Manejo De Agenda Y Control De Citas: Conceptos relacionados con agendas

MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS Conceptos relacionados con agendas La palabra agenda  es originalmente una palabra plural, un término latino para denotar las acciones a ser acometidas. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de estos referidos originalmente como agendum. Hoy día, sin embargo, es común referirse a la lista en su totalidad como la agenda para la reun reunión. ión. Esta palabra es tratada como singular y tiene su plural en agendas. igni!ca hacer cosas o tener cosas planeadas para hacerlas.

Contenido y formato de la agenda En reuniones de negocio y de muchas instituciones públicas y privadas, la agenda de la reunión se conoce también como orden del día. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la misma, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutir"n y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. En el procedimiento parlamentario, el orden del día no es vinculante para la asamblea a menos que sus propias reglas así lo e#i$an, o haya sido adoptado como el programa de la reunión por mayoría de votos al inicio de la sesión. %e lo contrario, es simplemente una orientación para el presidente de la asamblea. i un orden del día es obligatorio para una asamblea, y aparece una hora especí!ca en la convocatoria de la reunión, ese elemento no puede ser iniciado antes de esa hora, y se debe empe&ar cuando llegue ese momento, incluso si otro asunto se encuentra pendiente de !nali&ar. i se desea hacer otra cosa, las reglas pueden ser suspendidas con ese propósito. En reuniones de tipo científco o académico, se pre!ere el uso de la palabra pal abra programa. 'eneralmente la agenda u orden del día tiene como encabe&ado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, y le siguen una serie de puntos que conforman el contenido de la reunión.

Agenda de trabajo Organizar Organi zar, pla planif nifcar car y ges gestio tionar nar la age agenda nda de tra trabaj bajo o son tar tareas eas que cualquier profesional del secretariado deber" dominar, para ello, es necesario tener ten er una unas s bue buenas nas dot dotes es or organi gani&at &ativa ivas s y de sent sentido ido común, anotar toda la información que afecte al traba$o, incluso aquella que pueda inicialmente no

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parecer importante( datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, plani!caciones, etc. )ero anotar toda la inormación como si de un diario se tratase no ser" su!ciente, es necesario anotarla de forma e!ca&, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes conse$os( *sar distintas agendas de traba$o clasi!cadas por según qué asuntos guardar( agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas +en papel. La información que se anote deber" ser clara, concisa y breve. *na recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como( -ué se anota/ -)or qué se anota/ -uién lo solicita/ -0u"ndo se anota y vence/, etc. La información deber" poderse locali&ar de forma r"pida, para ello, es conveniente fechar las notas o codi!carlas. 1o es recomendable usar la agenda física para anotar información con!dencial, pero de hacerse, la agenda de traba$o deber" guardarse siempre ba$o llave y con las medidas de seguridad oportunas.

Qué información debe contener: *na agenda de traba$o deber" contener información útil. 2lguna de la información que deber" contener es( • •

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%atos de los contactos( direcciones, teléfonos, e3mails, etc. *n calendario que contenga el a4o anterior, el actual y el posterior donde poder plani!car. *n plani!cador que permitir" gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo. *n dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de traba$o. i la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identi!car me$or las secciones y pode locali&ar así la información m"s r"pidamente.

Importancia de llevar una agenda Prepara y clarica tus objetivos : 0uidadosamente reconsidera tus ob$etivos antes de una reunión importante, prestando precisa atención en cu"les son tus metas y que preguntas necesitas decir.

Se siempre puntual : Ha&lo una prioridad el estar a tiempo y busca convertirlo en una reputación. )ocas cosas van a hablar me$or de ti y de tu profesionalismo que tu mane$o del tiempo. Se realista: El tiempo es el factor ultimante así que hacer una suposición surrealista de un evento puede desestructurar la agenda de todo un día. 2prende a agendar de manera realista no idealista. Manda conrmaciones: *n cronograma que incluye reuniones con otras personas puede desestabili&ar tu agenda un poco. *n buen paso para reestabili&ar el control es mandar un e3mail para recon!rmar tu reunión con la gente involucrada. 5ambién te ayudara a reprogramar en caso de cancelaciones. Considera los tiempos entre actividades : En un papel, en un )%2 o en la computadora un cronograma puede lucir lindo y e!ciente. La realidad es diferente. 6as a tener que calcular el tiempo de traslado para reuniones fuera de la o!cina o puede que se encuentre con la persona indicada el día equivocado y trates de resolver los asuntos entonces. Toma las riendas: 1o importa con quien tengas una reunión hace tu parte de mantener un per!l profesional a través de un cronograma efectivo. En otras palabras no seas el que inicia una de esas conversaciones banales que desperdician tu tiempo. Compártelo:

Tipos de agendas )ublicado en octubre 78, 9:87 por admin

 Agenda de papel : ;epresenta la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. 0omo principal venta$a podemos destacar que resulta f"cil y r"pida de utili&ar y adem"s, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. )ero presenta también presenta inconvenientes( se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de e#plotar, no dispone de medidas de protección frente a la con!dencialidad de los datos que porta, etc.

Agenda tradicional de papel: 8.

2genda electrónica( La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las denominadas )%2s, ya e#plicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional. 9.