Manual 0661

 

 

MANUAL DE FORMAÇÃO

0661  – Circuito documental na organização 

Tipologia: 1.08  – Formação Modular para Empregados e Desempregados Projeto: POISE-01-35 POISE-01-3524-FSE-0005 24-FSE-000534 34 Local de Formação: Rua Principal n.º 6, 5340- 410 Santa Combinha  Formador(a): Catarina Nascimento   ABRIL de 2018

 

Índice Índice   Noção de Circuito Documental ....................................................................................... 3  Tipologia da documentação interna e externa ................................................................ 4  Correspondência Recebida ......................................................................................... 4  Tratamento da correspondência ..................................................................................... 5  Correspondência Recebida ......................................................................................... 5  Registo da Correspondência Recebida ....................................................................... 6  Circuito da Correspondência Recebida ....................................................................... 6  Correspondência Expedida ......................................................................................... 6  Registo da Correspondência Expedida ....................................................................... 6  Circuito da Correspondência Expedida ....................................................................... 7  Norma Portuguesa 7 ................................................................................................... 7  Correspondência Interna ................................................................................................ 7  Correio Eletrónico ........................................................................................................... 8  Vantagens do Correio Eletrónico ................................................................................. 8   Desvantagens Desvantagen s do doCorreio Correio Eletrónico ............................................................................ 8  1. 

2 

 

Noção de Circuito Documental Documental   É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno.

Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as diferentes relações mantidas pela empresa. Destacamos os seguintes: seguintes: 

  Clientes



  Fornecedores



  Bancos 



  Entidades Oficias Autoridade Tributária o  Segurança Social o  o  Outros



Diferentes tipos de Documentos   

  Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas Guias contabilístico de Remessa s relacionados o  Faturas o  Notas de Crédito o  Notas de Débito o  Recibos o  (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)   Documentos comerciais Catálogos o  Orçamentos o  Pedidos de orçamento. o 



(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)   Documentos bancários Extratos de Conta o  Notas de despesas o  Notas de transferência o    Documentos de entidades oficias o  Notificações o  Ofícios





3 

 

Tipologia da documentação interna e externa Correspondência Recebida  Recebida 

Utilização de equipamento Fotocopiadora

Máquina de encadernar

Scanner

Fax

4 

 

Máquina de destruir papel

Tratamento da correspo correspondência ndência   Correspondência Recebida  Recebida  É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada e registada é entregue ao departamento a que se destina.

Verificação Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo m esmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária necess ária da não necessária.

5 

 

Necessária  A corres correspondênc pondência ia deste grupo pode dividir-se em três grupos: grupos : Dirigida Dirigid a a alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa.

 A informação informa ção dirigida para alguém em particular deve ser entregue entregu e ao destinatário destinatár io referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização.

A correspondência dirigida dirigi da à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado

um registo.

Recebida   Registo da Correspondência Recebida  Consiste no registo de toda a correspondência correspondênc ia que entra na empresa, em livro próprio ou

equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) c arimbo) no próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado.

Circuito da Correspondência Recebida  Recebida     Abertura da correspondência



  Registo da entrada da correspondência: correspond ência: Número da entrada o  Data o  Remente o  Secção onde será enviada o  Assunto resumido o    Distribuição Distribuição interna da correspondência correspondência pelas secções





  Arquivo da correspondência correspondê ncia recebida depois do assunto tratado



Correspondência Expedida  Expedida  É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e assinada e depois de registada é expedida.

Registo da Correspondência Expedida  Expedida   Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o 6 

 

exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário destinatário::   Referência



  Tipo de documento expedido



  Data da expedição



  Nome e morada do destinatário destinatár io



Expedida   Circuito da Correspondência Expedida    Elaboração da correspondência



  Assinatura



  Registo da saída



7  Norma Portuguesa 7 

Correspondência ia Interna Interna   Correspondênc É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.

7 

 

Correio Eletrónico Eletrónico   É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação em formato f ormato digital.

Eletrónico   Vantagens do Correio Eletrónico   É barato; 



  Rápido, mensagens enviadas em segundos;



  Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;



  Múltiplos destinatários destinat ários simultaneamente simultaneament e



Desvantagens do Correio Eletrónico Eletrónico     Falta de privacidade;



  Possíveis casos de fraude;



  Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;



  Riscos de segurançainformática.



expedido   Tratamento do correio expedido

Seleção  A seleção do correio expedido, consiste na fase em que se procede a escolha do correio mais importante para ser enviado, esta escolha respeita muitas das vezes a posição das empresas em questão, dependendo também dos assuntos que se trata.

Envelopar  A dobragem do correio deve ser feita, no sentido de garantir a confidencialidade confidencialidade do mesmo, ou seja, no sentido de só permitir ao respetivo destinatário saber do conteúdo do correio. Algumas das regras para dobragem do correio são:

Expedição  A pesagem do correio expedido, expedido, consiste na pesagem do correio a enviar, sendo esta fase muito importante, porque dependendo do peso do correio, o valor apagar pela empresa responsável altera-se. Contudo, posteriormente depois de se efetuar a pesagem do correio, então concluímos com o envio, que consiste na fase na qual, o correio sai da empresa em direção ao destinatário previamente definido.

8 

 

Verificação   A verificação do correio expedido é a fase na qual, devem ser realizadas determinadas tarefas, de modo a que o correio ao sair da empresa, dirija-se ao local correto de entrega.  Algumas dessas dessas regras importantes importantes são:

Registo  Diariamente, as empresas enviam muito correio, por isso é que há a necessidade de registar todo o correio enviado. Normalmente, o registo, é feito em livro próprio antes de se proceder ao envio, referindo, também, que antes de a empresa enviar o correio, esta tira cópias da correspondência a enviar, depois de serem e carimbadas, colocadas a data e o número de saída.

9