Manajemen Risiko PT KAI

Pedoman untuk Praktik Penilaian Risiko dan Usulan Mitigasi

Perusahaan/Lembaga

: PT KAI (PERSERO)

Bidang Fungsi

: Manajemen risiko bidang strategi (bisnis)

Penjelasan bidang/fungsi

: PT KAI (PERSERO) merupakan penyedia jasa transportasi perkeretaapian yang mana pada pembahasan kali ini akan dibahas mengenai manajemen risiko terkait bidang strategi (bisnis) . PT KAI melakukan transformasi strategi besar untuk memberikan pelayanan terbaik dan untuk hal itu terdapat risiko yang dihadapi oleh PT KAI. Risiko yang terkait dengan strategi perusahaan termasuk didalamnya adalah risiko politik,dan ekonomi nasional, regulasi, kondisi pasar global, reputasi/nama baik perusahaan dan perubahan pelaku pelanggan.

PT Kereta Api Indonesia (KAI) PT KAI merupakan penyedia jasa transprtasi perkeretaapian yang terus berkomitmen memberikan upaya dan hasil terbaik bagi para stakeholder dan pelanggannya. Tujuan dari PT KAI adalah untuk melaksanakan dan mendukung kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional, khususnya di bidang transportasi, dengan menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk dapat melakukan ekspansi baik di pasar domestik maupun internasional di bidang perkeretaapian. Usaha tersebut meliputi usaha pengangkutan orang dan barang dengan kereta api, kegiatan perawatan dan pengusahaan prasarana perkeretaapian, pengusahaan bisnis properti secara profesional, serta pengusahaan bisnis penunjang prasarana dan sarana kereta api secara efektif untuk kemanfaatan umum. PT KAI memiliki enam anak perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor usaha untuk mendukung bisnis perusahaan induk dan bergerak pada bidang selain dari angkutan penumpang dan angkutan barang yaitu PT. KAI Commuter Jabodetabek, PT. KAI Pariwisata, penyewaan kereta Wisata, PT. Reska Multi Usaha, PT. KAI Logistik, PT. Railink, PT. KAI Property Management. PT KAI melakukan perombakan besar terhadap sistem pelayanan dan strateginya semenjak berganti kepemimpinan ignasius jonan. Ignasius jonan membawa perubahan besar dalam sejarah KAI dan selama lima tahun terakhir ini perubahan yang dilakukan menunjukan bahwa adanya peningkatan kinerja yang signifikan baik terkait indikator kinerja keuangan maupun operasional. Hal tersebut sejalan dengan implementasi strategi dan program transformasi yang terus digulirkan untuk mencapai tujuan KAI “Menjadi Solusi Transportasi Terbaik di Indonesia”. Namun, seiring dengan kesuksesan yang dihadapi KAI, tentunya banyak risiko yang dihadapi

khususnya terkait dengan bidang strategi (bisnis)nya dan diperlukan penilaian terkait manajemen risiko agar dapat mengidentifikasi peluang-peluang yang potensial dan pengaruh-pengaruh yang merugikan. Penjelasan terkait penilaian risiko pada PT KAI adalah sebagai berikut:

I

Identifikasi Risiko a Data risiko-risiko yang terjadi di masa lalu (2-4 tahun) Tahun 2013

Trend Tahun 2014

N o

Tahun 2015

Jenis Fakta Risiko

Fakta Keterangan

Frek

Nilai Kerugia

Terjadi

n Rpjt

Nilai Frek

Keru g

Nilai Frek

Rpjt 1.

Kejadian

Kegagalan

- Risiko

kegiatan

pendanaan

penataan

kurang.

stasiun

- Kurangnya

High

Mediu m

Keru g Rpjt

Low

-

kesadaran masyarakat pengguna layanan 2.

Kegagalan

/ jasa

kereta

api - Risiko

High

penerapan e-

ketidaksiapan

ticketing

masyaraat untuk

commuter

menggunkan e-

line

ticketing.

Mediu

Mediu

m

m

Low

Low

-

- Risiko sistem eticketing 3.

Kegagalan

yang

belum memadai. - risiko kegiatan High

pemasaran

promosi

atau promosi

belum dilakukan

produk jasa

secara intensif.

angkutan kelas komersial

yang

-

4.

Kegagalan

- risiko

Mediu

Mediu

Mediu

Dalam hal

m

ini volume

persainagn

pada segmen

angkutn barang

angkutan

angkutan

terutama

barang

dan

pengolahan aset usaha

non

Jawa

di sangat

ketat.

m

-

peningkatan

barang

m

-

mengalam i fluktuasi,

- kurangnya

untuk

investasi

tahun

pengembagan di

2013

luar Pulau Jawa.

berjumlah

- Aset non-Usaha

24,7 jt ton,

belum

2014

dikembangkan.

berjumlah 30,7 jt ton dan 2015 mengalam i penurunan menjadi

5.

Kegagalan

- Risiko

High

pemanfaatan

pengembangan

IT

TI

untuk

membutuhkan

i

dana besar.

perencanaan dan operasi

- TI

Mediu

m

m

yang

memperbaik proses

Mediu

29,7 jt ton. -

gagal

menenrjemahka n proses bisnis

6.

Kegagalan

dengan baik. - pembangunan

Mediu

-

High

-

High

-

Investasi

pencapaian

parsial

jalur m

mengalam

target

ganda

tidak

i

pembangun

tepat waktu

rel

kereta

fluktuasi ,

- Pembangunan

dimana

api,

sarana

dan

tahun

pemeliharaa

prasarana yang

2013

n dan sarana

kurang optimal

jumlah

prasarana

investasi adalam 5

triliun

,

kemudian tahun 2014 menurun drastis menjadi 1,7 triliun dan 2015 jumlah investasi sebesar 2,5 triliun.

b Mengidentifikasi Potensi Risiko 2015-2016

Ref No 1.

Potensi Risiko

Keterangan

No.

Trend

Penjelasan Trend

Potensi

Fakta Kegagalan pemanfaatan Penerapan IT 6 Meningkat

Semakin

IT untuk memperbaiki yang

teknologi yang digunakan maka risiko

gagal

bekembangnya

tingkat

proses perencanaan dan dapat

tingkat keamannnya pun semakin

operasi

berdampak

beresiko

jangka

informasinya harus selalu up to date.

panjang karena

hal

tersebut merupakan salah

satu

penunjang utama

agar

operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif

dan

jugateknologi

2

dan efisien. Kegagalan peningkatan Kegagalan ini 5

Trend segmen Aset non usaha menurun dikarenakan

pada segmen angkutan terjadi

angkutan

pekerjaan ditahun 2015 merupakan

baran dan pengolahan dikarenakan

barang

lanjutan dari tahun 2014 sedangkan

aset non usaha

persaingan

ditahun 2015 pekerjaan

pasar

menurun

terealisasi karena ada kebijakan dari

khususnya

sebesar

PT KAI dengan dicabutnya surat

terkait

0,89%

dan direksi no. PL.102/X/130/KA-2013

angkutan

untuk

aset tentang instruksi pengadaan dimana

barang

non

usaha kebijakan

semakin ketat

laba

bersih kelangsungan

dilihat

menurun 90% mendatang dimana beban hutang dan

dari

banyaknya

dari

alternatif

menjadi 2,63

lain,harga

M

yang

lebih

rendah kemudahan aksesnya

dan

25

ditahun

ini

2015

berdampak usaha

M bunga masih harus dilunasi

tidak

pada ditahun

seperti

jalur

darat. - kegagal an mengeol aaset non usaha 3

men pencapaian -Kurangnya

Kegagalan target

pembangun

kereta

api

pemeliharaan

rel dana investasi dan -

kuranng

7

- Banyaknya Potensi risiko ini dapat dikatakan program

cukup

besar

pengembanga pembangunan

rel

dikarenakan kereta

api

maksimalnya

n

maintenance

dilakukan PT besar

rel yang sudah

KAI .

ada

- Dilihat dari yang akan dilakukai PT KAI juga

-

pencapaian

Pengembanga

tahun

2015, ada belum tentu akan menyentuh

n

target

semua program pengembangan yang

sarana

yang membutuhkan dana investasi yang sementara

program

pengembangan sarana dan prasarana besar. Sehingga dana investasi yang

transportasi

investasi

kereta

api

diluar

jawa

akan dilakukan.

masih kurang sebesar 29%.

menjadi

-

Ditahun

terhambat

2014 terdapat kejadian sebanyak

2

kali rel kereta api mengalami 4

Kegagalan penerapan e- Kegagalan ini 2 ticketing commuter line

kerusakan. Medium

Hal

ini

dikarenakan

masih

ada

akan

penjualan tiket melalu locket tampat

menghambat

menggunakan

akses

sehingga sistem e-ticketing tersebut

konsumen

belum memadai.

untuk bertranskasi dan

menyita

sistem

elektronik,

waktu

II

Pengukuran Risiko

Penanggungjawab (●) dan No

Potensi Risiko

Keterangan

yang terlibat (○)

Risk Measurement Bag...

1.

- Risiko pengembangan

Kegagalan pemanfaatan

IT

TI

yang

untuk memperbaiki

membutuhkan

dana

proses perencanaan

besar.

dan operasi

- TI

gagal

menenrjemahkan proses bisnis dengan

a. sistem sering error Manajer

Bag.

Teknologi

atau tidak berjalan informasi dan prasarana dengan efektif b. Tidak dapat Manajer menjadi

bag.

Teknologi

problem informasi dan operasional.

solver yang baik.

baik. 2

- risiko

Kegagalan peningkatan segmen

pada

a. Berkurangnya volume

persainagn

angkutan

angkutn barang

baran

dan

terutama di Jawa

pengolahan

aset

sangat ketat.

operasional

dan

angkutan komersial.

barang b. banyaknya pesaing Manajer bag. Komersial transportasi

jasa

angkutan barang c. banyaknya aset Manajer pengelolaan prasarana,

- kurangnya

non usaha

Manajer

investasi

seperti tanah yang dan aset/bangunan.

pengembagan di luar Pulau Jawa. - Aset non-Usaha

masih bersengketa dan tidak terkelola dengan baik

belum 3

dikembangkan. - pembangunan

Kegagalan pencapaian

target

pembangun

rel

kereta

api,

pemeliharaan

dan

parsial

jalur

a. terlambatnya

Manajer bag. Infrastruktur dan

penyelesaian

opersional

ganda tidak tepat

pembangunan

waktu.

kereta api akibat adanya

rel

- Pembangunan

sarana prasarana

sarana prasarana

keterlambatan

dan

pengadaan

yang

material rel b. keterlambatan

kurang optimal

Manajer bag. Infrastruktur dan

dimulainya

Operasional

pelaksaan pembanggunan karena

belum

dipeolehnya

ijin

pembangunan c. pembangunan

Manajer

sarana

bag.

Sarana

dan

dan prasranan.

prasarana

yang

kurang optimal 4

- Risiko

Kegagalan penerapan

e-

a. Banyak jumlah Manajer

ketidaksiapan

penumpang

ticketing commuter

masyaraat untuk

yang

line.

menggunkan e-

melakukan

masih

pembayaran

bag.

termasuk pemasaran.

Komersial

ticketing.

lewat loket. b. Jumlah

- Risiko sistem eticketing

sosialisasi

yang

ticketing

belum memadai.

Manajer

bagian

SDM

dan

e- komersial yang

masih kurang. c. jumlah

server Manajer bag. IT

e-ticketing

III

No

Target Risiko yang Ditolerir

Potensi Risiko

Risk Measurement

PIC (●) Bag...

1.

Kegagalan pemanfaatan

a. sistem sering error Manajer IT

untuk memperbaiki proses perencanaan

atau tidak berjalan Teknologi dengan efektif

informasi prasarana

Target Risk 2015

2016

Bag. Memperbaiki dan Sistem TI dapat melakukan dan transformasi perusahaan

dimanfaatkan TI dengan baik dan dapat

berjalan

dan operasi

sehingga hampir semua

proses

bisnis dilakukan dengan

berbasis

sistem informasi. selain itu

juga

mengedepankan aspek keamanan baik terkait aspek kerahasiaan (confidentality), keutuhan (integrity), dan ketersediaan (availability). Kehandalan sistem

dan

secara efektif.

prosedur TI

yang

dijalankan secara berkala di-assess mengacu pada ISO

27001

:

2013. b. Tidak menjadi

dapat Manajer problem Teknologi

solver yang baik.

informasi operasional.

bag. Melakukan

Pelanggan dapat

inovasi teknologi menikmati dan informasi dengan semua melakukan,

kemudahan yang

antara

lain ditawarkan oleh

melalui integrasi sistem layanan TI dengan

fokus

utama meningkatkan kualitas

layanan

layanan

PT KAI

menjadi lebih baik dengan implementasi Mesin

Cetak

Tiket

Mandiri,

Aplikasi KAI Access,

E-

Parking, dan E2.

Kegagalan peningkatan segmen

a. Berkurangnya pada

volume

angkutan

barang

baran

dan

pengolahan

aset

Manajer

angkutan operasional komersial

Gate. KAI

berupaya Angkutan barang

dan meningkatkan

dapat

memberi

kapasitas

kontribusi besar

angkutan barang

terkait

struktur

pendapatan

non usaha

dengan mengoptimalkan sarana

volume

amgkutan b. banyaknya pesaing Manajer

bag. memperbesar

barang. Jasa layananan

transportasi

jasa Komersial

pangsa angkutan kereta

angkutan barang

barang

menjadi

api solusi

transportasi terbaik c. banyaknya

aset Manajer

Meningkatkan

seperti tanah yang pengelolaan masih bersengketa prasarana,

penguasaan

di

Indonesia Permasalahan

aset sengketa

tanah

dan melalui program dpat diminimlisir

dan tidak terkelola aset/bangunan.

setifikasi

tanah dan aset tanah

dengan baik

dan penyelesaian perusahaan yang kasus-kasus besar permasalahanny terkait

a

telah

kepemilikan aset diselesaikan, tanah perusahaan

dapat

di

manfaatkan untuk pengembangan KA dalam hal penambahan

3

Kegagalan

a. terlambatnya

pencapaian

target

pembangun

rel

Manajer

penyelesaian

jalur KA. Pembangunan

bag. Melakukan

Infrastruktur dan percepatan

pembangunan

rel opersional akibat

pembangunan

sesuai

target

kereta

api,

kereta

pemeliharaan

dan

adanya

semua

hal-hal mempertimbang

keterlambatan

yang

terkait kan

pengadaan material

dengan

kualitas,

rel

pembangunan

kuantitas,

sarana prasarana

api

dapat dilakukan

dan memastikan dengan

sudah

dan

siap waktu. selain itu

sehingga

tidak pembangunan rel

terjadi kendala.

kereta api diluar jawa dapat cepat

b. keterlambatan

Manajer

bag. KAI

terealisasi melakukan masalah

dimulainya

Infrastruktur dan percepatan

perijinan

pelaksaan

Operasional

pengurusan

pengurusan

dan

pembanggunan

perijinan/approva pembangunan

karena

l (bidang

sudah terealisasi

usaha/dokumen

sepenuhnya dan

dipeolehnya

belum ijin

pembangunan

teknis),

dan dapat dilakukan

koordinasi

pembangunan

dengan instansi regulator, pemenuhan prasyarat perijinan, pencantuman pasal-pasal yang c. pembangunan sarana yang optimal

Manajer

prasarana Sarana kurang prasranan.

diperlukan bag. KAI telah

Pembangunan

dan berinvestasi

sarana

untuk

prasarana

membangun

jaringan

sarana prasarana,

dan

dan Commuter Line yang Jabodetabek,

akan

serta rencana

memastikan

pengembangan

tercapainya

KA di beberapa

sasaran

kinerja Bandara seperti

2014.

Bandara Kulonprogo, Yogyakarta yang diproyeksikan akan

melayani

10 juta orang per tahun. 4.

Kegagalan penerapan

a. Banyak e-

penumpang

jumlah

Manajer bag.

Melakukan

yang

Komersial

inovasi

ticketing commuter

masih melakukan

termasuk

dengan

line.

pembayaran lewat

pemasaran.

machine

loket.

kiosk)

terbaru penumpang vending memnggunakan (e- vending machine sehingga ataupun

pembelian dapat

Mayoritas

cara

tiket pembayaran lain dibeli sehingga

tidak

secara

mandiri perlu lagi antri

dengan

diloket

pembayaran tunai

maupun menggunakan kartu debet tau b. Jumlah sosialisasi Manajer e-ticketing masih kurang.

yang SDM

kredit bagian Melakukan dan sosialisasi

komersial

Pengguna sudah e- mengetahui

e-

ticketing melalui ticketing dengan brosur,iklan dll

baik

dan

memanfaatkanny c. jumlah server e- Manajer bag. IT ticketing

penambahan

a e- Vending

ticketing

machine

(di luar stasiun bisa baru),

secara

sudah

digunakan optimal

penambahan 100 oleh pengguna gate oleh PT KAI Commuter Jabodetabek dan pemasangan vending machine

di

sejumlah

stasiun.

IV No

Pengendalian Risiko (Mitigasi) Potensi Risiko

Risk Measurement

Monitoring

Evaluasi

PIC (●) Keterangan 1

Kegagalan pemanfaatan

a. sistem sering error atau tidak Vice IT

berjalan dengan efektif

untuk memperbaiki

PIC (●) Keterangan

Melakukan

Evp risk -Melakukan

precide

pemeliharaan dan manage

perbaikan

nt

memonitoring

terhadap

ment

proses perencanaan

secara

keseluruhan

dan operasi

berkelanjutan

sistem

agar tetap terjaga

dilakukan

b. Tidak problem baik.

dapat

kerahasiaannya sosialisasi Mengawasi setiap Evp risk Melakukan

menjadi Vice

solver

yang preside nt

dan

pengembangan

risk tekhnologi

manage

yang ment

pengembangan teknologi untuk

control

dilakukan

seluruh

sistem

and

terhadap seluruh

reservasi

mitigati

sistem

dan

dan sistem

ons

apakah

dapat

tiket

pelaporan

yang

menjadi problem

lebih efisien dan

solver yang baik

memudahkan

atau tidak

monitoring yang

berbasis

ERP (Enterprise Resource Planning)

pada

Master Plan

Teknologi

Informasi (MPTI) PT KA Pariwisata, 3

Kegagalan peningkatan segmen

a. Berkurangnya pada

volume

angkutan

barang

Vice

Monitoring

angkutan preside nt

apakah

Evp risk Menambah

dengan manage

risk ditambahkannya

ment

volume angkutan barang

dengan

baran

dan

control

volume anguktan

menambah

pengolahan

aset

and

barang

kereta anguktan

mitigati

dijalankan secara

non usaha b. banyaknya

ons pesaing Vice

tramsportasi angkutan barang

optimal Monitoring

jasa preside nt

dapat

yang

menjadi manage

risk kelebihan

control

apa Evp risk Menciptakan

kekurangan

dan ment

strategi

bisnis

untuk

dapat

bersaing dengan

and

pesaing

kompetitor

mitigati c. banyaknya seperti masih

tanah

ons aset Vice yang preside

bersengketa nt

Mengawasi

Evp risk Pengembangan

peningkatan

manage

risk segmen

bisnis aset non

non ment

usaha

dan

melibatkan

dan tidak terkelola control

usaha

dengan baik

and

pengembangan

swasta sehingga

mitigati

apa

aset

yang

ons

dilakukan

dimiliki

dapat

saja

yang

terkelola

dan

menghasilkan keuntungan seperti pembangunan hotel 3

Kegagalan

a.

pencapaian

target

pembangun

rel

terlambatnya

penyelesaian Vice

Mengawasi

pembangunan rel kereta api preside akibat adanya keterlambatan nt

Evp risk Mengetahui

pembangunan rel manage

risk kereta api secara ment

faktor-faktor apa saja yang dapat

kereta

api,

pemeliharaan

dan

pengadaan material rel

sarana prasarana

control

menghambat

and

proses

mitigati

pembangunan rel

b. keterlambatan

ons dimulainya Vice

pelaksaan

pembanggunan preside

karena belum dipeolehnya ijin nt pembangunan

berkala

kereta Evp risk Mempercepat

Mengamati proses

perijinan manage

proses perijinan

sudah ment

dan melanjutkan

risk yang

control

diajukan apakah

pembangunan

and

telah sesuai

yang tertunda

mitigati ons c. pembangunan sarana prasarana Vice

Monitoring

Evp risk Melakukan

yang kurang optimal

pembangunan

manage

preside nt

risk sarana prasarana ment

pembangunan

control

apakah

and

sesuai target atau

prasarana

mitigati

belum

distasiun-stasiun,

ons

sudah

penambahan sarana

dan

Kerjasama dengan untuk

swasta

pembangunan kawasan bisnis 5.

Kegagalan penerapan

a. Banyak e-

jumlah Vice

penumpang

ticketing commuter

masih

line.

pembayaran loket.

Memantau

yang preside

melakukan nt

terpadu Evp risk Menambhah

vending machine manage

risk sudah

lewat control and

dapat ment

pemasangan vending machine

digunakan secara

di

optimal atau tidak

stasiun

sejumlah

mitigati ons d. Jumlah sosialisasi e- Vice

Memantau

ticketing yang masih preside kurang.

nt

Evp risk Menambah

apakah sosialisasi manage

risk yang

dilakukan ment

sosialisasi

e-

ticketing melalui

control

dapat

media-media

and

diaplikasikan

seperti

mitigati

tidak

ons

berdampak tidak dengan pengetahuan pelanggan

dan

brosur,dll

iklan,

e. jumlah ticketing

server

e- Vice

Memantau

preside nt

apakah

Evp risk Menambah server manage

risk dapat digunakan ment

control

dengan baik

server

e-

ticketing sehingga

dapat

and

memudahkan

mitigati

pelangan

ons

Dalam proses produksinya, perusahaan ini bergantung pada pesanan konsumen (Make to order) sehingga proses pengadaan ma

dan banyaknya pesanan konsumen tersebut. Perusahaan ini, dalam proses pengadaan materialnya ditangani oleh be

bertanggung jawab langsung. Diantaranya adalah Divisi Direktorat Teknologi (Dirtek), Departemen Production & P

Dukungan Pengadaan (DP), Departemen Operasional Pengadaan (OP), Departemen Pergudangan, dan Manajerial. Pro PT PAL Indonesia Persero berawal dari Departemen Direktorat Teknologi (Dirtek) bekerjasama dengan Departemen Production

daftar kebutuhan material untuk memenuhi proses produksi suatu proyek kepada Departemen Dukungan Pengadaan (DP) untuk

Departemen DP, daftar kebutuhan material tadi akan dicek dengan persedian material di gudang, apabila persediaan di gudang da

diperlukan baik sebagian maupun semuanya maka Departemen DP akan membuat surat pengadaan material yang ditujukan u

surat tembusan untuk mengeluarkan material yang diperlukan dari gudang. Tapi apabila stock di gudang tidak dapat memenuhi s

maka Departemen DP membuat surat permintaan pembelian material yang ditujukan ke Departemen Operasional Pengadaan (O

ke supplier / vendor. Setelah Departemen DP membuat berbagai surat yang digunakan untuk memenuhi pengadaan materia

laporan pengadaan material yang nantinya ditujukan kepada manajerial sebagai laporan bertanggungjawaban pengadaan materia