Manual 0661

Manual 0661 - Circuito documental na organização

Técnico/a Administrativo/a

Índice Noção de Circuito Documental ..................................................................................................... 3 Tratamento da correspondência................................................................................................... 4 Correspondência Recebida ....................................................................................................... 4 Registo da Correspondência Recebida ...................................................................................... 5 Circuito da Correspondência Recebida ..................................................................................... 5 Correspondência Expedida........................................................................................................ 5 Registo da Correspondência Expedida ...................................................................................... 5 Circuito da Correspondência Expedida ..................................................................................... 6 Norma Portuguesa 7 ................................................................................................................. 6 Correspondência Interna .............................................................................................................. 6 Correio Eletrónico ......................................................................................................................... 6 Vantagens do Correio Eletrónico .............................................................................................. 7 Desvantagens do Correio Eletrónico ......................................................................................... 7

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Noção de Circuito Documental É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno. Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as diferentes relações mantidas pela empresa. Destacamos os seguintes:    

Clientes Fornecedores Bancos Entidades Oficias o Autoridade Tributária o Segurança Social o Outros

Diferentes tipos de Documentos 

Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas o Guias de Remessa o Faturas o Notas de Crédito o Notas de Débito o Recibos (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

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Documentos comerciais o Catálogos o Orçamentos o Pedidos de orçamento. (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)





Documentos bancários o Extratos de Conta o Notas de despesas o Notas de transferência Documentos de entidades oficias o Notificações o Ofícios

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Tratamento da correspondência Correspondência Recebida É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada e registada é entregue ao departamento a que se destina.

Verificação

Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.

Necessária

A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa.

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A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização. A correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado um registo.

Registo da Correspondência Recebida Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado.

Circuito da Correspondência Recebida  

 

Abertura da correspondência Registo da entrada da correspondência: o Número da entrada o Data o Remente o Secção onde será enviada o Assunto resumido Distribuição interna da correspondência pelas secções Arquivo da correspondência recebida depois do assunto tratado

Correspondência Expedida É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e assinada e depois de registada é expedida.

Registo da Correspondência Expedida Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário:    

Referência Tipo de documento expedido Data da expedição Nome e morada do destinatário 5



Assunto resumido.

Circuito da Correspondência Expedida   

Elaboração da correspondência Assinatura Registo da saída

Norma Portuguesa 7

Correspondência Interna É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.

Correio Eletrónico É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação em formato digital.

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Vantagens do Correio Eletrónico    

É Barato; Rápido, mensagens enviadas em segundos; Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido; Múltiplos destinatários simultaneamente

Desvantagens do Correio Eletrónico    

Falta de Privacidade; Possíveis casos de fraude; Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio; Riscos de segurança informática.

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