Manual Avanzado Access 2016

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Este manual ha sido elaborado recopilando los temas que han sido renovados o modificados en la nueva versión de Access 2016 por Microsoft y que suponen un importante avance en la gestión de base de datos más famosa a nivel de escritorio.

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Índice Introducción     

Novedades de Access 2016 Métodos abreviados de teclado de Access ¿Debo crear una aplicación o una base de datos de escritorio de Access? Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Administrar objetos de base de datos en el panel de navegación

Trabajar con aplicaciones web de Access          

Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access Crear una aplicación de Access Crear una relación Tareas básicas para una aplicación de Access Tipos de datos para aplicaciones de Access Usar una Vista de lista en una aplicación de Access Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access Crear una vista de resumen Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

Diseñar tablas          

Introducción a las tablas Instrucciones de nomenclatura de campos, controles y objetos Guiar la entrada de datos mediante máscaras de entrada Normalizar los datos con el analizador de tablas Agregar o cambiar la clave principal de una tabla Restringir la entrada de datos mediante una regla de validación Guía de relaciones de tablas Agregar un campo calculado a una tabla Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access Crear un índice y usarlo para mejorar el rendimiento

Comprender las consultas          

Introducción a las consultas Ejemplos de uso de fechas como criterios en consultas de Access Ejemplos de criterios de consulta Crear y ejecutar una consulta de actualización Actualizar datos mediante una consulta Usar parámetros para pedir información al iniciar una consulta Crear una consulta de selección Crear una consulta de creación de tabla Crear y ejecutar una consulta de eliminación Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a una tabla MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Crear formularios.          

Crear un formulario de Access Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado Agregar un subformulario Establecer valores predeterminados para campos o controles Crear un formulario de navegación Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales Filtrar datos en una base de datos de escritorio Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ¿Por qué Access me pide que escriba un valor de parámetro?

Crear informes        

Introducción a los informes en Access Crear un informe agrupado o un informe de resumen Configurar opciones de impresión Insertar un control de salto de página en un informe de Access Vídeo: Usar el formato condicional en informes Definir el origen de registros de un informe Filtrar datos de un informe Imprimir un informe

Usar expresiones    

Usar el Generador de expresiones Crear una expresión Funciones de cadena y cómo usarlas Funciones de Access (por categoría)

Trabajar con datos externos       

Importar datos a una base de datos de Access Importar o vincular a datos de un libro de Excel Vincular a datos de SQL Server Importar o vincular datos a una lista de SharePoint Importar datos de un archivo de texto Exportar datos a Excel Usar Combinar correspondencia para enviar datos a Word

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Establecer opciones globales          

Decidir si se debe confiar en una base de datos Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración Personalizar y bloquear el panel de navegación Configurar opciones de usuario para la base de datos activa Establecer opciones de Autocorrección de nombres Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos Dividir una base de datos de Access Mostrar u ocultar el panel de navegación en Access Compactar y reparar archivos de base de datos Establecer las opciones de formato predeterminadas para hojas de datos

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Introducción

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Novedades de Access 2016 Access 2016 tiene todas las funciones y características a las que está acostumbrado, además de algunas mejoras y las mejores características nuevas de Office 2016. Estas son las principales características nuevas que encontrará en Access 2016: NOTA Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están obsoletas.

Actualización de la versión de 2013 Si va a actualizar desde Access 2016 a Access 2016, seguirá teniendo todas las características a las que está acostumbrado, además de observar algunas nuevas. Lo primero que verá al abrir Access 2016 es que tiene la misma apariencia de 2013 con un borde más colorido.

Hacer las cosas de forma rápida con Información Verá un cuadro de texto en la cinta de Access 2016 llamado ¿Qué desea hacer? Es un campo de texto donde puede escribir palabras y frases relacionadas con lo que desee hacer a continuación para acceder rápidamente a las características que quiera usar o a las acciones que desee realizar. También puede elegir obtener ayuda relacionada con su búsqueda. ¿No encuentra un botón? Haga clic en el cuadro Más información (es el cuadro situado en la parte superior, con la bombilla). Escriba un botón o comando, como "filtrar", y verá una lista de todas las opciones relacionadas con el filtro.

NOTA El cuadro Más información no está disponible en la cinta de opciones al diseñar aplicaciones web de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Nuevos temas para el programa de Access Ahora hay dos temas de Office que puede aplicar al programa de Access: multicolor y blanco. Para obtener acceso a estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y haga clic en el menú desplegable situado junto a Tema de Office.

Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel ¿Alguna vez ha querido obtener una lista de todos los orígenes de datos vinculados de la base de datos de Access en Excel? Si está trabajando en una aplicación de Access compleja, por ejemplo, que incluye vínculos a varios orígenes de datos diferentes, puede ser útil tener una lista de todos los diversos orígenes de datos y sus tipos. Esta lista exportada puede resultar especialmente útil si se está trabajando en una aplicación de Access que no ha diseñado usted originalmente. Ahora con Access 2016, encontrará esta tarea mucho más fácil gracias a la nueva funcionalidad integrada en el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas. Abra el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas haciendo clic en Datos externos > Administrador de tablas vinculadas. Seleccione los orígenes de datos vinculados que desea añadir a la lista y, a continuación, haga clic en Exportar a Excel.

Access le pedirá una ubicación para guardar el libro de Excel. Al proporcionar una ubicación segura, Access mostrará la información de orígenes de datos vinculados en el nuevo libro de trabajo. Verá el nombre del origen de datos vinculado, su información de fuente y el tipo de origen de datos.

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NOTA El cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas no está disponible al diseñar aplicaciones web de Access.

Las plantillas tienen un aspecto más moderno Si desea organizar y administrar sus datos con Access, pero le gustaría tener alguna ayuda para empezar con el diseño de la base de datos, intente utilizar una plantilla de base de datos de escritorio. En Access de 2016, cinco de las plantillas más utilizadas de la base de datos se ha rediseñado para que tenga un aspecto más moderno. Para probar estas plantillas uno mismo, vaya a archivo > nuevo y, a continuación, búsqueda de seguimiento de activos, contactos, administración de eventos, estudiantes o Administración de tareas. También puede revisar los siguientes vídeos que muestran cómo utilizar estas plantillas de ejemplo revisado.     

Administración de bienes Contactos Gestión de eventos Alumnos Tareas de administración

Cada una de estas plantillas incluye un nuevo formulario de introducción con vínculos a artículos, vídeos y otros recursos de la comunidad.

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A continuación, puede echar un rápido vistazo a la primera entrada de datos en cada una de estas plantillas revisadas:

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Para obtener más información sobre plantillas de escritorio de Access, consulte Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no quiere perder tiempo creando una base de datos desde el principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de escritorio. Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea Crear una aplicación de Access a partir de una plantilla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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¿Qué es una plantilla de Access? Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

Seleccionar una plantilla Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades específicas de administración de datos y puede usar una de las plantillas incluidas en Access o buscar una en línea.

Comience con una plantilla de su PC 1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en Sugerencias de búsqueda: bases de datos de Access. SUGERENCIA Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías específicas. 1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba un Nombre de archivo. 2. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminado, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear.

Comience con una plantilla en línea Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea: 1. 2. 3. 4.

En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla que desea en el cuadro de Búsqueda. Access le muestra las plantillas en línea disponibles. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue un Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminada, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear.

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Antes de empezar a usar algunas plantillas Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes mensajes, debe hacer lo siguiente: Si ve

Haga esto

Mensaje de ADVERTENCIA DE SEGURIDAD en la barra de mensajes

Si confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido.

Diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de 1. Haga clic en Nuevo usuario y complete el formulario Detalles del usuario. usuarios 2. Haga clic en Guardar y cerrar. 3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y haga clic en Iniciar sesión. Página Introducción

Haga clic en esa página para más información sobre la base de datos o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

Pasos siguientes 

Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, haga clic en Nueva > Base de datos de escritorio en blanco para crear una nueva base de datos desde el principio.

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Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla Organizar sus datos con una aplicación de Access es rápido, especialmente si usa una plantilla para comenzar. Cuando selecciona una plantilla, Access ensambla una aplicación que contiene las tablas que probablemente usted mismo hubiese agregado, si hubiese construido la aplicación desde el principio. NOTA Siempre puede personalizar las aplicaciones que crea, sin importar si las crea usando una plantilla o haciendo clic en el botón Aplicación web personalizada en la pantalla de inicio. 1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más

populares, como Administración de proyectos, Administración de bienes y Contactos, están primero en la lista.

NOTA Las plantillas que contengan la palabra “Escritorio” crearán una base de datos de cliente de escritorio no compatible con Servicios de Access. Busque el icono de la aplicación para asegurarse de que es una plantilla de aplicación de Access.

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2. Haga clic en la plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.

3. Seleccione una ubicación para la aplicación de la lista o escriba una ubicación en el cuadro Ubicación web. Esta tiene que ser una ubicación equipada con Servicios de Access, como un sitio Office 365 o un servidor que use Microsoft SharePoint Server. 4. Haga clic en Crear. Access crea la aplicación y la muestra en el programa Access. Para comenzar a usar la aplicación inmediatamente en su navegador, haga clic en Inicio > Iniciar aplicación.

¿Ahora qué? En el explorador, comience a escribir datos en una aplicación. Coloque algunos elementos en cada tabla y luego explore las diferentes vistas. Seleccione valores de las listas desplegables o controles de autocompletar y vea cómo puede hacer clic en datos relacionados sin tener que agregar macros o controles nuevos. Si ya tiene datos en una hoja de cálculo, puede copiarlos y pegarlos en una de las vistas de hoja de cálculo en su nueva aplicación, siempre y cuando tenga las columnas de la hoja de cálculo acomodadas en el mismo orden que el de la hoja de cálculo de la aplicación y los tipos de datos de cada columna sean compatibles con los de la aplicación. Puede ser necesario que escriba un valor en algunas columnas de la hoja de cálculo de la aplicación antes de poder guardar el elemento. Esto puede significar una limpieza adicional de la hoja de cálculo, pero una vez que tiene todo listo, los datos se pueden pegar en la aplicación. También puede importar datos a una aplicación. Esto crea una nueva tabla que no se integra automáticamente con las otras tablas de la aplicación, aunque puede agregar campos de búsqueda para crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si crea una tabla Empleados importando datos de empleados a una aplicación que ya tiene una tabla Tareas, agregue un campo de búsqueda en la tabla Tareas para poder asignar tareas a las personas de la nueva tabla Empleados. Obtenga información sobre cómo crear relaciones en aplicaciones de Access en crear una relación.

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Cuadro de diálogo Mostrar tabla más grande Hemos escuchado los comentarios de los clientes sobre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En Access 2016, la altura predeterminada del cuadro de diálogo Mostrar tabla ha aumentado para que pueda ver fácilmente más tabla y nombres de consulta en la base de datos. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en las consultas, haga clic en Crear > Diseño de la consulta. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en las consultas haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en la ventana Relaciones, haga clic en Herramientas para bases de datos > Relaciones. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en la ventana Relaciones haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla.

NOTA La ventana Relaciones no está disponible en las aplicaciones web de Access. Las características de la aplicación web de Access entrando en SharePoint en clientes locales

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Con la próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access dentro de sus organizaciones verán características adicionales y sacarán provecho de las mejoras de servicio. A continuación, encontrará una lista de las características de la aplicación web de Access en servicios de Access para SharePoint 2016:         

Controles en cascada Mejoras del filtro de hoja de datos Mejoras de Control de elemento relacionadas Mejoras de rendimiento y almacenamiento de imagen Integración de complementos de Office con aplicaciones de web Access Empaquetado adicional y funcionalidad de actualización para los paquetes de la aplicación web de Access Acción de macro En implementación para escenarios de actualización Tablas de bloqueo de edición Característica Descargar en Excel para vistas de hojas de datos

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¿Debo crear una aplicación de Access 2016 o una base de datos de escritorio de Access? La elección depende de qué herramientas tiene disponibles y de sus objetivos específicos. A continuación se indican las principales diferencias, seguidas por las diferencias detalladas entre las dos opciones.

Cómo identificar los dos tipos de plantillas de Access Plantilla de aplicación de Access 2016

 

La imagen incluye el icono del globo terráqueo. El título no contiene "escritorio". Por ejemplo, "Seguimiento de activos" o "Aplicación web personalizada".

Plantilla de base de datos del escritorio de Access

 

No hay ningún icono del globo terráqueo en la imagen. El título de la aplicación contiene "escritorio". Por ejemplo, "Escritorio seguimiento de activos" o "Base de datos del escritorio en blanco".

Comparar las aplicaciones y bases de datos de escritorio de Access 2016 Use una aplicación de Access 2016 si... Su organización está utilizando una de las opciones siguientes:  

Office 365 con SharePoint Online SharePoint Server 2016 local con Servicios de Access y SQL Server 2012

Use una base de datos de escritorio de Access si...

Su organización no está usando SharePoint o su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online.

Le gusta el aspecto sencillo e intuitivo de la interfaz de usuario de las aplicaciones de Access. Desea la confiabilidad, seguridad y capacidad de almacenar los datos en una base de datos SQL de Microsoft Azure o en SQL Server.

Desea un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos. Necesita una base de datos local para almacenar los datos o necesita consolidar datos de diferentes orígenes de datos locales. Está dispuesto a asegurarse de que cada usuario de la Cualquier persona que tenga permiso puede ver base de datos tenga Access o tenga instalado el motor y modificar los datos, incluso si no tiene Access. en tiempo de ejecución de Access.

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Use una aplicación de Access 2016 si...

Use una base de datos de escritorio de Access si... Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el Los usuarios de dentro y fuera de la organización que está almacenada la base de datos de Access y lo necesitan tener acceso a datos desde cualquier más probable es que usen la base de datos desde un ubicación y desde muchos dispositivos distintos. equipo de escritorio o portátil en red. Desea que los cambios de diseño estén Está dispuesto a redistribuir el front-end de la base de disponibles inmediatamente. datos cada vez que realice un cambio en el diseño. Desea las características más recientes de No le importa esperar a la próxima versión de Access Servicios de Access en cuanto estén disponibles. para usar las características más recientes. Todas las personas que necesiten crear o Tiene personas que crean y modifican bases de datos modificar una aplicación de Access tienen Access que están usando versiones diferentes de Access. 2016. Necesita características avanzadas, como, por ejemplo:  

El problema que intenta solucionar no requiere características avanzadas de la base de datos.

 

Los informes que necesita son sencillos, o está de acuerdo con utilizar una base de datos de escritorio para vincular a los datos en la aplicación de Access para obtener informes más complejos.

Visual Basic para Aplicaciones (VBA) Vinculación a datos externos, no solo listas de SharePoint de solo lectura Utilización de consultas de tabla de referencias cruzadas o actualizaciones Importación de datos desde XML, Servicios de datos, documentos HTML o carpetas de Outlook

Necesita informes complejos, más allá de los informes de resumen simples proporcionados en las aplicaciones de Access; por ejemplo, necesita integrar otras bases de datos en un informe, o dar formato al informe.

Diferencias detalladas entre las aplicaciones de Access 2016 y la base de datos de escritorio de Access En las siguientes tablas se resaltan muchas diferencias entre las aplicaciones de Access 2016 y las bases de datos de escritorio de Access.     

Introducción Almacenamiento de datos Entrada de datos Estructura de la base de datos Herramientas

Introducción Característica

Plantillas

Aplicación de Access 2016

Access base de datos de escritorio Las plantillas de la base de datos están Las plantillas de aplicaciones están disponibles en Office.com y en disponibles a través de la Tienda Access 2016 cuando se crea una base Office y en Access 2016 cuando se de datos de escritorio. crea una aplicación de Access. Los elementos de la aplicación, las plantillas que contienen varios objetos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Característica

Aplicación de Access 2016 Las plantillas de tablas están disponibles a medida que cree las tablas.

Access base de datos de escritorio de base de datos, están disponibles en la galería de los elementos de la aplicación.

Los elementos de tipo de datos están disponibles para los campos. Puede establecer permisos para No directamente en la aplicación: personas basados en los permisos de los permisos se heredan del sitio de archivo del sistema. Especificar los permisos SharePoint donde se crea la También puede cifrar la base de datos aplicación. con una contraseña. Para introducir y ver datos se necesita Para introducir y ver datos no se Access o el motor en tiempo de Herramientas necesarias para necesita ningún software cliente ejecución de Access (disponible como introducir datos, ver datos, y distinto de un explorador web. parte de Access o como descarga modificar la estructura de la gratuita). Para crear o modificar una base de datos aplicación se necesita Access 2016. Para crear o modificar una base de datos se necesita Access. Almacenamiento de datos Área Donde se almacenan los datos

SQL Server obligatorio

Tamaño de la base de datos

Aplicación de Access 2016 Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, los datos se almacenan en una base de datos SQL de Microsoft Azure. Si utiliza su propia implementación local de SharePoint Server 2013, los datos se almacenan localmente en SQL Server. No, si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Microsoft aloja las bases de datos SQL en Microsoft Azure.

Access base de datos de escritorio Base de datos local de Access

No Sí, si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 y SQL Server 2012. Si utiliza SharePoint Online, el límite es 1 gigabyte (GB). Si utiliza SharePoint Server 2013 y SQL Server 2012 en local, el tamaño de la base de datos está controlado mediante SQL Server 2012.

2 Gigabytes (GB) para datos y objetos

En cualquier caso, si tiene previsto realizar una copia de seguridad de sus datos guardando un paquete de la aplicación, los datos comprimidos deben ser menores que 100 MB.

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Entrada de datos Tarea

Aplicación de Access 2016

Access base de datos de escritorio

Copiar y pegar desde Excel, Word u otros orígenes

Sí

Sí Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server

Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server Importar datos de:

Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto Lista de SharePoint

Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto

XML

Lista de SharePoint

Servicios de datos Documento HTML Carpeta de Outlook

Anexar datos a una tabla mediante el No asistente para importación

Sí Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server

Vincular a datos en:

Archivos de valores separados Lista de SharePoint (solo lectura) por comas (CSV) o de texto Lista de SharePoint Documento HTML Carpeta de Outlook

Estructura de la base de datos Área

Aplicación de Access 2016 Plantillas de tablas disponibles.

Tablas

Access base de datos de escritorio Están disponibles las plantillas del elemento de la aplicación.

Puede ocultar las tablas. La creación del tipo de datos Búsqueda establece una Relaciones entre relación. La información sobre la relación se visualiza Se puede ver en la ventana de tablas seleccionando el campo Búsqueda y haciendo clic en relaciones el icono Modificar búsquedas. Sin consultas de acción. Consultas de acción Consultas

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Área

Aplicación de Access 2016 Las macros de datos se utilizan para realizar actualizaciones, anexiones y eliminaciones. "Vistas" llamadas en las aplicaciones de Access

Access base de datos de escritorio Consultas de tabla de referencias cruzadas

Diseñador de vista interactiva Puede mostrar miniaturas

Asistente para formularios

Tipos:

Tipos:

Formularios, vistas

  



 

Diseño del formulario



   

Detalles de lista Hoja de datos En blanco (para paneles de control personalizados, ventanas emergentes que contienen un único registro, etc.) Resumen (grupo basado en un campo, calcular suma, promedio, las ventanas emergentes permiten explorar en profundidad) Ajustar a la cuadrícula Los controles se pueden volver a organizar y modificar hasta cierto punto Barra de acciones personalizable

Varios elementos Hoja de datos Formularios divididos Diálogos modales

Control píxel por píxel, formularios divididos, subformularios, controles de pestaña, diálogos modales

Todos los controles básicos, entre los que se incluyen:   

Controles de entrada de datos

Controles en cascada (solo Office 365) Elementos relacionados Autocompletar

Controles de web, navegación y gráficos adicionales

Vistas emergentes Buscar datos

Opciones disponibles a través de la interfaz de usuario y diseño personalizado

Filtrar listas Ordenar o filtrar vistas de hoja de datos Se incluyen vistas de agrupación y resumen simple.

Informes

Macros

Para los informes tradicionales de Access, utilice una Puede crear informes de Access base de datos del escritorio independiente de Access según sea necesario. y conéctela a la base de datos SQL de Microsoft Azure que almacena los datos de la aplicación de Access. Puede utilizar macros o VBA Utilice las macros proporcionadas para automatizar para automatizar las las operaciones de datos e interfaz de usuario. operaciones de datos e interfaz de usuario.

Controles ActiveX y objetos de No datos

Sí

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Área

Access base de datos de escritorio

Aplicación de Access 2016

Notificaciones de No. Se pueden crear al conectar una base de datos de correo Sí, mediante el uso de macros escritorio a la base de datos SQL de Microsoft Azure. electrónico Herramientas Herramienta Asistente para analizar tablas para identificar datos redundantes Compactar y reparar Documentador de base de datos Analizar el rendimiento

Aplicación de Access 2016

Access base de datos de escritorio

No

Sí

No No No

Sí Sí Sí

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Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Bases de datos de Access desktop pueden ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de cualquier tipo de información, tales como inventario, contactos o procesos empresariales. Vamos a dar un paseo por las rutas de acceso que puede seguir para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos y, obtenga información sobre los próximos pasos hacia la personalización y el uso de la nueva base de datos. Nota Si está más interesado en las aplicaciones de Access diseñadas para el web, eche un vistazo cómo crear una aplicación de Access y Obtenga información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access.

En este artículo       

Elegir una plantilla Creación de una base de datos desde cero Agregación de una tabla Copiado y pegado de datos Cómo importar o vincular a datos Organización de datos con el Analizador de tablas Pasos siguientes

Selección de una plantilla Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea.

1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo. 2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea). 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Haga clic en Crear.

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Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar: 



Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía: a. Haga clic en Nuevo usuario. b. Rellene el formulario Detalles del usuario. c. Haga clic en Guardar y cerrar. d. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en Iniciar la sesión. Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la sesión, vuelva a iniciarla.

Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.

Creación de una base de datos desde cero Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco. 1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. 2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Haga clic en Crear.

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Agregación de una tabla En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla: 1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde se pueden agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo vacío (celda), o bien, pegue datos de otro origen, como un libro de Excel. 2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre. Sugerencia Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido. 1. Haga clic en Archivo > Guardar.  

Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar. Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva.

Para más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos. 1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen. 2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos. 3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V). 4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido. 5. Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla. Nota Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

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Importación o vinculación a datos Puede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos.

El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar: 1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará. Si no ve el formato correcto, haga clic en Más. Nota Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado). 1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos. Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos:

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Importar Vínculo Microsoft Excel

Sí

Microsoft Access ODBC Databases, such as SQL Server

Sí Sí

Text or comma-separated value (CSV) files Sí Lista de SharePoint

Sí

XML

Sí

Data Services Documento HTML Outlook folder

Sí Sí

Sí (solo de lectura) Sí Sí Sí (solo agregar registros nuevos) Sí

Sí (solo de lectura) Sí Sí

Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde una base de datos de Access.

Organización de datos con el Analizador de tablas Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad. 1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar. 2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla. Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción?

Pasos siguientes El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:     

Introducción a las tablas Introducción a las consultas Crear un formulario de Access Introducción a los informes en Access Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

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Administrar objetos de base de datos de Access en el panel de exploración Sugerencia Presione F11 para mostrar u ocultar el panel de navegación. Todos los objetos de una base de datos de escritorio de Access aparecen en el panel de exploración, una característica que se introdujo por primera vez en Access 2007. La ventana Base de datos de versiones anteriores de Access no está disponible. Las categorías y grupos de objetos se pueden personalizar en el panel de navegación. También se pueden ocultar objetos, grupos e, incluso, todo el panel de navegación. Access proporciona varias categorías que se pueden usar inmediatamente y permite crear categorías y grupos personalizados. Nota El panel de exploración no está disponible cuando se utiliza una aplicación web de access o una base de datos web en un explorador. Aunque puede utilizar el panel de exploración en una aplicación web de access abierta en Access, tiene una característica limitada de conjunto: mostrar, ordenar y buscar los objetos de base de datos. En este artículo Información general Seleccione una categoría en el panel de exploración Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración

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Información general El panel de navegación es la forma principal en que se pueden ver todos los objetos de base de datos y obtener acceso a ellos. Cuando se abre una base de datos en Access, el panel de navegación aparece de manera predeterminada a la izquierda del área de trabajo. Ajustar el panel de navegación Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas: Para

Realice este procedimiento Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a Cambiar el ancho del continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para panel de navegación aumentar o disminuir el ancho. Abrir y cerrar el panel Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel de navegación F11 para abrir y cerrar el panel de navegación.

o presione

Mediante los objetos de base de datos en el panel de exploración Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con el botón secundario del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá hacer varias cosas, como abrir un objeto en la vista Diseño. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Categorías y grupos en el panel de exploración Los objetos de una base de datos se pueden organizar en grupos y categorías. Los grupos permiten organizar y asociar los objetos en el panel de navegación, mientras que las categorías hacen lo propio con los grupos.

Por ejemplo, en la imagen anterior, Navegación de tareas es la categoría y Tareas, Contactos y Objetos auxiliares son los grupos. Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que contiene la categoría. Por ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, los elementos se organizan en un grupo por tabla, y cada grupo contiene los accesos directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas, formularios, informes, etc.). Si un objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes.

Seleccione una categoría en el panel de exploración Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las bases de datos también tienen una categoría llamada Personalizada que se puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access proporciona dos categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en que se desee que se muestren los objetos: Categoría Descripción Tipo de objeto Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo. Fecha de Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un creación intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron y por última vez.

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Categoría Fecha de modificación

Descripción

Cada categoría predefinida incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos. Encontrará fácilmente el grupo global de una categoría si busca la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las tablas.

Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente: 

Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones: Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista. Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos. Para cambiar el criterio de ordenación del panel de navegación, seleccione Ordenar por y, después, seleccione una opción de ordenación. Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.

Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincida con el término de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Nota Access busca objetos solo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de navegación. Sugerencia Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación. Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos 1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda. 2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda.

A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no contengan coincidencias. 3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda o presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar. Nota Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra nuevamente todos los objetos disponibles.

Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base de datos contiene la categoría Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas. Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto a la esquina inferior izquierda del icono del objeto.

Al abrir un acceso directo, se abre su objeto de destino correspondiente. Sin embargo, si elimina un acceso directo, Access no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos apuntan en la base de datos.

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Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo, puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos. Nota, Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los objetos de una categoría o un grupo predefinido. Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de navegación. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de datos y muestra los grupos de una categoría seleccionada. Crear una categoría personalizada Al crear una nueva categoría personalizada, se crean los grupos Objetos sin asignar y Grupo personalizado 1 para dicha categoría. De forma predeterminada, Access no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que no estén asignados a un grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación. 1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento. Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. 3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de una categoría personalizada en el panel de exploración Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva categoría personalizada. 1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento. 3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR. Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos personalizados en cada categoría personalizada. Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo personalizado 1 por el nombre que elija. Crear un grupo personalizado en el panel de exploración 1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo. 3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de un grupo personalizado en el panel de exploración 1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo. 3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR. Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos, como tablas, en el grupo personalizado.

Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos. 

 

Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado que creó. En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover. Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar el objeto.

Copiar y pegar objetos  

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a continuación, haga clic en Copiar. Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde quiera pegar el objeto y, después, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base de datos que esté abierta en Access.

Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que es un acceso directo o un puntero al propio objeto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, no estará quitándolo de la base de datos, sino que solo está quitando el puntero hacia ese objeto. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un grupo personalizado en el panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación.  

Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Quitar. Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegación al grupo personalizado.

Importante, Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar completamente o en parte. Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:  

Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar en este grupo. Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones: 1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Para mostrar los objetos o grupos ocultos sin proporcionarles acceso, haga lo siguiente:  

Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, active la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegación, no están habilitados. Para que estén disponibles estos objetos o grupos atenuados desde el panel de navegación, haga lo siguiente:  

Para habilitar un objeto, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar en este grupo. Para mostrar un grupo, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar.

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Trabajar con aplicaciones web de Access

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Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access Al crear una aplicación web desde la pantalla Inicio de Access, debe seleccionar una ubicación web para la aplicación. Este es el sitio al que irán los usuarios cuando usen la aplicación. Importante Para poder crear una aplicación web de Access, debe tener un sitio de SharePoint en el que pueda alojar la aplicación, ya sea a través de una suscripción de Office 365 que incluya sitios o de una implementación local de SharePoint. Las aplicaciones de Access no funcionan con Office 365 Hogar. ¿Qué es SharePoint?

Si está registrado en un plan de Office 365 que incluye sitios o en un sitio de SharePoint local que tiene Servicios de Access habilitado, debería ver una o más opciones en la lista Ubicaciones disponibles. Si no puede ver la ubicación que desea en la lista Ubicaciones disponibles, introduzca una dirección web alternativa en el cuadro Ubicación web. Si copia y pega la dirección URL de su sitio abierto en el explorador web, omita "_layouts" y todo lo que va después. Por ejemplo, escriba: https://contoso.sharepoint.com/sites/sales/ Una vez que haya seleccionado o escrito una ubicación y rellenado el cuadro Nombre de aplicación, haga clic en Crear. Nota Si ve: "Error en el cliente mientras se intentaba comunicar con el servidor http://", es posible que haya dejado el cuadro Ubicación web en blanco o que Access no pueda reconocer la ubicación web que está intentando usar. Si usa Office 365, debe usar https:// en la ubicación. Además, deberá tener permisos de "Control total" para su sitio para crear una aplicación de Access. Si tiene problemas para crear una aplicación, póngase en contacto con el administrador del sitio.

Usar un sitio de Office 365 Si está registrado en un sitio de Office 365, la lista Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web muestran las ubicaciones web en las que puede crear la aplicación. Si selecciona una ubicación de sitio personal que incluye “personal” en el nombre o en la URL, la aplicación estará disponible en la página Suministro de noticias, pero no podrán acceder a ella otros miembros del sitio de Office 365. Si selecciona una ubicación cuyo nombre incluye “Sitio de grupo”, la aplicación estará disponible para los demás usuarios que usan el sitio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Usar un servidor de SharePoint local Si tiene acceso a un sitio de SharePoint en la organización y está habilitado Servicios de Access, la lista Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web mostrarán la carpeta raíz del sitio. Si el administrador del sitio de la organización ha designado distintas ubicaciones para las aplicaciones, entonces las verá enumeradas en la lista.

¿Desea crear una base de datos de escritorio de Access? Si simplemente desea crear una base de datos de Access en su PC, vuelva atrás y elija una plantilla de base de datos de escritorio en lugar de una plantilla de aplicación de Access. Así, no tendrá que seleccionar una ubicación web. Las plantillas de base de datos de escritorio contienen "escritorio" en el nombre y no incluyen el icono del mundo. Por ejemplo, "Base de datos de escritorio en blanco" o "Contactos de escritorio". Para ver más plantillas, use el cuadro de búsqueda de encima de las plantillas en la pantalla de inicio.

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Crear una aplicación de Access Una aplicación Access es una base de datos que puede utilizarse en un explorador web estándar, pero que se diseña y modifica en Access 2013. Los objetos de base de datos y los datos se almacenan en la base de datos de SQL Server o de Microsoft Azure SQL para que puedan compartirse en su organización con aplicaciones locales de SharePoint 2013 o Office 365 para empresas. Puede crear una aplicación a partir una plantilla o desde cero. Para crear una aplicación personalizada: 1. Abra Access 2013 y haga clic en Personalizar aplicación web. 2. Introduzca un nombre y la ubicación de la aplicación (también puede seleccionar una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear. Sugerencia Para comprobar la ubicación del servidor o el nombre de la base de datos, haga clic en la pestaña Archivo > Información.

A continuación, necesitará algunas tablas para su nueva aplicación. Puede añadir tablas predefinidas, que son como plantillas y que en algunos casos incluyen tablas relacionadas previamente diseñadas, o simplemente empezar con tablas en blanco.

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Para añadir una plantilla de tabla, haga lo siguiente: En el cuadro Buscar, escriba el tipo de información que almacenará, como tareas o personas. Haga clic en el botón de búsqueda y seleccione una tabla adecuada de la lista. Si la plantilla contiene tablas relacionadas, verá el icono de varias tablas. Por ejemplo, al agregar la tabla Activos, Access también agrega la tabla relacionada Empleados.

Para añadir una tabla en blanco: Haga clic en Agregar nueva tabla en blanco. Puede ver las tablas agregadas recientemente en el panel de la izquierda.

Trabajar con vistas Access crea automáticamente las vistas Lista y Hoja de datos para cada tabla. En función del tipo de plantilla de tabla que elija, puede que también vea la vista Resumen, que permite agrupar elementos por campos específicos. Puede añadir una vista haciendo clic en el signo más. Para editar el diseño de una vista, haga lo siguiente: 1. Seleccione una tabla. 2. Seleccione una vista. 3. Haga clic en el botón Configuración/Acciones y seleccione la acción que desea llevar a cabo.

Nota La eliminación de vistas (o de controles de vistas) no supone la eliminación de los datos subyacentes.

Añadir datos Para especificar o modificar datos de las tablas, en la pestaña Inicio, haga clic en Abrir en el explorador y abra la tabla en la vista Lista u Hoja de datos. También puede importar los datos de un origen externo, como una base de datos de escritorio de Access, un archivo de Microsoft Excel, un origen de ODBC, un archivo de texto o una lista de SharePoint. Los datos se incorporarán en una tabla nueva

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Nota Si dispone de una base de datos web de Access 2010, puede editarla en Access 2013, pero no podrá actualizarla en una aplicación de Access. En su lugar, cree una nueva aplicación web personalizada e importe las tablas desde la base de datos web de Access 2010. Las vistas predeterminadas se crearán automáticamente y podrá agregar sus propias vistas personalizadas.

Guardar la aplicación Al hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido se cargarán los cambios en el servidor de SharePoint o en el sitio de Office 365, con lo que no es necesario llevar a cabo ningún paso de “publicación” adicional. Para realizar copias de seguridad o mover su aplicación, guárdela como paquete de aplicaciones de SharePoint. Para ello, haga clic en Archivo > Guardar como > Guardar como paquete. Escriba un título y seleccione si desea guardar solamente el diseño de la aplicación o si desea incluir los datos en un paquete. Para obtener información general sobre más opciones, consulte Novedades de Access 2013.

Pasos siguientes Los pasos siguientes dependen de lo que desee hacer con la aplicación. Aquí tiene algunos artículos que le pueden ayudar:      

Tareas básicas para una aplicación de Access Modificar una aplicación de Access Trabajar con botones de acción Buscar datos agregando un formulario emergente Mostrar los elementos relacionados en una vista de aplicaciones Crear un paquete de la aplicación de Access

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Crear una relación Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas. En una base de datos de escritorio de Access, puede crear una relación en la ventana Relaciones. La creación de una relación en una aplicación de Access implica un proceso diferente, tal y como se explicará más adelante en Crear una relación en una aplicación de Access. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

1. Si aún no definió ninguna relación, aparece automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y las consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. 1. Seleccione una o varias tablas y luego haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas, haga clic en Cerrar. 2. Arrastre un campo (normalmente, la clave principal) de una tabla al campo común (clave externa) de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla Ctrl, haga clic en cada uno de los campos y luego arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

1. Compruebe que los nombres de campo que se muestran sean de los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista. 2. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial. 3. Haga clic en Crear.

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Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea. Notas 



Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (por lo general, los campos de clave principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo de un lado (por lo general, la clave principal) de la relación debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no deben tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en No o Sí (Con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación en una aplicación de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. En lugar de crear una relación en una aplicación de Access, puede crear un campo de búsqueda que obtiene los valores de un campo relacionado de otra tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados y desea agregar una búsqueda en una tabla Regiones para poder mostrar en qué región trabaja cada empleado. Nota El campo que la búsqueda usará como fuente para los valores ya debe existir antes de crear un campo de búsqueda. Aquí se muestra cómo crear un campo de búsqueda: 1. Abra la tabla en la que desea crear un nuevo campo de búsqueda haciendo doble clic en la navegación. (Sugerencia: es posible que tenga que hacer clic en Inicio > Panel de navegación para ver las tablas disponibles.) En el ejemplo anterior, haga clic en la tabla Empleados. 2. Haga clic en la columna Nombre de campo debajo del último campo de la tabla y escriba un nombre para el nuevo campo de búsqueda. En el ejemplo, escriba Región como el nombre del campo. 3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione Búsqueda.

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Se inicia el Asistente para búsquedas. 4. En la primera página del Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta. Aparecerán más opciones en el cuadro de diálogo. 5. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que deben proporcionar los valores para la búsqueda. En el ejemplo, seleccione Tabla: regiones.

(Los nombres de las tablas de la imagen se corresponden con el ejemplo que usaremos.) 6. Después de seleccionar la tabla, use la lista Qué valor desea que se muestre en la búsqueda para seleccionar el campo que desee usar como un valor de visualización del campo de búsqueda. De MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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forma predeterminada, Access selecciona el primer campo de texto que se puede encontrar en la tabla seleccionada. En el ejemplo, debería dejar el campo seleccionado, Título, como el valor para mostrar. 7. Use la lista Desea ordenar los elementos en la búsqueda para establecer la ordenación, si lo desea. 1. En Qué debe ocurrir cuando se elimine un registro de la tabla "Regiones", establezca el tipo de relación que desea entre las dos tablas y si desea aplicar integridad referencial. (El nombre de la tabla de esta cuestión varía dependiendo de la tabla que haya seleccionado en el paso 5.) El Asistente para búsquedas toma como valor predeterminado Evitar la eliminación si hay registros correspondientes en la tabla "Empleados", porque es la opción más segura en la mayoría de los casos. En el ejemplo, esta opción significa que no puede eliminar un valor de la tabla Regiones si esa región está siendo usada en los registros de la tabla Empleados. Por lo tanto, si los registros de empleados están usando una región, como "Oeste", e intenta eliminar "Oeste" de la tabla Regiones, Access le impedirá eliminarla. En este caso, tendrá que restablecer todos los registros de empleados usando ese valor u otro parecido, antes de poder eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. La última opción podría funcionar en este ejemplo, ya que le permitiría eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. El valor de la región se suprime automáticamente de los registros de Empleados que se establecieron en "Oeste", y se deja el valor en blanco. Si elige la segunda opción eliminará todos los registros de empleado de la tabla Empleados que tienen la región establecida en "Oeste". Esto se conoce como una eliminación en cascada y eliminará muchos más datos de los que desea en el ejemplo. Tenga cuidado al elegir esa opción. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. ¿Solo quiere conocer conceptos básicos para modificar o eliminar relaciones? Vea estos artículos:  

Modificar una relación Eliminar una relación

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Modificar una relación Si el diseño de la base de datos cambia, es posible que deba cambiar la relación entre las tablas. Para ello, en una base de datos de Access, seleccione la relación en la ventana Relaciones y luego modifíquela. Cambiar una relación en una aplicación de Access implica un proceso diferente, tal como se explica más adelante, en la sección Modificar una relación en una aplicación de Access. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. 1. Para ver todas las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

2. Haga clic en Mostrar todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 3. Coloque el cursor cuidadosamente de modo que apunte a la línea de relación que quiere modificar y luego haga clic en la línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 4. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

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1. Realice los cambios y luego haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos en ambos lados de la relación. También se puede definir el tipo de combinación, o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

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Modificar una relación en una aplicación de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. Use un campo de una tabla como origen (campo de búsqueda) para los valores del campo relacionado de la otra tabla. 1. Haga clic en Modificar tabla para abrir la tabla que contiene la búsqueda que quiere cambiar.

1. Seleccione el campo que obtiene sus valores de otra tabla. 2. En la pestaña Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Modificar búsquedas. 3. Siga los pasos del asistente para realizar los cambios que quiera. Puede cambiar lo siguiente: o El campo que es fuente de los valores o El criterio de ordenación de los valores o El ancho del campo, y si ocultar la columna de clave o La etiqueta del campo de búsqueda o Si la integridad de datos está habilitada o Si la integridad de datos está habilitada y si la eliminación es en cascada o está restringida

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Eliminar una relación Puede haber ocasiones cuando desea eliminar una relación entre tablas. Por ejemplo, una relación que ya no sea válida o que está eliminando un campo en una tabla. El proceso de eliminación de una relación en bases de datos de escritorio de Access es diferente de la eliminación de una relación en aplicaciones de Access web. Este artículo cubre ambos procesos. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Contenido Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access Eliminar una relación en una aplicación web de Access.

Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access. Importante Cuando se quita una relación en una base de datos de escritorio, quite también soporte de integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access se ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. Para quitar una relación de tabla en una base de datos de escritorio, elimine la línea de relación en la ventana relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece más gruesa cuando está seleccionado. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las relaciones. 3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 4. Presione la tecla Suprimir. 5. Es posible que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos? Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. 6. Cuando haya terminado de utilizar la ventana Relaciones, haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de la relación.

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Nota Si alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla está abierta (la abrió otro usuario o hay un objeto abierto de la base de datos, como un formulario o una vista) , no podrá eliminar la relación. Deberá cerrar todos los objetos abiertos que usan estas tablas antes de intentar quitar la relación.

Eliminar una relación en una aplicación web de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación web de Access. Utilice un campo de una tabla como origen (campo de búsqueda) para los valores en el campo relacionado de la otra tabla. Para eliminar una relación entre dos tablas en una aplicación web de Access, debe eliminar el campo de búsqueda y sus datos asociados. 1. Abra la tabla que contiene el campo de búsqueda que desee eliminar haciendo clic en Editar tabla.

2. Seleccione el campo de búsqueda que obtiene sus valores de otra tabla en la aplicación web. 3. En la ficha Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Eliminar campos. 4. Access muestra el mensaje ¿desea eliminar permanentemente todos los datos de los campos y de los campos seleccionados (s)? Haga clic en Sí para confirmar la eliminación del campo de búsqueda y sus datos. Nota Se puede también pedirá por Access para eliminar uno o más índices al eliminar el campo de búsqueda. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. 5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de tabla.

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Tareas básicas para una aplicación de Access Las aplicaciones de Access están creadas para que sea más sencillo compartir y colaborar en exploradores. Para crear y usar una aplicación de Access necesitará Access 2013 o posterior y un sitio de Office 365 para empresas o de SharePoint Server 2013 o posterior. Aquí encontrará más información sobre la creación de una aplicación de Access. Veamos rápidamente cómo crear una aplicación, agregar datos a ella y más pasos para personalizarla y usarla. Si está más interesado en trabajar con una base de datos de escritorio de Access, consulte Tareas básicas para bases de datos de escritorio en Access.

Cómo crear una aplicación de una plantilla Es más rápido empezar con una de las plantillas de aplicaciones de Access. 1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas destacadas. Las aplicaciones más populares como, por ejemplo, Seguimiento de activos, Contactos y Seguimiento de asuntos aparecen primero en la lista. Las aplicaciones que aparecen con el icono de bola del mundo son las que crearán aplicaciones de Access:

Las plantillas que incluyan la palabra "escritorio" en el título crearán bases de datos de escritorio de Access tradicionales. 2. Haga clic en una plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación. 3. Seleccione una ubicación web para la aplicación y haga clic en Crear. Obtener más información sobre a partir de la base de datos desde una plantilla de la aplicación Access. Para obtener más información acerca de cómo buscar la ubicación de web para usar en el cuadro Nombre de la aplicación, vea Buscar una ubicación web para su web Access App. Si en su lugar diseñaría una aplicación por su cuenta, continúe con la sección siguiente.

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Crear una aplicación de Access personalizada Si ninguna plantilla se ajusta a sus necesidades, puede crear una aplicación desde el principio. 1. Abra Access y haga clic en Personalizar aplicación web.

2. Escriba un nombre y la ubicación web de su aplicación (o seleccione una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear. Para obtener más detalles, consulte crear una aplicación web personalizada. Independientemente de si ha empezado con una plantilla o con una aplicación en blanco, siempre puede personalizar una aplicación de Access.

Cómo importar o vincular a datos Después de crear la aplicación, deseará agregar datos. Puede importar datos de otros orígenes. Aquí encontrará instrucciones para empezar: 1. Abra su aplicación en Access (o desde el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access) y haga clic en Inicio > Tabla. 2. En la página Agregar tablas, elija su origen de Crear una tabla de un origen existente y siga los pasos del asistente Obtener datos externos.

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Para crear relaciones para la nueva tabla, puede agregar campos de búsqueda. Pasos siguientes El resto del proceso de diseño de una aplicación varía dependiendo de lo que desee hacer a continuación con la aplicación. Estos son algunos artículos que pueden ayudarle a obtener más información:     

Modificar una aplicación de Access Buscar datos agregando un formulario emergente Trabajar con botones de acción en una aplicación de Access Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

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Modificar una aplicación de Access Al crear una aplicación de Access a partir de una plantilla, o simplemente mediante la importación de tablas, la aplicación puede utilizar inmediatamente. Pero eso no quiere decir que es perfecto para el trabajo que está intentando hacer. Probablemente deseará hacer algunos cambios en su aplicación, como agregar más controles o mover controles a diferentes posiciones. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access. Mientras utiliza la aplicación en el explorador, realice algunas notas acerca de los cambios que le gustaría ver en las vistas, entonces: 1. Haga clic en configuración > Personalizar en Access, en la esquina superior derecha de la ventana del explorador. Nota Si no ve Personalizar en Access, es posible que no tenga permiso para personalizar la aplicación, o bien, la aplicación se ha bloqueado.

2. Haga clic en Abrir cuando se le pida el explorador. Si tiene Access instalado, abrirá y mostrar el entorno de diseño. 3. En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas cuya vista desee cambiar y, a continuación, haga clic en la vista que necesita el cambio. 4. Haga clic en el botón Editar situado en el centro de la vista.

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Ahora ya puede comenzar a cambiar el diseño de la vista. Estas son algunas de las acciones que puede llevar a cabo aquí: 



Mover, cambiar el tamaño o eliminar controles. (Tenga en cuenta que la eliminación de un control no supone la eliminación de los datos subyacentes, solo se trata de un elemento mostrado en esta vista). Agregar controles de la cinta de opciones: haga clic en un control en la Galería de controles y Access coloca el nuevo control en la vista.

 

Agregar controles de la Lista de campos: haga doble clic o arrastre un campo a la vista. Cambiar las propiedades de un control seleccionando y haciendo clic en los botones Datos o Formato que aparecen junto al control.



Agregar una macro a un control seleccionándolo y haciendo clic en el botón Acciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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

Agregar botones de acción personalizada a la barra de acción en la parte superior de la vista.

Una vez que haya terminado de realizar los cambios, haga clic en Guardar y, a continuación, Inicio > Lanzamiento de la aplicación para ver los cambios de diseño en el explorador.

Cambios de nivel de aplicación 

Cambiar el nombre de título de una vista, duplicar o eliminar una vista haciendo clic en su nombre en el Selector de vistas, a continuación, haga clic en el botón Configuración y medidas que aparece:



Agregar una nueva vista haciendo clic en el botón Agregar (+) situado a la derecha del Selector de vista.

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

Importar datos a una aplicación haciendo clic en Inicio > Tabla para, a continuación, hacer clic en el tipo de datos que desea importar en Crear una tabla desde un origen de datos existente.

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Buscar datos agregando un formulario emergente Buscar los datos en las aplicaciones web de Access no tiene que ser complicado. Vistas de Popup (anteriormente denominados formularios emergentes) en las aplicaciones web de Access Obtén la información que necesita en un solo clic. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea crear un formulario de Access. Si está viendo tareas del empleado, por ejemplo y desea saber más acerca de un empleado en particular, puede designar una vista del menú emergente del control Asignado a . Access convierte el nombre del empleado en un vínculo:

Haga clic en el nombre para ver y editar los detalles del empleado:

Puede agregar vistas emergentes a cualquier control que muestre datos procedentes de tablas o consultas relacionadas. Esto incluye cuadros combinados, controles de Autocompletar y controles de Elementos relacionados. Nota Para la opción de vista emergente (PopUp) esté disponible, el control debe estar enlazado a un origen de fila (tabla o consulta), no sólo obtener sus valores de una lista de valores que especificó manualmente. Para agregar una vista emergente: 1. En Access, abra la aplicación web. Si se está viendo en un explorador, haga clic en configuración > Personalizar en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla para la vista que desee cambiar en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el nombre de la vista.

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3. Haga clic en Editar para abrir la vista en modo de diseño y, a continuación, haga clic en el control que desee agregar a la vista del menú emergente para. 4. Haga clic en el botón Datos que aparece al lado del control.

5. Si el control está vinculado a un origen de fila de tabla o de consulta, verá un desplegable de Vista emergente junto a la parte inferior de las propiedades de Datos. La lista desplegable muestra vistas que tienen el mismo origen de fila que el control. Seleccione la vista que desea que aparezca cuando haga clic en el botón emergente.

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Sugerencia Si no hay ninguna vista adecuada disponible, cierre el cuadro de configuración de Datos y cree una vista nueva. Seleccione la tabla que contiene la información que quiere ver y después haga clic en el botón del signo más a la derecha del Selector de vista. 6. Guarde la vista y después haga clic en Inicio > Iniciar aplicación para ver cómo funciona.

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Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Al crear o utilizar una aplicación de Microsoft Access, utilice los botones de acción en la barra de acción para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acción para sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra botones de acción predefinidos específicos en la barra de acciones que se pueden realizar desde esa vista. Este artículo ofrece una visión general de los botones de acción predefinidos y explica cómo puede agregar botones de acción personalizados a una vista. Si está oculta la barra de acción por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estarán disponibles como sólo podrá ver los datos. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access. En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información sobre la navegación en bases de datos de escritorio y formularios, vea crear un formulario de Access. ¿Qué acción desea realizar? Información general Vistas y acciones Acciones predefinidas Usar acciones predefinidas Agregar un registro Eliminar un registro Modificar un registro Guardar un registro Cancelar los cambios de un registro Descargar en Excel Mover y ocultar las acciones Mostrar y ocultar la barra de acciones Crear y usar acciones personalizadas Agregar una acción personalizada Edite una acción personalizada MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Elimine una acción personalizada Deshaga la eliminación de una acción personalizada Mover un botón de acción en la Barra de acciones Información general El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y sus respectivas funciones: Acciones Agregar Eliminar Funcionalidad: Editar Guardar Cancelar

Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas. Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel.

Vistas y acciones Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados. Lista: esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los botones de acción están disponibles en la vista de lista. Condición Acciones habilitadas Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar Al leer datos no actualizables Ninguna Al editar un registro, pero no han realizado cambios en el registros Cancelar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Condición Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar

Acciones habilitadas Guardar y Cancelar

Vista Hoja de datos: agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos. Vista de resumen: ninguno de los botones de acción está disponible en la vista de resumen. Vista en blanco: botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se heredan de la vista de lista. Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.

Acciones predefinidas Acceso a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista. Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación alternativa para la aplicación. La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de teclado: Botón Acción

Método abreviado de teclado

Agregar nuevo registro N o Alt + N Eliminar registro

Supr

Editar registro

E o Alt + E

Guardar registro

Ctrl + G

Cancelar los cambios

Escape

Descargar en Excel Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidos hasta que defina un origen de registros para la vista.

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Usar acciones predefinidas Agregar un registro El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.) 2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.

3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar se muestran.

y los campos que

Nota Sólo las Guardar y Cancelar las acciones están disponibles en este momento.

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4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar

.

Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros.

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Eliminar un registro El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. 1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista. 2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar . 3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones: o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No. o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí. Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:   

El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado. Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado. El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.

Modificar un registro

El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición, agregar y eliminar botones de acción están disponibles. 1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de acción de registro Editar. 2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar. Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles. Guardar un registro El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un mensaje de error. Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable. Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente.

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Cancelar los cambios de un registro Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable. Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado: 

Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos. Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura.

Descargar en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción

descargar en Excel.

3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos.

Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos.

Mover y ocultar las acciones Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento cuando se utiliza el acceso de la aplicación. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminados, cree otra nueva vista. Puede ocultar los botones de acción mediante macros de interfaz de usuario. Utilice la acción de macro DefinirPropiedad y seleccione Visible en el cuadro de la propiedad y no escriba Sí o en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción adecuado. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. El nombre de la acción personalizada se muestra en el cuadro Nombre del Control. Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton Nota En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mueve a una posición diferente u oculte utilizando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.

Mostrar y ocultar la barra de acciones Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede mostrar u ocultar la barra de acción completa para una vista específica. Si decide ocultar la barra de acción para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web. Para cambiar la visibilidad de la barra de acción, siga los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista para cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco u hoja de datos. 2. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño. 3. Haga clic en el botón de la propiedad de formato para la vista.

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Sugerencia Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de la vista de cualquier control. 4. Para mostrar la barra de acción, seleccione Visible en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. Para ocultar la barra de acción, seleccione oculto en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. 5. Guardar los cambios de la vista.

Crear y usar acciones personalizadas Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access. Puede agregar hasta siete acciones personalizadas para una vista. Cuando se alcanza el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones. A diferencia de acciones predefinidas, pueden crear y modificar las acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acción. 

Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Agregar una acción personalizada 1. Abrir la aplicación de Access desde el panel de exploración, haga clic en la vista donde desee agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir. Sugerencia Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio. 2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.

3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.

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4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades: o Nombre del control: escriba un nombre para la acción. o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados. o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón. 5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón. 6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Modificar una acción personalizada 1. Haga clic para seleccionar la acción. 2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee. Eliminar una acción personalizada 

Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.

También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos. Deshacer una acción personalizada eliminada 

Haga clic en el botón deshacer

en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones 

Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Pasos siguientes  

Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.

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Cómo agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones Puede agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones para controlar tareas si tiene permisos para hacer cambios de diseño a una aplicación de Access. Use el procedimiento siguiente o vea un vídeo. Haga clic con el botón secundario en la tabla donde desea agregar la acción personalizada y haga clic en 1. Editar tabla. 2. Haga clic en el icono Agregar acción personalizada.

3. Haga clic en el icono de nuevo control personalizado > icono Datos debajo de control personalizado.

1. Agregue las siguientes propiedades: Nombre del control: escriba un nombre para la acción personalizada. Información sobre herramientas: puede agregar una descripción de la acción. Icono: haga clic en la flecha hacia arriba y seleccione un icono de la galería. Para no duplicar iconos, asegúrese de seleccionar uno que aún no está en la Barra de acciones. 2. Haga clic en el botón Al hacer clic y agregue una acción de macro. 3. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de macro, haga clic en Guardar > Cerrar. 4. Guarde y cierre la tabla. NOTA Si Access muestra un mensaje que indica que ha alcanzado el límite máximo de acciones personalizadas para la vista, deberá eliminar acciones personalizadas existentes antes de poder agregar nuevas.

Edite una acción personalizada 1. Haga clic en el botón de acción personalizada que desea modificar. 2. Haga clic en la propiedad Datos y haga los cambios que desee.

Elimine una acción personalizada Seleccione el botón de acción y presione Suprimir en su teclado.

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NOTA Puede eliminar múltiples acciones personalizadas simultáneamente. Cuando elimina una acción, el botón desaparece de la Barra de acciones. Deshaga la eliminación de una acción personalizada Haga clic en el botón deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Mueva un botón de acción de la Barra de acciones Haga clic y mantenga presionado el botón, y arrástrelo a una nueva posición en la Barra de acciones.

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Personalizar una vista en una aplicación de Access mediante la creación de una macro de interfaz de usuario Con las macros de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web puede realizar acciones tales como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Hay dos tipos: "incrustada" macros de interfaz de usuario, que se vinculan directamente a los objetos de la interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o la acción objeto de botón de la barra y macros de la interfaz de usuario de "independiente", contenidos en objetos de macro. Para evitar duplicar la lógica de la macro, volver a utilizar las macros de interfaz de usuario independientes llamando desde otras macros. Puede ver las macros de la interfaz de usuario independiente en el panel de exploración, bajo Macros, pero no puede ejecutar directamente desde allí. Utilizar la acción EjecutarMacro para ejecutar una macro de interfaz de usuario independiente desde una macro incrustada de interfaz de usuario. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access.

Crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Las macros incrustadas de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web se ejecutan cuando se producen sucesos específicos en una vista, como hacer clic en un botón, seleccionar un elemento en un cuadro combinado o cargar una vista. Las macros se convierten en parte de la vista o están incrustadas en el control. Aquí están los eventos que se puede adjuntar una macro de interfaz de usuario en un control o una vista en una aplicación web de Access: Tipo de evento Después de actualizar Al hacer clic Al activar registro Al cargar

Cuándo se produce Ocurre después de introducir datos en un control o seleccionar un elemento de un control de lista. Ocurre cuando se selecciona un control. Ocurre cuando el usuario pasa a otro registro en la vista. Ocurre cuando se abre una vista.

Y aquí están los eventos de que cada control admite en vistas de lista y en blanco: Tipo de control u objeto Eventos admitidos Botón de la barra de acciones Al hacer clic Autocompletar Después de actualizar, Al hacer clic Botón Al hacer clic Casilla Después de actualizar Combo Box Después de actualizar Hipervínculo Después de actualizar, Al hacer clic Imagen Al hacer clic Label Al hacer clic Cuadro de texto de varias líneas Después de actualizar, Al hacer clic Text Box Después de actualizar, Al hacer clic Vista Al activar registro, Al cargar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Nota 





Vistas de resumen en las aplicaciones de web Access no admiten la capacidad para agregar controles personalizados, lo que significa que no puede agregar las macros de la interfaz de usuario a todos los controles de este tipo de vista. Las vistas Hoja de datos no son compatibles con los eventos de control después de la actualización. Sólo puede definir la lógica de la macro en el evento después de la actualización de los controles situados en vistas de lista y en blanco. Controles de explorador Web, controles de vista secundaria y controles de los elementos relacionados no admiten eventos en cualquier tipo de vista.

Aquí es cómo crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de access: 1. Seleccione el control en el que desea incrustar la macro. 2. Haga clic en el botón Acciones. Access abre el cuadro de diálogo Acciones para la acción personalizada.

3. Haga clic en el evento que desea asociar la macro. Access muestra una macro en blanco en la vista Diseño de la macro y puede empezar a agregar acciones.

Crear una macro de interfaz de usuario independiente en una aplicación web de Access 1. Haga clic en Inicio > Avanzadas > Macro. Access muestra una macro en blanco en la Vista de diseño de macro y puede comenzar a agregar acciones. 2. Haga clic en Guardar. Escriba el nombre de la macro en el cuadro de Nombre de la macro y haga clic en Aceptar.

Sugerencias para crear una macro de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Estas sugerencias deberían ayudar a que el proceso no presente problemas. 

Para hacer referencia a un campo en una macro, utilice el formato [TableName]. [ FieldName]. Por ejemplo, utilice [tareas]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento y el [tareas]. [ Estado] para hacer referencia al campo estado. Si la vista se basa en una consulta, proporcione el nombre del objeto consulta guardada. Por ejemplo, si el origen de registros de la vista es una consulta denominada MyQuery, use [MyQuery]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento en la consulta.

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 



Antes de crear una macro de UI incrustada, tome nota de los nombres de las tablas, campos y controles que planea usar porque no podrá pasar a otras pestañas mientras esté trabajando. Algunos argumentos de la acción de macro admiten expresiones. Si desea utilizar una expresión para un argumento de la acción de macro, escriba un signo de = en la primera posición en el cuadro del argumento. Si el argumento es compatible con expresiones, Access muestra un botón Generador de expresiones en el lado derecho del cuadro de argumento. Guarde los cambios con frecuencia.

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Tipos de datos para aplicaciones de Access Al crear las tablas en las aplicaciones de Access, necesitará seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. Tipos de datos en las aplicaciones de Access son similares a las de los archivos de bases de datos (.accdb), pero hay algunas diferencias porque los datos se almacenan en SQL Server (o Microsoft Azure de base de datos SQL, si la aplicación está en un sitio de Office365). La tabla siguiente muestra los tipos de datos disponibles para las aplicaciones de Access y qué tipo de datos que son adecuados para. Para los aficionados a SQL Server, también consideramos los tipos de datos de SQL Server que se corresponden con. Valor de la propiedad Tipo de datos de SQL Descripción Subtype Server correspondiente Valor único generado por Access Autonumeración n/d int para cada registro nuevo. Datos alfanuméricos, de 1 a 4000 nvarchar con longitud de 1 Texto corto n/d caracteres (el límite de caracteres a 4000 predeterminado es 255). Datos alfanuméricos, hasta 2^30-1 Texto largo n/d nvarchar(max) bytes. Número entero (sin Número Datos numéricos. int posiciones decimales) Número de punto Número flotante (posiciones Datos numéricos. double decimales variables) Número de punto fijo (6 Número Datos numéricos. decimal(28,6) posiciones decimales) Fecha/Hora Fecha Fechas. date Fecha/Hora Hora Horas. time(3) Fecha/Hora Fecha con hora Fechas y horas. datetime2(3) Moneda n/d Datos monetarios. decimal(28,6) bit (el valor Sí/No n/d Datos booleanos (sí/no). predeterminado es false) Un vínculo que dirige a un Hipervínculo n/d documento o archivo en Internet o nvarchar(max) en una intranet Datos de imagen binaria Imagen n/d Datos de imagen. varbinary(max), 2^31-1 bytes Resultado de una expresión que se Depende del resultado de Calculado n/d crea usando datos de uno o varios la expresión. campos de la tabla. Usa el contenido de una lista de Búsqueda Lista de valores valores para validar el contenido del nvarchar(220) campo. Usa el campo de identificación de Búsqueda Otra tabla o consulta otra tabla o consulta para validar el int contenido del campo. Tipo de datos

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Usar una Vista de lista en una aplicación de Access Para ver los datos de su aplicación de Access en un diseño de formulario, utilice una vista de lista (también conocido como vista de detalles de la lista). Al agregar una tabla nueva a la aplicación o importar datos en su aplicación, Access crea automáticamente una vista de lista para cada tabla, pero puede crear vistas de lista adicionales para las tablas. La vista de lista incluye un cuadro de búsqueda integradas, por lo que es útil cuando desea buscar o filtrar datos concretos. La vista de lista también es útil para visualizar los detalles de un registro y agregar, editar o eliminar registros de una tabla. Seleccione un registro para ver o editar en el control de lista en el lado izquierdo de la vista de lista. Para obtener más información acerca de cómo agregar tablas a las aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea crear un formulario de Access.

Cuando Access crea una nueva vista de lista, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Cuando se agrega un nuevo campo a la tabla, Access agrega un nuevo control para ese campo en la vista de lista. Si se realizan cambios de diseño a una vista de lista, como mover o cambiar el tamaño de los controles y guardar los cambios de diseño, Access ya no agrega nuevos controles a la vista de lista al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, necesitará agregar nuevos controles a la vista de lista al agregar nuevos campos a la tabla. Más información acerca de Agregar controles a una vista de.

Agregar una nueva vista de lista Para agregar una nueva vista de lista a una tabla, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el signo más).

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3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establecer el Tipo de vista para Mostrar los detalles y seleccione el nombre de tabla en el cuadro Origen de registros. 4. Haga clic en Inicio > Lanzamiento de la aplicación para abrir la vista de lista en el explorador. 5. Haga clic en el nombre de tabla > lista para agregar, modificar o eliminar datos en esta vista.

Usando los botones de acción en una vista de lista 

Para agregar un nuevo registro: haga clic en el botón de acción de



y, a continuación, haga clic en el botón de acción Guardar . Para editar un registro: haga clic en el registro de la lista y, a continuación, haga clic en el botón Editar



de acción de . Para eliminar un registro: haga clic en el registro de la lista y, a continuación, haga clic en el botón de



acción Eliminar . Para cancelar cualquier sin guardar las modificaciones de datos en un registro: haga clic en el botón Cancelar de acción de

de Agregar, escriba los datos

.

Aquí es más sobre cómo trabajar con los botones de acción en una aplicación de Access.

Filtrar datos en una vista de lista Puede usar el cuadro de búsqueda para filtrar la lista. Por ejemplo, para buscar elementos que tengan los caracteres “an”, escriba dichos caracteres en el cuadro Filtrar la lista y presione Entrar. Access filtrará varios campos y, en este ejemplo, el resultado obtenido será “Alan” y “Anna”.

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Para volver a la vista sin filtros, haga clic en la “x” en el cuadro de búsqueda. Aquí está más en la búsqueda de datos en una vista de lista. Sugerencia Cuando está viendo registros en una vista de lista, escriba el carácter de barra diagonal / como método abreviado de teclado para mover el enfoque a la búsqueda de la caja.

Eliminar una vista de lista Para eliminar una vista de lista existente, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Eliminar.

4. Haga clic en Sí para eliminar la vista de lista o haga clic en No para cancelar la eliminación. Nota Eliminación de una vista de lista quita de la lista de vistas vinculado a la tabla y del panel de exploración. No se puede deshacer la eliminación de una vista de lista.

Cambiar el nombre de un título de la vista de lista Cuando se crea una nueva tabla en una aplicación de Access, Access utiliza la lista como el título de la vista. Este título no es el nombre real del objeto de vista de lista que se muestra en el panel de exploración. Puede

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cambiar el título de la vista de lista a algo más a su gusto. Al cambiar el título de la vista de lista no cambia el nombre del objeto de vista de lista que se muestra en el panel de exploración. Para cambiar el nombre de un título de la vista de lista, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

4. Escriba el nuevo nombre del título de la vista de lista y, a continuación, presione ENTRAR.

5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de título. Sugerencia Para cambiar la posición de la vista de lista en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga el título y arrástrelo hacia la derecha o la izquierda a una nueva posición.

Realizar una copia de una vista de lista Si desea realizar una copia idéntica de una vista de lista, puede utilizar la función de duplicado en aplicaciones de Access. Para hacer una copia de una vista de lista, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Duplicar.

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4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista de lista en el cuadro Nombre de duplicado. Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de exploración debe ser único. 5. Seleccione una tabla para asignar esto en la ubicación para el duplicado de la caja. Al asignar una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre del título de la vista al hacer clic en el nombre del título de tabla en el panel izquierdo.

Sugerencia Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [independiente/Popup] en el cuadro ubicación para duplicar. Al realizar una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de exploración, pero no en la lista de vistas que se asignan a tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe utilizar la acción de macro OpenPopup. 6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista de lista, o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista de lista. 7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios a la lista de vistas. Pasos siguientes     

Aprender cómo Agregar controles a una vista de. Aprender cómo trabajar con botones de acción. Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprender cómo Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario. Obtenga información sobre cómo crear relaciones en aplicaciones de Access de crear una relación.

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Utilizar una vista de hoja de datos de web en una aplicación de Access Para ver el número de registros de datos en la aplicación de Access al mismo tiempo, utilice la vista Hoja de datos. Al agregar una tabla nueva a la aplicación Access o importar datos en su aplicación, Access crea automáticamente una vista Hoja de datos para cada tabla, pero puede crear vistas Hoja de datos adicionales para las tablas. La vista Hoja de datos tiene filtrado integrada y opciones de ordenación disponibles cuando desea buscar o filtrar datos concretos. La vista Hoja de datos también es útil para visualizar los detalles de muchos registros, agregar nuevos registros y eliminación de registros de una tabla rápidamente. También puede descargar registros de una vista Hoja de datos en una aplicación de Access a Excel. Para obtener más información acerca de cómo agregar tablas a las aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access.

Cuando Access crea una nueva vista Hoja de datos, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Cuando se agrega un nuevo campo a la tabla, Access agrega un nuevo control para ese campo en la vista Hoja de datos. Sin embargo, si se realizan cambios de diseño a una vista Hoja de datos, tales como mover o cambiar el tamaño de los controles y guardar los cambios de diseño, Access agrega ya no nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, necesitará agregar nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla.

¿Qué es una vista de hoja de datos web? Una vista de hoja de datos del web en una aplicación de Access muestra datos organizados en filas y columnas en un explorador web. Las modificaciones de datos pueden permitir o no, como prefiera. Cuando se crea una vista de hoja de datos web en Access, se abre en la vista Diseño, donde puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:  

Establecer el origen del registro Dar un título a la vista

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  

Agregar acciones automáticas que pasan cuando la vista se abre y cuando alguien alterna entre registros usando la vista Agregar acciones personalizadas que pasan cuando alguien hace clic en un botón (de su elección) Cambiar el tamaño y mover controles y establecer propiedades de control

Agregar una nueva vista Hoja de datos Para agregar una nueva vista Hoja de datos a una tabla en una aplicación de Access, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el botón de signo más junto a los nombres del título de la vista).

3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establecer el Tipo de vista hoja de datos y seleccione el nombre de tabla en el cuadro Origen de registros.

Establecer o cambiar el origen de registros para la vista En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Datos para abrir el cuadro con el mismo nombre:

Elija el nombre de tabla para proporcionar datos para la vista y de manera opcional, marque la casilla de verificación Sólo lectura para impedir que las personas modifican los datos de esta vista. Cuando haya terminado de realizar los cambios, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Sugerencia Si tiene problemas para encontrar las opciones de la vista de datos, haga clic en un punto vacío en el área de diseño de los controles.

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Sugerencia También puede seleccionar el nombre de una consulta guardada en el cuadro origen de registro si desea mostrar los resultados de una consulta en la vista Hoja de datos.

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Dar un título En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Formato para abrir el cuadro con el mismo nombre:

Elija si desea que la barra de acción sea visible u oculto en la casilla de ActionBar Visible. Se pueden agregar, editar y eliminar registros en las vistas Hoja de datos si está oculta la barra de acción, siempre y cuando los datos en la vista Hoja de datos están actualizables. En el cuadro título, escriba el texto para mostrar en la vista Hoja de datos cuando se abre como una ventana emergente en una ventana del explorador. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Nota Cuando se establece la propiedad Caption en el cuadro de diálogo Formato, Access muestra ese título sólo si la vista Hoja de datos se abre como una ventana emergente. Establecer la propiedad Caption en el cuadro de diálogo Formato no cambia lo que Access se muestra en el Selector de vistas para la vista. Para cambiar el texto que aparece en el Selector de vistas, consulte la sección sobre el cambio de nombre un título de vista Hoja de datos.

Agregar acciones automáticas En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Acciones para abrir el cuadro con el mismo nombre:

Cada botón abre una macro en la vista Diseño. Haga clic en Cargar para diseñar una macro que se ejecuta cuando se abre la hoja de datos y haga clic En actual para una macro que se ejecuta cuando un usuario selecciona una fila diferente en la hoja de datos. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Más información acerca de Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario.

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Cómo agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones De manera predeterminada, las vistas Hoja de datos incluyen un botón de acción Agregar

y un botón

de acción de Eliminar. Más información sobre cómo trabajar con los botones de acción en una aplicación de Access. También puede agregar sus propios botones de acción personalizada a la barra de acción. En la parte superior central del área de diseño, haga clic en Agregar acción personalizada (el botón de signo más junto a la barra de acción). La nueva acción se muestra como un botón con un icono de estrella:

Haga clic en el botón de acción personalizada y, después, en el botón Datos que aparece. Access abrirá el cuadro de diálogo Datos relativo a la acción personalizada:

Asigne un nombre a su botón de acción personalizado, seleccione un icono para utilizar, escriba una sugerencia (el texto que aparece cuando se sitúa el puntero sobre el icono de acción) y, a continuación, haga clic En haga clic en para abrir la vista Diseño de la macro y escribir una macro que se ejecuta cuando se hace clic en el botón de acción personalizado. Más información acerca de cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción.

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Agregar, editar y eliminar datos Puede realizar cambios a los datos mediante las vistas Hoja de datos, abra la vista en el explorador. Access guarda automáticamente los cambios a los registros siempre que se mueva a un registro diferente en la vista. 





Para agregar un nuevo registro: haga clic en el botón de registro de Agregar en la barra de acción, escriba los datos que desee en las columnas y, a continuación, la ficha o haga clic en un registro diferente para guardar el nuevo registro. Nuevos registros en las vistas Hoja de datos aparecen siempre en la parte inferior. Para editar un registro: haga clic en la fila que desea editar y ficha a la columna específica desee cambiar. Escriba en los nuevos datos y, a continuación, la ficha o haga clic en un registro diferente para guardar los cambios de los registros. Para eliminar un registro: haga clic en la fila que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón de acción Eliminar . Access muestra un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar ese registro. Haga clic en Sí para eliminar o haga clic en No para cancelar la eliminación del registro. Sugerencia También puede eliminar un registro haciendo clic en el selector de fila en el lado izquierdo y, a continuación, haga clic en Eliminar. Para eliminar más de un registro a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los selectores de fila diferente, haga clic en uno de los selectores de fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Filtrar y ordenar datos Las vistas Hoja de datos en las aplicaciones de Access tienen opciones integradas para filtrar y ordenar los datos. Puede filtrar y ordenar columnas de datos para ver sólo los registros que desea ver diferentes rápidamente. Para filtrar los datos: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en una opción para filtrar la lista de datos específicos de la columna. Access muestra un icono de embudo encima de cada columna que tiene aplicado un filtro.

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Sugerencia Seleccione más opciones de la lista para filtrar por más de una opción de datos. 3. Para quitar un filtro de una columna, haga clic en Borrar filtro en la lista de opciones. Sugerencia Use la característica de su navegador "Buscar en página" para encontrar rápidamente cualquier información en una vista de hoja de datos. Por ejemplo, en Internet Explorer presione Ctrl+F, introduzca el texto o el número que esté buscando, y luego haga clic en Anterior o Siguiente para desplazarse por los valores encontrados.

Para ordenar los datos: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en Orden ascendente u Orden descendente para ordenar los registros en la vista por dicha columna.

Para ocultar una columna: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en Ocultar columna. Access oculta la columna de la vista en el explorador. Nota Ocultar una columna en la vista Hoja de datos en el explorador es sólo temporal. Si se vaya a una vista diferente y volver o actualizar la vista, Access muestra otra vez la columna.

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Descargar los registros de las vistas Hoja de datos en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción de

de descargar en Excel en la barra de acción.

3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos.

Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos.

Eliminar una vista Hoja de datos Para eliminar una vista Hoja de datos existente, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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Cambiar el nombre de un título de vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas Access muestra una lista de nombres de la vista los títulos en la parte superior de la aplicación en el Selector de vistas. Para cambiar el título de la vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas, siga estos pasos: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

4. Escriba el nuevo nombre de título de la vista Hoja de datos y, a continuación, presione ENTRAR.

5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de título. Sugerencia Para cambiar la posición de la vista Hoja de datos en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga el título y arrástrelo hacia la derecha o la izquierda a una nueva posición.

Realizar una copia de una vista Hoja de datos Si desea realizar una copia idéntica de una vista Hoja de datos, puede utilizar la función de duplicado en aplicaciones de Access. Para realizar una copia de una vista Hoja de datos, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Duplicar.

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4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista Hoja de datos en el cuadro Nombre de duplicado. Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de exploración debe ser único. 5. Seleccione una tabla para asignar esto en la ubicación para el duplicado de la caja. Al asignar una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre del título de la vista al hacer clic en el nombre del título de tabla en el panel izquierdo.

Sugerencia Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [independiente/Popup] en el cuadro ubicación para duplicar. Al realizar una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de exploración, pero no en la lista de vistas que se asignan a tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe utilizar la acción de macro OpenPopup. 6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista Hoja de datos o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista Hoja de datos. 7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios a la lista de vistas.

Más información sobre las aplicaciones de Access Las vistas de hoja de datos web son una característica de las aplicaciones de Access (que consiste en bases de datos que se ejecutan en un explorador que se puede usar en línea), pero son solo una característica. Para saber más sobre las aplicaciones de Access, vea el artículo sobre cómo crear una aplicación de Access.

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Crear una vista de resumen En las aplicaciones de Access, las vistas de resumen funcionan como informes en pantalla que le permiten resumir datos según diferentes valores.

Use los siguientes pasos para crear una vista de resumen en una aplicación de Access: 1. Abra la aplicación en Access. Si está viendo la aplicación en el explorador, haga clic en el menú de e >

Personalizar en Access. 2. Haga clic en la tabla a la que quiere agregar la vista y haga clic en Agregar nueva vista (el signo má 3. En el cuadro Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista. 4. Haga clic en Tipo de vista y seleccione Resumen. 5. Si quiere usar otro origen de datos para la vista, haga clic en Origen del registro y seleccione la tab

consulta que quiera usar. 6. Haga clic en el botón Agregar nueva vista.

Access crea la vista, pero es probable que usted tenga que editarla para que muestre los datos que quiere 1. Haga clic en Editar. 2. Haga clic en el cuadro más pequeño situado en el lado izquierdo de la vista y, después, haga clic en

Datos que aparece junto al cuadro. 1. En el cuadro Datos, haga clic en Agrupar por y seleccione el campo por el que quiere agrupar los e 2. Si tiene datos numéricos para los que quiera calcular el total o la media, escriba un encabezado bre

total en el cuadro Encabezado Cálculo; después, seleccione las opciones que quiera para Campo d Tipo de cálculo.

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3. Cierre el cuadro Datos y haga clic en el cuadro vacío de mayor tamaño situado en el lado derecho 4. Haga clic en el botón Datos que aparece a la derecha del cuadro más grande. 5. Seleccione los campos que quiere mostrar para cada elemento del grupo. También puede especificar

títulos alternativos para cada campo. Si no escribe un título, Access muestra el nombre de campo de la tabla. 6. También puede seleccionar una vista emergente. Cuando se use la vista en el explorador, la vista

emergente aparecerá al hacer clic en un elemento de la lista y mostrará más detalles sobre el elemento. 7. Seleccione un campo de ordenación si quiere ordenar los elementos y, después, cierre el cuadro D 8. Haga clic en Guardar > Inicio > Iniciar aplicación para probar la nueva vista en el explorador.

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Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Al crear o utilizar una aplicación de Microsoft Access, utilice los botones de acción en la barra de acción para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acción para sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra botones de acción predefinidos específicos en la barra de acciones que se pueden realizar desde esa vista. Este artículo ofrece una visión general de los botones de acción predefinidos y explica cómo puede agregar botones de acción personalizados a una vista. Si está oculta la barra de acción por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estarán disponibles como sólo podrá ver los datos. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access. En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información sobre la navegación en bases de datos de escritorio y formularios, vea crear un formulario de Access. ¿Qué acción desea realizar? Información general Vistas y acciones Acciones predefinidas Usar acciones predefinidas Agregar un registro Eliminar un registro Modificar un registro Guardar un registro Cancelar los cambios de un registro Descargar en Excel Mover y ocultar las acciones Mostrar y ocultar la barra de acciones Crear y usar acciones personalizadas Agregar una acción personalizada Edite una acción personalizada MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Elimine una acción personalizada Deshaga la eliminación de una acción personalizada Mover un botón de acción en la Barra de acciones

Información general El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y sus respectivas funciones: Acciones Agregar Eliminar Funcionalidad: Editar Guardar Cancelar

Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas. Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel.

Vistas y acciones Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados. Lista : esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los botones de acción están disponibles en la vista de lista. Condición Acciones habilitadas Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar Al leer datos no actualizables Ninguna Al editar un registro, pero no han realizado cambios en el registros Cancelar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Condición Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar

Acciones habilitadas Guardar y Cancelar

Vista Hoja de datos : agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos. Vista de resumen : ninguno de los botones de acción están disponible en la vista de resumen. Vista en blanco : botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se heredan de la vista de lista. Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.

Acciones predefinidas Access a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista. Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación alternativa para la aplicación. La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de teclado: Botón Acción

Método abreviado de teclado

Agregar nuevo registro N o Alt + N Eliminar registro

Supr

Editar registro

E o Alt + E

Guardar registro

Ctrl + G

Cancelar los cambios

Escape

Descargar en Excel Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidos hasta que defina un origen de registros para la vista.

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Usar acciones predefinidas Agregar un registro El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.) 2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.

3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar se muestran.

y los campos que

Nota Sólo las Guardar y Cancelar las acciones están disponibles en este momento.

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4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar

.

Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros.

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Eliminar un registro El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. 1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista. 2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar . 3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones: o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No. o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí. Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:   

El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado. Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado. El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.

Modificar un registro

El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición, agregar y eliminar botones de acción están disponibles. 1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de acción de registro Editar. 2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar. Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles. Guardar un registro El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un mensaje de error. Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable. Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente. Cancelar los cambios de un registro Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable. Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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

Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos. Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura.

Descargar en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción

descargar en Excel.

3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos.

Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos.

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Mover y ocultar las acciones Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento cuando se utiliza el acceso de la aplicación. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminados, cree otra nueva vista. Puede ocultar los botones de acción mediante macros de interfaz de usuario. Utilice la acción de macro DefinirPropiedad y seleccione Visible en el cuadro de la propiedad y no escriba Sí o en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción adecuado. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. El nombre de la acción personalizada se muestra en el cuadro Nombre del Control. Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton Nota En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mueve a una posición diferente u oculte utilizando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.

Mostrar y ocultar la barra de acciones Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede mostrar u ocultar la barra de acción completa para una vista específica. Si decide ocultar la barra de acción para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web. Para cambiar la visibilidad de la barra de acción, siga los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista para cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco u hoja de datos. 2. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño. 3. Haga clic en el botón de la propiedad de formato para la vista.

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Sugerencia Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de la vista de cualquier control. 4. Para mostrar la barra de acción, seleccione Visible en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. Para ocultar la barra de acción, seleccione oculto en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. 5. Guardar los cambios de la vista.

Crear y usar acciones personalizadas Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access. Puede agregar hasta siete acciones personalizadas para una vista. Cuando se alcanza el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones. A diferencia de acciones predefinidas, pueden crear y modificar las acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acción. 

Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Agregar una acción personalizada 1. Abrir la aplicación de Access desde el panel de exploración, haga clic en la vista donde desee agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir. Sugerencia Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio. 2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.

3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.

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4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades: o Nombre del control: escriba un nombre para la acción. o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados. o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón. 5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón. 6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Modificar una acción personalizada 1. Haga clic para seleccionar la acción. 2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee. Eliminar una acción personalizada 

Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.

También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos. Deshacer una acción personalizada eliminada 

Haga clic en el botón deshacer

en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones 

Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones.

Volver al principio MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Pasos siguientes  

Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.

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Personalizar una vista en una aplicación de Access mediante la creación de una macro de interfaz de usuario Con las macros de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web puede realizar acciones tales como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Hay dos tipos: "incrustada" macros de interfaz de usuario, que se vinculan directamente a los objetos de la interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o la acción objeto de botón de la barra y macros de la interfaz de usuario de "independiente", contenidos en objetos de macro. Para evitar duplicar la lógica de la macro, volver a utilizar las macros de interfaz de usuario independientes llamando desde otras macros. Puede ver las macros de la interfaz de usuario independiente en el panel de exploración, bajo Macros, pero no puede ejecutar directamente desde allí. Utilizar la acción EjecutarMacro para ejecutar una macro de interfaz de usuario independiente desde una macro incrustada de interfaz de usuario. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access.

Crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Las macros incrustadas de interfaz de usuario en aplicaciones de acceso web se ejecutan cuando se producen sucesos específicos en una vista, como hacer clic en un botón, seleccionar un elemento en un cuadro combinado o cargar una vista. Las macros se convierten en parte de la vista o están incrustadas en el control. Aquí están los eventos que se puede adjuntar una macro de interfaz de usuario en un control o una vista en una aplicación web de Access: Tipo de evento Después de actualizar Al hacer clic Al activar registro Al cargar

Cuándo se produce Ocurre después de introducir datos en un control o seleccionar un elemento de un control de lista. Ocurre cuando se selecciona un control. Ocurre cuando el usuario pasa a otro registro en la vista. Ocurre cuando se abre una vista.

Y aquí están los eventos de que cada control admite en vistas de lista y en blanco: Tipo de control u objeto Botón de la barra de acciones Autocompletar Botón Casilla Combo Box Hipervínculo Imagen Label

Eventos admitidos Al hacer clic Después de actualizar, Al hacer clic Al hacer clic Después de actualizar Después de actualizar Después de actualizar, Al hacer clic Al hacer clic Al hacer clic MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Tipo de control u objeto Eventos admitidos Cuadro de texto de varias líneas Después de actualizar, Al hacer clic Text Box Después de actualizar, Al hacer clic Vista Al activar registro, Al cargar Nota 





Vistas de resumen en las aplicaciones de web Access no admiten la capacidad para agregar controles personalizados, lo que significa que no puede agregar las macros de la interfaz de usuario a todos los controles de este tipo de vista. Las vistas Hoja de datos no son compatibles con los eventos de control después de la actualización. Sólo puede definir la lógica de la macro en el evento después de la actualización de los controles situados en vistas de lista y en blanco. Controles de explorador Web, controles de vista secundaria y controles de los elementos relacionados no admiten eventos en cualquier tipo de vista.

Aquí es cómo crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access: 1. Seleccione el control en el que desea incrustar la macro. 2. Haga clic en el botón Acciones. Access abre el cuadro de diálogo Acciones para la acción personalizada.

3. Haga clic en el evento que desea asociar la macro. Access muestra una macro en blanco en la vista Diseño de la macro y puede empezar a agregar acciones.

Crear una macro de interfaz de usuario independiente en una aplicación web de Access 1. Haga clic en Inicio > Avanzadas > Macro. Access muestra una macro en blanco en la Vista de diseño de macro y puede comenzar a agregar acciones. 2. Haga clic en Guardar. Escriba el nombre de la macro en el cuadro de Nombre de la macro y haga clic en Aceptar. Sugerencias para crear una macro de interfaz de usuario en una aplicación web de access Estas sugerencias deberían ayudar a que el proceso no presente problemas. 

Para hacer referencia a un campo en una macro, utilice el formato [TableName]. [ FieldName]. Por ejemplo, utilice [tareas]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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 



vencimiento y el [tareas]. [ Estado] para hacer referencia al campo estado. Si la vista se basa en una consulta, proporcione el nombre del objeto consulta guardada. Por ejemplo, si el origen de registros de la vista es una consulta denominada MyQuery, use [MyQuery]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento en la consulta. Antes de crear una macro de UI incrustada, tome nota de los nombres de las tablas, campos y controles que planea usar porque no podrá pasar a otras pestañas mientras esté trabajando. Algunos argumentos de la acción de macro admiten expresiones. Si desea utilizar una expresión para un argumento de la acción de macro, escriba un signo de = en la primera posición en el cuadro del argumento. Si el argumento es compatible con expresiones, Access muestra un botón Generador de expresiones en el lado derecho del cuadro de argumento. Guarde los cambios con frecuencia.

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Diseñar tablas

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Introducción a las tablas Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos. En este artículo Información general Agregar una tabla en una base de datos de escritorio Tablas de aplicaciones de web Access Guardar una tabla

Información general Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, al igual que información sobre un empleado en particular o un producto. 2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de tabla, como el nombre o dirección de correo electrónico. 3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o [email protected]. Propiedades de tabla y campo Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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Relaciones de tabla Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:   

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común. Claves Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves: 



Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla. Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

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1. Una clave principal se identifica mediante el icono de llave junto al nombre del campo. 2. Una clave externa, observe la ausencia del icono de llave. Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas: 





Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos están separados en tablas de manera apropiada.

Agregar una tabla a una base de datos de escritorio de Access Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea el artículo Agregar un campo a una tabla.

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Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio 1. 2. 3. 4.

En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena. Crear una tabla en una base de datos existente 1. Haga clic en Archivo >Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla. Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.

Datos externos Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos. Importar o vincular para crear una tabla Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, etc. Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada. Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada. Nota No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Para obtener más información sobre cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel.

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Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. 2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación. Sugerencia También puede importar o vincular a una lista de SharePoint (encontrará más información en Importar o vincular a una lista de SharePoint).

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. 1. En Crear, haga clic en Listas de SharePoint y siga uno de los procedimientos siguientes: 2. Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla a. Haga clic en Contactos, en Tareas, en Problemas o en Eventos. b. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. c. En los cuadros que Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción, escriba un nombre para la nueva lista y su descripción. d. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). 3. Crear una nueva lista personalizada a. Haga clic en personalizado. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. b. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente. c. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). 4. Importar los datos de una lista existente a. Haga clic en Lista de SharePoint existente. b. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar. c. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Siguiente. d. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar. 5. Vincular a una lista existente a. Haga clic en Lista de SharePoint existente. b. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo. c. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Siguiente. d. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

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Usar un servicio web para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web. Nota Las tablas de servicio web son de solo lectura. 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos. 2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente. 3. Haga clic en Instalar una nueva conexión. 4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión que desea usar. 6. Seleccione la tabla con la que quiera establecer el vínculo. Access muestra los campos a la derecha del cuadro de diálogo. 7. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación. 8. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada.

Establecer las propiedades de tabla en una base de datos de escritorio Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos. 1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

. 4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General. 5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad. Para ver una lista de propiedades de tabla, haga clic en Propiedades de tabla disponibles. 6. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Utilice esta propiedad Para de tabla Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint. Mostrar vistas en el sitio Nota Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la de SharePoint propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la sección Vea también.

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Utilice esta propiedad Para de tabla Hoja secundaria de Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla. datos expandida Realice una de estas acciones: Alto de hoja secundaria de datos

o o

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0". Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.

Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la Descripción información sobre herramientas para la tabla. Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista Vista predeterminada predeterminada al abrir la tabla. Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un Regla de validación registro. Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión Texto de validación en la propiedad Regla de validación. Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas Filtro coincidentes en la vista Hoja de datos. Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación Ordenar por predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos. Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de Hoja secundaria de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas datos de la hoja secundaria de datos. Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de Vincular campos datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales secundarios especificada para la tabla. Vincular campos Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular principales campos secundarios especificada para la tabla. Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro Filtrar al cargar (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por al cargar Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos. Orientación

7. Sugerencia Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en

junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

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Agregar un campo a una tabla de una base de datos de escritorio de Access Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también. Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Agregar un campo mediante la entrada de datos Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

1. Escriba los datos en la columna vacía Agregar nuevo campo. Para agregar un campo nuevo: 1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos. 2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear. Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente. 3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Establecer las propiedades de un campo Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede: 

Controlar la apariencia de los datos de un campo MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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  

Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño. Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.  

  

Para abrir una tabla en la vista Hoja de datos: En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos. Cambiar el nombre de un campo: Cuando se agrega un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un nombre genérico para el campo. Access asigna el nombre campo1 al nuevo primer campo, campo2 para el segundo campo nuevo y así sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se utiliza como su etiqueta siempre que el campo se muestra como un encabezado de columna en una hoja de datos. Cambiar el nombre de los campos para que tengan nombres más descriptivos ayuda a facilitar su uso al ver o modificar los registros. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1). En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios. Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo. Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación. 1. Haga clic en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que desee.

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Cambiar el formato de un campo Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente: 1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee. Nota Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo. Establecer otras propiedades de campo 1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad. 2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee.

Establecer las propiedades de campo Puede abrir la tabla en la vista Diseño para establecer una propiedad de campo.  



Para abrir una tabla en la vista Diseño : en el panel de exploración, haga clic en la tabla y en el menú contextual, haga clic en La vista Diseño. Para cambiar el tipo de datos de un campo : busque el nombre del campo para el que desea establecer el tipo de datos, haga clic en el campo Tipo de datos y, a continuación, elija un tipo de datos de la lista. Para establecer otras propiedades de campo : en la cuadrícula de diseño, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. En el panel de Propiedades del campo, especifique la configuración que desee para cada propiedad. Guarde los cambios, presione CTRL+S.to. Nota El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.

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Tablas de aplicaciones de web Access El cliente de Access ofrece a los diseñadores para crear y modificar las tablas que se almacenan en SQL Server. La información que Access necesita para crear y mantener una tabla y propiedades como el formato y la información de búsqueda se almacenan en una tabla del sistema (Access.ColumnProperties) en la base de datos del usuario. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access.

Guardar una tabla Después de crear o modificar una tabla, en una base de datos de escritorio debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos espacios. Por ejemplo, podría denominar una tabla clientes, inventario de piezas o productos. Access le ofrece mucha flexibilidad en cuanto a la nomenclatura de las tablas en las aplicaciones web; Sin embargo, hay algunas restricciones para tener en cuenta. Puede ser un nombre de tabla hasta 64 caracteres, puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales excepto el punto (.), signo de exclamación (!), corchetes ([]), espacio, signo igual (=) ni caracteres no imprimibles como un carro inicial devolver. El nombre también no puede contener ninguno de los siguientes caracteres:' / \:; ¿*? «' < > | # < TAB > {} % ~ &. Sugerencia Debe decidir en una convención de nomenclatura para los objetos en la base de datos y utilizarlo de forma coherente. 1. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL + S. 2. Si es la primera vez guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Reglas para dar nombre a campos, controles y objetos Nota Las funciones que se explican en este artículo no son válidas para “Aplicaciones web de Access” o “Bases de datos web de Access”. Para más información sobre cómo trabajar con aplicaciones web de Access, vea Crear una aplicación de Access. Nombres de campos, controles y objetos en las bases de datos de escritorio de Microsoft Access:     

Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto puntos (.), signos de exclamación (!), acentos graves (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por espacios. No pueden incluir caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tabla, vista o procedimiento almacenado de un proyecto de Microsoft Access.

Aunque los nombres de campos, controles y objetos pueden incluir espacios, la mayoría de los nombres de ejemplo de campos y controles en la documentación de Microsoft Access carecen de espacios porque, en determinadas circunstancias, pueden surgir conflictos de nomenclatura en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Al dar un nombre a un campo, control u objeto, conviene asegurarse de que no es un duplicado del nombre de una propiedad o de cualquier otro elemento usado en Microsoft Access; de lo contrario, habrá veces en que el comportamiento de la base de datos no sea el esperado. Por ejemplo, si se hace referencia a un valor de un campo denominado Nombre en una tabla InfoNombre con la sintaxis InfoNombre.Nombre, Microsoft Access muestra el valor de la propiedad Nombre de la tabla en lugar del valor del campo Nombre. Otra forma de evitar resultados inesperados es usar siempre el operador ! en lugar del operador . (punto) para hacer referencia al valor de un campo, control u objeto. Por ejemplo, el siguiente identificador hace referencia expresamente al valor del campo Nombre en lugar de a la propiedad Nombre: [InfoNombre]![Nombre]

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Guía de entrada de datos de Access mediante el uso de las máscaras de entrada Puede ayudar a las personas escribir datos correctamente en la base de datos de escritorio de Access proporcionando las máscaras de entrada para los campos que contienen datos que es siempre un formato determinado. Por ejemplo, puede utilizar una máscara de entrada para asegurarse de que las personas escriben números de teléfono con formato correcto en un campo de número de teléfono. Una máscara de entrada sólo afecta a Access acepta los datos: la máscara no cambia cómo se almacenan los datos, que se controla mediante el tipo de datos del campo y otras propiedades. Para obtener más información acerca de cómo se almacenan los datos en Access, vea el artículo Introducción a los tipos de datos y propiedades de campo. Importante En este artículo sólo se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Acceso a las aplicaciones web y bases de datos de web no admiten las máscaras de entrada. En una aplicación de web Access puede utilizar sugerencias de entrada a la Guía de entrada de datos. Para obtener más información sobre cómo crear Access de aplicaciones web, vea el artículo crear una aplicación de Access. En este artículo Acerca de las máscaras de entrada en Access Caracteres que definen las máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Cuándo se debe evitar el uso de las máscaras de entrada en Access Crear una máscara de entrada en Access Ejemplos de máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Acerca del uso de máscaras de entrada para direcciones de correo electrónico

Acerca de las máscaras de entrada en Access Una máscara de entrada es una cadena de caracteres que define el formato de los valores de entrada válidos. Se pueden usar en campos de tabla o de consulta y en controles de formulario o de informe. Las máscaras de entrada se almacenan como una propiedad de objeto. Las máscaras de entrada son de utilidad cuando es importante que el formato de los valores de entrada sea uniforme. Por ejemplo, se puede usar una máscara de entrada con un campo donde se almacenan números de teléfono, de modo que Access obligue a que se escriban diez dígitos. Si alguien escribe un número de teléfono sin el código de área, Access no registrará los datos hasta que dicho código se incluya. Las tres secciones de una máscara de entrada Las máscaras de entrada están compuestas de una sección obligatoria y dos secciones opcionales, y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propósito de cada sección es el siguiente: 

La primera sección es obligatoria. Incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres) de máscara junto con marcadores de posición y datos literales, como paréntesis, puntos y guiones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT

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La segunda sección es opcional y hace referencia a los caracteres de máscara incrustados y al modo en que se almacenan dentro del campo. Si la segunda sección se establece en 0, los caracteres se almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se muestran, pero no se almacenan. Si la segunda sección se establece en 1, puede ahorrarse espacio de almacenamiento en la base de datos. La tercera sección también es opcional e indica un solo carácter o espacio que se usa como marcador de posición. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_). Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara.

Por ejemplo, esta es una máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE.UU.: (999) 000000;0;-:   

La máscara usa dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. El 9 indica un dígito opcional (que hace que sea opcional escribir el código de área) y el 0 indica un dígito obligatorio. El 0 de la segunda sección de la máscara de entrada indica que los caracteres de máscara se almacenarán con los datos. La tercera sección de la máscara de entrada especifica que se debe usar un guión (-) en vez del carácter de subrayado (_) como carácter de marcador de posición.

Caracteres que definen las máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access En la siguiente lista, se enumeran los caracteres literales y marcadores de posición de una máscara de entrada y se explica cómo esta controla la entrada de datos: Carácter Explicación 0 El usuario debe escribir un dígito (0 a 9). 9 El usuario puede escribir un dígito (0 a 9). El usuario puede escribir un dígito, espacio, signo más o menos. Si se omite, Access escribe un # espacio en blanco. l El usuario debe escribir una letra. ? El usuario puede escribir una letra. A El usuario debe escribir una letra o un dígito. a El usuario puede escribir una letra o un dígito. & El usuario debe escribir un carácter o un espacio. C El usuario puede escribir caracteres o espacios. Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que .,:;-/ seleccione dependerá de la configuración regional de Microsoft Windows. > Convierte todos los caracteres que le siguen a mayúscula. < Convierte todos los caracteres que le siguen a minúscula. ! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. \ Los caracteres que le siguen inmediatamente se mostrarán literalmente. "" Los caracteres que están entre comillas dobles se mostrarán literalmente.

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Cuándo se debe evitar el uso de las máscaras de entrada en Access A pesar de su practicidad, las máscaras de entrada no siempre son adecuadas en todas las situaciones. No las use si se da alguna de las siguientes circunstancias:  

De vez en cuando la gente necesita escribir datos que no concuerdan con la máscara. Las máscaras de entrada no contemplan ningún tipo de excepción. Tiene previsto usar el control Selector de fecha con un campo de fecha/hora. Las máscaras de entrada no son compatibles con este control.

Crear una máscara de entrada en Access Puede agregar máscaras de entrada con el Asistente para máscaras de entrada o especificarlas manualmente al escribir máscaras personalizadas en el valor de la propiedad del campo Máscara de entrada. Agregar máscaras de entrada mediante el Asistente para máscaras de entrada En esta sección, se describe cómo agregar una máscara de entrada predefinida a un campo de tabla, una consulta o un control de informe o formulario mediante el Asistente para máscaras de entrada. Agregar una máscara de entrada a un campo de tabla Agregar una máscara de entrada a una consulta Agregar una máscara de entrada a un control de informe o formulario Crear máscaras de entrada personalizadas Personalizar las máscaras de entrada del Asistente para máscaras de entrada Personalizar las máscaras de entrada desde el valor de la propiedad del campo Agregar una máscara de entrada a un campo de tabla Las máscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyos tipos de datos se hayan definido como Texto, Número (excepto Id. de réplica), Moneda y Fecha y hora. Nota Si usa una máscara de entrada para un campo de tipo Fecha y hora, el control Selector de fecha no estará disponible para ese campo. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el campo donde desee agregar la máscara de entrada. 3. En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 4. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada. 5. En la lista de máscaras de entrada, seleccione el tipo de máscara que desea agregar.

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6. 7. 8. 9.

Haga clic en Probar y escriba datos para probar cómo se muestra la máscara. Para continuar sin realizar cambios en la máscara de entrada, haga clic en Siguiente. Seleccione una opción para el modo en que desea que se almacenen los datos. Haga clic en Finalizar y guarde los cambios.

Agregar una máscara de entrada a una consulta 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que desee cambiar. Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo. 3. Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo. 4. En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 5. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones del asistente. Agregar una máscara de entrada a un control de informe o formulario 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. 3. En la pestaña Todos, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 4. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones del asistente.

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Crear máscaras de entrada personalizadas Si bien el Asistente para máscaras de entrada proporciona máscaras de entrada para satisfacer las necesidades de formato más comunes, puede que a veces desee personalizar una en concreto para que se ajuste mejor a sus necesidades. Para personalizar las máscaras de entrada, puede cambiar las máscaras predefinidas en el Asistente para máscaras de entrada o cambiar de forma manual la propiedad Máscara de entrada de un campo donde desea aplicar la máscara. Personalizar las máscaras de entrada del Asistente para máscaras de entrada 1. Abra el objeto en la vista Diseño y haga clic en el campo donde desee agregar la máscara de entrada personalizada. 2. Haga clic en el botón Generar 3. Haga clic en Editar lista.

para iniciar el Asistente para máscaras de entrada.

Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para personalizar máscaras de entrada. 4. Escriba una nueva descripción en el cuadro de texto Descripción mediante los caracteres y marcadores de posición de la tabla. 5. Haga clic en la flecha abajo Tipo de máscara y seleccione un tipo de máscara adecuado. 6. Haga clic en Cerrar. La nueva máscara de entrada se mostrará en la lista. Personalizar las máscaras de entrada desde el valor de la propiedad del campo 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el campo donde desee crear la máscara de entrada personalizada. 3. En el área Propiedades de campo, haga clic en el cuadro de texto Máscara de entrada y, a continuación, escriba su máscara personalizada. 4. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Para obtener más información sobre cómo definir una máscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a continuación, presione F1. Debe escribir manualmente la definición de la máscara de entrada para los campos de tipo Número y Moneda.

Ejemplos de máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las máscaras de entrada. Esta máscara entrada

de Proporciona este Notas tipo de valor En este caso, es preciso escribir un código de área porque en esa (000) 000-0000 (206) 555-0199 sección de la máscara (000 entre paréntesis) se usa el marcador de posición 0. En este caso, en la sección de código de área se utiliza el marcador (206) 555-0199 de posición 9, de manera que los códigos de área son opcionales. (999) 000-0000! ( ) 555-0199 Además, el signo de exclamación (!) hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha.

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Esta máscara entrada

de Proporciona este Notas tipo de valor Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número de teléfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE del marcador de posición 0 en la sección de código de área, que hace que el código de área sea obligatorio. -20 Cualquier número positivo o negativo que no supere los cuatro #999 2000 caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales. Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y números obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los VERDEVE339M3 >L????L?000L0 usuarios a escribir todas las letras en mayúscula. Para usar una MAY R 452B7 máscara de entrada como esta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo. 98115Un código postal obligatorio y una sección opcional de cuatro 00000-9999 98115-3007 dígitos adicionales. Cecilia Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en >L