Manual Ama de Llaves

ZEUS

Ama de Llaves Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6555011 Cartagena de Indias - Colombia  ___________________  Cra 13 # 82-49 Ofc. 201  Tele Fax: 6917979 – 6115192 Bogota - Colombia

Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS Front

INTRODUCCIÓN QUEDE QUE DE EN CONS CONSUL ULTAS ¿ Que es Ama de Llaves? Es el módulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo. ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, según esquemas creados con anteri anteriori oridad dad.. Además Además de la progra programa mació ción, n, permi permite te mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene información referente al desempeño de las camareras. Una de las principales características de ZEUS, es la de perm permit itir ir actu actual aliz izar ar los los esta estado doss de las las habit abitac acio ione ness util utiliz izan ando do las las exten extensi sion ones es telef telefón ónic icas as de estas estas;; cabe cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefónica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el módulo ZEUS TELEFONOS.

Sistema de Administración Hotelera

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INTRODUCCIÓN QUEDE QUE DE EN CONS CONSUL ULTAS ¿ Que es Ama de Llaves? Es el módulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo. ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, según esquemas creados con anteri anteriori oridad dad.. Además Además de la progra programa mació ción, n, permi permite te mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene información referente al desempeño de las camareras. Una de las principales características de ZEUS, es la de perm permit itir ir actu actual aliz izar ar los los esta estado doss de las las habit abitac acio ione ness util utiliz izan ando do las las exten extensi sion ones es telef telefón ónic icas as de estas estas;; cabe cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefónica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el módulo ZEUS TELEFONOS.

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1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES LLAVES Después de seleccionar el icono de AMA DE LLAVES, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la vers versiión en ingl ingle es) o desde esde un acce acceso so dire direccto el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Nombre del Usuario con el que desea ingresar

Presione para entrar al sistema.

Clave o Pasabordo del usuario

Presione para salir del sistema Figura 1 Inicio de sesión

Debe Debe indic indicar ar Usuari Usuario, o, Password Password y dar clic en el botón botón Conectar . Si indi indica ca un usua suario rio váli válido do al sist sistem ema a, se despliega la ventana principal del módulo. módulo. Al igua iguall que que toda todass las las vent ventan anas as de Zeus eus Hote Hotele les, s, el módulo de Ama de Llaves, muestra una barra de menús con las opciones disponibles y una barra de herramientas a la derecha con las opciones más utilizadas. Los Usuarios y sus Claves son creados desde el módulo “Seguridad” de ZEUS FRONT. Sistema de Administración Hotelera

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Barra de menús

Figura 2 Ventana principal de AMA DE LLAVES

A continuación detallaremos los menús y sus opciones.

2 . MENÚ AMA DE LLAVES LLAVES Contien Contiene e las princip principale aless opcion opciones es de este módul módulo, o, las cuales permiten realizar las asignaciones y programaciones programaciones de las camareras como también actualizar el estado de las habitaciones.

2.1 . Pinter Setup Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema. sist ema.

Figura 3 Printer Setup (Configuración de Impresora) Sistema de Administración Hotelera

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Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . La barr barra a de herr herramientas amientas estándar de ZEUS Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

2.3 . CAMARERAS El primer proceso que se debe iniciar es el de la creación de las camareras, sin ellas no sería posible dar uso a este módu módulo lo.. Esta sta opci opción ón perm permit ite e crea crear, r, edit editar ar y borr borrar ar camareras. Barra de Herramient as

Figura 4 Camareras

CODI CODIGO GO.. Cara Caract cter eres es numé numéri rico coss que que iden identi tifi fica can n a la camarera, también usada para el reporte telefónico del estado de las habitaciones NOMBRE. Descripción o nombre de la camarera ACTIVA. Indica si la camarera esta disponible o no, marque para para indi indica ca que que esta esta acti activ va y por por tan tanto pued puede e ser ser programada SUPE SUPERV RVIS ISOR ORA. A. Opci Opción ón que que perm permit ite e dife difere renc ncia iarr o las las camareras que realizan la limpieza de aquellas que hacer labores de supervisión Sistema de Administración Hotelera

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CODIGO PARA INTERFAZ TELEFONICA. Estructura implementada para algunas interfases con teléfonos y que busca independizar el código de la camarera del código utilizado para reportar el estado.

Para crear una camarera

1. Presione el botón Nuevo

.

2. Digite el código que desea asignar a la camarera en el campo Código. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación). 4. Digite los datos de la camarera. 5. Presione el botón Grabar 

.

Para localizar una camarera

1. Presione el botón Nuevo

.

2. Presione el botón Ayuda

y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de la camarera

1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Editar 

.

3. Realice los cambios. Sistema de Administración Hotelera

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4. Presione el botón Grabar 

.

Para borrar una camarera

1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón  Ayuda. 2. Presione el botón Borrar

.

3. Confirme el borrado.

2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES En un hotel existe un número X de camareras a las cuales se asignan las habitaciones que les corresponde limpiar para cada día, a su vez cada uno de esos días, de acuerdo al nivel de ocupación, pueden variar en cuanto al número de camareras programas para la limpieza. Pensando en las variaciones que presentan los hoteles para cada temporada, ZEUS maneja un concepto llamado ESQUEMAS, este concepto permite definir diferentes distribuciones de las habitaciones de acuerdo al número de camareras disponibles. La ventaja de los esquemas es la utilización de camareras virtuales, de tal forma que un esquema puede ser utilizado N veces con solo asociar las camareras al esquema correspondiente.

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El botón Preasignación

realiza una distribución automática del total de las habitaciones entre el número de camareras indicado.

Figura 5 Creación de Esquemas.

Se puede crear el número de esquemas que sean necesarios, cada uno de ellos identificados con un código el cual asignaremos libremente. Una recomendación acerca del código del esquema es que tenga algún tipo de relación con el número de camareras, así por ejemplo el esquema codificado como 04 le corresponden 4 camareras. Digamos entonces que durante el próximo mes vamos a trabajar con un nuevo esquema para la limpieza de las habitaciones, el hotel había estado trabajando con cuatro camareras pero se a contratado una mas, por lo que necesitamos un nuevo esquema. El código del esquema será 05 y repartiremos las 100 habitaciones con que cuenta el hotel entre ellas. Para crear un nuevo esquema

1. En el campo Esquema esquema. (Por Eje 05)

digite el código del

2. En el campo Número de Camareras indique la cantidad de camareras del esquema (por ejemplo 5) y presione la tecla TAB. En este instante todas las habitaciones disponibles quedan listadas en el cuadro habitaciones (Habitaciones por Asignar). Sistema de Administración Hotelera

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Número de camarera a la que se va asignar habitacione s

Habitacion es por asignar

Habitacion es Asignadas

3. El siguiente paso consiste en asignar a cada camarera las habitaciones que le corresponde, para ello primero debemos indicar el número de la camarera deseada en el campo Camarera, para nuestro ejemplo podemos indicar un valor entre 1 y 5, seleccionemos la Uno(1), para ir en orden de 1 hasta 5.

4. Ahora debemos seleccionar las habitaciones para la camarera en cuestión. Las selecciones pueden realizarse de varias formas, podría elegir las habitaciones una a una o por bloques. Cualquiera de las selecciones se realiza con el mouse o ratón. 5. En caso de querer seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella, la selección por bloques tienen dos variaciones:

Bloques continuos: si se

desea, por ejemplo, seleccionar las cinco primeras habitaciones de la lista, presione clic en la primera habitación luego, mientras mantiene presionada la tecla SHIFT(), presione clic en la

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última.

Bloques no continuos: para

este tipo de selección debe utilizar la tecla Control y el ratón, solo debe presionar clic sobre cada habitación mientras mantiene presionada la tecla Control.

6. Después de seleccionar las habitaciones se deben trasladar al cuadro de la derecha (Habitaciones Asignadas) utilizando los botones de traslado. Asigna las habitaciones seleccionadas Asigna todas las habitaciones. Desasigna las habitaciones seleccionadas Desasigna todas las habitaciones.

7. Traslade las habitaciones deseadas y confirme la asignación presionando el botón Guardar  . Hasta ahora hemos creado un nuevo esquema con el código 05 que maneja 5 camareras, de esas 5 camareras seleccionamos la camarera número 1 y asignamos un grupo de habitaciones. Utilizando este procedimiento se asignan las habitaciones de las camareras restantes, hasta asignar todas la existentes o las que se quiera asignar.

Para reasignar una habitación

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Después de haber asignado todas las habitaciones es posible reasignar algunas de ellas, para ello se cuenta con dos procedimientos. Tomemos de nuevo como ejemplo el esquema 05, supóngase que a la camarera número 1 se le asignaron las habitaciones de la 1001 – 1009 y a la 2 de la 1018 – 1206, y que desea trasladar las habitaciones 1119,1201 y 1204 de la camarera 2 a la 1. Reasignación mediante los botones de traslado: en este

procedimiento se utiliza la selección de bloques y los botones de traslado antes vistos. 1. Digite el código del esquema.

2. En el campo Camarera seleccione la camarera número 2. 3. En la lista de habitaciones asignadas (cuadro de la derecha) seleccione las habitaciones 1119, 1201 y 1204. 4. Presione el botón para desasignar habitaciones seleccionadas de la barra de botones de traslado. 5. Presione el botón Guardar

.

Hasta este momento se ha desasignado las habitaciones a la camarera número 2. 6. Seleccione la camarera número 1. 7. Selecciones las habitaciones 1119, 1201 y 1204 del cuadro de la derecha (Habitaciones por Asignar) y con los botones de traslado asígnelas a la camarera número 1. Sistema de Administración Hotelera

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8. Presione el botón Grabar. Ahora la camarera número 1 tiene en su lista de habitaciones las nuevas asignaciones. Reasignación mediante el botón trasladar: Utilizando el mismo ejemplo del esquema 05 y el botón T rasladar 

reasignemos las habitaciones 1119, 1201 y 1204 de la camarera número 2 a la camarera número 1. 1. Seleccione la camarera número 2. 2. Seleccione las habitaciones a trasladar.

3. En el campo  A camarera digite 1, o sea el número de la camarera a la que se va a reasignar la habitación. 4. Presione el botón Trasladar .

Botón  Trasladar

En este momento la habitación se ha trasladado a la otra camarera, se debe repetir el procedimiento para cada una de las habitaciones que quiera reasignar. Una vez asignadas las habitaciones podemos mirar una impresión del esquema final, para ello basta con presionar el botón Ver Esquema de la ventana de asignación y puede ser consultada por pantalla, archivo o impresora.

2.5 . PROGRAMACIÓN DIARIA/ POR ESQUEMA Antes de iniciar esta sección debe tener claros los conceptos detallados en el punto 2.4ASIGNACIÓN Sistema de Administración Hotelera

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BÁSICA DE HABITACIONES, ya que nos basaremos en ello en esta sección. Después de crear los esquemas con sus correspondientes camareras virtuales, se procede a realizar la programación diaria para la limpieza de las habitaciones. Recordemos que cuando creamos los esquemas, en la opción asignación básica de habitaciones, designamos las camareras virtuales por un número (1,2,3...), en esta opción relacionamos las camareras del hotel con cada uno de esos números, logrando así que estas hereden la programación de habitaciones designadas a las camareras virtuales solo para la fecha en cuestión. La ventaja es que utilizando el mismo esquema podemos programar diferentes camareras para cada día, es decir, nos evitamos tener que hacer asignaciones de habitación todos los días. Ahora supongamos que necesitamos realizar la programación del 23 de Enero del 2007 y que por la ocupación que presentará el hotel para esa fecha se ha decidido utilizar 6 camareras. Para este caso utilizaremos de nuevo el esquema 02 que esta compuesto precisamente por 6 cameras.

1

2 3

Figura 6 Programación de Camareras

Para realizar la programación del día Sistema de Administración Hotelera

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1. Indique la fecha que desea programar, para nuestro ejemplo 2007/01/23 2. Digite el esquema en el que se basará para realizar la programación, para el ejemplo 02. En este momento el sistema muestra el número de camareras del esquema y selecciona la camarera número 1 en el campo Camarera, relacionando debajo de ella las habitaciones que tiene asignadas. 3. Es momento de indicar cual de las camareras disponibles tomara el rol de la camarera # 1. Para ello presione doble clic sobre la deseada, la cual pasará automáticamente a Camareras para Programación, además el número del campo Camarera que estaba en 1 pasa a 2.

4. Continué el procedimiento hasta seleccionado todas las camareras.

haber

Para cambiar una camarera de Camareras para Programación

Suponga que asignó erradamente una camarera para tomar el rol de la camarera # 2 y desea cambiarla por la camarera correcta, por ejemplo asigno como camarera # 2 la camarera de código 9 y desea cambiarla por la # 11 1. Presione doble clic sobre la camarera que desea quitar de la lista Camareras para Programación. Sistema de Administración Hotelera

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2. En el campo Camareras seleccione el número de la camarera que quito de Camareras para Programación.

3. Presione doble clic sobre la nueva camarera que asumirá el rol.

2

3

1

Para imprimir la programación final. Presione el botón Imprimir y seleccione la forma de salida.

Figura 7 Programación para entregar a las camareras

El reporte muestra la programación para cada camarera relacionando las habitaciones su estado y quien la ocupa. Para transferir habitaciones entre camareras

A pesar de que los esquemas ya están definidos y por lo tanto cada camarera tiene sus habitaciones designadas, en algunos casos es necesario redistribuir las asignaciones, para ello existe el área Transferencia entre Camareras de la ventana Programación Diaria de Camareras. Pero, porque transferir aquí y no directamente desde los esquemas? La ventaja de realizar la transferencia desde esta ventana es que no se modifican los esquemas bases, es decir, solo aplica para el día que se está programando. En caso que Sistema de Administración Hotelera

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desee realizar un cambio permanente de la asignación básica debe utilizar la opción   Asignación Básica de Habitaciones.

Para transferir habitaciones entre camareras

1. En las casillas desplegables elija las camareras entre las que desea realizar la transferencia. 2. Seleccione las habitaciones a transferir. 3. Con los botones de traslado realice la transferencia. 4. Presione el botón Guardar. Listas depegables

Botones de  Traslado

Botón Guardar

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Permiten realizar una organización de las diferentes tareas de limpieza, repaso y revisión de habitaciones que se realizan durante el día. Es así como, por ejemplo, podrá tener ciclos de labores para la mañana y en la tarde después del check-out. El modelo por ciclos solo aplica para la programación por estado actual, ya que la programación por esquemas solo permite definir una  jornada de labores al tiempo

Figura 8 Maestro de Ciclos de Limpieza

CÓDIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican al ciclo DESCRIPCION. Nombre del Ciclo POR DEFECTO. Seleccione para indicar que determinado código de ciclo será utilizado por el sistema como ciclo asignado de manera predeterminada al utilizar el modelo de asignación por esquemas. ACTIVO. Permite dejar al ciclo disponible o no para su uso. Para crear un Ciclo

1. Presione el botón Nuevo

.

2. Digite el código que desea asignar al ciclo en el campo Código. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación). 4. Digite los datos de la Ciclo. Sistema de Administración Hotelera

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5. Presione el botón Grabar 

.

Para localizar un Cilco

1. Presione el botón Nuevo

.

2. Presione el botón Ayuda

y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado.

Para modificar los datos del Ciclo

1. Localice el Ciclo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Editar 

.

3. Realice los cambios. 4. Presione el botón Grabar 

.

Para borrar un Ciclo

1. Localice el Ciclo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón  Ayuda. 2. Presione el botón Borrar

.

3. Confirme el borrado.

En el ejercicio diario de la labor de limpieza de las habitaciones, se presentan diferentes variables que definen el nivel de profundidad de esta. Este maestro permite definir esos niveles a través de la creación de tipos Sistema de Administración Hotelera

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de aseo, para que se pueda indicar como se ejecutará la labor de limpieza o aseo de la habitación.

Figura 9 Maestro de Ciclos de Limpieza

CÓDIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican el tipo de aseo DESCRIPCION. Nombre del tipo de aseo POR DEFECTO. Seleccione para indicar que determinado código de ciclo será utilizado por el sistema como ciclo asignado de manera predeterminada al utilizar el modelo de asignación por esquemas. ACTIVO. Permite dejar al ciclo disponible o no para su uso.

Para crear un Tipo de Aseo

1. Presione el botón Nuevo

.

2. Digite el código que desea asignar al tipo de aseo en el campo Código. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación). 4. Digite los datos del Tipo de Aseo. 5. Presione el botón Grabar 

.

Para localizar un Tipo de Aseo Sistema de Administración Hotelera

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1. Presione el botón Nuevo

.

2. Presione el botón Ayuda

y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado. Para modificar los datos de un Tipo de Aseo

1. Localice el Tipo de Aseo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Editar 

.

3. Realice los cambios. 4. Presione el botón Grabar 

.

Para borrar un Tipo de Aseo

1. Localice el Tipo de Aseo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón  Ayuda. 2. Presione el botón Borrar

.

3. Confirme el borrado.

2.8 . PROGRAMACIÓN DIARIA/ POR ESTADO ACTUAL La principal característica de la programación por estado actual es la ausencia del uso de los esquemas. Para este modelo se parte del estado actual de las habitaciones, asignado en 3 pasos. Una ventaja que ofrece la programación por estado actual es la de manejar ciclos de labores. Gracias a los ciclos Sistema de Administración Hotelera

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puede realizar programaciones para cada una de las revisiones o repasos que se realizan durante el día, de tal forma que si dentro de las tareas de limpieza esta contemplado hacer una tarea de limpieza en la mañana y otra en la tarde, se podían definir 2 ciclos que pueden ser utilizados incluso por las mismas camareras. Para Programar las camareras

Para ilustrar el uso de la ventana partamos de un ejemplo en el cual existen 2 ciclos de limpieza. El primero de ellos se aplica en las horas de la mañana y el segundo en las horas de la tarde después de sucedidos los checkout’s.

1. a

1. b

3. a 3. b

1. c

2. c

3. d 4. b a

2. a

2. b

4. a

3. c

Figura 10 Ventana para programación de camareras según estado actual de las habitaciones

Después de haber seleccionado la fecha que desea programar Y presionar la tecla tabulador, siga estos pasos: 1. Indique el ciclo a programar a. Para nuestro ejemplo el código 1 b. Indique como horas de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Sistema de Administración Hotelera

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c. Presione el botón Pasar Ciclo a la Lista, ubicado al lado de la cuadrícula Ciclos Programados

2. Indique la Camarera que desea programar a. En el campo camarera ingrese el código, o utilice la ayuda b. Presione el botón pasar camarera a la lista, ubicado junto a la cuadrícula Camareras Programadas

c. En la casilla Sel de la cuadrícula, marque la camarera. Asegúrese que no hay otra camarera seleccionada.

3. A partir de este paso Asignaremos las habitaciones de cada camarera, seleccionando una a una y definiendo las habitaciones. a. En

la

cuadrícula Habitaciones para Programar  seleccione las habitaciones que asignará a la camarera marcada en el paso anterior.

b. En el campo Tipo Aseo indique el código del Tipo de aseó que realizará en las habitaciones seleccionadas. c. Presione el Botón Actualizar Tipo de Aseo d. Presione el Botón Programar. En este punto podrá realizar o aplicar diferentes filtros para hacer del proceso de asignación de habitaciones una tarea más sencilla.

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Para aplicar el filtro solo seleccione el filtro que quiere aplicar y presione el botón Mostrar  Habitaciones

Ejecute los pasos 2 y 3 por cada camarera que desee programar

4. Si ha realizado una programación y desea quitar una de las asignaciones realizadas, ejecute los siguientes pasos: a. En la cuadrícula Programación seleccione las habitaciones que desea desasignar b. Presione el botón Desprogramar  En este punto podrá aplicar filtros por número de habitación o por camarera, basta indicar el filtro y hacer clic en el botón Mostrar Programación de esta sección

El campo Filtrar Ciclo/Cam. Activa, permite filtrar solo el ciclo y la camarera seleccionados en las respectivas cuadriculas (Ciclos Programados, Camareras Programadas)

Para Copiar una Programación

La opción de copia de programación le permite tomar programaciones de días anteriores.

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4 1

2 1 i a 1 a 1

3 1 a 1 a 1

5 1

b 1 a 1

i i a 1 a 1

1. Seleccione la fecha desde la que desea copiar la programación 2. Elija el ciclo a programar 3. Seleccione las habitaciones que desea copiar 4. Indique la nueva fecha, a la que copiará la programación 5. Seleccione el botón según la necesidad a. b.

Copiar la programación si cambios Copiar la programación, cambiando la camarera por el código indicado en el campo Camarera

Para aplicar un filtro a la lista de habitaciones a. Indique el código de la habitación o la camarera b. Haga clic en el botón Mostrar Programación Para Borrar uno de las habitaciones Copiadas i.

Seleccione la habitación a borrar

ii.

Presione el botón Borrar Programación

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2.9 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN/ A TRAVÉS DEL PLANO Las habitaciones pueden tener varios estados divididos en dos tipos: estado según recepción y estado según ama de llaves. Observemos gráficamente los diferentes estados que puede tener una habitación

Figura 11 Ayuda de los identificadores de estados

Esta opción del menú nos brinda las herramientas para actualizar el estado según ama de llaves, todo mediante el plano del hotel. El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque y/o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido. Ejemplo de un plano global.

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Figura 12 Ejemplo de un Plano Global

Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el cuadro asociado al piso o bloque que desea consultar.

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Ayuda

Refresc ar estado del plano

Regresa r al plano global

Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación. Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación. Para colocar una habitación sucia

 Tomemos como ejemplo la habitación 204 del plano del piso 2 que se encuentra limpia y desocupada. 1. Seleccione Sucia.

el

botón

Habitación

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2. Presione clic sobre la habitación 204 El color del estado según ama de llaves pasa de verde a rojo indicando que la habitación queda sucia.

Para colocar una habitación en aseo

 Tomemos de nuevo la habitación 204 como ejemplo. 1. Seleccione el botón Habitación en Aseo. 2. Presione clic sobre la habitación. Se muestra la siguiente ventana.

Figura 13 Cambio de Estado de la Habitación (En Aseo)

HABITACION: número de la habitación seleccionada CAMARERA: código de la camarera que inicio el proceso de limpieza. HORA INICIAL: indica la hora exacta a la que inicio la limpieza

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Los campos Ciclo, Hora Final, Nro. Adultos, Nro. Niños y Ocupación en este momento no necesitan ser registrados, pues su registro final se hará al terminar la limpieza 3. En la ventana desplegada indique la camarera que esta realizando el aseo y presione el botón guardar.

La habitación cambia el color del indicador a amarrillo.

Para indicar que la habitación esta limpia

Continuemos con el ejemplo de la habitación 204. 1. Seleccione el botón Habitación Limpia. 2. Presione clic sobre la habitación 3. En la ventana desplegada rellene los datos de la camarera encargada.

Figura 14 Cambio de Estado de la Habitación (Limpia)

HABITACION: número de la habitación seleccionada

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CAMARERA: código de la camarera que hizo la limpieza. CICLO: Código del ciclo en el que esta realizando la tarea HORA INICIAL: indica la hora exacta a la que inicio la limpieza HORA FINAL: indica la hora exacta a la que termino la limpieza NRO. ADULTOS: Número de personas adultas que la camarera informó como hospedados en la habitación NRO. NIÑOS: Número de niños que la camarera informó como hospedados en la habitación OCUPACION. Código de ocupación con el cual la camarera reporta el estado de la habitación. Digite 31 para indicar que la habitación fue reportada como ocupada y 32 como desocupada El color del indicador de estado, según ama de llaves, de la habitación pasa a verde.

Para bloquear una habitación

1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación. 2. Haga clic sobre la habitación. 3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.

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Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS Front d 4 1 a 1 c 3 1 a 1

a 1 a 1 b 2 1 a 1

Figura 15 Bloqueo de Habitaciones por Mantenimiento

a) Indique el motivo del bloqueo y las fechas del mismo. b) Realice las observaciones del caso. c) Presione el botón Agregar. d) Presione el botón Grabar.

El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.

Para reportar un daño en una habitación

1. Seleccione el botón Daño. 2. Presione clic sobre la habitación. Sistema de Administración Hotelera

Botón Agrega r

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3. Detalle el daño en la ventana desplegada y presione el botón Grabar.

Figura 16 Reporte de Daños de Camareras

Los daños reportados en esta opción pueden ser consultados desde el menú de consultas. Además el texto aquí indicado aparecerá en la ventana de bloqueo de habitaciones por mantenimiento. Para reportar la ocupación de una habitación

Este proceso generalmente se realiza al cambiar el estado de la habitación a limpia, sin embargo esta opción provee una funcionalidad similar a la ventana en cuanto al reporte de ocupación 1. Seleccione el botón Reporte de Ocupación. 2. Presione clic sobre la habitación. 3. En la ventana desplegada digite los datos de la camarera, adultos y niños de la habitación y presione el botón Grabar.

Figura 17 Reporte de Estado de Ocupación

HABITACION: número de la habitación seleccionada CAMARERA: código de la camarera que hizo la limpieza. Sistema de Administración Hotelera

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NRO. ADULTOS: Número de personas adultas que la camarera informó como hospedados en la habitación NRO. NIÑOS: Número de niños que la camarera informó como hospedados en la habitación OCUPACION. Código de ocupación con el cual la camarera reporta el estado de la habitación. Digite 31 para indicar que la habitación fue reportada como ocupada y 32 como desocupada

2.10 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN/ MASIVO Esta funcionalidad a diferencia del cambio de estado a través del plano, permite cambiar de estado varias habitaciones en un único proceso. El cambio permite pasar las habitaciones a los estados sucia, en aseo o limpia, según su necesidad.

2 1 a 1 a 1

1 a 1 a 1

3 2 1 a 1 a 1

4 3 2 1 a 1 a 1

Figura 18 Cambio Masivo de Estados de Habitación

Para cambiar los estados

1. Indique la fecha que contiene la programación que desea utilizar Sistema de Administración Hotelera

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2. Elija el ciclo que desea utilizar, marcando la casilla SEL de la cuadrícula 3. Seleccione las habitaciones a las que desea cambiar el estado 4. Seleccione el botón adecuado a su necesidad. Colocar la habitación Sucia Colocar la habitación en Limpieza Colocar la habitación limpia

5. Presione el botón Guardar.

Para aplicar los1filtros

1. Indique filtrar

3 2 1 a 1 a la1 camarera

2

y/o la habitación que desea

2. Presione el botón Mostar Programación

2.11 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABITACIONES Permite ingresar al sistema el informe de ocupación reportado por las camareras.

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Módulo AMA DE LLAVES – 3ZEUS Front 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 19 Actualización Masiva de Ocupación de Habitaciones

La diferencia con el reporte realizado desde el plano, es que en esta ventana podrá reportar varias o todas las habitaciones de una camarera. En las columnas  Adultos y Niños, debe indicar el número de personas adultas o niños que la camarera informo para cada habitación, mientras que la columnas Clave, permite indicar si la camarera reportó la habitación como ocupada o desocupada, proceso para el cual deberá digitar los números 31 y 32 respectivamente. Las observaciones son otra opción que brinda el sistema para registrar los comentarios necesarios. 1. Indique la camarera y la fecha deseada 2. Ingrese los datos para las columnas, Clave, Adultos, niños y Observación

3. Presione el botón Guardar 

2.12 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO Una característica parametrizable de ZEUS es el cambio de estado de las habitaciones. Diariamente en el proceso nocturno de auditaría ZEUS, si no se indica lo contrario, cambia todas las habitaciones a SUCIA; utilizando esta opción podemos indicar cuales habitaciones cambian y cuales no con solo quitar la selección a las que queremos que permanezcan como están Sistema de Administración Hotelera

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Figura 20 Exclusiones al Cambio de Estado de las Habitaciones en el Cierre

La columna Estado tiene marcadas las habitaciones que cambiaran de estado, quite la marca a las que no quiera que el sistema pase a sucias en el cierre. Al finalizar, salga de la ventana El parámetro CAMBIAR A SUCIA SOLO OCUPADAS, de los parámetros de hotel (Módulo Parámetros) del sistema, indica cuales habitaciones se les cambiará el estado en el proceso de cierre.

2.13 . CARGOS A FOLIOS Para detalles sobre esta opción, consulte el manual del módulo Recepción de Zeus. 2.14 . PRESTAMO DE ELEMENTOS Pro diferentes situaciones o motivos se presenta la necesidad de entregar al huésped objetos o utensilios con los que no cuenta la habitación y que queremos controlar. Una plancha, un calentador o un par de toallas adicionales, pueden ser ejemplos de estos. Esta opción del sistema permite llevar registro de estas entregas o prestamos, permitiendo conocer que se le ha entregado, que no ha devuelto y realizando avisos al momento del check-out que informan sobre los elementos pendientes por devolver. Los objetos se crean desde el módulo Parámetros.

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1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

i a 1 3 2 1 a 1 a 1 a 1 3 2 1 a 1 a 1

4 Front Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS 3 2 1 3 2 1 a 1 a b 1 a 1 3 2 3 1 2 a 1 1 3 a 2 1 1

Figura 21 Préstamo de Elementos a Huéspedes

a 1 a 1

i i a 1 3 2 1 a 1 a 1

Para registrar un préstamo

1. Indique la habitación a la que hará el préstamo 2. Indique el elemento y la cantidad a prestar 3. Presione el botón Incluir Elemento Repita los pasos 2 y 3 por cada elemento 4. Presione el botón Guardar  Podrá borrar un elemento en cualquier momento antes de guardar, si ha guardado en lugar de realizar un borrado, deberá hacer una devolución. a. Seleccione el elemento a borrar b. Presione el botón Eliminar 

Para consultar los movimientos de elementos de una habitación

i.

indique el número de la habitación Sistema de Administración Hotelera

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ii.

presione el botón Movimientos de Elementos

Figura 22 Ventana de Consulta de Elementos Prestados a una Habitación

2.15 . DEVOLUCION DE ELEMENTOS Los elementos que han sido prestados a los huéspedes y que se han registrado en el sistema, deben ser igualmente registrados como devueltos por el huésped cuando 5 así  4 haya sucedido. 3 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

3 2 1 3 2 1 a Figura123 Registro de la Devolución de Elementos a 1

4 3 2 1 3 2 1 a 1 a 1

Aquellos elementos definidos con la marca devolución en el Check-Out , no permiten efectuar el check-out hasta que no se haya realizado su devolución.

Para Realizar una Devolución de Elemento Sistema de Administración Hotelera

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1. Indique la habitación a la que hará el préstamo 2. En la cuadrícula, presione doble clic sobre el elemento a devolver 3. Indique la cantidad a devolver (puede realizar una devolución parcial) 4. Presione el botón Incluir Elemento Repita los pasos 2, 3 y 4 por cada elemento a devolver 5. Presione el botón Guardar 

2.16 . REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS El olvido de objetos por parte de los huéspedes en el hotel, puede convertirse en un proceso administrativo complejo, especialmente si no se tiene una estructura para controlarlos con facilidad. Esta opción permite administrarlos de tal forma que sea sencillo registrarlos y controlarlos. A a 1 3 2 1 a 1 a 1

1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

B b a 1 3 2 1 a 3 1 2 a 1 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 24 Registro de Objetos Olvidados por los Huéspedes

La ventan de registro de objetos, ofrece además una importante estructura de consultas con la que puede Sistema de Administración Hotelera

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corroborar los datos del huésped con facilidad al momento de hacer el registro. Por defecto el registro de los objetos queda a nombre del titular de la habitación.

Para registrar un objeto olvidado

1. Indique el número de la habitación en la que estuvo registrado el huésped y presione la tecla tabulador. Seguido a esto el sistema mostrará frente al campo habitación la lista de todos los folios registrados para dicha habitación. Si conoce el número del folio puede digitarlo directamente en el campo Folio. Si desea buscar por nombre, ubíquese en el campo Folio y presione el botón Ayuda. 2. Indique los campos de fecha y Observación, especificando la fecha en que fue encontrado el objeto y las observaciones correspondientes. 3. Presione el botón Guardar 

Para Consultar los Objetos Registrados a Una Habitación

A. Indique el número de la habitación en la que estuvo registrado el huésped y presione la tecla tabulador. Seguido a esto el sistema mostrará frente al campo habitación la lista de todos los folios registrados para dicha habitación. Si conoce el número del folio puede digitarlo directamente en el campo Folio. Si desea buscar por nombre, ubíquese en el campo Folio y presione el botón Ayuda. B. Seleccione la pestaña o tab Objetos Olvidados

Para Registrar la entrega de un Objeto Olvidado

Consulte el manual del módulo Recepción de Zeus Hoteles Sistema de Administración Hotelera

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2.17 . QUEJAS DE HUÉSPEDES Parte del buen servicio que se le da al huésped depende en gran medida del conocimiento que se posea de sus opiniones y la impresión que sobre el hotel y sus servicios tenga. Las quejas que presentan los huéspedes es uno de los frentes que deben atacar y que el sistema permite registrar para mejor y mayor control. 3 2 1 3 2 1 a 1 a 1

1 3 2 1 a 1 a 1

B 2 I 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

a

III

A 1 3 2 1 Ca b3 1 1a I 31 I 2 1 IV a 1 a 1

Figura 25 Registro de Quejas de Huéspedes

Las quejas se registran de forma individual por cada huésped del hotel, para lo que el sistema ofrece la posibilidad de indicar específicamente quien la realizo. Para Localizar la persona a quien registrará la queja

Indicando la habitación 1. Indique el número de la habitación 2. Seleccione el registro correspondiente 3. Elija el huésped que reporta la queja Sistema de Administración Hotelera

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Indicando el folio Ubíquese en el campo Folio y indique el número de folio o utilice el botón ayuda para buscar el folio por el nombre del huésped. Una vez ubicado el folio, seleccione el huésped que reporta la queja. Una vez localizado el huésped puede realizar las siguientes operaciones Para registrar una Queja

A. Presione el botón Agregar  B. Indique el código de la queja y las observaciones pertinentes C. Presione el Botón Guardar 

Para modificar o dar solución a una queja registrada

I.

Haga clic en la cuadrícula al registro que desea modificar

II.

Presione el botón Modificar 

III.

Realice los cambios deseados

IV.

Presione el Botón Guardar 

Mediante este proceso de modificación puede registrar la solución dada al huésped una vez se haya dado. Los pasos I y II equivalen a dar doble clic al registro que desea modificar

Para eliminar una queja registrada Sistema de Administración Hotelera

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a) Haga clic en la cuadrícula al registro que desea modificar b) Presione el botón Modificar  c) Confirme el borrado respondiendo si a la pregunta que realiza el sistema.

En el menú Consultas e Informes encontrará la opción para listar las quejas registradas

3 . MENÚ LISTADOS Consta de una serie de opciones que permiten consultar, entre otros, el estado de las habitaciones, los rendimientos de las camareras y el estado de sus labores.

3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN Muestra un listado que detalla una a una las habitaciones, la hora de inicio y finalización del aseo así como el reporte de ocupación.

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Figura 26 Informe de Ejecución de la Programación de las Camareras

Para emitir el listado

1. Indique el rango de fechas. 2. Presione el botón Imprimir . 3. Seleccione la forma de salida.

 Apariencia del reporte

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En este reporte se aprecia cuales fueron las habitaciones atendidas por la camarera, los tiempos utilizados o reportados para sus tareas y la cantidad de adultos y niños reportados por ella.

3.2 . MOVIMIENTOS POR CAMARERA Muestra un listado con la información de las habitaciones que una camarera específica atendió en un rango de fechas.

Figura 27 Movimientos por Camarera

Para emitir el listado

1. Seleccione la camarera. En caso de no indicarla se mostrarán todas. 2. Indique el rango de fechas 3. Presione el botón Imprimir . 4. Seleccione la forma de salida.

 Apariencia del reporte

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3.3 . RENDIMIENTO El listado desplegado por esta opción detalla día a día, dentro del rango de fechas indicado, un análisis del rendimiento por cada camarera.

Figura 28 Estadísticas de Rendimiento por Camarera

Para emitir el listado

1. Indique el rango de fechas. 2. Presione el botón imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.

 Apariencia del reporte

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3.4 . HABITACIONES SIN HACER Muestra un informe con las habitaciones que no se les reportó la limpieza en el sistema para la fecha indicada.

Figura 29 Habitaciones sin Hacer

1. Indique la fecha 2. Presione el botón Imprimir  3. Seleccione la forma de salida

 Apariencia del reporte

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3.5 . Habitaciones Según Estado Muestra un informe con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, correspondientes a la combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.

Figura 30 Habitaciones Según Estado

En la figura están seleccionadas dos opciones, según las cuales el informe mostrará el informe con las habitaciones Sucias/Desocupadas. Para imprimir el reporte

1. Indique la fecha 2. Presione el botón Imprimir  3. Seleccione la forma de salida

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 Apariencia del reporte

# Hab: Número habitación  TP: tipo de habitación Ad: Adultos registrados Ni: Niños registrados

de Adi: Adicionales registrados All: Estados según Ama de Llave Rc: Estados según Recepción Cl: Clave de ocupación (ocupada/ desocupada)

El formato resumido del informe permite observar las habitaciones bajo otra óptica. Para este caso se muestran todas las habitaciones sin excepción Apariencia del Reporte

Estado de Habitació

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Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS Front Número de Adultos, Niños,

Habitación Check-in Hoy Habitación Check-out Hoy

3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES Recordemos que ZEUS brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves

Figura 31 Informe de Discrepancias de Recepción vs Ama de Llaves

Las discrepancias pueden ser generadas de diferentes formas, detallemos en detalle las opciones: •

•

Evaluar con Adultos-Niños: Esta opción muestra aquellas habitaciones cuya cantidad de adultos y niños registrados no concuerda con los reportados por la camarera. Evaluar con Clave-Ocupación: En este caso el sistema muestra las habitaciones cuyo estado de ocupación (ocupada/desocupada) no concuerda con el estado reportado por la camarera.

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Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS Front •

Evaluar con Ambas: Incluye los dos casos anteriores en el informe.

Para mostrar el informe presione el botón Ejecutar. Para imprimir el informe presione el botón Imprimir.

3.7 . DAÑOS REPORTADOS POR CAMARERAS Muestra un informe con los daños que han sido reportados por las camareras y que fueron debidamente registrados

Figura 32 Informe de Daños Reportados por Camareras

Para imprimir el reporte presione el botón Imprimir.

3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA Permite consultar los huéspedes especiales registrados en el hotel. Estos huéspedes especiales se les reconocen por el tipo asignado. Además de los especiales puede consultar los huéspedes en general

Figura 33 Informes de VIP, Grupos, Socios en Casa

Para mostrar el listado Sistema de Administración Hotelera

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1. Seleccione el tipo de huésped que desea listar. 2. Presione el botón imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.  Apariencia del reporte

3.9 . ELEMENTOS SEGÚN ESTADO Emite informes sobre los elementos y sus estados. La ventana despliega varias opciones que le permiten ver los elementos desde diferentes puntos de vista.

Figura 34 Informe de Elementos Según Estados

En la ventana podrá filtrar un folio o un elemento específico si lo requiere. Especificar un rango de fechas y uno de los tres estados disponibles. Para imprimir el reporte Sistema de Administración Hotelera

Módulo AMA DE LLAVES – ZEUS Front

1. Indique los datos 2. Presione el botón Imprimir  3. Seleccione la forma de salida

 Apariencia del reporte

3.10 . CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS Esta opción brinda dos funcionalidades, consultar los objetos olvidados, y entregarlos.

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2

Módulo AMA DE LLAVES 1 – ZEUS Front

B 2 1 3 2 1 a 1 a 1

A 1 3 2 1 a 1 a 1

3 2 1 a 1 a 1

1 3 2 1 a 1 a 1

C 3 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 35 Consulta y Entrega de Objetos Olvidados

Para consultar

Puede consultar haciendo un filtro por identificación o mostrando todos los registros disponibles. 1. Indique la identificación si desea aplicar un filtro 2. Presione el botón

Para Entregar un Elemento

A. Presione doble clic en la cuadricula sobre el huésped a quien realizará la entrega B. Indique los datos de quien entrego, el medio y la fecha de entrega. C. Presione el botón Guardar 

Para Imprimir un Informe de Elementos

Al presionar el botón imprimir se despliega la siguiente ventana.

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Figura 36 Reporte de Elementos

En esta ventana debe indicar los datos solicitados entre los cuales están el filtro por identificación del huésped y el estado de los elementos. Dentro del rango de fechas seleccionado el sistema emitirá un informe.

3.11 . QUEJAS DE HUÉSPEDES Brinda las opciones para realizar informes de las quejas reportadas por los huéspedes, en rango de fechas y diferentes filtros.

Figura 37 Informe de las Quejas Reportadas por los Clientes

Después de indicar el rango de fechas, puede decidir si desea mostrar todos los códigos de quejas o un código en particular, en cuyo caso debe quitar la selección a la casilla Sistema de Administración Hotelera

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Todas las Quejas e indicar el código de la queja que desea

filtrar. De la misma forma aplica el filtro para los clientes, en caso que desee mostrar todos los clientes o un cliente particular. Finalmente podrá indica si desea filtrar las quejas con, sin solución o Ambas (sin importar la solución). Presione el botón Imprimir para mostrar el informe.

3.12 . CHECK-IN EN HABITACIONES SUCIAS Muestra un informe de las habitaciones que se registraron en el sistema estando reportadas como sucias. Al momento de registrar el sistema emite un mensaje indicando esta inconsistencia, la cual el usuario puede omitir y continuar el registro del huésped en la habitación.

Figura 38 Check-in En Habitaciones Sucias

Seleccione la fecha y presione el botón Imprimir  para mostrar el informe.

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Tabla de Contenido 1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES .............................................................................. ......... 3 2 . MENÚ AMA DE LLAVES..................................................................................................... 4

2.1 . Pinter Setup...................................................................................................................... 4 2.2 . La barra de herramientas estándar de ZEUS................................................................ 5 2.3 . CAMARERAS.................................................................................................................. 5 2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES............................................................ 7 2.5 . PROGRAMACIÓN DIARIA/ POR ESQUEMA......................................................... 12 2.6 . CICLOS.......................................................................................................................... 17 2.7 . TIPOS DE ASEO........................................................................................................... 18 2.8 . PROGRAMACIÓN DIARIA/ POR ESTADO ACTUAL........................................... 20 2.9 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN/ A TRAVÉS DEL PLANO......25 2.10 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN/ MASIVO............................... 33 2.11 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABITACIONES.............................................. 34 2.12 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO............................................................ 35 2.13 . CARGOS A FOLIOS................................................................................................... 36 2.14 . PRESTAMO DE ELEMENTOS................................................................................. 36 2.15 . DEVOLUCION DE ELEMENTOS............................................................................ 38 2.16 . REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS................................................................ 39 2.17 . QUEJAS DE HUÉSPEDES......................................................................................... 41 3 . MENÚ LISTADOS......................................................................................................... ...... 43

3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN............................................................................... 43 3.2 . MOVIMIENTOS POR CAMARERA.......................................................................... 45 3.3 . RENDIMIENTO............................................................................................................ 46 3.4 . HABITACIONES SIN HACER.................................................................................... 47 3.5 . Habitaciones Según Estado............................................................................................ 48 3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES......................................... 50