directamente a la gerencia y administración de la finca.
Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo.
Área social de la finca.
Conocer todos los gastos imputados en el área social, incluyendo casa principal, prados, piscina, áreas de recreo y cocina, aseo, etc..
Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo.
Servirá controlara yestos hacerle para seguimiento gastos y compararlos respecto a otras fincas y periodos. Beneficiadero.
Conocer los costos en que se incurre en todo el proceso de beneficio de la producción. Además los costos acumulados podrán ser distribuidos por criterios a los lotes de producción de la finca, como costos indirectos de producción.
Centro de costos acumulador de costos indirectos de producción (CIP). Un criterio de distribución de los costos acumulados puede ser la cantidad de producción de cada cultivo de cada lote.
6
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Co Cono noce cerr to todo doss los los cost costos os en que se incurre en mantenimiento de maquinaria y equipo, taller de mantenimiento, combustibles y lubricantes, alquileres, depreciación, etc. Todos los costos acumulados podrán ser distribuidos por criterios a los lotes de producción de la finca, como costos indirectos de producción.
Centro de costos acumulador de costos indirectos de producción (CIP).
Cultivos de producción de café.
Conocer los costos directos de producción de café en cada lote.
Cada uno es un centro de costos acumulador de costos directos de producción de tipo ‘ Cultivo agrícola’.
Cultivos de producción de plátano.
Conocer los costos directos Cada uno es un centro de de producción de plátano en costos acumulador de costos cada lote. directos de producción de tipo ‘ Cultivo agrícola’.
Carre arrete tera rass inte intern rnas as
Co Cono noce cerr to todo doss los los cos costo toss en que se incurre en mantenimiento de las carreteras internas de la finca destinadas al acceso a los lotes agrícolas. Todos los costos acumulados podrán ser distribuidos por criterios a los lotes de producción de
Maq aqui uina nari ria a y equi equipo po..
Un criterio de distribución puede ser el númerolade horas que hadel trabajado maquinaria en cada cultivo de cada lote.
Centro de costos acumulador de costos indirectos de producción (CIP). La distribución se puede hacer basada en el área de cada lote agrícola en producción o en desarrollo.
la finca, como costos indirectos de producción. Una vez diseñada la estructura de centros de costos, se ha clasificado cada uno de acuerdo con su relación con el proceso productivo. Ver columna de clasificación en la tabla anterior. Esta misma clasificación se podría representar estructuradamente de la siguiente manera: FINCA LA SOMBRA Centros de costos ajenos al proceso productivo Gastos generales Gerencia administrativa
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 11 - 11
Area social de la finca Centros de costos indirectos de producción (CIP) Beneficiadero Maquinaria y equipo Lotes agrícolas de la finca Lote 1 de café Lote 2 de café Lote 1 de plátan plátano o
2 . E st abl ec i im i ent o d e c r ri it te r i io s d e d i is t r ri ib u c ci i ó n d e l os c ost os ac u um u l la d os en l os c ent r ro s C I IP P. Para el cálculo de los costos totales de producción, es decir los costos de producción de cada unida uni dad d pro produ duci cida da (de cada cada arr arrob oba a de café café o de ca cada da kilo kilo de pl plát átan ano), o), se debe debe pr prim imero ero establecer la metodología y criterios para la obtención de los costos totales. Costos totales = Costos directos + costos indirectos de producción. Es clar claro o que los los cost costos os dire direct ctos os esta estarán rán con confo form rmad ados os por por la ma mano no de ob obra ra (jo (jorn rnal ales es)) y materiales e insumos aplicados directamente a cada cultivo de cada lote. Los costos indirectos, por el contrario permanecen acumulados en centros de CIP, de donde se pueden obtener reportes y datos útiles para control y seguimiento. Una vez terminado el periodo de acumulación para cada centro de CIP, que puede ser mensual, semestral o anual, éstos serán repartidos entre los centros de costos de producción (o sea entre los cultivos de producción) en forma razonablemente proporcional a la participación de cada cultivo en los gastos acumulados en cada centro CIP. Por ejemplo, se podrá establecer que todos los costos de beneficio de café (mano de obra, combustibles, energía eléctrica, depreciación maquinaria y edificaciones, etc.) se deben repartir únicamente entre los cultivos de café que se encuentran en fase de producción. Los cultivos de plátano no han tenido nada que ver en los costos del beneficiadero del café. El criterio para establ est ablece ecerr la pro proporc porcio ional nalida idad d de la dis distri tribuc bución ión pod podría ría ser la pro producc ducción ión de cad cada a cul cultiv tivo, o, cargándole mas costo de beneficiadero a los cultivos que mas produjeron y menos a los que menos produjeron. De igual forma, los costos de carreteras de transporte interno de la finca le han prestado el servicio a todos los cultivos, tanto los de café, como los de plátano. Las carreteras han servido en muy diversas etapas de cada cultivo, desde la siembra hasta la recolección y por tanto la distribución se hace entre todos los lotes agrícolas de la finca, sea que estén en desarrollo o en producción.
6
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Costos de benefic beneficio io
Costos de mantenimiento mantenimiento de carreteras. carreteras.
CC carreteras internas finca
CC de Beneficio
Lotes de producción de café
Lotes de producción producción de plátano
T r d e l l os c c ost os d d e m maq u y e ra t ami ent o d ui i n ar i ia y eq u ui i p o. La maquinaria y equipo de la finca, cuando es relevante (cultivos mecanizados), tiene un alto impacto en los costos de producción. Para ello, se recomienda crear un centro de costos por cada tractor o una combi co mbina nada da o cose cosech chad adora ora) ) pa para ra que acum acumul ule e du duran rante temáquina el mes mesrelevante to todo doss lo loss(unco cost stos os de operación, operaci ón, como son el operari operario, o, los combus combustible tibless y lubricantes lubricantes,, los alquileres alquileres o la depreciaci depreciación ón a que haya lugar, rodamientos, mantenimientos, repuestos, etc. Al finalizar cada periodo, todos los costos acumulados de cada maquinaria, se deberán repartir entre los cultivos en los cuale cualess trabajaron esas máquinas máquinas,, en forma proporcional proporcional a sus horas de uso. Esta misma consideración se puede hacer para cada máquina o para grupos de máquinas. Por ejemplo, crear un centro de costos que se llame “Tractores”, el cual acumulará todos los gastos de los tractores.
C á d e l l os c c ost os i i nd i ir d e pr od u ál lc c u ul l o d r e c t to s d uc c c c i ió n. Se tiene tiene ya cla claro ro que los centr centros os de cos costos tos corre correspo spondi ndient entes es al “Beneficio” y “Carreteras internas finca” y “ Maquinaria y equipo” almacenan costos indirectos de producción. Para repartir los costos indirectos de producción (CIP) entre los diferentes cultivos para los que se presta el servicio, se debe establecer la forma de distribución de los costos. Una for Una forma ma de dist distri ribu buci ción ón es un una a me meto todo dolo logí gía, a, simp simple le o co comp mple leja ja,, que es esta tabl blec ece e la lass proporciones en que los costos indirectos de producción deben ser llevados a los procesos productivos (cultivos). Cada centro de CIP puede estar basado en criterios de distribución distintos.
C r d e d d i is t r d e l l os C C I IP ri i t te r i io s d ri i b u c ci i ó n d P . Como se ha venido explicando, los centros de costos que se clasifican como acumuladores de ‘CIP’ (costos indirectos de producción) deberán ser distribuidos en algún momento y por algún criterio entre los centros de costos de producción que correspondan (es decir entre los cultivos).
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 13 - 13
Para el ejemplo, se consideran los siguientes criterios para distribuir los CIP entre los cultivos de café y de plátano:
Distribución de los costos acumulados de beneficio de café: Periodicidad: Dada la periodicidad anual del ciclo de costos del café, los costos de beneficio se pueden acumular durante todo el año y en el último cierre de mes hacer la distribución. De esta forma se tendrán informes interesantes de costos de beneficio antes de su distribución. El beneficio eseluncafé proceso que seseco. le practica la producción de café ensecereza. Al fin Alcance: del proceso se obtiene pergamino Por loa anterior la distribución debe hacer únicamente sobre los cultivos de café que se encuentran en etapa de producción.
Criterio de distribución: El beneficiadero trabajará para cada cultivo de cada lote en forma proporcional proporc ional a lo que ellos hayan producido. Los lotes que han producido más, han exigido más trabajo del beneficiadero, que los que producen poco. Por tanto el criterio para la distribución estará basado basado en el número de kilogr kilogramos amos de café cerez cereza a recolectados de cada cultivo de cada lote en el año. Distribución de los costos acumulados de carreteras de la finca: Periodicidad: Dado que los costos de mantenimiento de carreteras están al servicio tanto de los cultivos de café, como los de plátano y que la periodicidad del ciclo de costos del café y del plátano son distintas, se debe haber establecido que los costos se acumularán durante todo el mes y al final durante el cierre de mes, se hará la distribución. Alcance: Como se explicó anteriormente, las carreteras están al servicio de todos los lotes y cultivos de la finca y por tanto sus costos se deben distribuir entre los cultivos de café y los de plátano, así estén en etapa de desarrollo o en etapa de producción. Criterio de distribución: Se establece que el criterio de distribución de los costos acumulados debe estar basado en el área de cada cultivo. Los cultivos de más área absorberán más costos de mantenimiento de carreteras y los más pequeños absorberán menos costos. Distribución de los costos acumulados de maquinaria y equipo: Periodicidad: La maquinaria y equipo en la finca del ejemplo se utiliza únicamente para las labores de café, realizando ciertas prácticas sobre los árboles de café en etapa de producción. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribución puede ser anual, que es el ciclo de costos del cultivo de café. Debido a que equipos únicamente se en utilizan cultivo de café, el alcance de la Alcance: distribución será solo loslos lotes con cultivos de café etapaen deelproducción.
Criterio de distribución: En este caso, el criterio de distribución puede estar basado en el número de árboles que hayan sembrados en cada lote que haga parte del alcance. Los lotes que tengan más árboles absorberán absorberán más costos de maquinaria y equipo que los lotes de menos árboles. Distribución de los costos acumulados de maquinaria agrícola (Tractores, combinadas, etc): Periodicidad: La maquinaria agrícola se utiliza únicamente para las labores de maíz, donde se realizan ciertas prácticas, como siembra, arado, fertilización, etc. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribución puede ser mensual, o bien, semestral. Alcance: Debido a que los equipos únicamente se utilizan en el cultivo de Maíz, el alcance de la distribución será solo los lotes con cultivos de Maíz.
6
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Criterio de distribución: En este caso, el criterio de distribución puede estar basado en el número de horas que el tractor ha trabajado en cada lote.
3. C á ál l c cu u l l o d el c ost o p por u ni d da d d e p pr od u uc cc c i ió n. Los costos totales de cada cultivo en producción serán los costos directos, más los costos indirectos, que para el ejemplo serían: la proporción de los costos de beneficio del café y de maquinaria y equipo más la proporción de los costos del mantenimiento de carreteras mas los costos de la maquinaria agrícola (cuando aplique). Así, los costos de producción de café en cada lote serán:
Costoss por @ de café = Costo
(Costos directos cultivo + Proporción costos beneficio + Prop Propor orci ción ón cost costos os ma maqui quina nari ria a y equ equip ipo o + pr prop oporc orció ión n costos mantenimiento de carreteras). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Número de arrobas de café producidas.
Y los costos de producción de plátano en cada lote serán: Costos por Kg de plátano plátano =
(Costos directos plátano + Proporción costos carreteras). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Número de Kg de plátano producidos.
El ejemplo anterior es muy fácil de implementar en AgroWin, debido a que éste cuenta con un conjunto de tipos de centros de costos especiales que permite implementar con facilidad las diferentes estructuras productivas de cada finca.
Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.
6 - 15 - 15
Capítulo
7
CREACIÓN DE LA FINCA. C r re ac i ió n d e l a f i in c a en el si st ema. Una fi Una finc nca a se defi define ne como como un una a ac actitivi vida dad d ec econ onóm ómic ica a or orga gani niza zada da pa para ra la pr prod oduc ucci ción ón y comercialización de productos agrícolas y sus derivados. En AgroWin se pueden crear cientos de fincas (limitado únicamente por las capacidades del computador y la licencia de uso de que se disponga). Las fincas se pueden manejar por áreas de trabajo. Un área de trabajo puede contener una o cientos de fincas. El crear varias fincas en un área de trabajo, permite que se puedan hacer operaciones y configuracion configu raciones esen comunes a todas. El crear una fincaen porcomputadores área de trabajo, permite tener absoluta independencia cada finca, tal como si estuviesen separados. Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las fincas y los centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que AgroWin por ser un sistema basado en el tiempo, las fincas, los centros de costos, lotes y cultivos sólo existirán a partir de su fecha de creación. La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creación es la fecha de trabajo.
Siempre colocar la fecha de trabajo antes de crear la finca los diferen diferentes tes tipos deynodos.
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 1 - 1
IMPO IMPORT RTAN ANTE TE:: An Ante tess de cr crear ear em empre presa sass o cent centro ross de co cost stos os,, pong ponga a la fecha fecha de tr trab abajo ajo correctamente. Puede ser la fecha en la que se hará el cargue inicial de saldos.
P asos p par a l a c r re ac i ió n d e l a f i in c a. La creación de la finca es muy sencilla y se realiza en unos pocos pasos. Sitúese en la ventana del manejador de nodos [Menú principal > Programas > Manejador de nodos].
1 : Seleccione
área de trabajo.
2 : Clic
derecho. 3 : Clic.
Nótesse que Nóte que en el me menú nú pued pueden en apare apa rece cerr vari varias as po posi sibi bililidad dades es de crea eacción de empresas, como ‘Empresa propiamente dicha’, ‘Finca agrícola’, ‘Finca pecuaria’, ‘Empresa manufacturera’, ‘Empresa de servicios’, ‘Emp Empres resa a púb públic lica a’, etc. AgroWin está diseñado para tratar de form forma a es espe peccial ial cada cada ti tipo po de empresa. Los tipos de empresas que aparecen en el menú están limitados a la licencia de uso que se haya adquirido. Una vez seleccionada la acción de CREAR AR FIN FINCA CA’, se visu visual aliz iza a un ‘CRE mensaje informativo de gran importancia. Muy importante: El sistema confirma la fecha de creación de la finca.
Verifique!!
Clic
7
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
La finca empezará a existir existir en Agro AgroWin Win sólo a partir de la fecha de trabajo de su creación, por lo tanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la finca. Se recomienda que la fecha de creación de la finca sea la misma o anterior a la fecha del cargue de saldos iniciales. Si coloca la fecha de trabajo en una fecha anterior a la fecha en que creó la finca, ésta no estará visible. Luego se solicita el código que se le asignará a la finca. Debe ser un dato numérico entre 1 y 32767. Si se trata de la primera finca que se crea en el área de trabajo, se recomienda codificarla como la número 1, la segunda como la número 2, etc. Una vez asignado el código se visualiza el asistente para la creación de la finca, que paso a paso le irá solicitando al usuario toda la información necesaria para su creación.
P aso 11: I I nf or mac i ió d e l l a f f i in n d c a. Nombre de la fi fin nca: Máx. 40 caracte cara cteres res.. Req Requer uerido ido.. Nom Nombre bre o razón social de la finca o empresa a crear. Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Opcional. Nombre corto de la finca. Este se utilizará en algunos in info form rmes es,, dond donde e po porr su dise diseño ño,, haya un espacio muy pequeño para coloca col ocarr el nom nombre bre compl completo eto de la empresa o finca. Propietari Propi etario o o respo responsab nsable: le: Máx. 40 cara caracte cteres res.. Opci Opciona onal.l. Nom Nombre bre del propietario o administrador de la finca. Teléfono: Máx. 30 caracteres. Opcional. Número telefónico de la finca. Fax: Máx. 30 caracteres. Opcional. Número de Fax de la finca.
P aso 2 2 : C C ont i in ú a ssol i ic c i it ta nd o i i nf or mac i ió n aad i ic ci i o nal . Dirección: Máx. 50 caracteres. Opcional. Dirección de la finca. Ciudad: Máx. 20 caracteres. Opci Op cion onal al.. Ciud Ciudad ad de la sede sede de la finca. Máx.. 20 car caract acter eres. es. Opc Opcion ional. al. País: Máx País de la sede de la finca.
Código posta Código postall: Máx. 20 caracteres. Opcional. Código postal de la finca. Página Web: Máx. 60 caracteres. Opcional. Dirección de la página web de la finca. E-Mail: Máx. 60 caracteres. Opcional. Dirección de e-mail del contacto en la finca.
P aso 33: C C ar ac t te r í ís t i ic d e l l a eem pr esa - - Á c a s d Ár ea.
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 3 - 3
Se debe especificar especificar el área de la finca. Debe ser el área de toda la extensión extensión de la finca. El área es uti utiliz lizada ada pri princi ncipalm palment ente e para la prese pre sent ntac ació ión n de indi indica cado dore ress y la unid nidad de área es usada para establecer la unidad de área en que se debe especificar el área de cada uno de los lotes y cultivos. Es decir, si la finca se expresa en hectáreas, los lotes y cultivos se deben expresar en hectáreas también. Dependiendo del uso que haga del área en los indicadores, ésta puede ser el área o extensión total de la finca o el área cultivable de la finca.
Área: Valor numérico. Requerido. Representa la extensión de la finca.
P aso 44: C C ar ac t te r í ís t i ic d e l l a f f i in U bi c g eog r c a s d c a –– U ca c i ió n g rá á f fi ic c a . Opcional Opcio nalme ment nte e se pu pued ede e espe especi cififica carr la altu altura ra so sobr bre e el ni nive vell del del ma marr y la lass co coord orden enad adas as geográficas de la finca. Esta información es de interés para par a grem gremio ioss que nece necesi sita tan n localizar cada finca en sistemas geo-referenciados. A.S.N.M.: Valor numérico. Opcional. Representa la altura sobre el nivel del mar. Latitud Latit ud:: Má Máx. x. 15 carac caracte tere res. s. Opcional. Representa la latitud geográfica de la finca. Ex Expre presa sarr gra grado dos, s, mi minu nuto toss y segundos de acuerdo al siguiente formato: GGG:MM:SS:X, donde X es la latitud norte (N) o sur (S). Longitud: Opcciona Op nall. Máx. Re15 precaracteres. senta la longit gitud en coordenadas geográficas de la finca. Ex Expre presa sarr grad grados os,, mi minu nuto toss y segundos de acuerdo al siguiente formato: GGG:MM:SS:X, donde X es la longitud este (E) u oeste (W).
P aso 5 5 : I I nf or mac i ió n l l eg al . Debe especificarse el tipo de documento de la finca como persona jurídica o bien del propietario como persona natural y el número de identificación. Código. Tipo deEj. documento de identificación de la empresa. Tipo documento: Puededeseleccionar entre los tiposOpcional. de documentos. Cédula, NIT, RUT, etc.
7
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Los tipos de documentos pueden ser modificados por configuraciones avanzadas.
Número del documento: Máx. 30 caracteres. Opcional. Especificar el número del documento.
P aso 6 6 : C C l la si f fi ic c a c i ió n l l eg al . La pá pági gina na de clas clasifific icac ació ión n legal presentará una serie de atributos atribut os espec especiales iales defin definidos idos para país, servirán para par a cada de dete termi rmina narr que y clas cl asifi ifica car r una una fi finc nca. a. Es Esto toss ser serán de mucha utilidad para el cálculo auto automá máti tico co de impu impues esto toss y descue des cuento ntoss en las dif difere erente ntess operaciones donde aplique. Estos atributos funcionarán funcionarán en conjunto con los atributos de cada tercero con el que se desarrollen transacciones. Al sistema se le definen reglas que determinan cuando aplican o no los diferentes tipos de conceptos de cargos y descuentos como IVA y retención en la fuente. Ver el documento Contabilidad, capítulo de Configuraciones. Para Pa ra adic adicio iona narr o mo modi difi fica carr los los at atri ribu buto toss de co conf nfig igur urac ació ión n le lega gall ir a [Men [Menu u pr prin inci cipa pall > Mantenimiento > Configuraciones...]
P aso 7 7 : A Ac c t ti i v á r d e t t r vi id d a d es aag r rí í c c o l as á re a d ra ba j o.
1:
Clic para inclu Clic incluir ir una n uev uevaa actividad.
2: Doble Clic para
seleccionar la actividad.
3:
Indique el código que tendrá la actividad activ idad en su área de trabajo.
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 5 - 5
AgroWin permite incluir muchas actividades agrícolas, como cultivos perennes y transitorios. También permite adicionar otros tipos de actividades como ganadería y construcción. En principio se involucran actividades generales, pero se pueden adicionar al área de trabajo las actividades agrícolas que apliquen a las actividades de la finca. Por ejemplo, si la finca cultiva maíz y fríjol, se deben incluir estas actividades. Para ello, sólo se debe presionar el botón [+] y seleccionar entre las actividades que ofrece AgroWin. Si las actividades de la finca no existen en el listado, se pueden crear una vez se termine con la creación de la finca. Una vez seleccionada la actividad, se visualizará una pequeña caja de diálogo solicitando el código con que se desea referir a la actividad en el área de trabajo. Note en el ejemplo que la ‘Floricultura’ tiene internamente el código 32, pero para la empresa se desea que se incluya con código ‘ 1’ que es más fácil de memorizar y digitar.
Note que q ue las nuevas actividades involucradas lucen en color blanco, que significa que pueden ser eliminadas si se desea.
Las actividades que se definan son visibles a todas las fincas y empresas del área de trabajo. Cuando se incluye una actividad, el sistema incluirá además un conjunto amplio de labores e insumos predefinidos para la actividad. Si se desea, se puede omitir este paso y luego se pueden importar las actividades para el área de trabajo. Ver [Menú principal > Archivo > Áreas de trabajo > Mantenimiento áreas de trabajo > [Acciones] Modificar > Paso 2].
P aso 8 8 : C C ent r d e c c ost os ( ( N y c ).. ro s d No i i nc l lu u i i r r a aq u uí í l l os l l ot es y c u ul l t t i iv v o s aag r rí í c c o l as ) En este paso de la creación de la empresa, el usuario puede crea crearr lo loss cent centro ross de cost costos os inic inicia iale less con con que cont contar ará á la emp mprresa. Los lotes no se crean en este paso, únic únicam amen ente te lo loss cent centro ross de costos estándar y en desarrollo. Los centros de costos se crearán con valores por omisión y será responsabilidad del usuario revisar los atributos con los que se crea cada tipo de centro de costos, por medio del árbol de nodos. Este paso de creación de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros de costos pueden ser creados a través del árbol de nodos. Si Siem empr pre e es obli obliga gato tori rio o por por lo me meno noss cr crea earr un cent centro ro de co cost stos os de deno nomi mina nado do ‘Gastos empresariales , alcódigo cual se imputa imputarán ránpuede todos ser los modificado costos y gasto gastos generales. lo sugiere con ’el ‘1le ’. Pero esto porselgenerales usuario. . Note que el sistema
7
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
El diseño de la estructura de centros de costos es muy particular a cada finca y se debe hacer con criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensar muy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos. Por cada renglón de centro de costos se solicitan los siguientes datos:
Cód. CC Cód. CC:: Códi Código go má máx. x. 21 carac caracter teres es.. Re Requ queri erido. do. Es Espec pecififiq ique ue el có códi digo go co con n el que se identificará el centro de costos. Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del centro de costos. Tipo CC: Código numérico. Requerido. Tipo de centro de costos. Ver tipos de centros de costos más adelante en el capítulo de centros de costos. Unidad: Solo lectura: Unidad en la que se debe especificar el área de cada centro de costos. Área: Numérico. Requerido. Área que abarca el centro de costos. El área será de utilidad al momento de calcular indicadores de gestión por área o bien, para usarse como criterio de distribución de gastos. Ciertos tipos de centros de costos, pueden no tener área (por ejemplo ‘Gastos de vehículos’ o ‘Gastos familiares’), en cuyo caso el usuario debe ingeniarse para asignarles un área que sirva de proporcionalidad proporcionalidad o peso para distr distribucio ibuciones. nes. En caso de no tener clari claridad, dad, asigne ‘1’ al valor del área. Máx. 10espacio caracteres. Nombreelabreviado del centro costos a ser usado en Nombre donde corto: no informes haya para colocar nombre completo delde centro de costos.
Actividad: Código. Requerido. Código de la actividad a la que se dedica el centro de costos. Si no tiene una actividad definida, colóquese “0 - Actividad general”.
P aso 99: L Lot es aag r d e l l a f f i in rí í c co l as d c a. En este paso es necesario crear cada uno de los lotes de explot exp lotaci ación ón agro agropec pecuar uaria ia de la finca. Los Los lo lote tess corr corres espo pond nden en a las las áreas físicas de tierra de la finca destitina des nada dass a los los cult cultiv ivos os.. Lo Loss lote so prop opia e slos lo clo utes ltisvosno . son Lons pr cuiame ltiment vosnte ons proy proyec ecto toss agrí agríco collas que que se crearán más adelante. En algunas regiones se acostumbra a trabajar por lotes como áreas físicas de la finca con un nombre propio independiente independiente del culti cultivo vo que cont contenga. enga. Por ejemp ejemplo: lo: Los guamos guamos,, los naranjos, el bajo, la meseta, buenos aires, el jardín, etc. Nota: Los lotes agrícolas se pueden crear desde este asistente o bien posteriormente desde el árbol de nodos. Por cada renglón de definición de lotes se solicitan los siguientes datos: Código go má máx. x. 21 carac caracte teres res.. Requ Requeri erido. do. Es Espec pecififiqu ique e el có códi digo go co con n el que se Cód. lot Cód. lote: e: Códi identificará el lote.
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 7 - 7
Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del lote. Si el lote no tiene nombre, asigne por ejemplo las palabras ‘Lote 010’. Tipo CC: Código numérico. Requerido. Tipo de centro de costos. Debe especificarse el tipo de lote. Por defecto se coloca lote agrícola. Unidad: Sólo lectura: Unidad en la que se debe especificar el área de cada lote. Área: Numérico. Requerido. Área física del lote. No es el área cultivada. Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Nombre abreviado del lote a ser usado en informes donde no haya espacio para colocar el nombre completo. Actividad: Código. Requerido. Código de la actividad agropecuaria a la que se dedica el lote. Si no tiene una actividad definida, colóquese “0 - Actividad general”. Un lote puede tener diferentes tipos de cultivos que estarán determinados por los cultivos que se le vayan creando en el tiempo, sin embargo, se puede indicar una actividad de vacación del lote que servirá para facilitar luego la digitación de los datos (ver planillas).
P aso 110 : G G ast os eem pr esar i ia l es g g ener al es. Se debe especificar el centro de costos que será considerado el acumulador de gastos emp mprresariales gen generales. Regularmente es el inicialmente recomendado por AgroWin en el paso de creación de los centros de cos costos tos, o sea sea el ‘1 gasto gastoss empresariales empresa riales general generales es’. Not ote e que el código se pregunta porque por que igu igual al el usua usuari rio o pued puede e cambiarle el código o especificar otro centro de costos. Al centro de costos ‘Gastos generales empresariales’ se le imputarán todos aquellos gastos que no es fácil imputarlos directamente a los otros centros de costos específicos. Ejemplo: El servici serv icio o de alu alumbra mbrado. do. Pos Poster terior iormen mente te se pue pueden den establ establece ecerr cri criteri terios os de distri distribuc bución ión que permita perm itan n rep repart artir ir esos esos gas gastos tos gene general rales es ent entre re otro otross centro centross de CIP (Co (Costos stos ind indire irecto ctoss de producción) o directamente de producción. Cuando el sistema, en su procesamiento interno no pueda determinar el centro de costos al cual llevar un determinado gasto o costo, lo llevará o trasladará a este centro de costos. Por ejemplo, se establece que las depreciaciones del tractor de la finca se deben cargar al cultivo de maíz. Si en algún mes no hay cultivo de maíz vigente en el momento de la depreciación, el sistema no tendrá otra opción que cargarle esa depreciación al centro de costos general de la finca.
P aso 111: R R ót u ul l o par a r e p po or t te s. En los los camp campos os de dell rótu rótulo lo pa para ra repo report rtes es se de debe be colo coloca carr los los textos que se desea que aparezcan siempre en los reportes. Por ejemplo: El
7
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
nombre de la finca, su propietario, la dirección y teléfono, su eslogan, etc. Con los anteriores datos, los reportes siembre se imprimirán con un encabezado como el que sigue:
P aso 112 : At r ri i b u t to s aad i ic ci i o nal es. Una vez se ha definido la info informa rmaci ción ón fund fundam amen enta tall pa para ra la crea creaci ción ón de la finc finca, a, se pued pueden en incl inclui uirr den dentr tro o de su defi defini nici ción ón un conj conjun unto to adic adicio iona nall de at atri ribu buto toss opci pcionales de interé réss para el usuario y que pueden ser utilizados desde herramientas como ContaExcel.
P aso 113: F F i in al d d e l l a c c r re ac i ió n d d e l l a f f i in c a. Una vez se termine de suministrar la información necesaria para la creación de la finca y sus centros de costos y lotes iniciales, el sistema sugiere los pasos a seguir: Co Comple pletar
la estructura de centros de costos: Cada centro de costos será creado con los dato datoss bási básiccos que que se le han han sumini sum inistr strado ado.. Dep Dependi endiend endo o del tipo de centro de costos o de lo lote te,, cada cada un uno o de ello elloss tien tiene e much mu chos os otro otross at atri ribu buto toss que el sistema le ha asign gna ado por defecto. defect o. Es respo responsabil nsabilidad idad del usuario entrar a revisar nodo por
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 9 - 9
nodo desde el árbol de nodos para asegurarse de estar de acuerdo con los atributos asignados o de lo contrario colocar los apropiados. Realizar ar el cargue inicia iniciall de saldos: Luego de haber creado creado la finca y toda su estructura estructura de Realiz centros de costos y de lotes, se deben crear los cultivos de cada lote de acuerdo con su etapa de desarrollo (desarrollo o explotación) y hacer todos los comprobantes de cargue inicial para que queden registrados en el sistema todos los recursos monetarios y físicos debidamente valorizados a la fecha del cargue. Una vez creada la empresa, se visualizará en el árbol de nodos junto con todos sus centros de costos y lotes. Cada cen Cada centro tro de cos costos tos debe ser revis revisado ado par para a det determ ermina inarr que todos todos sus atrib atributo utoss est estén én correctamente suministrados.
Observe la nueva finca creada
Observe los centros Observe de costos y los lotes. Recuerde, Recue rde, cuando necesite puede crear mas lotes o centros de costos.
Recuerde entrar a cada centro de costos y lote a revisar sus atributos.
C r d e l l ot es y y c d e c c ost os aad i ic re ac i ió n d c ent r ro s d c i io nal es. El asistente para la creación de la finca es una primera oportunidad de crear una estructura inicial de la finca. Posterior a esto, para crear más lotes o centros de costos o cultivos, se debe hacer lo siguiente:
Paso 1:
Selec Seleccione cione el nodo padre del cual desea un hijo.
Paso 2:
Presione el clic derecho.
Paso 3:
Sel Selecc eccion ione e una de las opci opcione oness de crear qu que e apare aparezc zcan an dis dispon ponibl ibles. es. Est Estas as pueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga.
Paso 4:
Especi Especifique fique e ell cód código igo d del el n nuevo uevo nodo y luego suminí suminístrele strele todos los datos que el asistente solicite.
7
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
El siguiente capítulo capítulo tratará en detalle el proces proceso o de creaci creación ón de cada tipo de nodo o centros centros de costos.
C r d e c c at eg or í ía s. re ac i ió n d Inicialmente se presentan varias categorías de centros de costos, como son: Centros de costos. Costos indirectos de producción. Maquinaria y equipo. Distribuidores. Lotes agrícolas.
Cada una de estas categorías ayuda a clasificar los diferentes centros de costos, pero no son codificables. Esto significa que la categoría como tal, solo sirve para efectos de visualización del árbol de nodos. Es posible categorizar, por ejemplo los lotes de la finca u otros grupos de centros de costos. Por ej Por ejem empl plo, o, supó supóng ngas ase e qu que e con con un una a sola sola em empr pres esa a de tipo tipo finc finca a se de dese sea a mane maneja jarr la información de tres fincas. Finca la Loma, Finca el Bajo y Finca Romeral. Cuando las fincas conforman una misma empresa, bajo un mismo dueño, muchas veces es recomendable que todas lasfincas. fincas se comoes una sola. Al crear crear la única finca,categorías se le deben lotesello de las tres En traten este caso recomendable varias decrear lotes.losPara seleccione la finca y luego [Clic derecho > Configuración > Categorías de centros de costos y nodos].
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 11 - 11
Se visualiza el maestro de categorías, las cuales pueden se eliminadas o se pueden crear nuevas categorías.
A cada categoría se le define un código, el cual establece únicamente el orden dentro del árbol de nodos. La categoría base indica si se trata de una categoría de centros de costos o de lotes agrícolas, etc. El grupo, establece un grupo por defecto para todos los centros de costos o lotes que se le adicionen a esta categoría. Para el caso de las tres fincas, se pueden crear dos catego categorías rías adici adicionales onales de lotes de lotes, lotes, de tal forma que queden tres. Lotes agrícolas de la finca La loma loma.. Lotes agrícolas de la finca El bajo. Lotes agrícolas de la finca El romeral.
Una vez creados, en el árbol de nodos, lucirían como sigue:
Observe las nuevas categorías creadas.
7
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
A cada categoría se le pueden adicionar tantos centros de costos o lotes como se desee. Se recomienda establecer rangos de códigos para cada categoría. Por ejemplo: Categoría
Cód. inicial.
Cód. final
Centros de costos Costos indirectos de producción
000 100
099 199
Centros de costos de maqu quiinaria y equ quiipo
200
299
Lotes agrícolas de la finca la loma.
300
399
Lotes agrícolas de la finca el bajo.
400
499
Lotes agrícolas de la finca el romeral
500
599
Si en realidad son pocos los centros de costos, entonces se recomienda usar apenas dos dígitos. También es posible usar códigos nemotécnicos.
Capítulo 7: Creación de la empresa.
7 - 13 - 13
Capítulo
8
CREACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. Como se explicó en el capítulo 5 sobre los tipos de centros de costos manejados por AgroWin, la estructura de nodos no solo se compone de centros de costos. Para armar la estructura se necesita también de nodos de diversos tipos, cuya concepción ya se ha explicado en ese capítulo. En el presente capítulo se explicará en detalle la creación, acciones y operación de cada uno de los tipos de nodos y centros de costos.
C r re ac i ió n d e c ent r ro s d e c ost os. Los cent centros ros de cost costos os son son expli explica cado doss en det detal alle le en el capítulo capí tulo 4 de este manual. Se recomi recomienda enda encarecida encarecidamente mente la le lect ctur ura a y ente entend ndim imie ient nto o de es este te capí capítu tulo lo an ante tess de proceder a crear los centros de costos de la finca. Hay varios tipos de centros de costos, pero en general se destacan destac an los centros acumu acumuladores ladores de costos estánda estándar. r. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las cons constr truc ucci cion ones es en proc proces eso o y la ma maqui quina nari ria a y equ equip ipo o en montaje.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 1 - 1
AgroWin es un sistema especializado en el manejo y seguimiento de centros de costos y por lo tanto puede manejar un número alto de tipos de centros de costos especializados como lotes agrícolas, cultivos transitorios, cultivos perennes, maquinaria y equipo, construcciones, etc). Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez crecientes y para cada uno se cuenta con la documentación correspondiente. El alcance de este documento está limitado únicamente a los nodos y centros de costos de uso frecuente en la creación de la estructura empresarial de la finca. Cada Ca da cent centro ro de cost costos os tien tiene e un ma mane nejo jo gene genera rall a tr trav avés és de un co conj njun unto to de ac acci cion ones es estandarizadas que se explican brevemente en los párrafos siguientes:
Ac c ci i o nes c omu nes a l os nod os y c ent r ro s d e c ost os. Informes: Visualiza un sub-menú con todos los informes, reportes y gráficos que se puedan obtener del centro de costos. Creación: Se visu visualiza alizan n muchas opciones de creación de tipos de nodos que se pueden desprender de un centro de costos. Finalizar centro de costos: Acción que genera una operación de finalización de un centro de costos. Modificar: Visualiz Visualiza a el asistente especia especializado lizado de edici edición ón del centro centro de costos para que se actualice su información. Visualizar: Abre el asistente de edición pero con todos los campos en modo de solo lectura. Verificar: Verifica la información del centro de costos y la integridad de su información. Recodificar: Permite cambiarle el código a un centro de costos. El nuevo código no debe existir en el árbol de nodos, bajo ningún tipo de centro de costos. Eliminar: Elimina un centro de costos de todo el sistema. Para ser eliminado, el centro de costos no puede estar usado en ninguna operación ya procesada. Presupuesto: Permite crear o modificar el presupuesto de ejecución presupuestal de un centro de costos. Consolidar centro de costos: Permite hacer que dos centros de costos se conviertan en uno solo. El código del centro de costos origen desaparece y todo lo que estaba imputado a el, será imputado al centro de costos destino. Se afecta todo el sistema.
T i i p os bá si c co s d e c ent r ro s d e c ost os. En este documento se explicará la creación de los centros de costos básicos que maneja AgroWin, los nodos distribuidores básicos y algunas de sus acciones y operaciones mas importantes: Centros de costos estándar. Centros de c costos ostos de p producción. roducción.
maquinaria quinaria y equipo. Centros de costos de ma Lotes agrícolas.
8
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Cultivos transitorios. Cultivos perennes. Centros de costos en desarrollo o de inversión. Nodo distribuidor por peso. Nodo distribuidor por criterio. Nodo agrupador.
C ent r Es t á ro d e c ost os d e t i i p o ‘ E án d ar ’ ’. O b j et i iv vo . Acumular los costos, gastos e ingresos de un área física o virtual de la empresa que se encuentra en etapa de explotación.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los centros acumuladores de costos estándar son el tipo de centro de costos más común en todas las empresas. Se considera un centro de costos estándar a las partes de la empresa a las que se les hace seguimiento y/o que sean considerados centros CIP (Costos Indirectos de producción). Los centros de costos estándar pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia. Una característica especial de estos centros de costos estándar es que siempre son partes de la empresa que se están explotando (con excepción de los de producción). No son centros de costos estándar los centros de costos que se encuentren en etapas de desarrollo, construcción o inversión. Recuérdese que cuando se creó la finca, se suministró la información básica de todos los cent centros ros de cost costos os y lote lotess que conf confor orma man n la estr estruc uctu tura ra de la fin finca ca,, lo loss cu cual ales es debe deben n se ser r revisados y complementarlos con sumo cuidado. Ver la acción de modificar centros de costos complementarios.
E j em p pl l os: departamentos tos de llas as empresas. Los departamen La maquinaria y equipo.
sistema tema d de e riego de la finca. El sis Los vehículos.
especiales iales a las que se les quieren conoce conocerr los gastos, costos costos e ingresos, como como los Áreas espec vehículos, las máquinas en ciertos casos, etc. Entes es con concep ceptua tuales les de la empr empresa esa,, com como o el cen centro tro de cos costos tos de gas gastos tos empre empresar sarial iales, es, Ent gastos familiares, etc. Etc.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 3 - 3
Características de los centros de costos estándar: Todos los gastos, costos e ingresos que se les imputen serán llevados a las cuentas del estado de resultados. No pueden cambiar de estado (de desarrollo a explotación), como máximo se pueden finalizar. No admiten embodegamiento de productos a su cargo (puesto que no producen productos).
C r re ac i ió n d e u n C ent r ro d e C ost os E st á án d ar .
Antes de crear un CC estándar debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo centro de costos a crear sólo existirá a partir de esa fecha. Para crear un centro de costos estándar, se debe seleccionar el padre de los centros de costos, que es precisamente el nodo ‘Centr Centros os de costo costoss’. Presione clic derecho y seleccione ‘Crear un CC estándar ’. Una vez Una vez sumi sumini nist stra rado do el códi código go del nu nuev evo o cent centro ro de co cost stos os,, se pr pres esen enta ta el as asis iste tent nte e de creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del centro de costos.
Observe el padre de los Centros de costos. 2 :
Clic
1 :
Clic derecho
3 :
Digite código del nuevo CC.
Observe la fecha!!
P aso 11: I I nf or mac i ió bá si c n b ca . Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos.
8
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Máx. 10 car caract actere eres. s. Nombre corto Nombre corto:: Máx. Requerido. Requeri do. El nombre corto del centr centro o de costos. Este será de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del centro de costos. Máx. 40 carac caracte tere res. s. Responsable: Máx. Opci Opcional onal.. El res respon ponsab sable le del cen centro tro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.
Actividad: Cód Códig igo. o. Re Requ quer erid ido. o. Identificación de la actividad empr em pres esa arial rial con con la que que se de dessea asociar el centro de costos. La actividad empresarial representa el conjunto de tareas o labores que se podrán usar para expresar las actividades que se realizan sobre éste centro de costos. Si no se usa el módulo de actividades déjese siempre las actividades generales.
P aso 2 2 . C C ar ac t te r í ís t i ic d el C Ár r ea. c a s d C C C –– Á En éste paso se solicita única únicamente mente el área del centro de costos en la misma unidad que la unidad de área de la empresa. El área área es soli solici cita tada da con var ariios propósitos: Para Pa
establ ablecer criterios distribución por área.
de
Para ra pre prese sent ntar ar indi indica cado dores res por Pa área. El área es una variable de tiempo. Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordará la fecha en la que fue cambiada y regirá sólo a partir de esa fecha. Si el área de un centro de costos es por ejemplo 150 m2 desde que se creó el centro de costos en 01/01/2003 y en 01/06/2003 el área se cambia a 300 m2, el sistema recordará las fechas. Si luego se pone la fecha de 01/0 01/03/ 3/20 2003 03 se mo mosstra rará rá Área Área = 150m2. Si luego se pone la fecha de 01/0 01/08/ 8/20 2003 03 se mo mosstra rará rá Área Área = 300m2. Recue uerrde qu que e siempre qu que e se cambie cam bie una va variab riable le de tiempo, tiempo, el sistema recordará los valores en el tiempo.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 5 - 5
P aso 33. C C ar ac t te r í ís t i ic d el C U ni d c a s d C C C –– U da d es. Especifique la población o cantidad de unidades que representan el centro de costos. El número de unidades es solicitada con varios propósitos: Para establecer criterios de distribución por número número de unidades unidades.. Para presentar indicadores por unidad.
Población: Numérico. Opcional. Número de unidades que conforman el centro de costos. Unidad: Máx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la población. El número de unidades puede ser por ejemplo: número ro de em empl plea eado doss de dell de depa part rtame ament nto o o áre área a de la fin finca ca (p (par ara a el ca caso so de dell ár área ea El núme administrativa). El consumo promedio en kilovatios del departamento (Para el caso del beneficiadero). El nú núme mero ro de me metr tros os linea lineale less de carre carrete tera rass (p (par ara a el ca caso so de un ce cent ntro ro de co cost stos os de
carreteras). Etc.
El número de unidades es una variable de tiempo. Por tanto los cambios que se le hagan en el tiempo serán recordados por el sistema.
P aso 44: C C l la si f fi ic c a d or es.
La pági página na de cla clasi sifica ficadore doress per permit mite e esta establ blec ecer er clas clasifific icac acio ione ness para para los los centros ros de costos, lo cual es de mucha utilidad a la hora de generar repor rep ortes tes cons consol olid idad ados os o bien bien para para establecer criterios de distribución de costos. Gr Gru upo po:: Máx áxiimo 10 carac acttere ress. Opcional Opci onal.. Per Permit mite e def defini inirr gru grupos pos de centros de costos. Por medio de los filtros se pueden obtener informes consolidados de todos los centros de costos de un grupo determinado. Por ejemplo, se puede marcar ciertos centros de costos y lotes como ‘FABIO’ y otros como ‘MARIO’; luego se pueden obtener informes de los centros de costos marcados con ‘FABIO’ e igualmente con los centros de costos marcados como ‘MARIO ’. Clasificad Clasifi cadores ores:: Máx Máximo imo 30 car caract actere eres. s. Opc Opcion ional. al. Los cla clasi sific ficado adores res son ide identi ntifica ficador dores es adicionales de los centros de costos que serán muy importantes al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea. El principal uso de los clasificadores es para establecer criterios en las distribuciones de costos. Así se pueden establecer criterios como ‘Distribuir todos los gastos entre los centros de costos que conten contengan gan el clasi clasificado ficador r ‘FLOR’. Para esto, el sistema buscará entre todos los centros de costos de la empresa y seleccionará los que tienen la palabra ‘FLOR’ entre sus clasificadores.
8
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
M od i if fi ic ca c i ió n d e u n C ent r ro d e C ost os E st á án d ar . Para modificar un centro de costos estándar se deben seguir los pasos que se describen en el siguiente gráfico: Haciendo doble clic sobre un nodo se llama la acción de modificar (o la acción por defecto), sólo si no tiene hijos
La aac c ci ió n por d d ef ec t to .
1 : Seleccione el
centro de costos a modificar.
La acción por defe feccto se not ota a en el menú emergente porque siempre está con negrilla.
2 :
Clic derecho
En es este te ca caso so al ha hace cer r doble sobre el doble clic sobre centro de costos, se llama la acción modificar .
E l l aasi st ent e. 3 :
Clic.
Al llamar la acción de modificar se visualizará un asistente similar al de cr crea eaci ción ón de un cent centro ro de cos osto toss es está tánd ndar ar pa para ra que se modi modififique que la información necesaria.
O per ac i ió n d e F i in al i iz za c i ió n d e u n c ent r ro d e c ost os est á án d ar . Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar en una fecha determinada.
E j em p pl l os: La finca ha deci decidido dido dem demoler oler el beneficiadero Se terminará con el centro de costos de riego.
P r ro c eso: La finalización de un centro de costos estándar lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de sí es o no de producción producción:: Si el centro de costos no es de producción: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos es de producción: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y se traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de “Producto en proceso” a una cuenta de gastos de “ pérdidas por baja” definida en la operación. Ver también: Operación de finalización de un centro de costos.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 7 - 7
C ent r Pr ro ro d e c ost os d e t i i p o ‘ P d u uc cc c i ió n’ . O b j et i iv vo . Acumular los costos, gastos e ingresos de un área física o virtual de la empresa que se encue enc uent ntra ra de dedi dica cada da a la prod produc ucci ción ón.. Es Esto to signi signific fica a que pr prod oduc uce e al algún gún tipo tipo de pr prod oduc ucto to embodegable.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los centros de producción son comunes en las empresas de manufactura y de producción en general.. Los culti general cultivos vos de los lotes también son centr centros os de costos de producció producción, n, pero con mayor especialización, por lo que se han creado centros de costos especializados para el manejo de cultivos transitorios y de cultivos perennes. Los centros de costos de producción pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia.
Ejemplos: La planta de proces procesamiento amiento de frutas.
línea nea de producción de zapatos tenis. La lí Una orden de trabajo que se embodegará finalmente. Una plantación a agrícola grícola destinada a la producción de productos e embodegables. mbodegables.
leche.. Un hato lechero que produce diariamente leche
Características del centro de costos de producción: No pueden cambiar de estado (de desarrollo a producción), como máximo se pueden finalizar. Que siempre son partes de la empresa que están destinadas a la producción. Todos sus gastos y costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, serán inve invent ntar aria iabl bles es.. Es deci decir, r, los los gast gastos os impu imputa tado doss a un centr centro o de co cost stos os de produ producc cció ión n so son n automáticamente transferidos por AgroWin a la cuenta de inventarios-productos en proceso ‘ ’). (únicamente las cuentas de gastos y costos que tengan en ‘Si’ la opción de AutoActivar El centro de costos de producción debe producir elementos, ya sea productos terminados o piezas intermedias que serán embodegadas por medio de la operación de inventarios. Todos los gastos y costos serán acumulados acumulados en la cuenta de ‘inventarios-productos en proceso’ hasta que se produzcan los embodegamientos. Una vez producido el embodegamiento, su costo será trasladado de la cuenta de productos en proceso a la cuenta de inventarios. Para mayor información ver el módulo de inventarios. Los centros de costos de producción normalmente acumulan costos directos y costos indirectos. Los indirectos se acumulan inicialmente en centros de costos (CIP) y en los cierres de mes se reparten entre los centros de costos de producción con base en criterios preestablecidos. Los info informe rmess de res result ultado adoss diferi diferirán rán muc mucho ho de la ejec ejecuci ución ón presup presupues uestal tal.. Básica Básicamen mente te el estado de resultados presentará únicamente las cuentas de costos de ventas y las cuentas de ingresos.
8
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Normalmente en la finca los centros de costos dedicados a la producción son los cultivos, los cuales son centros de costos especializados que se estudiarán mas adelante. Hay sin embargo una amplia posibilidad de centros de costos que pueden ser de producción, como una planta de procesamiento de fruta, o bien, considerar el beneficiadero como una planta de producción. Los centros de costos de producción consum con sumen en rec recurs ursos os (ma (mano no de obr obra, a, insumos y otros) y producen prod produc ucto toss em embo bode dega gabl bles es para para la venta o bien para el consumo en otros proyectos de la finca. Centro Cent ross acum acumul ulad ador ores es de cost costos os inte interme rmedi dios os al proc proces eso o prod produc uctitivo vo,, que no producen elementos para ser embo em bode dega gado dos, s, no son son cent centro ross de costos de producción. La ejecución presupuestal presentará la información de todos los gastos, costos e ingresos impu imputa tado doss dire direct ctam amen ente te al cent centro ro de cost costos os,, y que te tenga ngan n marc marcad ada a la opció opción n de “ Afecta ejecución presupuestal”. Ver [Plan de cuentas > cuenta > Atributo AutoActivar ‘AutoActivar ’]). Al marcar un centro de costos como de ‘Producción’ se solicitará que se especifique la cuenta dond donde e será serán n in invventa entari riad ados os to todo doss los los gast gastos os y cost costos os impu imputa tado doss al cent centro ro de co cost stos os.. Normalmente es la cuenta de ‘Inventarios – Productos en proceso.’ Debe tenerse en cuenta que los gastos se le deberán imputar siempre a las cuentas de gastos o de costos y el sistema en forma automática los transferirá a la cuenta de ‘Inventarios productos en proceso’ que se especifique en esta casilla.
C ent r ro d e c ost os d e t i i p o ‘ Desar r ro l l lo o d e i nv er si ón’ ( Di ná mi c co ). O b j et i iv vo . Acumular todos los gastos, costos e ingresos imputados a un ente de la empresa que puede cambiarr de estados en el tiempo. Inicia en etapa de desarr cambia desarrollo ollo y se convierte posteri posteriormen ormente te en un activo fijo depreciable (o amortizable). Tiene la posibilidad de que pueda seguir después de la activación como un centro de costos en etapa de explotación.
C ar ac t te r í ís t i ic c a s g ener al es. Son un tipo especial de centro de costos dinámico, es decir, puede cambiar de estado de desarrollo a estado de explotación y pueden ser reiniciados y finalizados. Si son reiniciados, inician un nuevo ciclo y quedan nuevamente en etapa de desarrollo.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 9 - 9
Pueden ser finalizados definitivamente en cualquiera de las etapas. Cuando se crean, quedan inicialmente en etapa de desarrollo (de ahí su nombre) pero se puede cambiar de estados en el tiempo. Los centros de costo costoss en etapa de desarrollo pueden tener fecha inici inicial al y final de vigenc vigencia. ia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia.
E j em p pl l os: construc rucció ción n de una bode bodega ga de ins insumo umoss y mat materi eriale aless de la fin finca. ca. Una vez termine termine su La const etapa de desarrollo, la bodega se convertirá en un activo depreciable y además podrá seguir siendo un centro acumulador de costos de embodegamiento. construcció rucción n del sistema de riego de la finca: Una vez termine termine su desarrollo desarrollo,, El montaje y const toda la inversión en el sistema de riego acumulada durante la etapa de desarrollo será convertida conve rtida en un activ activo o deprec depreciable iable.. Además el siste sistema ma de riego en funci funcionamie onamiento nto seguirá como un centro de costos en explotación, acumulando todos los gastos que se le imputen para su correcto funcionamiento. El montaje de una maqui maquinaria naria nuev nueva a en la planta de proces procesamient amiento: o: Todos los cos costos tos de
montaje se acumularán y cuando se termine la instalación el valor acumulado se convertirá en un ma mayo yorr valo valorr de la plan planta ta de pr proc oces esam amie ient nto. o. El cent centro ro de cos osto toss ‘Mo Montaj ntaje e de maquinaria’ finalizará su vigencia al momento de la activación. Proyectos de investigación y desarrollo en curso.
C ar ac t te r í ís t i ic c a s en et a pa d e d esar r ro l l lo : E t ta pa d d e d d esar r o i i nv er si ón. ro l l lo o Siempre inicia en etapa de desarrollo y no en etapa de explotación. Todas las imputaciones que se le haga a un centro de costos deben cargarse a las cuentas de egresos e ingresos directamente. Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que se incurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo – (construcciones en curso o maquinaria y equipo en montaje). Desde el pun Desde punto to de vista vista de eje ejecuc cución ión pre presup supues uestal tal,, el sis sistem tema a siempr siempre e pue puede de presen presentar tar informes de los costos, gastos e ingresos discriminados por las cuentas de egresos e ingresos originalmente imputadas.
E v d e aac t ti iv ve nt o d v a c i ió n. Cuando se termina la etapa de desarrollo puede cambiar de etapa de explotación y por lo tanto cambia cam biarr todo el tra tratam tamien iento to intern interno o de las imp imputa utacio ciones nes con contab tables les (op (opera eració ción n denomi denominad nada a Activación del centro d ‘ Activación de e costos ’). Los cent centro ross de cost costos os en et etap apa a de de desa sarro rrollllo o o in inve vers rsió ión n pued pueden en ca camb mbia iars rse e a et etap apa a de explotación mediante una operación de activación. Durante la activación se definen las nuevas características que debe tener el centro de costos durante su etapa de explotación. Todos los recursos sacrificados durante la etapa de desarrollo serán convertidos en un activo fijo depreciable cuando el centro de costos sea activado. El activo creado se depreciará en todos los periodos que se especifique durante el evento de activación. Al activarse el centro de costos pueden darse tres alternativas:
8
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Qu Que e el cent centro ro de cost costos os fifina nalilice ce de defifini nititiva vame ment nte. e. Por Por ej ejem empl plo o la co cons nstr truc ucci ción ón de una una
máquina, que al terminarse no seguirá siendo un centro de costos y seguimiento, sino un activo depreciable. activarse, arse, siga siend siendo o un centro centro de de costos de explotació explotación. n. Es Que el centro de costos al activ decir que se explotará y como tal se le hará seguimiento a todos sus costos de explotación. Norma No rmalm lmen ente te el acti activo vo cr crea eado do se de depre preci cia a co con n ca carg rgo o al mi mism smo o ce cent ntro ro de co cost stos os en explotación. Por ejemplo al activar el sistema de riego de la finca, éste continuará existiendo como centro de costos en explotación, pero no produce productos embodegables. El activo creado con todos los costos de desarrollo se depreciará sobre el mismo centro de costos de riego. Que el centr centro o de cost costos os al activarse siga siendo cent centro ro de costo costoss de expl explotació otación, n, y además
dedicado a la producción. Como centro de costos de producción deberá producir productos embodegables. Normalmente el activo creado durante el evento de activación se deprecia con cargo al mismo centro de costos. Por ejemplo al activar la planta de procesamiento de fruta. La planta como tal pasará a ser un activo mas de la empresa que se depreciará en los años de vida útil. Además, la planta de proces procesamient amiento o seguirá siendo un centro de costos de producción, ya que producirá productos embodegables. Finalización.
Et Etap apa a de de desa sarr rrol ollo lo
Et Etap apa a de ex expl plot otac ació ión n pero pero no dest destin inad ado o a la prod produc ucci ción ón..
Etapa de explotación destinado a la producción.
C ar ac t te r í ís t i ic c a s en et a pa d e e x pl ot ac i ió n o p pr od u uc c c ci i ó n: Una vez activado el centro de costos y no habiéndose finalizado durante la activación, el centro de costos quedará en etapa de explotación.
E t ta p pa a d d e ee x p pl l ot ac i ió pe er o n no d d e p pr r od u n p uc c c c i ió n. Si durante el evento de activación del centro de costos no se marca la casilla ‘de produc producción ción’, éste quedará en etapa de explotación pero no destinado a la producción. Todos los gastos, costos e ingresos que se le imputen al centro de costos en explotación (pero no de producción) si afectarán directamente el estado de resultados (Ingresos y egresos). El estado de resultados será muy similar a la ejecución presupuestal, con la diferencia de que la ejecución presupuestal no involucra cuentas tales como ajustes por inflación, depreciaciones y amortizaciones (solo las cuentas marcadas con ‘afecta ejecución presupuestal’). Es decir, el centro de costos se empezará a comportar como un centro de costos estándar en explotación.
E t ta p pa a d d e ee x p pl l ot ac i ió y d pr r od u n y d e p uc cc c i ió n. Si es marcado como ‘de producción’ durante el evento de activación, todos los costos y gastos serán llevados a la cuenta de “Inventarios – productos en proceso” hasta que se registren los embodegamientos. Es decir, se comportará como un centro de costos de producción.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 11 - 11
C aso d d e ee j em pl o: La construcción de una bodega es una construcción en curso. Cuando se termina la construcción, se aplica la operación de activación del centro de costos la cual hace lo siguiente: costoss imputados (direct (directa a o indire indirectamen ctamente) te) se convertirán convertirán en un activo activo Todos los gastos y costo depreciable. Durante e la activ activación, ación, se especi especifica fica que el centr centro o de costos, costos, como tal, finalizará su vigenci vigencia a Durant con la activación. Es decir, el centro de costos que venía en desarrollo terminará su vigencia. útil. El activo creado (la bodega como propiedad) se depreciará durante toda su vida útil.
C r re ac i ió n d e u n C ent r ro d e C ost os en Desar r ro l l lo . Antes de crear un CC en desarrollo debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo CC a crear sólo existirá a partir de esa fecha. Para crear un centro de costos en desarrollo, se debe seleccionar el padre de los centros de costos, que es precisamente el nodo ‘Centros de costos’. Presione clic derecho y seleccione ‘Crear CC en desarrollo’.
Observe el padre de los Centros de costos.
2 :
Clic
1 :
Clic derecho
3 :
Digite código del nuevo CC.
Observee la fecha!! Observ
Una vez Una vez sumi sumini nist stra rado do el códi código go del nu nuev evo o cent centro ro de co cost stos os,, se pr pres esen enta ta el as asis iste tent nte e de creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la creación del centro de costos en desarrollo.
P aso 11: I I nf or mac i ió bá si c n b ca . Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos. Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del centro de costos. Este será de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del centro de costos.
8
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Máx. 40 car caract actere eres. s. Responsable: Máx. Opcional Opci onal.. El res respon ponsab sable le del cen centro tro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.
Actividad: Códi Código go.. Re Requ quer erid ido. o. Identificación de la actividad em empr pres esa ael rial rialcentro con con de la costos. que que seSi dese de asociar nosea sea usa el módulo de actividades déjese siempre las actividades generales.
P aso 2 2 . C C ar ac t te r í ís t i ic d el c a s d c ent r d e c c ost os “ C ro d CC C” – Ár ea. ” En éste paso se solicita únicamente el área del centro de costos en la misma unidad que la unidad de área de la empresa. El área área es soli solici cita tada da con con var ario ioss propósitos: Para es esta tabl blec ecer er cr crititer erio ioss de Para distribución por área. Para a pres present entar ar ind indica icador dores es por Par área (Ej. Costos de const construcci rucción ón por m2). El área es una variable de tiempo. Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordará la fecha en la que fue camb cambiada iada y regirá sólo a parti partirr de esa fecha. Note que el área de los centros de costos, lotes y cultivos se debe expresar en la misma unidad de área que se haya establecido para la finca.
P aso 33. C C ar ac t te r í ís t i ic c a s d d el C C C C –– U U ni d da d es. Especifique la población o cantidad de unidades que representan el centro de costos. El número de unidades es solicitado con varios propósitos: Para ra esta establ blec ecer er cr crititer erio ioss de Pa di dist stri ribu buci ción ón por por núme número ro de unidades. Para presentar indicadores por
unidad.
Población: Nu Numé méri rico co.. Opc Opcio iona nal.l. Número de unidades que conforman el centro de costos. Unidad: Máx. 10 caracteres.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 13 - 13
Opcional. Unidad de la población. El número de unidades puede ser por ejemplo: El número de empleados del departamento departamento.. El consumo promedio en kilovatios del departamento. Etc.
El número de unidades es una variable de tiempo.
P aso 44: C C i ic d el c d e c l lo s d c ent r ro d c ost os. Normalmente los centro ross de costos cos tos en des desarr arroll ollo o úni únicam cament ente e ti tien enen en un cicl ciclo o de vida vida y quiz quizá á hasta solo su etapa de desarrollo. Es deci decirr fi fina nallizan izan su vigen igenccia cuando termina su etapa de desarr des arrol ollo lo,, o bien bien,, te term rmin inan an su vigen vigenci cia a al fina finaliliza zarr su et etap apa a de explotación. Los
centros
de
costos
en
desarrollo pueden atecumplir vari varios os cicl ciclos os de vida villegar da.. Es Este es el caso caso espec especia iall de lo loss cu cultltiv ivos os pe peren rennes nes (Pa (Para ra el mane manejo jo apropiado de cultivos se usa un tipo especializado de centros de costos para cultivos que se tratará mas adelante). Normalmente se inicia un centro de costos en el primer ciclo, pero en algunas ocasiones puede iniciarse en un ciclo diferente al primero, en cuyo caso se debe especificar.
El cuadro de ciclos del centro de costos presenta las fechas en que inició y finalizó cada etapa del ciclo cumplido del centro de costos.
P aso 5 5 : C C u d e d d esar r ue nt a d ro l l lo . Como se ha explicado en el capí capítu tulo lo de cent centro ross de cost costos os,, todos los gastos, costos e ingresos que se le imputen a un cent centro ro de cost costos os en desa desarr rrol ollo lo,, serán será n tra trasla sladad dados os y acu acumul mulado adoss automát auto mática icamen mente te a la cue cuenta nta de Prop opie ieda dad d pl plan anta ta y equi equipo po – ‘Pr Construcciones en proceso’. El monto acumulado, conjuntamente con sus ajustes por inflaci infl ación ón (cu (cuand ando o apl apliqu ique), e), ser serán án util utiliz izad ados os post poster erio iorme rment nte e pa para ra determinar el valor del activo fijo a generar cuando se ‘ Active’ el centro de costos.
8
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
En el caso del ejemplo, cuando se termine la cons construcc trucción ión de la bodega, el sistema sistema tomará todo el valor acumulado en la cuenta de construcciones en curso y lo convertirá en un activo fijo depreciable (para mayor información ver la operación de activación de un centro de costos en desarrollo). A pesar de que al imputarse los gastos y costos al centro de costos en desarrollo, serán transformados (desde el punto de vista contable) en la cuenta del activo (Construcciones en curso), el sistema no perderá las imputaciones a las cuentas de gastos, las cuales se podrán ver por la ejecución presupuestal. Por ejemplo, si se invierte en la construcción de la bodega $ 300,000 en mano de obra y $ 1,200,000 en materiales, los informes contables para el centro de costos “Construcción bodega” quedarían:
Balance: Construcciones en curso
$ 1,500,000.oo
Estado de ganancias y pérdidas: En blanco
Ya que todos los gastos se redirigieron al activo.
Ejecución presupuestal: Tiene el detalle de todos los gastos. Mano de obra $ 300,000.oo Materiales construcción
$ 1,200,000.oo
P aso 6 6 : C C l la si f fi ic c a d or es. Los clasificadores son palabras clave que se le pueden asignar a los centros de costos para posteriormente establecer criterios de selección por esas palabras. Para más información ver la sección anterior sobre centros de costos estándar.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 15 - 15
O per ac i ió n d e A Ac t ti i v va c i ió n d e u n C ent r ro d e C ost os en Desar r ro l l lo . Los centros de costos en desarrollo son dinámicos, es decir, no estarán en desarrollo por siempre. Cuando un centro de costos en desarrollo se termina de desarrollar, todos los costos y gastos invertidos durante toda esa etapa de desarrollo, están acumulados en la cuenta del activo denominada ‘Construcciones en curso’ o cuenta similar. La construcción entonces empezará una etapa diferente de explotación, o de producción, según sea lo que se est esté é con constr struye uyendo ndo o des desarr arroll olland ando. o. Así Así,, la con constr strucc ucción ión ya termina terminada da ser será á convertida en un activo fijo dentro del sistema que será depreciado según su vida útil. Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con Activar ‘Activar el centro de costos’ mediante la operación especial de ‘ Activación Activación’.
E j em pl os: Una bodega que ha terminado su construcción y se desea convertir en un activo. (El centro de costos como tal puede finalizar o no con la activación, dependiendo de si se desea que la bodega como tal, siga siendo un centro de costos al que se le hará seguimiento a sus gastos). El montaje de una máquina en la planta de producción se ha terminado y se desea llevar todos los gastos en que se incurrió para su montaje, a un mayor valor de la máquina misma (El centro de costos como tal finaliza con la activación).
P r ro c esos: La activación de un centro de costos lleva a cabo los siguientes procesos: Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran en la etapa de desarrollo). Crea un activo depreciable (el tipo de activo se determina en los datos de la activación), cuyo valor o costo inicial depreciable es el total de gastos, costos e ingresos de toda la etapa de desarrollo. Si el centro de costos continuara como tal, lo pone en etapa de explotación o producción según se seleccione. Si el centro de costos termina también con la activación, entonces se le termina la vigencia en la misma fecha de la activación. La operación de activación de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el árbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones. Por medio del manejador de nodos:
8
- 16
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
2 :
Clic
1 :
Clic derecho
Al seleccionar la operación de activación del centro de costos, aparecerá un asistente especial que se encargará de solicitar los datos que necesita el sistema para la activación. Al procesarse la operación, los datos tomarán efecto sobre el centro de costos y se producirán los cambios correspondientes en el sistema. Observe los cambios en el árbol de nodos antes de la activación y después de la activación.
Observe el ícono de la construcción en desarrollo y luego en explotación.
Observe que se ha creado el activo fijo Bodeg Bodegaa producto terminado . “
”
Para activar un centro de costos por medio del manejador de operaciones, se debe abrir el manejador de operaciones, seleccionar la categoría de cultivos y seleccionar la operación de ‘ Activación de un cultivo ’.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 17 - 17
O per ac i ió n d e F i in al i iz za c i ió n d e u n C ent r ro d e C ost os. Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar en una fecha determinada. Al momento de su finalización puede estar en etapa de desarrollo o de explotación.
E j em pl os: La terminación de la planta de procesamiento. termin ina a la cons constr truc ucci ción ón de la bo bode dega ga ante antess de su te termi rmina naci ción ón y se aba aband ndon ona a la Se term
construcción..
P r ro c eso: La finalización de un centro de costos lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa y de si es o no de producció producción. n. Si el centro de costos está en etapa de desarrollo: pone fin a la vigencia del centro de costos en la fecha del soporte de finaliz finalización ación;; trasla traslada da todos los gastos y costo costoss acumu acumulados lados en la cuenta de “Construcciones en curso” (o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de “Pérdidas por baja” definida en la operación. Si el centro de costos está en etapa de explotación y no es de producción: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos está en etapa de explotación y es de producción: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de “Produ Producto cto en proces proceso o” a una cuenta de gastos de “pérdidas por baja” definida en la operación.
C ent r Ma q u ro d e c ost os d e t i i p o ‘ M ui in ar i ia y eq u ui i p o’ . O b j et i iv vo . Acumular los costos, g gastos astos e ingresos de un equipo o conjunto de equipos de la empresa, con el fin de repartirl repartirlos os a final de mes entre los diferent diferentes es lotes y culti cultivos vos en forma proporcional proporcional a su uso.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los centros acumuladores de costos ‘Maquinaria y equipo’ son un tipo de centro de costos de mucho uso en cultivos de uso intensivo de maquinaria. Los tractores, combinadas y equipos mayores en general, son a menudo muy costosos y relevantes en el costo del producto final. Por esto, es necesario acumular sus costos en forma separada separad a y al final del mes reparti repartirlos rlos entre los cultivo cultivoss en forma proporc proporcional ional a lo que el equipo trabajó en ellos. Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia. Se puede crear un centro de costos para cada tractor o combinada o bien, se puede crear un centro de costos que agrupe a todos los tractores. Esto debe ser determinado con mucho
8
- 18
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
crit criteri erio o par para a trat tratar ar de afe afect ctar ar los los cost costos os de la pro produ ducc cció ión n de una una maner manera a ap aprox roxim imad ada a y económica.
P asos p par a c onf i ig g u u r ra r u n c ent r ro d e c ost os d e maq u ui i n ar i ia y eq u ui i p o. Para lograr este manejo especial de maquinaria, se debe hacer varias cosas. Para el caso supóngase un tractor JD 900: 1. Se crea un cent centro ro de costos de tip tipo o maquina maquinaria ria y equipo equipo,, denomin denominado ado ‘M101: Centro de costos Tractor JD900’, el cual acumulará durante todo el mes los costos de operario, de combustibles y lubricantes, de mantenimiento y reparaciones, etc. 2. Se crea el activ activo o en el módu módulo lo de activ activos, os, den denomi ominad nado o ‘1020: Tractor JD900’ y se le indica que el centro de costos al cual le debe asignar las depreciaciones es el de maquinaria y equipo, es decir el ‘Centro de costos Tractor JD900’. 3. Se crea un dist distrib ribuid uidor or de costo costoss por horas de uso (D1), configurado para que reparta proporcionalmente los valores que se le asignen por horas de uso. Al distribuidor no se le define un activo particular, sino, que se le indica que tome el activo definido por el centro de costos que le haga la transferencia (De esta forma el mismo distribuidor servirá servi rá para ser utiliz utilizado ado por todos los centros de costos que se distr distribuy ibuyan an por horas de uso). 4. Se crea una cuent cuenta a de costos ind indirecto irectoss de producc producción ión (en el plan de cuentas, hi hija ja de la 73) especial para almacenar los costos indirectos de maquinaria y equipo, que puede ser ‘7310 Costos indirectos de maquinaria y equipo ’. 5. Se a abr bre e de nu nuev evo o el ‘Centro de costos Tractor JD900 ’ (para modificación), se le indica que va a ser distribuible y se le asigna la cuenta de costos indirectos que corresponda Costos tos ind indire irecto ctoss maq maquin uinari aria a y equi equipo po’, luego en el campo de nodo destino ‘7310 Cos distribuido distr ibuidor, r, se le asign asigna a el distri distribuidor buidor D1 D1 por horas de uso antes creado y en el campo de activo se especifica el activo fijo ‘1020 Tractor JD900’. 6. Para que todo funcio funcione ne correct correctament amente, e, durante cad cada a periodo es necesar necesario io registra registrarr las horas de uso de la maquinaria que esté bajo este concepto de funcionamiento, mediante las planillas de uso de activos (maquinaria y equipo). Para el caso de este ejemplo, es necesario neces ario hacer planill planillas as de uso de maquinaria y equipo indicando en qué lotes y en qué número de horas trabajó el activo fijo ‘1020 Tractor JD900’.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 19 - 19
Módulo de activos 1020 Tractor
Costos de operario, mantenimiento, repuestos, combustibles, lubricantes, etc.
Depreciaciones mensuales
JD900
M101: Centro de costos.
Transferencia en el cierre de fin de mes.
D1: Distribuidor Por: Horas uso. Según config. CC.
Tractor JD900. Distrib tribuib uible: le: SI Dis Distribuidor Distrib uidor:: D1 Activo: 1020
El distribuidor hace la repartición de los costos acumulados en el CC M101 M101 en forma proporcional al uso del activo 1020 en en cada uno de los cultivos agrícolas de los lotes de producción y de desarrollo.
Cultivo 1 Uso: 10h
Cultivo 2 Uso: 15h
Cultivo 3 Uso: 08h
Cultivo 4 Uso: 17h
Cultivo 5 Uso: 14h
Cultivo 6 Uso: 12h
E j em pl os: Cada tractor de la finca. La combinada. La retroexcavadora. Los vehículos de trabajo. El grupo de accesorios mayores de los tractores, como zorras, rastrillos, guadañas, etc. El grupo de tractores tractores,, cuando estos son homogéneos. Etc.
N od o d e t i i p o ‘ Lot e ag r rí í c co l a’ . O b j et i iv vo . Agrupar los centros de costos de tipo cultivo de un área específica de la finca y mantener cierta información especial relacionada con los lotes agrícolas de la finca. El lote agrícola como tal no es un centro de costos, ya que los centros de costos realmente son los cultivos o proyectos agrícolas que se desarrollen sobre ellos. Sin embargo, es posible obtener informes completos de estado de resultados o ejecución presupuestal por lotes. Los informes a nivel de lotes son la consolidación de todos los centros de costos hijos vigentes entre las fecha del informe.
8
- 20
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los lotes agrícolas se encargan de agrupar los cultivos y centros de costos que se le asocien. Adicionalmente permite mantener la información de los análisis de suelos que se le vayan haciendo al lote en el tiempo. Un lote agrícola como tal no es un centro acumulador de costos. El lote es un agrupador de uno o más cultivos o centros de costos. El nodo de tipo lote agríc agrícola ola se usa para represent representar ar a cada lote físico de la finca. Sinónim Sinónimos os de lotes son parcelas, suertes, áreas, etc. Un lote repres representa enta una exten extensión sión de tierra cuyas caracterí característica sticass de topografía topografía y condi condiciones ciones de suelo se consideran una unidad de explotación y evaluación de la finca.
E j em pl os: Los lotes de cítricos. Los lotes de arroz. Los lotes de café. El lote de almácigos.
El lote de flores.
Los c c u d e l l os l l ot es. ul l t t i iv v o s d Los lotes existen únicamente con el objeto de contener los cultivos. Un nodo de tipo lote puede contener diferentes cultivos simultáneamente o escalonados en el tiempo. Es decir un lote de maíz puede tener un cultivo en el primer semestre y otro en el segundo semestre. Un lote puede contener uno o muchos proyectos agrícolas y centros de costos estándar. Los cultivos pueden ser de diferentes actividades agrícolas o correspondientes a la misma actividad.
V i ig g e nc i ia . Los lotes agrícolas pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia.
I m p pu u t ta c i io nes aa l l os l l ot es. Todos los costos, gastos e ingresos que se el imputen directamente al lote, serán distribuidos de inmediato a los cultivos o centros de costos hijos del lote. La distribución se calcula basada en el área de los cultivos y centros de costos hijos vigentes a la fecha de la imputación. La distribución la hará en proporciones determinadas por el área de cada lote. No solo repartirá las las part partid idas as mon monet etar aria ias, s, sino sino las las pa part rtid idas as de ca cant ntid idade adess y núme número ro de jor jorna nale less que se le apliquen. Al lote también se le pueden cargar labores, en cuyo caso también distribuirá los jornales y las cantidades trabajadas de la labor entre los cultivos hijos que tengan la misma actividad agrícola que el lote.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 21 - 21
Los aná l li i s i s d e su el os. Cada lote agrícola puede mantener toda la información de cada análisis de suelos que se le real realic ice e al lo lote te.. As Asíí, se po podr drán án ob obte tene nerr info inform rmes es de la hi hist stor oria ia de su suel elos os de un lo lote te,, el comportamiento de cada elemento en el tiempo y su correspondiente tendencia.
I nf or mes d e l os l ot es. Aunque el lote no es acumulador, AgroWin permite obtener informes de todos los costos, gastos e ingresos imputados a los lotes. De cada lote se pueden obtener informes muy variados. Desde una ejecución presupuestal hasta un cronograma de labores realizadas con todos sus datos de costos y rendimientos. Para obtener los informes disponibles para el lote se debe seleccionar desde el árbol de nodos, luego hacer clic derecho y finalmente visualizar la lista de informes disponibles.
C r re ac i ió n. Recuerde que cuando se crea la finca, Recuerde el asistente de creación permite que se de defin finan an en prim primer era a inst instan anci cia a un conjunto de lotes de la finca.
Paso 2: Seleccionar. 2: Seleccionar. Paso 1: Clic 1: Clic derecho.
Antes de crear lotes debe asegurarse de colocar la fecha de trabajo en la fecha a partir de la cual desea que sea visible el nuevo lote. Para crear un lote agrícola adicional se debe debe sele selecc ccio iona narr el nod nodo o ‘Lotes agrícolas’, pres presiione one clic clic dere derech cho o y seleccione ‘ Crear lote agrícola’. Paso 3: especificar 3: especificar el código del nuevo lote a crear.
Una vez Una vez sumi sumini nist strad rado o el códi código go de dell nuevo lote, se presenta el asistente de creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del lote:
P aso 11. I I nf or mac i ió d el l n d l ot e ag r rí í c c o l a. Máx. 40 cara caract cter eres es.. Nombre: Máx. Requerido. El nombre a asignarle al lote.
Nombre corto: to: Má Máx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del lote. Este será de mucha uti utilid lidad ad en inf inform ormes es don donde de hay haya a muy poco espacio para el nombre completo del lote. pcMá M Responsable: caracteres. O ioánxa.l.
4E0l
8
- 22
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
responsable del lote. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.
Actividad: Código. Requerido. Identificación de la actividad agrícola de vocación del lote. Esta actividad normalmente corresponde al tipo de cultivo principal del lote.
P aso 2 2 . F F ot og r d el l ra f í ía d l ot e. En este paso se puede cargar una fotografía del lote. Se recomienda incorp inc orporar orar fot fotogra ografía fíass digi digital tales es a muy baja resolución que no pasen de 250K. En este tamaño se pued puede e apre aprecciar iar mu muyy bien bien una una fotografía y no se cargará demasiado al sistema para copias de segur segurid idad ad y ma mani nipu pula laci ción ón de información. Las opc opcion iones es per permit miten en car cargar gar la imagen desde un archiv archivo o digital en formato format o bitmap (*.bmp (*.bmp)) o pegarlo desde la memoria. memoria. La foto del ejemplo tiene única únicamente mente 25 K.
P aso 33. C C ar ac t te r í ís t i ic d el l c a s d l ot e –– Ár ea. En éste paso se solicita únicamente el área del lote, en la mism misma a uni unida dad d que la unid unidad ad de área de la finca finca.. El áre área a es soli solici cita tada da con con vari varios os propósitos: Para ra esta establ blec ecer er cr crititer erio ioss de Pa distribución por área. Para presentar indicadores por
área. El área es una variable de tiempo. Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordará la fecha en la que fue camb cambiada iada y regirá sólo a parti partirr de esa fecha. Recuerde que siempre que se cambie una variable de tiempo, el sistema recordará los valores en el tiempo.
P aso 44. At r ri i b u t to s aad i ic c i i o nal es. En este este pa paso so se pued pueden en de defin finir ir atribut atri butos os adi adicio cional nales es a los lotes lotes agrícolas. Aunque el sistema no hace uso de esta información, ella es de mucha utilidad para efectos de información, recordación y pueden ser usados adicionalmente desde ContaExcel.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 23 - 23
Una vez creado el lote, se podrá visualizar desde el árbol de nodos. El crear el lote no significa que haya quedado creado el cultivo. El paso siguiente a la creación de los lotes es el de crear los cultivos asociados a cada lote.
O per ac i io nes sobr e l os l ot es ag r rí í c co l as. Los lotes agrícolas no son centros de costos y por lo tanto no tienen operaciones especiales para su manejo.
F i in al i iz za c i ió n d el l ot e. Es posible terminar la vigencia de un lote, simplemente especificando la fecha de finalización desde el inspector de datos. A partir de ese momento el lote no será visible.
C ent r per enne’ . Cu l lt t i iv ro d e c ost os d e t i i p o ‘ C u vo ag r rí íc c o l a p O b j et i iv vo . Acumular todos los costos de de desarrollo y de producción del cultivo perenne de un lote es espe pecí cífifico co.. Ya sea sea en fo form rma a de impu imputa taci cion ones es di dire rect ctas as o in indi dire rect ctam amen ente te a tr trav avés és de distribuidores, el centros costos tipo cultivo perenne además acumulará todos los costos de la etapa de desarrollo y de ladeetapa de de producción. Acumulará la producción del cultivo, llevará estadísticas de las labores por cada observación, mantendrá un registro de los jornales e insumos aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc. Los cultivos perennes pueden tener varios ciclos productivos durante su vida productiva. El cultivo agrícola es uno de los centros de costos mas importantes en AgroWin, ya que es el que aporta la mayor parte de la información técnica y de costos de producción del sistema.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Cada cultivo agrícola perenne acumula información como la que se describe a continuación: Empiezan en etapa de desarrollo. Luego se ac activan tivan y pasan a la etapa de producción. producción.
tienen va vario rioss cic ciclos los de prod producc ucción ión,, se deb deberán erán zoque zoquear ar (corta (cortar), r), par para a que empiec empiece e Si tienen nuevamente la fase de desarrollo y luego de una nueva activación, empezará otra etapa de producción. Así hasta que se termine su periodo productivo y se erradique. Durante la fase de desarrollo acumula todos los costos de desarrollo.
Durante e la fase de produ producción cción,, acumula todos los costos de produc producción ción discri discriminado minadoss por Durant cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos.
Cantidades dades de unidades de producción del cultiv cultivo o recolectad recolectadas as o cortadas cortadas en el periodo, periodo, en Canti el año o durante su ciclo. Cantida dad d de unid unidad ades es em embo bode dega gada dass con con ca carg rgo o di dire rect cto o al cu cultltiv ivo o o es esti tima mati tivo voss de Canti embodegamientos. Cantidad de jornales e insumos aplicados al cultivo periódicamente.
8
- 24
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Relac Relación ión de labore laboress ejecutadas sobre los cultiv cultivos, os, con sus cost costos, os, jornale jornales, s, insumos y sus
respectivas estadísticas de rendimientos. Etc.
Un cultivo acumulará todos los costos, gastos e ingresos que se le imputen al cultivo, ya sea directamente o en forma indirecta. El centro de costos de tipo cultivo perenne es una versión especial especializada izada del centro de costos costos de desarrollo. Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia. Acumula los jornales e insumos imputados para el desarrollo de las labores. Mantendrá estadísticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada. Mantendrá un registro histórico de producción y ventas del cultivo. Podrá presentar informes de costos, de labores, de producción, etc.
C ent r ro d e c ost os d i in á mi c co . El cultivo es un centro de costos dinámico, lo cual quiere decir que empieza en etapa de desarrollo, desarro llo, luego se acti activará vará quedando en etapa de producción producción o de explotación explotación y finalm finalmente ente se erradicará o zoqueará. Si se zoquea vuelve a etapa de desarrollo y se inicia nuevamente el ciclo. El centro de costos de tipo cultivo perenne incluye todas las características del centro de costos en desarrollo o inversión.
S i ie m pr e d i ig gi i t ta r l a i nf or mac i ió n c on c ar g go a l as c u ue nt as d e r esu l lt ta d os. Normalmente en los programas contables se debe conocer muy bien el ciclo contable de cada tipo de centro de costos que se maneja. Por ejemplo, en el caso de centros de costos en desarrollo desarro llo se debe saber que cuando un determinado gasto gasto/cos /costo to se le va a imputar a un centro de costos en etapa de inversión, no se deben afectar las cuentas de gastos o de costos, sino una cuenta del activo. Para el caso de AgroWin, además de que se puede usar la metodología anterior, AgroWin permite que el usuario digite siempre la información de costos y gastos de los centros de costos en las cuent cuentas as de egres egresos os y de ingresos que les corresp correspondan. ondan. Agro AgroWin Win a través de su siste sistema ma de in inte terp rpre reta taci ción ón de info inform rmac ació ión, n, ev eval alua uará rá el tipo tipo de cent centro ro de cost costos os y tr tras asla lada dará rá automáticamente las imputaciones a la cuenta que corresponda contablemente. Sin embargo, AgroWin estará también en capacidad de generar informes de ejecución presupuestal, discriminando todas las cuentas de ingresos y egresos que originalmente se afectaron. Ejemplos: El cultiv cultivo o de café del lote L7.
cultivo o de cacao del lote K0301 K0301.. El cultiv Los forestales.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 25 - 25
M ane j o d e l os c i ic c l l o s d e p pr od u uc cc ci i ó n. Los cultivos perennes son los que duran más de un año. Para algunos autores son los que duran más de dos años. Es decir, los sacrificios que se hacen en un periodo se recuperan en otro o otros periodos anuales. Tienen una etapa de desarrollo vegetativo vegetativo en la cual no hay producc producción ión y luego viene una etapa de explotación en la cual hay producción. Un cultivo perenne puede ser de un solo ciclo o de varios ciclos de producción. Inicialmente se siembran, siembr an, luego entran en producc producción ión y luego se zoquean. El segund segundo o ciclo empieza a partir de la zoca hasta la nueva zoca, o bien, hasta la erradicación. Un cultivo perenne acumulará los costos y los gastos de toda la etapa de desarrollo. Estos cost costos os acum acumul ulad ados os será serán n cons consid ider erado adoss como como un una a in inve vers rsió ión n a se serr am amor ortitiza zada da en la vida vida productiva del cultivo. Al final de su vida son eliminados o erradicados.
E v d e l l os c c u ve nt os d ul l t t i iv v o s. Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventos fundamentales durante la vida del cultivo. Un evento es un momento en el tiemp tiempo o que marca el paso de una etapa a otra.
Iniciación. Los cultivos inician en etapa de desarrollo y acumulan todas las imputaciones durante ese periodo. Este periodo se denomina de desarrollo o inversión. La iniciación empieza en el mismo momento en que se empiecen a consumir o sacrificar recurs rec ursos os para para el desa desarr rrol ollo lo de dell cul cultitivo vo.. Es dec decir ir cu cuan ando do se em empi piec ecen en a hacer hacer tr traz azad ados os,, ahoyados, etc. La iniciación no tiene que coincidir con la siembra. En algunos cultivos puede coincidir, pero generalmente los trabajos empiezan unas semanas o meses antes de que la semilla sea sembrada.
Evento de activación. Una vez el cultivo adquiere su etapa de explotación o de producción, se debe activar. Esto significa cambiarle la etapa de desarrollo a producción o explotación. Todos los costos acumulados durante la etapa de desarrollo o inversión son convertidos en un activo amortizable. La amortización se hará según lo establezca el usuario: mensual por línea recta o basado en la producción. La etapa de producción puede durar varios años. El evento de activación de un cultivo se registra a través de la operación de activación de un cultivo. Todas las imputaciones hechas al cultivo posteriores a la activación harán parte de los costos de producción del periodo.
Evento de zoca o corte. Una vez el cultivo ha cumplido con un ciclo completo de producción, la plantación es zoqueada y vuelve a su etapa inicial de desarrollo. Cuando vuelva a entrar en producción será necesario volver a activar el cultivo. Este ciclo puede repetirse varias veces dependiendo del cultivo.
8
- 26
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
La zoca o corte se registra en el sistema a través de la operación de zoca o erradicación del cultivo. culti vo. Esta se registr registra a una vez se han terminado de registrar todas las labores y costo costoss finales imputables al ciclo del cultivo. Imputaciones posteriores a la fecha de la operación de la zoca serán cargadas a los costos de desarrollo del ciclo siguiente.
Erradicación. El último ciclo del cultivo no se zoquea, sino que se erradica. Este hará que el centro de costos de tipo cultivo finalice su vigencia. La erradicación se registra en el sistema a través de la operación de zoca o erradicación del cultivo. culti vo. Esta se registr registra a una vez se han terminado de registrar todas las labores y costo costoss finales imputables al cultivo. Luego de la erradicación, el cultivo no aceptará imputaciones, pues queda cerrado.
Cálculo de costos. El cálculo de costos se debe hacer al final de cada periodo de producción. Si el periodo de producción es de ciclo anual, entonces cada año se deberán calcular costos. Al final de un ciclo de vida, desde su siembra hasta su zoca o desde una zoca hasta la siguiente, también se pueden hacer cálculos pero del proyecto y obtener indicadores, como la tasa interna de retorno (TIR). En este caso es conveniente tener en cuenta la pérdida del valor del dinero con en tiempo. Para ello se recomienda tener en cuenta las fórmulas financieras de cálculo de la tasa interna de retorno y valor presente neto.
C r re ac i ió n d e u n c ent r ro d e c ost os d e t i i p o c u ul lt t i iv vo p per enne. Para crear un cultivo agrícola se debe seleccionar el lote al cual se le creará el cultivo; luego presione clic derecho y seleccione la opción de ‘Crear cultivo agrícola’. El código del cultivo dependerá de si se trata de cultivos perennes, cultivos escalonados, cultivos transitorios, etc. Ver la sección de codificación de centros de costos. Una vez suministrado el código del nuevo cultivo del lote, se presenta el asistente de creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del cultivo:
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 27 - 27
Paso 1: Clic 1: Clic derecho.
Paso 2: 2: Seleccionar.
Paso 3: especificar 3: especificar el código del nuevo cultivo a crear.
P aso 11. I I nf or mac i ió d el c n d c u ul l t ti i v v o aag r rí í c c o l a. Se debe describir el nuevo cultivo a sembrar.
Activi Acti vida dad d ag agrí ríco cola: la: Código. Reque Re queri rido do.. Iden Identitififica caci ción ón de la actividad agrícola o tipo de cultivo que se va sembrar. Nombre: Máx. Máx. 40 cara caract cter eres es.. Requerido. El nombre a asignarle al cultivo. Máx. 10 Nombre corto: to: Má caracteres. Requerido. El nombre cort corto o de dell cult cultiv ivo. o. Es Este te será será de mucha utilidad en informes donde haya hay a mu muyy poco poco espa espaci cio o pa para ra el nombre completo del cultivo. Responsable: Má Máx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del cultivo. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.
P aso 2 2 . C C ar ac t te r í ís t i ic d el c c a s d c u ul l t ti i v vo . En éste paso se debe especificar el área del cultivo dentro del lote, en la misma unidad que la unidad de área de la finca y la poblac población ión en árboles, matas u hoyos. El área y la población son solicitadas con varios propósitos:
8
- 28
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Para establecer criterios de distribución por área área o por población. Pa Para ra
pres presen enta tarr indi indica cado dore res. s. (Producción/hectárea, produ producc cció ión/ n/ár árbo bol,l, cost costos os/h /ha, a, costos/árbo rbol, ingre gresos os//ha, ingresos/árbol, etc).
atadí radíst eas l cá lculolas delabor laes s P es esta stic icas de abores (Jornales/Ha, árboles/jornal). El área y la población son variables de tiempo. Esto significa que el área o la población podrán ser cambiadas cada vez que se desee y el sistema recordará la fecha en la que se hizo el cambio y el nuevo dato regirá sólo a partir de esa fecha. Las estadísticas de las labores no se verán afectadas, ya que se calcularán con el dato de área y población antigua hasta la fecha del cambio y con el nuevo dato en adelante.
Área: Numérico. Requerido. Área ocupada por el cultivo dentro del lote. Población: Numérico. Opcional. Número de unidades que conforman el cultivo. Máx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la población (árboles, plantas, matas, hoyos, Unidad: sitios, etc).
P aso 33. I I nf or mac i ió n t t é éc cn i c ca . Se debe especificar la información técnica técnic a del cultivo, como la varie variedad dad y la proc procede edenci ncia. a. Est Esta a inf inform ormaci ación ón es solo infor forma mattiva, ya qu que e el sistem sis tema a no real realiza iza nin ninguna guna acc acción ión con ella.
Variedad: Hasta de 30 Caracteres. Variedad de la semilla sembrada del cultivo. Procedencia: Hasta 30 caracteres. Procedencia de la semilla. Observaciones: Texto ilimitado. Se sugiere utilizarlo para colocar todas las especificaciones técnicas de la semilla, del cultivo y en general datos de interés para recordar.
P aso 44. C C i ic d el c c l l o s d c u ul l t t i iv v o . En este paso se debe especificar el mome mo men nto de inic iniciio del del cicl iclo del del cult cultiv ivo. o. El cicl ciclo o titien ene e un alca alcanc nce e principal desde el punto de vista de costos, que es muy similar al ciclo de vida vegetativa del cultivo.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 29 - 29
Para AgroWin, el inicio del ciclo de costos de un cultivo depende de si es siembra nueva, una zoca o corte.
Siembra nueva: El ciclo del cultivo empieza en el mismo momento en el que se empiezan a sacrificar recursos destinados al proyecto agrícola que se está sembrando en el lote. No tiene que coincidir con la fecha de siembra. En muchos cultivos se empiezan a desarrollar las labores de un cultivo desde meses antes, en labores tales como preparación del terreno, erradicación de la plantación vieja, trazado, ahoyado, etc. En este caso, se debe especificar la fecha de inicio del ciclo de costos y además la fecha de siembra. Con la fecha de siembra se conocerá la edad del cultivo.
Zoca o corte: Cuando se trata de un cultivo perenne de varios ciclos, el primer ciclo se considera desde la siembra hasta la primera zoca. Los ciclos siguientes irán desde la zoca hasta la siguiente zoca o bien hasta la erradicación final del cultivo. Cuando por primera vez se hace el cargue de datos al sistema es necesario especificar por cada cultivo en cuál de los ciclos de costos se encuentra. Si el ciclo es diferente del primero, no se especifica la fecha de siembra por obvias razones, pero entonces el sistema requiere que se le indique el número del ciclo actual.
P aso 5 5 . C C u c u ue nt a c ul lt t i iv v o een d esar r ro l l lo . Es Esta ta cuen cuenta ta es de fu funda ndame ment ntal al importancia en los cultivos perenne pere nnes. s. Con Contab tablem lement ente e tod todos os los costos de desarrollo del cultivo se consideran una inversión hasta el día en que el cultivo empieza su etapa de producción. Todos los Todos los cost costos os de desa desarro rrollllo o serán acumulados en una cuenta del activo que el usuario determina en este paso. Hay diferentes cuentas según el tipo de cultivo que se esté desarrollando. A pesar de que contablemente todos los costos de desarrollo se acumulan en una única cuenta, AgroWin dispone de la posibilidad de consultar la ejecución presupuestal de la etapa de desarrollo de undecultivo, caso toda información de el costos se presenta discriminada por las cuentas costosen decuyo producción quelahaya establecido usuario.
P aso 5 5 . C C l la si f fi ic c a d or es. La págin gina de clasific ficadore ress permite establecer clasificaciones para para lo loss cult cultiv ivos os,, lo cual cual es de mucha utilidad a la hora de generar gene rar rep report ortes es con conso solid lidado adoss o bien bie n para estab establec lecer er cri criter terios ios de distribución de costos. Para ma Para mayo yorr in info form rmac ació ión n ver el paso aso de clasific ficadores res en la descri des cripci pción ón del cen centro tro de cos costos tos estándar.
8
- 30
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
O per ac i ió n d e A Ac t ti i v va c i ió n d e u n c u ul l t ti i v vo . La fase de desarrollo del cultivo se debe terminar cuando éste entra en etapa de producción. Cuando un cultivo termina su etapa de desarrollo, todos los costos y gastos invertidos durante toda esa etapa están acumulados en la cuenta del activo denominada ‘cultivos en desarrollo’ o cuenta similar. La activación del cultivo hará dos cosas principalmente: Crea un activo amortiz amortizable able en el módulo de activo activoss fijos e inve inversione rsiones, s, cuya amortizac amortización ión se derramará sobre los costos del mismo cultivo durante toda la fase productiva. Convierte el cultivo de desarrollo a un cultivo en etapa de producción, lo cual hace que
cambie todo su comportamiento contable. Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con Activar ‘Activar el cultivo’ mediante la operación especial de ‘ Activación Activación’.
E j em p pl l os: Se ha terminado la etapa de desarrollo de una siembra nueva de café. Para pasarlo a etapa de producción se registra la operación de activación del cultivo.
P r ro c esos: La activación de un cultivo lleva a cabo los siguientes procesos: Determ Determina ina el total de gastos, costos (y menos ingresos ingresos en el caso remoto de que existieran existieran
en la etapa de desarrollo). Cre Creará ará un act activ ivo o amo amorti rtizab zable le en el módu módulo lo de act activ ivos os por el val valor or cor corres respon pondie diente nte a los
costos de desarrollo del cultivo. Programa el activo creado de tal forma que la depreciación se le cargue al mismo cultivo en cada periodo. Pasará el centro de costos de ttipo ipo cultivo de la etapa de desarrollo a la etapa de ex explotación. plotación.
La operación de activación de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el árbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones.
O per ac i ió n d e er r ra d i ic c a c i ió n d e u n c u ul l t ti i v vo . Un cultivo como centro de costos tiene una vigencia determinada por su vida vegetativa. Los cultivos culti vos transitori transitorios os se erradican luego de su reco recolecci lección ón o corte. Los culti cultivos vos perennes pueden durar muchos años e incluso tener varios ciclos de vida. Al final se erradican.
E j em p pl l os: tomate.. La terminación de la recolección y trabajos del cultivo del tomate zoqueará, sino que se eliminará Se llega al último ciclo de vida del café y por lo tanto no se zoqueará, la plantación. Es posible que la erradicación se cuente hasta el momento del corte de los árboles a raz de suelo o que además se incluyan todos los costos de desrame, destronque y acarreo de la plantación. Al final, se registrará el evento de erradicación del cultivo.
P r ro c eso: La erradicación unocultivo acción. cabo. ciertos procesos, dependiendo de la etapa en que se encontrara encont rara y de de si es no de lleva produ producción
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 31 - 31
Si el cul cultiv tivo o est está á en etapa de des desarro arrollo llo:: Pon Pone e fifin n a la vigencia vigencia del culti cultivo vo en la fecha del
soporte de la erradicación; Traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de similar) del activo activo,, a una cuenta de gastos de “Pérdidas por “Cultivos en desarrollo” (o cuenta similar) baja” definida en la operación. caso solo se finaliza Si el cultivo está en etapa de explotación y no es de producción: En este caso la vigencia del cultivo y no hay procesos adicionales. el cultivo eno etapa de explo explotació tación n sy es de producción: ón: ac Enumul este caso, fin la Si vi vigen genci cia a delestá cult cultiv ivo y tr tras asla lada da to todo dos s los lo ga gast stos osproducci y co cost stos os acum ulad ados os enselapone cu cuen enta taade Produc ucto to “Prod
operación.
en pro proces ceso o” a una una cuen cuenta ta de gast gastos os de “pér pérdid didas as por baj baja a” defin definid ida a en la
C ent r ro d e c ost os d e t i i p o ‘ C Cu u l lt t i iv vo t r ra nsi t to r i io ’ . O b j et i iv vo . Acumular todos los costos de producción del cultivo transitorio de un lote específico. Ya sea en forma de imputa imputaciones ciones directa directass o indirectamen indirectamente te a travé travéss de distribuidore distribuidores. s. El cultiv cultivo o transi transitorio torio se cons consid ider era a en un una a únic única a et etap apa a de expl explot otac ació ión n y su rec recol olec ecci ción ón o co cort rte e re repr pres esen enta ta la erradicación y finalización del mismo. El centros de costos de tipo cultivo transitorio acumulará además la producción del cultivo, llevará estadísticas de las labores por cada observación, mantendrá un registro de los jornales, insumos y maquinaria aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc.
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Cada cultivo agrícola transitorio acumula información como la que se describe a continuación: Durant Durante e la fase de produ producción cción,, acumula todos los costos de produc producción ción discri discriminado minadoss por
cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos.
Cantidades dades de unidades de producción del cultiv cultivo o recolectad recolectadas as o cortadas cortadas en el periodo, periodo, en Canti el año o durante su ciclo. embodegadas mbodegadas con cargo di directo recto al cultivo. Cantidad de unidades e Cantidad de jornales e insumos u horas máquina aplicados al cultivo periódicamente. Relac Relación ión de labore laboress ejecutadas sobre los cultiv cultivos, os, con sus cost costos, os, jornale jornales, s, insumos y sus
respectivas estadísticas de rendimientos. Mantendrá un registro histórico de producci producción ón y ventas del cultivo. cultivo.
labores,, de producción, e etc. tc. Podrá presentar informes de costos, de labores Mant nten endrá drá esta estadí díst stic icas as de las las labo labores res por por tipo tipo de co cont ntra rato to,, in insu sumo moss y ma mano no de obra obra Ma aplicada. Etc.
El centro de costos de tipo cultivo transitorio es una versión especializada del centro de costos de producción.
8
- 32
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia.
Desc r ri i p c i ió n d el c i ic cl l o d e p pr od u uc c c ci i ó n. Un cultivo transitorio acumulará los costos y gastos de únicamente su ciclo de producción. Otro ciclo del cultivo será otro centro de costos distinto de tipo cultivo transitorio en el mismo lote. Los cultivos transitorios se siembran y se erradican luego de su única recolección. Su vida es transitoria.
E v d e l l os c c u ve nt os d ul l t t i iv v o s t t r ra nsi t to r i io s: Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventos fundamentales durante la vida del cultivo.
Evento de creación del cultivo. El cultivo se crea cuando empiezan a imputarse costos al proyecto, no cuando se siembra. Es decir, los trabajos de arado y preparación del terreno pueden empezar mucho antes de la siembra. El momento de iniciación del cultivo en cuando se empiezan los trabajos. En general, los cultivos transitorios se consideran siempre en etapa de explotación. De esta forma se dice que el cultivo transitorio no tiene periodo de inversión, ya que se considera que la retribución estará dada enserán un periodo inferior acomo un año. Por lode tanto, todos los dedicados al desarrollo del cultivo, considerados costos formación de costos la producción en proceso. Una vez sea recolectada la cosecha, el producto se embodega y entonces se transfieren los valores acumulados en las cuentas de producción en proceso a las cuentas de inventarios de productos terminados. Todo este manejo se explica en detalle en el capítulo de ‘Manejo de la producción’.
Evento de erradicación. Una vez Una vez se term termin inen en las las labo labores res de reco recole lecc cció ión n y er errad radic icac ació ión n se reg regis istr tra a el ev even ento to de erradicación y con esto se terminará el único ciclo de costos del cultivo.
C á d e c c ost os. ál lc c u ul l o d En los cultivos transitorios el cálculo de costos es muy simple y se hace al final del ciclo de cada cultivo. Es decir, cuando éste ha sido erradicado. Costo por unidad = costos totales / número de unidades producidas. Costos por área = costos totales / número de hectáreas en producción.
N od o d e t i i p por P eso’ . o ‘ Di st r ri i b u i id d o r p O b j et i iv vo . Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se le imputen a una lista de centros de costos previamente establecida, bajo el criterio de un peso de distribución establecido para cada centro de costos a distribuir.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 33 - 33
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s: Los nodos distr distribuido ibuidores res son emulad emuladores ores de cent centros ros de costos costos con el propó propósito sito especial de que cual cualqu quie ierr valo valorr que que se le impu impute te sea sea dis distr trib ibui uido do a un co conj njun unto to de cent centro ross de cos costo toss preestablecidos. En cualquier operación donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, también se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nod nodos os dis distri tribui buidor dores es no acu acumul mulan an los val valores ores imp imputa utados dos,, ya que inmedi inmediata atamen mente te los distribuyen. Cuando se desea crear un nodo distribuidor por peso, se debe primero establecer la lista de cent centro ross de cost costos os sobr sobre e los los que que se hará hará la di dist stri ribu buci ción ón y lu lueg ego o as asig igna narl rle e un pe peso so de proporcionalidad a cada centro de costos para que se pueda establecer la distribución.
Ejemplo: El siguiente nodo distribuidor se utilizará para distribuir los gastos entre dos cultivos de la finca. Este nodo se encargará de distribuir todos los costos del supervisor de plantas de procesamiento y de los mecánicos. Se estima que en la finca la demanda de personal de supervisión y de mecánica para la planta de procesamiento de fruta es el doble que para el beneficiader benefi ciadero o de café (de ahí el peso de 2 a 1).
Nodo distribuidor por peso – D1. Cód.
Centro de costos destino
Peso
5
Planta de pro rod ducción de fruta. 2
4
Beneficiadero Be
1
Total peso
3
Observe que los pesos de distribución no son porcentajes de distribución. Los pesos marcan la proporcionalidad de la distribución que puede ser expresada también en porcentajes. En el ejemplo anterior, cualquier valor imputado al nodo distribuidor (D1), será repartido en proporciones de dos a uno entre la planta de producción de fruta y beneficiadero.
C á ál l c c u u l lo i nt er no d e p por c ce nt a j es. Un nodo nodo di dist stri ribu buid idor or por por peso peso se comp compon one e de un una a list lista a de cent centro ross de cost costos os co con n su suss respectivos pesos para distribución, como se ilustra en la siguiente tabla: Centro de cost costos os Peso CC1
P1
CC2
P2
CC3
P3
8
- 34
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Los pesos no son porcentajes, pero el sistema los convierte internamente en porcentajes de la siguiente forma: Porcentaje para CC1 es P1/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC2 es P2/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC3 es P3/(P1+P2+P3)*100. La razón de inactivo no utilizar porcenta porcentajes directam ente, es que en algún momento un centro de costos puede estar y por tantojes no directamente, ser objeto de repartición. En este caso toda la repartición se hace sólo entre los centros de costos vigentes al momento de la imputación. Ejemplo: Si se le imputan $ 100 a un centro de costos distribuidor por peso que se distribuye según la siguiente tabla: Centro de costos
Peso
CC1
3
CC2
2
CC3
5
La distribución quedaría: Centro de costos
Valor imputado
CC1
$ 30
CC2
$ 20
CC3
$ 50
Pero si la misma imputación se realiza en un momento en que el centro de costos CC2 no está vigente, la distribución quedaría: Centro de costos
Valor imputado
CC1
37.5
CC2
0
CC3
62.5
Nótese que la imputación ha sido hecha de acuerdo al peso de sólo los centros de costos vigentes.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 35 - 35
C r re ac i ió n d e u n N od o Di st r ri i b u i id do r p por P eso. Antes de crear un nodo distribuidor debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo nodo a crear sólo existirá a partir de esa fecha. Para crear un nodo distribuidor por peso, seleccione en el árbol de nodos el nodo “Centros de costos”, clic derecho y seleccione “Crear nodo distribuidor por peso”.
1 :
Clic derecho
2 :
Clic
3 :
digite el código a asignarle al nuevo nodo.
4 :
Observe la fecha de creación, a partir de la cual estará disponible.
Una Un a vez vez sumi sumini nist stra rado do el códi código go del nu nuev evo o nodo nodo dist distri ribu buid idor or por peso, se presenta el asistente de creación, el cual solicitará toda la in info form rmac ació ión n ne nece cesa sari ria a para para la creación.
P aso 11: I I nf or mac i ió d el n n d nod o d i is t r ri i b u i id do r p po por p pe peso. En es este te pas paso se es esp pec ecif ific ica a el nombre del nuevo nodo distribuidor y la actividad a la que se desea asociar el distribuidor. L a palmente actividteadpara distr es ibuciones usones ada principalmen princi distribuci
Clic
8
- 36
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
donde se establezca un criterio de actividad (Visto en ciertas operaciones y en distribuidores por criterio).
P aso 2 2 : L Li st a d d e d d i is t r ri i b u c ci ió n. La lista de distribución establece los centros de costos o nodos sobre los que se hará la distribución. En la lista se debe establecer por cada renglón un centro de costos o nodo destino y el peso que le corresponde en cada distribución.
C ar ac t te r í ís t i ic pe ec i ia l es: ca s ees p Si el nodo distribuidor no tiene en su lista ningún centro de costos vigente al momento de hacer la imputación, ésta será redirigida al “centro de costos general” de la finca. Si un cent centro ro de cost costos os no es está tá vigente en la fecha de soporte de la impu imputa taci ción ón,, no en entr trar ará á en la lista de distribución. Por ejemplo, si el beneficiadero está vigente y no lo está la planta de procesa proc esamie miento nto de fru fruta, ta, el 100% del valor imputado se cargará al beneficiadero. Un nodo distribuidor puede distribuir sobre otros nodos distribuidores, los cuales a su vez distribuirán hasta que todo el valor quede distribuido en centros de costos.
N od o d e t i i p por c r o ‘ Di st r ri i b u i id d o r p ri i t te r i io ’ . O b j et i iv vo . Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se les imputen, sobre un conjunto de centros de costos preestablecido según un criterio de distribución que será evaluado en la fecha de cada imputación.
Desc r ri i p pc c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los nodos distr distribuido ibuidores res son emulad emuladores ores de centro centross de costo costoss con el propósito especi especial al de que cualquier valor que se les impute será distribuido a ciertos centros de costos que cumplen con algún criterio preestablecido. En cualquier operación donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, también se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nod nodos os dis distri tribui buidor dores es no acu acumul mulan an los val valores ores imp imputa utados dos,, ya que inmedi inmediata atamen mente te los distribuyen. Este es un distribuidor que permite establecer criterios de distribución más sofisticados y que actúan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 37 - 37
V ar i ia bl es n nec esar i ia s par a l l a d d i is t r ri ib u c ci ió n. Periodicidad: Momento en el cual se hace la distribución de los costos acumulados en los centros de CIP. Distribuci ribución ón periódica: En los casos en que se necesite hacer distrib distribucio uciones nes mensuales o Dist anua anuale les, s, se de debe be acum acumul ular ar to todo doss los los cost costos os en un ce cent ntro ro de co cost stos os te temp mpor oral al y en el momento apropiado asignar todos los costos acumulados al nodo distribuidor para que se realice la distribución.
Distri tribuc bución ión inmedi inmediata ata:: No se cre crean an cen centros tros de CIP CIP,, sin sino o que las imputaci imputacione oness se hac hacen en Dis directamente sobre el nodo distribuidor, el cual se encarga de hacer la distribución en forma inmediata.
Alcance: Conjunto de centros de costos sobre los que actuará:
Sobre toda la empresa. Sobre todos los centros de costos de algún tipo e específico. specífico. Sobre un conjunto selec seleccionado cionado de centros de costos. Sobre los centro centross de cos costos tos que ttengan engan algún cla clasificador sificador definido. Etc.
Filtrar además los cultivos que incluyan una determinada actividad agrícola. decir, se de especifica la variable de cada centro de costos (del Criterio de distribución: conjunto resultante anterior) es que servirá peso de distribución.
Por área sembrada de cada ccultivo. ultivo. Por número de árboles o pl plántulas. ántulas. Por partes iguales. Por producción de un producto en un período. Por el número de jornales de mano de obra consumidos en cada cultivo en un período. Por el movimiento de una cuenta en un período. Por el uso de un activ activo o o grupo de activ activos os (maqu (maquina inaria ria y equipo equipo)) en cada culti cultivo vo en un período.
Ejemplo de nodo distribuible. Supóngase que una finca tiene cuatro lotes de café y se desea crear un nodo distribuidor para que de repartir todos los valores entre esos lotes de café, en forma proporcional al árease delencargue lote. Así, cuando se tengan gastos distribuibles al café en proporción a su área, simplemente se le imputarán a ese nodo distribuidor y él se encargará de hacer la repartición de los valores. Para crear el nodo distribuidor se definirán las siguientes variables: Nombre dist distribuid ribuidor or
Distr Distribuido ibuidorr a café en fforma orma proporciona proporcionall al área.
Alcance
Todos los lotes agrícolas q que ue tengan sembrado ‘café’.
Criterio
Área de cada cultivo
8
- 38
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Gastos y costos La distribución se hace basada en el área de todos los lotes que tienen cultivo de café.
Nodo distribuidor
40% Lote 1 4 ha
20%
Lote 2 2 ha
10 %
30%
10%
Lote 3
Lote 4
Lote 5
1 ha
3 ha
1 ha
De esta forma, si por ejemplo se contrata para la finca una asesoría técnica para el cultivo de café, los costos de la asesoría se le imputarán al nodo distribuidor y este se encargará de repartir todo el costo entre los cultivos de café.
C r re ade c i ió crear n d eun u nodo n N distribuidor od o Di st por r ri i b criterio u i id do r debe p po por primero C r ri it t e verificar r i io . la fecha de trabajo. Antes Recuerde que el nuevo nodo a crear sólo existirá a partir de esa fecha. Para crear un nodo distribu distribuidor idor por criterio, selecc seleccione ione en el árbol de nodos el nodo “Centros de costos”, clic derecho y seleccione “Crear nodo distribuidor por criterio”.
1: Clic
derecho
2: Clic
3: Digite
el código a asignarle al nuevo nodo.
4: Clic
Observe la fecha de creación, a partir de la cual estará disponible.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 39 - 39
Una vez sumin suministrad istrado o el código del nuevo nodo distrib distribuidor uidor por criter criterio, io, se presenta presenta el asistente de creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la creación.
P aso 11: I I nf or mac i ió d el n d i is t r n d nod o d ri ib u i id d o r p por c c r ri i t te r i io . En este paso se especifica el nombre del nuevo nodo distribuidor y la actividad a la que se desea asociar el distribuidor. La actividad es usada principalmente para distribuciones donde se establezca un criterio de actividad. Por ejemplo, cuando se establezca el crit criteri erio o de solo solo te tene nerr en cuen cuenta ta los los cultivos qu que e tienen la activ iviida dad d ‘Cítricos’. Observe que para el caso del ejemplo, se ha hará rá la dist distri ribu buci ción ón únic únicam amen ente te entre los cultivos de café de la finca.
P aso 2 2 : C C on j u d e c c ent r d e c c ost os par a d d i is t r un t o d ro d ri i b u c ci i ó n. Se de debe be esta establ blec ecer er el conj conjun unto to de centros de costos para la distribución. Hay varios conjuntos que se detallan a continua nuación y qu que e se pueden seleccionar: Toda la emp Toda mpre ressa: El conju onjun nto de cent centro ross de cost costos os será serán n to todo doss los los cent centros ros de cost costos os im impu puta tabl bles es de la empr em pres esa a, no imp mpor orta tand ndo o su ti tipo po (estándar, en desarrollo, en explot exp lotaci ación, ón, subsub-cen centro tross de cos costos tos,, cultivos, etc). Todo To doss los cent centro ross de cos costo tos: s: El conju conjunt nto o de cent centro ross de cost costos os pa para ra tenerr en cue tene cuenta nta par para a la dis distri tribuc bución ión serán los centros de costos básicos, ta tale less como como lo loss cent centro ross de cost costos os está estánd ndar ar,, los los cent centro ross de cost costos os en desarrollo, los sub -centros de costos estándar y los sub-centros de costos en desarrollo (dinámicos). Todos los lotes agrícolas: El conjunto de los centros de costos a tener en cuen cuenta ta para para la dist distri ribu bucción ión ser erá á in inic icia ialm lmen ente te lo loss hijo hijoss de los los lote lotess agrícolas.
8
- 40
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Centros de costos seleccionados: Se visualiza en el panel derecho el árbol de nodos para que se seleccionen los centros de costos específicos sobre los cuales se desea que se realice la distribución. Centros de costos que incluyen algún clasificador: En el panel derecho se visualiza una casilla de edición para que se especifique un clasificador. El conjunto de centros de costos sobre el que se clasificadores. distribuirá estará conformado por todos los centros de costos que contienen esa palabra en sus Centros de costo que están en una etap apa a determ rmiina nad da: En el panel dere derech cho o se pued puede e sele selecccion cionar ar la etapa que será tenida en cuenta para determinar el conjunto de centros de costos sobre los qu que e se har ará á la distribución. Por ejem Por ejempl plo, o, los los cent centro ross de cost costos os que estén en etapa de desarrollo.
Filtrar por la actividad de los centros de costos: Una vez se ha seleccionado el conjunto de centros de costos, se puede especificar además que filtre el conjunto a únicamente los centros de costos que tengan la actividad de este nodo.
P aso 33: C C r d e d d i is t r ri i t t e r i io d ri i b u c ci ió n. El criterio de distribución indica la variable que se tomará de peso para establecer la forma en que se hará la distribución. Cuando se haga una imputación a un nodo distribuidor por criterio, el sistema primero obtendrá el conjunto de centros de costos sobre los que se harán las distribuciones (según lo dispuesto en el paso anterior). Luego, por cada uno de los centros de costos determinará el valor de la variable considerada como ‘Criterio de distribución’ (por ejemplo el área de cada centro de costos). La variable será evaluada en la fecha del soporte de la imputación. Entonces, el valor de la variable en cada centro de costos se utilizará como peso de distribución del valor imputado al nodo distribuidor.
Criterios de distribución: Para la explicación de los diferentes criterios de distribución, se supondrá una asignación de $10,0 $10 ,000 00.o .oo o al nodo nodo dist distri ribu buid idor, or, el cual cual los los re repa parti rtirá rá entr entre e lo loss ce cent ntro ross de co cost stos os que se presentan en la siguiente tabla, donde además se presentan algunos de sus atributos:
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 41 - 41
Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Area
Población
Producción* Jornales* Movi.
(m2)
Número de árboles.
(Kilos de café cereza)
101: Lote 1 - cultivo
15 ha
120, 120,00 000 0 ár árb. b. 18 180, 0,00 000 0 Kg 11 1100 00 Jor Jor $ 14 14,0 ,000 00 30 h
café. 102: Lote 2 - cultivo café.
40 ha
367, 367,00 000 0 ár árb. b. 40 400, 0,00 000 0 Kg 32 3200 00 Jor Jor $ 40 40,0 ,000 00 70 h
103: Lote 3 - cultivo café.
25 ha
126, 126,00 000 0 ár árb. b. 31 310, 0,00 000 0 Kg 25 2500 00 Jor Jor $ 26 26,0 ,000 00 55 h
104: Lote 4 - cultivo café.
24 ha
200, 200,00 000 0 ár árb. b. 33 330, 0,00 000 0 Kg 24 2400 00 Jor Jor $2 $20, 0,00 000 0
38 h
105: Lote 5 - cultivo café.
12 ha
90,000 árb rb..
20 h
Utilizados Cuenta* 7-Costos
145,000 Kg 1200 Jor $10, 0,0 000
Horas guadañadora
(*) En la semana actual. Por el área de los centros de costos. El valor imputado a este nodo será distri distribuido buido proporciona proporcionall al área de cada uno de los centros de costos del conjunto seleccionado. El sistema considerará el área de los centros de costos, como el valor para el peso de distribución.
La distribución quedará así: Centros de costos recuperados recupe rados por el alca alcance nce del distribuidor.
Área El peso (m2) es el área
Porcentaje = Peso / SumaPesos
%
Dist Distri ribu buci ción ón de $ 10,000 10,000
101: Lote 1 - cultivo café.
15 ha
15
15/116*100
13 13% % 1. 1.29 293, 3,10 10
102: Lote 2 - cultivo café.
40 ha
40
40/116*100
34 34% % 3. 3.44 448, 8,28 28
103: Lote 3 - cultivo café.
25 ha
25
25/116*100
22 22% % 2. 2.15 155, 5,17 17
104: Lote 4 - cultivo café.
24 ha
24
24/116*100
21 21% % 2. 2.06 068, 8,97 97
8
- 42
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
105: Lote 5 - cultivo café.
12 ha
TOTAL
12
12/116*100
116
10 10% % 1. 1.03 034, 4,48 48 100% 100% 10.000 10.000,00 ,00
Por el número de unidades de los centros de costos: El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al número de unidades en cada centro de costos del conjunto seleccionado. El sistema tomará el número de unidades de población de los centros de costos como el peso de distribución. Es responsabilidad del usua usuari rio o que el conj conjunt unto o de cent centros ros de cost costos os te teng nga a el núm úme ero de uni unidades en unidades de medida compatibles.
La distribución quedará así: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Nro. de unidades
El peso es el nro. de unds.
Porcentaje = Peso / % Porcentaje SumaPesos
101: Lot Lote e 1 - ccult ultivo ivo ca café. fé.
120 120,00 ,000 0
12 120. 0.00 000 0
120 12000 000/ 0/90 9030 3000 00*1 *100 00
102: Lot Lote e 2 - ccult ultivo ivo ca café. fé.
árb. 367 367,00 ,000 0 árb.
103: Lot Lote e 3 - ccult ultivo ivo ca café. fé. 104: Lot Lote e 4 - ccult ultivo ivo ca café. fé. 105: 105: Lote Lote 5 - cult cultiv ivo o café café.. TOTAL
36 367. 7.00 000 0
126 126,00 ,000 0 árb.
12 126. 6.00 000 0
200 200,00 ,000 0 árb.
20 200. 0.00 000 0
90,0 90,000 00 ár árb. b.
90 90.0 .000 00 903.000
Distri rib buc uciión de $ 10,000
13 13% %
1. 1.32 328, 8,90 90
41 41% %
4. 4.06 064, 4,23 23
14 14% %
1. 1.39 395, 5,35 35
22 22% %
2. 2.21 214, 4,84 84
367 36700 000/ 0/90 9030 3000 00*1 *100 00 126 12600 000/ 0/90 9030 3000 00*1 *100 00 200 20000 000/ 0/90 9030 3000* 00*10 100 0 90 9000 000/ 0/90 9030 3000 00*1 *100 00 10 10%
996,68
100% 100% 10.000 10.000,00 ,00
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 43 - 43
Por partes iguales. El valo alor imputado a este nodo se distribuirá por par parte tess igu igual ales es en cada centro de costos del conjunto seleccionado.
La distribución quedará así: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Por partes iguales
El peso es igual
Porcentaje = Peso / SumaPesos
% Dis Distri tribuc bución ión de $ 10,000
101: Lote 1 - cultivo café.
1
1/5*100
20 %
$ 2,000.0
102: Lote 2 - cultivo café.
1
1/5*100
20 %
$ 2,000.0
103: Lote 3 - cultivo café.
1
1/5*100
20 %
$ 2,000.0
104: Lote 4 - cultivo café.
1
1/5*100
20 %
$ 2,000.0
105: Lote 5 - cultivo café.
1
1/5*100
20 %
$ 2,000.0
TOTAL
5
100.0%
$ 10,000.0
Por Producción. El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional a la prod produc uccción ión en el peri period odo o especi esp ecific ficado ado en cad cada a cen centro tro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe espe especi cififica carr el prod produc ucto to y el periodo de evaluación. El prod produc ucto to se re refie fiere re a los los product prod os determ ermina inados dosción por las labore lab oressdet de pro produc ducció n’. ‘uctos
8
- 44
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Ver maestro de labores (No hace referencia a los productos vendidos, ni embodegados). Para el caso del ejemplo, el producto de las labores de recolección de café es el kilogramo de café cereza, que se expresa como ‘caféKg’. El período de evaluación es el lapso de tiempo en el que se evaluará la producción del ‘producto’ especificado de cada centro de costos. El valor de la producción de cada centro de costos será el peso de distribución. La distribución quedará así: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Producción El peso es Porcentaje = Peso / (Café la SumaPesos cereza) producción
101: Lote 1 - cultivo café.
180, 180,000 000 Kg 18 180. 0.00 000 0
102: Lote 2 - cultivo café.
400, 400,000 000 Kg
103: Lote 3 - cultivo café.
310, 310,000 000 Kg
104: Lote 4 - cultivo café.
330, 330,000 000 Kg
105: Lote 5 - cultivo café.
145, 145,000 000 Kg
TOTAL
40 400. 0.000 000 31 310. 0.000 000 33 330. 0.000 000 14 145. 5.000 000 1.365.000
%
Distribución de $ 10,000
13%
1.318,68
29%
2.930,40
23%
2.271,06
24%
2.417,58
11%
1.062,27
100%
10.000,00
1800 180000 00/1 /136 36500 5000* 0*100 100 4000 400000 00/1 /136 36500 5000* 0*100 100 3100 310000 00/1 /136 36500 5000* 0*100 100 3300 330000 00/1 /136 36500 5000* 0*100 100 1450 145000 00/1 /136 36500 5000* 0*100 100
Por mano de obra. El nodo ejevalor cutadaimputado en eal este perio do se distribuirá proporcional a la cantidad de mano de obra espe especi cififica cado do en cada cada cent centro ro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe especificar la unidad de mano de obra y el período de evaluación. La unidad de mano de obra se refiere a la unidad que se haya espe especi cififica cado do en los los tipo tiposs de contra con tratos tos co como mo ‘Un Unid idad ad en que que se mi mide de la cant cantid idad ad de
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 45 - 45
mano de obra’. Puede ser por ejemplo ‘Hora’, ‘Jornal’, ‘Día’, etc. Ver maestro de tipos de contratación de mano de obra. El período de evaluación es el lapso de tiempo en el que se evaluará la cantidad de unidades de mano de obra ejecutada en cada centro de costos. El valor de la ‘ Cantidad de mano de obra’ de cada centro de costos será el peso de distribución. La distribución quedará así: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Jornales Utilizados
El peso es el núm. de jor.
Porcentaje = Peso / SumaPesos
%
Distribución de $ 10,000
101: 101: Lote Lote 1 - culti ultivvo café fé.. 1100 1100 Jor
1.1 .100 00
11 1100 00/1 /104 0400 00*1 *100 00 11%
1.057,69
102: 102: Lote Lote 2 - culti ultivvo café fé.. 3200 3200 Jor
3.2 .200 00
32 3200 00/1 /104 0400 00*1 *100 00 31%
3.076,92
103: 103: Lote Lote 3 - culti ultivvo café fé.. 2500 2500 Jor
2.5 .500 00
25 2500 00/1 /104 0400 00*1 *100 00 24%
2.403,85
104: 104: Lote Lote 4 - culti ultivvo café fé.. 2400 2400 Jor
2.4 .400 00
24 2400 00/1 /104 0400 00*1 *100 00 23%
2.307,69
105: 105: Lote Lote 5 - culti ultivvo café fé.. 1200 1200 Jor
1.2 .200 00
12 1200 00/1 /104 0400 00*1 *100 00 12%
1.153,85
TOTAL
10.400
100%
10.000,0 ,00 0
Por movimiento cuenta. El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al movimiento de la cuenta en el perí períod odo o es espe peci cifi fica cado do en cada cada cent centro ro de cost costos os de dell conjunto seleccionado. En el panel derecho se pedirá que se especifique la cuenta, el tipo de movimiento a ej ejec ecut utar ar y el perí períod odo o de evaluación. Si se selecciona movimiento contab con table, le, el sis sistem tema a tom tomará ará los datos del balance o del estado de resultados. Si se selecciona la ejecución pres presup upue uesstal tal, el sist sistem ema a tomará los datos del estado de ejecución presupuestal (es decir, del estado de ingresos y egresos de cada centro de costos, sin tener en cuenta las reglas contables). La distribución quedará así:
8
- 46
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Cuenta ‘ 7Costos’
El peso es el saldo de la cta
Porcentaje = Peso % / SumaPesos
Distribución de $ 10,000
10 101: 1: Lote Lote 1 - cult cultiv ivo o café café.. $ 14 14,0 ,000 00
14.0 14.000 00
14 1400 000/ 0/11 1100 0000 00*1 *100 00 13%
1.272,73
10 102: 2: Lote Lote 2 - cult cultiv ivo o café café.. $ 40 40,0 ,000 00
40.0 40.000 00
40 4000 000/ 0/11 1100 0000 00*1 *100 00 36%
3.636,36
10 103: 3: Lote Lote 3 - cult cultiv ivo o café café.. $ 26 26,0 ,000 00
26.0 26.000 00
26 2600 000/ 0/11 1100 0000 00*1 *100 00 24%
2.363,64
10 104: 4: Lote Lote 4 - cult cultiv ivo o café café.. $20 $20,0 ,000 00
20.0 20.000 00
20 2000 000/ 0/11 1100 0000 00*1 *100 00 18%
1.818,18
10 105: 5: Lote Lote 5 - cult cultiv ivo o café café.. $10 $10,0 ,000 00
10.0 10.000 00
10 1000 000/ 0/11 1100 0000 00*1 *100 00 9%
909,09
TOTAL
110.000
100%
10.00 000 0,00
Por uso de activos fijos. El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al uso de un activo específico o de un grup grupo o de ac acti tivo voss en el perí períod odo o es espe peci cififica cado do en ca cada da cent centro ro de co cost stos os de dell conj conjun unto to seleccionado. En el panel derecho se pedirá que se especifique si se evaluará un activo o un grupo de activos:
Si se especifica ‘Según activo’, se debe especificar el activo. Si se especifica ‘Según clasificador activo’, se debe especificar el clasificador, que conformará el grupo de activos. Para el caso del ejemplo, el peso de distribución será la evaluación del número de horas que aparece usado el activo ‘ Guadañadora’ en cada cultivo. El segundo caso, es cuando se tienen grupos de activos con una misma unidad de uso. Por ejemplo una explotación agrícola en donde hay un grupo de tractores que entran a hacer las labores a los lotes de producción. Todos los gastos de esos tractores se imputan al centro de cost costos os de CI CIP P de deno nomi mina nado do ‘Tractores’. Allí Allí ta tamb mbié ién n se im impu puta tan n la lass depr deprec ecia iaci cion ones es,, lo loss repuestos, los combustibles, los tractoristas, y todos los gastos ocasionados por los tractores. A cada tractor, en su creación se le ha colocado el clasificador ‘TRACTORES’. Entonces, se puede crear un criterio de distribución proporcional al uso en horas del grupo ‘TRACTORES’ en cada uno de los lotes de producción agrícola.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 47 - 47
Retomando el ejemplo, la distribución quedará así: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.
Horas uso Guadaña / mes.
%
El peso es Porcentaje = Peso / el # de SumaPesos horas
Distribución de $ 10,000
101:: Lo 101 Lote te 1 - cu culti ltivo vo ccafé afé.. 30 h
30
30/213*100
14% 14
1.408,5
102:: Lo 102 Lote te 2 - cu culti ltivo vo ccafé afé.. 70 h
70
70/213*100
33% 33
3.286,4
103:: Lo 103 Lote te 3 - cu culti ltivo vo ccafé afé.. 55 h
55
55/213*100
26% 26
2.582,2
104:: Lote 104 Lote 4 - ccult ultivo ivo ca café. fé.
38 h
38
38/213*100
18% 18
1.784,0
105:: Lote 105 Lote 5 - ccult ultivo ivo ca café. fé.
20 h
20
20/213*100
9%
939,0
TOTAL
213
100%
$ 10,000.0
N od o d e t i i p o ‘ Ag r ru u p ad or ’ ’. O b j et i iv vo s. Agrupar uno o varios centros de costos de diferentes tipos. Permitir una mejor organización del árbol de nodos. Distribuir los valores que se le imputen entre los centros de costos hijos, de acuerdo con la variable varia ble peso de cada uno de ellos ellos..
Desc r ri i p c i ió n y c ar ac t te r í ís t i ic ca s. Los nodos de tipo agrupador son elementos especiales que ayudan a organizar los centros de costos. Como su nombre lo indica, estos agrupan a otros tipos de centros de costos de diversos tipos. Por ejemplo, un nodo agrupador se puede utilizar para agrupar todos los centros de costos en desarro des arrollo llo.. Otr Otro o pue puede de agr agrupar upar tod todos os los nodo nodoss dis distrib tribuid uidores ores.. De igual igual forma, forma, otr otro o nodo agrupador puede agrupar todos los centros de costos del departamento administrativo. Se debe considerar al nodo agrupador como un elemento estructural y de distribución.
Imputaciones. Los nodos agrupadores pueden ser imputados con valores, en cuyo caso el nodo hará la distribución entre todos los centros de costos hijos que estén vigentes, basados en su peso. Normalmente el peso es el área. Téngase en cuenta siempre que un nodo agrupador es siempre un nodo distribuidor, donde el peso de distribución distribución se basa en la variable de peso de cada tipo de nodo hijo. Otro uso muy claro para los nodos agrupadores es el de agrupar a los distribuidores de costos de la empresa.
8
- 48
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
P or e e j em pl o: D
Dist Distri ribu buid idor ores es de cost costos os..
D:1
Dis Distri tribui buidor dor cos costos tos de pr proce ocesam samien iento. to.
D:2
Dis Distri tribui buidor dor de cos costos tos de caf café é por área área..
D: D:3 3
Di Dist stri ribu buid idor or de cost costos os de café café po porr
D:4 D:9
Dis Distri tribui buidor dor de cos costos tos de plá plátan tano o por áre área. a. Dis Distri tribui buidor dor de cos costos tos de maq maquin uinari aria ay e equip quipo. o.
árbo árbole les. s.
Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.
8 - 49 - 49
Capítulo
9 PLANIL ILL LA DE LABORES. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. La planilla de labores es uno de los principales instrumentos de registro de la información técnica de la finca y por lo tanto se le dedicará un solo capítulo. De la plan planililla la de labo labore ress el siste istema ma to toma ma da dato toss pa para ra contabilidad y la ejecución presupuestal de la finca y por cada lote o cultivo, además aprovecha la información para los regi regist stros ros his histór tórico icoss de prod producc ucción ión,, par para a el cál cálcul culo o de estadísticas, para el seguimiento de trabajadores, para los cronogr cron ograma amass de lab labore ores, s, par para a alimen alimentar tar los siste sistemas mas de costeo, etc. Para manejar la planilla es necesario que se tenga buen conocimiento de la definición de labores y de la definición de los tipos de contratación de mano de obra. Al final de este e ste capítulo se describe someramente el maestro de tipos de contratación.
O b j et i iv vo . Registrar el uso de mano de obra y las cantidades ejecutadas en todas las labores que se realizan en la finca.
Desc r ri i p c i ió n. Básicamente se trata de registrar por cada día de la semana a los trabajadores que realizaron alguna labor en la finca, detallando el lote donde trabajaron, el número de jornales y si es
posible la cantidad realizada de la labor.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 1 - 1
Por la gran diversidad de posibilidades para la grabación de la información, se debe estudiar con cuidado las diferentes modalidades y posibilidades que soporta la planilla para el correcto registro de la información. Esta es una de las operaciones más importantes de AgroWin, por cuanto aporta información muy valiosa a todos los módulos que lo componen.
Recomendación: si se va a registrar la información de una planilla después de su pago, no tiene sentido registrar los detalles diarios, simplemente se debe registrar el resumen de la planilla (totales de la semana), como se explicará mas adelante. Si se va a registrar una planilla antes de su pago, se puede registrar la información con todos los detalles, ya que serán de mucha utilidad al momento de generar la planilla de pago, los valores, resúmenes y estadísticas que ofrece esta operación.
Ad i ic ci i ó n d e l a o per ac i ió n d esd e el mane j ad or d e o per ac i io nes: [Botón de adicionar nueva operación > Categoría de Ingresos y gastos > Planilla de labores].
P l aasnoi l lsl l a a d see g ubi i or r p pa ra r l a i nf or mac i ió n d e l a p l au r peasr :a r eg i is t r P aso 1: I d de nt i if fi ic c a c i ió n d e l a o per ac i ió n. En este paso se debe registrar la identificación de la operación y del documento de soporte de la op oper erac ació ión. n. No Norma rmalm lmen ente te el docume doc umento nto de sop soport orte e de est esta a oper operac ació ión n debe debe ser ser la mi mism sma a planilla de labores.
P aso 2 : C u ue nt as d e pag o. En este punto se debe especificar la cuenta de la cual proviene el dinero para el pago de los trabajadores: de la caja o del banco.
9
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Básicamente la planilla permite pagarle a los trabajadores de tres formas: En efectivo con dinero que sale de la caja.
cheque e de dinero que sale de una cuen cuenta ta de banco. Con chequ bien, n, qued quedar ar deb debien iendo do el din dinero ero al tra trabaja bajador dor.. Pos Posibl ibleme emente nte para pag pagarl arlo o al final final de la O bie quincena o del mes. Por lo elpronto explicará el de la planilla con caja y bancos. Más adelante se explicará cómo pago se se convertirá enpago una cuenta por pagar.
Pago de caja: Si el pago se hizo en efectivo, entonces se debe seleccionar la identificación de la cuenta de caja. Banco: Si el pago se hizo con cheque, se debe seleccionar la cuenta de banco de la cuál se hace el egres egreso. o.
P aso 3: E s pec i if fi ic c a c i ió n d e l os c ost os d i ia r i io s d e l as d i if fe r ent es mod al i id da d es d e c ont r ra t ac i ió n. En este paso se deberán colocar los valores a los que se paga el jornal (o unidad de pago definida) defini da) de cada uno de los tipos de cont contratos ratos que se tenga con los trabajado trabajadores res de la finca. Los cont codntra tos de por separad ra orato dsesdse e defi [Áfine rnen bonl po der nodos nod os > Finc Finca a > Ma Maes estro tross de empresa > Tipos de contratación de mano de obra]. Ver más adelante el maestro de tipos de contratación. Si el tipo de contrato está basado en la cantidad de unidades de la labor realizada (caso de la recolección de una producc prod ucción ión de un cul cultiv tivo o (p.e (p.e.. café) o el corte (p.e. caña) que se pagan por unidades realizadas) se debe especificar el valor a pagar por cada unidad. Obsérvese que cada tipo de contrato está asociado con una unidad.
C ód i ig d el t d e c c ont r g o d t i i p o d ra t o. En la primera columna se deben definir los tipos de contrato que se usarán en la planilla. Por defecto, el sistema presenta todos los tipos de contrato definidos y recuerda los costos diarios a los que se paga cada unidad de contratación. Los tipos de contrato que no se vayan a usar en la planilla se pueden eliminar de esta tabla o bien dejar en blanco las columnas de costos. Si se dejan valores de costos y no se utilizan, tampoco tendrá ninguna incidencia en los cálculos y resultados.
C ont r ra t i is t as. Hay, sin embargo, un grupo de contratos a los que no es necesario colocarles el valor a pagar diario: Estos son los tipos de contratos basados en el tipo de cálculo ‘Contratista’. Esto es, todos
los los tipo tiposs de cont contra rato to en cuya cuya de defin finic ició ión n se hay haya a es espe peci cific ficado ado que el titipo po de cálcu cálculo lo es
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 3 - 3
‘Contratista’, no se les podrá asignar un costo o valor a pagar al día. A los contratistas siempre se les paga un valor global acordado de acuerdo al avance de su trabajo y a la forma como se haya acordado el pago. Para mayor información, ver 'Maestro de tipos de contratación'.
V al or a pa ag ar d d e c c ad a t t i i p po d e c c ont r a p d i ia r i io d o d ra t o. En las columnas de la semana se debe registrar el valor a pagar diario de la unidad del contrato en cada día. Es decir, si la unidad es jornal, se debe especificar en la casilla del lunes el valor a pagar ese día para cada jornal. Si la unidad del tipo de contrato es Kilogramo, se debe especificar el valor a pagar en ese día por cada kilogramo. El sistema recordará los últimos valores pagados por cada tipo de contra contrataci tación ón y los presentará en las planillas nuevas.
M ane j o d d e l l a t t abl a. Puede haber muchos tipos de contratación definidos, en cuyo caso, el usuario podrá usar el botón botó n 'El 'Elimi iminar' nar' para elimin eliminar ar llos os re renglo nglones nes que ccorr orresp espond ondan an a los los tipos tipos d de e co contra ntratac tación ión que no se vayan a utilizar en la planilla que se está editand editando. o. El dejarlos, tampoco caus causa a ningún problema a los cálculos. Los valores a pagar de cada tipo de contratación pueden ser variables en los días de la semana.. Sin embar semana embargo, go, lo normal es que se mantenga el precio. Para facilitar la digitación de los precios prec ios se h ha a do dotad tado o a es esta ta ttabl abla a del bot botón ón de 'Co 'Copia piarr a la d dere erecha cha'.'. Basta con colocar el cursor sobre un día de la semana de alguno de los tipos de contratación y presi pre sion onar ar el b bot otón ón 'Cop 'Copia iarr a la der derec echa ha'.'. Es Esto to h hará ará que que el vvalo alorr a paga pagarr de es ese e día sea sea copiado a los días restantes de ese mismo tipo de contratación. Para facilitar las cosas aún mas, se puede especificar el precio a pagar en el día lunes de cada uno de los tipos de contratación que se utilizarán, luego seleccionar todas las casillas del día lunes lun es y luego luego pre presio sionar nar el bot botón ón 'Co 'Copia piarr a la der derech echa'. a'.
Copiar a la derecha
Rango de celdas para copiar
O pc i io d e eed i ic nes d c i ió n. Como en todas las tablas de AgroWin, es posible usar las opciones estándar de Copiar (Ctrl-C), Pegar(Ctrl-V), Borrar (Ctrl-X), Arrastrar (Ctrl-A) y duplicar (Ctrl-D).
9
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C r d e t t i i p d e c c ont r nu ev os: re ac i ió n d os d ra t ac i ió n n Para cada finca se pueden crear los tipos de contratación que se consideren necesarios. Cada tipo de contr contrataci atación ón puede llev llevar ar un conjun conjunto to de paráme parámetros tros que definen la forma de cálcu cálculo lo del pago al trabajador e incluso, es posible asociar tipos de contratación con cultivos y labores específicas. Para mayor información ver más adelante el ‘Maestro de tipos de contratación’.
P aso 4: R eg i is t r ro d e l a i nf or mac i ió n d e l a p pl ani l ll la . La planilla es la principal fuente de info informa rmació ción n para AgroWi AgroWin n y depe depend ndiiendo endo de la cal calidad idad y detalle de la información que se sumi sumini nisstre tre en es este te punt punto, o, el sistema podrá mantener y suministrar rar información de calidad. El regis registr tro o de la plan planililla la pu pued ede e realiz real izars arse e de muc muchas has man manera eras. s. Hay formas muy resumidas resumidas y hay form formas as mu muyy de deta tallllad adas as.. En los los pasos pas os sigui siguien ente tess se tr trat atar ará á de explic licar la form forma a norm rma al de diligenciar diligen ciar un regis registro tro y al final, se prese presentarán ntarán varios ejemplo ejemploss modelo de las diferente diferentess formas de registro que se pueden adoptar. A continuación se presenta una descripción de cada una de las columnas de la planilla.
A ) A ) ) C C O A P P A AR R A A L L A A E E S AC DE L T T I IP AT C OL U M MN N A P L E SP PE EC CI I F F I I C C A C I IÓ Ó N N D P O O D DE C C O ON N T T R R A T O O. En ésta se debe especificar el tipo de contratación que se le ha hecho a cada uno de los trabajadores. Hay tipo Hay tiposs de cont contra rato toss no norm rmal ales es,, como como el co cont ntra rato to de la labor bores es al dí día, a, o recol recolec ecci ción ón al contrato. Hay otros contratos como ‘Contratista’ que se refiere a cuando se sub-contrata con un tercero la ejecución de una labor de cantidad determinada.
Labores personal administrativo Un tipo de contrato muy especial que maneja el sistema es el denominado como ‘Personal administrativo’. Este se usa cuando uno de los empleados fijos de la finca, a los que se les paga por nómin nómina a (quincenal o mensual), ha realizado labore laboress de mano de obra en la semana y deben ser regist registrados rados en la plani planilla. lla. El registro de las labores desarro desarrolladas lladas por este tipo de personal, sólo sirve en el sistema para llevar estadísticas y para efectos de costeo. Sin embargo, no significa que al personal administrativo se la vaya a pagar por estas labores realizadas. A él se le hace el pago por la semana, por medio de la operación de gastos y pagos o por medio de las operaciones de nómina. Es Este te tambi también én pu pued ede e ser ser ut utililiz izad ado o pa para ra re regis gistr trar ar tr trab abajo ajo de mano mano de obra obra famil familia iarr (en
pequeñas parcelas, donde aplique).
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 5 - 5
B ) C C O DE C DE L T T R OL U M MN N A D C Ó ÓD I G GO O D R A B AJ ADO R R. En esta columna se debe digitar la cédula o identificación del trabajador. Si no se dispone de la cédula, se puede digitar un número entero cualquiera, tal como 1, 2, 3 … Si la cédula existe en el maestro de terceros, el sistema automáticamente pondrá su nombre en la columna de 'Nombre trabajador'. Es muy importante que se entienda que los trabajadores a ser registrados por medio de la planilla no tienen que haber sido creados en el maestro de terceros.
C ) ) C C O A D DE N T R AB AJ J A AD DO R C OL U M MN N A D N O OM MB R E E D DE L T R A B A R. En esta columna se debe digitar el nombre o sobrenombre del trabajador. Es necesario el nombre completo para el caso en el que se le vaya a pagar con cheque o se haga retención en la fuente. Este nombre será el que aparecerá en la planilla de pago. En el caso de que se trate de un contratista, se debe especificar el nombre del contratista y no se deben detallar cada uno de los trabajadores que han laborado bajo sus órdenes.
D ) R R E E L T T R C AD A EG GI I S ST T R R O O D DE L L AS L L ABO R RE ES S R R E E A LI Z Z A D AS P P O OR R E R A B AJ ADO R R E E N N C U N DE L S E NO O D LO S S D DÍ AS D DE L L A S EM M A N A. La planilla presenta los siete días de la semana, cada uno con cuatro columnas: Centro de costos, labor, mano de obra y cantidad de labor ejecutada. Planilla resumida. Cuando se desea registrar la planilla resumida, no es necesario detallar las labores día por día. Simplemente se especifican los centros de costos y las labores en ellos ejecutadas en toda la semana en las casillas del día lunes.
Planilla detallada. Cuando se desea registrar la planilla detallada, se coloca en cada día las labores realizadas. Registro de las labores de un día. Para esto, es neces necesario ario especi especificar ficar el lote donde se realizó la labor, el cultivo sobre el que se realizó la labor, la labor que se realizó, los jornales empleados y la cantidad de la labor realizada. Tipo Trabajador contr. Cód. Nombre
LUNES C. de Labor costos
M. de O.
Cantidad
Columna de centro de costos: En ésta se debe especificar el identificador del centro de costos donde se ha realizado la labor. Este puede ser un centro de costos estándar, un lote, un cultivo de un lote, un distribuidor, etc. Especificando el lote como centro de costos: Si se especifica un lote, el sistema repartirá los costos de las labores y sus cantidades entre sus cultivos sembrados vigentes a la fecha de la planilla, pero que tengan definida la misma actividad agrícola que el lote. Por ejemplo, si el lote tiene definida la actividad café para el lote y éste tiene tres cultivos sembrados y vigentes
9
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
con actividades de café, café y plátano respectivamente, entonces los valores únicamente se repartirán entre los dos cultivos de café. esta colu column mna a se de debe be espec especifific icar ar la id iden entitififica caci ción ón de la la labo bor r Columnaa de lab Column labor: or: En esta realizada en el lote. Solo se pueden especificar labores correspondientes a la actividad definida para el centro de costos especificado en la casilla anterior. Según la labor y el tipo de cont contrat rato o que se espe especi cififique que,, las las comu comuna nass de ma mano no de obra obra y ca cant ntid idad ad de la la labor bor realizada se volverán requeridas o no. Columna de mano de obra: En esta columna se especifica la cantidad de mano de obra consumida o sacrificada para el desarrollo de la labor en el centro de costos especificado. Según el tipo de contrato, la mano de obra se puede especificar en diferentes unidades, como horas, días, jornales, etc. La cantidad de mano de obra debe especificarse en el tipo de unidad definida por el tipo de contrato. El que se especifique un número de jornales u horas trabajadas, no significa que se vayan a pagar. Esto depende únicamente de la forma de cálculo del tipo de contrato que se haya especificado. Por ejemplo, si el tipo de contrato se paga por la cantidad de unidades recolectadas, el especificar un número de jornales no tiene incidencia en el pago al trabajador, únicamente tiene incidencia en las estadísticas de mano de obra de la labor. Si se trata deficar un trabajo con varios trabajadores atist su ses de debe be espe especi cific ar contratista el nú núme mero ro que de realiza jorna jornale lesssusacr sa crifific icado ados s en el dí día a (El (El co cont ntra rati sta acargo, más más lo los trabajadores). Esto será de mucha importancia para el cálculo de estadísticas de mano de obra de la labor bajo cada tipo de contratación. Aunque bajo algunos tipos de contrato no es obligatorio especificar cantidad de mano de obra, se recomienda siempre registrar este dato, por las razones que ya se han explicado acerca de las estadísticas de la mano de obra.
Columna de cantidad: En esta columna se debe especificar la cantidad de la labor realizada con la mano de obra especificada en la casilla anterior. Obviamente este dato puede ser muy difícil de suministrar en muchas ocasiones, sobre todo cuando el tipo de contrato no está basado en la cantidad de la labor realizada. Por ejemplo, para el caso de un control de malezas de un cultivo de 10 Ha, donde los 4 trabajadores han estado trabajando el día lunes, es muy difícil al final del día especificar cuántas hectáreas desyerbaron en el día. Por ello, si la labor no se paga por cantidad, la especificación de la cantidad de la labor es opcional. Mucho mejor cuando se pueda dar con algún grado de exactitud, pero si no se hace, el sistema tiene la forma de calcular estadísticas sobre el trabajo realizado como sigue: Si la labor se reporta una o más veces en una o varias planillas, el sistema acumulará todos los jornales empleados para su desarrollo. Así mismo, acumulará todas las cantidades de la labor reportadas. reportadas. Si por lo menos una vez, no se especi especificó ficó la cantidad de la labor, el sistema obviará el acumulado de cantidad de labor y tomará como cantidad de labor ejecutada en el cultivo el área del cultivo o el número de árboles o unidades del cultivo. Con estos valores se harán los cálculos de estadísticas de rendimientos.
Labores de producción. Hay un caso especial cuando se registran labores que se han marcado como de producción (Ver maestro de labores). En este caso, es de carácter obligatorio especificar la cantidad de
la labor. Este es el caso normal de las labores de recolección recolección o corte, donde donde la canti cantidad dad de la
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 7 - 7
labor o labores de recolección, serán interpretadas por el sistema como la producción de cada cultivo y acumuladas de manera especial para posteriormente entregar informes y estadísticas de producción. Si Sin n em emba barg rgo, o, es pos posib ible le que ba bajo jo cier cierta tass circ circun unst stan anci cias as se ne nece cesi site te de desa sact ctiv ivar ar es esta ta característica de la labor, para que la cantidad especificada de la labor no sea tenida en cuenta para producción y para rendimientos. En este caso eventual, se puede desmarcar en la definición del tipo de contrato la casilla de ‘ Afectar Afectar producción y rendimientos’. Cuando esta esta casi casilllla a no está está ma marc rcad ada a en la defin definic ició ión n de un de dete term rmin inad ado o tipo tipo de co cont ntra rato to,, la lass cantidades especificadas bajo ese tipo de contrato no serán tomadas como de producción y tampoco afectarán las estadísticas de rendimiento de las labores.
Obligatorio registrar la mano de obra o la cantidad de labor ejecutada. De acuerdo al tipo de contratación, siempre será obligatorio que se especifique la cantidad de jornales empleados o la cantidad de la labor desarrollada. Por ejemplo, para un contrato de labores al día, donde se paga por jornal, es indispensable que se espec especifique ifique el número de jornal jornales es trabajado trabajadoss para que se pueda establ establecer ecer el pago al trabajador. Para el caso de un cont contrato rato que se pague por unidades laborad laboradas, as, como el de 'recol 'recolecció ección n al contra con trato' to',, don donde de se pag paga a por cad cada a kilogra kilogramo mo rec recole olecta ctado, do, ser será á obl oblig igator atorio io esp especi ecific ficar ar la cantidad de la labor realizada, es decir, el número de kilogramos recolectados.
Casos de ejemplo para el registro de cantidades. El registro de la cantidad puede hacerse de varias formas que el programa interpretará apropiadamente:
Caso 1: Una persona con contrato de labores al día. En este caso es obligatorio especificar el número de jornales ejecutados y es opcional especificar la cantidad realizada de la labor. Normalmente no es fácil determinar la cantidad de la labor realizada en el día. En este caso se puede dejar en blanco la columna de cantidad. Un ejemplo de este caso, es cuando un trabajador estuvo desyerbando un lote durante todo el día. Se deja en blanco la casilla de cantidad porque es muy difícil establecer cuántas hectáreas ha desyerbado.
Tipo Contrato.
C. de costos
Labor
Pago por jornal
El bajo
Desyerba
M. de O. Cantidad 1 Jor
IMPORTANTE: El que no se especifique la cantidad realizada de una labor, no significa que el sistema no tenga en cuenta el dato para estadísticas. Lo que hará el sistema es que cuando se indique que la labor se finalizó, acumulará todos los jornales empleados para su ejecución y los dividirá por el número de hectáreas del lote (Para el caso de la desyerba). Caso 2: Una persona trabajó con contrato basado en el pago por cantidad de unidades realizadas. En este caso es obliga obligator torio io especif especifica icarr el núm número ero de uni unidad dades es de la lab labor or realiz realizada ada.. Aunque Aunque los jornal jornales es empleados no es obligatorio especificarlos, es fácil y recomendable hacerlo.
9
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Un ejemplo de este caso es la recolección de café al contrato, donde la unidad en que se mide la recolección es el kilogramo recolectado. Entonces se debe especificar el número de kilogramos recolectados.
Tipo Contrato.
C. de costos
Labor
Pago por cantidad
El bajo
Recolección
M. de O. Cantidad 1 Jor
142 Kg
Caso 3: Varias 3: Varias personas que trabajan simultáneamente en una labor con contrato de labores al día. Es posible indicar en una casilla de jornales, que la labor fue realizada por varias personas, especificando el número núm ero de jornal jornales es y en la casill casilla a de cant cantida idad, d, se esp especif ecifica ica la canti cantidad dad de la labor labor realiz realizada ada por esos esos trabajadores (si se conoce). Un ejemplo de este caso es cuando en un día 3 personas trabajan en una desyerba. Este se marcaría en la columna de jornales con 3 y se deja en blanco la columna de cantidad. Esto significa que se consumieron 3 jornales en el día pero no se ha establecido la cantidad realizada de la l a desyerba.
Tipo Contrato.
C. de costos
Labor
Pago por jornal
El bajo
Desyerba
M. de O. Cantidad 3 Jor
Caso 4: Una 4: Una labor es contratada por unidades realizadas y trabajan varias personas. En este caso es obligatorio obligatorio especificar especificar el núme número ro de unidad unidades es realizadas realizadas de la labor y es recomendabl recomendable e siempre siempre especificar el número de jornales empleados. Un ejemplo podría ser que una madre y su hijo han recolectado 250 kg. en el día y solo se registra a la madre en la planilla. En este caso se marca en la columna de cantidad ‘250’ y en la columna de Jornales '2' (si la hija es menor, se puede registrar medio jornal equivalente en vez de uno).
Tipo Contrato.
C. de costos
Labor
Pago por cantidad
El bajo
Desyerba
M. de O. Cantidad 2 Jor
250 Kg
Para el entendimiento de las posibles formas de diligenciar estas casillas, se recomienda ver los ejemplos que se presentan al final de esta operación.
E ) C C O OL U M MN N A S D DE ‘ T TO OT T A LE S S R R E EM M U UN N E ER R A C I IÓ ÓN N S S E EM M A N A’ . Se refiere al total ganado por el trabajador en la semana, donde se discrimina los jornales a pagar en la seman semana a o bien las unidades a pagar en la seman semana a según el tipo de contrato contrato..
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 9 - 9
Si se desea ver el detalle de los cálculos del valor a pagar en la semana, se presiona el botón de botón 'De 'Detal talle', le', se p pres resent enta a una ven ventan tana a que ind indica ica cada cada dí día a cómo cómo sse e ha lliqu iquida idado do y a qué valor diario diario..
Debe entenderse que dependiendo del tipo de contratación de la mano de obra, el total ganado por el trabajador en la semana se calculará ya sea por jornales o por unidades realizadas.
Cálculo del total remuneración de la semana según el tipo de cálculo definido en el tipo de contrato. Pago por cantidad de la labor realizada. Para el caso de contratos basados en pago por cantidad (Recolección de café, corte de caña caña,, etc. etc.), ), el sist sistem ema a suma sumará rá el nú núme mero ro de unid unidad ades es es espe peci cififica cada dass en ca cada da dí día a y lo multiplicará por el valor a pagar por unidad para cada día, como haya sido especificado en el paso 3. En este caso, no se tiene en cuenta en el cálculo el número de jornales registrados. Pago por cantidad de mano de obra. Para el caso de contratos basados en la labores al día, el sistema sumará el número de jornales relacionados cada día y los multiplicará por el valor del jornal para ese día especificado en el paso 3. En este caso las unidades de cantidad de la labor, que se pudieron haber registrado, sólo se utilizaran para estadísticas.
Contratista (Se establece el pago). Para el caso de contratos basados en contratista, el sistema no calculará el costo del trabajo en la semana como en los casos anteriores, sino que será el usuario quien especifique el monto del valor ganado por el contratista en
la semana.
9
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Nótese que este caso es especial y se debe saber interpretar. Debe tenerse en cuenta que el valor a pagar al contratista es discrecional y deberá ser pactada entre las partes la forma de pago. El valor a pagar, antes de los descuentos, se debe digitar en la columna de costo.
Personal administrativo (Sólo para costear). Para el caso de contratos basados en personal administrativo, el sistema calcula el valor de la semana, como en el caso del contrato al día. Nótese que en este caso no se pueden registrar deducciones, ni total a se pagar. El total a pagarysiempre será cero realizadas. para el personal administrativo, por cuanto a éste le paga por nómina no por las labores Por tanto, el registro de las labores del personal administrativo es únicamente con el objeto de poder llevar el costo de las labores que éste realiza en cada uno de los lotes. Esto es aplicable a las fincas pequeñas donde el mayordomo, que es personal administrativo y se le paga por nómina, trabaja normalmente en las labores de la finca. Este tipo de contrato también es aplicable a las pequeñas parcelas de economía campesina, donde el trabajo familiar no es remunerado, pero si debe ser costeado.
F ) ) C C O AS AR R A A E E L R R E AL T R AB AJ J A AD DO R C OL U M MN N A S P P A E EG GI I S S T TR RO O D DE D DE S SC C U UE E N NT T O O S S A AL T R A B A R. Se disp dispon one e de cuat cuatro ro colu column mnas as para para regi regist strar rar lo loss desc descue uent ntos os a lo loss tr traba abaja jado dores res.. Los Los descuentos se registran positivos, pero por su carácter de descuentos, restan al total a pagar al trabajador. Un descuento negativo sería una bonificación, o sea que se suma al total a pagar al trabajador.
Descuentos para el alimentador : Se debe registrar el valor a descontarle al trabajador y con cargo al alimentador, por concepto de alimentación. Descuento por Salud: Se debe especificar el valor retenido al trabajador por concepto de salud (ISS o EPS, cuando aplique). Descuento por retefuente: Se debe especificar el valor a retener en la fuente para el pago al trabajador. El valor base de la retención será el valor a pagar por la semana. Otross descue Otro descuentos ntos: Se re refie fiere re a otr otros os de desc scue uent ntos os que se le re real alic icen en al tra traba baja jador dor por por diferentes conceptos. IMPORTANTE: Estas columnas pueden ser adecuadas de acuerdo a las necesidades de cada finca y/o región. Esto significa que si en una región no se utiliza el pago al alimentador, se puede cambiar por otro tipo de descuento. Igual para las otras columnas de descuentos. Para configurar los descuentos se debe llamar la opción de ‘Configuración’ del menú de la planilla. Se recomienda la asesoría de un contador para realizar estas configuraciones.
G ) ) C C O A D DE T AL A P P A AG G A AR R . C OL U M MN N A D T O OT T A L A P La columna de total a pagar se calcula como el ‘Total de la semana’ menos los descuentos realizados al trabajador. Esta columna es de sólo lectura. Para el caso del personal administrativo, esta columna será de sólo lectura y en blanco, ya que al personal administrativo no se le paga por sus labores, sino por su periodo de trabajo, sea éste la semana, la quincena o mensualidad. El pago del personal administrativo se hace por medio de la operación de gastos y pagos o bien, por medio de las operaciones de 'nómina'.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 11 - 11
H ) C C O DE N C H OL U M MN N A D N Ú ÚM ME ER R O O D DE L C HE E Q QU U E E . Ya anteriormente se había especificado de cuál cuenta saldría el pago a los trabajadores (ver paso 2). Si se les pagaba en efectivo, se debió haber seleccionado caja y si se les paga con cargo a una cuenta bancaria, se debió haber seleccionado banco. También es posible que se seleccionen las dos: Caja y Banco. Esto significa que a algunos trabajadores se les hará el pago en efectivo y a otros con cheque. Pues bien, para indicar en la planilla a qué trabajadores se les paga con cargo a la cuenta de Banco y a cuáles en efectivo con cargo a la caja, se utiliza la columna de número de cheque. A los trabajadores a los cuales se les indique el número del cheque, el sistema los interpretará como pago con cargo a la cuenta de banco, especificada en el paso 2 'Cuentas de pago'. A los trabajadores a los que no se les especifique el número del cheque, el sistema los interpretará como pago en efectivo con cargo a la cuenta de caja, especificada en el paso 2.
P aso 5 : R e por t te d e f i in al i iz za c i ió n d e l abor es. Primero es necesario necesario aclarar que no es neces necesario ario finaliz finalizar ar todas las labores que se regist registran ran en la planilla. Únicamente es necesario finalizar las labores programadas con ciertos tipos de cálculo de rendimientos, como se explicará más adelante en esta sección.
Para AgroWin es muy importante que el usuario reporte la finalización de las labores que se van desarrollando en los lotes, con el fin principal de calcular estadísticas de rendimiento de la mano de obra y los insumos que se necesitaron para el desarrollo de cada labor. Como se ha explicado, la planilla se utiliza para registrar las labores realizadas en los cultivos sembrados en los lotes de la finca. En muchos casos la labor completa de un cultivo de un lote puede no terminarse en una semana y continuarse desarrollando en la semana siguiente o en otra semana. Es decir, muchas labores se pueden extender más de una semana. Por lo anterior, el sistema no asume que las labores se terminan en la semana que inician y por tanto es necesario indicarle al sistema la semana en que ellas terminan.
¿P ar a q q u ué é f f i in al i iz z a r l l as l l abor es? . AgroWin acumula todos los recursos consumidos para el desarrollo de la labor hasta la finalización de la labor. De igual forma acumula la cantidad reportada de ejecución de la labor en ese periodo.
Con estos datos podrá calcular las estadísticas de rendimiento de las de labores, ya sea por dividir los recursos (mano de obra e insumos) acumulados entre la cantidad unidades realizadas de
9
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
la labor (Ej. número de jornales por hectárea) o la cantidad de unidades realizadas de la labor dividido entre la cantidad de recursos consumidos para su desarrollo (Ej. árboles por jornal). Sin embargo, AgroWin presenta múltiples formas de calcular las estadísticas de rendimiento de las labores, que facilitan y minimizan el registro de la información.
T i i p d e c c á d e r r end i im o d ál l c c u ul l o d i ent o. Una vez diligenciada detallada de la planilla de labores, se debe indicar cuáles de las labores finalizaronlaeninformación esa semana. En este paso se presenta una tabla con el resumen de las labores realizadas en la semana, discriminadas por tipo de contratación y lote. Cuando se definen las labores, [Menú principal > Programas > Actividades agropecuarias > Maestro de labores], se define el tipo de cálculo de la labor. Este indica la forma en la que se calcularán calcul arán los rendimi rendimientos entos de las labores. A cont continuaci inuación ón se presenta presenta brevemente los tipos de cálculo que pueden tener las labores: Cód. Descripción
¿Requiere finalización?
1
No
Un Unid idad ad labo laborr / Un Unid idad ades es recu recurs rso o Ejemplo: Hoyos / Jornal, Kilos recolectados / Jornal, etc.
2
Po Pobl blac ació ión n cult cultiv ivo o / Un Unid idade adess rec recur urso so..
Si
Árboles / Jornal, árboles / Kilo, etc. 3
Un Unid idade adess de dell re recu curs rso o / área área del del cult cultiv ivo. o.
Si
Jornales / Ha, Toneladas / Cuadra, etc. Adicionalmente a estos tres tipos de contratos hay otros tres tipos con igual comportamiento, pero cuya fórmula es inversa. De esta forma, las labores con tipo de cálculo de rendimiento igual a 1 no se finalizan y las de tipo 2 y 3 se deben final finalizar izar..
E l l c d e l l as eest ad í ís t i ic d e r r end i im c á ál lc c u u l lo d ca s d i ent o: Con los acumulados de recursos sacrificados o consumidos para el desarrollo de la labor y la cantidad de la labor ejecutada se pueden obtener las estadísticas de rendimiento de cada labor. La operación de cálculo estará determinada por el tipo de cálculo de rendimiento asignado a la labor. Vale destacar que las estadísticas se calculan a nivel de cada observación de la labor. Una observación está delimitada por la labor que se realiza en un cultivo específico de un lote, bajo un determinado tipo de contratación.
S ól o m mar c d e l l abor es. ca r l l a f f i in al i iz z a c i ió n d Es importante destacar que el sistema calcula cada uno de los registros de esta tabla y el usuari usu ario o sól sólo o deb debe e mar marcar car las lab labores ores que han finali finalizad zado o y eve eventu ntualme almente nte mar marcar car alg alguna unass labores para descartarlas para el cálculo de estadísticas.
A continuación se hace una descripción de cada una de las columnas de la tabla de finalización de labores.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 13 - 13
A ) C C O DE T OL U M MN N A D T I IP PO O D DE C C O ON NT T R R A T O O. El sistema requiere que se finalicen las labores especificadas bajo cada tipo de contrato en los diferentes centros de costos.
B ) C C O OL U M MN N A S D DE C C E EN NT TR R O O D DE C C O OS ST TO OS S . Normalmente en el sector agrícola, estas columnas serán el lote y el cultivo donde se realizó la labor. Se puede que estos se forma que agrupada, sólo se visualiza el observar lote, independiente delpresentan número deencultivos hayan donde en él. inicialmente El objetivo de esto es el de facilitar la finalización de las labores de tal forma que si el usuario marca como finalizada la labor en el lote, implica que se finalizará la labor en cada uno de los cultivos en él sembrados y que se estén realizando. Si el usuario lo considera necesario, puede abrir el lote para que se visualicen los cultivos hijos y marcar a discreción los cultivos en los cuales finalizó la labor.
C ) C C O DE L OL U M MN N A D L ABO R R. En esta columna aparecerá la labor que se realizó en el cultivo.
D ) C C O OL U M MN N A S D DE S S E EM M A N A. En estas columnas se visualizará la cantidad de mano de obra sacrificada para el desarrollo de la labor (MdO) y la cantidad ejecutad ejecutada a de la labor (Cant), pero única únicamente mente conce concernient rnientes es a la semana actual. Se debe recordar que una labor se puede realizar a lo largo de varias semanas.
Cantidades inciertas Si se presenta un '*' en la columna de 'Cantidad realizada de la labor', significa que no se conoce o que es incierta o no se pudo determinar con certeza la cantidad. Esto ocurre por ejemplo, cuando para una misma labor en un lote se especifica la cantidad en un día y en otro día se deja la cantidad en blanco. El sistema internamente interpreta esto como una omisión de información y por lo tanto no tendrá en cuenta la cantidad especificada para las estadísticas y utilizará a cambio, la cantidad de unidades del lote o el área del lote (lo que aplique).
E ) C C O OL U M MN N A S D DE A AC U UM MU U L ADO S S. Nuevam Nuev amen ente te se pres presen enta tan n las las colu columna mnass de ma mano no de ob obra ra y ca cant ntid idad ad,, pe pero ro es esta ta ve vezz contienen el acumulado ejecutado de mano de obra y la cantidad ejecutada de la labor desde la última finalización de la labor. Con estos datos es que realmente se calcularán las estadísticas de rendimiento de las labores.
F ) ) C C O A D DE S AN A D DE I C OL U M MN N A D S E EM M A N A D I N NI IC C I I O O . En esta columna se visualiza el número de la semana en que se reportó el inicio de la labor. Vale destacar que el inicio puede darse por el reporte de labores de mano de obra o bien, por el reporte de aplicación de insumos. Obviamente esta semana de inicio es de la última observación de la labor, o sea, en el periodo comprendido entre la última finalización de la labor en ese centro de costos y la fecha de la planilla.
9
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
G ) C C O DE ¿ E S S E OL U M MN N A D ¿F I IN N A LI Z Z A E ST T A S EM M A N A? . En esta columna se deben marcar las labores que se han terminado completamente de ejecutarse en la semana. Una vez se marque la finalización de la labor, el rendimiento obtenido se calculará y se visualizará en la columna siguiente.
Labores que no requieren finalización. Las labores cuyo tipo de cálculo es ´1´ o ´4´ no requieren de la marca de finalización, pues sus estadísticas siempre se calculan basadas en los datos de la semana. Ejemplo de este caso la recolección o corte, en donde se acumulan los kilogramos recolectados de un producto en la semana y se dividen entre la cantidad de mano de obra sacrificada para la recolección, dando el promedio de kilogramos recolectados por jornal en el centro de costos (lote:cultivo). Es Este te tipo tipo de labo labores res no pre prese sent ntan an la casi casilllla a de fin final aliz izac ació ión n y siem siempre pre pr pres esen enta tan n el rendimiento obtenido en la semana.
H ) ) C C O A R R E C OL U M MN N A R EN ND I M MI IE E N NT T O O . En esta columna se visualiza el rendimiento de la labores realizadas en la semana en cada centro de costos. Para que el rendimiento se calcule se debe marcar la finalización de la labor. Algunos rendimientos se pueden presentar con el signo ´+´ al final, lo cual significa que la labor se ha realizado por trabajadores bajo diferentes tipos de contratación. Este es el ejemplo ejem plo de un con control trol de mal maleza ezass real realiza izado do con person personal al con contra tratad tado o al día y además además ayudaron trabajadores con tipo de contrato administrativo.
I ) C C O ¿DE S OL U M MN N A ¿ SC C A R T T A R R R E EN ND I M MI I E E N NT TO O S S ? ? En esta esta colu column mna a se debe deben n mar marca carr las las ob obse serv rvac acio ione ness de la lass la labo bores res que por cier ciertas tas circunstancias no se desee que se utilicen en las estadísticas generales de la finca. Las circunstancias pueden ser muy diversas, como la falta de confianza en los datos de cant cantid idad ades es,, la ma mani nipu pula laci ción ón inad inadec ecua uada da de lo loss dat datos os,, ev even ento toss at atmo mosf sfér éric icos os (llu (lluvi vias as anormal ano rmales) es) o cas casos os for fortui tuitos tos que se con consid sidere ere que pueden pueden dis distor torsio sionar nar el sistem sistema a de estadísticas de rendimiento de la finca, etc. En este este caso caso se de desc scart artan an los los ren rendi dimi mient entos os pa para ra es esta tadí díst stic icas as,, pe pero ro lo loss co cost stos os y la lass producciones se procesan normalmente.
J ) R R E EN N D I M MI IE E N N T TO O D DE C C O OM M P P A R AC I IÓ ÓN N . Esta columna se utiliza para presentar los rendimientos de comparación. Así, el usuario puede establecer contra qué estadísticas va a comparar los datos obtenidos en la finca en cada cad a sem semana ana.. Pue Puede de hac hacer er que los ren rendim dimien ientos tos de com compar paraci ación ón sea sean n los regi regiona onales les,, (digitados para cada labor en el maestro de labores) o bien, los rendimientos de alguna finca del área de traba trabajo. jo. Por defecto, los rendimientos de comparación son los regionales. Para cambiar la finca de comparación, se puede acceder al menú de configuración de la planilla y seleccionar la opción de “ Finca para rendimientos de comparación ”.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 15 - 15
Finalizar las labores adecuadamente será de mucha importancia para poder mantener unas estadísticas buenas y confiables. El sistema acumula todos los jornales desde el inicio de la labor hasta la semana en que se indique su finalización y ese acumulado lo utiliza para el cálculo de las estadísticas. Si todas las ocasiones en las que se especificó la labor, se indicó la cantidad realizada de la labor, el sistema entonces tomará la suma de las cantidades parciales de la labor, desde que ésta inició y las utilizará para las estadísticas. Si el sistema detecta que alguna vez en que se haya especificado la labor, no se especificó la cantidad realizada de la labor, utilizará la cantidad de unidades del lote o su área (lo que aplique) para el cálculo de las estadísticas de rendimientos; En este caso se descartan las cantidades parciales, por no ser confiables.
P asos o pc i io nal es d e f or ma d e p pag o. De acuerdo con la configuración interna de las columnas de descuento a trabajadores, pueden aparecer varios pasos adicionales para solicitar los datos de forma de pago. Inicialmente, la planilla se entrega configurada con la columna 'Descuento alimentador', lo cual indica que se le hará un descuento a los trabajadores de su remuneración semanal, que le será pagada al alimentador por concepto de alimentación. Si el sistema detecta este tipo de descuento para el alimentador (u otro similar), entonces mostrará un paso adicional, que solicitará la identificación del alimentador al que se le hará el pago y la infor información mación de la forma de pago. El valor a pagar al alimentador aparecerá en la casilla de ‘Restan’ y se debe indicar cómo se le ha hecho el pago al alimentador. Si con cargo a una cuenta corriente del banco, en efectivo con cargo a la caja, o bien, se le ha quedado debiend debiendo. o. Nota de configuración: Las otras columnas de descuento con las que inicialmente se entrega AgroWin, están configuradas internamente para que afecten directamente ciertas cuentas de la contab con tabili ilidad. dad. Sin emb embarg argo, o, un usu usuari ario o ava avanza nzado do que con consid sidere ere co conve nvenie niente nte cam cambia biarr los conceptos concep tos de descue descuento nto y las cuenta cuentass o formas de pago de estos descuent descuentos, os, lo puede hacer a través de las opcio opciones nes de confi configuraci guración ón de la planilla. El sistema puede llegar a presentar hasta otros tres pasos de forma de pago de los diferentes tipos de descuento. Esta característica será de mucha utilidad en regiones donde aplique otros tipos de descuento.
I nf or mes d e l a p pl ani l ll la . Cada operación se puede imprimir en muy diversos formatos. En el caso de la planilla de labores se presentan los documentos contables como notas de contabilidad, comprobantes de egreso, egre so, com compro proban bantes tes de caj caja a men menor, or, etc etc.. Adicio Adicional nalmen mente te se pueden pueden pro produc ducir ir inf infor ormes mes especializados de la información de la planilla que se describen a continuación.
9
- 16
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
P l la ni l ll la d e l abor es. Este informe presenta todo el detalle registrado en la planilla de labores de la semana. En ésta se detalla toda la información de las labores realizadas por cada trabajador y en cada día, el valor ganado en la semana, los diferentes descuentos que se le hayan realizado y el total a pagar. Presenta también el número del cheque de pago a cada trabajador, la cuenta con la que se le pagó y el núme número ro de unidad unidades es y de jornal jornales es que se le están pagando, pagando, entre otros. Al final de la planilla se presenta un resumen de acumulados con datos totalizados como los que siguen: Total parcial de la planilla, total a pagar, costo planilla, total de unidades de la labor pagadas paga das (p. (p.e. e. kilogra kilogramos mos rec recole olecta ctaos) os) (co (costo sto y can cantid tidad), ad), tot total al jornale jornaless pagados pagados (co (costo sto y cantidad), y el total de cada uno de los descuentos o bonificaciones practicados al trabajador.
P l la ni l ll la d e p pag o. La planilla de pago es un informe destinado a presentar la información de pago de cada trabajador, donde se detallan los días trabajados, la cantidad de mano de obra o de labor ejecutada a pagar, el total parcial ganado por el trabajador en la semana, los descuentos que se le han practicado al trabajador y el total a pagar. Al final se presenta la forma de pago y un espacio para la firma del trabajador. Este informe es de mucha utilidad cuando se paga por planilla y se quiere dejar una constancia del pago.
C om pr obant es d e p pag o d e l a p pl ani l ll l a d e l abor es. Este informe imprime un comprobante de pago por cada trabajador, donde se detalla el valor a pagar y las labores realizadas en la semana con sus respectivas cantidades (de mano de obra o de labor ejecutada) y remuneraciones. Si se le hacen descuentos o bonificaciones al trabajador, estos también se visualizarán en el área de liquidación. Cada comprobante adicionalmente detalla la forma de pago y hay un espacio para la firma de recibido del trabajador.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 17 - 17
R esu men d e l abor es r eal i iz za d as. Este informe presenta un resumen de todas las labores que se registraron en la planilla, donde se de deta tallllan an las las cant cantid idad ades es ejec ejecut utad adas as de cada cada la labo bor, r, la lass ca cant ntid idad ades es de ma mano no de obra obra sacrificadas en la ejecución de la labor, los costos y su indicador de rendimiento y rendimiento de comparación. El resumen se presenta por cada actividad agrícola y por cada tipo de contratación de la mano de obra. Al final de la planilla de resumen se presentan totales por todos los conceptos, similar a los totales de la planilla de labores.
O p pc c i io nes es p pe ec i ia l es d e mane j o d e l a p pl pl ani l ll la d e l abor es. El paso 3 “Información planilla” dispone de un conjunto de botones para facilitar el manejo y registro de la información en la planilla. Botón Bot ón eli elimin minar ar ren renglon glones: es: E Elim limina ina e ell o los ren renglo glones nes ssele elecci ccionad onados os.. Se el elimi iminan nan ttodo odoss los renglones seleccionados. Botón Botó n in inse sert rtar ar re reng nglo lone nes: s: In Inse sert rta a un uno o o vari varios os re reng nglo lone ness en la pl plan anililla la.. El nú núme mero ro de renglones a insertar está determinado por la selección. Botó Bo tón n
copi copiar ar dat datos os a la de dere rech cha: a: En las co colu lumn mnas as de inf infor orma maci ción ón di diar aria ia,, segú según n se
seleccionen de Centro de costos, labor, Mdo y cantidad, sus datos serán copiados al resto de díaslas decasillas la semana.
9
- 18
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Elimina renglón
Inserta renglón
Copia a la derecha.
Borrar celdas
Copiar al portapap
Buscar
Fijija ar labor
Pegar del portapap.
Detalle costos.
Activar verificación
Activar formato
Colorear celdas
Fijar columnas
Mover a columnas.
Visualizar costos totales de la planilla.
Botón Botó n Bo Borr rrar ar:: Bor Borra ra lo loss dat datos os co cont nten enid idos os en la lass cel celda dass sel selec ecci cion onad adas as.. No eli elimi mina na lo loss renglones. Botón copiar copiar:: Copi Copia a al p portapap ortapapeles eles la sel selecció ección. n. Po Porr ejem ejemplo, plo, se pu puede ede ccopiar opiar un una a planilla planilla al portapapeles y pegarla en Ms-Excel. Botón Botón pega pegar: r: Pe Pega ga al por portap tapape apeles les lla a sele selecci cción. ón. Po Porr ejem ejemplo plo,, se puede puede hac hacer er la pl plani anilla lla en una hoja de Ms-Ex Ms-Excel cel y pegarl pegarla a a la planilla de labores. Botón
buscar buscar:: Permi Permite te busca buscarr la cédula o nomb nombre re del trabaj trabajador. ador.
Botón Botón Det Detall alle: e: Pe Permi rmite te vvisu isualiz alizar ar la for forma ma en la la que sse e cal calcul culó ó el vvalo alorr tot total al de la ssema emana na para un renglón de la planilla. Presenta el precio, la cantidad de unidades liquidadas a ese precio en cada día y el valor. Totaliza la semana, presenta los descuentos y calcula el total a pagar.
Botón Botó n fija fijarr lab labor or:: Est Este e bo botó tón n se en enca carg rga a de ac actitiva varr la ba barra rra d de e fifija jarr lab labor or qu que e apa apare rece ce a continuación:
Esta barra permite que se seleccione un cultivo y una labor que se escribirán automáticamente en las casillas de labor y cultivo de la planilla en la medida en que se registra la información.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 19 - 19
No actúa sobre las casillas que ya se han registrado, sólo sobre las que se registren en adelante. El fijar una labor determinada es de mucha utilidad cuando se va a registrar mucha información de una labor. Este es el caso de la recolección, donde se pueden tener decenas de recolectores en el campo y a la hora de digitar, el trabajo se reducirá al no tener que estar registrando por cada observación el cultivo y la labor. Una vez que se cierre la barra de 'Fijar labor', el sistema ya no colocará automáticamente el cultivo y la labor. Botón verifi verificar: car: Este botón activ activa a la vverific erificación ación en lílínea. nea. Esto signi significa fica que en la me medida dida en que que se di digi gite te la plan planililla la el sist sistem ema a mo most stra rará rá en ro rojo jo la lass ca casi sillllas as qu que e cont conten enga gan n da dato toss inconsistentes o faltantes. Botón for Botón formate matear: ar: Vis Visual ualiz iza a los datos for format matead eados os de las celd celdas as (sól (sólo o si la colu columna mna tie tiene ne el ancho suficiente). Cuando no está activada los datos son presentados tal como se digitaron. Botón
fijar: Permi Permite te fifijar jar las las col columnas umnas de titipo po de contr contrato, ato, código código y n nombre ombre del trabajad trabajador. or.
Botón
color rrenglon englones: es: Pe Permite rmite ac activar tivar o d desact esactivar ivar ccolores olores en los re renglon nglones es de la planilla planilla..
Botón
color ccolumn olumnas: as: P Permite ermite acti activar var o de desact sactivar ivar llos os col colores ores de llas as col columnas umnas..
Botón totale totaless plani planilla: lla: P Permite ermite vvisuali isualizar zar una pequeña ccaja aja de di diálogo álogo iinform nformando ando los los costo costoss totales de la planilla (Costo, descuentos, total a pagar). Botones de movimiento: Estos permiten mover el cursor a la columna que ellos representan. Por ejemplo si se presiona el botón “Sa”, el cursor se mueve a la columna de sábado.
E J JE E M MP P L O S S DE L A P L AN I IL L A DE L ABO R RE E S S. A continuación se presentar presentarán án varios ejemplos de las modalidades en q que ue se pueden utilizar las casillas de la planilla para registrar las labores realizadas en un día de la semana. IMPORTANTE: Se recomienda encarecidamente estudiar y entender con detalle los ejemplos que se describen a continuación, ya que son de mucha importancia para lograr registrar la información de la planilla en forma correcta y exacta.
E j em p pl l o 11. S S e ees p pe ec i if f i ic c a l l a c c ant i id d a d d d e l l a l l abor . Caso en el que un trabaja trabajador dor desarrol desarrolla la una labor en un lote de la finca finca.. Tip Tipo con contrat trato o Labores al día
Tra Trabaja bajad dor Juan
Ce Cen ntro tro de costos Buenos aires
Labor
M. de O.
Cant.
Desyerba
1 Jor
5 Ha
Se interpreta que Juan ha desyerbado 5 hectáreas en una jornada, del lote Buenos aires.
9
- 20
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
E j em pl o 2 2 . C C aso d d e u u n c c ont r v ar i ia s per sonas t t r u na ra t i is t a een eel q q u ue v ra ba j an een u mi sma l l abor e en eel l l ot e. Si más de un trabajad trabajador or ha estado trabajando en un mismo lote en el desarrol desarrollo lo de una labor, se debe especificar el número de jornales y si es posible se debe especificar la cantidad de la labor realizada por todos. Caso en el que cuatro personas trabajaron en la desyerba de un lote, realizando un total de 2 hectáreas. Tip Tipo con contrat trato o Contratista
Tra Trabaja bajad dor Juan y Flia
Ce Cen ntro tro de costos Buenos aires
Labor
M. de O.
Cant.
Fertilización
4 Jor
2 Ha
Se interpreta que Juan y familia (otras tres personas), trabajaron durante todo el día en la fertilización de 2 Ha del lote Buenos aires.
E j em p pl l o 33. C C aso d d e u u n c c ont r v ar i ia s p pe er sonas t t r u na ra t i is t a een eel q q u ue v ra ba j an een u mi sma l l abor e no sse c c onoc e l l a c c ant i id en eel l l ot e, per o n d a d d d e l l a l l abor d d esar r ro l l la d a. En este caso se trabaja en una labor que no es fácil estimar la cantidad realizada. Se suministra el número de jornales, pero no la cantidad de la labor realizada. Caso de cinco personas que trabajaron en la desyerba del lote Buenos Aires, pero no se conoce cuántas hectáreas realizaron de la labor. Tip Tipo con contrat trato o Contratista
Tra Trabaja bajad dor Juan y Flia
Ce Cen ntro tro de costos Buenos aires
Labor
M. de O.
Desyerba
5 Jor
Cant.
Esta información el sistema la aprovechará una vez que se reporte la finalización de la labor, por cuanto el sistema determinará que la cantidad de la labor realizada fue el área total del cultivo.
E j em pl o 44. L Labor es ssobr e l l os c c ent r d e c c ost os eest á ro s d án d ar . En este caso la labor realizada es desarrollada sobre uno de los centros de costos diferentes a los lotes o cultivos físicos. En este caso se especifica el centro de costos y la labor a registrar debe estar definida dentro del conjunto de labores de la actividad asociada con el centro de costos (Recuérdese que durante la creación del centro de costos se le asoció una actividad empresarial). Caso en el que Juan trabajó en labores de mantenimiento del área social. Ti Tipo po con contrat trato o Contratista
Tra Traba baja jad dor Juan
Ce Cent ntrro de costos Área Social
Labor
M. de O.
Mantenimiento
1 Jor
Cant.
En este caso, enton entonces ces se puede dejar en blanc blanco o la colum columna na de cantidad, cantidad, pues puede ser difícil difícil establecer cantidades de la labor realizada.
Si la persona trabaja sólo media jornada, entonces se digitaría '0.5' en la columna de jornales.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 21 - 21
E j em pl o 5 5 . C C aso n nor mal d r eg i is t r d e l l a r r ec ol ec c d e r ro d ci i ó n. En este caso se obliga a especificar siempre la cantidad de la labor. Para el caso de la recol rec olec ecci ción ón,, la cant cantid idad ad de la labo laborr se expr expres esa a en la uni unidad dad que es espe peci cififique que la la labo borr de recolección. Entonces el valor a digitar en la columna de cantidad será el número de unidades (kilogramos para el caso de Café, litros para el caso de ordeño, huevos para el caso de gallinas, etc.) Caso en el que Juan trabaja recolectando café al contrato en el lote buenos aires. Recolecta 150 Kg. en la jornada. Ti Tipo po con contrat trato o Rec. Contrato
Tra Traba baja jad dor Juan
Ce Cent ntrro de costos Buenos aires
Labor
M. de O.
Cant.
Recolección
1 Jor
150 Kg
E j em p pl l o 6 . C aso d el r eg i is t r pe ro d e r ec ol ec c ci ió n, en el c u ua l l a p per sona t r ra ba j ó med i ia j or nad a. En la recolección al contrato, el registrar que la persona trabajó media jornada no afecta el pago, debido a que éste depende del número de unidades recolectadas y no de la cantidad de jornales. Sin embargo, el especificar la cantidad d de e jjornales ornales en estos casos específicos, permite tener mejores estadísticas de rendimientos. Se debe anotar la cantidad de la labor y el número de jornadas de trabajo (Para el caso, media jornada). Caso en el que Juan estuvo recolectando café en el lote buenos aires. Sólo trabajó en la mañana en este lote y recolectó 80Kg. Ti Tipo po con contrat trato o Rec. Contrato
Tra Traba baja jad dor Juan
Ce Cent ntrro de costos Buenos aires
Labor
M. de O.
Cant.
Recolección
0.5 Jor
80 Kg
IMPORTANTE: Note Note que se está dici diciend endo o que se recole recolectar ctaron on 80 kilos en media media jornada, jornada, lo cual cual ind indica ica un rendimiento de 160 kilos por jornal. Si se trabaj rendimiento trabaja a sólo una parte de la jornada y no se especifica especifica,, el sistema sistema asumiría que los 80 kg. fueron recolectados en toda la jornada y que el rendimiento sería de 80 kg. por jornal, lo cual no es cierto. Es siempre de capital importancia especificar los jornales de la labor realizada, así ésta no se pague por jornales.
E j em pl o 7 7 : C C aso een eel c d esea r r eg i is t r d e u u na pl ani l ll l a . c u ua l s se d ra r e el r r esu men d Hay muchas situaciones en donde ya se puede haber pagado la planilla y se desea registrar la información de la planilla en el computador, pero en la forma más resumida posible. Para esto se deben seguir las siguientes reglas: a. Los jornales se pueden totalizar, discriminando por tipo de contrato, centro de costos y labor. b. No es necesa necesario rio especifi especificar car las cantidades diari diarias, as, sino el número de jornales (o jornadas de trabajo) y la cantidad acumulada de la labor (si se conoce). c. En el nombre y cédula se puede colocar letras y números fáciles, ya que para el efecto, no revisten ninguna importancia. d. Todos los valores se pueden colocar en una misma columna de día, por ejemplo lunes.
Ejemplo de una planilla de recolección resumida. Note que los totales de la semana se digitan en el día lunes.
9
- 22
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
LUNES Tipo contrato
Trabajador
Labore Lab oress al día día
Tra Trabaj bajado adores res varios
Labore Lab oress al día día Labore Lab oress al día día
Lote
Labor
Jor
Cant.
El Bajo
Recolección
20 Jor
2,300 Kg
Tra Trabaj bajado adores res varios
Buenos aires
Recolección
44 Jor
5,200 Kg
Tra Trabaj bajado adores res varios
La curva
Recolección
9 Jor
1,100 Kg
Ejemplo de una planilla de labores resumida, donde se reporta las desyerbas que se le hizo a los lotes de la finca. Nótese que no se especifica la cantidad de la labor: LUNES Tipo contrato
Trabajador
Lote
Labor
Jor
Labore Lab oress al día
Tra Trabaj bajado adores res varios
El Bajo
Desyerba
18 Jor
Labore Lab oress al día
Tra Trabaj bajado adores res varios
Buenos aires
Desyerba
35 Jor
Labore Lab oress al día
Tra Trabaj bajado adores res varios
La curva
Desyerba
11 Jor
Cant.
C onf i ig gu u r ra c i ió n av anz ad a d e l a p pl ani l ll l a . AgroWin tiene configurados 4 tipos básicos de d descuentos escuentos para la planilla de labores, los cuales son: Descuento por alimentación. Descuento por salud. Descuento por retención en la fuente. conceptos. eptos. Descuento por otros conc
AgroWin permite pe rmite que el usuario pueda personalizar cada uno de estos descuentos de acuerdo a sus requerimientos y políticas para el pago de los trabajadores. Para configurar estos tipos de descuentos, se ha incluido en la planilla de labores una opción para par a usua usuari rios os avan avanza zados dos que pe perm rmitite e conf config igur urar ar lo loss cu cuat atro ro titipo poss de desc descue uent nto o para para lo loss trabajadores y la finca utilizada para obtener los rendimientos de comparación. Es preciso anotar que, al cambiar los valores preestablecidos de los descuentos o la finca para rendimientos de comparación, se afectarán todas las planillas registradas, es decir que estos cambios no son únicos por cada planilla, sino genéricos para todas. Para ver el menú con las opciones de configuración de la planilla, se debe hacer clic en la
opción de menú Configuración que se encuentra en la parte superior de la ventana de la planilla.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 23 - 23
Para mayor información sobre las configuraciones de la planilla, consulte la ayuda en línea.
M aest r ro d e t i i p os d e c ont r ra t ac i ió n d e mano d e obr a. Almacena los tipos de contratación de mano de obra que se tienen e en n la empresa o ffinca. inca. Cada tipo de contratación define la forma como se debe pagar a un trabajador que realice una labor, es decir, determina el precio como se pagará cada día de la semana por unidad de mano de obra (hora, jornal, etc.) o por cantidad trabajada (unidades, kgs., etc.), dependiendo de su tipo de cálculo. Para una empresa o finca se pueden definir gran cantidad de tipos de contratación de mano de obra, cada uno con las características necesarias para adecuarse a todas las formas de pago de las labores que se lleven a cabo. Por esto se pueden definir tipos de contrato para: Pagarr a tra trabaj bajado adores res de acuerd acuerdo o a la can cantid tidad ad de labor labor que realic realicen: en: por ejemp ejemplo, lo, por el Paga número de unidades fabricadas de un producto, por el área de terreno cubierta al aplicar un fungicida en una finca, entre muchos otros casos. Pagar de acuer acuerdo do a la cantidad de ma mano no de obra que se llevó la lab labor: or: por ejemplo ejemplo,, por el número de horas que duró la realización de una labor, por el número de jornales o días que trabajó, entre otros. Pagar un valor que es defin definido ido con un contrati contratista sta para reali realizar zar ciert cierta a labor: este cas caso o se da cuando se contrata la realización de una labor con una pers rso ona con la qu que e, independientemente de la duración y de la cantidad, ya se tiene un valor pactado. Costear ar la realiza realización ción de una labor: esto es úti útill cuando la labor la realiza realiza un empleado que Coste ya hace parte de la nómina de la empresa y al cual no se le pagará la realización de la labor puesto que éste ya tiene un sueldo fijo y se paga con otra operación. Para visualizar el listado de tipos de contratación de la empresa o finca, se debe entrar al Manejador de nodos > Maestros de empresa > Tipos de contratación de mano de obra.
9
- 24
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Def i in i c ci i ó n d e t i i p os d e c ont r ra t ac i ió n d e mano d e obr a. Para definir un tipo de contrato, el sistema inicialmente solicitará el código del nuevo tipo de contrato, el cual debe ser numérico entre 1 y 32767.
Empresa/Finca: Identificación de la empresa/finca a la cual pertenece el tipo de contrato. Este campo es de sólo lectura. Cód. tipo de contratación: Identificación del tipo de contrato. Este campo es de sólo lectura. Nombre re o desc descri ripc pció ión n del del tipo tipo de co cont ntra rato to.. Este Este se us usar ará á en lo loss Nombre Nomb re contr contrato: ato: Nomb exploradores de movimiento, en la planilla de labores y algunos informes. Nombre corto: Nombre corto del tipo contrato. El nombre corto se usará en algunos informes donde se debe aprovechar el espacio al máximo pero sin disminuir el nivel de detalle. Cód. Tipo de cálculo: Identificación del tipo de cálculo de rendimiento. Este dato determina la forma como se pagará al trabajador que realice una labor cuando se le pague usando este tipo de contrato. Los tipos de cálculo disponibles son: 1. 2. 3. 4.
Pago po porr cant cantidad idad de labor rrealiz ealizada. ada. Pago po porr can cantidad tidad de m mano ano de obra. Contra Contratist tista a (Se e establ stablece ece el pago) pago).. Person Personal al admi administr nistrativo ativo ((Sólo Sólo par para a coste costear). ar).
Unidad de Mano de Obra Unidad Obra:: Unidad en que se mide la cantidad de la Mano de Obra. (Ej: Jornal, Hora, Día). Unidad de pago: Unidad en la que se mide la cantidad de la labor a pagar. (Ej: Kilo, Unidad, m2, m3, ha). Este campo es requerido sólo si el tipo de cálculo es “Pago por cantidad de labor realizada”. BCreaCxP: Las labores realizadas bajo este tipo de contrato se pagarán posteriormente por Nómina o con Abono a Cuentas por pagar. Esto quiere decir que el pago de los trabajadores no se hará en efectivo o con cheque sino que se les quedará debiendo. Esta casilla no estará disponible cuando el tipo de cálculo sea “Personal administrativo (Sólo para costear) ”. Cuenta donde se debe debitar: Esta cuenta es normalmente de gastos de personal o costos de producción por mano de obra y de naturaleza Débito. Esta cuenta se afectará cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Nota: Si el manejo de la cuenta se desea hacer por labor y no por tipo de contrato, debe ir a [menú principal: Mantenimiento > Configuraciones de usuario], página Módulos y en la opción Manejo de labores, activar la casilla 'El manejo de las labores registradas en la planilla de trabajo se hará por labor y no por tipo de contrato'. Así que debe verificar que cada labor (las usadas en la planilla de labores) tenga configurada la cuenta de manejo correctamente. Cuenta donde se debe acreditar: Indique una cuenta del pasivo si el tipo de contrato crea una cuenta por pagar o indique una cuenta de amortización de personal si el tipo de cálculo es personal administrativo. Esta cuenta se afectará cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Afecta estadí estadísticas sticas,, rend rendimien imientos tos y prod producció ucción: n: Dete Determ rmin ine e aquí aquí si la lass la labor bores es que se realicen bajo este tipo de contrato afectarán las estadísticas, rendimientos y producción del centro de costos donde se apliquen. Es decir que, si se deja desactivada esta opción, al realizar
una labor bajo este tipo de contrato no se afectarán los módulos de labores y producción.
Capítulo 9: Planilla de labores.
9 - 25 - 25
Lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado, domingo: Especifique los valores a los que se pagará cada unidad en los diferentes días de la semana. Estos podrán ser cambiados en cada planilla semanal de acuerdo a las necesidades. Observaciones: En este campo se puede determinar opcionalmente una observación para el tipo de contrato. Para mayor información acerca de los tipos de contratación de mano de obra, consulte la ayuda en línea.
9
- 26
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
10 CONTROL Y SEGUIMI MIE ENTO DE CONTRATOS DE LABORES. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. El objetivo principal de este módulo es facilitar a los empresarios agrícolas la elaboración, control con trol,, cos costeo teo y segu seguimi imient ento o de con contra tratos tos de lab labores ores con los dife diferen rentes tes con contra tratis tistas tas que desarrollan labores en la finca. Este capítulo asume que ya se tiene un conocimiento claro del manejo del maestro de labores, tipos de contratación de labores y registro de planillas de labores. Por lo tanto la atención se dirigirá exclusivamente a cómo adecuar los maestros de labores y de tipos de contratos para trabajar en conjunto con los contratos de labores. En esta explicación se presentarán los siguientes elementos: Maestro de labores. Estadísticas de rendimientos. Tipos de contratación de labores. Contratos de labores. Planillas de labores. Liquidación de contratos de labores.
E l l maest r ro d e l abor es
Como yaque se se ha desea explicado en éste manual, el maestro para de labores se utiliza para definir todas las labores registrar y hacerle seguimiento cada actividad.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 1 - 1
Para el desarrollo de contratos se debe además tener en cuenta las siguientes variables: Tarif Tarifa a a la que se p paga aga la labor. Descripción detallada de la labor.
T ar i if f a a l a q u ue se p pag a l a l abor . Cuando se realizan contratos de labores, éstas se pueden contratar de dos formas: Tarifa por cantidad de mano de obra ejecutada (por jornales u horas trabajadas) o por cantidad de la labor ejecutada (valor a pagar por cada Ha o por cada árbol, etc.).
T ar i if f a por c mano d d e o obr a. c ant i id d a d d d e m Ciertas labores se acostumbra contratarlas estableciendo un valor del jornal, dependiendo del nivel de especialización de la labor. En este caso se pacta una tarifa a pagar por el Jornal, la hora, el día, etc. Pero en vez de establecer el valor del pago en unidades monetarias, se establece en relación al número de SMLD (salario mínimo legal diario). Para los ejemplos se establecerá un valor del SMLD a $12,000 y se asumirá que es lo mismo que un jornal para facilitar la explicación. Ejemplos: El trabajador que hace las desyerbas manuales con herbicida y trabajos varios se le paga el jornal a razón de un SMLD (parece una red redundanc undancia). ia). Si este trabaja 3 jornal jornales, es, entonces se le debe pagar 3 jornales x 1 SMLD/jornal x $12,000/SMLD = $36,000. El trabajador que se encarga del manejo del tractor (el tractorista), por ser esta labor un trabajo mas especializado se le paga a razón de 1.2 SMLD por cada jornal de trabajo. Si el tractorista trabaja tres jornales, el valor a pagar será: 3 jornales x 1.2 SMLD/Jornal x $12,000/SMLD=$43,200. Obsérvese que entonces las tarifas para los pagos no se establecen en valores monetarios, sino en función del valor del SMLD. De esta forma, cuando el valor del SMLD varíe (lo cual depende de variables macro-económicas y puede ser anual o semestral dependiendo del país), no será necesa necesario rio estable establecer cer nuevament nuevamente e el valo valorr del pago para cada labor, ya que estas están dadas en función del SMLD. En conclusión las tarifas de las labores, cuando éstas se pagan por cantidad de mano de obra (jornales, horas, etc), se expresarán en función del número de SMLD. Desyer Des yerba ba man manual ual con her herbic bicida ida
1 SM SMLD/ LD/Jor Jornal nal
Desyerba Desy erba con tract tractor or (Tractoris (Tractorista) ta)
1.2 SMLD SMLD/Jornal /Jornal
Supervisor de corte
1.1 SMLD/Jornal
Estableciendo el valor de SMLD. Para es Para esta tabl blec ecer er la ta tari rifa fa de dell SM SMLD LD se de debe be ir a [M [Men enú ú pr prin inci cipa pall > ma mant nten enim imie ient nto o > Configuraciones de usuario > Valores de trabajo > Salario mínimo legal diario ]. Debe entenderse que esto es un valor abstracto. Pior ejemplo, se sabe que hay diferencias entre el valor del SMLD y el valor de un jornal. Para facilitar las cosas el usuario puede
establecer que en la casilla del SMLD registra es el valor de un jornal y entonces registra las tarifas de las labores a razón del número de jornales y no del número de SMLD´s.
9
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
T ar i if f a por c c ant i id d a d d d e l l a l l abor r r eal i iz z a d a. Para contratar trabajos por la cantidad de unidades de la labor realizada, se debe establecer la tarifa a la que se pagará la labor. La tarifa se establece en valores monetarios y está estrechamente ligada a la unidad en que se mide la labor. Por ejemplo, cuando paga a razónuna de $desyerba 60,000 por cada se ha.contrata por cantidad de la labor realizada (al destajo), se
Dobl e t t ar i if fa c i ió n. A cada labor se le puede establecer la tarifa para cuando se contrate por cantidad de mano de obra ejecutada (al jornal) o por la cantidad de labor ejecutada (al destajo).
De esta forma, el sistema tendrá la información que se requiera al momento de hacer un contrato, ya sea que se contrate por cantidad de mano de obra o por cantidad de labor.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 3 - 3
Desc r ri i p c i ió n d et al l la d a d e c ad a l abor . Para efectos de la claridad en la contratación de labores, cada labor permite que se establezca una descripción detallada del alcance de la labor (hasta de 100 letras). Esta descripción saldrá en los contratos de labores. Ejemplo: Plateo manual
Arbol
Plato de 30 cms de diámetro
Cont Co ntro roll ma male lezzas sele seleccto torr
Ha
Pa Paso soss a 30 cms de al altu tura ra..
E st ad í ís t i ic c a s d e r end i im i ent os. Para la rápida elaboración de contratos, es muy conveniente tener estadísticas de rendimientos para cada labor. De esta forma el sistema podrá recomendar las cantidades de labor para cada lote. Si el siste sistema ma sabe que una desyerb desyerba a con selec selector tor tiene un rendimi rendimiento ento de 4 Jornales/ha Jornales/ha y se va a desyerbar el lote 101 que tiene 12 ha´s. Entonces durante la elaboración de un contrato, el sistema inmediatamente asumirá y sugerirá que se requieren 48 Jornales para la ejecución de la labor. Dato que por supuesto el usuario puede variar a su antojo de acuerdo a otras variables. Debe ente Debe entend nders erse e que los los las las esta estadí díst stic icas as rend rendim imie ient ntos os so son n di dist stin inta tass par para a ca cada da tipo tipo de contratación. Por tanto el sistema permite establecer estadísticas para cada tipo de contratación de la mano de obra. Por ejemplo, cuando un control de malezas de hace al contrato (por cantidad de la labor realizada), realiz ada), se tiene un rendim rendimiento iento de 4 jornales por ha. Por el contra contrario rio cuando se cont contrata rata al jornal, se obtienen rendimientos mucho mas bajos (6 jornales/ha). Para establecer los rendimientos se debe llamar el maestro de estadísticas regionales desde el maestro de labores: Seleccione la labor a la que se le asignarán los rendimientos y presiones: [Botón derecho del mouse > Maestro de estadísticas regionales]. Deberá ir agregando las estadísticas que considere necesarias para cada tipo de contratación.
9
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
T i i p os d e c ont r ra t ac i ió n d e l abor es La labor en si, tal como se ha definido en el maestro de labores no indica la forma en que esta se cont contra rata tará. rá. Es dec decir ir,, se pa paga gará rá po porr cant cantid idad ad de la la labo borr rea realiliza zada da o po porr lo loss jornal jornales es ejecutados?. Cuan Cu ando do se hace hace un cont contra rato to es ne nece cesa sari rio o esta establ blec ecer er la la labo borr a de desa sarr rrol olla larr y el tipo tipo de contratación que se ha pactado. Los contratos de labores se crean a través del árbol de nodos:
Básicamente para el trabajo con contratos de labores, solo se pueden utilizar los contratos de labores basados en los dos tipos base de cálculo: pago por cantidad de labor realizada y pago por cantidad de mano de obra realizada. En el caso del ejemplo, serían los tipos de contratos 1 y 2. Cuando se especifica “x Q labor ”, se quiere decir “pago por cantidad de labor realizada ”. De igual forma, cuando se especifica “x Q MdO” se quiere decir “pago por cantidad de mano de obra ejecutada”.
C onf i ig g u ur r a c i ió n d e t i i p os d e c ont r ra t ac i ió n d e l abor es. Para que los tipos de contratos de labores puedan ser utilizados en los contratos de labores se deben crear con las siguientes características:
Que el tipo de cálculo sea: Pago por cantidad de la labor realizada o pago por cantidad de mano de obra ejecutada.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 5 - 5
Se deben marcar las siguientes características: Exige identificar el número del contrato de labores en las planillas de labores. Al usar el contrato, generar novedad de nómina. Esta opción debe activarse cuando se desea liquidar el pago al contratista por movimiento contable, a través de las opciones > Asistente para liquidación de contratos. De esta forma se procesa planilla,hechas el sistema no haráhasta ninguna contable, pero sicuando acumulará todas laslalabores del contrato que afectación se haga la liquidación del mismo. Por consiguiente, consiguiente, de esta forma se puede hacer un control y seguimien seguimiento to a los pagos y a las cantidades ejecutadas del contrato.
E l la bor ac i ió n d e c ont r ra t os d e l abor es. AgroWin permite la elaboración de contratos de labores de mano de obra a través de la operación especialmente diseñada para tal fin: Contrato de labores. Para adicionar una operación de contrato de labores desde el manejador de operaciones: [Botón de adición de operaciones > Labores > Contrato de labores]. El sistema entonces presentará un asistente, que solicitará los siguientes datos:
P aso 1: C ont r ra t o d e l abor es.
Identificación del para contrato labores. automáticamente Note que por el maestro soporte, se puede configurar que de el sistema numere de losdocumentos contratos a partir de un consecutivo deseado.
9
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C ont r debe espe especi cific ficar ar el iden identitififica cado dorr de dell co cont ntra ratitist sta. a. Es Este te debe debe ha habe berr sido sido ra t i is t a: Se debe previamente definido y se le debe haber definido plenamente la clasificación legal. Normalmente es régimen simplificado y persona natural. Esto es indispensable para que durante los procesos de liquidación de contratos el sistema calcule correctamente los impuestos.
F or ma d e c ont r ra t ac i ió n: La forma de contratación se refiere a si el contrato se va a pactar por un total a pagar o por las tarifas que se pacten para cada labor labor.. Contra Contrato to se basa en el total a pagar: en este caso, independien independiente te del valor que den las
labores y de sus cantidades, el sistema controlará que los pagos por este contrato no excedan el valor del contrato. Se entiende entonces que las tarifas que se detallen en el contrato, son solo para efectos de hacer el presupuesto. En este caso se recomienda imprimir el contrato con un formato en el cual no se visualicen las tarifas, pero si las cantidades de cada labor. Contrato to basado en tarifa tarifas: s: en este caso, se establec establecen en tarifas a pagar y cantidad de Contra obra a ejecutar. El sistema entonces no validará el total pagado al contratista, ni las cantidades ejecutadas, pues de acuerdo a las cláusulas con que se defina el contrato, se pueden pagar más o menos unidades de la labor que las presupuestadas. En este caso se deben imprimir los contratos en un formato que presente las tarifas.
Li st a d e l abor es a c ont r ra t ar : El sistema presenta una tabla donde se deben especificar todas las labores que se contratarán, detallando claramente el centro de costos (lote:cultivo) donde se realizará (o a los cuales se les cargarán las labores), el tipo de contrato de labores (por cantidad de labor o por cantidad de MdO), el precio a pagar por cada unidad de trabajo y la cantidad cantid ad a reali realizar. zar. Las observ observacion aciones es deben detall detallar ar claram claramente ente la descr descripció ipción n y alcance de la labor.
Tipo de contrato: recuerde que solo se aceptan tipos de contratación basados en cálculos por cantidad cantid ad de la labor y por canti cantidad dad de mano de obra a ejecutar. Centro de costos: Especifique el centro de costos (o lote:cultivo) donde se realizará la labor. Labor : Especificar la labor a contratar. Recuerde que debe estar bien descrita en el maestro de
labores. No olvide que sistema solo acepta labores definidas para la actividad agrícola definida para el centro deelcostos (lote:cultivo).
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 7 - 7
Precio: El sistema puede usar dos métodos para sugerir el precio o tarifa de la labor (ver menú > opciones): Uno es que el sistema sugiera el precio al que se contrató la labor en el último contrató de labores. La segunda opción es que el sistema utilice las tarifas definidas en el maestro de labores. El sistema sugiere inicialmente el precio de la labor según las tarifas que se le hayan definido a la labor. Si la labor se contrata por “Q Labor ”, sugiere la tarifa a pagar por unidad de la labor; si “
”
el dede contra contratación tación la labor MdO , el siste sistema sugiere laIMPORTANTE: tarifa del jornalNote o unidad detipo pago la mano dedeobra que es se por hayaQestablecido en ma el contrato. que debe haber correspondencia entre la definición del SMLD, el factor definido como tarifa de pagos de mano de obra en la definición de la labor y la unidad de pago de la mano de obra en los tipos de contrato.
Cantidad : Especifique la cantidad a contratar. tipo po de cont contrato rato se b basa asa en “Q Labor ”, entonces se debe especificar el número de Si el ti
unidades de la labor a contratar. Si está activada la opción de “Calcu Calcular lar la cantid cantidad ad”, el sistema calculará automáticamente la cantidad de la labor, basada en los datos del cultivo (árboles o área).
Si el tip tipo o de cont contrato rato sse e basa en “Q MdO”, entonces se debe especificar el número de
unidades de mano de obra (jornales, horas, días) que se contratarán para ejecutar la la labo bor. r. Si es está tá ac actitivvad ada a la opci opción ón de “Cal Calcula cularr la can cantid tidad ad”, el sist sistem ema a ca calc lcul ular ará á automáticamente la cantidad de unidades de mano de obra, basado en las estadísticas regionales. Por ejemplo, si se va a hacer un “control malezas selector ” a un cultivo de 2 Ha´s y la estadística regional para este tipo de contratación y de labor es de 4 Jor/ha, entonces el sistema sugerirá una cantidad de 8 Jornales.
Costo: es la multiplicación simple de precio por cantidad. Observaciones: En este campo de 100 caracteres se debe describir la labor y su alcance. Si las observaciones de este campo no alcanzan, se debe hacer la descripción en el campo de observaciones al contrato del paso 2. Dependiendo de la opción que se haya establ Dependiendo establecido ecido para el campo de observaci observaciones, ones, el sistema sugerirá una de dos cosas (ver menú > opciones): Si se selecciona la opción “ Asignar en observaciones las estadísticas de la labor ”, el sistema transcribirá en las observaciones la población y área del cultivo y la estadística de mano de obra de la labor bajo el tipo de contratación establecido. Si se selecciona la opción “ Asignar en observaciones la descripción de la labor ”, el sistema transcribirá en las observaciones la descripción que se haya establecido para la labor en el maestro de labores.
T ot al es d d el c c ont r ra t o. Los totales aparecen en la parte inferior de la ventana del paso 1. El contrato puede presentar dos totales, dependiendo de la forma de contratación:
Total pactado: Si la forma de contratación es por “Total pactado”, significa que las labores pueden sumar un valor y sin embargo se pacte el valor total del contrato por otro valor en forma discrecional.
9
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Presupuesto labores: Este es el valor de la suma de todos los costos de las labores del contrato. Se considere éste como un total de referencia para establecer el valor total del contrato. Este no se imprimirá en los documentos de contrato de labores. Valor del contrato: Es el valor real por el que se hará el contrato. Por defecto es igual al “Presupuesto labores”, pero se puede cambiar a cualquier otro valor a discreción del usuario. Para modificar el valor del contrato debe estar activada la opción “Permitir ”
asignar el valor del contrato manualmente . Tarifa pactad pactadaa: Si la forma de contratación es por “Tarifa pactada”, significa que lo relevante son las tarifas a las que se pacten la ejecución de las labores. En este caso puede no ser relevante el valor total del contrato, sino que este puede ser tomado como un presupuesto, según las cantidades estimadas. El contrato por tarifa pactada puede tener varias modalidades, entre las cuales se destacan: Si se paga la labor a la tarifa pactada de cada unidad y no se establecen cantidades de obra. Caso de la recolección al contrato, donde se especifica la tarifa por cada kilogramo recolectado, pero no se puede establecer la cantidad. Si la labor se paga por tarifa pactada y se estima la cantidad, pero se escriben cláusulas que aclaren cómo se paga en el caso de que la canti cantidad dad inicial inicialmente mente estable establecida cida resulte ser mayor o menor.
P aso 2 . Dat os ad i ic ci i o nal es p par a el c ont r ra t o. Para complementar el contrato es necesario especificar los siguientes datos:
Fecha de inicio: Fecha en que se deberán iniciar las labores del contrato. Plazo (en días hábiles): Número de días hábiles de plazo para la ejecución del contrato. Por [Menú > Opciones > Días hábiles] se pueden establecer los días hábiles de la semana. Fecha máxima de finalización: Fecha límite en la que se debe entregar el contrato ejecutado. Cuenta de costos de contratos: Esta cuenta indica la cuenta de costos o de gastos donde se deben llevar los costos de ejecución de los contratos de labores. Diferentes tipos de contratos pueden llevar a diferentes cuentas. Por ejemplo un contrato de transporte y uno de labores de campo serán dirigi dirigidos dos a diferen diferentes tes cuentas. Es respo responsabi nsabilidad lidad del usuari usuario o definir definir prev previament iamente e esta estass cuen cuenta tass y asig asigna narl rle e el at atri ribu buto to de que mane maneje je do docu cume ment nto o y qu que e se le de defin finan an lo loss impuestos de retención en la fuente e IVA a que haya lugar para que el liquidador los tenga en cuenta al momento de liqu quiidar los contratos. Cuando Cuan do se cost costea ean n las las labo labore ress de la pl plan anililla la en lo loss dife difere rent ntes es cent centro ross de costos, el sistema generará asientos de traslado de esta cuenta a las cuentas de costos directos de mano de obra (ejemplo
de la 74XX a la 72XX XX)), teniendo en cuen cuenta ta la lass tari tarifa fass de las las labo labore ress y las las
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 9 - 9
cantidades ejecutadas en las labores.
Observaciones: Espacio en el cual se pueden establecer las observaciones adicionales para el contra con trato, to, com como o clá cláusu usulas las pen penale ales, s, qué mat materi eriale aless se ha aco acorda rdado do ent entrega regar, r, aclara aclaració ción n de términos o descripción detallada de algunas labores.
N ot a ssobr e l l as c c l lá d el c á u us u l la s d c ont r ra t o: Debe entenderse que las cláusulas como tal del contrato no se escriben en este campo de observaciones. Estas se deben de definir en el documento de impresión y serán una constante para cada tipo de documento de impresión. Para definir las cláusulas puede ir a [ Menú principal > Progra Programas mas > Contab Contabilida ilidad d > Docu Documento mentoss de impre impresión sión ]. Busque el regist registro ro que corresponda corresponda al do docu cume ment nto o de cont contra rato to de labor labores es (po (porr ejem ejempl plo o co cont ntra rato to civi civill de ob obra ra), ), ábral ábralo o para para modificación y vaya hasta el paso de las observaciones. En este campo deben quedar las cláusulas del contrato. Pueden desarrollarse tantos formatos de contratos como se desee, ya sea por que tienen cláusulas diferentes o porque tienen diseño de impresión diferente.
P aso hay 3. F or ma eld sistema e p pag permite pa o d el que p pr pr i isem registren er ant directamente i ic c i i p po o. con el contrato. Cuando anticipos,
Nótese en la imagen que se establecen tres valores: Valor del contrato: El valor acordado del contrato. Valor del anticipo: Es el valor que se va a anticipar al contratista para que inicie las labores. Valor que resta: Es el valor que nominalmente se le queda debiendo al contratista.
Se dice que nominalmente, porque en la realidad, el anticipo es considerado contablemente como un préstamo al contratista. De esta forma la cuenta por pagar al contratista por el valor del
9
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
contrato se cauda cuando este presente avances o bien cuando entregue la obra terminada. Durante esas causaciones del gasto, que involucran el pago al trabajador, se liquidarán los anticipos, impuestos y otros cargos o descuentos relacionados.
Forma de pago del anticipo: Se debe especificar la forma de pago del anticipo, ya sea en efectivo con caja, por medio de bancos (cheque, traslado, etc.) o si se queda debiendo para ser pagado en una fecha determinada. Cuenta de contratistas: Debe especificarse la cuenta en el plan de cuentas a la que se deben llevar las cuentas por cobrar a contratistas. Esta cuenta debe estar configurada para que maneje cartera, tercero y documento.
Doc u um ent o d e i m pr esi ón. Como se especificó antes en “notas sobre las cláus cláusulas ulas del contra contrato to”, se pueden tener cuantos docume doc umento ntoss de imp impres resión ión se nec necesi esiten ten.. Ya se sea a por porque que requie requieren ren de dif diferen erente te diseño diseño de impresión o porque se establecen diferentes juegos de cláusulas.
P l la ni l ll l a s d e l abor es. Las planillas de labores ahora involucran una columna mas para indicar el número del contrato bajo el cua cuall se están están paga pagando ndo las lab labore ores. s. Est Este e permit permitirá irá hac hacerl erle e un segu seguimi imient ento o a cada cada contrato de labores, de tal forma que se pueda establecer cuánto se ha ejecutado, cuánto se ha pagado y que se controle para que no se vayan a hacer mas pagos de los contratados o que se vayan a registrar mas unidades de las que se hayan contratado.
En esta sección únicamente se explicarán los tópicos a tener en cuenta para realizar planillas para seguimiento y control de contratos de labores.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 11 - 11
P aso 2 . C u ue nt as d e p pag o. En este paso normalmente se especifican las cuentas de efectivo con las que se pagará la planilla. Cuando se registran planillas para seguimiento y control de contratos de labores, se debe tener en cuenta que la liquidación se puede hacer de dos formas: 1. Que se liquiden dire directam ctamente ente los contr contratos atos dent dentro ro de la panilla (para que genere generen n pagos con caja, bancos o cuenta por pagar), como normalmente se explicó en el capítulo de planillas de mano de obra. Los tipos de contrato que se utilicen no deben de estar marcados para generar nómina. 2. Qu Que e la plani planilllla a gen gener era a ún únic icam amen ente te no nove veda dade dess de nó nómi mina na para para se serr liqui liquida dado doss lo loss contratos mediante una operación de movimiento contable. En este caso, los tipos de contrato que se utilicen deben estar marcados para que generen novedades de nómina. En la primera forma, se deben definir las cuentas de efectivo con las que se harán los pagos. Cuando se trabaja por contratos para liquidar por novedades de nómina, no se necesitan especificar estas cuentas, ya que la planilla no se encargará de generar los pagos. Para esto será necesaria una operación de movimiento contable al final del periodo de pago, que con base en un asis asistente tente especia especial,l, se encar encargará gará de calcular automátic automáticament amente e todas las noved novedades ades de nómina, cxc, cxp, liquidación de impuestos y otros cargos y descuentos con cada trabajador e incluso generar los comprobantes de pago.
P aso 3. C ost os d i ia r i io s d e l os t i i p os d e c ont r ra t ac i ió n. En este paso normalmente se colocan las tarifas a las que se va a pagar cada tipo de contratación. Cuando los tipos de contratos se basan en contratos de labores, harán caso omiso de las definiciones de este paso, ya que las tarifas que se tomarán para costear el contrato, serán las definidas en cada contrato.
P aso 4. I nf or mac i ió n d e l a p pl ani l ll la . En este paso se ha adicionado una columna adic adicional ional despué despuéss del tipo de contrato, para que se identifique el número del contrato.
C ol u nú mer o d d e c c ont r um na n ra t o. El número del contrato será obligatorio únicamente cuando el tipo de contrato esté marcado como “ Exige identificación del contrato de labores ”.
Bot ón par a c c ar g r el ac i io u n c c ont r ga r l l as l l abor es r nad as een u ra t o Para facilitar el registro de las labores de un contrato, se ha adicionado también el botón “Cargar las labores relacionadas en un contrato”. Cuando se activa este botón, se selecciona el contrato a cargar y el sistema automáticamente adiciona a la planilla todas las labores del contrato y las cantidades que falten por ejecutarse. Esto se hace para facilitar la digitación de las planillas basadas en contratos.
9
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
E l l c d el t c ód i ig go d t r ra ba j ad or . Cuando se trabaja con contratos, las cuentas por cobrar o por pagar o las novedades de nómina se le cargará todas al contratis contratista. ta. Sin embar embargo, go, en la casilla del código del trabajador trabajador se puede colocar el código del jornalero que hizo la labor, solo para que los exploradores de labo labores res lo reg regis istr tren en y po pode derr te tene nerr hist histór óric icos os de la labo bore ress re real aliz izad adas as por por ca cada da tr trab abaj ajad ador or,, inde in depe pendi ndien ente te de si se han han cont contra rata tado do dire direct ctam amen ente te o si se han co cont ntra rata tado do a travé travéss de contratistas.
Desc u d e l l a pl ani l ll l a . ue nt os d Los descuentos se pueden programar para que no se liquiden en la planilla, sino que se lleven a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 13 - 13
Si se trata de tipos de contratación de labores que se liquidarán por conceptos de nómina, los descuentos o bonificaciones a los trabajadores se deberán crear como cuentas por cobrar o como cuentas por pagar a los contratistas. Para este caso entonces se debe definir la cuenta por cobrar o por pagar al trabajador. De esta forma si se registra una novedad de nómina a un trabajador por $200,000 y se le hace un descuento del 4% para salud, el sistema generará una novedad de nómina bajo la cual se le debe pagar al trabajador la suma de 200,000 y a su vez creará una cuenta por cobrar al trabajador por descuento para salud por valor de $8,000. Esto no siempre será así. Este manejo se ha implementado de forma temporal, mientras se implementa el sistema de nómina completo.
E l l p pr oc eso d e l a p pl ani l ll l a . Al procesar la planilla, ésta ya no generará los pagos para los tipos de contratos que deben generar novedades de nómina. En vez, generará unos movimientos especiales de novedades de nómina que se acumulará hasta que sean liquidados. Sin embargo, como se explicó anteriormente, los descuentos o bonificaciones si se generarán como cuentas por cobrar o por pagar durante el proceso de la planilla.
Li q qu ui i d da c i ió n d e c ont r ra t os. La liquidación de contratos se leería hacer por medio de un módulo de nómina.
O per ac i ió n d e mov i im i ent o c ont abl e. Como aún no se cuenta con este módulo, se debe hacer por medio de una operación normal de movimiento contable, con la ayuda de un asistente muy completo que se encarga de generar todos los asientos en forma automática y permite adicionalmente generar comprobantes de pago. Adicione una operación de movimiento contable y seleccione el asistente de liquidación por [Menú operación > Opciones > Asistente para la liquidación de contratos de labores de mano de obra].
Asi st ent e p par a l a l i iq q u u i id da c i ió n d e c ont r ra t os d e l abor es d e mano d e obr a. Este asistente solicitará los datos necesarios para efectuar en forma automática las siguientes operaciones: 1. Determ Determinar inar el pe periodo riodo de pa pago. go. 2. Cargar tod todas as las noveda novedades des de nómina corres correspondi pondientes entes a los contratos contratos vigentes vigentes en ese periodo. 3. Calc Calcular ular los impu impuestos estos de IV IVA A y retenci retención ón que se generen por co concept ncepto o de los pagos a efectuar.
4. Cargar todas das las cu cuentas entas po porr pagar y por cobrar al co contrati ntratista sta que se hay hayan an venci vencido do a la fecha deto liquidación.
9
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
5. Coste Costear ar las labore laboress realiz realizadas adas a los lotes don donde de se realizaron realizaron los trab trabajos. ajos. 6. Cargar a la lass cuent cuentas as de cont contratos ratos lo loss pagos re realiz alizados. ados. 7. Ver Verifi ificar car que los pago pagoss rea realiz lizados ados por cada contr contrato ato no sean may mayores ores a los valo valores res pactados de cada contrato (solo para forma de contratación por valor total pactado).
P aso 1: Dat os g ener al es p par a d ef i in i r r l a f or ma d e hac er l a l i iq qu u i i d da c i ió n.
P er i io d o a l i iq q u u i i d d a r : Se deben especificar exactamente las fechas inicial y final entre las cuales se liquidará el contrato. Se debe tener especial cuidado, ya que el sistema no verificará si un determinado periodo o parte del periodo ya ha sido pagado. si el asistente debe calcular losde impuestos de Normal IVA y Retención en C l c cu ul l a r que i m p i pu t os: Indica laafuente seu eleshayan programado programa do a las cuentas de pago las labores. Normalmente mente estas cuentas serán las de contratos de servicios (74xx) que se definieron para cada contrato. Para los dif diferen erentes tes con concep ceptos tos de con contra tratac tación ión que inv involuc olucren ren dife diferent rentes es tip tipos os de impues impuestos tos se deberían crear diferentes cuentas.
Li q d et al l la d a: Si se marca esta opción el sistema adicionará asientos por cada labor qu u i i d d a c i ió n d diferente que se haya realizado en las planillas del periodo de pago, describiendo en el detalle la labor realizada, cantidad, etc. Si no se marca la opción de liquidación detallada, el sistema no discriminará por labores, solo discriminará por centro de costos, cuenta y planilla en la cual se hayan registrado las labores.
Li q r c u po r c obr ar r y y c u po r p pa qu u i i d d a r ue nt as p por ue nt as p por pag ar : Si se marcan estas opciones, el sistema incluirá asientos de liquidación de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar que estén vencidas con cada contratista a la fecha del comprobante de liquidación.
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 15 - 15
T ot al i iz z a r c ont r ra c u ue nt a: En esta casilla se identifica la cuenta contra la cual se deben totalizar los pagos. Puede ser una cuenta de efectivo o una cuenta por pagar a contratistas en el caso de que se vaya a causar el pago.
N u pr r obant es: El sistema permitirá imprimir comprobantes múltiples. Esto um er ac i ió n d e c om p es un formato de documento de impresión especial, que imprime un comprobante por cada tercero de todos los asientos del comprobante de contabilidad. Para esto debe asegurarse que todos losNo asientos cada tercero lleven en la columna de tercero el determinar código del tercero. importarelacionados que la cuentacon exija o no tercero. Lo importante en este punto es cómo se desea que se numeren esos comprobantes múltiples a la hora de imprimirlos. Para el caso siguiente se asumirá que el comprobante de liquidación es NT-00001 y que se va a generar comprobantes a tres contratistas: sistem ema a nu nume mera rará rá lo loss Adicionar consecutivo al número del documento actual : El sist documentos de impresión como NT-00001-1, NT-00001-2 y NT-00001-3.
Numerar utilizando el número del documento de referencia : Esta opción permite que cada documento de pago, tenga como número del documento el mismo número de documento especificado en la columna de referencia del movimiento contable. Numerar con base en máscara: Se debe especificar la máscara para enumerar los contratos y el consecutivo a partir del cual se deberán enumerar. Por ejemplo si la máscara es PAGO-###, entonces los comprobantes de pago se enumerarán como PAGO-001, PAGO-002 y PAGO-003. Recuérdese que se en las máscaras se pueden utilizar comodines de mes, año, semana, etc. Numerar siempre con el número del documento actual : Se le pone siempre a todos los documentos de pago el mismo número del comprobante contable en el que quedan registrados. Todos los comprobantes de pago quedarán enumerados con NT-00001.
P aso 2 : Li q qu u i id da c i ió n d e c ont r ra t os: En este paso se presentaran todos los contratos vigentes a la fecha de la liquidación, donde aparecerán las siguientes columnas: No. Contrato: presenta el número identificador del contrato de labores. Contratista: presenta el nombre del contratista con el que se realizó el contrato de labores. Valor contrato: presenta el valor total pactado para el desarrollo del contrato. Valor de los pagos: presenta el valor acumulado de los pagos que se le hayan hecho al contrato. Es decir de las afectaciones a la cuenta 74xx. No se involucran en esta columna los anticipos, impuestos, cuentas por cobrar o cuentas por pagar que se hayan ejecutado con el contratista, diferentes a las del contrato. Valor planillas: Representa la valoración o costeo de las labores ejecutadas por el contratista en el peri period odo o de liqui liquida daci ción ón.. La Lass labor labores es se cost costea ean n co con n ba base se en la lass ta tari rifas fas de la lass la labo bore ress especificadas en el contrato y con base en las cantidades de obra reportadas en las planillas del periodo de liquidación especificado. Valor acu Valor acumul mulado ado pla planil nillas las:: Rep Repres resent enta a el val valor or tot total al acumul acumulado ado de costeo costeo de las lab labore oress realizadas para cada contrato, así estas se hayan hecho antes del periodo de liquidación. Esta columna representa el valor ejecutado del contrato hasta la fecha de liquidación.
Liquidar: Indica si se debe liquidar definitivamente el contrato. Si el contrato se marca para liquidar, el sistema marcará internamente el contrato como liquidado y no seguirá saliendo en
9
- 16
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
los asistentes asistentes de liquid liquidación ación de contra contratos. tos. Así mismo, el siste sistema ma sugerirá como valo valorr a pagar el la diferencia entre los pagos realizados del contrato y el valor total pactado del contrato. Valorr a paga Valo pagar: r: Re Repr pres esen enta ta el valo valorr que que se de dete term rmin ina a pa paga garr al co cont ntra ratitist sta. a. Este Este valo valor r normalmente normalm ente debe correspon corresponder der al valor ejecuta ejecutado do del contra contrato, to, que se presenta en la columna de “valo valorr planill planillas as”. Sin embargo, el usuario puede determinar a discreción si se paga más o menos. El sistema verificará que el valor de los pagos no se pase del valor total pactado del contrato.
G ener ac i ió n au t to má t ti ic c a d e mov i im i ent o c ont abl e. Al presionar aceptar en el asistente se genera automáticamente el movimiento contable.
El usuario puede adicionar, modificar o mejorar el detalle de los asientos.
I m pr esi ón d e l os c om pr obant es d e p pag o. Para imprimir los documentos de pago, simplemente se hace clic en el botón de impresión y se selecciona el documento de impresión “Comprobantes de egreso múltiples ” (También pueden haber otros formatos para impresión de documentos múltiples). El sistema entonces presentará un reporte como el que sigue:
Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.
9 - 17 - 17
9
- 18
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
11 MANEJO DE LA PRODUCCIÓN CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancías, productos terminados, productos en proceso, materiales e insumos. Para ma Para mane neja jarr el sis siste tema ma de inv inventa entari rios os no es ne nece cessar ariio ser ser ex expe pert rto o en el te tema ma.. Afortunadamente, AgroWin hace un manejo fácil y sencillo de los inventarios. Con sólo suministrar la información básica de las de operaciones, se encarga de hacer en forma automática todos los asientos contables, ejecución AgroWin presupuestal, de movimiento de cantidades de inventarios, de costeo, etc. Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso teórico del manejo de inventarios, pues esto esto le ayuda ayudará rá a en ente tende nderr los los info inform rmes es y a co comp mpren rende derr much muchos os co conc ncep epto toss se senc ncilillo loss e interesantes. El manejo básico de inventarios se explica en detalle en la ayuda en línea del sistema y en el manual básico de ContaPyme. Por lo anterior, este capítulo se limitará a explicar el manejo de la producción de la finca en los términos en que se requieren desde el punto de vista financiero y de ejecución presupuestal.
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
10 - 1 - 1
Bases t eór i ic c a s d el mane j o d e i nv ent ar i io s. Uno de los activos corrientes más importantes en muchos tipos de empresas es el inventario de mercancías o de productos terminados. La venta de esta mercancía o productos es la fuente principal de ingresos. En una empresa de producción o manufacturera se presentan varios tipos de inventarios: Inventario tario de producto term terminado, inado, que almacena almacena todos los producto productoss que se han produc producido ido Inven al interior de la empresa y que están listos para la venta. Invent ntar ario io de prod produc ucto toss en proc proces eso, o, que son bi bien enes es en el proce proceso so de produ producc cció ión n o Inve fabricación. Para el caso de la producción agropecuaria, son los recursos invertidos para la producción de la plantación. Inventario tario de insumos y materi materiales, ales, que son las materia materiass primas y partes utiliz utilizadas adas en la Inven manufactura o producción de productos terminados a los que se les hace control. Los saldos en inventarios de productos terminados, de productos en proceso y de mercancías se ven siempre reflejados en el balance general. En esta sección se prete pretende nde presen presentar tar una intro introducci ducción ón conceptual conceptual al manejo y contab contabiliz ilización ación del ciclo de la producción de la finca hasta obtener los costos de producción. Solo se pretende que el usuario entienda el flujo de información entre cuentas en cada operación que se realice, ya que el pro proce ceso so y los los asie asient ntos os como como ta tal,l, los los re real aliz iza a au auto tomá mátitica came ment nte e Agro AgroWin Win co con n la información que se le va suministrando en las operaciones.
M ane j o c ont abl e d e i nv ent ar i io s d e p pr od u uc ct t o t er mi nad o en em pr esas d e p pr od u uc cc c i i ó n. Esta sección sólo aplica a empresas de producción agrícola. Otras empresas pueden tener un tratamiento diferente. A continuación se muestra una breve descripción del flujo de costos que se presenta en la producción de productos agrícolas.
F ase 11. A As d e l l os c c ost os d d e p pr r od u Asi ent o d uc cc c i ió n. Desde que se inicia cada ciclo productivo, el cultivo consume insumos y materiales, mano de obra, maquinaria, equipo y otros costos indirectos en la producción. Todos estos costos se llevan originalmente a las cuentas de “Costos de producción”. Asiento de costos de producción (Mano de obra mas materia prima) a las cuentas de Costos. Estos asientos los realiza AgroWin en forma automática en las operaciones de egresos, planillas de labores, planillas de consumos, etc.
Efectivo
Costos de producción
$ xxxx $ xxxx
F ase 2 2 .
$xxxx son los costos de materia mater ia prima y mano de obra y otros costos indirectos consumidos en la producción.
I nv ent ar i io d e l l os c c ost os c c omo pr od u d uc c t to een pr oc eso.
Periódicamente, normalmente al final del mes, los costos de producción deben ser llevados al activo a la cuenta de “productos en proceso”, la cual acumula todos los costos que se ha
10
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
incurrido en la producción de productos que se encuentran en proceso de producción y aún no han sido embodegados. Inventario de los costos como Produ Inventario Producto cto en proceso proceso : Esto Estoss asien asientos tos los reali realiza za ContaPym ContaPyme e en form forma a autom automática ática en las operaciones de cierre de mes. “
”
Costos de
Productos en
$xxxx es el costo acumulado
producción $ xxxx
proceso $ xxxx
de producción en el periodo.
Es pos posibl ible e tam tambié bién n que en sis sistem temas as más avanz avanzado ados, s, los costos de pro produc ducció ción n se llev lleven en directamente a las cuentas de “Produc Producto to en proceso proceso” sin necesidad de hacer el paso temporal por las cuentas de “ Costos de producción”. AgroWin maneja los dos métodos.
F ase 33.
E mbod eg ami ent o d d e p pr r od u uc cc ci ió n.
Luego,, cuan Luego cuando do se rec recol olec ecta ta la cose cosech cha, a, se de debe be em embo bodeg degar ar o in inve vent ntari ariar ar el pr prod oduc ucto to term termin inad ado. o. En algun algunos os caso casoss la prod produc ucci ción ón rec recol olec ecta tada da pued puede e ve vers rse e so some metitida da a va vari rios os procesos anteriores a convertirse en producto terminado para la producción. Es importante aclarar que siempre la producción se debe embodegar. Incluso cuando sale de la planta de procesamiento directamente para la venta. La operación de embodegamiento hace que actúen un conjunto de procedimientos contables y de costeo de suprema importancia. Si un usua usuari rio o de defin finititiv ivam amen ente te no de dese sea a em embo bode dega garr la pr produ oducc cció ión, n, debe debe ha hace cerr cier cierta tass configuraciones en el sistema para no perder información. Estas configuraciones se explicarán más adelante en la sección de ‘manejo de la producción sin embodegamiento ’. Para poder embodegar la producción, se debe estimar el costo unitario con el que se deben registrar los productos en la bodega. Este costo aunque no necesariamente es el real, sirve temporalmente en el periodo para manejar la bodega y estimar sus costos. Al final del ciclo, cuando se disponga de todos los elementos e información necesaria, se podrá calcular el costo de producción real de cada unidad.
Cálculo del costo unitario. Este costo unitario puede ser estimado o estándar. El cos costo to est estima imado do seenpresenta pres entahistóricos. cuando se det determ ermina ina el costo costo por mét método odoss rud rudime imenta ntario rios, s, estimados o basados costos Los costos estándar son los que se calculan mediante procedimientos reconocidos y científicos y tratan de establecer el costo real de producción de cada unidad. Una vez establecido el costo estándar, éste puede utilizarse por todo el ciclo productivo durante los embodegamientos. Embodegamiento de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automática en las operaciones de embodegamiento de productos.
Producto en proceso ........
Inventarios de producto terminado
$xxxx es el costo estimado o estándar de los productos inventariados (o
$ xxxx
$ xxxx
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
embodegados).
10 - 3 - 3
Note que la cuenta de producto en proceso puede llegar a ser negativa (crédito), si los costos estimados de embodegamiento se hacen mayores a los costos de producción acumulados hasta la fecha. Esto sin embargo no es un problema, ya que el cierre del ciclo de costos corrige estas situaciones.
F ase 44.
V ent a d d e p pr r od u uc ct to s t t er mi nad os.
El cost costo o esti esatima mado do de de los los ventas prod produc ucto toss quedesela mercancía llev llevan an a lavendida bode bodega, ga,o mas lu luego egoapropiado, se será rá nuev nuevam amen ente te trasladado los costos (costos costo de los productos vendidos). vendidos). Este costo de venta ventas, s, también será estim estimado ado temporalme temporalmente, nte, pues ha sido basado en costos estimados. También es necesario aclarar que una vez se haga el cierre del ciclo de costos del cultivo, estos valores se ajustarán a los datos reales obtenidos. Recuerde que el costo de los productos vendidos es estimado y representa el costo para la finca de la venta. El precio de la venta es el valor al cual se le vende al tercero cada unidad de producción. La diferencia entre el precio y el costo estimado es la ganancia bruta estimada. Asiento de la venta de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automática en las operaciones de venta de productos.
Inventarios de producto terminado
Costo de ventas o costo de productos vendidos
$ xxxx $ xxxx
Ingresos $ yyyy
F ase 5 5 .
Efectivo
$xxxx es el costo ponderado de los productos vendidos. Normalmente será costo estándar por número de unidades.
$yyyy es el valor de la venta de los productos.
$ yyyy
C i ie r r d el c d e c c ost os. re d c i ic c l lo d
El ciclo de costos es el perio periodo do en el cual se establece que se puede hacer un ejercicio ejercicio contable de costeo de la producción. Al final de ese ejercicio contable se hace el cierre de costos, lo cual totaliza todos los costos reales de producción por cada cultivo en etapa de producción y basado en la cantidad de producción embodegada en ese periodo, el sistema calcula el verdadero costo de vent ventas as (cos (costo to pa para ra la finca finca de la prod produc ucci ción ón ve vend ndid ida) a) po porr ca cada da unid unidad ad y gener genera a un comprobante de ajuste que corrige la cuenta de costo de ventas y de valoración de inventarios. El periodo del ciclo de costos no tiene que coincidir con los cierres contables. Hay muchos tipos de sistemas de producción: Proceso o continuo. En el caso de cultivo cultivoss perennes cuya producc producción ión es continua o cíclica cíclica Proces durante un número de años. El ciclo de costos puede coincidir con los cierres de cada año de su vida productiva. En cultivos de ciclo muy corto que se resiembran permanentemente (por ejemplo el rábano), también se pueden considerar cultivos de producción continua, donde el ciclo de costos se
puede ser trimestral, semestral o anual.
10
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Proye Proyectos ctos agríc agrícolas olas de una sola cosecha. Este es el caso de los cultivos trans transitori itorios, os, donde
el cultivo dura unos meses o máximo un año. Al final del periodo, el cultivo es erradicado y la producción recolectada. Este es el caso de los productos como maíz, sorgo, trigo, etc. Otros proyectos agrícolas de una sola cosecha pueden ser los forestales, cuyo desarrollo es de más de siete años y al final se erradican y se recolecta su madera. En todos estos casos el ciclo de costos empieza con los primeros trabajos de preparación del terreno y siembra y termina con la erradicación del cultivo. Aunque los materiales quedan inventariados a costos no reales, al final del ciclo de costos se podrán obtener los verdaderos costos de producción de cada unidad. Costo total de producción Costo real por unidad producida = Número de unidades embodegadas. Debe destacarse que el inventario de producto en proceso no maneja cantidades y que el inventario de producto terminado si maneja unidades de cada producto. Si en cualquier momento antes de cerrar el ciclo de costos se observa un estado de resultados, se deberá entender que el costo de los productos vendidos es estimado por la empresa y sólo sirve para dar una idea del estado de resultados. Al final del ciclo de costos, cuando se haga el cierre del ciclo, el estado de resultados arrojará los verdaderos valores en la cuenta de costos de productos vendidos. Los asie asient ntos os reque requeri rido doss para para el cier cierre re de dell cicl ciclo o de co cost stos os lo loss re real aliz iza a Agr AgroWi oWin n en fo forma rma automática en las operaciones de cierre de ciclo de costos.
M ane j o d e c ost os d e p pr od u uc cc c i i ó n a t r ra v é és d e o per ac i io nes. C onsi d de r ac i io nes p par a el d i is eño d e u n si st ema d e c ost eo p par a l a f i in c a. C ar t ta d d e f f l lu u j o d d e t t r ra ba j o.
Para obtener los costos de producción es necesario en primera instancia definir claramente la carta de flujo de trabajo, en la cual se determine claramente las áreas de producción, las de costos indirectos de producción y las que no están involucradas con la producción. Las áreas de producción incurrirán en costos de mano de obra, materiales y otros costos generales. A su vez, estos producirán productos embodegables o inventariables como resultado del proceso (la cosecha). Los productos pueden tener muchos estados de procesamiento antes de convertirse en un producto terminado, que puede ser vendido o bien consumido en otro proceso o lote agrícola.
E l l r d e c c ad a pr oc eso d d eben sser p r esu l lt t a d o d pr od u uc c t to s eembod eg abl es. El sist sistem ema a de inve invent ntari arios os no ma mane neja ja proc proces esos os in inte terme rmedi dios os de pro produ ducc cció ión n de dell pr prod oduc ucto to..
Únicamente Única mente manejaintermedios proce procesos sos enúnicamente los cuale cualess se se costean produc producen en claramente claram enteexpresar productos embodega embodegables. bles. Todos los procesos y se pueden como actividades o labores dentro del proceso de producción.
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
10 - 5 - 5
Entonc Ento nces es,, para para el mó módu dulo lo de inv inven enta tari rios os un proc proces eso o em empi piez eza a de desde sde ce cero ro,, se co cons nsum umen en recursos para el desarrollo de la producción (mano de obra directa, materiales, insumos y otros costos generales de producción) y termina con el producto terminado que es inventariable. Así, un proceso complejo se puede dividir en varios procesos intermedios, siempre y cuando cada proceso se pueda individualizar por los elementos que se producen al final de éste.
E j em pl l o: en la producción de café se podría establecer que hay un proceso único en donde p Por ejemplo, se invierten recursos en un lote y la producción final después del proceso de beneficio se embodega (es decir, se embodega el producto completamente terminado). Para el ejemplo anterior, otro usuario puede considerar la etapa de campo como un proceso y la etapa de beneficio como otro proceso. El primer proceso arroja como resultado café cereza, el cual es virtualmente embodegado. El segundo proceso denominado beneficio, consume café cereza, insumos y mano de obra y produce café pergamino seco después del proceso. Note que cada proceso de producción se puede individualizar como un proceso aparte, ya que su producido es claro y se puede embodegar (inventariar) y alguien puede responsabilizarse por el ingreso al inventario (aunque el ingreso no necesariamente tiene que hacerse físicamente). El módulo de inventarios exige que cada proceso de producción sea considerado como un centro de costos independiente.
C ent r d e c c ost os d d e pr od u ro s d uc c c ci i ó n. Los cent centro ross de cost costos os dest destin inad ados os a la pro produ ducc cció ión, n, es de deci cir, r, que pr prod oduc ucir irán án pr prod oduc ucto toss inventariables (embodegables), deberán ser marcados como “centro de costos de producción ”, con lo cual el sistema hará un manejo especial de los costos de producción. Recuer Recu erde de que que siem siempr pre e qu que e un cent centro ro de co cost stos os se sea a marc marcad ado o como como de pr prod oduc ucci ción ón,, necesariamente tendrá que producir uno o más productos embodegables.
F ases d el si st ema d e c ost eo. El proceso de costeo de la producción se hace en varias etapas que deben ser claramente entendidas por el usuario para obtener los verdaderos costos de producción. Fase e1 Fas Fase 2
Acu Acumul mulaci ación ón de los cos costos tos de pro produc ducció ción. n. Trasl Traslado ado de los costo costoss de producc producción ión a la cuenta cuenta de producto producto en proceso. proceso.
Fase e3 Fas
Emb Embode odegami gamient ento o de pro produc ductos tos..
Fase 4A
Venta de produc productos tos embod embodegados egados..
Fase 4B
Consu Consumo mo de los produc productos tos en otro proce proceso. so.
Fase se 5 Fa
Cierr Cierre e de cicl ciclo o de cost costos os..
F ase 11. A d e l l os c c ost os d d e pr od u Ac u um u l la c i ió n d uc c c ci i ó n. Los costos de producción están conformados básicamente por tres elementos: Mano de obra directa.
Materias primas directas. Costos indirectos de producción.
10
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
En la medida en que estos se van consumiendo en el proceso de producción, se le irán imputando a los centros de costos correspondientes. Cada operación de gastos, costos, planilla de mano de obra, planilla de consumos, etc., siempre solicitará que se especifique el centro de costos al que se le deberán cargar esos costos o gastos. Los costos indirectos de producción, llegarán al centro de costos al efectuarse las distribuciones de los cen centros tros de cos costos tos acu acumul mulado adores res de cos costos tos ind indire irecto ctoss de produc producció ción n (norma (normalme lmente nte durante los procesos de cierre de mes). Los cent centro ross de cost costos os de pro produ ducc cció ión n en ento tonc nces es ac acum umul ulará arán n en la cu cuent enta a de co cost stos os de producción todos los valores imputados durante el periodo. Ej Ejem empl plo: o:
Al cult cultiv ivo o de café café del del lote lote “ El bajo” se le han imputado los siguientes costos:
71
Costos materiales
$ 300,000
Vienen de imputaciones directas.
72
Costos mano de obra
$ 500,000
Vienen de imputaciones directas.
73
Costos indirectos
$ 400,000
Vienen de los centros CIP.
F ase 2 2 . T r d e l l os c c ost os d d e pr od u c u d e pr od u ra sl ad o d uc c c ci ió n aa l l a c ue nt a d uc c t t o een pr oc eso. Si el cultivo es de producción, los costos que se le imputen a las cuentas de costos de producción, serán trasladados automáticamente al apartado de ”inventarios del plan de cuentas, concretamente a una cuenta denominada “Producto en proceso . Si Sin n em emba bargo rgo,, la info inform rmac ació ión n origi origina nall nunc nunca a se perd perderá erá.. Por Por lo loss in info form rmes es de ej ejec ecuc ució ión n presupuestal se podrán visualizar las cuentas de costos originales, con sus imputaciones. Debido a que el cultivo es un centro de costos de producción, contablemente los costos no se reflejarán en el estado de pérdidas y ganancias (estado de resultados), sino que estos se acumularán en una cuenta de inventarios del balance, denominada “Producto en proceso”. Observe que en la ejecución presupuestal, sin embargo, se conservan las cuentas originales y sus respectivos valores. En el sigui siguien ente te cuad cuadro ro se pre prese sent nta a las las im impu puta taci cion ones es al cu cultltiv ivo o có cómo mo se re reflflej ejar arán án en lo loss informes financieros de la finca: Centro de costos “ El Bajo”
Balance Cuenta Descripción
Valor
1410 410
Producto en proc roceso
$ 1,200,000
1430
Inventarios
$0
Estado de resultados Cuenta Descripción
Ejecución presupuestal Valor
Cuenta Descripción
Valor
71
Materia prima
$0
71
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
Materia prima
$ 300,000
10 - 7 - 7
72
Mano de obra
$0
72
Mano de obra
73
Costos indirectos
$0
73
Costos indirectos
Total
$0
Total
$ 500,000
$ 800,000
Nota: En alguna Nota: algunass con contab tabili ilidade dades, s, com como o es el cas caso o Colomb Colombian iano, o, los costos de pro produc ducció ción n deberán siempre llevarse en primera instancia a la cuentas de costos de producción (7) y luego en el fin del mes serán trasladados a la cuenta de producto en proceso (1410). En otras contabilidades, los costos de producción podrán ser redirigidos directamente a la cuenta de productos en proceso. Obsérvese que en la ejecución presupuestal los costos directos no se cancelan cuando se hace el traslado a las cuentas de producto en proceso. Los valores imputados directamente a cada centro de cost costos os permanecen permanecen,, aunque se hayan traslad trasladado ado o distri distribuido. buido. Observe tambié también n que la ejec ejecuc ució ión n pres presup upue uest stal al no refl reflej eja a los cost costos os in indi direc recto tos, s, so solo lo lo loss co cost stos os im impu puta tado doss directamente al centro de costos. El módulo de inventarios se puede configurar [Mantenimiento \ Configuraciones de usuario \ Módulos \ Contabilidad \ Auto activación de cuentas] para que trabaje automáticamente con cualquiera de los dos sistemas.
F ase 33.
E mbod eg ami ent o d d e pr od u uc ct to s.
El embodegamiento de productos consiste en entrar a la bodega (inventariar) los productos que va produciendo cada cultivo en producción (representado por un centro de costos). Como se explicó en la sección anterior “Bases teóricas para el manejo de inventarios ”, es necesar neces ario io tene tenerr esti estipu pula lado do el cost costo o esti estima mado do o es está tánd ndar ar de lo loss pr prod oduc ucto toss que se va van n a embodegar. Debe entenderse que el costo estimado o estándar no es el precio al que se va a vender el producto, sino el estimado de lo que le cuesta a la finca su producción. El embodegamiento de los productos se hace a través de la operación de “Embodegamiento de productos” que se describe a continuación.
10
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C at eg or í ía . I nv ent ar i io s.
O per ac i ió n.
E mbod eg ami ent o d d e p pr r od u uc c t to s. Objetivo. Permite registrar la información de los que se producen en los cultivos y entrarlos al sistema deproductos inventarios y contabilidad. Por ejemplo, El cultivo de café del lote “El bajo” produjo 30@ de café pergamino seco (cps) que deben ser embodegados. El costo estimado por @ es de $ 25,000.
Información de la operación. Paso 1 Ide Ident ntifific icac ació ión n del del do docu cume ment nto o sopo soport rte e del del em embo bode degam gamie ient nto o (Ent (Entra rada da al almacén). Paso 2 Inventario al cual se ingresarán los productos terminados. Se debe especificar el código del inventario o bodega a la cual entran los productos terminados. Paso 3 Relación de elementos a embodegar. Se deben relacionar cada uno de los productos a embodegar. Por cada producto se deberá registrar la cantidad a entrar al inventario, el costo unitario (Estándar o estimado) y el centro de costos productor. El centro de costos productor será conservado internamente por el sistema de inventarios, lo cual será de mucha utilidad en el costeo. Una vez Una vez que el elem elemen ento to es em embo bode degad gado, o, pu pued ede e se serr co cons nsum umid ido o por por ot otro ro proceso o bien vendido.
¿Qué hace el proceso? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el ingreso de los productos a la bodega y los asientos contables a la cuenta de productos en proceso (cr) y a la cuenta de inventarios (Db).
Ejemplo. Conservando el ejemplo anterior del lote de producción de café que produce 30@, cuyo costo estimado es de $ 25,000 c/u. Esto significa que el embodegamiento se valora en $750,000. Como se explicó anteriormente ese valor saldrá de la cuenta de producto en proceso y se llevará a la cuenta de inventarios. Una vez realizado el embodegamiento, el informe de balance luciría como sigue:
Lote de producción de café “ El Bajo”
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
10 - 9 - 9
Balance Cuenta
Descripción
Saldo anterior D Dé ébitos
Créditos
Nuevo saldo
1410
Producto en proceso
$ 1,200,000
$ 750,000
$ 450,000
1430
IIn nventarios
$0
$750,000
$ 750,000
F ase 44a. V ent a d d e p pr r od u uc ct to s eembod eg ad os. Una vez que los productos han sido embodegados, se pueden vender o consumir. El registro de la venta de productos es el mismo que anteriormente se ha explicado en detalle, tanto en lo teórico, como la operación para el registro de venta de elementos de control (materiales o productos terminados). Ver las secciones anteriores. Es importante destacar lo siguiente: Que al hacers hacerse e la venta venta,, el costo de venta será el promed promedio io ponderado de los costos estándar o estimados a los que se le haya hecho el embodegamiento. Que por lo tanto, el costo de ventas será estimado hasta que se haga el cierre del ciclo de costos. En el caso de venta de productos terminados embodegados en la finca, se pueden presentar dos situaciones:
Situación 1: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos sea el mismo centro de costos que produjo los productos. En este caso, el costo de ventas y el ingreso se le cargan al mismo centro de costos de producción. Ejemplo: Se venden 10 @ de café pergamino seco, a $30,000 c/u. La venta es cargada directamente al cultivo de café del lote “ El bajo”. Finca
Mayor y Balances Cuenta
Descripción
1110
Bancos
1430
Inventarios
Saldo anterior
Débitos
Créditos
$ 300,000 $ 750,000
Nuevo saldo $ 300,000
$ 250,000
500,000
Estado de resultados Centro de costos “El Bajo”
10
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
41
Ingresos operacionales
61
Costo de ventas
$ 30 300, 0,00 000 0 250,000
$ ( 30 300, 0,00 000 0) $ 250,000
Utilidad *
$ ( 50,000 )
(*) La utilidad es estimada ya que el costo de ventas es estimado. El costo de ventas se ajustará cuando se calculen los verdaderos costos costos de produc producción ción por medio de la operaci operación ón de cierre de ciclo de costos.
Situación 2: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos de la venta sea distinto al centro de costos que produjo los productos terminados. En este caso el centro de costos productor simula una venta al centro de costos vendedor. De esta forma queda en el centro de costos productor la contabilización de la “venta simulada” y de su correspondiente costo de ventas, que serán los mismos, ya que entre centros de costos se venden al costo de producción. Ejemplo: Se venden 10 arrobas de CPS a $ 30.000 c/u a través del centro de costo costoss “Bodega de ventas”. Finca
Balance Cuenta
Descripción
1110
Bancos
1430
Inventarios
Saldo anterior
Débitos $ 300,000
$ 750,000
Estado de resultados Lote “ El bajo” cultivo café. 62 Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos) 62
Compra de materias primas (simula cuenta de costo de ventas) Utilidad
Créditos
$ 250,000
Nuevo saldo $ 305,000
$ 250,000
750,000
$ 25 250, 0,00 000 0
$ ( 25 250, 0,00 000 0)
$ 250,000
$(0)
Estado de resultados Centro de costos “Bodega de ventas”
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
10 - 11 - 11
41
Ingresos operacionales
61
Costo de ventas
$ 30 300, 0,00 000 0 250,000
$ ( 30 300, 0,00 000 0) $ 250,000
Utilidad *
$ ( 50,000 )
Obsérvese que en el asiento correspondiente a la venta del centro de costos productor (Lote “El bajo”, cultivo de café), se simula la cuenta de ingresos y la cuenta de costo de ventas a través de una misma cuenta denominada cuenta puente (para el caso se ha colocado la cuenta 62 Compras materia prima), la cual ha sido determinada en la configuración del inventario. Lo importante en este caso es que el sistema conservará esas transferencias internas entre centros de costos para cálculos posteriores. Note que la suma de los créditos a la cuenta 62 es el valor de las unidades producidas y trasladadas internamente a otros centros de costos.
F ase 44b. C onsu mo d d e pr od u uc c t to s eembod eg ad os. Una situación situación simil similar ar se tendrá cuando un centro de costos consuma elementos producidos producidos por otro centro de costos. Como es sabido, el consumo de insumos, materiales y también productos, se registra a través de la operac operación ión de “ Planilla de consumos”. En este caso también se simula una venta a través de la cuenta puente del centro de costos productor al centro de costos consumidor.
Ejemplo: El centro de costos “ Área social” consume 1 @ de café pergamino seco producidas por el lote “El bajo”. El café se consume por los trabajadores y empleados de la finca. Finca
Balance Cuenta
Descripción
Saldo anterior Débitos
Créditos
Nuevo saldo
1430
Inventarios
$ 750,000
$ 25,000
725,000
$ 25,000
$ ( 25,000 )
Estado de resultados Lote “ El bajo” cultivo café 62
Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos)
62
Compra de
$ 25,000
$ 25,000
materias primas (simula de costo decuenta ventas)
10
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Utilidad
$(0)
Estado de resultados Centro de costos “ El Bajo” 71
Costo de materias primas
F ase 5 5 .
25,000
$ 25,000
C i ie r r d e c c i ic d e c c ost os. re d c l lo d
Como se ha explicado con anterioridad, el ciclo de costos es el periodo para el cual se debe hacer la evaluación de costos de un cultivo. Si se trata de un cultivo transitorio, el ciclo de costos es el total de su vida transitoria. En el caso de los cultivos perennes, el ciclo de costos es normalmente normalm ente de un año, aunque en ciert ciertos os cultiv cultivos os puede ser de mas o de menos. Por ejemplo, para el cultivo del café, cuyo ciclo de producción desde que se siembra hasta que se zoquea puede ser de 6 años, hay un periodo de solo producción de cinco años. La evaluación de costos se hace normalmente en forma anual y por ello se dice que el ciclo de costos es de un año. Dependiendo de la región donde se cultive el café, el año cafetero puede empez emp ezar ar en octu octubre bre y te term rmin inar ar en sept septie iemb mbre re o bi bien en,, empe empeza zarr en enero enero y te term rmin inar ar en diciembre. El cierre de ciclo de costos se hace al final del periodo de costos de cada cultivo. Este tiene el propósito de calcular completamente los costos de producción y corregir todos los asientos de costos de ventas que se hicieron durante el periodo, mediante un comprobante de ajuste. El resultado es un ajuste de inventarios y un ajuste contable que corrigen todos los egresos de inventarios que se hayan hecho a un costo de ventas estimado, estimado, cambiándolo por el verdadero costo de producción calculado para el periodo. El cierre del ciclo de costos presume que se hace un corte en la producción (cuando es producción continua) y que por tanto no hay producto en proceso. Los valores que hubiesen en las cuentas de producto en proceso son cancelados y llevados como parte del costo de producción. Para hacer el cierre de ciclo de costo costoss no import importa a que hayan productos productos en inve inventario ntario sin vender o consumir. La operación de cierre de ciclo de costos se encarga de hacer todo el trabajo automáticamente. El cierre de ciclo de costos se debe hacer una vez termine el periodo de costos del cultivo. En un cultiv cultivo o de producció producción n continu continua, a, se puede esco escoger ger el final del año o del seme semestre stre para
hacer el cierre. En un sis sistem tema a de produ producci cción ón periód periódico ico (com (como o la mayor mayoría ía de los cult cultivo ivos), s), el per period iodo o de
cierre es dado por los ciclos propios del cultivo. El cierre se debe hacer posterior al cierre de mes.
Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca.
10 - 13 - 13
C at eg or í ía .
O per ac i ió n.
C ent r d e c c ost os. C i ie r r d e c c i ic d e c c ost os. ro s d re d c l l o d Objetivo. Permite realizar un cierre de ciclo de costos de uno o varios cultivos en producción. Por ejemplo, al café se le hace cierre de ciclo de costos al final de cada año de vida productiva y al maíz se le hace cierre de ciclo de costos cada semestre.
Información de la operación. Paso 1 Identificación del documento soporte de llaa operación. Paso 2 Lista de centros de costos a cerrar. El sistema presenta la lista de todos los centros de costos de producción y se deben seleccionar los que se deseen cerrar. No es necesario cerrar todos los cultivos o centros de costos, debido a que unos pueden tener ciclos de producción diferentes a otros.
Paso 3 Cuenta a afectar en ccaso aso de pérdidas. En el cierre de un ciclo de costos se pueden presentar pérdidas.
¿Qué hace el proceso? Por cada centro de costos a cerrar, el sistema obtiene la cantidad de producto embodegado de cada producto con cargo al centro de costos; determina la producción embodegada y los costos de producción desde el inicio de la fase de producción o bien, desde el último cierre de ciclo de costos y calcula el costo por unidad de producción; finalmente se hacen los ajustes de las cuentas de costo de ventas de los productos vendidos o trasladados y los ajustes al costo de las existencias en inventarios.
10
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
12 CREACIÓN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA. C r re ac i ió n d el ma pa d e l a f i in c a. Una característica importante de AgroWin es que permite definir en el sistema el mapa de la finca. El objetivo de definir el mapa de la finca es el de permitir un muy fácil y cómodo sistema de cons consul ulta ta sobre sobre los los lote lotess de la finca finca,, que en fo form rma a gráfic gráfica a ir irá á mo most stra rando ndo lo loss di difer feren ente tess indicadores de cada uno de los lotes, en forma de colores o de semáforos. La crea creaci ción ón de indi indica cado dores res y semáforos se explica en detalle en la ayuda en línea y en el manual básico de ContaPyme. Para la edición o creación de mapas se ha incluido un ay ayud udan ante te que que fa faci cillita ita es esta ta tarea. Para crear el mapa de la finca, se debe seleccionar la siguiente opción: [Menú
principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Crear].
Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca.
11 - 1 - 1
La acción hará que se presente un asistente especial que conducirá al usuario en la creación del mapa de la finca.
Asi st ent e p par a l a c r re ac i ió n o ed i ic c i i ó n d el ma pa d e l a f i in c a. El asistente es un sistema muy fácil de manejar que llevará al usuario paso a paso en el proceso de crear el mapa de la finca y la definición de los lotes y centros de costos en los que se ha dividido. Si se va a crear un nuevo mapa, siga los pasos que se describen en la siguiente sección. Si se va a modificar un mapa ya existente para esta finca, se debe primero cargar el mapa, mediante la opción de menú [Menú principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Modificar] y luego seguir los pasos que se describen a continuación.
P asos a seg u ui i r r p pa par a c r re ar o ed i it ta r el ma p pa a: P aso 1: Det er mi nac i ió n d e l a i mag en d e f ond o d el ma pa. ( O O p c i io nal ) Para editar un mapa de la finca y determinar cada uno de los polígonos que encierran a cada uno de los lotes de la finca, posiblemente la forma más fácil sea la de "Calcar" el mapa de uno ya existente. El mapa ya existente debe tenerse en formato de imagen digital con formato de BMP (Bitmap). El mapa en formato de BMP se puede obtener de muy diversas formas, entre las que se destacan las siguientes: a) Se puede obtener pos posiblem iblemente ente de una imagen "esc "escaneada aneada"" del mapa original de la finca. b) mapa Se puede entrar ar a un progr programa ama de grafi graficac cación ión,, como el "PA "PAIN INT" T" de Win Window dowss y dibuja dibujarr el y sus entr lotes. c) Se puede obten obtener er una foto fotografí grafía a aérea de la finca en for forma ma digital en fo formato rmato BM BMP. P. Este paso es opcional, puesto que en el caso de no tenerse la posibilidad de obtener la imagen digital de la finca en formato Bitmap, se deberá dibujar a base de líneas el mapa en el editor de mapas en un paso más adelante. Sin embargo, se recomienda obtener el mapa en formato Bitmap, con el fin de calcar de éste cada uno de los polígonos que conforman los lotes de la finca. Para car cargar gar la ima imagen gen de fond fondo o del mapa de la finca finca se uti utiliz liza ae ell bot botón ón "C "Carga argarr imagen imagen de fondo", el cual solicitará que se indique el nombre del archivo de tipo Bitmap (*.bmp).
11
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Botón Botónpara para cargar cargarlalaimagen imagen de defondo. fondo.
Una vez cargada la imagen, ésta se visualizará en el pánel central de la ventana. Hay ciertas opciones que pueden ayudar a manejar la imagen, como son: Recargar el último mapa grabado.
Grabar el mapa que se está editando.
Botones de Zoom.
Opaca el mapa para visualizar mejor las líneas de los polígonos.
Activa o no la visualización del bitmap de fondo.
Visualiza los puntos de los polígonos.
Visualiza la escala del mapa.
Visualiza la cuadrícula del mapa.
A continuación se describen las principales opciones: Zoom: Este botón le permite aumentar o disminuir la imagen. Una vez presionado el botón de Zoom, el puntero del mouse tomará la forma de una pequeña lupa. Al arrastrar 2 la lupa sobre el mapa hacia la derecha, la imagen se ampliará y al arrastrar la lupa hacia la izquierda la
2
Arrastrar el puntero del mouse, es la acción de apuntar con el mouse a algún lugar, presionar el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo, mouse soltarlo, moverlo moverlo en alguna alguna direc direcció ción. n. Se dice dice que esto es arrastr arrastrar ar con el punter puntero o del mouse. mouse. Principalmente esta técnica se utiliza cotidianamente en Windows para mover objetos sobre la pantalla.
Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca.
11 - 3 - 3
imagen se dis imagen dismin minuirá uirá.. Una vez se ter termin mine e de arras arrastra trarr y se sue suelte lte el botón del mouse mouse,, se terminará el modo de Zoom y el puntero del mouse volverá a su presentación normal. En la parte parte de derec recha ha del bo botó tón n de Zo Zoom om,, se pued puede e obs observ ervar ar dos pe pequ queñ eñas as flech flechas as,, hacia hacia arriba y hacia abajo. El presionar estas flechas también ampliarán o disminuirán la imagen del mapa. Mover el mapa: Paraymover el mapa, debederecho situar eldel puntero mouse sobre punto en de la imagen del mapa arrastrar, con else botón mousedel presionado, en algún la dirección que se desea mover el mapa. Visualización de la imagen de fondo (Si/No): Es posible en cualquier momento desactivar la visualizac visua lización ión de la imagen de fondo. Si el botón se encuentra hundi hundido, do, se visu visualizará alizará la imagen, de lo contrario no se visualizará la imagen.
P aso 2 : Det er mi nac i ió n d e l a esc al a d el ma pa ( O O p c i io nal ). Determ Dete rmin ina ar la es esca calla del del mapa ma pa es una una ta tare rea a fá fáccil, il, pero no obligatoria. Se trata de establecer una dist distan anci cia a cono conoci cida da de la finca y señalarla en el mapa, para que el sistema se entere de la escala a la que está dibujada la imagen del mapa.
Paso 11: Paso1: 1::Arrastre Arrastrelos los puntos puntosde delalabarra barrade de medición mediciónaados dospuntos puntos conocidos del mapa. conocidos del mapa.
Paso 222: ::Indique Paso2: Indiquelala distancia distanciareal realentre entrelos los dos dospuntos. puntos.
Nótese que en la parte inferi Nótese inferior or derecha del mapa se ha puesto una línea roja, donde sobres sobresalen alen sus extremos como dos puntos vistosos. Se trata de establecer la distancia de esa línea, ya sea en la posi posici ción ón en la que que se encu encuen entr tra a o mov movie iend ndo o su suss ex extr trem emos os pa para ra qu que e coincidan sobre dos puntos conocidos de la finca, cuya distancia se conoce. Una vez colocados los extremos de la línea sobre los puntos conocidos en el mapa, map a, se debe debe asign asignar ar la dist distanc ancia ia me medi dian ante te el bo botó tón n de "Asi "Asigna gnarr di dist stan anci cia" a".. Toda Todass la lass distancias son dadas en metros lineales. Entre mas larga sea la distancia, menor será el error. Sin embargo, tenga en cuenta que el mapa en AgroWin se usa para establecer un sistema de consulta y representación de los indicadores indica dores de la finca y de los lotes. No se puede considerar considerar al sistema sistema de mapas de AgroWin como un sistema de medición o de cálculo de áreas exactas o como un sistema de información geográfico y georeferenciado.
Nota: La distancia entre dos puntos debe ser en línea recta y horizontal. Debe asesorarse para obtener correctoo de obtener la distancia en la finca. Debe resaltarse que no sirve una distanciauna método cabuya pisada similares.
11
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Una vez se haya establec establecido ido la distan distancia, cia, será posib posible le medir otras distanc distancias ias en el mapa. Para esto debe posicionar los dos extremos de la línea de medida sobre los puntos entre los cuales se desee calcular la distancia. Luego presione el botón de "MEDIR".
P aso 3: F i il lt tr r o d e o p pa ac ami ent o ( O O p c i io nal ).
Paso 11: Paso1: 1::Active Activeelel botón botónde deOPACAR OPACAR para paraque quelas las regletas regletas de decolor colortengan tengan efecto. efecto.
Como el objetivo es "calcar" el mapa de fondo de la finca para obtener las líneas de los polígonos de cada uno de los lotes del mapa, en este paso se da la oportunidad para hacer que el mapa y sus linderos se vean lo más tenue posib pos ible le,, perm permititie iend ndo o qu que e cuando se tracen las líneas de los los polí polígo gono nos, s, no se conf confun unda dan n con con las las lílínea neass del mapa.
Paso 222: ::Regletas Paso2: Regletasde decolor. color. Arrástrelas Arrástrelashacia haciaarriba arribaoohacia hacia abajo abajopara paraestablecer establecerelelnivel nivel de decolor colorque quese sedesee. desee.
Si se ha dispuesto de una imagen de fondo, el filtro tendrá efecto, de lo contrario, el filtro de opacami opac amient ento o no ten tendrá drá n ningú ingún n efe efecto cto.. Not Note e que a all pre presio sionar nar el b botó otón n de Opac Opacar, ar, lla a ima imagen gen de fondo del mapa se verá en forma muy tenue. Para cambiar el tono de la imagen para que se vea mas o menos, se pueden utilizar las tres regletas de color del panel derecho. Al subirlas o bajarlas (Arrastrando con el mouse), se irá aumentando o disminuyendo el color del filtro y el resultado se irá viendo sobre el mapa. El objetivo entonces es opacar la imagen del mapa todo lo que sea posible, pero que se distingan los linderos de la finca y los linderos internos de los lotes.
P o j a4d : o d e Dai bsu pol í íg g o nos. Un polígono es una porc porciión de super uperfi ficcie delimitada por rectas que la encierran. En este punto se deben dibu dibujar jar toda todass la lass lílíne neas as rec rectas tas que que cons consid ider ere e necesarias necesa rias para delimi delimitar tar
Paso 1: Paso1: Seleccione 1: Seleccione 1: Seleccione Seleccionelala acción acciónde dedibujar dibujar polígonos. polígonos.
Paso 22: 2::Dibuje Paso2: Dibujeelelcontorno contornode de cada cadalote. lote.Apunte Apunteyyarrastre arrastre hasta hastalalasiguiente siguienteposición. posición. Suelte nuevamente. . Suelteyyarrastre arrastre nuevamente nuevamente.
a cada uno de los lotes de la finca.
Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca.
11 - 5 - 5
Cada polígono debe ser cerrado. Los lados de un polígono pueden servir para conformar otro polígono. Un polígono representará un centro de costos o lote agrícola de la finca. Un polígono no puede representar más de un centro de costos simultáneamente. No pueden haber polígonos dentro de otros. El mapa de polígonos resultante puede estar conformado por figuras separadas (usado para cuando se desean dibujar varias tierras separadas en un mismo mapa). Para esto se ha dotado al sistema de varios botones que le pueden ser de ayuda:
Polígono: Al presionar este botón botón el sist sistema ema entra en modo de adici adición ón de polígono. Nótese Nótese que el puntero del mouse cambia de forma. Para adicionar un polígono debe posicionar el mouse en el punto donde empezará el polígono y arrastrar (Con el botón izquierdo del mouse presionado) hasta el final de la primera línea del polígono y soltar. En ese momento se ha adicionado una línea al polígono. Si el polígono tiene mas líneas, se debe volver a presionar el botón del mouse y arrastrar hasta la siguiente posición. Siguiendo el anterior procedimiento sucesivamente, irá adicionándole líneas a un mismo polígono. El sistema asume que un polígono termina cuando se mueve el mouse del punto final sin estar arrastrando. Una vez terminado un polígono, cuando vuelva a arrastrar, el sistema lo interpretará como un nuevo polígono. El modo modo de polí polígono gono se puede cance cancelar lar presio presionando nando el botón de
Selec Selección. ción.
Si una línea de un polígono arranca o termina sobre una línea o punto de otro polígono, la línea se conectará automáticamente con ese polígono. selección. n. En el modo de selec selección ción se Seleccionar: Este botón le permite entrar en modo de selecció pueden realizar varias tareas: Move verr un pu punt nto o de un po polílígon gono: o: Al po posi sici ciona onarr el Mo puntero del mouse sobre un punto y arrastrarlo, el punto se moverá a donde lo lleve el puntero del mouse. Mo Move verr sobre un po polí lígon gono: o: Aldeposi poun sici cion onar ar el ypu punt nter ero o de dell mouse una línea polígono arrastrarlo, se moverán todas las líneas del polígono a donde las lleve el puntero del mouse. Nótese que otras líneas conectadas con el polígono, pero no pertenecientes a el, el, se esti estira rarán rán lo nece necesa sari rio o pa para ra perm perman anec ecer er conectadas. Selec Seleccionar cionar un políg polígono: ono: Para selec seleccionar cionar un políg polígono, ono, se debe hacer clic sobre una de las líneas que lo componen. Una vez que el polígono ha sido seleccionado, se visualizará en azul. Se Sele lecc ccio iona narr vari varios os po polílígon gonos os:: Se pued puede e ha hace cerr la se sele lecc cció ión n de va vari rios os po polílígon gonos os de la sigui siguien ente te ma mane nera ra:: Se Sele lecc ccio ione ne el prim primer ero o co como mo se ex expl plic icó ó en el pár párra rafo fo an ante teri rior. or. A
continuación presione y mantenga presionado y seleccione cuantos polígonos desee. Todos irán líne quedando Partir tir una línea a de unseleccionados. políg polígono ono:: Es pos posibl ible e parti partirr en dos una línea línea ya pert pertene enecie ciente nte a un Par polígono. Para esto debe estar en modo de selección o en modo de polígono. Se debe
11
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
posicionar el puntero del mouse sobre el punto de la línea donde se desea partir y presio posicionar presionar nar el botón derecho del mouse. Un punto de ruptura se adicionará a la línea.
Borrar: Es posible borrar uno o más polígonos. Primero seleccione los polígonos a borrar; Luego presione el botón de borrar. Listo, los polígonos seleccionados serán eliminados. Seleccionar Selecci onar todo todo:: Este Este bot botón ón per permit mite e sel selecc eccion ionar ar todos todos los polígo polígonos nos que se hay hayan an dibujado el mapa. Se pueden seleccionar todos los polígonos, por ejemplo para borrarlos o bien paraen agruparlos.
Agrupar: El botón de agrupar se utiliza para que dos o más polígonos se comporten como uno solo. Simplemente seleccione los polígonos que se desee y presione el botón de Agrupar. Desagrupar: El botón de desagrupar sirve para des - agrupar varios polígonos que se habían agrupado previamente. Longitud: El botón de longitud se utiliza para calcular la distancia de todas las líneas seleccionadas. Área del polígono: El botó botón n de área área del del pol políg ígon ono o se utiliz utiliza a para para es estitima marr el área del polígono polígo no cerrado que se determine determine.. El procedi procedimiento miento es el siguie siguiente: nte: Presion Presione e el botón de área, luego haga clic en el interi interior or del polígono cerrado al cual se le desea calcu calcular lar el área. El sistema inmediatamente calcula y visualiza el área del polígono en m2. Nótese que el área seleccionada o interpretada por el sistema se presentará rellena de un achurado doble oblicuo y en una ventana se presentará el área de ese polígono cerrado. Dibujado de polígonos: Se debe sel selecc eccion ionar ar el bot botón ón de 'Po 'Polílígono gono'' y segui seguirr el ccont ontorno orno de todos los lotes de la finca con líneas de polígono, verificando que todas las líneas vayan quedado debidamente conectadas. Recuerde que cada polígono que delimite el área de cada lote debe ser cerrado. Una vez dibujados todos los polígonos para todos los lotes y centros de costos de la finca se puede continuar con el paso siguiente.
P aso 5 : C om pr obac i ió n d e c one x i io nes: El objetivo de este paso es el de verificar que no se hayan quedado líneas sin conexión adecuad adec uada. a.siempre Rec Recuér uérdes dese eestar que una línea debe conectada por ambos lados. Si toda todass las las líneas neas es está tán n conectadas, el sistema dejará seguir al paso 6. Si hay algún segmento o conju jun nto de segmentos desconectados, se visuali vis ualizar zarán án en col color or roj rojo o y se deberá regresar al paso ante nterior para ara mover los
punt puntos os de la lass líne líneas as pa para ra que se conecten adecuadamente.
Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca.
11 - 7 - 7
P aso 6 : A Asi g gn ac i ió n d e l ot es y C C C' 's a l os p pol í íg go nos. El objetivo de este paso es el de es esta tabl blec ecer er la re rela laci ción ón entre cada lote y/o centro de costos de la finca y cada uno d e loson pen olígo gon nos qu que e se dibujaron dibujar el mapa. Nótese que en el panel dere derech cho o se visu visual aliz iza a un una a lis lista con con todo todoss los los lote lotess, cultivos y centros de costos definidos para la finca y una pequeña cajita de chequeo a su izquierda. Se recomienda relacionar los lote lotess con con los los po polílígon gonos os,, ya que estos son mas o menos permanentes en la finca. Los
Paso 11: 1: :Seleccione Paso1: Seleccioneelellote loteaa asociar asociarcon conun unpolígono polígonodel del mapa. mapa.
Paso 22: Paso2: 2: :Seleccione Seleccioneelelcolor coloraa asignarle asignarlealallote. lote.
Paso 33: Paso3: 3: :Haga Hagaclic clicen enelelinterior interior del delpolígono polígonodel delmapa mapaque que representará al lote, cultivo representará al lote, cultivooo centro centrode decostos. costos.
cult cultiv ivos os aparecer son son tran transi tori rios os y pueden osito desaparecer, lo cual necesitaría que periódicamente se modificara el mapa para reasignar los cultivos. Nótese también que en este paso aparecerá una paleta de colores en la parte inferior del mapa. El procedimiento para relacionar los lotes y los polígonos es el siguiente:
Paso 1: Paso 2: Paso 3:
Seleccione el lote, centro de costos o cultivo de la lista. Seleccione el color que se le asignará al lote. Hag Haga a cli clicc en un pu punto nto iinte nterno rno de dell pol polígo ígono no al qu que e se le d dese esea a asi asignar gnar e ell lot lote, e, cultivo o centro de costos seleccionado.
Una vez establecida la relación, el sistema pondrá como chequeada la cajita de chequeo del lote o centro de costos correspondiente. Repi Re pita ta r para el cada pr proc oced edim imie ient nto anterio anterior uno de loso lotes que tengan una repr repres esen enta taci ción ón gr grá áfi ficca a trav través és de un polí polígo gono no del del mapa. Si ha dibujado polígonos que repr repres esen ente ten n a cent centro ross de cost costos os,, tamb tambié ién n los los pu pued ede e relacionar. Para eli elimin minar ar una rel relaci ación, ón, simplemente haga clic sobre
Paso Paso11: :Haga Hagaclic clicen en elelinterior interiordel del polígono a verificar. polígono a verificar.
Paso Paso22: :Verifique Verifiqueque que esté estéasociado asociadocon conelellote, lote, cultivo cultivooocentro centrode decostos costos apropiado.. apropiado..
la cajita de chequeo del lote o centro dede talcforma ostos correspondiente, que no quede chequeada.
11
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
P aso 7 : C om pr obac i ió n d e l ot es. El objetivo de este paso es el de verificar que las asignaciones o relaciones entre polígonos y lotes hayan quedado bien. Para comprobar, simplemente haga clic al interior de cada uno de los polígonos y verifique la información que aparece en el panel derecho, para asegurarse de que correspondan. Una vez terminada la comprobación, el mapa de la finca estará listo y se podrá finalizar.
F i in al i iz za c i ió n. Al presionar el botón de finalizar, el sistema preguntará si desea guardar el mapa. Se debe seleccionar que 'SI', caso en el cual el sistema empezará a grabar cada uno de los polígonos de los lotes y hará una serie de cálculos, por lo cual este proceso podrá ser un poco demorado. En casos de muchos lotes, el sistema se podrá tardar varios minutos.
C onsu l lt ta d e ma pas. Una vez grabado el mapa, podrá consultar los indicadores de los lotes a través del sistema de mapas e indicadores, el cual se carga desde la siguiente opción de menú: [Menú principal > Informes Mapas e indicadores > Consulta de mapa de lotes]. En este caso se presenta una ventana con el mapa de la finca y un conjunto de indicadores y semáforos que se pueden evaluar en cada uno de los lotes de la finca. Para mayor información acerca de la creación de indicadores, consultar la ayuda en línea o el manual básico de ContaPyme.
Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca.
11 - 9 - 9
11
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Capítulo
13 CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA. I nt r ro d u uc c c ci i ó n. El montaje inicial de cualquier sistema de información es una tarea que se debe asumir con mucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de información muy bien concebida y con una información clara y veraz. Este trabajo que sólo se hace una vez, es a menudo hecho por personas con conocimientos claros de la finca, con conocimientos contables y principalmente buenos criterios de costeo de la producción. En empresas pequeñas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho por el mismo administrador o propietario de la finca. Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales:
Crear un área de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en el sistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidades particulares de cada finca. Creaci Creación ón de la finca y toda su estructura estructura de centros de costo costos, s, lotes, cultivos cultivos y manejo de recursos. Hacer el cargue inicial de saldos.
La mayoría de las configuraciones con las que se instala el sistema inicialmente podrán dejarse tal como están, puesto que son generales a la mayoría de fincas; sin embargo hay ciertos
maestros como el ‘Maestro de plan de cuentas ’ que debe ser revisado y adecuado en ciertas cuentas para ajustar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada finca partiticu par cula lar. r. Otro Otro maes maestr tro o de espe especi cial al inte interé réss es el de ac actitivi vida dade dess agríc agrícol olas as y su suss la labo bores res
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 1 - 1
asociadas, debido a que estas pueden variar en unidades, nombres y formas de cálculo de rendimientos entre una región y otra. Una vez se ha hecho la revi revisión sión prelimi preliminar, nar, se debe entonces crear la estruc estructura tura de la empresa, con todos los centros de costos, lotes agrícolas, cultivos, información de suelos de los lotes, nodos distribuidores, inventarios a manejar, tipos de contratación de mano de obra, etc. Una vez inicial de creada saldos. la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargue
E x pl i ic c a c i ió n d et al l la d a d el c ar g gu ue i ni c ci i a l d e sal d do s d e u na em pr esa en g ener al . El manual básico de ContaPyme y la ayuda en línea presentan en forma detallada todos los pasos para la realización del cargue de saldos de una empresa. Es indispensable estudiar estos capítulos de documentación antes de entrar a hacer el cargue de saldos de una finca. En el pres presen ente te capí capítul tulo o únic únicam amen ente te se expl explic icará ará el ca cargu rgue e in inic icia iall de sa sald ldos os en lo loss que corresponde a los cultivos agrícolas.
¿Q u ué é es el c ar g gu u e i ni c ci i a l d e sal d do s? . El cargue inicial de saldos es la tarea de informarle al sistema acerca de todo el inventario de recurs rec ursos os de que disp dispon one e la em empr pres esa a a un una a fe fech cha a dete determ rmin inad ada, a, tr trad aduc ucid ido o to todo do a va valo lore ress monetarios y cantidades, donde aplique. Una vez suministrada la información de saldos iniciales (tarea que sólo se realiza una vez), el sistema quedará listo (a punto) para el registro cotidiano de la información.
P asos p i nar es. pr el i im Cuando Cuan do se crea crea el ár área ea de tr trab abaj ajo, o, se debe debe sele selecc ccio iona narr un una a co conf nfig igur urac ació ión n a ut utililiz izar ar (Configuraci (Confi guración ón inter internacion nacional al AgroWin AgroWin,, confi configurac guración ión Chile AgroWin AgroWin,, Con Configurac figuración ión Colombia AgroWin, etc). Cada una de esas configuraciones que puede seleccionar el usuario, tiene pre-configurados todos los maestros para áreas específicas. Una configuración de AgroWin internacional, es muy genérica y habrá que adecuarle muchos maestros para adaptarlos al tipo de actividad o explotación particular de cada país o región. Una con configu figurac ración ión esp espec ecífi ífica, ca, com como o la con configu figurac ración ión Agr AgroWi oWin n Col Colomb ombia, ia, ser será á mucho mucho más específica y traerá preestablecidos todos los maestros para su uso prácticamente inmediato. Sin embargo, en todos los casos el usuario debe revisar los maestros y su información para verificar verifi car que en realidad los datos allí consignado consignadoss se adaptan realmente a sus necesidades necesidades de información.
12
- 2
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
C r re ac i ió n d e l a f i in c a y su est r ru u c ct t u u r ra d e c ent r ro s d e c ost os, l ot es y c u ul lt t i i v vo s. P r ro c eso d e p pl ani f fi ic c a c i ió n. El inicio de laelsistematización de la fincay se basade enuna la recopilación de la información necesaria para cargar sistema, la planeación diseño estructura empresarial por centros de costos y lotes de la finca que permita conseguir en el corto, mediano y largo plazo los objetivos buscados con el programa, definiendo cual será el diseño más adecuado para manejar la información de la finca. Es importante decidir a partir de qué fecha se va a habilitar la finca en el sistema para determinar en ese momento que información se requiere.
R ec ol ec c ci i ó n d e l a i nf or mac i ió n bá si c ca d e l a f i in c a: Nombre de la finca. Propietario.
Área.
Clasificación legal. Actividades agrícolas (cultivos).
costos tos se van a manejar para seguimiento de costos y de ingresos. Qué centros de cos Cuáles centros de costos serán de costos indirectos de producción (Centros de CIP).
Cómo o se distr distribu ibuirá irán n los saldo saldoss acu acumul mulados ados en los centr centros os de CIP entr entre e los culti cultivos vos de Cóm producción. os lotes de la finca, área, cultiv cultivo, o, población. Cuáles son llos Inform ormaci ación ón con contab table le bás básica ica a la fec fecha ha de cre creac ación ión de la finca finca (in (inven ventari tarios, os, cuent cuentas as por Inf cobrar y por pagar, efectivo, bancos, activos, etc.).
E st r ru uc c t t u ur r a c i ió n d e l a f i in c a en el si st ema: A continuación se presenta una estructura de ejemplo para una finca imaginaria, la cual puede ser la base para la estructuración de cada finca particular sencilla. De acuerdo con los requerimientos de cada finca, las estructuras de centros de costos de una finca pueden llegar a ser muy simples o muy complejas. En todos los casos se recomienda empezar con estructuras simples mientras se va sistematizando la finca y los procesos de recolección de información. A continuación se sugieren los pasos que se deben seguir para crear una finca y su estructura de centros de costos.
C r re ar f f i in c a.
Ejemplo: La Alegría
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 3 - 3
Propietario = Juan Pérez 30 has Datos Técnicos Tipo de documento = NIT 800-206-250-3 Clasificación legal Persona jurídica
C r d e c c ost os. re ar c c ent r ro s d Ejemplo: 01 Gastos empresariales generales (por defecto). Tipo: Centro de costos estándar. Compor Comp orta tami mien ento to:: Ce Cent ntro ro de cost costos os ac acum umul ulad ador or pa para ra se serr di dist stri ribu buid ido o en lo loss cultivos por área a través del cierre de fin de mes.
02 Semillero y almácigo. Tipo: Centro de costos estándar. Compor Com portam tamien iento: to: El pro produc ducido ido de plá plántu ntulas las ser será á embode embodegado gado y lue luego go serán serán aplicadas las plántulas a los lotes donde se siembren mediante la planilla de consumos.
03 Sistema de Riego. Tipo: Centro de costos estándar. Comportamiento: Acumulará todos los costos durante el mes y en el cierre de fin de mes le distribuirá sus valores a los cultivos que apliquen basado en el área de cada cultivo.
04 Maquinaria. Tipo: Centro de costos estándar. Comportam Compor tamien iento: to: Acu Acumul mulará ará todo todoss los cos costos tos de oper operari ario, o, man manten tenimi imient entos, os, repue rep uest stos os,, comb combus ustitibl bles es y lubri lubrica cant ntes es dur duran ante te el mes. mes. En el cier cierre re de mes mes distribuirá todos los valores acumulados entre los cultivos en forma proporcional al uso de la maquinaria en cada cultivo.
05 Vehículo. Tipo: Centro de costos estándar. Comportamiento: Durante el cierre del mes distribuirá sus valores acumulados por pesos de distribución así: 80 % en el centro de costos 02 y 20 % en el centro de costos 01.
06 Invernadero.
Tipo: Centro de costos en desarrollo Comportamiento: Centro de costos acumulador en proceso de construcción.
12
- 4
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
07 Área social. Tipo: Centro de costos estándar Comportamiento: Centro de costos acumulador. No se distribuyen sus gastos acumulados.
08 Distribuidor por producción de maíz. Tipo: Centro de costos distribuidor por criterio Compor Comp orta tami mien ento to:: Dist Distri ribu buye ye los los va valo lore ress im impu puta tado doss de in ingre greso soss en for forma ma proporcional a la producción reportada de cada lote. Este será de mucha utilidad para las operaciones de embodegamiento y ventas de producto terminado.
C r re ar l l ot es. Ejemplo:
11 Lote la curva. Actividad general (puede tener varias actividades per pero o en cada cultivo del lote). 20 has Datos técnicos del lote
12 Lote la sombra. Actividad Naranja 10 has Datos técnicos del lote
C r d e l l os l l ot es. re ar c c u ul l t t i iv v o s d Cultivos del lote 11. 0203 Maíz (02= Segundo semestre, 03=2003). Actividad Maíz 5 has Datos técnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03 Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03 Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Granos). Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo).
0103 Maíz (01= Primer semestre, 03=2003). Actividad Maíz 10 has Datos técnicos
Fecha de inicio del cultivo = 01/04/02 Fecha de siembra del cultivo = 20/04/02
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 5 - 5
Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Granos). Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = cultivo en compañía).
Cultivos del lote 12. 01 Naranja Actividad Naranja 5 has Datos técnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03 Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03 Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Cítricos). Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo). Con los anteriores pasos el usuario ya ha estructurado la empresa en función de los objetivos de control y manejo de costos que se persiguen.
C ar g gu ue d e sal d do s a c ent r ro s d e c ost os d e t i i p o c u ul l t ti i v vo ag r rí í c co l a. El centro de costos de tipo cultivo se comporta como un centro de costos dinámico, que inicia
su fase de desarrollo y luego pasa a la fase de explotación cuando empieza la etapa de producción. En cult cultiv ivos os tran transi sito tori rios os o cult cultiv ivos os pe pere renn nnes es de un so solo lo cicl ciclo, o, cu cuan ando do te term rmin ina a la fas fase e de explotación, el cultivo es erradicado o finalizado.
12
- 6
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
En cultivos perennes de varios ciclos, cuando termina esa fase de explotación, el cultivo es zoqueado (o cortado) para que empiece un nuevo ciclo vegetativo, iniciando una nueva fase de desarrollo y así hasta su erradicación. Se dan dos casos para el cargue:
Que el cultiv cultivo o esté en etapa de desa desarrollo. rrollo. Que el cultiv cultivo o esté en etapa de producci producción. ón.
C ar g gu ue d e sal d do s p par a c u ul lt ti i v vo en et a pa d e d esar r ro l l lo . Todos los cultivos que se encuentren en etapa de desarrollo se deben cargar en el sistema siguiendo el procedimiento que se describe a continuación: Todos los valores acumulados de la etapa de desarrollo de años anteriores, se deben cargar directamente a la cuenta de cultivos en desarrollo del activo 3, indicando el cultivo en la casilla de centros de costos.
P r d e l l a i i nf or mac i ió re par ac i ió n d n. Todos los gastos realizados al cultivo durante la presente vigencia, hasta la fecha de cargue se deben cargar a las cuentas de costos de producción, indicando el cultivo en la casilla de centro de costos. Centro de costos
¿En desarrollo?
Cuenta
Saldo
G ast os d d e d d esar r hast a 331 / 12 / 2 ro l l lo h 20 00 0 2 2. Los gastos acumulados de desarrollo del cultivo deben ser imputados directamente a la cuenta de ‘Cultivos en desarrollo’, según se le haya asignado en el asistente para la creación del cultivo. 101:1 Cultivo de Cacao
Si
1428*: Cultivos en desarrollo
2’000,000
(*) La cuenta a la que se impute el valor de cargue inicial para cada cultivo debe ser misma cuenta de desarrollo quelase le asignó al cultivo durante su creación (1428 o 1425 por ejemplo).
G ast os d d esd e 11 d d e E E ner o h hast a M M ar z d e 2 2 0 zo 331 d 00 0 3 . Los gastos imputados al cultivo en el año en curso se deben imputar directamente a las cuentas de costos de producción y al cultivo específico. 101:1 Cultivo de Cacao
Si
710101: Insumos
2’400,000
3
La cuenta de cultivo en desarrollo para cada cultivo es definida en el asistente de creación del cultivo.
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 7 - 7
101:1 Cultivo de Cacao
Si
720101: Mano de obra
3’900,000
Ad i ic ci i ó n d e l a o per ac i ió n d e “ C Ca r g gu u e i ni c ci i a l d e c u ue nt as” . Para ello se ejecutan los pasos de adición de una operación de “Cargue inicial de cuentas”, con tipo de documento = 99 y se registran los movimientos:
Recuerde que ésta debe ser la cuenta en el activo que se estableció para cultivo en desarrollo (Ver creación del cultivo: Paso5 Cuenta cultivo en desarrollo. ) ”
”
En el comprobante de cargue inicial anterior, se puede registrar la información de todos los cultivos en etapa de desarrollo.
C ar g gu ue d e sal d do s d e u n c u ul lt t i i v v o en et a pa d e e x pl ot ac i ió n. El cargue de saldos de cultivos agrícolas en etapa de explotación se puede realizar de dos maneras mane ras dis distin tintas tas,, dep depend endien iendo do de si se cue cuenta nta con in inform formaci ación ón contab contable le ant anteri erior or (Costo (Costo desarrollo, amortizaciones, ajustes al costo de desarrollo, ajustes a las amortizaciones, etc) o de si se está haciendo el cargue por primera vez y no se dispone de dicha información contable. A continuación se expondrán los dos casos de cargue de cultivos en etapa de explotación: 1. Ca Caso so en el qu que e no se di disp spon one e de inf infor orma maci ción ón co cont ntab able le ante anteri rior or,, prove proveni nien ente te de ot otro ro sistema contable. 2. Ca Caso so en el que se disp dispon one e de in info form rmac ació ión n co cont ntab able le anter anterio ior, r, pro prove veni nien ente te de ot otro ro sistema.
C aso 1: C ar g gu ue d e sal d do s est i im ad os, si n i nf or mac i ió n c ont abl e d e r ef er enc i ia . Como Com o se ha exp explic licado ado ant anteri eriorm orment ente, e, un cul cultitivo vo pere perenne nne se inicia inicia (in (inici ician an las lab labore oress de preparación del terreno), luego se siembra y pasan varios meses o años hasta que inicia su etapa productiva (o de explotación).
Todo el acumulado de costos de la etapa de desarrollo (sea unos meses o varios años como en el caso del cacao y el café), se deben amortizar en los años de duración del ciclo de vida productiva de la plantación (Por lo menos del primer ciclo de vida hasta su renovación por zoca o corte).
12
- 8
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Para indi Para indica carl rle e al sist sistem ema a que el cult cultiv ivo o ha entra entrado do en su et etap apa a pr prod oduc uctitiva va,, es ne nece cesa sari rio o activarlo, mediante una operación de Activación ‘Activación de un cultivo’. Esta operación tomará todo el valo valorr acum acumul ulad ado o dura durant nte e la et etap apa a de desa desarr rrol ollo lo y cr crea eará rá un ac actitivo vo de tipo tipo “Cul Cultiv tivo o en producción” cuyo valor amortizable será el costo de desarrollo. De esta forma el sistema irá amortizando una fracción del valor total del costo de desarrollo del cultivo en cada cierre de mes subsiguiente, durante los meses de vida productiva del cultivo. Entendiendo esto, se compre Entendiendo comprenderá nderá fácilmen fácilmente te el siguie siguiente nte procedimien procedimiento to para cargar un culti cultivo vo en etapa de explotación:
F ase 11: D Det er mi nac i ió d el v q u n d v al or d d el c c u ul l t ti i v v o q ue f f al t ta por a amor t ti iz z a r . Lo más probable es que a la fecha del cargue inicial de saldos muchos cultivos se encuentren ya activados y teóricamente amortizados. Lo que se trata de averiguar es el valor que falta por amortizar. Aunque este dato se puede hacer por peritazgo, se sugiere utilizar una metodología como la que sigue: 1. 2. 3. 4.
Se de debe be de deter termin minar ar lla a fec fecha ha de inicio inicio perí período odo p produ roducti ctivo, vo, llamad llamada a la ffech echa a de a acti ctivac vación ión (F.Activación). Lueg Luego o det determ ermine ine los mes meses es d de e vi vida da p produ roducti ctiva va d del el ccult ultivo ivo,, des desde de e esa sa fecha fecha de a acti ctivac vación ión hast hasta a la fe fech cha a de erra erradi dica caci ción ón o zoca zoca o co corte rte (N (NroM roMes eses esVi Vida daPr Prod od). ). Es Este te da dato to es estimado. Lue Luego go de deter termin mine e lo loss me meses ses que ya han pas pasado ado des desde de la la fe fecha cha de acti activac vación ión (fecha (fecha en en que inició el período de explotación de la plantación) hasta la fecha del cargue de saldos, es decir, los meses que lleva produciendo el cultivo (NroMesesProduciendo). Luego deter determine mine el cost costo o total de desar desarrollo rollo del cultivo cultivo (CostoDesar (CostoDesarrollo). rollo). Si no se dispone del costo total de desarrollo del cultivo, averígüese los costos estándar de desarrollo por árbol, o por mata, o por Ha. o el dato que aplique al cultivo que se le está haciendo el análisis. Con esto podrá estimar el costo de desarrollo de la plantación.
5.
Aho Ahora ra d dete etermi rmine ne el cos costo to que fal falta ta por amo amorti rtiza zarr con con la sig siguie uiente nte fórmul fórmula: a:
Falta por amortizar = CostoDesarrollo*(1 – (NroMesesProduciendo /NroMesesVidaProd))
F ase 2 2 : C C ar g d at os een eel s gu u e l l os d si st ema. 6.
Cree Cree el cult cultiv ivo o en desa desarr rrol ollo lo.. Anote la cuenta de cultivo en desarrollo que asigne en el paso ‘Cuenta cultivo en desarrollo’.
7.
In Inse sert rte e una op oper erac ació ión n de car cargu gue e ini inici cial al de cu cuen enta tass y ha haga ga un carg cargue ue de sald saldos os de dell cultivo con el valor que falta por amortizar, asignándolo a la cuenta de “cultivos en desarrollo” en el activo (la misma que se le asignó al cultivo en su creación).
8. 9.
Pr Proc oces ese e la op oper erac ació ión. n. Ac Actitive ve el ccul ultitivo vo y co coló lóqu quel ele e en vi vida da út útilil el n núme úmero ro de m mes eses es qu que e fal falta tan n por amor amortitiza zar r (NroMese (NroM esesVi sVidaP daProdrod-Nro NroMes MesesP esProdu roducie ciendo ndo). ). La act activa ivació ción n se hac hace e ins inserta ertando ndo una operación de activación de cultivos y colocándole el tipo de documento soporte en ’99Cargue inicial de saldos’.
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 9 - 9
El sigui siguien ente te ejemp ejemplo lo expli explica ca con con clar clarid idad ad el carg cargue ue de un cu cultltiv ivo o de ca caca cao o en et etap apa a de producción.
Paso 1:
La fecha de inicio del período productivo fue en Febrero 28 de 2001. F.Activación = 28/02/2001
Paso 2: Paso 3:
Meses de vida productiva del cacao = 240 (20 años).
NroMesesVidaProd=240. La fe fecha cha d de e car cargue gue de sal saldos dos e ess 31 de M Marz arzo o de 200 2003. 3. La ffech echa a de inici inicio o vid vida a productiva es 28 de Febrero de 2001. Entonces número de meses produciendo = 25 meses. NroMesesProduciendo=25.
Paso 4:
El costo total de desarrollo del cultivo es de $ 10,000,000.oo CostoDesarrollo=$10,000,000.oo
Paso 5:
Determinación del costo que falta por amortizar: FaltaPorAmortizar = 10’000,000 * (1 - 25 / 240). FaltaPorAmortizar = 8’958,333.oo en 215 meses (240 - 25).
Paso 6:
Se crea el cultivo en etapa de desarrollo. Desde el árbol de nodos se selecciona el lote agrícola, se presiona el botón derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.
Paso 7:
Se hace el cargue del saldo que falta por amortizar. Desde el man Desde manejad ejador or de ope operac racion iones, es, sel selecc eccion ione e adi adició ción n de la ope operac ración ión de cargue car gue inicia iniciall de sal saldos dos (Tecla Inser Insertar tar \ Nue Nueva va oper operaci ación ón \ Cargue Cargue inici inicial al \ Cargue inicial de cuentas) y registre los valores. Impute los valores a la cuenta de ‘cultivos en desarrollo’ y al centro de costos correspondiente al cultivo. Recuerde que esa cuenta es la misma que se le asignó al cultivo durante su creación en el sistema.
12
- 10
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
Recuerde la cuenta de desarrollo de cada cultivo, en el asistente asistente de creación de cada cultivo. “
”
Observe el movimiento para el cargue de los valores que faltan por amortizar de un cultivo.
En este caso sólo se ha cargado un cultivo cultivo.. Pero si fuesen varios cultiv cultivos, os, se podrí podrían an cargar en esta misma operación.
Paso 8:
Proces Procese e la o operaci peración. ón. R Recuerd ecuerde e siem siempre pre que lo loss valores valores d de e las operac operaciones iones no entrarán al sistema hasta que estas sean procesadas.
Paso 9:
Activación del cultivo. Desde Desd e el ma mane neja jado dorr de op oper erac acio ione nes, s, se de debe be ad adic icio iona narr la op oper erac ació ión n de activación de un cultivo en desarrollo:
El cultivo se encuentra en desarrollo. Esta acción se utiliza para generar una nueva operación de activación del cultivo. Una vez procesada la operación el cultivo pasará a etapa de explotación.
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 11 - 11
Ponga el tipo de docum documento ento de la operación en “ 99 - Cargue inicial de saldos”.
Luego pre Luego presi sion one e el bo botó tón n sigui siguien ente te para para segui seguirr co con n lo loss di dife feren rente tess paso pasoss del as asist isten ente te de activación del cultivo. En la casilla de cultivo a activar debe colocar el código del cultivo. Se debe recordar que al activar un cultivo, el sistema automáticamente creará un activo de tipo cult cultiv ivo o en prod produc ucci ción ón po porr el valo valorr acum acumul ulad ado o en la cu cuent enta a de desa desarro rrollllo o (en es este te ca caso so 8’958,333) que será amortizado en la vida útil restante del cultivo. El asistente sugiere un código de activo no utilizado (en este caso está sugiriendo el 1). Y un nombre para el nuevo activo amortizable que se creará. Luego en el paso 3 el asistente mosstrará mo rará el valor alor del activo a generar y algunos datos opcionales, como el valor de salvamento, la localización y la descripción del nuevo activo a generar. En el paso 4 del asistente se suministrará la
info informa rmaci ción ón
sobre sobre
el la grupo cuende ta activos, en el activo, el centro de
12
- 12
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
costos al cual se le imputarán las amortizaciones del cultivo, el tipo de amortización (selección mensual) y el número de meses a depreciar (coloque la diferencia entre NroMesesVidaProductiva y NroMesesProduciendo). Finalmente en el paso 5, indique si el cultivo es de producción o no. La mayoría de los cultivos son de producción, pues producen productos que se embodegarán. Hay casos excepcionales como el pasto (de pastoreo) que no produce directamente ningún producto como tal. Para mayor información sobre esta operación ver el documento: “ Activación de un cultivo en desarrollo”.
C aso 2 : C ar g gu ue d e sal d do s basad os en i nf or mac i ió n c ont abl e d e r ef er enc i ia . En este caso, el cargue de saldos de los cultivos en etapa de explotación deberá hacerse con base en los saldos arrojados por otro sistema contable, donde se cuenta con información como la que sigue:
Costo de desarrollo. Valor de los ajustes al costo de desarrollo. Valor de las a amortizaciones. mortizaciones. Valor de los ajustes a las amortizaci amortizaciones. ones. Número de meses de vida útil. Número de meses yya a amortiz amortizados. ados.
C on eest a i i nf or mac i ió maner a f f á n, ees posi bl e eent onc es pr oc ed er d d e m ác ci il l y y d d i ir re c t ta aa r eal i iz d e ssal d za r e el c c ar g gu u e d do s. Para el cargue de saldos de cada cultivo realice los siguientes pasos: 1. Cree todos los cul cultivo tivoss a activ activar. ar. Inici Inicialment almente e quedarán en etapa de desar desarrollo. rollo. 2. Activ Active e cultiv cultivo o por culti cultivo vo median mediante te la operac operación ión de “ Activación de un cultivo en desarrollo”. Colóqueles la fecha de soporte de cada operación igual a la fecha en que realmente empezó la etapa de explotación del ciclo actual del cultivo. 3. Anote el nú número mero del ac activo tivo que se ge generará nerará a all activ activar ar el culti cultivo. vo. 4. procesadas Ase Asegúr gúrese ese que toda todass las operac operacion iones es de “ Activación de cultivo en desarrollo” hayan sido correctamente. 5. Ejecut Ejecute e una opera operación ción de “Cargue de saldos actualizados de activos ”.
E l l ssi g c on c c l la r i id d e u u n c c u d e c c ac ao een gu u i i e nt e ee j em pl o ee x pl i ic c a c da d e el c c ar g gu u e d ul l t t i iv vo d et a pa d d e pr od u uc c c ci ió n. Paso 1:
Cr Crea eaci ción ón de to todo doss los los cult cultiv ivos os a acti activa var. r.
Asegúrese de que cada cultivo se cree con una fecha de inicio de ciclo correspondiente a la fecha en la cual inició el ciclo act actual ual del cultivo.
Si es siembra nueva, coloque la fecha de siembra. Si es zoca, o renovación por zoca, coloque la fecha de la zoca.
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 13 - 13
Desde el manejador de nodos: Se selecciona el lote agrícola, se presiona el botón derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.
Acción para crear un nuevo cultivo en el lote.
Una vez se hayan creado activar, se procede con el paso 2.
Paso 2: desarrollo”.
todos los cultivos a
Ac Actitiva vaci ción ón de to todo doss llos os cult cultiv ivos os me medi dian ante te la op oper erac ació ión n de de “ Activar cultivo en
La activación de un cultivo es una operación especial que le indica al sistema que el cultivo ha cambiado de su etapa de desarrollo a su etapa de explotación.
Acción que llama la operación de activación de un cultivo en desarrollo.
Una Un a vez vez se visua isualilice ce el asis asiste tent nte e de la op oper erac ació ión, n, siga siga ca cada da un uno o de sus sus pa paso soss
suministrando la información que se le solicite. En el paso 1, de identi identificaci ficación ón de la operación operación,, asegúrese de coloc colocar ar la fecha de soporte igual a la fecha de soporte en la cual se inició la etapa de explotación del cultivo.
12
- 14
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
En la fecha de soporte coloque la fecha en la que empezó la etapa de explotación del cultivo.
Paso 3:
Ano Anote te el núm número ero y el nom nombre bre del act activ ivo o que se gen generar erará á con la activ activaci ación. ón.
En el paso 2, de detalle de la activación, tome nota del identificador del activo que se generará al activar el cultivo. Debe entenderse que cuando se activa un cultivo, internamente el sistema crea un activo de tipo “cultivo en producción”, que será amortizado durante la vida útil de la plantación. Como en este caso la activación es de un cultivo que en realidad nunca se le ha imputado nada, se creará un activo con valor a amortizar cero.
Anote el código y el nom nombre bre del activo amortizable que se generará con la activación del cultivo. Complete el nombre del activo que se generará para que después lo pueda identificar con facilidad.
Complete los pasos del asistente, indicando cada uno de los datos que sean requeridos. Una vez activados los cultivos, en el árbol de nodos se puede observar lo siguiente:
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 15 - 15
Observe que los cultivos activados han cambiado de ícono.
Observe que se han creado automáticamente activos amortizables por cada cultivo activado.
Paso 4: As Asegú egúre rese se de que to toda dass llas as op opera eraci cion ones es de ac actitiva vaci ción ón de cul cultitivo voss h hay ayan an sido sido procesadas correctamente. Abra el manejador de operaciones y revise que todas las operaciones de tipo activación de un cultivo estén procesadas.
Paso 5:
Ej Ejec ecut ute e una una ope opera raci ción ón de “Cargue de saldos actualizados de activos ”.
Esta operación permite colocarle los saldos iniciales a cualquier activo fijo, inversión, activo diferido o activo amortizable. Camino para llamar la operación: [Manejador de operaciones > Botón derecho > Nueva operación > Cargue inicial > Cargue de saldos actualizados de activos]. Coloque la fecha de la operación igual a la fecha del cargue de saldos iniciales.
En el paso 2 de la operación se visualiza una tabla, donde se escriben en la columna “código” el código de cada uno de los activos que se debieron haber creado durante la activación de cada uno de los activos. (Básese en la tabla de números de activos tomados del paso 3).
12
- 16
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
En la columna de nombre de activo aparecerán los nombres de los activos que se han creado y la columna de “Valor antes” se encontrará en cero. Se debe entonces proceder a colocarle a cada cultivo sus valores: Mayor valor compra: Escriba el valor del costo total de desarrollo. Ajustes por inflación compra: Escriba el valor de los ajustes por inflación al valor del costo total de desarrollo desde la activación hasta la fecha de cargue de saldos. Depreciación acumulada: Escriba el valor de la amortización realizada al cultivo desde la activación hasta la fecha del cargue de saldos. Ajustes por inflación de la depreciación: Escriba el valor de los ajustes por inflación realizados a la amortización desde que se inició el proceso de amortización. Valorización: Escriba el valor de las valorizaciones que se le hayan hecho al cultivo en su etapa de explotación. Valor total resultante: El valor total resultante será calculado como el valor antes, más el mayor valor más los ajustes al valor de compra, menos las depreciaciones, menos los ajustes a las depreciaciones, más las valorizaciones. Finalmente coloque el valor de la vida útil restante, como la vida útil total, menos los meses de vida útil ya amortizados del cultivo.
Paso 5:
Procese la operación de “ Cargue de saldos actualizados de activos ”.
Ok, los cultivos en producción han quedado cargados!
Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.
12 - 17 - 17
ANEXO M é par a el mane j o d e ét t o d os abr ev i ia d os d el t ec l la d o p Ag r ro W i in . Opciones generales.
Ctrl+R
Refrescar todas las ventanas.
Ct Ctrl rl+G +G
Gu Guar arda darr como como Ex Exccel (XL (XLS). S).
Ctrl+F4
Cerrar la ventana activa.
Ctrl+C
Copiar selección y encabezado.
Ct Ctrl rl+Al +Alt+ t+F4 F4
Ce Cerr rrar ar to toda dass las las vent ventan anas as abiertas.
Ctrl+I Ctr l+Inse nsert rt
Copiar Copiar sel selecc ección ión solame solamente nte..
Alt+F4
Salir del programa.
Shift+Insert
Pegar ó Ctrl+V.
Ctrl+F1
Abrir los temas de ayuda.
Ctrl+I
Imprimir...
Shift+ Shi ft+Ctr Ctrl+F l+F6 6
Ven Ventan tana a ant anteri erior or (ó Alt+Shift+Tab).
Ct Ctrl rl+F +F
Ve Verr los fi filltr tros os (u (usa sado doss pa para ra generar la consulta, gráfico, etc.).
Ctrl+F6
Ventana siguiente (ó Alt+Tab).
F1
Ayuda.
Ctrl+F10
Minimizar la ventana.
Atl+Letra
Activa el menú según letra ej.: Alt+A menú Archivo.
Ctrl+F5
Restaurar la ventana.
Tab
Permite saltar entre los diferentes controles.
Opciones para mantenimiento de maestros (Tipo listado).
Ctrl+D
Ver el inspector de datos.
Ctrl+Fin
Ctrl+E
Ver el encabezado de la ventana activa.
Shift+
Ctrl+L
Permite adicionar o quitar columnas de la tabla.
Ctrl+E Ctr l+Ente nterr
Ctrl rl+A +A
Arras rastrar/cop opiias el cont nte enido F2
Ir al principio de un listado.
Seleccionar varios registros (renglones). Bus Buscar car siguie siguiente nte.. Recuer Recuerde de que el sistema busca en la columna indicada por amarillo. Permite activar el modo
de la celda enci encima ma de la actual. Ctrl Ctrl+I +Ini nici cio o
edición de la celda seleccionada.
Ir al inic inicio io de un list listad ado. o. Opciones en el manejador de operaciones.
Anexo.
13 - 1 - 1
Ctrl rl+N +N
Adicionar una operación de Movimiento contable.
Ctrl+V
Visualiza izar la operación seleccionada (Solo lectura).
Ctrl+O
Copiar la operación seleccionada a otro número de oper.
Ct Ctrl rl+D +Del el
Elim Elimin ina a la lass op oper erac acio ione ness seleccionadas.
Ctrl+P
Procesar las operaciones seleccionadas.
Ct Ctrl rl+A +Altlt+P +P
Pro Proce cesa sa el co conj njun unto to de operaciones. Ver filtros.
Ctrl rl+U +U
Des esp proc rocesar las operac raciones Ctr Ctrl+A l+Alt+U lt+U seleccionadas.
Ctrl+M
Modificar la operación seleccionada.
Des Desproc procesa esarr el con conjunt junto o de operaciones - Ver filtros.
Llamado de programas programas y opciones de mantenimiento. mantenimiento.
Ctrl rl+ +W
Cam amb biar de áre rea a de trab aba ajo.
Ctrl+M
Abrir rir maneja jad dor de nodos.
Shif Sh ift+ t+Ct Ctrl rl+ +W
Maes aestr tro o de ár área ea de tra rab bajo. ajo.
Ct Ctrl rl+T +T
Ab Abri rirr ma mane neja jado dorr de operaciones.
Ctrl trl+A +Alt lt+C +C
Hac acer er copia opia de segu seguri rida dad. d.
Ct Ctrl rl+B +B
Ct Ctrl rl+Al +Alt+ t+R R
Re Recu cupe perar rar la últi última ma copi copia a de Ct Ctrl rl+K +K seguridad.
Ab Abri rirr ma mant nten enim imiien ento to cop opiias de seguridad. Ab Abri rirr ma mant nten enim imiien ento to al pl plan an de cuentas PUC.
Opciones para asistentes de datos.
Alt+A
Pasar a la página Anterior.
F3
Desplegar lista de selección (Linterna).
Alt+S
Pasar a la página Siguiente.
F5
Crear nuevo registro (Llave).
Alt+R
Es igual a presionar el botón F4 Aceptar.
Desplegar lista de selección.
Esc
Cancelar los cambios (ó Ctrl+C). Opciones básicas para operaciones.
Alt+A
Pasar a la página Anterior.
F1
Ayuda.
Alt+S
Pasar a la página Siguiente.
Ctrl+G
Grabar los datos de la operación.
Alt+R
Es igual a presionar el botón Ct Ctrl rl+Y +Y Aceptar.
Ve Veri rifi fica carr lo loss da dato toss ac actu tual ales es de la operación.
Opciones para la edición de los listados en las operaciones.
Ctrl+C
Copiar el contenido de las celdas seleccionadas.
Shift+
Seleccionar varias filas (renglones).
Ctrl+V
Pegar el contenido del
Shift+
portapapeles en la posición actual. Ctrl+X
13
Cortar el contenido de las
Seleccionar varias columnas.
F2
- 2
Permite activar el modo
Insoft Ltda. Ingeniería de software.
celdas seleccionadas.
edición de la celda seleccionada.
Ctrl rl+A +A
Arras rastrar el contenido de las celdas encima de la actual.
F3
Desplegar lista de selección (Linterna).
Ctrl rl+D +D
Dup upllicar el cont nte enido de las
F5
Crear nuevo registro (Llave).
Supr Su pr (Del (Del))
celdas encima de la actual. Bo Borr rrar ar el cont conten enid ido o de las las celdas seleccionadas.
Anexo.
13 - 3 - 3
